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LINEE GUIDALINEE GUIDAper la redazione delper la redazione del

RENDICONTO CONDOMINIALERENDICONTO CONDOMINIALE

Presidente Commissione Real EstateOrdine Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili di Napoli

a cura di

Paolo Carrino

ANACIAssociazione Nazionale

Amministratori Condominiali e Immobliari

Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabilidel Tribunale di Napoli

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Premesse

� mancano riferimenti normativi precisisul metodo di rilevazione delle operazioni contabili e tanto meno sul metodo di rendicontazione delle stesse

� semplice obbligo di rendicontazionel’art.1130 c.c. ultimo cv si limita a prescrivere un semplice obbligo di “rendicontazione” a fine anno da parte dell’amministratore, da sottoporre ad approvazione assembleare (art.1135 co.3).

� CONSEGUENZA: anarchia di comportamento (benchè lecita)

� SOLUZIONE POSSIBILE : applicazione analogica

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Applicazione analogicaNorma

Art.12 disp.legge in generale (Interpretazione della legge)

Comma 1 “Nell'applicare la legge non si può ad essa attribuire altro senso che quello fatto palese dal significato proprio delle parole secondo la connessione di esse, e dalla intenzione del legislatore.”

Comma 2 “Se una controversia non può essere decisa con una precisa disposizione, si ha riguardo alle disposizioni che regolano casi simili o materie analoghe ; se il caso rimane ancora dubbio, si decide secondo i principi generali dell'ordinamento giuridico dello Stato.”

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Applicazione analogicaPrincipio (ratio )

� L’analogia è un procedimento logico di carattere interpretativo , utilizzato nel diritto per ricavare una regola di giudizio al caso che non appaia espressamente disciplinato dalla legge, tramite l’applicazione della norma prevista per un caso che appaia simile per ratio (analogia legis)

� Premessa necessaria al ricorso all’analogia legis è il riscontro di una medesima giustificazione economico-giuridica (o ratio ) a fondamento nei due casi: quello contemplato e quello non contemplato dalla legge.

� È ciò che, già nel Digesto, si esprimeva attraverso il brocardo latino "ubi eadem legis ratio, ibi eadem legis dispositio "

(Trad. "ove ricorre la medesima ratio legis, lì deve ricorrere la medesima disposizione").

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Dovere di rendiconto (condominio)ratio legis

� Art.1130 ultimo cv c.c. “Egli, alla fine di ciascun anno, deve rendere il conto della sua gestione”

� Art.1129 3 c.c. “Può altresì essere revocato ....... se per due anni non ha reso il conto

della sua gestione, ovvero se vi sono fondati sospetti di irregolarità”

Effetti normativi → Diritto di controllo

Ratio → Esigenza di tutela dell’amministratorispetto ai poteri/doveri dell’amministratore

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Applicazione analogicaDovere di rendiconto

� Art.1130 ultimo cv c.c. (condominio)“Egli, alla fine di ciascun anno, deve rendere il conto della sua gestione”

� Art.2423 1 c.c. (società)“Gli amministratori devono redigere il bilancio di esercizio”

OSSERVAZIONI

1) stesso principio art.1713 (obbligo di rendiconto nel mandato)

2) bilancio e rendiconto sono sinonimi

3) il bilancio è un rendiconto

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Applicazione analogicaDiritto di controllo

� Art.2476 2 c.c. (società)“I soci che non partecipano all'amministrazione hanno diritto di avere dagli amministratori notizie sullo svolgimento degli affari sociali e di consultare, anche tramite professionisti di loro fiducia, i libri sociali ed i documenti relativi all'amministrazione.”

