Document de synthèse Avril 2012

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Loi n° 2012-387 du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l’allégement des démarches

administratives,

dite « loi Warsmann » Ce qu’il faut retenir…

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Automatisation des congés payés : le minimum de travail effectif est supprimé

Nous vous en avions parlé à de nombreuses reprises, ça y est, les salariés n’ont plus à justifier d’une durée minimale de travail pour avoir droit à des congés payés. Cette règle entre en application dès le 1er juin 2012. Harmonisation avec l’Europe La volonté de la loi Warsmann, fraichement publiée, est d’aligner la règlementation française sur les décisions de la Cour de Justice de l’Union européenne (CJUE). D’après la CJUE, depuis 2001, « le droit au congé annuel payé ne peut être subordonné à l'obligation d'avoir effectivement travaillé pendant la période de référence ». Cette règle est désormais intégrée dans le Code du travail, est applicable à compter du 1er juin 2012 à l’ensemble des salariés. Et l'ouverture du droit à congés payés est automatique pour tous les salariés, même si ceux-ci ne justifient pas de 10 jours de travail chez le même employeur. Attention Seule la règle d’ouverture des droits à congés payés est modifiée. Mais la durée du congé acquis reste la même : « Le salarié a droit à un congé de deux jours et demi ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur » (C. trav., art. L. 3141-3 nouveau). Impact dans l’entreprise Cela ne change pas grand-chose dans la gestion quotidienne de vos plannings de congés. En cas de rupture de la période d’essai d’un salarié, vous devrez veiller à verser une indemnité compensatrice de congés payés, même si le salarié n’a pas travaillé 10 jours. Un salarié nouvellement embauché, aura le droit dès lors qu’il a commencé à travailler, à des congés. Exemple Un salarié qui n’a travaillé que 5 jours dans une entreprise, a droit à des congés payés, d’une durée proratisée, soit d’environ 5/22 x 2,5 = 0,5 jour. Loi n° 2012-387 du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l’allégement des démarches administratives, article 50

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Paiement des jours fériés chômés : conditions simplifiées La loi Warsmann allège les conditions que doivent remplir les salariés afin d’obtenir le paiement des jours fériés chômés autres que le 1er mai. Une simple condition d’ancienneté suffit ! 11 jours sont inscrits dans le Code du travail comme étant des jours fériés :

• le 1er janvier ; • le lundi de Pâques ; • le 1er mai ; • le 8 mai ; • le jeudi de l’Ascension ; • le lundi de Pentecôte ; • le 14 juillet ; • le 15 août ; • la Toussaint ; • le 11 novembre ; • le 25 décembre.

Attention Il existe des dispositions particulières pour les départements de la Moselle, du Bas-Rhin et du Haut-Rhin. Particularité du 1er mai : jour férié obligatoirement chômé Parmi ces jours fériés, un seul est obligatoirement chômé, c’est-à-dire non travaillé. Il s’agit du 1er mai. Les salariés ne travaillent pas et leur rémunération leur est versée normalement (Code du travail, art. L. 3133-5). Notez-le : Pour certaines entreprises, le travail est possible le 1er mai en raison de la nature de leur activité : hôtels, entreprises de transport, les établissements hospitaliers, les établissements industriels fonctionnant en continu, par exemple. Les salariés occupés le 1er mai ont droit, en plus du salaire correspondant au travail accompli, à une indemnité égale au montant de ce salaire (Code du travail, art. L. 3133-6). Pour les autres jours, en revanche, la loi n’impose pas le repos, sauf pour certains travailleurs. Rémunération des autres jours fériés qui sont chômés dans l’entreprise Jusqu’à présent, le maintien de salaire des jours fériés chômés, autre que le 1er mai, était soumis à 3 conditions :

• avoir 3 mois d’ancienneté dans l’entreprise ; • avoir accompli au moins 200 heures de travail au cours des 2 mois précédant le jour

férié considéré ;

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• avoir été présent le dernier jour de travail précédant le jour férié et le premier jour de travail qui lui fait suite, sauf autorisation d’absence préalablement accordée.

