LibreOffice Curso Avanzado Calc.v01.03

LibreOffice - curso avanzado

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Calc


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¿Qué es?

Calc es el componente para hojas de cálculo de LibreOffice.

En una hoja de cálculo se pueden insertar datos (generalmente numéricos) y manipularlos u operar con ellos después para producir

diferentes resultados.

En una hoja de cálculo también puede trabajar con los datos con la filosofía de "¿Qué pasaría si...?", lo que le permite cambiar

algunos datos, observando los resultados pero sin necesidad de volver a introducir los datos originales.

Calc ofrece también otras características o funcionalidades:

Funciones, que pueden utilizarse para crear fórmulas y hacer cálculos complejos.

Funcionalidades de bases de datos, para ordenar, almacenar e incluso filtrar datos.

Gráficos dinámicos, en 2D y en 3D.

Macros, para grabar y ejecutar tareas repetitivas. LibreOffice Calc soporta lenguajes de tipo Script como LibreOffice Basic, Python,

BeanShell o JavaScript.

Compatibilidad con Microsoft Excel.

Importa y exporta hojas de cálculo en múltiples formatos, como HTML, CSV, PDF y PostScript.


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Interfaz

Los documentos de trabajo se denominan hoja de cálculo. Por defecto, al iniciar Calc aparecerá el Sin título 1 y los sucesivos libros

de trabajo que se vayan abriendo en la misma sesión (cada vez que se arranca la aplicación se comienza una nueva sesión) se irán

denominando Sin título 2, Sin título 3,... Posteriormente estos nombres podrán ser modificados.

Una hoja de cálculo está compuesta a su vez por varias hojas. Por defecto, al crear una hoja de cálculo aparecen tres hojas.

Puede verse por tanto, que cada hoja de cálculo puede contener varias hojas, y cada una de estas hojas puede ser utilizada para lo

que se desee. Por ejemplo, se podría decir que la hoja de cálculo es como una carpeta en la que se guardan documentos de varios

tipos: facturas, recibos, contratos,... que en este caso serían cada una de las hojas.

La ventana principal contiene:

La barra de menús.

Barras de herramientas (por defecto, la barra Estándar, la de Formato y, además, la de Fórmulas).

La ventana principal, en la que se pueden ver las filas, las columnas y las celdas.

Una serie de pestañas (en la parte inferior de la ventana), que indican las hojas.

Y la barra de estado.

La ventana principal contiene, en la parte izquierda, un número para la fila, y en la parte superior, una letra para la columna.

La barra de estado muestra:

Número de hoja.

Estilo de página.

Modo de inserción.

Bandera de ”modificado”.

Bandera de la firma digital.

Función por defecto (suma de la selección).

Zoom.

La función por defecto informa de la operación que Calc hará con las celdas seleccionadas en cada momento. Con el botón derecho,

puede modificar esa función para personalizarla.


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Primeros pasos


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Crear

Para crear una nueva hoja de cálculo desde dentro del propio Calc seguiremos los siguientes pasos:

Menú Archivo -> Nuevo -> Hoja de cálculo, con lo que se abrirá el entorno de filas y columnas dentro del cual se pueden introducir

datos y realizar operaciones.


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Abrir y guardar

Si se dispone de un archivo de Calc, puede abrirse haciendo doble clic sobre el icono del mismo, o bien desde la propia aplicación:

menú Archivo -> Abrir.

Una vez creada una hoja de cálculo, puede guardarse en el disco duro de nuestro ordenador, en un disquete... o en cualquier otro

dispositivo.

Para ello, en el menú Archivo existe la opción Guardar. En el caso de ser la primera vez que se guarda el libro, se abrirá el cuadro de

diálogo Guardar como...

Una vez la hoja de cálculo esté guardada, las sucesivas veces que se seleccione la opción Guardar, automáticamente se guardarán los

cambios en el archivo correspondiente.

Para guardar un archivo ya existente con otro nombre diferente, en el menú archivo seleccione el comando Guardar como...

Además de con el icono dispuesto en la barra de herramientas, se puede guardar el documento utilizando la combinación de

teclas Ctrl. + G

También se puede guardar el documento en otro formato diferente, como por ejemplo como una página Web. Para ello, en el

cuadro de diálogo de guardar como... se elige Documento HTML en el desplegable Tipo.

Cuando se trata de un documento totalmente nuevo, al guardarlo por primera vez a través de Guardar, automáticamente se abre el

cuadro de diálogo Guardar como para ubicarlo y proporcionarle un nombre.


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Celdas

Cada una de las hojas de las que está compuesta una hoja de cálculo se divide en filas y columnas.

Las filas se identifican por un número y las columnas por una letra. La intersección de una fila y una columna recibe el nombre de

celda, y se identifica por la combinación de letra y número correspondientes a la columna y fila a las que pertenece.

Cada celda contendrá un ítem: texto, número, fecha, fórmula...

En la barra de fórmulas se encuentra la referencia de la celda en la que nos encontramos.

En la imagen anterior está seleccionada la celda de la primera fila (1) y primera columna (A), por lo que en la barra de herramientas

de fórmula se puede ver que aparece A1.

Las barras de desplazamiento, tanto vertical como horizontal, permiten el desplazamiento por la hoja.


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Navegar

También es sencillo navegar por una hoja de cálculo, moviéndose entre celdas, filas, columnas u hojas.

Para moverse a una celda en particular, se puede:

Hacer clic con el ratón sobre la celda.

Escribir el número de la fila seguido de la letra de la columna en la caja "Nombre" que hay en la barra de fórmulas, arriba a la

izquierda.

A través del navegador, accesible desde el menú Editar → Navegador o pulsando F5.

La celda activa tiene los bordes más pronunciados para que el usuario sepa dónde está el cursor. Para moverse de una celda a otra:

Mediante la tecla TAB o Mayúsculas + TAB para moverse a la celda de la derecha o de la izquierda.

Mediante la tecla INTRO o Mayúsculas + INTRO para moverse a la celda inmediatamente inferior o superior.

Puede personalizar el funcionamiento de la tecla INTRO en Calc a través del menú Herramientas → Opciones → Calc → General

El resultado de usar las flechas del teclado es el siguiente:

Inicio → inicio de una fila.

“CTRL + Inicio” → principio de la hoja.

Fin → última celda no vacía de la fila.

“CTRL+Fin” → última celda no vacía de la hoja.

Re Pág/Av Pág → retrocede/avanza una página.

Si combina cualquiera de estas opciones con la tecla Mayúsculas, estará seleccionando todas las celdas desde la actual.

Si combina la tecla ALT con las flechas izquierda o derecha, estará modificando el ancho de las celdas. Si combina las teclas Alt +

Mayúsculas + Flecha derecha (o flecha izquierda) ajustará el ancho de las columnas al contenido de las celdas.

También puede moverse entre las distintas hojas de un documento.

A través de la combinación de teclas CTRL + Av. Pág (o Re. Pág.) irá avanzando o retrocediendo por las hojas.

Pulsando con el ratón sobre el nombre de la hoja.

Si hay muchas hojas y no puede ver la que busca, pulse con el ratón sobre los iconos (ir al principio, desplazar a la

izquierda, desplazar a la derecha, ir al final).


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Seleccionar


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Celda

Seleccionar una celda es tan simple como hacer clic sobre ella. Cuando una celda se encuentra seleccionada se dice que la celda

está activa. La celda activa aparecerá como un borde más grueso y su referencia aparecerá en el área de hoja de la barra de

fórmulas.

Diríjase a la sección de Navegar para ver cuáles son las posibilidades de acceder a una determinada celda.


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Rango

Una celda es la intersección entre una fila y una columna de las que forman la hoja de cálculo, y se designa por la letra de la

columna a la que pertenece seguida por el número de la fila. La siguiente imagen muestra, por ejemplo, la celda D12:

Un rango es simplemente un grupo de celdas. La forma de designar un rango es utilizando el nombre de la primera celda (en caso

de un rango rectangular, la celda de la esquina superior izquierda) seguida por dos puntos y el nombre de la última celda (esquina

inferior derecha). Por ejemplo, en la siguiente imagen se muestra en rango B3:D9:

Para seleccionar un rango existen varias opciones:

Una primera opción es arrastrando el ratón. Para ello, en primer lugar se activa la primera celda del rango y, sin soltar el botón del

ratón, se arrastra hasta la última celda y una vez que el rango deseado aparezca marcado, se suelta el ratón.