� Giurisprudenza consolidata (condominio)“... ciascun comproprietario ha la facolta' di richiedere e di ottenere dall'amministratore del condominio l'esibizione dei documenti contabili in qualsiasi tempo e senza l'onere di specificare le ragioni della richiesta” Cassazione civile sez. II, 26 agosto 1998, n. 8460

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Applicazione analogicaconseguenze in caso di violazione (sanzione)

� Art.1129 3 c.c. (condominio)“Può altresì essere revocato ....... se per due anni non ha reso il conto della sua gestione, ovvero se vi sono fondati sospetti di irregolarità”

� Art.2476 3 c.c. (società)“L'azione di responsabilità contro gli amministratori è promossa da ciascun socio, il quale può altresì chiedere, in caso di gravi irregolarità nella gestione della società, che sia adottato provvedimento cautelare di revoca degli amministratori medesimi.”

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Elementi comuni (CONDOMINIO-SOCIETA’)conclusioni

� Dovere di rendere conto

� Esigenza di tutela dell’amministrato

� Diritto di controllo

� Sanzioni per l’amministratore

� opportuna l’adozione di simili principi di rendicontazione

elementi comuni

� necessità di adozione di medesimi principi contabili di base

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Principio contabile n.1Chiarezza (prima parte dell’art.2423 2 c.c.)

� Chiarezza = Esporre con semplicità le voci che compongono il rendiconto, sia singolarmente che nell’insieme

nell’interesse della collettività condominiale (anche a beneficio dello stesso amministratore) si rende necessario, fissare una struttura uniforme di impostazione contabile e rappresentazione del documento riassuntivo dell’esercizio che deve:

1) osservare le comuni regole di tecnica contabile

2) consentirne la comprensione anche a coloro che non sono dotati di adeguate conoscenze di tecnica contabile

3) adattabile ad ogni dimensione gestionale

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Principio contabile n.2Rappresentazione veritiera e corretta (seconda parte dell’art.2423 2 c.c.)

� Rappresentazione veritiera e corretta = Riportare con puntuale “esattezza” la situazione patrimoniale e finanziaria del Condominio

l’amministratore dovrebbe dotarsi di un minimo di conoscenze sul piano tecnico-contabile affinché in tutte le fasi di scritturazione si abbia la possibilità di:

1) riscontro in ogni momento

2) corretta riepilogazione nel rendiconto

3) certezza (nel tempo e nell’importo) dei valori indicati

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Principio contabile n.3Competenza economica(art.2423bis 1 n.3 c.c.)

� Competenza = Riportare tutte le entrate e le spese di competenza dell’anno indipendentemente dalla loro manifestazione finanziaria, ossia indipendentemente dalla data dell'incasso o del pagamento

� Giurisprudenza : orientata al principio di cassa, ma si contraddice (vedi slide successiva) ed elude il problema limitandosi a richiedere che il rendiconto sia intellegibile e redatto nel rispetto dei principi contabili, in materia di bilancio

Perchè adottare il principio di competenza :� è più facile e preciso controllare l’operato dell’amministratore� si ha una situazione condominiale, sì più articolata e complessa, ma

anche più precisa e analitica.� consente di avere una visione precisa dei costi nonché poter

valutare variazioni in aumento o risparmi tra una gestione e l’altra.� si evita altresì di scaricare sui nuovi condòmini o inquilini eventuali

spese di non loro competenza.

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Principi contabili: Giurisprudenzaesame di una sentenza significativa

“L'amministratore di condominio, nella tenuta della contabilità e nella redazione del bilancio , non èobbligato al rispetto rigoroso delle regole formali vigenti per le imprese, essendo sufficiente che egli si attenga, nella tenuta della contabilità, a principi di ordine e di correttezza e che, nel redigere il bilancio , appronti un documento chiaro e intelligibile , con correttaappostazione delle voci dell'attivo e del passivo, che siano corrispondenti e congrue rispetto alla documentazione relativa alle entrate e alle uscite.”

(Cassazione civile Sentenza 28/04/2005, n. 8877)

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Metodi di rilevazione contabileLa partita semplice

VANTAGGIVANTAGGI

� Non richiede particolari conoscenze di tecnica contabile(semplicità di annotazione)

� Un solo registro contabile(libro cassa)

� Limitato numero di rilevazioni(solo quelle finanziariamente rilevanti)

INCONVENIENTIINCONVENIENTI

� Assenza di collegamento tra una voce e l’altra(nessuna possibilità di controllo incrociato)

� Inaffidabile nei conteggi (nessuna possibilità di quadratura)

� Inadeguato alla rendicontazione(non consente una visione sempre aggiornata della situazione economica e patrimoniale)

Prevede l’annotazione del singolo evento finanziari o in una lista composta da una serie di voci (praticamente una rub rica) sotto le quali viene annotata di volta in volta la nuova ope razione.

