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Livret d’accueil - Aura Expertise

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Page 1: Livret d’accueil - Aura Expertise

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2Livret d’accueil Aura Expertise

organisation simple et efficace

gestion administrativeobligations légales

comptables, sociales

Vous apporter au travers d’une

que vous vous posez ou serez amené à vous poser.

Certains conseils, fournis dans ce livret, vont vous paraître « basiques » voire inutiles tant ils sont évidents. Ne vous formalisez pas.

Nous avons voulu qu’il soit le plus complet possible, quitte à rappeler certains fondamentaux que tout dirigeant maîtrise après quelques mois de pratique.

Bien évidemment, si après lecture de ce livret, vous avez encore des interrogations, nous sommes à votre disposition afin d’y répondre.

Ce livret répond à plusieurs objectifs :

Page 3: Livret d’accueil - Aura Expertise

3Livret d’accueil Aura Expertise

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

- Quels sont les mentions obligatoires sur les factures ?

- La caisse est-elle obligatoire ?

- Quelles sont les conditions de paiement en espèces ?

- L’affichage est-il obligatoire ?

- Faut-il adhérer à une complémentaire santé ?

- Quels sont les délais de conservation des documents ?

Sommaire

Page 4: Livret d’accueil - Aura Expertise

Notre équipe

4Livret d’accueil Aura Expertise

Page 5: Livret d’accueil - Aura Expertise

est un outil qui vous permet d’avoir une

.

5

Par l’intermédiaire de différents modules, vous pouvez :

Livret d’accueil Aura Expertise

Des outils pour faciliter votre activité au quotidienNos outils collaboratifs

Page 6: Livret d’accueil - Aura Expertise

ISANET ComptaPermet une saisie quel que soit le poste informatique utilisé. Échange de données par accès sécurisé pour une plus grande sécurité, et une conservation des documents originaux dans votre entreprise.

Silaexpert est un outil qui vous permettra de piloter les plannings horaires en corrélation avec vos collaborateurs (saisie des demandes de congés, consultation fiche de paie, …)

SILAE Expert

6Livret d’accueil Aura Expertise

Des outils pour faciliter votre activité au quotidienNos outils collaboratifs

Page 7: Livret d’accueil - Aura Expertise

Nos domaines d’expertiseNotre savoir-faire et nos domaines de compétences

7Livret d’accueil Aura Expertise

Retrouvez plus d’informations sur notre site internet.

Page 8: Livret d’accueil - Aura Expertise

8Livret d’accueil Aura Expertise

1. Procéder chronologiquement à l’enregistrement comptable de tous les mouvements économiques de l’entreprise

2. Contrôler l’existence et la valeur de l’actif/passif3. Etablir les comptes annuels

Toutes entreprises Documents complémentaires pour les Sociétés

➔ Livre journal➔ Livre d’inventaire➔ Grand Livre

➔ Registre des Assemblées, coté et paraphé➔ Registre des parts sociales

Une bonne organisation administrative et comptable doit vous permettre de :

Les obligations et l’organisation comptable Vos obligations comptables et fiscales

Page 9: Livret d’accueil - Aura Expertise

Dans la mesure du possible, nous vous recommandons vivement d’utiliser pour votre classement interne des classeurs à deux trous à réception des pièces comptables ci-dessus, ce qui évite toute perte ultérieure de documents.

Si la clôture de votre exercice comptable est décalée par rapport à l’année civile, les classeurs sont ouverts par exercice, à l’exception du social où il est préférable de rester en année civile.

9Livret d’accueil Aura Expertise

Cette organisation passe nécessairement par le classement de tous les documents liés à votre entreprise. Ce classement doit s’effectuer par nature et par ordre chronologique

Les obligations et l’organisation comptable Vos obligations comptables et fiscales

Page 10: Livret d’accueil - Aura Expertise

10Livret d’accueil Aura Expertise

La comptabilité de trésorerie est une méthode basée sur les encaissements et les décaissements. Vos recettes et vos dépenses correspondent uniquement à des montants que vous avez reçus et que vous avez payés. Afin de faciliter les enregistrements réalisés par votre expert-comptable nous vous proposons de classer les factures de la façon suivante :

Une chemise par mois comprenant : le(s) relevé(s) bancaire(s) de vos/votre compte(s)professionnel(s). Derrière ce relevé, vous annexez toutes les pièces justificatives (factures d’achats ou de ventes) relatifs à une recette encaissée ou un achat décaissé sur le mois ;

Une chemise avec les pièces justificatives des dépenses et recettes réalisées avec la caisse ;

Une chemise avec les documents fiscaux reçus (bordereaux de déclaration de TVA, courrier del’administration fiscale, etc.) ;

Une chemise avec les documents sociaux (bordereaux de déclaration des différentes caissessociales, courriers divers aux organismes, etc.)

