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Learnings der OKR-Einführung bei tresmoAugsburg / München, 19. Juni 2019

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tresmoVORSTELLUNG

Wer?Ca. 40 Mitarbeiter in Augsburg

Was?Wir helfen Teams auf der ganzen Welt dabei, herausragende Cloud- und Web-Software mit dem Fokus IoT zu entwickeln und dabei neue Wege zu gehen.

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Agenda

Die Vorbereitung

Die Umsetzung

Die OKR-Einführung

1

2

3

Summary3

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Die Vorbereitung

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Warum OKRs?OKR-VORBEREITUNG

■ Was ist unser Fokus? - Eine Grundlage für Priorisierungen fehlt.■ Was sind unsere strategischen Ziele?■ Wie können wir unsere strategischen Ziele umsetzen?■ Wie können wir das Team mehr in die Umsetzung unserer strategischen Ziele einbeziehen?

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timelineOKR-VORBEREITUNG

Define ValuesVision/Mission

Understand:vision

missionMoals v1

Generate Team Moals

Final Moals

Define OKRs & Team Setup Iterate

Workshop Workshop

Q2 2018 Jun 18 - Feb 19 Feb 19 Mar 19 Apr 19

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We are the most user-centric digital innovators.

Our VisionOKR-VORBEREITUNG

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We create smart, connected products, digital services and

business models.

Our MissionOKR-VORBEREITUNG

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Organization Portfolio

Independence Communication

Moals — Midterm GoalsOKR-VORBEREITUNG

Highlevel & open for about one year

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Die OKR-Einführung

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Die Taylor Wanne hat uns sehr geholfen!OKR-EINFÜHRUNG

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Die tresmo OKR PyramideOKR-EINFÜHRUNG

Organisation

● tresmo hatte bewusst kein Orgchart● ? In welchen Teams bearbeiten wir die OKRs ?

→ In Kundenzentrierten Cross-funktionalen Teams ohne eine (Pyramiden-) Hierarchie.

→ Wir haben 2 Changes parallel

Verantwortlichkeiten

Klarstellung: Was macht die GF, was das Team?

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Die tresmo OKR-Pyramide

OKR3 Months

Moal1 Year

Mission5 Years

Vision5-10 Years

Values (& Organisation)

OKR-EINFÜHRUNG

Team

GF → Team → GF

GF

GF

GF ← Team

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Verständnis OKR vs ScrumOKR-EINFÜHRUNG

SCRUM OKRsFacilitator Scrum Master OKR Master

Iteration Sprint (2 weeks) OKR cycle (3 month)

Updates Daily (Stand Up) OKR Weekly

Planning Scrum Planning OKR Planning

Review Scrum Review OKR Review

Retrospective Scrum Retro OKR Retro

Structure Epic → Story Moal → OKR

Structure / Priority Backlog OKR List

Responsible Product Owner the TEAM

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Wie löst Ihr die „Wer ist verantwortlich?“ Frage?OKR-EINFÜHRUNG

OKR-Theorie

Das Team ist verantwortlich.

Realität

Historisch wird immer ein Verantwortlicher gesucht – und gefunden.

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Mission

Vision

Team 1 OKR 1

Team 5 OKR 4.2

Die tresmo OKR-„Architektur“OKR-EINFÜHRUNG

Team 2OKR 2

Team 3OKR 3

Team 4 OKR 4.1

Moal 1 Moal 2 Moal 3 Moal 4

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OKR-EINFÜHRUNG

Klarstellung: Moals & OKRs sind strategische Change Ziele

tresmo operative Arbeit weiterhin inklusive Mitarbeiter-Happiness

tresmo strategische Ziele (Vision, Mission, Moals)

OKRsOKRs

OKRsOKRs

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Die tresmo Objectives und Key Results

OBJECTIVES & KEY RESULTS the tresmo ones

Objectives QUBA:

■ Qualitativ und übergeordnet■ Umsetzbar■ Balance zwischen inspirierend und

erreichbar■ Abgeleitet von den MOALs

Positiv formulieren | Status Quo vermeiden | Ganzer Satz mit Verb | natürliche Sprache | aus der Zukunft

formuliert

Key Results SMAAART :

■ Spezifisch■ Messbar■ Akzeptiert■ Ambitioniert und erreichbar■ Abgeleitet vom Objective■ Realistisch■ Terminiert

Messbare Ergebnisse | Ziel notieren um KPI zu erreichen | Keep it Simple! | Spielraum lassen

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Learning: Arbeiten mit Zielen muss gelernt werden

OKR-EINFÜHRUNG

Beobachtung

Ziele / Objective und Key Results zu formulieren ist schwer

● für die Führungskräfte

● für die Teams

Maßnahmen

● „Anweisungen“ identifizieren und als verdeckte Gewohnheit „beschreiben“

● üben, üben, üben, …

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Die Umsetzung

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Herausforderung: Team-Selbstorganisation für das WIE

DOING

Beobachtung

Kollegen tun sich schwer, Verantwortung für die Umsetzung zu übernehmen.

