Les EDI.pdf

8/16/2019 Les EDI.pdf

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Université Hassan II de Casablanca

Ecole Nationale De Commerce et de Gestion de Casablanca

ELECTRONIC DATA INTERCHANGE

Réalisé par : Encadré par :

-TAOUDI-EDRISSI Soukaina Mme. JABRAOUI Siham

-TAGHZOUTI Kenza

-RADELLAH Sarra

-AMRAOUI Ghita

-SOUINI Mouna

-SOUIKEF Naoufel

-RIZK Nedal-ZHAR Nizar 2015/2016


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SOMMAIRE

Introduction ............................................................................................ 3

La naissance de la technologie .............................................................. 4

Définition ............................................................................................... 6

Principes de l’EDI .................................................................................. 7

Les types d’EDI ..................................................................................... 8

Domaines d’application ......................................................................... 9

Fonctionnement opérationnel de l’EDI ............................................... 11

Le cycle de l’EDI ................................................................................. 15

Qui utilise l’EDI et quand l’utilise-t-on? ............................................. 15

Les apports de la technologie EDI ....................................................... 17

Analyse des limites .............................................................................. 20Les conditions de réussite .................................................................... 21

Les étapes du projet ............................................................................. 23

Les critères de choix de mise en place d’un système d’information ditEDI ....................................................................................................... 25

Etude De Cas : Lafarge Plâtres France ................................................ 26

Conclusion ........................................................................................... 28


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Introduction

L’essor des nouvelles technologies de communication et d’échangestelles que l’Internet, l’Intranet ou l’EDI fait entrer les entreprises dansl’ère « on-line ».Cette révolution amorcée depuis quelques années a et va profondément modifier les méthodes de travail en entreprise commeles relations avec les différents partenaires et clients. Avec cesnouvelles méthodes, l’entreprise réseau cesse de n’être qu’un simplemodèle théorique pour devenir progressivement une réalitéquotidienne. En accélérant la circulation et le partage de l’information,en bousculant les circuits traditionnels au profit de circuit plus soupleset plus évolutifs, l’EDI est un moyen supplémentaire de faire deux foismieux et deux fois plus vite. L'abréviation EDI signifie Electronic Data Interchange ou, en français, Echange de Données Informatisées.L'EDI peut être défini comme l’échange, d’ordinateur à ordinateur, dedonnées concernant des transactions en utilisant des réseaux et desformats normalisésAujourd'hui, lorsque vous faites vos courses au supermarché, plus de90% des produits que vous achetez ont été commandés par EDI, voirefacturés après que l'avis d'expédition a été transféré de la même façon.Et tout cela, sans retaper les données, donc gain de temps et d'argent,en réduisant les erreurs de saisie.Mais qu’est-ce-que réellement cet échange de donnéesinformatisées, et de quelle façon peut-il être utilisé au sein dechaque organisation ?Dans un premier temps, nous verrons ce qu’est l’échange de donnéesinformatisées de façon théorique puis successivement, nousétudierons son utilisation concrète dans le monde du travail.


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La naissance de la technologie

Autrefois l’échange des documents commerciaux, notamment les

lettres, les fax, et les courriels était un échange « ordinateur-à-ordinateur »: le consommateur envoie un courrier électronique àl’entreprise par voie électronique, et le traitement des documentséchangés par ce courriels sa fait par les personnes et non pas par lesordinateurs.Le processus échange « ordinateur-à-ordinateur » est un processustypiquement manuel qui implique une multitude de papier et de

personnes :

Or, cette manière d’échange « ordinateur-à-ordinateur » ralentit letraitement des documents et également provoque des erreurs vuqu’elle implique une intervention d’un certain nombre de personne et

un échange physique des documents. Aujourd’hui, avec le grand progrès technologique qu’a connu le monde, on assiste à l’émergenced’un nouveau système qui est l’EDI « échange de donnéesinformatisés » qui remplace l’échange physique de documentscommerciaux, notamment, les lettres, les fax et les courriels ainsi quetoutes les pratiques d’échange traditionnelles, et assure un échangeélectronique.

