Los servicios de archivo y el concepto de usuario: un estudio del R A M P

Programa General de Información y UNISIST

Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura París, 1984

Original inglés PGI-84/WS/5 PARIS, 1984

LOS SERVICIOS DE ARCHIVO Y EL CONCEPTO DE USUARIO:

ESTUDIO DEL RAMP

preparado por Hugh A. Taylor

Programa General de Información y UNISIST

Organización de las Naciones Unidas para la Educación,la Ciencia y la Cultura

Asiento de catálogo que se recomienda:

Taylor, Hugh A.

Los Servicios de archivo y el concepto de usuario ; Estudio del RAMP/preparado por Hugh A. Taylor /para el/ Programa General de Información y UNISIST - París: Unesco, 1984. - iii, 72 págs.; 30 cm. - (PGI-84/WS/5)

I. Título II. Programa General de Información y UNISIST III. Programa de Gestión de Documentos y de Archivos (RAMP)

© Unesco, 1984

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PROLOGO

Para atender las necesidades de los Estados Miembros, y en particular de los países en desarrollo, en los campos especializados de la gestión de documentos y la administración de archivos, la División del Programa General de Información de la Unesco ha establecido un Programa a Largo Plazo de Gestión de Documentos y de Archivos (RAMP).

Los elementos básicos del programa RAMP se ciñen a los temas generales del Programa General de Información. Por ello, el RAMP comprende proyectos, estudios y otras actividades destinados a:

1. Promover la formulación de políticas y planes de información (nacionales, regionales e internacionales).

2. Promover y difundir métodos y normas para el tratamiento de la información.

3. Contribuir al establecimiento y desarrollo de las infraestructuras de información.

4. Contribuir al establecimiento y desarrollo de los sistemas especializados de información en los campos de la educación, de la cultura y la comunica­ción y de las ciencias exactas y naturales y las sociales.

5. Fomentar la formación de los especialistas y de los usuarios de la información.

El presente estudio, preparado en virtud de un contrato con el Consejo Interna­cional de Archivos (CÍA), apunta a ayudar a los archiveros y, por ende, a los espe­cialistas de la información a crear, desarrollar y evaluar unos sistemas y servicios de archivo modernos, en particular en relación con el concepto de usuario y la fun­ción de éste en tales sistemas y servicios.

Se agradecerá el envío de observaciones y sugerencias a la División del Progra­ma General de Informac ion (Unesco, 7 Place de Fontenoy, 75700 París), a la cual pueden solicitarse también otros estudios preparados con arreglo al programa RAMP y que se enumeran en el apéndice del presente estudio.

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INDICE

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INTRODUCCIÓN 1

1 . INDOLE DEL PROBLEMA 3

1.1 La necesidad de comunicar en un medio ambiente frágil 3

1.2 Creciente percepción de los archivos como elementos del patrimonio 4

1.3 Los medios de registro y la función del archivero 4

1.4 Evolución de los archivos 7

2. LA INFORMACIÓN, EL USUARIO Y EL UNIVERSO DEL SABER 10

2.1 Características de la información 10

2.2 El cerebro humano y la localización o recuperación de información 12

2.3 El universo del saber y el método científico 12

2.4 El dilema del archivero 13

2.5 Utilización de la información 14

3. NECESIDADES Y COMPORTAMIENTO DE LOS USUARIOS 16

3.1 Necesidades fundamentales 16

3.2 Aspecto subjetivo de la investigación 17

3.3 Reacción del archivero ante el comportamiento del usuario 18

3.4 Reacción del bibliotecario ante el comportamiento del usuario. . . . 19

3.5 Los administradores y los archiveros como usuarios 21

3.6 El acceso y los archiveros 23

4. EL PRELUDIO AL SERVICIO: INVENTARIOS PREVIOS, EVALUACIÓN Y ADQUISICIÓN . 25

4.1 Inventarios previos 25

4.2 Evaluación 25

4.3 Adquisición 26

5. EL USUARIO EN LA SALA DE TRABAJO: PERFECCIONAMIENTO DE LOS SISTEMAS MANUALES 29

5.1 El archivo tradicional 29

5.2 Posibles perfeccionamientos 30

5.3 Los "archivos totales" 31

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5.4 Fotografías 33

5.5 Película y sonido 35

5.6 Cuadros, dibujos, estampas y mapas 36

6. LOS ARCHIVOS LEGIBLES EN MAQUINA 40

6.1 Problemas para el usuario 40

6.2 Problemas para el archivero 44

7. LA AUTOMATIZACIÓN EN LA SALA DE TRABAJO 47

7.1 Necesidad de la automatización 47

7.2 Beneficios para los investigadores 48

7 .3 Beneficios para los archiveros 49

7.4 Consecuencias para la normalización 49

7.5 Relaciones con los sistemas de bibliotecas automatizados. . . 50

8. LAS REDES 53

8.1 Orígenes 53

8.2 Tipos 53

9. MAS ALLA DE LA SALA DE TRABAJO: LOS SERVICIOS DE EXTENSION . . . . 56

9.1 Actitudes 56

9.2 Definición y alcance 56

10. EL USUARIO EN EL FUTURO: FORMACIÓN E INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO. . 58

10.1 Formación 58

10.2 Investigación y desarrollo 59

INTRODUCCIÓN

Por su misma naturaleza, el presente estudio ha tenido que abarcar un campo muy extenso, para intentar situar el tema de los servicios de archivo y los usua­rios en el contexto de las técnicas de comunicación existentes y de otras formas análogas de evolución de la bibliotecología.

He procurado abordar los aspectos más destacados que se examinan actualmente en las obras publicadas de modo tal que quepa considerarlos como un todo y en estre­cha relación mutua. La profesión de archivero necesita urgentemente sus propios estudios sobre los usuarios, y espero que este análisis preliminar tenga una cierta utilidad práctica inmediata y suscite, además, investigaciones específicas y cientí­ficamente respetables sobre el particular. Lamento sobre todo que se limite casi exclusivamente a las fuentes publicadas en inglés, a causa en gran parte de mis la­gunas en el conocimiento de otras lenguas.