L’idéal est de mettre un , ainsi qu’

.

Les obligations et l’organisation comptable Vos obligations comptables et fiscales

Page 11: Livret d’accueil - Aura Expertise

11Livret d’accueil Aura Expertise

Prévoir un classeur pour le classement des factures de ventes :Les factures de ventes (réglées ou non réglées) pourront être classées par numéro de facture et par mois de date de facture (prévoir une intercalaire par mois). Les factures de ventes réglées doivent indiquer le mode de règlement (remise de chèque, virement,…) et la date de règlement.

Prévoir un classeur pour le classement des factures d’achat :Les factures d’achats (réglées ou non réglées) pourront être classées par

(prévoir une intercalaire par mois). Les factures d’achats réglées doivent indiquer le

. Attention, un ticket de caisse n'est pas une facture, l'administration fiscale est en droit de rejeter la déductibilité de la TVA et de la charge.

Différentes natures de documents sont liées à la banque :Relevés bancaires, relevés de cartes bleues, chéquiers, remises de chèques, avis de virements reçus, factures de commissions, etc.

Pour chaque nature de documents, le classement doit être fait par ordre chronologique (un intercalaire par nature de documents).

Les chéquiers :➔

Les remises de chèques :➔

Les virements reçus :➔

Prévoir un classeur pour le classement des documents fiscaux :Seront rangés dans ce classeur, par type d’impôt, tous les bordereaux liés aux impôts et autres taxes (TVA, Impôts sur les sociétés, Contribution Économique Territoriale, Taxe d’apprentissage, Taxe formation,etc.).

Tout mouvement de la banque doit être justifié. Classez les factures de commissions ou frais bancaires avec vos factures d’achats car elles justifient des dépenses figurant sur vos relevés bancaires.

Si un acompte est versé indiquez sur la remise de chèque ou le relevé bancaire le numéro de facture. En cas d’acompte pour une facture non établie, pensez à transmettre toutes les informations nécessaires (facture d’acompte ou devis avec taux de TVA…)

Les obligations et l’organisation comptable Vos obligations comptables et fiscales

Page 12: Livret d’accueil - Aura Expertise

12Livret d’accueil Aura Expertise

A l’issue de chaque période de saisie, nous établirons, le cas échéant, une liste de points en suspens.Il s’agira des éléments pour lesquels la saisie comptable n’a pas pu être réalisée, en raison par exemple de l’absence de pièce justificative pour un paiement effectué.

Il conviendra de nous répondre dans les meilleurs délais afin d’assurer au mieux le . (Sous forme de mail, entretien téléphonique, envoie des pièces après

connaissance des oublis).

➔ Informations et documents nécessaires

➔ Inventaires

◆ L’inventaire physique des stocks, travaux en cours, emballages valorisé au dernier prix d’achat

◆ L’inventaire de votre caisse (correspondant aux espèces et aux chèques détenus mais non encore remis en banque)

◆ La liste des immobilisations qui ne doivent plus être inscrites au bilan (suite à une destruction, mise au rebut, etc.). Nous vous fournirons pour cela la liste des immobilisations encore inscrites en comptabilité.

Chaque année, afin de préparer vos comptes dans les meilleures conditions, nous aurons besoin des informations et pièces comptables nouvelles ou complémentaires à celles déjà fournies en cours d’année.

Les obligations et l’organisation comptable Vos obligations comptables et fiscales

Page 13: Livret d’accueil - Aura Expertise

13Livret d’accueil Aura Expertise

Un certain nombre de mentions doivent obligatoirement figurer sur vos factures. Pour plus d’informations nous vous invitons à vous rendre sur notre site internet.

➔ La facture est une note détaillée des prestations ou des marchandises vendues. Elle est un élément de preuve d'une opération commerciale et recèle donc une valeur juridique importante. Elle sert par ailleurs de justificatif comptable et de support à l'exercice des droits sur la TVA.

➔ Pour être valable, elle doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, sous peine d'amende.