Dans la méthode papier, le processus est généralement le suivant :


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Le système de gestion des stocks notifie à l’acheteur la nécessitéde passer une commande ou, après la vérification du système degestion des stocks, l’acheteur détermine qu’une commande doitêtre passée

L’acheteur saisit les données dans un système de commande afinde créer un bon de commande, l’imprime et puis l’envoie parcourrier

Plusieurs jours plus tard, le vendeur reçoit le bon de commandeet saisit manuellement la commande dans son système

Le vendeur imprime une facture et la joint à l’expédition et/oul’envoie séparément par courrier

L’acheteur saisit manuellement la facture dans le système degestion des Comptes fournisseurs

L’échange de documents papier peut nécessiter une semaine. Si deserreurs sont faites lors de la saisie manuelle des données, ce délai peut

être bien plus long.Le processus EDI réduit les flux figurants sur le schéma classique endeux flux directs permettant l’échange des documents EDI entre les partenaires commerciaux et omet l’intervention des per sonnes et des papiers. Le schéma ci-dessous permet d’établir une comparaison entreles deux modèles :


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Contrairement à l’échange « ordinateur -à-ordinateur », les documentsEDI peuvent être transmis directement vers l’application appropriéesur l’ordinateur du destinataire (par exemple, le système de gestion

des commandes) et le traitement commence ainsi immédiatement. Dueà cette technologie les entreprises bénéficient d’avantages significatifstels que la réduction des coûts, l’amélioration de la vitesse detraitement, la diminution des erreurs et l’amélioration des relationsavec leurs partenaires commerciaux.

Définition

L'échange de données informatisé (EDI) est une technique quiremplace les échanges physiques de documents entre entreprises(commandes, factures, bons de livraison,...) par des échanges, selon unformat standardisé, entre ordinateurs connectés par liaisonsspécialisées ou par un réseau (privatif) à valeur ajoutée (RVA). Lesdonnées sont structurées selon des normes techniques internationales

de référence (ex : Edifact). (Echange de Données Informatisées pourl'administration, le commerce et le transport) est un ensemble derègles des Nations Unies pour l'Echange de Données Informatisé pourl'Administration, le Commerce et le Transport. Pour être échangés defaçon optimale, les messages véhiculés par l’EDI doivent utiliser unlangage informatique commun : EDIFACT qui offre une modélisationnormalisée des documents commerciaux et un ensemble de

dictionnaires de données standardisés et codifiés. Ces règles comprennent un ensemble de standards internationaux, derépertoires et de guides pour l'échange informatisé de donnéesstructurées et en particulier pour ce qui concerne le commerce de biens et de services. Elles sont définies pour permettre lacommunication entre systèmes d'information indépendants. Elle estmaintenue et coordonnée par le CEFACT (Centre pour la

Facilitation des procédures et pratiques dans l'Administration, le


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Commerce et les Transports) A titre d'exemple, l'envoi par fax d'unecommande puis sa saisie par un opérateur de l'entreprise fournisseur,est remplacé par l'émission d'une information qui est acheminée vers

un ordinateur de l'entreprise fournisseur capable d'interpréter lacommande.

Principes de l’EDI

L’EDI est le moyen pour deux entités d'échanger des informationsselon un format standardisé, et par le biais d'outils informatiques.

Il ne nécessite pas forcément que les applications utilisées de part etd’autre soient identiques. L'EDI a été conçu pour remplacer la transmission des informations sur papier et pour pallier à l'inefficacité des systèmes manuels. Son but estde réduire les interventions humaines dans le processus de traitementde l'information. On parle alors de dématérialisation de l’information. L'EDI repose sur le principe que les données originales ne doivent être

entrées qu'une seule fois dans le système, après quoi elles peuvent êtretransmises entres les parties intéressées par voie électronique uniquement. L'EDI est avant tout une procédure d'automatisation des opérationscommerciales. Il ne s’agit pas du tout d'une messagerie électronique,d'un télécopieur ou d'un système de transfert des informations sur bande puisque ces trois systèmes requièrent tous une interface

homme-machine (à une extrémité de l'opération, du moins) et que defaçon générale, l'utilisateur doit interpréter et réintroduire les donnéeséchangées.


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Les types d’EDI

EDI Direct/Point-à-point

Mis sur le devant de la scène par Walmart, l’EDI direct, parfois appeléEDI Point-à-point, crée une connexion unique entre deux partenairescommerciaux. Selon cette méthode, vous vous connectez à chaque partenaire commercial individuellement. Cette approche offre aux partenaires commerciaux un contrôle accru et est, en règle générale, la plus utilisée entre les clients et les fournisseurs qui échangent ungrand nombre de transactions quotidiennes

EDI via VAN

Un réseau à valeur ajoutée (VAN) est un réseau privé sur lequel desdocuments électroniques transitent entre deux partenairescommerciaux. Le fournisseur de réseau VAN gère le réseau et met à ladisposition aux entreprises les boîtes aux lettres grâce auxquelles elles

peuvent envoyer et recevoir des documents EDI.

