Leonardo da Vinci õpirändeprojektide avaseminar

2007

24.08.2007,

Tallinna Ülikool

Projekti aruanded

• Vahearuanne (projektidel <1aasta) ─ Finantsvahearuanne (fikseeritakse kalendriaasta lõpu seis)

• Lõpparuanne

=> Vahearuanne ja lõpparuanne osaliselt RAP4LEO süsteemis.

http://ee.RAP4LEO.org

<<Report(s) for Leonardo Mobility>>

Internetipõhine raporteerimismoodul,

mida kasutavad praktikandid/lähetatavad, projektijuhid, Leonardo bürood ja Euroopa

Komisjon

Eraldi keskkonnad kõigil osalevate riikidel, (oma keeleversioonid),

Toetusesaajatel asutustel,

Osalejatel

Mida teeb Leonardo RAP4LEOs?

• Sisestab kõigi esitatud taotluste andmed ja hindamisprotseduuri tulemused

• Kui lepingud on sõlmitud, (st. taotlusest on saanud projekt) aktiveerib igale Projektile eraldi veebilehe ja kontaktisikule saadetakse e-postiga kasutajanimi ja salasõna.

Mida teeb projektijuht RAP4LEOs (1)

• Registreerib praktikad/lähetused:

– Osalejate andmed;– Partnerorganisatsioonide andmed;– Toimumise aeg, praktika/lähetuse kestus.

• Juhendab praktikante/lähetatavaid:

– Kuidas RAP4LEO andmebaasi siseneda;– Kuidas täita küsimustik (ehk osaleja

aruanne)

Projektijuhi ülesanded seoses osalejatega

• Tagada, et kõigil praktikantidel/lähetatavatel on e-posti aadressid, (vajadusel abistada osalejaid e-posti aadressi registreerimisel nt mail.ee vms);

• Tagada osalejatele interneti kasutamise võimalus;

• Tagada, et kõik osalejad täidavad küsimustiku.

Mida teeb projektijuht RAP4LEOs (2)

• Kontrollib täidetud küsimustikke, vajadusel saadab meeldetuletusi

• Täidab finantsaruande, (nii vahe- kui lõpparuande finantsosa)– Finantsandmed sisestatakse

• osaleja,• kululiigi kaupa

Aruande esitamine

• Osalejad peavad oma RAP4LEOs täidetud küsimustikud välja trükkima, allkirjastama ja esitama projektijuhile

• Projektijuht peab RAP4LEOs täidetud finantsaruande(d) ja statistikatabelid välja trükkima ja esitama koos ülejäänud aruandega.

Õpirändeprojekti lõpparuanne (1)

• Sõnaline osa– Projekti aruanne, esilehel allkirjaõigusliku

isiku allkiri,– Aruande võõrkeelne kokkuvõte,– Statistikatabelid (Rap4Leost)– Osalejate (allkirjastatud) aruannete

koopiad (RapLeost),– Osalejatega sõlmitud lepingute koopiad;– Europassikeskuse kinnituskiri

Õpirändetunnistuste väljastamise kohta

Õpirändeprojekti lõpparuanne (2)

• Finantsosa

– Finantsaruande väljatrükk RAP4LEOst– Finantsaruande koondtabel– Täiendavad dokumendid osalejate kaupa:

• Reisikulu tõendavate dokumentide koopiad,• rahvusvahelise transpordi piletite ja

pardakaartide koopiad.

– Praktitantide / lähetatavatega sõlmitud lepingujärgsete maksete maksekorralduste koopiad.

Toetuse kasutamise juhend (1)

Oluline!

– Luua jälgitav süsteem.– Saadud toetus teenub intressi, mis hiljem

delareeritakse.– Praktikantidelt/lähetatavatelt ei tohi

projektis osalemise eest tasu võtta.– Projekti kõik maksed sooritatakse

ülekandega.

Toetuse kasutamise juhend (2)

Maksed

– Sooritatakse eesti kroonides.– 1 euro = 15,6466 krooni – Eesti Panga

fikseeritud kurss.– Muude valuutade aluseks - eurodesse

Eesti Panga päevakurss, mis on avaldatud päeval, mil leping toetuse kasutamiseks allkirjastatakse SA Archimedes Hariduskoostöö Keskuse poolt!

Toetuse kasutamise juhend (3)

Järgmiseid kulusid ei aksepteerita:

– Reisikulud riikidesse, mis ei osale LdVs– Projektiperioodi välised kulutused– Projektiga mitteseotud, põhjendamata

kulud– Topeltfinantseeritavad kulud– Pangakulud ja laenude intressid– Valuuta vahetamise kahju

Toetuse kasutamise juhend (4)

Finantstoetus koosneb:

– Praktika / lähetuse kuludest– Projekti korralduskuludest, mis

jagunevad:• Ettevalmistuskuludeks• Juhtimise ja seire kuludeks

Toetuse kasutamise juhend (5)

Ettevalmistuskulu:

– Pedagoogiline (ainult praktikantidele)– Kultuuriline– Keeleline

Ettevalmistuse sisu tuleb detailselt lahti seletada saatva asutuse ja praktikandi vahelises lepingus.

Toetuse kasutamise juhend (6)

Juhtimise ja seire kulud

– Projekti haldamine– Seire– Hindamine– Ettevalmistavad ja seirevisiidid partnerite

juurde– Side- ja kontorikulud– Praktikantide ja lähetatavate

kindlustuskulud !!!

Toetuse kasutamise juhend (7)

Praktika kulud

– Kindlasummaline toetus– Üldjuhul sisaldab nii elamis- kui reisikulu– Erand - alla 4 nädalase praktikale, kui

reisikulu ületab 500€

Näide: Tabel 1

Toetuse kasutmaise juhend (8)

Lähetuse kulud:

– Reisikulu• 1 edasi-tagasi pilet sihtkohta ja tagasi• Kontrollitakse nii arveid, pileteid/pardakaarte

kui maksedokumente

– Elamiskulu• kindlasummalise toetus, mis sisaldab

majutus- ja päevaraha

Näide: Tabel 2

Soovitused igapäevatööks

– Arvete originaalid on raamatupidamises, aga soovitan projektijuhil kogu projekti vältel teha jooksvalt kõigist arvetest (ja sõidupiletitest jms) koopiaid projekti kausta.

– Kui arve on muus valuutas, kirjutada juurde summa eurodes (Eesti Panga kurss!)

– Soovitan pidada jooksvalt arvestust Excelis ja hiljem selle põhjal sisestada andmed RAP4LEOsse.

Tulumaksuvabastus

Vabariigi Valitsuse 20. juuni 2000. a määrus nr 196

“Õppe- ja teadustööks ning loominguliseks ja

sporditegevuseks antavate stipendiumide

tulumaksust vabastamise tingimused”

Kontakt

PraktikaprojektidMerike Sanglepptelefon 6999 391merike@archimedes.ee

LähetusprojektidAsse Sildtelefon 6333 398asse@archimedes.ee

FinantsidKadri Klaostelefon 6962 428kadri.klaos@archimedes.ee