LIBRO 5. Plan de Negocio Palacio de Congresos de Granada
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osé Luis Romero Ruiz1.INTRODUCCIÓN..........................................................................................................3 2.LOS PROMOTORES.....................................................................................................5 3.ANÁLISIS ECONÓMICO – FINANCIERO DEL PROYECTO ..................... ................... 7 4.PLAN DE NEGOCIO A 3, 5 Y 10 AÑOS. ACTIVIDAD GASTO Y RESULTADO...........9 5.DESCRIPCIÓN DE PRODUCTOS Y PERIODO DE ACTIVIDAD ..................... ..........12 6.MEMORIA DE ACTIVIDAD DE PROMOCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO DEL SECTOR TURÍSTICO..................................................................................................16 7.PLAN DE MARKETING Y VENTAS DE CONGRESOS, CONVENCIONES Y ACTIVIDADES DIVERSAS..................................................................................................22 7.1. MERCADO POTENCIAL. OBJETIVO A CAPTAR....................................................30 7.2. POLÍTICA DE VENTAS DE ESPACIOS Y SERVICIOS ASOCIADOS. ACCIONES DE VENTAS PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD ........................................................... ........33 7.3. POLÍTICA DE PRECIOS Y CONDICIONES DE ALQUILER DE ESPACIOS DE RESTAURACIÓN PARA EVENTOS Y OTROS SERVICIOS ASOCIADOS....................51 7.4. INNOVACIÓN TECNOLÓGICA EN UN SERVICIO DE CALIDAD ...........................53 8.ESTUDIO DE IMPACTO ECONÓMICO DIRECTO E I NDIRECTO PARA LA CIUDAD Y SU ENTORNO...................................................................................................57
LIBRO 5. Plan de Negocio Palacio de Congresos de Granada
3. ANÁLISIS ECONÓMICO – FINANCIERO DEL
PROYECTO........................................7
4. PLAN DE NEGOCIO A 3, 5 Y 10 AÑOS. ACTIVIDAD GASTO Y
RESULTADO...........9
5. DESCRIPCIÓN DE PRODUCTOS Y PERIODO DE ACTIVIDAD
...............................12
6. MEMORIA DE ACTIVIDAD DE PROMOCIÓN Y PRESTACIÓN DEL
SERVICIO
DEL SECTOR
TURÍSTICO..................................................................................................16
7. PLAN DE MARKETING Y VENTAS DE CONGRESOS, CONVENCIONES
Y
ACTIVIDADES
DIVERSAS..................................................................................................22
7.2. POLÍTICA DE VENTAS DE ESPACIOS Y SERVICIOS ASOCIADOS.
ACCIONES
DE VENTAS PROMOCIÓN Y
PUBLICIDAD...................................................................33
7.3. POLÍTICA DE PRECIOS Y CONDICIONES DE ALQUILER DE ESPACIOS
DE
RESTAURACIÓN PARA EVENTOS Y OTROS SERVICIOS
ASOCIADOS....................51
7.4. INNOVACIÓN TECNOLÓGICA EN UN SERVICIO DE CALIDAD
...........................53
8. ESTUDIO DE IMPACTO ECONÓMICO DIRECTO E INDIRECTO PARA
LA
CIUDAD Y SU
ENTORNO...................................................................................................57
1. 1. INTRODUCCIÓN
La incitativa de este proyecto para la Gestión y Explotación del
Palacio de Congresos de
Granada, mediante la privatización de dicha explotación se apoya en
el eje principal de
cambio del modelo de Gestión.
Creemos que es en este cambio donde radican las posibilidades de
crecimiento y
posicionamiento dentro del sector a nivel nacional e internacional.
Un modelo de gestión
más dinámico y abierto, que principalmente se basa en dos
vertientes, una comercial muy
significativa y otra de gestión interna, que analizamos
brevemente:
Dinamismo comercial:
a) Posicionar el Palacio de Exposiciones y Congresos de Granada,
como referente
mundial de calidad tanto para congresos nacionales como
Internacionales.
b) Potenciar también las producciones y eventos propios: reuniones
de empresa y de
todo tipo, eventos y ferias comerciales, espectáculos, conciertos,
etc.
Modelo de gestión:
a) Implicación “real” de las instituciones granadinas en la “venta”
del Palacio y del
resto de la oferta turística granadina, mediante la coordinación y
potenciación del
Convention Bureau de Granada, que debe ser un factor principal,
mediante la
colaboración con el tejido empresarial granadino en el que
repercute la actividad
del Palacio de forma directa o indirecta.
b) Racionalización y control de los recursos, que implican desde
una mayor
comercialización del propio Palacio, hasta una mejora y
actualización de las
instalaciones y medios , para mantener las instalaciones al día en
las últimas
demandas tecnológicas de los Congresos y eventos, así como para
desarrollar
aspectos que permitirán ahorro de costes, en el aspecto
energético,
medioambiental, etc.
d) Contar con la gestión interna de determinados contratos,
actualmente
externalizados, que se optimizarán por la experiencia, potencial y
capacidad desde
los concesionarios que nos presentamos.
2. LOS PROMOTORES
Este proyecto surge de la iniciativa conjunta de FCC y Jose Luis
Romero Ruiz, aportando
cada parte distintas bases cruciales para el proyecto. Además
cuentan con el apoyo de
distintos partners: la multinacional Congrex Holding BV, las
empresas nacionales y locales
RCK. S.L., Vav Cia. de Producciones, S.L., Hoteles MA y Hotel
Alhambra Palace, etc.
FCC es una empresa especializada en servicios ciudadanos, que tiene
en la actualidad su
producción altamente diversificada. Sus actividades básicas son
entre otros la gestión de
servicios medioambientales y agua, la construcción de grandes
infraestructuras y
equipamientos urbanos.
Tiene una presencia en 54 países de todo el mundo y más del 44% de
su facturación
proviene de los mercados internacionales, principalmente Europa y
Estados Unidos. Su
facturación en 2009 fue de 12.700 millones de euros, con una
plantilla de 92.324
empleados.
La presencia de FCC supone un elemento de fortaleza y experiencia
en grandes proyectos
como el presente.
Jose Luis Romero Ruiz es un empresario granadino con más de 30 años
de experiencia
en el mundo empresarial, propietario o accionista de diversas
compañías relacionadas con
el mundo de la comunicación, los eventos, la publicidad, los
servicios ,con más de 150
profesionales en plantilla y cientos de trabajadores eventuales
aporta el know-how y la
experiencia propia junto a la de los profesionales de RCK S.L., Vav
Cia de Producciones,
S.L., Hoteles MA y Hotel Alhambra Palace, y otros, en la gestión de
eventos y dirección de
proyectos, lo cual supone una garantía para la viabilidad de este
proyecto.
Por último no hemos de olvidar el apoyo que supone la colaboración
de Congrex Holding
BV una de las mayores compañías del sector tanto en proyectos
privados como públicos y
con oficinas en más de 13 países. Congrex Holding BV entiende las
complejidades de la
planificación, organización y gestión de las conferencias y
congresos, proporcionándonos
servicios completos de una Organización Profesional de Congresos
(OPC).
