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PROCESO DE COMPRAS Y NIVELES DE AUTORIZACION
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Por que un proceso de Compras ?
• Proteger la institución y sus funcionarios
• Disminuir el riesgo financiero, de imagen e integridad
• Segregación de responsabilidades según los Niveles de gestión.
• Definir Las reglas de juego al interior y exterior de la organización
• Cada cual se dedique a lo suyo
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Mejor valor por el dinero, cumpliendo los requerimientos operacionales
Competencia justa entre los proveedores
Transparencia en el proceso
Soporte para auditoria
OBJETIVOS DEL PROCESO DE COMPRA
Porque el mundo no es perfecto !!
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Niveles de autorización Compras Sede Central
hasta500.000
Dirección Ejecutiva
Requisición firmada
Directores Nacionales
hasta10.000.000
Direccion Ejecutiva
Requisición Firmada, 3
Cotizaciones
Logistica y solicitante
hasta25.000.000
Directora Ejecutiva
Requisición Firmada, 3
Cotizaciones sobre sellado
Comité de Compras
hasta100.000.000
Presidencia
Req, Licitación Publica,
Sobres sellados
Presidencia
mas de100.000.001
Presidencia
Req. Licitación Publica,
Sobres sellados
Junta de Gobierno
Gas
toPr
oces
o y
Com
pra
Apro
baci
ón
Responsabilidad del proceso en Logistica
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Autorización pagos por compras y contrataciones, en finanzas
hasta 500.000
Requisición autorizadaBoleta o factura
Directores Nacionales
mas de 500.001Orden de Compra,
factura y solicitud de pago
Logistica
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Requisición logística validada /debidamente aprobada
Solicitud de cotización (copia) o aviso publico en periódico (si es necesario)
Acta de ceremonia de apertura de ofertas firmada por todos los asistentes (si es necesario)
Borrador del contracto o orden de compra
Comité de compra, Acta firmada por todos los asistentes explicando singularidades del proceso y la selección del proveedor realizada.
Un cuadro comparativo de ofertas, debidamente firmado y aprobado.
Todas las ofertas recibidas y firmadas
Enviar a sede central del donante para autorización si aplica
Seguimiento a entrega, verificación de cumplimiento de términos. Documento de recepción de mercancía o servicio
Aprovacion y emision del pago respectivo
Selección de proveedor
Procedimiento de compra
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Retos
• Profesionalización del personal de Logística
• Apoyo de personal directivo• Comunicación efectiva con las direcciones• Diseminación del proceso• Seguimiento del proceso como esta
publicado• Prueba, corrección y nueva edición en
2012
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Preguntas frecuentes• Cuanto se tarda un proceso?• Quien escoje el proveedor?• Quien autoriza el pago?• Que pasa si hay discrepancia entre
logística y el departamento que solicita la compra?
• Quien recibe la mercancia?• Que pasa si hay una discrepancia entre
compra y lo que se recibe?
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