LOD METODOLOGIJA ZA DODJELU SREDSTAVA ORGANIZACIJAMA CIVILNOG DRUŠTVA Praktični priručnik

HRV

ATSK

I JEZ

IK

1

LOD METODOLOGIJA ZA DODJELU SREDSTAVA ORGANIZACIJAMA CIVILNOGA DRUŠTVA Praktični priručnik

2

Voditelj tima: Samir Omerefendić, voditelj Projekta jačanja lokalne demokracije (LOD), UNDP BiH

Autorski tim UNDP BiH:Siniša Ignjatić, koordinator za monitoring i evaluaciju, LOD; Namik Hadžalić, koordinator za razvoj kapaciteta, LOD; Sanja Bokun, koordinatorica za operacije i grantove, LOD; Damir Žarak, suradnik za monitoring, LOD; Branka Matić, suradnica za monitoring, LOD; Zlatko Abaspahić, stručni suradnik, LOD

Urednički tim:Samir Omerefendić, voditelj Projekta jačanja lokalne demokracije (LOD), UNDP BiH, Siniša Ignjatić, koordinator za monitoring i evaluaciju, LOD, UNDP BiH

Posebno priznanje upućujemo:Slavki Alagić iz Ministarstva pravde BiH, i Džemalu Hodžiću iz Delegacije Europske unije u BiH, zbog značajnoga doprinosa u razvoju politika i rada sa civilnim društvom i korisnih savjeta za unapređenje LOD projekta i LOD metodologije.

Naročitu zahvalnost upućujemo:Vesni Travljanin i Elviri Imširović-Bolić iz Saveza općina i gradova FBiH, te Aci Pantiću i Goranu Rakiću iz Saveza opština i gradova RS, za sveukupnu potporu u organizaciji javnih rasprava za jedinice lokalne samouprave u BiH i promidžbu LOD metodologije. Projektni tim želi istaknuti doprinos u osiguranju zastupljenosti principa jednakopravnosti spolova, kako u teorijskom tako i u praktičnom dijelu LOD metodologije: Ani Vuković iz Gender Centra FBiH, Spomenki Krunić iz Gender Centra RS i Kleliji Balta.

Izražavamo dužnu zahvalnost, za stručnu ocjenu (peer review) i doprinos u pripremi priručnika, koju su dali: Adela Pozder-Čengić, koordinatorica Sektora za ruralni i regionalni i razvoj, UNDP BiH; Marina Dimova, savjetnica za lokalnu upravu, UNDP BiH; Aida Laković-Hošo, voditeljica Projekta integrisanog lokalnog razvoja (ILDP), UNDP BiH; Renata Radeka, UNDP; Michaela Lednova, RBEC UNDP; Arlett Stojanović, GiZ.

Zahvalnost upućujemo konzultantima: Elmidi Sarić, Merimi Avdagić i Zlatku Sariću na korisnim savjetima u procesu izrade ovoga dokumenta.

Tehnička pomoć u pripremi teksta za tisak (abecednim redom): Erna Hrnčić, Enes Ukić, Ida Cico-Lučić, Leila Kulenović, Lillian Palmbach, Maja Veljo, Una Mesihović.

3

Poštovani čitatelji/čitateljice,

Dinamično i vitalno civilno društvo, koje omogućuje dragovoljne i kolektivne aktivnosti građana motiviranih zajedničkim interesima, ciljevima i vrijednostima, nužan je uvjet za Bosnu i Hercegovinu (BiH) da postane snažnija i jedinstvenija država.

Vlasti na svim razinama treba da nastoje osigurati poticajno okruženje za civilno društvo kroz neophodnu potporu i resurse kako bi doprinijele pozitivnim društvenim promjenama i kako bi potaknule građanski aktivizam. Organizacije civilnoga društva (OCD) više nego ikada do sada u povijesti BiH doživljavaju se kao ključni akteri u stvaranju demokratskoga društva kroz aktivnosti koje život običnih građana čine boljim.

U proteklih pet godina inicijativa Jačanje lokalne demokracije (LOD), koja je financirana sredstvima Europske unije, bila je vodilja naših težnji da objedinimo nastojanja lokalnih vlasti i civilnoga društva na poboljšanju kvalitete života građana. Kroz sve tri svoje faze projekt je urodio istinskim partnerstvom s akterima civilnoga društva na lokalnoj razini.

Lokalne vlasti i OCD zajedno su primijenili LOD metodologiju, koja je razvijena kako bi se zadovoljile potrebe lokalnih vlasti u BiH za poboljšanjem mehanizama financiranja, angažmana civilnoga društva i javne potrošnje.

LOD metodologija ima za cilj usmjeriti općinsku potrošnju namijenjenu OCD na prioritetne potrebe zajednice. Utemeljena je na najboljim praksama Europske unije i ima na konkurentnosti zasnovan projektni pristup isplati javnih sredstava za OCD. Metodologija je razvijena i testirana u više od 40 općina i gradova u BiH, te služi kao korisno sredstvo lokalnim vlastima za unapređenje lokalne demokracije kroz transparentnost i inkluzivnost u donošenju odluka.

Alati koji su dani u sklopu ove publikacije sadrže vodič korak-po-korak, počevši od prepoznavanja i definiranja problema, preko planiranja i izvršenja, do monitoringa i evaluacije tijekom cijeloga godišnjegа proračunskog ciklusa. Time će pomoći lokalnim samoupravama da standardiziraju svoj rad i poslužit će kao sredstvo za OCD da se više fokusiraju na stvarne potrebe svojih korisnika.

LOD metodologija već se primjenjuje u praksi u cijeloj BiH, a sada služi kao najbolja praksa u zemlji i regiji. Iako je kreirana i testirana na lokalnoj razini, ova je metodologija u potpunosti primjenjiva i na više razine vlasti.

Uvjeren sam kako će primjena ovakvih praksi osnažiti vlasti, koje u suradnji s civilnim društvom rade za svjetliju budućnost Bosne i Hercegovine.

Yuri Afanasiev,rezidentni predstavnik,Razvojni program Ujedinjenih nacija

4

Citizen-oriented and efficient local self-governance is important for the European Union but also for everyone in Bosnia and Herzegovina. The EU works with authorities in the country, civil society and our international partners in order to achieve that goal. One of the best examples is our LOD Project - Reinforcement of Local Democracy - which aims to establish permanent partnership between civil society organisations (CSOs) and local authorities.

After successful implementation of two phases, we decided to support the third phase of the project with two million Euro allocated in the 2011 Instrument for Pre-Accession Assistance. LOD III started in June 2012 and is implemented by the United Nations Development Programme in Bosnia and Herzegovina (UNDP BiH).

A methodology for allocation of public funds to CSOs was developed in LOD I and LOD II. It provides a transparent distribution system and efficient response to the actual needs, identified in local development plans and strategies. This will strengthen trust between local authorities and the civil society sector thus improving communication between these important pillars of any democratic society.

Also, it will ensure greater accountability of the civil society in terms of justifying expenses and providing the best value for received funding. A further important aspect of the set of instruments (project documentation for CSOs, evaluation, reporting and monitoring tools) encompassed within the LOD methodology is that, although primarily intended for the local self- governance units, it is a flexible and adjustable tool. Therefore, it can be used at other levels of authority, or in any public institution, for allocating funds to the civil society organisations. It is important to stress that LOD methodology is the first inclusive and transparent set of tools and procedures that positively influence public administration reform and strengthen the trust between citizens, civil society and local governance. Proper use of the methodology will improve the quality of services that NGOs provide to their members and citizens.

We would like to encourage organisations of civil society to specialise and professionalise their activities by adopting a longer-term planning, becoming more responsive to local needs and less dependent on the donor priorities of the day.

29 municipalities in Bosnia and Herzegovina benefited from phases one and two of the project. I am glad that eleven municipalities participate in LOD III. Bosanska Krupa, Čapljina, Kozarska Dubica, Livno, Lukavac, Ljubinje, Novi Grad, Srbac, Stari Grad Sarajevo, Teslić and Žepče joined the project which should assist them in improving contacts with civil society in their area. It should build and strengthen partnership which will enable progress and development of their communities.

All levels of government and different parts of the society have an important role to play in the European integration process. That includes local authorities as well as civil society.

I wish the best of luck to all participants in the project and look forward to seeing the results achived.

Ambassador Peter SorensenHead of the Delegation of the European Union to Bosnia and Herzegovina/

EU Special Representative

5

Učinkovita i ka građanima orijentirana lokalna samouprava važna je kako za Europsku uniju tako i za sve u Bosni i Hercegovini. Na postizanju ovoga cilja EU surađuje s vlastima u BiH, te s civilnim društvom i našim međunarodnim partnerima. Jedan od najboljih primjera za to je i naš Projekt jačanja lokalne demokracije – LOD projekt, koji ima za cilj uspostavljanje trajnoga partnerstva između organizacija civilnoga društva (OCD) i lokalnih vlasti.

Nakon uspješne implementacije dvije faze, treću fazu ovoga projekta odlučili smo podržati sa dva miljuna eura, izdvojenih u okviru sredstava Instrumenta pretpristupne pomoći za 2011. godinu. LOD III započeo je u lipnju 2012. i provodi ga Razvojni program Ujedinjenih naroda u Bosni i Hercegovini (UNDPBiH).

Metodologija za dodjelu sredstava iz javnih fondova za OCD izrađena je tijekom projekata LOD I i LOD II. Metodologija osigurava transparentan sistem raspodjele financijskih sredstava i učinkovit odgovor na stvarne potrebe identificirane u lokalnim razvojnim planovima i strategijama. Time će se ojačati povjerenje između lokalnih vlasti i civilnoga društva, te prema tomu unaprijediti komunikacija između ovih važnih stupova svakog demokratskog društva.

Također, ovom metodologijom osigurava se veća odgovornost civilnoga društva u procesu pravdanja utrošenih sredstava i njihova optimalnoga korištenja. Premda je prvenstveno namijenjena jedinicama lokalne uprave, dodatni značajan aspekt ovoga seta instrumenata obuhvaćenih LOD metodologijom (projektna dokumentacija za OCD, alati za potrebe evaluacije, izvješćivanja i monitoringa), jesu njezina fleksibilnost i prilagodljivost. Zbog toga je moguće koristiti ju i na drugim razinama vlasti ili u bilo kojoj javnoj instituciji, za potrebe izdvajanja sredstava namijenjenih organizacijama civilnoga društva. Važno je naglasiti kako LOD metodologija predstavlja prvi inkluzivni i transparentni set alata i procedura s pozitivnim utjecajem na reformu javne uprave i jačanje povjerenja između građana, civilnoga društva i lokalne uprave. Odgovarajućom primjenom metodologije unaprijedit će se kvaliteta usluga koju nevladine organizacije (NVO) pružaju svojim članovima i građanima.

Željeli bismo potaknuti organizacije civilnoga društva da specijaliziraju i profesionaliziraju svoj rad tako što će usvojiti dugoročno planiranje i uskladiti se s lokalnim potrebama, čime će biti manje ovisne o trenutačnim prioritetima donatora.

Od prve i druge faze projekta koristi je imalo 29 općina u Bosni i Hercegovini. Zadovoljstvo mi je da u projektu LOD III sudjeluje jedanaest općina: Bosanska Krupa, Čapljina, Kozarska Dubica, Livno, Lukavac, Ljubinje, Novi Grad, Srbac, Stari Grad Sarajevo, Teslić i Žepče pridružili su se projektu. To će im pomoći da unaprijede kontakte s civilnim društvom, čime bi trebalo izgraditi i ojačati partnerstva koja će omogućiti napredak i razvoj njihovih zajednica.

U procesu europskih integracija važnu ulogu imaju sve razine vlasti i različiti dijelovi društva, što uključuje lokalne vlasti kao i civilno društvo.

Sudionicima u projektu želim sve najbolje, nadam se i unaprijed radujem njegovim rezultatima.

Ambasador Peter Sorensen,šef Delegacije Europske unije u Bosni i Hercegovini /

specijalni predstavnik EU

NESLUŽBENI PRIJEVOD

6

SADRŽAJ

LISTA PRILOGA..... ...........................................................8

SKRAĆENICE.........................................................9

1.UVOD.........................................................10

1.1. Opće informacije o projektu Jačanje lokalne demokracije – LOD..........................10

1.2. Pozadina razvitka LOD metodologije i temeljni pojmovi..................................11

1.3. Načela i temelji LOD metodologije...................................................14

2. KORACI U PROVEDBI LOD METODOLOGIJE (elementi i upute).......17

PRVI KORAK: Analiza postojećih problema i određivanje prioriteta.........................17

2.1. Određivanje prioriteta u lokalnoj zajednici i analiza strateških razvojnih dokumenata........17

2.2. Određivanje prioritetnih oblasti....................................................18

DRUGI KORAK: Priprava i objavljivanje javnogа poziva za OCD..............................20

2.3. Izrada i priprava javnogа poziva za OCD..............................................20

7

Načelo jednakopravnosti spolova ugrađeno je u LOD metodologiju kao jednо od temeljnih načela. S tim u svezi, izrazi koji se u ovoj metodologiji koriste za osobe u muškome rodu (npr. „građani“, „načelnik“,

„službenik“, „predstavnik“ i sl.) neutralni su i odnose se i na muškarce i na žene.

2.4. Priprava dokumenata za podnošenje prijedloga projekata (aplikacijski set za nevladine organizacije/organizacije civilnoga društva)...................................... ........21

TREĆI KORAK: Ocjena /evaluacija projektnih prijedloga....................................24

2.5. Uspostavljanje povjerenstva/tijela za ocjenu projekata organizacija civilnoga društva.........24

2.6. Ocjenjivanje prijedloga projekata organizacija civilnoga društva..........................25

ČETVRTI KORAK: Dodjela sredstava i provedba projekata...................................27

2.7. O provedbi projekata.............................................................27

2.8. Promidžba projekata, projektnih rezultata i donatora....................................28

PETI KORAK: Nadzor nad projektima i analiza rezultata javnoga poziva........................29

2.9. Praćenje i nadzor provedbe projekta.................................................29

2.10. Analiza uspješnosti i rezultata javnoga poziva i priprava smjernica za novi poziv.................30

3. PRIKAZ VREMENSKIH ZAHTJEVA METODOLOGIJE.................31

4. PRILOZI I DIGITALNE VERZIJE DOKUMENTACIJE I POJEDINAČNIH UPUTA..........................................................................33

8

1. Obrazac oglasa za tisak2. Upute za objavljivanje oglasa3. Obrazac za evidentiranje izdane dokumentacije4. Obrasci za evidentiranje primljene dokumentacije5. Obrasci potvrde prijama6. Smjernice za podnositelje prijedloga i kriteriji za odabir 7. Projektni prijedlog8. Proračun i plan potrošnje9. Logički okvir rada (logička matrica)10. Plan aktivnosti i promidžbe11. Administrativni podaci o podnositelju prijedloga12. Financijski identifikacijski obrazac13. Izjava o podobnosti14. Lista za provjeru15. Obrazac izjave o nepristranosti i povjerljivosti16. Primjer Zapisnika JLS-a sa sastanka o odabiru povjerenstva za ocjenu

projektnih prijedloga OCD17. Odluke o uspostavljanju povjerenstva za ocjenu projektnih prijedloga

organizacija civilnoga društva18. Smjernice za rad povjerenstva za ocjenu projekata19. Individualni obrazac za ocjenu projekata20. Zbirni obrazac za ocjenu projektnih prijedloga21. Obrazac zapisnika o radu povjerenstva22. Obrazac tabele s rezultatima23. Smjernice za periodično izvješćivanje o napretku24. Obrazac periodičnoga narativnog izvješća25. Obrazac periodičnoga financijskog izvješća26. Obrazac finalnoga narativnog izvješća27. Obrazac finalnoga financijskog izvješća28. Smjernice za praćenje provedbe projekata organizacija civilnoga društva29. Obrazac izvješća o praćenju provedbe projekta30. Obrazac konačnoga izvješća o radu OCD i rezultatima projekta

LISTA PRILOGA

9

SKRAĆENICEBiH Bosna i HercegovinaEU Europska unijaILDP Projekt integriranoga lokalnog razvitka / Integrated Local Development ProjectIPA Instrument za pretpristupnu pomoćJLS Jedinica lokalne samoupraveLOD Projekt Jačanje lokalne demokracije / Reinforcement of Local Democracy ProjectLSG Lokalna savjetodavna skupinamiPRO Metodologija za integrirano planiranje lokalnoga razvitka NVO Nevladine organizacijeOCD Organizacije civilnoga društvaPCM Upravljanje projektnim ciklusom / Project Cycle ManagementSUTRA UNDP-ova inicijativa za potporu povratku i razvitku/ Support to Result-based Approach UNDP Razvojni program Ujedinjenih naroda / United Nations Development Programme

10

1.1. Opće informacije o projektu Jačanje lokalne demokracije – LODRaspodjela javnih fondova predstavlja ozbiljan zadatak za svaku javnu administraciju ili organ uprave. Pravilna raspodjela javnih sredstava potvrđuje dobre namjere vlasti da odgovorno upravlja javnim sredstvima, uključujući transparentnu javnu potrošnju i odgovarajuće pružanje usluga građanima. Raspodjela proračunskih sredstava, naročito sredstava iz proračuna jedinica lokalne samouprave, cilj je ove metodologije kako bi se što korisnije (efektivnije i učinkovitije) i transparentnije izvršio prijenos sredstava na organizacije civilnoga društva (OCD)1. Iako je ovaj metodološki pristup fokusiran na jedinice lokalne samouprave (JLS) u Bosni i Hercegovini, on se jednostavno može primijeniti i na ostale organe uprave i razine vlasti.

Metodološki pristup za transparentnu raspodjelu fondova namijenjenih organizacijama civilnoga društva razvijen je na temelju potrebe za jednostavnim alatima, koje mogu koristiti prvenstveno lokalne zajednice za raspodjelu vlastitih proračunskih sredstava, ali i zahtjeva OCD za pojednostavljenim i jasnim instrukcijama o načinu pristupa ne samo financijskim sredstvima iz proračuna jedinica lokalne samouprave, nego i sredstvima koja dolaze iz drugih izvora.

Jačanje lokalne demokracije – LOD svoj pristup temelji na iskustvima prethodnih projekata koje je Razvojni program Ujedinjenih naroda (UNDP) provodio na polju lokalne samouprave (SUTRA program)2 u Bosni i Hercegovini (BiH), odnosno na iskustvima u radu s više od četrdeset jedinica lokalne samouprave, od kojih neke već koriste ovaj pristup. Također, ovaj model ima za cilj kombiniranje preporuka Europske unije (EU) u upravljanju projektnim ciklusom (engl. Project Cycle Management - PCM), kao i smjernice EU o pristupu evaluaciji projektnih prijedloga, te osiguravanje instrumenata za učinkovito trošenje javnih fondova. Jedan od temeljnih ciljeva ovoga pristupa, nazvanog jednostavno LOD metodologija, jeste osigurati kvalitetu u procesima planiranja i provedbe projekata, te uniformnost u korištenju alata i dokumentacije za uspješnu provedbu i praćenje projekata i javne potrošnje fondova dodijeljenih OCD za pružanje usluga na lokalnoj razini i druge relevantne aktivnosti koje OCD provode u lokalnoj zajednici. 

Projekt Jačanje lokalne demokracije - LOD višefazni je projekt koji financira Europska unija iz sredstava Instrumenata za pretpristupnu pomoć (IPA) u iznosu od 5 milijuna eura,3 a implementira ga UNDP u Bosni i Hercegovini. Cilj projekta je doprinijeti demokratskoj stabilizaciji, pomirenju i daljnjem razvitku BiH kroz potporu odabranim općinama u uspostavljanju boljih odnosa između lokalnih vlasti i civilnoga društva, te stvaranju financijskih mehanizama za unaprijeđeno pružanje usluga.

Usprkos deklarativnoj političkoj podršci, te podršci međunarodne zajednice, suradnja civilnoga društva s lokalnim vlastima i dalje treba napredovati i usavršavati se. Prepreku daljnjem razvitku civilnoga društva i uspostavi jačih veza između stanovništva i vlasti predstavljaju, između ostalog, i ograničeni kapaciteti lokalnih vlasti i OCD, te nedovoljno razumijevanje zajedničkih uloga i odgovornosti i nedostatak transparentnih mehanizama za dodjelu sredstava OCD.

1) U kontekstu ovoga pristupa, organizacije civilnog društva (OCD) su fondacije i neprofitne organizacije koje su registrirane za vršenje djelatnosti u Bosni i Hercegovini i koje predstavljaju interesne grupe, odnosno grupe građana. OCD služe potrebama lokalnoga stanovništva i imaju za cilj da promoviraju i dovedu do pozitivnih promjena u društvu. One su neovisne organizacije, koje su  oslobođene političkog i bilo kojeg drugoga utjecaja na svoju djelatnost ili ciljeve i koje djeluju sukladno zakonima Bosne i Hercegovine. OCD pokrivaju spektar civilnih inicijativa, građanskih inicijativa, aktivizma i utjecaja na javnu politiku, socijalnu zaštitu, ekološke aktivnosti itd. Također, za ove potrebe termini nevladina organizacija (NVO) i organizacija civilnog društva (OCD) koriste se uzajamno kako je prethodno definirano.

2) Program SUTRA, a naročito treća faza pod imenom PLOD (Partnerstvo za lokalni razvoj), imao je za cilj pružiti podršku lokalnim zajednicama u Bosni i Hercegovini u razvijanju alata za implementaciju projekata povratka i reintegracije kroz zajedničku saradnju vlasti, civilnoga društva i poslovnog sektora, kako bi se omogućilo postavljanje temelja budućih širih razvojnih aktivnosti. Relevantnost SUTRA programa za LOD projekt leži u činjenici da je LOD nastavak aktivnosti SUTRA programa u uspostavljanju partnerstva na lokalnoj razini i jačanju efektivnosti provedbe lokalnih projekata.

3) LOD projekat (LOD I, LOD II i LOD III) financira Europska unija iznosom od pet milijuna eura.

1. UVOD

11

1.2. Pozadina razvitka LOD metodologije i temeljni pojmoviLOD metodologija ima za cilj pružiti potporu jedinicama lokalne samouprave da usmjere sredstva javne potrošnje namijenjena OCD kroz projektni pristup stvarnim potrebama.

Za konkretan izazov i transparentnu dodjelu javnih sredstava razvijena je LOD metodologija. Cilj je LOD metodologije pružiti jasne procedure za transparentnu dodjelu sredstava OCD, uz osiguranje jačanja međusobnoga povjerenja. Konačno, i što je najvažnije, pravilna uporaba LOD metodologije putem maksimalizacije iskorištenosti (učinkovitog i efektivnog trošenja) sredstava dodijeljenih OCD doprinosi ostvarivanju razvojnih ciljeva lokalnih zajednica.

Uz projektni pristup, jedinice lokalne samouprave svoje ciljeve, koji su postavljeni u strategijama razvitka, realiziraju zajedno s organizacijama civilnoga društva.

Projektni pristup podrazumijeva da se na javan i transparentan način raspisuje poziv svim OCD da, na zadatu oblast ili prioritet, dostave svoje projektne prijedloge, koji onda bivaju ocijenjeni od povjerenstva i, u konačnici, financirani iz proračuna JLS-a.  Transparentan i konkurentski proces odabira projekata OCD doprinosi pružanju boljih usluga i konkretnih rezultata za lokalno stanovništvo.

Projekt podrazumijeva skup više aktivnosti, od kojih svaka treba biti dobro planirana, organizirana i provedena kako bi se dostigao postavljeni cilj i/ili zadovoljila neka od potreba u lokalnoj zajednici.

Problem čijemu rješavanju pridonosi primjena LOD metodologije višestruk je i izrazito kompleksan. LOD metodologija omogućuje nepristran izbor najpogodnijih i najkvalitetnijih projekata, utemeljen na kvaliteti projektnih prijedloga i kapacitetima OCD za provedbu projektnih aktivnosti iz prijedloga. Također omogućuje provedbu upravo onih projekata koji izravno utiču na ostvarenje unaprijed definiranih razvojnih ciljeva.

Civilno društvo u BiH čine mnoge organizacije, od kojih značajan broj ima relativno sužene kapacitete, često uvjetovane fluktuacijom osoblja, nedostatkom ekspertize i kapaciteta za obavljanje aktivnosti. Također, ukupan broj formalno registriranih OCD uključuje i značajan postotak neaktivnih organizacija.

S druge strane, nepostojanje standardiziranih politika i sustavnog pristupa financiranju civilnoga sektora na svim razinama vlasti, nedostatak transparentnih procedura za financiranje, kao i nerazumijevanje same važnosti i koristi od usavršavanja ovoga procesa, tek su neki od velikih izazova pred koje se stavljaju ne samo OCD, nego i lokalne i entitetske vlasti.

Obično, jedinice uprave pribjegavaju financiranju velikoga broja OCD, opredjeljujući se za model malih iznosa, a financiranje na takav način, nažalost, nije utemeljeno na otvorenom, konkurentnom projektnom pristupu. Nedostatak transparentnosti u dodjeli javnih sredstava ograničuje profesionalizaciju i daljnji razvitak civilnoga društva. U ovakvome okruženju rastu nepovjerenje i jaz između javnoga i civilnoga sektora, te organizacije diverzificiraju svoje aktivnosti ovisno o namjeni sredstava donatora, a ne stvarnih potreba korisnika. Stoga se gubi ili blijedi jedna od temeljnih svrha civilnoga društva, koja treba biti, a u razvijenim zemljama i jeste, oslonac i najjači partner javnome sektoru. Također, ovi nedostaci vode ka lošijoj kvaliteti usluga, manjem zadovoljstvu i nepovjerenju građana.

Zašto financirati organizacije civilnoga društva/nevladin sektor?Javna uprava maksimalizira suradnju s građanima tako što uključuje civilni sektor u rješavanje problema, koje ne mogu izravno rješavati oslanjajući se na vlastite resurse i kapacitete. U nekim su slučajevima OCD bolje osposobljene za pružanje usluga ranjivim i marginaliziranim skupinama građana. Također, civilni sektor treba biti spona između vlasti i konkretnih potreba u lokalnoj zajednici, te kao takav služiti kao korektiv u pružanju usluga kako bi se maksimalizirala

12

učinkovitost javnih sredstava namijenjenih zadovoljenju potreba građana na lokalnoj razini. Tako u zemljama Europske unije sredstva, koja se dodjeljuju civilnom sektoru, predstavljaju investiciju za poboljšanje pružanja usluga građanima u lokalnim zajednicama, a nikako „financijsku injekciju“ za opstanak samih OCD.

Obostrana korist partnerstva između jedinica lokalne samouprave i civilnoga sektora široko je prepoznata. Međutim, kako bi proces omogućio da se angažman i financiranje OCD za ublažavanje ili pomoć u rješavanju određenih problema lokalne zajednice obave na transparentan i učinkovit način, da se izaberu najkvalitetniji i najkorisniji projekti za lokalnu zajednicu, eliminiraju sumnje i žalbe te onemogući nastajanje nesporazuma ─ neophodno je proces provoditi na jasan, javan, transparentan i inkluzivan način.

Upravo s ciljem maksimalizacije efekata dodijeljenih javnih sredstava za ublažavanje gorućih problema kroz poboljšanje kvalitete i približavanje usluga građanima lokalne zajednice, razvijena je LOD metodologija.

Što je LOD metodologija?LOD metodologija podrazumijeva metodološki pristup za transparentnu raspodjelu javnih fondova namijenjenih OCD. Ovaj pristup ima za cilj kombinirati preporuke EU u upravljanju projektnim ciklusom (PCM), te osigurati instrumente za učinkovito trošenje javnih fondova. Jedan od temeljnih ciljeva LOD metodologije je osigurati kvalitetu u procesima planiranja i provedbe projekata, te uniformnost u korištenju alata i dokumentacije za uspješnu provedbu projekata OCD. LOD metodologija, iako namijenjena jedinicama lokalne samouprave, može se primijeniti i na druge relevantne razine vlasti (entitetske, županijske i sl.), tj. na javne institucije koje vrše raspodjelu ovakvih i sličnih fondova. Ovaj pristup koristi iskustva zemalja EU i predstavlja primjer stvaranja grant šeme, te je prilagodljiv alat za potporu razvojnim ciljevima, odnosno provedbu javnih politika na lokalnoj ili nekoj drugoj razini.

LOD metodologija je vodič ili skup koraka, koji na jednostavan, sveobuhvatan i prilagodljiv način, korak po korak, pojašnjava cjelokupan proces financiranja, uključujući pripravu, upravljanje i provedbu odabira prijedloga projekata OCD koji su predmet buduće alokacije sredstava javnih proračuna. LOD metodologija zasnovana je na bogatim iskustvima, naučenim lekcijama i preporukama s praktičnim primjerima iz prakse.

Zašto je LOD metodologija korisna za jedinice lokalne samouprave?LOD metodologija je, dakle, transparentan, javan i inkluzivan sustav za prepoznavanje potreba u zajednici, dodjelu proračunskih sredstava, praćenje utroška i analizu efekata, a kao metodološki dokument razvijena je za primjenu prvenstveno na razini općinskih administracija. Univerzalnost ovoga pristupa, primjenjivost, te fleksibilnost i mogućnost adaptacije, ovu metodologiju čine jednostavnom za usvajanje i uporabu, kao i za daljnje usavršavanje.

S obzirom da se radi o razvijanju partnerstva, primjena metodologije omogućuje korist za oba sektora. Jedinice uprave imaju mogućnost učinkovitije upotrijebiti sredstva, bolje zadovoljiti potrebe građana i omogućiti napredak administrativne jedinice u kojoj djeluju, kao i usavršiti proces praćenja provedbe, odnosno praćenja iskorištenosti sredstava, i izmjeriti njihov utjecaj na napredak lokalne zajednice.

Metodologija je jednostavna za uporabu i usvajanje, lako se prilagođuje mogućnostima i kapacitetima svih aktera, a primjenjiva je za različite vrste projekata, bez obzira radi li se o financijski velikim ili malim projektima, projektima iz sektora kulture, športa, socijalnih usluga i sl.

Ovaj pristup omogućit će jedinicama lokalne samouprave da kvalitetnije planiraju i dobiju bolje usluge civilnoga sektora. Uspješno odabrani i provedeni projekti također vode ka ispunjenju općinskih strategija i akcijskih planova.

13

Zašto je LOD metodologija korisna za OCD (s aspekta OCD)?Primjenom LOD metodologije civilni sektor stječe profesionalan odnos prema provedbi projekata i specijalizira svoje usluge, održava kontinuitet u radu i kao takav postaje jači partner jedinici uprave. Također, organizacije civilnoga društva jačaju vlastite kapacitete za djelovanje na transparentan način i čine dio razvojno orijentiranog ambijenta u zajednici. Što je najvažnije, OCD imaju mogućnost kontinuiranoga pružanja usluga na lokalnoj razini, što je s aspekta korisnika krajnje relevantno.

S druge strane, OCD će dobiti priliku da rade na rješavanju stvarnih potreba svojih građana, te će za takve usluge biti adekvatno nagrađene i imati priliku da postanu partneri, koji će građanima i liderima općina pokazati kako njihova dostignuća, način rada i kapaciteti izravno doprinose kvaliteti života građana i razvitku zajednice.

Ovom metodom nevladin sektor primijenit će profesionalni pristup u pisanju i upravljanju projektima, kao i u praćenju provedbe projekata i ocjeni postignutih rezultata. To će omogućiti OCD jednostavniji pristup drugim fondovima, kao što su fondovi Europske unije, drugih međunarodnih razvojnih agencija i fondacija, inicijativa i slično. Također, uporaba LOD metodologije razvija veću odgovornost obiju strana u gradnji partnerstva.

Upravo ovo partnerstvo bit će presudan čimbenik za svaku administrativnu cjelinu u procesu pridruživanja Bosne i Hercegovine Europskoj uniji, gdje će samo one sredine koje imaju uspostavljene partnerske odnose moći kvalitetnije pristupiti fondovima EU. Također, samo ona područja koja imaju dovoljnu apsorpcijsku moć i kvalitetu za upravljanje projektima za ove fondove, bilo da se radi o jedinicama lokalne samouprave i/ili nevladinim organizacijama, održavat će tempo napretka neophodan za članstvo u europskoj obitelji.

LOD metodologija svoje uporište nalazi u načelima rada EU, a nadograđena je iskustvom velikog broja predstavnika javnoga i civilnoga sektora Bosne i Hercegovine i susjednih zemalja, što daje dodatnu vrijednost u smislu jačanja kapaciteta OCD za pristup trenutnim i budućim financijskim sredstvima, a naročito fondovima EU.

Zašto je LOD metodologija korisna s aspekta građana?Jedinice lokalne samouprave poduzimaju aktivnosti, koje imaju za cilj usavršavanje sustava usluga što ih pružaju na razini zajednice, ali istovremeno i učinkovitiju potrošnju proračunskih sredstava, s konkretnim i mjerljivim promjenama. Građani očekuju od svojih predstavnika i izabrane izvršne vlasti da prepoznaju njihove potrebe i riješe probleme s kojima se oni susreću na lokalnoj razini. Primjenom LOD metodologije i projektnog pristupa, građani, putem civilnoga sektora, definiraju prioritete u koje će javna sredstva biti usmjerena.

Nasuprot izravnoj dodjeli sredstava, gdje se sredstva dodjeljuju organizacijama na temelju njihova lobiranja i osobnoga zalaganja, neovisno o prioritetu i potrebama, korištenje projektnogа pristupa obuhvaćenog LOD metodologijom građanima osigurava uključenost u sam proces, te tako na izravan način doprinosi učinkovitijem i bržem rješavanju nastalih problema. Brzo i učinkovito rješavanje problema otvara put za bolji inkluzivni razvitak zajednice. Upravo kroz ovu uključenost građana u proces definiranja problema i prioriteta i njihovoga rješavanja, omogućuje se njihova potpora, postiže veće zadovoljstvo i ogleda najveća dobrobit za građane.

14

1.3. Načela i temelji LOD metodologijePristup koji se zagovara u LOD metodologiji jednostavan je i prilagodljiv uvjetima, teritorijalnoj veličini JLS, kao i trenutačnim kapacitetima OCD.

Jednostavan i sekvencijalni ciklični proces, koji čini LOD metodologiju, temelji se na elementima upravljanja projektnim ciklusima, a sastoji se od deset metodoloških jedinica, koje su svrstane u pet jednostavnih koraka.

Svi su koraci i metodološke jedinice zasnovani na pet temeljnih načela, koji su ugrađeni u sve elemente LOD metodologije: transparentnost, uključivanje (inkluzivnost), svrsishodnost, kontinuiranost i univerzalnost.

Transparentnost je osigurana kroz aktivno sudjelovanje svih zainteresiranih strana u samomе procesu, koji započinje već postojećim procesima javnih rasprava pri izradi lokalnih razvojnih strategija, donošenjem proračuna i odabirom oblasti za koje se javni poziv provodi, a nastavlja se u samoj LOD metodologiji. Svi ulazni podaci (tj. projektna dokumentacija, važni datumi kao što je trajanje javnogа poziva, kriteriji itd.) tijekom procesa provedbe javnoga poziva dostupni su i OCD i građanima, što olakšava proces, omogućuje jednostavniji rad i komunikaciju i umanjuje mogućnosti za nerazumijevanja i žalbe.

Uključivanje ili inkluzivnost ključni je čimbenik metodologije, koji ima za cilj ostvariti veći stupanj povjerenja u proces uključivanja svih strana u izgradnju zajednice i omogućiti stvaranje budućih partnerstava. Najznačajnija zainteresirana strana, koja se aktivno uključuje u proces, jeste sam civilni sektor, koji u ulozi predstavnika interesnih skupina aktivno sudjeluje u koracima što se tiču izbora prioritetnih oblasti (Korak 1 – Analiza problema i određivanje prioriteta) i sudjelovanja predstavnika OCD u povjerenstvu za ocjenjivanje projekata (Korak 3 – Ocjenjivanje / evaluacija projektnih prijedloga).