EDI via AS2

AS2 est un protocole de communication Internet qui nous permet detransmettre des données via Internet en toute sécurité. L’EDI via le protocole AS2 allie la fonctionnalité de l’EDI à l’accessibilité de

l’Internet.

Web EDI

Contrairement à l’EDI via AS2, le Web EDI utilise un navigateurInternet standard. Les entreprises utilisent des formulaires en lignedifférents pour échanger des informations avec leurs partenaires

commerciaux. Le Web EDI offre une solution EDI simple et


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abordable aux petites et moyennes entreprises qui n’ont que rarement besoin de ce service.

EDI Mobile

Les utilisateurs ont, en règle générale, accès à l’EDI soit via un réseau privé tel qu’un réseau à valeur ajoutée VAN, soit via Internet, afind’envoyer et de recevoir des documents commerciaux. L’adoption del’EDI Mobile est limitée en partie à cause de questions de sécuritéentourant les appareils mobiles dans une infrastructure EDI, mais

uniquement du fait des appareils mobiles eux-mêmes. La qualité et lataille des écrans de la majorité des appareils mobiles étaient, jusqu’àrécemment, relativement médiocres. Le secteur du développementd’applications logicielles ou « apps » à télécharger sur des appareilsmobiles est florissant et ce n’est qu’une question de temps avant qu’ilne soit possible de télécharger des applications d’EDI et de gestion dela chaîne logistique sur des boutiques en ligne privées ou

professionnelles.

Domaines d’application

En ce qui concerne les domaines d’application de l’EDI, il s’étend àtoutes les activités économiques et à toutes les fonctions del’entreprise.

Il existe des organismes chargés de définir et d’aider les acteurs enfonction de leur secteur dans la mise en place de l’EDI Aujourd’hui,l’EDI est principalement sectoriel et concerne tous les acteurs d’unecommunauté (fournisseurs, clients et prestataires logistiques). Ilcommence à être asectoriel, c’est-à-dire qu’il s’applique à deséchanges entre l’entreprise et la banque, l’administration... Les entreprises qui optent le plus souvent pour l'échange de données

informatisées (EDI) opèrent dans le secteur de la grande distribution et


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ce afin de communiquer et gérer efficacement et de façon informatiséele business avec leurs fournisseurs.Il existe également plusieurs entreprises qui utilisent l'EDI et qui

opèrent dans des secteurs d'activité très variés :- Le secteur de l'automobile, où les entreprises échangent avec leurs partenaires commerciaux les bons de commandes, les avisd'expédition, les factures etc.- Le commerce électronique- L'import/export: il permet de recevoir une information automatiquevenant de la Douane dès que le statut d'un titre de transit a changé, il

intègre une fonctionnalité de traduction pour assurer la traduction desmessages- Le transport et la logistique, pour assurer un suivi à la minute et entemps réel des marchandises- Le secteur pharmaceutique et l'agroalimentaire- Le secteur de l'industrie et la fabrication- Le domaine des NTIC

Les entreprises trouvent avec l’EDI des solutions pour mieuxrationaliser, optimiser et accélérer leurs tâches au niveau :-Des échanges commerciaux :

échanges entre entreprises et entre entreprises et administrations(procédures douanières),

Progression vers tous les domaines du B2B (échange de

catalogue, facturation, commandes, . .) Secteurs actuellement très organisés : tourisme, banque.

Autrement dit elle peut mettre à disposition permanente de ses clientsdes catalogues, promotions, bulletins de commande, les documents propres au transport, à la livraison et à la réception des marchandises.-Les échanges techniques :

Normaliser des fichiers de données techniques,


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Largement utilisée dans l’aéronautique, l’automobile, le bâtiment, la santé.

- la fonction financière échange avec plus de rapidité et de sécurité

avec les banques et institutions financières des effets de commerce,des ordres de virement, de paiement. La gestion de trésorerie del’entreprise est ainsi facilitée par l’actualisation instantanée descomptes bancaires.- la fonction de gestion du personnel peut utiliser l’EDI pourtransférer aux organismes sociaux l’ensemble des déclarationsobligatoires lors de l’embauche et du suivi du personnel (comme pour

l’URSSAF). - la fonction administrative, grâce au développement des échangesavec l’administration l’entreprise gère avec plus de souplesse et detransparence le traitement de ses obligations légales, fiscales etsociales dans le cadre du B2A et en matière de délivrance desformulaires par exemples.

