Lieferantenleitfaden UZH V26d0240b8-134b-4fab-8f8b-b... · 2018. 1. 26. · Datei-Anhänge (DetailArt "MIME") 31 Artikelvarianten (Detail-Art "VARIANTS") 33 Artikelstatus (Detail-Art

Universität Zürich Material und Logistik Winterthurerstrasse 190 CH-8057 Zürich

veenion GmbH Europaallee 11-13 D-67657 Kaiserslautern

L i e f e r a n t e n - L e i t f a d e n

f ü r d i e A n b i n d u n g a n d i e e P r o c u r e m e n t - P l a t t f o r m „ P 4 U “

d e r U n i v e r s i t ä t Z ü r i c h

_________________________________ Version 2.50

© veenion GmbH Seite 2 | 40

Änderungsnachweis Version Datum Autor Änderungsgrund / Bemerkungen 1.00 12.05.2015 Jürgen Kehm Ersterstellung 1.01 22.05.2015 Philippe Wyrsch,

René Kunz Korrekturfassung 1

1.30 26.05.2015 Philippe Wyrsch, René Kunz

Korrekturfassung 2

1.40 09.06.2015 Jürgen Kehm Ergänzungen 6.7.7 und 6.7.8 neu aufgenommen 1.50 11.06.2015 Philippe Wyrsch,

René Kunz Korrekturfassung 3

1.60 13.06.2015 Jürgen Kehm Korrekturfassung 4 1.70 22.06.2015 René Kunz,

Manuel Delvo, Jürgen Kehm, Daniel Wiedenhofer

Überarbeitung 1.5 neu, 3.1, 3.2, 3.3, 3.4, 3.5 entfernt und neu, 6.5 gestrafft, 7, 8, 9 neu


Korrekturfassung 5


Korrekturfassung 6


Finalfassung

2.10. 25.11.2015 René Kunz Korrektur, neu Kap. 5.3 Übergabefeld für eClass-Code

2.20. 17.12.2015 René Kunz Diverse Präzisierungen zu Katalog-Formaten Inhalte ergänzt aufgrund Rückfragen von Lieferanten

2.30 05.01.2016 René Kunz eClass-Kontaktadressen aktualisiert 2.40 03.02.2016 René Kunz Diverse Feldbezeichnungen präzisiert, Richtig-

stellung Feldbezeichungen UZH-Excelfile im Vergleich zu BMECat Standard 1.2

2.50 25.01.2018 Stefan Holliger Korrekturen, Spezifikationen Chemikalien

Vertraulichkeit Dieses Dokument und die darin enthaltenen Informationen dürfen ausschliesslich zu Zwecken der Arbeit mit Applikationen von der veenion GmbH, in dessen Zusammenhang dieses Dokument verfügbar gemacht wurde, verwendet werden. Das Dokument beinhaltet Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse der veenion GmbH oder Dritten, welche die veenion GmbH zur Verwendung und Weitergabe dieser Informationen ermächtigt haben.

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Die Informationen in dieser Dokumentation unterliegen ständigen Veränderungen, neuere Versionen dieser Dokumentation können Sie bei der Universität Zürich erfragen.

Die meisten in dieser Dokumentation verwendeten Software- und Hardwarebezeichnungen sind eingetragene Warenzeichen und sollten als solche behandelt werden.

Copyright 2015 veenion GmbH - Alle Rechte vorbehalten.

Lieferanteninformation


Änderungsnachweis 2

1 Inhalt 6

1.1 Vorwort 6

1.2 eProcurement an der UZH, interner Name „P4U“ 6

1.3 Zielsetzung 6

1.4 Kurze Beschreibung Vorgehensweise 6

1.5 Quickstart – Sieben Schritte zum guten Katalog 61.5.1 Schritt 1 61.5.2 Schritt 2 71.5.3 Schritt 3 71.5.4 Schritt 4 71.5.5 Schritt 5 71.5.6 Schritt 6 71.5.7 Schritt 7 7

1.6 Verwendete Standards und Linksammlung 8

2 Anbindungsprozess des Lieferanten 9

2.1 Qualitätsanforderungen 9

3 Katalog 10

3.1 Standardprozess 10

3.2 Anbindungsprozess des Lieferanten im Überblick 10

3.3 Bevorzugte Katalogbereitstellung mit BMEcat 1.2 11

3.4 Alternativer Katalogbereitstellungsprozess mit Excel 11

3.5 Multimediadaten 11

4 Bestell- und Lieferabwicklung 12

4.1 Bestellungen Standardprozess 124.1.1 Bestellungen per eMail mit PDF Anhang 124.1.2 Bestellung über Schnittstelle 12

4.2 Sonderarten der Bestellungen (Freitextbestellung) 12

4.3 Stornieren von Bestellungen 12

4.4 Auftragsbestätigungen und Lieferscheine 12

4.5 Wareneingang 12

4.6 Reklamationen 12



4.7 Warenlieferungen 13

4.8 Lieferadresse 13

4.9 Rechnungsstellung 134.9.1 Referenzangabe 134.9.2 Rechnungsadresse (zentral) 13

4.10 Single Point of Contact (SPOC) 13

5 OCI-Version 3.0, Austausch von Katalogdatensätzen 14

5.1 Begriffsdefinitionen (nach SAP) 14

5.2 OCI – Datenübermittlung mit MWST 14

5.3 OCI – Datenübermittlung eClass-Code 14

6 Anforderungen an den Katalog des Lieferanten 15

6.1 Allgemeine Kataloginhaltsvorgaben 15

6.2 Dateinamen für Kataloge 15

6.3 Standard für Katalogdaten und -format 15

6.4 Beispiel für eine BMEcat-Katalogdatei 16

6.5 Besonders zu beachtende Felder und Inhalte 186.5.1 Artikelnummer des Lieferanten 186.5.2 Europäische Artikelnummer (EAN/GTIN) 186.5.3 Artikelkurzbeschreibung 186.5.4 Artikellangbeschreibung 186.5.5 Bestelleinheit 18

Inhaltseinheit 19 UNECERecommendationNo.20-Spezifikation 19

6.5.6 Preisangaben 196.5.7 Merkmale 20

eCl@ss<ARTICLE_FEATURES> 20

7 Richtlinie für den Datenaustausch von Katalogen 21

7.1 Aufbau 21

7.2 Tabellenstruktur 21

7.3 Kopfdatentabelle 227.3.1 Inhalt 227.3.2 Felder 22

7.4 "PRODUCTS"-Tabelle 257.4.1 Inhalt 257.4.2 Felder 25



Stammdaten 25 MengenundEinheiten 27 Produktgruppen 28 Gruppenstruktur,Katalogstruktur 28 Klassifizierung 29

7.4.3 Preisdaten 307.4.4 Felder 30

KundenspezifischeFelder 31

7.5 "Feature_MIME"-Tabelle 317.5.1 Inhalt 317.5.2 Felder 31

Artikelmerkmale(Detail-Art"FEATURES") 31 Datei-Anhänge(Detail-Art"MIME") 31 Artikelvarianten(Detail-Art"VARIANTS") 33 Artikelstatus(Detail-Art"STATUS") 35 Artikelreferenzen(Detail-Art"REFERENCE") 35 WeitereArtikelmerkmale 36

7.6 Besonderheiten 367.6.1 Dateiformate 36

BMEcat1.2 36 Excel-Dateien 36 Access-Dateien/sonstigeFormate 36

7.6.2 Datei-Anhänge 37

7.7 Gefahrstoffkennzeichnung im Katalog (BMEcat 1.2) 377.7.1 Wie muss was gekennzeichnet werden? 377.7.2 GHS Kennzeichnung 377.7.3 Umsetzung für Gefahrenhinweise (H- und P-Sätze) 387.7.4 Hinterlegung des Sicherheitsdatenblatt 387.7.5 Hinterlegung der CAS Nummer bei Chemikalien 387.7.6 Verantwortlichkeit für Rechtmäßigkeit des Inhalts 39

7.8 Anforderung Gefahrstoffkennzeichnung bei OCI-Anbindung 39

8 Vorlagen Import-Dateien 40

8.1 "PRODUCTS"-Tabelle 40

8.2 "HEADER"-Tabelle 40

8.3 "Feature_MIME"-Tabelle 40



1 Inhalt

1.1 Vorwort Dieses Dokument enthält die Lieferantenanforderungen für die erfolgreiche Anbindung an die eProcurement-Plattform der Universität Zürich (UZH). Die Einhaltung der hierin beschriebenen Anforderungen gilt als Grundvoraussetzung für jeden Lieferanten.

1.2 eProcurement an der UZH, interner Name „P4U“ Die eProcurement-Plattform "P4U" (purchase for you) der UZH basiert auf der open-ordering Software der veenion GmbH Deutschland mit dem Ziel alle Fakultäten, Kliniken und Institute der UZH anzuschliessen.

1.3 Zielsetzung Dieser Leitfaden soll die Lieferanten in die Lage versetzen, die Anforderungen umzu-setzen, welche die UZH für ihre eProcurement-Plattform vorgibt.

1.4 Kurze Beschreibung Vorgehensweise Die von der UZH eingeladenen Lieferanten werden, wie unter Kapitel 2 beschrieben, an die eProcurement-Plattform angebunden. Dazu ist eine Reihe von Einzelschritten erforderlich.

Die Katalogdaten des Lieferanten werden im Format BMEcat Version 1.2 mit der Zeichensatzcodierung UTF-8 erwartet.

Kann der Lieferant die Katalogdaten in der gewünschten Form liefern, durchläuft er den Standardprozess (Kapitel 3.1 bis 3.3). Sind die Katalogdaten jedoch nicht so lieferbar, wird nach dem Alternativprozess (Kapitel 3.4) verfahren.

Bestellungen werden als eMail entweder mit PDF-Anhang, eMail mit XML-Anhang im Format "Opentrans 1.0" oder per HTTPS-Direktanbindung mit XML-Anhang im Format „Opentrans 1.0“ an den Lieferanten verschickt. Die XML-Datei bietet dem Lieferanten die Möglichkeit die in sein Warenwirtschaftssystem zu importieren.

Die Detailinformationen zu den oben genannten Themen werden in den nachfolgenden Kapiteln erläutert.

1.5 Quickstart – Sieben Schritte zum guten Katalog

1.5.1 Schritt 1 Der Lieferant wird gebeten die vorliegende "Lieferanteninformation" sorgfältig durchzulesen. Bitte überprüfen Sie, ob alle erforderlichen Daten zur Katalogerstellung verfügbar sind (z.B. kurze Produktbeschreibung, Abbildungen, Klassifikation,). Der Lieferant wird weiter gebeten zu überprüfen, wie er die Daten aus seinem System exportieren kann. Die meisten Datenbanken und ERP-Systeme bieten einen Export bspw. im Excel-Format an. Falls keine Daten aus dem eigenen ERP/Warenwirtschaftsprogramm exportiert werden können, besteht die Möglichkeit,



einen elektronischen Katalog im BMEcat 1.2 mit einer entsprechenden Excel-97-Vorlage zu erstellen. Diese wird von der UZH bereitgestellt.

1.5.2 Schritt 2 Nachdem die Daten in den Katalog kopiert worden sind, überprüft der Lieferant, ob alle Anforderungen dieser Lieferanteninformation erfüllt werden: Hat jeder Artikel neben der lieferanteneignen Artikelnummer auch eine EAN/GTIN sowie eine eCl@ss-Codierung? Sind die Kurz- und Langbeschreibungen verständlich? Werden vorgeschriebene Felder vollständig gefüllt? Die Aufzählung ist nicht abschliessend. Der Lieferant wird gebeten auch Inhalt und Anordnung der Masseinheiten, Preise, Mindestbestellmengen und/oder Liefertermine zu überprüfen.

