LEMBAGA PENJAMINAN MUTU ISLAM NEGERI MATARAMftk.uinmataram.ac.id/wp-content/uploads/2019/03/SOP-LP2M.pdf · Bagan Alir/Flowchart Prosedur Kegiatan Surat Masuk..... 2 Bagan Alir/Flowchart

LEMBAGA PENJAMINAN MUTU

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MATARAM

STANDAR

PROSEDUR

ii

iii

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ........................................................................................................................................ iii

SOP ADMINISTRASI SURAT MENYURAT...................................................................................... 1

Bagan Alir/Flowchart Prosedur Kegiatan Surat Masuk................................................................... 2

Bagan Alir/Flowchart Prosedur Kegiatan Surat Keluar ................................................................... 2

SOP KERJASAMA PENELITIAN DENGAN PIHAK LAIN ................................................................ 3

Bagan Alir/Flowchart Prosedur Kegiatan ........................................................................................ 4

SOP PENELITIAN KOMPETETIF DOSEN ......................................................................................... 5


SOP PENELITIAN KOMPETETIF MAHASISWA ............................................................................... 7


SOP PENERBITAN JURNAL ............................................................................................................... 9

Bagan Alir/Flowchart Prosedur Kegiatan ...................................................................................... 10

SOP PENGABDIAN MASYARAKAT ............................................................................................... 11


SOP WORKSHOP PELATIHAN PENINGKATAN MUTU PENELITIAN ......................................... 14


SOP PENETAPAN LOKASI KKP ................................................................................................... 16

Flow Chart Pelaksanaan ................................................................................................................. 17

SOP PENENTUAN DPL DAN KOORDINATOR DPL KKP ......................................................... 18


SOP PENDAFTARAN KKP ............................................................................................................. 20


SOP PEMBEKALAN KKP ............................................................................................................... 22


SOP PELEPASAN & PEMBERANGKATAN KKP ........................................................................ 24


SOP MONITORING KKP................................................................................................................. 26


SOP PENARIKAN KKP ................................................................................................................... 28


SOP PELAPORAN KKP ................................................................................................................... 30


iv

SOP PENCETAKAN SERTIFIKAT DAN NILAI KKP .................................................................. 32


1

`

KEMENTERIAN AGAMA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI

MATARAM

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP ADMINISTRASI SURAT MENYURAT

DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA :

1. Undang-Undang RI Nomor 20 tahun 2003 Tentang

Sisdiknas

2. PP No.60 Tahun 1999 tentang Pendidikan tinggi.

3. Peraturan Menteri Agama RI Nomor 18 tahun 2017

tentang Organisasi dan tata kerja UIN Mataram

4. Peraturan Menteri Agama RI Tahun 27 tahun 2017

tentang statute UIN Mataram.

5. Pedoman pelaksanaan pengabdian kepada

masyarakat PTAI, Direktorat perguruan tinggi

Agama Islam Ditjen Bagais Depag RI tahun 2001.

6. Keputusan Rektor UIN No.116 tentang perubahan

tentang perubahan nama Pusat Pengabdian pada

Masyarakat (P2M) menjadi Lembaga Pengabdian

pada Masyarakat.

7. Keputusan Rektor UIN Mataram Nomor 19 tahun

2002 Pedoman Pengabdian pada Masyarakat UIN.

1. Rektor

2. Ketua LP2M

3. Kepala PPM

KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:

1. Bagian Akademik dan Kemahasiswaan

2. Bagian keuangan

1. Komputer, Uraian Tugas, Printer,

ATK

2. Data lokasi KKP tahun sebelumnya

3. Surat permohonan izin lokasi

PERINGATAN PENCATATAN/PENDATAAN :