Fonctionnement opérationnel de l’EDIL’Échange de données informatisé (EDI) est une transmissionstructurée de données entre des entreprises par voie électronique. Pourdécrire le fonctionnement de l’EDI, il faut bien assimiler le processusEDI qui est « sans papier ni personne » et ses différentes composantes:

o Documents commerciaux : Ce sont les documents échangésquotidiennement entre les entreprises. Les documents échangés le plussouvent via l’EDI sont les bons de commande, les factures et les avis

préalables à l’expédition (ASN). Toutefois, il existe de nombreux


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autres types de document tels que les connaissements, les documentsdouaniers, les documents de stock, et les documents de statutd’expédition.

o Format standard : un format standard est nécessaire afin quel’ordinateur soit capable de lire et comprendre les documents traités.Un format standard permet de définir le type et la forme d’informationexigés (par exemple, nombre entier, décimal, jjmmaa).

o Partenaires commerciaux : L’échange de documents EDI existenormalement entre deux différentes entreprises qu’on appelle les partenaires commerciaux. Par exemple, l’entreprise A vend desmarchandises à l’entreprise B. L’entreprise A expédie des commandesà l’entreprise B. Dans ce-cas là, l’entreprise A et l’entrepr ise B sontdes partenaires commerciaux.

Il existe 3 étapes avant l’envoi de documents EDI : la préparation desdocuments, la traduction des documents au format EDI, la

transmission des documents EDI au partenaire :


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Étape 1 : Préparation des documents à envoyer

La première étape consiste à recueillir et à organiser les données. Parexemple, au lieu d’imprimer un bon de commande, votre système créeun fichier électronique contenant les informations nécessaires pour lacréation d’un document EDI. Les sources de ces données et lesméthodes qui permettent de générer ces documents électroniques peuvent inclure : La saisie de données par une personne via un ordinateur

L’exportation de données informatiques des feuilles de calcul oudes bases de données

Le reformatage de rapports électroniques en fichiers de données

L’amélioration d’applications existantes afin de créerautomatiquement des fichiers de sortie qui sont prêts à êtretraduits dans une norme EDI

L’achat de logiciels applicatifs qui possèdent des interfaces

intégrées en vue de la création de fichiers EDI


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Étape 2 : Traduction des documents au format EDI

Cette étape consiste à transférer les données électroniques vers unlogiciel de traduction afin de convertir le format interne de données auformat EDI standard suivant de différents segments et éléments dedonnées correspondants.L’achat du logiciel nécessite une expertise spécifique en mapping pour définir de quelle manière les données internes seront mappées(donc associées) avec les données EDI.Il existe des logiciels de traduction adaptés à pratiquement tous lesenvironnements informatiques et budgets, des vastes systèmes traitant

plusieurs milliers de transactions chaque jour aux logiciels individuelsdont la seule mission consiste à traiter quelques centaines detransactions par semaine.Dans le cas où l’entreprise n’envisage pas d’acheter le logiciel, elle peut faire appel à un prestataire de services EDI qui s’occupera de latraduction des données au format EDI.

Étape 3 : Connexion et transmission des documents EDI à votrepartenaire

Une fois les documents commerciaux sont traduits au format EDIapproprié, ils sont prêts à être transmis au partenaire commercial. Ilexiste plusieurs moyens via lesquels l’entreprise peut se connecteravec son partenaire commercial. On trouve notamment :

la connexion directe à l’aide du protocole AS2 ou tout autre protocole Internet sécurisé,

la connexion à un fournisseur de réseau EDI (aussi appeléfournisseur de réseau VAN)

l’association de ces deux solutions (la connexion directe et laconnexion à un fournisseur de réseau EDI) en fonction du partenaire et du volume de transactions que vous voulez

échanger.


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Le cycle de l’EDI

Les documents échangés par les partenaires commerciaux sont de

différentes natures : bons de commandes, factures, avis de livraison,titre de transport, documents de transit, versements bancaires. Dans ledans le cadre des échanges commerciaux par EDI, le cycle detraitement de l’information se présente tel qu’il suit :

o Saisie manuelle et transmission électronique du bon decommande à un fournisseur ;

o

Transmission de l’accusé de réception à l’acheteur ; o Envoie d’un préavis d’expédition des marchandises et d’unefacture commerciale ;

o Transmission d’un ordre de virement à la banque pour payement ;

o Transfert électronique des fonds dans le compte de banque dufournisseur.