1.5.3 Schritt 3 In einem Folgeschritt entwickelt der Lieferant sein Katalog-Gruppensystem (Warengruppen) ggf. in Abstimmung mit der UZH. Es ist zu empfehlen, dass die Gruppenstruktur mit dem aktuellen Papierkatalog übereinstimmt. Nachdem das Katalog-Gruppensystem erstellt wurde, müssen alle jeweiligen Artikel dieser Gruppenstruktur zugewiesen werden.

1.5.4 Schritt 4 Es ist wichtig, dass der Lieferant seine Daten nach dem Standard eCl@ss 5.1 klassifiziert. Unabhängig vom Klassifizierungssystem ist es empfehlenswert die Produkteigenschaften genau zu spezifizieren (z.B. CAS-Nummer, GHS-Angaben, H- und P-Sätze, Gewicht: 80g, Länge: 10 Zentimenter etc.). Dies ist insbesondere bei chemischen Artikeln unbedingt notwendig und erleichtert die Suche und Auswahl.

1.5.5 Schritt 5 Alle Artikel sollen mit Abbildungen und, sofern vorhanden, mit weiteren Informationen, wie z.B. Leistungsblättern, technischen Beschreibungen etc. ergänzt werden. Dabei ist zu beachten, dass die Besteller grossen Wert auf schnelle, zutreffende Suchergebnisse sowie gute Bilder legen.

1.5.6 Schritt 6 Sind spezielle HEADER-Daten für den Katalog gefordert, sollten sie abschliessend editiert werden. Der BMEcat enthält spezielle Bereiche für diese Kopfzeile. Bevor der Katalog freigegeben wird, sollten alle Produktdaten überprüft werden.

1.5.7 Schritt 7 Wenn alle Daten korrekt sind, können Sie den Katalog in das Staging-Portal zur Prüfung importieren. Nach einer gegenseitigen Freigabe wird der Katalog durch den Administrator auf die eProcurement-Plattform übertragen.



1.6 Verwendete Standards und Linksammlung BMEcat Version 1.2 BMEcat ist ein Standard des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) zur elektronischen Datenübertragung für Produktkataloge. http://www.bmecat.org/ (à Nach kostenloser Registration folgt der Dokumentationserhalt.)

oder via Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik Bolongarostrasse 82 D-65929 Frankfurt

eCl@ss Version 5.1 eCl@ss bezeichnet einen branchenübergreifenden Produktdatenstandard für Klassifi-zierung und Beschreibung von Produkten inkl. Dienstleistungen. https://www.eclass.eu/

oder via Geschäftsstelle eCl@ss e.V. Institut der deutschen Wirtschaft Köln Consult GmbH Konrad-Adenauer-Ufer 21, DE-50668 Köln Tel: + 49 0221 4981 -880, eMail: [email protected] oder zahnen@[email protected]

UNECE Recommendation No. 20 Steht für "Codes for Units of Measure Used in International Trade" (pdf-file) und ist eine Spezifikation für Bestell- und Mengeneinheiten (Bitte Link in Mozilla Firefox öffnen). https://www.unece.org/fileadmin/DAM/cefact/recommendations/rec20/rec20_rev4E_2006.pdf

openTRANS 1.0 openTRANS-Dokumente sind auf https://www.opentrans.de erhältlich.



2 Anbindungsprozess des Lieferanten

Die Strategische Beschaffung/Material und Logistik (MUL) UZH spricht die anzubin-denden Lieferanten an. Die Lieferanten erhalten dabei von der UZH ein Informations-paket mit folgendem Inhalt:

• Lieferanteninformation (die jeweils aktuelle Ausgabe) • Lieferantenfragebogen UZH

Die Vertragsbedingungen (Konditionen, Rahmenvereinbarungen, etc.) werden in einem separaten Dokument definiert. Der anzubindende Lieferant gelangt spätestens inner-halb von zwei Wochen nach Erhalt des Informationspakets mit folgenden Informationen an die UZH:

• Ausgefüllter Lieferantenfragebogen UZH • Terminvorschläge für ein direktes Gespräch • Zeitplan, wann der Erstkatalog geliefert wird • Falls noch keine elektronische Bestellanbindung existiert, Aussage zu Anbin-

dungsbereitschaft, Ansprechpartner und ggf. Zeitplan für die Anbindung.

Im Bereich der Bestellverarbeitung ist in erster Linie die Integrationstiefe der Anbin-dung in die eProcurement-Plattform der UZH bzw. Lieferantensysteme massgebend. Anhand dieser Integrationstiefe wird dann die Vorgehensweise zwischen der Strategi-schen Beschaffung/MUL UZH und dem Lieferanten abgestimmt.

2.1 Qualitätsanforderungen Es liegt in der Verantwortung der Strategischen Beschaffung/MUL UZH, dass bei der Katalogerstellung die definierten Qualitätsanforderungen eingehalten werden. Den An-forderungen werden dabei die wesentlichen Industriestandards zugrunde gelegt. Folgende Anforderungen werden gestellt:

• Katalogformat BMEcat Version 1.2, Zeichensatzcodierung UTF-8 • Alternative Möglichkeit: Bereitstellung über Excelvorlage (Vorlage von

Strategische Beschaffung/MUL UZH)

• Die Anwendung des Klassifizierungssystems eCl@ss Version 5.1 ist zwin-gend erforderlich. Andere Klassifizierungssysteme/-standards sind nicht zu-lässig.

• Die Angabe einer EAN (European Article Number) oder GTIN (Global Trade Item Number) ist erwünscht, aber keine MUSS-Anforderung.

• Die Beschreibung der Inhaltseinheit gemäss UNECE-Spezifikation Neben den im Katalogstandard enthaltenen Pflichtfeldern wird von der UZH der Feldinhalt Gefahrstoff in einer Katalogdatei erwartet.



eProcurement-Plattform

Katalogimport via Staging-Portal

Bestellversand (eMail mit Anhang oder HTTPS)

OCI 3.0

1. Erfassen Wareneingang 2. Ausgleichen Rechnung

3 Katalog

3.1 Standardprozess Die UZH wählt die Lieferanten aus, welche in die eProcurement-Plattform integriert werden und nimmt mit diesen Kontakt auf. Die UZH stimmt mit den Lieferanten ab, wie die Anbindung erfolgen soll (lokaler Katalog oder Open Catalog Interface (OCI)-Schnittstelle). Erfolgt die Anbindung durch einen lokalen Katalog, so stellt die UZH einen Zugang zu dem Staging-Portal der veenion GmbH zur Verfügung. Auf diesem muss die Katalog-Datei zur Prüfung vom Lieferanten hochgeladen werden. Auf dem Staging-Portal werden die Kataloge vor dem Import auf die eProcurement-Plattform technisch und fachlich geprüft. Nach erfolgreicher Prüfung und Freigabe seitens des Lieferanten sowie der UZH importiert diese den Katalog von dem Staging-Portal in die eProcurement-Plattform. Der Katalog wird durch die UZH (MUL) zur Nutzung durch die Anwender freigegeben. Der Lieferant muss ab diesem Zeitpunkt mit produktiven Be-stellungen rechnen. Alle Kataloge (neu oder upgedatet) durchlaufen denselben Pro-zess.

3.2 Anbindungsprozess des Lieferanten im Überblick

Online-Shop-System des Lieferanten via OCI

1. Produktsuche 2. Produkt- und Preisvergleich 3. Füllen des Warenkorbs mit Artikeln 4. Abschicken der Bestellanforderung 5. Durchlaufen der Genehmigungen 6. Erzeugen der Bestellung

Bereitstellung des vertragsgemässen

Sortiments in einem elektronischen Katalog via BMEcat Format 1.2

1. Bestellverarbeitung 2. Artikellieferung

Lieferant UZH

Rechnung erstellen



3.3 Bevorzugte Katalogbereitstellung mit BMEcat 1.2 Das Staging-Portal der veenion GmbH ist eine browserbasierte Portallösung für Kun-den und Lieferanten zur Katalogpflege. Es ist für den Import von Katalogdaten mit Qualitätssicherung konzipiert. Neben der effizienten Verwaltung von elektronischen Katalogdaten bietet "Staging" alle Vorzüge eines Lieferantenportals.

Der Lieferant erhält einen Zugang zum Staging-Portal. Er lädt den Katalog selber als komprimierte Datei (ZIP) im Format BMEcat Version 1.2 (Zeichensatzcodierung UTF8) hoch. Beim Import wird geprüft, ob der Katalog die technischen Voraussetzungen erfüllt. Da diese Prüfung ggfs. Zeit braucht, erhält der Lieferant per eMail eine Information über die Fertigstellung und das Ergebnis. Entspricht der Katalog nicht den Anforderungen muss der Lieferant den Katalog überarbeiten und ihn erneut einspielen. Verläuft die Prüfung erfolgreich, gibt der Lieferant den Katalog frei. Wenn der Inhalt den Abmachungen entspricht, wird der Katalog von der UZH freigeschaltet. Der Lieferant bekommt dann automatisch eine eMail zugeschickt.

Zur Sicherung des UZH-Katalogstandards werden innerhalb des Staging-Portals auch qualitätssichernde Regeln hinterlegt. Bspw. werden automatisch Preisveränderungen, Artikel mit abgelaufener Preisgültigkeit, etc. überprüft. Die im Standard verwendeten praxisbewährten Regeln können durch UZH-spezifische Qualitätsregeln ergänzt wer-den. Ein Änderungsprotokoll liefert zur Überprüfung von Konditionen überdies eine direkte Preisänderungsliste zum aktuell produktiven Katalog. Der so geprüfte Katalog kann dann von dem Staging-Portal von der UZH manuell in die eProcurement-Plattform eingepflegt werden.

Diese Lösung wird seitens der UZH bevorzugt eingesetzt.

3.4 Alternativer Katalogbereitstellungsprozess mit Excel Die Staging ermöglicht auch die Anbindung kleiner Lieferanten mittels einem Excel-97 Template. Die Vorlage wird von der UZH zur Verfügung gestellt. Das Hochladen und der Prüf- und Freigabeprozess erfolgt wie in Kapitel 3.3 beschrieben.

3.5 Multimediadaten Der Lieferant kann in einem weiteren Schritt die geforderten Multimediadaten auf den Picture-Server hochladen. (Bilder, Grafiken, Sicherheitsdatenblätter, PDF‘s etc.). Die Zugangsdaten erhalten Sie zusammen mit den Staging-Zugangsdaten.



4 Bestell- und Lieferabwicklung

4.1 Bestellungen Standardprozess

4.1.1 Bestellungen per eMail mit PDF Anhang Wird seitens der UZH oder vom Lieferanten eine Bestellung ohne Schnittstelle gewünscht, so können Bestellungen per eMail mit einem PDF-Anhang versendet werden.

4.1.2 Bestellung über Schnittstelle Wird seitens der UZH oder vom Lieferanten eine elektronische Bestellanbindung gewünscht, so muss der Lieferant in der Lage sein, alle im XML-Anhang einer Bestellung (Format "openTRANS“, Version 1.0) gelieferten Elemente zu verarbeiten.

