Lege nr
Lege nr. 135/2007
din 15/05/2007
privind arhivarea documentelor n form electronic
Publicat in Monitorul Oficial, Partea I nr. 345 din
22/05/2007
Parlamentul Romniei adopt prezenta lege.CAPITOLUL I Dispoziii
generale
Art. 1. - Prezenta lege stabilete regimul juridic aplicabil
crerii, conservrii, consultrii i utilizrii documentelor n form
electronic arhivate sau care urmeaz a fi arhivate ntr-o arhiv
electronic.
Art. 2. - Operaiunile de prelucrare arhivistic a documentelor n
form electronic se fac cu respectarea dispoziiilor Legii Arhivelor
Naionale nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare,
precum i a reglementrilor n vigoare privind conservarea, accesul i
protecia informaiei cu caracter public sau privat.
CAPITOLUL II Definiii
Art. 3. - n nelesul prezentei legi, termenii i noiunile de mai
jos au urmtoarea semnificaie:
a) administrator al arhivei electronice - persoana fizic sau
juridic acreditat de autoritatea de reglementare i supraveghere
specializat n domeniu s administreze sistemul electronic de
arhivare i documentele arhivate n cadrul arhivei electronice;
b) arhiv electronic - sistemul electronic de arhivare, mpreun cu
totalitatea documentelor n form electronic arhivate;
c) furnizor de servicii de arhivare electronic - orice persoan
fizic sau juridic, acreditat s presteze servicii legate de
arhivarea electronic;
d) mediu de stocare - orice mediu pe care se poate nregistra sau
de pe care se poate reda un document n form electronic;
e) mesaj electronic - documentul n form electronic ce conine
date de identificare privind expeditorul, destinatarul, precum i
momentul de timp la care acesta a fost expediat, realizat n scopul
transmiterii la distan a unei informaii prin mijloace
electronice;
f) regim de acces la document - gradul n care se acord drept de
acces la document de ctre titularul dreptului de dispoziie asupra
documentului;
g) sistem electronic de arhivare - sistemul informatic destinat
colectrii, stocrii, organizrii i catalogrii documentelor n form
electronic n scopul conservrii, consultrii i redrii acestora;
h) titular al dreptului de dispoziie asupra documentului -
persoana fizic sau juridic proprietar sau, dup caz, emitent a
documentului, care are dreptul de a stabili i modifica regimul de
acces la document, conform legislaiei n vigoare.
CAPITOLUL III Furnizarea serviciilor de arhivare a documentelor
n form electronic
Art. 4. - Orice persoan fizic sau juridic are dreptul de a
depune spre pstrare documente n form electronic n cadrul unei
arhive electronice, n condiiile prezentei legi.
Art. 5. - Furnizarea serviciilor de arhivare electronic nu este
supus niciunei autorizri prealabile i se desfoar n concordan cu
principiile concurenei libere i loiale, cu respectarea actelor
normative n vigoare.
Art. 6. - (1) Cu 30 de zile nainte de nceperea activitilor
legate de arhivarea documentelor n form electronic, persoanele care
intenioneaz s furnizeze servicii de arhivare electronic au obligaia
de a notifica autoritatea de reglementare i supraveghere
specializat n domeniu cu privire la data nceperii acestor
activiti.
(2) Odat cu efectuarea notificrii prevzute la alin. (1),
administratorul arhivei electronice are obligaia de a comunica
autoritii de reglementare i supraveghere specializate n domeniu
toate informaiile referitoare la procedurile de securitate i de
conservare utilizate, precum i orice alte informaii cerute de ctre
autoritatea de reglementare i supraveghere specializat n
domeniu.
(3) Administratorul arhivei electronice are obligaia de a
comunica autoritii de reglementare i supraveghere specializate n
domeniu, cu cel puin 10 zile nainte, orice intenie de modificare a
procedurilor de securitate i de conservare, cu precizarea datei i
orei la care modificarea intr n vigoare, precum i obligaia de a
confirma, n termen de 24 de ore, modificarea efectuat.
