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1 Sommaire Réaliser un PUBLIPOSTAGE avec le traitement de texte Writer ( OpenOffice ou LibreOffice ) Guide et captures d'écran réalisés avec la version 3.2 d'OpenOffice. Janvier 2011 - Jean-Claude EYRAUD Création à partir du document "Comment réaliser un publipostage" disponible sur le site : http://fr.openoffice.org/Documentation/How-to/writer/Comment_realiser_un_publipostage.pdf

LibreOffice : Publipostage

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Méthode publipostage sous LibreOffice

Text of LibreOffice : Publipostage

  • 1Sommaire

    Raliser un PUBLIPOSTAGE

    avec le traitement de texte Writer( OpenOffice ou LibreOffice )

    Guide et captures d'cran raliss avec la version 3.2 d'OpenOffice.Janvier 2011 - Jean-Claude EYRAUD

    Cration partir du document "Comment raliser un publipostage" disponible sur le site :http://fr.openoffice.org/Documentation/How-to/writer/Comment_realiser_un_publipostage.pdf

  • 2Sommaire

    Raliser un PUBLIPOSTAGEavec le traitement de texte Writer

    ( OpenOffice ou LibreOffice )

    1. Deux manipulations faire la premire fois 3a. Ajout de l'outil Mailing 3b. Ajout de la source de donnes 5

    2. Utilisation du publipostage pour une lettre 7a. Cration de la lettre type et insertion des champs 7b. Choix des donnes et filtrage 9c. Impression et sauvegarde 11

    3. Utilisation du publipostage pour des tiquettes 13a. Cration de la feuille d'tiquettes 13b. Mise en forme 16c. Choix des donnes et filtrage 17d. Impression et sauvegarde 19

    Sommaire

  • 3Sommaire

    1.a. Ajout de l'outil Mailing

    Il existe un outil appel Assistant Mailing... dans le menu Outils du traitement de texte, mais il ne convient pas pour raliser facilement un publipostage!

    Il faut utiliser l'ancien outil, toujours fonctionnel, mais non prsent dans le menu. Cette premire manipulation, ne faire qu'une fois pour toutes, consiste donc ajouter cet outil dans le menu afin qu'il soit accessible tout moment.

    1. Ouvrons donc le traitement de texte sur un document, vierge ou non.

    2. Dans le menu Outils, choisir Personnaliser...

    3. Une fentre s'ouvre: - cliquer sur l'onglet Menus. - dans la liste droulante Menu, choisir Outils. - cliquer sur le bouton Ajouter...

    1. Deux manipulations faire la premire fois

  • 4Sommaire

    4. Dans la fentre suivante, choisir:

    la catgorie Documentsla commande Mailing

    6. De retour dans la fentre prcdente, cliquer sur la flche noire du bas pour amener le mot Mailing au-dessus des mots Assistant Mailing...

    7. Terminer en cliquant sur le bouton OK

    8. La commande est dsormais accessible tout moment dans votre menu Outils.

    5. Cliquer sur les boutons:Ajouter,puis Fermer

  • 5Sommaire

    1.b. Ajout de la source de donnes

    Il faut indiquer au traitement de texte o aller chercher les donnes dont vous aurez besoin pour votre publipostage.

    Cette source de donnes peut tre un classeur (fichier) Calc ou Excel, ou bien encore une base de donnes.

    Cette opration n'est faire qu'une fois par source utilise:- si vous utilisez tout le temps le mme fichier, ce ne sera fait qu'une fois.- si vous changez de fichier, mais ne voulez pas refaire la manipulation, une astuce

    consiste utiliser toujours le mme nom pour le fichier source des donnes.

    1. Ouvrons donc le traitement de texte sur un document, vierge ou non.

    2. Dans le menu dition, choisir Changer de base de donnes...

    3. Il y aura srement une ou plusieurs bases dj prsentes. Cliquer sur le bouton Parcourir...

    4. Dans la fentre d'exploration, chercher votre fichier et l'ouvrir.

    1. Deux manipulations faire la premire fois

  • 6Sommaire

    5. Votre source de donnes est maintenant prte tre appele et utilise.

    6. Cliquer sur le bouton Fermer.

    La source de donnes est ajoute.

    Ceci est d au fait que le traitement de texte Writer communique toujours avec un fichier ODB et ce, pour tout publipostage. Ce fichier ODB peut pointer vers tout type de base de donnes (i.e. classeur Calc/Excel, Access, dBase, Oracle, MySQL, etc.), ou tre lui-mme la base contenant les donnes.Il est important de rappeler que toute manipulation de donnes se fera toujours dans le vrai fichier de donnes et que le fichier *.odb, rsultant de l'ajout de source dcrit sur cette page, n'est qu'un tremplin entre Writer et cette source.

