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Les fonctionnalités de Mission ?

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SOMMAIRE

A. LA GESTION DES BATIMENTS_______________________________________________________________4

B. LA GESTION DES EQUIPEMENTS ____________________________________________________________5

B.1. CREATION ET GESTION DES EQUIPEMENTS ______________________________________________________ 5

B.2. LOCALISATION PAR ARBORESCENCE MULTI-NIVEAUX ___________________________________________ 6

B.3. ARBORESCENCE DE CENTRES DE FRAIS OU ANALYTIQUES ________________________________________ 7

B.4. GESTION DES LOTS ET DES FONCTIONS TECHNIQUES _____________________________________________ 8

B.5. AFFECTATION ET MISE A JOUR DES GAMMES OPERATOIRES ______________________________________ 9

B.6. LA CREATION D’UN PLANNING ANNUEL _______________________________________________________ 10

C. LA GESTION DES OCCUPANTS____________________________________________________________11

D. LA GESTION DES CONTRATS ______________________________________________________________12

E. LA GESTION DES COMPTEURS ET DES MESURES _____________________________________________13

F. LA GESTION DES STOCKS _________________________________________________________________14

F.1. CREATION DES ARTICLES _____________________________________________________________________ 14

ASSISTANCE AU REAPPROVISIONNEMENT _________________________________________________________ 14

F.2. CATALOGUE FOURNISSEUR ET ENTREE EN MAGASIN ____________________________________________ 15

G. LA GESTION ELECTRONIQUE DE LA DOCUMENTATION ______________________________________16

G.1. GESTION DE LA DOCUMENTATION TECHNIQUE ________________________________________________ 16

H. LA MAINTENANCE PREVENTIVE ___________________________________________________________17

H.1. GENERATION DES PLANS HEBDOMADAIRES____________________________________________________ 17

IMPRESSION DES BONS PREVENTIFS _______________________________________________________________ 17

H.2. MESURES SUR LES EQUIPEMENTS ______________________________________________________________ 18

PARAMETRES DE FONCTIONNEMENT ______________________________________________________________ 18

H.3. MISE EN PLACE DE LA MAINTENANCE CONDITIONNELLE ________________________________________ 19

H.4. COMPTE-RENDU DES BONS PREVENTIFS _______________________________________________________ 20

H.5. VISUALISATION DE LA CHARGE DE TRAVAIL ___________________________________________________ 21

I. LA GESTION DES INTERVENTIONS __________________________________________________________22

I.1. CREATION DE LA DEMANDE D’INTERVENTION___________________________________________________ 22

I.2. COMPTE-RENDU D’INTERVENTION _____________________________________________________________ 23

J. LA GESTION DES SERVICES________________________________________________________________24

J.1. INITIALISATION DU CONTRAT _________________________________________________________________ 25

J.2. INITIALISATION DES DEPENSES PREVISIONNELLES________________________________________________ 26

J.3. GAMMES PERIODIQUES ______________________________________________________________________ 27

J.4. SUIVI DES PRESTATIONS ______________________________________________________________________ 28

TABLEAUX DE BORD ET DE CONTROLE _____________________________________________________________ 28

K. RAPPORT D’ACTIVITE_____________________________________________________________________29

L. GESTION DES COMMANDES – LIVRAISONS – FACTURES FOURNISSEURS _______________________30



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L.1. COMMANDES – SAISIES DES PRODUITS ________________________________________________________ 30

L.2. RECEPTION – BON DE LIVRAISON______________________________________________________________ 31

L.3. FACTURES FOURNISSEURS_____________________________________________________________________ 32

M. PLANS D’INVESTISSEMENT________________________________________________________________33

M.1. ANALYSE DES MODES DE DEFAILLANCES, _____________________________________________________ 33

DE LEURS EFFETS ET CRITICITE (AMDEC) ____________________________________________________________ 33

N. GESTION BUDGETAIRE ___________________________________________________________________34

N.1. RAPPORTS BUDGETAIRES DE SYNTHESE ________________________________________________________ 37

O. GESTION DES HABILITATIONS_____________________________________________________________38

O.1. GESTION ACCES INTERFACE _________________________________________________________________ 38

O.2. ACCES BASE DE DONNEES___________________________________________________________________ 39



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A. LA GESTION DES BATIMENTS Cette fonctionnalité regroupe les éléments suivants :

� La gestion des surfaces occupées ou libres, � La codification des locaux, � L’affectation à l’ensemble des locaux ou des étages ou des bâtiments d’une

armoire multimédia. Elle permet l’accès simplifié aux plans, schémas de principe, photos et tout document spécifique relatif au bâtiment. Vous pouvez ressortir l’ensemble des interventions par pièce, étage ou bâtiment.