Otra opción es seleccionar la primera celda del rango, pulsar la tecla Mayúsculas y, sin soltarla, seleccionar la última celda del

rango.

También es posible seleccionar un rango colocando directamente en el área de hoja de la barra de fórmulas la referencia del rango y

pulsando la tecla Intro; un ejemplo de rango sería A1:B4.


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Rangos disjuntos

Se puede realizar una selección de varias celdas aunque no se encuentren juntas formando un rango. Esto podría ser útil, por

ejemplo, para dar un formato común a una serie de celdas que se encuentran en diversas localizaciones de la hoja.

El procedimiento para realizar esto es muy simple: una vez activa una primera celda, se pulsa la tecla Ctrl y sin soltarla se marca el

resto de celdas de la selección.

Esto que se ha comentado para celdas es también válido para rangos. Una vez seleccionado el primer rango, pulsamos la tecla Ctrl

y sin soltarla se selecciona el resto de rangos.

Obviamente se pueden combinar sin ningún problema selección de celdas y rangos.


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Filas y columnas

Para seleccionar una fila o columna entera se hace clic con el ratón sobre la letra o número de la columna o fila. De este modo

quedará seleccionada en su totalidad. También se puede conseguir con el teclado: Mayúsculas + Barra espaciadora (para fila) o

Mayúsculas + CTRL + Barra espaciadora (para columna).

Si se desea seleccionar varias filas o columnas contiguas, cuando se haya seleccionado la primera de ellas, sin soltar el botón del

ratón, se arrastra hasta que se seleccionen las deseadas, y se suelta el ratón.

También se puede hacer con el teclado, seleccionando la fila/columna y pulsando las teclas de dirección, Av/Re pág... sin soltar la

tecla Mayúsculas.

En el caso de que las filas o columnas no se encuentren contiguas, la forma de realizar la selección es similar a la llevada a cabo

para las celdas: una vez seleccionada la primera de ellas (se puede soltar el ratón), se pulsa la tecla CTRL y, sin soltarla, se

seleccionan todas aquellas que se desee.


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Todas las celdas

Para seleccionar todas las celdas de la hoja de cálculo:

Clic en el botón que se encuentra a la izquierda de los encabezados de las columnas y encima de los encabezados de las filas.

O bien pulsar CTRL + E.


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Selecciones extendidas

En ciertas ocasiones será necesario seleccionar rangos grandes en los que resultará difícil utilizar el ratón. En estos casos será

conveniente utilizar el teclado. Con la tecla F8 se accede a lo que se denomina modo extendido de selección. Pulsando a

continuación las teclas de dirección: flechas arriba, abajo, derecha e izquierda se van seleccionando rangos adyacentes a la celda

activa.

También se pueden utilizar las teclas Av Pág> o Re Pág para hacer selecciones más grandes.

Una vez se haya terminado de seleccionar el rango, con la tecla F8 se da por finalizado el modo de selección extendido.


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Hojas

Si se quiere seleccionar una sola hoja, hay que hacer clic con el ratón sobre su pestaña.

Si se quiere seleccionar varias hojas contiguas, hay que hacer clic sobre la pestaña de la primera, y después pulsar Mayúsculas +

clic sobre la pestaña de la última.

Si se quiere seleccionar varias hojas no contiguas: Ctrl+clic sobre cada hoja.

Por último, para seleccionar todas las hojas, se hace clic con el botón derecho en una pestaña y se elige Seleccionar todas.


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Añadir/eliminar celdas/filas/columnas

Si se desea añadir más celdas a una hoja de cálculo, se debe pulsar con el botón derecho del ratón sobre una celda y elegir Insertar,

o bien pulsar las teclas CTRL + +:

Se insertan tantas celdas como celdas haya seleccionado antes de activar este diálogo.

Para eliminar, el procedimiento es similar, eligiendo Eliminar o pulsando CTRL + -.

También puede insertar filas o columnas de un modo más rápido. Seleccione una fila/columna y pulse CTRL + + para añadir o CTRL

+ - para eliminarla. Si selecciona más de una fila o columa, añadirá tantas filas/columnas como haya seleccionado.


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Introducir datos


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Introducción

Introducir información en Calc es sencillo. Basta con dirigir el cursor a la celda que en la que se desee introducir la información e

insertar la información.

Si la celda ya tiene información y lo que se quiere es editarla, basta con hacer doble clic sobre ella o pulsar F2. Si quiere que, pulsando

la tecla Intro, se edite la celda, acceda al menú Herramientas -> Opciones -> Calc -> General y configure esa opción.

Al comenzar a insertar la información, la barra de formulas se activará. Se puede modificar el contenido de la celda también desde

la barra de fórmulas:

Los botones que aparecen nos servirán para cancelar los datos introducidos, o para validar dichos datos:

Una vez introducido el dato en cuestión, basta con pulsar el botón de validación o lo que es más simple, la tecla Intro.

Para cancelar la introducción de alguno de los datos, hacer un clic sobre el icono cancelar o pulsar la tecla Esc.

Hay diferentes tipos de datos:

Número: cualquier combinación de dígitos.

Fecha: las fechas poseerán un esquema de día, mes y año.

Hora: al igual que las fechas, las horas poseerán un esquema para su introducción.

Texto: toda aquella cadena de caracteres que Calc no pueda interpretar como un dato de otro tipo.


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Acelerar la entrada de datos


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Botón de llenado

Calc presenta varias funcionalidades para acelerar la introducción de datos.

Suponga que desea introducir una secuencia de números, desde el 1 hasta el 10, en celdas contiguas. Esto se podría hacer de

varias formas, como por ejemplo introduciendo cada número en cada celda. Pero Calc dispone de una utilidad que facilita en gran

medida este trabajo denominada Llenado automático. El botón de llenado automático aparece en la esquina inferior derecha de la

celda activa.:

Para utilizar el llenado automático de las celdas inferiores, dirija el cursor hacia el botón de llenado de la celda. Al situarse justo

encima, el botón cambia de forma y se convierte en una cruz.

Arrastre el ratón hasta abarcar el rango de celdas que se quiera llenar. Aparecerá un borde que marca las celdas que van a ser

rellenadas, tal y como aparece en la imagen anterior. Al soltar el ratón aparecerán en cada una de las celdas los valores resultantes.

Si quiere usar el llenado automático para secuencias de valores separados de dos en dos, haga lo siguiente:

En una celda, introduzca el número 1.

En la celda siguiente, introduzca el número 3.

Seleccione las dos celdas.

Use el llenado automático:

Estas son algunas opciones adicionales que presenta el llenado automático:

A1 → A1 A2 A3 A4...

lunes → lunes martes miércoles...

enero → enero febrero marzo...

Palabra → Palabra Palabra Palabra

Configure estas y otras listas que funcionarán con el llenado automático en el menú Herramientas→Opciones→Calc→Listas de


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ordenamiento:

Con esto, se podría solucionar la siguiente situación. Imagine un almacén de fruta, que posee una lista con los productos que

comercializa, y que suele utilizar bastante a menudo. Podría ser por ejemplo:

Manzana

Plátano

Melocotón

Naranja

Uva

Kiwi

...

Si escribe en Calc en una celda Manzana y en la contigua Plátano, las marcamos y arrastramos el botón de llenado, Calc lo único

que hace es copiar estas dos palabras a lo largo de las celdas.

Configurando el botón de llenado automático como se ha explicado anteriormente, se consegue que, colocando la primera de las

palabras, Manzana en este caso, y arrastrando el botón de llenado de esta celda, Calc automáticamente complete la lista.


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Rellenar

El proceso visto anteriormente de llenado automático haciendo uso del botón que aparece en la celda, puede ser llevado a cabo

utilizando un comando habilitado a tal fin.

En primer lugar, seleccionar el rango de celdas que se va a rellenar, siendo la primera de las celdas aquella que contiene la fórmula.