3. ANÁLISIS ECONÓMICO – FINANCIERO DEL PROYECTO
En el análisis inicial que se ha podido realizar, en base a los
datos obtenidos, de los
últimos 4 ejercicios, la situación deficitaria que se observa en la
gestión del Palacio de
Exposiciones y Congresos de Granada viene derivada del bajo nivel
de actividad y una
estructura de costes fijos muy pesada.
Aunque en el último ejercicio se ha mejorado notablemente esta
deficiencia, nuestro
trabajo consistirá básicamente en equilibrar estas partidas,
mediante un aumento en la
actividad y un control y racionalización del gasto.
Entendemos que la situación actual es reversible, como así lo
demostrará el Plan
Económico 2012-2022 se acompaña a continuación.
En un breve análisis, que se profundizará en el punto 2.3, hemos de
comentar que se han
establecido, por la duración del contrato, variables externas (Ipc,
tipos de interés, etc.) que
afectan evidentemente a la rentabilidad y resultados del
mismo.
El grado de conservación de las instalaciones y la inercia de
actividad del Palacio,
suponen una base de partida para la consecución de nuestros
objetivos esperanzadora.
En los contactos realizados con distintos interlocutores
especializados del sector, hemos
contrastado la posibilidad de establecer, a parte de un mayor nivel
de actividad, unas
bases de precios más elevadas, que apoyan las previsiones del Plan
de Negocio adjunto.
Del análisis de la estructura actual de gastos, se deduce la
necesidad de trasformar una
parte importante de los gastos en variables, ya que actualmente el
peso de los fijos es
excesiva. Una política del control de gasto eficiente y ordenada
aportará el elemento
adicional necesario para mejorar los resultados.
osé Luis Romero Ruiz
4. PLAN DE NEGOCIO A 3, 5 Y 10 AÑOS. ACTIVIDAD GASTO Y
RESULTADO
osé Luis Romero Ruiz
osé Luis Romero Ruiz
Como se observa en el Plan de Negocio se ven notablemente
incrementados los ingresos
derivados de un mayor nivel de actividad, unos mejores precios de
contratación y la
diversifcación de productos. Igualmente, y aunque los resultados
previstos para el primer
ejercicio son ligeramente deficitarios la estructura de gastos se
modifica sustancialmente
ya que se reducen los gastos fijos, aún habiendo aumentado el nivel
de actividad y se
incrementan los variables que suponen un montante de gastos
globales superior a los
existentes anteriormente, pero que en relación con los ingresos
generados equilibran los
resultados del proyecto.
En la evolución prevista para 3 -5 años se obtienen rentabilidades
moderadas, que para la
previsión de 10 años se convierten en buenos resultados.
5. DESCRIPCIÓN DE PRODUCTOS Y PERIODO DE ACTIVIDAD
Desde un punto de vista comercial los congresos que actualmente se
desarrollan, se
concentran en fechas muy determinadas, originando que haya
periodos, donde la
producción es nula. Añadiendo la falta de apoyo, medios y/o
comercialización internacional
imprescindible, a nuestro entender, en determinados casos.
La producción propia de eventos, básica en este Plan, cubrirá y
complementará estos
espacios temporales, añadiendo consecuentemente un plus de
rentabilidad al Palacio.
Establecer un crecimiento ordenado y estable tanto en actos
congresuales, como en los
eventos que se desarrollan actualmente.
PRODUCTOS
• Espectáculos: musicales, teatro, etc.
• Celebraciones
Uno de los objetivos es llegar a 35 congresos anuales
nacionales/internacionales de
media. Para ello a parte de reforzar la estructura comercial se
contará, se potenciará, con
un partner internacional como es Congrex (OPC que solo el ejercicio
pasado gestionó más
de 413 congresos con más de 250.000 congresistas, estando presente
en todo el mundo
en 13 paises). Por otro lado, la producción propia (basada en la
promoción de conciertos),
con una previsión para el 2012 de 20 eventos y un crecimiento
lineal del 10%, aunque
esperamos rebasar sin duda este porcentaje.
osé Luis Romero Ruiz
En definitiva el objetivo es rentabilizar el espacio, a través de
un aumento de la actividad
congresual y extra-congresual, establecer una producción propia
estable en el Palacio,
contar para ello con partners tanto locales como internacionales,
mejorando y
racionalizando la gestión interna.
1. Fundamental para ello tecnología streaming y audiovisual. Los
congresos tienen
que ser contenidos vivos antes, durante y después del evento. Hacer
foros de
discusión y debate previos vía web y/o los nuevos canales sociales
(twitter,
facebook…) Todo lo que se enseñe ha de ser tratado para hacerlo
atractivo. Los
congresos ha de ser online con especial énfasis en la imagen.
2. Tornos electrónicos de acceso, para poder tener estadísticas
instantáneas del nº
de participantes y su procedencia así como hacer un estudio en cada
congreso
para buscar el mejor rendimiento.
3. Los visitantes VIP tienen que tener unos espacios privados y
ajustados a sus
necesidades (Wifi, estancias cómodas, etc.). Hay que programar PDAs
o
TABLETS para cada uno de ellos, que sepan en cada momento el
congreso que
hay, el nombre de ponente siguiente. Poder hablar entre ellos vía
messenger o e-
mail. Conocer las actividades extra que se les ofrece tipo
gastronómicas,
culturales, lúdicas, etc.
1. Conciertos de ópera, de danza o musicales.
2. Potenciar los eventos corporativos. Las empresas con este tipo
de acciones
refuerzan su imagen y se consolidan internamente y externamente.
Existen dos
tipos de eventos: Los promocionales están dirigidos a los clientes
(externo) y los
motivacionales están dirigidos a los trabajadores de la propia
empresa (interno).
3. Hacer exámenes, oposiciones…
5. 5. Celebrar actos políticos…
ACUERDOS CON PROVEEDORES DE LA CIUDAD:
1. Negociar seriamente con empresas hoteleras, agencias de viajes,
restaurantes….
2. El objetivo: ofrecer un paquete único de servicios que integre
toda la estancia, sin
que el visitante tenga que preocuparse por nada. Habría que pensar
también en
otro paquete VIP, para los participantes más exigentes o
destacados.
3. El paquete debe incluir: viaje, alojamiento, comidas, congreso y
actividades
deportivas, culturales, lúdicas y gastronómicas…
4. Si atraemos a los proveedores de Granada generaremos riqueza
para todos.
MESES DE VERANO:
1. Actividades de verano para ñinos
2. Auditorio al aire libre (Conciertos paralelos al Festival de
Musica y danza de
Granada)
DEL SERVICIO DEL SECTOR TURÍSTICO
SERVICIO DEL SECTOR TURÍSTICO
La actividad y desarrollo de la gestión del Palacio de Exposiciones
y Congresos de
Granada, está por su propia filosofía, interrelacionada con el
resto del sector turístico de la
provincia.
En este sentido, y como ya hemos expresado, existe una serie de
contactos con Partnes
locales ( privados y públicos) que nos permitirán un desarrollo
comercial más amplio
aprovechando las sinergias de los actos congresuales ,
convenciones, reuniones, etc.