Bila SOP ini tidak dijalankan maka proses penetapan

lokasi KKP tidak bisa berjalan

1. Hard disk komputer/laptop

2. Flashdisk

2

Bagan Alir/Flowchart Prosedur Kegiatan Surat Masuk

No Kegiatan Pelaksana Mutu Baku

Pengadmi

nistrasi

Surat

Pengarah

Surat

Pencatat

Surat

Pendistrib

u si Surat

Syarat/

perleng

kapan

Waktu Output

1 Menerima surat dari satuan kerja

UIN Mataram, Kantor Pos dan

Giro maupun surat bukan dinas

yang berasal dari sumber lain

2 Memeriksa kebenaran surat

yang masuk dan menggolongkan

berdasarkan jenisnya

Surat

masuk

3 Membaca surat dan menentukan

surat dinas penting atau biasa

Surat

masuk

4 Mencatat nomor urut surat

masuk

Daftar

nomor

urstsurat

5 Mengantar surat ke tujuan dan

menyerahkan lembar pengantar

pada petugas

Surat

masuk

6 Mengentri data KK ke dalam

komputer dan manual

Dokumen

surat

masuk

Bagan Alir/Flowchart Prosedur Kegiatan Surat Keluar

No Kegiatan

Unit

Dokumen Pengadministr

asi Surat

Pengarah

Surat

Pencatat

Surat

Pendistribusi

Surat

1 Menerbitkan surat Surat masuk

2 Meneliti kebenaran Surat sesuai

dengan LPSB

Surat masuk

3 Mencatat nomor urut surat keluar Surat masuk

4 Mencatat surat dinas yang akan

dikirim

Daftar nomor

urst surat

5 Memasukkan surat ke amplop Surat masuk

6 Mengirim surat melalui Kantor Pos,

Giro atau kurir

Dokumen surat

masuk

3

`

KEMENTERIAN AGAMA


MATARAM

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP KERJASAMA PENELITIAN DENGAN PIHAK LAIN



Sisdiknas












pada Masyarakat.



1. Rektor

2. Ketua LP2M

3. Kepala PPM



2. Bagian keuangan


ATK







2. Flashdisk

4

Bagan Alir/Flowchart Prosedur Kegiatan

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Puslin Pihak

Lain LP2M Rektorat

Syarat/

perleng

kapan

Wakt

u Output

1 Menyusun draf kerja sama dalam

bentuk surat dan proposal

Draft

kerjasama

, Surat,

proposal

2 Membangun komunikasi secara

intensif baik formal maun

informal

3 Menfasilitasi, memediasi dan

memperkuat

4 Menindaklanjuti dalam

penandatanganan MoU MoU

5

`

KEMENTERIAN AGAMA


MATARAM

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PENELITIAN KOMPETETIF DOSEN



Sisdiknas












pada Masyarakat.



1. Rektor

2. Ketua LP2M

3. Kepala PPM



2. Bagian keuangan


ATK







2. Flashdisk

6


No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Puslit Dosen/Pe

neliti

Tim

reviewer

Syarat/

perleng

kapan

Wakt

u Output

1 Pusat Penelitian mengumumkan

tentang penelitian kompetitif dosen

melalui fakultas, Progr`am Studi,

website maupun sosialisasi

langsung kepada dosen UIN

Mataram paling lambat seminggu

sebelum pengajuan proposal

penelitian

1

mingg

u

Surat keputusan

rektor tentang

pengumuman

penelitian

2 Dosen mendaftarkan proposal

penelitian ke Pusat Penelitian UIN

Mataram dalam jangka waktu 3

bulan setelah pengumuman

penelitian dikeluarkan oleh Pusat

Penelitian UIN Mataram

3

bulan

Proposal

penelitian

3 Proposal akan dinilai oleh tim

reviewer baik secara administratif

maupun akademik untuk

menentukan kelayakan proposal

penelitian paling lambat dua

minggu setelah penutupan/

deadline pengumpulan proposal

penelitian di Pusat Penelitian UIN

Mataram

Tidak

diterima

2

mingg

u

Nilai proposal

penelitian

4 Proposal unggulan akan ditentukan

melalui presentasi dihadapan

reviewer selama beberapa hari

menyesuaikan jumlah proposal

penelitian unggulan yang masuk di

Pusat Penelitian UIN Mataram

Proposal unggulan

terpilih

5 Proposal penelitian yang diterima

akan diumumkan melalui website

dan surat-menyurat ke calon

peneliti paling lambat seminggu

setelah dikeluarkannya SK

Penerimaan proposal penelitian

1

mingg

u

Pengumuman

peneliramaan

penelitian

6 peneliti diminta untuk

menandatangani MoU dan pakta

integritas

1

mingg

u

MoU dan pakta

integritas

7

Dosen melakukan penelitian 4-6

bulan

Progress report

penelitian, hasil

penelitian

8 Pada pertengahan penelitian akan

dilakukan monitoring dan

evaluasi/progress report minimal

dua kali oleh tim dari Pusat


2 kali Progress report

9 Hasil laporan penelitian diserahkan

di Pusat Penelitian UIN Mataram

pada waktu yang telah ditentukan

Hasil laporan

penelitian

10 Setelah penyerahan hasil

penelitian, penelitian yang

dianggap cukup layak akan

dinominasikan dalam konferensi

hasil-hasil penelitian.

Daftar penelitian

layak nominasi

7

`

KEMENTERIAN AGAMA


MATARAM

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PENELITIAN KOMPETETIF MAHASISWA



Sisdiknas












pada Masyarakat.