Dans ce processus, la saisie manuelle des données est opérée uneseule fois. Tous les documents sont ensuite transmis par EDI jusqu’à la fin du cycle. Par principe, chaque document émis estacheminé d’un ordinateur émetteur, vers un autre ordinateurrécepteur qui interprète, voire intègre le document à son progicielde gestion intégré, à la différence d’une réception par fax quinécessiterait une nouvelle saisie par un opérateur

Qui utilise l’EDI et quand l’utilise-t-on?

*Une utilisation courante dans le monde des grandes entreprisesLa plupart des grandes entreprises sont en mesure de se servir de l'EDIet nombre d'entre elles sont en voie d'adopter l'échange électronique

pour la majorité de leurs transactions commerciales courantes. Au fur


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et à mesure que l'EDI devient plus accessible et ses avantages plusévidents, les entreprises n'ont pratiquement pas le choix d'intégrerl'EDI dans leur structure commerciale si elles veulent suivre

l'évolution du monde des affaires contemporain.On présente souvent l'EDI (échange de données informatisé) commel'ancêtre du commerce électronique. En France, toutes les grandesenseignes de la distribution ont opté pour ce type de messages à la findes années 80 pour communiquer plus efficacement avec leursfournisseurs.

*Les utilisateurs potentiels de l’EDI Tous les documents, dès le moment où ils peuvent être standardiséssont susceptibles d’être transmis électroniquement. Il existe de ce faitde nombreux documents qui peuvent être échangés et transmisélectroniquement : les factures, les commandes, les accusés deréception… De ce fait, toutes les entreprises ayant une activité quidemande des transmissions de papier peuvent être intéressées par l’utilisation de l’EDI. Mais pour que cela soit rentable pourl’entreprise, il faut qu’il ait l’une des car actéristiques suivantes :- Passer des gros volumes de saisies de façon répétitive- Avoir des marges très serrées- Etre dans un environnement où le facteur temps est un élémentdéterminant Chez tous les utilisateurs de l’EDI on peut différencier 3niveaux d’utilisation de l’EDI : Le niveau 1 : utilisation très limitée du système EDI qui est, pour

la plupart du temps, ni bénéfique pour l’entreprise passeurd’ordre, ni pour les fournisseurs.

Le niveau 2 : utilisation un peu plus soutenue du système EDIqui permet de mettre en place des relations un peu plus privilégiées entre les acteurs.

Le niveau 3 : l’utilisateur voit l’EDI non plus comme un moyende transmission mais surtout comme une nouvelle manière detraiter ses affaires.


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Les apports de la technologie EDI

Suppression de la ressaisie des documents

En éliminant la saisie manuelle des documents clés tels que lescommandes, factures, accusé de réception, l’entreprise peut obtenirdes bénéficies significatifs à partir de:

La réduction des coûts de main d’oeuvre

La fiabilisation des échanges

L’élimination des erreurs de saisies manuelles

Le traitement plus rapide des documents La récupération instantanée des documents

Aucune dépendance envers le service postal

Élimination du papier et amélioration de la traçabilité

Les relations d’échanges commerciaux en utilisant le support papier

ont quelques inconvénients inhérents par rapport à leurs équivalentscommerciaux électroniques:

Coûts de papeterie et d’imprimante

Coûts de stockage de documents

Documents perdus

Frais de poste

Alors que l’utilisation de l’EDI permet l’enrichissement des échangesd'information favorisant :

la connaissance du délai de mise à disposition des produits

le suivi des flux

les relances automatiques


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Réduction des délais et du stockage

Les documents électroniques peuvent être livrés beaucoup plus

rapidement que leurs équivalents papiers, donc le délaid'exécution de la commande à la livraison peut être réduit.

En utilisant l'EDI pour la prévision et la planification, lesentreprises sont en mesure d'obtenir des commandes à l’avanceet de planifier leur production et leurs niveaux de stocks enconséquence.

Les entreprises qui reçoivent des préavis de livraison ou des

accusés de réception en sachant d’avance ce qui va être livré,sont en mesure de connaître les pénuries de marchandises et deles remplacer par d’autres.

L’Intégration de documents électroniques signifie qu'ils peuventêtre traités beaucoup plus rapidement, réduisant ainsi les délaiset accélérant les paiements.

