Les rôles de Directeur d’Epreuve et de Délégué Technique lors d’une épreuve de parapente

Avant, pendant et après une épreuve de parapente

AVANT L’EPREUVEL’identité du Directeur d’Epreuve (DE) est inscrite dans les paramètres de l’épreuve du calendrier FFVL – Il participe au choix de la date et au type d’épreuve.L’interlocuteur naturel du DE est le responsable régional de la compétition (RRC)

Pendant les semaines précédant l’épreuve•Il collabore à la préparation logistique de l’épreuve•Il s’informe sur l’évolution des inscriptions en ligne•Il détermine la liste des sites pouvant être utilisés pour l’épreuve•Il élabore la liste des points GPS qui serviront de balises•Il élabore des scénarios de manches en fonction des météos potentielles•Il s’assure qu’un Délégué Technique (DT) a bien été nommé pour son épreuve

AVANT L’EPREUVE (suite)Pendant la semaine immédiatement avant l’épreuve•Il prend contact en début de semaine avec le DT (si ce n’est pas fait) •Il suis l’évolution des prévisions météo•Il vérifie avec ses collaborateurs les préparatifs de l’épreuve (locaux – matériel – moyens informatiques – installation de la dernière version du logiciel CARGOL) – panneau de briefing – cartes…•Il rassemble son matériel personnel de DE Téléphones mobiles(s) – Radio(s) – documents… •Il décide en collaboration avec le DT du maintien où de l’annulation de l’épreuve•Il informe les pilotes inscrits du maintien où de l’annulation de l’épreuve•Il rappelle le lieu et l’heure du début des confirmation de présence et de chargement des GPS•Il informe de l’heure de son briefing d’accueil

LA PREMIERE JOURNEE DE L’EPREUVE – (l’accueil)• Il affiche la liste des candidat au comité de pilote (CP) avant l’arrivée des

pilotes.• l réalise un briefing d’accueil où il évoque notamment :

Il présente l’Equipe d’organisation et le DT, et lui même Le programme de l’épreuve (journée, soirée, horaires,…) Il procède à la nomination du comité de pilote La météo attendue et en détail, celle du jour les modalités de transport jusqu’au décollage L’heure de départ Il informe les nouveaux compétiteur qu’ils peuvent venir le rencontrer

après la fin du briefing• Pendant toute la durée de l’épreuve, lorsqu’il termine une communication,

le DE informe, lorsque cela est possible, du lieu et de l’heure du prochain briefing.

LA PREMIERE JOURNEE DE L’EPREUVE – (au décollage avant le briefing)

• Il installe une zone de briefing• Il rassemble les membres du comité de pilote (CP)• Il leur présente son analyse des conditions et leur propose une (ou des)

manches• Il consulte les membres du CP pour que ceux-ci s’exprime activement• En cas de doutes ou de questions il justifie ses propositions• En cas de refus majoritaire d’une manche où d’un élément de la manche, le

DE en tiens compte et ajuste sa proposition• Lorsque la manche est définie, elle est publiée dans les meilleurs délais

pour en informer les pilotes• Il informe régulièrement les pilote de l’heure du briefing de manche• Il convoque les pilotes pour le briefing de manche

LA PREMIERE JOURNEE DE L’EPREUVE – (au décollage premier briefing)• Avant l’appel des pilotes il pré-remplis le panneau de briefing avec les

éléments connus puis appelle les pilotes• Il constitue le collège de sécurité et annonce quel sera son fonctionnement• Il annonce où il se situera pendant la manche et si des fusibles sont prévu• Il annonce qu’il procèdera à une évaluation des condition > 1,2,3• Il rappelle que tout les pilotes présents à l’inscriptions sont sensés voler

chaque jour et qu’ils doivent se signaler s’il ne le font pas • Il rappelle l’obligation du pointage sécurité et ses modalités (tél; sms; lieux)• Il leur présente l’analyse des conditions météo actuelle et attendue.• Il procède à la présentation de la manche en suivant la trame du panneau

de briefing• Il s’assure que tout le monde a compris et répond aux questions• Il termine en fixant les horaires d’ouverture de la manche et laisse aux

pilotes le délais de préparation suffisant• Sur une épreuve loisir le DE complète son briefing et augmente le délais

PENDANT LA MANCHE• Lorsque la manche est lancée et lorsqu’il dispose d’un moment, le DE

transmet la manche à l’informaticien pour qu’elle soit saisies dans CARGOL• Le DE garde une vigilance constante sur les conditions de vol et la course• Il se déplace pour bénéficier des meilleures informations : visuelle ou radio• Pour assurer son rôle, le matériel de communication minimum conseillé

pour un DE est constitué d’une radio et d’un téléphone.• Si certaines conditions d’organisation sont réunies et s’il le juge utile pour

mieux suivre la course, le DE peut décider de voler pour évaluer les conditions et accompagner les compétiteurs.

• Partout où il se trouve, y compris en vol, s’il n’est pas relayé à ce rôle, le DE doit être en capacité de répondre a un appel téléphonique et radio et de joindre lui-même les secours (112)

• Si le DE risque d’être dans une zone de non réception ou de non émission, il doit prévenir et être relayé par une personne elle-même capable de recevoir les alertes et déclencher les secours.

• Ainsi la charge du DE peut être partagée par un assistant, il n’est donc pas inutile de prévoir deux numéros de tél distincts pour les alertes.

