Los indicadores clave de tu negocio

ÍNDICE

• Presentación

• Contexto actual en las Pymes

• ¿Qué necesitan?

• Solución: Cuadro de Mando Integral

• Funcionalidades

• Modalidades de Uso

• Beneficios

• ¿Por qué elegir a Grupo Neolan?

• Próximos pasos: Prueba de Concepto

Presentación

• Grupo Neolan es una sociedad aragonesa fundada en 1992, especializada en consultoría y servicios informáticos,

comunicaciones y sistemas integrados de gestión empresarial, que esta respaldada por numerosos proyectos llevados a cabo

en los ámbitos de consultoría de empresas, programación informática, implantación de ERP y poutsourcing informático; teniendo

clientes tanto en numerosos puntos de Aragón, Navarra y la Rioja, como en diversos lugares del resto de España.

• El ámbito de actuación de la compañía esta dirigido tanto a las pequeñas como a las medianas empresas, con el objetivo de

dar servicios integrales en el mundo de las nuevas tecnologías de la información.

• Grupo Neolan ofrece su colaboración a los clientes en:

1. Detección, organización e implementación de soluciones en Tecnologías de la Información

2. Realización de Análisis, diseño y desarrollo de Proyectos

3. Aportación de la experiencia y capacidad de su equipo de profesionales

4. Implantación y soporte de las mejores soluciones

Contexto actual en las PYMES

• «Nos hemos gastado mucho dinero en un ERP ysigo sin tener la información que necesito»

Actualmente, la mayoría de las Pymes poseen y generan diariamente una enormecantidad de datos imposibles de analizar a simple vista.

En la mayoría de las Empresas, los Sistemas de gestión tipo ERP y/o las herramientas deBusiness Intelligence disponen de mucha información, pero por el contrario los usuariosdisponen de poco tiempo para el análisis sea cual sea su posición en el organigramaempresarial.

Contexto actual en las PYMES

• «La información que recibo es compleja ypierdo mucho tiempo en su análisis»

La mayor parte de estos datos generados no aportan la información necesaria a la tomade decisiones empresariales debido a su complejidad con el agravante de tardanza en suobtención.

Los Sistemas mencionados no trabajan por excepción, sino todo lo contrario, por revisión delos datos con un número elevado de cuadros y gráficos e indicadores que requierenmucho tiempo de análisis por parte de los usuarios para poder sacar conclusiones y actuar.

Contexto actual en las PYMES

• «Tardo mucho tiempo en tener la informaciónque pido»

Los diferentes departamentos de la Empresa están centrados con el día a día y la realizaciónde informes consume mucho tiempo que normalmente se considera no productivo.

Contexto actual en las PYMES

• «No puedo seguir gestionando la empresa coninformación histórica»

Es cierto que la historia es importante y que debemos aprender de la trayectoria que se haseguido, pero es necesario enfocar hacia adelante, hacia la Estrategia y su cumplimiento.

Contexto actual en las PYMES

• «Los datos están en muchos sistemas diferentesy cuando viajo no tengo acceso a ellos.»

Los sistemas Cloud Computing y la tecnología móvil ya no son una opción sino unanecesidad.

¿Qué necesitamos?

Necesitamos una Gestión de Indicadores de Negocio (KPI)que nos informe en tiempo real sobre la Información de aquellas variables u objetivos definidos en la Estrategia

Global de la Empresa.

• Necesitamos un sistema que sea:

Potente y sencillo: La potencia debe estar relacionada con en su facilidad de uso.

Flexible: El sistema de alertas proporciona la información lo antes posible.

Proactivo: La información se obtiene de forma automática sin petición previa del usuario.

Ahorre costes y aumente ingresos: Nos permite anticiparnos a los problemas y evitar costeso pérdida de ingresos.

Integre datos diversos: ERP, CRM, Excel, etc.

Independiente y autónomo: No depender de terceros a la hora de obtener la información.

Mínima inversión: En software, sin costes de mantenimiento.

¿Qué necesitamos?

• Herramienta de gestión que facilita la toma dedecisiones, y que recoge un conjunto coherente deindicadores que proporcionan a la Alta Dirección y alos responsables de Áreas de Negocio, una visióncomprensible del negocio o de su área deresponsabilidad.

• La información aportada por el cuadro de mando,permite enfocar y alinear los equipos directivos,las unidades de negocio, los recursos y los procesoscon las Estrategias de la Organización.

Solución: Cuadro de Mando Integral CMI4all

• CMI4all proporciona la información relevante y losindicadores clave de su negocio al momento, permitiendo deforma sencilla y rápida supervisar y controlar su negocio encualquier momento y lugar.

