1

การใชคอมพวเตอรในการเกบขอมลขาวสาร จะท าใหผใชสามารถเรยกขอมลและขาวสารนนมาใชไดอยางรวดเรว นอกจากนยงสามารถท ากรรมวธตางๆ เชน การเลอกกลมการปรบปรง ขอมล เปนตน ในการน าขอมลเขาและออกจากสอบนทกนนจ าเปนตองมโปรแกรมทมาจดการฐานขอมลเหลานน ซงเรยกวา “ระบบฐานขอมล (Database Management System : DBMS)” ส าหรบโปรแกรม Microsoft Access จดเปนโปรแกรมการจดการฐานขอมลเชงสมพนธ(Regional Database Management System : RDBMS)” ซงมประสทธภาพในการจดฐานขอมลไดดเยยม โดยโปรแกรม Microsoft Access 2010 ท างานภายใตระบบปฏบตการ Windows ท าใหใชงานไดงาย สะดวก รวดเรว มเครองมอชวยในการท างานไมจ าเปนตองจดจ าค าสงในการท างานเหมอนกบโปรแกรมจดการฐานขอมลประเภทอนๆ และเปนโปรแกรมทงายตอการเรยนร

คณสมบตของโปรแกรม Microsoft Access 2010

ดงทไดกลาวมาในขางตนแลววาโปรแกรม Microsoft Access 2010 จดเปนโปแกรมดานการจดการฐานขอมล ดงนนความสามารถโดยตรงของโปรแกรมกคอ “การจดการดานฐานขอมล” ในการน าขอมลเกบ โดย Microsoft Access 2010 จะมองแฟมขอมลแตละแฟมขอมลทจดเกบอยในคอมพวเตอรในรปแบบของ ตาราง (Table) ทประกอบดวย เขตขอมลหรอคอลมน และ ระเบยนหรอแถว โดยในแตละตารางจะตองมคยทเหมอนกนเพอใชในการเชอมโยง (Relation) ตารางสองตารางใหสมพนธกน ดงนนขอมลใน สองตาราง จงสามารถใชงานรวมกนได นอกจากนนแลวเรายงสามารถน าขอมลทอยในตารางมาจดใหอยในรปแบบของ Query ซงเปนค าถามทใชถามไปยงฐานขอมลของเราเพอทจะไดน าขอมลทตองการใชออกมา โดยจะมการก าหนดเงอนไขตางๆ ในการแสดงขอมลดวยและยงมการน าขอมลทอยในฐานขอมลของเรามาสรางเปน Form เพอใหงายตอการปอนขอมล ทงยงน าขอมลมาสรางเปนรายงานเพอแสดงผลงานทงหมดออกมานนเอง สรปลกษณะการท างานของโปรแกรม Microsoft Access 2010จงเปนขนตอนการท างานทยดยาวทมกระบวนการการท างานทตอเนองกนจนกระทงไดผลลพธเปนรายงานออกมาเพอน าเสนอ

สงทเพมเตมเขามาในโปรแกรม Microsoft Access 2010 นนคอการเนนความเรยบงาย โดยมาพรอมกบแมแบบพรอมใชทคณสามารถน าไปใชไดทนท อกทงยงมเครองมอทมประสทธภาพทสามารถจดการงานไดเสมอแมวา ขอมลจะมปรมาณมากขนกตาม

2

ปมค าสงทจ าเปนตองใช เราสามารถใชงานไดทกเมอและทกต าแหนงทคณตองการเรยกใช

การก าหนด Ribbon สามารถปรบปรงเองไดอยางงายดาย เพอใหคณสามารถเขาถงค าสงทคณใชบอยได สรางแทบแบบก าหนดเองหรอแมแตก าหนดแทบทมอยแลวภายในเอง เมอใช Access 2010 คณจะท างานไดอยางทตองการ

การจดการฐานขอมลของคณและเรยกใชเครองมอฐานขอมลไดโดยตรงและรวด เรวยงขนจากมมมอง Microsoft Office Backstage มมมอง Backstage เขามาแทนทเมนแฟมแบบเดมในโปรแกรมประยกต Office 2010 ทงหมด โดยจะเปนพนทสวนกลางทไดรบการจดระเบยบไวส าหรบจดการฐานขอมล ของคณและก าหนดรปแบบการใชงาน Access ของคณเอง

มมมอง Microsoft Office Backstage

3

การเรยกใชโปรแกรม Microsoft Access 2010

การเรมใชงาน Microsoft Access 2010 จากแถบงาน

1. คลกทปม Start บน Taskbar จะปรากฏเมนของปม Start 2. เมอปรากฏ เมนของปม Start ขนมาแลวใหเลอนเมาส มาชทค าสง All Programs ใน เมนของปม Start นน จะปรากฏรายการยอยภายในเมน Programs ขน

