LES GUIDES DE LA CONFÉRENCE€¦ · 15 à 20 minutes d’exposé 15 minutes de questions réponses Un “pot” en clôture Pour une rencontre ou un déjeuner

La communication

LES GUIDESDE LA CONFÉRENCE

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Le guide de « la communication » est destiné aux bâtonniers, aux bâtonniers désignés, aux vice-bâtonniers et aux membres des conseils de l’Ordre.

Ce document a pour but de faciliter votre travail et l’exercice de vos responsabilités.

Il a été réalisé et édité par les services de la Conférence des Bâtonniers.

Sa conception et sa réactualisation, en novembre 2014, ont été réalisées par Madame Françoise LOUIS-TREFOURET, chargée des relations avec la presse et les pouvoirs publics.

Chacun est invité, le cas échéant, à porter à la connaissance de la Conférence tout élément susceptible de le faire évoluer et donc de l’améliorer dans l’intérêt de tous.

Ce guide est mis en ligne sur le site de la Conférence www.conferencedesbatonniers.com

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Sommaire

Partie 1 - LES RELATIONS PRESSE P. 7

Partie 2 - LE PROTOCOLE P. 17

Partie 3 - LES RELATIONS EXTÉRIEURES P. 33

Partie 4 - L’ORGANISATION DE COLLOQUES P. 39



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Le Bâtonnier, représentant de la profession dans son Barreau, dispose de quatre relais de communication potentiels :

La presse écrite (avec les correspondants AFP et ceux de la presse quotidienne ou périodique locale) La radio La télévision Internet

Dans un monde de communication, une communication efficace passe déjà par l’établissement de relations de confiance avec les journalistes locaux.

Pour être efficace, le message doit être simple, précis, clair et doit toujours apporter une information.

Ne jamais perdre de vue que, au-delà du journaliste, ce message s’adresse en définitive au public, et donc à d’éventuels justiciables.

Le journalisme, c’est l’information

Le journaliste est un homme ou une femme toujours pressé(e) car soumis(e) à des impératifs techniques qui lui sont imposés par sa structure. Il est donc important de faire le maximum pour satisfaire sa demande d’information dans les meilleurs délais.

Le journaliste n’est pas forcément un spécialiste des questions qu’il traite. Il choisit souvent un angle d’attaque et ne peut que rarement traiter un sujet dans sa globalité.

Le journaliste est une courroie de transmission en direction du public et l’une de ses missions consiste à vulgariser un message qui ne soit pas trop technique.

Quel journaliste contacter ?

Pensez à la proximité géographique.

Si votre évènement est purement local ou départemental, inutile de vous adresser au siège du journal ; contactez le chef de la rédaction locale.

Si votre information concerne l’ensemble de la région, adressez-vous au chef de service le plus adapté en demandant la personne en charge de l’actualité juridique et judiciaire.

Il est important d’informer en parallèle le journaliste local avec lequel vous avez des contacts réguliers.

Partie 1 - LES RELATIONS PRESSE


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La règle n°1 consiste à élaborer un fichier presse.

Le fichier presse est la base de travail de toute personne souhaitant communiquer. Il permet :

De recenser les journalistes de tous supports susceptibles d’être intéressés par les informations que vous êtes amené à diffuser,

D’adresser invitations, communiqués, dossiers de presse et photos aux bons interlocuteurs au bon moment, De ne pas hésiter à relancer ces journalistes après leur avoir fait parvenir une information, De réagir à une information publiée ou diffusée.

Ce fichier doit être ciblé et régulièrement remis à jour.

Vous pouvez peut-être appeler le service de presse de la préfecture ou de la sous-préfecture pour lui demander, avec tact, copie de son fichier presse.

Le club de la presse de votre ville peut aussi vous aider à la création de ce fichier

Il vous appartient de déterminer au sein de chaque rédaction un interlocuteur qualifié susceptible de s’intéresser aux problèmes du droit et de la justice.

Il existe parfois un certain « flou » dans la répartition des secteurs suivis au sein d’une rédaction.

Auquel cas, efforcez-vous de contacter un journaliste a priori ouvert et donc intéressé aux problèmes sociétaux.

Dans le cas contraire, il vous appartient de convaincre le journaliste concerné.

Outre le journaliste peu ou prou spécialiste, le Bâtonnier doit entretenir des relations suivies avec le directeur départemental de chaque quotidien ainsi que les directeurs d’antenne de certaines radios locales.

Comment contacter le journaliste ?

Voici deux exemples de prise de contact avec le journaliste :

En reprenant les communiqués nationaux, leur donner une couleur locale pour faciliter leur reprise. Ainsi, l’information retravaillée pourra s’appuyer sur des chiffres locaux pour faire ensuite état de la position nationale. Exemple : faire d’une élection (du Bâtonnier, par exemple) un événement en présentant les priorités du nouvel élu, en rappelant sa fonction et ses missions.

En reprenant la campagne de communication nationale en déterminant et en insistant sur les facteurs locaux (nouveautés du barreau, compréhension des problèmes locaux d’emploi etc…).


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En les invitant car on ne convoque pas un journaliste, mais on l’invite :

■ Une bonne invitation suscite l’intérêt du journaliste mais ne lui livre pas le contenu de la manifestation. ■ Eviter les cartons énigmatiques ou l’envoi d’un dossier de presse avant la conférence. Préférer une lettre

à en-tête. ■ Ne pas oublier d’inviter les journalistes lors de la rentrée du barreau, en cas de manifestation publique,

etc… ■ Surtout, n’oubliez personne.

Quand contacter le journaliste ?

Pour un point presse ou une conférence de presse

Faire le point une fois l’an (exemple: vœux à la presse) avec les journalistes s’intéressant aux problèmes du droit et de la justice en leur donnant des tendances, des positions, des indications sur l’évolution de votre barreau mais aussi les juridictions du ressort, etc…

La conférence de presse est l’unique outil de communication permettant de livrer en direct des informations à l’ensemble des journalistes et de répondre à leurs objections et interrogations.

Elle donne à l’information le caractère d’un évènement : elle doit donc présenter un véritable intérêt. Une conférence de presse sans contenu peut avoir des effets redoutables.

Dès lors, posez-vous l’incontournable question: quoi de neuf, d’intéressant, d’original pour le public, dans l’information que je peux et veux livrer?

Eviter les multiples intervenants, une ou deux personnes maximum doivent prendre la parole.

Une conférence de presse ne doit pas excéder trois quarts d’heure: ■ 15 à 20 minutes d’exposé ■ 15 minutes de questions réponses ■ Un “pot” en clôture

Pour une rencontre ou un déjeuner

Privilégier les rencontres individuelles car elles portent toujours leurs fruits. Les règles de base des invitations: ■ Le contact personnel individualisé est essentiel et très apprécié des journalistes. ■ Il faut suggérer au journaliste de vous contacter chaque fois qu’il aura un problème lié à la justice et au

droit.


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À l’occasion d’un communiqué de presse

Le communiqué-type

On envoie le communiqué le même jour à tous les journalistes concernés en commençant par l’AFP puis les radios et TV de façon à ne privilégier personne ; l’envoi peut se faire par mail (vérifier et soigner l’objet pour éviter les filtres anti-spam), par fax...

Les erreurs à éviter : ■ Il doit être court, synthétique et dynamique, ■ Ne joignez jamais une lettre à un communiqué : celui-ci doit se suffire à lui-même (en revanche, une

carte de visite avec un mot est possible), ■ Ne joignez jamais de coupures de presse, cela signifierait que d’autres journalistes ont déjà eu

connaissance de l’information.

L’avenir du communiqué

Il faut faire preuve d’humilité et de persévérance. Le Bâtonnier doit se faire progressivement « référencer » comme un porte-parole important du service juridique et judiciaire sans être perçu comme le défenseur d’intérêts strictement corporatistes.

Le journaliste doit avoir envie et besoin de rechercher lui-même la position du Bâtonnier dès que l’actualité l’amène à rebondir sur les questions relatives à la Justice et au Droit. Il faut donc savoir entretenir avec les media des relations “désintéressées” et ne pas se formaliser de l’absence de reprise du “communiqué maison”.

Une règle importante consiste à se mettre à la place du journaliste et à accepter spontanément que le message que l’on souhaite lui faire passer ne constitue pas nécessairement une information de nature à intéresser ses lecteurs.

Logo Date

COMMUNIQUE DE PRESSEUN TITRE INFORMATIF ET ATTRAYANT

Le message essentiel est dans les cinq premières lignes : avec la réponse aux questions: - Qui? Quoi? Où? - Quand? Comment? Pourquoi?

Puis une succession de 2 ou 3 paragraphes maximum enchaînant des idées complémentaires dans un ordre hiérarchique décroissant.

Chute qui reprend le message essentiel et ouvre sur de nouvelles perspectives.

Contact Presse, adresse, tel, fax


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Éviter le communiqué de compte rendu qui n’apporte rien et se contente, trop souvent, d’énumérer la liste des personnalités présentes à telle assemblée et les thèmes abordés. En effet, les journalistes se situent en amont de l’information et non “à la remorque”.

À l’occasion d’une interview devant un journaliste de presse audiovisuelle

■ Pas de texte, ■ Phrases très courtes, ■ Vocabulaire courant (s’il est absolument nécessaire d’employer des termes techniques, ne pas hésiter

à les expliquer rapidement ; dans le cas contraire, votre propos risque d’être coupé et de perdre ainsi toute cohérence),

■ Une idée par phrase et une phrase par idée.

Il faut toujours garder présent à l’esprit le message synthétique (le « slogan ») que vous souhaitez communiquer et le traduire en termes simples, clairs et précis.

Ne jamais oublier que le format d’un reportage audiovisuel dépasse rarement deux minutes et que toute phrase est susceptible d’être coupée au montage; chacune doit donc avoir « un sens autonome ».

Comment aider le journaliste ?