Također, inkluzivnost podrazumijeva spremnost jedinice lokalne samouprave da sudjelovanje u javnom pozivu dopusti svim OCD iz Bosne i Hercegovine, uz temeljni uvjet da se projekt mora provesti na teritoriju te jedinice lokalne samouprave, odnosno sukladno drugim uvjetima koje odredi JLS. Na taj se način kvaliteta projekata stavlja u prvi plan. Ovo je samo preporuka; finalni sporazum zaključuje izvršno tijelo ili gradonačelnik.

Izravna naspram projektne raspodjeleIzravna raspodjela javnih fondova namijenjenih za OCD čest je primjer u našemu društvu. Ovaj način, tj. izravno dodjeljivanje sredstava pojedinim nevladinim organizacijama na temelju zahtjeva ili posebnih molbi, otvara prostor za nepovjerenje, ili čak sumnju u ispravnost odluka o financiranju pojedinih aktivnosti. Često u ovakvim slučajevima i korisnost za lokalnu zajednicu biva umanjena, a veliki broj OCD dobiva iskrivljenu sliku o razlozima za financiranje. Tako javni fondovi, odnosno potrošnja javnoga proračuna, nisu uvijek usmjereni na definirane razvojne prioritete. U konačnici, zbog ovakvog djelovanja veliki broj OCD često sebe ne vidi kao partnere jedinica uprave, što dodatno kreira nepovoljno okruženje i produbljuje spomenuti jaz između ovih dvaju sektora. Tako se generira i veliki broj žalbi i pritužbi na rad jedinica uprave, odnosno na način dodjele sredstava, i najčešće još više udaljavaju jedinice uprave i civilni sektor od rješavanja problema u zajednici. Izravnom raspodjelom novca, bez projektnog pristupa, veći broj organizacija dobiva manja sredstva, s kojima nije u mogućnosti ostvariti korisnost za zajednicu, nego ona služe za plaćanje režijskih troškova organizacija, od čega ni građani, ni lokalna vlast, a dugoročno niti same OCD nemaju koristi. Ovakav način trošenja javnih sredstava nije poželjan.

Projektni pristup raspodjeli fondova putem raspisivanja javnoga poziva dugotrajniji je i opsežniji proces u odnosu na izravnu raspodjelu, ali u konačnici daje bolje i konkretnije rezultate, te osigurava veću korisnost za lokalnu zajednicu. Javnim pozivom, tj. projektnim pristupom, sredstva se dodjeljuju OCD sukladno jasno definiranim kriterijima i općinskim prioritetima, i to kroz konkretne aktivnosti, putem kojih se osigurava neusporedivo veća korisnost za lokalnu zajednicu.

15

Univerzalnost procesa ogleda se u činjenici da je LOD metodologija primjenjiva za sve oblasti i rješavanje svih potreba u lokalnim zajednicama dok god OCD mogu biti angažirane na njihovome rješavanju. Također, načela rada u Koraku 2 – Priprava i objavljivanje javnoga poziva i korištena dokumentacija rađeni su na temelju standardnih obrazaca EU, koji se koriste prilikom dodjele grantova, te su samim time iskustva i vještine što ih OCD stječu u tom procesu univerzalna i za mnoge buduće pozive za predaju projekata koji će biti na raspolaganju u BiH i EU.

LOD metodologijom predviđen je kontinuiran rad, koji se izvršava kroz pet vezanih koraka što čine neprekinut krug, kao što je grafički prikazano na sljedećoj slici. Ovaj se ciklus provodi tijekom jedne proračunske godine, a u posebnim slučajevima može trajati i dulje.

Pristup koji se koristi u LOD metodologiji utemeljen je na metodologiji upravljanja projektnim ciklusom. Dakle, LOD metodologija predstavlja jednu vrstu upravljanja projektnim ciklusom koja je prilagođena za korištenje jedinicama lokalne samouprave. Pet koraka od kojih se sastoji metodologija objedinjuje 10 metodoloških jedinica kako slijedi:

KORAK 1. Analiza postojećih problema i određivanje prioriteta

2.1. Određivanje prioriteta u lokalnoj zajednici i analiza strateških razvojnih dokumenata

2.2. Određivanje prioritetnih oblasti

KORAK 2. Priprava i objavljivanje javnoga poziva

2.3. Izrada i priprava javnoga poziva

2.4. Priprava dokumenata za podnošenje prijedloga projekata

KORAK 1. Analiza postojećih problema i

određivanje prioriteta

LOD METODOLOGIJA

KORAK 2. Priprema i objavljivanje javnog

poziva

KORAK 5. Nadzor nad projektima i

analiza rezultata

KORAK 4. Dodjela sredstava i provedba

projekata

KORAK 3. Ocjena projektnih

prijedloga

16

KORAK 3. Ocjena / evaluacija projektnih prijedloga

2.5. Uspostava povjerenstva / tijela za ocjenu projektnih prijedloga

2.6. Ocjenjivanje (pristiglih) projektnih prijedloga

KORAK 4. Dodjela sredstava i provedba projekata

2.7. Izvješćivanje o provedbi projekata

2.8. Promidžba projekata, projektnih rezultata i donatora

KORAK 5. Nadzor nad projektima i analiza rezultata javnoga poziva

2.9. Praćenje i nadzor provedbe projekata

2.10. Analiza javnoga poziva i priprava smjernica za novi poziv

17

PRVI KORAK: Analiza postojećih problema i određivanje prioriteta

2.1. Određivanje prioriteta u lokalnoj zajednici i analiza strateških razvojnih dokumenata Metodologija predviđa definiranje općinskih prioriteta sukladno kojima se formulira javni poziv za dodjelu sredstava OCD. Cilj je financirane projekte OCD usmjeriti na stvarne potrebe u lokalnoj zajednici, koje su definirane u lokalnim razvojnim planovima. LOD metodologija se oslanja na postojeća načela i u uzajamnoj je vezi s Metodologijom za integrirano planiranje lokalnoga razvitka – miPRO,4 koje je konačni proizvod integrirana lokalna strategija, gdje su društveni, gospodarski, ekološki i drugi prioriteti identificirani i operacionalizirani u konkretne projekte u sklopu godišnjih planova općine. Ovako razvijeni ciljevi i planovi, uz sudjelovanje svih interesnih skupina, predstavljaju predložak za definiranje ciljeva i oblasti za projektne prijedloge organizacija civilnoga društva.

Usklađivanje prioriteta u lokalnoj zajedniciIspravan proces određivanja prioritetnih oblasti podrazumijeva konzultiranje svih razvojnih dokumenata relevantnih za lokalnu zajednicu. To može uključivati već spomenutu strategiju integriranoga razvitka, ali i omladinsku politiku, strategiju socijalnoga uključenja, strategije potpore manjinama, lokalne ekološke akcijske planove, akcijske planove za jednakopravnost spolova i sve druge dokumente relevantne za analizu pitanja od posebne važnosti za zajednicu.

4) miPRO je ime metodologije nastalo od prvih slova (metodologija za integrirano planiranje razvoja općina), sa simboličnim značenjem: da smo mi, koji participativno planiramo na lokalnoj razini, proaktivni, dakle da oblikujemo svoju budućnost. miPRO metodologija prihvaćena je i preporučena od entitetskih vlasti i saveza opština/općina i gradova oba entiteta kao alat za proces integriranoga planiranja lokalnog razvoja u BiH, a razvijena u okviru UNDP-ovog Projekta integriranoga lokalnog razvoja (ILDP).Link za miPRO metodologiju: http://www.ba.undp.org/content/dam/bosnia_and_herzegovina/docs/Research&Publications/Democratic%20Governance/Methodology%20for%20Integrated%20Local%20Development%20Planning%20in%20Bosnia%20and%20Herzegovina/MiPRO%20theoretic%20part%20bhs.pdf

2. KORACI U PROVEDBI LOD METODOLOGIJE (ELEMENTI I UPUTE)

18

Drugim riječima, javni poziv treba biti u korelaciji s potrebama i razvojnim prioritetima lokalne zajednice.

Strateški dokumenti, koje je općina razvila na participativan način u bliskoj suradnji s civilnim i poslovnim sektorom, već su detektirali prioritetna područja i definirali planove i smjernice za njihovo rješavanje.

Provedba tih smjernica i planova podrazumijeva potporu lokalnoj jedinici da provodi razvojnu strategiju i unaprijedi kvalitetu života građana svoje zajednice, a samim time unaprijedi njezin razvitak i gospodarski je osnaži.

Važno je naglasiti kako strategija razvitka, čak i strategija integriranoga razvitka, nije jedini dokument koji mora biti temeljem za određivanje oblasti. Specifične strategije za određene oblasti mogu biti adekvatniji dokumenti, koji će poslužiti kao osnova za određivanje oblasti za konkretan poziv. Na primjer, ukoliko je namjera poboljšanje socijalne uključenosti, onda strategija iz ove oblasti predstavlja najadekvatniji dokument za određivanje prioritetnih oblasti.

Stoga, točan proces utvrđivanja prioritetnih područja uključuje pregled svih dokumenata relevantnih za lokalnu zajednicu. Ovo može uključivati već spomenute integrirane razvojne strategije, omladinsku politiku, strategije socijalnoga uključivanja, strategije za podršku manjinama, lokalne akcijske planove za zaštitu okoliša, te druge relevantne dokumente za analizu problema od posebnog značaja za zajednicu.

Ovaj pristup omogućuje da se javni poziv prilagodi potrebama zajednice, a ne potrebama aktivnih organizacija, što poboljšava učinkovitost javne potrošnje i raspodjele općinskih sredstava.

2.2. Određivanje prioritetnih oblasti Analiza navedenih razvojnih dokumenta i aktualnih problema u općini polazna je točka iz koje se određuje broj prioritetnih oblasti, sukladno dostupnim sredstvima. Prioritete treba određivati jednom godišnje i oni treba da budu izravno povezani s proračunom. Preporuka je da broj prioritetnih oblasti ne bude veći od pet niti manji od tri. Također treba uzeti u obzir i veličinu dostupnih fondova koji će se raspoređivati, te brojnost i kapacitete OCD na lokalnoj razini. Konačan broj prioritetnih oblasti definira općinska administracija u dijalogu s civilnim sektorom i građanima, a sukladno navedenim razvojnim dokumentima. Samo definiranje oblasti je proces, koji počinje analizom dokumenta i treba uključiti relevantne stručnjake iz općine.

Kod određivanja prioritetnih oblasti, prva je faza samo definiranje proračuna određivanjem širih oblasti kao proračunskih linija, a na temelju planskih dokumenata i onog dijela izvršenja proračuna iz prethodne godine koji se odnosi na OCD. Druga faza je prepoznavanje užih oblasti koje predviđaju strateški dokumenti, dok treća faza uključuje i javne konzultacije s predstavnicima svih zainteresiranih strana: civilnoga društva, poslovnoga sektora i građana.

Konačno, ovaj dio procesa završava se definiranjem konkretnih oblasti za objavljivanje poziva. Izvješća o uspješnosti iz prethodnog poziva, kao i dotadašnja iskustva administracije, također se uzimaju u razmatranje kako bi se eliminirale iste ili slične poteškoće.

Ukoliko općina ima formiranu lokalnu savjetodavnu skupinu (LSS), s ciljem veće transparentnosti čitavoga procesa bitno je konzultirati LSS u svezi s konačnom formulacijom svake pojedine oblasti.

Konačan rezultat ovoga koraka su definirane oblasti sukladno kojima će se raspisati javni poziv. Preporuka je5 da broj oblasti bude od tri do pet, a utemeljena je na iskustvima proizašlim iz brojnih prethodnih javnih poziva koje su JLS pripremale.

5) Preporučeni broj definiranih oblasti vodi do grupiranja projekata i mogućnosti konkurencije između projekata, što će u konačnici voditi ka boljim projektnim prijedlozima, odnosno rezultatima. Konačan broj oblasti utvrdit će općina zajedno s predstavnicima OCD i građanima.

19

Ako je neko područje / tema previše kompleksna, dozvoljeno je da sadrži potpodručje; međutim, ovo se treba primjenjivati samo u nužnim okolnostima kako bi se izbjeglo dodavanje dodatnih poteškoća u procesu.

20

DRUGI KORAK: Priprava i objavljivanje javnogа poziva za OCD

2.3. Izrada i priprava javnogа poziva za OCDAktivnosti koje se provode u sklopu javnih poziva neizostavno moraju biti utemeljene na načelima konkurentnosti, transparentnosti i jednakopravnosti spolova. Također, ove aktivnosti treba da budu sukladne relevantnim propisima i zakonima o javnim nabavkama.

Set dokumenata koji se koriste prilikom objavljivanja javnoga poziva za organizacije civilnoga društva sadrži:

1) Obrazac oglasa za tisak

Sam izgled i sadržaj oglasa treba da ostanu u normativima standardnoga oglasa, koji općina obično raspisuje, s najvažnijim informacijama u samome tekstu. Tipična veličina oglasa javnoga poziva je jedna uspravna četvrtina stranice (1/4) standardnoga novinskog formata, koja treba biti veličine 12x17,3 cm. Izbor medija prepušten je svakoj JLS i treba biti sukladan standardnoj praksi.

Preporuka je ove metodologije da oglas treba biti formuliran tako da poziva sve oficijalno registrirane OCD s područja Bosne i Hercegovine. Ovime se otvara mogućnost uključenja većega broja organizacija i poboljšanja kvalitete predloženih projekata.

S ciljem osiguravanja transparentnosti poziva na razini BiH, te želje da oglas javnoga poziva vidi što veći broj OCD, na listu medija preporučeno je uključiti bar jedan od najtiražnijih medija na području entiteta gdje se općina nalazi. Općina sami tekst javnoga poziva i pripadajuću dokumentaciju objavljuje i na službenoj internetskoj (web) stranici općine, kao i na oglasnoj tabli u zgradi općine.

Na ovaj način informacije o javnome pozivu dopiru do većega broja nevladinih organizacija i građana, što daje i više mogućnosti za kvalitetnije projekte. Za obrazac oglasa, pogledati prilog 1.

2) Upute za objavljivanje oglasa

Racionalno vrijeme trajanja oglasa koje se preporučuje je minimalno tri tjedna. Navedeni vremenski period dovoljan je da OCD budu informirane, te da razjasne eventualne nejasnoće s organizatorima javnoga poziva i podnesu svoje projektne prijedloge.

Općine same određuju nadnevak objavljivanja javnoga poziva i vrijeme trajanja javnoga poziva. Vrijeme trajanja javnoga poziva obično ovisi o općinskoj praksi. Iskustva pokazuju kako je ekonomičnije i učinkovitije imati jedan javni poziv za OCD, što je i preporuka ove metodologije. Na ovaj način, odnosno jednim pozivom na više oblasti ili podoblasti, smanjuju se opterećenost općinske administracije i troškovi uprave (troškovi oglasa, tiskanje materijala, sala za sastanke, vrijeme koje općinski službenici i predstojnici odjeljenja troše na konzultacije i odgovore zainteresiranim organizacijama i slično). O ovome općine same odlučuju uzimajući u obzir specifičnosti, visinu sredstava, veličinu civilnoga sektora itd.

Potrebno je ostaviti i dovoljno vremena kako bi se pripremili dobri projektni prijedlozi.

Prilagodba pristupa specifičnostima same lokalne zajednice moguća je i jednostavna. Upute za objavljivanje oglasa nalaze se u prilogu 2.

3) Obrasci za evidentiranje izdane i primljene dokumentacije

Izdavanje dokumentacije za projektne prijedloge obveza je općine. Dokumentacija se izdaje u elektronskoj formi (CD ili USB memorija) i neophodno je omogućiti njezino preuzimanje s internetske (web) stranice općine. Ovaj je posljednji

21

pristup najjednostavniji i vrlo učinkovit jer je besplatan i ne nosi nikakve troškove (papir za tiskanje, kopiranje i slično), te ne opterećuje uposlenike iz općine pošto cijeli proces OCD mogu obaviti same.

Izravno se izdavanje tenderske dokumentacije ne naplaćuje, te je neophodno osigurati evidentiranje izdane tenderske dokumentacije sukladno obvezujućim zakonima i pravilima općinskoga protokola. Ovo se radi u slučaju organizacija koje nemaju kapacitet da pristupe Internetu.

Svako izdavanje dokumentacije mora biti evidentirano, kako formalnim kanalima protokola tako i na posebnim obrascima, koji će kasnije predstavljati sastavni dio pohrane javnogа poziva. Na ovaj način uprava ima i preliminarnu informaciju o interesu za javni poziv, što omogućuje učinkovitije planiranje narednih koraka u procesu. Obrazac za evidentiranje izdavanja dokumentacije nalazi se u prilogu 3.

4) Prijam projektnih prijedloga i potvrde prijama

Prilikom prijama dokumentacije neophodno je voditi evidenciju o svim primljenim projektnim prijedlozima, što se čini po istom načelu evidentiranja koje se primjenjuje i kod izdavanja dokumentacije. Obrazac za evidentiranje prijama dokumentacije nalazi se u prilogu 4.

Prijam projektnih prijedloga vrši se na protokolu općine, odnosno tamo gdje to organizator javnoga poziva odredi. Prilikom svakoga prijama izdaje se ovjerena potvrda o prijamu, koja sadrži osnovne podatke o podnositelju, te nadnevak i vrijeme prijama. Obrazac potvrde o prijamu nalazi se u prilogu 5.

2.4. Priprava dokumenata za podnošenje prijedloga projekata (aplikacijski set za nevladine organizacije / organizacije civilnoga društva)Pristup setu dokumenata za podnošenje projektnih prijedloga općina osigurava svim zainteresiranim organizacijama civilnoga društva koje se žele prijaviti na javni poziv za OCD.

U set dokumenata za podnošenje projektnih prijedloga, ili skraćeno aplikacijski set, ubrajaju se sljedeći dokumenti: 1) Smjernice za podnositelje prijedloga i kriteriji za odabir, 2) Projektni prijedlog, 3) Pregled proračuna i plan potrošnje, 4) Logički okvir rada, 5) Plan aktivnosti i promidžbe, 6) Administrativni podaci o podnositelju prijedloga, 7) Financijski identifikacijski obrazac, 8) Izjava o podobnosti i 9) Lista za provjeru.

Ovaj set dokumenata ili aplikacijski set uvijek je isti i predstavlja standardni set za podnošenje projektnih prijedloga po svakom od javnih poziva za nevladine organizacije, osim dokumenta pod stavkom 1) Smjernice za podnositelje prijedloga i kriteriji za odabir, koji se mijenja sukladno prioritetnim oblastima svakog pojedinačnog javnoga poziva.

1) Smjernice za podnositelje prijedloga i kriteriji za odabir

Smjernice za podnositelje prijedloga  i kriteriji za odabir sadrže detaljno pojašnjenje ciljeva javnoga poziva, odnosno važnost javnoga poziva u sklopu razvojnih prioriteta jedinice lokalne samouprave i očekivane rezultate. Smjernice za podnositelje prijedloga i kriteriji za odabir također sadrže instrukcije i upute za popunjavanje aplikacijskih dokumenata, tj. dokumenata važnih za OCD, te informacije o prioritetnim oblastima, duljini trajanja oglasa, vremenu provedbe projekata i sl.

22

Dodatno, pregled kriterija koje je potrebno ispuniti, kao i primjer tabele za ocjenjivanje putem koje će projekti biti bodovani, integralnim su dijelom ovoga dokumenta. Smjernice imaju svoju strukturu i elemente, ali se dijelovi prilagođuju odabranim prioritetima, vremenu objavljivanja i slično. Prije objavljivanja svakoga javnog poziva smjernice se prilagođuju i formalno odobravaju za objavljivanje.

2) Projektni prijedlog

Projektni je prijedlog temeljni dokument aplikacijskoga seta, koji popunjava OCD. Sadrži detaljne informacije o OCD, detaljan opis projekta, projektne ciljeve, način provedbe projekta, način rješavanja projektnoga problema i slično. Projekt koji se predlaže treba biti integrirani metodološki set aktivnosti, kreiran da ostvari određene ciljeve i specifične rezultate unutar ograničenoga vremenskog okvira. Opći plan rada organizacije/ podnositelja zahtjeva ili njihovih partnera ne predstavlja projekt. Projekti treba da budu kreirani kao odgovor na specifične potrebe lokalne zajednice i određene ciljne skupine identificirane projektom, i treba da budu usklađeni s misijom i poljem djelovanja definiranim statutom organizacije.

Što je najvažnije, projektni prijedlozi moraju odgovarati jednoj ili više prioritetnih oblasti koje su navedene u tekstu javnoga poziva.

3) Pregled proračuna i plan potrošnje

Pregled proračuna je prijevod projekta u novčane iznose. U pregledu proračuna predstavljaju se troškovi do kojih OCD očekuje da će doći za vrijeme trajanja projekta. Pregled proračuna treba govoriti isto što i opis prijedloga projekta, a stavke proračuna treba da prate logičan slijed aktivnosti kako je navedeno u radnome planu. Potrebno je da što više proračunskih stavki bude utemeljeno na točno utvrđenim troškovima, a ne na približnim procjenama. Također je poželjno navesti (eventualne) izvore financiranja od drugih donatora. U sklopu projektnoga prijedloga daju se dodatna pojašnjenja proračunskih stavki navedenih u formi pregleda proračuna. Sve stavke moraju biti jasno i kratko opisane, sa definiranom mjernom jedinicom, brojem jedinica i jediničnom cijenom, gdje njihov rezultat daje ukupnu vrijednost svake takve proračunske stavke.

Tabelarni prikaz planiranoga utroška sredstava po mjesecima provedbe projekta je plan potrošnje i sadržan je u istoj formi kao i pregled proračuna (desno od tabele proračuna).

Ovaj prikaz treba dati sliku dinamike utroška sredstava tijekom provedbe projekta kako bi se ista mogla uskladiti sa dinamikom uplata pojedinačnih tranši.

Bitno je napomenuti da se u sklopu projektnoga prijedloga nalazi dio koji se odnosi na proračun, ali koji ne treba miješati s formom pregleda proračuna. Ovaj dio je deskriptivan i predstavlja detaljan opis proračunskih stavki.

4) Logički okvir rada (logička matrica)

Logički okvir rada, ili logička matrica, predstavlja tabelarni prikaz cijeloga projekta. On omogućuje sustavno i logično definiranje projektnih/programskih ciljeva i odnosa među njima. Logički okvir omogućuje provjeru jesu li postavljeni ciljevi ostvarivi, tj. ostvareni, te utvrđuje rizike i pretpostavke koje, izvan projektnog okvira, mogu utjecati na uspjeh samoga projekta/programa. Logički se okvir sastoji od sljedeća četiri razine: razina sveukupnoga cilja, razina specifičnih ciljeva, razina rezultata i razina aktivnosti. Pored ovoga, logički okvir prikazuje još i neophodne resurse, preduvjete i pretpostavke. Logički okvir predstavlja alat kojim se podnositelji projekta služe kako bi isplanirali svoj projekt. S druge strane, uz pomoć logičkoga okvira moguće je procijeniti konzistentnost projektnog prijedloga, što je jedan od najbitnijih koraka u evaluaciji samoga prijedloga. U fazi provedbe ovaj je dokument bitan za monitoring/ praćenje provedbe projekta.

23

5) Plan aktivnosti (plan rada) i promidžbe

Plan aktivnosti i promidžbe uključuje tabelarni prikaz vremena provedbe pojedinih aktivnosti u tijeku trajanja projekta, koje se raspoređuju u pravilno utvrđenim razmacima, najčešće u mjesečnim intervalima. Također uključuje pregled glavnih promotivnih aktivnosti, npr. održavanje završne konferencije, dodjelu certifikata i slično. Pomoću ovoga plana moguće je procijeniti vremenski tijek projekta, veze između aktivnosti, te utvrditi ključne momente u tijeku provedbe. Ovaj je dokument također bitan za monitoring/praćenje provedbe projekta.

6) Administrativni podaci o podnositelju prijedloga

Popunjavanje obrasca s administrativnim podacima o podnositelju prijedloga podrazumijeva dostavljanje temeljnih informacija administrativne prirode o organizaciji podnositelju projekta, kao što su: adresa sjedišta, pravni naziv, ime odgovorne osobe, životopisi ključnoga projektnog osoblja itd. Ovaj obrazac služi kako bi se utvrdio identitet podnositelja projektnoga prijedloga.

7) Financijski identifikacijski obrazac

Financijski identifikacijski obrazac uključuje temeljne financijske informacije o organizaciji podnositelju projekta. Ovo se prvenstveno odnosi na bankovne podatke (broj bankovnoga računa, naziv nositelja računa, ime banke i slično). Na temelju ovoga obrasca pripremaju se svi elementi neophodni za sam transfer sredstava prema organizaciji čiji je projekt odabran za financiranje.

8) Izjava o podobnosti

Izjavom o podobnosti organizacija podnositelj projekta pod krivičnom i materijalnom odgovornošću potvrđuje točnost podataka u prijavi.

9) Lista za provjeru

Lista za provjeru jednostavan je alat koji organizacija civilnoga društva, odnosno podnositelj projekta popunjava na samome kraju procesa priprave prijedloga i služi kao sredstvo dodatne provjere. Drugim riječima, podnositelj projekta pomoću liste za provjeru utvrđuje jesu li svi neophodni dokumenti uvršteni u aplikacijski set. Iako jednostavan, ovo je veoma važan alat za podnositelje projekta (OCD), jer veliki broj organizacija često ne ispuni potrebne uvjete tehničke evaluacije budući da ne dostavi svu potrebnu dokumentaciju.

10) Dodatna dokumentacija

Uz dostavljanje navedenih obrazaca, potrebno je da se podaci iz prijave projekta potkrijepe valjanim dokumentima. Najznačajniji dokumenti koji se koriste za tu svrhu su: statut organizacije, rješenje o registraciji, statistički broj, bilanca stanja i uspjeha za prethodni period, te posljednje narativno i financijsko izvješće organizacije. Ovi su dokumenti neki od najtemeljnijih koji se koriste radi vrednovanja i procjene kapaciteta organizacije. Općina ima mogućnost listu proširiti sukladno specifičnostima samoga javnog poziva koji raspisuje. Također, ukoliko OCD aplicira u partnerstvu s drugom OCD ili nekom drugom institucijom, neophodno je da s tom organizacijom/institucijom potpiše partnersku izjavu. Poseban format partnerske izjave nije definiran, ali treba sadržavati nekoliko elemenata: tekst same izjave o partnerstvu, te potpise i pečate odgovornih osoba svih partnera.

Primjeri dokumentacije navedene od 1 do 9 nalaze se u prilozima 6-14.

24

TREĆI KORAK: Ocjena / evaluacija projektnih prijedloga

2.5. Uspostavljanje povjerenstva / tijela za ocjenu projekata organizacija civilnoga društva Povjerenstvo za procjenu projektnih prijedloga koje su podnijele organizacije civilnoga društva (Povjerenstvo za procjenu) ima zadatak preporučiti dodjelu sredstava najboljim projektima podnesenim na općinski javni poziv. Zadatak općine je osigurati da se proces procjene prijedloga provodi na transparentan i inkluzivan način.

Transparentnost znači da se projekti ocjenjuju sukladno unaprijed definiranim kriterijima i prioritetnim područjima i da su podaci o cijelome procesu na raspolaganju javnosti u svakom trenutku, dok uključenost (inkluzivnost) podrazumijeva veću participaciju organizacija civilnoga društva i svih sudionika u procesu donošenja odluka. Inkluzivan pristup povećava razumijevanje i praćenje procesa ocjenjivanja, te time omogućuje podjelu odgovornosti među svim sudionicima u lokalnoj zajednici i društvu.

Kako se formira povjerenstvo za ocjenu projekata?Povjerenstvo za ocjenu prijedloga projekata je tijelo što ga uspostavlja jedinica lokalne samouprave koja objavljuje javni poziv. Povjerenstvo provodi ocjenu predloženih projekata sukladno javnome pozivu. Rad povjerenstva za ocjenu treba biti izravno sukladan pravilima javnoga poziva i jasno određen kriterijima za ocjenu prijedloga projekata. Povjerenstvo se formira tako da ima neparan broj članova, kojih je najčešće pet. Neparan broj članova, odnosno broj od pet članova, pretpostavlja se kao najprimjereniji kako bi odlučivanje bilo objektivno i kako bi sve zainteresirane strane bile uključene u proces. S manjim brojem članova objektivnost bi bila umanjena, dok bi s većim brojem članova rad povjerenstva bio otežan. Povjerenstvo formira jedinica lokalne samouprave, a njegov rad formalizira izvršni organ, najčešće općinski načelnik, u formi odluke.

Tko čini povjerenstvo za ocjenu?Povjerenstvo za ocjenu čine osobe koje posjeduju neophodna znanja iz oblasti za koju se dodjeljuju sredstva, ali i neophodne vještine i znanja iz oblasti upravljanja projektnim ciklusom. Članove povjerenstva za ocjenu imenuje načelnik općine ili skupština općine. Predstavnici svih zainteresiranih strana, ukoliko je to moguće s obzirom na ograničenje u broju članova, treba da budu uključeni u sastav povjerenstva za ocjenu. Ovo je važno jer bi se time osigurali objektivnost i transparentnost procesa ocjenjivanja. Sastav povjerenstva treba poštivati načela rodne jednakopravnosti sukladno Zakonu o jednakopravnosti spolova BiH, odnosno zastupljenosti.

Općinski predstavnici povjerenstva su predstavnici sektora za suradnju s nevladinim organizacijama, odnosno predstojnici odjeljenja koja su izravno vezana za tematiku iz javnoga poziva.

Predstavnik civilnoga društva treba biti netko tko je općeprihvaćen aktivist, s dobrom reputacijom u lokalnoj zajednici, koji će nepristrano vršiti ocjenjivanje. Ovog člana/članove u povjerenstvo predlažu same organizacije civilnoga društva na transparentan i inkluzivan način. Predstavnik OCD uključen je u rad povjerenstva kao neovisni pojedinac, a ne kao predstavnik OCD iz koje dolazi.

Izbor predstavnika OCDIzbor predstavnika OCD vrši se transparentno i uz konzultacije sa svim OCD s teritorija JLS. Predstavnici organizacija civilnoga društva imenuju se na demokratski način, zajedničkim dogovorom većine organizacija civilnoga društva s područja općine. Proces izbora nije potrebno ponavljati ukoliko već postoji ranije imenovani predstavnik civilnoga društva u povjerenstvu za odabir projekata pri općini.

25

Općina podupire demokratski proces izbora predstavnika organizacija civilnoga društva. Ovo podrazumijeva javni poziv svim organizacijama civilnoga društva da u određenom roku nominiraju svoje predstavnike, te na unaprijed utvrđen nadnevak organiziraju izbor predstavnika i jednoga zamjenika, javnim ili tajnim glasanjem. Općina je dužna podržati ovaj proces i sačuvati svu relevantnu dokumentaciju, te osigurati adekvatan prostor za sastanak (općinska sala ili slično) ukoliko je to potrebno.

Neophodno je da minimalno jedan član povjerenstva bude predstavnik civilnoga sektora.

Izbjegavanje sukoba interesa u radu povjerenstva za ocjenuPredstavnici općine i OCD ne smiju biti u konfliktu interesa tijekom procesa, odnosno ne smiju koristiti svoj položaj člana povjerenstva za ocjenu prijedloga kako bi izabrali projekte OCD kojima su potencijalno skloni.

Predstavnici civilnoga sektora u povjerenstvu za ocjenu moraju imati jednoga zamjenskog člana povjerenstva. Svrha je zamjenskoga člana sudjelovati u ocjenjivanju onih projekata u čijoj izradi je sudjelovao redoviti član povjerenstva. Ovo se također odnosi i na situacije kada je član povjerenstva aktivan pri određenoj OCD u bilo kojem kapacitetu (član upravnoga odbora, volonter ili slično), odnosno ukoliko su njegovi/njezini bliži ili dalji članovi obitelji aktivni u OCD. Dakle, ukoliko je OCD aplicirala na javni poziv, a član organizacije obavlja dužnost člana povjerenstva za ocjenu, taj projektni prijedlog ocijenit će zamjenski član kako bi se izbjegao sukob interesa. U svim ostalim slučajevima, član povjerenstva koji je u sukobu interesa izuzima se iz ocjenjivanja takvoga projekta. Na početku rada povjerenstva, svaki član (i općinski i OCD predstavnici) potpisuje Izjavu o nepristranosti i povjerljivosti, kojom se obvezuje na prijavu sukoba interesa u svim slučajevima tijekom ocjenjivanja projekata. Obrazac Izjave o nepristranosti i povjerljivosti nalazi se u prilogu 15.

Preporuča se da se mandat članova povjerenstva ograniči na jednu ili dvije godine, budući da višegodišnji mandati mogu dovesti do potencijalnih špekulacija.

Zapisnik o radu povjerenstva za ocjenu projektnih prijedlogaTakođer je potrebno da općina delegira osobu koja će voditi zapisnik o procesu. Zapisnik može sastaviti i predsjednik povjerenstva. Više detalja o ovomu nalazi se u sekciji 2.6.4.

U prilogu 16 i 17 pogledajte primjer zapisnika jedinice lokalne samouprave sa sastanka o odabiru povjerenstva za ocjenu projekata organizacija civilnoga društva i оdluke o uspostavi povjerenstva za ocjenu projekata organizacija civilnoga društva.

2.6. Ocjenjivanje prijedloga projekata organizacija civilnoga društvaPo definiciji, ocjenjivanje projekata predstavlja proces u kojemu se objektivno i nepristrano procjenjuju projektni prijedlozi sukladno unaprijed definiranim kriterijima i sustavu vrjednovanja. Ispunjenje kriterija koji se koriste za procjenjivanje projektnih prijedloga utvrđuje se kroz potkriterije, koji su najčešće u obliku pitanja. Svako pitanje, odnosno potkriterij, nosi određen broj bodova, čiji zbroj na kraju čini ukupnu ocjenu ispunjenja svakoga pojedinog kriterija, a zbir svih bodova ukupni rezultat ocjenjivanja.

Povjerenstvo za ocjenu projektnih prijedloga sastaje se ne kasnije od dva tjedna po isteku roka za prijavu projektnih prijedloga OCD, a svoj rad završava u roku od najdulje dva tjedna. Odmah po završetku rada rezultati povjerenstva za ocjenu projektnih prijedloga se zvanično i javno objavljuju.

Važno je da prije samoga procesa svi članovi povjerenstva za ocjenu budu upoznati s načinom i pravilima rada kako bi imali izjednačene standarde u samome procesu. Također, članovi povjerenstva za ocjenu treba da

26

razumiju sama načela procesa ocjenjivanja prije nego se upuste u ovu aktivnost, kako bi se izbjegle nesuglasice i učinkovito obavio proces.

1) Smjernice za rad povjerenstva za ocjenu projekataOve su smjernice osmišljene kao pojednostavljeni priručnik s temeljim uputama i pravilima o procesu ocjenjivanja i odabira najboljih projektnih prijedloga. Smjernice za rad povjerenstva za ocjenu projekata nalaze se u prilogu 18.

2) Individualni obrazac za ocjenu projekataIndividualni obrazac za ocjenu projekata je tabela na kojoj svaki od članova povjerenstva upisuje svoje ocjene neovisno i posebno za svaki od prijedloga projekata organizacija civilnoga društva. Primjerak individualnog obrasca za ocjenu projekata nalazi se u prilogu 19.