EN CAS D’ALERTE

• L’objectif est de minimiser toutes les latences pour qu’en cas de nécessité les secours puisse intervenir rapidement.

• Le DE où toute personne mieux placée que lui peuvent intervenir pour lancer des secours mais dans tout les cas le DE doit s’informer pour être sûr que ce qui devait être fait l’a bien été.

• Lorsqu’un pilote est en difficulté, le DE s’informe et évalue quel type d’intervention est nécessaire : l’organisation peut elle gérer l’incident seule ? (cas d’un pilote juste très légèrement blessé, branché mais facilement accessible) – Il faut trouver un équilibre et faire le bon choix entre une solution interne (si elle est prévue et possible) et le déclenchement de secours « lourds »

• Même en cas d’accident le DE devrait être en mesure de continuer a assurer lorsqu’il le peut, son rôle de suivi de la manche

• En cas d’incident (tout type) le DE s’informe des protagoniste afin de pouvoir leur demander de remplir le questionnaire d’enquète FFVL

LORSQUE LA MANCHE SE TERMINE

• Le DE continue à suivre la manche jusqu’à avoir la certitude que son rôle d’observation directe n’est plus utile

• Il s’enquiers dans les meilleurs délais de l’évolution du pointage des pilotes jusqu’à l’enregistrement du dernier

• En cas d’absence suspecte, si un pilote manque a l’appel et ne répond pas le DE mobilise son organisation, les pilotes et utilise toute les méthodes possibles (géolocalisation) pour obtenir des informations.

• En cas d’échec à obtenir des nouvelles le DE déclenche des secours externes (112) - normalement à l’heure limite de pointage sécurité

• En cas d’incident pendant la journée, le DE enquête et convoque les protagonistes pour leur faire remplir le questionnaire FFVL

• Le pointage sportif terminé, les résultats provisoire sont affichés. Le DE et l’informaticien se consultent et précisent par voie d’affichage a quel moment les demandes de correction (et les éventuelles réclamations) seront possibles

• Le DE fait afficher l’heure du prochain rendez-vous pour les pilotes

UNE NOUVELLE JOURNEE DEBUTE

• D’une manière générale la chronologie précédente se répète en excluant ce qui n’a plus lieu d’être répété

• Si cela n’a pas été traité le soir, le DE résous dans les meilleurs délais (le matin même dans la majorité des cas) les problématiques sportives qui surviennent

• Si la réponses à une réclamation ne satisfait pas un pilote et que celui ci entreprend une protestation officielle écrite, le DE en informe le DT et ensemble ils convoquent le jury qui traitera la protestation

• Sur le décollage lors du nouveau briefing, le DE félicite les gagnants et évoque si nécessaire ce qu’il y a à dire sur la journée précédente

• Comme d’habitude il donne des repère temporel pour la suite et s’il s’agit du dernier jour, il précise dans la mesure du possible où et quand se déroulera la remise des prix

LE CALCUL DES RESULTATS FINAUX ET LA REMISE DES PRIX• Pour que des résultats finaux (non provisoire) puissent être publiés comme

tel le DE doit s’assurer que tout les délais ont été respectés et toutes les réclamations protestation traitées

• Il peut arriver que des problèmes techniques (incapacité réciproque du pilote et de l’organisation a décharger un GPS en temps voulu) empêche la clôture définitif d’un classement. Néanmoins le DE peut dans la quasi totalité des cas organiser une remise des prix cohérente.

• Le DE appelle l’ensemble des vainqueurs prévus par le règlement FFVL ainsi que les pilotes qu’il décide de mettre à l’honneur

• Dans tout les cas une organisation rapide de la remise des prix est souhaitable

APRES l’EPREUVE

• Le DE s’assure que les résultats finaux ont bien été renvoyés par le biais de CARGOL

• En cas de difficulté à les clore il en informe dans les meilleurs délais le RRC qui l’aidera dans cette tâche

• Dans tout les cas le DE doit remplir le compte rendu d’épreuve sans lequel le RRC ne peut valider l’épreuve

• Le DT renseigne lui aussi son compte rendu officialisant de ce fait son action sur l’épreuve.

RAPPORT ENTRE DE et DT• Le rôle du DT n’a été que très peu cité dans les pages précédentes, en

réalité puisqu’il est plus libre et disponible que le DE son rôle est de suivre l’ensemble des phases de l’épreuve pour vérifier que rien n’est oublié et, justement « souffler » des rappels et des conseils utiles à l’organisation.

• Etre DT est un rôle différent mais non moins expert que celui du DE car il faut savoir intervenir à bon escient pour aider efficacement mais sans en faire trop. Si une organisation est excellente un DT n’aura quasiment pas à intervenir. En cas d’évènement imprévu nécessitant la mobilisation du DE le DT aidera en prenant le relais.

• Effectivement le DT a un rôle arbitral renforcé puisque depuis 2013 il est lui-aussi mandaté pour décider de l’arrêt d’une manche. Ce rôle nouveau n’est pas lié a un désaveux de la FFVL pour ses DE mais bien d’une volonté de faire reposer sur plus de personnes compétentes les responsabilités liées a des décisions difficiles. Etant donné que les DT volent et prennent part aux classements cette nouvelle prérogative les oblige : ils sont d’abord DT et ensuite pilotes…