La loi Warsmann simplifie les conditions de paiement des jours fériés chômés : seule la condition d’ancienneté est maintenue ! Ainsi, un salarié ayant 3 mois d’ancienneté ne subira aucune perte de salaire en cas de chômage des jours fériés. Attention Ces dispositions ne s'appliquent pas aux salariés travaillant à domicile, aux salariés saisonniers, aux salariés intermittents et aux salariés temporaires (Code du travail, art. L. 3133-3). Les conventions collectives peuvent prévoir des stipulations plus favorables pour la rémunération de ces jours fériés chômés. Loi n° 2012-387 du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et de l’allègement des démarches administratives, art. 48

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Loi Warsmann et licenciement pour inaptitude Lorsqu’un de vos salariés est déclaré inapte par le médecin du travail, un certain nombre d’obligations vous incombent. Cette procédure complexe était aussi source d’incertitudes quant au préavis, doit-il être exécuté ? Payé ? Le Code du travail n’envisageait pas toutes les possibilités. Ce doute semble levé avec la dernière loi de simplification du droit. La déclaration d’inaptitude L’inaptitude physique du salarié à son poste de travail ne peut résulter que d’un avis du médecin du travail. Le médecin du travail ne pourra constater l’inaptitude du salarié à son poste de travail qu’après :

• une étude du poste de travail et des conditions de travail dans l’entreprise ; • deux examens médicaux du salarié réalisés à 2 semaines d’intervalle (le délai de

deux semaines étant un délai minimum). Notez-le : La déclaration d’inaptitude peut être prononcée après 1 seul examen médical dans 2 cas :

- en cas de danger immédiat pour la santé du salarié ; - à compter du 1er juillet 2012, lorsqu’un examen de préreprise a eu lieu dans un

délai de 30 jours au plus. Le reclassement Lorsque le salarié est déclaré inapte par le médecin du travail à reprendre l'emploi qu'il occupait précédemment, l'employeur lui propose un autre emploi approprié à ses capacités (Code du travail, art. L. 1226-2). Vous avez l'obligation de tout mettre en œuvre afin de trouver une possibilité de reclassement, au besoin en procédant à des transformations de postes ou à des aménagements de temps de travail. Le licenciement Si aucune solution de reclassement n’a pu être trouvée, vous pouvez licencier le salarié pour inaptitude et impossibilité de reclassement. Dans ce cas, la procédure de licenciement pour motif personnel est applicable. Jusqu’à l’entrée en vigueur de la loi Warsmann, en cas d’inaptitude d’origine non professionnelle, le contrat était rompu à l’expiration du préavis, qui n’était du coup pas exécuté ni payé pour le salarié. Cette solution était lourde de conséquences pour le salarié, qui ne touchait plus de salaire et n’avait pas encore perçu ses indemnités de licenciement, pendant la durée de son préavis. L’attestation Pôle emploi n’étant pas encore délivrée, il ne pouvait pas non plus prétendre aux allocations chômage.

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Depuis le 24 mars 2012, le licenciement suite à une inaptitude d’origine professionnelle ou non, ont la même date de rupture. Le salarié licencié percevra donc ses indemnités à compter de la date de notification du licenciement. Les indemnités de licenciement Préavis. A défaut de précisions de votre convention collective, et en cas de licenciement pour inaptitude non professionnelle, le préavis non effectué n’est pas indemnisé. Vous n’avez donc pas d’indemnité compensatrice de préavis à verser au salarié licencié (C. trav. art. L. 1332-2). En revanche, si le licenciement est consécutif à une inaptitude d’origine professionnelle, le salarié perçoit une indemnité compensatrice de préavis (C. trav. art. L. 1226-4). Prise en compte du préavis dans l’indemnité de licenciement. Autre changement de la loi de simplification, en cas d’inaptitude non professionnelle, la durée du préavis non exécuté et non payé est à prendre en compte pour le calcul de l’indemnité de licenciement. En revanche, pour l’inaptitude professionnelle, la durée du préavis payé et non exécuté n’est pas prise en compte pour le calcul de l’indemnité de licenciement. En bref, la loi de simplification ne simplifie pas tout ! Loi n° 2012-387 du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l’allégement des démarches administratives, art. 47

