L’evoluzione dei sistemi documentali:

dai sistemi di archiviazione ai sistemi di gestione dei processi

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ISI SOLUTIONS

ISI Solutions offre il servizio di ingegnerizzazione dei processi aziendali e ha sviluppato una piattaforma web, InFO Platform, per la gestione dei documenti e dei processi.

La capacità di ingegnerizzare processi efficienti unitamente alla piattaforma di gestione dei documenti e dei processi permette di raggiungere efficacemente gli obiettivi. Obiettivi che sono di diversa natura e tipo; ogni ingegnerizzazione di un processo permette di raggiungere determinati obiettivi.

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Processi e obiettivi aziendali

Marzo 2016

Ciclo

passivo

DIMINUZIONE

dei costi interni

Ciclo

attivo

AUMENTO

soddisfazione e fidelizzazione del cliente

Produzione AUMENTO

dei profitti

Valutazione delle risorse

AUMENTO

del rendimento interno

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L’Architettura

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Implementazione

Come impostare un buon sistema di gestione

documentale e dei processi?

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Evoluzione

Efficienza

Archiviazione

Gestione

dei contenuti

Gestione

dei processi

Il 1° grado di impostazione di un sistema documentale è il cosiddetto metodo di archiviazione. Archiviare in modo corretto un documento è la condizione minima e indispensabile per una veloce ricerca e distribuzione dello stesso. Il documento logico è formato dal documento elettronico.

Il 2° grado è quello relativo alla gestione dei contenuti; diventa fondamentale gestire una serie di dati associati al documento logico e permettere al documento stesso di evolvere nel tempo. Il documento logico è formato da un insieme di dati ed eventualmente anche da un documento elettronico.

Il 3° grado è rappresentato dalla gestione dei processi; Un vero e proprio workflow in cui si definiscono le attività documentali, le relazioni tra di esse, le regole di completamento, gli attori, le responsabilità e i parametri temporali.

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La soluzione tecnologica

InFO Platform è una piattaforma web per la

gestione dei documenti e dei processi. Tutte le

funzionalità, operative e amministrative, sono

accessibili via web e non è richiesta alcuna

installazione sui client.

Attraverso la configurazione della piattaforma è

possibile disegnare qualsiasi tipo di processo

(documentale e di business).

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L’architettura

Sistema modulare: per archiviare e condividere i

documenti;

Per gestire i contenuti dei documenti;

per gestire i processi documentali e di business con un unico sistema;

per personalizzare, aggiornare i contenuti e definire i processi direttamente online attraverso interfacce grafiche.

ERP

HR

OLAP

CRM

WEB

Legacy

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Tag

Mappatura delle tipologie di documenti (tag)

L'attività di tagging (dall’inglese “tag”, contrassegno; in italiano taggare) consiste nell'attribuzione di una o più parole chiave, dette tag, che individuano l'argomento di cui si sta trattando, a documenti o, più in generale, file su internet.

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Tag

Le fondamenta del sistema di gestione

documentale sono i tag del documento.

Iniziamo col creare un tag che rappresenta le possibili

tipologie di un documento e al suo interno aggiungiamo

i tag fatture attive e fatture passive.

Se commettiamo un errore e inseriamo il tag in una

posizione sbagliata possiamo rimediare facilmente … è

sufficiente trascinare il tag nella posizione corretta.

http://www.youtube.com/watch?v=LcFt5gu4gvU

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Un altro aspetto fondamentale è l’assegnazione dei permessi ai documenti.

Avremmo potuto assegnare i permessi direttamente all’utente ma avremmo commesso un grosso errore. Se l’utente che ha in carico i documenti lascia la società, i documenti rimangono in un limbo irraggiungibile fintantoché non vengono riassegnati ad un altro operatore. Ragione per cui abbiamo deciso di ragionare in termini di Funzione aziendale.