Así, ya se han establecido, los primeros contactos con los
interlocutores públicos
(Confederación de Empresarios de Granada, Federación Provincial de
empresas de
Hostelería y Turismo de Granada, Ayuntamiento de Granada, Junta de
Andalucía), para su
apoyo institucional en lo que consideramos una herramienta básica
para el desarrollo
integral para la provincia, que lo constituye el Convention Bureau,
existente en otras plazas
y que es el motor para el desarrollo conjunto de los distintos
operadores existentes en las
mismas.
De esta forma es evidente que se podrá explotar con el máximo
rendimiento y rigor, las
ventajas de las que gozamos en Granada, como una estación de esquí
invernal ( la más
meridional de Europa), junto con todo el atractivo de nuestra
costa, unido todo ello y sin
olvidarnos del excepcional conjunto momunental existente (
Alhambra, Catedral, etc).
Existe un plan en acción en el supuesto de la concesión de este
concurso, para coordinar
las actividades del Palacio de Exposiciones y Congresos , con las
siguientes instituciones
y organismos:
- Cetursa Sierra Nevada
- Junta de Andalucía.
- Ayuntamiento de Granada
- Etc
osé Luis Romero Ruiz
No obstante de lo expuesto anteriormente, y a continuación,
adjuntamos algunos de los
partner hoteleros de los que ya hemos obtenido su conformidad e
intención de adherirse a
este proyecto, como pueden ser el grupo hotelero M.A., o el Hotel
Alhambra Palace, que
CONVENCIONES Y ACTIVIDADES DIVERSAS
7. PLAN DE MARKETING Y VENTAS DE CONGRESOS, CONVENCIONES Y
ACTIVIDADES DIVERSAS
Visión general.
El Palacio de Exposiciones y Congresos de Granada, se sitúa en el
centro de esta
histórica ciudad, ofreciendo inmensas posibilidades a nivel de
infraestructuras para todo
tipo de congresos, convenciones, espectáculos, seminarios, cursos y
reuniones de todo
tipo.
Construcción del año 1990, cuenta con más de 45.000 m2 de
superficie en 7 niveles,
distribuidas en diferentes salas que unido a su equipamiento
técnico, proporciona
soluciones para cada tipo de evento o necesidad congresual.
Así cuenta con salas como las siguientes:
• Sala García Lorca con capacidad para 2.000 personas.
• Salas Machado-Picasso o Machuca-Albéniz, multiusos con
capacidad desde 160 a
320 personas.
• Salas Andalucía I, II y III, multiusos desde 80 a 360
personas.
• Hall de exposiciones de 2000 m2.
• Terraza y Anfiteatro.
.Granada , es una Provincia atractiva al turismo de Negocio
por:
.Buen posicionamiento Nacional
.Buena oferta Hotelera y de Restauración
.Aeropuerto Nacional
. Buenos servicios complementarios
.Ciudad Histórico Monumental
.Atractivos Complementarios de Sol y Playa, Nieve, Golf, Turismo
Rural,
Puntos débiles
.Débil Comercialización
.Incapacidad de poder ofrecer precio Global si no es a
través de un OPC
.Un solo modelo de Negocio, no se negocia con Hoteles ni
resto de operadores de
hostelería y restauración.
.Meses de verano de inactividad.
.Deficiencias de infraestructuras de comunicación
complementarios)
inversiones y mercados)
tecnológica
Ubicación del Palacio de Exposiciones y Congresos.
El hecho de encontrarse en una ciudad como Granada, está
facilitando al Palacio la
captación de congresos tanto nacionales, como internacionales, y es
en estos últimos en
los que debemos de centrarnos por el volumen de participantes,
características de los
Congresos y potencial económico de los mismos tanto para el propio
Palacio como para la
Ciudad
Características del Palacio
Dispone de 28 salas-auditorios, gozando de las mayores salas para
congresos a nivel
nacional (Sala Garcia Lorca) , lo que no es óbice para el
desarrollo de otros eventos que
requieran menor capacidad. Su adaptabilidad le hace muy
competitivo, pues se pueden
compaginar congresos y eventos con exposiciones complementarias, en
su más de 4000
m2 de Hall, a la vez que prestar servicio de catering que atiendan
los mismos.
Su nivel técnico es el adecuado y preciso para el desarrollo de
cualquier actividad,
ajustándose a cualquier requerimiento que se presente.
Situación actual del sector:
La encuesta Barómetro de ufi, realizada en junio de 2011, fue
contestada por 194
empresas de 54 países. Sus resultados, combinados con los de las
encuestas anteriores,
dan una idea del impacto de la crisis económica en la industria de
la exhibición desde el
final de 2008.
Todas las regiones muestran ahora un rendimiento de crecimiento de
la facturación bruta
de la mayoría de las empresas. Esta tendencia comenzó ya a finales
de 2009 para región
Asia / Pacífico, a principios de 2010 para las Américas y el final
de 2010 para Europa,
osé Luis Romero Ruiz
Esta vuelta al crecimiento va acompañada de una mejora en términos
de utilidad de
operación: alrededor de 3 empresas de las 10 en Europa, cuatro en
América, y de 5 a 6 en
Asia / Pacífico declararon un aumento de más del 10% de sus
beneficios anuales en 2010
y en todas estas tres regiones, alrededor de 1 de cada 2 empresas
anticipan un nuevo
incremento de más del 10% de sus beneficios anuales en 2011.
Sin embargo la percepción de que el impacto de la "crisis
económica" en el negocio de la
exhibición, sigue siendo equilibrada, sólo un encuestado de cada 2
piensa que se
mantiene un relativo estancamiento, en todas las regiones excepto
en Asia / Pacífico,
donde ya se afirmaba esto durante el último año, y donde el 65% de
los encuestados
creen ahora que ha terminado.
Se mantienen las consideraciones relativas al estado de la economía
nacional y regional
junto con "La competencia local" y "gestión interna desafíos
". Se resalta especialmente la
competencia de otros medios de comunicación (Internet por ejemplo,
muestras
comerciales virtuales, medios de comunicación social)" o "La
integración con otros medios
de comunicación".
Segmentación, Posicionamiento y promoción:
El Marketing dentro de la industria de congresos y exhibiciones se
centra en la relación
con los participantes del evento, así como en los visitantes, hemos
de entender sus
necesidades y motivaciones, desarrollar productos que colmen sus
necesidades, y
construir un canal de comunicación efectivo que exprese el objeto
del evento.
La segmentación del mercado supone agrupar a los consumidores
dentro del sector de tal
forma que su respuesta al servicio ofrecido y a los esfuerzos de
marketing, para que estos
sean efectivos.
Hemos de adaptarnos por tanto en los distintos segmentos y niveles
que intervienen a
cada tipo de evento, y a su naturaleza propia. Las convenciones
suponen una necesidad
mayor de espacio y llevan a cabo menos actividades
extra-congresuales que los grupos de
incentivos que además exigirán una mayor calidad de
servicios.
osé Luis Romero Ruiz
El posicionamiento del producto conlleva el desarrollo de una
orientación de marketing
determinada y un marketing mix, tal que ocupe un lugar específico
dentro de las
necesidades de cada segmento.