(4) n cazurile de urgen n care securitatea serviciilor de
arhivare este afectat, administratorul arhivei electronice poate
efectua modificri ale procedurilor de securitate i de conservare,
urmnd s comunice, n termen de 24 de ore, autoritii de reglementare
i supraveghere specializate n domeniu, modificrile efectuate i
justificarea deciziei luate.
(5) Administratorul arhivei electronice este obligat s respecte,
pe parcursul desfurrii activitii, procedurile de securitate i de
conservare declarate potrivit alin. (2)-(4).
CAPITOLUL IV Crearea arhivei electronice
Art. 7. - Primirea unui document n form electronic n arhiva
electronic este condiionat de ndeplinirea urmtoarelor cerine:
a) semnarea documentelor n form electronic, cu semntura
electronic extins a titularului dreptului de dispoziie asupra
documentului, denumit n continuare semntur electronic;
b) valabilitatea semnturii electronice a titularului dreptului
de dispoziie asupra documentului;
c) depunerea cheii de criptare i decriptare pentru documentele
criptate care cad sub incidena Legii Arhivelor Naionale nr.
16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare;
d) transmiterea informaiilor prevzute la art. 8 alin. (2).
Art. 8. - (1) Documentul n form electronic ce ndeplinete
condiiile prevzute la art. 7 este semnat electronic de ctre
administratorul arhivei electronice, cu semntura electronic, n care
se atest i faptul c documentul respectiv are valoare de original
sau copie, conform hotrrii titularului dreptului de dispoziie
asupra documentului. Documentul n form electronic, astfel
identificat, este arhivat n locaia stabilit de administratorul
arhivei electronice.
(2) Administratorul arhivei electronice ataeaz, pentru fiecare
document n form electronic arhivat, o fi n form electronic, ce va
conine cel puin urmtoarele informaii:
a) proprietarul documentului n form electronic;
b) emitentul documentului n form electronic;
c) titularul dreptului de dispoziie asupra documentului;
d) istoricul documentului n form electronic;
e) tipul documentului n form electronic;
f) nivelul de clasificare a documentului n form electronic;
g) formatul digital n care este arhivat documentul n form
electronic;
h) cuvintele-cheie necesare identificrii documentului n form
electronic;
i) elementele de localizare a suportului fizic;
j) identificatorul unic al documentului n form electronic, n
cadrul arhivei electronice;
k) data emiterii documentului;
l) data arhivrii;
m) termenul de pstrare a documentului.
(3) n cazul n care documentul n form electronic a fost generat
prin transferarea informaiei de pe suport analog pe suport digital,
fia va conine n plus urmtoarele informaii:
a) referiri la proprietarul originalului i locaia n care se
gsete originalul;
b) metoda de transfer utilizat;
c) dispozitivul hardware utilizat;
d) programul de calculator utilizat.
Art. 9. - (1) Administratorul arhivei electronice este obligat s
nregistreze i s in evidena tuturor documentelor n form electronic,
intrate n arhiva electronic n cadrul unui registru n form
electronic.
(2) Accesul la registrul arhivei electronice este public numai
pentru documentele pentru care titularul dreptului de dispoziie
asupra documentului a stabilit un regim de acces public.
(3) Referina, n registrul arhivei, la un document care face
parte din categoria documentelor clasificate, poate fi obinut n
funcie de drepturile de acces ale solicitantului.
Art. 10. - (1) Administratorul arhivei electronice trebuie s
dispun de resurse financiare pentru acoperirea prejudiciilor pe
care le-ar putea cauza cu prilejul desfurrii activitilor de
arhivare electronic. Modalitatea asiguratorie se stabilete prin
decizie a autoritii de reglementare i supraveghere specializat n
domeniu.
