Lean in de Zorg

Robert van Schagen

Lean in de zorgVia veiliger productiever

Netwerk Lean in de zorg voor en door de zorg

www.lidz.nl

Robert.van.Schagen@achmea.nl

Bestuurder Stichting Lean in de Zorg

BHA, MHSc, Insead IEP, IMD PED

3

……. Vergelijkbaar met 6 Boeing 747’s per jaar die in het Nederlands luchtruim verongelukken……..

Zou u dan nog vliegen?

Veiliger

28-3-2013; “In Nederlandse ziekenhuizen sterven jaarlijks zeker 2000 mensenonnodig. Dat stellen verschillende deskundigen vandaag in het AD.”

Vraag

Aanbod

Tijd

Kwantiteit

De effecten van vergrijzing, een toenemend aantal ziektes en een afnemende beroepsbevolking

Productiever

Wat te veranderen en hoe te veranderen…

Diëten of een lifestyle verandering?

PD

C

A

DIEET

LIFESTYLE

RODE LEAN BLAUWE LEAN

65% RESOURCES 35% RESOURCES

Wat te veranderen

Hoe te veranderen

Hoe? Geen groots design, 1000 kleine verbeteringen….

Stap 1; Standard werk, weet wat je doet en check wat je doet

Stap 2; Gebruik je incidenten om morgen al te verbeteren

31

654321

121110987

181716151413242322212019

302928272625

III

I

II

31

654321

121110987

181716151413242322212019

302928272625

I

I

I

31

654321

121110987

181716151413242322212019

302928272625

III

I

II

31

654321

121110987

181716151413242322212019

302928272625

II

III

II I

II I II IV

IV IIVI

I

II

I

Patiënt verwisseld

Val incidenten

Medicatie incidenten

Maand: Juni

# incidentvrije dagen:

8

Transparante a4 insteekmap

Transparante a4 insteekmap

Transparante a4 insteekmap

Transparante a4 insteekmap

31

654321

121110987

181716151413242322212019

302928272625

III

I

II

31

654321

121110987

181716151413242322212019

302928272625

I

I

I

31

654321

121110987

181716151413242322212019

302928272625

III

I

II

31

654321

121110987

181716151413242322212019

302928272625

II

III

II I

II I II IV

IV IIVI

I

II

I

31

654321

121110987

181716151413242322212019

302928272625

III

I

II

31

654321

121110987

181716151413242322212019

302928272625

III

I

II

31

654321

121110987

181716151413242322212019

302928272625

I

I

I

31

654321

121110987

181716151413242322212019

302928272625

III

I

II

31

654321

121110987

181716151413242322212019

302928272625

II

III

II I

II I II IV

IV IIVI

I

II

I

Patiënt verwisseld

Val incidenten

Medicatie incidenten

Maand: Juni

# incidentvrije dagen:

8

Transparante a4 insteekmap

Transparante a4 insteekmap

Transparante a4 insteekmap

Transparante a4 insteekmap

Stap 3; Verbeter systematisch in de gekozen richting

Structurele afwijkingen vd standaard Repetitieve incidenten

Nr Datum in Aanmelder Wat? Actiehouder P datum uit W datum uit123456789

10

Nr Datum in Aanmelder Wat? Actiehouder P datum uit W datum uit123456789

10

Nr 1

Nr 3 Nr 4

Nr 2

Transparante a4 insteekmap

voor “A3”formulier +

demming cycle visual voortgang

Nr 2Nr 1

Nr 3 Nr 4

P

DC

A

Titel: Bondige formulering van het probleem Teamleden: Namen en functies verbeterteamledenOrganisatie: Zorgorganisatie naam en afdeling Datum: Datum start A3 en geplande einddatum

Aanleiding: Waarom werk je hieraan? Wat is je true north? Tegenmaatregelen: welke maatregelen heffen de belemmering op?

Huidige situatie: Waar sta je nu? Actieplan: wie, gaat wat doen, wanneer en met welke prijs?

Doelsituatie: Waar wil je staan?