4.2 Sonderarten der Bestellungen (Freitextbestellung) Für Produkte, die nicht katalogisierbar sind (z.B. Dienstleistungen oder nichtkatalogi-sierbare Produkte), jedoch trotzdem auf der eProcurement-Plattform bestellt werden sollen, müssen die Arbeitsabläufe zwischen dem Lieferanten und der UZH abgestimmt und schriftlich festgelegt werden.

4.3 Stornieren von Bestellungen Bestellungen können in der Anwendung eProcurement-Plattform der UZH storniert werden. Die Stornierungen werden als lesbare Klartext-eMail übermittelt.

4.4 Auftragsbestätigungen und Lieferscheine Es erfolgt in der Anwendung eProcurement-Plattform der UZH keine automatische Verarbeitung von Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen. Die Auftragsbestätigungen müssen dem Besteller per eMail zugestellt werden. Lieferscheine sind mit der Ware zusammen zu versenden.

4.5 Wareneingang Der Wareneingang wird auf der eProcurement-Plattform und im Kreditorenworkflow (KWF)/SAP der UZH manuell gebucht.Der Lieferant erhält hierzu keine Informationen.

4.6 Reklamationen Liegt ein Reklamationsgrund seitens der UZH vor, besteht die Möglichkeit, dem Liefe-ranten eine lesbare Klartext-eMail zukommen zu lassen. Darin sind die Position(-en) und der Grund der Reklamation aufgeführt. Der Lieferant hat dann, nach den Ver-einbarungen, die er mit der UZH geschlossen hat, auf diese Reklamation zu reagieren.



4.7 Warenlieferungen Mit Fokus auf eine besonders einfache Abwicklung der Rechnungslegung sollten Teil-lieferungen nur in Ausnahmefällen erfolgen.

4.8 Lieferadresse Die Lieferadresse wird auf der Bestellung angegeben, darf nicht geändert und muss komplett übernommen werden.

4.9 Rechnungsstellung Um eine reibungslose Datenverarbeitung der Rechnungen zu gewährleisten, müssen die verrechneten Mengen, Einheiten und Preise identisch zur Bestellung sein. Sammelrechnungen werden nicht verarbeitet. Teilrechnungen sind möglich

4.9.1 Referenzangabe Die Rechnung muss zwingend die Einkaufsbestellnummer 47XXXXXXXX enthalten. Ergänzende Informationen, wie Bestellername und –eMail sind dienlich. Beispiel:

4700045678 [email protected]

4.9.2 Rechnungsadresse (zentral) Auf der Rechnung ist die zentrale Rechnungsadresse anzugeben:

Universität Zürich Zentraler Rechnungseingang, P4U Hirschengraben 60 8001 Zürich

4.10 Single Point of Contact (SPOC) Für Fragen oder Anmerkungen betreffend der gesamten Bestell- und Lieferabwicklung ist Herr René Kunz, Verantwortlicher Strategische Beschaffung der UZH oder seine Stellvertretung, zuständig:

René Kunz Stefan Holliger Universität Zürich Universität Zürich Material und Logistik Material und Logistik Winterthurerstrasse 190 Winterthurerstrasse 190 CH-8057 Zürich CH-8057 Zürich Telefon: +41 44 635 41 02 Telefon: +41 44 635 40 67 eMail: [email protected] eMail: [email protected]



5 OCI-Version 3.0, Austausch von Katalogdatensätzen

Die OCI-Schnittstelle ist ein von SAP spezifiziertes und standardisiertes Interface zur Kommunikation zwischen Katalog- und eProcurement-Systemen. Die Schnittstelle ver-wendet Standard-http-post zum Transfer der Daten. Sie dient zum Online-Austausch von Katalogdatensätzen zwischen dem eProcurement-System des Kunden und dem OCI Katalogsystem (Web-Shop) des Lieferanten

5.1 Begriffsdefinitionen (nach SAP) Outbound section: Informationstransfer vom eProcurement- zum Katalogsystem (Aufruf des externen Katalog-/Shopsystems mit Parametern aus dem Bestellsystem)

Inbound section: Informationstransfer vom Katalog- zum eProcurement-System (Rück-übertragung der Produktdaten vom externen Katalog-/Shopsystems ins Bestellsystem)

Der Benutzer greift dabei aus der eProcurement-Plattform auf aktuelle Katalogdaten des jeweiligen Lieferanten via Internet (Standard-Internet-Protokolle) direkt zu. Die eProcurement-Plattform der UZH als Online-System unterstützt die OCI-Version 3.0 oder –Version 4.0.

5.2 OCI – Datenübermittlung mit MWST Bei der OCI-Anbindung ist seitens des Lieferanten zu beachten, dass die MWST als Prozentsatz in der Schnittstelle im Punch-Out übergeben werden muss. Der MWST-Satz von beispielsweise 7.7% wird folgendermassen übergeben: Feld NEW_ITEM-CUST_FIELD1=7.7.

5.3 OCI – Datenübermittlung eClass-Code Die eClass Version 5.1 ist zwingender Bestandteil für eine erfolgreiche Datenübermittlung. Mit der eClass wird sichergestellt, dass die Kontierung korrekt erfolgt und die Bezahlung der gelieferten Leistungen reibungslos verläuft. Der eClass Code muss in das Feld NEW_ITEM-EXT_CATEGORY_ID=32030101 übergeben werden.



6 Anforderungen an den Katalog des Lieferanten

6.1 Allgemeine Kataloginhaltsvorgaben Um eine möglichst durchgängige und hohe Datenqualität der Kataloge zu gewähr-leisten, muss sichergestellt werden, dass der Lieferant die erforderliche Qualität der Kataloginhalte bereitstellt.

Die Inhalte der elektronischen Kataloge sind gemäss des mit der UZH abgestimmten Rahmenvertrags zu erstellen. Dies betrifft neben dem Katalogumfang (Produktgruppen und Produkte) insbesondere die Konditionen. Jeder Katalog sollte (soweit sinnvoll) je Produkt Verweise auf Bilddateien enthalten. Der Besteller soll in der Detailansicht auch visuell die korrekte Produktauswahl nachvollziehen können. Grundsätzlich muss der Kataloginhalt dem des Papierkatalogs entsprechen. Ebenso ist es erforderlich, dass die Verpackungseinheiten korrekt angegeben werden (ARTICLE_ORDER_DETAIL). Dem Besteller muss die Anzahl der in einem Paket/einer Packung enthaltenen Produkte er-sichtlich sein

Gefahrengüter und Kernsortiment werden besonders behandelt. Sie sind im elektro-nischen Katalog als solche zu kennzeichnen. Die BMEcat-Spezifikation sieht hier ein entsprechendes Flag mit der Bezeichnung SPECIAL_TREATMENT_CLASS vor. Dieses kann ausschliesslich in einer BMEcat 1.2 Katalog-Datei übermittelt werden. Eine Übermittlung via OCI-Schnittstelle oder in der Excelvorlage für das Staging-Portal ist nicht möglich. Ein Artikel kann mehrere Attribute haben, z.B. GWG und GGVS. Diese Informationen sind seitens des Lieferanten im Katalog am Artikel gemäss BMEcat Version 1.2 für die UZH bereitzustellen. Zusätzliche Klassifizierungen eines Artikels bei Gefahrgütern, Drogenvorläufern, ra-dioaktiven Messgeräten und Stoffen, Medikamenten etc. sind möglich. Das Attribut "Type" legt hierbei das Sonderbehandlungsreglement fest. Im Wert wird die Klasse innerhalb der Ordnung festgelegt.

6.2 Dateinamen für Kataloge Der Name der BMEcat-XML-Datei muss wie folgt lauten: Kurzname des Lieferanten mit Erstellungsdatum und der Dateierweiterung XML. Enthaltene Leerzeichen sind durch Unterstriche zu ersetzen. Das Datum ist im Format JJJJ-MM-TT anzugeben. Die Länge des Dateinamens darf 40 Zeichen nicht über-schreiten (Beispiel: UZH_ChemieAnorg_2015-08-25.xml).

6.3 Standard für Katalogdaten und -format BMEcat ist ein standardisiertes Austauschformat für Katalogdaten im Katalogdaten-management. Dieses Format basiert auf der XML-Technologie und erlaubt den stan-dardisierten Austausch von Katalogdaten sowie von Produktklassifikationssystemen. Es sind alle Pflichtfelder des BMEcat zu füllen. Darüber hinaus sollten die Standard-felder des BMEcat befüllt sein, sofern die diesbezüglichen Daten vorhanden sind (z.B. Article Reference zur Verweisung auf Nachfolge-, Zubehör- oder notwendige Artikel).



Vom Lieferanten selbst definierte Felder werden nicht unterstützt. Die Feldlängen sind vorgegeben. Bitte immerT_NEW_CATALOGals Transaktionsart im BMEcat HEADER verwenden. An-dere Transaktionsarten werden nicht unterstützt. Als Beispiel hier ein Auszug aus einem Katalogdokument im Format BMEcat Version 1.2, welches eine Transaktion "Neuer Katalog" enthält:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> <!DOCTYPE BMEcat SYSTEM "bmecat_new_catalog_1_2.dtd"> <BMECAT version="1.2" xml:lang="de" xmlns="http://www.bmecat.org/bmecat/1.2/bmecat_new_catalog">

<HEADER> ... </HEADER> <T_NEW_CATALOG> ... </T_NEW_CATALOG>

</BMECAT>

Katalog-Updates durchlaufen immer den Standardprozess. Es wird immer der Katalog als Ganzes ersetzt.

6.4 Beispiel für eine BMEcat-Katalogdatei

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" ?> <!DOCTYPE BMECAT SYSTEM "bmecat_new_catalog_1_2.dtd"> <BMECAT version="1.2"> <HEADER> <GENERATOR_INFO>e-proCAT 5.1 e-pro CAT GmbH</GENERATOR_INFO> <CATALOG> <LANGUAGE>deu</LANGUAGE> <CATALOG_ID>QA_CAT_002</CATALOG_ID> <CATALOG_VERSION>001.002</CATALOG_VERSION> <CATALOG_NAME>Office Material</CATALOG_NAME> <DATETIME type="generation_date"> <DATE>2004-08-20</DATE> </DATETIME> <TERRITORY>CH</TERRITORY> <CURRENCY>CHF</CURRENCY> <PRICE_FLAG type="incl_freight">TRUE</PRICE_FLAG> <PRICE_FLAG type="incl_packing">TRUE</PRICE_FLAG> <PRICE_FLAG type="incl_assurance">TRUE</PRICE_FLAG> <PRICE_FLAG type="incl_duty">TRUE</PRICE_FLAG> </CATALOG> <BUYER> <BUYER_ID type="supplier_specific">552530</BUYER_ID> <BUYER_NAME>BuyAll Corp.</BUYER_NAME> <ADDRESS type="buyer"> <CONTACT>Bill Smith</CONTACT> </ADDRESS> </BUYER> <SUPPLIER> <SUPPLIER_ID type="duns">123456789</SUPPLIER_ID> <SUPPLIER_NAME>Office Supplies AG</SUPPLIER_NAME> </SUPPLIER> </HEADER> <T_NEW_CATALOG> <CATALOG_GROUP_SYSTEM> <CATALOG_STRUCTURE type="root"> <GROUP_ID>1</GROUP_ID> <GROUP_NAME>Katalog</GROUP_NAME> <PARENT_ID>0</PARENT_ID> </CATALOG_STRUCTURE> <CATALOG_STRUCTURE type="leaf"> <GROUP_ID>PO1</GROUP_ID> <GROUP_NAME>Produkte Office</GROUP_NAME>



