ไฟล์ฐานข้อมูล

ในการท างานของโปรแกรมส าเร็จรูปบนเคร่ืองคอมพิวเตอร์ ซึ่งโดยพื้นฐานของ Microsoft Access 2010 คือ จะมีไฟล์ที่ใช้ส าหรับเก็บไฟล์ฐานข้อมูลต่างๆ ที่เรียกว่า ฐานข้อมูล ซึ่งโดยส่วนมากแล้วถ้ามีการท างานในฐานข้อมูลมากกว่า 1 ฐานข้อมูล ก็จะมีการเปิดไฟล์ฐานข้อมูลเพิ่มมากขึ้น ในขณะเดียวกันหากมีการสร้างฐานข้อมูลขึ้นมาใหม่แล้วจ าเป็นจะต้องมีการจัดเก็บ ฐานข้อมูลนั้น หรือเรียกว่า การจัดเก็บหรือการบันทึกนั่นเอง เพื่อที่จะเป็นประโยชน์ต่อการท างาน ในคร้ังต่อไป อีกทั้งยังเป็นประโยชน์ในการย้อนกลับมาแก้ไขงานนั้นโดยไม่ต้องมีการจัดท าหรือพิมพ์ขึ้นมาใหม่นั่นเอง

การสร้างฐานข้อมูลขึ้นมาใหม ่วิธีการสร้างฐานข้อมูลขึ้นมาใหม่ สามารถท าได้หลายวิธี ดังนี้

การสร้างฐานข้อมูลเปล่า

1. คลิกที่ปุ่ม บนหน้าต่างการเร่ิมต้นการใช้ Microsoft Access 2010

15

2. จากนั้นท าการตั้งชื่อให้กับไฟล์ฐานข้อมูล จะเห็นได้ว่านามสกุลของไฟล์ฐานข้อมูลจะเป็น ( *.accdb ) โดยการต้ังชื่อไฟล์นั้นสามารถตั้งได้ไม่เกิน 255 ตัวอักษร

3. คลิกที่ปุ่ม เพื่อให้โปรแกรม Microsoft Access 2010 สร้างฐานข้อมูลเปล่า

การสร้างฐานข้อมูลจากต้นแบบ

1. การสร้างฐานขอ้มูลจากตน้แบบ บนแถบ แม่แบบบนเครื่อง นั้นสามารถท าได้โดย คลิก จากนั้นโปรแกรม Microsoft Access 2010 จะแสดงรายละเอียด แม่แบบบนเครื่องให้เราเลือกตามความต้องการ

16

1. เลือกแม่แบบที่ต้องการจากนั้นโปรแกรม Microsoft Access จะเปิดไดอะล๊อกบล็อก File New Database ให้ตั้งชื่อไฟล์และเลือกต าแหน่งเก็บฐานข้อมูลแล้วคลิกปุ่มค าสั่ง เพื่อให้โปรแกรม Microsoft Access 2010 สร้างฐานข้อมูลจากแม่แบบตามที่เลือก

โปรแกรม Microsoft Access 2010 จะสร้างฐานข้อมูลใหม่พร้อมกับอ๊อบเจคต่างๆที่มีอยู่ในต้นแบบตามที่เลือก

การจัดเก็บไฟล์ฐานข้อมูล

ในโปรแกรม Microsoft Access 2010 จะไม่มีค าสั่งในการจัดเก็บไฟล์ฐานข้อมูล การจัดเก็บไฟล์ฐานข้อมูลจะท าโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะจัดเก็บให้เราทันทีที่ปิดไฟล์ฐานข้อมูล หรือออกจากโปรแกรม Microsoft Access 2010 หรือเมื่อมีการเปิดไฟล์ฐานข้อมูลอ่ืนขึ้นมา

การจัดเก็บไฟล์ฐานข้อมูลขึ้นแผ่นดิสก์เก็ต การจัดเก็บไฟล์ฐานข้อมูลขึ้นแผ่นดิสก์เก็ต สามารถท าได้โดยการคัดลอกในโปรแกรม Windows Explorer ดังในหนังสือหลักสูตรการเรียนการสอน Windows