1. Rektor

2. Ketua LP2M

3. Kepala PPM



2. Bagian keuangan


ATK







2. Flashdisk

8


No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Puslit Dosen/Pe

neliti

Tim

reviewer

Syarat/

perleng

kapan

Wakt

u Output

1 usat Penelitian mengumumkan

tentang penelitian kompetitif

mahasiswa melalui fakultas,

Program Studi, website maupun

sosialisasi langsung kepada

mahasiswa UIN Mataram paling

lambat seminggu sebelum

pengajuan proposal penelitian

1

mingg

u

pengumuman

penelitian pusat

penelitian

2 Mahasiswa mendaftarkan

proposal penelitian ke Pusat

Penelitian UIN Mataram dalam

jangka waktu 3 bulan setelah

pengumuman penelitian

dikeluarkan oleh Pusat Penelitian

UIN Mataram

3

bulan

Proposal

penelitian

mahasiswa

3 Proposal akan dinilai oleh tim

reviewer baik secara administratif

maupun akademik untuk

menentukan kelayakan proposal

penelitian paling lambat dua

minggu setelah penutupan/

deadline pengumpulan proposal

penelitian di Pusat Penelitian UIN

Mataram

Tidak

diterima

2

mingg

u

Nilai proposal

penelitian

4 Proposal penelitian yang diterima

akan diumumkan melalui website

dan surat- menyurat ke calon

peneliti paling lambat seminggu

setelah dikeluarkannya SK

Penerimaan proposal penelitian

Diterima

1

mingg

u

Pengumuman

penerima

penelitian

5 Selanjutnya dalam waktu satu

minggu peneliti diminta untuk

menandatangani MoU dan pakta

integritas

1

mingg

u

MoU dan pakta

integritas

6 Mahasiswa melakukan penelitian

berlangsung selama 4-6 bulan

4-6

bulan Hasil penelitian

7 Pada pertengahan penelitian akan

dilakukan monitoring dan

evaluasi/progress report minimal

dua kali oleh tim dari Pusat


2 kali Progress report

8 Setelah penelitian selesai, hasil

penelitian diserahkan ke Lembaga

Penelitian dan Pengembangan

Masyarakat (LPPM) UIN

Mataram pada waktu yang telah

ditentukan.

Hasil penelitian

9

`

KEMENTERIAN AGAMA


MATARAM

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PENERBITAN JURNAL



Sisdiknas












pada Masyarakat.



1. Rektor

2. Ketua LP2M

3. Kepala PPM



2. Bagian keuangan


ATK







2. Flashdisk

10


No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Dewan

Rekda

ksi

Penulis Mitra

Bestari

Bagian

Keuan

gan

Syarat/

perlen

g

kapan

Waktu Output

1 Dewan redaksi menginformasikan jurnal

yang akan terbit baik melalui

web/surat/media sosial lainnya, termasuk

menginformasikan panduan penulisannya.

Info

panduan

penulisan

jurnal

2 Penulis mengirimkan naskah ke Jurnal/ ke

dewan redaksi sesuai dengan panduan

penulisan jurnal

Naskah

tulisan

3 Dewan redaksi mengoleksi dan

mengirimkan naskah jurnal ke mitra

bestari sesuai bidang kajian keilmuannya

Naskah

tulisan

4 Mitra bestari menelaah layak tidaknya

naskah jurnal dengan memberikan berba-

gai catatan yang diperlukan

Naskah

tulisan,

catatan

kelayakan

5 Dewan redaksi memberitahukan status

tulisan kepada penulis apakah diterima,

diterima dengan perbaikan, atau ditolak

Surat

pemberita

huan

6 Dewan redaksi menyeting dan

mengirimkan ke percetakan

Naskah

jurnal jadi

7 Dewan redaksi mengajukan permohonan

dana penerbitan, honor penulis, dan honor

mitra bestari, dan pengiriman

Anggaran/

keuangan

8 Bag Keuangan membiayai seluruh biaya

tetap setiap penerbitan jurna

Laporan

keuangan

9 Setelah dicetak, dewan redaksi

mengirmkan ke PDDI LIPI, penulis, dan

perpustakaan terjangkau sekala nasional

10 Penulis dan pihak-pihak yang menerima

jurnal mengirmkan kembali tanda terima

ke dewan redaksi

11

Dewan redaksi mengarsip minimal 3 eks

jurnal untuk keperluan akreditasi, dan

mengarsip seluruh berkas koreksi dari

mitra bestari, kwitansi biaya cetak, bukti

pengiriman ke semua lini, dan bukti

penerimaan jurnal, arsip surat

penolakan/perminttan revisi/penerimaan

tulisan

catatan mitra

bestari,

kwitansi

biaya cetak,

bukti

pengiriman

ke semua

lini, bukti

penerimaa n

jurnal, arsip

surat

penolakan

/permintta n

11

`

KEMENTERIAN AGAMA


MATARAM

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PENGABDIAN MASYARAKAT



Sisdiknas












pada Masyarakat.