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Metodi di rilevazione contabileLa partita doppia

VANTAGGIVANTAGGI

� Affidabilità(perfetta quadratura)

� Possibilità di riscontro(controllo e autocontrollo)

� Corretta rendicontazione (riepilogazione dei valori contabilizzati)

INCONVENIENTIINCONVENIENTI

� Richiede conoscenze di ragioneria(necessaria formazione prof.le)

� Richiede l’ausilio di un software (registrazioni complesse e numerose)

Prevede l’annotazione della singola operazione simu ltaneamente in conti diversi e in opposte sezioni (dare/avere), per importi complessivamente uguali.

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il Conto Consuntivo

� si è scelto di applicare il principio di competenza , ovvero di riportare tutte le entrate e le spese di competenza dell’anno indipendentemente dalla loro manifestazione finanziaria

� verrà pertanto determinato per differenza l’effettivo conguaglio , intendendosi per tale la differenza fra quanto prev entivato e quanto effettivamente speso , nel mentre eventuali morosità, correnti o pregresse, saranno esposte in un separato prospetto

� si è pensato di affiancare alla colonna delle spese consuntivate, per ciascuna categoria di costo, una colonna con le spese stimate apreventivo , allo scopo di evidenziare immediatamente non solo l’entità del conguaglio ma soprattutto le voci di spesa che lo hanno generato.

� sono incluse le spese impreviste (straordinarie) di importi non rilevanti e tali da non richiedere un separato riparto; diversamente le spese straordinarie di importo rilevante (oggetto di apposita delibera o ratifica, con emissione di quote straordinarie), saranno oggetto di separata rendicontazione a schema libero i cui risultati confluiranno anch’essi nello stato patrimoniale e nel rendiconto finanziario.

Si riporta lo schema di Conto Consuntivo da seguire >>>

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17TOTALE GENERALE

(*) spese senza separata imputazione da ripartire secondo legge.

TOTALE IMPREVISTE

Spese ..........................2

Spese ..........................1

%Conguaglio (A-B) Preventivo (B) Consuntivo (A) IMPREVISTE (*)

TOTALE ALTRE

Postali individuali3

Manutenzioni e riparazioni citofoni2

Riparazioni pluviali e fecali1

%Conguaglio (A-B) Preventivo (B) Consuntivo (A) ALTRE (da ripartire con criteri diversi)

a seguire le altre tabelle............................

TOTALE TABELLA B

....................................4

Accantonamento per t.f.r.3

Oneri fiscali e previdenziali2

Stipendio portiere e sostituto1

%Conguaglio (A-B) Preventivo (B) Consuntivo (A) TABELLA B - Portierato

TOTALE TABELLA A

....................................5

Manutenzioni e riparazioni4

Cancelleria/postali3

Compenso amministratore2

Assicurazione fabbricato1

%Conguaglio (A-B) Preventivo (B) Consuntivo (A) TABELLA A - Generale

Elaborato n.1 di 5 CONTO CONSUNTIVO ANNO 20....

RENDICONTO CONSUNTIVO ANNO 20.....

AMMINISTRAZIONE CONDOMINIO VIA ..............................

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lo Stato Patrimoniale

� I valori da riportare nel prospetto sono quelli risultanti esattamente al termine del periodo oggetto di rendiconto; ciò evidentemente allo scopo di rispettare il principio di certezza dei valori iscritti in modo da poter avere evidenza della effettiva consistenza di cassa, facilitando allo stesso tempo il compito di quadratura dell’amministratore, anche nel collegamento con i rendiconti successivi.