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Création d’un fichier national des interdits de gérer

La loi n° 2012-387 du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l'allègement des démarches administratives, crée un fichier national des interdits de gérer. Afin de sécuriser les relations commerciales et économiques, un fichier des interdits de gérer est désormais mis en place (Code du commerce, art. L. 128-1 à L. 128-5 nouveaux). Ce fichier est tenu par le Conseil national des greffiers des tribunaux de commerce à ses frais et sous sa responsabilité. Il est entièrement automatisé. Il mentionne les faillites personnelles et les autres mesures d'interdiction de diriger, de gérer, d'administrer ou de contrôler, directement ou indirectement, une entreprise commerciale, industrielle ou artisanale, une exploitation agricole, une entreprise ayant toute autre activité indépendante ou une personne morale prononcées à titre de sanction civile ou commerciale ou à titre de peine et résultant des décisions juridictionnelles passées en force de chose jugée. Ne sont pas inscrites les sanctions disciplinaires. En revanche, le fichier doit impérativement mentionner le jugement ou l'arrêt ayant prononcé la mesure d’interdiction de gérer. Les greffiers des tribunaux de commerce et les greffiers des tribunaux civils lorsqu’ils statuent en matière commerciale bénéficieront d’un accès permanent à ce fichier. Pourront également y avoir accès, sur simple demande et sans frais :

- les magistrats et les personnels des juridictions de l'ordre judiciaire ; - les personnels des services du ministère de la justice : - les représentants de l'administration et d'organismes dans le cadre de leur

mission de lutte contre les fraudes (URSSAF, administration fiscale, etc.) Notez-le : La loi interdit toute possibilité d’interconnexion avec tout autre fichier détenu par une personne ou par un service de l'Etat qui n’appartient pas au ministère de la justice. Ce nouveau fichier a pour finalité de lutter contre les fraudes, de favoriser l’exécution des mesures d’interdiction de gérer prononcées par les tribunaux et d’en prévenir la violation (qui constitue une sanction pénale punie de 2 ans d'emprisonnement et de 375.000 euros d'amende). Il a également pour but de faciliter les procédures d’immatriculation des sociétés nouvelles. En effet, les mesures d’interdiction de gérer étaient jusqu’à présent, pour les non-commerçants, inscrites uniquement sur le casier judiciaire de l’intéressé. Celles concernant les commerçants sont en revanche mentionnées au RSC. Loi n° 2012-387 du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l'allègement des démarches administratives, art 71

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Procédure disciplinaire : les délais changent !

Comme vous le savez, la loi encadre la procédure de sanction. Depuis le 24 mars 2012, celle-ci a été modifiée. C’est l’occasion de revoir la procédure applicable et les derniers changements introduits par la dernière loi de simplification du droit. Convoquer le salarié à un entretien préalable à sanction Etape obligatoire de la procédure (sauf pour l’avertissement sous certaines conditions), la convocation à l’entretien préalable permet au salarié d’être informé qu’une sanction est susceptible d’être prise à son égard. La convocation doit préciser le lieu et la date de l’entretien, ainsi que la possibilité pour le salarié de se faire accompagner par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise. Attention : Vous êtes tenu de respecter un délai entre le jour où le salarié a reçu sa convocation et le jour de l'entretien. Ce délai n’est pas fixé par la loi. Effectuer l'entretien préalable et respecter le délai de réflexion Cette étape est importante, car c’est l’occasion pour le salarié de donner sa version des faits. Peut-être allez-vous vous apercevoir que le salarié avait de bonnes raisons d'agir comme il l'a fait et que vous n'aviez pas une vision exacte de la situation. Notifier la sanction A l’issue de l’entretien, court le délai dit de « réflexion » pendant lequel l’employeur réfléchit à la sanction qu’il souhaite donner au salarié. Vous pouvez aussi décider de ne pas sanctionner le salarié. C’est à cette étape de la procédure que la loi Warsmann intervient et change le délai de 1 jour franc à 2 jours ouvrables (Code du travail, L. 1332-2). Exemple : Dans une entreprise ouverte 5 jours par semaine : l’entretien a lieu le mardi, vous pouvez notifier la sanction à compter du vendredi. Si l’entretien a lieu le jeudi, vous pouvez notifier la sanction à compter du lundi suivant. Désormais, la procédure de sanction disciplinaire est calquée sur la procédure de licenciement disciplinaire prévu à l’article L. 1232-6 du Code du travail. Loi n° 2012-387 du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l’allégement des démarches administratives, art 48