El posicionamiento a su vez, está muy relacionado con la
diferenciación de productos. Al
ofrecer servicios en la industria de congresos y exhibiciones, no
solo hemos de alcanzar
las necesidades de los segmentos objetivos, sino que igualmente
hemos de añadir un
distintivo diferencial con respecto a nuestros competidores dentro
de la estrategia de
posicionamiento.
La clave para ello es conocer el producto lo mejor posible y
enfocarlo desde la perspectiva
correcta, lo cual supone entender las características del servicio
y los resultados positivos
para el cliente.
La diversidad de congresos y exhibiciones hace difícil generalizar
con respecto a una
naturaleza del producto, sin embargo, ciertas características son
comunes en general:
Al igual que para el turismo de ocio se puede argumentar que el
turismo de congresos no
osé Luis Romero Ruiz
elementos del producto, el ambiente del destino y la personalidad y
experiencia de cada
cliente.
En esta experiencia intervienen elementos básicos como el trasporte
en destino y hacia el
destino, el alojamiento y su posición dentro de la ciudad, el
destino en si, la organización y
aquellos intermediarios y proveedores, la atención mas allá del
servicio y el centro donde
se llevan a cabo los eventos.
El valor que los clientes le den a la experiencia del evento es
clave, para el
posicionamiento de la ciudad en el sector, este valor se determina
de acuerdo con la
necesidad de actividades satisfactorias dentro del evento y fuera
del mismo.
El posicionamiento, hace referencia a como llegar hacia el
consumidor y de qué forma se
vende el servicio. Los consumidores pueden comprar paquetes
preparados o elementos
separados, igualmente se podrá acceder al servicio directamente o
mediante
intermediarios.
La promoción es en si misma la parte mas conocida dentro del
marketing mix, es la cara
visible del marketing y completa la estrategia de tal forma que los
consumidores
potenciales se acerquen al producto.
osé Luis Romero Ruiz
Los canales de promoción y comunicación son clave para llegar al
mercado objetivo. Para
ello hay que tener presente los distintos interesados que coexisten
desde una perspectiva
de marketing. Nos encontramos ante un canal de distribución en el
que hay actores de
decisión de primer y segundo nivel. Los de primer nivel suponen
compañías, asociaciones
y grupos e individuos que adquieren el servicio en primer
lugar.
En segundo lugar nos encontramos a aquellas compañías que son
subcontratadas para la
realización del servicio desde agente de viajes a hoteles.
En estás relaciones de la industria queremos tomar un papel
pro-activo con respecto al
consumidor, para obtener así un producto consistente y un buen
feedback del servicio. En
la misma dirección planteamos crear distintas alianzas que
favorezcan la distribución del
producto, además de la ya mencionada con Congrex.
La marca Granada como destino, entendemos, es de especial potencial
y por tanto
queremos potenciar la imagen de la ciudad en el sector haciendo de
la ciudad el mejor
atractivo para la actividad.
a.1. Segmentación Geográfica
Granada es una marca mundial. El atractivo de la ciudad como
referente turístico, cultural
y de diversión es conocido en cualquier rincón del mundo, siendo
estos grandes atractivos
tradicionales identificados y deseados por los potenciales clientes
con gran facilidad:
Alhambra, Sierra Nevada, Universidad, historia milenaria, cultura
árabe, tradición
gastronómica, ambiente joven y cosmopolita, etc.…
Ante esta perspectiva de mercado mundial, nuestro trabajo consiste
en segmentar e
identificar los esfuerzos comerciales, para que, adaptándolos al
potencial real de las
instalaciones, podamos conseguir un nivel de utilización
óptimo.
Como limitación principal, encontramos la restringida oferta de
transporte aéreo y las
deficientes infraestructuras de comunicaciones de la provincia de
Granada, tanto por
carretera como por ferrocarril o barco.
Ante la perspectiva descrita podemos distinguir claramente tres
mercados objetivos a
priorizar:
• Nacional: Granada es un destino nacional muy apetecido como
lo demuestra el
gran número de visitantes nacionales que deciden disfrutar de la
ciudad en
estancias cortas (de 3 a 7 días). Además, es la base esencial del
actual
mercado del Palacio de Congresos, ya que representa el 50% de
la
facturación. Una política comercial más profesionalizada y con más
medios
técnicos y humanos nos permitirá fortalecer este mercado de
manera
significativa. La política a desarrollar en este sentido se
enfocará tanto a la
actividad básica de congresos nacionales, como a la celebración de
eventos de
todo tipo que se puedan adaptar a las capacidades y
disponibilidades técnicas
que ofrece el Palacio.
osé Luis Romero Ruiz
• Europeo: La percepción del atractivo de Granada a nivel
Europeo es una
realidad contrastada y así nos lo confirma nuestro partners Congrex
Holding
BV, que ve en Granada un complemento perfecto para reforzar su
oferta a
nivel europeo y plantea un escenario muy optimista en la captación
de
congresos en su área de influencia: Inglaterra, Alemania, Holanda,
Italia, Suiza,
Suecia, Bélgica y Noruega. Por tanto este será nuestro principal
mercado de
crecimiento. En este sentido, tanto nuestro partners en congresos,
como los
socios del grupo, tienen una gran experiencia en trasporte aéreo
internacional
que facilitará la logística del transporte de los congresistas a la
ciudad. Las
gestiones realizadas con diversas compañías charter en este sentido
así lo
demuestran.
• Resto del Mundo: El posicionamiento estratégico de Congrex
Holding BV en
determinados mercados de América del Sur y los contactos que hemos
iniciado
con otros operadores en EEUU nos animan a pensar que el mercado
mundial
puede dar sus frutos a medio plazo. La comercialización del Palacio
en esta
zona es un objetivo prioritario en la política comercial a
desarrollar, pero
planteado como captaciones selectivas a medio plazo. Se trataría de
identificar
congresos muy especializados, con grupos de alto poder adquisitivo
y cultural,
de tamaño pequeño o mediano, ofreciéndoles una experiencia muy
elaborada
culturalmente y claramente diferencia.
En resumen, serán mercado prioritario el nacional, con una gran
potenciación de la red
comercial y el europeo, aprovechando el mercado que domina nuestro
partner en esta
zona geográfica. El resto de mercados se trabajaran intensamente a
medio plazo con
objetivo secundario.
a.2 Segmentación por productos:
La especialización en el producto básico de un Palacio de
Congresos, que son los
congresos, y la implantación de sistemas de calidad que implementen
en su oferta
elementos diferenciadores que la hagan más atractiva, son elementos
fundamentales de
gestión que deben acompañar la apuesta del Palacio de Congresos de
Granada como
osé Luis Romero Ruiz
esfuerzos comerciales y de gestión deben ir encaminados a optimizar
la oferta del palacio
en la celebración de congresos, constituyéndose en el eje
fundamental de los esfuerzos
comerciales y siendo por tanto el objetivo nº 1 e la segmentación
por productos.