(2) n cazul n care arhiva electronic conine sau urmeaz s conin
documente clasificate, administratorul arhivei electronice trebuie
s ndeplineasc condiiile legale privind protecia informaiilor
clasificate.
Art. 11. - Fia de nsoire a documentului va fi arhivat separat de
document i nregistrat n registrul electronic al arhivei
electronice. n cazul n care fia face referire la un document
clasificat, referina n registru va fi criptat.
CAPITOLUL V Conservarea arhivei electronice
Art. 12. - (1) Administratorul arhivei electronice este obligat
s pstreze codul-surs al tuturor programelor utilizate pentru
construirea i exploatarea arhivei electronice, n fiiere semnate
electronic i clasificate, dup caz.
(2) Administratorul arhivei electronice este obligat s depun la
Arhivele Naionale o copie a codului-surs al tuturor programelor
utilizate pentru construirea i exploatarea arhivei electronice.
(3) n cazul n care administratorul arhivei electronice nu
dispune de codul-surs, prevederile alin. (1) i (2) se aplic pentru
codul-surs executabil.
Art. 13. - (1) Administratorul arhivei electronice are obligaia
s asigure ntreinerea i s pun la dispoziie programe informatice,
care s permit translatarea oricrui document n form electronic,
arhivat din formatul n care a fost generat ntr-un format care s
permit vizualizarea, reproducerea i stocarea documentului respectiv
la nivelul tehnologiilor n uz curent.
(2) n momentul arhivrii unui document generat ntr-un format
nerecunoscut de produsele existente n biblioteca de algoritmi i
programe informatice, administratorul arhivei electronice are
obligaia ca, odat cu arhivarea documentului, s adauge n bibliotec
descrierea formatului acestuia, precum i programele informatice cu
care documentul a fost generat i poate fi vizualizat.
CAPITOLUL VI Consultarea arhivei electronice
Art. 14. - (1) Regimul de acces la un document n form
electronic, precum i modificarea acestuia se stabilesc exclusiv de
ctre titularul dreptului de dispoziie asupra documentului printr-un
act, care va fi semnat att de titularul dreptului de dispoziie
asupra documentului, ct i de administratorul arhivei
electronice.
(2) Regimul de acces la documentul n form electronic, stabilit n
conformitate cu alin. (1), va fi nscris n fia de format electronic
a documentului, iar actul prin care s-a stabilit acest regim,
generat electronic sau transferat n format electronic, va constitui
o anex a documentului arhivat.
(3) Administratorul arhivei electronice este obligat s respecte
regimul de acces la document, stabilit conform alin. (1), att la
arhivare, ct i la acordarea accesului la documentul n form
electronic din arhiv.
(4) Rspunderea pentru stabilirea regimului de acces la un
document n form electronic revine n exclusivitate titularului
dreptului de dispoziie asupra documentului, iar rspunderea pentru
respectarea regimului de acces la documentul n form electronic, att
la arhivare, ct i la acordarea accesului la document, revine
administratorului arhivei electronice.
Art. 15. - Administratorul arhivei electronice va asigura, n
condiiile prevzute la art. 14 i n concordan cu prevederile
legislaiei n vigoare, modul de acces permanent sau la cerere,
pentru fiecare document n form electronic n parte.
Art. 16. - Administratorul arhivei electronice are urmtoarele
obligaii:
a) ntreinerea arhivei electronice;
b) crearea unei arhive electronice de siguran, care s cuprind
toate documentele n form electronic arhivate i care se actualizeaz
permanent off-line;
c) utilizarea unui sistem de securitate omologat, care s
garanteze integritatea, securitatea i, unde este cazul,
confidenialitatea documentelor n form electronic arhivate;
d) asigurarea redrii oricrui document n form electronic coninut
n arhiv;
e) asigurarea distrugerii documentelor a cror perioad de
arhivare a expirat;
f) notificarea autoritii de reglementare i supraveghere
specializate n domeniu, cu cel puin 60 de zile nainte, a inteniei
de ncetare a activitii, cu excepia cazurilor de for major. n acest
caz, administratorul arhivei electronice are obligaia de a
transfera arhiva electronic ctre alt furnizor de servicii de
arhivare electronic, cu acordul autoritii de reglementare i
supraveghere specializate n domeniu.