Belemmering: wat maakt dat de doelsituatie nog niet is bereikt? Opvolging: Hoe en wanneer wordt duidelijk dat tegenmaatregelen de belemmering hebben opgeheven?

Structurele afwijkingen vd standaard Repetitieve incidenten

Nr Datum in Aanmelder Wat? Actiehouder P datum uit W datum uit123456789

10

Nr Datum in Aanmelder Wat? Actiehouder P datum uit W datum uit123456789

10

Nr 1

Nr 3 Nr 4

Nr 2

Transparante a4 insteekmap

voor “A3”formulier +

demming cycle visual voortgang

Nr 2Nr 1

Nr 3 Nr 4

P

DC

A

Titel: Bondige formulering van het probleem Teamleden: Namen en functies verbeterteamledenOrganisatie: Zorgorganisatie naam en afdeling Datum: Datum start A3 en geplande einddatum

Aanleiding: Waarom werk je hieraan? Wat is je true north? Tegenmaatregelen: welke maatregelen heffen de belemmering op?

Huidige situatie: Waar sta je nu? Actieplan: wie, gaat wat doen, wanneer en met welke prijs?

Doelsituatie: Waar wil je staan?

Belemmering: wat maakt dat de doelsituatie nog niet is bereikt? Opvolging: Hoe en wanneer wordt duidelijk dat tegenmaatregelen de belemmering hebben opgeheven?

Hoe te veranderen; A3

Source: Managing to Learn, John Shook

Titel: Bondige formulering van het probleem, een dirty story! Teamleden: Namen en functies verbeterteamledenOrganisatie: afdeling Datum: Datum start A3 en geplande einddatum

Aanleiding: Waarom werk je hieraan? Wat draagt dit bij aan jullie true north? Tegenmaatregelen: welke maatregelen heffen de belemmeringen voor jou en je collega's op?En in welke mate (%)?

Huidige situatie: Waar sta je nu? Volgens wie? Is er data? Ben je gaan kijken Actieplan: wie, gaat wat doen, wanneer en met welke middelen tegen welke prijs?op de werkvloer? Is er 1 gezamenlijke kijk op de werkelijkheid of zijn er meer?

Doelsituatie: Waar wil je staan? Volgens wie? In belang van klant of van jou?

Belemmering: wat maakt dat de doelsituatie nog niet is bereikt? Wat verhindert jou Opvolging: Hoe en wanneer wordt duidelijk dat tegenmaatregelen de belemmering hebben opgeheven?of je collega's? Wees eerlijk! Hoe gaan we dat meten? Wat zijn de verwachte uitkomsten?

Why (x5)?

TalentNiet volledig gebruik maken van kennis en ervaring van het gehele team

1 2

6 5

47

38

OverproductieUitvoeren van “standaard” tests bij iedere patiënt ongeacht noodzaak

TransportVerplaatsen van patiënten binnen/tussen afdelingen

Voorraad Overbodige hoeveelheid medicijnen of materiaal op voorraad

BewegingHet halen van materiaal of zoeken naar iets op de afdeling

WachtenKlinisch personeel komt te laat in operatiezaal

Dubbel werkDezelfde patiëntinformatie op verscheidene plaatsen verzamelen

OverbewerkingInvullen van documentatie die niemand gaat lezen

Uit de comfort zone 1: waarde toevoegen door wegnemen

Uit de comfort zone 2: horizontaal ipv verticaal

Heupprothese

Beroerte

Borst kanker

OK VplPoli

o Verticale budgetten

o Verticale vakgroepen

o Verticale managers

o Verticale teamverbanden

o Verticale macht

Hoezo patiënt gericht?

Diag

Uit de comfort zone 3: fouten maken en ophangen

De Lidz netwerk strategie (FFF)

• Het pad (faciliteiten)• De berijder (feiten)• De olifant (force)

Bron: Switch: “How to change things when change is hard”

Netwerk Lean in de zorg

KENNIS UITWISSELEN KENNIS AANBIEDEN

• Website www.lidz.nl

• Landelijke congressen

• Thema bijeenkomsten

• Bedrijfsbezoeken

• Reizen

• Opleidingscurriculum “Lean in de Zorg”

(RuG / AOG)• LeaRn voor artsen

(Nijenrode)• Praktijk boeken “lean denken en doen in de zorg” en “lean in

de zorg”, 3e boek 2014

NIEUWE KENNIS

• Wetenschappelijk onderzoek (RuG en VUmc)

• Internationale research samenwerking

(www.healthcarevalueleaders.org)

Lean in de Zorg: de 4 soorten opbrengsten

P

Standaardisatie, transparantie, analyses en herontwerp.