� Stesso principio vale per gli incassi delle quote condominiali: ènecessario considerare credito anche una quota incassata successivamente alla chiusura del periodo amministrativo ancorchéprima della presentazione del rendiconto, diversamente da quantospesso accade nella prassi.....

� Si consiglia, per esigenze soprattutto di carattere fiscale, di considerare il periodo amministrativo coincidente con l’anno solare .

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lo Stato Patrimoniale

� ATTIVO: oltre alla esistenza di cassa e di banca , devono essere dettagliatamente riportati tutti i crediti , distinguendo quelli sorti durante l’anno da quelli relativi agli anni pregressi, suddividendoli in base all’origine. Inoltre vanno evidenziati quelli oggetto di contenzioso, quelli per quote straordinarie, gli eventuali acconti a fornitori e acconti di spese legali a fronte di contenziosi non ancora definiti.

� PASSIVO: nei debiti vanno evidenziati quelli relativi a conguagli , quelli relativi a fornitori non pagati durante l’anno, quelli sorti in anni pregressi (motivando nelle note le ragioni del mancato pagamento), i depositi cauzionali , i debiti tributari/previdenzialied infine i fondi a qualsiasi titolo costituiti indicando la loro specifica destinazione e riferendo nelle note la fonte istitutiva dello stesso. Per il Fondo TFR è opportuno specificare se a copertura ci sia un accantonamento reale a mezzo polizza o libretto bancario.

Si riporta lo schema di Stato Patrimoniale da seguire >>>

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20(9) conguaglio gestione corrente a credito dei condomini (= debito per il Condominio)

(8) conguaglio gestione corrente a debito dei condomini (= credito per il Condominio)

(7) specificare destinazione (es. liquidità di cassa, spese straordinarie, etc.) e riferimento delibera istitutiva

(6) al netto degli (eventuali) anticipi corrisposti - specificare se c'è accantonamento reale (es.libretto, assicurazione)

(5) trattasi degli introiti da locazione immobili proprietà comune su cui deliberare la destinazione o riparto

(4) trattasi dei costi consuntivati da pagare al 31/12 - specificare eventuali importi riferiti ad anni pregressi

(3) specificare il fornitore e il titolo della spesa

(2) specificare inquilino, periodo e motivazioni del mancato incasso

(1) specificare per quale vertenza

NOTE

TOTALE A PAREGGIOTOTALE A PAREGGIO

Conguaglio anno corrente (9)Conguaglio anno corrente (8)

TOTALE PASSIVITA'TOTALE ATTIVITA'

....................................................

....................................................

..........................Liquidità in cassa

Fondo cassa (7)Liquidità su c/c bancario/postale

Fondo T.F.R. dipendenti (6)Fornitori c/anticipi (3)

Deposito cauzionale fornitoriFitti attivi da incassare (2)

Deposito cauzionale fitti attiviAcconti vertenze legali (1)

Fitti attivi da ripartire (5)Crediti in contenzioso (1)

Debiti per conguagli anni pregressiCrediti per quote straordinarie

Debiti previdenzialiCrediti per conguagli anni pregressi

Debiti tributariCrediti per quote ordinarie anni pregressi

Debiti v/fornitori (4)Crediti per quote ordinarie dell'anno

IMPORTI DESCRIZIONEIMPORTI DESCRIZIONE

PASSIVITA' ATTIVITA'

Elaborato n.2 di 5 STATO PATRIMONIALE AL 31/12/20....

RENDICONTO CONSUNTIVO ANNO 20.....

AMMINISTRAZIONE CONDOMINIO VIA ................................

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la Situazione di Cassa

� Viene ricostruita tutta la movimentazione effettiva della “cassa”condominiale, vengono cioè riportati tutti gli incassi e gli esborsi effettivamente operati durante l’anno, raggruppati per tipologia di movimentazione avendo in tal modo una perfetta coincidenza dei movimenti e dei saldi di c/c con le registrazioni di contabilità.

� Voci e importi dovranno trovare riscontro puntuale nel Conto Consuntivo e nello Stato Patrimoniale così da determinare la quadratura completa delle scritture contabili.