Vous pouvez également ressortir les rapports par bâtiment, avec l’ensemble des contrôles réglementaires et des entretiens préventifs réalisés.



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B. LA GESTION DES EQUIPEMENTS

B.1. CREATION ET GESTION DES EQUIPEMENTS Ce module permet d’enregistrer l’ensemble des données relatives à vos installations et équipements. Le bon paramétrage de ce module permet la réussite de votre projet GMAO.80 % de la base de données et des différents champs associés se retrouve sur l’élément principal de la GMAO : la gestion des équipements. Chaque équipement est lié à la table de la structure géographique afin d’obtenir des analyses techniques par bâtiment, par zone, par étage et par local.



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B.2. LOCALISATION PAR ARBORESCENCE MULTI-NIVEAUX Vous devez réaliser un état de la codification existante de l’ensemble du ou des bâtiments. Chaque surface, local, doit être codifié et si possible, de façon uniforme. Sur chaque local, il faut apposer la signalétique afin que chaque technicien puisse se repérer sur le terrain. Vous pouvez intégrer dans la structure géographique autant de niveaux et de locaux que nécessaire. Dans chaque local, on retrouve instantanément l’ensemble des matériels qui s’y trouve.



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B.3. ARBORESCENCE DE CENTRES DE FRAIS OU ANALYTIQUES Vous pouvez réaliser des analyses par centre de frais afin de répartir les différentes charges financières. Ces centres de frais sont paramétrables. Ce champ peut aussi intégrer les parties locatives et communes pour les gestionnaires de patrimoine immobilier.



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B.4. GESTION DES LOTS ET DES FONCTIONS TECHNIQUES Chaque lot technique ou fonction, aussi bien que les différents services et contrôles réglementaires, peuvent être initialisés et liés aux différents équipements concernés. Les lots techniques les plus courants sont la Sûreté, la Sécurité, le CVC (Chauffage, Ventilation, Climatisation), l’Electricité, l’Informatique, la VDI (Voix, Données, Images), le Levage, Clos et Couvert, et différents services comme les Espaces Verts, le Nettoyage, le Traitement des Déchets, les Hôtesses d’accueil, le Gardiennage, les Photocopieurs…



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B.5. AFFECTATION ET MISE A JOUR DES GAMMES OPERATOIRES L’ensemble des équipements sensibles est géré par des opérations préventives ayant pour but de diminuer les pannes et les temps d’indisponibilité des équipements concernés. Chaque gamme peut être affectée à un ou plusieurs équipements. Chaque gamme se compose d’une ou plusieurs actions. A celles-ci sont associés un temps théorique et un intervenant. Enfin, vous devez préciser une fréquence pour chaque action variant de hebdomadaire à annuelle.



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B.6. LA CREATION D’UN PLANNING ANNUEL Chaque équipement ou groupe d’équipements traité en préventif est associé à un planning. A toutes les fréquences sont prédéfinies des dates. Aussi, les fréquences des actions correspondent automatiquement à des dates. Ainsi, vous pourrez changer les fréquences des actions sans contraintes puisque Mission reconfigurera systématiquement le nouveau planning.



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C. LA GESTION DES OCCUPANTS Les occupants sont gérés au travers d’un référentiel unique et d’une base de données à jour de tous vos interlocuteurs avec notamment :

� Leurs coordonnées téléphoniques, � Leur adresse email afin que la GMAO MISSION puisse les informer

automatiquement de l'état d'avancement de leur demande d'intervention, � Leur bureau et localisation géographique complète, � Leur service ou centre financier.