Dossier de presse

Toujours fournir un dossier de presse qui reprendra les points essentiels développés devant l’assemblée.

Le dossier de presse est un argumentaire qui, dans l’idéal, doit contenir le maximum d’informations illustrés et statistiques, le texte des discours, etc…

Il faut faciliter la tâche journalistique.

La relance presse

Il ne s’agit pas de : ■ Harceler le journaliste pour qu’il publie l’information; ■ Lui demander quel sera le contenu de son papier

Mais de : ■ S’assurer qu’il a bien eu connaissance de l’information ■ Lui suggérer des idées “d’angles d’attaque“ ■ Lui préciser que vous disposez d’informations ou de photos complémentaires ■ Lui proposer une interview


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Il est toujours possible de demander au journaliste la permission de relire sa copie avant parution. La demande doit être formulée avec tact et diplomatie. Le journaliste refusera rarement. Arguer le cas échéant de la complexité technique du dossier.

Il faut aussi chercher à susciter l’intérêt du journaliste en lui proposant de l’aider à réaliser des enquêtes sur des sujets larges.

Dans les barreaux où un journal régional est en situation de monopole, il peut être utile de faire animer une journée professionnelle par un journaliste qui sera sensibilisé «de l’intérieur».

Ne pas utiliser cette démarche lorsqu’il y a concurrence de titres, à moins de proposer l’équivalent quelques mois plus tard.

Vous n’êtes pas satisfait de l’article publié

Une règle d’or : ne jamais écrire au journaliste sous le coup de la colère, pour vous plaindre.

Le plus adapté est de décrocher votre téléphone quelques jours plus tard, voire de l’inviter à déjeuner, pour avoir une explication conviviale et sereine.

Si le titre de l’article vous a choqué, sachez que ce n’est pas au journaliste mais au chef de rubrique qu’en incombe la responsabilité.

Si c’est le fond de l’article qui est en cause, il convient d’aborder le journaliste en lui indiquant déjà que vous vous êtes probablement mal expliqué.

Il faut également avoir à l’esprit que le journaliste n’est pas votre porte-parole privilégié ; il entre dans son rôle, après avoir fait état de votre position, de relater celle de vos adversaires.

Dans ces conditions, mieux vaut éviter toute querelle corporatiste dans laquelle vous risqueriez de vous enfermer dans votre relation avec le journaliste, situation qui aura ultérieurement un effet négatif sur le lecteur.


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ANNEXE 1

La pyramide inversée ou règle d’écriture des agences à reproduire pout tout début d’article

Si on enlève le pourquoi et le comment, l’information reste cohérente et garde toute sa validité.

Qui ? Que ?Quoi ?

Quand ? Où ?

Comment ?Pourquoi ?


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ANNEXE 2

25 bonnes choses à savoir avant d’être interviewé par les journalistes radio-télé

«La radio alerte, la télé montre, la presse écrite raconte…»

1. Toute interview se prépare.

2. Quand vous acceptez une interview, évitez de ne rien dire : le journaliste a besoin de «neuf». Ce qui compte pour lui, c’est l’information.

3. La forme devient plus importante que le fond. La façon de «dire» les choses aide à mieux comprendre le contenu d’un message.

4. L’habillage est plus important que le verbiage.

5. Aller à l’essentiel de ce que vous avez à dire.

6. Faire simple ce n’est pas faire pauvre : faire simple, c’est enrichir le plus grand nombre.

7. Un reportage radio excède rarement les 2 minutes.

8. Les interviews incluses dans un reportage radio peuvent aller, parfois, au-delà de 30 secondes.

9. Un reportage télé dans le cadre du journal de «20 heures», selon l’importance de l’évènement, peut varier de 50 secondes à 2 minutes 30. Rarement plus…

10. Dans un reportage télé le temps laissé à la personne interviewée est de 5 à 15 secondes. C’est parce que c’est long et court à la fois qu’il faut bien maîtriser son message.

11. Ne répondre qu’à la question et uniquement à la question du journaliste.

12. Dans la question, il y a déjà 50% de la réponse. Le journaliste sait déjà (grâce à la préparation de l’interview) ce que vous allez répondre. Si c’est plat, il ne sera pas satisfait.

13. Reformuler la question du journaliste dans votre réponse. Plusieurs avantages : le téléspectateur (auditeur) sait de quoi vous parlez et vous vous appropriez votre discours. Enfin, la reformulation de la question vous donne également le temps, infime mais suffisant, de la réflexion pour bien décliner votre message.


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14. Au cours d’une interview enregistrée, la première question du journaliste n’est jamais diffusée. Les autres questions non plus. Parfois quelques relances du journaliste sont conservées (rares).

15. N’oubliez jamais qu’au cours d’une interview enregistrée le journaliste peut reprendre dans sa voix tous les éléments que vous avez évoqués pour réaliser son reportage. Il ne gardera que quelques secondes de vos propos qui correspondront à «l’angle» que le journaliste aura choisi.

16. Exprimez-vous par image pour mieux «donner à voir» votre message selon l’adage qui affirme «qu’un dessin vaut mieux qu’un long discours».

17. Une phrase = une idée.

18. Préférez les phrases courtes aux phrases longues.

19. Quand votre information est complexe et quand cela vous est possible, utilisez des comparaisons, des exemples, des références voire des anecdotes. Allez à la recherche des analogies pour atteindre le plus grand nombre.

20. Méfiez-vous des adjectifs et des adverbes : ils véhiculent des sentiments donc de la subjectivité. Utilisez-les habilement.

21. Repérez vos tics de langage (nous en avons tous). Emprisonnez-les quelques secondes.

22. Eliminez les précautions oratoires qui sont autant de manœuvres dilatoires qui repoussent trop loin votre message. Exemple :

«En tout état de cause, on ne peut pas dire que les choses se soient effectivement passées de cette manière même si celle-ci peut se comprendre aux vues des évènements qui nous ont été rapportés mais qui restent à vérifier ; pour notre société tout cela est faux».

Attaquez directement et préférez :

«Tout cela est faux et nous précisons que…»

23. Un journaliste télé est comme un cinéaste. Il a besoin d’un bon scénario, de belles images, d’une belle photographie, d’une excellente bande son et de bons “acteurs“. Il ne retiendra que le meilleur de votre prestation. Son reportage est un mini-film dont il est le réalisateur identifié. Pour lui, pour son employeur, pour le public, il a besoin d’être «reconnu» professionnellement grâce à la diffusion d’un “produit“ de qualité.

24. Quand vous êtes interviewé, vous ne regardez jamais la caméra. Vous regardez la personne qui vous parle, comme dans la vie de tous les jours. L’œil de la caméra n’est qu’un témoin : celui du téléspectateur.

25. Une interview n’est pas un interrogatoire. Vous n’êtes pas au Quai des Orfèvres. Dites la vérité. Habillez-la comme vous voulez, en fonction de vos intérêts, mais dites toujours la vérité. Ne trichez pas.


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ANNEXE 3

Partenariats possibles

Différents partenariats peuvent être élaborés avec la presse quotidienne régionale et certaines radios locales.

• Avec la presse régionale et même certains «gratuits», des Barreaux diffusent déjà de «l’info consommateur» dans les suppléments ou des pages spéciales parfois en contrepartie d’espaces publicitaires. Les Barreaux y consacrent du temps ou rémunèrent des pigistes pour rédiger des articles.

• Avec les radios locales, il faut cibler les formats “adultes” : Réseau Radio France, Europe 1 et Radio Nostalgie (plus les radios indépendantes leaders régionaux).

Votre critère principal doit être l’audience.

A cet égard, il faut se méfier des «sondages maison» émanant d’écoles de commerce locales ou autres. Il existe des instruments de mesures fiables (comme les sondages «Médiamétrie») qui font autorité et permettent de savoir qui est écouté, à quelle heure et par quel segment de population.

Le Barreau peut proposer un partenariat en parrainant une rubrique quotidienne hebdomadaire “d’infos juridiques”, de conseils pratiques.

Il faut privilégier les chroniques de 60 à 90 secondes pour éviter le “zapping”. Inutile de participer à des débats ou de parrainer des rubriques de plusieurs minutes, leur taux d’audience sera insignifiant car le public des radios locales manifeste un net rejet des émissions “parlées”.


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Partie 2 - LE PROTOCOLE

Préambule

La notoriété d’une organisation se constitue et se conforte également en fonction de sa capacité à entretenir

des relations courtoises avec son environnement.

Le respect des règles du protocole fait partie intégrante de l’image d’une organisation. Transgresser ces

règles, les ignorer, peut conduire à se marginaliser aux yeux de ceux qui nous entourent.

Les appliquer constitue, en revanche, un moyen d’être reconnu et de se garantir, à terme, la possibilité

d’être considéré par tous.

N’ignorons jamais que les partenaires sont infiniment plus attentifs qu’on ne le croit à la place qu’on leur

accorde. Il est donc important de s’entourer de toutes précautions utiles.

Le protocole n’est pas limité à l’application de seules règles de bienséance et d’intégration ; il est également

le «garant de l’ordre républicain» et, au-delà de la courtoisie, il veille à la considération et au respect des

individus sans distinction et dans la plus parfaite neutralité.

Ce guide pratique, volontairement synthétique, a été réalisé pour vous aider et pour faciliter le travail de vos

secrétariats en leur évitant quelques impairs toujours possibles.

Bien sûr, celui ou celle qui voudra en savoir davantage pourra se reporter à l’ouvrage de Jacques

GANDOUIN 1, considéré comme l’un des meilleurs spécialistes du protocole.