<PARENT_ID>1</PARENT_ID> </CATALOG_STRUCTURE> </CATALOG_GROUP_SYSTEM> <ARTICLE> <SUPPLIER_AID>Q20-P09</SUPPLIER_AID> <ARTICLE_DETAILS> <DESCRIPTION_SHORT>Post-Safe Polythene Envelopes</DESCRIPTION_SHORT> <DESCRIPTION_LONG>All-weather lightweight envelopes protect your contents and save you money. ALL-WEATHER. Once sealed, Post-Safe envelopes are completely waterproof. Your contents won't get damaged.</DESCRIPTION_LONG> <MANUFACTURER_NAME>Concurrent Limited</MANUFACTURER_NAME> </ARTICLE_DETAILS> <ARTICLE_FEATURES> <REFERENCE_FEATURE_SYSTEM_NAME>ECLASS-5.1</REFERENCE_FEATURE_SYSTEM_NAME> <REFERENCE_FEATURE_GROUP_ID>24360100</REFERENCE_FEATURE_GROUP_ID> </ARTICLE_FEATURES> <ARTICLE_ORDER_DETAILS> <ORDER_UNIT>C62</ORDER_UNIT> <CONTENT_UNIT>C62</CONTENT_UNIT> <NO_CU_PER_OU>1</NO_CU_PER_OU> <PRICE_QUANTITY>1</PRICE_QUANTITY> <QUANTITY_MIN>1</QUANTITY_MIN> <QUANTITY_INTERVAL>1</QUANTITY_INTERVAL> </ARTICLE_ORDER_DETAILS> <ARTICLE_PRICE_DETAILS> <ARTICLE_PRICE price_type="net_customer"> <PRICE_AMOUNT>10.29</PRICE_AMOUNT> <PRICE_CURRENCY>CHF</PRICE_CURRENCY> <TAX>0.077</TAX> <LOWER_BOUND>1</LOWER_BOUND> </ARTICLE_PRICE> <ARTICLE_PRICE price_type="net_customer"> <PRICE_AMOUNT>9.29</PRICE_AMOUNT> <PRICE_CURRENCY>CHF</PRICE_CURRENCY> <TAX>0.077</TAX> <LOWER_BOUND>50</LOWER_BOUND> </ARTICLE_PRICE> </ARTICLE_PRICE_DETAILS> <MIME_INFO> <MIME> <MIME_TYPE>image/gif</MIME_TYPE> <MIME_SOURCE>P09.gif</MIME_SOURCE> <MIME_PURPOSE>normal</MIME_PURPOSE> <MIME_ORDER>1</MIME_ORDER> </MIME> <MIME> <MIME_TYPE>url</MIME_TYPE> <MIME_SOURCE>https://www.bmecat.org</MIME_SOURCE> <MIME_PURPOSE>others</MIME_PURPOSE> <MIME_ORDER>2</MIME_ORDER> </MIME> </MIME_INFO> </ARTICLE> <ARTICLE_TO_CATALOGGROUP_MAP> <ART_ID>Q20-P09</ART_ID> <CATALOG_GROUP_ID>PO1</CATALOG_GROUP_ID> </ARTICLE_TO_CATALOGGROUP_MAP> </T_NEW_CATALOG> </BMECAT>



6.5 Besonders zu beachtende Felder und Inhalte

6.5.1 Artikelnummer des Lieferanten <SUPPLIER_AID>…</SUPPLIER_AID> Eindeutige Artikelnummer Hinweis: Die max. Feldgrösse beträgt 32 Zeichen. Die Artikelnummer darf nur einmal im Katalog Verwendung finden. Sonderzeichen wie "," oder "&" oder "#" dürfen nicht benutzt werden.

6.5.2 Europäische Artikelnummer (EAN/GTIN) Die EAN/GTIN ist eine weltweit eindeutige, überschneidungsfreie Identifikations-nummer, die einen Artikel bzw. eine Handelseinheit in der jeweiligen spezifischen Ausführung (Farbe, Grösse, etc.) kennzeichnet. Diese ist heute ein wesentlicher Bestandteil für die reibungslose Kommunikation zwischen Unternehmen von der Warenwirtschaft bis zur Produktionssteuerung. Der Standard wird von GS1 (www.gs1-germany.de) als führendem Unternehmen für globales Produktdatenmanagement ausgestaltet. Hinweis: Im BMEcat muss immer das Tag <EAN>…</EAN> mit dem Inhalt=EAN-Num-mer benutzt werden.

6.5.3 Artikelkurzbeschreibung <DESCRIPTION_SHORT>…</DESCRIPTION_SHORT> Eindeutige erklärende Bezeichnung oder Name des Artikels Hinweis: Max. 255 Zeichen werden angezeigt, mind. 10 sind gefordert. Dies ermöglicht eine Differenzierung gegenüber vergleichbaren Artikeln, eine präzise Unterscheidung von anderen Artikeln inkl. markante Eigenschaften wie Farbe, Grösse, etc.

6.5.4 Artikellangbeschreibung <DESCRIPTION_LONG>…</DESCRIPTION_LONG> Eindeutige Beschreibung des Artikels mit präzisen Informationen, die den Artikel näher erklären, wie Artikeleigenschaften, Lieferumfang und weitere Attribute (max. 2‘000 Zeichen). Hinweis: Bitte auf korrekte Rechtschreibung und Interpunktion achten. Geben Sie gebräuchliche Normen an (bspw. DIN- und ISO-Angaben). Achten Sie auf Voll-ständigkeit. Wichtig ist, dass der Artikel selbsterklärend ist. Bitte treffen Sie an dieser Stelle keine Angaben zur Verpackungseinheit. Die entsprechenden Werte sind im TAG <ORDER_UNIT>…</ORDER_UNIT> zu hinterlegen.

6.5.5 Bestelleinheit <ORDER_UNIT>…</ORDER_UNIT> Bestelleinheit Bestelleinheit ist die Einheit, in der Artikel bestellt werden können. Es ist möglich, ein Vielfaches der Bestelleinheit zu bestellen. Im folgenden Beispiel 1 bedeutet die ORDER_UNIT=ST nicht "Stück" sondern "Blatt". Für "Stück" wäre der Code "C62" (gemäss Kapitel 6.5.5.2):

Beispiel 1:

<ARTICLE_ORDER_DETAILS> <ORDER_UNIT>ST</ORDER_UNIT> <PRICE_QUANTITY>1</PRICE_QUANTITY> <QUANTITY_MIN>1</QUANTITY_MIN> <QUANTITY_INTERVAL>1</QUANTITY_INTERVAL> </ARTICLE_ORDER_DETAILS>



Inhaltseinheit <CONTENT_UNIT>…</CONTENT_UNIT> Beschreibung der Einheit innerhalb einer Bestell-einheit (Unterverpackung) <NO_CU_PER_OU>…</NO_CU_PER_OU> Festlegung der Anzahl der Inhaltseinheit pro Bestelleinheit (bspw. 1 Pack enthält 10 Schachteln) Die Inhaltseinheit ist kein Pflichtfeld. Es reicht auch die Bestelleinheit. Die Bestell- und die Inhaltseinheit dürfen nicht gleich sein. Der Preis bezieht sich immer auf die Be-stelleinheit oder auf ein Vielfaches derselben.

Beispiel 2: Bestelleinheit: ............................................................... PK (Einheit für Packung) Inhaltsmenge: ............................................................... C62 (Einheit für Stück) Anzahl der Inhaltseinheit in der Bestelleinheit: ............. 2 Mindestbestellmenge: ................................................... 10 Mengenstaffel (Bestellmengenintervall): ....................... 5

In diesem Fall kann der Kunde 1 Packung vom gewählten Artikel bestellen. Der Inhalt pro Packung ist 2 Stück und die Mindestbestellmenge beträgt 10. Die nächstmöglichen Bestellmengen sind 15, 20, 25, …

<ARTICLE_ORDER_DETAILS> <ORDER_UNIT>PK</ORDER_UNIT> <CONTENT_UNIT>C62</CONTENT_UNIT> <NO_CU_PER_OU>2</NO_CU_PER_OU> <QUANTITY_MIN>10</QUANTITY_MIN> <QUANTITY_INTERVAL>5</QUANTITY_INTERVAL> </ARTICLE_ORDER_DETAILS>

UNECE Recommendation No. 20-Spezifikation BMEcat schreibt eine Teilmenge (Package Unit) der UNECE vor: http://www.unece.org/fileadmin/DAM/cefact/recommendations/rec20/rec20_rev4E_2006.pdf Für die Bestell- und Inhaltseinheit sind die vorgegebenen Werte aus dem oben ge-nannten Dokument und dem Anhang zu verwenden. Die Kürzel sind in Spalte 1 und die Bezeichnung in Spalte 4 aufgeführt. Dies ist vor dem Hintergrund der Umsetz-barkeit in SAP von besonderer Wichtigkeit.

6.5.6 Preisangaben Die Währung muss entweder im HEADER oder für jeden einzelnen Artikel festgelegt werden (max. 3 Zeichen). Es wird empfohlen, die Währung im HEADER zu definieren.

Beispiel (nicht im HEADER): <PRICE_CURRENCY>CHF</PRICE_CURRENCY> Beispiel (im HEADER): <CURRENCY>CHF</CURRENCY>

Auszug BMEcat:

<ARTICLE_PRICE_DETAILS> <ARTICLE_PRICE price_type="net_customer"> <PRICE_AMOUNT>21.50</PRICE_AMOUNT> <PRICE_CURRENCY>CHF</PRICE_CURRENCY> <TAX>0.077</TAX> <LOWER_BOUND>1</LOWER_BOUND> </ARTICLE_PRICE> </ARTICLE_PRICE_DETAILS>

Der Preis darf höchstens mit 2 Nachkommastellen angegeben werden. Das Komma in Preis und MWST wird im BMEcat-Standard als Punkt angegeben.



6.5.7 Merkmale Zur Darstellung von Artikeleigenschaften darf nur das BMEcat-Element ARTICLE_ FEATURES verwendet werden. Nutzen Sie hierfür einfach die standardisierten Merk-malsbezeichnungen im eCl@ss.

eCl@ss <ARTICLE_FEATURES> http://[email protected]/ wird als Standard für den Informationsaustausch zwischen Liefe-ranten und Kunden angeboten. Dieser Standard ist gekennzeichnet durch einen vier-stufigen, hierarchischen Klassifikationsschlüssel mit einer Vielzahl aus Begriffen be-stehenden Schlagwortregistern.

<ARTICLE_FEATURES> <REFERENCE_FEATURE_SYSTEM_NAME>ECLASS-5.1</REFERENCE_FEATURE_SYSTEM_NAME>

<REFERENCE_FEATURE_GROUP_ID>32030101</REFERENCE_FEATURE_GROUP_ID> </ARTICLE_FEATURES>



7 Richtlinie für den Datenaustausch von Katalogen

Das bevorzugte Katalogformat ist BMEcat Version 1.2. https://www.bme.de/start/ Download Spezifikationen: https://www.bme.de/fileadmin/content/Initativen/BMEcat/Download_BMEcat_1.2/BMEcatV12.pdf Bitte beachten Sie die „Products“ Angaben in Kapitel 7.4.ff. Die Universität hat bei einigen Feldern „Muss-Kriterien“, die in den Originalspezifikationen als „Kann-Kriterien“ eingetragen sind. Feldlängen können abweichend sein.

