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ArchiviazioneFormati proprietari

Formati opensourceGestione documentale

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Chi sonoChi sono● 27 Luglio 2005 – Laurea

● 18 Aprile 2006Salve,siamo Salvatore Baglieri e Davide Bonomo [...]Vorremmo partecipare al concorso per poter, magari, aprire la nostra azienda.

Chi sonoChi sono● Nella storia dell'informatica tutto è mutato (cfr.

legge di Moore) ad eccezione della necessità di archiviare correttamente le informazioni.

● Gestire in maniera efficiente le informazioni significa adottare degli strumenti software costruiti su misura che permettano, da un lato, di cancellare i tempi di ricerca e, dall'altro, di eseguire elaborazioni sui documenti stessi per ottimizzare il lavoro.

Chi sonoChi sono● Gestione elettronica dei documenti

– rivoluzione in evoluzione;– cambiamento irreversibile che vede coinvolti

● i processi aziendali, ● le relazioni industriali tecniche ed economiche

● La Digital 2B si occupa di archiviazione, digitalizzazione e gestione dei documenti.

● Con l'archiviazione elettronica dei documenti siamo in grado di conservare fino a 25.000 fogli in un DVD.

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ArchiviazioneArchiviazione● Organizzazione della memoria, di un singolo

individuo, di un organismo, di una struttura, di un Ente, di uno Stato, di un popolo

● Uno dei valori fondamentali dell'archiviazione è quello di conservare ed organizzare documenti.

– Conservazione documenti;– Reperimento documenti;– Consultazione documenti;– Organizzazione documenti.

ArchivioArchivio● Complesso organizzato di documenti

● Criterio di archiviazione– Uno (gestione cartacea)– Infiniti (gestione elettronica)

● Limiti del criterio di archiviazione

MetadatiMetadati● Meta (dal greco) = oltre

● Datum (dal latino) = informazione

● L'informazione che descrive un insieme di dati

Metadati: FunzioneMetadati: Funzione● Ricerca

– individuare l'esistenza di un documento● Localizzazione

– rintracciare una particolare occorrenza del documento;

● Selezione– Analizzare, valutare e filtrare una serie di

documenti;

Metadati: FunzioneMetadati: Funzione● Interoperabilità semantica

– permettere la ricerca in ambiti disciplinari diversi grazie a una serie di equivalenze fra descrittori;

● Gestione risorse– gestire le raccolte di documenti grazie

all’intermediazione di banche dati e cataloghi;● Disponibilità

– ottenere informazioni sull’effettiva disponibilità del documento.

Metadati: EsempioMetadati: Esempio● Fattura

– Ragione sociale [1]– Indirizzo [1]– Articoli [1...n]– Sconti [1...n]– Percentuali I.V.A. [1...n]– Spese di Trasporto [0...1]– Modalità di pagamento [1...n]

Metadati: EsempioMetadati: Esempio

DigitalizzazioneDigitalizzazione

● Scanner

● Spool di stampa (stampante virtuale)

E i metadati?E i metadati?● L'acquisizione automatica dei metadati di un

documento digitale dipende dal formato con cui questo si presenta.

● La scelta del formato di un file è cruciale perché un eventuale transizione potrebbe richiedere parecchio spreco di tempo e denaro.

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FormatoFormato● Ciò che permette a un'applicazione

d'interpretare i dati bruti contenuti in un file. ● Un formato, in altre parole, è la modalità di

rappresentazione di questi dati. ● Molto spesso, i formati di file sono indicati

tramite la loro estensione del nome del file: le tre suffisso lettera con la quale il nome del file finisce.

● Esempi: HTM, JPG, PNG, GIF, TIF, BMP, TXT, RTF, DOC....

Formati proprietariFormati proprietari● Qualsiasi software le cui specifiche tecniche

non siano di pubblico dominio o comunque non disponibili gratuitamente.

● Protetti dalle leggi sul copyright e sulla proprietà intellettuale in modo da rendere economicamente vantaggioso, per il loro sviluppatore, commercializzare le proprie creazioni.

.doc.doc● Nasce nel 1990● Word for DOS● Word for Windows 1 e 2; Word 4 e 5 per Mac● Word 6 e Word 95; Word 6 per Mac● Word 97, 2000, 2002, 2003 e 2007; Word 98,

2001, X, e 2004 per Mac● Muore nel 2003

– Sostituito dal formato .docx

.xls.xls● Microsoft Excel (pacchetto MS Office)● Foglio di calcolo

● Il 22 settembre 2007 si è scoperto che Excel mostrava in modo errato i risultati di alcune operazioni.

http://blogs.msdn.com/excel/archive/2007/09/25/calculation-issue-update.aspx

.ppt.ppt● Microsoft PowerPoint (pacchetto MS Office)● Microsoft Corporation ha comprato la

Forethought Inc e il relativo software Powerpoint per 14 milioni di dollari il 31 luglio 1987.

● Nel 1990 la prima versione per Windows venne pubblicata per Windows 3.0; sin da quella data PowerPoint verrà sempre incluso nella suite Microsoft Office (eccetto per la versione base).

.ppt.ppt● Le presentazioni create con PowerPoint in

formato .ppt non sono avviabili automaticamente cliccando semplicemente sull'icona del file (cfr. il formato .pps)

● Le presentazioni vengono visualizzate differentemente a seconda della versione di PowerPoint con cui sono aperte.