• Con CMI4all se combinan los datos de su negocio: facturación,pedidos, contabilidad, clientes… En un cuadro de mandos móvilque los representa a través de indicadores para su seguimiento.

• Con indicadores adaptados a su negocio. Con informacióndetallada y en profundidad.

• Garantizando que toda la información y sus datos quedanasegurados.

Solución: Cuadro de Mando Integral CMI4all

CONOZCA LA SALUD DE SU NEGOCIO

Conocer el estado de su negocio, saber si las cosas van bien o van mal, es a veces una tarea muy laboriosa; hay que pedir informes, ver datos en el programa de gestión ERP, en la

contabilidad, consultar a diferentes responsables, etc.

Con CMI4all esto no ocurre, la app se encarga de recopilar toda esa información de forma automática y representarla a través de diferentes indicadores en un cuadro de mandos móvil

al que puede acceder desde su tablet.

Cada indicador dispone de un valor objetivo y tramos o rangos, que indican el nivel de cumplimiento de los indicadores. Un gráfico que muestra la evolución en el tiempo y acceso

a más detalles o nivel de profundidad de los datos.

Solución: Cuadro de Mando Integral CMI4all

• En las siguientes pantallas vamos a ver ejemplos de Indicadores clave en cada una

de las 4 perspectivas que contempla un Cuadro de Mando Integral.

• Explicaremos el significado de cada indicador y veremos con pantallas reales como

se muestran al Usuario.

• Vamos a ver los siguientes KPI:

1. Plazo de entrega de los Pedidos de Venta

2. No Conformidades

3. EBITDA

4. Ratio de Liquidez

5. T.A.M. de Ventas

6. Plazo medio de cobro

Funcionalidades

• Este KPI nos indica la capacidad de la Organización para satisfacer los requerimientos de losClientes en el tiempo marcado como Objetivo.

• Para conseguir este Objetivo tienen que funcionar correctamente todas las Áreas de la cadenade suministro: Administración, preparación de pedidos, recepción de productos, transporte,calidad, etc.

• Su cumplimiento implica un aumento de los Ingresos debido a una reducción de los costes deoperación( disminución de las no conformidades, mejor control de inventario, mayor calidad,etc)

Funcionalidades: Plazo medio de entrega de pedidos

Al “pinchar” en el KPI de Plazos de Entrega, vemos un gráfico que nos muestra la evolucion de los plazos de entrega de los Pedidos de Venta.

Opcionalmente, el desglose se puede hacer por diferentes tipos de Pedidos.

Funcionalidades: Plazo medio de entrega de pedidos

• Si partimos de la base de que un cliente satisfecho transmite su sensación de positividadal menos a tres personas, y que un cliente insatisfecho transmite su malestar a por lomenos nueve personas, y a esto, le unimos que, captar un nuevo cliente es 4 veces máscaro que retener uno ya existente, hablar de estrategia de fidelización de clientes ya no esuna opción para las compañías, es una obligación.

• Este KPI nos permite medir el grado de satisfacción general del parque de Clientes. Se puedemedir por meses/trimestres/etc

Funcionalidades: No conformidades

• EBITDA es el acrónimo en inglés de los ingresos antes de intereses, impuestos,depreciaciones y amortizaciones.

• Este KPI es un indicador financiero muy utilizado pues nos muestra cual es el resultado realde la empresa con motivo de su actividad comercial, ya que no tiene en cuenta ciertoscriterios contables como la depreciación y la amortización, ni el efecto de los impuestos y losintereses financieros.

Funcionalidades: EBITDA

Al “pinchar” en el KPI EBITDA, vemos gráficos que nos muestran la situación

actual, la evolución del KPI en los últimos 12 meses y la evolución en los

últimos 3 años.

Funcionalidades: EBITDA

• Los ratios de liquidez comprenden un conjunto de indicadores y medidas cuya finalidad esdiagnosticar si una entidad es capaz de generar tesorería, o lo que es lo mismo, convertirsus activos en liquidez a través de su ciclo de explotación.

• Este ratio mide la capacidad que tiene la Empresa para atender sus compromisos a cortoplazo con los activos líquidos que posee, es decir con su tesorería y aquellos activos quepuedan ser considerados como cuasi tesorería.

Funcionalidades: Liquidez

Al “pinchar” en el KPI, vemos gráficos que nos muestran los ratios de

liquidez , el de liquidez inmediatay el desglose de la cartera de efectos a cobrar/pagar por

periodos de tiempo.

