Le travail d’équipe

et son développement

Les étapes

Les facteurs qui affectent l’évolution

Orienter le développement

Les équipes efficaces travaillent 65% du temps ?!

Autrement, elles gèrent leurs processus d’équipe

Et mieux elles les gèrent, moins elles rencontrent les problèmes récurrents tels :

Problèmes de Direction Problèmes de Décision Problèmes d’Engagement

Qu’est ce qu’une équipe ?

Qu’est ce qu’une équipe qui va bien ?

Caractéristiques des équipes Interdépendance Communication tous But commun

Une équipe petit groupe de travailleurs aux compétences complémentaires qui collaborent activement à l’atteinte d’un objectif

commun, dont ils se considèrent collectivement responsables

Voir définitions Schermerhorn et al., 2002, pages G6 et G8

Qu’est ce qu’une équipe qui va bien ?

« Bien aller » réfère à :

L’atteinte d’objectifs ou la production de résultats

La satisfaction et le plaisir qu’ont les membres à faire partie de l’équipe, à leur harmonie ou à la qualité de la coordination de leurs activités

L’efficacité d’une équipe de travail

Deux niveaux d’observation

Contenu : les idées et informations apportées, les solutions envisagées et retenues, etc.

Processus : le déroulement de la rencontre et les facteurs qui l’expliquent

Types de groupes

Formel Créé intentionnellement Structure d’autorité Statuts et rôles déterminés

Informel Émerge à partir d’interactions, de préférences ou

de besoins des individus Adhésion volontaire

Les étapes de développement (Tuckman&Jensen 1977)

Constitution

Tumulte

Cohésion

Performance

Dissolution

L’étape de constitution Comportements typiques

On ne se sent pas très engagé, on pourrait s’en aller

On examine les autres, on écoute plus qu’on participe

On se demande si on pourra s’entendre avec ces personnes

On se demande ce que l’on fait là! On a le sentiment d’avoir du temps et de pouvoir

revenir sur nos positions plus tard On ne comprend pas nécessairement bien la tâche

à faire

Activités pour faciliter cette étape

Expliquer la tâche, le contexte et les objectifs Clarifier les attentes de l’organisation à leur endroit Demander aux gens de se présenter Demander aux gens ce qu’ils attendent ou ce qu’ils

comptent retirer de leur participation Planifier une activité de socialisation Clarifier les rôles et expertises de chacun Demander aux gens de décrire la contribution qu’ils

pensent apporter au groupe / au projet

L’étape de tumulteComportements typiques

On dit plus ce que l’on pense On se questionne, on suggère, on remet en

question la façon de s’organiser et les objectifs poursuivis

On propose de nouvelles façons de faire Il y a généralement du désordre à cette étape Il peut y avoir encore plus de buts individuels que

d’équipe Le temps commence à mettre de la pression

Activités pour faciliter cette étape

Encourager le groupe à définir les tâches à accomplir, à faire un échéancier et à partager le travail

Encourager les gens à identifier les zones de confusion et de désaccord

Prendre du temps pour discuter des désaccords Différencier ce qui est sous le contrôle du groupe de ce

qui est prédéfini dans le projet Jouer un rôle de médiateur Encourager l’utilisation de l’humour

L’étape de cohésionCaractéristiques et comportements typiques

Les normes régissent habituellement trois dimensions de la vie du groupe: La façon de travailler ensemble (gestion du temps,

modes de prise de décision par exemple) Les relations entre les membres de l’équipe Les relations avec les gens de l’extérieur

Les communications et interactions augmentent Évaluation de soi, du groupe, du travail accompli

deviennent positives Plus hostile face à l’extérieur Conformité et influence Détermination et productivité

Activités pour faciliter cette étape

Animer de telle sorte que les idées sont reçues et respectées

Encourager activité sociale, souligner les succès et renforcer les contributions positives pour permettre aux gens de développer de la satisfaction au fait de faire partie de l’équipe

Amener les membres à s’entendre sur leurs rôles et contributions de chacun

Identifier les règles de fonctionnement et les standards explicitement

L’étape de performanceComportements typiques

On concentre toute son énergie sur le projet à accomplir façons de travailler sont connues, claires &

acceptées confiance règne connaissance et utilisation des capacités et rôles

des autres membres

Activités pour faciliter cette étape Suivre les performances et en discuter Revoir les standards et les façons de faire régulièrement S’occuper des problèmes qui apparaissent de la façon la

plus collégiale possible Procurer de la rétroaction structurée aux membres Célébrer les succès, donner les crédits à l’équipe Encourager la communication ouverte Parler des succès de l’équipe à l’extérieur du groupe