Augmenter la qualité de la relation d’affaire

Une fois imprimés, les documents électroniques sont beaucoup plus faciles à lire que les copies par télécopieur ou générés surdu support papier ou par imprimante

Des documents précis contribuent à assurer unapprovisionnement précis

Les documents électroniques en lot sont habituellementnumérotés, par conséquent, les documents manquants peuventfacilement être identifiés épargnant aux entreprises de parcourirdes piles de papier

LÉDI apporte un gain de rapiditéLútilisation de lÉDI apportera des améliorations spécifiques et

mesurables en matière de rapidité de transfert de documents:


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-Le processus prend quelques secondes ou quelques minutes au lieude plusieurs jours- Les données peuvent être immédiatement utilisées dans les

applications internes de l’entreprise. Une fois reçues, elles doiventuniquement être converties au format spécifique requis par lelogiciel dápplication de l’entreprise destinataire. Elles seront doncimmédiatement utilisables.- Les cycles commerciaux plus courts offrent un avantageconcurrentiel à l’entreprise.

LÉDI améliore léxactitude

L’EDI élimine tout besoin de copier les données dún document papier dans un autre. En effet, lors dúne commande manuelletypique, une personne saisit ou copie des informations au moinsune fois à partir du formulaire papier, ce qui implique un risquedérreur dans le processus. Avec l´échange électronique de

données, léxactitude peut être améliorée de manière considérable.- Les données électroniques viennent généralement dúne base dedonnées où elles ont fait lóbjet dúne validation préalable.- Si la transmission de gros document échoue, les utilisateurs

peuvent rapidement invoquer des procédures de retransmission.- Même si plusieurs personnes différentes traitent en même ledocument électronique et qu’ils ajoutent des données au document

existant, personne ne peut modifier les informations préalablementsaisies.- La commande est acheminée à travers un réseau depuis lórdinateur de lácheteur vers lórdinateur du fournisseur sansaucune intervention humaine. La commande ná pas besoin d ´êtrecopiée ou transcrite après sa réception, ce qui élimine le risquedérreurs de saisie.

- Lácheteur reçoit rapidement une confirmation de la réception dela commande


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Analyse des limites

La principale limite de l’EDI vient dans la nécessité de mettre en place

un traducteur non seulement pour chaque partenaire mais aussi pourchaque type de message échangé. Ces coûts d’initialisation sontrédhibitoires avec des partenaires occasionnels. Pour cette raison,l’EDI conventionnel est très peu utilisé chez les PME qui n’ont pas lesmoyens humains et techniques de mettre en place une solution EDI.De plus, tout changement de format suite à un nouveau processusentre partenaire a des conséquences importantes puisqu’il requiert une

modification au niveau du traducteur.Un document en EDI est difficilement lisible par un non expert. Lesnormes X12 et Edifact ont voulu rendre le format le plus compact possible de façon à réduire les coûts de transmissions. Les documentsrésultants sont peu lisibles et complexes. En cas de problèmes deformatage, seul l’intervention d’un expert pourr a débloquer lasituation.

Outre, le taux d’entreprises qui utilisent l’EDI est faible. Seules lesgrandes entreprises peuvent tirer parti des bénéfices qu’il offre, car lesobstacles sont importants :

1. Nécessité d’équipes, de compétences et de budgetsinformatiques ;

2. Redéfinition nécessaire des procédures professionnelles en place.

3.

Présence d’un grand nombre de normes propriétaires, soumisesau paiement d’une licence, d’un droit d’exploitation (Edifact,Gencod, Odette, Inovert, Arva…Pour ne citer que les plusconnues).

La mise en œuvre de l’EDI est complexe, soumise à de nombreusesnormes qui changent selon le métier de l’entreprise. De plus, les


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réseaux de communication employés par l’EDI sont souvent coûteux àla location.

Les grandes entreprises qui ont investi dans l’EDI ont cependant

constaté une amélioration des gains (de productivité et de réactivité).Ce constat a favorisé la recherche par les PME de moyens de mettreen œuvre l’EDI à moindres contraintes. L’arrivée d’Internet a permisde trouver une solution

Les conditions de réussite

Par la rigueur qu’elle entraîne, la mise en œuvre de l’EDI conduitsouvent à s’interroger sur les procédures, Il n’est possible d’atteindreles objectifs optimaux de la mise en place d’une solution EDI que si laDirection Générale de l’entreprise s’implique dans le projet et acceptede mettre en place les ressources humaines et financières pour saréalisation.