1 Guide du Protocole et des usages, 1993, Jacques Gandouin


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I. Les règles du protocole

Le décret n°89-655 du 13 septembre 1989 (actualisé à plusieurs reprises)relatif aux cérémonies publiques, préséances, honneurs civils et militaires

Dans tous les départements, à l’exception de Paris, lorsque les membres des corps et autorités assistent aux cérémonies publiques, ils y prennent rang dans l’ordre de préséance suivant :

1. Le préfet, représentant de l’Etat dans le département ou la collectivité ;

2. Les députés ;

3. Les sénateurs ;

4. Les représentants au Parlement européen ;

5. Le Président du conseil régional ou, dans les départements de la Corse, le président du conseil exécutif de Corse, le Président de l’assemblée de Corse ;

6. Le Président du conseil général ;

7. Le maire de la commune dans laquelle se déroule la cérémonie ;

8. Le Général commandant la région terre, l’amiral commandant la région maritime, le général commandant la région aérienne, le général commandant la région de gendarmerie ;

9. Le Président de la cour administrative d’appel, le premier président de la cour d’appel et le procureur général près cette cour ou, à Saint-Pierre-et-Miquelon et Mayotte, le président du tribunal supérieur d’appel et le procureur de la République près ce tribunal ;

10. L’amiral commandant l’arrondissement maritime, le général commandant la région de gendarmerie ; dans les départements et les collectivités territoriales d’outre-mer, l’autorité militaire exerçant le commandement supérieur des forces armées ;

11. Les dignitaires de la Légion d’honneur, les compagnons de la Libération et les dignitaires de l’ordre national du Mérite ;

12. Le Président du conseil économique, social et environnemental de la région ou, dans les départements de Corse, le président du conseil économique, social et culture de Corse, les membres du conseil exécutif de Corse ; dans les départements d’outre-mer, le président du conseil de la culture, de l’éducation et de l’environnement ;

13. Le Président du tribunal administratif, le président du tribunal de grande instance et le procureur de la République près ce tribunal ou, à Saint-Pierre-et-Miquelon et à Mayotte, le président du tribunal de première instance et le procureur de la République près ce tribunal, le président de la chambre régionale des comptes ;

14. Les membres du conseil régional ou, dans les départements de la Corse, les membres de l’assemblée de Corse k;

15. Les membres du conseil général ;

16. Les membres du Conseil économique, social et environnemental ;

17. Le recteur d’Académie, chancelier des universités ;


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18. Dans les départements du Bas-Rhin, du Haut-Rhin et de la Moselle, l’évêque, le président du directoire de l’Eglise de la confession d’Augsbourg d’Alsace et de Lorraine, le président du synode de l’Eglise réformée d’Alsace-Lorraine, le grand rabbin, le président du consistoire israélite ;

19. Le préfet adjoint pour la sécurité, le préfet délégué pour la sécurité et la défense ;

20. Le sous-préfet dans son arrondissement, le secrétaire général de la préfecture et, le cas échéant, le secrétaire général pour les affaires régionales et le secrétaire général pour l’administration de la police, le directeur du cabinet du préfet du département ;

21. Les officiers généraux exerçant un commandement ;

22. Les chefs de services extérieurs déconcentrés des administrations civiles de l’Etat dans la région et dans le département, dans l’ordre de préséance attribué aux départements ministériels dont ils relèvent, le délégué militaire départemental, le commandant de groupement de gendarmerie départementale ;

23. Les présidents des universités, les directeurs des grandes écoles nationales ayant leur siège dans le département, les directeurs des grands établissements de recherche ayant leur siège dans le département ;

24. Le directeur général des services de la région ou, dans les départements de la Corse, le directeur général des services de la collectivité territoriale de Corse ;

25. Le directeur général des services du département ;

26. Les conseillers municipaux de la commune dans laquelle se déroule la cérémonie ;

27. Le secrétaire général de la commune dans laquelle se déroule la cérémonie ;

28. Le président du tribunal de commerce ;

29. Le président du conseil de prud’hommes ;

30. Le président du tribunal paritaire des baux ruraux ;

31. Le président de la chambre régionale de commerce et d’industrie, le président de la chambre régionale d’agriculture, le président de la chambre régionale ou de la conférence régionale des métiers, le président de la chambre départementale de commerce et d’industrie, le président de la chambre départementale d’agriculture, le président de la chambre départementale des métiers ;

32. Le bâtonnier de l’ordre des avocats (lorsqu’il n’est pas la puissance invitante), les présidents des conseils régionaux et départementaux des ordres professionnels ;

33. Le secrétaire de mairie.

Les rangs et les préséances ne se délèguent pas. L’autorité invitante occupe le deuxième rang dans l’ordre des préséances, après le représentant de l’Etat.

Les conséquences immédiates du décret

La représentation des autorités dans les cérémonies publiques

A l’exception de la personne chargée de représenter le Président de la République, les représentants des autorités présents à une cérémonie publique occupent, dans l’ordre des préséances, le rang correspondant à leur grade ou à leur fonction et non pas le rang de l’autorité qu’ils représentent.


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En revanche, les autorités qui exercent des fonctions à titre intérimaire ou dans le cadre d’une suppléance statutaire ont droit au rang de préséance normalement occupé par le titulaire.

Sous réserve de l’exception ci-dessus, les membres du Gouvernement qui représentent le Premier ministre occupent le premier rang.

Autre exception : En l’absence du président de l’une des assemblées suivantes :

Assemblée nationale, Conseil économique, social et environnemental, Conseil régional, Conseil général,un vice-président occupe le rang de préséance de l’autorité qu’il représente. Il en va de même pour un adjoint qui représente son maire.

De même, un vice-président représentant le président du Sénat vient après le président de l’Assemblée nationale.

En l’absence d’un membre du Gouvernement, le préfet du département a seul qualité pour représenter le Gouvernement dans les cérémonies publiques. En l’absence du préfet, les sous-préfets occupent le rang du représentant de l’Etat dans le département.

Les membres des cabinets ministériels, les fonctionnaires des administrations centrales peuvent participer aux cérémonies publiques aux côtés du préfet lorsque l’objet de la cérémonie le justifie.

Le préfet de région, en-dehors du département chef-lieu de la région, n’a pas préséance sur le préfet du département.

La place des autorités et autres personnalités dans les cérémonies publiques

Les autorités qui assistent aux cérémonies publiques prennent place dans l’ordre déterminé par leur rang de préséance.

Lorsque les autorités sont placées côte à côte, l’autorité à laquelle la préséance est due, se tient au centre. Les autres personnalités sont placées alternativement à sa droite, puis à sa gauche, du centre vers l’extérieur, dans l’ordre décroissant des préséances.

Lorsque la configuration des lieux exige que les personnalités soient placées en rangs successifs de part et d’autre d’une allée centrale, l’autorité principale se tient à gauche de la travée de droite. L’autorité occupant le second rang se tient à la droite de la travée de gauche. Les autres sont placées, dans l’ordre décroissant des préséances, rangée par rangée, et, pour une même rangée, alternativement dans la travée de droite, puis dans la travée de gauche, du centre vers l’extérieur.


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Les cérémonies publiques ne commencent que lorsque l’autorité qui occupe le premier rang dans l’ordre des préséances a rejoint sa place. Cette autorité arrive la dernière et se retire la première.

Les parlementaires occupent le deuxième et troisième rang après le représentant de l’Etat. Entre eux, l’ordre de préséance est défini en fonction de leur ancienneté dans leur mandat. Le cabinet du Préfet doit être en mesure de vous apporter ces informations en cas de besoin.

Les discours

L’ordonnance des discours obéit aux règles générales du protocole : la personnalité qui a la préséance assume la présidence de la manifestation et donne la parole successivement aux divers orateurs.

Il convient de noter que la présentation des discours s’effectue dans l’ordre inverse des préséances ; à savoir le premier cité est la personnalité intervenante la moins élevée sur le plan hiérarchique.

II. La correspondance

Les lettres

Les lettres privées d’affaires et les lettres administratives à forme personnelle : à la différence des lettres à caractère strictement privée, les lettres privées d’affaires et les lettres administratives à forme personnelle doivent, dans leur présentation et leur rédaction, obéir à un certain nombre de règles. Sans être absolument impératives, ces règles restent cependant hautement recommandées.

Les formules

La formule d’appel est celle qui commence la lettre ; la formule de courtoisie est celle qui la termine.

La formule d’appel

On s’efforce de choisir avec discernement, suivant la qualité du destinataire, la formule d’appel et la formule de courtoisie. Les formules d’appel et de courtoisie distinguent la lettre privée, dans laquelle leur emploi est obligatoire, de la lettre entre services qui, au contraire, ne les compte pas.

Le président de la RépubliqueIl n’est pas interdit d’écrire au président de la République comme à tout chef d’Etat. Autrefois, le plus humble des citoyens pouvait s’adresser directement au souverain. L’usage est resté.

Cependant, en principe, on n’écrit pas au président de la République ou à un chef d’Etat, sauf si ses relations personnelles avec lui l’autorisent.On écrit donc, suivant le cas, au directeur du cabinet civil ou au secrétaire général de l’Elysée.


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Toutefois, si l’on se croit autorisé à écrire au président de la République, ou si l’on s’adresse oralement à lui, la formule d’appel sera « Monsieur le Président de la République ». La formule « Monsieur le Président » est insuffisante puisqu’elle s’applique aussi bien au président d’une association de joueurs de pétanque.

Les autres personnalités politiquesLes titres sont conservés au-delà de la cessation des fonctions. Un ancien ministre, un ancien préfet, un ancien procureur continueront a être appelés Monsieur le Ministre, Monsieur le Préfet, Monsieur le Procureur.

Les secrétaires d’Etat sont appelés Monsieur le Ministre, les directeurs, sous-directeurs et chefs de service sont appelés Monsieur le Directeur, les présidents et vice-présidents sont appelés Monsieur le Président.

Mais les sous-préfets sont appelés Monsieur le Sous-Préfet, parce qu’ils sont des autorités territoriales dotées de pouvoirs propres indépendants de ceux qui peuvent être délégués par le préfet. Depuis le décret du 13/09/1989, ils sont les représentants de l’Etat dans leurs arrondissements.