La estacionalidad que actualmente presenta la actividad de
congresos y la situación
económica general, que ha derivado en una clara disminución de
estos eventos a nivel
mundial, aconsejan diversificar la oferta de productos de forma que
la ocupación de las
instalaciones del palacio sea la máxima posible.
En este sentido, podemos enunciar algunos productos que serán
objeto de definición y
comercialización dentro nuestra gestión:
• Eventos especiales: Presentación de productos y de
empresas, mítines políticos,
actos culturales, etc.
• Conciertos
• Celebraciones
osé Luis Romero Ruiz
7.2. POLÍTICA DE VENTAS DE ESPACIOS Y SERVICIOS ASOCIADOS.
ACCIONES DE VENTAS PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD
La Estrategia de Ventas.
Como hemos identificado en capítulos anteriores la estrategia del
negocio se basará:
a) Potenciación mercado nacional , a través de la captación de un
mayor número de
congresos y en este sentido:
Además de la gestión actual desarrollada por los servicios y
recursos humanos que
mantiene el Palacio, contaremos con la implantación en Granada, de
un partner
internacional, como es Congrex, que ha valorado muy positivamente
su instalación
en esta Plaza
Ello supondrá un apoyo comercial, aprovechando su estructura y
experiencia ,
cuyo impacto real en la gestión verá sus resultados de forma
inmediata.
b) Potenciación mercado Internacional , a través de la captación de
un mayor número
de congresos en este sentido:
Como comentábamos la incorporación de un OPC como Congrex, como
partner,
dará sin duda la dimensión internacional que precisa el Palacio de
Exposiciones y
Congresos de Granada.
Incorporamos la carta de compromiso, que tras los contactos
iniciales se ha
obtenido así como el dossier de la firma, que acreditan
sobradamente su solvencia
y experiencia en este ámbito.
1.1. Socios profesionales. 4
2. SERVICIOS CONGREX. 4
3. ESTRUCTURA CONGREX. 5
3.2. Empleados CONGREX. 6
3.3. Cualificación de empleados CONGREX.
6
3.4. Promedio anual de recursos humanos y número de empleados
6
en los últimos 3 años.
4. DATOS Y CIFRAS. 7
5. RECEPCION DE CONFERENCIAS
Y EXPERIENCIA DE COLABORACION.
7
5.1. Congresos importantes. 8
6. INFORMACION FINANCIERA. 9
7. INFORMACION ADMINISTRATIVA. 9
1. Visión global de la empresa.
Congrex Company fue establecida en 1982 y desde entonces continua
como una compañíaindependiente y privada. Congrex tiene actualmente
más de 350 empleados a tiempo completo en 17 oficinas en 11 países,
y está buscando las oportunidades de ampliar el número de sus
oficinas en un futuro próximo.
Congrex es el líder mundial en la organización de reuniones y
eventos, extendiéndose desde los pequeñosseminarios corporativos
que abarcan a 25 participantes hasta los eventos y exposiciones más
grandes con más de 25.000 participantes.
Congrex también está dotado para proporcionar el servicio completo
de secretaria permanente para las asociaciones
internacionales basadas en diversas partes del mundo. Para estas
asociaciones Congrex trabaja a base de contratos multi-reunión a
largo plazo, organizando todos sus acontecimientos alrededor del
mundo
Congrex como experto en la organización y recepción de los eventos
de larga duración utiliza su habilidady experiencia en partnering
con diversas organizaciones para
proporcionar el mejor servicio estas entidades. Éstos
incluyen centros de convenciones y conferencias y agencias.
osé Luis Romero Ruiz
1.1 Socios profesionales. Congrex presume de la pertenencia a
la asociación con las organizaciones profesionales relacionadas con
la industria los eventos y conferencias. Algunos de éstos
incluyen:
• Congrex es el miembro de
la asociación internacional de los
organizadores profesionales de las conferencias (IAPCO).
Esta asociación representa a
los organizadores y directivos profesionales de congresos internacionales y nacionales,
convenciones y eventos especiales, y están comprometidos a aumentar los estándares
del servicio entre sus miembros.
• Congrex también es el miembro
de los profesionales de la
reunión
internacional (MPI). MPI es
la asociación de la red y de
la educación para la industria
de la reunión y del acontecimiento.
transportación y alojamiento de las reuniones y eventos internacionales, compone de
más de 850 miembros de compañías y organizaciones de 85 países.
2. Servicios CONGREX.
Congrex entiende las complejidades de
la planificación, organización y gestión de
las conferencias con
la participación de
50 a 20.000 delegados. Proporcionar
los
servicioscompletos de Organización Profesional de Congresos
(PCO) se basa en la
capacidad de reunir todos los elementos necesarios de manera sucinta,
eficiente y rentable que permite
a todos los participantes, delegados,
patrocinadores, expositores, miembros de
comités y grupos de interés
clave sacar el máximo
3. Estructura CONGREX.
Nuestroequipo profesional con gran experiencia será designado si
la oferta tiene
éxito para liderar el componente
de PCO en el equipo de
colaboradores. Este
equipo proporcionará un amplio
conocimiento del sector del mercado
y
asesoramiento sobre las ventas de conferencias, marketing y servicios de recepción
de eventos, así como
proporcionar su valioso servicio PCO
para el Palacio de
Congresos de Granada.
3.2 Empleados Congrex
Todo el equipo de Grupo Congrex
está formado por 370 profesionales de las reuniones (de los
cuales aproximadamente el 65% son
los organizadores de eventos). En
Congrex nos
enorgullecemos en ser expertos en reuniones de la industria y nuestras habilidades únicas en
negocios internacionales nos convierten
en profesionales perfectos estando
“cómodos” en
cualquier parte del mundo. La base del personal docente de Congrex
incluye conocimientos
profundos de gestión de la
organización y logística, marketing y
relaciones públicas,
comunicación y servicios de información, alojamiento, transporte y traducción. Administración
osé Luis Romero Ruiz
de Congrex y altos funcionarios tienen un promedio de quince años de experiencia práctica de
la organización y gestión de eventos dentro de muchas áreas diferentes.
3.3 Cualificación de empleados
Empleados de Congrex en las
oficinas por todo el mundo
tienen conocimientos prácticos
verbales y escritos de los idiomas: holandés, inglés, finlandés, francés, alemán, griego, italiano,
español y sueco.
La dirección y el personal se
someten de forma continua a una
formación
externa e interna en todos los
aspectos de gestión de servicios
de reuniones y eventos.
Nuestro personal también esta actualizado y entrenado en los últimos avances tecnológicos.
Además de los 370 empleadosde
Congrex el grupo suele contratar
a profesionales y
consultores de
la organización de las reuniones según
la especificación de cada proyecto. Por
ejemplo, si se requiere un idioma específico para un determinado proyecto, y que el idioma no
es uno de los que maneja el personal de Congrex. Si un idioma específico se solicita sólo para
una pequeña parte del evento, Congrex tiene contactos con diferentes agencias de traducción
poro todo el mundo.