● Selbstorganisation wurde im gesamten Team besprochen

● Vormals Management Aufgaben übernimmt jetzt das Team

Maßnahmen

Bewusstes Hinweisen auf das WIE:

● Es gibt keinen Manager, der Ihnen sagt, wie es geht

● Als verdeckte Gewohnheit „beschreiben“

● Ggfs verdeckte Ängste ausschließen

● Team übernimmt Aufgaben, die vorher das Management verantwortet hatte

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Herausforderung: Teamzeit für OKRs

DOING

Beobachtung

● Kollegen tun sich schwer, selbst wenn man Ihnen die Zeit „gibt“, an den OKRs zu arbeiten.

● Die Projekte machen doch Spaß ;-)

Maßnahmen

● Team (OKR Master) organisiert OKR-Arbeitszeiten neben den Weeklys

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Herausforderung: Hierarchielos

DOING

Beobachtung

● Selbst wenn wir mehrfach im gesamten Team besprochen haben, dass wir in den OKR Teams auf Augenhöhe arbeiten, werden die Gründer immer als GF wahrgenommen

(Wir sind ein kleines Team mit 4 Gründern = GF, die auch in den OKR-Teams mitarbeiten)

Maßnahmen

● GF darauf hingewiesen, dass sie auch von sich aus zur Arbeit auf Augenhöhe hinweisen

● Als verdeckte Gewohnheit „beschreiben“

● Das Team immer wieder darauf hinweisen, dass sie auf Augenhöhe arbeiten können

→ Es ist ein gemeinsames Lernen aller Mitarbeiter

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Herausforderung: Fokus finden und beibehalten

DOING

Beobachtung

● Es wird oft die +120% Prozent-Lösung diskutiert

Maßnahmen

● Immer wieder Moal und OKR visualisieren

● Immer wieder den agilen, Lean MVP Ansatz empfehlen; Thesen definieren und validieren

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Herausforderung: Abgrenzung zu anderen OKRs

DOING

Beobachtung

● „Da haben wir ja eine Abhängigkeit zu einem anderen OKR Team“

Maßnahmen

● Schnittstellen definieren und bewusst damit leben

● Transparenz über den Status aller OKRs bereitstellen

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Herausforderung: Abgrenzung zum Operativen

DOING

Beobachtung

● Aus den OKR-Diskussionen entstehen oft operative To-dos

Maßnahmen

● Immer wieder den strategischen OKR Fokus wiederholen

● Operative To-dos in die operativen Gremien übergeben

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Learning: Einflussfähigkeit muss vorhanden sein

DOING

Beobachtung

● Es gab Diskussionen wie „Hier kann ich doch gar nichts bewirken“, „Das ist doch gar nicht meine Baustelle“

● Kundenzentrierte Arbeitsweise reicht nicht aus – auch die inneren Strukturen und Verantwortlichkeiten müssen klar sein

Maßnahmen

● Es muss in jedem Team mindestens ein Kollege dabei sein, der operativ am Thema beteiligt ist

● Interne Strukturen müssen umgehend optimiert werden

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Learning: Teamkonstanz ist wesentlich

DOING

Beobachtung

● Die OKRs wurden teamweit in Subteams definiert.

● Bei der Umsetzung gab es leicht andere Teams, die die OKRs nicht immer verstanden.

● Neue, insbesondere argumentationsstarke Teammitglieder ändern den Fokus der Key Results

Maßnahmen

● Die OKR-Teams müssen konstant bleiben● OKR Teams müssen vor Inputs von

argumentationsstarken Kollegen „geschützt“ werden

● OKRs initial noch besser formulieren● Anpassung der Key Results in den

handelnden OKR Teams, so dass sie alle Team Mitglieder verstanden und dahinter standen (Akzeptanz!)

● In der nächsten OKR Iteration OKRs vom handelnden Team definieren und umsetzen lassen

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Learning: Key Results reifenDOING

Beobachtung

● Zum Start der Umsetzung wurde noch einige Zeit weiter die Key Results geschärft, um sich besser fokussieren zu können.

● Das Team wächst damit besser zusammen.

Maßnahmen

● Anpassung der Key Results in dem handelnden OKR Team, so dass sie alle Team Mitglieder verstanden, dahinter standen (Akzeptanz!) und der Fokus noch klarer ist

● Einführung eines Key Result Backlogs

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Summary

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OKRs helfen uns bei tresmoSUMMARY

➔ … weil wir ein gemeinsames Verständnis haben, wo wir uns hin entwickeln wollen. (Change Management Tool)

➔ … fast das gesamte Team mit einzubinden.

➔ … Transparenz im Team über Änderungen/Ziele und den Fortschritt zu haben.

➔ … besser zu priorisieren.

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tresmo GmbHBahnhofstraße 586150 Augsburg

tresmo.de@tresmo360

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Vielen Dank!

rh@tresmo.de

Reimar Hantke