7.1 Aufbau Ein Katalog besteht in der Regel aus einer Artikel-, einer Preis-, einer Kopfdaten- und einer Detailtabelle. Katalogdaten können als BMEcat 1.2-Datei oder Excel-97-Arbeitsblatt importiert werden. Bei besonders umfangreichen Katalogen ist der Import als BMEcat 1.2-Datei zu empfehlen, da Excel-97 maximal ca. 65'000 Datensätze unterstützt. Ausserdem werden bei langen Texten nur die ersten 255 Zeichen importiert. Die Namen für die Import-Dateien sind vorgegeben:

• "PRODUCTS" für die Artikeltabelle inkl. Preisdaten • "HEADER" für die Kopfdatentabelle • "Feature_MIME" für die Detailtabelle • Weitere Tabellen als Nachschlagewerk mit zusätzlichen nützlichen Informa-

tionen enthaltend.

7.2 Tabellenstruktur Die Tabellenstruktur der Artikel-, Kopfdaten- und Detailtabelle gilt gleichermassen für jedes der aufgeführten Dateiformate (BMEcat 1.2, Excel-97). Bei den verwendeten Feldern wird unterschieden nach Muss-, vorbelegten und Kann-Feldern.

Muss-Feld ("M"): Für Muss-Felder muss ein Wert eingegeben werden. Ansonsten kann der Import nicht durchgeführt werden.

Vorbelegtes Feld ("V"): Die Eingabe eines Wertes ist zu empfehlen. Ansonsten wird das Feld mit einem Vorgabewert belegt.

Kann-Feld ("K"): Für Kann-Felder ist die Eingabe eines Wertes optional. Der einzu-gebende Wert ist abhängig vom jeweiligen Feldtyp. Es gibt Felder vom Typ Ganzzahl, Dezimalzahl, Zeichenkette und Datum.

Ganzzahl: Alle ganzen Zahlen (positive und negative). Eine Besonderheit sind die "Flag"-Felder. Hier können nur die Werte "0"/"1" bzw. "0"/"-1" eingegeben werden.

Dezimalzahl: Alle Zahlen (positive und negative). Die Verwendung von Tausender-punkten ist nicht zulässig.

Zeichenkette: Alle Zeichen

Datum: Tag, Monat und Jahr: Diese sind durch einen Punkt zu trennen, erlaubte Schreibweisen sind TT.MM.JJJJ und TT.MM.JJ. Dabei müssen führende Nullen stets mit angegeben werden.



Die Reihenfolge der Felder innerhalb der Tabelle ist nicht fest vorgegeben. Gross- bzw. Kleinschreibung der Feldnamen ist ebenfalls nicht relevant. Bitte beachten Sie, dass die Feldbezeichnungen in den zu importierenden Artikel-, Preis- und Detailtabelle(n) exakt mit der im Folgenden beschriebenen übereinstimmen müssen.

7.3 Kopfdatentabelle

7.3.1 Inhalt Die Kopfdatentabelle "HEADER" besteht aus einem Excel-Arbeitsblatt. Sie beinhaltet die wichtigen Kopfdaten des Kataloges, wie bspw. die Katalognummer, die Katalogversion, Empfänger- und Absenderdaten sowie weitere Rahmenvertragsdaten wie Währung, etc.

7.3.2 Felder Bei Verwendung eines Katalogerstellungstool, wie z.B. e-proCAT werden die ersten drei Felder (TYPE, ATTRIBUTE, VALUE) für den Header automatisch erstellt und wie im Beispiel dargestellt: <?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1" ?> <!DOCTYPE BMECAT SYSTEM "bmecat_new_catalog_1_2.dtd"> <BMECAT version="1.2"> Ansonsten entsprechen die untenstehenden Angaben sowohl für das von der UZH zur Verfügung gestellte Excel-97-File, wie auch für den BMECat 1.2 Standard.



Name Typ (max. Anzahl Zeichen)

Beschreibung Art

TYPE Zeichenkette (50) Name des Eintrags. Bitte BMEcat-Spezifikation vergleichen.

M

ATTRIBUTE Zeichenkette (255) Einige Werte erwarten ein Attribut. Genaueres ist in den Beispieldateien hinterlegt.

K

VALUE Zeichenkette (255) Wert des Artikels Hinweis: Welche Angaben auszufüllen sind, er-gibt sich aus dem Katalogstandard, der zwi-schen Kunde und Lieferant vereinbart wird.

K

LANGUAGE Zeichenkette (5) Nach ISO 639-2 Sprache des Kataloginhalts, z.B. deu für deutsch

M

CATALOG_ID Zeichenkette (50) Eindeutige Kennung des Kataloges M CATALOG_VERSION Zeichenkette (10) Format Major.Minor Release-Nr. z.B. "001.578"

Hinweis: Bei jeder Aktualisierung der Katalogda-daten, also zu jeder neueren Version des Kata-logs, ist die CATALOG_VERSION zu erhöhen.

M

CATALOG_NAME Zeichenkette (50) Bezeichnung des Kataloges M GENERATION_DATE Zeichenkette (10) Nach ISO 8601 im Format yyyy-mm-dd

Erstellungsdatum der Katalogversion K

GENERATION_TIME Zeichenkette (10) Nach ISO 8601 im Format HH:MM:SS Erstellungsuhrzeit der Katalogversion

K

GENERATION_TIMEZONE Zeichenkette (10) Nach ISO 8601 z.B. +0100 K TERRITORY Zeichenkette (5) Mehrfachnennung möglich. Nach ISO 3166-1

bzw. 3166-2 für Untergebiete (bspw. Bundeslän-der/Kantone). Gültigkeitsbereich der Artikel in der Katalogversion z.B. CH für Schweiz

M

CURRENCY Zeichenkette (5) Nach ISO 4217 z.B. CHF für Franken Währung auf der sich alle Preise beziehen.

M

MIME_ROOT Zeichenkette (50) K PRICE_FLAG Zeichenkette (10) Mehrfachnennung möglich. Erlaubte Werte sind:

"incl_freight": Preis enthält Frachtkosten "incl_packing": Preis enthält Verpackungs- kosten "incl_assurance": Preis enthält Versicherungs- kosten „incl_duty“: Preis enthält Verzollung

K

BUYER_ID Zeichenkette (10) Eindeutige Kennung des Kunden beim Lieferanten (Kundennummer). Einzutragen bei "supplier_specific".

M



BUYER_NAME Zeichenkette (50) Universität Zürich M BUYER_ADDRESS_NAME Zeichenkette (50) Material und Logistik, Strategische Beschaffung K BUYER_ADDRESS_NAME2 Zeichenkette (50) K BUYER_ADDRESS_NAME3 Zeichenkette (50) K BUYER_ADDRESS_CONTACT Zeichenkette (50) K BUYER_ADDRESS_STREET Zeichenkette (50) Winterthurerstrasse 190 K BUYER_ADDRESS_ZIP Zeichenkette (10) 8057 K BUYER_ADDRESS_BOXNO Zeichenkette (10) K BUYER_ADDRESS_ZIPBOX Zeichenkette (10) K BUYER_ADDRESS_CITY Zeichenkette (50) Zürich K BUYER_ADDRESS_STATE Zeichenkette (50) K BUYER_ADDRESS_COUNTRY Zeichenkette (50) Schweiz K BUYER_ADDRESS_PHONE Zeichenkette (50) K BUYER_ADDRESS_FAX Zeichenkette (50) K BUYER_ADDRESS_EMAIL Zeichenkette (50) K BUYER_ADDRESS_PUBLIC_ KEY

Zeichenkette (50) K BUYER_ADDRESS_URL Zeichenkette (50) K BUYER_ADDRESS_ADRESS_ REMARKS

Zeichenkette (255) K AGREEMENT_ID Zeichenkette (10) Eindeutige Kennzeichnung des Rahmenvertra-

ges zwischen Kunde und Lieferant. "AGREEMENT _ID" kann von der "CATALOG_ID" abweichen.

K

AGREEMENT_START_DATE Zeichenkette (10) Nach ISO 8601 im Format yyyy-mm-dd Datum Gültigkeitsbeginn des Rahmenvertrags

K

AGREEMENT_START_TIME Zeichenkette (10) K AGREEMENT_START_ TIMEZONE

Zeichenkette (10) K AGREEMENT_END_DATE Zeichenkette (10) Nach ISO 8601 im Format yyyy-mm-dd

Datum Gültigkeitsende des Rahmenvertrags K

AGREEMENT_END_TIME Zeichenkette (10) K AGREEMENT_END_TIMEZONE Zeichenkette (10) K SUPPLIER_ID Zeichenkette (10) Eindeutige Kennung des Lieferanten. Type

"duns" gefordert. "<SUPPLIER_ID type="duns">123456789</SUPPLIER_ID>"

M

SUPPLIER_NAME Zeichenkette (50) M SUPPLIER_ADDRESS_NAME Zeichenkette (50) K SUPPLIER_ADDRESS_NAME2 Zeichenkette (50) K SUPPLIER_ADDRESS_NAME3 Zeichenkette (50) K SUPPLIER_ADDRESS_ CONTACT

Zeichenkette (50) K SUPPLIER_ADDRESS_ STREET

Zeichenkette (50) K SUPPLIER_ADDRESS_ZIP Zeichenkette (10) K SUPPLIER_ADDRESS_BOXNO Zeichenkette (10) K SUPPLIER_ADDRESS_ ZIPBOX

Zeichenkette (10) K SUPPLIER_ADDRESS_CITY Zeichenkette (50) K SUPPLIER_ADDRESS_STATE Zeichenkette (50) K SUPPLIER_ADDRESS_ COUNTRY

Zeichenkette (50) K SUPPLIER_ADDRESS_PHONE Zeichenkette (50) K SUPPLIER_ADDRESS_FAX Zeichenkette (50) K SUPPLIER_ADDRESS_EMAIL Zeichenkette (50) K SUPPLIER_ADDRESS_ PUBLIC_KEY

Zeichenkette (50) K SUPPLIER_ADDRESS_URL Zeichenkette (50) K SUPPLIER_ADDRESS_ ADDRESS_REMARKS

Zeichenkette (255) K



7.4 "PRODUCTS"-Tabelle

7.4.1 Inhalt Die "PRODUCTS"-Tabelle oder Artikeltabelle besteht entweder aus genau einem Excel-Arbeitsblatt. Sie beinhaltet die Stammdaten der Artikel eines Katalogs (inkl. Mengen und Einheiten), die Produktgruppenstruktur innerhalb eines Katalogs sowie zusätzliche Informationen zur Artikelklassifizierung. Für jeden Artikel wird in der Artikeltabelle genau ein Datensatz angelegt.

7.4.2 Felder

Stammdaten Name Typ (max. Anzahl

Zeichen) Beschreibung Art

SUPPLIER_AID Zeichenkette (50) Eindeutige, einmalige Artikelnummer des Lieferanten Hinweis: Beim Aufbau einer Produktgruppen-struktur mit den Feldern "PG" und "PARENT_ID" wird in dieses Feld statt der Artikelnummer die Produktgruppen-Bezeichnung eingetragen (sie-he Kapitel 7.4.2.3). Hinweis: Eine im Feld SUPPLIER_AID eingetra-gene Produktgruppen-Bezeichnung muss ein-deutig sein. Sie darf nie mit der SUPPLIER_AID eines Artikels übereinstimmen. Es empfiehlt sich daher einen eigenen Nummernkreis (z.B. mit Sonderzeichen) für Produktgruppen-Bezeich-nungen zu verwenden.