3.4 Promedio anual de recursos humanos y numero de empelados
en los ultimos 3 años.
En los últimos tres años grupo Congrex ha tenido unaconstante plantilla media anual de 360 de
empleados y 10 del personal directivo, 7 miembros del personal.
Los 7 miembros del personal de gestión son los siguientes:
• El director general
• El Director de Integración de negocio eIT
• Director Regional
de Europa Nórdica
• Director Regional del Reino UnidoBenelux
• Director Regional de Europa Central
• Más de 29 años de experiencia internacional.
• 19 oficinas en 13 países, que operan tanto a nivel nacional como internacional.
• Oficinas
ubicadas en: Ámsterdam, Basilea, Berlín, Bruselas, Caracas, Copenhague, Glasgow,
Gotemburgo, Londres, Malmö, Hordijk,
Panamá, Roma, San José, Estocolmo,
Uppsala,
Vancouver, París.
2010
• Un total de 413 conferencias
recibidas en 94 ciudades, en 31 países, con participación de
250.000 personas.
• 6.000 reuniones y eventos recibidos con un total de 175.000 participantes.
• Un total de 155.000 noches de hotel suministradas.
2009
• En 101 ciudades de 45 países.
• Aproximadamente 314.704 participantes.
• Número de reuniones corporativas alrededor de 12.000.
• Número de asociaciones y clientes corporativos alrededor de 1.800.
5. Recepción de conferencias y experiencia de colaboración.
Congrex tiene el privilegio de
trabajar con clientes de múltiples
centros, incluidas las
asociaciones, corporaciones, organizaciones
gubernamentales, locales y oficinas
de
Congrex trabaja con
las asociaciones nacionales e
internacionales, con muchos de
las cuales
con acuerdos de
largo plazo. Debido a nuestros términos contractuales con muchos clientes,
no podemos revelar los detalles
de los acontecimientos de nuestros
clientes sin su
autorización previa. Sin embargo, algunos de los congresos más destacados recientes son:
2011
Medical Congress Milan 7,000 pers.
Mayo 2011
Medical Congress Istanbul 8,000 pers.
Junio 2011
Medical Congress Geneva 4,000 pers.
Junio 2011
2010
ESPE European Society for Paediatric Endocrinology
SOE European Society of Ophthalmology
ESA /EST
5.2 Asociaciones y colaboradores de Congrex
Aparte de
la prestación de servicios de organización directamente a
los clientes, desde hace
varios años Congrex esta colaborado con grupo de expertos en conferencias y eventos a través
de acuerdos estructurales o asociaciones estratégicas.
El siguiente resumen puede dar
una idea con qué tipo de
organizaciones Congrex tiene
experiencia:
o
UK Convention Bureau–Congrex ofreceel servicio PCO subcontratado.
o UK Conference Venue
Congrex ofrece su servicio
completo de alojamiento
y es el
proveedor PCO preferencial.
o Swedish Conference Venue
Congrex es el proveedorPCO preferencial.
o Dutch Conference Venue
Congrex ofrece su servicio completo de alojamiento y es el
proveedor PCO preferencial.
o Dutch Convention Bureau
Congrex gestiona el servicio de alojamiento.
o European Government Agency Congrex
gestiona servicio de la organización
de
conferencias.
6. Información financiera.
El Grupo Congrex ha tenido un balance rentable y muy
fuerte durante varios años. Nuestros
informes financieros están disponibles en la Cámara de Comercio de Holanda.
CIF: NL006413754B01
Cargo: Director Ejecutivo
Responsabilidad social.
Como una empresa líder en la gestión profesional, Congrex reconoce
la
importancia de la buena ciudadanía corporativa y tiene en cuenta
muchos
aspectos más allá de múltiples beneficios. Congrex ha puesto en
marcha
un programa de asistencia con el único objetivo de apoyar a
las
organizaciones internacionales y regionales, que tienen alcance
local en
sus comunidades.
El programa señala el compromiso de Congrex de nivel mundial y
local
para atender a las personas y organizaciones que están teniendo
un
impacto positivo para un mundo mejor. Congrex y su grupo de
empresas
emprenden su labor para contribuir a estas organizaciones que
operan en
muchos países y sectores. La idea del programa es que las
diferentes
oficinas de Congrex adoptan la organización o caridad de elección
y
apoyo. Las siguientes organizaciones han recibido el apoyo dentro
de este
programa:
Las grandes conferencias pueden tener un impacto muy positivo en
el
lugar de destino y tener la oportunidad de dejar un legado
duradero.
Congrex alienta y asesora a sus clientes sobre cómo un Congreso
puede
crear un beneficio social añadido en el entorno local, a través
de
programas de participación, tales como visitas escolares, programas
de
participación pública, la recolección de materiales educativos para
su
distribución a causa local y seminarios de capacitación comunitaria
que
proporcionan legados más duraderos en las comunidades donde
se
produce el congreso.
osé Luis Romero Ruiz
c) Producción Propia, a través del desarrollo desde el propio
Palacio de eventos,
conciertos, actividades, etc.
El desarrollo de la producción propia constituirá una de las bases
de la estrategia en
las ventas, que arrastrará los ingresos accesorios previstos hasta
los niveles
previsionales establecidos.
Para ello, contaremos con la participación activa de la sociedad
RCK S.L, como
partner local, cuya experiencia en el sector de eventos y
desarrollo de los mismos
viene desde hace más de 15 años
El Plan de Ventas previsto se concreta, además de los puntos
anteriormente descritos,
con las sinergias establecidas a tenor de dicha actividad, y que se
basa en:
La gestión integral congresual
- Preparación integral del mismo.
Ese punto es crucial puesto que implica, la gestión integral
(paquete hotelero,
restauración, visitas, traslados, ocio , etc.) de los
congresos.
Toda esta gestión mantendrá una repercusión en el tejido
empresarial granadino, que
se beneficia, como lo hace en la actualidad y en un futuro, tanto
en las pernoctaciones
de los congresistas, como en el día a día de los mismos en nuestra
provincia.
El potencial, que se ha observado del Palacio de Exposiciones y
Congresos de
Granada, a través de sus 28 salas y más de 45.000 m2 nos permiten
además el
desarrollar otras actividades, que aunque actualmente se vienen
desarrollando por
terceros, limitándose la participación del Consorcio al alquiler
del espacio, permitirán
sin duda generar un mayor volumen de eventos en las citadas
instalaciones.
Así ya se ha contactado con los principales agentes a nivel
nacional de eventos de
todo tipo (LiveNation, etc.) de los que inicialmente se han
recibido todo tipo de
beneplácitos para la organización de los mismos, directamente desde
el Palacio de
Exposiciones y Congresos de Granada.
La Fuerza de Ventas (o Equipo de Ventas).
Actualmente el Palacio de Exposiciones y Congresos de Granada
mantiene la siguiente
estructura:
2 Comerciales/administrativos internos
Además de analizar inicialmente en nuestro periodo de incorporación
la gestión y
actividad actual, es necesario el potenciar la comercialización del
Palacio, al objeto de
optimizar su utilización.