Selon les choix effectués par la dir ection de l’entreprise, il existe plusieurs préalables dont certains sont incontournables.

Les prérequis

■ Un système informatique de gestion des achats chez le négociant.■ La cohérence des informations de base partagées par les partenaires

grâce à :➜ la codification des produits ;

➜ la codification des établissements ;

➜ la codification des partenaires de la transaction ;

➜ la mise à jour des bases tarifaires ;

➜ la transmission des informations produits, prix et partenaires.

En fonction des applications propres à chacun, il peut y avoir d’autres prérequis qui seront alors identifiés au début du projet.


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L’utilisation des échanges électroniques présuppose le recours à desstandards communs d’identification des produits et des partenaires.

Formation interne

La motivation des membres du personnel concernés par ces nouveauxtypes de transfert et de traitement de l’information est une phaseindispensable. Si elle est négligée, des dissensions internes peuventapparaître qui freineront le développement de l’EDI.

Sensibilisation externe

Chacun doit prendre en compte le mode de fonctionnement de soninterlocuteur à la faveur des rencontres entre les partenaires.Ces réunions doivent permettre de dégager un consensus et d’élaborerdes procédures communes.

Choix techniques

■ Acquérir un traducteur auprès d’une société de services spécialisée.■ S’abonner à un réseau à valeur ajoutée (RVA) ou à une solution detype WEB-EDI (EDI sur Internet).

Intégration / Extraction des données

L’entreprise doit ensuite r éaliser une interface entre les données reçuesdu partenaire et celles attendues par le module de gestion interne.

La maintenance

La maintenance est assurée par des interlocuteurs identifiés en interne

et en externe qui doivent veiller à la bonne diffusion de chaque mise à jour d’un des éléments de la solution.


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Les étapes du projet

Une fois acquise la volonté stratégique de la Direction Générale, il

faut définir les objectifs à court et moyen termes de façon à fixer un planning de réalisation.- Nomination d’un responsable de projet EDI Pour assurer un bon départ, on nomme un « responsable de projetEDI ».Pour le négociant, il est préférable de choisir une personnerégulièrement en contact avec les fournisseurs. Une bonne

connaissance de la fonction d’acheteur, un bon niveau deresponsabilités et du dynamisme lui permettront d’impulser del’énergie dans tous les services concernés. Pour le fournisseur, il est souvent préférable qu’il soit issu du service« administration des ventes ». Il coordonne les étapes du projet et faitle lien entre les besoins d’organisation et de gestion de l’entrepriseavec le système d’information.

Sa connaissance des produits et de la politique commerciale favoriseses contacts avec les partenaires. Il assure avec le responsabletechnique la coordination avec l’ensemble des acteurs concernés. -Étude de la faisabilitéLa première mission du responsable EDI est de soumettre à sadirection une étude chiffrée de la réalisation du projet :

➜ en ressources humaines ;

➜ en ressources techniques ;➜ en ressources financières.

-Définition d’un planning de réalisation Ce planning doit permettre aux utilisateurs de contrôler l’avancementdu projet.Le délai de mise en œuvre est variable d’une entreprise à l’autre. Il doit tenir compte des capacités de chacun des partenaires et de leur

stratégie respective de mise en œuvre.


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Il doit également tenir compte de la structure des bases de donnéesarticles et partenaires et de leur capacité à pouvoir se synchroniser.-Choix des premiers partenaires EDI

Sur la proposition du responsable EDI et en accord avec la directioncommerciale, le choix se fait selon plusieurs critères :

➜ la stabilité et la régularité des relations commerciales ;

➜ le volume très important de lignes de commandes ;

➜ L’existence de contacts privilégiés.

-Définition des flux

La mise en place d’une solution EDI repose avant tout sur la confianceentre les partenaires et leur volonté d’améliorer les fluxd’informations. Comme l’expérience le prouve, le premier flux concerne lacommande, première étape de la transaction commerciale. Ce fluxnécessite la synchronisation des référentiels produits entre les partenaires de façon à s’assurer que les bases de données sont bien en

phase, on parle alors de « synchronisation ou d’alignement desdonnées ».L’alignement des données facilite le contrôle des réceptions, enaméliorant la connaissance des conditionnements et des conditions delivraison, et permet de valoriser la commande. Les écarts de prix sontdonc mis en évidence dès le début du processus.-Accord d’inter -change

Les différents éléments d’une solution EDI et les accords de mise enœuvre entre les partenaires peuvent être regroupés dans un « accordd’interchange ». Ce document permet de préciser les heures et modesde connexion, les procédures de reprise en cas de dysfonctionnement,les noms des différents interlocuteurs et toute autre information jugéenécessaire entre les partenaires. Ce document n’est pas contractuelmais permet de cadrer la mise en œuvre des échanges électroniques.