A continuación, seleccionar el comando Rellenar del menú Editar.

Elija la dirección (para copiar la primera celda) o Series (para llenar las celdas con la serie).

En los ejemplos vistos en los apartados anteriores se ha utilizado el llenado hacia abajo, pero se puede llenar en cualquier

dirección, bien arrastrando el botón de llenado o bien mediante las diversas opciones del comando Rellenar.


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Repetir en distintas hojas

Suponga que quiere introducir/eliminar una serie de datos en todas las hojas del documento. La forma de proceder sería la siguiente:

Seleccione todas las hojas en las que desea introducir/eliminar los datos.

Introduzca/elimine los datos en una de las hojas seleccionadas.

La introducción/eliminación de datos se propaga por todas las hojas.

Ojo, si hay datos en alguna de las hojas, estos datos se sobrescribirán sin previo aviso.


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Texto o números

Si quiere introducir un número en una celda, simplemente seleccione la celda, escriba el número y pulse Intro. Calc reconoce la cifra

introducida con un número y permite operar con él.

Si desea que Calc no interprete ese número con un número, sino como texto, debe introducir el carácter apóstrofe delante:

'

Aquí tiene unos ejemplos explicativos de cómo se comporta Calc en cada caso:

Si escribe en una celda lo siguiente: 01 → Calc lo interpreta como el número 1.

Si escribe en una celda lo siguiente: '01 → Calc lo interpreta como el texto 01 (texto, para números de teléfono, por ejemplo).

Si escribe en una celda lo siguiente: ''01 → Calc lo interpreta como el texto '01.


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Fechas

Hay varias formas de introducir datos que Calc interpretará como fechas:

10/2/2008

10-2-2008

10 feb 2008

3.3 (es como si se introduce el 3 de marzo del año actual).

Calc almacena la información de fecha de una determinada manera, pero puede mostrarla según el formato que el usuario desee.

Para configurar esto, acceda a Formato -> Celdas, pestaña Números, categoría Fecha:


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Fórmulas

Independientemente del tipo de datos que introducido, la hoja de cálculo puede interpretar de dos maneras diferentes la información

introducida:

Puede tratarse de un dato introducido directamente en una celda, ya sea número, texto...

Puede ser una fórmula, ya sea secuencia de valores, referencia a otras celdas, funciones producidas a partir de otros valores

existentes, etc. Las fórmulas empezarán siempre con el signo de igual (=). Por ejemplo, la operación de suma 2+2 debería escribirse

"=2+2" (sin las comillas).

En la celda, una vez aceptada la introducción del valor, sólo aparecerá el resultado (no se puede saber si es directamente un 4 o el

resultado de la suma de 2 + 2. Sin embargo, y esto es importante, en la barra de fórmulas SÍ aparecerá la fórmula que contiene

oculta esa celda.

En muchas ocasiones es necesario introducir en una fórmula el valor que adopta otra celda. Para ello, se introduce la referencia de

esa celda como se muestra en la imagen. El uso de referencias posee diversos matices que serán analizados con más detalle en un

apartado posterior.

La celda activa posee el valor 7. Como se ha mencionado anteriormente, en la barra de fórmulas aparece la expresión que da origen

a ese valor, en este caso, B3 (que vale 3) más B10 (que vale 4). ¿Qué ocurre si en la celda B4 existe otra fórmula? Calc sólo toma el

valor que se refleja en celda, con independencia de si su origen es un fórmula o un valor directamente.

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Calc ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla que se

muestra a continuación. Si una fórmula contiene operadores con el mismo precedente (por ejemplo, si una fórmula contiene un

operador de multiplicación y otro de división) Calc evaluará los operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de

evaluación, se usan los paréntesis.

Operador Descripción

- Negación (como en -1)

% Porcentaje

^ Exponente

* y / Multiplicación y división

+ y - Suma y resta

& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)

= < > <= >= <>Comparación (igual, menor que, mayor que, menor

o igual que, mayor o igual que, diferente)

Hay que tener en cuenta una serie de reglas a la hora de introducir datos


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Una sola coma en una cifra será considerada como entrada decimal (es decir, se puede escribir 123,50).

Los signos de suma delante de los números serán ignorados.

Los números negativos deberán tener incorporado el signo de menos (-) o estar entre paréntesis.

Si escribimos dos cifras separadas por una barra (/) Calc interpretará que se trata de una fecha (1/2 será el uno de febrero), a no ser

que se ponga el signo de igual delante, en cuyo caso se interpretará como una división.

También se pueden realizar operaciones matemáticas con fechas y horas. Hay que tener en cuenta una serie de normas en estos

casos: las fechas deberán ir siempre entre comillas, separadas por el signo matemático correspondiente y precedida toda la fórmula

por el signo de igual (=). Veamos un ejemplo:

Una forma fácil de introducir en una fórmula referencias de otras celdas es la siguiente: una vez comenzado a introducir la fórmula,

cuando llega el momento de indicar la referencia de la celda en cuestión, en lugar de escribir sus coordenadas, se puede hacer un

clic en la celda correspondiente, con lo que la referencia de la misma aparecerá en la fórmula.

De este mismo modo podemos insertar en nuestras fórmulas referencias a celdas de distintas hojas del libro e incluso de diferentes

libros:

En distintas hojas del mismo libro: cuando en la fórmula en cuestión llega el momento de introducir la referencia, hay que dirigirse

hacia la barra indicadora de hojas:

y seleccionar aquella en la que se encuentre el dato que de interés. Tras esto, en la hoja seleccionada, se hace clic en la celda que

contenga el dato requerido.

Si la fórmula ya está completa, se puede seleccionar el botón de validación de fórmulas, con lo que automáticamente se

regresa a la hoja de origen se da por finalizado el procedimiento.

Si la fórmula aún no está terminada:

Antes de volver nuevamente a la hoja origen para completar la fórmula, se sitúa el cursor en la barra de fórmulas, tras lo

cual volveremos a la barra de hojas para seleccionar la hoja de origen, en la que ya se encontrará la referencia al nuevo

dato introducido. Una vez ahí se accede a la barra de fórmulas y la se completa.

La otra opción pasa por no regresar a la hoja de origen, con lo que, tras seleccionar la celda en la nueva hoja, se sitúa

el cursor en la barra de fórmulas y, en esa localización se continúa introduciendo la fórmula.

En distintas hojas de diferentes libros: en primer lugar, se debe tener abierto el libro en cuestión. Una vez hecho esto, se podrá

comenzar a introducir la expresión de la fórmula correspondiente. Cuando llegue el momento de introducir la referencia a la celda del

otro libro, habrá que dirigirse al menú Ventana y en la parte final del desplegable aparece una relación de todos los libros que se

encuentran abiertos; se selecciona el que nos interese, se selecciona la hoja y se hace clic en la celda de interés.


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Vínculos

Al margen de hacer referencia al contenido de otra celda en una primera (por ejemplo, determinar que en la celda B6 se incluya el

valor de la celda A2 con tan solo introducir la expresión =A2), se puede también apuntar al contenido de otras hojas dentro del

mismo libro, o incluso a libros distintos al activo.

A continuación se aprecian las partes de una fórmula con referencias externas que utiliza una ruta de acceso y un nombre de archivo

de Calc.

='/home/usuario/Documentos/ventas.ods'#Hoja1.A1

Destaca la existencia de una serie de elementos a tener en cuenta:

Ante todo, el signo igual para indicar que se va a escribir una fórmula y no un texto literal. En el caso de que la referencia forme parte

de una fórmula, el signo = aparecerá al comienzo de la misma.

La ruta de acceso ('/home/usuario/Documentos/ventas.ods') es el nombre de la hoja de cálculo encerrado entre apóstrofes.

El nombre de la hoja está precedido del símbolo # (#Hoja1).

A continuación del nombre de la hoja y, separado por un punto, la referencia de la celda (.A1).

Para administrar los datos fuente para el libro de trabajo activo se usará el comando Vínculos del menú Editar.


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Deshacer y restaurar

Estas opciones se encuentran en el menú Editar y su manejo es muy sencillo:

Para deshacer la última acción se utiliza Deshacer; y sise ha deshecho algo se puede volver a hacer usando Restaurar.