M

DESCRIPTION_SHORT Zeichenkette (255) Kurzbeschreibung des Artikels Hinweis: In den Bestellsystemen der veenion GmbH wird in einer Artikelliste zunächst nur der Kurztext angezeigt. Die im Feld "DESCRIPTION _LONG" eingetragene Artikelbeschreibung und weitere Informationen werden bei den Artikel-details angezeigt. Der Kurztext sollte daher den Artikel eindeutig und möglichst aussagefähig beschreiben.

M

DESCRIPTION_LONG Zeichenkette (2000) Ausführliche Beschreibung des Artikels Hinweis: Um die Artikelsuche zu optimieren, soll-ten die wesentlichen Artikelmerkmale nicht nur im Feld "DESCRIPTION_LONG" enthalten sein, sondern zusätzlich dazu in der Detailtabelle (sie-he Kapitel 7.5.2.1). Hinweis: Bei Excel-Dateien wird maximal eine Textlänge von 255 Zeichen unterstützt. Längere Texte werden beim Import abgeschnitten. Tipp: Mit HTML-Bezeichnern lässt sich dieser Text auch formatieren. Dabei ist jedoch auf kor-rekte Verwendung der HTML-Syntax zu achten, da der Text ansonsten im Bestellsystem fehler-haft dargestellt wird.

K

MANUFACTURER_NAME Zeichenkette (50) Name des Herstellers Hinweis: Zur besseren Darstellung empfiehlt es sich die gängige Kurzform zu wählen bspw. kei-ne Rechtsform mit anzugeben.

K



MANUFACTURER_AID Zeichenkette (50) Eindeutige Artikelnummer des Herstellers Hinweis: Die Artikelnummer sollte unverändert vom Hersteller übernommen werden und nicht bspw. vom Lieferanten durch Sonderzeichen er-gänzt werden.

K

EAN Zeichenkette (20) European Article Number oder GTIN K MANUFACTURER_AID Zeichenkette (50) Eindeutige Artikelnummer des Herstellers

Hinweis: Die Artikelnummer sollte unverändert vom Hersteller übernommen werden und nicht bspw. vom Lieferanten durch Sonderzeichen er-gänzt werden.

K

DELIVERY_TIME Zeichenkette (10) Lieferzeit in Arbeitstagen (z.B. "5") Hinweis: Wenn statt einer Ganzzahl ein Text für die Lieferzeit eingetragen wird (z.B. "ca. 3 Wo-chen"), kann dieser Text im Bestellsystem nicht zur automatischen Ermittlung des Liefertermins verwendet werden.

M

KEYWORD Zeichenkette (2000) Suchbegriffe Hinweis: Trennen Sie die Begriffe durch Leerzei-chen oder Komma.

K

MIME_INFO Zeichenkette (255) Dateiname des sogenannten "Hauptbilds" (inkl. Pfadangabe) Hinweis: Gemeint sind hier "echte" Bildformate (z.B. jpg) und keine HTML-Seiten oder pdfs. Das "Hauptbild" ist das Bild, das im Bestellsystem in der Artikelliste angezeigt wird. Darüber hinaus lassen sich einem Artikel weitere Bilder bzw. Datei-Anhänge hinzufügen (siehe Kapitel 7.5.2.2). Hinweis: Wenn mit dem Dateinamen auch ein Pfad eingetragen wird, muss dieser relativ sein und genau der Adresse entsprechen, unter der die Datei bei der Übergabe der Datei-Anhänge (z.B. auf CD-ROM) abgelegt ist. Ausserdem muss hier das eingetragene Hauptbild zusätzlich auch als MIME in FEATURE_MIME angegeben werden.

K



Mengen und Einheiten Einheiten müssen gemäss UNECE-Spezifikation kodiert sein. Es ist als Einheit der 3-stellige common code einzutragen.


Beschreibung Art

QUANTITY_MIN Ganzzahl Menge, die mindestens bestellt werden muss M ORDER_UNIT Zeichenkette (10) UNECE-Einheit, in der bestellt wird. Es ist

gleichzeitig die Einheit auf die sich der Preis bezieht. Beispiel: Einheit "PK" steht für "Pack".

M

QUANTITY_INTERVAL Dezimalzahl Intervall, in welchem bestellt werden muss Beispiel: Mindestbestellmenge = 10; Bestellmen- geintervall = 5 à Mögliche Bestellmengen: 10, 15, 20, 25, ... Vorgabewert: "QUANTITY_MIN"

V

PRICE_QUANTITY Dezimalzahl Menge, auf die sich alle Preise (inkl. Staffelprei-se) in der Preistabelle beziehen

M

CONTENT_UNIT Zeichenkette (10) Kleinste Einheit des Artikels Ebenfalls als UNECE-Einheit anzugeben.

K

NO_CU_PER_OU Dezimalzahl Anzahl CONTENT_UNIT innerhalb der ORDER_UNIT (z.B.: 10)

K

Beispiel:



Produktgruppen Produktgruppen gliedern einen Katalog und erleichtern damit das Auffinden eines gesuchten Artikels. Die Gliederung eines Katalogs kann über mehrere Ebenen vorge-nommen werden. Zur besseren Übersichtlichkeit sollte die Anzahl der Ebenen jedoch nicht mehr als 5 bis 6 betragen.

Die Anzahl der Artikel innerhalb einer Produktgruppe sollte ebenfalls nicht zu hoch sein. Eine gerade noch zu vertretende Anzahl sind 300 Artikel pro Produktgruppe. Um die Übersichtlichkeit für den Anwender zu verbessern, empfiehlt es sich, die Anzahl der Artikel je Gruppe durch zusätzliche Produktuntergruppen zu reduzieren.

Die Definition der Produktgruppenstruktur erfolgt durch eigene Datensätze für die ein-zelnen Produktgruppen.

Gruppenstruktur, Katalogstruktur Die Gruppenstruktur wird im BMEcat 1.2-Standard abgebildet mit GROUP_ID, GROUP_NAME und PARENT_ID. Siehe dazu BMEcat Spezifikation 1.2, Seite 118 Abweichend zum BMECat 1.2 Standard wird im UZH-Excel-97 File mit folgenden Feldangaben gearbeitet: Name Typ (max. Anzahl

Zeichen) Beschreibung Art

SUPPLIER_AID Zeichenkette (32) Interne Bezeichnung der Produktgruppe im Ursprungssystem

IsGroup Ganzzahl (0 oder -1)

Kennzeichnung eines Datensatzes entweder als Artikeldatensatz oder als Produktgruppendaten-satz Produktgruppe: PG = -1 ; Artikel: PG = 0 ; Vor- gabewert: 0 (Artikel)

V

PARENT_ID Zeichenkette (50) Kennzeichnung der Produktgruppe entweder als Haupt-Produktgruppe oder als untergeordnete Produktgruppe Haupt-Produktgruppe (Root): PARENT_ID=0 Untergeordnete Produktgruppe: PARENT_ID=Bezeichnung der nächst-höheren Produktgruppe Hinweis: Die im Feld "SUPPLIER_AID" einge-tragene Produktgruppen-Bezeichnung muss ein-deutig sein. Sie darf nie mit der Artikelnummer eines Artikels übereinstimmen. Es empfiehlt sich daher einen eigenen Nummernkreis (z.B. mit Sonderzeichen) für Produktgruppen-Bezeich-nungen zu verwenden.

M

SHORT_DESCRIPTION Zeichenkette (255) Angezeigter Name der Produktgruppe im Zielsystem



Beim Aufbau der Produktgruppenstruktur mit den Feldern "IsGroup" und "PARENT_ID" muss für jede Produktgruppe ein eigener Datensatz angelegt werden (zusätzlich zu den Artikeldatensätzen). Die Produktgruppenstruktur lässt sich über beliebig viele Ebe-nen aufbauen. Beispiel:

SUPPLIER_AID IsGroup PARENT_ID SHORT_DESCRIPTION 1_HB -1 0 Herrenbekleidung 2_OB -1 1_HB Oberbekleidung 5_HE -1 2_OB Hemden 4711 0 5_HE Hemd Grösse M

Group_Name_1 Zeichenkette (255) Bezeichnung der Haupt-Produktgruppe K Group_Name_2, Group_Name_3, Group_Name_4, ...

Zeichenkette (255) Bezeichnung der Produktgruppe, entsprechend den jeweiligen Ebenen innerhalb der Produkt-gruppenstruktur

K

Klassifizierung Das eProcurement System der UZH unterstützt die Version 5.1 der eCl@ss Es kommt nur ECLASS_Version=ECLASS-5.1 zur Anwendung. Hinweis: Die Syntax bei der Angabe des Codes und der Version muss exakt der in den folgenden Beispielen beschriebenen entsprechen.


Beschreibung Art

ECLASS Zeichenkette (8) eCl@ss-Code der Version 5.1: z.B. 24040300 M ECLASS_Version Zeichenkette (10) Version des verwendeten eCl@ss-Version,

unterstützte Version: 5.1. Beispiel: ECLASS_Version=ECLASS-5.1

M

UNSPSC Zeichenkette (8) Wird von der Universität Zürich nicht unterstützt. Feld muss leer sein.

K

UNSPSC_Version Zeichenkette (10) Wird von der Universität Zürich nicht unterstützt. Feld muss leer sein.

K



7.4.3 Preisdaten Ebenfalls in der Artikeltabelle werden die Preisinformationen mitgeliefert. Hinweis: Bei der Angabe von Preisen ist die Verwendung von Tausenderpunkten nicht zulässig. Zudem kann pro Artikel nur ein Basispreis (Netto) angegeben werden.

7.4.4 Felder Im BMECat-Standard 1.2 wird nur das Feld PRICE_AMOUNT berücksichtigt. Ein weiterer Preis müsste über einen weiteren PRICE_TYPE definiert werden (z.B. net_list, net_customer). Dem Besteller wird nur der net_customer Preis angezeigt. Die unten aufgeführten Feldangaben beziehen sich auf das von der UZH zur Verfügung gestellte Excelfile.


Beschreibung Art

PRICE_AMOUNT Dezimalzahl Netto-Preis, bezogen auf "PRICE_QUANTITY" und "ORDER_UNIT" (Siehe Kapitel 7.4.2.2) Hinweis: Der im Feld "PRICE_AMOUNT" einge-tragene Wert beinhaltet keinerlei Zu- oder Ab-schläge. Hinweis: Die Preisgültigkeit von … bis kann nicht angegeben werden. Daher gelten die Preise solange, bis ein neuer Katalog mit aktualisierten Preisen übertragen wird.

M

LOWER_BOUND_1 Dezimalzahl Menge, ab der ein im Feld "Staffelpreis1" einge-tragener Preis gilt

K

PRICE_AMOUNT_1 Dezimalzahl Staffelpreis, der ab der im Feld "LOWER_BOUND _1" angegebene Menge gilt – bezogen auf "PRICE_QUANTITY" und "ORDER_UNIT". Hinweis: Der Staffelpreis bezieht sich immer auf die "PRICE_QUANTITY" und "ORDER_UNIT" eines Artikels (und nicht auf die "LOWER_BOUND").

