LOS DOCUMENTOS EN LAS TRANSACCIONES COMERCIALES

Definicion- son la base de las transacciones comerciales. Frecuentemente estos documentos son basicos, de apoyo e informativos; constituyen la fuente de datos para el registroCONTABLE. El contador lo identifica como un soporte contable.

Documentos negociables- Son aquellos que vienen a completar la actividad comercial. Generalmente, por seguridad y comodidad , cuando las personas realizan un negocio prefieren no cancelar en efectivo , por situaciones de control se giran cheques. Los documentos que utilizaremos son los siguientes:

Cheque Pagare Letras de cambio Pólizas de acumulación Bonos

CHEQUE- Es una orden de pago inmediato que el girador entrega al beneficiario, a cargo de una istitucion bancaria.

Documento girado a cargo de un banco, pagadero a la vista. Las personas que intervienen en el cheque son :

Girador Beneficiario Girado

GIRADOR- es la persona que expide el cheque, lo firma y ordena el pago.BENEFICIARIO- Es la persona o entidad a favor de la cual se expide el cheque.GIRADO-Institucion bancaria que debe realizar el pago del cheque.

CLASES DE CHEQUES- Diversas son las modalidades de emisión de cheque, a saber:

CHEQUE A LA ORDEN : Es el documento que se gira a la orden de una persona natural o juridica.

CHEQUE DE GERENCIA.- esta clase de cheques solamente puede ser girado por una institución bancaria, para cancelar sus obligaciones.

LETRA DE CAMBIO.- Es un documento negociable que facilita las transacciones a crédito; mediante este documento una persona llamada DEUDOR se compromete a pagar al acreedor una cantidad de dinero en el plazo establecido con un interés legal.

1- N°. De L/C.- que se expresa en el numerador: Numero de Orden. 2- Son o Por $: Se registra la cantidad a pagar mensualmente.

3- Ciudad: la ciudad en que se realiza la transacción.4- Fecha: El día, mes y año en que se llevó a cabo la transacción5- Vence en: La fecha de vencimiento de la L/C, que puede ser la primera,

segunda, tercera o cuarta.6- En este lugar a: Se registra el número de días de vencimiento de la L/C.7- LETRA DE CAMBIO a la orden de : Nombre de empresa o comerciante que

venda.8- La cantidad de : cantidad literalmente escrita.9- Mas el interés que se encuentra vigente.10- Nombre del deudor (comprador)11- Datos del vendedor o Acreedor.

ESTRUCTURA DE LA LETRA DE CAMBIO (REVERSO)

REVERSO Fecha en que se realizó la transacción y firma del deudor con # de cedula o el RUC si es empresa o comerciante.

Por aval.- la misma fecha anterior y firma del garante.

PAGARÉ.- Es un documento de CREDITO que contiene una promesa escrita a pago por cierta cantidad en un tiempo dado.

LA PÓLIZA DE ACUMULACIÓN es una inversión a plazo fijo que devenga interés pagadero al vencimiento, a través de títulos emitidos por el Banco en papel de seguridad. Las pólizas pueden ser a la orden o nominativas.

BONOS.- Valor puesto a la venta de los bancos, empresas o el propio Estado para captar del mercado en dinero en efectivo, por una tesorería publica, a corto o largo plazo, al portador o normativa.

El estado como las demás instituciones, emite estos bonos para obtener recursos económicos, a fin de cubrir los gastos del presupuesto en vigencia

DOCUMENTOS NO NEGOCIABLES.- Son todos aquellos que necesariamente imponen la marcha de una empresa, lo de uso constante y corriente; aquellos que están ligados a la vida misma del comercio y sin cuya existencia el desorden y la falta de control más absoluto imperarían en cualquier institución,

Están contenidos en formularios redactados en tal forma que las indicaciones que se encuentran ya impresas, son guías suficientes para comprender su uso y completar con pocos datos su contenido, entre esos documentos tenemos los siguientes.

- Factura- Vale de caja- Recibos- Notas de crédito- Notas de debito- Papeletas de deposito

VALE DE CAJA.- es una constancia escrita y certifica el compromiso que la persona adquiere consigo mismo por recibir un préstamo de cierta suma de dinero el cual deberá ser pagada posteriormente. Generalmente el vale se lo utiliza con mucha frecuencia para registrar el dinero que se entrega al mensajero para entrega de correspondencias, etc.

NOTA DE DEBITO COMERCIAL.- comprobante que se utiliza para contabilizar una cuenta, valores a favor de la empresa y contra un cliente, por gastos, intereses o rectificaciones. También se emite por devoluciones en ventas (crédito).