Les gestes des équipes performantes (GÉP)

Un ordre du jour est préparé et revu au besoin L’ordre du jour convenu est suivi Un animateur et un secrétaire assument ces rôles Un compte rendu sera fait promptement On structure la façon de procéder avant de commencer à

traiter d’un sujet donné Des résumés seront faits à des moments propices On invite explicitement à la participation Avant une décision, le mode de prise de décision sera

discuté et justifié Il y a un retour sur le fonctionnement de l’équipe pendant

la rencontre

Le paradoxe des équipes:

Toutes les équipes se ressemblent

Chaque équipe est unique

Le fonctionnement et le rôle des membres d’une équipe

(à lire par vous même)

Les types de communicateurs

Les premières réunions

Première rencontreConséquences probables

Confusion Manque de motivation des

membres de l’équipe Tension à plus ou moins brève

échéance

Première rencontreComportements à adopter

Qu’un des membres formule à voix haute l’objectif à long terme de l’équipe, et demande si cela est clair et reflète bien la compréhension qu’en ont les autres

Que chacun présente ses ressources face à l’objectif (forces et faiblesses)

Déterminer une échéance finale et/ou une vue d’ensemble des étapes à parcourir (voir l’échéancier)

Planifier la prochaine rencontre, ou la suite de la rencontre

Première rencontreObjectifs visés

Que chacun se sente concerné par l’objectif Que chacun sente qu’il peut contribuer à

l’atteindre Que chacun s’exprime et s’implique face à la

définition de l’objectif

Le début de chaque réunionProblèmes fréquents

Pas de présentation de l’objet de la réunion (les liens avec les réunions précédentes ou suivantes ne sont pas mis en relief)

Définition confuse de l’objectif pour la présente réunion

Divergences à propos de l’objectif pour la présente réunion

Le début de chaque réunionComportements à adopter

Situer l’équipe par rapport à la démarche qu’elle s’était fixée (rappeler le point où la discussion en était arrivée)

Lire l’ordre du jour à voix haute et demande si cela est clair et reflète bien la compréhension qu’en ont les autres de ce qu’il y a faire

Durant le déroulement de la réunionProblèmes fréquents

Une ou deux personnes prennent trop d’importance dans la discussion

Deux personnes discutent sans arrêt entre elles

Certaines personnes ne s’expriment que très peu

Durant le déroulement de la réunion Conséquences probables

Perte de temps Polarisation, anarchie Sentiment chez certains membres de traîner

les autres Sentiment chez certains membres d’être

exclus Tensions, agressivité Ressources du groupe peu ou mal utilisées

Durant le déroulement de la réunion Comportements à adopter

Éviter de s’adresser à une seule personne Tenir compte de l’expression des personnes Noter les comportements désagréables, imaginer

un correctif acceptable et en parler lors d’une évaluation fonctionnelle du groupe

Faire des pauses au cours de la réunion Changer de place d’une réunion à l’autre Prévoir et organiser une évaluation fonctionnelle du

groupe (processus de solidarité)

Durant le déroulement de la réunion Objectifs visés

Favoriser au maximum les interactions et éviter les polarisations

Faire en sorte que les capacités de chacun soient mises à contribution

Permettre aux membres d’intervenir à tout moment sur le fonctionnement du groupe

Que chacun s’exprime et s’implique

La prise de décisionProblèmes fréquents

Définition confuse de l’objet de la décision à prendre

Définition non reconnue par tous de l’objet de la décision

Escamotage de l’étape de récolte des opinions

Discussion et argumentation trop précipitées (avant la récolte de toutes les opinions)

La prise de décisionConséquences probables

Le groupe n’arrive pas à décider (discute sans fin)

Perte de temps Mauvaise décision Groupe peu solidaire des décisions prises Remise en question des décisions déjà

prises Tensions exacerbées

La prise de décisionComportements à adopter Qu’un membre formule à voix haute la décision à

prendre et demande si cela est clair et reflète bien la compréhension qu’en ont les autres

Qu’un des membres (ou chacun des membres) surveille si le groupe n’escamote pas ou n’intervertit pas d’étapes

Durant la récolte des opinions, se limiter aux questions de clarification (pas de jugements ni de discussion)

À l’étape de la discussion, demander à ceux qui ne se sont pas encore exprimés de prendre position

Vérifier si, compte tenu du groupe et de la situation, les « perdants » seraient prêts à se rallier à un vote majoritaire

La fin de chaque réunionProblèmes fréquents

La réunion se termine souvent dans la confusion et à la hâte (aucune synthèse, aucune préparation de la prochaine rencontre)