3) Zbirni obrazac za ocjenu projekataTabela na kojoj se zbrajaju ocjene svih pojedinačnih članova povjerenstva za ocjenu za svaki pojedinačni projektni prijedlog je zbirni obrazac za ocjenu projekata. Pojedinačne ocjene svih kriterija ocjenjivanja prikazuju se u formi prosječne ocjene svih članova povjerenstva. Ova se tabela koristi na kraju procesa ocjenjivanja za uvid u konačni ostvareni rezultat po svakom od pristiglih projekata. Primjerak zbirnoga obrasca za ocjenu projekata nalazi se u prilogu 20.

4) Zapisnik o radu povjerenstva

Zapisnik o radu povjerenstva za ocjenu projekata popunjava se na licu mjesta i sadrži pojedinačne napomene za svaki od projekata koji se ocjenjivao. Zapisnik također sadrži i krajnji rezultat, odnosno predloženu rednu listu najuspješnijih projekata, njihove ocjene i ostale komentare. U zapisnik također ulaze podaci o eventualnim diskvalificiranim projektnim prijedlozima, zajedno s razlozima diskvalifikacije. U zapisnik je potrebno unijeti i ostala dodatna zapažanja povjerenstva, kao i moguće komentare i/ili prigovore članova povjerenstva. Zapisnik potpisuje svaki od članova povjerenstva. Primjerak zapisnika o radu povjerenstva nalazi se u prilogu 21.

5) Objavljivanje rezultata

Po okončanju procesa, konačni rezultati ocjenjivanja objavljuju se na internetskoj (web) stranici općine i putem drugih javnih kanala koje koristi općina (forumi, lokalni tisak, oglasna tabla, komunikacija elektroničkom poštom itd.). U ovu je svrhu potrebno napraviti tabelarni prikaz svih organizacija koje su aplicirale, zajedno s ukupnim brojem osvojenih bodova, bez prikazivanja pojedinačnih ocjena.

Objavljivanjem rezultata javnoga poziva općina potvrđuje svoj transparentan rad, te daje povratnu informaciju OCD o kvalitetu podnesenih projektnih prijedloga. Primjer tabele sa rezultatima možete vidjeti u prilogu 22.

6) Žalbeni postupak

Organizacije civilnoga društva koje su sudjelovale u javnome pozivu imaju pravo podnijeti žalbu na objavljene rezultate u roku predviđenom relevantnim aktima. Predstavnici relevantnoga općinskog odjela koji je objavio javni poziv treba da uzmu u razmatranje sve pristigle žalbe i odgovore OCD-ima u pisanoj formi. Ukoliko su uočeni nedostaci, općina treba poduzeti uobičajene procedure kako bi se nedostaci otklonili, ili, u krajnjem slučaju, poništiti proces i ponoviti proceduru javnoga poziva.

7) Potpisivanje ugovora o financiranju s OCD

Potpisivanje ugovora o financiranju s OCD vrši se nakon što je proces odabira završen, a sukladno planu rada jedinice lokalne samouprave. Potpisivanje ugovora o financiranju s OCD može predstavljati i odličnu priliku za promoviranje rada i suradnje općinskih organa i civilnoga društva. Poželjno je pozvati predstavnike medija kako bi se građani, a i šira javnost, upoznali s radom općinskih organa, s njihovim zalaganjem za bolju suradnju s OCD, te s financiranjem projekata koji su definirani razvojnim ciljevima općine.

27

ČETVRTI KORAK: Dodjela sredstava i provedba projekata

2.7. Izvješćivanje o provedbi projekata Izvješćivanje je važan dio procesa koji organizacije civilnoga društva osiguravaju kako bi općina, ali i drugi potencijalni donatori dobili točne i pravovremene informacije o stupnju napretka provedbe projekata. Pravovremeno i kvalitetno izvješćivanje osigurava ispravan protok informacija između korisnika sredstava i općine kao davatelja sredstava. Putem izvješća koja pripremaju i podnose organizacije civilnoga društva utvrđuje se, među ostalim, i stupanj ispunjenja ciljeva koji pridonose rješavanju općinskih prioriteta.

1) Smjernice za periodično izvješćivanje o napretku

Svrha smjernica za izvješćivanje o napretku, pripremljenih za organizacije civilnoga društva koje provode svoje projekte na teritoriju općine, jeste pojasniti proces, načine i dinamiku izvješćivanja prema općini. Procedura opisana u ovim smjernicama je pojašnjenje same procedure izvješćivanja tijekom i nakon provedbe projekta. Smjernice za izvješćivanje o napretku nalaze se u prilogu 23.

2) Periodično narativno izvješće

Periodično narativno izvješće podrazumijeva opisno izvješćivanje o napretku tijekom provedbe projekta, a sukladno ugovoru potpisanom s općinom. Narativno izvješćivanje vrši se u okviru rezultata navedenih u ugovoru, te na temelju aktivnosti ponuđenih u planu aktivnosti. Izvješćivanje se treba zasnivati na stupnju postignuća rezultata koji su navedeni u logičkom okviru, kao i na provedbi plana aktivnosti, koji je sastavni dio prijedloga projekta. Primjer forme periodičnog narativnog izvješća nalazi se u prilogu 24.

3) Periodično financijsko izvješće

Periodično financijsko izvješće, odnosno financijska potrošnja korisnika ugovora (OCD), treba biti sukladno stupnju provedbe rezultata, a zasnovano na proračunu određenom u ugovoru. Periodično financijsko izvješće pokazuje koji su troškovi nastali u izvještajnom periodu i treba biti usuglašeno s narativnim izvješćem. Narativno i financijsko izvješće, za bilo koji izvještajni period, prilažu se zajedno. Financijsko se izvješće pripravlja tako da se na postojeći obrazac proračuna s desne strane dodaju dvije kolone (utrošeno i balans). U kolonu utrošeno unose se troškovi za izvještajni period, dok je balans razlika između vrijednosti svake stavke i utroška u izvještajnome periodu. U tom smislu, forma izvješća ovisi o sadržaju pregleda proračuna koji je organizacija pripremila i koji je u procesu ocjenjivanja odobren. Primjer forme periodičnoga financijskog izvješća nalazi se u prilogu 25.

4) Finalno narativno izvješće

U finalnome narativnom izvješću, a kroz detaljno prikazane rezultate koje je projekt imao, te njihov utjecaj na izravne korisnike i čitavu lokalnu zajednicu, organizacija potvrđuje koja su pitanja riješena provedbom projekta. Uspoređuju se i analiziraju ukupno ostvareni rezultati sukladno onima predloženim u projektnome prijedlogu, te se evidentira napredak po svakom od ostvarenih ciljeva ili rezultata. Primjer forme ovoga narativnog izvješća nalazi se u prilogu 26.

5) Finalno financijsko izvješće

U finalnome financijskom izvješću prikazuje se krajnja i ukupna potrošnja organizacije u provedbi projekta. Forma je ovoga izvješća identična formi periodičnoga financijskog izvješća, ali uključuje finalne iznose potrošnje. Primjer forme finalnoga financijskog izvješća nalazi se u prilogu 27.

28

2.8. Promidžba projekata, projektnih rezultata i donatoraPromotivne aktivnosti su redovne aktivnosti u sklopu projektnoga upravljanja. OCD koje provode projekt promidžbom svojih aktivnosti i osiguravaju bolju vidljivost postignutih rezultata, veću prepoznatljivost u zajednici, a istodobno uvećavaju i vlastitu konkurentnost među potencijalnim donatorima. Također, jedinice lokalne samouprave kao financijeri treba da budu prepoznate u ulozi partnera, i o tome građani moraju biti obaviješteni. Promotivne djelatnosti organizacije civilnoga društva koja provodi projekte što ih financiraju jedinice lokalne samouprave i/ili drugi donatori, moraju biti jasno definirane unutar točno određenih parametara.

29

PETI KORAK: Nadzor nad projektima i analiza rezultata javnoga poziva

2.9. Praćenje i nadzor provedbe projekta Praćenje provedbe nekog projekta je proces verifikacije sa svrhom osiguranja da tijek projekta ide sukladno planu i da zadovoljava planirane ciljeve. Praćenje projekata sastavni je dio svakodnevnoga upravljanja projektom i nudi informacije na temelju kojih menadžment može odrediti i riješiti probleme u tijeku provedbe, te postići napredak. Praćenje se realizira na temelju informacija dobivenih putem izvješća o napretku (uključujući financijska izvješća), koje pripravlja korisnik granta, ali i na temelju drugih informacija dobivenih na zahtjev općine, te na temelju posjeta na terenu.

Posjeti na terenu nužni su zbog daljnje provjere financijskoga i tehničkoga napretka i zbog usporedbe s navodima iz narativnoga i financijskoga izvješća, kao i u svrhu osiguranja fizičkoga dokaza napretka u provedbi projekta. Telefonski kontakt s ciljem razmjene informacija je također uobičajen način praćenja provedbe, ali se treba imati u vidu da telefonski razgovori ne mogu zamijeniti terenske posjete.

1) Uspostava povjerenstva za praćenje provedbe projekata

Povjerenstvo za praćenje provedbe projekata imenuje načelnik općine. Povjerenstvo čine osobe koje posjeduju neophodna znanja iz oblasti upravljanja projektnim ciklusom (PCM), a to su najmanje po jedan predstavnik odjela koji u svojim redovnim zadacima i obvezama surađuju s OCD i jedan uposlenik financijske struke. Općina može odrediti i jednoga predstavnika OCD koji će pratiti OCD projekte. Preporučljivo je u povjerenstvo imenovati više članova, ili da članovi imaju zamjenike (član i zamjenik trebaju biti različitoga spola) kako bi se osigurali ekspeditivnost i kontinuitet u radu, i u slučajevima kada su neki od članova spriječeni obavljati ove dužnosti. Sastav povjerenstva treba poštivati načela rodne jednakosti, odnosno zastupljenosti.

Preporuka je da se u sistematizaciji radnih mjesta definiraju pozicije koje će u opisu radnih mjesta imati uvrštene zadatke praćenja provedbe projekata OCD, te da se povjerenstvo trajno formira uvršćivanjem naziva tih pozicija. Na ovaj se način trajno definiraju obveze i odgovornosti praćenja provedbe projekata kao dijela redovnih aktivnosti. U prvome periodu nije neophodno primijeniti ovakav pristup, ali to bi trebala biti dugoročna strategija općine.

2) Smjernice za praćenje provedbe projekata organizacija civilnoga društva

Procedure opisane u Smjernicama za praćenje provedbe projekata organizacija civilnoga društva osmišljene su kako bi dale okvir i načelo praćenju provedbe, koji ima za cilj osigurati točne i prikladne informacije o stupnju napretka provedbe projekata OCD. Smjernice vrlo detaljno opisuju sve korake koji se poduzimaju prilikom praćenja provedbe projekata. Smjernice za praćenje provedbe projekata organizacija civilnoga društva nalaze se u prilogu 28.

3) Izvješća o praćenju provedbe projekta

Izvješće o praćenju provedbe projekata treba sadržavati sve neophodne informacije o napretku projekta, projektnim postignućima, usklađenosti provedbe aktivnosti i potrošnje proračunskih linija, eventualnim poteškoćama i slično. Vrlo bitan segment izvješća je i preporuka, odnosno zaključak tima/povjerenstva za praćenje provedbe o načinu provedbe dotadašnjih aktivnosti. Obrazac izvješća o praćenju provedbe projekta i konačnog izvješća o radu OCD i rezultatima projekta nalazi se u prilozima 29 i 30.

30

2.10. Analiza uspješnosti i rezultata javnoga poziva i priprava smjernica za novi poziv Analizu uspješnosti javnoga poziva pripravljaju općinski službenici kao neophodan element koji prethodi narednome pozivu, odnosno Koraku 1 narednoga javnog poziva. Analiza omogućuje da se prepoznaju faktori uspješnosti prethodnoga javnog poziva, te da se naučene lekcije i iskustva iz prethodnih javnih poziva primijene i uvrste u naredne aktivnosti općine.

Analiza uspješnosti javnoga poziva treba sadržavati sljedeće elemente:

temeljne informacije o raspisanom javnom pozivu, koje uključuju visinu sredstava koja su raspoređena, odnosno iznose koji su dodijeljeni i iznose koji su realizirani;

podatke o broju izdane dokumentacije, broju primljenih prijava (aplikacija) i opis temeljnih nedostataka ili kvalitete primljenih prijedloga projekata koje su poslale OCD;

podatke o najznačajnijim ostvarenjima i koristima projekata, te o konkretnome doprinosu rješavanju problema u zajednici zbog kojega je raspisan poziv;

preporuke za ponovno raspisivanje javnoga poziva, ili preporuke za usmjeravanje sredstava u drugu oblast definiranu strateškim dokumentima.

Ovaj dokument nema specifičnu formu i kao takav treba biti razvijen na način koji najbolje odgovara potrebama općinske administracije, i služi da informira građane o rezultatima javnoga poziva, te kao sredstvo za praćenje realizacije godišnjih planova općine, tj. razvojnih prioriteta koje lokalna vlast postavlja pred sebe. U konačnici, ovaj je dokument temelj za planiranje sredstava i definiranje prioriteta u narednome pozivu, sukladno cikličnoj postavci čitave metodologije.

Analiza uspješnosti osigurava odličnu povratnu informaciju načelniku i općinskom vijeću o utjecaju raspodijeljenih općinskih sredstava i o urađenim aktivnostima u okviru javnoga poziva za OCD. Ove relevantne informacije treba podijeliti ne samo unutar općine već i s građanima, a putem različitih sredstava javnoga informiranja.

31

3. PRIKAZ VREMENSKIH ZAHTJEVA METODOLOGIJE

MJESECI

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

KORAK 1. Analiza problema i određivanje prioriteta

Sudjelovanje zainteresiranih strana u periodu priprave poziva

                   

KORAK 2. Priprava i objavljivanje javnoga poziva

   

Jedan radni tjedan za pripravu i četiri za objavljivanje javnoga poziva

               

KORAK 3. Ocjena projektnih prijedloga

     

Jedan ili više radnih dana za ocjenjivanje i pripravu odluke o dodjeli sredstava

             

KORAK 4. Dodjela sredstava i provedba projekata

        Angažman službenika na praćenju provedbe projekata i urednome dostavljanju izvješća (ovisno o trajanju projekata)  

KORAK 5. Nadzor nad projektima i analiza rezultata javnoga poziva

Periodični posjeti tijekom provedbe i izrada analize rezultata poziva koja se provodi tijekom faze planiranja proračuna

32

33

4. PRILOZI I DIGITALNE VERZIJE DOKUMENTACIJE I POJEDINAČNIH UPUTA

34

35

PRILOG 1OBRAZAC OGLASA

ZA TISAK

36

Grb i zaglavlje općine

OPĆINA XXXX RASPISUJE:

JAVNI POZIV ORGANIZACIJAMA CIVILNOGA DRUŠTVA/NEVLADINIM ORGANIZACIJAMA

ZA PREDAJU PRIJEDLOGA PROJEKATA U OKVIRU XXXXX (OVDJE JE MOGUĆE NAVESTI PRORAČUNSKU STAVKU, FOND ILI SLIČNO IZ KOJIH SE DODJELJUJU SREDSTVA)

Općina XXXX poziva sve organizacije civilnoga društva (OCD)/nevladine organizacije (NVO) iz Bosne i Hercegovine da dostave prijedloge projekata koji su sukladni razvojnim ciljevima općine XXX iz sljedećih prioritetnih područja:

1. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 2. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 3. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 4. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 5. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Sredstva za odobrene projekte iznosit će od XXXX KM – XXXX KM (konvertibilnih maraka). Općina zadržava pravo ne dodijeliti sva raspoloživa financijska sredstva u slučaju da projektni prijedlozi ne zadovoljavaju zadane kriterije. Duljina trajanja svakoga projekta može biti od X do X mjeseci. Izabrane projekti treba provesti u razdoblju od MJESEC/GODINA do MJESEC/GODINA godine. PRAVO SUDJELOVANJA: Sudjelovanje je u ovome javnom pozivu otvoreno, na jednakim temeljima, za sve formalno registrirane OCD i NVO (udruge ili fondacije), sukladno važećim zakonskim propisima u Bosni i Hercegovini. Sve zainteresirane organizacije civilnoga društva detaljne informacije o uvjetima za apliciranje i kriterijima za financiranje projekata mogu pronaći u smjernicama za podnositelje projekta u okviru javnoga poziva. PREUZIMANJE DOKUMENTACIJE: Dokumentacija za prijavu na javni poziv za općinu XXXX može se preuzeti od dan, nadnevak i godina, slanjem zahtjeva sa nazivom zainteresirane organizacije na e-mail: xxxxx@opcina.ba ili osobno preuzimanjem u: ured, adresa, poštanski broj, mjesto. Sve potrebne informacije i elektronska verzija cijeloga paketa prijavne dokumentacije može se naći i na službenoj web stranici općine. Pitanja u svezi s javnim pozivom mogu se postaviti putem e-mail adrese xxxxx@opcina.ba, s naznakom „za javni poziv“. Pitanja se mogu postavljati do dan, nadnevak i godina. Odgovori na upite bit će dostavljeni u pisanoj formi unutar 3 radna dana od primitka upita. Zbog transparentnosti, odgovori na upite bit će proslijeđeni svim potencijalnim podnositeljima prijedloga ili javno objavljeni na općinskoj web stranici. PREDAJA APLIKACIJA: Ispunjena aplikacija (s kompletnom zahtijevanom dokumentacijom) mora se dostaviti u tri (3) primjerka u tiskanoj formi i u jednoj elektronskoj kopiji (CD ili USB) u zatvorenoj kuverti preporučenom poštom ili osobno tijekom radnih dana (ponedjeljak-petak), od 08:00 do 15:00 sati, na sljedeću adresu, s naznakom „za javni poziv“: Općina XXXX, ured, adresa, poštanski broj, mjesto. Elektronska kopija mora minimalno sadržavati obveznu projektnu dokumentaciju (projektni prijedlog, pregled proračuna, matricu logičkoga okvira i plan aktivnosti i promidžbe). Rok za predaju aplikacija je dan, nadnevak i godina, u 15:00 sati. Aplikacije dostavljene nakon navedenog roka bit će razmatrane jedino u slučaju da poštanski žig ukazuje na dan slanja prije zvaničnoga isteka roka. Vanjska strana kuverte mora sadržavati naziv poziva za predaju prijedloga projekata, puno ime i adresu podnositelja projekta, puni naziv projekta i navod “Ne otvarati prije zvaničnoga otvaranja”. O primljenoj pošiljci u Općini vodit će se uredna evidencija i izdavati potvrde o prijemu. Svi aplikanti koji su predali prijedloge projekata, koji su prihvaćeni ili odbijeni, bit će obaviješteni u pisanoj formi o odluci u svezi s njihovim prijedlogom projekta, u roku od 30 dana od dana zatvaranja javnoga poziva. Rezultati će biti objavljeni na web stranici općine xxxx, kao i na oglasnoj ploči općine.

1

37

PRILOG 2UPUTE ZA

OBJAVLJIVANJE OGLASA

38

Ovaj je obrazac pripremljen prema LOD metodologiji za dodjelu sredstava organizacijama civilnoga društva u BiH  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

UPUTE ZA PROVEDBU JAVNOGA POZIVA ZA ORGANIZACIJE CIVILNOGA DRUŠTVA (OCD)

1

39

Ove  kratke  upute  za  oglašavanje  imaju  za  cilj  osigurati  jednoobrazan  pristup  i  prepoznatljivost  svih  javnih  poziva  koje  općine  objavljuju  prema  OCD,  a  koje  primjenjuju  LOD  metodologiju.    Sukladno  navedenome,  nužno  je  pratiti  sljedeće  normative:    

1. Odgovornost  za  objavljivanje  oglasa  (javnoga  poziva  za  OCD)  imaju  općine.  Ovo  podrazumijeva  sve  aktivnosti  i  financijske  obveze  koje  iz  toga  proizlaze.  

2. Izgled  i  sadržaj  oglasa  svaka  općina  priprema  sukladno  dostavljenim  prioritetnim  područjima,  ali  na  temelju  danoga  obrasca.  Cilj  je  unifikacija  izgleda  i  sadržaja  javnih  oglasa  za  OCD.    

3. Veličina   oglasa   poziva   iznosi   jedna   uspravna   četvrt   stranice   (1/4)   standardnoga   tiskovnog  formata,    koja  treba  imati  mjere  12x17,3  cm.  

4. Izbor  medija   je   slobodan  u   svakoj   općini   i   trebao  bi   biti   sukladan   standardnoj   praksi.   S   ciljem  osiguranja   transparentnosti   poziva   na   razini   BiH,   na   listu   korištenih  medija   nužno   je   uključiti  barem  jedan  od  najtiražnijih  medija  na  području  entiteta  gdje  se  općina  nalazi.  Općina  je  tekst  poziva  i  pripadajuću  dokumentaciju  dužna  objaviti  i  na  službenoj  internetskoj  stranici,  ukoliko  je  posjeduje.  

5. Trajanje  poziva  javnoga  oglasa  ne  smije  biti  kraće  od  4  tjedna.    6. Izdavanje  dokumentacije  za  projektne  prijedloge  obveza   je  općine,  a  sukladno   instrukcijama   i  

dokumentaciji  koja  je  razvijena  u  sklopu  ove  metodologije.  Popratna  se  dokumentacija  izdaje    u  elektronskoj   formi   (na   CD-­‐u   ili   USB-­‐u)   ili   preuzima   na   službenoj   internetskoj   adresi   općine.  Izdavanje   tenderske   dokumentacije   se   ne   naplaćuje   i   nužno   je   osigurati   evidentiranje   izdane  tenderske  dokumentacije  (vidi  Prilog  1).  Sukladno  obvezujućim  zakonima  i  pravilima  općinskoga  protokola,  vodit  će  se  evidencija  protokola  izdane  tenderske  dokumentacije.  

7. Prijem  projektnih  prijedloga  obavljat  će  se  na  protokolu  partnerske  općine.  Prigodom  prijema  nužno   je   voditi   evidenciju   o   primljenim   projektnim   prijedlozima   (vidi   Prilog   br.   2),     te   izdati  ovjerenu  potvrdu  o  prijemu  (vidi  Prilog  br.  3).  

Po   okončanju   javnoga   poziva   općina   je   dužna   pohraniti   svu   dokumentaciju   koja   se   odnosi   na   objavu,  izdavanje  i  zaprimanje  dokumentacije  po  javnom  pozivu.  

2

40

 

PRILOZI

PRILOG 1

Obrazac izdane projektne dokumentacije

PRILOG 2

Obrazac primljene projektne dokumentacije

PRILOG 3

Obrazac potvrde prijema

3

41

PRILOG 3OBRASCI ZA EVIDENTIRANJE

IZDANE DOKUMENTACIJE

42

Grb

i za

glav

lje o

pćin

e

Stra

nica

zak

ljuče

na sa

___

__. P

rijen

os n

a sl

jedeću

stra

nicu

DA

/NE.

m.p

.

P

otpi

s___

____

____

____

____

PUN

I NA

ZIV

JAV

NO

GA

PO

ZIV

A Z

A O

CD

EVID

ENCI

JA IZ

DA

NE

PRO

JEKT

NE

DO

KUM

ENTA

CIJE

Nad

neva

k ot

vara

nja

javn

oga

pozi

va__

__/_

___/

20__

. N

adne

vak

zatv

aran

ja ja

vnog

a po

ziva

___

_/__

__/2

0__.

Rb

Pr

avni

naz

iv o

rgan

izac

ije

Opć

ina

regi

stra

cije

Im

e i p

rezi

me

osob

e ko

ja

je p

reuz

ela

doku

men

taci

ju

Potp

is

Ime

i pre

zim

e ov

lašt

ene

osob

e na

izda

vanj

u

Potp

is

1

43

PRILOG 4OBRASCI ZA EVIDENTIRANJE PRIMLJENE DOKUMENTACIJE

44

Grb

i za

glav

lje o

pćin

e

Stra

nica

zak

ljuče

na sa

___

__. P

rijen

os n

a sl

jedeću

stra

nicu

DA

/NE.

m.p

.

P

otpi

s___

____

____

____

____

PUN

I NA

ZIV

JAV

NO

GA

PO

ZIV

A Z

A O

CD

EVID

ENCI

JA P

RIM

LJEN

E PR

OJE

KTN

E D

OKU

MEN

TACI

JE

Nad

neva

k ot

vara

nja

javn

og p

oziv

a___

_/__

__/2

0__.

Nad

neva

k za

tvar

anja

javn

og p

oziv

a __

__/_

___/

20__

. Re

d.

br.

Prav

ni n

aziv

org

aniz

acije

O

pćin

a re

gist

raci

je

Ime

i pre

zim

e os

obe

koja

je

dost

avila

pr

ojek

tnu

doku

men

taci

ju

Potp

is

Ime

i pre

zim

e os

obe

na p

rije

mu

Po

tpis

1

45

PRILOG 5OBRASCI POTVRDE

PRIJAMA

46

Grb i zaglavlje općine

POTVRDA O PRIJAMU projektne dokumentacije sukladno Javnome pozivu prema organizacijama civilnoga društva (OCD)

(puni naziv javnoga poziva), koji je obavila organizacija_______________________ dana

____/___/20__.

m.p.

Primio/la: _______________

Grb i zaglavlje općine

POTVRDA O PRIJAMU projektne dokumentacije sukladno Javnome pozivu prema organizacijama civilnoga društva (OCD)

(puni naziv javnoga poziva), koji je obavila Organizacija_______________________ dana

____/___/20__.

m.p.

Primio/la: _______________

Grb i zaglavlje općine

POTVRDA O PRIJAMU projektne dokumentacije sukladno Javnome pozivu prema organizacijama civilnoga društva (OCD)

(puni naziv javnoga poziva), koji je obavila Organizacija_______________________ dana

____/___/20__.

m.p.

Primio/la: _______________

Grb i zaglavlje općine

POTVRDA O PRIJAMU projektne dokumentacije sukladno Javnome pozivu prema organizacijama civilnog društva (OCD)

(puni naziv javnoga poziva), koji je obavila Organizacija_______________________ dana

____/___/20__.

m.p.

Primio/la: _______________

1

47

PRILOG 6SMJERNICE ZA PODNOSIOTELJE

PRIJEDLOGA I KRITERIJI ZA ODABIR

48

Grb i zaglavlje općine

Ove smjernice su pripremljene prema LOD metodologiji za dodjelu sredstva organizacijama civilnog društva u BiH

Smjernice za podnositelje prijedloga – organizacije civilnoga društva (OCD) u okviru javnoga poziva za predaju projektnih prijedloga na području Općine

xxxxxx

1

49

Ove su smjernice pripremljen prema LOD metodologiji za dodjelu sredstva organizacijama civilnog društva u BiH

Cilj je ovih smjernica davanje jasne i koncizne upute svim potencijalnim podnositeljima projekata i zainteresiranim subjektima o procesu podnošenja projektnih prijedloga u okviru javnoga poziva za nevladine organizacije/organizacije civilnoga društva za predaju prijedloga projekata.

1. Opći cilj poziva za predaju prijedloga projekata i prioriteti Opći je cilj prijedloga projekata koji se mogu predati u okviru ovoga poziva jačanje partnerstva među organizacijama civilnoga društva i lokalnim tijelima vlasti izgradnjom svijesti o koristi međusobne suradnje i poticanju održivoga dijaloga, a s ciljem pružanja boljih usluga lokalnoj zajednici. Fokus definiranih prioritetnih područja treba se odnositi na projekte u oblasti socijalne uključenosti, s osobitim osvrtom na manjinske skupine. Ovo je prilika da se pozovu sve organizacije civilnoga društva (OCD)/nevladine organizacije (NVO) iz Bosne i Hercegovine da dostave prijedloge projekata koji su u svezi s razvojnim ciljevima općine XXXXXXXX. Prioritetna područja na području općine XXXXXXXXXX su sljedeća:

1. XXXXXXXX Financijska sredstva bit će dodijeljena onim organizacijama civilnoga društva čiji će projekti pridonijeti rješavanju jednog ili više prioriteta, a koji zadovoljavaju kvalitetom i ispunjavaju ostale uvjete. 2. Iznosi financijskih sredstava (grantova) za projekte Na ovaj se javni poziv mogu predati projekti čiji je zahtijevani proračun u rasponu od 10.000 KM do 70.000 KM. Implementator projekta zadržava pravo da ne dodijeli sva dostupna financijska sredstva. Visina grantova dodijeljenih u okviru ovoga poziva mora biti između sljedećeg minimalnog i maksimalnog iznosa:

§ minimalan iznos: 10.000,00 KM § maksimalan iznos: 70.000,00 KM.

Zainteresirane OCD mogu sufinancirati projekt s kojim apliciraju, ili dio sredstava osigurati od drugih donatora. Grantom koji se dodjeljuje u okviru ovoga poziva mogu se financirati administrativni troškovi i troškovi osoblja u maksimalnom iznosu od 20% od zahtijevanog iznosa. Ostatak od 80% financijskih sredstava trebal predvidjeti za programske aktivnosti projekta.

2

50

3

3. Opće informacije o pozivu za predaju prijedloga projekata Prijedlog projekta mora sadržavati sljedeće:

§ Projektni prijedlog (Word format - Prilog 1),

§ Pregled proračuna (Excel format - Prilog 2),

§ Matricu logičkoga okvira (Word format - Prilog 3),

§ Plan aktivnosti i promidžbe (Excel format - Prilog 4). Dodatna je dokumentacija osobito važan dio projektne dokumentacije i trebala bi biti kompletirana kako bi prijedlog projekta mogao biti ocijenjen. Dodatna dokumentacija mora sadržavati sljedeće:

- kopiju važećega rješenja o registraciji organizacije u BiH (za nositelja projekta/podnositelja i eventualne partnere na projektu),

- kopiju statuta organizacije (podnositelj projekta i partneri), - popunjen formular Administrativni podaci o podnositelju projekta (Word format - Prilog

5), - popunjen Financijska identifikacijski formular (Excel format - Prilog 6), - popunjena i potpisana Izjava o podobnosti (Word format - Prilog 7), - kopija konačnoga godišnjeg financijskog izvješća za prethodnu godinu (dokument Bilanca

stanja i bilanca uspjeha), koje je ovjereno od strane nadležne agencije za financijsko poslovanje i licenciranog i ovlaštenog knjigovođe, osim ukoliko organizacija nije nastala u tekućoj godini,

- kopija godišnjega narativnog izvješća organizacije za prethodnu godinu, osim ukoliko organizacija nije nastala u tekućoj godini,

- popunjena lista provjere (Word format - Prilog 8).

U slučaju da projekt bude odobren, tražit će se na uvid originalni dokumenti. 4. Tko se može prijaviti? Sudjelovanje u ovome javnom pozivu je otvoreno, na jednakim temeljima, za sve formalno registrirane OCD-e i NVO-e (udruge ili fondacije), sukladno važećim zakonskim propisima u Bosni i Hercegovini. Kako bi se prijavili, na javni poziv podnositelji projekta moraju:

§ biti pravna osoba neprofitnog karaktera registrirana u BiH sukladno važećim zakonskim propisima (udruga ili fondacija).

3

51

Ove su smjernice pripremljen prema LOD metodologiji za dodjelu sredstva organizacijama civilnog društva u BiH

Potencijalni podnositelji projekta ne mogu sudjelovati u pozivu, ili ne mogu dobiti grantove ukoliko uz prijedlog projekta ne dostave potpisanu izjavu o podobnosti (Prilog 7). Podnositelji projekta bit će isključeni iz sudjelovanja u pozivu ili iz dodjeljivanja grantova ako su u trenutku poziva za predaju prijedloga projekata:

(a) subjekti sukoba interesa; (b) krivi za davanje lažnih informacija strani ovlaštenoj za ugovore, a koje su potrebne kao

preduvjet za sudjelovanje u pozivu za predaju prijedloga projekata, ili ako nisu dostavili potrebne informacije;

(c) pokušali doći do povjerljivih informacija, utjecali na povjerenstvo za ocjenjivanje ili ovlaštenu stranu za ugovore tijekom procesa ocjenjivanja poziva za predaju prijedloga projekata.

5. Partnerstva i podobnost partnera

Podnositelji projekta mogu se prijaviti samostalno ili u partnerstvu s drugim organizacijama i/ili institucijama.

Partnerske organizacije i/ili institucije Partneri na projektu mogu biti: druge nevladine organizacije i lokalne vlasti. Partneri podnositelja sudjeluju u kreiranju i implementaciji projekta, a troškovi što ih oni naprave potpadaju pod ista pravila kao i oni koje napravi sam podnositelj prijedloga, što znači da partnerske organizacije moraju zadovoljiti iste uvjete podobnosti kao i podnositelj. Ako se prijavi u partnerstvu, “Podnositelj” će biti vodeća organizacija, a ako bude izabran, kao ugovorna strana (“Korisnik”), snosit će u potpunosti pravne i financijske odgovornosti za izvršenje projekta. Izjava o partnerstvu mora biti ispravno popunjena i predana istodobno s aplikacijom. Suradnici I druge organizacije i/ili institucije mogu biti uključene u projekt. Takve organizacije-suradnice imaju stvarnu ulogu u realizaciji aktivnosti, ali ne mogu dobiti sredstva iz granta.

6. Prioritetna područja

Projekti s kojima se može prijaviti u okviru ovoga poziva moraju biti sukladni razvojnim ciljevima i strategijama općine XXXXXXXXX. Prioritetna područja u okviru LOD pristupa su borba protiv siromaštva, socijalna uključenost, gender, ljudska prava, okoliš i mladež, s osobitom pozornošću usmjerenom na prava manjinskih skupina. Projekt mora obuhvatiti jednu ili više prioritetnih područja definiranih za općinu XXXXXXXX:

1. XXXXXXX

4

52

5

7. Trajanje Trajanje projekata može biti od XX do XX mjeseci, a moraju biti implementirani u razdoblju između dan,mjesec,godina do dan,mjesec,godina godine. 8. Lokacija Projekti moraju biti implementirani isključivo na području općine XXXXXXXX . 9. Vrste projekata Projekte koji se financiraju treba pripremiti sukladno Javnome pozivu, tj. općinskim prioritetima navedenim u pozivu. Fokus projektnih aktivnosti je na temi socijalne inkluzije. Projektni prijedlozi trebaju jasno zadovoljavati potrebe iskazane u tekstu Javnoga poziva. Projekti trebaju biti kreirani kao odgovor na specifične potrebe lokalne zajednice i određene ciljne skupine identificirane projektom. Projekti treba da se sastoje od neovisnih operativnih aktivnosti, sa jasno formuliranim operativnim ciljevima, ciljnim skupinama i planiranim ishodima. Projekt bi trebalo da bude integriran metodološki set aktivnosti kreiran da ostvari određene ciljeve i specifične rezultate unutar ograničenoga vremenskog okvira. Opći program rada organizacije podnositelja prijedloga ili nekog od partnera na projektu ne može predstavljati projekt. Sljedeće aktivnosti nisu preporučljive za dodjelu grantova:

� Individualna sponzorstva za sudjelovanje u radionicama, seminarima, konferencijama, kongresima;

� Individualne stipendije za studije ili trening tečajeve; � Povremene konferencije (osim ako su nužne za uspješnu implementaciju projekta); � Kupovina opreme (osim ako je nužna za uspješnu implementaciju projekta); � Financiranje projekata koji su već u tijeku ili su završeni; � Projekti za isključivu dobrobit pojedinaca; � Projekti koji podupiru političke stranke; � Primarno financiranje podnositelja prijedloga ili njihovih partnera; � Radovi rekonstrukcije ili rehabilitacije (osim ako su nužni za uspješnu implementaciju

projekta); � Dodjeljivanje grantova trećoj strani; � Kapitalne investicije više od 10 % vrijednosti proračuna; � Radovi rekonstrukcije veći od 20% vrijednosti predloženoga proračuna.