La soluzione che proponiamo è quella di definire gli organigrammi funzionali. L’organigramma è composto dai Gruppi di Lavoro che raggruppano utenti omogenei, quindi utenti che hanno gli stessi compiti e responsabilità nell’ambito di applicazione dell’organigramma. La definizione di differenti organigrammi, e la possibilità per ogni utente di appartenere ad uno o più gruppi di lavoro di più organigrammi, permette di coinvolgere in maniera selettiva le risorse.

Vediamo come si crea un organigramma …

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Permessi

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Organigrammi

Assegnazione dei permessi

Organigrammi funzionali

Gruppi di lavoro

http://www.youtube.com/watch?v=b8y4-NbSGtU

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A questo punto potremmo già procedere con

l’archiviazione di un documento.

Ma, per agevolare il compito delle risorse che

devono archiviare i documenti e per evitare

possibili errori di compilazione, è possibile creare

della macro di archiviazione, dette

preconfigurate. Vediamo come si crea una

preconfigurata …

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Archiviazione

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Macro di archiviazione

Definizione delle macro di archiviazione

Assegnazione dei tag

Assegnazione dei gruppi di lavoro

http://www.youtube.com/watch?v=bi9LLdaPaoA

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Dopo aver configurato la piattaforma diventa

banale, e quindi non richiede formazione,

procedere con l’archiviazione di un documento …

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Archiviazione

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Archiviazione file

Archiviazione

Scelta della preconfigurata

Upload file

Da scanner (Driver twain)

Da fax-server

Upload massivo

http://www.youtube.com/watch?v=wNHg4trH6Bo

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Come si può fare per automatizzare il processo di

archiviazione?

La nostra piattaforma prevede la possibilità di

archiviare automaticamente i documenti in funzione di

alcune parole presenti in una sezione oppure in tutta la

pagina del documento.

In pochi secondi vediamo come configurare la piattaforma

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Archiviazione automatica

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Archiviazione automatica

Archiviazione con riconoscimento automatico della

tipologia del documento

Barcode

Riconoscimento comparativo del layout

Riconoscimento parola

http://www.youtube.com/watch?v=ioAr2zOthFY

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Un altro aspetto fondamentale è rappresentato

dagli stati del documento; un documento evolve

nel tempo … e questa evoluzione può essere

rappresentata da una variazione/aggiunta di tag

di tipicizzazione oppure da una variazione dei

tag stati; ad esempio un fattura passiva può

evolvere dallo stato “in approvazione” ad uno dei

stati: “approvata” oppure “non approvata”.

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Stati del documento

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Stati del documento

Mappatura degli stati

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Un sistema documentale deve poter permettere di

associare dei dati (metadati ricercabili) che

identificano il contenuto del documento;

I metadati sono associati alla tipologia o allo stato

del documento. In questo modo anche i metadati

possono evolvere nel tempo; per esempio dopo

che un documento è stato “non approvato” è

possibile far comparire il metadato “motivo della

mancata approvazione”

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Metadati

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Modello dati

Definizione del modello dati associato al tag

Campi

Tipo di dato

Sorgente (db cliente)

Editor HTML integrato nella piattaforma per la

definizione di pagine personalizzate

http://www.youtube.com/watch?v=0QRWBUtxqE4

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Modello dati

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L’editor HTML integrato nella piattaforma per disegnare le pagine di editing e ricerca dei metadati

Il modello dati

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L’evoluzione dei documenti viene stabilita

semplicemente definendo i possibili stati che un

documento può assumere in funzione dello stato

corrente in cui si trova.

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Evoluzione dei documenti

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Iter documentale

Definizione degli iter

Evoluzione dei tag

Evoluzione dei contenuti

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Ogni utente visualizza, per i documenti di propria

competenza i possibili iter evolutivi.

Opera la scelta tra le possibili azioni proposte dal

sistema.

Il sistema opera i cambiamenti di stato e smista il

documento sulla scrivania virtuale dell’attore

successivo.