Formati apertiFormati apertiChi sono

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Formati apertiFormati aperti● Un formato di file è aperto se il modo di

presentazione dei suoi dati è trasparente e / o la sua specifica è pubblicamente disponibile.

● Formati aperti sono normalmente standard fissati da autorità pubbliche o da istituzioni internazionali il cui scopo è quello di stabilire norme per l'interoperabilità del software.

Formati apertiFormati aperti● OpenDocument

– formato aperto per file di documento per il salvataggio e lo scambio di documenti per la produttività di ufficio come documenti di testo (come memo, rapporti e libri), foglio di calcolo, diagrammi, e presentazioni

– Ministero della Difesa di Singapore– Ministero delle Finanze francese ed il suo

Ministero dell'Economia, Finanza e Industria– Ministero della Salute brasiliano

Formati apertiFormati aperti● OpenDocument

– Città di Monaco in Germania, – Consiglio Municipale di Bristol (UK)– Città di Vienna in Austria– Raccomandato dall'UE

Formati apertiFormati aperti

NO ai formati proprietariNO ai formati proprietari● Correre il rischio che il destinatario potrebbe

non essere in grado di accedere ai dati – Un formato proprietario richiede l'uso di un

software specifico imprescindibili per aver accesso al contenuto dei file.

● Correre il rischio di trasmissione di informazioni riservate – Un formato proprietario codifica le

informazioni che non è visibile al pubblico.

NO ai formati proprietariNO ai formati proprietari● Contribuire alla diffusione di virus

– Sfruttano la vulnerabilità delle applicazioni specifiche o violazioni della sicurezza di specifici sistemi operativi per eseguire codice dannoso.

● Rinforzare i monopoli di fatto nel campo della comunicazione elettronica– "Utilizzare il software X o non sarà in grado di

leggere questo file".

SI ai formati apertiSI ai formati aperti● La concessione di accessibilità e di perennità

dei dati: sia lei e gli utenti dei vostri dati saranno sempre in grado di leggere e di accedervi.

● Concessione di una completa trasparenza per il contenuto dei file.

● Limitare la propagazione di virus: adozione di formati aperti aiuta a ridurre drasticamente il rischio di contaminazione.

● Promuovere la diversità e l'interoperabilità nel settore della comunicazione elettronica.

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Gestione documentaleGestione documentale● Scansione documento (o da spool)● Acquisizione automatica metadati● Inserimento in archivio

● Consente● Operazioni massive sui documenti● Ricerca per diversi ordini di archiviazione● ACL (Access Control List)● Workflow automatico

Going paperlessGoing paperlessFirma digitale

AlgoritmiProt. informatico

Gestione documentaleApplicazioni per aziende

Going paperlessOpen-Source

Going paperlessGoing paperless● Cambiamento dei processi● Firma digitale: tecnologia della crittografia a chiavi

asimmetriche

Going paperlessGoing paperlessProcesso matematico che permette di criptare una rappresentazione univoca del file, detta impronta, in modo da poter verificare l'autenticità e l'integrità di un documento garantendo la connessione univoca al firmatario

Going paperlessGoing paperlessFirma autografa Firma digitale

Creazione Manuale

Apposizione

Verifica

Distinguibile Indistinguibile

Illimitata Illimitata

Non possibile Possibile

Mediante algoritmo di creazione

Sul documento: la firma è parte integrante del documento

Come allegato: il documento firmato è costituito dalla coppia (documento, firma)

Confronto con una firma Autenticata: metodo insicuro

Mediante algoritmo di verifica pubblicamente noto: metodo sicuro

Documento copia

Validità temporale

Automazione dei processi

Going paperlessGoing paperlessAlgoritmo a chiavi asimmetriche che permette di criptare l’impronta con una chiave privata. (cfr. Linux Day 2007)Operazione computazionalmente semplice, ma l’operazione inversa, ricavare la chiave privata, è impossibile a meno di non aspettare 10 MILIARDI di anni (utilizzando una rete di 1 MILIONE di workstations!).

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ConclusioniConclusioni● Open Source

– garantisce l'utilizzo gratuito del software– sposta i costi solo ed unicamente al progetto– nessun costo di licenza

● “i processi documentali valgono il 2% del Pil e che sono ancora troppi i fogli di carta che si stampano ogni anno negli uffici (110 miliardi), di cui la metà viene cestinata nel giro di trenta minuti” (Pierluigi Ridolfi)

ConclusioniConclusioni● Richiesta certificato al comune?

– Fila– Consegna pratica– Ufficio protocollo– … 10 giorni …– Fila– Richiesta pratica

ConclusioniConclusioni● Richiesta certificato al comune?

– Invio email a richiestacertificati@comune.it – Ricezione email con certificato

FAQFAQ● E se si rompe l'hard disk?

– MTBF di un disco SAS● Più di 1,5 milioni di ore (171 anni)● 146 GB = fino ad 700.000 docs

– RAID

● OpenOffice è troppo difficile da utilizzare, è troppo diverso da Word....

Microsoft WordMicrosoft Word

OpenOffice WriterOpenOffice Writer

Microsoft ExcelMicrosoft Excel

OpenOffice CalcOpenOffice Calc

Microsoft PowerPointMicrosoft PowerPoint

OpenOffice ImpressOpenOffice Impress

GrazieGrazie

● Per info:– info@digital2b.com –www.digital2b.com