5

53

Ove su smjernice pripremljen prema LOD metodologiji za dodjelu sredstva organizacijama civilnog društva u BiH

10. Broj prijedloga projekata i grantova po aplikantu Podnositelj može predati više od jedne aplikacije i jedne projektne ideje, ali u tomu se slučaju moraju predati odvojene aplikacijske forme i dokumentacija uz svaku od njih. U slučaju da u procesu ocjenjivanja budu uspješno ocijenjena 2 ili više projekata jednoga aplikanta, potpisat će se samo jedan ugovor s organizacijom podnositeljem, koji bi obuhvatio sve odobrene projekte. 11. Gdje i kako preuzeti i poslati aplikacije Dokumentacija za prijavu na Javni poziv za općinu XXXXXXX može se preuzeti od DAN, NADNEVAK do DAN, NADNEVAK slanjem zahtjeva s nazivom zainteresirane organizacije na e-mail: opcina@opcina.ba ili osobno preuzimanjem na sljedećoj adresi: Adresa općine

Sve informacije i elektronska verzija cijeloga paketa prijavne dokumentacije može se naći na sljedećoj adresi : www.opcina.ba. Ispunjena aplikacija sa svom zahtijevanom dokumentacijom mora se dostaviti u tri (3) seta dokumentacije u tiskanom obliku i jednoj elektronskoj kopiji (CD ili USB) u zatvorenoj kuverti preporučenom poštom ili osobno tijekom radnih dana (ponedjeljak-petak), u razdoblju od 09:00 do 14:00 sati, sa naznakom javnoga poziva na adresi: Adresa općine

Rok za predaju aplikacija je DAN, NADNEVAK u 14:00 sati. Aplikacije koje budu pristigle poslije navedenog roka bit će razmatrane jedino u slučaju da poštanski žig ukazuje na nadnevak slanja prije zvaničnoga isteka roka. Aplikacije poslane na bilo koji drugi način (npr. faksom ili e-mailom) ili dostavljene na druge adrese neće biti uzete u razmatranje. Vanjska strana kuverte mora sadržavati naziv poziva za predaju prijedloga projekata, puno ime i adresu podnositelja prijedloga, puni naziv projekta i riječi “Ne otvarati prije zvaničnoga otvaranja”. O primljenoj pošiljci u općini vodit će se uredna evidencija i izdavati potvrde o prijemu. Podnositelji prijedloga bi prije predaje prijedloga projekta trebali obaviti verifikaciju da je zahtijevana dokumentacija/aplikacija kompletna, tako što će ispuniti Listu za provjeru (Prilog 8), koja je sastavni dio aplikacije.

6

54

7

12. Daljnje informacije Informativni sastanak u svezi s pozivom potencijalnim podnositeljima prijedloga za predaju prijedloga projekata – „otvoreni dan“ održat će se u općini XXXXXXX tijekom trajanja javnoga poziva, ukoliko se za njim tijekom trajanja javnoga poziva ukaže potreba. Potencijalni podnositelji prijedloga tijekom eventualnog sastanka bit će detaljnije upoznati s pozivom, načinom prijavljivanja, kriterijima itd.

Pitanja u svezi s javnim pozivom mogu se postaviti e-mailom na adresu opcina@opcina.ba, s naslovom javnoga poziva za podnositelje prijedloga. Pitanja se mogu postavljati do DAN, NADNEVAK, a odgovori na upite bit će dostavljeni u pisanoj formi najkasnije 3 radna dana po primitku upita. 13. Ocjenjivanje i odabir prijedloga projekata Projektne prijedloge razmotrit će i procijeniti Povjerenstvo za ocjenjivanje. Sve aktivnosti koje podnositelj prijedloga navede bit će procijenjene sukladno sljedećim kriterijima:

(1) Ispunjenje administrativnih uvjeta

� Potvrda da je aplikacija kompletno popunjena sukladno listi za provjeru;

� Dokumentacija dostavljena u 3 primjerka (3 tiskana +1 elektronski CD ili USB).

(2) Ispunjenje uvjeta koji se tiču podnositelja prijedloga, partnera i aktivnosti

� Potvrda da podnositelj prijedloga, partneri (i suradnici ako postoje), kao i aktivnosti, ispunjavaju uvjete navedene u poglavljima 5, 6, 7, 8, 9 i 10.

(3) Procjena kvalitete projekta i financijska evaluacija

Procjena kvalitete projekta, uključujući i predloženi proračun, bit će obavljena sukladno kriterijima utvrđenim u tablici za ocjenjivanje, koja se nalazi na strani 11 ovoga dokumenta. Postoje dvije vrste kriterija za ocjenjivanje: kriteriji za odabir i kriteriji za dodjelu sredstava.

Cilj kriterija za odabir je pomoći u procjeni financijskih i operativnih sposobnosti aplikanata kako bi se osiguralo da oni:

� imaju stabilna i dovoljna financijska sredstva za vlastiti rad tijekom cjelokupnoga razdoblja provedbe projekta;

� posjeduju profesionalne sposobnosti i kvalifikacije potrebne za uspješnu provedbu kompletnoga projekta. Ovo se odnosi i na partnere podnositelja prijedloga.

Kriteriji za dodjelu sredstava omogućavaju da se kvaliteta predanih projekata procijeni na temelju postavljenih prioritetnih područja, a sredstva odobre na temelju aktivnosti koje maksimaliziraju opći učinak samog poziva za predaju prijedloga projekata. Kriteriji se odnose na značaj

7

55

Ove su smjernice pripremljen prema LOD metodologiji za dodjelu sredstva organizacijama civilnog društva u BiH

predloženoga projekta, usuglašenost projekta s ciljem poziva i prioritetnim područjima, kvalitetu projekta, očekivane rezultate, održivost projekta i racionalnost traženih sredstava. Molimo vas da obratite pozornost na sljedeće bitne informacije:

Sustav bodovanja:

Kriteriji ocjenjivanja podijeljeni su na sekcije i podsekcije. Svaka se podsekcija obvezno ocjenjuje ocjenama između 1 i 5 na sljedeći način: 1 = veoma loše; 2 = loše; 3 = odgovarajuće; 4 = dobro; 5 = veoma dobro. Svaki član Povjerenstva potpisuje svoju individualnu tablicu za ocjenjivanje, a svi članovi zajedno potpisuju zbirnu tablicu za svaki projektni prijedlog. Rangiranje projektnih prijedloga obavlja se na način da je prvoplasirani projektni prijedlog onaj koji ima najveći zbroj bodova, potom slijedi projekt s prvim sljedećim nižim zbrojem bodova, i tako do najnižeg zbroja osvojenih bodova.

Samo projekti koji su dobili više od 50 bodova bit će razmatrani za financiranje, jer projektni prijedlozi ispod ovoga praga nisu bili u stanju zadovoljiti postavljene standarde te bi učinkovitost njihove provedbe mogla biti upitna.

Kako bi bili uzeti u razmatranje za financiranje, projekti čiji su zahtijevani proračuni veći od 20.000,00 KM trebaju dobiti 75 i više bodova u procesu ocjenjivanja. Odluka o odobrenju granta utemeljena je na ukupnom broju projekata koji mogu biti financirani u okviru raspoloživih sredstava. Ovi su pragovi utvrđeni kako bi se odredila minimalna kvaliteta projektnih prijedloga, te time osigurala najbolja vrijednost za dana sredstva. Prioritet pri odobravanju sredstava imat će projekti s najviše bodova.

Napomena o Sekciji 1. Financijski i operativni kapacitet podnositelja prijave

Ukoliko je ukupan zbroj u Sekciji br.1 niži od 10 bodova, projekt će biti isključen iz daljnjega procesa ocjenjivanja jer je procijenjeno da OCD nema minimalne kapacitete za kvalitetnu provedbu predloženoga projekta.

Napomena o Sekciji 2. Relevantnost

Ukoliko je ukupan zbroj u Sekciji 2 niži od 18 bodova, projekt će biti isključen iz daljnjega procesa ocjenjivanja, jer ovakva procjena podrazumijeva da – iako podnositelj prijave zadovoljava financijske i operativne kapacitete, sama projektna ideja nije relevantna niti je sukladna definiranim prioritetima iz javnoga poziva, te ne utječe u dostatnoj mjeri na zadovoljenje potreba lokalne zajednice.

8

56

9

Tablica za ocjenjivanje

Sekcija Maksimalan broj bodova

Prosječna ocjena

1. Financijski i operativni kapacitet 15 1.1 Da li podnositelj prijedloga i partneri imaju dostatno iskustvo u upravljanju projektima? 5 1.2 Da li podnositelj prijedloga i partneri imaju dostatne stručne kapacitete? (osobito poznavanje pitanja na koje se projekt odnosi)

5

1.3. Da li podnositelj prijedloga i partneri imaju dovoljne upravljačke kapacitete? (uključujući osoblje, opremu i sposobnost za upravljanje proračunom projekta)

5

2. Relevantnost 25 2.1. Koliko je projekt relevantan u odnosu na cilj i jedan ili više prioriteta javnoga poziva? Napomena: ocjena 5 (veoma dobro) može se dobiti samo ako se projekt odnosi barem na jedan od prioriteta.

5

2.2 Koliko su jasno definirani i strateški odabrani oni koji su uključeni u projekt? (posrednici, krajnji korisnici, ciljne skupine)

5

2.3 Jesu li potrebe ciljne skupine i krajnjih korisnika jasno definirane i da li im projekt prilazi na pravi način?

5

2.4 Da li projekt posjeduje dodatne kvalitete kao što su inovativan pristup i modeli dobre prakse? 5 2.5 Da li prijedlog zagovara model politike utemeljen na pravima i ima li to utjecaja na podređene grupe? (promidžba jednakopravnostti spolova i osnaživanje žena, zaštita okoliša, međunacionalna suradnja, problematika mladeži itd.)

5

3. Metodologija 20 3.1 Jesu li plan aktivnosti i predložene aktivnosti odgovarajući, praktični i dosljedni ciljevima i očekivanim rezultatima?

5

3.2 Koliko je konzistentan cjelokupan izgled projekta? (a osobito odražava li analizu uočenih problema, moguće vanjske čimbenike )

5

3.3 Jesu li razina uključenosti i angažiranje partnera u realizaciji projekta zadovoljavajući? Napomena: ukoliko nema partnera, ocjena će biti 1.

5

3.4 Da li projekt sadrži objektivno mjerljive indikatore rezultata aktivnosti? (je li ijedan od indikatora gender senzitivan ili gender indikator)

5

4. Održivost 25 4.1 Hoće li aktivnosti predviđene projektom imati konkretan utjecaj na ciljne skupine? 5 4.2 Hoće li projekt imati višestruk utjecaj? (uključujući mogućnost primjene na druge ciljne skupine ili provedbu u drugim sredinama i/ili produžavanje učinaka aktivnosti, kao i razmjenu informacija o iskustvima iz projekta)

5

4.3 Jesu li očekivani rezultati predloženih aktivnosti institucionalno održivi? (Hoće li strukture koje omogućuju da se aktivnosti nastave postojati na kraju projekta? Hoće li postojati lokalno “vlasništvo” nad rezultatima projekta?)

5

4.4 Jesu li očekivani rezultati predloženih aktivnosti održivi? (ako je moguće, navesti kakav će biti strukturalni utjecaj provedenih aktivnosti – npr. hoće li doći do poboljšanja pravne regulative, metoda i pravila ponašanja itd.)

5

4.5 Je li vjerojatno da će očekivani dugoročni rezultati imati utjecaja na lokalne ekonomske uvjete i/ili kvalitetu života u ciljnim područjima?

5

5. Proračun i racionalnost troškova 15 5.1 Je li odnos između procijenjenih troškova i očekivanih rezultata zadovoljavajući? 5 5.2 Jesu li predloženi troškovi nužni za implementaciju projekta? 5 5.3 Proračun Da li je proračun jasan i uključuje li i narativni dio? (omogućena opravdanost za tehničku opremu) Da li je zadovoljeno načelo prema kojemu administrativni i troškovi osoblja ne prelaze 20% ukupnih troškova? Da li je proračun rodno osjetljiv? Gdje je primjenjivo, jesu li priloženi životopisi uposlenika i opisi radnih mjesta?

5

Maksimalni ukupni zbir 100

9

57

Ove su smjernice pripremljen prema LOD metodologiji za dodjelu sredstva organizacijama civilnog društva u BiH

Obavijest o odluci

Svi podnositelji prijedloga koji su predali prijedloge projekata bit će u pisanoj formi obaviješteni o odluci u svezi s njihovim prijedlogom projekta u roku od 30 dana od dana zatvaranja javnoga poziva. Rezultati će biti objavljeni na internetskoj stranici općine XXXXXXXXXXX, kao i na oglasnoj ploči u općini.

Odluka o odbijanju prijedloga projekta ili neodobravanju sredstava bit će donesena ukoliko:

� podnositelj prijedloga ili jedan ili više njegovih partnera ne ispunjavaju uvjete za sudjelovanje na javnome pozivu;

� projektne aktivnosti nisu prihvatljive (npr. predložene aktivnosti izlaze izvan okvira poziva za predaju prijedloga projekata, projekt po predviđenom trajanju prelazi maksimalno dozvoljeno vremensko razdoblje, zahtijevana suma novca je veća od maksimalne dozvoljene sume ili manja od minimalne itd.);

� prijedlog projekta nije bio dovoljno relevantan, ili financijski i operativni kapaciteti podnositelja prijedloga nisu dostatni, ili su projekti koji su izabrani bili superiorniji o ovim pitanjima;

� je prijedlog projekta ocijenjen kao tehnički i financijski inferioran u odnosu na izabrane prijedloge projekata.

Uvjeti koji se odnose na implementaciju projekta nakon odluke o dodjeli granta

Nakon donošenja odluke o dodjeli granta, nevladinoj organizaciji čiji je projekt odobrila općina bit će ponuđen odgovarajući ugovor za implementaciju projekta. Prije potpisivanja ugovora općina ima pravo zatražiti od organizacije civilnoga društva da uradi određene izmjene na projektnom prijedlogu kako bi bio sukladan pravilima i procedurama implementacije.

10

58

11

LISTA PRILOGA

Prilog 1 Projektni prijedlog Prilog 2 Pregled proračuna Prilog 3 Logički okvir rada Prilog 4 Plan aktivnosti i promidžbe Prilog 5 Administrativni podaci o podnositelju prijedloga Prilog 6 Financijska identifikacijska forma Prilog 7 Izjava o podobnosti Prilog 8 Lista za provjeru

11

59

PRILOG 7PROJEKTNI PRIJEDLOG

60

Ove su smjernice pripremljene prema LOD metodologiji za dodjelu sredstava organizacijama civilnoga društva u BiH

Grb i zaglavlje općine

PROJEKTNI PRIJEDLOG

MJESTO ZA LOGO PODNOSITELJA PRIJEDLOGA

NAZIV PROJEKTA: (Naziv projekta ne treba biti dulji od osam riječi) NAZIV PODNOSITELJA:

PARTNERI NA PROJEKTU:

PRIORITETNO PODRUČJE JAVNOGA POZIVA:

CILJNA SKUPINA/BROJ IZRAVNIH KORISNIKA/CA (navesti broj i procent zastupljenosti jednoga i drugoga spola):

MJESTO PROVEDBE PROJEKTA:

TRAJANJE PROJEKTA: Navesti broj mjeseci

PRORAČUN:

SAŽETAK Iako je ovaj dio dan na samom početku, sažetak projekta piše se tek kada su svi drugi dijelovi projekta završeni. Sažetak sumira sve elemente projektnoga prijedloga, i to:

1. Potrebu/problem u lokalnoj zajednici; 2. Razloge i značaj projekta za lokalnu zajednicu; 3. Ciljeve projekta; 4. Ciljnu skupinu i rodnu zastupljenost unutar te skupine; 5. Trajanje provedbe projekta i proračun projekta; 6. Metode koje će se koristiti kako bi se ostvarili projektni ciljevi; 7. Korist predloženih aktivnosti za lokalnu zajednicu.

Ovaj dio ne treba biti dulji od jedne stranice. Cilj je pružiti informacije koje se odnose na svih sedam navedenih stavki (pobrojane iznad), te ponuditi sve relevantne podatke Povjerenstvu za ocjenu prijedloga. Sažetak je prvi dio projektnoga prijedloga, koji razmatra Povjerenstvo za ocjenu prijedloga i zbog toga treba biti kratak, dobro strukturiran i jezgrovit.

1

61

2

1. INFORMACIJE O NOSITELJU PROJEKTA Molimo vas imajte na umu da se podaci koje unesete u ovoj sekciji koriste za određivanje podobnosti podnositelja projektnoga prijedloga. Sve informacije koje osigurate pregledat će Povjerenstvo za ocjenu prijedloga i ocijeniti ih u tablici za ocjenjivanje pod eliminatornom sekcijom, koja se odnosi na financijske i operativne kapacitete podnositelja projektnoga prijedloga. Trebate osigurati sve informacije vezane za vašu organizaciju i kvalifikacije relevantne za provedbu predloženoga projekta. Trebate predočiti kratku povijest svoje organizacije (kada i kako je utemeljena), njenu misiju i viziju, što je čini posebnom, koji su glavni ciljevi i strategije za ostvarenje tih ciljeva. INFORMACIJE O ORGANIZACIJI

Misija: Vizija: Kada i kako je utemeljena:

Glavni ciljevi i strategije za ostvarenje tih ciljeva sukladno statutu:

Molimo vas da date kratak opis organizacijske strukture i strukture odlučivanja:

Upravni odbor organizacije civilnoga društva(OCD) /Ključne osobe u organizaciji civilnoga društva Ime i prezime Zanimanje Pozicija Spol Godine iskustva u OCD-

u

Imena osoblja koje planirate angažirati na provedbi projekta

Ime i prezime Zanimanje Pozicija Spol Godine iskustva u OCD-u

Puno radno vrijeme/Privremeni

(povremeni angažman)

Molimo vas, ukoliko prethodna tablica uključuje partnere i/ili konzultante, unesete pod stupcem „Zanimanje“ izvornu organizaciju koja upošljava navedenu osobu. PRETHODNA ISKUSTVA SURADNJE SA DONATORIMA I TRENUTAČNI PROJEKTI Podaci o projektima koji su provedeni u prethodne tri godine:

Tema/područje Naziv projekta Naziv donatora Razdoblje provedbe

Vrijednost projekta Broj temeljnoga angažiranog osoblja (razvrstan po spolu)

Podaci o trenutačnim projektima:

Tema/područje Naziv projekta Naziv donatora Razdoblje provedbe

Vrijednost projekta Broj temeljnoga angažiranog osoblja (razvrstan po spolu)

Uredski prostor organizacije:

U vlasništvu ili iznajmljen od OCD-a: Vlastiti ili zajednički s drugim OCD-om: Površina prostora: Imate li telefon/faks u uredu? Imate li pristup Internetu u uredu? Da li posjedujete svu nužnu opremu za provedbu projekta?

2

62

Ove su smjernice pripremljene prema LOD metodologiji za dodjelu sredstava organizacijama civilnoga društva u BiH

2. UVOD/OPIS PROBLEMA Prigodom pripreme ovoga segmenta projektnoga prijedloga važno je pretpostaviti kako donator nema prethodnih znanja o vašoj lokalnoj zajednici i problemima koje pokušavate riješiti. Molimo vas da opišete na koji se način projektni prijedlog odnosi na jedan ili više prioriteta iz javnoga poziva. Molimo vas da ukratko obrazložite analizu situacije i važnost problema koji pokušavate riješiti. Gdje god je moguće, osigurajte jasne statističke pokazatelje problema koji pokušavate riješiti. Dobro uočen i opisan problem predstavlja temeljno opravdanje za projektni prijedlog. Ovdje morate odgovoriti na nekoliko pitanja: Zašto je projekt doista nužan? Opisati koja to važna potreba treba biti zadovoljena! Čija je to potreba? Kako će uticati na muškarce/dječake i žene/djevojčice u vašoj ili zajednici za koju aplicirate s projektom? Problem koji pokušavate riješiti ili potrebe koje nastojite zadovoljiti trebaju biti vezane za svrhu i ciljeve vaše organizacije. Ako vaš projektni prijedlog nije u svezi s aktivnostima vaše organizacije, mogućnost da takav projekt dobije potporu bit će umanjena. Sve informacije koje procijenit će Povjerenstvo za ocjenjivanje prijedloga i ocijeniti ih u tablici pod eliminatornom sekcijom 2. RELEVANTNOST pitanje 2.1. Ovaj dio ne treba biti dulji od jedne stranice. 3. OPIS PROJEKTA

Osigurajte opis onoga što želite raditi i kako namjeravate ostvariti svoje ciljeve. Molimo vas da osigurate informacije o svim dodatnim kvalitetama vašega projekta kao što su inovativni pristup i primjeri dobre prakse. Molimo vas vodite računa da će prijedlog projekta ostvariti veći rezultat ako zagovara model utemeljen na pravima, jednakopravnosti spolova i ima utjecaj na ranjive skupine. Ukoliko projekt uključuje partnerstvo, molimo vas da opišete ulogu partnera i razinu njihove uključenosti u provedbu projekta. Ovaj dio ne treba biti dulji od jedne stranice. Sve informacije koje osigurate procijenit će Povjerenstvo za ocjenjivanje prijedloga i ocijeniti ih u tablici pod eliminatornom sekcijom 2. RELEVANTNOST pitanje 2.4 i 2.5.

4. CILJNA SKUPINA Molimo vas da jasno definirate ciljnu skupinu i njihove potrebe. Objasnite koristi projektnoga prijedloga za navedenu ciljnu skupinu. Unutar vaše ciljne skupine obvezno analizirajte, ako je to moguće, broj muškarca/žena i dječaka/djevojčica. Molimo vas navedite sve uključene strane, kao što su posredni i krajnji korisnici projekta. Sve informacije koje osigurate procijenit će Povjerenstvo za ocjenjivanje prijedloga i ocijeniti ih u tablici pod sekcijom 2. RELEVANTNOST pitanje 2.2 i 2.3. Specificirajte ciljnu skupinu i navedite kako će ona imati koristi od projekta. Projekt treba sadržavati detaljan opis veličine i važnosti ciljne skupine, rodnu razvrstanost skupine i osobito osoba koje će izravno imati koristi od projekta. Detaljna analiza ciljne skupine može biti urađena sukladno njezinoj etničkoj strukturi, spolnoj strukturi, starosnome sastavu, socijalnom statusu;, no unutar svake od tih skupina potrebno je napraviti i rodnu analizu i sl. Ukoliko se takva analiza pripremi, može biti priložena kao dodatak projektnome prijedlogu. Molimo vas osigurajte da rodna zastupljenost prigodom prezentacije ciljne skupine obvezno bude urađena na rodno osjetljiv način (uvijek naznačiti broj žena, muškaraca, dječaka i djevojčica), te različit status i uticaj na određeni rod.

3

63

4

5. SVEUKUPNI CILJ PROJEKTA Sveukupni cilj projekta predstavlja temelj problema kojem projekt pristupa i važnost projekta, primjerice dugotrajnu korist projekta za ciljnu skupinu. Cilj bi trebalo biti prilično uopćen i dugoročan. Pravila za određivanje sveukupnoga projektnog cilja su:

1. Svaki projekt može imati samo jedan sveukupni cilj; 2. Sveukupni cilj treba biti vezan za razvojnu viziju; 3. Iako je teško ili čak nemoguće mjeriti uspješnost ostvarenja sveukupnoga cilja putem mjerljivih pokazatelja, ipak treba omogućiti utvrđivanje

njegova doprinosa realizaciji vizije. Molimo vas ne zaboravite polazno istraživanje, koje je neophodno za ispravno mjerenje uspješnosti provedbe projekta. 6. SPECIFIČNI CILJEVI PROJEKTA Projektni cilj je rješenje problema, koji u široj definiciji opisuje željeno postignuće. Ciljevi su utvrdivi projektni proizvodi, predstavljeni na takav način da može biti utvrđeno je li i do koje je razine projekt realiziran. Na primjer, ako je glavni cilj uspostava vijeća za mladež na razini čitave BiH, onda je podcilj uspostava općinskog omladinskog vijeća, njegove strukture, umrežavanje i sl. Projektni prijedlog obično ima 2 do 3 specifična cilja, ali je u praksi i slučaj da je to samo jedan specifični cilj. Bitno je da su jedan ili svi specifični ciljevi rodno osjetljivi. Kod razrade ovoga dijela osigurajte vezu s razvijenom logičkom matricom. Molimo vas ne zaboravite polazno istraživanje, koje je nužno za ispravno mjerenje buduće uspješnosti provedbe projekta.

7. OČEKIVANI REZULTATI U ovom dijelu trebate navesti rezultate projekta. Ovo je temelj na kojemu će se projekt ocjenjivati. Očekivani su rezultati detaljniji od sveukupnoga cilja i pojedinačni ciljevi trebaju biti potvrdivi putem objektivno potvrdivih pokazatelja (OVI). Ovaj dio ne treba biti dulji od jedne stranice. (OVI) moraju biti:

� Specifični: jasno definirano šta, gdje, kad, kako i za koga će se situacija promijeniti; Jasno definirati rodnu razvrstanost � Mjerljivi: da je moguće kvantificirati ciljeve i korist; da je moguće analizirati korist za oba spola. � Ostvarivi: da je moguće ostvariti ciljeve (uzimajući u obzir resurse i kapacitete koji su na raspolaganju zajednici); � R ealistični: da je moguće ostvariti razinu promjene koja odslikava cilj; � Vremenski ograničeni: navesti vremensko razdoblje u kojemu će svaki biti ostvaren.

Kod razrade ovoga dijela osigurajte vezu s razvijenom logičkom matricom. 8. AKTIVNOSTI U ovome poglavlju trebate dati pregled i opis aktivnosti koje će omogućiti ostvarenje očekivanih rezultata. Također ih trebate specificirati u planu aktivnosti, koji predstavlja jedan od priloga projektnome prijedlogu. Aktivnosti trebaju biti jasne i specifične. Definirajte jasnu vezu aktivnosti s ciljevima projekta i onda opišite zašto ste odabrali te konkretne aktivnosti. Predviđene aktivnosti trebaju biti grupirane i vezane za relevantne projektne rezultate. Ovaj dio ne treba biti dulji od četiri stranice. 9. PRETPOSTAVKE I RIZICI U ovoj sekciji trebate identificirati moguće pretpostavke i rizike koji mogu ugroziti provedbu projekta i/ili uspjeh projekta. Molimo vas da obratite posebnu pozornost na ovaj dio, s obzirom na to da je vrlo važno identificirati buduće događaje i okolnosti kao moguću prijetnju uspješnoj provedbi projekta. To će vam dati mogućnost da pripremite strategiju za izbjegavanje svakog potencijalnog rizika. Kod razrade ovog dijela osigurajte vezu s ciljnom skupinom i s razvijenom logičkom matricom.

4

64

Ove su smjernice pripremljene prema LOD metodologiji za dodjelu sredstava organizacijama civilnoga društva u BiH

10. TRAJANJE PROJEKTA U ovom dijelu trebate navesti razdoblje provedbe projekta.

11. PRAĆENJE PROVEDBE I IZVJEŠĆIVANJE Praćenje provedbe: Praćenje provedbe (monitoring) sustavno je prikupljanje i analiza informacija kako projekt napreduje. Cilj je unaprijediti učinkovitost i efektivnost projekta. Praćenje provedbe utemeljeno je na postavljenim rezultatima i planiranim aktivnostima, koji su definirani u etapi planiranja. Ono pomaže da provedba teče u pravom smjeru i može omogućiti menаdžmentu saznanja o stvarima koje su krenule u pogrešnom smjeru. Ukoliko se provodi ispravno, predstavlja neprocjenjiv alat za dobro upravljanje, te pruža iskoristivu osnovu za ocjenjivanje. Praćenje provedbe omogućava vam da ustvrdite jesu li resursi koje imate na raspolaganju dostatni i jesu li dobro iskorišteni, jesu li kapaciteti koje imate dostatni i odgovarajući i radite li sve ono što ste planirali raditi. Praćenje provedbe:

� odraz je vašeg projektnog plana, � dešava se tijekom provedbe projekta, � provodi se sukladno prethodno definiranim vremenskim okvirima.

Izvodi se na temelju kvantitativnih i kvalitativnih podataka (pokazatelja). Navedite tko će izvoditi praćenje provedbe projekta, na koji način i kada. Praćenje provedbe je opcijsko i nije nužno za sve projekte. Međutim, kompleksni i dugi projekti mogu imati koristi od praćenje provedbe projekta. Izvješćivanje o napretku provedbe projekta i financijsko izvješćivanje trebaju biti specificirani u projektnom prijedlogu i podneseni u obliku dvomjesečnih izvješća o projektnoj dinamici (aktivnosti/financije) provedbe unutar danih vremenskih okvira. Također trebate definirati kada će finalno izvješće (narativno) biti podneseno.

12. PRORAČUN Proračun je preslikavanje projekta u vrijednosne iznose. U ovoj sekciji trebate opisati troškove koje očekujete da će se desiti tijekom trajanja projekta. Proračun treba pratiti projektni prijedlog. Proračunske linije trebaju biti u logičnom slijedu metoda rada i aktivnosti. Pokušajte osigurati što je moguće veći broj proračunskih linija utemeljenih na jasno utvrđenim troškovima, izbjegavajući približne procjene. Također je poželjno navesti (moguće) izvore financiranja drugih donatora. Ne zaboravite navesti svoj doprinos projektu (volonterski rad, opremu iz drugih projekata, prostor itd.). Trebate biti vrlo realistični u ovom poglavlju, npr. nećete tražiti nabavku fotokopir aparata koji košta 1.500 KM ako to nije potrebno za provedbu projekta. U ovoj sekciji projektnog prijedloga trebate dati narativno objašnjenje svih proračunskih linija i podlinija.

13. VIDLJIVOST (PROMIDŽBA PROJEKTA) Vidljivost, odnosno promidžba treba biti ispravno planirana za sve aktivnosti. Vidljivost se treba fokusirati na razvitak i na ostvarenja tijekom provedbe projekta, a ne na proceduralne i administrativne točke prekretnice. Plan promidžbe (vidljivosti) treba biti uvršten u radni plan provedbe i adekvatno pokriven proračunom. Vidljivost projekta treba osigurati s ciljem informiranja projektnih partnera, ciljnih skupina i uopće građanstva o inicijativama i uspjesima projekta. Utvrdite promidžbene alate, te objasnite kako i u kojoj etapi ste ih planirali iskoristiti, što uključuje javne događaje (konferencije za tisak, pisane publikacije i novinske članke, internetske stranice, banere, pločice, promidžbeni materijal, fotografije i ostali audiovizualni materijal, te javne posjete i slično). Ovdje trebate dati opis onoga što želite uraditi i kako namjeravate promovirati svoje aktivnosti. Promidžbene aktivnosti trebaju biti jasne i specifične i rodno osjetljive..

5

65

6

LISTA PRILOGA

Prilog 1 Pregled proračuna Prilog 2 Matrica logičkoga okvira Prilog 3 Plan aktivnosti i promidžbe Prilog 4 Administrativni podaci o aplikantu Prilog 5 Financijska identifikacijska forma Prilog 6 Izjava o podobnosti Prilog 7 Lista za provjeru

6

66

67

PRILOG 8PRORAČUN I PLAN POTROŠNJE

68

Ova

j obr

azac

je p

ripre

mlje

n pr

ema

LOD

met

odol

ogiji

za

dodj

elu

sred

stva

org

aniz

acija

ma

civi

lnog

društ

va u

BiH

Broj

Kate

gori

jaJe

dini

caBr

oj je

dini

caJe

dini

čna

cije

na (K

M)

Uku

pno

(KM

)M

jese

c 1

Mje

sec

2M

jese

c 3

Mje

sec

4M

jese

c 5

Mje

sec

6M

jese

c 7

Mje

sec

8M

jese

c 9

Mje

sec

10

1. 1.1.

1.2.

1.3.

1.4.

1.5.

2. 2.1.

2.2.

2.3.

3. 3.1.

3.2.

3.3.

3.4.

3.5.

3.6.

4 4,1

Rezu

ltat

1. (

iz lo

gičk

og o

kvir

a)

4.1.

1A

ktiv

nost

-...

4.1.

2.A

ktiv

nost

-…4.

1.3.

Akt

ivno

st -…

4,2

Rezu

ltat

2. (

iz lo

gičk

og o

kvir

a)

4.2.

1.A

ktiv

nost

-...

4.2.

2.A

ktiv

nost

-…4.

2.3.

Akt

ivno

st -…

4,3

Rezu

ltat

3. (

iz lo

gičk

og o

kvir

a)

4.3.

1.A

ktiv

nost

-...

4.3.

2A

ktiv

nost

-…4.

3.3

Akt

ivno

st -…

5 5,1

5,2

5,3

UKU

PNO

(KM

)

VID

LJIV

OST

URE

DSK

I TRO

ŠKO

VI

PRO

JEK

TNI T

ROŠK

OV

I

Logo

org

aniz

acije

nos

itel

jice

proj

ekta

NA

ZIV

ORG

AN

IZA

CIJE

NA

ZIV

PRO

JEK

TA__

____

____

____

____

__

PREG

LED

PRO

RAČU

NA

LJU

DSK

I RES

URS

I

PUTO

VAN

JE/P

RIJE

VO

Z

1

69

PRILOG 9LOGIČKI OKVIR RADA (LOGIČKA MATRICA)

70

Grb

i za

glav

lje o

pćin

e

Ova

j je

obra

zac

razv

ijen

prem

a LO

D m

etod

olog

iji z

a do

djel

u sr

edst

ava

orga

niza

cija

ma

civi

lnog

a dr

uštv

a u

BiH

Log

o or

gani

zaci

je n

osite

ljice

pro

jekt

a

NA

ZIV

ORG

AN

IZA

CIJE

: ___

____

___

NA

ZIV

PRO

JEKT

A: _

____

____

_

LOG

IČKI

OKV

IR R

AD

A

O

bjek

tivn

o m

jerl

jivi i

ndik

ator

i us

pjeh

a

Izvo

ri v

erif

ikac

ije

Pret

post

avke

i ri

zici

Sveu

kupn

i cilj

Koji

je s

veuk

upni

cilj

čije

m o

stva

renj

u će

pro

jekt

do

prin

ijeti?

Pro

jekt

ne

bi t

reba

o im

ati

više

od

jedn

oga

proj

ektn

og

cilja

. N

a nj

ega

treb

a ut

jeca

ti, a

li ni

je n

eoph

odno

u p

otpu

nost

i ga

os

tvar

iti.

Koji

su p

okaz

atel

ji us

pjeh

a ve

zani

za

sveu

kupn

i cilj

? M

ogu

li se

pok

azat

elji

uspj

eha

iska

zati

na r

odno

osj

etlji

v na

čin?

Ako

mog

u,

bilo

bi p

repo

ručl

jivo.

Koji

su i

zvor

i in

form

acija

za

ove

poka

zate

lje u

spje

ha?

Spec

ifič

ni c

iljev

i pr

ojek

ta

Koji

će

spec

ifičn

i ci

ljevi

bi

ti os

tvar

eni

proj

ekto

m?

Mog

u li

spec

ifičn

i cilj

evi b

iti is

kaza

ni

na r

odno

osj

etlji

v na

čin?

Ako

mog

u, b

ilo b

i pr

epor

učlji

vo.

Ovi

spe

cifič

ni c

iljev

i tr

ebaj

u bi

ti os

tvar

eni d

o kr

aja

prov

edbe

pro

jekt

a.

Koji

su

kvan

titat

ivni

i

kval

itativ

ni

poka

zate

lji u

spje

ha k

oji

odre

đuju

do

koje

mje

re s

u os

tvar

eni c

iljev

i pro

jekt

a?

Jesu

li

neki

od

po

kaza

telja

ro

dno

osje

tljiv

i?