La GMAO comprend un module de mise à jour automatique à partir d'une autre base de données.



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D. LA GESTION DES CONTRATS Cette fonctionnalité définit les différentes caractéristiques d'un contrat :

� Le n° de contrat et la société affectée, � Le montant, � La liste des équipements concernés, � Le type de contrat, � Les modalités de reconduction, � L’échéance du contrat, � Le préavis, etc.

Des bons d’alertes seront automatiquement générés au moment de la date de préavis pour vous prévenir que le contrat arrive à échéance, au cas où vous souhaiteriez le résilier. Les prestations définies dans le contrat, par exemple contrat uniquement préventif, permettront de ressortir automatiquement l'ensemble des interventions Hors Contrat.



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E. LA GESTION DES COMPTEURS ET DES MESURES Les compteurs et les mesures sont intégrés dans une vraie base de données et non sous Excel. Ce module permet l’analyse des points suivants :

� L’ensemble des compteurs Energies et Fluides, � Les coûts associés.

Ce module permet aussi d’intégrer la maintenance conditionnelle en déclenchant automatiquement des actions et des bons de travaux d’après l’analyse automatique des relevés.



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F. LA GESTION DES STOCKS

F.1. CREATION DES ARTICLES ASSISTANCE AU REAPPROVISIONNEMENT

Après avoir défini la liste des pièces de rechange et des différents consommables, il faudra mettre en place une codification rigoureuse afin de faciliter la recherche des articles lors de la sortie en stock. Pour chaque article, il faut définir sa quantité minimale et maximale ainsi que le délai moyen d’approvisionnement. Celui-ci permet à l’utilisateur de prévoir ses commandes afin d’éviter les ruptures de stocks.



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F.2. CATALOGUE FOURNISSEUR ET ENTREE EN MAGASIN L’entrée des pièces en stock est obligatoirement liée à un fournisseur défini dans la table des fournisseurs. La valorisation des stocks s’effectue selon le prix moyen pondéré, l’ancien prix du stock ou son dernier prix d’achat. L’ensemble des fournisseurs est intégré dans la table ci-dessous. Aussi, vous pouvez déterminer simplement les commandes annuelles par fournisseur.



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G. LA GESTION ELECTRONIQUE DE LA DOCUMENTATION

G.1. GESTION DE LA DOCUMENTATION TECHNIQUE La GMAO Mission peut visualiser près de 200 formats de fichiers comme Autocad, Excel, Word, sans qu’aucun autre logiciel ne soit installé. Grâce à son armoire multimédia, Mission gère l’ensemble de la documentation technique. Visualiser, gérer, mettre à jour, imprimer les plans est l’une des missions essentielles du logiciel pour offrir une meilleure gestion du patrimoine et le confier aux différents intervenants. La gestion des documents et des procédures est un souci majeur pour augmenter la réactivité des intervenants et améliorer la qualité de la localisation des différents organes des installations. Il est souvent préférable d’avoir un plan à jour pour localiser des vannes d’arrêt en cas de fuite que de démonter 100 m2 de faux plafond.



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H. LA MAINTENANCE PREVENTIVE

H.1. GENERATION DES PLANS HEBDOMADAIRES IMPRESSION DES BONS PREVENTIFS

Chaque semaine, le responsable de la maintenance visualise l’ensemble des interventions preventives prévu dans le planning et générer les bons de travail préventifs pour la semaine à venir. En règle générale, 50 % du temps des techniciens multitechniques est occupé par la maintenance préventive. Vous pouvez sélectionner une partie ou toutes les interventions planifiées. Vous pouvez donc anticiper la charge de travail des interventions. Les bons préventifs sont générés par prestataire avec la possibilité de les imprimer par local, gamme ou planning.



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H.2. MESURES SUR LES EQUIPEMENTS PARAMETRES DE FONCTIONNEMENT

Lors de la maintenance préventive, vous pouvez intégrer différentes mesures afin de vérifier la détérioration de certains éléments. Fréquemment, on relève le PH, le TH et le TAC pour le traitement de l’eau afin de déterminer si le traitement est correctement réalisé. Pour la filtration des centrales de traitement d’air, on relève les différences de pression en amont et en aval du filtre afin de définir son niveau de colmatage. Mais lors de rondes techniques, on relève les températures de sortie d’eau chaude ou le nombre d’heures de fonctionnement du groupe électrogène.