Les obligations et l’organisation comptable Vos obligations comptables et fiscales

Page 14: Livret d’accueil - Aura Expertise

14Livret d’accueil Aura Expertise

➔ Un livre de caisse est obligatoire dès lors que des ventes en espèces sont réalisées.Cette obligation concerne toutes les entreprises, quelle que soit la catégorie fiscale d’imposition (BA, BIC, BNC), le régime d’imposition (micro réel, IR ou IS), ou encore la structure juridique porteuse (entreprise individuelle ou société). Sur ce livre doivent être reportées toutes les opérations (recettes et dépenses) effectuées en espèces.

➔ À noter

En cas de contrôle de l’entreprise, l’administration fiscale pourrait rejeter la comptabilité pour absence de caisse ou de tenue de caisse non conforme. Elle aurait ainsi l’initiative de recalculer le résultat de chaque exercice contrôlé avec les conséquences fiscales qui en découlent.

Les obligations et l’organisation comptable Vos obligations comptables et fiscales

Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter la foire aux questions, ou à vous rendre sur notre site internet : http://www.auraexpertise.fr/

Page 15: Livret d’accueil - Aura Expertise

15Livret d’accueil Aura Expertise

➔ Vous devez déclarer toute embauche de personnel à l’URSSAF ou MSA (régime agricole) par une déclaration unique d’embauche « DUE », avant la prise de fonction du salarié.

➔ Il est obligatoire d’adhérer à un service médical du travail interentreprises agréé et compétent territorialement (Article D 4622-22 du Code du Travail).

➔ Registre unique du personnel : ce registre est à compléter lors de chaque embauche des salariés.➔ Registre des accidents bénins : à compléter en cas d’accident du travail ou de trajet➔ Registre des contrôles de sécurité : atteste des contrôles effectués dans l’entreprise.➔ Document unique d’évaluation des risques➔ En fonction de votre activité il existe d’autres registres merci de vous rapprocher du pôle social pour

les mettre en place.

Documents et formalités obligatoires dans l’entrepriseVos obligations sociales

➔ Aucun écrit n’est exigé pour un CDI à temps plein sauf si une convention collective le prévoit.➔ Néanmoins nous vous conseillons de recourir à un écrit afin de prévenir tout conflit en y

incluant les clauses spécifiques (période d’essai, exclusivité, confidentialité, non concurrence, permis de conduire ….)

➔ Pour les autres contrats cdd, ou cdi temps partiel : il est IMPÉRATIF d’avoir un contrat signé dans les 48 heures de l’embauche.

➔ Si cette obligation n’est pas respectée le contrat est requalifié en cdi à temps plein.

➔ Le chef d’établissement doit afficher les heures auxquelles commence et finit le travail, ainsi que les heures et la durée de repos (l’horaire est affiché, daté et signé).

Page 16: Livret d’accueil - Aura Expertise

Réponses aux questions les plus fréquentes

16Livret d’accueil Aura Expertise

Cette partie aborde différentes questions que tout dirigeant a été amené à nous poser et que vous avons synthétisées ici.

Vous n’y trouverez pas nécessairement les réponses à toutes les questions que vous vous posez auquel cas n’hésitez à aller consulter notre site internet :,

http://www.auraexpertise.fr/

L’objectif est de vous apporter des premiers éléments de réponse sur ces thèmes.

Certaines réponses ne peuvent se suffire à elles-mêmes, aussi une étude spécifique à votre situation peut s’avérer indispensable.

Alors n’hésitez pas à revenir vers nous.

Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter la foire aux questions, ou à vous rendre sur notre site internet : http://www.auraexpertise.fr/

Page 17: Livret d’accueil - Aura Expertise

17Livret d’accueil Aura Expertise

Le code de commerce et le code général des impôts vous imposent un certain nombre de mentions sur vos factures.Vous trouverez ci-dessous la liste des informations obligatoires.

➔ Nom ou raison sociale de votre entreprise, adresse, numéro d’identification à la TVA➔ Si vous êtes en société : le numéro d’immatriculation au RCS (n° SIRET) suivi de la ville du Greffe

où elle est immatriculée, la forme juridique de la société, le montant du capital social doivent également être indiqués.

➔ Nom et adresse du client➔ En cas d’échange intracommunautaire, vous devez indiquer le numéro d’identification à la TVA de

ce client➔ Mention du terme « facture » ou « avoir » en cas d’annulation d’une vente➔ Date de la facture et date de la vente ou de la prestation rendue si différente➔ Numéro chronologique et unique de la facture (rappel : la mise en place d’un système de

numérotation unique, chronologique et non modifiable de vos factures est impératif ; à défaut d’un système suffisamment fiable garantissant l’exhaustivité du chiffre d’affaires, l’administration fiscale pourrait notamment rejeter votre comptabilité !)