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Cotisations sociales : toujours plus de dématérialisation

Dans ce même objectif de simplification, la loi impose désormais à de plus en plus d’entreprises de télédéclarer et télépayer leurs cotisations aux URSSAF. Cette mesure est entrée en vigueur depuis le 1er janvier 2012. Entreprises qui déclarent plus de 100.000 euros Auparavant, les entreprises qui s’acquittaient de plus de 150.000 euros de cotisations et de contributions sociales auprès des URSSAF, avaient l’obligation d’effectuer leurs déclarations et le paiement de ces déclarations sociales par voie dématérialisée. La loi dite « Warsmann » abaisse ce seuil de 150.000 à 100.000 euros à compter du 1er janvier 2012. Ainsi, si votre entreprise s’est acquittée au titre de l’année 2011, de plus de 100.000 euros de cotisations sociales, vous êtes tenus de déclarer et de payer par voie électronique ces contributions aux URSSAF. Entreprises qui déclarent plus de 50.000 euros Afin d’impacter plus d’entreprises, ce seuil sera de nouveau abaissé, à 50.000 euros, à compter du 1er janvier 2013. Ainsi, les entreprises qui au cours de l’année 2012 dépassent 50.000 euros de cotisations et de contributions sociales, devront déclarer et payer ces cotisations par voie dématérialisée. Notez-le : Le non-respect de l’obligation de paiement dématérialisé entraîne l’application d’une majoration de 0,20 % du montant des cotisations, et ce même si le paiement a été effectué à temps. Vous pouvez accéder au service de télédéclaration et télépaiement des URSSAF à cette adresse : https://mon.urssaf.fr/. Eléments à prendre en compte pour le calcul du seuil Ce seuil est apprécié en fonction du montant cumulé des cotisations, contributions et taxes dues au titre des rémunérations versées au cours d'une année civile et acquittées auprès des URSSAF. Pour les entreprises qui ont plusieurs établissements, il faut additionner toutes les cotisations de l’ensemble des établissements. Loi n° 2012-387 du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l’allègement des démarches administratives, art. 41

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Prêt de main d’œuvre à but non lucratif : retour du salarié dans l’entreprise

Le prêt de main d’œuvre à but lucratif est autorisé, et très encadré par le Code du travail. Désormais le recours à ce prêt est assouplit : le salarié de retour dans son entreprise d’origine, peut être réaffecté sur un poste de travail équivalent et plus nécessairement le poste qu’il occupait précédemment. Formalités avant le départ du salarié Accord du salarié Cette mise à disposition ne peut intervenir sans l’accord du salarié. Cet accord est formalisé par un avenant au contrat de travail, qui précise :

• le travail confié dans l’entreprise utilisatrice ; • les horaires et le lieu d’exécution du travail ; • les caractéristiques particulières du poste de travail.