1. Rektor

2. Ketua LP2M

3. Kepala PPM



2. Bagian keuangan


ATK







2. Flashdisk

12


N

o Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Tim Dosen

3-5 org

Tim

ahli Rektor

Ketua

Pelaksana

Kepala

PPM

Pelaksana

program

Syarat/

perleng

kapan

Waktu Output

1 Menyusun

proposal

dengan

mengikuti

buku panduan

PKM PPM

UIN Mataram

2 Ketua

Pelaksana dan

diketahui oleh

Ketua

Jurusan/Prodi

menandatanga

ni lembar

pengesahan

proposal

3 Tim Ahli PPM

menilai dan

menyeleksi

proposal yang

masuk ke

PPM

4 PPM

mengajukan

pada rektor

5 Rektor

menyetujui

dan

mengesahkan

6 Seminar

Proposal yang

diterima di

PPM bersama

kelompok lain

dengan

pembahas

utama Tim

Ahli PPM

7 Proposal yang

telah

diseminarkan,

diper- barui

oleh pelaksana

sesuai

masukan pada

saat seminar

8 Proposal yang

disetujui

dibuatkan

Surat Penu-

gasan oleh

Kepala PPM

1

minggu Proposal

13

9 Pelaksanaan

program akan

dipantau oleh

Tim Ahli PPM

sesuai dengan

jadwal yang

telah

disepakati

Jadwal

pemantau

an

10 Pelaksana

program wajib

menyampaika

n progress

report pada

pertengahan

pelaksanaan

program

kepada PPM

progress

report

11 Tim pelaksana

men

seminarkan

hasil

kegiatannya di

PPM sesuai

jadwal yang

telah

ditentukan

12 Pelaksana

PKM wajib

menyusun

laporan hasil

kegiatan

sesuai dengan

hasil seminar

dan format

laporan hasil

yang ada pada

buku panduan

PPM UIN

Mataram

dengan

ditandatangani

oleh

pelaksana/Ket

ua pelaksana,

Kepala PPM,

dan Ketua

Jurusan/Prodi.

Lapor an

5 ekse

mplar.

Lapor an

dilam piri

Surat

Keter

angan

telah

melak

ukan

penga

bdian dari

masy

arakat

setem pat

Laporan

hasil

kegiatan

13 Penyerahan

arsip laporan

keJurusan/Pro

di dilakukan

oleh pelaksana

kegiatan

Arsip

14 Menyusun

Laporan

keuangan

sesuai dengan

ketentuan

yang berlaku

Laporan

keuangan

14

`

KEMENTERIAN AGAMA


MATARAM

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP WORKSHOP PELATIHAN PENINGKATAN MUTU PENELITIAN



Sisdiknas












pada Masyarakat.



1. Rektor

2. Ketua LP2M

3. Kepala PPM



2. Bagian keuangan


ATK







2. Flashdisk

15


No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Puslit LP2M

Syarat/

perleng

kapan

Wakt

u Output

1 Puslit menyusun desain, konsep, dan

penganggaran kepada LPPM

Desain,

konsep,

anggaran

2 LPPM menyetujui/menolak/ merevisi usulan Usulan

3 LPPM menyetujui/menolak/ merevisi usulan Usulan

4 Puslit menyiapkan perangkat teknis untuk

pematangan kegiatan

5 Puslit melaksanakan kegiatan

6 Melaporkan hasil baik administrasi maupun

akademik ke pusat melalui LPPM Laporan

16

`

KEMENTERIAN AGAMA


MATARAM

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PENETAPAN LOKASI KKP



Sisdiknas












pada Masyarakat.



1. Rektor

2. Ketua LP2M

3. Kepala PPM



2. Bagian keuangan


ATK







2. Flashdisk

17

Flow Chart Pelaksanaan

No. Aktifitas

Pelaksana Mutu Baku

Staf/

Pelaksan

a

Pejabat

Terkait

(Bupati,

Camat,

Lurah)

Sekretari

s/

Kasubag

Ketua

Lembag

a/

KepalaP

usat

Persyaratan

/Perlengkapa

n

Wakt

u Output

1. Pemetaan lokasi sesuai

kebutuhan dan tema KKP

Data desa

lokasi KKP

beserta profil

desa

2 hari Draf

calon

lokasi

KKP

2. Pengajuan lokasi KKP

untuk mendapatkan

persetujuan

Draf calon

lokasi

KKP/desa dan

profilnya

1 hari Draf

calon

lokasi

KKP

3. Persetujuan lokasi KKP

Draf lokasi

calon KKP

yang disetujui

1 hari Draf

lokasi

KKP yg

disetujui

4. Menerbitkan surat

permohonan izin KKP ke

kapubaten, kecamatan, dan

desa

Draf lokasi

KKP yang

disetujui

1 jam Surat izin

lokasi

KKP

5. Permohonan izin lokasi ke

kabupaten, kecamatan, dan

desa

Izin

pelaksanaan

KKP

7 hari Surat izin

lokasi

KKP

6. Pembagian mahasiswa ke

dalam kelompok KKP

secara acak (random)