17

การปิดฐานข้อมูล หลังจากที่เราใช้ฐานข้อมูลเสร็จแล้ว ควรที่จะปิดฐานข้อมูลเหล่านั้น แล้วจึงเปิดฐานข้อมูลอ่ื นหรือออกจาก Microsoft Access 2010 ก็ได้ ซึ่งถ้าโครงสร้างของฐานข้อมูลถูกเปลี่ยนไปในขณะใช้งาน เช่น เปลี่ยนขนาดของแถวหรือคอลัมน์ใน Table โปรแกรมจะถามให้ยืนยันว่าจะบันทึกสิ่งที่เปลี่ยนแปลงนั้นหรือไม่ แต่ส าหรับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับข้อมูลใน Table นั้น จะถูกบันทึกให้โดยอัตโนมัติทันทีที่เปลี่ยนแปลงอยู่แล้ว เมื่อเราปิดฐานข้อมูลหรือออกจาก Microsoft Access 2010 ออบเจ็คต่างๆ ที่ยังเปิดอยู่ เช่น Table หรือ Query ก็จะถูกปิดตามไปด้วย

การปิดฐานข้อมูล สามารถท าได้หลายวิธีดังนี้

วิธีที่1 การปิดฐานข้อมูลโดยใช้แท็บ

น าเมาส์คลิกทีแ่ท็บ แฟ้ม เลือก ปิดฐานข้อมลู

18

วิธีที่ 2 การปิดฐานข้อมูลโดยใช้ปุ่ม Close

คลิกที่ปุ่ม Close บนวินโดว์ Database ดังรูป

หมายเหตุ เมื่อโปรแกรมขึ้นกรอบโต้ตอบเพื่อเตือนความจ าในการบันทึก ให้คลิก No เพื่อยกเลิกการเปลี่ยนแปลงที่เราอาจจะท ากับโครงสร้างฐานข้อมูล หรือออบเจ็คต่างๆ ไปแล้ว แต่ยังไม่ได้สั่งให้บันทึกลงไป หรือคลิก Yes เพื่อเก็บการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่เราท า (ส่วนตัวข้อมูลจริง ๆ ใน Table นั้นจะเปลี่ยนไปแล้วทันที โดยเราไม่ต้องรอจนถึงตอนปิดฐานข้อมูล)

คลิกเมาส์เพื่อปิด

19

การเปิดฐานข้อมูลเดมิ วิธีการเปิดฐานข้อมูลเดิม สามารถท าได้หลายวิธี ดังนี้

วิธีที่ 1 การเปิดฐานข้อมูลโดยใช้แท็บ ในหน้าต่าง จะมีฐานข้อมูลเดิมที่มีอยู่แล้ว จะปรากฏรายชื่อฐานข้อมูลที่เปิดใช้งานไปเมื่อเร็วๆ นี้ ให้ดับเบิลคลิกที่ชื่อของฐานข้อมูลที่ต้องการจะเปิด

หากไม่มีรายชื่อฐานข้อมูลในรายการ ให้เลือก จากการเปิดไฟล์ฐานข้อมูล จากนั้นเลือก Directory ที่เก็บข้อมูลเพื่อเลือกไฟล์ฐานข้อมูลดังกล่าว

เมื่อเลือกชื่อไฟล์ฐานข้อมูลที่ต้องการจะเปิดได้แล้ว ให้คลิกที่ชื่อไฟล์ฐานข้อมูล นั้นและคลิกที่เปิด หรือดับเบิลคลิกที่ชื่อไฟล์ฐานข้อมูลที่ต้องการเปิดได้เลย

ให้เลือก Directory ที่เก็บข้อมูล จากนั้นคลิกชื่อไฟล์แฟ้มข้อมูล

ที่ต้องการเปิด เช่น ชื่อแฟ้ม school.accdb ดังนี ้

20

วิธีที่ 2 เปิดฐานข้อมูลเดิมจากแถบเคร่ืองมือด่วน

คลิกที่ค าสั่งแฟ้มบนแถบเคร่ืองมือด่วน จะปรากฏ Popup Menu ดังนี้

ให้เลือก Directory ที่เก็บข้อมูล จากนั้นคลิกชื่อแฟ้มข้อมูลที่ต้องการเปิด เช่น ชื่อแฟ้ม school.accdb ดังนี ้

เมื่อเลือกชื่อไฟล์ฐานข้อมูลที่ต้องการจะเปิดได้แล้ว ให้คลิกที่ชื่อไฟล์ฐานข้อมูลนั้นและคลิกที่เปิด(Open) หรือดับเบิลคลิกที่ชื่อไฟล์ฐานข้อมูลที่ต้องการเปิดได้เลย