Estoy muy especialmente agradecido al Dr. Frank B. Evans por sus orientaciones y a Michael Cook, de la Universidad de Liverpool, y a Michael Roper, de la Public Record Office de Londres, que leyeron también el original y me aportaron muy útiles sugerencias.

Hugh A. Taylor

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1 . INDOLE DEL PROBLEMA

1.1 La necesidad de comunicar en un medio ambiente frágil

1.1.1 La superficie de nuestro planeta es mucho más frágil de lo que solía pensarse. La explotación del medio natural nos ha puesto en una situación de grave peligro ecológico. El medio ambiente estrictamente humano ha sido desestabilizado por la destrucción de la vida en gran escala y por la creciente disparidad entre los ricos y los pobres. A ello se suma la amenaza de nuestra aniquilación, que no da muestras de estar disminuyendo. A diferencia del mundo animal, nuestra voluntad de sobrevivir como especie no es instintiva; somos todos nosotros criaturas que han de depender de sus instituciones y costumbres culturales para mantener su exis­tencia, y tenemos que procurar constantemente realizarnos a través de ellas para evitar el desastre. Pero se observan signos de percepción del problema, así como movimientos que podrían llevarnos a un mundo más estable, a condición de que poda­mos sobrevivir y trascender los cambios de nuestros valores y prioridades, la manera de vernos a nosotros mismos y el modo en que comunicamos. La causa esencial del problema es la necesidad de comunicar más plenamente, no sólo con palabras y gestos sino también por medio de todos nuestros sentidos y de la tecnología de la comunica­ción, que es una prolongación de nosotros mismos.

1.1.2 Como archiveros, no debemos pensar que trabajamos aisladamente al servi­cio de pequeños "públicos" esotéricos, sino como parte integrante de un entorno cul­tural del que depende la supervivencia de la humanidad. La cultura es una palabra casi imposible de definir, pero cabe entenderla en este contexto como lo que nos ha­ce más acabados y más capaces de interactuar plenamente con los demás en nuestra "aldea mundial".

1.1.3 Para salir airosos en nuestra función de conservadores del pasado, debe­mos ante todo ser comunicadores, no sólo en el sentido limitado de propugnar un pun­to de vista o de mejorar nuestra imagen pública (aunque esto puede resultar necesa­rio a veces) sino porque ello se deriva más bien de la impresionante tarea de transmitir la memoria colectiva de una generación a la siguiente, aumentando la ca­pacidad de recordar y cargando esa memoria con los recursos dignos de ser conserva­dos permanentemente, lo cual constituye quizá la labor más difícil de todas. El mejor modo de percibir el valor de nuestro trabajo consiste en imaginar un organis­mo que tuviera la facultad de destruir todo lo consignado en todo tipo de medios, entre ellos el texto impreso. El resultado sería probablemente una amnesia genera­lizada que desembocaría en la locura, por lo muy intensamente que dependemos de los elementos que componen nuestros medios de registro para todo lo que hemos llegado a ser y como puntos de referencia en el futuro.

1.1.4 Junto con nuestros colegas de las bibliotecas, los museos, las galerías de arte y quienes trabajan en lugares históricos, a todos nos consta que nuestro en­torno cultural entero, en su relación con el pasado, es también frágil en un senti­do físico y, por ende, también en un sentido social. Los ácidos, subproductos de la industria, y los residuos y desechos han acelerado la destrucción de la piedra, del papel y de otros materiales, por lo que el hecho de conservar documentos, libros y otros objetos en los archivos no garantizará por sí sólo su supervivencia. A ello se suma la destrucción provocada por la ignorancia, las guerras, la violencia y las calamidades naturales. Es verdaderamente prodigioso que no hayamos perdido más cosas.

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1.2 Creciente percepción de los archivos como elementos del patrimonio

1.2.1 Desde hace mucho tiempo se aprecian los documentos como fuente para el historiador y para la investigación tradicional, pero hay una percepción profunda y en rápido crecimiento del valor, en el plano local, de objetos móviles y de fenóme­nos naturales del pasado que permanecen en su punto de creación, o cerca de él, co­mo bien cultural positivo, con el cual está estrechamente asociado el concepto de "bienes culturales", y como parte integrante de una apreciación más holística de la localidad y de la época,que implica no solamente leer sobre el pasado sino también,en cierta medida, experimentar el pasado en el presente.

1.2.2 Semejante movimiento reviste una inmensa importancia para los archive­ros, ya que abre rápidamente perspectivas casi infinitas de utilización. Al mismo tiempo, la búsqueda de las raíces familiares, independientemente de que esté rela­cionada con un temor subconsciente de extinción o con la creciente visión de la fa­milia humana como un conjunto de clanes y tribus en el sentido prealfabeto, ha cam­biado ya la faz del servicio de archivos, al responder nosotros a un número creciente de consultas genealógicas. La vinculación de la historia familiar y personal con el movimiento en pro del patrimonio tendrá resultados de gran alcance, al colaborar nosotros más estrechamente con nuestros colegas de las demás profesiones consagra­das a la conservación y al aumentar la aprobación popular de nuestra existencia, de la cual se deriva indirectamente un gran apoyo financiero. Todo ello contribuye a llevarnos al centro de unas organizaciones sociales en el cual estuvimos antaño, como custodios de la memoria colectiva.

1.3 Los medios de registro y la función del archivero

1.3.1 Al describir el crecimiento de nuestra profesión, tendemos a limitarnos a los dos últimos siglos en Europa, pero para poder percibir nuestro pleno potencial quizá sea útil examinar el modo de conservar documentos y registros en un marco mun­dial y a lo largo de los siglos.

1.3.2 Nos gusta pensar que somos una de las profesiones más antiguas, y debe­ríamos considerar, por ello, cómo hemos evolucionado al cambiar los medios de regis­tro cuya custodia nos han encargado desde hace miles de años, y cómo los propios documentos y nosotros hemos influido en nuestros usuarios. Es posible que lleguemos a la conclusión de que la situación que vivimos hoy tiene precedentes en el pasado, que pueden ayudarnos a encontrar nuestro camino rumbo al futuro.