3. จากนนใหเลอน Mouse มาท Microsoft Office จะปรากฏรายการของโปรแกรม Microsoft Office ขนมา ใหเลอน Mouse มา Click ท Microsoft Access 2010

❶ คลกทปม Start บน Taskbar จะปรากฏเมนของปม Start

❷ เมอปรากฏเมนของปม Start ขนมาแลว ใหเลอน Mouse มาชท Programs ในเมนของปม Start นน จะปรากฏรายการ ภายในเมน Programs ขน

❸ จากนนใหเลอน Mouse มาท Microsoft Office จะปรากฏรายการ โปรแกรม Microsoft Office ขนมา ❹ ใหเลอน Mouse มา Click ท Microsoft Access 2010

4

เมอสนสดขนตอนการเขาสโปรแกรมแลว จะปรากฏหนาตางของโปรแกรม Microsoft Access 2010 ดงรป

1. คลกทปม บนหนาตางการเรมตนการใช Microsoft Access 2010

2. จากนนท าการตงชอใหกบไฟลฐานขอมล จะเหนไดวานามสกลของไฟลฐานขอมลจะเปน ( *.accdb ) โดยการตงชอไฟลนนสามารถตงไดไมเกน 255 ตวอกษร

3. คลกทปม เพอใหโปรแกรม Microsoft Access 2010 สรางฐานขอมลเปลา

5

เมอเขาสโปรแกรม Microsoft Access 2010

เมอเขาสโปรแกรม Microsoft Access 2010 แลวหนาจอแรกทเราพบ คอ หนาตางของโปรแกรม Microsoft Access 2010 ซงภายในหนาตางของโปรแกรมจะประกอบดวย สวนตางๆ ทเปนเครองมอในการท างานของโปรแกรม โดยในแตละสวนจะมการใชงานทแตกตางกนออกไปดงน

แถบ Navigator

ประเภท Object

แฟม (File) Title Bar

Quick Access Toolbar แทปค าสง

ปมค าสง Ribbon

กลมค าสง

6

แฟม (File) รวบรวมชดค าสงจดการฐานขอมล เชน การสราง การบนทก การพมพ การส ารองฐานขอมล และ Publishing ปมค าสงนอยทมมซายของ Database window เมนค าสงน Quick Access Toolbar น าเสนอบางค าสงเพออ านวยความสะดวกในการท างาน แถบเครองมอนอยถดจาก Microsoft Office Button มาทางขวา ตามคาเรมตนแสดงปมค าสง Save, Undo และ Redo แตสามารถเพมค าสงอนไดอก

Title Bar แถบไตเตล แสดงชอของObjectฐานขอมลปจจบน (ถาขยายใหญ) ดานขวาสดเปนปมการยอ ขยาย และปดเหมอนกบโปรแกรม Windows ทงหมด การซอน Access Window ชวคราวสามารถคลกปม Minimize (ยอ) จดขนาดของ window โดยการคลกปม Restore Down / Maximize และปด window หรอออกจาก Microsoft Access โดยการคลกปม Close

Ribbon อยใตแถบไตเตลเปนสวนการท างานใหมในโปรแกรมชด Microsoft Office 2010 ค าสงตางๆไดรบการน าเสนอบน Ribbon แทนทบนแถบเมนหรอแถบเครองมอแบบเดม จงท าใหสามารถท างานไดอยางมประสทธภาพภายใน Window การจด Ribbon เปนแทปหนาทเฉพาะทแบงตามกลมหนาทเฉพาะของค าสง

แทปค าสง Ribbon จะแบงเมนค าสงออกเปนแทปเพอความสะดวกในการเรยกใชงาน

ปมค าสง ในแตละกลม ปมค าสงเปลยนขนาดโดยขนอยกบกบความกวางของ Window ปมเหลานอาจจะใหญ หรอเลก ซงปายปมค าสงอาจจะเปนชอไอคอน หรอทง 2 อยาง เมอชไปทปมค าสงจะแสดงชอปมค าสงนนใน ScreenTip บางครงจะอธบายการท างานของปมค าสงนน บางปมค าสงมลกศร ซงในลกศรนนจะมฟงกชนอนๆ ถาชปมค าสงทมลกศรภายในตวปมค าสงนน ลกศรจะแสดงรายการค าสงยอยใหเลอก ถาลกศรแยกตางหาก ลกศรจะแสดงรายการค าสงยอยทท าตามการเลอกปจจบน

กลมค าสง แทปค าสง จะแบงปมค าสงออกเปนกลม ๆ ตามลกษณะการใชงานในหมวดเดยวกน

Navigator แสดงรายการ Object ฐานขอมล การเปลยน Object ในรายการใหคลกสวนหวของรายการ แลวคลกกลมของ Object ทตองการใหแสดง

Object แสดงชอกลมออบเจคทงหมดในฐานขอมล ถาคลกทไอคอนของกลมใด จะแสดงรายชอออบเจคทงหมดในกลมนนในสวนของ Document Windows