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Iter documentale

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Azione

Scelta dell’azione

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Azione

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Il documento fattura passiva , che passa da uno stato “da approvare” a “non approvato” si arricchisce di una nuova sezione: “note”

Fattura passiva da approvare

Fattura passiva non approvata

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L’incremento del livello di efficienza può essere raggiunto solo quando i processi (documentali e di business) vengono mappati e standardizzati.

La nostra piattaforma permette di mappare i processi aziendali semplicemente disegnando, attraverso un’interfaccia web, il work-flow di interesse.

Dopo che il processo è stato mappato, il sistema provvederà ad eseguirlo automaticamente, attivando e mettendo a disposizione delle risorse opportune tutte le informazioni necessarie per il completamento della propria attività.

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Processi

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Workflow

Mappatura del processo

Ingegnerizzazione

Attività

Regole di completamento

Regole di instradamento

Responsabilità

Comunicazione

http://www.youtube.com/watch?v=5VGgaeJ5Xvc

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Attività

L’utente che ne ha diritto può accedere e

visualizzare graficamente il processo che

evidenzia gli instradamenti seguiti, le attività

completate e quella in esecuzione.

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Esecuzione di un processo

Esecuzione di un processo

Per ogni attività in esecuzione, dove è previsto il coinvolgimento della risorsa, il sistema guida la risorsa nello svolgimento dei propri compiti mettendo a disposizione i documenti e i dati di interesse.

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Esecuzione di un processo

Esecuzione di un processo

L’esecuzione dell’attività comporta il completamento dell’attività corrente e l’attivazione di quella successiva

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Processi

Tracciatura del procedimento

Simulazione

Monitoraggio

Criticità

Tuning

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Alcune caratteristiche del

sistema documentale ARCHIVIAZIONE

Gestione dei tag di appartenenza (tipicizzazione)

Gestione dei gruppi di lavoro (organigramma, funzioni operative o competenze)

Archiviazione automatica da cartella

Archiviazione di massa

Definizione del livello di riservatezza

Archiviazione File

Archiviazione E-mail

Conversione documenti in PDF

Annotazioni personali o condivise

Supporto periferiche ottiche

Archiviazione diretta da scanner

Storicizzazione dei dati e dei file

Sistema di versioning (revisione e iteration)

Integrazione con ERP

Visualizzazione specifica per ogni gruppo di lavoro

Funzione avanzata “rilascia file”

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Alcune caratteristiche del

sistema documentale CONSULTAZIONE

Ricerca standard

Ricerca avanzata

Ricerca full-text

Filtro attivo sui contenuti, sulle tipicizzazioni e sui gruppi di lavoro

Anteprima di consultazione documenti

Salvataggio delle ricerche

Stampa ed esportazione dei risultati della ricerca

Apertura diretta del file salvato sul client

Visualizzazione specifica per ogni gruppo di lavoro

Funzione avanzata “preleva file”

CROSS REFERENCING Gestione dei legami e delle dipendenze

MODELLI DATI Definizione di modelli dati per ogni cartella logica

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Alcune caratteristiche del

sistema documentale PROTOCOLLAZIONE

Personalizzabile attraverso il titolario e la classificazione

Ricevuta di protocollazione

CRUSCOTTO Documenti di interesse

Cross referencing di interesse

To do list (es: documenti in attesa di approvazione)

COMUNICAZIONE Notifiche via Fax, e-mail, sms

Documenti smistati per conoscenza, per competenza

Comunicazioni a spinta

Comunicazioni automatiche

FIRMA ELETTRONICA Apposizione firma

FIRMA DIGITALE Apposizione firma

Verifica della firma

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Alcune caratteristiche del

sistema di riconoscimento Creazione personalizzata di form attraverso editor grafico

RICONOSCIMENTO Barcode

ICR

OCR

OMR

Caratteristiche dei campi

Obbligatorietà dei campi

Editabilità dei campi

Ricerca del documento con filtro attivo sui campi riconosciuti

Esportazione dei dati

SCALABILITA’ Multi-thread

Mult-server

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ROI

Il processo di scansione e cattura digitale dei documenti è un investimento in It fra quelli a più basso rischio e che il suo ritorno è spesso inferiore a un anno.