Ako

je

su,

potr

ebno

ih

je

is

kaza

ti.

Koji

su t

o iz

vori

info

rmac

ija

koji

treb

a da

bud

u pr

ikup

ljeni

ili

već

pos

toje

? Ko

je m

etod

e će

se

koris

titi d

a bi

se

došl

o do

in

form

acija

?

Koji

su č

imbe

nici

i uv

jeti

neop

hodn

i za

ost

vare

nje

cilje

va p

roje

kta,

a n

isu

pod

dire

ktno

m

kont

rolo

m?

Koje

riz

ike

treb

a uz

eti u

obz

ir?

Post

oji l

i mog

ućno

st d

a će

jeda

n od

sp

olov

a bi

ti m

anje

za

stup

ljen/

uklju

čen

u im

plem

enta

ciju

pro

jekt

a?

Oče

kiva

ni re

zult

ati

Koji

će k

onkr

etni

rezu

ltati

dopr

inije

ti os

tvar

enju

ci

ljeva

pro

jekt

a? M

ogu

li se

rez

ulta

ti is

kaza

ti na

ro

dno

osje

tljiv

nač

in?

Ako

mog

u, p

rimije

nite

. Re

zulta

ti se

ost

varu

ju u

spje

šnom

pro

vedb

om

proj

ektn

ih a

ktiv

nost

i. U

spje

h pr

oved

be p

roje

kta

bit ć

e m

jere

n kr

oz ra

zinu

ost

vare

nja

rezu

ltata

.

Koji

poka

zate

lji o

dređ

uju

jesu

li,

i u

kojo

j m

jeri

ostv

aren

i pl

anira

ni

rezu

ltati?

In

dika

tori

treb

aju

biti

spec

ifičn

i, ja

sni i

m

jerlj

ivi.

Indi

kato

ri tr

ebaj

u bi

ti ro

dno

osje

tljiv

i gdj

e go

d je

to m

oguć

e.

Koji

su i

zvor

i in

form

acija

za

ove

poka

zate

lje u

spje

ha?

Koji

vanj

ski

čim

beni

ci

i uv

jeti

mor

aju

biti

ispu

njen

i ka

ko

bi

rezu

ltati

bili

ostv

aren

i ka

ko

je

plan

irano

? D

a li

rezu

ltati

ovis

e o

puno

m

anga

žman

u ob

a sp

ola

i ka

ko

osig

urat

i nj

ihov

o pu

no

sudj

elov

anje

?

Akt

ivno

sti

Koje

ak

tivno

sti

je

potr

ebno

iz

vrši

ti i

kojim

re

dosl

ijedo

m, s

cilj

em o

stva

renj

a re

zulta

ta?

Koji

čim

beni

ci t

reba

ju b

iti is

punj

eni

prije

po

četk

a pr

oved

be

proj

ekta

ka

ko b

i se

poč

elo

sa r

ealiz

acijo

m

proj

ekta

?

1

71

PRILOG 10PLAN AKTIVNOSTI

I PROMIDŽBE

72

Grb

i za

glav

lje o

pćin

e

Ova

j obr

azac

je p

ripre

mlje

n pr

ema

LOD

met

odol

ogiji

za

dodj

elu

sred

stav

a or

gani

zaci

jam

a ci

viln

og d

rušt

va u

BiH

Logo

org

aniz

acije

nos

itel

jice

proj

ekta

NA

ZIV

ORG

AN

IZA

CIJE

: ___

____

___

NA

ZIV

PRO

JEKT

A: _

____

____

_

PLA

N A

KTIV

NO

STI I

PRO

MID

ŽBE

BR

. Pl

an

M

jese

c Pa

rtne

ri/

odgo

vorn

osti

1 2

3 4

5 6

7 8

9 10

11

12

1.

Oče

kiva

ni re

zulta

t 1

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

_ 1.

1 A

ktiv

nost

1.1

_

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

1.2

_

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

1.3

_

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

1.4

_

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

1.5

_

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

2.

Oče

kiva

ni re

zulta

t 1

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

_ 2.

1

_

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

2.2

_

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

2.3

_

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

2.4

_

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

2.5

_

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

3.

Oče

kiva

ni re

zulta

t 1

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

_ 3.

1

_

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

3.2

_

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

3.3

_

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

3.4

_

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

3.5

_

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

_ _

1

73

PRILOG 11ADMINISTRATIVNI PODACI O PODNOSITELJU PRIJEDLOGA

74

Grb i zaglavlje općine

Ovaj obrazac je pripremljen prema LOD metodologiji za dodjelu sredstava organizacijama civilnog društva u BiH

LOGO ORGANIZACIJE NOSITELJICE PROJEKTA

ADMINISTRATIVNI PODACI O PODNOSITELJU

PRIJEDLOGA

NAZIV ORGANIZACIJE:

SKRAĆENI NAZIV ORGANIZACIJE (UKOLIKO POSTOJI):

PRAVNI STATUS:

IME, PREZIME I POZICIJA OSOBE ODGOVORNE ZA ZASTUPANJE I PREDSTAVLJANJE ORGANIZACIJE:

ADRESA:

POŠTANSKI BROJ I MJESTO:

TELEFON:

FAX:

E-MAIL:

WEB STRANICA:

__________, ___.___.201_. __________ (mjesto, nadnevak) (ime i prezime, potpis, pečat)

1

75

PRILOG 12FINANCIJSKI IDENTIFIKACIJSKI

OBRAZAC

76

Grb i zaglavlje općine

Ovaj obrazac je pripremljen prema LOD metodologiji za dodjelu sredstava organizacijama civilnog društva u BiH

LOGO ORGANIZACIJE NOSITELJICE PROJEKTA

FINANCIJSKA IDENTIFIKACIJSKA FORMA

VLASNIK/CA BANKOVNOGA RAČUNA

NAZIV

ADRESA

MJESTO/GRAD

POŠTANSKI BROJ

KONTAKT OSOBA

TELEFON

FAX

E-MAIL

BANKA

NAZIV BANKE

ADRESA

MJESTO/GRAD

POŠTANSKI BROJ

BROJ RAČUNA

___.___.201_. ____________________ (Nadnevak) (Ime i prezime mjerodavnoga predstavnika/ce) _________________________________

(Potpis i pečat)

1

77

PRILOG 13IZJAVA O PODOBNOSTI

78

Grb i zaglavlje općine

Ovaj je obrazac pripremljen prema LOD metodologiji za dodjelu sredstava organizacijama civilnoga društva u BiH

LOGO ORGANIZACIJE NOSITELJICE PROJEKTA

IZJAVA O PODOBNOSTI

Ja, ovdje potpisani/a __________, __________ (ime, prezime i adresa predstavnika/ce)

Predstavnik/ca __________, __________

(naziv i adresa organizacije) potvrđujem da sam predstavnik/ca pravne osobe iz Bosne i Hercegovine i da ni ja niti gore imenovana organizacija: :

a) nismo pod bankrotom,

b) nije nikakvo plaćanje prema nama obustavljeno sukladno sudskoj presudi, a koje je rezultiralo totalnim ili

djelomičnim gubitkom prava na upravljanje i raspolaganje našom imovinom,

c) nisu nikakvi pravni postupci pokrenuti protiv nas, a koji uključuju nalog za suspenziju plaćanja i mogu

rezultirati proglašenjem bankrota ili povlače potpuni ili djelomični gubitak prava na upravljanje i

raspolaganje našom imovinom,

d) niti smo konačnom presudom bili osuđeni za prekršaj ili prijestup koji se tiče ponašanja u poslu,

e) nismo bili krivi ni za koju drugu ozbiljnu pogrešku u profesionalnom ponašanju,

f) niti smo propustili ispuniti bilo kakve obveze koje se odnose na plaćanje socijalnog osiguranja ili poreza,

g) niti smo bili krivi za dostavljanje netočnih informacija glede naših profesionalnih aktivnosti,

h) niti smo bili proglašeni ozbiljno krivima u izvođenju, uslijed bilo kakvog narušavanja ugovornih obveza.

IZJAVLJENO: __________, __.__.201_. __________

(mjesto,, nadnevak) (ime i prezime, potpis) U NAZOČNOSTI: __________, __.__.201_. __________

(mjesto, nadnevak) (ime i prezime, potpis)

1

79

PRILOG 14LISTA ZA PROVJERU

80

Grb i zaglavlje općine

Ovaj je obrazac je pripremljen prema LOD metodologiji za dodjelu sredstava organizacijama civilnoga društva u BiH

LISTA ZA PROVJERU

PRIJEDLOG PROJEKTA

aplikacija kompletna i sukladna zahtjevima navedenim u formi prijedloga projekta

priložena tri primjerka svih dokumenata

ukoliko postoje partneri, priložene popunjene i potpisane izjave o partnerstvu

proračun projekta popunjen u konvertibilnim markama (KM)

administrativni troškovi i troškovi osoblja u proračunu ne prelaze 20% od ukupnog proračuna projekta

matrica logičkoga okvira projekta popunjena i priložena

matrica plana aktivnosti projekta popunjena i priložena

DODATNA DOKUMENTACIJA

kopija rješenja o registraciji za organizaciju podnositeljicu prijedloga i partnere priložena

kopija statuta organizacije podnositeljice prijedloga priložena

statuti partnerskih organizacija priloženi

formular "Administrativni podaci o podnositeljici prijedloga" popunjen, potpisan, ovjeren i priložen

financijska identifikacijska forma organizacije podnositeljice prijedloga popunjena, potpisana, ovjerena i priložena

priložena kopija završnoga godišnjeg financijskog izvješća organizacije za prethodnu godinu (dokument Bilanca stanja i bilanca uspjeha), koju su ovjerili mjerodavna agencija za financijsko poslovanje i licencirani i ovlašteni knjigovođa

priložena kopija posljednjega godišnjeg narativnog izvješća

drugi dokumenti koji mogu biti relevantni

1

81

PRILOG 15OBRAZAC IZJAVE O NEPRISTRANOSTI I

POVJERLJIVOSTI

82

Grb i zaglavlje općine

Ovaj je dokument pripremljen prema LOD metodologiji za dodjelu sredstava organizacijama civilnoga društva u BiH

IZJAVA O SUKOBU INTERESA I POVJERLJIVOSTI

Ja, dolje potpisani/a, ...................................................................... (ime i prezime), član Povjerenstva za ocjenu projekata organizacija civilnoga društva pristiglih u okviru Javnoga poziva općine XXXX za organizacije civilnoga društva (OCD)/nevladine organizacije (NVO) iz Bosne i Hercegovine

I Z J A V L J U J E M : (A) IZJAVA O SUKOBU INTERESA Da nisam sudjelovao/la u razvitku nijednog projekta koji će razmatrati Povjerenstvo za ocjenu projekata i da projekti nisu:

� povezani s mojim vlastitim interesima (osobnim, financijskim ili nekim drugim);

� povezani s interesima (osobnim, financijskim ili nekim drugim) bilo koje organizacije koju ja vodim, u kojoj radim, surađujem, koju predstavljam ili savjetujem.

(B) POVJERLJIVOST Pri razmatranju i ocjenjivanju meni predstavljenih projekata, sve informacije o projektima kojima raspolažem kao član/ica Povjerenstva za ocjenu projekata smatrat ću strogo povjerljivim. Nadnevak: .................................., 20__. U općini................................. Potpis: ..............................................

1

83

PRILOG 16 PRIMJER ZAPISNIKA JLS-A SA SASTANKA O ODABIRU

PROVJERENSTVA ZA OCJENU PROJEKTNIH PRIJEDLOGA OCD

84

   

Zаpisnik  sа  sastanka,  održаnоg  u  Vеlikој  sаli  općine  xx.xx.xxxx.  gоd.  u  12:00  sati  

Imеnоvаnjе  člаnа  Povjerenstva  zа  ocjenu  prijedloga  prојеkаtа    u  ime  OCD  sеktоrа    

Nazočni:    1. Ime  i  prezime,  titula  2. Ime  i  prezime,  titula  3. .......    Nаpоmеnа:  spisаk  nazočnih  prеdstаvnikа  OCD-­‐a  nаlаzi  se  u  prilоgu.      

DNЕVNI  RЕD    

1. Imеnоvаnjе  člаnа  Povjerenstva  zа  ocjenu  prijedloga  prојеkаtа  –  prеdstаvnikа  OCD  sеktоrа  2. Imеnоvаnjе  zаmјеnikа  člаnа  Povjerenstva  zа  ocjenu  prijedloga  prојеkаtа  –  prеdstаvnikа  OCD  

sеktоrа    

 А.D.   1)   Оpćinski   službenik   mjerodavan   za   suradnju   s   OCD-­‐om   upоznао   je   nazočne   dа   ćе   sе  Povjerenstvo   utemeljiti     po   objavi   Јаvnоg   pоzivа,   kао   i   dа   ćе   biti   sаstаvlјеno   оd   dva   prеdstаvnikа  Оpćinе  XXX,  јеdnоg  prеdstаvnikа  OCD  sеktоrа,  kојi  ćе  biti  člаn  Povjerenstva,  i  njеgоvоg  zаmјеnikа  u  slučајu  dа  tај  člаn  оdluči  kаndidirati  prојеkt.  Bitnо  је  dа  prеdstаvnik  OCD  sеktоrа  imа  dоstа  iskustvа  u  pisаnju   prојеkаtа   јеr   је   prоcеs   оcјеnjivаnjа   i   оdаbirа   kоmplеksаn.   Prеdstаvnici   OCD   sеktоrа   su  prеdlоžili  slјеdеćе  kаndidаtе  zа  mјеstо  člаnа  i  zаmјеnikа  Povjerenstva:    

1. Ime  i  prezime,–  u  ime  OCD-­‐a  XXXX;  2. Ime  i  prezime,–  u  ime  OCD-­‐a  XXXX;  3. Ime  i  prezime,–  u  ime  OCD-­‐a  XXXX;  4. ......  

 А.D.  2)  Nаkоn  glasovanja,  prеdlоžеni  kаndidаti  imаli  su  slјеdеći  brој  glаsоvа:  

1. Ime  i  prezime,–  6  glаsоvа;  2. Ime  i  prezime,–  13  glаsоvа;  3. Ime  i  prezime,–  10  glаsоvа;  4. .......  

 Nа   temelju   dоbivеnih   glаsоvа,   zа   člаnа   Povjerenstva   zа   оdаbir   prојеkаtа   izаbrаn/a   је   ime   i  prezime,  iz  OCD-­‐a  XXXX,  а  zа  zаmјеnikа/u  ime  i  prezime,  iz  OCD-­‐a  XXXX.      

1

85

PRILOG 17ODLUKE O USPOSTAVLJANJU

POVJERENSTVA ZA OCJENU PROJEKTNIH PRIJEDLOGA

ORGANIZACIJA CIVILNOGA DRUŠTVA

86

 Bosna  i  Hercegovina  ENTITET/ŽUPANIJA  Općina  Općinski  načelnik  Broj:  XXXXXX  Dana,  xx.xx.xxxx.  godine  

PREAMBULA      

RJEŠENJE  o   imenovanju   članova   Povjerenstva   za   ocjenu   prijedloga   projekata   po   Javnom   pozivu   upućenom    organizacijama  civilnoga  društva  za  dostavljanje  prijedloga  projekata  u    općini  XXXX  u  xxxx.  godini.    

Članak  I.  U   sastav   Povjerenstva   za   ocjenu   prijedloga   projekata   po   javnim   pozivima   za   organizacije   civilnoga  društva  u  xxxx  godini  u  općini  XXXXX  u  ime  općine  imenuju  se  sljedeći  predstavnici:    

1. Ime  i  prezime,  titula  2. Ime  i  prezime,    titula  

Članak  II.  U   sastav   Povjerenstva   u   ime   organizacija   civilnoga   društva   imenuju   se   sljedeći   predstavnik/ca   i  zamjenik/ca,  koji  su  izabrani    voljom  većine  OCD-­‐a    na  sastanku  održanom  dana  xx.xx.xxxx.  godine:      

1. Ime  i  prezime,  predstavnik/ca  OCD-­‐a  sa  područja  općine  XXX    2. Ime  i  prezime,  zamjenik  predstavnika/ce  OCD-­‐a  sa  područja  općine  XXX    

 Članak  III.  

Povjerenstvo   predstavlja   tijelo   koje   provodi   ocjenjivanje   pristiglih   prijedloga   projekata.   Svi   članovi  Povjerenstva   imaju   jednaka   prava   i   obveze.   Povjerenstvo   ima   zadaću   uraditi   ocjenu   i   odabir   svih  pristiglih   prijedloga   projekata   po   Javnom   pozivu   upućenom   organizacijama   civilnoga   društva   za  dostavljanje   prijedloga   projekata   u     općini   XXXX   u   xxxx.   godini.     Povjerenstvo   predlaže   projekte   za  financiranje  u  okviru  raspoloživih  sredstava  opredijeljenih  po  Javnome  pozivu.    

Članak  IV.  Ovo  rješenje  stupa  na  snagu  danom  donošenja,  a  objavit  će  se  u  Službenom  glasniku  općine  XXX.          Dostavljeno:  

1. Imenovanim  2. Pohrani  

Načelnik  općine    

(m.p.)    

1

87

PRILOG 18SMJERNICE ZA RAD

POVJERENSTVA ZA OCJENU PROJEKTNIH PRIJEDLOGA

88

Grb i zaglavlje općine

Ove su smjernice pripremljene prema LOD metodologiji za dodjelu sredstava organizacijama civilnoga društva u BiH

Naziv opć ineNaziv opć ine

SMJERNICE ZA RAD SMJERNICE ZA RAD POVJERENSTVAPOVJERENSTVA ZA ZA OCJENUOCJENU PROJEKTNIH PRIJEDLOGA ORGANIZACIJA PROJEKTNIH PRIJEDLOGA ORGANIZACIJA

CIVILNOGCIVILNOG AA DRUŠTVA DRUŠTVA

LOD projektna metodologija

1

89

2

KAZALO

1. UVOD  ...........................................................................................................................................  3  

1.1 Temeljni pojmovi  .......................................................................................................................  3  

2. PROCES OCJENJIVAN2. PROCES OCJENJIVAN JAJA  .................................................................................................  3  

2.1 Izjava o nepristranosti i povjerljivosti  .......................................................................................  3  

2.2 Povjerenstvo za ocjenu projekata (KO)  .....................................................................................  4  

2.3 Prvi korak u procesu ocjenjivanja  ..............................................................................................  4  

2.4 Ocjenjivanje i odabir prijedloga projekata  ...............................................................................  4  

2.5 Sustav bodovanja  .......................................................................................................................  5  

2.6 Završetak procesa ocjenjivanja  .................................................................................................  6  

DODATNA POJAŠNJENJA TABELE ZA OCJENJIVANJE  .......................................................  7  

PRILOG 1  ......................................................................................................................................  11  

PRILOG 2  ......................................................................................................................................  13  

PRILOG 3  ......................................................................................................................................  16   Načelo jednakopravnosti spolova ugrađeno je u Smjernice za rad Povjerenstva za ocjenu projektnih prijedloga organizacija civilnoga društva kao jedno od temeljnih načela. S tim u svezi, izrazi koji se u ovim smjernicama koriste za osobe u muškom rodu (npr. „građani“, „načelnik“, „službenik“, „predstavnik“ i sl.) neutralni su i odnose se kako na muškarce tako i na žene.

2

90

3

1. UVOD

1.1 Temeljni pojmovi

Smjernice za rad Povjerenstva za ocjenu projektnih prijedloga organizacija civilnih društava (OCD) osmišljene su kao pojednostavljeni priručnik s temeljnim uputama i pravilima u procesu odabira najboljih projektnih prijedloga koje OCD-i/NVO-i dostavljaju na općinske javne pozive. U tome smislu, neophodno je definirati temeljne pojmove koji određuju ovaj proces:

� Projekt ili projektni prijedlog Projektni prijedlog je dokument ili set dokumenata kojima je definirano područje djelovanja, korisnici, rezultati, aktivnosti i troškovi u svrhu postizanja tih rezultata. Temeljne projektne dokumente čine: forma projektnoga prijedloga, logički okvir, proračun i godišnji plan rada. Uz nabrojane dokumente,često se prilažu i drugi dokumenti kojima se utvrđuje financijska i regulativna podloga za poslovanje podnositelja prijave, te druge relevantne informacije. Broj dokumenata, kao i forme, razlikuju se u ovisnosti o donatoru, dok su temeljni projektni dokumenti svojstveni svim davateljima grant sredstava.

� Ocjenjivanje projekata Po svojoj definiciji, ocjena projekata predstavlja proces u kojemu se objektivno i nepristrano procjenjuju projektni prijedlozi sukladno unaprijed definiranim kriterijima i sustavu vrjednovanja. Ispunjenje kriterija, koji se koriste za procjenjivanje projektnih prijedloga, utvrđuje se kroz podkriterije, koji su najčešće u obliku pitanja. Svako pitanje, odnosno podkriterij nosi određeni broj bodova, čiji zbir u konačnici čini ukupnu ocjenu ispunjenja svakoga pojedinog kriterija, a zbir svih bodova ukupni rezultat ocjena (primjer tabele za ocjenjivanje nalazi se u prilogu kao Prilog 1). Kod ocjene projekata najčešće postoji donja granica prihvatljivosti, koja se određuje minimalnim neophodnim brojem ostvarenih bodova. Samo oni projekti, koji svojom kvalitetom prelaze donju granicu, imaju mogućnost biti financirani. Njihov se rang određuje prema broju ostvarenih bodova, a sredstva se raspoređuju sukladno rang listi, dok se ne iscrpe sva namijenjena sredstva.

� Povjerenstvo za ocjenu projekata Ovo povjerenstvo predstavlja tijelo koje provodi ocjenu projekata. Povjerenstvo se formira tako da uvijek ima neparan broj članova, kojih je najčešće pet. Povjerenstvo za ocjenu projekata čine osobe koje posjeduju neophodna znanja iz oblasti za koju se dodjeljuju sredstva, ali i neophodne vještine i znanja iz oblasti upravljanja projektnim ciklusom.

Sam proces ocjenjivanja objašnjen je u narednim dijelovima ovih smjernica.

2. PROCES OCJENJIVANJA2. PROCES OCJENJIVANJA

2.1 Izjava o nepristranosti i povjerljivosti Nakon formiranja Povjerenstva za ocjenu projekata i otpočinjanja njenog rada, svi članovi Povjerenstva potpisuju pismenu izjavu o nepristranosti i povjerljivosti, čime se obvezuju na punu povjerljivost svih informacija sadržanih u projektnim prijedlozima, te nepristranost prilikom ocjenjivanja projekata. Potpisivanje ove izjave osigurava zadržavanje svih informacija o procesu ocjenjivanja unutar Povjerenstva, do njihova oficijelnoga objavljivanja, čime se štite interesi podnositelja projekata i svih sudionika u procesu.

3

91

4

2.2 Povjerenstvo za ocjenu projekata (KO)

Predstavnici svih zainteresiranih strana, ukoliko je to moguće s obzirom na ograničenje u broju članova, trebali bi biti uključeni u sastav Povjerenstva za ocjenu projekata. Ovo je važno kako bi se osigurale objektivnost i transparentnost procesa ocjenjivanja. Kada se radi o dodjeli sredstava OCD-ima, neophodno je da jedan član Povjerenstva bude predstavnik ovoga sektora. Predstavnik civilnoga društva trebao bi biti općeprihvaćeni aktivist s dobrom reputacijom u lokalnoj zajednici, koji će nepristrano vršiti ocjenjivanje.

Članove evaluacijskoga povjerenstva čine minimalno dva predstavnika općine u kojoj se aplicira i jedan predstavnik OCD-a. Predstavnik civilnoga društva ima i svoga zamjenskoga člana, s ciljem prevladavanja sukoba interesa ili u slučaju da je izabrani član spriječen. Svi članovi Povjerenstva imaju jednaka prava i obveze.

Predstavnike općine imenuje načelnik općine i/ili nadležna služba u toj općini svojim internim aktom, koji potpisuje nadležna osoba. Ovaj interni akt predstavlja sastavni dio obvezne dokumentacije vezane za proces ocjenjivanja.

Izbor predstavnika (jednoga ili više) OCD-a vrši se transparentno i uz konzultacije sa svim OCD-ima. Predstavnik OCD-a imenuje se na demokratski način, zajedničkim dogovorom većine OCD-ova s područja općine. Općina podržava demokratski proces izbora predstavnika OCD-a. To podrazumijeva Javni poziv svim OCD-ima da u određenom roku nominiraju svoje predstavnike, te da na unaprijed utvrđeni nadnevak organiziraju izbor predstavnika i jednoga zamjenika javnim ili tajnim glasanjem. Općina je dužna podržati ovaj proces i sačuvati svu relevantnu dokumentaciju, te eventualno osigurati adekvatan prostor za sastanak (općinska sala i sl.).

2.3 Prvi korak u procesu ocjenjivanja

Prvi korak u procesu ocjenjivanja, koji prethodi detaljnom čitanju svih pristiglih projektnih prijedloga, jeste da Povjerenstvo za ocjenu projekata prvo utvrdi zadovoljavaju li svi projekti tehničke kriterije koji su navedeni u Smjernicama za podnositelje prijedloga. Ovo podrazumijeva utvrđivanje kompletnosti tražene projektne dokumentacije, tj. postojanje svih temeljnih i dodatnih dokumenta koji čine validan projektni prijedlog, uključujući i neophodan broj kopija, postojanje elektronske kopije i sl. U slučaju da projektni prijedlog ne zadovoljava tehničke kriterije, on se izuzima iz daljnjega ocjenjivanja i proglašava nevažećim. Svi se ovakvi projektni prijedlozi posebno evidentiraju u zapisniku, sa opisom nedostataka. Kada se provjeri koji prijedlozi projekta zadovoljavaju tehničke kriterije, pristupa se ocjenjivanju i odabiru prijedloga projekata, kako je objašnjeno u sljedećem poglavlju 2.4.

2.4 Ocjenjivanje i odabir prijedloga projekata

Ocjenjivanje OCD projekata bit će izvršeno sukladno kriterijima s kojima su svi potencijalni podnositelji prijedloga upoznati pri raspisivanju poziva i koji predstavljaju sastavni dio smjernica za podnositelje prijedloga. Radi lakše administrativne proveđbe procesa ocjenjivanja, svi članovi Povjerenstva preuzimaju formu za ocjenjivanje. Forma za ocjenjivanje (PRILOG 1) sastoji se od kriterija i podkriterija, raspoređenih u tabeli. Nakon toga se pristupa čitanju projektnih prijedloga. I predstavnici općine i predstavnik OCD-a dobivaju po jedan primjerak svakoga projektnog prijedloga. Redoslijed čitanja svakoga projekta odgovara redoslijedu otvaranja pristiglih paketa pri utvrđivanju tehničkih kriterija. U ovoj fazi procesa projektni se prijedlozi procjenjuju kroz kriterije, koji su podijeljeni u dvije skupine: kriteriji za odabir (odnosno Sekcija 1 i 2 u tabeli za ocjenjivanje) i kriteriji za dodjelu sredstava.

Cilj kriterija za odabir je pomoći u procjeni financijskih i operativnih sposobnosti aplikanata kako bi se osiguralo da oni:

4

92

5

� imaju stabilna i dostatna financijska sredstva za vlastiti rad tijekom cjelokupnoga perioda provedbe projekta;

� posjeduju profesionalne sposobnosti i kvalifikacije potrebne za uspješnu provedbu kompletnoga projekta. Ovo se odnosi i na partnere podnositelja prijedloga.

Kriteriji za dodjelu sredstava omogućuju da se kvaliteta predanih projekata procijeni na temelju postavljenih prioritetnih oblasti, a sredstva odobre na temelju aktivnosti koje maksimaliziraju opći učinak samoga poziva za predaju prijedloga projekata. Kriteriji se odnose na značaj predloženoga projekta, usuglašenost projekta s ciljem poziva i prioritetnim oblastima, kvalitetu projekta, očekivane rezultate, održivost projekta i racionalnost traženih sredstava. Konačni je cilj procesa ocjenjivanja odabrati projekte koji su od najvećega značaja za lokalnu zajednicu i koji svojom provedbom zadovoljavaju, kroz pozivom definirane prioritete, utvrđene potrebe lokalnoga stanovništva i lokalne zajednice u cjelini.

2.5 Sustav bodovanja

Kriteriji ocjenjivanja podijeljeni su na sekcije i podsekcije. Svaka se podsekcija obvezno ocjenjuje ocjenama od 1 do 5 na sljedeći način: 1 = veoma loše; 2 = loše; 3 = odgovarajuće; 4 = dobro; 5 = veoma dobro. Svaki član Povjerenstva individualno boduje prijedlog projekta sukladno kriterijima (forma za pojedinačno ocjenjivanje nalazi se u dodatku kao PRILOG 1), dok se na zbirnu tabelu za ocjenjivanje (forma zbirne tabele se nalazi u dodatku kao PRILOG 2) prenose srednje vrijednosti svih ocjena po svakome pojedinačnom kriteriju i podkriteriju (napomena: dobivene se srednje vrijednosti zaokružuju tako da se decimalne vrijednosti od X,1 do X,4 zaokružuju na nižu, a od X,5 do X,9 na višu vrijednost). Svaki član Povjerenstva potpisuje svoju individualnu evaluacijsku tabelu, a svi članovi zajedno potpisuju zbirnu evaluacijsku tabelu za svaki projektni prijedlog. Rangiranje projektnih prijedloga vrši se na način da je prvoplasirani projektni prijedlog onaj koji ima najveći zbir bodova, potom slijedi projekt s prvim sljedećim nižim zbirom bodova, i tako do najnižega zbira osvojenih bodova.

Samo projekti koji su dobili više od 50 bodova bit će razmatrani za financiranje, jer projektni prijedlozi ispod ovoga praga nisu bili u stanju zadovoljiti postavljene standarde, te bi učinkovitost njihove provedbe mogla biti upitna.

Kako bi bili uzeti u razmatranje za financiranje, projekti čiji su zahtijevani proračuni veći od 20.000,00 KM trebaju dobiti 75 i više bodova u procesu ocjenjivanja. Odluka o odobrenju granta utemeljena je na ukupnome broju projekata koji mogu biti financirani u okviru raspoloživih sredstava. Ovi su pragovi utvrđeni kako bi se odredila minimalna kvaliteta projektnih prijedloga, te time osigurala najbolja vrijednost za dana sredstva. Prioritet pri odobravanju sredstava imat će projekti s najviše bodova.

Napomena o Sekciji 1. Financijski i operativni kapacitet podnositelja prijave

Ukoliko je ukupan zbir u Sekciji br.1 niži od 10 bodova, projekt će biti isključen iz daljnjega procesa ocjenjivanja jer je procijenjeno da OCD nema minimalne kapacitete za kvalitetnu provedbu predloženoga projekta.

Napomena o Sekciji 2. Relevantnost

Ukoliko je ukupan zbir u Sekciji 2 niži od 18 bodova, projekt će biti isključen iz daljnjega procesa ocjenjivanja jer ovakva procjena podrazumijeva, iako podnosilac prijave zadovoljava financijske i operativne kapacitete, da sama projektna ideja nije relevantna niti je sukladna definiranim prioritetima iz Javnoga poziva, te ne utječe u dostatnoj mjeri na zadovoljenje potreba lokalne zajednice. NAPOMENA: NITI PO JEDNOME KRITERIJU DODIJELJENI BROJ BODOVA NE MOŽE BITI NIŽI OD JEDAN (1)!

5

93

6

2.6 Završetak procesa ocjenjivanja

Po završenom bodovanju i rangiranju svih projekata, sastavlja se zapisnik o radu Povjerenstva za ocjenu projekata na unaprijed pripremljenoj formi (format zapisnika nalazi se u dodatku kao PRILOG 3). U zapisnik se unose sve informacije relevantne za proces ocjenjivanja:

1. Sastav Povjerenstva sa imenima svih članova. 2. Vrijeme i mjesto rada Povjerenstva. 3. Podaci o ukupnome broju primljenih projektnih prijedloga. 4. Pregled OCD-a/NVO-a koji su osvojili do 50 bodova. 5. Pregled projektnih prijedloga OCD-a/NVO-a koji su predloženi za financiranje bez

modifikacija. Ovaj je pregled ugrađen u zapisnik u formi tabele, koja se sastoji od sljedećih kolona:

a. redni broj b. naziv OCD-a/NVO-a c. naziv predloženog projekta d. ukupna vrijednost proračuna e. trajanje projekta izraženo u mjesecima f. osvojeni bodovi

6. Pregled projekata koji mogu biti uzeti u razmatranje uz određene manje proračunske modifikacije i/ili modifikacije projektnoga prijedloga (ukoliko se Povjerenstvo složilo da neki od predloženih projekata ima dostatnu kvalitetu i broj bodova da bude uvršten u ovu kategoriju). Ovaj je pregled također u formi tabele i sadržava iste kolone kao i kod stavke pet iznad.

7. Vrijeme završetka rada Povjerenstva za ocjenu projekata. 8. Potpise svih članova povjerenstva.

Poseban dio zapisnika čini preporuka za financiranje određenih, najbolje rangiranih projektnih prijedloga. Ovako sačinjen zapisnik potpisuju svi članovi Povjerenstva, te kao takav predstavlja zvanični zaključak rada Povjerenstva. Svi se podnositelji projekata pojedinačno putem pisma obavještavaju o rezultatima, tj. uspješnosti odnosno neuspješnosti njihova projektnoga prijedloga. Ova pojedinačna pisma potpisuje službeni predstavnik davatelja sredstava. Konačna lista odobrenih projekata objavljuje se na službenoj internetskoj stranici općine. Ova lista nema naznaku o ostvarenom broju bodova, rangu ili rezultatu pojedinačnih ocjena članova Povjerenstva kako bi se zaštitio integritet članova Povjerenstva.

6

94

7

DODATNA POJAŠNJENJA TABELE ZA OCJENJIVANJE Forma tabele za ocjenjivanje nalazi se u prilogu ovih smjernica. U narednome tekstu dana su pojašnjenja za svako od pitanja koje se nalazi u priloženoj tabeli.

SeSekcija

1. Financijski i operativni kapacitet 1.1

1.2 1.1 Da li podnositelj prijedloga i partneri imaju dostatno iskustvo u upravljanju projektima?

� Procjenjuje se prethodno iskustvo podnositelja, broj provedenih projekata, njihova vrijednost i sl. Npr. vrijednost do sada provedenih projekata je 10.000 KM, a projektni prijedlog je vrijednosti 30.000 KM; podnositelj može dobiti 1 ili eventualno 2 boda i suprotno (broj bodova je veći što je veća vrijednost i kompleksnost prethodno uspješno provedenih projekata).

1.3 1.2 Da li podnositelj prijedloga i partneri imaju dostatne stručne kapacitete? (posebno poznavanje pitanja na koje se projekt odnosi)

� Je li naveden broj profesionalno uposlenog osoblja? Jesu li priložene biografije uposlenih? Koji je profil provedenih projekata? Postoji li dokumentacija koja dokazuje stručnost podnositelja prijedloga u određenoj oblasti? Npr. ukoliko se radi o projektu socijalne inkluzije, veći broj bodova se dobiva angažiranjem socijalnog radnika, psihologa i sl. Ukoliko nema adekvatnoga stručnog osoblja, broj bodova mora biti niži, ali nikako manji od jedan.

1. 1.3 Da li podnositelj prijedloga i partneri imaju dostatne upravljačke kapacitete, uključujući osoblje, opremu i sposobnost za upravljanje proračunom projekta?

2. � Koji je broj stalno uposlenih u organizaciji i s kojim tipom ugovora? Postoji li upravljačka

skupština, nadzorni odbor i sl.? Npr. ukoliko organizacija ima samo jednog stalno uposlenog, broj bodova mora biti blizu najniže ocjene, a ukoliko postoji jasna organizacijska i upravljačka struktura sa većim brojem uposlenih, vanjskih suradnika i sl., onda je broj bodova veći i bliži ili jednak maksimalnom.