1.3.3 El presente estudio versa sobre los servicios prestados a los usuarios y, por supuesto, en cierto sentido todo lo que hacemos constituye un servicio que les facilitamos, directa o indirectamente. Si no hay usuarios (entre ellos nosotros mismos), los documentos y la información que contienen tendrán sólo un potencial, una "energía" tensada, la cual se descarga por medio de la interacción dinámica de la intervención humana con:

a) el "portador", por ejemplo, el pergamino, el papel o la cinta magnética;

b) la configuración y la forma de los símbolos (alfabeto cuneiforme, pictográ­fico o fonético);

c) la propia información, definida en general como un "contenido".

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1.3.4 Los tres elementos han incidido poderosamente en la función del archive­ro a lo largo de los siglos como custodio de documentos y, para poder comunicar ple­namente con nuestros usuarios, hemos de comprender los efectos de los modos de comu­nicación que forman parte del mensaje, puesto que todos los mensajes se han concebido para producir efectos de un tipo u otro-*-) .

1.3.5 Para las comunidades no alfabetas el pasado se renueva constantemente y se celebra mediante la reconstitución de mitos y leyendas tribales como parte in­tegrante de una sabiduría colectiva, comunicada en parte por el shamán, y gracias a la cual aprenden verdades perdurables sobre ellas mismas. No hay un sentido lineal de un tiempo cada vez más remoto, ni de un desarrollo o progreso histórico que se las arregla para fragmentar las experiencias culturales en las sociedades alfabeti­zadas. Los ritos y deberes consuetudinarios se transmiten por medio de la tradición oral; el patrimonio de la tribu radica en la totalidad de su vida y su destreza, arraigadas en sus tierras y recursos naturales. Puede haber en ello un mensaje pa­ra nosotros, al pasar a una era postalfabetizada que no viene configurada en la misma medida que antes por el texto y la tiranía de la palabra. Nuestros usuarios y nosotros mismos estamos empezando a manejar una amplia gama de medios cuya inter­pretación hará que la "lectura literal" resulte inadecuada, como ocurre con las fotografías^).

1.3.6 Nuestro alfabetismo ejerce una profunda influencia sobre el modo que te­nemos de comunicar- ) , lo cual es muy importante a la vez para los archiveros y para los bibliotecarios, como custodios que son de la comunicación alfabeta. Estas ideas pueden ayudarnos a comprender cómo percibimos los documentos, y cabe considerarlas como una extensión del estudio de la diplomática, forma en la cual se transmite la información en los archivos textuales. Existen, por ejemplo, ciertos paralelos interesantes en las formas de consignación de la información subsiguientes al manus­crito y al libro impreso que merecen ser estudiadas por los archiveros. Las tabli­llas de arcilla no se escribían, sino que se grababan como con la máquina de escri­bir; los carretes de microfilmes recuerdan a los documentos en rollos de pergamino y las cintas sonoras, con ciertos problemas similares en materia de localización o recuperación.

1.3.7 Se ha explicado adecuadamente el impacto de los materiales propios de los medios de registro en la organización de la sociedad^) y, por ende, en los usua­rios: ello puede dar a los archiveros ideas sobre la dinámica de una burocracia cuyas pruebas proporcionan los documentos de archivo. El papiro y el papel, por ejemplo, podían transportarse rápida y fielmente a grandes distancias, fomentando con ello una administración civi'l muy centralizada y las operaciones militares. Por último, los medios de comunicación en esa forma tienen un complejo impacto en nuestros sentidos, que no entendemos todavía cabalmente. El empleo del alfabeto fonético para transmitir información repercutió probablemente en nuestros sentidos, que están cambiando una vez más al estar rodeados nosotros, como archiveros, de imá­genes visuales que intentamos interpretar correctamente para los usuarios y para nosotros mismos. Al mismo tiempo, la linealidad del texto impreso -la exacta repe-tibilidad de las líneas por medio de la imprenta- ha contribuido a moldear nuestra concepción de la ciencia, la perspectiva y, sobre todo, nuestra percepción de la historia. Es éste un vasto tema que no es posible glosar ahora, pero que repercute poderosamente en nuestro modo de enfocar la localización de la información en era postalfabeta, al procurar nosotros complementar los textos con una buena compren­sión de las imágenes y del reconocimiento de pautas.

1.3.8 El alfabetismo textual no es sino una parte de nuestro patrimonio, pues­to que somos los herederos de la producción subsistente de todos los sistemas de comunicación. Nuestra misión ha consistido en ocuparnos de las actas no sólo de las familias y las burocracias públicas, sino también de todas las facetas de la socie­dad, del pasado reciente y (mediante la gestión de documentos) del futuro previsible.

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1.3.9 Para un sólo medio hemos reunido una montaña de papel, que es a su vez meramente un fragmento de la producción total de la burocracia pública o privada engendrada durante la era industrial, en la cual el formato repetitivo del libro mayor, del copiador de cartas y de los expedientes parodiaba la producción en masa y la fragmentación de la cadena de montaje. Acopiamos también imágenes, fotogra­fías, mapas o películas, y nuestra función tradicional de conservación de documen­tos ha sido configurada a la vez por los medios correspondientes a esos documentos, antes descritos, y por otros medios de comunicación (pictograma, ideograma, alfabe­to fonético, manuscrito o página impresa, con toda la iconografía consiguiente). A ello se suma la producción de radio y televisión, la computadora y el satélite, que puede registrarse de un modo más o menos permanente; no es, pues, asombroso que la evaluación y la selección planteen problemas ingentes. En la actualidad, el simple costo de la conservación impone sus propias exigencias y nos impide quedar ahogados en un mar de documentos. Pero están siendo producidas y conservadas cada vez más cosas con un costo relativamente menor, y nos estamos acercando rápidamente a un momento en el cual la información pasará a ser el principal producto básico, y es posible que lleguemos nosotros a nuestra apoteosis profesional.