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H.3. MISE EN PLACE DE LA MAINTENANCE CONDITIONNELLE Lorsque différents paramètres peuvent être soumis à condition, il devient aisé de mettre la maintenance conditionnelle intelligente. Ainsi, vous pouvez définir plusieurs règles comme par exemple déclencher une intervention urgente sur les éléments du traitement de l’eau lorsque le PH est inférieur à 9. Vous pouvez également créer une alerte du type qu’une vidange s’impose lorsque le groupe électrogène a fonctionné 900 heures.



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H.4. COMPTE-RENDU DES BONS PREVENTIFS Le compte rendu d’un bon préventif nécessite au maximum, la saisie des compteurs, des sorties de pièces détachées, de la date et heure de début et fin et de l’intervenant. Dans 95 % des cas 20 secondes suffisent. L’un des but premier de Mission est la diminution au maximum du temps de saisie et des champs à compléter. C’est pourquoi, les centres de frais et les centres techniques sont déjà rattachés à l’équipement traité. Néanmoins, nous disposons également des champs nécessaires à la réalisation d’analyses les plus pointues.



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H.5. VISUALISATION DE LA CHARGE DE TRAVAIL Lors de l’initialisation de la base de données, Mission affecte un programme de création automatique de planning annuel avec lissage hebdomadaire. Le planning d’un site se réalise dans la journée quel que soit le nombre d’équipements. Chaque semaine, Mission ne génère que la charge de travail absorbable et non pas 200 heures alors que nous ne disposons que de 2 techniciens. Enfin, l’ensemble des données est exportable sous Excel.



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I. LA GESTION DES INTERVENTIONS

I.1. CREATION DE LA DEMANDE D’INTERVENTION La demande d’intervention doit être rapide à saisir mais complète. Comme la demande rentre parfois dans des processus d’identification complexe, Mission vous invite à ajouter un numéro interne lors de la création de la demande d’intervention. Une vingtaine de secondes vous suffiront pour enregistrer une demande d’intervention et l’imprimer pour ensuite la transmettre au technicien compétent. Le technicien se servira de la demande d’intervention imprimée pour faire son compte-rendu et si nécessaire, la faire signer par le demandeur afin de valider son passage et son intervention.



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I.2. COMPTE-RENDU D’INTERVENTION Pour chaque intervention, vous devez mentionner l’équipement concerné, le constat, le remède ou les travaux réalisés, l’intervenant et le temps passé. Le champ le plus important est la catégorie qui propose en règle générale ‘correctif’, ‘conduite technique’, ‘travaux associés’, ‘services’… mais qui reste néanmoins paramétrable. A l’aide de la table des articles en stock, vous pouvez enregistrer une sortie des pièces détachées très simplement. Pour chaque intervention, vous pouvez préciser plusieurs intervenants et enregistrer les relevés de mesure.



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J. LA GESTION DES SERVICES

Les demandes d'intervention peuvent être de nature technique ou multiservice. Le call-center peut donc prendre en compte et répondre aux problématiques de demandes de dépannages, de travaux ou de services.

Outre les demandes de dépannage des différents lots techniques (Climatisation, Chauffage, Electricité, Levage, Sûreté), vous pouvez aussi intégrer vos interventions dans l'ensemble des domaines suivants:

Gardiennage

� Consignes en cours,

� Gestion du contrat, � Correspondance Société de

Gardiennage, � Gestion des rondes, � Gestion des évènements.

Propreté

� Gestion du contrat,

� Inventaire matériel, fiches de contrôle, � Inventaire fournitures, fiches techniques, � Consignes ponctuelles, � Cahier des charges, détail des

prestations.

Restauration

� Réservation,

� Commandes des convives, � Refacturation interne, � Stocks.

Accueil

� Gestion des salles de réception,

� Gestion des salles de réunion,

� Matériel : stock, caractéristiques.