Art. 17. - (1) Arhivele electronice sunt depozitate n centre de
date supuse autorizrii prealabile, cu respectarea normelor privind
asigurarea:
a) integritii i securitii documentelor n form electronic;
b) securitii i integritii spaiului ocupat de echipamentele care
gzduiesc arhivele electronice;
c) recuperrii informaiei n urma dezastrelor naturale, conform
reglementrilor n vigoare.
(2) n termen de 90 de zile de la data intrrii n vigoare a
prezentei legi, autoritatea de reglementare i supraveghere
specializat n domeniu va emite norme metodologice privind
autorizarea centrelor de date.
CAPITOLUL VII Infraciuni i contravenii
Art. 18. - Nerespectarea dispoziiilor prezentei legi atrage, dup
caz, rspunderea contravenional, civil sau penal.
Art. 19. - Divulgarea, de ctre administratorul arhivei
electronice, a cheii de criptare constituie infraciune i se
pedepsete cu nchisoare de la unu la 3 ani.
Art. 20. - Accesarea neautorizat a documentelor din arhiva
electronic constituie infraciune i se pedepsete cu nchisoare de la
3 luni la 3 ani.
Art. 21. - Copierea neautorizat a documentelor din arhiva
electronic constituie infraciune i se pedepsete cu nchisoare de la
unu la 12 ani.
Art. 22. - Modificarea neautorizat a documentelor din arhiva
electronic constituie infraciune i se pedepsete cu nchisoare de la
unu la 15 ani.
Art. 23. - Distrugerea arhivei electronice constituie infraciune
i se pedepsete cu nchisoare de la 6 la 15 ani.
Art. 24. - Constituie contravenie dac, potrivit legii, nu
constituie infraciuni, nerespectarea de ctre administratorul
arhivei electronice a prevederilor art. 6, 8, 9, 11, 15 i 16.
Art. 25. - Contraveniile prevzute la art. 24 se sancioneaz cu
amend de la 3.000 lei la 10.000 lei.
Art. 26. - (1) Constatarea contraveniilor i aplicarea
sanciunilor prevzute n cadrul prezentului capitol sunt de competena
personalului cu atribuii de control din cadrul autoritii de
reglementare i supraveghere specializate n domeniu.
(2) Contraveniilor prevzute n prezentul capitol le sunt
aplicabile prevederile Ordonanei Guvernului nr. 2/2001 privind
regimul juridic al contraveniilor, aprobat cu modificri i completri
prin Legea nr. 180/2002, cu modificrile i completrile
ulterioare.
Art. 27. - (1) Responsabilitatea aplicrii dispoziiilor prezentei
legi i a reglementrilor legate de aceasta revine autoritii de
reglementare i supraveghere specializate n domeniu, prevzut la cap.
IV din Legea nr. 455/2001 privind semntura electronic.
(2) n termen de 3 luni de la data intrrii n vigoare a prezentei
legi autoritatea de reglementare i supraveghere specializat n
domeniu, n colaborare cu Arhivele Naionale, va elabora reglementri
i metodologii n aplicarea prezentei legi, procedura acordrii,
suspendrii, retragerii deciziei de acreditare a administratorului
arhivei electronice, precum i a autorizrii centrelor de date.
Aceast lege a fost adoptat de Parlamentul Romniei, cu
respectarea prevederilor art. 75 i ale art. 76 alin. (1) din
Constituia Romniei, republicat.
PRESEDINTELE CAMEREI DEPUTATILOR PRESEDINTELE SENATULUI
BOGDAN OLTEANU NICOLAE VACAROIU
Bucureti, 15 mai 2007.
Nr. 135.
PAGE 2