Data

mahasiswa

1 hari Draf

kelompok

mahasisw

a KKP

18

`

KEMENTERIAN AGAMA


MATARAM

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PENENTUAN DPL DAN KOORDINATOR DPL KKP

DASARHUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA :

1. Undang-undang RI Nomor 20 tahun 2003 Tentang

Sisdiknas






5. Pedoman pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat

PTAI, Direktorat perguruan tinggi Agama Islam

Ditjen Bagais Depag RI tahun 2001.

6. Keputusan Rektor UINNo.116 tentang perubahan



pada Masyarakat.


2002 Pedoman Pengabdian pada Masyarakat UIN

Mataram.

1. Rektor

2. Ketua LP2M

3. Kepala PPM


1. SOP penetapan lokasi KKP


3. Bagian keuangan

4. Fakultas

1. Komputer

2. Uraian Tugas

3. Printer, ATK

ISTILAH DAN DEFINISI : PENCATATAN/PENDATAAN :

Bila SOP ini tidak dijalankan maka proses penentuan

DPL dan Koordinator DPL KKP tidak bisa berjalan


2. Flashdisk

19


No

. Aktifitas

Pelaksana Mutu Baku

Staf/

Pelaksana

Sekretaris

/

Kasubag

Ketua

Lembaga/

KepalaPu

sat

Persyaratan

/Perlengkapan Wakt

u Output

1. Pemetaan calon dosen

pembimbing lapangan

(DPL)

Nama-nama

dosen calon

DPL

2 hari Draft calon

DPL KKP

2. Pengajuan calon dosen

pembimbing lapangan

(DPL)

Draf nama

calon DPL

1 hari Draft calon

DPL KKP

3. Persetujuan dosen

pembimbing lapangan

(DPL)

Draf nama

calon DPL

1 jam Draft DPL

KKP yang

telah

disetujui

4. Pembagian DPL ke dalam

kelompok kelompok KKP

Draf nama

calon DPL

yang telah

disetujui

2 hari Draf

kelompok

KKP

5. Penetapan DPL kelompok

KKP

Draf nama

calon DPL

yang telah

disetujui

1 jam Draf

kelompok

KKP beserta

DPL nya

6. Menerbitkan surat tugas

DPL

Draf nama

calon DPL

yang telah

disetujui

1 hari Surat tugas

7. Penanda tanganan surat

tugas

Surat tugas 1 hari Surat tugas

DPL KKP

yang telah

tertanda

tangani

Kepala P2M

8. Pengumuman DPL KKP

Draf nama –

nama DPL

KKP yang telah

ditetapkan

1 hari Draf DPL

KKP yang

telah

terdistribusi

ke kelompok

KKP

20

`

KEMENTERIAN AGAMA


MATARAM

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PENDAFTARAN KKP



Sisdiknas







PTAI, Direktorat perguruan tinggi Agama Islam Ditjen

Bagais Depag RI tahun 2001.



Masyarakat (P2M) menjadi Lembaga Pengabdian pada

Masyarakat.



Mataram.