Otra forma de acceder a estas opciones es a través de los iconos de la Barra de funciones.

Junto a estas dos acciones aparecerá la opción Repetir o Último comando. Esta función realiza nuevamente la acción del último

comando ejecutado. Junto al menú Repetir puede ver el comando de que se trate.


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Buscar y reemplazar

En cuanto a buscar y a reemplazar información, es aplicable todo lo visto en el apartado correspondiente del bloque de Writer.

Sin embargo, hay varias opciones adicionales que conviene destacar. Calc le permite buscar la expresión de interés en la redacción

de las fórmulas o bien en el valor que toman dichas fórmulas.

Además, por defecto, LibreOffice Calc sólo busca en la hoja activa. Si quiere buscar en todas las hojas, deberá seleccionar la opción

correspondiente en la parte inferior del diálogo.


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Pegado especial

Una celda, además de contener datos (números, texto, fechas, fórmulas,...), dispondrá de una serie de propiedades y

características que conforman el formato de la misma, como pueden ser: apariencia del número o texto, alineación, fuente

utilizada, color de fondo,...

Tras haber realizado un copiar o cortar, el comando pegar se refiere tanto a los datos como a los diversos formatos aplicados a la

celda o celdas copiadas. Calc permite elegir qué características queremos pegar en la celda destino. Para ello, acceda al menú

Editar -> Pegado especial, o Ctrl + Mayús + V.

Es importante tener presente que la opción de Pegado especial... no se encuentra disponible si hemos utilizado el comando

Cortar.

Selección: marcar los recuadros necesarios para filtrar qué tipo de atributos/propiedades/información se quiere copiar.

Operaciones: realizar operaciones entre rangos.

Opciones:

Ignorar celdas vacías: no pega las celdas en blanco que existieran en el área de origen en el área de pegado. Es decir, si en

el área de origen hemos seleccionado celdas que estuvieran en blanco.

Trasponer: cambia la orientación de los datos copiados al ser pegados, es decir las filas se convierten en columnas y las

columnas en filas.

Vincular: este botón realiza una copia vinculada del rango de origen en la zona de destino. Básicamente lo que hace es

introducir en las celdas de destino la referencia a la celda de origen que le corresponde, de modo que si se modifica un valor

en la celda de origen, se modificará en la de destino.

Desplazar celdas: se definen las opciones de desplazamiento de las celdas al pegar la selección. La selección no sustituye las

celdas destino sino que las desplaza y ocupa su lugar.


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Desplazar hojas

En ocasiones, es necesario mover datos de una hoja de cálculo a otra, o bien, copiarlos.

Esta operación se puede llevar a cabo desde la opción del menú Editar -> Hoja -> Desplazar/Copiar.

Al seleccionar mover/copiar aparecerá un cuadro de diálogo que ofrece las siguientes posibilidades de desplazamiento:

Al documento. Permite copiar los datos de la hoja de cálculo a un nuevo documento o bien, desplazarlo dentro del archivo actual.

En esta última opción especificar “Insertar delante de” cuál de las hojas de cálculo existentes desplazar los datos.

Por último, dentro de esta opción, se pueden mover los datos al final de la última hoja seleccionando “Desplazar a la última

posición”.


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Operar


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Emplear fórmulas básicas


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Formas de operar

En las celdas de la hoja de cálculo es posible introducir distintos tipos de datos o bien, fórmulas .

Si se selecciona una celda y se introducen datos en ella, estos datos aparecen en dos lugares:

En la celda activa.

En la Barra de Fórmulas.

Para realizar una operación matemática, puede escribirla directamente en la celda. Por ejemplo, puede escribir "=3*5". Al pulsar Intro,

verá que la celda muestra el valor 15. Si selecciona la celda, en la barra de fórmulas aparecerá "=3*5", mientras que la celda seguirá

mostrando el resultado, es decir, 15.

Si no escribe el signo igual, tanto la celda como la barra de fórmulas mostrarán el texto "3*5", que Calc interpretará como una

secuencia de texto, y no un número ni una operación matemática.

Suponga el siguiente ejemplo de factura:

La casilla E2 muestra el resultado de multiplicar la cantidad de artículos por su precio unitario. Esto podría hacerlo directamente,

escribiendo "=1x5" en la casilla. Sin embargo, si cambia la cantidad (1) o el precio (5), tendría que modificar el subtotal (casilla E5)

manualmente. Para evitar esto, en la casilla E5 se introducirá lo siguiente: "=A2*D2". Así, cada vez que A2 o D2 cambien, E5 se

actualizará automáticamente. Para introducir este valor ("=A2*D2"), hay varios métodos:

Escribir directamente "=A2*D2" (sin las comillas) y pulsar Intro.

Escribir "=", hacer clic con el ratón en A2, escribir "*", hacer clic con el ratón en D2 y pulsar Intro.

Menú Insertar -> Función (o teclas CTRL + F2), para acceder al menú de las Funciones.

Una vez en el menú, si se ha decantado por las funciones, tendría que localizar la función Producto y pulsar en Siguiente:


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Una vez que pulse Siguiente, pulse en el campo Número 1, y en el botón que hay a la derecha, para que la ventana del menú

Producto se minimice y usted pueda seleccionar la celda A2. Repita el procedimiento para Número 2 y D2 y pulsen en Aceptar:


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Calcular el promedio

La función promedio resulta de gran utilidad a la hora de calcular la media aritmética de una serie de números.

La función se introduce del siguiente modo: =PROMEDIO(n1;n2;…n).

De este modo, si los siguientes números: 1,2,4,6 están en las celdas A1, A2, A3 y A4 respectivamente, la función promedio:

=PROMEDIO(A1:A4)

obtendría el resultado de 3.25.


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Extender una fórmula

Volviendo al ejemplo de la factura, ya se ha visto cómo calcular el producto del precio unitario por el número de unidades:

Una vez que tiene calculada la fórmula en la celda E2, tendría que actualizarla para que sea válida en E3. Puede hacerlo

manualmente, pero no sería operativo. Para agilizar este procedimiento, use el botón de llenado automático: seleccione la celda E2,

pulse en el cuadrado negro de abajo a la derecha y arrástrelo por todas las celdas que desee. La función =A2*D2 se irá actualizando

a =A3*D3 en la fila 3, =A4*D4 en la fila 4...

Si se desea que una celda no se actualice al usar el botón de llenado automático, introduzca el carácter $ delante. Por ejemplo, si

la fórmula inicial es =A$2*B2, se actualizará =A$2*B3, =A$2*B4...

Puede estudiar el siguiente fichero para más información sobre fórmulas.


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Herramientas


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Búsqueda del valor destino

En ocasiones puede ser útil pedir a Calc que despeje una incógnita en una ecuación. Suponga una fórmula de intereses anuales:

I = C*i*n

Si I son los intereses anuales, C es el capital, i es el tipo de interés y n es el número de años, ¿qué capital necesito para generar

15000 euros de Interés, al 7,5% a 1 año?

I= 15000 euros.

C es el capital, desconocido.

i es el interés, del 7,5%.

n es el número de años, 1.

Genere una hoja de cálculo en el que tenga una celda para cada uno de los datos anteriores. Dé un valor aleatorio a C (la incógnita)

y escriba correctamente la fórmula (producto de los tres datos C, i y n). Diríjase al menú Herramientas -> Búsqueda del valor destino.

En el diálogo, indíque cuál es la celda de la fórmula, cuál es la incógnita y qué valor desea obtener como resultado en la fórmula.

Pulse aceptar y Calc realiza el cálculo por usted:

Para que I sea 15000, la incógnica C debe tener el valor de 200000 euros.


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Operaciones múltiples

El comando Datos -> Operaciones múltiples proporciona una herramienta de planificación para preguntas "qué pasaría si...". En la

hoja de cálculo, escriba una fórmula para calcular un resultado a partir de los valores que están guardados en otras celdas. A

continuación, defina un rango de celdas en el que introduzca unos valores fijos y el comando "Operaciones múltiples" calculará los

resultados utilizando la fórmula.

