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Los Archivos en el Siglo XXI. Entre la certeza del papel y la incertidumbre de lo digital.
Alicia Barnard A.San Luis Potosí, SLP. Octubre 17, 2013
CONTENIDO
• Los archivos a finales del siglo 20.
• Las novedades y retos para los archivos en el siglo 21
• Factores a considerar en cuanto al manejo de los documentos de archivo digitales.
• Los pendientes
• Conclusiones
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
Recursos humanos,
físicos y financieros
Instrumentos técnicos,
clasificación y disposición documental
Políticas, planes
procedimientos y esquemas de organización
Ciclo de vida
LAS TECNOLOGÍAS EN LOS 80´S
PROYECTO UBC (UNIVERSIDAD DE COLUMBIA BRITÁNICA) 1994-1997
Proyecto de investigación orientado a estudiar:
La naturaleza del documento de archivo electrónico
Los sistemas electrónicos productores de archivos electrónicos
El desarrollo de criterios para el manejo de los documentos de archivo diferenciándolos de otros sistemas
La definición de requisitos conceptuales para garantizar fiabilidad y autenticidad d los documentos de archivo digitales
La articulación de métodos administrativos, procedimentales y técnicos para la implementación de los requisitos
La evaluación de los métodos desde aspectos administrativos, jurídicos y culturales.
Sistema Red de Archivos del Gobierno Federal
• Los Archivos Administrativos en México. Cuadernos de Formación Archivística (AGN, 1983)
• Sistema de Clasificación Documental del Gobierno Federal. Lineamientos para su Diseño y Desarrollo. (AGN borrador 1985)
• Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD(G) (AGN, 1997)
Archivos en México 1980-2000
Escuela Nacional de Bibliotecología y Archivología. Licenciatura en Archivonomía
UNAM, Facultad de Filosofía y Letras. Licenciatura en Archivonomía, suspendida en 1979
Facultad de Humanidades. Licenciatura en Ciencias de la Información Documental. Integra las disciplinas Archivística, Bibliotecológica y Documental
Carrera de Técnico en Administración de Documentos CONALEP México-Canada, actualmente suspendida
Desorganización
Opacidad
Ocultamiento
Tecnologías de finales del Siglo 20
PORTALES DE LA ARCHIVÍSTICA• Legislar sobre archivos:
experiencia y reflexiones. Antonia Heredia Herrera
• La nube. Alejandro Delgado Gómez
• Los cuadros de clasificación en instituciones de educación superior: el caso de la UNAM. Brenda Cabral Vargas
Vol. 16, 2013
ISO 15489 La norma supone una puesta al día de los principios metodológicos de la archivística:
• Define características esenciales del documento de archivo.• Destaca la importancia de análisis funcional.• Da prioridad a la clasificación y valoración documental como
parte de los procesos de gestión documental.La norma proporciona una visión de los conceptos de gestión de documento a expertos de las TIC.La norma tiene en cuenta que los directivos son la clave para la aplicación de sistemas de gestión.
Joaquim Llansó SanjuanFIED I II. Lima 24-26 agosto 2011
Resistenciavs.
Innovación
El Artículo 20 dispone sobre la instrumentación de sistemas automatizados para la gestión documental para el control de procesos señalados en la misma, para la organización y conservación de archivos en cualquier formato. También se dispone que para los archivos electrónicos que serán preservados en el largo plazo, sea por necesidades del sujeto obligado o por el valor secundario de los documentos, se deberá contar con la funcionalidad de un sistema de preservación, el cual deberá cumplir las especificaciones que para ello se emitan
Artículo 21. Dispone de la emisión de lineamientos para la creación y uso de sistemas automatizados de gestión y control de documentos, tanto para formato físico como electrónico. • Aplicación invariable de los mismos instrumentos técnicos • Mantener y preservar metadatos,• Incorporar normas y medidas para garantizar autenticidad, seguridad,
integridad y disponibilidad,• Establecer procedimientos que registren la actualización, migración,
respaldo u otros procesos que afecte los documentos y que documenten cambios.
LEY FEDERAL DE ARCHIVOS
Diario Oficial de la Federación Enero 23, 2012
NOVEDADES DEL SIGLO 21. DURANTE LA PRIMERA CONFERENCIA DE LA WEB 2.0 EN SE HIZO REFERENCIA A LOS PRINCIPIOS DE LAS
APLICACIONES
La web es la plataforma
La información es lo que mueve internet
El fin del círculo de adopción de software
ahora se tienen servicios beta perpetuo (servicios
en constante mejoramiento, con
actualizaciones nuevas casi a diario, (ejem. gmail)
Los efectos de la red se mueven por una arquitectura
de participación
La innovación surge de características distribuidas por
desarrolladores independientes
Para mayor información ver el sitio “Maestros del web” en http://www.maestrosdelweb.com/editorial/web2/Alicia Barnard
LA WEB 2.0. DIMENSIONES DE ESTUDIO
los medios sociales y el
usuario,
las medios sociales y los
medios inalámbricos,
los servicios de terceros (la
nube) y accesos a
estos desde medios
móviles..