K

Beispiel: Staffelmenge1 = 50, Staffelpreis1 = 3,49, Preismenge = 10, Preiseinheit = STK à Preis für 50 STK = 17,45 (5 x 3,49)

LOWER_BOUND_2, LOWER_BOUND_3, LOWER_BOUND_4, LOWER_BOUND_5

Dezimalzahl Siehe "LOWER_BOUND_1" Es können bis zu 5 Staffeln hinterlegt werden. Die Staffelmengen müssen aufsteigend definiert werden, d.h., "LOWER_BOUND_1" < "LOWER_ BOUND_2" < "LOWER_BOUND_3" etc.

K

PRICE_AMOUNT_2, PRICE_AMOUNT_3, PRICE_AMOUNT_4, PRICE_AMOUNT_5

Dezimalzahl Siehe "PRICE_AMOUNT_1" Es können bis zu 5 Staffeln hinterlegt werden. Die Staffelpreise müssen absteigend definiert werden, d.h., "PRICE_AMOUNT_1" > "PRICE_ AMOUNT_2" etc.

K

TAX Dezimalzahl Mehrwertsteuersatz in Prozent Beispiel: Excel-Vorlage: TAX = 7.7 BMEcat 1.2: TAX = 0.077 Vorgabewert: 0.

M



Kundenspezifische Felder


Beschreibung Art

BUYER_AID Zeichenkette (50) Eindeutige Materialnummer des Kunden K ERP_GROUP_BUYER Zeichenkette (18) Materialgruppe (Warengruppe) des Kunden, z.B.

SAP-Warengruppe K

7.5 "Feature_MIME"-Tabelle

7.5.1 Inhalt Zu einer Artikeltabelle gibt es immer nur eine "Feature_MIME"-Tabelle oder Detailta-belle. Sie beinhaltet beliebig viele unterschiedliche Artikeldetails (z.B. Merkmale, Ar-tikelstati, Artikelreferenzen oder Datei-Anhänge). Die Artikeldetails unterscheiden sich in ihrer Art zum Teil wesentlich voneinander. So müssen z.B. für das Artikeldetail "Farbe" andere Werte angegeben werden als für einen Datei-Anhang zum Artikel. Die Felder für die einzelnen Datei-Arten sind daher auch unterschiedlich definiert.

7.5.2 Felder

Artikelmerkmale (Detail-Art "FEATURES")


Beschreibung Art

SUPPLIER_AID Zeichenkette (50) Eindeutige Artikelnummer des Lieferanten M Type Zeichenkette (255) Art des Detaileintrages. Vorgabe "FEATURES" M FNAME Zeichenkette (255) Bezeichnung des Artikelmerkmals (z.B. Länge) M FVALUE Zeichenkette (255) Wert des Artikelmerkmals (z.B. 500) M FUNIT Zeichenkette (10) Einheit des Artikelmerkmals (z.B. mm). Die Ein-

heit gemäss UNECE-Spezifikation kodiert. M

REFERENCE_FEATURE_ SYSTEM_NAME

Zeichenkette (50) Name des verwendeten Klassifizierungssystems Angabe zwingend in der Form ECLASS-5.1

M

REFERENCE_FEATURE_ GROUP_ID

Zeichenkette (50) Klassifizierungscode gemäss verwendetem Klassifizierungssystem

M

Datei-Anhänge (Detail-Art "MIME") Jedem Artikel kann eine unbegrenzte Anzahl an Datei-Anhängen hinzugefügt werden. Unterstützt werden dabei alle gängigen Dateiformate/MIME-Typen, die sich mit einem Internet-Browser darstellen lassen. Hinweis: Werden einem Artikel mehrere Datei-Anhänge hinzugefügt, so kann eine der Bild-Dateien als so genanntes "Hauptbild" definiert werden. Diese Datei ist dann zu-sätzlich auch in der Tabelle "Products" – Feld "MIME_INFO" (siehe Kapitel 7.4.2.1) anzugeben. Diese Datei wird dann im Bestellsystem bereits in der Artikelliste ange-zeigt, die übrigen Dateien dagegen erst in der Detailbeschreibung zum Artikel.




Beschreibung Art

SUPPLIER_AID Zeichenkette (50) Eindeutige Artikelnummer des Lieferanten M Type Zeichenkette (255) Art des Detaileintrages. Vorgabe "MIME" M MIME_TYPE Zeichenkette (50) Art des MIME Eintrags. Erlaubte Werte sind:

"image/jpeg" ; "image/gif" ; "URL" ; "application /pdf" ; "text/HTML" ; "text/plain"

M

MIME_SOURCE Zeichenkette (255) Relativer Pfad und Dateiname des MIME. Für URL steht hier die vollständige URL-Adresse. Hinweis: Wenn mit dem Dateinamen auch ein Pfad eingetragen wird, muss dieser relativ sein und genau der Adresse entsprechen, unter der das Bild bei der Bilderübergabe (z.B. auf CD-ROM) abgelegt ist.

M

MIME_PURPOSE Zeichenkette (50) Angaben zum Verwendungszweck des MIME Erlaubte Werte sind: "normal" ; "thumbnail": kleines Bild ; "detail": Vergrösserte Detailansicht ; "data_sheet": Da-tenblatt ; "logo" ; "others": alle anderen Verwen-dungszwecke

M

MIME_ORDER Ganzzahl Reihenfolge, in der die Datei-Anhänge im Be-stellsystem angezeigt werden

K

MIME_DESCR Zeichenkette (255) Weitere Beschreibungen zum MIME Eintrag K MIME_ALT Zeichenkette (255) Alternativtext, falls das MIME nicht angezeigt

werden kann K

Wenn das so genannte Hauptbild (Tabelle "PRODUCTS" Feld MIME_INFO) nicht an-gegeben wurde, wird es nach folgender Logik angelegt:

• wenn ein Bild mit MIME_PURPOSE "normal" vom Typ "image/gif" oder "image/jpeg" enthalten ist, wird dieses als Hauptbild eingetragen. • wenn ein Bild mit MIME_PURPOSE "detail" vom Typ "image/gif" oder "image/jpeg" enthalten ist, wird dieses als Hauptbild eingetragen. • wenn ein Bild mit MIME_PURPOSE "thumbnail" vom Typ "image/gif" oder "image/jpeg" enthalten ist, wird dieses als Hauptbild eingetragen. • wenn ein Bild einem anderen MIME_PURPOSE als oben behandelt vom Typ "image/gif" oder "image/jpeg" enthalten ist, wird dieses als Hauptbild eingetragen.

Die Grösse von Bild-Dateien sollte möglichst 100 KB nicht überschreiten, eine Auflö-sung von 72 dpi ist für die Darstellung am Bildschirm ausreichend.



Artikelvarianten (Detail-Art "VARIANTS") Sie haben die Möglichkeit Ihren Katalog als Konfigurator aufzubauen. Untenstehende Angaben gelten wiederum nur für das von der UZH zur Verfügung gestellte Excel-File. Dieser Punkt wird von BME-Cat 1.2 nicht unterstützt.


Beschreibung Art

SUPPLIER_AID Zeichenkette (50) Eindeutige Artikelnummer des Lieferanten M Type Zeichenkette (255) Art des Detaileintrages. Vorgabe "VARIANTS" M FNAME Zeichenkette (255) Bezeichnung des Artikelmerkmals (z.B. Länge) M FVALUE Zeichenkette (255) Wert des Artikelmerkmals (z.B. 500) M FUNIT Zeichenkette (10) Einheit des Artikelmerkmals (z.B. mm). Die Ein-

heit gemäss UNECE-Spezifikation kodiert. K

REFERENCE_FEATURE_ SYSTEM_NAME

Zeichenkette (50) Name des verwendeten Klassifizierungssystems Angabe zwingend in der Form ECLASS-5.1

K

REFERENCE_FEATURE_ GROUP_ID

Zeichenkette (50) Klassifizierungscode gemäss verwendetem Klassifizierungssystem

K

SUPPLIER_AID_ SUPPLEMENT

Zeichenkette (10) Geben Sie hier die Erweiterung der Bestellarti-kelnummer an, wenn diese Auswahl getroffen wurde. Hinweis: Ist dieses Feld leer, wird keine Erwei-terung der Bestellartikelnummer vorgenommen. Dies kann eventuell dazu führen, dass die getä-tigte Konfiguration nicht mehr beim Lieferanten ermittelbar ist.

K

VARIANT ORDER Ganzzahl Legt die Reihenfolge dieser Ausprägung unter allen anderen Ausprägungen fest

M

VARIANT VALUEORDER Ganzzahl Legt die Reihenfolge der Werte innerhalb einer Ausprägung fest

K

VARIANTTYPE Zeichenkette (10) Erlaubte Werte "SELECT" und "EDIT". Legen Sie fest, ob eine Auswahlbox ("SELECT") oder eine Freitexteingabe ("EDIT") möglich ist.

M

VARIANT MANDATORY FIELD

Ganzzahl (0 oder -1)

Kennzeichnung, ob die Auswahl zwingend vor-zunehmen ist

M

VARIANT NETPRICE Dezimalzahl Preisauf- oder abschlag, falls diese Ausprägung ausgewählt wird. Wenn kein Preisauf- oder ab-schlag vorgesehen ist, bitte 0 eintragen

M

VARIANT PRICE QUANTITY Dezimalzahl Menge auf die sich der Preisauf- oder abschlag bezieht.

K



VARIANT PRICEUNIT Zeichenkette (10) Preiseinheit auf die sich der Preisauf- oder ab-schlag bezieht. Diese Einheit sollte vorzugswei-se in UNECE-Einheiten angegeben werden. Beispiel: "C62" für "Stück"

K

VARIANTMIME Zeichenkette (255) Verweis zu einer MIME Datei, die diese Ausprä-gung darstellt.

K

VARIANT EXCLUSIONS Zeichenkette (2000) In Hochkommata anzugebende Ausschlussbe-ziehungen die voneinander durch Kommas se-pariert werden. Hinweis: Sie können den Text zur Kennzeich-nung von 2 oder auch mehr Ausprägungen die zueinander inkompatibel sind frei wählen. Beispiel: Ausprägung "Farbe=blau" beinhaltet in diesem Feld den Wert ’a’ und die Ausprägung "Form=rund" beinhaltet ebenfalls in diesem Feld den Wert ’a’. Das bedeutet, dass "Farbe=blau" und "Form=rund" nicht zusammen ausgewählt werden können. Der Text ’a’ ist frei gewählt muss natürlich an den Positionen "Farbe=blau" und "Form=rund" identisch geschrieben sein. Sollten weitere Ausschlussbeziehungen bei ei-nes dieser Ausprägungen bestehen, so werden diese durch Komma getrennt mit angegeben: "’a’, ’b’"

K

VARIANT TYPE OF ADDITIONAL TEXT

Ganzzahl (0, -1, -2 oder -3)

Standardwert: 0 = Keine weitere Freitextfelder -1 = Einblenden eines Zusatzfeldes zur Abfrage einer Längeeingabe. -2 = Zusatzinfo. Einblenden eines zusätzlichen Freitextfeldes. -3 = Diese Ausprägung wird als separate Posi- tion im Cart betrachtet.

K

VARIANT LINK ADDITIONAL TEXT

Zeichenkette (2000) Bei der Ausprägung, die die Preisinformation (Hauptsatz) enthält, ist hier in Hochkommas das FNAME der Ausprägung (Nebensatz) die eine Längeneingabe erfordert.

