Los documentos de Excel se denominan “libros” y están divididos en “hojas”. La hoja de cálculo es el espacio de trabajo. Excel comparte la misma interfaz de otros programas de la suite Office, por lo tanto, encontraremos elBotón de Office y la Cinta de opciones, organizada en fichas y grupos.Elementos de una hoja de cálculo:

1) Filas: espacios horizontales de la hoja de cálculo. Se identifican con números. Cada hoja de cálculo de Excel tiene1.048.576 filas.

2) Celda: es la unidad de trabajo de la hoja de cálculo. Es la intersección de una columna con una fila. Se identifica con la letra de la columna y el número de la fila, como por ejemplo, A1.

3) Cuadro de nombres: muestra el nombre de la celda activa.

4) Columnas: espacios verticales de la hoja de cálculo. Se identifican con letras. Cada hoja de cálculo de Excel tiene16.384 columnas.

5) Barra de fórmulas: muestra el contenido de la celda activa (celda seleccionada). A la izquierda de la Barra de fórmulas se encuentra un asistente para insertar funciones.

6) Controlador de relleno: es un pequeño punto de color negro que se encuentra en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada. Cuando acercamos el mouse al controlador de

relleno, el puntero toma la forma de un cruz negra fina y pequeña. El controlador de relleno es muy útil para copiar fórmulas y rellenar rápidamente datos en una planilla.

7) Etiquetas: las etiquetas identifican a las hojas de cálculo. Si hacemos clic con el botón secundario del mouse sobre la etiqueta podemos cambiarle el nombre, el color, y otras acciones que veremos más adelante.

8) Insertar hoja de cálculo: de forma predeterminada, Excel presenta 3 hojas de cálculo, pero desde este ícono podemos agregar más.

¿Cómo?Seleccione los datos que desea representar.

Sugerencia Los datos deben estar organizados en filas y columnas, con etiquetas de fila a la derecha y etiquetas de columna sobre los datos. Excel determina automáticamente la mejor manera de representar los datos en el gráfico.En la pestaña Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en el tipo de gráfico que desea usar y luego haga clic en un subtipo de gráfico.

Sugerencia Para ver todos los tipos de gráfico disponibles, haga clic en para iniciar el cuadro de diálogo Insertar gráfico y, a continuación, haga clic en las flechas para desplazarse por los tipos de gráfico.

Cuando coloca el puntero del mouse sobre algún tipo de gráfico, aparece la información en pantalla con el nombre.

Para obtener más información acerca de cualquier tipo de gráfico, vea el tema sobre tipos de gráfico disponibles.Use las Herramientas de gráficos para agregar elementos de gráficos como títulos y etiquetas de datos, y para modificar el diseño, la presentación o el formato del gráfico.

Sugerencia Si se muestran las Herramientas de gráficos, haga clic en cualquier punto dentro del gráfico para activarlas.

Pasos siguientes

Para conocer mejor los elementos que puede agregar o modificar en el gráfico, haga clic en las pestañas Diseño, Presentación y Formato y, a continuación, explore los grupos y opciones que se incluyen en cada pestaña.

También puede tener acceso a las características de diseño, presentación y formato disponibles para los elementos de gráfico específicos (como ejes del gráfico o la leyenda). Para ello, haga clic con el botón secundario en esos elementos del gráfico.

Gráficos de anillos

En un gráfico de anillos se pueden representar datos organizados únicamente en columnas o en filas de una hoja de cálculo. Al igual que un gráfico circular, un gráfico de anillos muestra la relación de las partes con un todo pero puede contener más de una serie de datos.

Gráficos de superficie

En un gráfico de superficie se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo. Un gráfico de superficie es útil cuando busca combinaciones óptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topográfico, los colores y las tramas indican áreas que están en el mismo rango de valores.

Puede utilizar un gráfico de superficie cuando ambas categorías y series de datos sean valores numéricos.

Crear un informe de tabla dinámica

Con un informe de tabla dinámica puede resumir, analizar, explorar y presentar un resumen de los datos de la hoja de cálculo o un origen de datos externos. Un informe de tabla dinámica es especialmente útil cuando tiene una larga lista de cifras para sumar y los datos agregados o subtotales podrían servir para mirar los datos desde perspectivas diferentes y comparar las cifras de datos similares.

Por ejemplo, el siguiente informe de tabla dinámica muestra cómo se comparan las ventas totales del departamento de golf correspondientes al tercer trimestre (que se encuentran en la celda F3) con las ventas de otro deporte o trimestre, o con las ventas totales de todos los departamentos.