Secondo la ricerca, condotta con 677 specialisti della gestione delle informazioni, tramite le tecnologie il 42% delle aziende ha incrementato la produttività della metà e il 43% ha ottenuto un Roi entro un anno. Circa la metà del campione ha conseguito un risparmio del 40% e oltre nei costi di archiviazione cartacea. Il 41% degli intervistati ha indicato nel miglior accesso alle informazioni il principale motivo per l’implementazione di una soluzione di scansione e acquisizione.

Risultati indagine Aiim (Association for Information and Image Management)

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Conservazione sostitutiva

Per “conservazione sostitutiva” si intende un processo, indipendente dal supporto tecnologico utilizzato, che permette di conservare documenti di qualsiasi natura in formato digitale, in modo che risultino disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità.

La Circolare 36 dell'Agenzia delle Entrate ha stabilito la possibilità di portare in conservazione sostitutiva solo parte delle fatture emesse o ricevute creando degli appositi sezionali per i registri IVA.

Questo accorgimento permette di gestire alcune “situazioni particolari”, quali ad esempio le autofatture o i protocolli IVA generati per l’acquisto di servizi o merci intra-UE che spesso non si vogliono dematerializzare.

La normativa prevede l’istituzione di una nuova figura professionale: il Responsabile della conservazione sostitutiva. A tale figura è deputata la definizione delle caratteristiche e dei requisiti del sistema di conservazione nonché il corretto svolgimento del processo di conservazione sostitutiva dei documenti (analogici e informatici). Il responsabile della conservazione può anche essere una figura esterna all’azienda.

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Conservazione sostitutiva - normativa

Il modulo per la Conservazione Sostitutiva:

E’ conforme ai requisiti della legge italiana e europea (secondo gli standard tecnici previsti dalla Deliberazione CNIPA 11/2004 e successive note esplicative) per dare valore legale a tutti i documenti dell'azienda

Assolve alle Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali (sostituisce la Delibera AIPA n. 42/2001)

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Conservazione sostitutiva - obiettivi

Mantenere i documenti esclusivamente in formato elettronico con pieno valore sostitutivo dell’originale

Equiparare i documenti cartacei con quelli elettronici che risulteranno “congelati” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale

Risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio, di archiviazione e di ricerca

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CICLO ATTIVO CICLO PASSIVO PERSONALE CONTABILITA’

Fatture

Bolle

Ordini

Fatture

Bolle

Ordini

Cedolini

Cud

Cartelle dipendenti

Libro Giornale

Registri Iva

Registri Magazzino

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Conservazione sostitutiva - workflow

Garanzia della corretta gestione dell’archivio secondo principi di sicurezza stabiliti e documentati

Monitoraggio di tutte le fasi del processo di conservazione

Avvio automatico, oltre che manuale, del processo

E’ richiesto l’intervento manuale solo in presenza di anomalie formali

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Smistamento del lotto di

documenti per la

correzione di anomalie

formali: presenza degli

indici obbligatori,

presenza di duplicati,

mancanza di continuità

nella numerazione, ecc.

Attestazione con certezza dell'integrità, dell'autenticità e della non ripudiabilità del documento. Attribuzione data e ora, opponibili a terzi, al documento

Creazione file (.xml) contenente dati e informazioni: numero e data documento, mittente/destinatario, impronta digitale, ecc.

L'impronta del documento informatico viene calcolata tramite opportuni algoritmi di hashing capaci di associare al documento una sequenza di 160 bit

I documenti possono essere esportati su sistemi di archiviazione esterni o su supporto ottico autoconsistente (DVD) per la consultazione off line. Una volta effettuata l'archiviazione off line, sarà possibile comunque consultarne gli indici e recuperarne le informazioni