1.3.10 Se ha dicho que la automatización es tan instantánea que se ha converti­do en una extensión de nuestro sistema nervioso. Estamos empezando ya a darnos cuenta de que los sistemas de localización, basados en formas de indización y des­cripción textual que antes sólo daban unos resultados relativamente satisfactorios, en el mejor de los casos, son cada vez menos capaces de atender las nuevas exigen­cias de los científicos e intelectuales. En la era de la computadora, entramos en un periodo de ''tribalismo" mundial en el sentido de que, como individuos, estamos aprendiendo a relacionarnos con nosotros mismos y con nuestro entorno muy profunda­mente, lo cual tiene un fiel reflejo en el estudio de quienes no forman parte de las élites, la cuantificación y otras novedades en relación con la forma narrativa referente a personas destacadas (por lo general, hombres) y sucesos. Se está descen­tralizando la administración, y se está devolviendo la rápida disponibilidad de in­formación y sabiduría a individuos y grupos pequeños por medio del terminal de computadora, el cual actúa cada vez más en una forma interactiva y "oral" que exige téc­nicas totalmente distintas. Marshall McLuhan ha señalado que:

Al escribir, se tiende a aislar un aspecto de un tema dado y a centrar directa y constantemente la atención en ese aspecto. En el diálogo, hay una interacción igualmente natural de múltiples aspectos de cualquier asunto. Esa interacción de aspectos puede engendrar ideas o descubrimientos. En contraste con ello, un punto de vista es meramente un modo de considerar algo. Pero el discerni­miento es la brusca percepción de un complejo proceso de interacción. Es un contacto con la vida de las formas. Quienes estudian la programación informá­tica han aprendido el modo de abordar estructuralmente todos los conocimientos. Para poder transferir a una cinta cualquier tipo de conocimiento, es necesario entender la forma del mismo. Esto ha suscitado el descubrimiento de la dife­rencia básica entre conocimiento clasificado y reconocimiento de pautas^).

1.3.11 Como archiveros que somos hemos intentado esquivar los peores excesos de una clasificación inapropiada, y nuestro creciente manejo de medios no textuales constituye un desafío a nuestra aculturación lineal y a nuestra formación teórica. Estamos constantemente implicados en el mosaico de documentos supervivientes y en la trama de información que los penetra. No buscamos una clasificación artifi­cialmente impuesta por temas, sino un auténtico "reconocimiento de pautas" en un orden de archivado orgánico, en la medida en que es adecuado o posible. El hecho de trabajar con los materiales de ese modo nos depara percepciones singulares, que procuramos transmitir a los usuarios mediante la descripción y la indización en to­das sus formas. Según McLuhan:

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Cuando una situación está demasiado cargada de datos, desaparecen los detalles y se manifiesta clarísimamente la pauta de relaciones que ofrecen. Es éste uno de los elementos de la dinámica del "fallo como progreso""'.

1.3.12 Se trata de un ejemplo bastante típico de la manera en que McLuhan pre­senta como si fuera un hecho lo que es un mero sondeo; la realidad no es tan sim­ple. El profesor Theall precisa que:

La información no es cosa de no especialistas. Por muy generales que sean los procesos de programación y el modo de almacenar materiales en una computadora, opera únicamente mediante el suministro de material a partir de una amplia ga­ma de fuentes especializadas. Se podría afirmar que la información sólo pasa a ser interesante en la medida en que consiste en materiales especializados y diferenciados, ya que sin diferenciación no puede haber comunicación ni apren­dizaje. McLuhan da un carácter demasiado amorfo a ese concepto de integración mediante la información, al tener exclusivamente presente el hecho de que, en su sentido más general, la información es una noción muy abstracta y generali­zada, con una tecnología abstracta y generalizada que la gobierna. Pero el tipo de información que está abrumando a la sociedad es la ingente cantidad de detalles concretos que es preciso dominar y entender''.

- 1.3.13 En ello radica la tensión entre el archivero y el usuario, entre el mé­todo de pesquisa basado en la "procedencia", utilizando la pauta del orden original como base para la estrategia de búsqueda, y la localización mediante una indización muy específica por ternas^).

1.4 Evolución de los archivos

1.4.1 Antes de examinar el tema de los servicios de archivo y el usuario en la llamada sociedad postindustrial de hoy, puede ser útil considerar la función del conservador de documentos en el mundo antiguo, cuando la sociedad y los servicios no habían sido fragmentados todavía por la dominación del racionalismo científico y del progreso industrial. Es importantísimo asimismo señalar que la concepción de la biblioteca como depósito de escritos y de textos sobre las transacciones humanas y otros aspectos del saber, en contraposición a los archivos, que contenían las actas de las propias transacciones, no parecía existir"', en parte porque su conte­nido estaba todo él en forma manuscrita y en parte también porque no había surgido todavía la historia como una rama de investigación basada en documentos escritos, con su difícil búsqueda de formulaciones definitivas de lo realmente ocurrido. Ha­bía una tradición muy desarrollada, según la cual los archivos estaban al servicio de la burocracia, siendo sus principales usuarios los propios creadores, y esos do­cumentos eran utilizados también por el público probablemente como se utilizan hoy los registros de la propiedad, por ejemplo, pero en la medida en que el templo po­día ser además un palacio, una fortaleza, una empresa comercial y la sede del go­bierno, su biblioteca se ceñía a sus temas de interés en lo que llamaríamos hoy ma­teriales de biblioteca y de archivo. Cabe discutir si el arte de la escritura estabilizó la religión o viceversa, pero el que conservaba los documentos custodia­ba no solamente información sino sobre todo sabiduría. Al saber leer y escribir podía transmitir el contenido de libros y documentos y, por consiguiente, seguía siendo un elemento capital para la administración. Probablemente discurrió la for­ma de los registros administrativos en la mansión de los reyes sacerdotes. La fun­ción de custodio y, a la vez, de administrador en la sede del poder persistió durante siglos y siglos hasta que, con la aparición de la "ilustración" científica, el pasado pasó a ser sinónimo de oscuridad.