    Pour aller plus loin...Lorsqu'on slectionne la source de donnes, le logiciel cre un fichier intermdiaire de type OpenOffice Base au format *.odb qui contient juste les paramtres de connexion avec la base de donnes relle, c'est--dire le fichier slectionn (le classeur Calc (*.ods) dans notre exemple ci-dessus).

  • 7Sommaire

    2. Utilisation du publipostage pour une lettre

    2.a. Cration de la lettre type et insertion des champs

    1. Point de dpart: un modle ou une lettre cre pour l'occasion.

    Pour ouvrir la source des donnes, 2 moyens:- dans le menu Affichage, cliquer sur Source de donnes,- ou utiliser la touche F4 en haut du clavier.

    La base de donnes s'ouvre au-dessus du document.

    2. Cliquer sur les pour dvelopper l'arborescence et atteindre la table ou la feuille de classeur.

    Les colonnes avec les donnes apparaissent alors dans le volet de droite.

  • 8Sommaire

    3. Pour insrer des champs, laisser clique la souris sur l'en-tte de la colonne et glisser celui-ci dans le document l'endroit voulu.

    Le champ est matrialis dans la lettre par le titre de colonne encadr des 2 signes < et >.Rpter l'opration pour chaque information devant figurer dans le document.

    4. ce stade, ne pas oublier d'enregistrer le document.Ce sera la lettre type qui sera sauvegarde, donc avec les titres des champs de donnes et non pas les donnes elles-mmes.

    5. Masquer l'affichage de la base de donnes :- dans le menu Affichage, cliquer sur Source de donnes,- ou utiliser la touche F4 en haut du clavier.

  • 9Sommaire

    2. Utilisation du publipostage pour une lettre

    2.b. Choix des donnes et filtrage

    1. Activer l'outil Mailing dans le menu Outils.Attention! Ne pas choisir l'outil Assistant Mailing...!Si l'outil Mailing n'est pas prsent, se reporter en page 2de ce guide.

    2. Dans la fentre suivante, cocher partir du document.Confirmer avec le bouton OK.

    3. La fentre suivante permet de choisir les informations utiles pour le traitement envisag.Le mailing peut se faire sur la totalit des donnes ou sur une partie seulement. Cette action de slectionner quelques donnes s'appelle le filtrage.Cela se fait facilement en choisissant une des informations, par exempleune commune ou un code postal, puis en cliquant sur le bouton Autofiltre.

    Seules les lignes contenant la mme information restent affiches, les autres sont masques et ne seront pas utilises lors du traitement.

  • 10Sommaire

    RemarqueLors du traitement, Writer remplacera les champs dans la lettre par les informations correspondantes pour toutes les lignes choisies et affiches en haut, en fonction des ventuels enregistrements choisis.

    Pour enlever le filtre ou en changer, cliquer sur le bouton Supprimer le filtre.

  • 11Sommaire

    2. Utilisation du publipostage pour une lettre

    2.c. Impression et sauvegarde

    1er cas: l'impression.Pour imprimer les lettres personnalises,cocher Imprimante dans la partie Sortie et confirmer avec le bouton OK.

    La fentre d'impression s'ouvrira alors, afin de choisir (ventuellement) l'imprimante et de valider l'opration.

    Le fait de cocher ou non la case en-dessous,nomme Travaux d'impression individuels,

    n'aura pas d'incidence pour la plupartdes imprimantes.

    Si la case est coche, chaque lettre constitue sera envoye individuellement dans la file d'impression, sinon ce sera un seul (gros) fichier qui sera envoy vers l'imprimante.

  • 12Sommaire

    2e cas: la sauvegarde.Pour enregistrer ces lettres personnalises, des fins d'archivage par exemple, cocher Fichier dans la partie Sortie.Plusieurs choix sont alors possibles,juste en-dessous, selon ce qui sera coch :

    Enregistrer comme documents individuels gnre un fichier par lettre.

    Si vous cochez la case en-dessous, vous pourrez prciser un champ comme nom de fichier : le logiciel nommera automatiquement chaque fichier (i.e. lettre) avec le nom correspondant pris dans le champ choisi.

    Il faudra prciser aussi le dossier d'enregistrement,

    ainsi que le format: ODF par dfaut (le format OpenOffice), mais aussi PDF, DOC (Word), etc.

    RemarquesSi vous avez bien sauvegard la lettre type, vous pourrez tout moment raliser un nouveau mailing, partir d'autres donnes par exemple.Vous pouvez modifier les documents issus du mailing, qu'ils soient enregistrs comme fichier unique ou documents individuels.