1. VEILIGHEID

31

654321

121110987

181716151413242322212019

302928272625

III

I

II

31

654321

121110987

181716151413242322212019

302928272625

I

I

I

31

654321

121110987

181716151413242322212019

302928272625

III

I

II

31

654321

121110987

181716151413242322212019

302928272625

II

III

II I

II I II IV

IV IIVI

I

II

I

31

654321

121110987

181716151413242322212019

302928272625

III

I

II

31

654321

121110987

181716151413242322212019

302928272625

III

I

II

31

654321

121110987

181716151413242322212019

302928272625

I

I

I

31

654321

121110987

181716151413242322212019

302928272625

III

I

II

31

654321

121110987

181716151413242322212019

302928272625

II

III

II I

II I II IV

IV IIVI

I

II

I

incidentbord

D

Implementeren van standaard werk, flowbased procedures en patiënt centraal.

2. BELEEFDE KWALITEIT

In plaats van 3 polibezoeken nu nog maar 1..

en

Verbeterde patiëntinformatie

CHogere tevredenheid door dienend leiderschap, dagelijkse verbeteringen van de werksituatie, eigenaarschap en waste reductie.

3. PERSONEELSTEVREDENHEID

Ma. Di. Wo

Teamlid I

Teamlid II

Teamlid III

AStrategie uitwerking, hoger doel en alignment zekeren de verbeteringen op de vloer en maken het kiezen makkelijker.

4. PRODUCTIVITEIT

Van

Naar

RODE LEAN BLAUWE LEAN€

Contradictie!

Voor Lean……..

Na Lean…….

Via veiliger productiever!

Zelf aan het werk!

1. Doel = via veiliger productiever; verplaats zo veel mogelijk ballen van de S (start) teil naar de F (finish) teil, zonder ze te laten vallen (dat is een incident)

2. 1 persoon moet zowel de S als de F teil beheren, hij/zij is de enige die ballen mag opnemen en ontslaan, alle ballen waarbij dit niet het geval is worden gezien als incident

3. Een bal mag alleen van persoon tot persoon worden gegooid, niet gegeven, als dit toch wordt geconstateerd, wordt dit gezien als een incident

4. Een bal moet minimaal door alle handen (links en rechts van alle personen) van de groep zijn gegaan, als er een hand wordt gemist betreft dit een incident

5. Ballen in een incident worden door de trainer direct uit het spel gehaald6. Er zijn 3 productie ronden van 2 minuten en 3 verbeteroverleg ronden van 5

minuten (het gaat om samen verbeteren)7. Maximale productiviteit tot nu toe; 97 (100-incidenten) 8. 10 pers = 200 ballen, per extra persoon 10 ballen reductie met een minimum

van 100 ballen

Tips

1. Doel = via veiliger productiever; kies dus voor incident vrije processen2. Reduceer waste (te lange route, teveel handen, niet luisteren naar talent in je

groep, teveel val incidenten, overbodige handelingen, wachten op elkaar, te lang overleggen, etc.)

3. Spreek een duidelijke standaard af, wees je bewust van afwijkingen van de standaard en maak die bespreekbaar in je verbeteroverleg

4. Onthoudt incidenten, leer daar van, bespreek ze in je verbeteroverleg5. Experimenteer, gebruik je overlegtijd voor een experiment, PDCA heeft vier

kwartielen geen 1 (P)6. Veranderen doe je door eerst vast te stellen wat je huidige situatie (A) is, dan je

doelsituatie (B) te schetsen, dan je hindernissen tussen A en B te schetsen en als laatste oplossingen te bedenken die je hindernissen opheffen (de A3 methode)

Via veiliger productiever!