� Rappresenta dunque un importante documento di controllo .

Si riporta lo schema di Situazione di cassa da seguire >>>

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22(5) .......................................................

(4) .......................................................

(3) .......................................................

(2) .......................................................

(1) di cui ................................ in cassa

(1) di cui ................................ su c/c postale

(1) di cui ................................ su c/c bancario

NOTE

TOTALE A PAREGGIOTOTALE ENTRATE

Liquidità al 31/12/20...... (1)

TOTALE USCITE

....................................................

Restituzione conguagli a credito condominiFitti attivi

Anticipi vertenze legaliQuote condominiali conguaglio anni pregr.

Anticipi a fornitoriQuote condominiali conguaglio anno preced.

Utilizzo fondo cassaQuote condominiali straordinarie anni pregr.

Anticipi/liquidazione t.f.r. dipendentiQuote condominiali straordinarie dell'anno

Restituzione depositi cauzionaliQuote condominiali ordinarie anni pregr.

Riparto fitti anni pregressiQuote condominiali ordinarie dell'anno

Pagamento debiti anni pregressiEsistenza di cassa al 01/01/20.....

Spese straordinarie effett. PagateEsistenza c/c postale al 01/01/20.....

Spese consuntivate dell'anno effett. pagateEsistenza c/c bancario al 01/01/20.....

IMPORTI DESCRIZIONEIMPORTI DESCRIZIONE

USCITE ENTRATE

Elaborato n.3 di 5 SITUAZIONE DI CASSA ANNO 20....

RENDICONTO CONSUNTIVO ANNO 20.....

AMMINISTRAZIONE CONDOMINIO VIA..............................

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il Riparto Consuntivo

� Le spese vengono ripartite secondo i criteri stabiliti dalla Legge, dal Regolamento (tabelle millesimali) e dall’Assemblea

� Per ciascun condomino vengono riportati i millesimi di ciascuna tabella di ripartizione (o il coefficiente di ripartizione per le altre spese non riconducibili a nessuna tabella millesimale) e la relativa spesa attribuita.

� Viene poi riportato per ciascuna unità immobiliare il totale spesa, il confronto con il preventivo e l’indicazione del relativo conseguente conguaglio , da intendersi per tale la differenza fra quanto previsto e quanto effettivamente speso , indipendentemente da eventuali morosità pregresse.

Si riporta lo schema di Rendiconto Consuntivo da seguire >>>

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24ARROTOND. DA RIPARTO

TOTALI DA CONSUNTIVO

100010001000TOTALI RIPARTITI

77TE16

75TE15

2S1G14

1S1G13

65B12

54B11

43B10

32B9

21B8

1TB7

65A6

54A5

43A4

32A3

21A2

1TA1

Importi criterio Importi criterio Importi mm. Importi mm. Importi mm.

Conguaglio

20....

(A – B)

Quote

Emesse

(B)

Totale

Spese

(A)

Straordinarie Altre

............

TAB..........

...................

TAB.B

Portierato

TAB.A

Generale NOMEINTPSCN.

Elaborato n.4 di 5 RIPARTO CONSUNTIVO ANNO 20........

RENDICONTO CONSUNTIVO ANNO 2 0 ........

AMMINISTRAZIONE CONDOMINIO VIA................................

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il Prospetto dei Conti Individuali

� Vengono riportate, per singolo condomino, tutte le somme dovute al Condominio

� Costituisce un vero e proprio estratto conto di fine anno. Alle eventuali morosità relative agli anni precedenti vengono aggiunte quelle sorte nell’anno, nonché le somme dovute per il conguaglio finale (che non costituisce morosità)

� Il condomino ha un quadro completo della Sua situazione debitoria e il Condominio il dettaglio dei crediti nei confronti dei condomini.