La formule de courtoisie

Les formules reposent sur des conventions qui, quand elles sont scrupuleusement observées, sont inattaquables. Bien entendu, il n’est pas interdit de nuancer sa pensée, de mêler l’affection au respect, l’amitié à la considération, la cordialité aux salutations.

Les formules de courtoisie sont déterminées par les formules d’appel, qui dépendent elles-mêmes des rapports entre le rédacteur et le destinataire. Si la formule d’appel est « Cher ami », on ne dira pas « J’ai l’honneur » et on ne terminera pas par de la « considération » ou du « respect » mais par de la « cordialité ».On peut demander « d’agréer » : le respect, l’estime, la considération, le dévouement, la gratitude, l’amitié, la cordialité, la sympathie, le souvenir.

Pour présenter ses sentiments, on emploie l’une des formules suivantes :

Veuillez agréer « l’expression » de …Je vous prie d’agréer (ou de bien vouloir agréer)…, d’accepter (ou de bien vouloir accepter)…

A titre d’exemple :

Je vous prie d’agréer l’expression… De mon très profond respect De mes sentiments respectueux De mes sentiments respectueux et dévoués De mes sentiments déférents et dévoués De mon respectueux dévouement De ma profonde reconnaissance De mes sentiments fidèlement dévoués De mon très fidèle et respectueux souvenir De ma très respectueuse considération


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C’est également « l’expression » qu’il convient d’employer pour des lettres de condoléances : l’expression de ma très respectueuse sympathie, de mes très sincères condoléances, de mes sentiments profondément attristés, de ma très amicale sympathie.

Pour les femmes, on écrit : l’expression de mon très profond respect, de mes respectueux hommages, de ma très sincère amitié.

On écrit « l’expression de : ma haute considération » lorsqu’on s’adresse à un ministre ma considération distinguée » un député, un sénateur ou un président de conseil régional, pour un

maire, un directeur départemental, ….

On peut utiliser « l’assurance », mais le mot « expression » doit lui être substitué chaque fois que l’on s’adresse à une autorité d’un rang supérieur pour laquelle le respect, la considération ou le dévouement sont considérés comme acquis et que l’on n’a donc pas à rassurer sur ses sentiments.

A titre d’exemple :

Je vous prie d’agréer l’assurance… De ma parfaite considération De ma considération distinguée De mes sentiments distingués De mes sentiments les plus cordiaux De mon très fidèle et cordial souvenir De mes sentiments les meilleurs

Le plus important est d’établir une règle et de s’y tenir. Il ne faut pas que, suivant les lettres, et pour un même correspondant, la considération soit tantôt haute, tantôt distinguée, ce qui pourrait faire croire que le correspondant a démérité ou, au contraire, qu’il fait l’objet d’une soudaine promotion que rien n’expliquerait.

Les autres correspondances

Les invitations officielles

Ce sont celles qu’on adresse à des personnalités politiques, administratives ou privées pour leur demander d’assister à une manifestation publique.

La présidence de la manifestationParmi les personnalités invitées, celle qui passe avant toutes les autres assume le plus souvent la présidence de la manifestation ou tout au moins est l’hôte d’honneur du Bâtonnier.


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Dans ce cas, les organisateurs doivent faire une visite à la personnalité intéressée pour solliciter sa présence et lui demander le jour qui lui convient, chaque fois que des motifs impérieux n’imposent pas une date déterminée. Ils doivent soumettre en même temps les grandes lignes de l’organisation de la cérémonie. La visite peut être remplacée par une lettre personnelle et, exceptionnellement, par une conversation téléphonique.

Une carte imprimée adressée à une personnalité ne saurait constituer une invitation valable appelant une réponse. L’envoi d’une carte imprimée à une personnalité marque tout au plus l’intention de l’informer.

Il est exclu d’inscrire sur les cartons d’invitation « sous la présidence de M. Dupont » si celui-ci est indisponible et si on ne lui a pas demandé préalablement son accord. S’il est indisponible mais qu’il accepte d’accorder son patronage, alors on pourra préciser sur les invitations « sous le patronage de M. Dupont ».

Si M. Dupont n’accorde pas son patronage, mais accepte de participer à la manifestation, on pourra écrire, à la fin du texte de l’invitation : « en présence de M. Dupont ».

Dès lors qu’une personnalité a accepté de présider une manifestation ou de l’honorer de sa présence, il convient de le mentionner sur les invitations.

Les précisions de l’invitationL’heure de la convocation doit toujours précéder de 10 à 15 minutes l’heure fixée pour l’arrivée de la personnalité : celle-ci arrive la dernière et se retire la première.Pour les invitations à un repas ou à une réception, on utilise généralement une carte spécialement imprimée ou gravée à cette occasion, si le nombre des invités le justifie, ou une carte passe-partout.

Cette carte doit comporter des blancs destinés à recevoir : le nom de la personne invitée, la nature de la réception, la date et l’heure de la réception et éventuellement la tenue vestimentaire exigée ou recommandée.

La réponsePour faciliter la réponse, on peut utiliser un procédé, relativement coûteux mais efficace, qui consiste à adresser une carte.

Lorsque la nature de la manifestation (déjeuner ou dîner) impose que les organisateurs sachent exactement le nombre et les noms des personnes qui seront présentes, on porte dans le bas à droite de la carte d’invitation la mention R.S.V.P. (Réponse S’il Vous Plaît), suivi de l’adresse ou du numéro de téléphone où la réponse doit être donnée, éventuellement la date limite pour l’envoi de la réponse.

Lorsque la réponse est donnée par téléphone, elle doit être adressée à la secrétaire qui répond au numéro indiqué sur la carte. Il serait discourtois d’appeler la personnalité invitante elle-même qui a évidemment autre chose à faire que de répondre à plusieurs dizaines de coups de téléphone.

Une invitation verbale doit toujours être confirmée par une carte.

Il faut toujours confirmer une invitation verbale par une carte qui rappelle la nature de l’invitation, l’adresse, le numéro de téléphone, le jour, l’heure, l’étage…


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Les invitations doivent toujours être envoyées longtemps à l’avance, surtout celles destinées aux autorités publiques qui ont souvent un emploi du temps très chargé. Il n’est pas rare que leurs agendas soient gérés à 6 mois.

Les félicitations, condoléances et remerciements

La vie sociale impose un certain nombre de contraintes incontournables. Il est d’usage de manifester sa joie ou sa sympathie à l’occasion d’évènements heureux ou malheureux qui affectent les personnes avec lesquelles on est en relation, ou auxquelles on est lié par l’amitié ou l’affection.

Les félicitationsOn adresse des félicitations à l’occasion d’évènements familiaux ou lorsqu’une distinction a été octroyée.

S’il s’agit de personnes auxquelles on n’est lié que par de simples relations mondaines ou administratives, on peut se borner à une carte de visite comportant une formule simple et courtoise.

Pierre DupontVous adresse l’expression de ses très vives félicitations et de son cordial (meilleur, respectueux) souvenir.

Pierre DupontSe réjouit de votre récente promotion et vous adresse avec l’expression de son fidèle souvenir, ses cordiales (amicales, respectueuses) félicitations.

Pour les personnalités auxquelles on est attaché par des liens d’amitiés, d’affection ou de gratitude, il est préférable d’écrire une lettre plutôt que d’adresser une simple carte de visite.On s’efforce alors de bannir les formules stéréotypées et de trouver des propos qui soient personnels à leur auteur et à leur destinataire.

Les condoléancesIl faut rédiger avec simplicité, bon sens et cœur.

Les quelques mots à écrire n’ont pas pour objet de consoler mais seulement de marquer de l’estime et du regret pour le défunt, de l’affection pour sa famille. On veille à ce que le style et les formules employées correspondent bien à la tristesse que l’on souhaite exprimer.

Les remerciementsIl est d’usage d’envoyer des remerciements dans les circonstances suivantes :

Après une promotion ou une distinction honorifique, à la personnalité à qui l’on doit cette distinction et à ceux qui ont adressé des félicitations ;

Lorsqu’une personne vous est venue en aide, vous a rendu service ou vous a témoigné de la bienveillance, de l’intérêt ;

Après un dîner ou un déjeuner, pour remercier la personne qui vous a invité ; Lors d’un deuil, aux personnes qui vous ont témoigné de la sympathie ou qui ont assisté aux

obsèques.


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Les cartes de visite

UtilisationLes cartes de visite sont devenues un mode de correspondance très utilisé. Cette pratique implique une certaine familiarité. C’est pourquoi il conviendra de recourir à la lettre lorsque la considération, le respect ou les circonstances l’exigeront.

En-dehors de ces cas précis, la carte de visite peut être utilisée pour de multiples occasions :

Remercier d’un cadeau, d’une invitation, d’un déjeuner, d’un service rendu ; Féliciter à l’occasion d’un évènement familial, d’un succès, d’une nomination ou d’une distinction ; Exprimer sa sympathie à l’occasion d’un deuil, d’une maladie ou d’une opération, d’une épreuve, d’une

difficulté matérielle ou morale ; Accompagner un cadeau, un prêt ; Exprimer ses vœux à l’occasion de la nouvelle année (entre le 15 décembre et le 31 janvier, mais il est

bon de ne pas attendre le 31 janvier) ; Faire connaître sa nouvelle adresse ou ses nouvelles coordonnées.

RédactionLa carte de visite est rédigée à la forme impersonnelle. Elle ne doit pas être signée.

Les mentions qu’elle comporte doivent être simples et modestes. Il est peu souhaitable d’y préciser ses décorations, même par des symboles, ou d’accumuler ses titres universitaires ou autres.

Exemples :

Pierre DupontPrie Madame Durand d’agréer ses respectueux hommages et ses remerciements pour son charmant accueil au dîner auquel elle avait bien voulu le convier.

