Linköping –Norrköping-samarbete kring e-arkivering

Linköping 155 000 inv 7 anst 6 000hm under Klk

Norrköping 140 000 inv 7 anst 9 000hm under Klk

VERKSAMHETSSYSTEM

System Innehåll Leverantör Lkpg Nkpg

Bygg R Bygglov, ärendehanteringssystem Sokigo X X

Ecos Miljö- och hälsoskydd, ärendehanteringssystem Sokigo X X

Extens Centralt elevregister för barnomsorg, grundskola och

gymnasium

ISTX X

Heroma Personal- och löneadministrativt system CGI X X

PMO Journalsystem för Elevhälsan CompuGroup Medical (CGM) X X

Pro capitaElevsystem för gymnasium och vuxenskola Tieto X

Public 360

Dokument- och ärendehanteringssystem, Norrköpings

kommuns diarium

TietoX X

Treserva

Socialtjänst, LSS och kommunal Hälso- och sjukvård,

personakter CGI X X

W3D3 Ärende- och dokumenthanteringssystem – Linköpings kommuns

diarium

FormpipeX

Wärna Överförmyndarverksamheten, personakter Explizit X X

Economa Ekonomisystem Aditro X

Viva Individ- och familjeomsorg, personakter Ilab X

Ev Agresso Ekonomisystem Unit4 X

Modellen

System för bevarandeStadsarkivet

ProducenterLinköpings kommuns verksamheter

Konsumenter

W3D3

Agresso

Linweb

Bygg-R

Treserva

Ecos

I verksamheten

Medborgare

Ansvars-överföring

Övrigt frånverksamheterna

LinköpingProjekt E-Lin 2012-

Öppenhet/Förankring/Nätverk

Info-möten

Styrgrupp

Hemsida

Linköping Arbetssättet

Ramverk – hur hänger det ihop

• (Arkivreglemente)

• Förstudie

• Riktlinjer

• Tillämpningsanvisningar

• Handbok

Förstudie

juni 2013

Riktlinjer

juni 2014

Tillämpnings-anvisningar

vår 2015

Ramverket

Handbok

vår 2017

Norrköping – projekt e-Nok på stadsarkivet

• Sambruk

• Beslut om finansiering av e-arkiv i Norrköping

• Förstudie klar i mars 2014

• Leverantörsvisningar - omvärldsbevakning

• Systeminventering

→ Norrköpingsmodellen ”hands on”

Norrköping

Ramverk:

Riktlinjer för digital arkivering KS beslut september 2015

Informationsklassning → åtgärdslista

Arbetssätt:

Stadsarkivets eget projekt

Informerar vid behov

• Intranät

Samarbete ?

Östergötland

Örebro

Borås

Jönköping

Norrköping + Linköping =

• Förarbete upphandling/kravställning –hösten 2015

• Gemensam upphandling –januari- maj 2016

• Samma system – Formpipes LTA

• Olika installationer och avtal

• Samarbete

1) införandeprojekt inkl. handbok

2) fortsatta anslutningsprojekt + arbetsformer och arbetssätt

Införandeprojekt -Linköping

• Styrgrupp

Administrativ direktör + adm chefer + it-strateg

• ProjektgruppIt-tekniker, e-arkivarie, chef stadsarkivet

• Pilotgrupper 1 o 2It-tekniker, e-arkivarie, verksamhetsrepresentant/er

• Regelbunden kontakt med Formpipe och med Norrköping

Upplägg Införandeprojekt

Kontraktsskrivande

Installation konfiguration

Acceptanstester2Förbereda piloterna

Genomföra piloterna Driftstart med leveransplan

Godkänna handbok + piloterna

Piloter Linköping:W3D3ByggR

Handboken

Acceptanstester1

LEVERANSPLAN -digital arkivering

HT 2016

Pilotprojekt 1 W3D3 -testdelPilotprojekt 2 Bygg R -testdel

VT 2017

Pilotprojekt 1 - klar Pilotprojekt 2 - klar Handbok klar Konsolidera förvaltningsorganisation

HT 2017

W3D3 –fortsättning bla. Stadsarkivet

ByggR – fortsättning

EcosEpiServer linkoping.seInskannade handlingar - Stadsfullm. protokoll från Skanningsprojektet