( 2. Relevantnost 2.1. Koliko je projekt relevantan u odnosu na cilj i jedan ili više prioriteta javnoga poziva?

� Da li projekt jasno definira aktivnosti koje će doprinijeti ispunjenju cilja relevantnog za odabrani prioritet poziva? Npr. ukoliko su prioriteti javnoga poziva smanjenje siromaštva, omladina i pomoć osobama s invaliditetom, projekt koji svojim aktivnostima pomaže zapošljavanje mladih osoba s invaliditetom te im rješava problem egzistencije zavređuje veći broj bodova u odnosu na projekt koji doprinosi samo zapošljavanju mladih i sl. S obzirom da je ovo eliminatorni kriterij, projekt se mora odnositi na najmanje jedan utvrđeni prioritet.

7

95

8

2.2 Koliko su jasno definirani i strateški odabrani sudionici u projektu? (krajnji korisnici, posrednici, ciljne skupine)

� Jesu li krajnji korisnici i ciljna skupina relevantni za odabrani prioritet? Npr. stanovništvo općine xx nije ciljna skupina, ali jasno definirana ciljna skupina je 20 mladih osoba s invaliditetom iz ruralnog područja općine xx.

2.3 Jesu li potrebe ciljne skupine i krajnjih korisnika jasno definirane i da li im projekt prilazi na pravi način?

� Opisuje li projekt na jasan način aktivnosti pomoću kojih će potrebe krajnjih korisnika, odnosno ciljne skupine biti ispunjene? Npr. ukoliko je potreba opisana u projektu definirana kao nemogućnost pristupa javnim ustanovama, aktivnosti koje ispunjavaju te potrebe trebaju uključivati izradu pristupnih rampi, podizanje svijesti građana o tim potrebama i sl. Ovako definirane aktivnosti zavređuju približno maksimalan broj bodova i obratno.

2.4 Da li projekt posjeduje dodatne kvalitete kao što su inovativan pristup i modeli dobre prakse?

� Je li isti ili sličan projekt već bio proveden na ovome području? Bazira li se na uspješnoj provedbi nekog drugog projekta? Npr. ako koristimo prethodni primjer, više bodova ostvarit će projekt koji je nastavak aktivnosti, ili projekta koji je već polučio rezultate, ili koji uključuje ekspertizu primijenjenu u nekoj drugoj lokalnoj zajednici.

2.5 Da li prijedlog zagovara model politike baziran na pravima i ima li to utjecaja na podređene skupine?

� Da li projekt promovira jednakopravnost spolova, zaštitu okoliša? Da li promovira međunacionalnu ili kulturnu suradnju, prava manjina, problematiku mladeži i sl. Npr. projekti koji uključuju podjednak broj muškaraca i žena, bez obzira na samu projektnu ideju, zaslužuju dodatne bodove pod ovim kriterijem i obratno.

�

3. Metodologija 3.1 Jesu li plan aktivnosti i predložene aktivnosti odgovarajući, praktični i dosljedni ciljevima i očekivanim rezultatima?

� Je li podnositelj prijedloga jasno definirao konkretne rezultate projekta? Jesu li aktivnosti i rezultati projekta uzajamno povezani (koje aktivnosti pridonose kojem rezultatu)? Jesu li predviđene aktivnosti i rezultati sukladni sveukupnom cilju projekta? Ovo se utvrđuje primarno kroz logički okvir. Za adekvatnu procjenu ovoga kriterija neophodna su znanja iz upravljanja projektnim ciklusom.

3.2 Koliko je konzistentan cjelokupan izgled projekta? � Da li odražava analizu problema, rizike i vanjske čimbenike? Da li i na koji način projekt

predviđa ocjenjivanje (evaluaciju)? Npr. projektni prijedlog treba analizirati sve vanjske i unutrašnje čimbenike koji bi mogli utjecati na uspješnost i/ili kvalitetu provedbe projekta kao što su pravna regulativa, volja lokalne zajednice da sudjeluje i sl. Takvi projekti zavređuju veći broj bodova u odnosu na one koji to nemaju.

8

96

9

3.3 Da li su razina uključenosti i angažiranje partnera u realizaciji projekta zadovoljavajući? Napomena: ukoliko nema partnera, ocjena će biti jedan: 1.

� Da li odabir partnera jasno definira način na koji će partner sudjelovati u provedbi projekta? Je li jasno definirana ekspertiza partnera i na koji je način ta ekspertiza relevantna za provedbu projekta? Npr. ukoliko se radi o projektu socijalne inkluzije, udruženje invalida ili Zavod za socijalni rad su adekvatni partneri i donose više bodova, dok neka druga organizacija, koju je odabrao podnositelj prijedloga a koja nema tu ekspertizu, daje manji broj bodova. Ukoliko je nejasna i nedefinirana uloga partnera te se ne može naći potreba i važnost toga partnerskog odnosa, ocjena će također biti jedan.

3.4 Da li projekt sadrži objektivno mjerljive indikatore rezultata aktivnosti? � Na koji način će se ostvariti rezultati? Indikatori moraju biti jednostavni, mjerljivi, dostižni,

vremenski određeni i relevantni. Ovo se utvrđuje primarno kroz logički okvir. Za adekvatnu procjenu ovoga kriterija neophodna su znanja iz upravljanja projektnim ciklusom. Npr. točan broj sudionika na treninzima, broj pristupnih rampi i sl.

�

4. Održivost 4. 4. 4.1 Hoće li aktivnosti predviđene projektom imati konkretan utjecaj na ciljne skupine? � Imaju li provedene aktivnosti i postignuti rezultati dugoročno pozitivan i konkretan utjecaj

na definiranu ciljnu skupinu? Npr. ukoliko se radi o ekološkom projektu koji podrazumijeva čišćenje korita rijeke bez otklanjanja uzroka onečišćenja, onda on nije održiv i ocjenjuje se manjim brojem bodova, a ukoliko podrazumijeva organiziranje, prikupljanje i deponiranje smeća, te razvoj svijesti lokalne zajednice o ovom problemu, podrazumijeva svoju održivost i kao takav zavređuje viši ili maksimalan broj bodova.

4.2 Hoće li projekt imati višestruki utjecaj? � Da li projekt uključuje mogućnost primjene na druge ciljne skupine ili provedbu u drugim

sredinama i/ili produžavanje efekata aktivnosti, kao i razmjene informacija o iskustvima iz projekta? Npr. ukoliko projekt predviđa uključivanje drugih ciljnih skupina ili druga područja provedbe u narednim fazama te prezentira eventualne modalitete izvršenja, kao takav zaslužuje veći broj bodova.

4.3 Jesu li očekivani rezultati predloženih aktivnosti institucionalno održivi? � Hoće li strukture koje omogućuju da se aktivnosti nastave postojati na kraju projekta? Hoće

li postojati lokalno “vlasništvo” nad rezultatima projekta? Npr. ukoliko projekt predviđa uspostavu dnevnoga centra za boravak djece s posebnim potrebama, i ukoliko će Zavod za socijalni rad nastaviti da podržava i rukovodi centrom, onda je projekt institucionalno održiv i zaslužuje maksimalan broj bodova.

4.4 Jesu li očekivani rezultati predloženih aktivnosti održivi? � Hoće li doći do poboljšanja pravne regulative, metoda i pravila ponašanja i slično? Npr.

ukoliko se projektom koji se bavi smanjenjem rodno zasnovanog nasilja predviđa izrada i usvajanje protokola o sprečavanju rodno zasnovanog nasilja, koji će služiti kao temeljni modalitet rada relevantnih institucija, onda kao takav zaslužuje maksimalan broj bodova.

9

97

10

4.5 Je li vjerojatno da će očekivani dugoročni rezultati imati utjecaja na lokalne gospodarske uvjete i/ili kvalitetu života u ciljnim područjima?

� Da li projektne aktivnosti poboljšavaju gospodarske uvjete ili utječu na kvalitetu života kod odabranih korisnika i koliko jasno se to može zaključiti iz samoga projektnog prijedloga? Npr. ukoliko se projekt bavi smanjenjem siromaštva kroz uspostavljanje plasteničke proizvodnje na području neke lokalne zajednice, on kao takav utječe na poboljšanje gospodarskih uvjeta i kvalitetu života svojih korisnika jer im donosi prihode, te zaslužuje veći broj bodova.

�

5. Proračun i racionalnost troškova 5. 5.1 Je li odnos između procijenjenih troškova i očekivanih rezultata zadovoljavajući? � Da li predviđeni troškovi osiguravaju najbolju vrijednost za predviđena sredstva? Npr.

ukoliko projekt predviđa informatičko opismenjavanje žena s nekog područja i ima 50 korisnica, a za provedbu projekta predviđa nabavku 50 laptopa, kao takav definitivno ne osigurava najbolju vrijednost za predviđena sredstva, jer su troškovi nerealno visoki za predviđeni rezultat. Najjednostavnija metoda procjene je da se ukupno predviđeni proračun podijeli s brojem izravnih korisnika i usporedi s predviđenim rezultatima. U ovom primjeru, ukoliko je trošak po svakoj korisnici 10.000 KM, a podrazumijeva temeljni kurs korištenja računara, evidentno je da je odnos između procijenjenih troškova i očekivanih rezultata nezadovoljavajući i kao takav ne može biti bodovan s više bodova.

5 5.2 Jesu li predloženi troškovi neophodni za provedbu projekta? Ukoliko koristimo prethodni primjer, a proračun podrazumijeva nabavku LCD TV ili mašine za siječenje mesa, evidentno je da takvi troškovi nisu neophodni za provedbu projekta i umanjuju broj bodova po ovom kriteriju. 5.3 Proračun? Je li proračun jasan i uključuje li i narativni dio? Npr. objasniti opravdanost nabavke tehničke opreme u narativnom dijelu i slično. Narativni dio proračuna mora pratiti proračun objašnjavajući sve pozicije u proračunu. Je li zadovoljeno načelo prema kojem administrativni i troškovi osoblja ne prelaze 20% ukupnih troškova?

- g Gdje je to primjenjivo, jesu li priloženi životopisi uposlenika i opisi radnih mjesta?

Maksimalni ukupni zbir NAPOMENA: NITI PO JEDNOM KRITERIJU DODIJELJENI BROJ BODOVA NE MOŽE BITI NIŽI OD 1!

10

98

11

PRILOG 1

11

99

12

Općina XXXXX Naziv organizacije civilnoga društva:__________________________________ Naziv projekta:___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Tabela za ocjenjivanje Sekcija Maksimalan

broj bodova Prosječna

ocjena 1. Financijski i operativni kapacitet 15 1.1 Da li podnositelj prijedloga i partneri imaju dostatno iskustvo u upravljanju projektima? 5 1.2 Da li podnositelj prijedloga i partneri imaju dostatne stručne kapacitete? (posebno poznavanje pitanja na koje se projekt odnosi)

5

1.3. Da li podnositelj prijedloga i partneri imaju dostatne upravljačke kapacitete? (uključujući osoblje, opremu i sposobnost za upravljanje proračunom projekta)

5

2. Relevantnost 25 2.1. Koliko je projekt relevantan u odnosu na cilj i jedan ili više prioriteta javnoga poziva? Napomena: ocjena 5 (veoma dobro) može se dobiti samo ako se projekt odnosi barem na jedan od prioriteta.

5

2.2 Koliko su jasno definirani i strateški odabrani oni koji su uključeni u projekt? (posrednici, krajnji korisnici, ciljne skupine)

5

2.3 Jesu li potrebe ciljne skupine i krajnjih korisnika jasno definirane i da li im projekt prilazi na pravi način?

5

2.4 Da li projekt posjeduje dodatne kvalitete kao što su inovativan pristup i modeli dobre prakse? 5 2.5 Da li prijedlog zagovara model politike baziran na pravima i ima li to utjecaja na podređene skupine? (promocija jednakopravnosti spolova i osnaživanja žena, zaštita okoliša, međunacionalna suradnja, problematika mladeži itd.)

5

3. Metodologija 20 3.1 Jesu li plan aktivnosti i predložene aktivnosti odgovarajući, praktični i dosljedni ciljevima i očekivanim rezultatima?

5

3.2 Koliko je konzistentan cjelokupan izgled projekta? (a osobito odražava li analizu uočenih problema, moguće vanjske čimbenike )

5

3.3 Jesu li razina uključenosti i angažiranje partnera u realizaciji projekta zadovoljavajući? Napomena: ukoliko nema partnera, ocjena će biti 1.

5

3.4 Da li projekt sadrži objektivno mjerljive indikatore rezultata aktivnosti? (da li je ijedan od indikatora gender senzitivan ili gender indikator)

5

4. Održivost 25 4.1 Hoće li aktivnosti predviđene projektom imati konkretan utjecaj na ciljne skupine? 5 4.2 Hoće li projekt imati višestruki utjecaj? (uključujući mogućnost primjene na druge ciljne skupine, ili provedbu u drugim sredinama, i/ili produžavanje učinaka aktivnosti, kao i razmjene informacija o iskustvima iz projekta)

5

4.3 Jesu li očekivani rezultati predloženih aktivnosti institucionalno održivi? (Hoće li strukture koje omogućuju da se aktivnosti nastave postojati na kraju projekta? Hoće li postojati lokalno “vlasništvo” nad rezultatima projekta?)

5

4.4 Jesu li očekivani rezultati predloženih aktivnosti održivi? (ako je moguće, navesti kakav će biti strukturalni utjecaj provedenih aktivnosti – npr.hoće li doći do poboljšanja pravne regulative, metoda i pravila ponašanja itd.)

5

4.5 Je li vjerojatno da će očekivani dugoročni rezultati imati utjecaja na lokalne gospodarske uvjete i/ili kvalitetu života u ciljnim područjima?

5

5. Proračun i racionalnost troškova 15 5.1 Je li odnos između procijenjenih troškova i očekivanih rezultata zadovoljavajući? 5 5.2 Jesu li predloženi troškovi neophodni za implementaciju projekta? 5 5.3 Proračun Je li proračun jasan i uključuje li i narativni dio? (omogućena opravdanost za tehničku opremu) Je li zadovoljeno načelo prema kojem administrativni i troškovi osoblja ne prelaze 20% ukupnih troškova? Da li je proračun rodno osjetljiv? Gdje je primjenjivo, da li su priloženi životopisi uposlenika i opisi radnih mjesta?

5

Maksimalni ukupni zbir 100 Ime i prezime________________________________ Potpis:____________________________

12

100

13

PRILOG 2

13

101

14

Obrazac štampati dvostrano!

Općina: _________________________________________________________ Naziv organizacije civilnoga društva:__________________________________ Naziv projekta:______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Zbirna tabela za ocjenjivanje

Sekcija Maksimalan broj bodova

Prosječna ocjena

1. Financijski i operativni kapacitet 15 1.1 Da li podnositelj prijedloga i partneri imaju dostatno iskustvo u upravljanju projektima? 5 1.2 Da li podnositelj prijedloga i partneri imaju dostatne stručne kapacitete? (posebno poznavanje pitanja na koje se projekt odnosi)

5

1.3. Da li podnositelj prijedloga i partneri imaju dostatne upravljačke kapacitete? (uključujući osoblje, opremu i sposobnost za upravljanje proračunom projekta)

5

2. Relevantnost 25 2.1. Koliko je projekt relevantan u odnosu na cilj i jedan ili više prioriteta javnoga poziva? Napomena: ocjena 5 (veoma dobro) može se dobiti samo ako se projekt odnosi barem na jedan od prioriteta.

5

2.2 Koliko su jasno definirani i strateški odabrani oni koji su uključeni u projekt? (posrednici, krajnji korisnici, ciljne skupine)

5

2.3 Jesu li potrebe ciljne skupine i krajnjih korisnika jasno definirane i da li im projekt prilazi na pravi način?

5

2.4 Da li projekt posjeduje dodatne kvalitete kao što su inovativan pristup i modeli dobre prakse? 5 2.5 Da li prijedlog zagovara model politike baziran na pravima i ima li to utjecaja na podređene skupine? (promocija jednakopravnosti spolova i osnaživanje žena, zaštita okoliša, međunacionalna suradnja, problematika mladeži itd.)

5

3. Metodologija 20 3.1 Jesu li plan aktivnosti i predložene aktivnosti odgovarajući, praktični i dosljedni ciljevima i očekivanim rezultatima?

5

3.2 Koliko je konzistentan cjelokupan izgled projekta? (a osobito odražava li analizu uočenih problema, moguće vanjske čimbenike )

5

3.3 Jesu li razina uključenosti i angažiranje partnera u realizaciji projekta zadovoljavajući? Napomena: ukoliko nema partnera, ocjena će biti 1.

5

3.4 Da li projekt sadrži objektivno mjerljive indikatore rezultata aktivnosti? (je li ijedan od indikatora gender senzitivan ili gender indikator)

5

4. Održivost 25 4.1 Hoće li aktivnosti predviđene projektom imati konkretan utjecaj na ciljne skupine? 5 4.2 Hoće li projekt imati višestruki utjecaj? (uključujući mogućnost primjene na druge ciljne skupine, ili provedbu u drugim sredinama, i/ili produžavanje učinaka aktivnosti, kao i razmjene informacija o iskustvima iz projekta)

5

4.3 Jesu li očekivani rezultati predloženih aktivnosti institucionalno održivi? (Hoće li strukture koje omogućuju da se aktivnosti nastave postojati na kraju projekta? Hoće li postojati lokalno “vlasništvo” nad rezultatima projekta?)

5

4.4 Jesu li očekivani rezultati predloženih aktivnosti održivi? (ako je moguće, navesti kakav će biti strukturalni utjecaj provedenih aktivnosti – npr. hoće li doći do poboljšanja pravne regulative, metoda i pravila ponašanja itd.)

5

4.5 Je li vjerojatno da će očekivani dugoročni rezultati imati utjecaja na lokalne gospodarske uvjete i/ili kvalitetu života u ciljnim područjima?

5

5. Proračun i racionalnost troškova 15 5.1 Je li odnos između procijenjenih troškova i očekivanih rezultata zadovoljavajući? 5 5.2 Jesu li predloženi troškovi neophodni za implementaciju projekta? 5 5.3 Proračun Je li proračun jasan i uključuje li i narativni dio? (omogućena opravdanost za tehničku opremu) Je li zadovoljeno načelo prema kojem administrativni i troškovi osoblja ne prelaze 20% ukupnih troškova? Da li je proračun rodno osjetljiv? Gdje je primjenjivo, da li su priloženi životopisi uposlenih i opisi radnih mjesta?

5

Maksimalni ukupni zbir 100

14

102

15

ČLANOVI/ICE POVJERENSTVA:

PREDSTAVNICI/CE OPĆINE: _________________________

1. ________________________________

2. ________________________________

PREDSTAVNIK/CA ORGANIZACIJA CIVILNOGA DRUŠTVA (OCD)

1. ____________________________________

U ___________________________,dana____/____/20__. godine.

15

103

16

PRILOG 3

16

104

Grb i zaglavlje općine

ZAPISNIK

sa sastanka Povjerenstva za ocjenu projektnih prijedloga organizacija civilnoga društva

(OCD) unutar Javnoga poziva za predaju projektnih prijedloga na teritoriji općine

____________________________________

Povjerenstvo za ocjenu projektnih prijedloga, sačinjeno od predstavnika općine _______________________ i predstavnika nevladinoga sektora iz iste općine, dana ____/____/ 20__. godine, u ___:___ sati, donosi sljedeći zaključak: Ukupan broj primljenih projektnih prijedloga: _________ Nakon završenoga ocjenjivanja svih zaprimljenih projektnih prijedloga, članovi Povjerenstva za ocjenu prijedloga, sukladno rezultatima ocjenjivanja, za financiranje predlažu sljedeće projekte:

Br. Naziv organizacije Naziv projekta Ukupan proračun Ostvaren broj bodova

Projekti označeni zvjezdicom proći će kroz proces koji zahtijeva dodatne konzultacije. Zbirna tabela za ocjenjivanje, koju je koristilo Povjerenstvo za ocjenu prijedloga, sastavni je dio ovoga zapisnika. Sastanak je završen dana: ____/_____/ 20__. godine. u ___:____ sati. Članovi/ce Povjerenstva za ocjenu prijedloga: 1. ____________, predstavnik/ca općine _______________________ 2. ____________, predstavnik/ca općine _______________________ 3. ____________, predstavnik/ca nevladinoga sektora _______________________

17

105

PRILOG 19INDIVIDUALNI OBRAZAC ZA

OCJENU PROJEKATA

106

Ovaj je obrazac pripremljen prema LOD metodologiji za dodjelu sredstava organizacijama civilnoga društva u BiH

Općina: __________________________ Naziv organizacije civilnoga društva:_______________________________________ Naziv projekta:_________________________________________________________

Tablica za ocjenjivanje Sekcija Maksimalan

broj bodova Prosječna

ocjena 1. Financijski i operativni kapacitet 15 1.1 Da li podnositelj prijedloga i partneri imaju dostatno iskustvo u upravljanju projektima? 5 1.2 Da li podnositelj prijedloga i partneri imaju dostatne stručne kapacitete? (osobito poznavanje pitanja na koja se projekt odnosi)

5

1.3. Imaju li podnositelj prijedloga i partneri dostatne upravljačke kapacitete? (uključujući osoblje, opremu i sposobnost za upravljanje proračunom projekta)

5

2. Relevantnost 25 2.1. Koliko je projekt relevantan u odnosu na cilj i jedan ili više prioriteta javnoga poziva? Napomena: ocjena 5 (veoma dobro) može se dobiti samo ako se projekt odnosi barem na jedan od prioriteta.

5

2.2 Koliko su jasno definirani i strateški odabrani oni koji su uključeni u projekt? (posrednici, krajnji korisnici, ciljne skupine)

5

2.3 Jesu li potrebe ciljne skupine i krajnjih korisnika jasno definirane i da li im projekt prilazi na pravi način?

5

2.4 Da li projekt posjeduje dodatne kvalitete kao što su inovativan pristup i modeli dobre prakse? 5 2.5 Da li prijedlog zagovara model politike utemeljen na pravima i ima li to utjecaja na podređene skupine? (promocija jednakopravnosti spolova i osnaživanje žena, zaštita okoliša, međunacionalna suradnja, problematika mladeži itd.)

5

3. Metodologija 20 3.1 Jesu li plan aktivnosti i predložene aktivnosti odgovarajući, praktični i dosljedni ciljevima i očekivanim rezultatima?

5

3.2 Koliko je konzistentan cjelokupan izgled projekta? (a osobito odražava li analizu uočenih problema, moguće vanjske čimbenike )

5

3.3 Jesu li razina uključenosti i angažiranje partnera u realizaciji projekta zadovoljavajući? Pripomena: ukoliko nema partnera, ocjena će biti 1.

5

3.4 Da li projekt sadrži objektivno mjerljive indikatore rezultata aktivnosti? (Je li ijedan od indikatora gender senzitivan ili gender indikator)

5

4. Održivost 25 4.1 Hoće li aktivnosti predviđene projektom imati konkretan utjecaj na ciljne skupine? 5 4.2 Hoće li projekt imati višestruki utjecaj? (uključujući mogućnost primjene na druge ciljne skupine, ili provedbu u drugim sredinama, i/ili produžavanje učinaka aktivnosti, kao i razmjenu informacija o iskustvima iz projekta)

5

4.3 Jesu li očekivani rezultati predloženih aktivnosti institucionalno održivi? (Hoće li strukture koje omogućuju da se aktivnosti nastave postojati na kraju projekta? Hoće li postojati lokalno “vlasništvo” nad rezultatima projekta?)

5

4.4 Jesu li očekivani rezultati predloženih aktivnosti održivi? (ako je moguće, navesti kakav će biti strukturalni utjecaj provedenih aktivnosti – npr. hoće li doći do poboljšanja pravne regulative, metoda i pravila ponašanja itd.)

5

4.5 Je li vjerojatno da će očekivani dugoročni rezultati imati utjecaja na lokalne gospodarske uvjete i/ili kvalitetu života u ciljnim područjima?

5

5. Proračun i racionalnost troškova 15 5.1Je li odnos između procijenjenih troškova i očekivanih rezultata zadovoljavajući? 5 5.2Jesu li predloženi troškovi nužni za implementaciju projekta? 5 5.3 Proračun Je li proračun jasan i uključuje li i narativni dio? (omogućena opravdanost za tehničku opremu) Je li zadovoljeno načelo prema kojemu administrativni i troškovi osoblja ne prelaze 20% ukupnih troškova? Je li proračun rodno osjetljiv? Gdje je primjenjivo, jesu li priloženi životopisi uposlenika i opisi radnih mjesta?

5

Maksimalni ukupni zbroj 100

Ime i prezime________________________________ Potpis:____________________________

1

107

PRILOG 20ZBIRNI OBRAZAC

ZA OCJENU PROJEKATA

108

Ovaj je obrazac pripremljen prema LOD metodologiji za dodjelu sredstava organizacijama civilnoga društva u BiH

Općina: ______________________________________________________________ Naziv organizacije civilnoga društva:_______________________________________ Naziv projekta:_________________________________________________________

Zbirna tablica za ocjenjivanje

Sekcija Maksimalan broj bodova

Prosječna ocjena

1. Financijski i operativni kapacitet 15 1.1 Da li podnositelj prijedloga i partneri imaju dostatno iskustvo u upravljanju projektima? 5 1.2 Da li podnositelj prijedloga i partneri imaju dostatne stručne kapacitete? (osobito poznavanje pitanja na koje se projekt odnosi)

5

1.3. Da li podnositelj prijedloga i partneri imaju dostatne upravljačke kapacitete? (uključujući osoblje, opremu i sposobnost za upravljanje proračunom projekta)

5

2. Relevantnost 25 2.1. Koliko je projekt relevantan u odnosu na cilj i jedan ili više prioriteta javnoga poziva? Pripomena: ocjena 5 (veoma dobro) može se dobiti samo ako se projekt odnosi barem na jedan od prioriteta.

5

2.2 Koliko su jasno definirani i strateški odabrani oni koji su uključeni u projekt? (posrednici, krajnji korisnici, ciljne skupine)

5

2.3 Jesu li potrebe ciljne skupine i krajnjih korisnika jasno definirane i da li im projekt prilazi na pravi način?

5

2.4 Da li projekt posjeduje dodatne kvalitete kao što su inovativan pristup i modeli dobre prakse? 5 2.5 Da li prijedlog zagovara model politike baziran na pravima i ima li to utjecaja na podređene skupine? (promocija jednakopravnosti spolova i osnaživanje žena, zaštita okoliša, međunacionalna suradnja, problematika mladeži itd.)

5

3. Metodologija 20 3.1 Jesu li plan aktivnosti i predložene aktivnosti odgovarajući, praktični i dosljedni ciljevima i očekivanim rezultatima?

5

3.2 Koliko je konzistentan cjelokupan izgled projekta? (a osobito odražava li analizu uočenih problema, moguće vanjske čimbenike )

5

3.3 Jesu li razina uključenosti i angažiranje partnera u realizaciji projekta zadovoljavajući? Pripomena: ukoliko nema partnera, ocjena će biti 1.

5

3.4 Da li projekt sadrži objektivno mjerljive indikatore rezultata aktivnosti? (da li je ijedan od indikatora gender senzitivan ili gender indikator)

5

4. Održivost 25 4.1 Hoće li aktivnosti predviđene projektom imati konkretan utjecaj na ciljne skupine? 5 4.2 Hoće li projekt imati višestruki utjecaj? (uključujući mogućnost primjene na druge ciljne skupine, ili provedbu u drugim sredinama, i/ili produžavanje učinaka aktivnosti, kao i razmjenu informacija o iskustvima iz projekta)

5

4.3 Jesu li očekivani rezultati predloženih aktivnosti institucionalno održivi? (Hoće li strukture koje omogućuju da se aktivnosti nastave postojati na kraju projekta? Hoće li postojati lokalno “vlasništvo” nad rezultatima projekta?)

5

4.4 Jesu li očekivani rezultati predloženih aktivnosti održivi? (ako je moguće, navesti kakav će biti strukturalni utjecaj provedenih aktivnosti – npr. hoće li doći do poboljšanja pravne regulative, metoda i pravila ponašanja itd.)

5

4.5 Je li vjerojatno da će očekivani dugoročni rezultati imati utjecaja na lokalne gospodarske uvjete i/ili kvalitetu života u ciljnim područjima?

5

5 Proračun i racionalnost troškova 15 5.1 Je li odnos između procijenjenih troškova i očekivanih rezultata zadovoljavajući? 5 5.2 Jesu li predloženi troškovi nužni za implementaciju projekta? 5 5.3 Proračun Je li proračun jasan i uključuje li i narativni dio? (omogućena opravdanost za tehničku opremu) Je li zadovoljeno načelo prema kojem administrativni i troškovi osoblja ne prelaze 20% ukupnih troškova? Je li proračun rodno osjetljiv? Gdje je primjenljivo, jesu li priloženi životopisi uposlenih i opisi radnih mjesta?

5

Maksimalni ukupni zbroj 100

1

109

ČLANOVI/ICE POVJERENSTVA

PREDSTAVNICI/CE OPĆINE: _________________________

1. ________________________________

2. ________________________________

PREDSTAVNIK/CA ORGANIZACIJA CIVILNOG DRUŠTVA (OCD)

1. ____________________________________

U ___________________________, dana____/____/20__. godine.

2

110

111

PRILOG 21OBRAZAC ZAPISNIKA O RADU

POVJERENSTVA

112

Grb i zaglavlje općine

Ovaj je dokumenat pripremljen prema LOD metodologiji za dodjelu sredstava organizacijama civilnoga društva u BiH

ZAPISNIK

sa sastanka Povjerenstva za ocjenu projektnih prijedloga organizacija civilnoga društva (OCD) unutar Javnoga poziva za predaju projektnih prijedloga na teritoriju općine

____________________________________

Povjerenstvo za ocjenu projektnih prijedloga, sastavljeno od predstavnika općine _______________________ i predstavnika nevladinoga sektora iz iste općine, dana ____/____/ 20__. godine, u ___:___ sati, donosi sljedeći zaključak. Ukupan broj primljenih projektnih prijedloga: _________ Nakon završenog ocjenjivanja svih zaprimljenih projektnih prijedloga, članovi Povjerenstva za ocjenu prijedloga, sukladno rezultatima ocjenjivanja, za financiranje predlažu sljedeće projekte:

Br. Naziv organizacije Naziv projekta Ukupan proračun Ostvaren broj bodova

Projekti označeni zvjezdicom proći će kroz proces koji zahtijeva dodatne konsultacije. Zbirna tablica za ocjenjivanje, koju je koristilo Povjerenstvo za ocjenu prijedloga, sastavni je dio ovoga zapisnika. Sastanak je završen dana: ____/_____/ 20__. godine. u ___:____ sati. Članovi/ce Povjerenstva za ocjenu prijedloga: 1. ____________, predstavnik/ca općine _______________________ 2. ____________, predstavnik/ca općine _______________________ 3. ____________, predstavnik/ca nevladinog sektora _______________________

1

113

PRILOG 22OBRAZAC TABELE

S REZULTATIMA

114

Rang

 list

a  pr

ojek

tnih

 prij

edlo

ga  o

rgan

izac

ija  c

iviln

og  d

rušt

va  (O

CD)  p

rimlje

nim

 po  

Javn

om  p

oziv

u  za

 org

aniz

acije

 civ

ilnog

 dru

štva

 u  o

pćin

i  XXX

BrN

aziv

 org

aniz

acije

 N

aziv

 pro

jekt

aBO

DOVI

KOM

ENTA

R

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

LEG

ENDA

1Br

oj  o

dobr

enih

 pro

jeka

ta  o

visi

 o  u

kupn

om  fo

ndu  

sred

stav

a;  o

dobr

avan

i  su  

proj

ekti  

sa  n

ajve

ćim

 bro

jem

 bod

ova  

do  

iste

ka  o

sigu

rani

h  sr

edst

ava.

2Sa

mo  

proj

ekti  

sa  p

reko

 50  

bodo

va  su

 uze

ti  na

 razm

atra

nje  

za  fi

nanc

iranj

e.*  

Proj

ekti  

sa  za

htije

vani

m  p

rora

čuno

m  p

reko

 20.

000,

00  K

M  tr

ebal

i  su  

dobi

ti  75

 i  vi

še  b

odov

a  u  

proc

esu  

ocje

njiv

anja

.3

Drug

i  pra

g  -­‐  u

kolik

o  je

 rele

vant

nost

 pro

jekt

a  ne

dovo

ljno  

ocije

njen

a,  p

roje

kt  je

 iskl

juče

n  iz

 dal

jnje

g  pr

oces

aoc

jenj

ivan

ja.

4Pr

vi  p

rag  

-­‐  uko

liko  

su  fi

nanc

ijski

 i  op

erat

ivni

 kap

acite

t  pod

nosi

telja

 prij

ave  

nedo

stat

no  o

cije

njen

i,  pr

ojek

t  je  

iskl

juče

n        

iz  d

aljn

jeg  

proc

esa  

ocje

njiv

anja

.

5Pr

ojek

ti  ko

ji  ni

su  za

dovo

ljili  

tehn

ičke

 krit

erije

 su  d

iskv

alifi

cira

ni  iz

 pro

cesa

.

Ova

tabe

la je

prip

rem

ljena

pre

ma

LOD

met

odol

ogiji

za d

odje

lu sr

edst

ava

orga

niza

cija

ma

civi

lnog

dru

štva

u B

iH.

Deta

ljna  

obja

šnje

nja  

lege

nde  

su  sa

drža

na  u

 Sm

jern

icam

a  za

 pod

nosit

elje

 prij

edlo

ga  -­‐  

orga

niza

cije

 civ

ilnog

 dru

štva

 (OCD

),  ko

je  su

 obj

avlje

ne  u

 okv

iru  ja

vnog

 poz

iva  

za  p

reda

ju  p

roje

ktni

h  pr

ijedl

oga  

za  p

odru

čje  

opći

ne  X

XX.

PRO

JEKT

I  PRE

DLO

ŽEN

I  ZA  

FIN

ANCI

RAN

JE

PRO

JEKT

I  KO

JI  N

ISU

 PRE

DLO

ŽEN

I  ZA  

FIN

ANCI

RAN

JE

1

115

PRILOG 23SMJERNICE ZA PERIODIČNO

IZVJEŠĆIVANJE O NAPRETKU

116

Grb i zaglavlje općine

Ove smjernice su pripremljene prema LOD metodologiji za dodjelu sredstava organizacijama civilnog društva u BiH

SMJERNICE ZA IZVJEŠĆIVANJE

O PROJEKTIMA ŠTO IH PROVODE ORGANIZACIJE CIVILNOGA DRUŠTVA

Grb i zaglavlje općine

Ove smjernice su pripremljene prema LOD metodologiji za dodjelu sredstava organizacijama civilnog društva u BiH

SMJERNICE ZA IZVJEŠĆIVANJE

O PROJEKTIMA ŠTO IH PROVODE ORGANIZACIJE CIVILNOGA DRUŠTVA

1

117

2

1. UVOD

Ove su smjernice napisane za organizacije civilnoga društva. Procedura opisana u ovim smjernicama predstavlja pojašnjenje koraka koji će se poduzimati tijekom provedbe projekta u svezi s redovitim aktivnostima izvješćivanja. Izvješćivanje je važan dio procesa kojim organizacije civilnoga društva osiguravaju da općina dobije točne i blagovremene informacije o stupnju napretka provedbe projekata, koji se provode kao odgovor organizacija civilnoga društva na prioritete postavljene od općina. Prigodom implementacije projektnih aktivnosti, organizacije civilnoga društva trebaju osigurati sljedeće: § Sredstva će se koristiti za svrhu za koju su i namijenjena, a sukladno financijskim i nefinancijskim

uvjetima navedenim u prijedlozima projekata, kao odgovor na javni poziv proveden u općini. Organizacija partner dužna je kroz sve svoje aktivnosti osigurati „najbolju vrijednost za novac“, ne umanjujući kvalitetu rezultata.