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1.4.2 Paradójicamente, la moderna profesión de archivero nació de los decretos de la Revolución Francesa, la cual separó finalmente el pasado del presente y, en cierto sentido, redujo al conservador de los registros a la condición de servidor del historiador. Ello constituirá siempre una parte importante de nuestro trabajo, pero tenemos que prepararnos para mucho más si queremos actualizar todo nuestro potencial llegando a dominar todos los medios de registro, al procurar reconquistar nuestro puesto en el corazón mismo de los sistemas administrativos e informativos, en los cuales es preciso tomar cada vez más decisiones sobre la retención permanente de do­cumentos automatizados, y su forma más eficaz, en el momento mismo de su creación si queremos que sobrevivan. Al prepararnos en esa forma, pasaremos a ser consultores a la vez que conservadores, apreciados por nuestros conocimientos no solamente de los archivos del pasado sino también de la índole, las limitaciones y el impacto de los documentos durante todo su ciclo vital.

1.4.3 Los elementos de esas antiguas bibliotecas merecen ser objeto de un de­tenido análisis, habida cuenta de la cooperación renovada entre archiveros y biblio­tecarios. El arte de la escritura permitió la codificación y consignación de la tradición oral con lo que, al cabo del tiempo, debilitó el poder de la misma. La alfabetización contribuyó a normalizar los conocimientos, y se empezó a disponer en las bibliotecas oficiales de textos correctos. La forma, el tamaño y el material de los documentos se normalizó también en cierta medida, por razones de comodidad funcional, hasta que la aparición del códice suplantó gradualmente al rollo. Las tablillas de arcilla llevaban a menudo un marbete previo para su utilización. Las normas impuestas y consignadas en el punto de creación tienen un valor inmenso para el usuario y para el conservador, y esto es particularmente cierto en el caso de los documentos legibles en máquina.

1.4.4 Las bibliotecas del mundo antiguo eran grandes y se utilizaban bien,-sus materiales estaban ordenados en general por materias; los inventarios topográ­ficos adecuadamente manejados, dan fe de la existencia de medios de localización eficaces, en forma de una bibliografía descriptiva -'-'' . . Se observa que la clasifica­ción no era tan rígida ni detallada que liquidara el carácter orgánico de los mate­riales de archivo. Al amparo del conservador de los documentos, los archivos y los libros coexistían en una forma muy bien adaptada a la sociedad de aquellos tiempos. Cabe decir de las civilizaciones sumeria, babilónica y asiría que "pocas épocas hay en la historia del hombre occidental que pongan tan claramente de manifiesto la función cultural de las artes gráficas de comunicación y el valor práctico de unos archivos y bibliotecas bien organizados"!1).

1.4.5 En siglos más recientes, el libro impreso nos separó de nuestros colegas, los bibliotecarios,cuyas bibliotecas crecieron a ese mismo ritmo y a menudo redujeron a un segundo plano nuestros centros de archivo. Ello nos enfrentó, a veces, pero es ya evidente que lo que nos une es más que lo que nos separa, y en el futuro debe­ríamos prestarnos más atención mutua en nuestros esfuerzos por atender a los usua­rios, recurriendo a nuestras tradiciones distintas para formular soluciones comunes o similares, especialmente al problema de los materiales no textuales, que tenemos en común en la mayoría de los casos.

1.4.6 La finalidad del presente estudio es explorar esas posibilidades, en nuestro afán de restaurar la concepción esencialmente holística de la sabiduría, el saber y la información, practicados por nuestros remotos antepasados^).

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NOTAS

1) Hugh A. Taylor, The Media of Record: Archives in the Wake of McLuhan, Atlanta, Georgia Archive, Vol. 6, nQ 1, 1978, págs. 1-10.

2) Marshall McLuhan, Understanding Media: the Extensions of Man, Nueva York, McGraw-Hill, 1964, 359 págs.

3) Marshall McLuhan, The Gutemberg Galaxy: the Making of Typographical Man, Toronto, University of Toronto Press, 1969, 293 págs.

4) Harold A. Innis, The Bias of Communication, Prólogo de Marshall McLuhan, Toronto, University of Toronto Press, 1971, 226 págs.

5) Innis, op. cit., pág. ix.

6) McLuhan, The Gutemberg Galaxy, pág. 7.

7) Donald F. Theall, The Medium is the Rear View Mirror, Montreal, McGill-Queens University Press, 1971, pág. xv.

8) Richard H. Lytle, Intellectual Access to Archives: 1. Provenance and Content Indexing Methods of Subject Retrieval, American Archivist, Vol. 33, nQ 1, 1980, págs. 64-75

Richard H. Lytle, Intellectual Access to Archives: 2. Report of an Experiment comparing Provenance and Catalogue Indexing Methods of Subject Retrieval, American Archivist, Vol. 43, no 2, 1981 págs. 191-207.

9) Elmer D. Johnson, History of. Libraries in the Western World, Metuchen, N.J., 2a. edición, 1976, 354 págs.

Elmer D. Johnson, Communication: an Introduction to the History of Writing, Printing, Books and Libraries, 4a. edición, Metuchen, N.J., The Scarecrow Press Inc., 1973, 304 págs.

10) James Thompson, A History of the Principles of Librarianship, Londres, Clive Bingley, 1977, 236 págs.

11) Johnson, History of Libraries, pág. 30.

12) Véanse unas formulaciones muy meditadas sobre la profesión de archivero, así como sobre sus relaciones con los usuarios, en los discursos del Dr. Felix Hull, Presidente de la Society of Archivists, 1978-1983, enumerados en la bibliografía.

Véase una exposición general de las investigaciones relativas a los usuarios de las bibliotecas en G. Ford, comp., User Studies: an Introductory Guide and Select Bibliography, CRUS occasional paper 1, University of Sheffield, 1977, 92 págs.

Además, las actas del Consejo Internacional de Archivos de 1978 versan esencial­mente sobre la utilización de los archivos. Se reproducen en Archivum, Vol. 29, 1982.