1. Ketua LP2M

2. Kepala PPM

3. Tenaga Kependidikan

yangmemahami tugas dan fungsi

lembaga


1. SOP Penetapan Lokasi KKP

2. SOPpenentuan DPL dan Koordinator DPL KKP


4. Bagian Keuangan

1. Komputer

2. Uraian Tugas

3. Printer

4. ATK


Bila SOP ini tidak dijalankan maka proses pendaftaran

KKP tidak bisa berjalan


2. Flashdisk

21


No

. Aktifitas

Pelaksana Mutu Baku

Mahasiswa

Akademik

/

Fakultas

Staf/

Pelaksana

P2M

Persyaratan

/Perlengkapan Waktu Output

1. Pengumuman pendaftaran

KKP

Draf

pengumuman

pendaftaran

KKP

1 hari Lermbar

pengumuma

n

pendaftaran

KKP

2. Menyiapkan form

pendaftaran untuk

masing-masing fakultas

Komputer,

Printer, ATK

1 hari Form

pendaftaran

KKP

3. Mendistribusikan form

pendaftaran ke masing-

masing fakultas

Form

pendaftaran

KKP

1 hari Lembar

distibusi

form

pendaftaran

4. Mengambil formulir pada

pegawai yang telah

ditunjuk ke akademik


Form

pendaftaran

KKP

1 hari Lembar

distibusi

form

pendaftaran

5. Mengembalikan formulir

pada pegawai yang telah

ditunjuk ke akademik


Form

pendaftaran

KKP yang telah

diisi mahasiswa

1 hari Lembar

distibusi

form

pendaftaran

6. Menginput data

pendaftaran

Form

pendaftaran

KKP yang telah

diisi mahasiswa

1 hari File data

pendaftaran

7. Menerima data

pendaftaran KKP dari

pegawai yang bertugas di


Data

pendaftaran

KKP

1 hari File data

pendaftaran

8. Memverifikasi data

pendaftaran dengan data

pembayaran dari Bank

BTN di bendahara

penerima

Komputer, Data

pendaftaran

KKP

1 hari File data

pendaftaran

KKP dan

data

verifikasi

9. Mengolah, mengacak data

untuk didistribusikan ke

masing-masing lokasi

KKP

Komputer, Data

pendaftaran

KKP dan hasil

verifikasi

1 hari File data

pendaftaran

KKP dan

data

verifikasi

10. Mengumumkan kelompok

KKP

Draf kelompok

KKP

1 hari Lembar

pengumuma

n kelompok

KKP

22

`

KEMENTERIAN AGAMA


MATARAM

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PEMBEKALAN KKP



Sisdiknas












pada Masyarakat.



Mataram.

1. Ketua LP2M

2. Kepala PPM

3. Tenaga ahli dibidang Pengabdian

dan Pemberdayaan Masyarakat


1. SOP penentuan DPL dan Koordinator DPL KKP

2. SOP Pennetapan Lokasi KKP

3. SOP Pendaftaran KKP


5. Bagian Keuangan

1. Komputer

2. Uraian Tugas

3. Printer

4. ATK


Bila SOP ini tidak dijalankan maka proses pembekalan

KKP tidak bisa berjalan


2. Flashdisk

23


No

. Aktifitas

Pelaksana Mutu Baku

DPL

KKP

Staf/

Pelaksana

Ketua

Lembaga/

Kepala

Pusat

Persyaratan


1. Penentuan jadwal

pembekalan

Komputer,

printer, Draf

jadwal

pembekalan

KKP

1 hari Lembar

jadwal KKP

2. Pemberian Buku pedoman

KKP dan ATK

pembekalan kepada

mahasiswa

Buku pedoman

KKP

1 hari Lembar

distribusi

buku

pediman

KKP

3. Pembekalan mahasiswa

KKP

Buku pedoman

KKP, rencana

program KKP,

profil desa

tempat KKP

2 hari Form

penyelenggar

aan

pembekalan

4. Penandatanganan daftar

hadir pembekalan

mahasiswa KKP

ATK, lembar

daftar hadir

pembekalan

KKP

30

menit

Daftar hadir

mahasiswa

yang telah

diisi

5. Pengisian berita acara

pembekalan

ATK, lembar

berita acara

pembekalan

KKP

15

menit

Daftar hadir

dan berita

acara yang

telah terisi

dan tertanda

tangani

6. Penyerahan berita acara

dan daftar hadir mahasiswa

pembekalan ke P2M

Daftar hadir

dan berita acara

1 hari Daftar hadir

dan berita

acara yang

telah terisi

dan tertanda

tangani

24

`

KEMENTERIAN AGAMA


MATARAM

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PELEPASAN & PEMBERANGKATAN KKP



Sisdiknas












pada Masyarakat.



Mataram.

1. Ketua LP2M

2. Kepala PPM

3. Panitia


1. SOP Pennetapan Lokasi KKP 2. SOPpenentuan DPL dan Koordinator DPL KKP 3. SOP Pendaftaran KKP 4. SOP Pembekalan 5. Bagian Akademik dan Kemahasiswaan 6. Bagian Keuangan