VT 2018

W3D3 -fortsättningTreservaEpiServer linkoping.se

Ev. avställda system i utbildning (Extens och ProCapita)

System och verksamheter i tur; exempel

PMO - med erfarenhet från NorrköpingBolagens system - t ex Public360 med erfarenhet från

Införandeprojekt -Norrköping

• Styrgrupp

Kanslichef + stadsarkivarie + projektledare

• ProjektgruppProjektledare + arkivarie + stadsarkivarie + IT-tekniker

• Pilotgrupper 1 o 2 (PMO och Public 360)Projektgrupp Verksamhetsrepresentant/er samt leverantör – i varierande grad

Regelbunden kontakt med Formpipe och med Linköping

Informationsförvaltning

Nämnd/bolag Stadsarkivet

E-tjänst

E-post

Besök/ telefon

Aktuell information

Öppna Ärenden

Hand-läggare

Avställd information

Bevaras Avslutade ärenden

Avställd information

Gallrast.ex. loggar

Leverans-projekt

ImportSIP

Utläm-nande

DIP

Slutarkiv(LtA)

Arkiverad information

AIPBrev

Överföring

Skapa dokument

Skapa dokum

ent

Skanna

Överföring

Export

E-tjänst

Brev

E-post

Information produceras och förvaltas av verksamheten.Dokumenthanteringsplanen styr bevarande och gallring.

Metadata och filer

Bevarande-information

Information bevaras, vårdas och tillhandahålls av stadsarkivet.

Förstöra

Verksamhetssystem(ex. PMO, Viva, Treserva, Wärna)

Leveransprocessen – gemensam bild

Myndighetens

förarbete

Myndighetens

förarbete innan

ett leverans-

projekt kan

startas

Projektstart

Ansvars-

fördelning och

projektupplägg

Leverans

Leverans av

information i

verksamhets-

systemet till

LTA

Godkännande

Leverans-

kontroll

och

överlämnande

Förberedelser

inför leverans

Definiera vad

som ska

bevaras,

bestämma

filformat,

mappning m.m.

Leverans-

överens-

kommelse

Slutsatserna från

förberedelserna

resulterar i en

leveransöverens-

kommelse

Tillgänglig-

görande

Åtkomst och

återsökning

LeveransprojektVerksamhetens ansvar

Verksamhetens ansvar före leverans

• Vilken information ska bevaras? Uppdatera dokumenthanteringsplaner

• Kvalitetssäkra informationen: implementera korrekta arbetsrutiner, kontrollera informationen, rätt information på rätt plats? rätt format?

• Uppdatera förvaltningsplan med tanke på avveckling och arkivering: exportfunktion, gallring, kompetens

• Informationsklassning: riskanalyser, åtgärder, behörigheter

Viktigast av allt

Kravställning vid upphandling av nya system:

• Informationen ska vara uppsatt enligt FGS (förvaltningsgemensamma specifikationer)

• Godkända format ska användas, se handboken

• Det ska gå att exportera information ur systemet

• Det ska gå att gallra (=radera) information i systemet

Några lärdomar• Skaffa bundsförvanter i kommunen –kämpa ensam är tröstlöst

• Tänk strategiskt – tidplaner, budget, resurser, kompetens, strategiska dokument

• Goda argument – sammanhängande e-förvaltning, ekonomi, förenkling, återsökning (forskning)

• Skapa målbilder – trumma in dem – se till att redovisa hela tiden var ni är och vart ni är på väg

• Omvärldsanalys – Vad händer runtom, Var är vi?

• Samarbete på olika nivåer i kommunen –kommunledning, säkerhetsavdelning, It-enhet

• Samarbete med andra arkiv och kommuner

• Var noggrann med ansvarsfördelning - Vad ingår i projektet. Var tydlig med vem som ansvarar för vad

• Lägg över ansvar på andra – Verksamhetsfråga inte Stadsarkivfråga

• Arbeta öppet och transparent – informera, lyssna, korrigera

• Förbered förvaltningsorganisationen i tid

Tack för oss!

• Dan Malmsten, Linköpings stadsarkiv

013-20 70 58, dan.malmsten@linkoping.se

• Pernilla Matsson, Norrköpings stadsarkiv011-15 11 70, pernilla.matsson@norrkoping.se