Notez-le : Ce prêt de main d’œuvre peut être soumis à une période probatoire à laquelle il peut y être mis fin à la demande de l’une des parties. Lorsque le prêt entraîne une modification d’un élément essentiel du contrat de travail du salarié, cette période probatoire est obligatoire. Convention de mise à disposition Le prêt de main d’œuvre à but non lucratif est formalisé par une convention de mise à disposition entre l’entreprise prêteuse et l’entreprise utilisatrice, qui mentionne :

• la durée du prêt ; • l’identité et la qualification du salarié concerné ; • le mode de détermination des salaires, des charges sociales et des frais

professionnels qui seront facturés à l’entreprise utilisatrice. Consultation des représentants du personnel Le comité d’entreprise ou, à défaut, les délégués du personnel de l’entreprise sont consultés préalablement à la mise en œuvre du prêt de main d’œuvre. Ils sont également informés des conventions de mise à dispositions signées. Retour du salarié dans l’entreprise d’origine Après les longues périodes de prêt, le poste du salarié absent peut être pourvu de manière pérenne ou avoir disparu. Le Code du travail prévoyait que le retour salarié dans son entreprise devait se faire sur son poste de travail. Depuis l’entrée en vigueur de la loi Warsmann, à son retour dans l’entreprise, le salarié « retrouve son poste de travail ou un poste équivalent dans l'entreprise prêteuse » (Code du travail, art. L. 8241-2). Loi n° 2012-387 du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l’allégement des démarches administratives, art 56

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L’évaluation des risques dans les TPE : les mesures d’assouplissements

Les dispositions relatives aux modalités d'évaluation des risques dans les très petites entreprises sont modifiées afin d'être adaptées aux spécificités de celles-ci. Les dispositions sociales de la loi n° 2012-387du 22 mars 2012 concernent la santé et la sécurité du travail et ont pour objectif de simplifier les démarches des entreprises, de mettre en conformité le droit français avec le droit communautaire ou encore d'accroître la sécurité juridique des acteurs de l'entreprise. Ce nouveau texte vient ajouter un alinéa à l’article L. 4121-3 du Code du travail qui prévoit que : « L'employeur, compte tenu de la nature des activités de l'établissement, évalue les risques pour la santé et la sécurité des travailleurs, y compris dans le choix des procédés de fabrication, des équipements de travail, des substances ou préparations chimiques, dans l'aménagement ou le réaménagement des lieux de travail ou des installations et dans la définition des postes de travail. » L’article poursuit en précisant qu’à la suite de cette évaluation, l'employeur met en œuvre les actions de prévention ainsi que les méthodes de travail et de production garantissant un meilleur niveau de protection de la santé et de la sécurité des travailleurs. Il intègre ces actions et ces méthodes dans l'ensemble des activités de l'établissement et à tous les niveaux de l'encadrement. Le document unique réalisé au terme de cette évaluation doit être actualisé :

- régulièrement, au moins une fois par an ; - à l'occasion de l'aménagement des lieux de travail ou des installations et de la

définition des postes de travail ; - lors de toute transformation importante des postes, consécutive à la modification

de l'outillage ou de l'organisation du travail, au changement d'équipement, de cadences, de normes de productivité…

Le nouvel article L. 4121-3 du Code du travail dans sa rédaction du 22 mars 2012 dispose que « Lorsque les documents prévus par les dispositions réglementaires prises pour l'application du présent article doivent faire l'objet d'une mise à jour, celle-ci peut être moins fréquente dans les entreprises de moins de onze salariés, sous réserve que soit garanti un niveau équivalent de protection de la santé et de la sécurité des travailleurs, dans des conditions fixées par décret en Conseil d'Etat après avis des organisations professionnelles concernées. » Malgré l’absence de précisions en ce qui concerne la notion de garantie équivalente de protection de la santé et sécurité des travailleurs, il ne faut pas analyser ce texte comme une remise en cause de l'obligation de résultat qui pèse sur l’employeur. Cette mesure est prise afin d'alléger les contraintes des TPE, pour lesquelles l'obligation d'actualiser chaque année le document unique d'évaluation des risques à une fréquence annuelle peut représenter une obligation parfois lourde. Loi n° 2012-387 du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l’allégement des démarches administratives, art 53

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