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2. LA INFORMACIÓN, EL USUARIO Y EL UNIVERSO DEL SABER

2.1 Características de la información

2.1.1 Empleamos con tanta libertad la palabra "información" que propendemos a dar por sentado su significado. Anthony Debons ha escrito lo siguiente:

Hablamos de la información, en un sentido, como si fuera un nombre, una cosa que podemos comprar, vender, adquirir o utilizar, pero también como si fuera un verbo, esto es, como algo que hacemos: obtener información, desarrollar la información... Yo prefiero concebir la información como un proceso y como un producto, estando representados ambos por leyes diferentes pero mutuamente relacionadasD.

2.1.2 A mi juicio, nuestra profesión percibe más o menos esos dos aspectos desde hace tiempo. Pero, por muy buenas que puedan ser las fichas de un índice o catálogo en su descripción de un elemento de información, por su misma naturaleza esos asientos son muy limitados en lo que pueden expresar. No podrán sustituir nunca al archivero, que alimenta constantemente la operación de acopio de informa­ción, a la vez que entiende la índole y la relación complejas de unas fuentes, que no podrán describirse nunca con palabras escritas. Cada vez más, las computadoras están en condiciones de tratar esas relaciones, pero no podremos nunca prescindir de la mente humana, que es infinitamente más sutil. Al hablar de sistemas, no nos referimos meramente a listas y fichas de catálogo sino a los archiveros de referen­cias, cuya calidad y conocimientos pueden superar totalmente a nuestros "medios de localización" materiales, hasta el punto de llegar a ser una fuente de gran vigor para un archivo... y también de ciertas debilidades, por cuanto son mortales y por­que acabarán jubilándose tarde o temprano.

2.1.3 En relación con la educación de los niños, Jean Piaget distingue con razón entre el conocimiento figurativo y el operativo, y esto puede tener utilidad al examinar nosotros los sistemas de localización. El conocimiento opera­tivo guarda relación con todos los tipos de destreza, como las de saber andar, interpretar reglas sociales, escribir o pensar históricamente. La medida en la cual nuestros usuarios poseen ese tipo de información incide directamente en la medida en la cual pueden aumentar su conocimiento figurativo, que es "la informa­ción como hecho codificado" que conocen bien todos los que manejan medios de loca­lización.

2.1.4 Es posible que deseemos que nuestros medios de localización hagan más de lo que son capaces, al suponer que basta con una proliferación interminable de la información figurativa. Según Hans Furth:

... la importancia asignada tradicionalmente al medio simbólico como portador de conocimientos puede pasar fácilmente por alto el punto esencial en el que descansa todo el saber, esto es, el sujeto operativo. Básicamente, el conoci­miento operativo no depende de ningún elemento simbólico o figurativo especí­fico, mientras que la comprensión de todo contenido específico, simbólico o no, depende siempre de la capacidad operativa de asimilar ese contenido que tiene una persona^).

2.1.5 Llevemos más lejos nuestro análisis teórico de la información. Podemos concebirla como una forma de energía que ilumina las relaciones entre personas, lu­gares y sujetos (al fin y al cabo, "iluminar" es una metáfora familiar). A juicio de Klaus Otten, hay tres clases de información:

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1. La información estructural, que se codifica (lingüísticamente y de otros modos) y clasifica. Un ejemplo excelente es el catálogo en fichas.

2. La información probabilista es el acto de comunicar entre personas, o entre personas y medios de localización (¿incluso cuando se "hablan" dos computado­ras?) . ¿En qué medida se transmite la información estructural?

3. La información semántica se refiere a todo el contexto de la información que está siendo transmitida y a las hipótesis formuladas al crear inicial-mente el sistema. Suponemos que la información se asimila en ciertas for­mas, basadas en sistemas de comunicación anteriores. ¿Cuáles son esos sistemas? La cosa resulta más clara cuando comparamos en inventario con el índice como medio de localización. La información contextual transmiti­da por el inventario será probablemente mucho mayor, aunque la estructural resulte quizá menor. En un sentido más general, "el sistema de valores del usuario se superpone a unas correspondencias semiarbitrariamente asig­nadas entre las estructuras simbólicas y el significado ' .

2.1.6 Esas variedades de información no existen solamente en nuestros medios de localización sino también en los documentos a los que se refieren, y hemos de observar además que "en materia de información, se llevan a cabo tres operaciones: almacenamiento, transmisión y adopción de una decisión". En relación con los archi­vos, ello consiste en la evaluación y retención del documento original, el modo en que localizamos o recuperamos el contenido (hoy en día, no tiene por qué ser con los ojos) y -lo cual es importantísimo desde el punto de vista de los medios de localización- la "adopción de una decisión", o tratamiento. ¿Cómo se transmitirá la información contenida en ese documento en una forma selectiva, condensada y abre­viada? Para ello se requieren unas decisiones cruciales del archivero, con objeto de que el resultado no quede deformado en definitiva.

2.1.7 El análisis de los antecedentes culturales de los archivos, las biblio­tecas y los medios de registro y de comunicación pone de manifiesto que la captura de una información idónea por el usuario constituye una operación sumamente comple­ja. Hemos visto que el medio comunica su propio mensaje, por ejemplo si es un ele­mento del patrimonio fuertemente evocador de su época o simplemente porque tiene una forma más pictórica que textual. Así pues, hay una confrontación del usuario con el contenido del libro o documento que ha pedido, y en ella su experiencia no será idéntica a la de otro usuario, por lo mismo que dos testigos observan de dis­tinto modo el mismo accidente de circulación.

2.1.8 Esas experiencias variarán en función de la formación previa y los antece­dentes del usuario y de la finalidad que vaya a tener la información. Cabe pregun­tar también a este respecto : ¿en qué medida era idóneo el elemento?, ¿quedaron plenamente atendidas las necesidades del usuario? Debido a todas esas variables y porque, en cierto sentido, el contenido no existe antes de ser utilizado, cabría decir que "el usuario de cualquier medio es su contenido", el cual variará de una persona a otra. En suma, "el mensaje de todo proceso de comunicación humana es la totalidad de sus efectos, materiales, mentales y sociales, independientemente de que sean deliberados o no"'. No podemos aceptar la teoría de la comunicación basa­da en el transporte^), con arreglo a la cual la información consiste simplemente en que "casen" las señales enviadas y las recibidas. La transmisión por radio en una lengua desconocida para el oyente resultará igualmente ininteligible siendo la re­cepción buena o mala. Una carta puede no transmitir los sentimientos de quien la ha escrito.