M. et Mme Pierre DupontRemercient vivement Madame Durand de son aimable invitation à dîner le 15 février, qu’ils acceptent avec plaisir et la prient d’agréer l’expression de leurs sentiments respectueusement dévoués.

M. et Mme Pierre DupontExpriment à Monsieur et Madame Durand leurs très vifs regrets de ne pouvoir accepter, en raison d’un engagement auquel ils ne peuvent se soustraire, leur aimable invitation à laquelle ils ont été très sensibles. Ils les prient d’agréer l’expression de leurs sentiments les plus amicaux.

Pierre DupontPrie Monsieur Jacques Durand, de bien vouloir agréer, à l’occasion de la nouvelle année, ses vœux de santé, de bonheur et de joie pour lui-même et tous ceux qui lui sont chers.

Pierre DupontAdresse à Monsieur le Sous-Préfet de Rambouillet ses respectueuses félicitations à l’occasion de sa nomination comme Préfet du Loir-et-Cher. Il le remercie de la bienveillance qu’il a bien voulu lui témoigner et l’assure de son dévouement et de son fidèle attachement.


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M. et Mme DupontPrennent la plus grande part à l’épreuve qui frappe Monsieur Durand et lui adressent en cette triste circonstance l’expression de leur sympathie et de leurs sentiments de fidèle amitié.

Pierre DupontAdresse à Monsieur Jacques Durand ses très vives félicitations pour sa nomination dans l’ordre de la Légion d’honneur dont il se réjouit personnellement.

Pierre DupontPrésente ses compliments à Monsieur Durand et lui serait obligé de bien vouloir lui adresser le montant de ses honoraires s’élevant à sept cent cinquante euros.

M. et Mme DupontVous adressent l’expression de leur fidèle souvenir et vous seraient obligés de bien vouloir noter leur nouvelle adresse.

L’emploi des majuscules et des minuscules

La majuscule permet d’apporter des nuances et constitue une marque protocolaire qu’il faut employer à bon escient.

Les titres, les fonctions des membres des assemblées et des corps constitués ne prennent jamais de majuscules, sauf lorsque l’on s’adresse à la personne qui les porte, ou à l’un de ses proches collaborateurs : Un ministre, un député, un préfet, un sous-préfet, un maire, un président, un vice-président ; Un ministère, une préfecture, une mairie, un conseil, une commission.

Pour les dénominations composées et déterminées, on met une majuscule au mot principal qui donne son individualité à l’expression : Le Conseil constitutionnel ; Le Conseil des ministres ; L’Assemblée nationale ; La commission des Finances ; Le ministère de l’Intérieur ; La préfecture de Police ; Le Conseil national des barreaux ; La Conférence des bâtonniers ;

Toutefois, en raison du caractère éminent de leurs fonctions, on concède la majuscule aux chefs d’Etat et hauts dignitaires.

On écrit : Le Président de la République Le Premier Ministre, Le Président de l’Assemblée nationale, Le Président du Sénat, Le Président du Conseil économique, social et environnemental.


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On emploie la majuscule dans les titres chaque fois que l’on s’adresse à la personne qui les porte : Monsieur le Ministre Monsieur le Président Monsieur le Préfet Monsieur le Sous-Préfet Madame la Vice-Présidente

Il en va de même lorsqu’il s’agit de personnages désignés individuellement : le Préfet du département, le Préfet de Police, le Ministre du Travail, le Chef de l’Etat.

Monsieur, comme Madame ou Mademoiselle, prennent la majuscule lorsqu’ils sont employés comme titre de civilité (Monsieur, j’ai l’honneur…) mais prennent une minuscule lorsqu’ils sont employés comme nom (un vieux monsieur).

La particule nobiliaire « de » prend, le plus souvent, une minuscule. En revanche, l’article défini inclus dans un nom propre prend une majuscule : une fable de La Fontaine, un livre d’André Le Nôtre, …

III. Tables et tribunes

Règles de base

A table ou à une tribune, les autorités sont placées en fonction de leur ordre de préséance, à partir de la personne qui préside.

Jusqu’à 12 personnes, les tables rondes ou ovales sont très agréables et suppriment ou presque les problèmes de préséance. Au-delà de 16 personnes, les petites tables sont préférables. Chaque table pouvant être présidée par une personnalité, cela facilite d’autant le problème des préséances.

Quand le nombre des invités est un multiple de 4, la table doit être présidée par deux hommes ou par deux femmes (en supposant qu’il y ait un nombre égal d’hommes et de femmes). Quand le nombre des invités est un multiple de 4+2, la table doit être présidée par un homme et une femme.

Il faut toujours éviter de placer une personne seule sans vis-à-vis. Il vaut mieux que par un jeu adroit de positionnement des chaises et des couverts, la dernière personne ne se retrouve pas sans vis-à-vis mais partage le vis-à-vis de son voisin de table.

Il est indispensable de prendre soin de placer les personnalités. Députés et Sénateurs sont souvent très sensibles à la place qu’on leur réserve. Ils risquent de ne plus accepter d’invitation s’ils n’en sont pas satisfaits.

Il faut accorder une place importante au maire lorsque la manifestation se déroule dans sa commune. Le préfet doit toujours être placé face au président de la manifestation.

Pour permettre à la salle d’identifier les intervenants, des chevalets seront posés sur la tribune. Le nom des personnes siégeant à la tribune doit être affiché sur la face externe et sur la face interne des chevalets. Cette précaution permettra aux intervenants de trouver rapidement leur place et de visualiser les places qu’occupent les autres personnalités.


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Modèles

TribunesLe placement en tribune du préfet dans la mesure où le nombre pair de personnalités en tribune le place en coprésidence avec le Bâtonnier puissance invitante.

Vue depuis une salle, la tribune doit se présenter ainsi :

A Bâtonnier (en tant que puissance invitante)B. PréfetC. Député ou SénateurD. Élu national Conférence des BâtonniersE. MaireF. Conseiller généralG. 1er PrésidentH. Procureur Général

Le placement en tribune du préfet dans l’hypothèse d’un nombre impair, cette tribune devrait davantage considérer que le représentant de l’Etat préside et que la puissance invitante soit immédiatement à sa droite.

TablesLa présidence de table n’est pas conseillée à l’extrémité droite ou gauche d’une table rectangulaire mais au centre de celle-ci, face à l’entrée (afin de voir les arrivées ou sorties et le service). Les tables rondes ou ovales facilitent les choses car il n’y a plus de problème de bout de table toujours désagréable. De plus, ces tables rondes ou ovales facilitent la conversation. Eviter le plus possible les tables rectangulaires de 50 ou 70cm de large qui réduisent les conversations aux quasi seuls vis-à-vis.

Les chiffres utilisés dans les figures 1 et 2 correspondent aux rangs de la préséance des personnes à placer.

Figure 1 – Table de 13 convives présidée par deux personnes

H F D B A C E G

9 5 1 P 3 7 11

6 2 P 3 7

9 5 1 4 8

12 8 4 P 2 6 10

Figure 2 – Table de 10 convives présidée par une seule personne


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IV. Les distinctions honorifiques

Généralités

Les catégories de distinction

Les ordres nationauxLes ordres sont des confréries créées par l’Etat. Celui-ci y fait entrer les citoyens ayant des titres à la reconnaissance publique.

L’ordre est placé sous l’autorité d’un grand maître, secondé par un grand chancelier lui-même assisté d’un conseil de l’ordre. Il comporte divers grades : chevalier, officier, commandeur et parfois des dignités : grand officier, grand-croix.

L’insigne des ordres est une croix, généralement une étoile, improprement appelé « croix ».

Les ordres sont : la légion d’honneur, le mérite national, les palmes académiques, les arts et lettre et le mérite agricole.

La médaille militaireLa médaille militaire récompense les soldats ou marins, caporaux, brigadiers et sous-officiers, de leur belle conduite devant l’ennemi.

Les croixCe sont des distinctions accordées pour faits de guerre.

Les ordres des ministèresPlacés sous l’autorité du ministre dont relèvent les activités spécifiques qu’ils récompensent, ils ne comportent que trois grades : chevalier, officier, commandeur.

Les médailles commémorativesElles sont accordées de plein droit à tous ceux qui ont participé à l’évènement dont elles ont pour objet de rappeler le souvenir, à partir du moment où il est établi que cette participation a bien été réelle.

Les médailles d’honneurElles ont pour objet de souligner la satisfaction du gouvernement à l’égard de toute personne qui, dans certaines circonstances, s’est particulièrement distinguée, ou a fait preuve de qualités qui méritent d’être soulignées.La plus méritoire est la médaille des actes de courage et de dévouement. Citons également la médaille d’honneur départementale et communale, la médaille d’honneur du Travail.

Les diplômes et lettres de félicitationsCe sont des distinctions octroyées par les ministres.


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Les insignes

La réception / remise des insignesPersonne ne peut se prévaloir d’un grade ou d’une dignité dans la Légion d’honneur avant qu’il n’ait été procédé à sa réception dans ce grade ou dans cette dignité, lors d’une remise officielle de l’insigne. Les décrets portant nomination ou promotion précisent qu’ils ne prennent effet qu’à compter de la réception.La remise des insignes de la Légion d’honneur ne peut être effectuée que par un membre de l’ordre d’un grade égal ou supérieur au récipiendaire. Celle des insignes de l’ordre national du Mérite peut être effectuée soit par un membre de l’ordre de la Légion d’honneur, soit par un membre de l’ordre du Mérite d’un grade égal ou supérieur au récipiendaire.

En vertu d’un usage, le Premier Ministre et les ministres peuvent procéder aux remises d’insignes pour tous les grades et dignités de l’ordre. Il est en de même pour les présidents des deux assemblées parlementaires.

Le port des insignesOn ne porte qu’une seule décoration à la fois (la plus importante). Celle-ci ne doit jamais être portée sur un vêtement d’extérieur (pardessus, imperméable) : « On ne laisse pas sa Légion d’honneur au vestiaire ».