1. Datos de origen, en este caso, de una hoja de cálculo

2. Valores de origen del resumen del Trim3 de golf en el informe de tabla dinámica

3. Informe de tabla dinámica

4. Resumen de los valores de origen en C2 y C8 de los datos de origen

Importante Si bien también puede crear un informe de tabla dinámica para un origen de datos externos, en este artículo de inicio rápido se describe cómo crear uno para los datos de la hoja de cálculo.

¿Cómo?Definir el origen de datos del informe de tabla dinámica

Para usar datos de la hoja de cálculo como origen de datos, haga clic en una celda del rango de celdas que contiene los datos.

Para usar los datos de una tabla de Microsoft Excel como origen de datos, haga clic en una celda dentro de la tabla de Excel.

Nota Asegúrese de que el rango tiene encabezados de columna o que se muestran los encabezados en la tabla y, asimismo, que no hay filas en blanco en el rango o tabla.Crear el informe de tabla dinámica

1. En el grupo Tablas de la pestaña Insertar, haga clic en Tabla dinámica.

Sugerencia Para crear un gráfico dinámico basado en el informe de tabla dinámica, haga clic en la flecha situada debajo de Tabla dinámica y, a continuación, haga clic en Gráfico dinámico.

2. En el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica, asegúrese de que Seleccione una tabla o rango está seleccionado y, a continuación, en el cuadro Tabla o rango, compruebe el rango de las celdas.

Excel determina automáticamente el rango del informe de tabla dinámica, pero puede reemplazarlo por otro rango diferente o por un nombre que haya definido para el rango.

Para los datos en otra hoja de cálculo u otro libro, incluya el nombre del libro y hoja de cálculo usando la sintaxis [nombreDeLibro]nombreDeHoja!rango.

Sugerencia También puede hacer clic en Contraer diálogo para ocultar el cuadro de diálogo de forma temporal, seleccionar el rango en la hoja de

cálculo y, a continuación, hacer clic en Expandir diálogo .

3. Realice una de las siguientes acciones:o Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva

empezando por la celda A1, haga clic en Nueva hoja de cálculo.o Para colocar el informe de tabla dinámica en una ubicación específica

en una hoja de cálculo existente, seleccione Hoja de cálculo existente y, a continuación, en el cuadro Ubicación, escriba la primera celda del rango de celdas en la que desea ubicar el informe de tabla dinámica.

4. Haga clic en Aceptar.

Excel agrega un informe de tabla dinámica vacío en la ubicación especificada y muestra la Lista de campos de tabla dinámica para que pueda agregar campos, crear un diseño o personalizar el informe de tabla dinámica.

Nota Si también ha creado un gráfico dinámico, éste se muestra encima del informe de tabla dinámica asociado. Un informe de tabla dinámica y su gráfico dinámico asociado correspondiente siempre deben estar en el mismo libro.

Agregar campos al informe de tabla dinámica

En Lista de campos de tabla dinámica, realice uno o varios de los siguientes procedimientos:

Para colocar un campo en el área predeterminada de la sección de diseño, active la casilla junto al nombre del campo en la sección del campo.

De forma predeterminada, los campos no numéricos se agregan al área Etiquetas de fila, los campos numéricos se agregan al área Valores y las jerarquías de fecha y hora de OLAP se agregan al área Etiquetas de columna.

1. La sección de campo contiene los nombres de campo de los campos que se pueden agregar a la sección de diseño

2. La sección de diseño contiene las áreas Filtro de informe, Etiquetas de columna, Etiquetas de fila y Valores.

Para colocar un campo en un área específica de la sección de diseño, haga clic con el botón secundario en el nombre de campo en la sección del campo y, a continuación, seleccione Agregar a filtro de informe, Agregar a etiquetas de columna, Agregar a etiquetas de fila o Agregar a valores.

Para arrastrar un campo al área que desea, haga clic y mantenga presionado en el nombre del campo en la sección de campo y, a continuación, arrástrelo hasta un área en la sección de diseño.

Sugerencia Puede usar la lista de campos de tabla dinámica para reorganizar los campos más tarde según sea necesario; para ello, deberá hacer clic con el botón secundario en los campos de la sección de diseño y seleccionar el área que desee, o bien arrastrar los campos entre las áreas de la sección de diseño.

Pasos siguientes

Para adquirir una buena idea de lo que puede hacer en el informe de tabla dinámica, haga clic en las pestañas Opciones y Diseño en Herramientas de tabla dinámica, que estarán disponibles si hace clic en cualquier lugar de la tabla dinámica. A continuación, examine los grupos y opciones incluidos en cada pestaña.

También puede tener acceso a opciones y características que están disponibles para elementos específicos de la tabla dinámica si hace clic en dichos elementos.

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