Como hemos comentado el compromiso con partner locales, para el
desarrollo de la
actividad local y de eventos y actividades no congresuales, como
son RCK S.L, y en para
la comercialización internacional con el OPC, Congrex, participando
ambos igualmente en
el asesoramiento integral de la gestión del mismo, serán la fuerza
de ventas que apoyaran
esta candidatura.
Estimaciones de Venta.
Estableciendo la previsión de venta solo para estos conceptos,
entre congresos,
nacionales e internacionales, y la producción de eventos producidos
por el propio Palacio
se mantiene unos objetivos como los mostrados anteriormente en el
punto 4
Control de calidad
¿Qué es calidad? Gestión de la calidad consiste en asegurarse de
que el producto o
servicio que se ofrece se entrega en el momento adecuado y en el
lugar correcto y cumple
con los requisitos del cliente. La Gestión de calidad y su
aplicación son importantes en la
industria actual. A nivel mundial, las expectativas de los
delegados siguen aumentando, y
los lugares de éxito y los organizadores de las conferencias están
abordando estas
crecientes expectativas exigiendo cada vez mas en todos los
ámbitos.
osé Luis Romero Ruiz
del cliente deben ser desarrolladas junto con habilidades de
liderazgo para proporcionar
crecimiento y un servicio puntero.
Algunos principios básicos en la gestión de la calidad son el
reconocimiento de que el
personal es la clave al desarrollar el servicio efectivo, desde el
reclutamiento, el proceso
de selección a través de la formación y el desarrollo, evaluación
del desempeño y
desarrollo profesional
¿Qué es el servicio? El servicio no es sólo dar a los clientes las
instalaciones más
grandes y mejores, sino que implica la forma en que estas
instalaciones se les da a ellos.
Sonreír, caras amigas hablando de la conferencia y salas de
reuniones son mucho más
propicias para una experiencia de hospitalidad agradable que una
sala de reuniones vacía.
En la industria MICE, la gestión de calidad y servicio al cliente
han de ir de la mano ya que
la calidad del servicio influye en la actitud de los clientes en
general y acerca de la
prestación de servicios.
Dentro de la evaluación del servicio hemos de considerar distintos
elementos desde la
fiabilidad, los elementos tangibles, la capacidad de respuesta (de
gran ayuda, proporcionar
un servicio rápido), profesionalidad (involucrados informado,
educado) y mostrar empatía
(cuidado).
Las posibles deficiencias en la calidad del servicio de
conocimiento puede existir cuando
hay una diferencia entre lo que organizador de la conferencia de
servicio cree que el
cliente espera y las necesidades de los clientes reales y las
expectativas estándares.
Igualmente puede ocurrir cuando hay una diferencia entre, por
ejemplo, la percepción de
la gestión local de las expectativas del organizador de la gestión
de conferencias y los
estándares de calidad establecidos para la prestación de servicios
por el lugar o de otros
proveedores o debido a falta de resultados tangibles, esto puede
ocurrir cuando hay una
diferencia entre lo que se especifica para el estándar de servicio
y lo que se proporciona
en realidad.
osé Luis Romero Ruiz
La brecha de percepción puede ocurrir cuando hay una diferencia
entre lo que realmente
se entrega y lo que la organización del cliente o de los delegados
consideran que han
recibido.
El control de calidad se debe llevar a cabo con los proveedores
seleccionados siendo
capaces de cooperar y proporcionar la calidad de servicio requerida
por la organización del
cliente.
Por lo tanto, se requieren fundamentalmente habilidades de
comunicación verbal y
habilidades de comunicación escrita para dirigir esta
relación.
Las expectativas y el proceso para ofrecer un servicio de calidad
para estos son los
mismos - es decir, en última instancia, los clientes quieren el
mejor servicio que puede
obtener la sede, con la amplia gama de instalaciones estamos en una
posición ideal para
prestar dicho servicio. Hay, pues, una necesidad para los
administradores de la sede de
asegurar un alto nivel de interacción entre las gerencias y el
personal y entre el personal.
A su vez hemos de considerar la interacción con el cliente teniendo
en cuenta que ellos
representan no sólo a la organización del cliente, sino también a
sus delegados.
En cuanto a la evaluación de la calidad del servicio al cliente es
fundamental un examen
post-convención del organizador de la conferencia, el lugar y el
servicio además de otros
proveedores que participen. Se ofrece así la oportunidad de
examinar cómo los delegados,
el organizador de la conferencia y la organización del cliente
perciben la conferencia, el
lugar y la provisión de calidad de servicio.
Entre los elementos que han de formar parte de la evaluación de
calidad de servicio al
cliente se incluyen:
1. el sitio y la ubicación del evento
2. el lugar, sus instalaciones, servicios de catering, etc 3. el
propio convenio, por ejemplo,
contenidos del programa, los oradores, el marketing, las
actividades sociales, por ejemplo
4. las sesiones individuales, por ejemplo, temas, la claridad y la
presentación de los temas,
el logro de objetivos.
osé Luis Romero Ruiz
En definitiva la Gestión de la calidad y la provisión de calidad de
servicio dentro de los
eventos MICE son fundamentales para garantizar altos niveles de
satisfacción del cliente
que han de lograrse mediante la organización del cliente y los
delegados a un evento. Con
el fin de garantizar un proceso de gestión de calidad, como
organizadores hemos de ser
conscientes no sólo de los principios de gestión para la
introducción de un sistema, sino
osé Luis Romero Ruiz
7.3. POLÍTICA DE PRECIOS Y CONDICIONES DE ALQUILER DE ESPACIOS DE
RESTAURACIÓN PARA EVENTOS Y OTROS SERVICIOS ASOCIADOS
Actualmente el margen de actuación en este sentido está limitado,
pues como bien conoce
el Consorcio, incluido dentro de la documentación adicional al
pliego de condiciones para
la adjudicación de la Gestión y Explotación del Palacio de
Exposiciones y congresos de
Granada, existe contrato adjudicado con fecha 20.10.2010 a la firma
Gastronómica de
Congresos S.L. (B-18292847), cuyo borrador se adjunta dentro de la
documentación
adicional mencionada.
En este sentido, y toda vez, que el contrato se estableció con una
vigencia de 2 años,
renovable anualmente hasta un máximo de cuatro años, las
condiciones a las que nos
subrogaríamos , caso de concesión, ya están definidas por lo que no
cabe modificación
unilateral por nuestra parte.
La Estrategia
Dado que el capítulo de catering constituye una partida
significativa dentro de los ingresos
que se han previsto, es nuestra intención inicial el mantener, al
tratarse de una empresa
granadina, cuya experiencia y buen hacer, conocemos, a priori
contamos con mantener
esta subcontrata en el ánimo y espíritu de que como hemos dicho, el
Palacio de
Exposiciones y Congresos de Granada, siga constituyendo un motor de
la economía
granadina.
Así se ha establecido previsionalmente que los ingresos en este
capítulo serán los
mostrados anteriormente en al capitulo 4 de este mismo
documento.