    Enregistrer comme document uniqueplace toutes les lettres dans un seul fichier qui pourra tre nomm, par exemple, en utilisant l'objet du courrier et la date d'envoi.

    Valider vos choix et dmarrer les enregistrements en cliquant sur OK.

  • 13Sommaire

    3. Utilisation du publipostage pour des tiquettes

    3.a. Cration de la feuille d'tiquettes

    Dans ce chapitre, nous allons crer une feuille type d'tiquettes partir de la source de donnes ajoute prcdemment (page 3).

    2. Commenons donc par l'onglet tiquettes.

    Choisir dans les listes droulantes, droite, la base de donnes et la table (qui correspond une feuille pour un classeur Calc ou Excel).

    Ceci fait, les champs sont alors disponibles dans la 3e liste droulante.

    3. Pour ajouter des champs dans le cadre rserv la conception (dnomm Inscription):Choisir un par un les champs dans la 3e liste et cliquer sur la flche noire pour les ajouter.

    Le curseur clignotant permet de contrler le point d'insertion. On peut le dplacer la souris ou avec les flches du clavier.

    Si besoin, on peut crire du texte (titre, rfrence, date, etc.) qui sera alors identique pour toutes les tiquettes.

    La case cocher Adresse permet d'insrer les coordonnes de l'auteur, pourvu qu'il les ait saisies l'installation d'OpenOffice ou par le menu Outils Options OpenOffice.org Donnes d'identit.

    1. Dans le menu Fichier d'OpenOffice, choisir Nouveau, puis tiquettes.

    La fentre de cration proprement dite s'ouvre, elle comporte 3 onglets qui devront, en toute logique, tre visits dans l'ordre.

  • 14Sommaire

    4. Laisser coch Feuille, puisque, en gnral, l'impression se fera sur des feuilles A4.Dans le cas o vous imprimez sur des feuilles d'tiquettes, vrifiez si la rfrence (Marque et type) prsente sur la pochette figure dans les 2 listes de droite.

    Dans l'affirmative, les dimensions seront prrgles dans le 2e onglet Format.Sinon vous devrez saisir vous-mmes le nombre, les dimensions et les marges des tiquettes. C'est ce que nous allons voir dans le prochain paragraphe...

    Entrer enfin les tailles d'tiquettes dans les 4 champs du haut, sachant que:

    L'cart horizontal (resp. vertical) = la largeur (resp. la hauteur) + la marge entre 2 tiquettes.

    L'cart horizontal (resp. vertical) sera donc toujours gal ou suprieur la largeur (resp. la hauteur).

    Si les 2 valeurs sont gales, c'est qu'il n'y a pas de marge entre les tiquettes.

    Dans la partie droite, un aperu se met jour au fur et mesure de la saisie et permet de visualiser les dimensions.

    5. Passons l'onglet Format qui permet de prciser des dimensions personnalises d'tiquettes.

    Nous allons procder du bas vers le haut.

    Pour entrer les valeurs, on peut soit les saisir directement, soit utiliser les petites flches bas et haut ct du champ de saisie.

    Commencer par choisir le nombre de colonnes et de lignes, ce qui donnera le nombre d'tiquettes par page.

    Saisir les marges suprieures et gauche. La taille des marges droite et infrieures seront dduites des dimensions saisies pour les tiquettes.

    noter:Si vous avez slectionn, dans l'onglet tiquettes, une rfrence (Marque et type)

    d'aprs leur pochette, les dimensions seront prrgles dans l'onglet Format et vous ne ferez alors qu'une simple vrification des tailles avant de passer l'onglet suivant Options.

  • 15Sommaire

    6. Onglet suivant: Options.Si ce n'est pas dj fait, cocher Page entire.Ne pas oublier de cocher Synchroniser le contenu.Ce choix permet de mettre en forme la premire tiquette et de rpercuter ce format sur toutes les autres.

    Si besoin, paramtrer l'imprimante.

    7. Terminer cette phase de cration en cliquant sur le bouton Nouveau document.

  • 16Sommaire

    3. Utilisation du publipostage pour des tiquettes

    3.b. Mise en forme

    1. La mise en forme se fait uniquement sur la premire tiquette, grce l'option Synchroniser les tiquettes, choisie dans le dernier onglet de la fentre de cration.Ajout de texte, saut de ligne, choix et taille de police, centrage, gras, italique, etc., vous de mettre en forme cette premire tiquette selon le rsultat vis.

    2. Rpercuter cette mise en forme sur toutes les autres tiquettes en cliquant sur le bouton Synchroniser les tiquettes, dans la petite fentre flottante.