En el campo Fórmulas debe ingresarse la referencia de celda de la fórmula que se aplicará al intervalo de datos. En los campos

Columna de la celda de entrada/Fila de la celda de entrada debe ingresarse la referencia de celda a la celda correspondiente que

forma parte de la fórmula.

Esto se explica con el siguiente ejemplo: supongamos que fabrica juguetes y que los vende a 10 USD cada uno. La fabricación de

cada juguete cuesta 2 USD, a lo que hay que agregar unos costes fijos de 10.000 USD al año. ¿Cuál será el beneficio obtenido en un

año si vende un número específico de juguetes?

1. Para calcular la ganancia, introduzca un número cualquiera como cantidad (número de piezas vendidas), en este caso 2000. La

ganancia se obtiene de la fórmula Ganancia=Cantidad * (Precio de venta - Gastos detallados) - Gastos fijos. Introduzca esta fórmula

en la celda correspondiente.

2. Dentro de la columna D ingrese las ventas anuales, una debajo de la otra, por ejemplo, 500 a 5000, en saltos de 500.

3. Seleccione el rango D2:E11, y las celdas en la columna E estén vacías.

4. Active el diálogo Datos - Operaciones múltiples.

5. Con el cursor en Fórmulas, haga clic en B6.

6. Posicone el cursor dentro del campo de celda de entrada de columna y haga clic en la celda B5. Esto significa que B5, la cantidad,

es la variable dentro de la fórmula, la cual es reescrita por el valor seleccionado de la columna.

7. Acepte. Verá las ganancias en diferentes cantidades en la columna E.


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Rastrear

Si quiere visualizar fácilmente todas las celdas que participan en una fórmula, sitúese en la celda que contiene la fórmula y utilice la

herramienta Detectar -> Rastrear los precedentes:

Puede ver que tanto la celda de Actitud, como la de Actividades y la de Exámenes participan en la fórmula de Promedio.

Para eliminar esta información visual, elija la herramienta Detectar -> Borrar rastro de los precedentes.

La herramienta inversa (Rastrear los dependientes) informa de qué fórmulas (celdas) están afectadas de alguna manera por la celda

seleccionada:

Aquí puede ver cómo la celda Actitud participa en la fórmula de Promedio.


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Gráficos


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Asistente

Una de las funcionalidades más útiles de Calc es la de representar gráficamente unos datos. Suponga que dispone de la siguiente

tabla:

Los datos, vistos de forma numérica, no son tan fáciles de interpretar o estudiar que si se representan de forma gráfica:

Los pasos para representar gráficamente unos datos son:

Seleccionar los datos.

Menú Insertar → Gráfico: aparece un ASISTENTE.

Elegir tipo de gráfico y pulsar en Siguiente.

Elija el rango de datos e indique si quiere que la primera fila y/o la primera columna aparezcan como etiquetas de los diferentes ejes.


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Una vez que pulse en Siguiente, aparece la siguiente página que le permite configurar más en profundidad qué datos aparecen en

qué parte del gráfico.

Pulse en Siguiente para acceder a la última página del asistente y configurar los aspectos correspondiente a las etiquetas de título,

subtítulo...

Estas opciones le permiten mostrar los mismos datos de múltiples formas:


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Modificar

Una vez creado un gráfico, se puede modificar. Para ello, hay que hacer doble clic sobre el gráfico. Una vez que se ha hecho doble

clic sobre el gráfico, se está en el modo Editar. A continuación, pulse con el botón derecho sobre el gráfico, para acceder al menú

contextual:

Tipo de gráfico: permite cambiar de barras a círculo, p. e.

Rangos de datos: modificar qué datos se representan.

En el modo Editar, puede hacer más cosas, como mover el gráfico dentro de su marco, modificar los títulos...


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Pictogramas

Un pictograma es un gráfico en el que, en vez de usarse, por ejemplo, barras de un determinado color, las barras se rellenan con una

determinada imagen.

Para hacer un pictograma, lo primero es cargar la imagen deseada en LibreOffice, para poder usarla posteriormente en Calc:

En LibreOffice Draw, acceda al menú Formato → Relleno.

Importe la imagen que desea usar posteriormente.

Posteriormente, en LibreOffice Calc:

Editar el gráfico (doble clic sobre él).

Poner el ratón encima.

Al mover el ratón sobre la representación de los datos, aparece "serie... punto... valor...". Hacer doble clic.

En la pestaña Área → Relleno → Mapa de bits, elija la imagen previamente cargada en Draw.

A continuación se muestra un pictograma de un diagrama de barras en el que las barras se han rellenado con una imagen de una

moneda de un euro:


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Calc como base de datos


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Introducción

La estructura de una hoja de cálculo es una tabla. Esta estructura se presta a que los datos puedan ser tratados como una base de

datos, en la que:

Cada hoja sería una tabla de la base de datos.

Cada fila sería un registro de la tabla.

Cada columna sería un campo de la tabla.

Cada celda almacenaría el valor que toma ese campo (columna) de ese registro (fila).

Calc ofrece muchas herramientas y funciones que permiten el tratamiento de esos datos, de forma similiar a como si estuviéramos en

una aplicación de gestión de base de datos.


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Filtrar

Un filtro es una lista de condiciones que debe cumplir una entrada para ser mostrada.

Para filtrar la visibilidad de los datos, y mostrar sólo los datos que cumplen uno o varios criterios, se deben seguir alguno de estos

pasos. Seleccione las celdas etiquetas de los campos, y pulse en:

Menú Datos -> Filtro -> Filtro automático: ofrece un menú desplegable en cada campo con filtros típicos.

Suponga la siguiente tabla:

Aparecen unas flechas en cada etiqueta de campo. Al pulsar sobre cualquiera de ellas, Calc ofrece la posibilidad de mostrar sólo los

10 primeros registros, o sólo los registros cuyo campo seleccionado esté en blanco (o no esté en blanco), o sólo los que contengan

un determinado valor:

Menú Datos -> Filtro -> Filtro estándar: permite personalizar o configurar el filtro aún más, combinando distintas posibilidades o

distintos criterios en los diferentes campos.


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También existe la posibilidad de configurar aún más los filtros, con la opción de Filtro avanzado. Para ello:

Copie en un área vacía de la hoja los encabezados de columna de las áreas de hoja que serán filtrados, y luego, introduzca el criterio

para el filtro en una fila situada mas abajo de los encabezados. Los datos dispuestos horizontalmente en una fila estarán siempre

conectados mediante el operador lógico AND, mientras que los dispuestos verticalmente en una columna lo estarán mediante el

operador OR.

Una vez creada la matriz de filtro, seleccione las áreas de la hoja que se deben filtrar. Abra el diálogo Filtro especial mediante Datos

-> Filtro -> Filtro especial y defina las condiciones del filtro.

A continuación pulse Aceptar; comprobará que las únicas filas visibles son aquellas de la hoja original cuyo contenido cumple los

criterios de filtro. Las demás filas se han ocultado de forma temporal; para hacer que reaparezcan utilice la orden Formato -> Fila ->

Mostrar.

Suponga el siguiente ejemplo:

Imagine que la tabla contiene muchas más filas. Para crear un filtro avanzado, copie la fila 1 más adelante, en un área vacía, por

ejemplo, en la fila 20. Introduzca las condiciones de filtro asociadas con "O" en las filas 21, 22, etc. El área tendría este aspecto:

Elija Datos -> Filtro -> Filtro especial y a continuación seleccione el área A20:E22. Después de pulsar Aceptar se mostrarán

únicamente las filas filtradas (mes Enero o Predeterminado menor que 160.000). El resto de filas quedarán ocultas.


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Ordenar

Puede ordenar una tabla (hoja de cálculo) en función de diferentes criterios. Para ello, acceda al menú Datos -> Ordenar,

seleccionando previamente los datos que desea ordenar.

Suponga el siguiente ejemplo, de las notas de un examen:

Si le interesa saber qué alumnos han sacado mayor puntuación en el problema tres, seleccione las filas, pulse sobre el menú Datos

-> Ordenar y configure el diálogo como sigue:

Calc ordenará las filas (registros) de mayor a menor valor de la columna D (nota del P3). Si hay varias filas (registros) con el mismo

valor en D3, Calc ordenará esas filas de menor a mayor valor de la columna G (nota del P4). El resultado sería el siguiente:


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Validar

Calc permite al usuario definir unas reglas de validez, de manera que en una determinada celda se permita la introducción de datos

que cumplan las reglas de validez previamente definidas.