Cano, Jeimy: Análisis forense digital en la nube: el reto de la inseguridad en un ecosistema tecnológico. Julio 17, 2011. Blog IT-Insecurity (consulta, agosto 15, 2011)
SERVICIOS DE GOBIERNO DIGITAL
De gobierno a gobiernoDe gobierno a ciudadanos
De gobierno a empleados De gobierno a negocios
FORMAS DE INTERACCIÓN EN GOBIERNO DIGITAL
Información en páginas
Web
Descarga de
documentos y formularios
Tramites y servicios en línea
Pagos en línea
Gestión Documental
Gobierno Digital
Datos personales desprotegidos
WEB 2.0. REDES Y MEDIOS SOCIALES
Los medios sociales • Herramientas de redes sociales: Facebook, Linkedin• Bookmarks sociales para guardar y marcar páginas favoritas: Delicious Digg• Mundos virtuales comunidades para socializar virtualmente: Second Life,OpenSim • Librerías de fotos: Flick, Picasa• Videos: YouTube, Vimeo
Alicia Barnard
FACTORES QUE IMPACTAN A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Más documentos de archivo a causa de más interacciones.
Valor contextual incrementado por comentarios y ligas a otros sitios o publicaciones mas allá de la estructura del sitio
Percepción de larga duración
Percepción general de comunicaciones autorizadas
Administración y propiedad múltiple.
Adopción rápida e informal de la herramienta de red
Vigencia y disposición inexistente, conservación indiscriminada, a causa de los costos bajos de almacenaje.
A Report on Federal Web 2.0 use and record v alue. A study prepared by: National Archiv es and Records Administration. National Records Management Program. http://www.archives.gov/records-mgmt/resources/web2.0-use.pdf
Computación en la nube. Tecnología que permite a usuarios acceder y utilizar datos y servicios de cómputo compartidos a través de internet o de una red virtual privada o pública, la cual utiliza un rango de recursos escalables sin que ello implique la construcción de la infraestructura necesaria para utilizar y soportar esos recursos dentro de los ambientes o redes de una organización
Los servicios de la nube Privada, entre las organizaciones Públicas, por terceros Híbridas. Combinación de ambos
CULTURA ORGANIZACIONAL
• Un sistema de valores supuestos y creencias compartidas que pueden ser de naturaleza explícita o implícita que define el cómo los individuos se deben comportar y actuar, a la vez refleja el sistema sociocultural de una organización
Factores de la cultura organizacional que impactan en las prácticas de la gestión documental
Lenguaje
Tecnología
Metas estratégicas
Funciones y actividades
Empleados
La opacidad derivada de la falta de control y organización
de archivos digitales que
sirven a la rendición de cuentas y al acceso a la información.
La falta de normas, procedimientos o
lineamientos contribuyen a la
inseguridad asociada a la preservación de archivos digitales e
impiden que los riesgos de pérdida de
información sean transformados en riesgos
medibles para ser atenuados.
La pérdida de la memoria de
las instituciones y
por ende la pérdida de
los qué´s y los cómo’s se da cumplimiento
a las atribuciones delegadas.
Análisis de Riesgos.Estudio de las causas de las
posibles amenazas y probables eventos no deseados y los daños
y consecuencias que éstas puedan
producir.Wikipedia.
Multilingual Archival TerminologyMAT News and eventsMethodologyContent and featuresList of Contributors
PENDIENTES Desarrollar la estrategia conducente para alinear las estrategias de gobierno digital con la práctica archivística a través sistemas gestión documental
• Los requisitos y funcionalidades para un sistema de preservación en el largo plazo, así como los criterios de evaluación o certificación de los mismos.
• Las políticas o lineamientos específicas para la valoración documental de archivos digitales.
• Los procedimientos y requisitos para la transferencia de archivos digitales a un sistema de preservación en el largo plazo.
• Los lineamientos para los procesos de digitalización de archivos que serán preservados en el largo plazo en formato digital.
• Los lineamientos para los procesos de digitalización de archivos administrativos.• Los criterios para el diseño de planes para desastres y administración de riesgos. • Lineamientos para el manejo de correos electrónicos cuando los mismos se manejan
fuera de un sistema de gestión documental.• La regulación sobre firma digital para su preservación en el largo plazo.
En cuanto al desarrollo de políticas, lineamientos y procedimientos, se hace necesario al menos elaborar los siguientes documentos técnicos:
Se necesita además, un serio compromiso por parte de las instituciones académicas para desarrollar y difundir las mejores prácticas en la materia a través de sus programas de enseñanza, no sólo de licenciatura y posgrado, sino también de educación continua y capacitación en el trabajo.
CARTA DE LA DECLARACIÓN DE VANCOUVERUNESCO/UBC. 2012
ALGUNAS DECLARACIONES
• Actualmente, se crean muchos objetos en formato digital pero no se piensa en las formas de asegurar su accesibil idad y conservación de manera fiable, auténtica y veraz con el paso del tiempo y de los desarrollos tecnológicos. Esto se aplica también a los materiales analógicos que se convierten al formato digital.
• Una comprensión más profunda del entorno digital es fundamental para delinear modelos de conservación que respeten los principios legales fundamentales inscritos en los marcos regulatorios institucionales y que también sean capaces de alcanzar un equilibrio entre acceso y privacidad, derecho a la información y derechos económicos, respeto de la propiedad y control del patrimonio cultural local y sus tradiciones en formato digital
• Desarrollar políticas públicas que permitan la preservación del patrimonio digital en un entorno de rápidos cambios tecnológicos.
• Redactar una recomendación para promover leyes sobre depósitos legales en formatos digitales.
• Fomentar el uso de normas, pautas reconocidas mundialmente y buenas prácticas de digitalización y conservación digital entre las comunidades y organismos nacionales competentes.
CARTA DE LA DECLARACIÓN DE VANCOUVER, 2012
UNESCO/UBC. RECOMENDACIONES
¡MUCHAS, GRACIAS!ALICIA