� Si precisa che in tema di “privacy ” il Garante (provv. 18/5/06) ha chiarito che “Nel Condominio ciascun partecipante alle spese può conoscere le spese e gli inadempimenti altrui ... Ai partecipanti alle spese va assicurata la trasparenza circa le spese o morosità degli altri partecipanti per cui ogni richiamo alla privacy è, in tal caso, fuori luogo.”

Si riporta lo schema di Prospetto Conti Individuali da seguire >>>

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26TOTALI

77TE26

75TE25

2S1G14

1S1G13

65B12

54B11

43B10

32B9

21B8

1TB7

65A6

54A5

43A4

32A3

21A2

1TA1

Complessivo

dovuto Risarcimenti

Rimborsi

Conguagli Quote

Straordinarie

Quote

Ordinarie Conguaglio

Quote

Straordinarie

Quote

Ordinarie

TOTALE Altri

crediti Quote non versate anni pregressi Quote non versate anno corrente

NOMEINTPSCN.

Elaborato n.5 di 5 PROSPETTO CONTI INDIVIDUALI AL 31/12 ANNO 20........

RENDICONTO CONSUNTIVO ANNO 20 ........

AMMINISTRAZIONE CONDOMINIO VIA............................

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la Relazione sulla Gestione

� Ha la funzione di illustrare ed integrare i dati quantitativigià esposti in forma sintetica negli elaborati

� Non deve essere una esplicazione totale dei singoli dati, ma deve commentare quelli di maggior rilievo nonché quelli che hanno manifestato una sensibile variazione rispetto ai periodi precedenti.

� Occorre riferire al lettore sulle circostanze che hanno determinato accadimenti di particolare importanza nel corso della gestione ed i riflessi economico-patrimoniali attuali e futuri che ne conseguono.

� Volendo tracciare una composizione della relazione , strutturata in capitoli espositivi che rappresentino le informazioni ritenute minime essenziali, si può considerare la seguente impostazione:

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la Relazione sulla Gestione

1. Premesse (criteri di formazione, criteri di valutazione delle poste, deroghe)

2. Fatti di rilievo verificatisi nel corso dell’eserciz io (problemi condominiali risolti e da risolvere, lavori in corso, eventi imprevisti)

3. Principali variazioni delle voci di spesa (illustrazione commentata, prospettive future, adeguamento del preventivo)

4. Principali variazioni delle voci dell’attivo e del passivo (illustrazione commentata, prospettive future, ipotesi di stralcio/integrazione, composizione e impiego dei fondi di riserva)

5. Notizie sulle controversie giudiziarie in corso (elenco dei contenziosi, illustrazione delle motivazioni, stato del procedimento)

6. Notizie sul personale dipendente (sintesi delle mansioni, informazioni sui periodi di ferie, sostituzioni ed eventuali problematiche)

7. Notizie sui fornitori (elenco dei principali fornitori di beni e servizi, criteri di scelta e motivazione di eventuali sostituzioni)

8. Informazioni sui beni mobili e immobili (elenco, valore (se rilevante) e stato di conservazione delle attrezzature e degli impianti; uso e stato manutentivo e locativo degli immobili condominiali, delle parti comuni e delle aree a verde)

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Conclusioni

� In assenza di un quadro normativo dedicato, le indicazioni fornite con il presente documento tentano di colmare un vuoto che resta tale nonostante la tanto attesa riforma peraltro non ancora (pare) definitiva.

� Le soluzioni prospettate sono frutto di una attenta e minuziosa disamina, sia sul piano tecnico che sul piano pratico, dell’annosa e controversa questione riguardo le modalità di redazione del rendiconto condominiale

� I contenuti del rendiconto non devono pedissequamente comprendere tutti gli elaborati esaminati.

� In particolare Situazione di Cassa e Relazione sulle Gestione sono da considerare necessari soltanto nei condominii di una certa dimensione , (riteniamo possa individuarsi nelle gestioni che superano i 100/150 mila €)

� un documento condiviso dalle associazioni di categoria e che pertanto andrebbe adottato da ogni buon amministratore che voglia essere tale: unauspicio nell’interesse di tutti.

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FineFine

Grazie della cortese attenzione

dr. Paolo Carrino