Funcionalidades: Liquidez

Al “pinchar” en el desglose de pagos por periodos de tiempo, veremos mas información de detalle:

1. ABC de pagos (resumen de pagos por proveedor)

2. Vencimientos de pago (detalle pago a pago ordenado por vencimiento)

Funcionalidades: Liquidez

• Las cifras de venta pueden experimentar grandes oscilaciones a lo largo del año debido a losdatos estacionales o a efectos puntuales sobre la actividad, por lo que el estudio de losresultados mensuales no pueden proporcionarnos datos directos sobre las tendencias en lasventas. Para lograrlo, utilizamos el conocido como "TAM"

• El TAM se calcula sumando las ventas del mes actual más las acumuladas de los últimos12 meses.

Funcionalidades: TAM de ventas

Al “pinchar” en el KPI, veremos mas información de detalle correspondiente a los datos

mensuales.

Funcionalidades: TAM de ventas

Al “pinchar” en un mes en concreto, podemos ver los datos del periodo desglosados por varios criterios: Ruta, Segmento, etc.

Funcionalidades: TAM de ventas

• El plazo medio de cobro mide el número de días, en promedio, que una empresa tarda en cobrar de susclientes.

• Cuanto más elevado sea el valor de este ratio, significará que la empresa tiene un mayor volumen de recursosindisponibles, llegando el caso de tener que recurrir a la financiación externa (líneas de crédito).

• Otro de los factores que puede afectar negativamente a este indicador es la política comercial de crédito. Endeterminadas ocasiones, para incrementar las ventas se ofrece el aplazamiento del pago con el consiguientecoste financiero que ello supone. Asimismo, el aumento de la morosidad en la cartera de clientes puede hacerque se dispare el periodo medio de cobro.

Funcionalidades: Plazo medio de cobro

Funcionalidades: Plazo medio de cobro

Adicionalmente a la gestion de KPI, tenemos la funcionalidad derecibir varios tipos de alertas parametrizadas. Algunas alarmas:

• Clientes no rentables por encima de un umbral

• Retrasos en la entrega de pedidos (umbrales por importe y dias)

• Impagados por encima de un cierto importe

• …

Funcionalidades: Alarmas

Funcionalidades: Alarmas

• A continuación, se muestra una relación con los KPI más importantes encuadrados en cadaPerspectiva del Cuadro de Mando Integral.

Por supuesto, cada empresa deberá elegir entre ellos los más adecuados para su negocio

Funcionalidades: Perspectivas desde CMI4all

• Beneficio neto / Utilidad neta: son los ingresos menos los gastos.

• Margen de beneficio neto / Margen de utilidad neta: es el porcentaje de ingresos que son beneficio neto.

• Margen de beneficio bruto / Margen de utilidad bruta: es el porcentaje de ingresos que son beneficio bruto.

• Margen de beneficio operativo / Margen de utilidad operativa: muestra la eficiencia de una empresa en el controlde costes. Se calcula dividiendo los ingresos operativos o de explotación por las ventas netas.

• EBITDA o beneficio bruto de explotación calculado antes de la deducción de los gastos financieros.

• Tasa de crecimiento de los ingresos: es la velocidad a la que aumentan los ingresos de la empresa.

• Rentabilidad de la inversión (ROI): son los ingresos generados a partir de la inversión de dinero en algún aspecto delas operaciones de la empresa, en relación al coste de dicha inversión.

• Rentabilidad sobre los activos (ROA)

• Relación deuda / patrimonio

• Relación de gastos de funcionamiento (REA)

Funcionalidades: Perspectiva Financiera

• Índice de promotores netos (NPS): diferencia entre clientes promotores (que hablan bien) y detractores (que hablan mal) de

la marca, empresa o servicio.

• Tasa de retención de clientes: ¿Cuántos de nuestros clientes vuelven a por más? ¿Y en qué medida son leales a nuestra

marca, empresa o servicio?

• Índice de satisfacción del cliente

• Tiempo del ciclo de cumplimiento de los pedidos (OFCT): es el tiempo que pasa desde que el cliente realiza el pedido

hasta que recibe el producto o servicio.

• Tasa de entrega completa y a tiempo (DIFOT): es el número de pedidos completados y entregados a tiempo, en

comparación con el número total de pedidos.

• Rentabilidad del cliente: beneficios que nos deja un cliente tras deducir todos los costes derivados de captar y conservar a

dicho cliente (publicidad, atención al cliente, etc).

• Valor del tiempo de vida del cliente (CLV): es el valor generado por un cliente en su relación con la compañía a lo largo del

tiempo.

• Índice de rotación de clientes: tiene en cuenta las altas y bajas de clientes durante un período determinado de tiempo.