Reprographie

� Matériel implanté, � Plan, inventaire, caractéristiques,

maintenance prévue réalisée, � Production, coûts, bons de travaux, � Stocks de fournitures.

Services

� Demande d'intervention, � Coursiers,

� Transports, � Destruction.

Fournitures de bureau

� Catalogue, � Demande de livraison,

� Demande de réapprovisionnement, � Gestion des coûts.

Espaces verts et décoration florale

� Gestion des contrats, � Gestion des commandes ponctuelles,

� Gestion des coûts.

Mobilier de bureau

� Catalogue, � Stockage, � Inventaire,

� Coûts.

Sécurité

� Matériels de protection, � Matériels de formation, � Matériels de communication,

� Gestion des contrôles de l'assureur,

� Gestion des intervenants, de leur formation.



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Par exemple, vous pouvez transférer sans aucun problème la gestion de la propreté vers l'accueil, le gardiennage, la sécurité, la gestion de salle de réunion… La GMAO vous permet donc d'avoir une traçabilité et un outil de communication entre les différents acteurs des services généraux.

J.1. INITIALISATION DU CONTRAT



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J.2. INITIALISATION DES DEPENSES PREVISIONNELLES



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J.3. GAMMES PERIODIQUES L'ensemble des prestations (avec leurs fréquences) défini dans le cahier des charges sera intégré et affecté à des équipements ou à des locaux. Vous pouvez ainsi définir des tournées périodiques et récurrentes. D’autre part, l’ensemble des fournitures pourra être gérer et réapprovisionner le cas échéant avec l’intégration de seuils mini et de délais d’approvisionnement. Ensuite, des bons préventifs seront générés et distribués aux équipes internes ou à un prestataire. Lors du compte-rendu d’une intervention, vous devez préciser les actions réalisées, le nom des intervenants et sociétés, le temps passé et les affectations de fournitures.



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J.4. SUIVI DES PRESTATIONS TABLEAUX DE BORD ET DE CONTROLE

Dans les comptes-rendus, vous pouvez intégrer l’ensemble des tableaux de bord et de contrôle des prestations réalisées, sous le format de votre choix. Une armoire multimédia est intégrée dans chaque compte-rendu. Ainsi, vous pouvez rattacher l’ensemble des documents nécessaires réalisés sous Excel, Word, pdf… ou encore rattacher des plans, des photos, des vidéos liés directement à cette intervention.



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K. RAPPORT D’ACTIVITE

Au cours des années, Alteva a regroupé l’ensemble des requêtes des techniciens, des responsables de site, des responsables de service, des gestionnaires et des financiers pour les intégrer dans les rapports d’activité. Ainsi, Mission vous permet de réaliser des rapports d’activité complets, précis et modulable selon les besoins de chaque interlocuteur.

Vous pouvez, sans difficulté, personnalisé votre rapport d’activité avec des photos et des logos. Vous pouvez également sélectionner la date de début et de fin, les intervenants, les chapitres et les états des chapitres.

Le rapport d’activité se compose de la manière suivante : • Pages de garde, • Gestion des activités, • Chapitre 1 et 2 que vous pouvez renommer, • Gestion des Compteurs et Mesures, • Gestion des Stocks, • Gestion financière, • Annexes et détails, • Documents externes.

D’autre part, lors de l’impression, le rapport sort également un sommaire avec une numérotation de page automatique.



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L. GESTION DES COMMANDES – LIVRAISONS – FACTURES FOURNISSEURS Avec Mission, vous pouvez gérer vos commandes, des demandes aux factures fournisseurs en passant par la livraison, grâce à une unique fenêtre.

L.1. COMMANDES – SAISIES DES PRODUITS Très simplement, vous pouvez saisir votre commande en sélectionnant les produits et la quantité voulue. D’autre part, vous avez également la possibilité d’associer des Bons Préventifs, Demandes ou Compte-Rendu à votre commande dans l’onglet Détail. Dans l’onglet Adresses, vous pouvez aussi préciser les fournisseurs et préciser l’auteur de la commande dans l’onglet Par. Enfin, vous pouvez mettre en page votre commande grâce à l’onglet Libellés.