On ne peut porter, avant sa réception, ni les insignes, ni les rubans ou rosettes du grade ou de la dignité auquel il a été nommé, promu ou élevé.

Une distinction ne se demande pas et il n’y a pas lieu d’en faire la demande.

La Légion d’honneur

La plus élevée des distinctions nationales

La Légion d’honneur est la plus élevée des distinctions nationales. Elle est la récompense des mérites éminents acquis au service de la nation, soit à titre civil, soit sous les armes.

Elle constitue un ordre doté de la personnalité morale et d’un budget annexe rattaché par ordre au ministère de la justice.

Elle comporte 5 grades : chevalier, officier, commandeur, grand officier, grand-croix (les deux derniers sont des « dignités »).

Organisation de l’ordre

Le Président de la République est grand maître de l’ordre. Il prend la présidence du conseil de l’ordre quand il le juge utile et statue en dernier ressort sur toutes les questions concernant l’ordre.

Il est assisté d’un grand chancelier placé sous son autorité qui peut être appelé à être entendu par le Conseil des ministres quand les intérêts de l’ordre y sont évoqués.


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Conditions de nomination

Pour être admis au grade de chevalier, il faut justifier de services publics d’une durée minimale de vingt années ou d’activités professionnelles d’une durée minimale de vingt-cinq années, assortis dans tous les cas de mérites imminents.

Ne peuvent être admis aux grades d’officier de la Légion d’honneur que les chevaliers comptant un minimum de huit ans dans leur grade (à compter de la date de réception de l’insigne) et justifiant de mérites acquis après leur accession au grade de chevalier.

Pour accéder au grade de commandeur de la Légion d’honneur, les officiers doivent demeurer au minimum cinq ans dans leur grade (à compter de la date de réception de l’insigne) et avoir acquis de nouveaux mérites depuis leur nomination.

L’ordre national du Mérite

Organisation de l’ordre

L’ordre offre au gouvernement le moyen de récompenser les mérites distingués alors que la Légion d’honneur récompense les services éminents. La nomination de l’Ordre national du Mérite précède normalement de quelques années une nomination dans la Légion d’honneur.

L’ordre est doté d’un conseil distinct mais présidé par le grand chancelier de la Légion d’honneur. Son grand maître est aussi le Président de la République à qui la dignité de grand-croix appartient de plein droit.

Conditions de nomination

Pour être nommé chevalier, il faut justifier de dix ans au moins de service ou d’activités assortis de mérites distingués. Pour être promu officier, il faut justifier de cinq ans au moins dans le grade de chevalier du Mérite (à compter de la date de réception de l’insigne).

Pour être promu commandeur, il faut justifier de trois ans au moins dans le grade d’officier du Mérite (à compter de la date de réception de l’insigne).

Ne peuvent être élevés à la dignité de grand officier ou de grand-croix que les commandeurs ou les grands officier comptant au minimum respectivement trois ans dans leur grade ou dignité (à compter de la date de réception de l’insigne).

Un avancement dans la Légion d’honneur ou dans l’ordre national du Mérite récompense des mérites nouveaux et non des mérites déjà récompensés.


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Partie 3 - LES RELATIONS EXTÉRIEURES

Le Bâtonnier, représentant de son Barreau, participe à l’image de sa profession.

Le Bâtonnier est un « référent »: Comme porte-parole du secteur juridique et judiciaire veillant à ne pas être perçu comme le défenseur

d’intérêts strictement corporatistes, Comme acteur privilégié de la vie économique et sociale dans la cité.

Pour améliorer l’image des avocats, accroître leur légitimité et leur audience, il faut souvent faire preuve de persévérance.

Aujourd’hui, les avocats opèrent dans un maquis législatif et réglementaire qui évolue au fil des majorités politiques et des conjonctures économiques. Le Conseil National des Barreaux, la Conférence des Bâtonniers et le Barreau de Paris, au plan national, mènent une action de « lobbying » auprès des pouvoirs publics pour faire prévaloir les intérêts de la profession et des justiciables.

Cette action, pour gagner en efficacité, doit être constamment relayée au niveau des Barreaux afin d’influencer les positions des élus nationaux qui, tous, ont une assise locale.

Le Bâtonnier est donc l’interlocuteur privilégié de la profession au plan local pour prolonger la démarche nationale et lui garantir un maximum de réussite.

Les élus locaux, les responsables judiciaires, administratifs mais aussi tous les relais d’opinion (leaders économiques, associatifs…) constituent les cibles naturelles des initiatives à prendre.

I. Le Bâtonnier : interlocuteur privilégié

Le principe

La pratique du « lobbying » consiste à défendre les intérêts d’une profession, d’une organisation ou d’un secteur auprès de tout détenteur d’une parcelle d’autorité, de responsabilité ou d’influence sur une décision.

Le Bâtonnier agit comme acteur, relais de la démarche permanente nationale auprès des acteurs de la vie locale.

Il est indispensable de privilégier la qualité des relations à la quantité, et ce, dans la durée.

Les interlocuteurs prioritaires

Les membres du Gouvernement qui ont une assise dans le département, Le Président du Conseil Régional, du Conseil Général, leurs vice-présidents, Les Parlementaires (Députés et Sénateurs), en particulier lorsqu’ils ont une audience ou une influence

extra départementale, (président de groupes, président de commissions…),


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Les Parlementaires européens, Les Maires des communes importantes, Les Avocats de votre barreau élus localement (conseillers généraux, régionaux, parlementaires,

maires…).

Il convient donc déjà de « recenser » nos confrères élus et d’adresser copie de cette liste à la Conférence des Bâtonniers.

Les objectifs

Les élus n’ont pas toujours la disponibilité et le recul pour connaître à fond leurs « dossiers ». Il peut vous incomber de suppléer à leurs éventuelles « carences » sur les questions qui les intéressent. Il ne faut pas oublier que les élus locaux font remonter les informations qu’ils collectent sur le terrain vers les centres de décision avec souvent beaucoup d’efficacité.

En rendant son élu « compétent » sur un problème sensible, le Bâtonnier est le maillon d’une véritable force de frappe.

Au moment d’un débat à l’Assemblée nationale ou au Sénat sur un thème qui suscite la mobilisation de la profession, l’impact d’une action menée par chaque Bâtonnier auprès de ses parlementaires est important et permet donc de toucher les 577 députés et les 343 sénateurs.

Il arrive que la Conférence des Bâtonniers au plan national, déplore le vote par l’Assemblée nationale d’un projet de loi ou d’un simple article d’une disposition législative qui lèse les intérêts de la profession et des justiciables, tout en constatant que de nombreux députés ont voté cette disposition sans en appréhender toutes les conséquences, sur la foi de conclusion de spécialistes de la question au sein de leur groupe parlementaire.

Si, immédiatement, chaque Barreau intervient en synergie avec la Conférence des Bâtonniers qui détermine la stratégie à adopter en adressant des courriers type pour chaque élu, des communiqués de presse type etc…,

Et si, nous réagissons vite, le plus en amont possible, sur les projets de loi qui nous intéressent,

Nous serons efficaces.


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Prenons un exemple récent, celui de l’acte d’avocat dont l’enjeu est considérable pour notre profession :

Nous avons dû notamment faire face à une offensive méthodique des notaires qui ont combattu l’acte d’avocat pour des raisons purement corporatistes en usant d’arguments fallacieux mais qui ont porté auprès de parlementaires qui ne sont pas au fait des questions juridiques.

Dans cette bataille, les Bâtonniers de France ont assumé un rôle et une responsabilité éminents. Les notaires ont systématiquement rendu visite aux parlementaires. Nous avons dû faire de même pour rétablir la vérité et les sensibiliser à l’enjeu que l’acte d’avocat représente pour nos clients.

Nous avions alors proposé :

Une lettre type pour tous les Bâtonniers destinée aux parlementaires

Une lettre type pour tous les Bâtonniers destinée à leurs confrères afin de les inviter à adresser eux-mêmes un courrier à leurs députés et sénateurs.

Les liens hypertextes de l’Assemblée nationale et du Sénat pour avoir accès aux parlementaires de votre département ou de votre région avec leurs coordonnées :

Pour l’Assemblée nationale :http://www.assemblee-nationale.fr/qui/xml/regions.asp?legislature=14 http://www.assemblee-nationale.fr/qui/xml/departements.asp?legislature=14 Pour le Sénat :http://www.senat.fr/senateurs/sencir.html

De rencontrer vous-même vos députés et sénateurs. La plupart des parlementaires n’étant pas juristes, il faut donc être facilement compréhensible. On a vu beaucoup de parlementaires confondre l’acte authentique et l’acte sous-seing privé. Pour eux, notaires = acte authentique = acte de vente = confiance.

Il a fallu insister sur le fait que l’acte d’avocat consolide la sécurité juridique du consommateur de droit et l’intérêt général, notamment dans les domaines où l’acte authentique n’est pas pratiqué.

Un argumentaire simplifié tenant compte des derniers arguments utilisés par les notaires.


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II. Les moyens de prolonger les actions sur le terrain

Le « lobbying » s’appuie sur un rapport de forces et sur un volontarisme permanent. Sans se départir d’une courtoisie et d’une considération de tous les instants, le « lobbyiste » écrit, téléphone, relance, prépare des notes de synthèse, nourrit ses relais d’informations.

Il agit directement auprès de ses interlocuteurs et de leurs proches collaborateurs (directeurs et chefs de cabinet, attachés parlementaires).

La connaissance des méthodes de travail des élus et de chacun de leurs collaborateurs est essentielle. Il est indispensable de ne pas négliger les collaborateurs qui sont souvent les chevilles ouvrières.

Chaque année, une demande d’audience aux principaux responsables de son département pour un tour d’horizon des problèmes relatifs à la justice et au droit est utile.