Las entradas no válidas se rechazarán, excepto:

Si ya había un valor no válido.

Si se arrastra y se suelta un valor no válido.

Si se copia un valor no válido y se pega.

Seleccione la celda para la que va a definir las reglas y acceda al menú Datos -> Validez:

En "Permitir", deje Todos los valores para no establecer ninguna regla de validez, o elija el tipo de dato válido. Configure el resto de

opciones si lo desea.

En la pestaña "Ayuda sobre la entrada", introduzca un mensaje explicativo que Calc mostrará cuando se seleccione la celda, para

recordarle las reglas de validez.

En la pestaña "Mensaje de error", configure qué mensaje muestra Calc si el usuario no respeta las reglas de validez, y qué debe

hacer Calc con el dato introducido: respetarlo, rechazarlo...

Se puede comprobar

Herramientas → Detective

Marcar datos incorrectos


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Área de base de datos

Puede definir un área de celdas en una hoja de datos para utilizarla como base de datos. Cada fila de esta área de base de datos

corresponde a un registro de base de datos y cada celda de una fila corresponde a un campo de base de datos. Puede organizar,

agrupar, buscar y realizar cálculos en el área, del mismo modo que en una base de datos.

Para definir el área:

Seleccione el área de celdas que desee definir como área de base de datos.

Seleccione Datos -> Definir área.

En el cuadro Nombre, introduzca un nombre para el área de base de datos.

Haga clic en Opciones.

Especifique las opciones del área de base de datos.

Haga clic en Aceptar.

Una vez definida el área, cada vez que tenga que efectuar operaciones relacionadas con las mencionadas anteriormente, puede

aplicarlas fácilmente seleccionando el área previamente, mediante el menú Datos -> Seleccionar área. Una vez seleccionada el área,

si quiere filtrarla, por ejemplo, acceda a Datos -> Filtro...

Además, Calc ofrece múltiples funciones relacionadas con el manejo de las bases de datos:


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Piloto de datos

En ocasiones, el usuario dispone de una serie de datos que no quiere modificar, pero que sí querría analizar en profundidad. Por

ejemplo, el usuario podría querer ordenarlos, filtrarlos, ocultar algunas columnas/filas...

El Piloto de datos permite combinar, comparar y analizar grandes cantidades de datos. Se pueden ver distintos tipos de resúmenes

de los datos fuente, así como mostrar detalles de las áreas de interés y generar informes. Las tablas creadas mediante el Piloto de

datos son interactivas. Los datos se pueden disponer, redistribuir o resumir según distintos puntos de vista.

Suponga el siguiente ejemplo, en el que se dispone de una tabla en la que se han ido anotando los servicios técnicos a domicilio que

han hecho tres técnicos de la empresa los primeros 7 días hábiles del mes.

Para cada salida (registro), se ha indicado la zona a la que se ha desplazado, el día, la complejidad de la reparación, el importe

cobrado y el técnico que lo ha realizado.

Para crear una tabla de datos, siga estos pasos:

Seleccione una celda cualquiera de la tabla.

Acceda al menú Datos -> Tabla del piloto de datos -> Crear. Calc seleccionará automáticamente toda la tabla.

En el diálogo, elija Selección actual y pulse Aceptar. Se abrirá el diálogo de Piloto de datos.


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En este diálogo, puede crear la tabla que desee, según lo que quiera analizar. Por ejemplo, si desea conocer el importe total que ha

cobrado cada técnico, organizado por zonas, arrastre el campo Zona a "Campos de filas", el campo Técnico a "Campos de

columnas" y el campo Precio a "Campos de datos":

Finalmente, pulse en Aceptar. Calc crea una nueva hoja y genera la tabla deseada:

Una vez generada la tabla de interés, el usuario puede modificarla haciendo clic con el botón derecho sobre la tabla -> Editar el

diseño. Así se accede de nuevo al diálogo del Piloto de datos. Si pulsa sobre Más, puede ver opciones adicionales, como la de

mostrar u ocultar la columna de totales. Si la desactiva, el resultado es el siguiente:


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Si, en el diálogo del Piloto de datos, hace doble clic sobre "Suma - Precio", Calc le ofrece distintas posibilidades de cálculo de los

datos que hay en ese campo:

Por defecto, Calc ha sumado todos los importes, pero podría haber contado cuántos importes había, o bien cuál fue el

máximo/mínimo...

En la tabla generada por el Piloto de datos no se actualizan automáticamente los cambios que se produzcan en los datos brutos. Para

actualizarlos, haga clic con el botón derecho sobre la tabla del Piloto de datos y elija Actualizar.

Puede, además, añadir una dimensión adicional al Piloto de datos, lo que le permitiría, por ejemplo, filtrar los datos mostrados en

función del valor de otro campo. Para esto, acceda al modo de edición del Piloto de datos y arrastre el campo Complejidad a

"Campos de página". Pulse en Aceptar. Puede observar que, en la hoja de cálculo aparece el filtro según la Complejidad. Si elige un

valor, en la tabla del Piloto de datos se mostrará el total de euros cobrados por cada técnico en partes de la Complejidad señalada:


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Compartir documento

Calc permite que varios usuarios a la vez accedan a una misma hoja de cálculo y la modifiquen.

Algunos comandos no están disponibles (aparecerán atenuados) cuando la opción de Compartir documentos está activa.

Si un usuario desea que varias personas puedan acceder y modificar un documento a la vez, debe elegir el menú Herramientas ->

Documento compartido para activar las características de colaboración para este documento. Se abre un diálogo donde el usuario

puede elegir habilitar o deshabilitar la opción compartir. Si el usuario habilitada la opción compartir, el documento será guardado en

modo compartir, que también se muestra en la barra de título.

Cada uno de los usuarios que desee colaborar debe rellenar el apartado de Datos del usuario del menú Herramientas -> Opciones ->

LibreOffice

Cada vez que un usuario abra un documento Calc que está habilitado para ser compartido, verá un mensaje que indica que el

documento está en modo compartido y que algunas características no están disponibles en este modo. Después de hacer clic en

Aceptar, el documento se abre en modo compartido.

Cuando varios usuarios están modificando el documento y uno de ellos quiere guardar las modificaciones, el funcionamiento de Calc

sería el siguiente:

Si el documento no fue modificado y guardado por otro usuario desde que el usuario A abrió el documento, el documento se guarda.

Si el documento fue modificado y guardado por otro usuario mientras el usuario A tenía abierto el documento:

Si los cambios no crean conflicto, el documento será guardado.

Si hay conflicto en los cambios, el diálogo de resolver conflictos se mostrará. El usuario A debe decidir por los conflictos qué

versión muestra ("Mostrar principal" o "Mostrar otros"). Cuando todos los conflictos son resueltos, el documento es guardado.

Mientras que el usuario A resuelve los conflictos, ningún otro puede guardar el documento compartido.

Si otro usuario intenta guardar el documento compartido, tendrá que resolver los conflictos en este momento.

El usuario A verá un mensaje avisando de que una fusión está en progreso. El usuario A podría cancelar el comando de

guardar por ahora, o reintentar guardar más tarde.

Cuando un usuario guarda exitosamente una hoja de cálculo compartida, el documento será recargado después de darle al comando

guardar, de manera que la hoja de cálculo muestre la última versión de todos los cambios que fueron guardados por todos los

usuarios. Un mensaje muestra que "los cambios externos se han añadido" cuando otro usuario hizo cambios en algunos de los

contenidos.


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Macros


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¿Qué son?

Una Macro de Calc se puede definir como un conjunto de instrucciones para automatizar procesos. Es un programa dentro de

LibreOffice creado por un usuario. Aunque se pueden encontrar en otros elementos de LibreOffice, su utilidad principal se da en

CALC.

Calc permite dos enfoques para crear macros:

Un enfoque sencillo: grabar acciones y repetirlas.

Un enfoque más complejo pero que permite muchas más posibilidades: programar en LibreOffice Basic.