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Exemple de bon de commande

L.2. RECEPTION – BON DE LIVRAISON A l’aide de cet onglet, vous pouvez donc enregistrer votre bon de livraison, indiquant ainsi la bonne réception de votre commande.



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L.3. FACTURES FOURNISSEURS Cet onglet vous permet, comme pour le bon de livraison, d’enregistrer la facture de votre fournisseur relative à votre commande. Après la dernière livraison et la dernière facture de votre commande, les deux voyants doivent être verts. Ainsi, Mission vous propose de passer et de gérer vos commandes très simplement mais aussi d’avoir un suivi de vos commandes passées.



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M. PLANS D’INVESTISSEMENT

M.1. ANALYSE DES MODES DE DEFAILLANCES, DE LEURS EFFETS ET CRITICITE (AMDEC)

Mission propose l’intégration de paramètres simples tout en prenant en compte la philosophie de l’AMDEC et notamment la criticité des équipements. Six critères permettent la réalisation des rapports d’investissement :

� L’Etat statique, � Le fonctionnement dynamique, � La durée de vie résiduelle, � La fréquence probable des défaillances, � La gravité des défauts, � La détection des défauts.

La comparaison de ces différents critères permet une présélection des équipements demandant une analyse AMDEC plus complète et basée sur l’historique de chaque équipement.



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N. GESTION BUDGETAIRE Mission propose de gérer au quotidien l'ensemble des budgets des activités des services généraux.

Les budgets peuvent être affectés à ces éléments :

� Elément géographique, � Centre technique, � Centre financier, � Centre budgétaire spécifique.

Par la suite, chaque commande sera affectée à une ligne budgétaire et vous pourrez ainsi constater si vous dépassez vos budgets. Les états de la gestion budgétaire permettent de suivre principalement :

� Le montant budgété, � Le montant commandé, � Le montant facturé.

Cette gestion vous permet ainsi de parer aux écarts, afin de procéder, éventuellement, à des provisions en milieu d’exercice.



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Mission peut consolider les budgets malgré des affectations par arborescences multi niveaux.



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Mission génère aussi les tableaux avec une répartition mensuelle de la partie budgétée (affectation au 1/12ème), commandée et facturée. Mission génère le détail des calculs avec l’ensemble des commandes et des factures associées. Ces états permettent un contrôle plus facile.



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N.1. RAPPORTS BUDGETAIRES DE SYNTHESE

Vous pouvez ressortir l’ensemble des dépenses prévisionnelles et des contrats sur les périodes prévues, que cela soit pour un jour, un mois, un an ou pour une période de 10 ans.

Vous pouvez réaliser vos requêtes par le générateur ci-dessous.



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O. GESTION DES HABILITATIONS La sécurité des données, la confidentialité et l'accessibilité au plus grand nombre sont des axes majeurs de développement de notre logiciel. Ainsi, nous offrons de base la gestion des accès de la totalité de l'interface avec la possibilité d'accès aux données en lecture ou en écriture. Outre la gestion des fenêtres, vous avez la maîtrise complète de l'accessibilité des utilisateurs à toute ou partie de la base de données, en fonction des critères d'habilitation suivants qui peuvent s'entrecroiser :

� Le domaine d'activité, � Le centre technique, � Le centre financier, � La zone géographique multi-niveaux.

O.1. GESTION ACCES INTERFACE Chaque personne habilitée n’accède qu’aux modules et aux fenêtres qui lui ont été autorisées. De plus, les types d’opération réalisables peuvent être paramétrables pour chaque fenêtre accessible.



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O.2. ACCES BASE DE DONNEES Grâce aux différents critères de segmentation de la base de données, un utilisateur, qui peut être un prestataire, ne peut être habilité, par exemple, qu'à l'accès des équipements ascenseurs dans un bâtiment déterminé. D’autre part, lorsqu'un technicien s'occupe de 50 agences et que 3 000 sont enregistrées dans la GMAO, il est très important, pour des raisons de toutes sortes, que le technicien ait uniquement accès à ses 50 agences et non aux 3 000.