Aucune tentative d’amélioration du fonctionnement de l’équipe n’est faite tant au niveau de l’objectif que des relations entre les membres

La fin de chaque réunionConséquences probables

Difficultés au démarrage de la prochaine réunion

Absence de critiques positives sur le fonctionnement du groupe (chacun fait ses commentaires et son évaluation personnelle en dehors des heures de réunion)

Possibilité que des problèmes apparaissent ou s’aggravent

Difficultés dans le partage du travail

La fin de chaque réunionComportements à adopter

Faire le point avant de terminer (souligner les décisions prises et les autres points positifs de la réunion)

Déterminer les principaux points à traiter lors de la prochaine réunion

Demander à chacun de dire au groupe le travail qu’il peut accomplir jusqu’à la prochaine réunion

Prévoir du temps pour que chacun puisse faire des propositions au groupe et aux membres du groupe pour améliorer le fonctionnement de celui-ci

La fin de chaque réunionObjectifs visés

Augmenter la cohésion au sein du groupe Favoriser la critique positive Favoriser au maximum les interactions et éviter les

polarisations Que chacun se sente concerné par le fonctionnement du

groupe Que les ressources de chacun soient mises à

contribution Que chacun s’exprime et s’implique en ce qui a trait au

fonctionnement du groupe Permettre aux membres plus discrets de s’exprimer

Causes possibles des divers problèmes

Certains membres du groupe ont une idée claire de l’objectif et présument qu’il en est de même pour les autres et/ou croient que ceux-ci ont la même idée

Le groupe est pressé et anxieux d’arriver à un résultat Peu d’expérience du travail de groupe Confiance excessive dans le groupe Méconnaissance et surtout non-application de certaines

règles de base pour bien fonctionner en équipe

On voudra optimiser le développement du groupe: l’orienter et le provoquer

Règles pour les participants

Exprimer son point de vue Écouter attentivement le point de vue des autres Avoir une attitude positive et l’esprit ouvert S’adresser à tout le groupe en enchaînant le plus

possible aux interventions précédentes

Règles pour l’animateur Diriger la discussion en faisant respecter les procédure et l’ordre

du jour Ne pas participer au contenu de la discussion comme tel Faire, en temps opportun, le résumé ou la synthèse des

interventions Être attentif à tout le groupe afin que tous puissent s’exprimer

On a calculé qu’un bon animateur intervenait environ une fois sur cinq (17 à 20% des interventions)

Exemples de rôles positifs

Le leader

Le canaliser, le maîtriser et parfois l’isoler L’apaiseur

On se tourne vers lui quand ça va mal L’orienteur

L’utiliser lorsqu’on est perdu L’expert

Bien fixer son rôle et ses limites Le secrétaire

Se référer à lui pour savoir où l’on est, ce qui a été dit

Le clarificateur

L’utiliser pour s’assurer que c’est claire L’accélérateur

Ne pas lui laisser le contrôle du rythme de la rencontre L’« encourageur »

Lui demander à l’occasion son avis sur un projet, une intervention Le leader institutionnel (investie de l’autorité)

Est souvent l’animateur

Devant ces rôles positifs, l’animateur doit

Utiliser alternativement chacun d’entre eux Utiliser ces différents rôles pour donner toute son efficacité à la

réunion S’efforcer de faire prendre conscience au groupe qu’une

distribution harmonieuse des rôles est nécessaires à une bonne coopération

Les rôles négatifs Le critiqueur

L’utiliser ex-ante Le freineur

Le freiner par des questions relais Le pessimiste

Question relais et emphase sur la procédure Le joyeux

Le ramener à l’ordre L’opposant systématique

Le freiner sans le dévaloriser

L’agressif dominateurLe contrôler tant dans le formel que l’informel

L’indifférentLui donner des responsabilités, un rôle à jouer dans la réunion

Le prétentieuxLe valoriser sans brimer les autres

Le manipulateur (rôle souvent tenu par l’animateur)

FAIRE ATTENTION

Les fonctions de l’animation Les fonctions de clarifications

La définition des termes La reformulation Le résumé synthèse L’explication

Les fonctions d’organisation Accorder la parole Susciter la participation Refréner la participation Sensibilisation au temps

• Les fonctions de facilitationExtérioriser les émotionsFocaliserFaire diversionObjectivisation

Principales causes de conflits

Conflits interpersonnels Manque d’estime de soi Personnalités incompatibles Incompétence d’un ou de plusieurs acteurs Principes et valeurs des antagonistes Conflits de rôles Intérêts divergents des acteurs Transformation du contexte environnemental Injustice ou perception d’injustice