§ Primijenit će se mjere koje će osigurati da se sredstva primljena kroz sporazum o grantu koriste učinkovito, ispravno i sukladno načelima dobroga upravljanja financijskim sredstvima, uključujući načela transparentnosti.

§ Osigurat će se uredna i blagovremena povratna informacija općini o stupnju napretka provedbe projekta, te eventualnim problemima s kojima se projekt suočava tijekom provedbe.

§ Ukazat će se na mogućnosti nastanka problema i sukladno tomu omogućiti osobama za koordinaciju u općini da odrede mjere prevencije u svrhu osiguranja nastavka provedbe i/ili zaštite sredstava.

§ Postavit će se i provesti takve mjere da se, ukoliko je nužno, zaštiti financijski interes davatelja sredstava s ciljem prevencije prevare i drugih nepravilnosti.

Svrha ovih smjernica je voditi organizaciju civilnoga društva kroz proces davanja povratnih informacija o tijeku provedbe projekata, koja je u osnovi počela sklapanjem ugovora o financiranju. Izvješćivanje ima dva aspekta: § Narativno izvješćivanje – opisno izvješćivanje korisnika sredstava o stupnju napretka provedbe

projekta koji realizira organizacija civilnoga društva sukladno ugovoru potpisanom s općinom. Ova se vrsta izvješćivanja odnosi na stupanj postignuća rezultata navedenih u ugovoru. Narativno izvješćivanje također jasno opisuje realizirane aktivnosti navedene u planu aktivnosti.

§ Financijsko izvješćivanje – financijska potrošnja korisnika sredstava, tj. organizacije civilnoga društva, koja treba biti usklađena sa stupnjem provedbe aktivnosti, a sve sukladno proračunu odobrenom u ugovoru.

Predviđena su četiri načina izvješćivanje, ovisno o fazi provedbe projektnih aktivnosti:

1.1 Redovita dvomjesečna izvješća; 1.2 Izvješća koja se podnose prigodom zahtjeva za uplatu naredne tranše novčanih

sredstava − izvješća o napretku; 1.3 Finalno ili konačno izvješće; 1.4 Izvanredna izvješća (prema zasebnom zahtjevu).

Ova je izvješća obvezno propisno pohraniti. Sva se izvješća dostavljaju elektronskim putem na e-mail adresu osobe zadužene za koordinaciju u općini.

2

118

Ove su smjernice pripremljene prema LOD metodologiji za dodjelu sredstava organizacijama civilnoga društva u BiH

1. 1 Dvomjesečna izvješća o tijeku provedbe projekta Kako bi se dio koji se odnosi na izvješćivanje po razdobljima u potpunosti ispoštovao sukladno obostrano potpisanom ugovoru o dodjeli sredstava, potrebno je redovito dostavljati narativna i financijska izvješća, temeljem kojih će se pratiti dinamika provedbe projekata, kao i financijske aktivnosti organizacija civilnoga društva. Izvješćivanje predstavlja blagovremeno i sustavno davanje informacija o napretku provedbe projekta u određenim intervalima (u ovom slučaju dvomjesečno). U prilogu se nalaze elektronske verzije formi za izvješćivanje; radi se o obrascima za dvomjesečno izvješćivanje. Izvješća trebaju sadržavati koncizne informacije temeljem kojih općinski službenici uključeni u provedbu projekta mogu odrediti koliki je napredak postignut u razdoblju na koje se izvješće odnosi. Osobito je potrebno voditi računa o rezultatima navedenim u ugovoru o dodjeli sredstava, a koji su preuzeti iz predložene matrice logičkoga okvira. Osnovu izvješća treba da čine sljedeće informacije: § Koliki je napredak ostvaren na postizanju očekivanih rezultata? § Koji je stupanj usklađenosti rezultata sa svrhom projekta? (bitno je naglasiti kvalitetu postignutih

rezultata, uz definiranje kvantiteta) § Koje su aktivnosti pomogle u postizanju navedenih rezultata, a provedene su tijekom razdoblja na

koje se izvješće odnosi? § Koja je razina povezanosti troškova sa provedbom projekta? § Koliko i kako dosadašnja provedba projekta prati dinamiku iz prijedloga projekta? § Koja je predviđena, a koja stvarna razina realizacije ciljeva projekta vezano za ključne interesne

skupine kojima je projekt namijenjen? Posebno analizirati utjecaj na žene/muškarca, dječake/djevojčice u svakoj skupini.

§ Koje se aktivnosti planiraju za sljedeće razdoblje? § Predviđanje potencijalnih rizika. § Okvirni termin narednoga izvješća. Informacije koje se dobiju putem dvomjesečnih izvješća (uključujući financijska izvješća), koja pripremaju organizacije civilnoga društva, bit će pokazatelj koliko organizacija uspješno provodi postavljene rezultate. Dvomjesečno izvješće treba sadržavati:

� Narativno izvješće: u prilogu se nalazi forma Narativno izvješće o provedbi projekta, koja se koristi za narativno dvomjesečno izvješćivanje. Ovaj se obrazac koristi za svako dvomjesečno izvješće tijekom provedbe projekta. Svako od sljedećih izvješća biće kumulativno i odnosit će se kako na aktivnosti koje su provedene tijekom dvomjesečnog razdoblja za koje se izvješćuje, tako i na cjelokupan kontinuitet provedbe projekta.

� Financijsko dvomjesečno izvješće mora pokrivati kumulativno troškove nastale zaključno s

razdobljem za koje se radi dvomjesečno izvješće. Odobrena verzija (Excel tabela) proračuna bit će korištena za financijsko izvješćivanje, i u nju se (s desne strane tablice) dodaju još dva stupca: potrošeno i balans. Ažurirane se tablice šalju uz svako dvomjesečno izvješće.

Grb i zaglavlje općine

Ove smjernice su pripremljene prema LOD metodologiji za dodjelu sredstava organizacijama civilnog društva u BiH

SMJERNICE ZA IZVJEŠĆIVANJE

O PROJEKTIMA ŠTO IH PROVODE ORGANIZACIJE CIVILNOGA DRUŠTVA

3

119

4

Pripomena: Izvješća u slučaju promjene dinamike provedbe projekta moraju sadržavati pojašnjenje razloga koji je doveo do navedenih promjena, te prijedlog korektivnih mjera u slučaju potrebe. Korektivne mjere predlaže organizacija civilnoga društva kada postane očito da nije u mogućnosti provesti projekt sukladno dinamici predloženoj u planu aktivnosti. Organizacija civilnoga društva će, uz pojašnjenje kako i/ili zašto je došlo do kašnjenja u provedbi pojedinih aktivnosti, odnosno rezultata, ponuditi prijedloge mjera što će ih poduzeti kako bi se sustigao prvobitni plan aktivnosti. Ukoliko je u planu aktivnosti došlo do značajnih odlaganja, uz narativno izvješće organizacija civilnoga društva treba priložiti revidirani plan aktivnosti. Osobe za koordinaciju u općini razmotrit će prihvaćanje revidiranog plana, te pomoći savjetima kako bi partneri mogli poduzeti sve nužne mjere da se provedba projekta vrati u normalan tijek.

1.2 Izvješća koja se podnose prigodom zahtjeva za uplatu naredne tranše novčanih sredstava – izvješća o napretku

Ugovor o dodjeli sredstava predviđa da se novčana sredstva uplaćuju u približnim postocima po načelu:

� 50% po automatizmu nakon potpisa sporazuma; � sljedećih 40% uplaćuje se nakon što izvješće o napretku pokaže da je utrošeno 80% ili više od

novčanoga iznosa što ste ga dobili po potpisu sporazuma.

Sredstva (50% odobrenog proračuna uplaćeno po potpisivanju sporazuma) koja su uplaćena na vaš bankovni račun su, po proračunima, predviđena za uspješnu provedbu prva 3 do 4 mjeseca, sukladno projektom predviđenim aktivnostima. Kada se realizacijom planiranih aktivnosti utroši najmanje 80% od uplaćenih sredstava, došlo je vrijeme da se uputi zahtjev za drugu tranšu. Potrebno je osigurati nesmetanu realizaciju projekta kroz pravilno planiranje raspoloživih sredstava, i na vrijeme podnijeti zahtjev za uplatu druge tranše. Narednih 40% sredstava uplaćuje se nakon što izvješće pokaže da je utrošeno minimum 80% iznosa što ga je organizacija dobila po potpisu sporazuma. Zahtjev za uplatu druge tranše trebalo bi sadržavati:

� Narativno izvješće, koje pokriva kumulativno razdoblje od prvoga dana provedbe projekta do dana kada se organizacija kvalificirala za podnošenje zahtjeva za uplatu druge tranše. Ovo je primjenjivo ukoliko se zahtjev organizacije ne poklapa s nekim od redovitih (dvomjesečnih) izvješća. Ukoliko to jeste slučaj, organizacija nije obvezna podnijeti redovito dvomjesečno izvješće – u tom slučaju izvješće o napretku zamjenjuje redovito dvomjesečno izvješće.

� Financijsko izvješće – ažurirana Excel tablica s podacima koji pokazuju potrošnju najmanje 80% od prve tranše.

� Zahtjev za uplatu – samo prva uplata ide po načelu automatizma, tj. po potpisu sporazuma. Drugu je uplatu potrebno zahtijevati u formi kratkog pisma (npr. “S obzirom na to da smo potrošili …% od do sada uplaćenog iznosa, šaljemo vam zahtjev za sljedeću tranšu…”), uz obvezan potpis odgovorne osobe, pečat organizacije i nadnevak podnošenja zahtjeva. Zahtjev za uplatu čini dio izvješća kojim se potvrđuje utrošak sredstava, kojim se ta naredna uplata i opravdava.

Primitak zahtjeva za uplatu tranše uvijek će biti povod za posjet organizaciji, u svrhu potvrde informacija primljenih u zahtjevu. Tim za praćenje provedbe projekta obavljat će terenski posjeti nakon primitka svakog zahtjeva za uplatu. Prema LOD metodologiji, tim za praćenje provedbe projekta svojim će posjetima na terenu, a temeljem izvješća organizacije, obaviti provjeru provedbe aktivnosti i utroška sredstava. Tim za praćenje provedbe projekta će, po svršenom posjetu, sačiniti izvješće, te dati preporuku

4

120

Ove su smjernice pripremljene prema LOD metodologiji za dodjelu sredstava organizacijama civilnoga društva u BiH

za uplatu naredne tranše sredstava, ili dati savjet o tome kako prevazići neke konkretne probleme, ukoliko postoje. Tim za praćenje provedbe projekta ocijenit će napredak provedbe projekta, potvrditi provedbu projektom predviđenih rezultata, te stupanj njihova ispunjenja, potvrditi sadržaj primljenih pisanih izvješća, identificirati moguće probleme ili udaljavanje od temeljnih ciljeva djelovanja te, ukoliko je potrebno, pomoći partneru u provedbi i ispravljanju eventualnih problema. Stvari koje se trebaju potvrditi tijekom terenskog posjeta: Tehničko praćenje provedbe: § Lokacija projekta, objekti (zgrada, oprema) dostupni kako je to opisano u projektnom prijedlogu; § Osoblje dostupno na način opisan u projektnom prijedlogu; § Kvalitetna i kvantitetna provedba aktivnosti opisanih u sporazumu (kalendar, odgode, ciljevi,

stupanj ispunjenja pokazatelja, izvori verifikacije); § Da li se statistički podaci vode uredno i jesu li razvrstani po spolu; § Prikladno ispunjeni projektni dokumenti; § Problemi, poteškoće. Praćenje provedbe financijskih aktivnosti: § Postojanje odgovornoga sustava za financijsko i administrativno praćenje projekta; § Da li sustav omogućava provjeru potrošnje sredstava za žene/muškarce, dječake/djevojčice; § Kriteriji podobnosti troškova (trebaju biti dio proračuna u sporazumu) i dokaz trošenja sredstava

(fakture, računi itd.). Provjera će se obavljati u samoj organizaciji. § Ispravnost procedura nabavke robe i usluga; da li je korištenje kupljene opreme sukladno

originalnoj namjeni itd.

Kopija izvješća o praćenju provedbe projekta daje se partneru na uvid nakon terenskoga posjeta. Partner na provedbi može navesti svoje komentare ili se složiti s izvješćem. Različita se gledišta moraju riješiti što je prije moguće i, ako je nužno, izvješće može biti podložno promjeni. Dodatni terenski posjet također je moguć, ukoliko to okolnosti nalažu. Pozitivno izvješće potpisano od tima za praćenje i korisnika granta preduvjet je za uplatu druge tranše.

Osoba za koordinaciju u općini je po obavljenom poslu praćenja provedbe dužna dostaviti organizaciji civilnoga društva popunjenu formu za financijsko izvješće. Forma ili Prilog B čini sastavni dio ugovora o dodjeli sredstava. Osoba za koordinaciju u općini prethodno će ažurirati formu i uskladiti je s podacima iz vašega financijskog izvješća, koje ste prethodno predali. Formu će zatim potpisati odgovorna osoba u vašoj organizaciji, staviti pečat i nadnevak. Ova je forma vaše dodatno financijsko izvješće uz zahtjev za drugu tranšu. Terenski posjeti treba da se odvijaju na konstruktivan način, bez ometanja aktivnosti korisnika granta. Partner na provedbi treba prihvatiti posjet tima za praćenje provedbe projekata ne samo kao nadzor, nego i kao uslugu poboljšanja kvalitete implementacije i učinka projekta.

Grb i zaglavlje općine

Ove smjernice su pripremljene prema LOD metodologiji za dodjelu sredstava organizacijama civilnog društva u BiH

SMJERNICE ZA IZVJEŠĆIVANJE

O PROJEKTIMA ŠTO IH PROVODE ORGANIZACIJE CIVILNOGA DRUŠTVA

5

121

6

1.3 Finalno izvješće Sukladno ugovoru o dodjeli sredstava – Isplate, posljednjih 10% novčanih sredstava bit će uplaćeno na bankovni račun organizacije nakon prihvaćanja finalnoga izvješća. Maksimalan iznos novčanih sredstava koji se može uplatiti je do 10% ukupnoga iznosa granta, a odnosi se samo na one proračunom predviđene troškove za koje postoji financijsko pokriće (računi i sl.). Odobreni proračun predstavlja maksimum koji može biti isplaćen, ali to nije zagarantirani iznos koji će organizacija dobiti budući da će biti uplaćen samo onaj ostatak novčanih sredstava koji je na ovaj način dokumentiran. Forme za finalno izvješće su u prilogu ovih smjernica. Sukladno ugovoru o dodjeli sredstava, organizacija civilnoga društva dužna je predati finalno izvješće o provedbi projekta petnaest dana po svršetku projekta. U ovome izvješću treba sumirati rezultate ostvareni tijekom provedbe projekta, potvrditi provedba ciljeva i njihovo ispunjenje. Kroz detaljno prikazane rezultate koje je projekt ostvario, te njihov utjecaj na izravne korisnike i čitavu lokalnu zajednicu, potvrdit će se koja su pitanja riješena provedbom projekta. Ostvarene rezultate i ukupni učinak projekta treba razmotriti s aspekta učinka na ciljnu skupinu kao i manjinske skupine, svaki put analizirajući poseban učinak na muškarca/žene i dječake/djevojčice, s posebnim osvrtom na način na koji je manje zastupljeni spol bio uključen u implementaciju projekta. U ovome izvješću treba opisati i eventualne specifične utjecaje provedbe projekta, koji su izravno povezani s aktivnostima, a koji nisu bili predviđeni u projektnome prijedlogu. Nužno je usporediti i analizirati ukupne ostvarene rezultate s onim predloženim u projektnome prijedlogu; međutim, jednako je važno evidentirati napredak i po svakom od ostvarenih ciljeva ili rezultata pojedinačno. Uz finalno financijsko izvješće organizacija civilnoga društva dužna je dostaviti na uvid i registrator s originalnim računima koji su nastali tijekom provedbe projekta, a sukladno kojima je izvješće i pripremljeno. Nakon pregleda svih izvješća i nadzora dokumentacije, a najdalje 15 dana po primitku izvješća, tim za praćenje provedbe projekta obavit će u organizaciji završni pregled provedbe projekta. Ukoliko je izvješće pozitivno, osoba za koordinaciju u općini dužna je dostaviti organizaciji civilnoga društva popunjenu formu za financijsko izvješće (Prilog B). Osoba za koordinaciju u općini prethodno će ažurirati formu i uskladiti je s podacima iz finalnoga financijskog izvješća. Formu će zatim potpisati odgovorna osoba u organizaciji, staviti pečat i nadnevak. Ova je forma financijsko izvješće organizacije i na temelju nje općina će obaviti uplatu posljednje tranše. Ukoliko ovaj dokument sadrži ikakve nejasnoće, i/ili imate neka dodatna pitanja, koja nisu pokrivena dokumentom, potrebno je da odgovorna osoba iz organizacije komunicira s osobom zaduženom za koordinaciju u općini.

6

122

123

PRILOG 24OBRAZAC PERIODIČNOGA

NARATIVNOG IZVJEŠĆA

124

Grb i zaglavlje općine

Ovaj obrazac je pripremljen prema LOD metodologiji za dodjelu sredstava organizacijama civilnog društva u BiH

Izvješće o napretku provedbe projekta

Razdoblje izvješćivanja OD (nadnevak) DO (nadnevak)

Naziv organizacije: Adresa: Telefon: Fax: E-mail: Osoba odgovorna za izvješće o napretku:

Angažirano osoblje (pozicije u okviru proračuna)

Identifikacija projekta:

Naziv projekta: Lokacija: Nadnevak početka provedbe projekta:

Nadnevak svršetka projekta:

Sudionici/ korisnici Izgradnja kapaciteta/Trening

Broj žena: Broj žena: Broj muškaraca: Broj muškaraca: Broj djece, dječaci/djevojčice:

Broj djece, dječaci/djevojčice:

Proračun i financije

Ukupni odobreni proračun projekta: Do sada uplaćena sredstva: Doprinos nositelja projekta (ukoliko postoji):

Troškovi projekta:

1

125

1. Sažetak izvješća

Molimo vas da ukratko opišete aktivnosti, rezultate projekta, te ostale relevantne informacije. (ovaj dio ne bi trebao biti dulji od jedne stranice)

1.1 Provedene aktivnosti

Opišite aktivnosti koje su provedene tijekom razdoblja izvješćivanja. (Molimo vas da pojasnite ukoliko je bilo odstupanja od odobrenoga planu. Ukoliko je došlo do odlaganja neke od aktivnosti, molimo vas priložite revidirani plan aktivnosti).

1.2 Rezultati i aktivnosti

Opišite do koje su mjere tijekom ovoga razdoblja izvješćivanja ostvareni ciljevi navedeni u Ugovoru. (Molimo da sukladno vašim potpisanim ugovorima popunite sljedeću tablicu i unesete kumulativno ostvarenje po svakom od navedenih ciljeva).

1.3 Utjecaj projekta

Opišite utjecaj koji je dosadašnja provedba projekta imala na korisnike/ce projekta ili širu zajednicu– osobito opišite je li provedba projekta imala različit utjecaj na žene/muškarce, dječake/djevojčice i kakav.

1.4 Uključenost jedinice lokalne samouprave

Navedite pozitivne primjere uključenosti lokalne administracije u provedbu projekta.

2. Poteškoće/problemi

Molimo vas da opišete neočekivane poteškoće/probleme tijekom provedbe projekta, kao i mjere poduzete za rješavanje poteškoća/problema.

3. Napomene/naučene lekcije

Opišite sve dodatne informacije relevantne za izvješće i/ili naučene lekcije koje se tiču razdoblja izvješćivanja.

4. Aktivnosti planirane u narednome razdoblju izvješćivanja

Navedite aktivnosti sukladno vašemu dinamičkome planu, koje će biti provedene u razdoblju izvješćivanja. Potpis osobe odgovorne za izvješće o napretku:____________________________________ Nadnevak:____________________

2

126

127

PRILOG 25OBRAZAC PERIODIČNOGA

FINANCIJSKOG IZVJEŠĆA

128

Grb i zaglavlje općine

Ovaj je obrazac pripremljen prema LOD metodologiji za dodjelu sredstava organizacijama civilnoga društva u BiH

IZVJEŠĆE PO RAZDOBLJIMA O KORIŠTENJU SREDSTAVA Projektni broj: Naziv projekta Naziv projekta: _____________________________________________________________ Naziv organizacije [Skraćeni naziv]:_____________________________________________________________ Ukupan iznos ugovorenih sredstava:__________Datum potpisivanja ugovora:_______ ZA RAZDOBLJE OD____________DO____________

Opće kategorije

troškova

Inicijalno odobreni proračun

1. tranša

Troškovi Balans

Radna snaga/rad

Treninzi/Seminari/

Radionice itd.

Ugovori

Oprema/Namještaj

Ostalo (odredite)

Razno

Ukupno

Ukupna odobrena sredstva: ________ Već prebačena sredstva: ___________ Ukupni troškovi: _________________ Tražena sredstva: ________________ Balans (ukoliko postoji): ___________ Sredstva koja će biti prebačena na račun: ____________________ Nadnevak : Mjerodavna osoba: Odobrio/la: ________________ ________________ Ime i potpis Ime i potpis Predstavnik/ca ______ [Skraćeni naziv] Predstavnik/ca ______ [Skraćeni naziv] Organizacija___________________ je odgovorna za prikupljanje i osiguranje cjelokupne prateće dokumentacije i informacija koje se odnose na ovaj ugovor, a na zahtjev općine ___________.

1

129

PRILOG 26OBRAZAC FINALNOGA

NARATIVNOG IZVJEŠĆA

130

Grb i zaglavlje općine

Ovaj obrazac je pripremljen prema LOD metodologiji za dodjelu sredstava organizacijama civilnog društva u BiH

FINALNO IZVJEŠĆE Nadnevak

podnošenja : __/__/____

Naziv organizacije: Adresa: Telefon: Fax: E-mail: Osoba odgovorna za izvješće o napretku:

Angažirano osoblje (pozicije u okviru proračuna)

Identifikacija projekta:

Naziv projekta: Lokacija: Nadnevak početka provedbe projekta:

Nadnevak svršetka projekta:

Sudionici/ korisnici Izgradnja kapaciteta/Trening

Broj žena: Broj žena: Broj muškaraca: Broj muškaraca: Broj djece, dječaci/djevojčice:

Broj djece, dječaci/djevojčice:

Proračun i financije

Ukupni odobreni proračun projekta: Ukupni doprinos nositelja projekta (ukoliko postoji):

Ukupni troškovi projekta:

1

131

1. Sažetak izvješća

Molimo vas da ukratko opišete aktivnosti, rezultate projekta te ostale relevantne informacije (ovaj dio ne treba biti dulji od dvije stranice)

1.1 Provedene aktivnosti

Ukratko opišite sve aktivnosti tijekom provedbe projekta.

1.2 Rezultati i aktivnosti

Opišite do koje su mjere ostvareni ciljevi navedeni u ugovoru. (Molimo da sukladno vašim potpisanim ugovorima popunite sljedeću tablicu i unesete ostvarenje po svakom od navedenih ciljeva.)

CILJEVI ZA REALIZACIJU POLAZIŠTE Predloženo Ostvareno

1.3 Utjecaj projekta

Opišite uticaj provedbe projekta na korisnike/ce projekta ili širu zajednicu – posebno opišite je li provedba projekta imala različit uticaj na žene/muškarce, dječake/djevojčice, i kakav:

1.4 Uključenost jedinice lokalne samouprave Navedite pozitivne primjere uključenosti lokalne administracije u provedbu projekta.

2. Poteškoće/problemi Molimo vas da opišete neočekivane poteškoće/probleme tijekom provedbe projekta, kao i mjere poduzete za rješavanje poteškoća/problema.

3. Napomene/naučene lekcije Opišite sve dodatne informacije relevantne za izvješće i/ili naučene lekcije koje se tiču razdoblja izvješćivanja. Potpis osobe odgovorne za izvješće:______________________________ Nadnevak:____________________

2

132

133

PRILOG 27OBRAZAC FINALNOGA

FINANCIJSKOG IZVJEŠĆA

134

Grb i zaglavlje općine

Ovaj je obrazacpripremljen prema LOD metodologiji za dodjelu sredstava organizacijama civilnoga društva u BiH

FINALNO IZVJEŠĆE O KORIŠTENJU SREDSTAVA Projektni broj: Naziv projekta Nadnevak:____________ Naziv projekta: _____________________________________________________________ Naziv organizacije [Skraćeni naziv]:_____________________________________________________________ Ukupan iznos dogovorenih sredstava:__________Nadnevak potpisivanja ugovora:_______ ZA RAZDOBLJE OD____________DO____________

Opće kategorije troškova

Inicijalno odobreni proračun

20__

20__

Ukupno Napomene

Radna snaga/rad

Treninzi/Seminari/

Radionice itd.

Ugovori

Oprema/Namještaj

Ostalo (odredite)

Razno

Ukupno

Sredstva za povrat: Mjerodavna osoba: Odobrio/la: ________________ ________________ Ime i potpis Ime i potpis Predstavnik/ca ______ [Skraćeni naziv] Predstavnik/ca ______ [Skraćeni naziv] Organizacija___________________ odgovorna je za prikupljanje i osiguranje cjelokupne prateće dokumentacije i informacija koje se odnose na ovaj ugovor, a na zahtjev općine ___________.

1

135

PRILOG 28SMJERNICE ZA PRAĆENJE

PROVEDBE PROJEKATA ORGANIZACIJA CIVILNOGA

DRUŠTVA

136

Grb  i  zaglavlje  općine      

Ove smjernice su pripremljene prema LOD metodologiji za dodjelu sredstava organizacijama civilnog društva u BiH

 

Smjernice: Svrha, obujam i pravila za praćenje provedbe projekata OCD-a Uvod Transparentna dodjela sredstava organizacijama civilnoga društva (OCD), koju podupire LOD metodologija, podrazumijeva ugovorom definiranu potporu OCD kroz strogo definirana prava i obveze. Naravno, takav oblik potpore podrazumijeva nadzor, koji se provodi kroz praćenje projektnih aktivnosti. Stoga ovaj dokument nudi smjernice osoblju zaduženom za monitoring/praćenje ugovora o dodjeli sredstava i formalizira sam proces praćenja provedbe projekata OCD. Općinski službenici mogu koristiti ove smjernice pri obavljanju svih aktivnosti praćenja provedbe. Cilj je ovih smjernica dati praktičan i formalan okvir načinu praćenja kvalitete i financijskoga praćenja provedbe projekata. Imajući u vidu sveukupan cilj Bosne i Hercegovine da uđe u članstvo Europske unije (EU), te raspoloživost pretpristupnih fondova, smatrali smo važnim napraviti vezu između ovih smjernica za praćenje provedbe projekata i praksi koje su na snazi u EU (Priručnik za monitoring EU grantova). Usvajanje ovih smjernica za praćenje provedbe projekata kao standardnih operativnih procedura pružit će jedinicama lokalne samouprave (JLS) u Bosni i Hercegovine bolju priliku za povlačenje resursa iz pretpristupnih fondova EU, a u konačnici rezultirajući daljim razvitkom suradnje i koordinacije s civilnim sektorom. Ove su smjernice također utemeljene na iskustvu i praksama UNDP SUTRA programa, UNDP ILDP-a i UNDP LOD projekta. Glavni ciljevi praćenja provedbe projekta su:

§ Utvrditi jesu li sredstva granta korištena u svrhe za koje su namijenjena i sukladno financijskim i drugim uvjetima ugovora, odnosno da li se ostvaruje „najbolja vrijednost za uloženi novac“.

§ Primijeniti mjere koje osiguravaju da se sredstva koriste učinkovito, korektno i sukladno načelima dobroga financijskog upravljanja, uključujući načelo transparentnosti.

§ Primijeniti mjere koje usmjeravaju i omogućuju provođenje projekta sukladno principima ljudskih prava i jednakopravnosti spolova.

§ Osigurati redovite povratne informacije nadležnim općinskim službenicima. § Utvrditi da li tijek provedbe nagovještava probleme u daljnjoj realizaciji, što omogućava da

tim za praćenje provedbe predloži korektivne mjere s ciljem zaštite sredstava. § Donijeti i provesti mjere koje se mogu pokazati kao nužne kako bi se zaštitio financijski

interes donatora od zlouporabe sredstava ili drugih nepravilnosti.

Grb i zaglavlje općine

Ovaj je obrazac je pripremljen prema LOD metodologiji za dodjelu sredstava organizacijama civilnoga društva u BiH

IZVJEŠĆE TIMA ZA PRAĆENJE PROVEDBE

PROJEKATA

Naziv organizacije civilnoga društva:

Naziv projekta:

Prethodna razina rizika: Trenutačna razina rizika: Prethodna ocjena provedbe: Trenutačna ocjena provedbe:

Posjet br. Nadnevak Vrsta posjeta (redoviti, ad hoc, interim, finalni)

1 2 3 4 Naredni: Ljestvica rizika A=nema rizika, B=manji rizik, C= Prilično rizičan, D= Vrlo rizičan Ljestvica ocjena provedbe Opisno ocjene imaju sljedeća značenja: 1 – nedostatan, organizacija nije ispunila većinu zahtjeva i postavljenih rezultata; 2 – zadovoljava, organizacija je ispunila zahtjeve/rezultate u mjeri dovoljnoj da dobije prolaznu ocjenu; 3 –dobar, organizacija je ispunila sve očekivane rezultate sa zadovoljavajućom kvalitetom rada; 4 – vrlo dobar, organizacija je ispunila sve rezultate s visokom kvalitetom rada i/ili je premašila očekivanja; 5 – odličan, organizacija premašuje očekivanja kako u provedbi projekta tako i u samom radu, kvaliteti i razini profesionalnosti.

1

137

       

2    

Praćenje provedbe projekta fokusirano je na dva aspekta:

§ Praćenje rezultata – napredak korisnika granta u provedbi projekta sukladno ugovoru o grantu; praćenje kvalitete obavlja se prema radnome planu projekta i pokazateljima navedenim u logičkome okviru.

§ Praćenje financijskih aktivnosti – financijska usklađenost korisnika granta s ciljevima i proračunom koji su utvrđeni u grant ugovoru; utrošak financijskih sredstava sukladno dogovorenoj dinamici trošenja.

Praćenje provedbe projekta je proces verifikacije, kojim se osigurava da projekt teče sukladno dogovorenome planu, te da ispunjava planirane ciljeve. Praćenje predstavlja integralni dio upravljanja projektnim ciklusom i sažima informacije na temelju kojih je moguće utvrditi postignuća, probleme i rizike i ponuditi rješenja kojima se podupire ostvarenje općih projektnih ciljeva. Glavni propratni dokumenti u procesu praćenja provedbe su prijedlog projekta, izvješća o napretku projekta, matrica logičkog okvira, radni plan aktivnosti i proračun. Tim za praćenje provedbe koristi ove dokumente kao referencu pomoću koje procjenjuje situaciju. Temeljna područja interesa svakoga posjeta tima za praćenje provedbe su:

§ Da li projekt uzima u obzir realne potrebe sukladno projektnome prijedlogu, ili je prilagođen novim okolnostima? (Relevantnost projekta i kvaliteta dizajna projekta)

§ Koje se aktivnosti trenutačno provode i kakav je napredak ostvaren tijekom specifičnoga vremenskog razdoblja? Je li provedba sukladna planu rada? (učinkovitost)

§ U kojem su omjeru resursi i troškovi u svezi s napretkom provedbe projekta? (učinkovitost utroška sredstava, dinamika troškova treba pratiti raspored tranši)

§ Koji su rezultati ostvareni? Kakav je napredak ostvaren u postizanju rezultata? Je li to sukladno radnome planu i proračunu? Procjena troškova/rezultata? (učinkovitost)

§ Kakvi su učinci projekta na muškarce i žene, dječake i djevojčice? Jesu li različiti? Mogu li se u tijeku implementacije poboljšati rodna jednakopravnost i osnaživanje žena? (Rodna ravnopravnost i uključenost.)

§ Da li projekt svojim aktivnostima nenamjerno zanemaruje neku od manjinskih skupina? Koje se aktivnosti mogu poduzeti da se poboljša participacija?

§ U kojoj mjeri rezultati pridonose svrsi projekta? (potencijalni krajnji utjecaj projekta) § Hoće li rezultati projekta imati dugoročan učinak nakon svršetka projekta, i tko će biti

mjerodavan za buduće aktivnosti? Jesu li uspostavljeni financijski i operativni mehanizmi za nastavak postignuća projekta? (održivost)

§ Postoje li neki rizici ili otvorena pitanja koja mogu utjecati na provedbu projekta? (Prijedlog korektivnih mjera ili rezervni planovi – davanje preporuka za unapređenje projekta u smislu boljega dizajna, veće učinkovitosti, većega potencijalnog krajnjeg utjecaja, bolje održivosti).

Grb i zaglavlje općine

Ovaj je obrazac je pripremljen prema LOD metodologiji za dodjelu sredstava organizacijama civilnoga društva u BiH

IZVJEŠĆE TIMA ZA PRAĆENJE PROVEDBE

PROJEKATA

Naziv organizacije civilnoga društva:

Naziv projekta:

Prethodna razina rizika: Trenutačna razina rizika: Prethodna ocjena provedbe: Trenutačna ocjena provedbe:

Posjet br. Nadnevak Vrsta posjeta (redoviti, ad hoc, interim, finalni)

1 2 3 4 Naredni: Ljestvica rizika A=nema rizika, B=manji rizik, C= Prilično rizičan, D= Vrlo rizičan Ljestvica ocjena provedbe Opisno ocjene imaju sljedeća značenja: 1 – nedostatan, organizacija nije ispunila većinu zahtjeva i postavljenih rezultata; 2 – zadovoljava, organizacija je ispunila zahtjeve/rezultate u mjeri dovoljnoj da dobije prolaznu ocjenu; 3 –dobar, organizacija je ispunila sve očekivane rezultate sa zadovoljavajućom kvalitetom rada; 4 – vrlo dobar, organizacija je ispunila sve rezultate s visokom kvalitetom rada i/ili je premašila očekivanja; 5 – odličan, organizacija premašuje očekivanja kako u provedbi projekta tako i u samom radu, kvaliteti i razini profesionalnosti.

2

138

       

3    

Svrha terenskih posjeta tima za praćenje provedbe projekata Terenski posjeti omogućavaju općinskome timu za praćenje provedbe projekata izmjeriti napredak u provedbi projekta, verificirati očekivane rezultate i postignuća rezultata, verificirati primljena narativna izvješća, identificirati eventualna uska grla i odstupanja od zacrtanoga tijeka projekta (sastavni dio praćenja aktivnosti i rezultata je praćenje rizika i pretpostavki), te pomoći partneru u ispravljanju pogrešaka. Verificiranje osigurava da su prethodno nabrojane sastavnice projekta urađene sukladno pokazateljima koji su definirani na početku svakoga projekta. Proces praćenja provedbe oslanja se na informacije dobivene u izvješćima o napretku (uključujući financijska izvješća) koje pripremaju korisnici sredstava, te na informacije prikupljene prigodom posjeta lokacijama gdje se odvija provedba aktivnosti i iz intervjua s akterima/krajnjim korisnicima, obraćajući pažnju na punu uključenost oba spola. Posjeti lokacijama i intervjui potrebni su kako bi se fizički utvrdilo stanje i procijenili kvaliteta i financijski napredak u odnosu na tvrdnje koje je iznio korisnik sredstava u izvješćima. Ostali načini praćenja provedbe, putem telefonskih poziva, elektronske pošte, faksa, također se potiču kako bi se ostvarila kontinuirana komunikacija tijekom provedbe projekta; međutim, terenski se posjeti smatraju najvažnijim aspektom praćenja provedbe. Zapažanja nastala tijekom praćenja provedbe bilježe se u izvješću o praćenju provedbe, koje se koristi za daljnju analizu i buduće posjete. Ovim izvješćima služe se rukovoditelji projekata kako bi donijeli blagovremene odluke i završili projekt po planu. Koordinatori za praćenje provedbe koriste sljedeće dokumente kao reference prigodom obavljanja posjeta:

� Projektni prijedlog (uključujući logički okvir, plan aktivnosti i pregled proračuna); � Informacije sadržane u ugovoru o dodjeli sredstava; � Podnesena narativna i financijska izvješća.