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2.2 El cerebro humano y la Idealización o recuperación de información

2.2.1 Los que están en pugna son los hemisferios derecho e izquierdo del cere­bro: el izquierdo sitúa el espacio visual en un marco de claros perfiles, con unos centros y unos límites fijos dentro de los cuales los procesos son lógicos, analíti­cos y lineales, como en las operaciones de clasificación, indización y búsqueda ló­gica de soluciones; el derecho percibe el espacio acústico, sin centros ni márgenes, y en él las percepciones son holísticas, simbólicas, intuitivas y creadoras, y abar­can pautas abstractas y figuras complejas, como las que se producen a menudo al hojear libros o simplemente cuando se sueña despierto.

2.2.2 En su forma actual, nuestros sistemas de localización se han basado intensamente hasta ahora en las dotes desarrolladas por el hemisferio izquierdo, cuando en realidad deberíamos intentar fomentar cada vez la intervención del dere­cho. Cabe expresar verbalmente esto en un complejo comportamiento lingüístico que rebasa por el momento las posibilidades de> la computadora. De ahí que se propugne "una base formal, más una capa de experiencia adquirida en interacción con la comuni­dad verbal cooperativa"®> . El científico busca un sentido preciso para cada palabra, mientras que la mayoría de los humanistas utilizan la lengua natural con todos sus significados asociados y en toda su plenitud. En el extremo más opuesto están los poetas, cuyas palabras entrañan sugerencias amplias y generales.

2.2.3 Es posible que ello haya contribuido en cierta medida a indicar la ra­zón por la cual puede resultar tan huidiza la búsqueda de información idónea. En contraste con los archiveros, que han tendido a hacer hincapié en los aspectos de su labor relacionados con la custodia y a crear sistemas de localización centrados en la procedencia y en el orden orgánico, los bibliotecarios, con su mayor orienta­ción de servicio, disponen de muchas obras sobre los estudios relativos a los usua­rios , que merecen ser cuidadosamente examinadas por los archiveros en su afán de encontrar soluciones pero, incluso así, los datos precisos sobre las pautas de com­portamiento y las estrategias de los usuarios siguen siendo muy limitados y van asociados a una definición incoherente de la formación. Como dice T.D. Wilson:

El problema no parece radicar tanto en la inexistencia de una definición única como en la incapacidad de emplear una definición adecuada al nivel y a la fina­lidad de la investigación. Se emplea la palabra "información" en el contexto de los estudios sobre los usuarios para designar con ella una entidad o fenóme­no físico (como en el caso de las preguntas referentes al número de libros que se han leído en un periodo de tiempo dado, el número de suscripciones a revis­tas, etc.), el cauce de comunicación mediante el cual se transfieren los men- . sajes (como cuando hablamos de información oral o escrita) o unos datos fácticos, determinados empíricamente y presentados en un documento o transmitidos de palabra'', como son los hechos, los consejos o las opiniones.

Es esta una muy valiosa advertencia, que deberán tener presente los archiveros que emprendan estudios semejantes.

2.3 El universo del saber y el método científico

2.3.1 El quehacer fundamental de los científicos e intelectuales ha consistido en elaborar y acrecentar una masa coherente de conocimientos, que rebasa los recur­sos de una sola biblioteca y que implica la relación contextual del propio conoci­miento. Para atender tal necesidad, han surgido bibliotecas que se han especializa­do sin demasiada planificación general, y algunos bibliotecarios han propugnado el acceso a la información consignada mediante una metodología de resolución de proble­mas recurriendo a modelos científicos^), la cual entraña los siguientes elementos:

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1. Individuación del problema.

2. Análisis de las soluciones presentes.

3. Detección de los obstáculos que impiden progresar.

4. Concepción y ensayo de nuevas soluciones, que suscitarán a su vez nuevos problemas.

2.3.2 Todo ello presupone un acervo autónomo y objetivo de conocimientos coherentes, elaborado con el transcurso del tiempo en forma de un corpus de leyes. Semejante método se inspira en una concepción particular de la ciencia, según la cual adquirimos nuestro conocimiento del mundo al resolver los problemas que plan­tea, haciendo conjeturas y descartando errores, emparejando las hipótesis con la realidad. No hay nada finalista en ello. El modo de enfocar la verdad es asintó-tico; no coincide nunca, plenamente, pero el resultado es una aproximación realis­ta. Los científicos se incorporan al quehacer corporativo público mediante publica­ciones, críticas y nuevas teorías.

2.4 El dilema del archivero

2.4.1 Los archiveros se identificarán fácilmente con semejante concepción pe­ro nuestras dificultades se agravan debido a la índole misma de nuestros fondos. Procuramos construir una masa coherente de conocimientos mediante la información acopiada en el curso de nuestro trabajo para poder comprender mejor nuestros medios de localización, y eso está vinculado muchas veces a libros, artículos, notas de pie de página y citas de historiadores y de otros especialistas en un enfoque al que se puede tener acceso, al menos en cierto grado, gracias a los sistemas de lo­calización bibliográficos. Pero existe, además, una amplia masa de informaciones que no han conseguido apresar nuestros medios de localización y un caos mayor toda­vía de información potencialmente disponible merced a técnicas de evaluación y es­trategias de adquisición. Todo ello constituye únicamente la materia prima de "un conjunto coherente de conocimientos" y es, pues, muy diferente de la mayoría de los materiales de biblioteca.

2.4.2 Los bibliotecarios pueden argüir que tampoco ellos han conseguido apre­sar la información por falta de medios analíticos y estrategias apropiadas de loca­lización, pero hay (o debe haber) una coherencia a propósito del contenido de un libro escrito sobre unas transacciones humanas que brilla por su ausencia en una colección de documentos, en particular los legajos de correspondencia general refe­rente a esas mismas transacciones en el sentido de un "acervo de conocimientos", contrapuesto a la información organizada.