Le Conseil National des Barreaux et la Conférence des Bâtonniers diffusent régulièrement à chaque Bâtonnier une information sur les prises de positions nationales.

Dans une trentaine de départements français, il y a un membre du gouvernement qui est, en premier lieu, un élu local et qui, à ce titre, est sensible à son « tissu ». Plus qu’un autre, il fera remonter à son collègue en charge de la justice une « température » du secteur.

Dans chaque département, il existe aussi des présidents de groupes, de partis politiques, de commissions… qu’il est utile de solliciter. Si vos parlementaires ne connaissent pas beaucoup le domaine de la justice, ils seront toujours disposés à vous recevoir car ils savent que c’est une préoccupation constante de leurs électeurs.

A titre d’exemples, quelques personnalités ont été récemment vos interlocuteurs privilégiés :

Assemblée Nationale

Jean-Jacques Urvoas, Député du Finistère, Président de la Commission des Lois de l’Assemblée nationale,

Jean-Luc Warsmann, Député des Ardennes, Vice-président de la Commission des Lois, ancien Président de la Commission des Lois,

Jean-Yves Le Bouillonnec, Avocat, Député du Val-de-Marne, Vice-président de la Commission des Lois,

Dominique Raimbourg, Avocat, Député de Loire-Atlantique, Vice-Président de la Commission des Lois, Alain Tourret, Avocat, Député du Calvados, Secrétaire de la Commission des Lois, Jean-Michel Clément, Avocat, Député de la Vienne, membre de la Commission des Lois, Yann Galut, Avocat, Député du Cher, membre de la Commission des Lois, Philippe Houillon, ancien Bâtonnier, Député du Val d’Oise, ancien Président de la Commission des Lois, Christian Eckert, Député de Meurthe-et-Moselle, Rapporteur de la Commission des Finances, Hervé Morin, Avocat, ancien Ministre, Député de l’Eure, membre de la Commission des Affaires sociales, Denys Robiliard, ancien Bâtonnier, Député du Loir-et-Cher, membre de la Commission des Affaires

sociales, Jean-Louis Borloo, Avocat, ancien Ministre, Député du Nord, membre de la Commission des Affaires

culturelles et de l’Education,


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Sénat

Jean-Pierre Sueur, ancien Ministre, Sénateur du Loiret, Président de la Commission des Lois, Catherine Tasca, ancien Ministre, Sénateur des Yvelines, Vice-présidente de la Commission des Lois, François Pillet, Avocat, Sénateur du Cher, Vice-président de la Commission des Lois, Alain Anziani, Avocat, Sénateur de Gironde, membre de la Commission des Lois, Questeur du Sénat, Jacques Mézard, Avocat, Sénateur du Cantal, membre de la Commission des Lois, Président du

Groupe RDSE (Rassemblement Démocratique, Social et Européen), François Zocchetto, Avocat, Sénateur de la Mayenne, membre de la Commission des Lois, Président

du groupe Union Centriste (UC-UDI), Jean-Jacques Hyest, ancien député, Sénateur de la Seine-et-Marne, ancien président de la Commission

des Lois Philippe Marini, Avocat, Sénateur de l’Oise, Président de la Commission des Finances Jean-Claude Gaudin, ancien Ministre, Sénateur des Bouches-du-Rhône, membre de la Commission

Culture, Education et Communication, Président du groupe UMP,

Ne pas oublier : Messieurs Jean-Pierre Bel et Claude Bartolone respectivement Président du Sénat et de l’Assemblée nationale.

Les parlementaires avocats de votre barreau sont toujours de bons relais à privilégier et à intégrer régulièrement dans vos calendriers (cf. liste).

Les entretiens qui seront toujours brefs (30 minutes sauf relations privilégiées) doivent être bien préparés et ne laisser place à aucun « délayage ».

N’hésitez pas à vous faire accompagner de personnes ayant la confiance de votre interlocuteur si vous n’avez pas de relations personnelles avec lui.

Une note de synthèse laissée en fin de visite est indispensable et reste toujours efficace.

Le suivi est très important ainsi que la remontée d’information qui permet de tirer le meilleur parti des rendez-vous et au final d’emporter la conviction des pouvoirs publics.

A la suite de chaque visite, un mini compte-rendu peut être envoyé à la Conférence des Bâtonniers.

De notre côté, nous vous tiendrons informé de l’évolution du dossier.

Pour simplifier votre mission, je vous invite à solliciter le service de presse de votre préfecture pour obtenir la liste protocolaire des responsables politiques, économiques et sociaux de votre département.

Des entretiens réguliers doivent être organisés avec : Les chefs de juridictions, les autorités administratives, judiciaires, Le président de la chambre de commerce et de l’industrie, des métiers


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Le président de l’union patronale Les directeurs des chambres consulaires, de l’union patronale Les présidents d’organismes divers, jeune chambre économique, organisations et syndicats professionnels Responsables d’associations

Conclusion

Toutes les actions entreprises servent la notoriété et les intérêts de l’ensemble de la profession.

C’est un message qu’il convient de valoriser auprès de vos confrères.


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Partie 4 - L’ORGANISATION DE COLLOQUES

I. Pourquoi l’intérêt d’un colloque

L’essentiel

Les colloques sont :

Destinés à favoriser le dialogue entre le monde externe (entreprises, environnement…) et les avocats. Un excellent moyen de promouvoir l’image de la profession auprès des professionnels, des pouvoirs

publics et des médias avec un thème bien choisi et une organisation irréprochable et une participation suffisante.

Un lieu de formation et d’échanges.

A ce sujet, il convient de rappeler quelques règles élémentaires pour favoriser le succès d’une opération de ce type :

Mettre en place une équipe chargée d’organiser le colloque sous l’autorité du bâtonnier ou de son délégué,

Définir le public que l’on souhaite toucher, Choisir un thème qui réponde aux préoccupations de la cible choisie et donc susceptible d’être

compréhensible par des non juristes, Se démarquer des « concurrents », Avoir à l’esprit qu’un colloque, en soi, n’est que très rarement une manifestation originale…, Ne pas attendre d’effets directs immédiats.

Les objectifs poursuivis par les colloques

Créer une synergie entre des partenaires et les avocats, Informer, se former et s’informer, faire circuler les informations entre les différents acteurs de la vie

économique, Promouvoir le droit en tant qu’outil au service d’une stratégie, Valoriser l’animation de cette rencontre et susciter autour d’elle une attraction optimale, tant des

responsables publics, économiques et politiques que des médias locaux et de l’ensemble des avocats, Valoriser l’avocat en tant que conseil dans les différents secteurs d’activités : social, fiscal, environnemental…

II. L’organisation

L’organisation du colloque permet au bâtonnier ou à son représentant de s’affirmer comme co-organisateur et donc comme acteur essentiel de la vie de la cité.


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Recenser les partenaires envisageables

Pour organiser un colloque, vous pouvez choisir un ou plusieurs partenaires locaux, si possible dynamiques, disposant de bons fichiers et capables de vous épauler dans l’envoi des invitations.

Un vrai partenariat implique une réelle contribution du ou des partenaires.

Parmi les organismes qui peuvent être contactés : CCI, Chambre des métiers, Union patronale, Universités, écoles, Centre des jeunes dirigeants, Institut de gestion, CRFPA, APM – Association Pour le Management, ASMEP - Association Syndicale des Moyennes Entreprises Patrimoniales, ETHIC – Entreprise de Taille Humaine Indépendante et Croissance, Ecoles de commerce du ressort du Barreau, Les responsables économiques des collectivités locales et territoriales (comités d’expansion), La presse locale et régionale, Les élus locaux, les responsables administratifs, mais aussi tous les relais d’opinions (leaders

économiques et sociaux).

Les invitations que vous lancerez (3 ou 4 semaines avant l’évènement) devront couvrir la « cible visée » et tenir compte des taux de réponses habituels (bien souvent ¼ de réponses positives et, sur ce quart, 2/3 de participants au final).

L’envoi d’invitations doit donc être assez large pour une participation intéressante. Il est d’ailleurs recommandé de partir du nombre de participants que l’on souhaite et le multiplier par 4 pour déterminer le nombre d’invitations à lancer.

Prévoir d’inviter la presse locale en leur joignant un communiqué de presse.

Bien choisir sa date

Eviter les jours de matchs importants (à la télévision comme au stade local), les ponts, et se tenir informé de toutes concurrences locales possibles où les personnalités, dont la présence est souhaitée, devraient obligatoirement se rendre, les fêtes religieuses, les manifestations culturelles, ...

Si vous souhaitez inviter des parlementaires, des élus, tenir compte de leur présence parisienne (généralement les mardis et mercredis). S’efforcer de fixer la date en coordination avec leurs cabinets.

Envoyer les cartons minimum 3 à 4 semaines à l’avance (un peu plus en amont pour les personnalités politiques).

Inviter large (noter que le retour sur invitation est de ¼).


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Le Budget

Recherche de sponsors soit pour une aide matérielle, soit pour un apport financier, Fixation (ou non) d’une participation aux frais du colloque, Frais des conférenciers : leur communication, leur déplacement, leur hébergement, etc., Paiement des factures : salle, hôtesses, sono, cartons d’invitation,…

Mise en place du colloque

La réussite d’un évènement comme un colloque dépend d’abord de la motivation et de l’implication des organisateurs. Ils auront notamment pour mission :

De concevoir le programme du colloque tout en précisant les modalités pratiques de son déroulement (minutage, répartition des temps de parole des intervenants et de la salle…),

De coordonner les initiatives et optimiser les synergies, De préparer le débat en contactant en amont des intervenants pour leur faire préciser le contenu de leur

intervention dont, dans l’idéal, ils transmettront à l’avance quelques lignes de résumé pour le dossier de presse,

De faire la synthèse des idées recueillies et les regrouper en quelques chapitres qui formeront « l’armature » du débat avec une introduction, une progression et une conclusion,

Prévoir éventuellement des actes, un ouvrage, un livre….