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Administrar

En Calc, un módulo es una especie de fichero que contiene Macros. En el menú Herramientas -> Macros -> Organizar macros ->

LibreOffice Basic obtendrá acceso al siguiente diálogo:

En este caso, por ejemplo, existe el Módulo 1 en el que hay una Macro (un programa) llamada Main.

Para almacenar o guardar las macros, hay tres posibilidades:

En la carpeta Mis macros se almacenarán las Macros creadas por los usuarios.

En Macros de LibreOffice puede ver las macros que vienen en LibreOffice cuando instala la aplicación.

Debajo de "Macros de LibreOffice" aparecen los nombres de todos los documentos abiertos en este momento. Puede guardar una

macro o un módulo de macros en un documento cualquiera. Esas macros serán funcionales sólo en ese documento.

Si almacena las Macros en "Mis macros", podrá usarlas en cualquier documento de su equipo. Sin embargo, si cambia el documento

de equipo, las macros no serán accesibles.

Si almacena las Macros en un documento en concreto, podrá enviar o mover el documento, y las macros seguirán en el documento.

Las Macros son programas y, por tanto, conllevan un cierto riesgo, ya que podrían tener código malicioso; su ejecución podría tener

resultados no deseables en sus documentos. Calc permite configurar el nivel de Seguridad con respecto a las Macros. En el menú

Herramientas -> Opciones -> LibO -> Seguridad -> Seguridad de macros se le ofrecen niveles: muy alto, alto, medio, bajo.


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Crear


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Grabar

La forma más sencilla de crear una Macro en LibreOffice se aplica, especialmente, en tareas repetitivas, y consiste en grabar esas

tareas una vez para poder ejecutar lo grabado (la macro) cada vez que lo desee.

La opción de Grabar Macro no está disponible por defecto. Para activarla, siga estos pasos:

Menú Herramientas -> Opciones -> LibreOffice -> General -> Habilitar las características experimentales (inestable).

Acceda al menú Herramientas -> Personalizar, elija la barra de herramientas en la que quiera que aparezca, pulse el botón Agregar,

seleccione la categoría Basic y el comandos Grabar Macro.

Por ejemplo, suponga que en todos sus documentos efectúa siempre estos pasos:

Seleccionar las tres primeras celdas.

Unirlas

Formato negrita.

Escribir Emergya

Centrar.

Antes de hacer estos pasos, pulse sobre el botón Grabar Macro ( ). Al acabar de ejecutar el último paso, pulse el botón

. Se abrirá automáticamente el diálogo de Organizar Macros, para que el usuario decida cómo llamar la Macro y

dónde guardarla.

Cada vez que abra un nuevo documento o acceda a una nueva hoja, si quiere, puede ejecutar todas las tareas anteriores

simplemente accediendo al menú Herramientas -> Macros -> Ejecutar macro y ejecutando la Macro adecuada.


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Programar

Para programar una macro debe seguir estos pasos:

Menú Herramientas → Macros → Organizar macros → LibreOffice Basic.

Elegir la localización del módulo en el que va a guardar la macro. Por ejemplo, en Mis macros o en el propio documento.

Si quiere crear un nuevo módulo, pulse en Organizador, seleccione la carpeta dentro de la que va a crearlo y pulse en Nuevo.

Asigne un nombre a la macro.

Pulse en Nuevo.

A continuación, Calc abre el editor:

Aprender a programar en LibreOffice Calc se sale de los objetivos de este curso.

A modo de ejemplo se incluye esta hoja de cálculo. Acceda a la Macro que incrementa el valor de una celda y que está guardada en

el propio documento. Ejecútela pulsando sobre el botón de la hoja de cálculo si quiere ver su funcionamiento.


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Asociar a un objeto

A veces puede resultar tedioso tener que acceder al menú correspondiente para ejecutar una Macro:

Menú Herramientas -> Macros -> Ejecutar macro.

Buscar el módulo, seleccionar la macro y pulsar en Aceptar.

Calc permite introducir un objeto en la hoja de cálculo y asociar la pulsación sobre el objeto con la ejecución de la Macro. Para ello,

siga estos pasos:

Inserte el objeto en la hoja de cálculo (por ejemplo, un botón de la Galería, como por ejemplo este: .

Haga clic con el botón derecho sobre el objeto y elija Asignar macro...

Localice la Macro y pulse en Asignar y, posteriormente, en Aceptar.

Cada vez que pulse sobre el objeto se ejecutará la macro.


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Eventos

Además de ejecutar una macro manualmente, Calc permite asociar su ejecución a un EVENTO, como por ejemplo a la apertura de

un documento.

Para ello, una vez que ha creado la macro y la ha guardado, elija el menú Herramientas -> Personalizar y pulse sobre la pestaña

Eventos:

Elija:

A qué evento quiere asociar la Macro.

Qué macro quiere asignar (mediante el botón Macro).

Dónde quiere guardar esa información de evento.

Por ejemplo, si elige "Abrir documento" y guarda el evento en el documento, cada vez que abra ese documento, se ejecutará la

Macro.


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Modificar el aspecto


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Alto de la fila

Por defecto, Calc ajusta la altura de la fila al contenido de la misma. Pero en ciertas ocasiones puede interesar aplicar un alto

diferente. Esto se puede hacer de varias formas:

Si se acerca el cursor hasta el margen derecho, a la zona en la que aparece la numeración de las filas, y se sitúa junto en la unión de

dos filas, el cursor cambiará de apariencia, adoptando la de una flecha doble. Si en este momento se arrastra hacia abajo y hacia

arriba, se modificará la altura de la fila. Si hace doble clic, se ajusta el alto de la fila al contenido de sus celdas de forma automática.

Esto se repite en todas las filas seleccionadas.

Si se conoce el valor exacto de la altura de la fila, en el menú Formato, se elige el comando Fila y en el siguiente desplegable Alto...

Tras esto nos aparecerá un cuadro de dialogo que nos pide el valor de la altura de la fila:


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Ancho de la columna

Al igual que para las filas con el Alto, la columnas pueden ser ajustadas en el ancho.

No obstante, existe una diferencia fundamental, ya que el ancho de la columna no se ajusta automáticamente por defecto al

contenido de la celda . Si el contenido no cabe en la celda, este invadirá la celda contigua, siempre que esté vacía, en caso

contrario los datos quedarán ocultos.Se puede ajustar el ancho de la columna de las siguientes formas:

Si se acerca el cursor hasta la parte superior, en la zona en la que aparecen las letras que designan las columnas y se sitúa en la

unión de dos columnas, el cursor cambia de apariencia, adoptando la de una flecha doble. Si en este momento se arrastra hacia

derecha e izquierda, se modifica la anchura de la columna. Si hace doble clic, se ajusta el ancho al contenido de la celda de forma

automática. Esto pasará en todas las columnas seleccionadas.

Si se conoce el valor exacto de la anchura de la columna, en el menú Formato, se elige el comando Columna y en el siguiente

desplegable Ancho... Tras esto aparecerá un cuadro de dialogo qu pide el valor de la anchura de la columna.


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Ocultar y mostrar filas y columnas

Calc ofrece la posibilidad de ocultar filas, de modo que, aunque existiendo a todos los efectos, esta no se muestra en la hoja.

Para conseguir esto, seleccionar una celda de la fila que se desee ocultar, o bien seleccionar la fila completa. Una vez hecho esto,

acceder al menú Formato -> Fila y seleccionar Ocultar .

Como se ha comentado, la celda continúa existiendo a todos los efectos; si alguna celda de esa fila contiene algún dato que se usa

en otro lugar de la hoja, ese dato seguirá existiendo. El número de la fila oculta no aparece. Esto no ocurre al eliminar una fila,

cuando la numeración se reajusta.

Para visualizar nuevamente una fila que se oculta, en primer lugar seleccionar las filas anterior y posterior a la que se encuentra

oculta. Una vez hecho esto, se accede al menú Formato, se selecciona el comando Filas y se elige Mostrar.

El procedimiento para ocultar/mostrar columnas es equivalentes.