➔ Dénomination et quantité des produits et/ou services de façon détaillée➔ Prix et TVA applicables : prix unitaire et montant total HT, mention des rabais, remises, ristournes

accordés, le taux de TVA, le montant de la TVA, mention de l’option exercée en matière de TVA (débits), le prix TTC

➔ Date prévue du règlement, taux des pénalités et indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en en cas de retard

➔ Conditions d’escompte en cas de paiement anticipé

Réponses aux questions les plus fréquentes

Page 18: Livret d’accueil - Aura Expertise

18Livret d’accueil Aura Expertise

D’autres mentions peuvent être obligatoires comme par exemple :

➔ « TVA non applicable, art 293B du CGI » pour les entreprises non soumises à la TVA➔ « Autoliquidation » : si travaux sont effectués par un sous-traitant du BTP pour le compte d’un donneur

d’ordre assujetti à la TVA➔ « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté » pour les

entreprises membres d’un organisme de gestion agréé➔ Mention de l’assurance professionnelle quand celle-ci est obligatoire

Remarque : Le non-respect de la réglementation peut faire l’objet de sanctions fiscales.

➔ Chaque mention obligatoire manquante ou inexacte peut faire l’objet d’une amende de 15€ par facture non conforme. En cas de vente sans facture ou de facturation d’opérations fictives, votre entreprise encourt une amende égale à 50% du montant de la transaction.

➔ Les factures doivent être imprimées en double exemplaires ; le vendeur remettant l’original de la facture à l’acheteur tout en conservant un double

Réponses aux questions les plus fréquentes

Page 19: Livret d’accueil - Aura Expertise

19Livret d’accueil Aura Expertise

Vous avez des paiements ou des encaissement en espèce, OUI vous devez tenir une caisse avec le calcul d’un solde journalier.

➔ Vous utilisez un registre de caisseL’enregistrement des opérations se fait par jour, un solde journalier est calculé qui peut alors être comparé au solde réel de caisse.

➔ Vous utilisez une caisse enregistreuse

◆ Les Obligations légales : Vous utilisez une ou plusieurs caisses enregistreuses ou un système informatique de caisse, dans le cadre de votre activité. Vous êtes en conséquence concerné par l’entrée en application au 1er Janvier 2018 de l’article 286 modifié du CGI. Le paragraphe numéroté I 3bis instaure, pour les assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients “au moyen d’un système de caisse” l’obligation de détenir un certificat ou une attestation fourni par l’éditeur ou le fournisseur du système de caisse utilisé.

◆ Ce document devra garantir le respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage par les systèmes de caisses utilisés. Il devra être présenté aux agents de l’administration fiscale qui en feraient la demande lors d’un contrôle inopiné ou d’une vérification de comptabilité.

◆ L’assujetti à TVA qui ne pourra présenter ce document encourra une amende de 7500€ par système de caisse concerné. Cette amende sera de nouveau applicable si le certificat ou l’attestation n’est pas présentée dans un délai de 60 jours à compter du premier constat de défaut.

Le livre de caisse peut être un document écrit ou informatisé :

Réponses aux questions les plus fréquentes

Page 20: Livret d’accueil - Aura Expertise

20Livret d’accueil Aura Expertise

➔ Le paiement en espèces d’un particulier à un professionnel ou entre professionnels est autorisé jusqu’à 1 000 €.

➔ Ce plafond est relevé à 15 000 € si le domicile fiscal du débiteur est à l’étranger et qu’il règle une dépense personnelle.

➔ Paiement d’un salaire : le paiement du salaire peut s’effectuer en espèces jusqu’à 1 500 € par mois. Au-delà, l’employeur doit obligatoirement payer par chèque barré ou par virement bancaire.