Svi će ovi dokumenti pomoći timu za praćenje provedbe projekata prigodom izrade izvješća.

Tko je zadužen za izvođenje praćenja provedbe projekata? Općinski timovi za praćenje provedbe projekata obavljaju praćenje projekata financiranih putem ugovora o dodjeli sredstava. Najmanje dvije (2) osobe obavljaju posjete; najmanje jedan službenik zadužen za suradnju sa OCD i jedan službenik s iskustvom iz područja financija. Preporuča se uključivanje i osobe zadužene u općini za rodnu ravnopravnost, kao i da se obrati pažnja na rodnu zastupljenost tima.

3

139

       

4    

Kada se obavljaju posjeti tima za praćenje provedbe projekata? Kao opće pravilo, posjeti tima za praćenje provedbe projekata obavljaju se za svaki projekt po primitku narativnoga izvješća i prvog odobrenja narativnoga i financijskoga izvješća. Međutim, posjeti ne ovise isključivo o primitku izvješća. Naprotiv, posjeti tima za praćenje provedbe projekata mogu se obavljati na ad hoc osnovi, ovisno o procjeni samih članova tima, u slučaju da se obavlja provedba određenih važnih aktivnosti ili dostizanje određenih rezultata, ili ako postoji visoka razina rizika povezana s provedbom projekta. Preporuča se da inicijalni monitoring posjet bude obavljen u prvoj fazi projekta (prije prvoga izvješćivanja), tako da eventualne korektivne mjere mogu biti primijenjene u ranoj etapi provedbe projekta. Ipak, ukoliko projekt nije dulji od dvanaest mjeseci, obvezna su tri posjeta projektu koji implementira OCD (pod pretpostavkom da su sredstva uplaćena u tri tranše): Prvi posjet tima za praćenje provedbe projekata zahtijeva podnošenje narativnog i financijskog izvješća za prvu etapu projekta i iskorištenost najmanje 80% sredstava prebačenih u prvoj tranši. Svrha je ovoga posjeta verificirati informacije iz narativnoga i financijskoga izvješća, te obaviti uvid u ostvarene rezultate do kraja prve projektne etape. Inicijalni posjet tima za praćenje provedbe također služi da se potvrdi kako je projekt utemeljen sukladno projektnome prijedlogu i kako sadrži sve važne tehničke i administrativne elemente koji osiguravaju ispravnu provedbu. Drugi posjet tima za praćenje provedbe projekata zahtijeva podnošenje narativnoga i financijskoga izvješća za drugu etapu projekta i iskorištenost najmanje 80% sredstava prebačenih u okviru druge tranše. Svrha je ovoga posjeta verificirati informacije iz narativnoga i financijskoga izvješća, te obaviti uvid u ostvarene rezultate do kraja ove etape. Treći posjet tima za praćenje provedbe projekata zahtijeva podnošenje konačnoga narativnog i financijskog izvješća. Koordinatori za praćenje verificirat će sve informacije sadržane u izvješćima i fizički (ukoliko je moguće) obaviti uvid u sve rezultate projekta. Svi terenski posjeti moraju biti najavljeni partnerima na provedbi, od kojih će se tražiti da adekvatno pripreme svu nužnu dokumentaciju i opremu koju treba provjeriti. Imajući u vidu broj projekata, nužno je posvetiti pozornost detaljima prigodom planiranja terenskih posjeta, uzimajući u obzir ostale tekuće aktivnosti.

Grb i zaglavlje općine

Ovaj je obrazac je pripremljen prema LOD metodologiji za dodjelu sredstava organizacijama civilnoga društva u BiH

IZVJEŠĆE TIMA ZA PRAĆENJE PROVEDBE

PROJEKATA

Naziv organizacije civilnoga društva:

Naziv projekta:

Prethodna razina rizika: Trenutačna razina rizika: Prethodna ocjena provedbe: Trenutačna ocjena provedbe:

Posjet br. Nadnevak Vrsta posjeta (redoviti, ad hoc, interim, finalni)

1 2 3 4 Naredni: Ljestvica rizika A=nema rizika, B=manji rizik, C= Prilično rizičan, D= Vrlo rizičan Ljestvica ocjena provedbe Opisno ocjene imaju sljedeća značenja: 1 – nedostatan, organizacija nije ispunila većinu zahtjeva i postavljenih rezultata; 2 – zadovoljava, organizacija je ispunila zahtjeve/rezultate u mjeri dovoljnoj da dobije prolaznu ocjenu; 3 –dobar, organizacija je ispunila sve očekivane rezultate sa zadovoljavajućom kvalitetom rada; 4 – vrlo dobar, organizacija je ispunila sve rezultate s visokom kvalitetom rada i/ili je premašila očekivanja; 5 – odličan, organizacija premašuje očekivanja kako u provedbi projekta tako i u samom radu, kvaliteti i razini profesionalnosti.

4

140

       

5    

Pristup praćenju provedbe projekata Terenski se posjeti tima za praćenje provedbe projekata sastoje iz tri etape, kako je opisano u tablici:

Etapa Sadržaj 1. Priprema terenskoga posjeta (Pregled dokumentacije, izrada rasporeda posjeta, organiziranje sastanaka – zahtijeva upravljanje vremenom)

§ Pregled projektnoga prijedloga, osobito logičkoga okvira,

plana aktivnosti i proračuna; § Pregled izvješća o napretku (ako je primjenjivo); § Pregled ostalih očekivanih rezultata projekta/ izlazni

rezultati; § Analiza postignutog u odnosu na planirano, priprema

bilješki za terenske posjete; § Telefonski razgovori s partnerima na provedbi kako bi se

razmotrila eventualna odstupanja; § Ugovaranje terenskih posjeta.

2. Terenski posjet

§ Dva tipa praćenja provedbe: praćenje rezultata i praćenje

financijskih aktivnosti; § Za praćenje rezultata važno je obaviti uvid u stvarnu

kvalitetu svake aktivnosti (posjet lokaciji gdje se aktivnost odvijala, susret s akterima) i svaki postignuti rezultat, obaviti inspekciju nabavljene i instalirane opreme itd.

§ Za praćenje financijskih aktivnosti, pregled svih računa prema planu potrošnje i proračuna. Usporediti s ugovorenim uslugama i nabavljenom opremom;

§ Obvezno postaviti pitanje o rodnoj jednakopravnosti i osnaživanju žena (koliki je broj muškaraca i žena učestvovao u dosadašnjim aktivnostima, jesu li iskorištene sve komunikacijske aktivnosti da se žene u potpunosti uključe u rad, je li se obraćala pažnja i prilagodilo vrijeme mogućnosti prisustvovanja žena i sl*1.);

§ Zahtijevati dodatna objašnjenja ako je nužno. Zabilježiti sva odstupanja ili nepravilnosti ako postoje;

§ Ustanoviti točan rok za svršetak narednih aktivnosti. 3. Izvješćivanje s terenskih posjeta

§ Popunjavanje terenskoga izvješća o praćenju provedbe (u

priloženi obrazac za izvješće). Dio izvješća treba biti sekcija s pitanjima i rizicima;

§ Saopćavanje registrirane razine provedbe organizaciji koja obavlja provedbu i bilježenje svih korektivnih mjera koje treba poduzeti;

§ Popunjavanje općega obrasca terenskog posjeta (forma koja prati svaki posjet);

§ Pisanje preporuka za poboljšanje (ukoliko je potrebno); § Slanje povratne informacije projektu putem standardnog

obrasca.

Za obavljanje terenskoga posjeta tima za praćenje provedbe nužni su sljedeći koraci:

                                                                                                                         1  Set  mogucih  pitanja  se  nalazi  kao  prilog  

5

141

       

6    

Preduvjet: Izrada baze podataka svih organizacija civilnoga društva i alata za monitoring projekata OCD

Korak 1 Opis Odgovoran/a

Izrada baze podataka korisnika s kontaktima i alata za monitoring projekata OCD

Izrada baze podataka s kontakt informacijama korisnika, kao i zajedničke e-mail skupine, radi lakše komunikacije (uz obvezno rodno opredjeljenje). Izrada zajedničkoga elektronskog alata za praćenje, koji prati status plaćanja po svakom projektu i registrira podnošenje narativnih i financijskih izvješća. Izrada radnoga plana, koji sadrži projekte po koordinatorima – centraliziran proces – matrica koja prati tko treba biti gdje i kada u projektnome ciklusu – i pruža informaciju o frekventnosti posjeta (prvi, drugi, treći...).

Službenik zadužen za OCD u JLS

Korak 1: Primitak narativnoga i financijskoga izvješća o svršenoj etapi projekta

Korak 1 Opis Odgovoran/a

Korisnici podnose narativno i financijsko izvješće o svršenoj projektnoj etapi

Svaki korisnik projekta podnosi svoje financijsko i narativno izvješće općini nakon što je kompletirano najmanje 80% planiranih projektnih aktivnosti za specifičnu fazu projekta. Tim za praćenje provedbe projekata pregleda i tumači/razjašnjava narativno izvješće, te pregleda i analizira financijsko izvješće s korisnikom (ako je nužno). Tim za praćenje provedbe projekata mora biti siguran da su sve navedene informacije utemeljene na rezultatima, mjerljive i povezane sa željenim rezultatima projekta, koji su definirani u ugovoru o dodjeli sredstava.

Općinski tim za praćenje provedbe projekata

 

Korak 2: Organizacija terenskoga posjeta

Korak 2 Opis Odgovoran/a

Organizacija terenskoga posjeta

Nakon što su narativna i financijska izvješća interno razjašnjena, može se organizirati terenski posjet. Službeno lice zaduženo za OCD kontaktira svakog od korisnika i ugovora posjet, uzimajući u obzir njihovu dostupnost kao i interna Pravila i regulative za terenske posjete. Terenske je posjete potrebno ugovoriti barem jedan tjedan unaprijed.

Službeno lice zaduženo za OCD u JLS

 

 

 

 

Grb i zaglavlje općine

Ovaj je obrazac je pripremljen prema LOD metodologiji za dodjelu sredstava organizacijama civilnoga društva u BiH

IZVJEŠĆE TIMA ZA PRAĆENJE PROVEDBE

PROJEKATA

Naziv organizacije civilnoga društva:

Naziv projekta:

Prethodna razina rizika: Trenutačna razina rizika: Prethodna ocjena provedbe: Trenutačna ocjena provedbe:

Posjet br. Nadnevak Vrsta posjeta (redoviti, ad hoc, interim, finalni)

1 2 3 4 Naredni: Ljestvica rizika A=nema rizika, B=manji rizik, C= Prilično rizičan, D= Vrlo rizičan Ljestvica ocjena provedbe Opisno ocjene imaju sljedeća značenja: 1 – nedostatan, organizacija nije ispunila većinu zahtjeva i postavljenih rezultata; 2 – zadovoljava, organizacija je ispunila zahtjeve/rezultate u mjeri dovoljnoj da dobije prolaznu ocjenu; 3 –dobar, organizacija je ispunila sve očekivane rezultate sa zadovoljavajućom kvalitetom rada; 4 – vrlo dobar, organizacija je ispunila sve rezultate s visokom kvalitetom rada i/ili je premašila očekivanja; 5 – odličan, organizacija premašuje očekivanja kako u provedbi projekta tako i u samom radu, kvaliteti i razini profesionalnosti.

6

142

       

7    

Korak 3: Priprema terenskoga posjeta

Korak 3 Opis Odgovoran/a

Priprema terenskoga posjeta

Službenik zadužen za OCD u JLS priprema sljedeća dokumenta koja su nužna za obavljanje terenskoga posjeta:

� prijedlog projekta korisnika; � logički okvir; � plan provedbe; � narativno izvješće korisnika; � financijsko izvješće korisnika; � nepopunjeno izvješće o terenskom posjetu.

Službenik zadužen za OCD u JLS

Korak 4: Obavljanje terenskoga posjeta

Korak 4 Opis Odgovoran/a

Obavljanje terenskoga posjeta

Stvari koje treba verificirati i provjeriti tijekom posjeta: Praćenje rezultata: � Kvalitativna i kvantitativna provedba aktivnosti opisana u ugovoru i sukladna akcijskome planu (kalendar, kašnjenja, izlazni rezultati, stupanj ispunjenja pokazatelja i očekivanih rezultata); � Osoblje koje je na raspolaganju i angažirano na provedbi projekta u odnosu na opis projekta i proračun; � Nabavljena oprema je na predviđenom mjestu i koristi se u prvobitno namijenjene svrhe; � Odgovarajuće pohranjivanje projektne dokumentacije (npr. ugovori, korespondencija, računi, priznanice itd.); � Kompletna provjera i pregled svih proizvoda, materijala i dokaza povezanih s projektom; � Pitanja, rizici (unutarnji i vanjski); � Dodatni pozitivni učinci postignuti kao rezultat projekta (postignuća koja su registrirana i nadmašuju ono što je planirano projektom). � Jesu li rodna jednakopravnost i osnaživanje žena uključeni na pravi način u aktivnosti i implementaciju. Praćenje financijskih aktivnosti: � Provjeriti da li troškovi u potpunosti odgovaraju odobrenom proračunu, koji je integralni dio ugovora o dodjeli sredstava; � Provjeriti prihvatljivost troškova (moraju biti dio proračuna); � Provjeriti postojeće dokaze troškova (račune, priznanice itd.); � Provjeriti koliko je sredstava potrošeno na muškarce/dječake, žene/djevojčice; � Provjeriti ispravnost procedure nabavki prema zahtjevima; � Zabilježiti sve pozitivne i, ako je relevantno, negativne nalaze i zaključke posjeta. Jedan posjet ne bi trebao trajati dulje od 3-4 sata.

Općinski tim za praćenje provedbe projekata

7

143

       

8    

Korak 5: Izvješće s terenskoga posjeta

Korak 5 Opis Odgovoran/a

Priprema izvješća

Svaki terenski posjet praćen je pisanjem izvješća s terenskoga posjeta na temelju obrasca koji je priložen uz ovaj dokument. Svaka sekcija ovoga obrasca sadrži pojašnjenja i smjernice za popunu. Izvješće s terenskoga posjeta bit će poslano i pregledano od strane svakog korisnika, te će uključivati i probleme koji eventualno nastanu, te strategiju korisnika da uoči i riješi ove probleme. Izvješće koje potpisuju članovi tima i korisnik odobrava mjerodavni rukovoditelj odjela/službe u JLS. Odobreno izvješće terenskoga posjeta koristit će se kao popratna dokumentacija za naredno plaćanje, zajedno s ostalom obveznom dokumentacijom. Izvješće je potrebno pripremiti u elektronskoj verziji tijekom posjeta, tiskati i dati na potpis svim osobama predviđenim za potpisivanje izvješća. Ako iz nekog razloga ovo nije moguće, onda će izvješće biti ručno popunjeno prije potpisivanja, dok je obveza tima za praćenje da pripremi i elektronsku verziju. Ova verzija bit će na raspolaganju za potpisivanje prvom prigodom i ona će zamijeniti onu koja je podnesena u rukopisu. Ista procedura važi i za završnu fazu projekta i pripremu konačnoga izvješća. Set dokumenata potreban za odobravanja tranše korisniku:

� izvješće s terenskoga posjeta; � narativno izvješće korisnika; � financijsko izvješće korisnika (uključujući zbirni obrazac); � kopija ugovora o dodjeli sredstava; � zahtjev za plaćanje.

Općinski tim za praćenje provedbe i rukovoditelj mjerodavnog odjela/službe u JLS

Grb i zaglavlje općine

Ovaj je obrazac je pripremljen prema LOD metodologiji za dodjelu sredstava organizacijama civilnoga društva u BiH

IZVJEŠĆE TIMA ZA PRAĆENJE PROVEDBE

PROJEKATA

Naziv organizacije civilnoga društva:

Naziv projekta:

Prethodna razina rizika: Trenutačna razina rizika: Prethodna ocjena provedbe: Trenutačna ocjena provedbe:

Posjet br. Nadnevak Vrsta posjeta (redoviti, ad hoc, interim, finalni)

1 2 3 4 Naredni: Ljestvica rizika A=nema rizika, B=manji rizik, C= Prilično rizičan, D= Vrlo rizičan Ljestvica ocjena provedbe Opisno ocjene imaju sljedeća značenja: 1 – nedostatan, organizacija nije ispunila većinu zahtjeva i postavljenih rezultata; 2 – zadovoljava, organizacija je ispunila zahtjeve/rezultate u mjeri dovoljnoj da dobije prolaznu ocjenu; 3 –dobar, organizacija je ispunila sve očekivane rezultate sa zadovoljavajućom kvalitetom rada; 4 – vrlo dobar, organizacija je ispunila sve rezultate s visokom kvalitetom rada i/ili je premašila očekivanja; 5 – odličan, organizacija premašuje očekivanja kako u provedbi projekta tako i u samom radu, kvaliteti i razini profesionalnosti.

8

144

145

PRILOG 29OBRAZAC IZVJEŠĆA O PRAĆENJU

PROVEDBE PROJEKTA

146

Grb i zaglavlje općine

Ovaj je obrazac je pripremljen prema LOD metodologiji za dodjelu sredstava organizacijama civilnoga društva u BiH

IZVJEŠĆE TIMA ZA PRAĆENJE PROVEDBE

PROJEKATA

Naziv organizacije civilnoga društva:

Naziv projekta:

Prethodna razina rizika: Trenutačna razina rizika: Prethodna ocjena provedbe: Trenutačna ocjena provedbe:

Posjet br. Nadnevak Vrsta posjeta (redoviti, ad hoc, interim, finalni)

1 2 3 4 Naredni: Ljestvica rizika A=nema rizika, B=manji rizik, C= Prilično rizičan, D= Vrlo rizičan Ljestvica ocjena provedbe Opisno ocjene imaju sljedeća značenja: 1 – nedostatan, organizacija nije ispunila većinu zahtjeva i postavljenih rezultata; 2 – zadovoljava, organizacija je ispunila zahtjeve/rezultate u mjeri dovoljnoj da dobije prolaznu ocjenu; 3 –dobar, organizacija je ispunila sve očekivane rezultate sa zadovoljavajućom kvalitetom rada; 4 – vrlo dobar, organizacija je ispunila sve rezultate s visokom kvalitetom rada i/ili je premašila očekivanja; 5 – odličan, organizacija premašuje očekivanja kako u provedbi projekta tako i u samom radu, kvaliteti i razini profesionalnosti.

1

147

2

I. IDENTIFIKACIJA ORGANIZACIJE

Naziv organizacije civilnoga društva

Adresa Telefon Fax E-mail Odgovorna osoba Mjerodavna osoba II. IDENTIFIKACIJA PROJEKTA

Naziv projekta Nadnevak početka provedbe

Nadnevak svršetka provedbe

Ukupan proračun:

Sufinanciranje: Sredstva po ugovoru:

Do sada prebačena sredstava: KM

Broj tranši: Do sada utrošena sredstva: KM

Stanje na računu: KM

III. PREDSTAVNICI OCD-a NAZOČNI TIJEKOM POSJETA PRAĆENJA PROVEDBE

Ime i prezime Spol Funkcija u organizaciji

2

148

3

(Popunjava se na temelju osobnoga dojma i informacija prikupljenih na terenu.)

IV. Opći dio upitnika 1. Postoji li sva relevantna projektna dokumentacija, te je li pohranjena sukladno traženim

standardima?

1.1 Sva relevantna dokumentacija koja se tiče provedbe projekta (prijedlog projekta, ugovor, prilozi ugovora i prijedlog proračuna, sve eventualne izmjene prijedloga proračuna).

1.2 Sva prepiska vezana za projektni prijedlog (uključujući i faksove/e-mailove), kao i za

izmjene u odnosu na prvobitni prijedlog projekta i proračuna.

1.3 Proračun projekta i računi (potrebno je imati odvojen registrator, u kojem će se nalaziti

dokumentacija o nastalim troškovima, kronološki poredana, te pohranjena u kategoriji u kojoj je trošak nastao. Troškovi moraju biti sukladni odobrenome proračunu).

1.4 Dodatna dokumentacija, nastala kao rezultat provedbe projekta (npr. dokumentacija sa

održanih seminara, treninga, okruglih stolova, radionica, liste sudionika razvrstane po spolu, sve konačne verzije studija, brošura i sl. nastalih tijekom provedbe projekta, sukladno dogovorenom planu i prijedlogu projekta).

1.5 Dokumentacija koja se odnosi na uposlenike/osoblje (životopisi, ugovori, opisi poslova koji

trebaju biti sukladni dogovorenom planu aktivnosti i prijedlogu projekta). 1.6 Oprema (tehnička specifikacija, dokumentacija koja potvrđuje da je oprema nabavljena

sukladno uputama, računi i garancije za opremu, potvrde o preuzimanju opreme, postavljene inventurne naljepnice na svu opremu nabavljenu iz proračuna projekta).

2. Ocijenite kvalitativnu i kvantitativnu provedbu aktivnosti opisanih u ugovoru (pridržavanje

vremenskih rokova, tj. kašnjenja, izlazni pokazatelji, razina ispunjenja pokazatelja). Ocjenjuje se na temelju informacija osiguranih u izvješću organizacije civilnoga društva.

2.1 Koje se aktivnosti provode trenutačno i koji je napredak postignut u odnosu na planirane

aktivnosti i logičku matricu? 2.2 Jesu li očekivani rezultati postignuti u odnosu na logičku matricu i tablicu očekivanih ciljeva u

prilogu ugovora o dodjeli granta?

3

149

4

2.3 U kojoj su mjeri rezultati sukladni ukupnome cilju projekta? 2.4 Koje su se promjene desile na projektu? Jesu li pretpostavke navedene u logičkoj matrici

točne? 2.5 Postoje li neke poteškoće, prepreke ili problemi (aktivnosti u riziku)?

Aktivnost Status Moguće poteškoće

3. Inkorporiranje jednakopravnosti spolova i osnaživanje žena u implementaciju projekta 3.1 Da li se svi podaci vode razvrstani po spolu? 3.2 Da li je, i ako jeste zašto, jedan od spolova manje zastupljen u implementaciji projekta? Ako

nije posebno planirano projektom, ispitati što se može učiniti da se situacija poboljša.

3.3 Jesu li gender osobe iz općine uključene i na kakav način u implementaciju projekta? 3.4 Da li projekt podržava i koristi rodno osjetljivu komunikaciju (u komunikaciji s medijima,

partnerima, općinom)

3.5 Kakav je dosadašnji učinak na muškarce/žene i dječake/djevojčice? Preporuke lokalnoga tima za praćenje provedbe projekta:

4

150

5

V. Financijski dio upitnika 1. Jasu li ispoštovane sve preporučene procedure u svezi s pohranjivanjem dokumentacije?

2. Da li je kvaliteta administracije koja rukovodi projektom na zadovoljavajućoj razini?

3. Da li se računovodstvo obavlja u organizaciji, te kakav je opći dojam o načinu vođenja financija?

4. Da li je kvaliteta financijskoga poslovanja sukladna zahtjevima? 5. Jesu li primijećeni ikakvo odstupanje, nelogičnost ili nelegalnost u oblasti financija? Ukoliko

jesu, detaljno opisati eventualne probleme. 6. Da li se sredstva troše sukladno prijedlogu proračuna i praksama dobroga financijskog

upravljanja? 7. Imaju li svi troškovi svoje programsko opravdanje? 8. Je li bilo troškova koji nisu odobreni proračunom? Ako jeste, iz kojih su izvora pokriveni? Ako

nije, je li se tražilo odobrenje za plaćanje dodatnih troškova?

Preporuke lokalnoga tima za praćenje provedbe projekta:

5

151

6

VI. Realizacija prema ciljevima postavljenim u Sporazumu o dodjeli grantova

CILJEVI ZA REALIZACIJU POLAZIŠTE Predloženo Ostvareno

VII. Partnerstvo (uloga partnera u provedbi)

VIII. Promidžba projekta (vidljivost)

6

152

7

Monitoring promjena i utjecaja na osobnoj razini i na razini partnera

(popuniti samo pri konačnome monitoring posjetu)

Ocjena: A–odlično; B–dobro; C-problematično; D–neprihvatljivo

A B C D Komentar tima Komentar organizacije koja provodi projekt

RAZVITAK PARTNERA U kojoj je mjeri projekt utjecao na jačanje kapaciteta partnera?

U kojoj je mjeri projekt utjecao na uključenost građana u provedbi projekta?

U kojoj je mjeri projekt utjecao na odnos partnera s lokalnim vlastima?

U kojoj je mjeri projekt utjecao na unapređenje znanja partnera o temi projekta?

INDIVIDUALNI RAZVITAK U kojoj je mjeri projekt utjecao na Vas osobno?

U kojoj je mjeri projekt utjecao na jačanje osobnih kapaciteta?

U kojoj je mjeri projekt utjecao na Vaše znanje o temi projekta?

U kojoj je mjeri projekt utjecao na Vaše stjecanje novih iskustava tijekom provedbe projekta?

U kojoj je mjeri projekt utjecao na Vašu suradnju s vladinim sektorom i poslovnim akterima u Vašoj općini?

U kojoj je mjeri projekt utjecao na Vaše menadžerske sposobnosti?

Kako je projekt pridonio Vašem znanju o sljedećim konceptima:

Pripremi projektnog prijedloga? Provedbi procedura sukladno domaćim zahtjevima i propisima?

Utjecaju projekata na Vašu suradnju s općinskim timom za praćenje provedbe?

Vašoj umješnosti u smislu provedbe i realizacije projekata?

Vašoj suradnji s ostalim razinama vlasti? (npr. državni, entitetski, županijski)

7

153

8

LOKALNI TIM ZA PRAĆENJE PROVEDBE PROJEKTA: Općinski tim:

(Ime i prezime) (Potpis) (Nadnevak)

(Ime i prezime) (Potpis) (Nadnevak)

Korisnik/ca:

(Ime i prezime) (Potpis) (Nadnevak)

Nadnevak: ___/___/20__. Odobrio/la:

(Ime i prezime) (Potpis) (Nadnevak)

8

154

155

PRILOG 30OBRAZAC KONAČNOGA IZVJEŠĆA

O RADU OCD I REZULTATIMA PROJEKTA

156

Ovaj je obrazac pripremljen prema LOD metodologiji za dodjelu sredstava organizacijama civilnoga društva u BiH

Grb i zaglavlje općine

Finalno izvješće

Aktivnosti Aktivnosti OCD OCD projekprojek aa ta ta

1

157

2

Kazalo

I OSNOVNI PODACI O AKTIVNOSTIMA OCD U OPĆINI XXXXX .............................................................................. 3

1. UVOD ................................................................................................................................................................................ 3

1.1 Javni pozivi za organizacije civilnoga društva (OCD) ............................................................................... 3

1.2 Praćenje projekata organizacija civilnoga društva (OCD) ...................................................................... 3

II PREGLED POJEDINAČNIH PROJEKATA OCD ............................................................................................................. 4

Projekt 1. .............................................................................................................................................................................. 4

Rezultati i aktivnosti prema konačnome izvješću OCD-a: ............................................................................. 4

Konačni komentar i ocjena koordinatora za praćenje provedbe projekta: ............................................. 4

Projekt 2. .............................................................................................................................................................................. 5

Rezultati i aktivnosti prema konačnome izvješću OCD-a: ............................................................................. 5

Konačni komentar i ocjena koordinatora za praćenje provedbe projekta: ............................................. 5

Projekt 3. .............................................................................................................................................................................. 6

Rezultati i aktivnosti prema konačnome izvješću OCD-a: ............................................................................. 6

Konačni komentar i ocjena koordinatora za praćenje provedbe projekta: ............................................. 6

Projekt 4. .............................................................................................................................................................................. 7

Rezultati i aktivnosti prema konačnome izvješću OCD-a: ............................................................................. 7

Konačni komentar i ocjena koordinatora za praćenje provedbe projekta: ............................................. 7

Projekt X. .............................................................................................................................................................................. 8

Rezultati i aktivnosti prema konačnome izvješću OCD-a: ............................................................................. 8

Konačni komentar i ocjena koordinatora za praćenje provedbe projekta: ............................................. 8

2

158

3

I. TEMELJNI PODACI O OCD AKTIVNOSTIMA U OPĆINI XXXXX

Zbirni prikaz za općinu Broj provedenih projekata organizacija civilnoga društva (OCD):

Ukupno planirana i odobrena sredstva:: Ukupno plasirana sredstva: Ukupni postotak iskorištenosti: Tematska područja: 1. xcxxxxx

Organizacije partneri: Kontakt osoba iz općine:

1. UVOD

O pozivu i područjima, proračunskim linijama......

1.1 Javni pozivi za organizacije civilnoga društva (OCD) O samome javnom pozivu. Tko, kada, vrijednost, koliko je pristiglo prijava, kako je obavljen odabir itd....

1.2 Praćenje projekata organizacija civilnoga društva (OCD) Praćenje provedbe OCD projekata temeljilo se na informacijama dobivenim putem izvješća o napretku (uključujući financijska izvješća), koje je pripremao korisnik granta, i provedeno je posjetima na terenu. Ukupan broj ostvarenih monitoring posjeta na terenu na području općine je: xx. Terenskim posjetima organizacijama civilnoga društva ustanovljene su sljedeće stvari koje se tiču provedbe projekata: a) Koje su aktivnosti provedene?

b) Na kojoj su razini resursi i troškovi u svezi s napretkom provedbe?

c) Jesu li očekivani rezultati postignuti?

d) U kojemu su stupnju rezultati sukladni svrsi projekta?

U narednome dijelu izvješća nalaze se informacije o svakom pojedinačnom projektu koji je proveden. Izvješće o radu/provedbi projekta svake organizacije zaključuje konačna ocjena osobe za koordinaciju praćenja provedbe projekta. Ocjene su u rasponu od 1 do 5, gdje je 1 najlošija ocjena, a 5 najbolja ocjena. Opisno, ocjene imaju sljedeća značenja: 1 – nedostatan, organizacija nije ispunila većinu zahtjeva i postavljenih rezultata; 2 – zadovoljava, organizacija je ispunila zahtjeve/rezultate u mjeri dostatnoj da dobije prolaznu ocjenu; 3 – dobar, organizacija je ispunila sve očekivane rezultate sa zadovoljavajućom kvalitetom rada; 4 – vrlo dobar, organizacija je ispunila sve rezultate s visokom kvalitetom rada i/ili je premašila očekivanja; 5 – odličan, organizacija premašuje očekivanja, kako u implementaciji projekta tako i u samome radu, kvaliteti i razini profesionalnosti.

3

159

4

II. PREGLED POJEDINAČNIH PROJEKATA OCD Projekt 1.

Naziv organizacije: Adresa:

Telefon: Fax: E-mail: Osoba odgovorna za izvješće o napretku:

Naziv projekta: Lokacija: Nadnevak početka provedbe projekta:

Nadnevak svršetka projekta: Sudionici/ korisnici Izgradnja kapaciteta/Trening Broj žena: Broj žena: Broj muškaraca: Broj muškaraca: Broj djece dječaka/djevojčica:

Broj djece dječaka/djevojčica:

Ukupni odobreni proračun projekta: Ukupni troškovi projekta:

Postotak iskorištenosti sredstava:

Rezultati i aktivnosti prema konačnome izvješću OCD-a: XXXXXXXX

Konačni komentar i ocjena koordinatora za praćenje provedbe projekta: XXXXXXX Ocjena: X

4

160

5

Projekt 2.

Naziv organizacije: Adresa: Telefon: Fax: E-mail: Osoba odgovorna za izvješće o napretku:

Naziv projekta: Lokacija: Nadnevak početka provedbe projekta:

Nadnevak svršetka projekta: Sudionici/ korisnici Izgradnja kapaciteta/Trening Broj žena: Broj žena: Broj muškaraca: Broj muškaraca: Broj djece dječaka/djevojčica:

Broj djece dječaka/djevojčica:

Ukupni odobreni proračun projekta: Ukupni troškovi projekta:

Postotak iskorištenosti sredstava:

Rezultati i aktivnosti prema konačnome izvješću OCD-a: XXXXXXXX

Konačni komentar i ocjena koordinatora za praćenje provedbe projekta: XXXXXXX Ocjena: X

5

161

6

Projekt 3.

Naziv organizacije: Adresa:

Telefon: Fax: E-mail: Osoba odgovorna za izvješće o napretku:

Naziv projekta: Lokacija: Nadnevak početka provedbe projekta:

Nadnevak svršetka projekta: Sudionici/ korisnici Izgradnja kapaciteta/Trening Broj žena: Broj žena: Broj muškaraca: Broj muškaraca: Broj djece dječaka/djevojčica:

Broj djece dječaka/djevojčica:

Ukupni odobreni proračun projekta: Ukupni troškovi projekta:

Postotak iskorištenosti sredstava:

Rezultati i aktivnosti prema konačnome izvješću OCD-a: XXXXXXXX

Konačni komentar i ocjena koordinatora za praćenje provedbe projekta: XXXXXXX Ocjena: X

6

162

7

Projekt 4.

Naziv organizacije: Adresa: Telefon: Fax: E-mail: Osoba odgovorna za izvješće o napretku:

Naziv projekta: Lokacija: Nadnevak početka provedbe projekta:

Nadnevak svršetka projekta: Sudionici/ korisnici Izgradnja kapaciteta/Trening Broj žena: Broj žena: Broj muškaraca: Broj muškaraca: Broj djece dječaka/djevojčica:

Broj djece dječaka/djevojčica:

Ukupni odobreni proračun projekta: Ukupni troškovi projekta:

Postotak iskorištenosti sredstava:

Rezultati i aktivnosti prema konačnome izvješću OCD-a: XXXXXXXX

Konačni komentar i ocjena koordinatora za praćenje provedbe projekta: XXXXXXX Ocjena: X

7

163

8

Projekt X

Naziv organizacije: Adresa: Telefon: Fax: E-mail: Osoba odgovorna za izvješće o napretku:

Naziv projekta: Lokacija: Nadnevak početka provedbe projekta:

Nadnevak svršetka projekta: Sudionici/ korisnici Izgradnja kapaciteta/Trening Broj žena: Broj žena: Broj muškaraca: Broj muškaraca: Broj djece dječaka/djevojčica:

Broj djece dječaka/djevojčica:

Ukupni odobreni proračun projekta: Ukupni troškovi projekta:

Postotak iskorištenosti sredstava:

Rezultati i aktivnosti prema konačnome izvješću OCD-a: XXXXXXXX

Konačni komentar i ocjena koordinatora za praćenje provedbe projekta: XXXXXXX Ocjena: X

8

164

Tiskanje ove publikacije realizirano je u sklopu projekta Jačanje lokalne demokratije/demokracije III – LOD III, koji provodi Razvojni program Ujedinjenih naroda (UNDP), a koji financira Europska unija iz sredstava

Instrumenta za pretpristupnu pomoć (IPA) u iznosu od 2 milijuna eura. Sadržaj ove publikacije isključiva je odgovornost UNDP-a i ni na koji način ne odražava stavove Europske unije.