    3. Ne pas oublier d'enregistrer le document.Ce sera la feuille d'tiquettes type qui sera sauvegarde, donc avec les titres des champs de donnes et non pas les donnes elles-mmes.

    Il sera toujours possible de modifier le format (1re tiquette, puis synchronisation).

    noter: Lorsque, plus tard, vous allez ouvrir nouveau ce fichier d'tiquettes type, OpenOffice vavous poser la question:

    Rpondre Oui permet de prendre en compte les ventuelles modifications qui ont pu tre apportes entre temps dans le fichier de donnes.

  • 17Sommaire

    1. Activer l'outil Mailing dans le menu Outils.Attention! Ne pas choisir l'outil Assistant Mailing...!Si l'outil Mailing n'est pas prsent, se reporter en page 2de ce guide.

    2. Dans la fentre suivante, cocher partir du document.Confirmer avec le bouton OK.

    3. La fentre suivante permet de choisir les informations utiles pour le traitement envisag.Le mailing peut se faire sur la totalit des donnes ou sur une partie seulement. Cette action de slectionner quelques donnes s'appelle le filtrage.Cela se fait facilement en choisissant une des informations, par exempleune commune ou un code postal, puis en cliquant sur le bouton Autofiltre.

    Seules les lignes contenant la mme information restent affiches, les autres sont masques et ne seront pas utilises lors du traitement.

    3. Utilisation du publipostage pour des tiquettes3.c. Choix des donnes et filtrage

  • 18Sommaire

    RemarqueLors du traitement, Writer remplacera les champs dans chaque tiquette par les informations correspondantes pour toutes les lignes choisies et affiches en haut, en fonction des ventuels enregistrements choisis.

    Pour enlever le filtre ou en changer, cliquer sur le bouton Supprimer le filtre.

  • 19Sommaire

    1er cas: l'impression.Pour imprimer la planche d'tiquettes,cocher Imprimante dans la partie Sortie et confirmer avec le bouton OK.

    La fentre d'impression s'ouvrira alors, afin de choisir (ventuellement) l'imprimante et de valider l'opration.

    Le fait de cocher ou non la case en-dessous,nomme Travaux d'impression individuels,

    n'aura pas d'incidence pour la plupartdes imprimantes.

    Si la case est coche, chaque planche A4 d'tiquettes gnre sera envoye individuellement dans la file d'impression, sinon ce sera un seul (gros) fichier qui sera envoy vers l'imprimante.

    2.d. Impression et sauvegarde

    3. Utilisation du publipostage pour des tiquettes

  • 20Sommaire

    2e cas: la sauvegarde.Pour enregistrer ces tiquettes personnalises, des fins d'archivage par exemple, cocher Fichier dans la partie Sortie.Plusieurs choix sont alors possibles,juste en-dessous, selon ce qui sera coch :

    Enregistrer comme documents individuels gnre un fichier par feuille.

    Si vous cochez la case en-dessous, vous pourrez prciser un champ comme nom de fichier : le logiciel nommera automatiquement chaque fichier (i.e. feuille d'tiquettes) avec le nom correspondant pris dans le champ choisi.

    Il faudra prciser aussi le dossier d'enregistrement,

    ainsi que le format: ODF par dfaut (le format OpenOffice), mais aussi PDF, DOC (Word), etc.

    RemarquesSi vous avez bien sauvegard la feuille d'tiquettes type, vous pourrez tout moment raliser un nouveau mailing, partir d'autres donnes par exemple.Vous pouvez modifier les documents issus du mailing, qu'ils soient enregistrs comme fichier unique ou documents individuels.

    Enregistrer comme document uniqueplace toutes les feuilles dans un seul fichier qui pourra tre nomm, par exemple, en utilisant l'objet du courrier et la date d'envoi.

    Valider vos choix et dmarrer les enregistrements en cliquant sur OK.

    Attention ! Lorsque, plus tard, vous ouvrirez nouveau cefichier d'tiquettes personnalises prcdemment sauvegard,OpenOffice va vous poser la question:

    Contrairement au fichier type, il faudra rpondre Non, sinon toutes les tiquettes seraient actualises avec les donnes du 1er enregistrement !

    CouvertureSommaireAjout Mailing 1Ajout mailing 2Ajout source 1Ajout source 2Cration lettre type 1Cration lettre type 2Choix donnes lettre 1Choix donnes lettre 2Impression lettre 1Impression lettre 2Etiquettes type 1Etiquettes type 2Etiquettes type 3Format tiquettesDonnes tiquettes 1Donnes tiquettes 2Impression tiquettes 1Impression tiquettes 2