1. Komputer

2. Uraian Tugas

3. Printer

4. ATK


Bila SOP ini tidak dijalankan maka proses pelepasan dan

pemberangkatan KKP tidak bisa berjalan

1. Hard disk komputer/laptop 2. Flashdisk

25


No. Aktifitas

Pelaksana

Mutu Baku

DPL

KKP

Staf/

Pelaksana

Ketua

Lembaga/

Kepala

Pusat

Persyaratan


1. Menentukan jadwal

pelepasan dan

pemberangkatan

Komputer,

printer, ATK,

rencana

program KKP

1 hari Jadwa

pelepasan

dan

pemberangk

atan KKP

2. Mengumumkan jadwal

pelepasan dan

pemberangkatan ke

mahasiswa

Lembar

pengumuman

1 hari Agenda

pengumuma

n pelepasan

dan

pemberangk

atan KKP

3. Menyiapkan kendaraan

untuk pengerangkatan

Dokumen

rencana

program

1 hari Sesuai

dengan

rencana

program

KKP

4. Pelepasan mahasiswa KKP Dokumen

rencana

program

1 hari Sesuai

dengan

rencana

program

KKP

5. Pemberangkatan

mahasiswa menuju lokasi

Dokumen

rencana

program

1 hari Sesuai

dengan

rencana

program

KKP

6. Penerimaan di kantor

camat oleh Camat dan

Kepala desa

Berita acara 2 jam Sesuai

dengan

rencana

program

KKP

7. Penyerahan oleh salah satu

dosen pembimbing

lapangan sebagai wakil

lembaga

Berita acara 1 jam Sesuai

dengan

rencana

program

KKP

8. Menuju lokasi desa dan

posko masing-masing

kelompok

Dokumen

rencana

program

1 hari Sesuai

dengan

rencana

program

KKP

26

`

KEMENTERIAN AGAMA


MATARAM

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP MONITORING KKP



Sisdiknas












pada Masyarakat.



Mataram.

1. Ketua LP2M

2. Kepala PPM

3. Tim Monev





4. SOP Pembekalan


6. Bagian Keuangan

1. Komputer

2. Uraian Tugas

3. Printer

4. ATK

PERINGATAN : PENCATATAN/PENDATAAN :

Bila SOP ini tidak dijalankan maka Monitoring KKP

tidak bisa berjalan


2. Flashdisk

27


No

. Aktifitas

Pelaksana Mutu Baku

DPL

KKN

Staf/

Pelaksana

Ketua

Lembaga/

Kepala

Pusat

Persyaratan


1. Menentukan jadwal

Monitoring

Lembar

observasi dan

monitoring

1 hari Lembar

jadwa

monitoring

2. Monitoring awal

Lembar

observasi dan

monitoring

1 hari Lembar

hasil

monitoring

3. Menginformasikan hasil

monitoring kepada DPL

Lembar

observasi dan

monitoring

1 hari Lembar

hasil

monitoring

4. DPL melakukan

monitoring pertama

Lembar

observasi dan

monitoring

1 hari Lembar

hasil

monitoring

5. Monitoring hasil

monitoring DPL

Lembar

observasi dan

monitoring

1 hari Lembar

hasil

monitoring

6. DPL melakukan

monitoring ke dua

Lembar

observasi dan

monitoring

1 hari Lembar

hasil

monitoring

7. Koordinator DPL

melakukan monitoring

Lembar

observasi dan

monitoring

1 hari Lembar

hasil

monitoring

8. DPL melakukan

monitoring ke tiga

Lembar

observasi dan

monitoring

1 hari Lembar

hasil

monitoring

28

`

KEMENTERIAN AGAMA


MATARAM

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PENARIKAN KKP



Sisdiknas












pada Masyarakat.



Mataram.

1. Ketua LP2M

2. Kepala PPM

3. Dosen DPL





4. SOP Pembekalan

5. SOP Monitoring KKP


1. Komputer

2. Uraian Tugas

3. Printer

4. ATK


Bila SOP ini tidak dijalankan maka penarikan KKP

tidak bisa berjalan


2. Flashdisk

29


No

. Aktifitas

Pelaksana Mutu Baku

DPL

KKP

Staf/

Pelaksana

Ketua

Lembaga/

Kepala

Pusat

Kelemgkapan Waktu Output

1. Menyiapkan surat

pemberitahuan teknik

penarikan dan penarikan

mahasiswa KKP

Komputer,

ATK, printer,

draf urat

pemberitahuan

1 hari Surat

pemberitahuan

penarikan dan

penarikan

mahasiswa KKP

2. Menyiapkan biaya

transport pulang

mahasiswa KKP

Draf rencana

anggaran KKP

1 hari Sesuai dengan

rencana anggaran

KKP

3. Menyampaikan surat

penarikan ke Bupati,

Camat, Desa, DPL dan

mahasiwa KKP

Surat

penarikan

KKP

1 hari Lembar

penyerahan/pene

rimaan surat

4. Melakukan penarikan

mahasiswa KKP Rencana

program KKP


rencana program

KKP

5. Mahasiswa meninggalkan

lokasi KKP Rencana

program KKP


rencana program

KKP

30

`

KEMENTERIAN AGAMA


MATARAM

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PELAPORAN KKP



Sisdiknas












pada Masyarakat.



Mataram.