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Ocultar celdas

Si se selecciona una celda y se accede al menú Formato -> Celda, en la pestaña "Protección de celda", puede configurar la celda

para ocultarla:

Si oculta una celda, su contenido seguirá mostrándose en pantalla, pero no se imprimirá.


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Fijar filas/columnas

Si una hoja de cálculo tiene un tamaño considerable y no se pueden ver todas sus celdas a la vez, será necesario usar las barras de

desplazamiento. Al desplazarse por la hoja de cálculo mediante estas barras, se dejan de ver las primeras filas/columnas.

En muchas ocasiones, estas primeras filas/columnas son etiquetas informativas que describen la naturaleza de los datos que

contienen las celdas de esas filas/columnas. Puede ser necesario que esas primeras filas/columnas no dejen de verse nunca.

Para ello, seleccione la 1ª celda de la fila/columna que no quiera fijar. Si va a fijar tanto filas como columnas, seleccione la primera

celda que no quiera que sea fija. A continuación, pulse en el menú Ventana -> Fijar. Para deshacer esta situación, pulse de nuevo

sobre el menú Ventana -> Fijar.

Observe que puede ver el último dato de la tabla (fila 104, columna 45), a la vez que las dos primeras filas y las dos primeras

columnas.


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Dividir ventana

En ocasiones es necesario visualizar a la vez diferentes partes de una misma hoja de cálculo. Por ejemplo, puede que la fórmula de

una celda esté afectada por el dato de otra celda. Si estas dos celdas están muy separadas en la hoja de cálculo, en principio no se

podría ver las dos a la vez.

Calc ofrece una herramienta para conseguir esto: menú Ventana -> Dividir.

Si se coloca en la primera fila/columna y accede al menú Ventana -> Dividir, podrá ver el mismo documento en dos subventanas

diferentes:

Si selecciona una celda y pulsa en Ventana -> Dividir, podrá ver la ventana en 4 subventanas diferentes, y mostrar 4 partes diferentes

de la misma.


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Formato


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Asignar formato numérico

Al introducir un dato en una celda, Calc alineará los números a la derecha y el texto a la izquierda.

Calc intentará, asimismo, aplicar un formato. Por ejemplo, al escribir en una celda 24-6-01 y pulsar la tecla Intro para fijar ese valor,

Calc automáticamente interpreta ese dato como una fecha y lo transforma 24/06/01.

Si el número es muy grande y no cabe en la dimensión de la celda, Calc aplicará el formato científico, cuya apariencia es

5,73478E+9. La interpretación de esta expresión es fácil: el E+9 equivale a 10Exp(9), 10 elevado a 9, o lo que es igual, a multiplicar

por un 1 seguido de 9 ceros. Si aún de este modo, el numero no cupiese en la celda, ésta aparecerá rellena de los símbolos de

almohadillas: ###########.

Como comentamos anteriormente, lo normal será esperar a introducir todos los datos para posteriormente pasar a aplicar los

formatos. Para esto, en primer lugar se selecciona la celda o celdas en cuestión y se accede al menú Formato y se ejecuta el

comando Celdas. Con esto, Calc mostrará el cuadro Formateado de celdas:

En este cuadro se dispone de una gran cantidad de posibilidades para establecer la configuración de la apariencia de los datos. Por

ejemplo, se puede asignar formatos numéricos tales como signos monetarios (opción Moneda), formato de porcentajes (opción

Porcentaje), número de posiciones decimales (disponible en todos los formatos numéricos: Número, Moneda, Porcentaje...).

Número. Para la presentación de números en general.

Porcentaje. Se multiplica por 100 el valor de la celda y se muestra el resultado con un símbolo porcentual.

Moneda. Se hace constar el valor monetario usado (por ejemplo, XX €).

Fecha. Diversos formatos que representan fechas.

Hora. Se representan fechas y horas con varios formatos.

Ciencia. El número 100000, por ejemplo, será representado como 1E+05.

Fracción. Con varios dígitos (por ejemplo 12/25).

Valor Lógico. Para valores booleanos.

Texto. Es tratada como texto aunque en ella haya un número.

Definidos por el usuario. Partiendo de uno existente, se crea un código particular.

También se puede especificar si se desea que figuren separadores de miles y el número de decimales.

Algunas de las opciones disponibles en el comando Celdas del menú Formato, las podemos encontrar disponibles en los botones de

la barra de herramientas Formato.


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Orientar la información

El menú Formato de celdas permite modificar más parámetros. Dentro de la ficha Alineación, se puede modificar no sólo la alineación de

los caracteres en las celdas, sino que incluso el grado de inclinación que tendrán, o la posición en vertical que ocuparán en celdas: texto

agrupado en la parte superior, en la inferior, o en el centro de la celda.

El círculo permite marcar de una manera precisa el grado de inclinación que se desea que tenga el texto. Forzar una presentación en

vertical resulta muy útil para definir títulos de filas cuando estas son muy altas.


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Fondo

En la ficha Fondo del cuadro Formateado de Celdas, se escoge un color para el fondo de la celda o del conjunto de celdas

seleccionadas.

También en la barra de herramientas de Formato puede usar los siguientes iconos para modificar el color de fondo de la celda.


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Bordes

La ficha Bordes permite escoger el tipo de líneas que rodearán las celdas seleccionadas (una sola o un conjunto de celdas), su

grosor, estilo, posición, etc. Para ello, siga estos pasos:

Seleccionar la zona de hoja de cálculo a la que le aplicaremos los bordes.

En el menú Formato, elegir el comando Celdas y en el cuadro Formato de Celdas marcar la ficha Bordes.

Dentro de la ficha Bordes, se puede escoger un tipo de línea en el panel de la derecha de la ventana (titulado Línea -> Estilos).

También es posible seleccionar un color de línea en el desplegable Color, debajo del anterior.

Es posible aplicar diversos estilos y colores de línea a cada una de las zonas de trazado.

El contenido de esta ventana variará en función de que tengamos varias o una sola celda seleccionadas. En el caso de tener

seleccionadas varias celdas se podrá elegir, además del contorno del total de la selección, también el estilo de las líneas que separan

las celdas.


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Proteger celdas

Calc permite proteger las celdas contra modificaciones. Para ello, siga los siguientes pasos:

Seleccione las celdas que quiera proteger.

Pulse en el menú Formato -> Celdas... y elija la pestaña Protección de celda.

Active la opción correspondiente (está activa por defecto).

Finalmente, proteja el documento (menú Herramientas -> Proteger documento -> Hoja:


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Plantillas

Calc permite, al igual que otras aplicaciones de LibreOffice, el uso de plantillas.

Acceda al bloque de Plantillas de Writer para más información. Todo lo visto en ese bloque es de aplicación aquí.


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Imprimir

Calc permite realizar la impresión de documentos obteniendo unos resultados profesionales.

Para proceder a imprimir un documento, acceda al menú Archivo y seleccione el comando Imprimir:

Las opciones estudiadas para Writer son válidas para Calc. Además, hay algunas opciones adicionales.

Puede imprimir todas las hojas, o las hojas seleccionadas, o las celdas seleccionadas.

Además, puede configurar cómo CALC imprime la secuencia de páginas, en el menú Formato -> Página:

Para asegurar la correcta impresión de los datos, puede utilizar los saltos de página en el menú Insertar -> Salto de página ->

Fila/columna. Para visualizar en el documento los saltos de página, acceda al menú Herramientas -> Opciones -> View. Puede

establecer el color para ver los saltos más fácilmente. Para eliminar un salto de página: menú Editar -> Eliminar el salto de página.

Otra funcionalidad adicional en Calc permite que, cuando el documento es de gran tamaño, se impriman en todas las hojas las

filas/columnas que el usuario haya establecido como títulos de filas/columnas. Para conseguirlo, se accede al menú Formato ->

Imprimir rangos -> Editar:


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En Fila/Columna que repetir, se pulsa sobre el botón en modo de flecha hacia arriba para minimizar la ventana, se seleccionan las

celdas de la fila/columna que se quiera que aparezcan en todas las hojas del documento, y se vuelve a pulsar sobre el botón de

flecha para volver a la ventana anterior. Finalmente, se pulsa en Aceptar.


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Documents

LibreOffice Curso Avanzado Calc.v01.03