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-Choix de la solution EDILa mise en place d’une solution EDI, indépendamment des critèresd’organisation, requiert des outils techniques qui peuvent être

maintenus par le service informatique.

Les critères de choix de mise en place d’un

système d’information dit EDI


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Etude De Cas : Lafarge Plâtres France

■ Historique des EDI chez Lafarge Plâtres

Lafarge Plâtres, pionner de l’EDI dans le secteur des matériaux deconstruction, a démarré en avril 1992 ses premiers échangesélectroniques de commandes en langage GENCOD.La création du groupe de travail NEGOCEDI lui a permis deux ans plus tard (1994) d’initier, avec Point P Rhône-Alpes, les échanges decommandes en langage EDIFACT-EANCOM®‚ au profil NEGOCEDI, celui-ci étant plus adapté au secteur des matériaux de

construction.■ Conditions de réussiteLa mise en œuvre des EDI chez Lafarge Plâtres a nécessité une forteimplication de la direction générale et de la direction commerciale. Cemode d’échanges, déjà très répandu en 1992 dans le secteur de lagrande distribution, a été pour Lafarge Plâtres, habitué au téléphone etau fax, un changement important.

C’est sur sa capacité à repenser son organisation, ses procédures et sesmodes de gestion que Lafarge Plâtres s’est appuyé pour réussir cechangement.La synchronisation des bases articles et tarifaires est également unetâche incontournable à réaliser préalablement à tout démarrage desEDI. La synchronisation étant une des garanties majeures de qualitédes échanges, il est indispensable de la réitérer à chaque fois que le

catalogue évolue ou à la demande des clients.■ Situation des échanges électroniques à fin 2003Les clients de Lafarge Plâtres opérationnels en EDI sont :

➜ Chausson Matériaux➜ Point P (6 régions)

➜ Samse

➜ PBM (Réseau Pro, Panofrance)

➜ Marinier.


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Lafarge Plâtres traite actuellement environ 40 % de ses commandes et22 % de ses factures en EDI.■ Les apports de l’EDI

L’EDI apporte sans conteste, à la chaîne d’approvisionnement, une plus grande rigueur, une fiabilité de traitement accrue (réduction deslitiges et donc diminution des avoirs), une meilleure réactivité(contrôles amont) et des gains de temps (pas de ressaisies).Les bénéfices sont à porter au crédit, tant du fournisseur que de sesclients… et c’est bien là l’intérêt !


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Conclusion

A l’origine, l’EDI a été développé pour faire face à des transactionsstandardisées et répétitives entre des partenaires réguliers. Lessystèmes d’information mis en place répondaient aux attentes desdifférents intervenants en matière de rapidité, fiabilité et sécurité deséchanges.L’utilisation du système d’échange de données informatisées est bénéfique pour les entreprises qui décident de s’engager totalementdans son utilisation. Il permet de supprimer les coûts qu’ils soientmatériels, humains,… mais aussi d’engendrer une nouvelleorganisation qui est et qui doit être beaucoup plus simple à manier pour les gérants de l’entreprise. De plus, cette organisation permet au final de répondre aux attentesdes clients de façon plus rapide et plus précise. En définitif, même sila mise ne place de ce système EDI est assez complexe et demande dutemps au démarrage, cela reste un investissement avantageux pour lefutur.Cependant l’EDI ou toutes les autres techniques d’échange de donnéessont des systèmes sont performants mais qui doivent être entretenus etsuivis tout au long de la progression de l’entreprise. Toutefois, la nécessité de s’ouvrir aux nouveaux partenaires, moinsréguliers, a demandé une adaptation des méthodes EDI aux services proposés par le web. Ceux-ci offrent une plus grande variété demessages et peuvent ainsi ouvrir la voie à de nouvelles relationscommerciales à fidéliser. C’est peut-être là tout l’enjeu du webEDI :offrir de nouveaux processus commerciaux, plus souples, accessibles,moins coûteux mais tout aussi fiable et performant que l’EDItraditionnel.