No obstante la estrategia y/o política, pasará por una
renegociación de la citada
subcontrata a su vencimiento, pues entendemos, como gestores, en
caso de concesión,
que debemos de participar activamente tanto en su gestión como en
sus beneficios,
aportando para ello nuestra experiencia actual en este sentido,
siempre, dando prioridad a
los intereses generales granadinos.
osé Luis Romero Ruiz
Contamos así mismo con la posibilidad de incorporar a un partner a
nivel nacional,
especializado en la gestión integral de Catering como es
EurestServices, que desde 1965
viene desarrollando este servicio a nivel global, con una alta
especialización en todo tipo
de centros , valorando sus normas de calidad certificadas ( ISO
14001 y 9001), así como la
múltitud de premios recibidos a la excelencia en la calidad de su
servicio.
Para eventos y otros servicios asociados
a. Politica de retribución de los intermediarios
b. Otros medios
7.4. INNOVACIÓN TECNOLÓGICA EN UN SERVICIO DE CALIDAD
La tecnología sigue avanzando a una velocidad vertiginosa y está
cambiando el aspecto
del sector de congresos, incentivos y convenciones (MICE) de forma
asombrosa. Y en los
próximos años surgirán muchas innovaciones, por ello creemos que
debemos de apostar
fuertemente por el empleo de herramientas tecnológicas,
particularmente instrumentos de
la web 2.0 en consonancia con determinados gadgets.
La Web 2.0 (la web participativa) modificará el sector de congresos
y convenciones de
varias formas aparentemente sutiles, pero con un profundo impacto
global. El sector de
congresos y convenciones es un sector muy social, móvil y
colaborativo. Y que además
suele requerir miles de datos y su seguimiento de un momento a otro
en lugares fuera de
la oficina habitual y con múltiples partes. Estas características
las cumple idealmente la
revolución Web 2.0.
Gracias a la banda ancha inalámbrica, se están desarrollando muchas
aplicaciones
móviles para teléfonos móviles y otros dispositivos portátiles que
tendrán aplicaciones
directas para los congresos y los viajes. Es posible utilizar los
teléfonos móviles u otros
dispositivos para suministrar una serie de aplicaciones para ferias
y congresos destinadas
a los asistentes, como: el calendario de conferencias, directorios
de los productos
expuestos, feedback y encuestas sobre el congreso, sondeos del
público por SMS,
anuncios a grupos, funciones de creación de redes, información
turística, y mucho más.
Otra alternativa son las aplicaciones que permiten a los viajeros
utilizar los teléfonos
móviles para el registro y la salida del hotel y como llave de la
habitación del hotel
(evitando así por completo pasar por recepción).
A su vez el sistema VoIP- Voiceover Internet Protocol (voz sobre
protocolo de Internet)
proporciona un servicio mediante una llamada VoIPde tal forma que
se puede vincular más
fácilmente la gestión de datos y los sistemas de gestión de
relaciones con clientes para
atender mejor sus necesidades.
Uno de los impactos será la mejora de la calidad de las
conferencias de vídeo. Las
empresas de telepresencia tendrán la posibilidad de desarrollar
reuniones virtuales cara a
cara más reales. Lo cual supondría una inversión interesante.
osé Luis Romero Ruiz
Otra idea innovadora es la extensión del uso de la señalización
electrónica en los
recintos, eliminando así muchos de los “enredos de carteles” que
vemos hoy en día en
muchos congresos. Asimismo, los quioscos multifuncionales, gracias
a la banda ancha y
las pantallas planas, ampliarían sus funciones de conserjes
virtuales. Registrarse en el
hotel desde el aeropuerto, registrarse en el aeropuerto desde el
hotel/centro de
convenciones, hacer reservas de restaurantes, comprar entradas de
museos/atracciones
son sólo algunos ejemplos de estas posibilidades.
RFID (Identificación por radiofrecuencia), el código de barras del
futuro, permitirá
muchas aplicaciones relacionadas con los congresos como la
generación automática de
datos sobre clientes potenciales (leadretrieval), la verificación
de acceso, el seguimiento de
la asistencia (unidad de educación continua), verificación del
aforo para el catering,
conexión automatizada a un cibercafé, análisis de flujo del
pabellón de exposición y mucho
más en los próximos años, a pesar de las inquietudes relativas a la
privacidad supone una
acción claramente diferenciadora con respecto a otros congresos
tanto a nivel nacional
como internacional.
La reserva en línea de espacio para un congreso y de viajes de
grupo seguirá
evolucionando, especialmente para pequeños congresos corporativos.
Productos como
OnVantage/StarCite’sEasyBook y ofertas de las principales cadenas
hoteleras, puede
ayudarnos a elevar la adquisición a nuevos niveles, agilizarán el
tiempo de reserva,
recortarán los costes y comportarán la necesidad de estandarizar
los contractos
preorganizados.
Los programas de adquisición y gestión de congresos estratégicos
impulsarán más
decisiones de compra de congresos, especialmente en las grandes
empresas. El software
de gestión combinada de consolidación/asistentes a una reducción de
costes gracias a
una mayor eficiencia, menor riesgo de responsabilidades
(centralizando los contratos de
congresos) y más influencia de compra, ya que el vendedor sabrá con
mayor precisión los
gastos reales del congreso en comparación con años
anteriores.
Los programas de “emparejamiento” seguirán abriéndose camino en el
ámbito de los
congresos para unir a personas con intereses similares. Esto
incluye productos basados
en la web como IntroNetworks (, Leverage Software (
www.leveragesoftware.com),
(www.ntag.com); y se introducirán en los aparatos móviles
(www.jambo.net). Un buen
contacto en un congreso puede bien valer el precio de todo el
viaje. El uso de estas
tecnologías para ayudar a la gente a conectarse puede aumentar en
gran medida el valor
del evento.
Apostamos por estas medidas como una base de cara a una evidente
diferenciación
de nuestro producto, para una mayor eficiencia, mejora de la
gestión y la comercialización,
8. ESTUDIO DE IMPACTO ECONÓMICO DIRECTO E INDIRECTO PARA LA
CIUDAD Y SU ENTORNO
La adecuada gestión de una instalación de la calidad y envergadura
del Palacio de
Congresos y Exposiciones de Granada resulta crucial para el
desarrollo económico de la
ciudad. La capacidad de atracción de personas y empresas y los
volúmenes de gasto que
las mismas dejan repartido por distintos sectores de la ciudad,
hacen de esta actividad un
motor esencial de la economía local.
Actualmente los 25 congresos que se celebran, los eventos que los
complementan y el
resto de actividades que se mueven a su alrededor, estimamos que
suponen un gasto total
para sus promotores y por tanto un ingreso para la ciudad de más de
20 Millones de euros,
ya que además de lo invertido por las personas y empresas en la
contratación de los
servicios del palacio, estos generan unos gastos indirectos en sus
actividades ajenas a los
congresos.
Es objetivo de la nueva gestión que se plantea para el Palacio
aumentar tanto el nº de
congresos como las actividades complementarias y además aumentar el
gasto medio por
persona y día, de forma que, podamos alcanzar en el quinto año de
gestión unos ingresos
globales para la cuidad que superen los 25 millones de euros, lo
que supondría un