• Fidelización del cliente

• Quejas de los clientes

Funcionalidades: Perspectiva Cliente

• Tasa de uso de la capacidad (CUR): indica en qué medida una empresa utiliza su capacidad productiva. ¿Estamos

alcanzando realmente nuestro potencial con la cantidad de trabajo que realizamos y los recursos de los que disponemos?

• Tasa de contracción de inventario (ISR): indica la pérdida de inventario debido a diversos factores, incluyendo hurto y

robo.

• Variación en el cronograma del proyecto (PSV): ¿Se están cumpliendo los tiempos de realización de nuestros

proyectos?

• Variación en el coste del proyecto (PCV): ¿Logramos completar nuestros proyectos sin sobrepasar el presupuesto

inicial?

• Medida del valor ganado (EV): valor generado por los proyectos que la empresa tiene en marcha.

• Rendimiento de primera pasada (FPY): medida para evaluar la eficiencia inicial de un proceso de producción de

múltiples pasos. Equivale al porcentaje de producto sin defectos antes de realizar una revisión del trabajo.

• Nivel de retrabajo: trabajo que hay que realizar para corregir los defectos de un trabajo realizado previamente.

• Índice de calidad: ¿Está la calidad de nuestros productos o servicios al nivel de lo que esperan nuestros clientes?

• Tiempo de inactividad de la máquina o procesos: ¿Cuánto tiempo se desperdicia por inactividad, fallo técnico o

enfermedad personal?

• Resolución al primer contacto (FCR): mide la eficacia, eficiencia y nivel de satisfacción del cliente en su primer contacto

con la marca o empresa.

Funcionalidades: Perspectiva Procesos Internos

•Ingresos por empleado

•Índice de satisfacción de los empleados

•Nivel de compromiso de los empleados: ¿En qué medida el comportamiento de los empleados contribuye a los objetivos generales de la empresa?

•Indicador de respaldo del personal: ¿Qué posibilidades hay de que nuestro personal recomiende a nuestra empresa como un buen sitio en el que trabajar?

•Tasa de rotación de personal

•Promedio de permanencia del personal

•Factor de Bradford: mide el absentismo laboral. ¿Cuánto le está costando a la empresa la ausencia no autorizada de personal?

•Relación de competitividad salarial (SCR)

•Tiempo de contratación

•Rentabilidad de la inversión en formación

Funcionalidades: Perspectiva Formación y Aprendizaje

• Pago por uso, es la nueva forma de adquirir el software, donde por una cuotamensual se puede utilizar el producto sin tener que preocuparse por la disponibilidad,seguridad, actualizaciones, etc.

No hay que hacer un desembolso inicial alto para poder utilizar el servicio.

El alquiler es un gasto deducible

• Compra, licencia de servidor/cliente para un número determinado de usuarios y posteriormente se paga un mantenimiento anual.

Permite realizar una implantación propia y/o adaptación del producto.

Idóneo para empresas que dispongan de un Departamento de Informática.

Modalidades de uso

Incremento de ingresos

Incremento de la cifra de negocio

Mejora la satisfacción y el servicio a losclientes

Mejora el tiempo respuesta al mercado

Facilita la toma de decisiones

Aumenta la habilidad para hace frente alos competidores

Beneficios

Ahorro de costes

Reducción de los costes operativos

Automatización de procesos manuales

Mejora de los procesos operativos

Mejora de la agilidad de la organización

• Necesitas un Socio que entienda los cambios y tendencias en las Tecnologías de la Información y en paraleloconozca tu Sector de Actividad.

• También necesitas un socio tecnológico con la suficiente experiencia y flexibilidad para proporcionarte Solucionesque necesitas en el continuo entorno cambiante de los Negocios.

• Nuestros Consultores tienen la capacidad de analizar ampliamente tus necesidades de negocio, suministrandosoluciones flexibles y estratégicas.

• Como Socios Tecnológicos, proporcionamos soluciones a medida, experiencia en la industria y capacidades degrupo.

• Nos posicionamos contigo en todo momento: en los cambios, oportunidades y necesidades.

¿Por qué elegir a Grupo Neolan?

¿Cómo saber si la implantación de algún proyecto de Tecnología traerá al Negocio los beneficios esperados?

• Podemos establecer una demostración practica y tangible con su propio sistema ERP o con datosgenéricos, para verificar que el concepto es susceptible de ser positivo para transformar la forma deenfocar su Negocio.

• Siempre firmamos un acuerdo de no divulgación para que pueda estar seguro de sus datos y procesosde negocio. La Prueba de Concepto es segura, confidencial y sin ningún compromiso.

Próximos pasos: Prueba de Concepto