➔ Paiement d’une transaction immobilière : les paiements effectués ou reçus par un notaire pour le règlement d’actes authentiques donnant lieu à publicité foncière (par exemple : achat d’un terrain ou d’un logement) peuvent s’effectuer en espèces si la transaction ne dépasse pas 3 000 €. Au-delà, ils doivent s’effectuer par virement

Réponses aux questions les plus fréquentes

Page 21: Livret d’accueil - Aura Expertise

21Livret d’accueil Aura Expertise

Sous peine d'amende, l'employeur a l'obligation d'afficher certaines informations dans des lieux facilement accessibles aux salariés :

➔ Horaire de travail des salariés ➔ Coordonnées de la direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la

Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE)➔ Coordonnées de la médecine du travail➔ Coordonnées des services de secours d'urgence :

◆ Samu/pompiers◆ Gendarmerie◆ N° du centre antipoison

➔ Convention collective et des accords applicables : modalités d'accès et de consultation du document

➔ Égalité professionnelle et salariale entre hommes et femmes : texte des articles L3221-1 à L3221-7 du Code du Travail

➔ Horaires de travail des salariés ➔ Horaires d’ouverture de l’entreprise➔ Période de prise des congés➔ Textes sur le harcèlement moral et sexuel➔ Lutte contre la discrimination à l'embauche➔ Interdiction de fumer et vapoter➔ Document Unique d'Evaluation des risques professionnels : modalités d'accès et de

consultation du document➔ Panneaux syndicaux (selon modalités fixées par accord avec l'employeur)

A compléter selon l’entreprise et l’effectif de celle-ci.

Réponses aux questions les plus fréquentes

Page 22: Livret d’accueil - Aura Expertise

22Livret d’accueil Aura Expertise

Depuis janvier 2016, l'employeur doit faire bénéficier à tous ses salariés d’une couverture complémentaire santé, qui doit remplir un certain nombre de conditions (panier de soins, contrat responsable…).

Les salariés peuvent être dispensés d’y adhérer à certaines conditions. Elles doivent être précisées dans la décision unilatérale de l’employeur (DUE).

Les recours au CDD sont uniquement dans les cas suivants : ➔ Le remplacement d’un salarié absent➔ L’accroissement temporaire d’activité : le motif de l’accroissement doit

impérativement être précisé (exemple : nom du chantier, période de fin d’année, …)➔ L’emploi saisonnier uniquement pour certaines activités (tourisme, agriculture, …)➔ Le CDD d’usage➔ Le CDD spécial

Réponses aux questions les plus fréquentes

Page 23: Livret d’accueil - Aura Expertise

Documents sociaux Durée légale

Statuts 5 ans à compter de la radiation au RCS

Registre des PV du CA, directoire ou CS 5 ans à partir de la fin d’utilisation

Rapport du gérant, du CA, ... 3 derniers exercices

Feuille de présence aux assemblées 3 derniers exercices

Documents comptables Durée légale

Livres légaux (livre-journal, grand livre, livre d’inventaire) et éditions comptables annexes (grands livres généraux et auxiliaires, journaux, balances

10 ans à partir de la clôture de l’exercice

Comptes annuels : bilan compte de résultat et annexe 10 ans

Document décrivant les procédures comptables 10 ans

Pièces justificatives (factures clients, fournisseurs, documents bancaires 10 ans

Déclarations sociales et fiscales Durée légale

Déclaration d’impôts (IS/IR) 6 ans

Déclarations et calculs TVAFormation professionnelle continueTaxe d’apprentissage

6 ans

Taxe CFE et CVAE 6 ans

Taxe foncière 6 ans

Autres impôts 6 ans

23Livret d’accueil Aura Expertise

Page 24: Livret d’accueil - Aura Expertise

Documents civils et commerciaux Durée légale

Titre de propriété et acte de vente 30 ans

Dossier des clients et correspondances commerciales 5 ans

Contrats conclus entre commerçants 5 ans

Contrats conclus par voie électronique (à partir de 120 €) 10 ans

Documents relatifs au personnel Durée légale

Bulletin de paie 5 ans

Registre du personnel 5 ans

Documents concernant les rémunérations (contrat de travail, solde de tout compte, certificat de travail, Transaction, décompte des horaires de travail)

5 ans

Déclarations sociales (URSSAF) et taxes sur les salairesRetraite complémentaire

3 ans5 ans

Suivi des heures : forfait jour 3 ans

Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation

1 an

24Livret d’accueil Aura Expertise

Page 25: Livret d’accueil - Aura Expertise

Livret d’accueil Aura Expertise

Nous espérons que ce livret vous aidera à y voir plus clair dans la gestion de votre entreprise.

Nous restons à votre disposition pour vous guider et vous apporter tous les conseils dont vous aurez besoin tout au long de votre activité.

Conception

http://www.auraexpertise.fr/