Organisation matérielle de la salle

En fonction du nombre de personnes attendues, il convient de choisir un lieu facile d’accès et d’organiser ce lieu en fonction de ses contraintes. Mieux vaut prévoir une salle plus petite pour donner une impression de réussite.

Veiller à la présence d’une tribune légèrement surélevée et pouvant accueillir le nombre d’intervenants concernés (voir point suivant – Mise en scène),

Si possible, adosser cette tribune à un mur, ce qui permet de constituer un fond de scène sur lequel pourront être apposées les affiches de la manifestations,

Prévoir la sonorisation de ce débat (1 micro par orateur, et 1 à 2 micros pour les questions de la salle), Envisager l’installation d’un éclairage pour que les orateurs puissent être vus de tous sans pour autant

être gênés, Prévoir l’installation de chaises disposées en conformité avec les consignes d’évacuation du lieu.

Mise en scène

Disposer et agencer la scène dans l’esprit d’un plateau de télévision avec les éléments habituels du succès d’une émission :


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Un animateur professionnel (journaliste local ou dirigeant d’agence de communication) avec qui une préparation du débat peut être réalisée,

Un décor : fauteuil bas, table basse, plantes vertes, affiches, micros HF, éclairage agréable de la tribune et de la salle,

Se garder un temps pour les questions de la salle (en préparer quelques-unes souhaitables pour relancer le débat de façon constructive) et l’annoncer dans la présentation du programme car ces temps sont appréciés des participants.

Les intervenants

Limiter le nombre d’intervenants, Choisir des intervenants d’opinions variées, sélectionnés autant sur leur qualité de débatteur que sur

leur carte de visite, Leur suggérer qu’ils parlent sans papier (il vaut mieux choisir un excellent tribun qu’un spécialiste

soporifique), Leur demander un résumé (ou plan détaillé) écrit de leur intervention, et faire en sorte qu’ils n’interviennent

le jour « J » qu’avec ce plan détaillé pour éviter tout « ronronnement », Ne pas oublier de mettre à profit l’organisation d’un tel débat pour impliquer certaines personnalités

publiques en tant qu’intervenants sur le plateau (ex : un parlementaire).

Les invités

Les lister en fonction des cibles visées pour n’oublier personne, Ajouter la liste protocolaire (si besoin, se rapprocher du Conseil général ou de la Préfecture), La presse locale.

Conditions de réussite

S’assurer les services d’un bon animateur, S’assurer d’un nombre minimum de présents, Veiller à la bonne organisation des lieux et assurer un bon accueil (hôtesse, vestiaire, téléphone,

ordinateur, clé USB, etc… en fonction du nombre d’invités), Prévoir le fléchage conduisant à la salle de réunion si besoin est.

Le jour « J »

Vérifier le matériel : micro, projecteurs, vidéoprojecteurs, écrans, rallonges, prises multiples, etc., Ouverture du colloque : remercier chaleureusement les intervenants, les participants d’avoir répondu

positivement, rappeler les tenants et aboutissants du colloque et présenter la journée dans son ensemble avec les différents temps de débats avec la salle,

Garder quelques places pour la presse, Clôture du colloque à préparer à l’avance (remerciements pour les intervenants et la participation de la

salle). A adapter selon la teneur du débat.


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« J » + 1

Envoyer à la presse absente au colloque un bref compte-rendu du colloque. Remercier par courrier les intervenants.

III. Récapitulatif de la chronologie de préparation d’un colloque

Jour J – 5 mois

Recherche de partenariat : Cf. Partie I – Recenser les partenaires potentiels.

Recensement des envois – Invitations au colloque : Mettre à jour son fichier presse (se périme très vite) Recensement des fichiers disponibles :

■ Ceux du/des partenaires ■ Celui du protocole

Mise au point : ■ Du thème du colloque ■ Recherche des intervenants locaux idoines + 1 animateur ■ De l’articulation générale du colloque

Recherche de salles disponibles

Jour J – 4 mois

Réservation de la salle

Jour J – 2 mois

Prémaquette du carton d’invitation et impression.

Jour J – 1 mois

Envoi des cartons d’invitation nominativement avec au dos l’adresse de l’expéditeur en cas de changement d’adresse du destinataire. Dans ce cas, ne pas oublier de corriger votre fichier,

Pour la presse, joindre au carton d’invitation un rapide communiqué développant les principaux points du colloque et l’intérêt qu’ils peuvent avoir à le suivre (Cf. Guide des Relations avec la Presse),

Jour J – 3 semaines

Réunion en comité restreint de l’ensemble des intervenants : de l’animateur, du bâtonnier, ou son délégué pour mettre au point :


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Le déroulement précis du colloque Les contributions de chacun (leur demander un résumé écrit d’une dizaine de lignes pour J-1 semaine) Le dossier de presse si besoin

Jour J – 2 semaines

Relance des invitations Compilation des résumés écrits

Jour J – 5 jours à J – 2 jours

Relance presse (Cf. Guide des Relations avec la presse)

Jour J – 1 jour

Dernier contrôle de la salle et vérification du nombre de sièges et du matériel (vidéo projecteur, micros, rallonges, …)

Préparation de cavaliers aux noms des intervenants Prévoir un fléchage jusqu’à la salle de réunion Vérifier le vestiaire

Jour J Soigner l’introduction et la conclusion Soigner l’accueil des journalistes

Jour J + 1

Envoyer à la presse absente au colloque un bref compte-rendu du colloque. Remercier par courrier les intervenants.

IV. La promotion de l’évènement

Invitation

Le FichierLe plus complet possible.


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Le Carton d’invitationLa qualité du carton d’invitation ou de la lettre : il faut être percutant, mettre en valeur les invités connus, le thème du débat et les enjeux (vous pouvez accompagner votre carton d’invitation d’une carte de visite).

La réalisation d’un carton d’invitation obéit à certaines règles (Cf. Modèle en fin de guide). Indiquer : ■ Le nom et le titre de l’invitant,■ Si une personnalité est présente, mentionner « sous la présidence de » ou « en présence de »,■ Des renseignements pratiques : le thème de la manifestation et les intervenants (noms, titres et fonctions),

le jour, l’heure et l’adresse, un plan d’accès avec mention des possibilités de parking si besoin est,■ Logo des partenaires (en fonction du degré d’engagement),■ Le texte du carton d’invitation est imprimé sur recto uniquement,■ N’employer qu’un seul caractère, mais utiliser corps et graisses différents, romain, italique, pour rompre

la monotonie, aérer la mise en page pour être lisible.

Choisir un format qui peut s’insérer dans des enveloppes courantes.

Le Carton-réponseD’un format accepté par la Poste, le carton-réponse comporte :

■ Une ligne pour le nom de l’invité et les mentions « participera, ne participera pas, sera représentés par, merci de retourner le carton avant le … ». Indiquer le numéro de téléphone, de fax ou l’email pour répondre (Cf. Modèle en fin de guide).

■ Au verso : l’adresse de l’invitant, l’emplacement pour l’affranchissement

La relanceTéléphoner personnellement à vos contacts dans les différents médias et valoriser l’intérêt du débat.

Communication

Principe : valoriser l’animation de cette rencontre et susciter autour d’elle une attraction optimale, tant des responsables publics, des médias locaux que de l’ensemble des professionnels ciblés.

Les relations presse (se reporter au Guide des Relations avec la Presse).Elles consistent à diffuser à la presse écrite, audiovisuelle, web, une information qui pourra être reprise, développée ou illustrée selon sa sensibilité ou son intérêt.

L’organisation d’un colloque est une excellente occasion d’occuper le terrain. Nous vous rappelons que le coût d’une opération de relation presse est très inférieur au coût d’une opération de publicité. En revanche, la maîtrise des messages est plus aléatoire.

AvantAnnoncer le colloque par : Une interview préalable du responsable du colloque, Des annonces dans différentes publications professionnelle et locales, Des affiches,


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Le jour J Repérer les journalistes présents, les accueillir et leur donner les compléments d’information souhaités, Organiser un point presse juste après la manifestation si opportun, Mettre à disposition des journalistes les différentes interventions.

AprèsA l’issue du colloque, on peut prévoir : De diffuser les actes du colloque auprès des institutionnels, de la presse, des absents, etc., Par courrier, remercier les intervenants et certaines personnes présentes, Rebondir sur certaines initiatives, développer les relations nouées.

Modèle de Carton d’invitation

Prénom Nom, Bâtonnier de…………………………..Et Prénom Nom, Titre (du partenaire)

Ont le plaisir de vous convier au colloque sur le thème« …………………………………………. »

Le xxxxx 2013 à xxxxAu xxxxxx (lieu)

RSVP – Carton-réponse joint Cocktail à l’issue du colloqueOu par téléphone (éventuellement)Par fax Par email : ………………………………………..

LogoOrganisateur


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Modèle de Carton-Réponse

RECTO (possibilité d’option détachable)

M. / Mme ………………………………………………………………………………………….Société ………………………………………………………………………………………………

❑ Assistera seul ❑ n’assistera pas

❑ Assistera accompagné de …………………………………………………………………..

❑ N’assistera pas mais désire être informé du prochain colloque

❑ Désire recevoir le dossier

Au colloque sur le thème« ………………………………………. »

VERSO

Noter l’adresse où vous désirez recevoir les réponses afin que le carton-réponse soit « prêt à poster ».




les

avocatsTél. : +33 (0)1.44.41.99.10 / Fax : +33 (0)1.43.25.12.69

Email : conference@conferencedesbatonniers.comwww.conferencedesbatonniers.com

Conférence des Bâtonniers12 Place Dauphine75001 PARIS

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Documents

LES GUIDES DE LA CONFÉRENCE€¦ · 15 à 20 minutes d’exposé 15 minutes de questions réponses Un “pot” en clôture Pour une rencontre ou un déjeuner