1. Ketua LP2M

2. Kepala PPM

3. Dosen DPL

4. Mahasiswa KKP





4. SOP Pembekalan


6. SOP Penarikan KKP


1. Komputer

2. Uraian Tugas

3. Printer

4. ATK


Bila SOP ini tidak dijalankan maka pelaporan KKP tidak

bisa berjalan


2. Flashdisk

31


No

. Aktifitas

Pelaksana Mutu Baku Mahasiswa

KKP

DPL

KKP

Staf P2M/

Pelaksana

Persyaratan


1. Mencatat, merekam,

mendokumentasikan

aktivitas/Aktivitas dan

membuat diary activity

atau field note sebagai

bahan laporan

Catatan

Aktivitas

harian,

dokumen

Aktivitas, dan

arsip Aktivitas

KKP

2 bulan Bahan

laporan KKP

2. Mahasiswa membuat

laporan pelaksanaan

Aktivitas KKP

Dokumentasi

aktivitas/Aktivi

tas dan

membuat diary

activity atau

field note

7 hari Draf

rancangan

laporan KKP

3. Laporan di konsultasikan

ke DPL Draf laporan

KKP

1 hari Laporan

KKP yg

telah dikon-

sultasikan

4. Memberikan saran dan

masukan terhadap draf

laporan KKP

Draf laporan

KKP

1 hari Laporan

KKP yg

telah diberi

saran dan

masukan

5. Laporan direvisi sesuai

saran dan masukan DPL

Draf laporan

KKP yang telah

diberi saran dan

masukan DPL

2 hari Draf revisi

laporan KKP

6. DPL menyetujui dan

menanda tangani laporan

mahasiswa KKP

Draf revisi

laporan KKP

1 hari Draf laporan

KKP yang

disetujui

oleh DPL

7. Menyerahkan laporan ke

P2M

Draf laporan

KKP yang

disetujui oleh

DPL

1 hari Draf laporan

KKP yang

disetujui

oleh DPL

dan ditanda

tangani DPL

dan pejabat

terkait

8. Menerima laporan KKP

Draf laporan

KKP yang

disetujui oleh

DPL dan

ditanda tangani

DPL dan

pejabat terkait

15

menit

Draf laporan

KKP yang

telah

diterima

9. Mendokumentasikan

laporan mahasiswa Draf laporan

KKP yang telah

diterima

10

menit

Arsip/dokum

en laporan

KKP

mahasiswa

32

`

KEMENTERIAN AGAMA


MATARAM

Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

Disusun Oleh

Disahkan Oleh

SOP PENCETAKAN SERTIFIKAT DAN NILAI KKP



Sisdiknas







PTAI, Direktorat perguruan tinggi Agama Islam Ditjen

Bagais Depag RI tahun 2001.



Masyarakat (P2M) menjadi Lembaga Pengabdian pada

Masyarakat.



Mataram.

1. Ketua LP2M

2. Kepala PPM

3. Dosen DPL

4. Tenaga Kependidikan/staf LP2M





4. SOP Pembekalan


6. SOP Penarikan KKP

7. SOP Pelaporan KKP


1. Komputer

2. Laporan Mahasiswa

3. Printe

4. ATK

PERINGATAN: PENCATATAN/PENDATAAN :

Bila SOP ini tidak dijalankan maka pencetakkan sertifikat

dan nilai KKP tidak bisa dilakukan


2. Flashdisk

33


No

. Aktifitas

Pelaksana Mutu Baku

DPL KKP Staf P2M/

Pelaksana

Ketua

Lembaga/

Kepala

Pusat

Persyaratan


1. Menyerahkan nilai KKP

masing masing mahasiswa

Lembar

observasi dan

montoring KKP

2 hari Draf nilai

KKP

mahasiswa

2. Menginput nilai KKP

mahasiswa

Komputer, Draf

nilai KKP

mahasiswa

1 hari Data nilai

mahasiswa

pada

komputer

3. Menyiapkan blangko

sertifikat

Komputer dan

data nilai KKP

mahasiswa

1 hari Blangko

sertifikat

KKP

4. Mencetak nilai pada

sertifikat

Komputer,

Printer,

Blangko

sertifikat KKP

1 hari Sertifikat

KKP

5. Menyerahkan sertifikat

kepada ketua kelompok

mahasiswa KKP

Form tanda

terima dan

Sertifikat KKP

3 hari Form tanda

terima

sertifikat

Documents

LEMBAGA PENJAMINAN MUTU ISLAM NEGERI MATARAMftk.uinmataram.ac.id/wp-content/uploads/2019/03/SOP-LP2M.pdf · Bagan Alir/Flowchart Prosedur Kegiatan Surat Masuk..... 2 Bagan Alir/Flowchart