K

Beispiel: Hauptsatz: FNAME = Werkstoff = Stahl mit 5CHF/100 mm oder Hauptsatz: FNAME = Werkstoff = Plastik mit 1CHF/100 mm Der tatsächliche Preis hängt neben dem Werk-stoff auch von der gewählten und einzugeben-den Länge der Stücke ab. Daher erfordert der Nebensatz mit FNAME=Länge im Feld VAR IANTTYPEOFADDITIONALTEXT=-1. Damit wird ein Freitextfeld eingeblendet. Am Hauptsatz steht im Feld VARIANTLINKADDITIONALTEXT der Wert "Länge". Weitere Angaben müssen kommasepariert erfolgen.



VARIANT RANGE MIN Dezimalzahl Im Falle von Längeneingaben kleinster erlaubter Wert

K

VARIANT RANGE MAX Dezimalzahl Im Falle von Längeneingaben grösster erlaubter Wert

K

VARIANT ADDITIONAL DELIVERY TIME

Dezimalzahl Angabe in Tagen, die auf die allgemeine Lie-ferzeit hinzugefügt oder abgezogen werden sollen, wenn diese Ausprägung gewählt wurde.

K

VARIANT ADDITIONAL DELIVERY TIME UPPER BOUND

Ganzzahl Angabe der Anzahl der höchstmöglichen Bestell-menge dieses konfigurierten Artikels die inner-halb einer genannten Lieferzeit garantiert wer-den kann. Der Wert für diese Lieferzeit des kon-figurierten Artikels ergibt sich aus dem kleinsten Wert der Teilwerte die bei jeder Ausprägung in diesem Feld stehen.

K

Artikelstatus (Detail-Art "STATUS") Diese besonderen Merkmale kennzeichnen jeden Artikel hinsichtlich Zugehörigkeit zu einem Kernsortiment als neuen Artikel, etc.


Beschreibung Art

SUPPLIER_AID Zeichenkette (50) Eindeutige Artikelnummer des Lieferanten M Type Zeichenkette (255) Art des Detaileintrages. Vorgabe "STATUS" M ARTICLE STATUS TYPE Zeichenkette (50) Erlaubte Werte sind:

Bargain = Sonderangebotsartikel core_article = Kernsortiment New = Neuware new_article = Neu im Katalog old_article = Nicht mehr verfügbar (Anzeige zu Informationszwecken) Refurbished = Überarbeitete Version des Artikels Used = Gebrauchter Artikel Others = Alles Andere

M

Artikelreferenzen (Detail-Art "REFERENCE") Abschliessend können Querverweise zu anderen Artikeln in diesem Katalog gemacht werden. So können Stücklisten oder Ersatzteile zu einem Artikel angegeben werden. Abweichend dazu wird die ARTICLE REFERENCE AID im BMECat Standard 1.2 mit ART_ID_TO bezeichnet Untenstehende Angaben gelten wiederum nur für das von der UZH zur Verfügung gestellte Excel-File.




Beschreibung Art

SUPPLIER_AID Zeichenkette (50) Eindeutige Artikelnummer des Lieferanten. M Type Zeichenkette (255) Art des Detaileintrages. Vorgabe "REFERENCE" M ARTICLE REFERENCE AID Zeichenkette (50) SUPPLIER_AID des referenzierten Artikels M ARTICLE REFERENCE TYPE Zeichenkette (50) Erlaubte Werte sind:

Accessories = Zubehör zum Hauptartikel consists_of = Bestandteile des Artikels (Das Feld ARTICLEREFERENCE QUANTITY unbedingt angeben) diff_orderunit = Abweichende Verpackungsein- heit Mandatory = Alle so gekennzeichneten Zu- satzartikel müssen mitbestellt werden. Select = Mindestens eines der so gekennzeichneten Zusatzartikel muss mitbestellt werden. Similar = Ähnlicher Artikel Sparepart = Ersatzteil Others = Alles Andere

M

ARTICLE REFERENCE QUANTITY

Ganzzahl Anzahl des referenzierten Artikels die zu diesem Hauptartikel gehören (Wichtig bei Stücklisten)

K

Weitere Artikelmerkmale Die nachfolgend aufgeführten Artikelmerkmale werden ebenfalls von den Bestellsyste-men der veenion GmbH unterstützt. Zwar sind diese Merkmale derzeit noch nicht auto-matisch importierbar, der Import kann jedoch auf Nachfrage durch Mitarbeiter der veenion GmbH vorgenommen werden. Allfällige Kosten werden über die UZH verrechnet.

Kennzeichnung von Gefahrgütern: Artikel, für deren Einsatz und Transport besondere Vorschriften einzuhalten sind, können als Gefahrgüter gekennzeichnet werden.

Keywords: Zu jedem Artikel kann eine Liste von Suchbegriffen definiert werden, um die Artikelsuche im Bestellsystem zu optimieren. Derzeit können Sie diese Schlagwörter mit Leerzeichen oder Kommasepariert in die Tabelle "PRODUCTS" in das Feld KEYWORD eintragen.

7.6 Besonderheiten

7.6.1 Dateiformate

BMEcat 1.2 Bevorzugtes Format für einen statischen Katalog.

Excel-Dateien Importiert werden können Excel-Dateien in der Version 97, ausschliesslich auf der Basis der Excelvorlage des Staging-Portals. Diese Vorlage erhalten Sie von MUL/UZH.

Access-Dateien / sonstige Formate Diese Datei-Typen können nicht berücksichtigt werden.



7.6.2 Datei-Anhänge Importiert werden können alle gängigen Dateiformate/MIME-Typen, die sich mit einem Internet-Browser (z.B. Internet Explorer) darstellen lassen. Um die Zuordnung des Datei-Anhangs zum Artikel zu erleichtern, empfiehlt es sich, die Artikelnummer im Dateinamen aufzuführen.

Die Grösse von Bild-Dateien sollte möglichst 100 KB nicht überschreiten, eine Auflö-sung von 72 dpi ist für die Darstellung am Bildschirm ausreichend.

Üblicherweise werden alle Datei-Anhänge zu einem Katalog in einem Arbeitsschritt im-portiert. Um die Performance im Bestellsystem zu optimieren, empfiehlt es sich, nicht alle Datei-Anhänge im selben Verzeichnis, sondern entsprechend ihrer Verwendung in unterschiedlichen Verzeichnissen abzulegen (z.B. analog zur Gruppenstruktur des Ka-talogs).

Hinweis: Pfadangaben und Namen der Datei-Anhänge müssen exakt mit den Angaben in der Artikeltabelle (Feld "Bild") und in der Detailtabelle (Feld "Dateiname") überein-stimmen.

7.7 Gefahrstoffkennzeichnung im Katalog (BMEcat 1.2) Achtung! Bei Chemikalien und Gefahrstoffen beachten Sie bitte diesen Abschnitt und lesen sie ihn aufmerksam durch! Die Angaben müssen zwingend geliefert werden.

7.7.1 Wie muss was gekennzeichnet werden?

Gefahrstoffe müssen in den Katalogen gekennzeichnet werden inkl. Einstufung gemäß Verordnung (EG) Nr. 1272/2008

7.7.2 GHS Kennzeichnung

Die GHS Kennzeichnung erfolgt im BMEcat im Element „SPECIAL_TREATMENT_CLASS“ (Sonderbehandlungsklasse) mit dem Type „GHS“ im Bereich ARTICLE_DETAILS. Die zugehörigen Piktogramme werden von der Anwendung automatisch angezeigt. Es müssen alle GHS Kennzeichnungen (H- und P-Sätze) sowie EUH-Sätze (besondere Gefährdungen), angegeben werden. Die H-Sätze (Hazard Statements) beschreiben Gefährdungen, die von den chemischen Stoffen oder Zubereitungen ausgehen; die P-Sätze (Precautionary Statements) geben Sicherheitshinweise im Umgang damit. Die H- und P-Sätze haben in der GHS-Kennzeichnung eine analoge Aufgabe wie die bei der EU-Kennzeichnung verwendeten R- und S-Sätze.

<SPECIAL_TREATMENT_CLASS type=”GHS”>GHS02,GHS07</SPECIAL_TREATMENT_CLASS>



7.7.3 Umsetzung für Gefahrenhinweise (H- und P-Sätze)

Die Gefahrenhinweise der Gefahrstoffe müssen als Feature hinterlegt werden. (im Bereich ARTICLE_FEATURES)

<FEATURE> <FNAME>H-Sätze</FNAME> <FVALUE>H315,H319,H335</FVALUE> </FEATURE> <FEATURE> <FNAME>P-Sätze</FNAME> <FVALUE>P261,P305,P351,P338</FVALUE> </FEATURE>

7.7.4 Hinterlegung des Sicherheitsdatenblatt

Sicherheitsdatenblätter müssen im BMEcat wie folgt angegeben werden. In der MIME_SOURCE muss der korrekte Pfad und Dateiname (absolut oder relativ) angegeben werden.

<MIME> <MIME_TYPE>application/pdf</MIME_TYPE> <MIME_SOURCE>sicherheitsdatenblatt.pdf</MIME_SOURCE> <MIME_DESCR>Sicherheitsdatenblatt</MIME_DESCR> <MIME_PURPOSE>safety_data_sheet</MIME_PURPOSE> </MIME>

7.7.5 Hinterlegung der CAS Nummer bei Chemikalien

Für Chemikalien und alle Produkte die eine CAS Nummer haben muss diese in den Features angegeben werden.

<FEATURE> <FNAME>CAS</FNAME> <FVALUE>1234567-12-12</FVALUE> </FEATURE>



7.7.6 Verantwortlichkeit für Rechtmäßigkeit des Inhalts Für die tatsächliche und rechtliche Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben, Abbildungen, Produktbeschreibungen und sonstigen Inhalte in dem überlassenen Katalog ist der Lieferant verantwortlich.

7.8 Anforderung Gefahrstoffkennzeichnung bei OCI-Anbindung NEW_ITEM-CUST_FIELD2=140-92-1 CAS-Nummer NEW_ITEM-CUST_FIELD3=GHS06,GHS05,GHS09 GHS Kodierung NEW_ITEM-CUST_FIELD4=H302,H315,H335 H-Sätze NEW_ITEM-CUST_FIELD5=P261,P305,P338 P-Sätze



8 Vorlagen Import-Dateien

Wenn Sie den Katalog in Form des Excel-97 Templates erstellen, können Sie die Datei 006_Lieferanten_MusterKat.xls bei der UZH anfordern. Sie sind mit Muster-Katalogdaten gefüllt und können als Grundlage für die Erstellung von Artikel-, Preis- und Detailtabellen verwendet werden.

8.1 "PRODUCTS"-Tabelle Die Anlage enthält das Arbeitsblatt Products. Bei der Definition der Produktgrup-penstruktur wurden eigene Datensätze für die einzelnen Produktgruppen angelegt (siehe Kapitel 7.4.2.3).

8.2 "HEADER"-Tabelle Die Anlage enthält das Arbeitsblatt Header.

8.3 "Feature_MIME"-Tabelle Die Anlage enthält das Arbeitsblatt Feature_MIME. Die Belegung der Feldinhalte in der Detailtabelle gilt für Artikeldetails der Detailart "FEATURES", "MIME", "VARIANTS", "STATUS" und "REFERENCE". Für den Import anderer Detailarten muss sie individuell angepasst werden.

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Lieferantenleitfaden UZH V26d0240b8-134b-4fab-8f8b-b... · 2018. 1. 26. · Datei-Anhänge (DetailArt "MIME") 31 Artikelvarianten (Detail-Art "VARIANTS") 33 Artikelstatus (Detail-Art