7

หนาตางฐานขอมล

Ribbon บน Database Window ม 4 แทบ คอ หนาแรก , สราง , ขอมลภายนอก และ เครองมอฐานขอมล

แสดง Ribbon ปกต

ถาตองการพนทหนาจอเพมขน แต Ribbon ทซอนไวสามารถแสดงออกมา เมอคลกแทบใดแทปหนง

แสดง Ribbon แบบยอเลกสด

แทปหนาแรก Home

แทปหนาแรก เปนแทปทรวบรวมค าสงทเกยวกบการจดหนาจอ ในการแสดงผลเปรยบเทยบไดกบเมน Edit, เมน Record ในเวอรชนกอนหนา แทปนประกอบดวยกลมตอไปน

8

มมมอง View เปนกลมฟงกชนแสดงมมมอง Object เชน มมมองแผนขอมล , มมมอง Pivot Table , มมมอง Pivot Chart , มมมองออกแบบ

คลปบอรด Clipboard เปนกลมฟงกชนการคดลอก

เรยงล ำดบและกรอง Sort & Filter เปนกลมฟงกชนจดการเรคคอรดในดานการเรยงล าดบ การสรางตวกรอง

ระเบยน Records เปนกลมฟงกชนท างานกบเรคคอรด เชน การหาผลรวม , การลบ เปนตน

9

คนหำ Find เปนกลมฟงกชนคนหาและแทนท

กำรจดรปแบบขอควำม Font เปนกลมฟงกชนจดการแสดงตวอกษร จดหนากระดาษ เชน การก าหนดยอหนา , การใสสญลกษณแสดงหวขอยอย

แทปสราง Create

แทบสราง Create เปนแทปทรวบรวมค าสงในการสราง Object ฐานขอมล แทปนประกอบดวยกลมค าสงตอไปน

ตำรำง Tables เปนกลมฟงกชนการสรางตารางขอมล

แบบสอบถำม Query เปนกลมฟงกชนการสรางแบบสอบถามขอมล

10

ฟอรม Forms เปนกลมฟงกชนการสรางฟอรม

รำยงำน Reports เปนกลมฟงกชนการสรางรายงาน

แมโครและโคด เปนกลมฟงกชนการสรางมาโคร มอดล คลาสมอดล Visual Basic

แทปขอมลภายนอก External Data

แทปขอมลภายนอก External Data เปนแทปทรวบรวมค าสงในการน าเขาหรอสงออกขอมล แทปนประกอบดวยกลมค าสงดงตอไปน

น ำเขำและเชอมโยง Import เปนกลมฟงกชนน าเขาขอมลจากฐานขอมล Microsoft Access, ไฟล Excel, ไฟล HTML หรอ XML, ไฟลขอความ ตลอดจนฐานขอมลอนๆ

11

สงออก Export เปนกลมฟงกชนสงออกเปน ไฟล Excel, ไฟล HTML หรอ XML, ไฟลขอความ หรอฐานขอมล

รวบรวมขอมล Collect Data เปนกลมฟงกชนท างานกบ Outlook ส าหรบการสงผานอเมล

แทปเครองมอฐานขอมล Database Tools

แทปเครองมอฐานขอมล Database Tools เปนแทปรวบรวมค าสงจดการฐานขอมล เชน การสรางความสมพนธ การก าหนดรหสผานฐานขอมล แทปนประกอบดวยกลมค าสงตอไปน

แมโคร Macro เปนกลมฟงกชนการสรางระบบโปรแกรมอตโนมต คอ แมโคร และค าสง Visual Basic

ควำมสมพนธ เปนกลมฟงกชนท างานกบ Object ฐานขอมล เชน ความสมพนธ

12

วเครำะห Analyze เปนกลมฟงกชนตรวจสอบและวเคราะห

ยำยขอมล Move Data เปนกลมฟงกชนสงผานขอมลจากฐานขอมล คอ การสงไปยง SQL Server หรอ การแบงฐานขอมลเปนสวนโปรแกรมกบฐานขอมล

สวนเพมเตม Add-in เปนกลมฟงกชนสนบสนนฐานขอมล เชน Link Table Manager

แทปแสดงสถานะของ Object Contextua l

เมอมการเลอก Object ตามแตละ Categories แทป Contextual จะแสดงออกมาสมพนธกบObject และมมมอง ตอจากแทปปกต เชน การเปดตารางขอมล จะปรากฏแทป Datasheet ตามแทป Contextual ทเปน Datasheet ส าหรบการเปดตารางขอมลในมมมองตาราง

13

Navigator Pane

การแสดงประเภทของ Navigator Pane ใหคลกทแถบ Navigator จะปรากฎเมนค าสง Navigator โดยจะแสดง Category ตามประเภททเลอก