2.4.' Análogamente, la mayoría de los materiales que se publican, o que sim­plemente ve imprimen, tienen una cierta identidad gracias a su autor o su título, debido a la cual la adquisición o, cuando menos la localización, resultan relativa­mente fáciles en casi todos los casos. Lo que se imprime va destinado a ser leído por otros, y ha de tener por ello un cierto impacto en la sociedad. Casi nada de lo manuscrito h¿: perseguido nunca esa finalidad, y es preciso buscarlo. Mientras los archiveros nc han ordenado y descrito sus adquisiciones y dado públicamente a cono­cer tal información por conducto de los medios más bien limitados de que disponen en la actualidad, su utilización para la construcción de una masa coherente de cono­cimientos es también limitada. Carecemos, además, de una idea clara de lo que está todavía 'ahí", en manos privadas.

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2.4.4 Lo que tienen los archiveros es, en su mayor parte, un conjunto organi­zado de documentos, y de experiencia al respecto. En cuanto un usuario reacciona ante esos materiales, pasa a ser el contenido, y la masa resultante de conocimientos será una cuestión de percepción. Entra en juego la interpretación, como en el caso de la aplicación de una serie de disposiciones legales.

2.4.5 Debido a esa falta de coherencia, la localización plantea un problema infinitamente más complejo para el archivero, pero las técnicas de tanteo pueden constituir la base para cierta parte de una buena metodología, en vez de recurrir a an método aleatorios, como nos ocurre actualmente a la mayoría de nosotros.

2.5 Utilización de la información

2.5.1 Se ha señalado ya"^ que la utilización deseada repercute mucho más en la información necesaria que la disciplina propia del usuario. Varios estudios relativos a la información científica y tecnológica (ICT) han puesto de manifiesto que, para el científico, la ICT significa un conocimiento organizado, parte inte­grante del acervo coherente del saber, para el técnico un conocimiento aplicado, y para el especialista de la información quizá solamente unos hechos que hay que faci­litar, sin tener demasiado en cuenta la necesidad o el problema de la utilización. También en este caso, los conceptos de valor pueden incidir en el sentido de expre­siones clave. El acceso "directo" a la información implica todos los originales pertinentes para el investigador, compendios de puntos de vista para el planifica-dor, y reseñas y referencias para el responsable de la información.

2.5.2 Esos sistemas de valores diferentes, en su aplicación a usuarios dife­rentes de un mismo material, merecen ser estudiados más detenidamente por los archi­veros en relación con los niveles de detalle que manejan en sus medios de localiza­ción. Procede tomar en consideración no solamente las disciplinas y profesiones de los usuarios sino también sus funciones y cometidos. No se entenderá del mismo modo el tratamiento de la información en la administración pública, en las empresas y en las instituciones científicas, ya que sus supuestos son distintos. ¿En qué medida podemos atender las necesidades de un público tan diversificado?

2.5.3 Hay que reconocer una vez más que la calidad es una variable independien­te: ¿hasta qué punto es exacta y apropiada la información facilitada en nuestros medios de localización? Se consumen muchas energías en las operaciones de repudio, al comunicar información de un grupo de usuarios a otro. Como usuarios que son, los archiveros viven lo mismo al evaluar los archivos públicos o al adquirir una colec­ción en vez de otra, en el sector privado, y con ello seleccionan información para incorporarla a los medios de localización.

2.5.4 Un alto nivel de selección eficaz y de formulación global puede servir para llegar a más personas, lo cual puede ser un factor pertinente al proceder a la evaluación del proceso selectivo. Pero si no se consigue la eficacia y los medios de localización no están a la altura de las necesidades, el usuario tendrá que de­dicar tiempo a "elevar el producto hasta el nivel que requiera la acción". Para prevenir de antemano al investigador, habrá que indicar claramente en un medio de localización los sesgos y la omisión metódica y lógica de información.

2.5.5 Por ser todo usuario un individuo complejo, la relación con la informa­ción será multidimensional. Como dice Holmer Hall: "Cuando prospera la dicotomía, la simplificación excesiva pretende negar el derecho a ser diferentes". Tenemos que saber lo más posible sobre los usuarios, y no simplemente cuáles son sus campos de

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interés inmediato. Debemos pensar también más en los usuarios eventuales al elabo­rar nuestros medios de localización. ¿Qué buscan? ¿Ha de servir un solo medio de localización para todos los tipos de usuarios? El interés que suscitan los medios concebidos específicamente para los geneálogos es verdaderamente un signo de los tiempos ' .

NOTAS

1) Anthony Debons, comp. Information Science: Search for Identity, Nueva York, Harcourt, Bruce, Jovanovich, 1972, pág. 13.

2) Debons, op. cit., pág. 25

3) Debons, op. cit., pág. 99

4) Barrington Nevitt, Archivist and Comprehensivist, trabajo inédito, presentado a la Association of Canadian Archivists en 1978, pág. 2.

5) Claude E. Shannon y Warren Weaver, The Mathematical Theory of Communication, Urbana, University of Illinois Press, 1949, 117 págs.

6) J.C.R. Licklider, Libraries of the Future, Cambridge, Mass., M.I.T. Press, 1965, pág. 205.

7) T.D. Wilson, On User Studies and Information Needs, Journal of Documentation, Vol. 37, no 1, 1981, pág. 3.

8) Don R. Swanson, Libraries and the Growth of Knowledge, Library Quarterly, Vol. 49, 1979, págs. 3-25.

9) Homer J. Hall, Patterns in the Use of Information: The Right to be Different, Journal of the American Society for Information Science, marzo de 1981, págs. 103-112.

10) No obstante, al planificar para el futuro, no sabemos exactamente: "1) lo que será la sociedad entonces; 2) lo que significarán las palabras; 3) cómo reac­cionará la gente; y 4) cómo interpretará los acontecimientos". Allen Kent. "Insoluble problems", Debons, op. cit., pág. 301.

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3. NECESIDADES Y COMPORTAMIENTO DE LOS USUARIOS

3.1 Necesidades fundamentales

3.1.1 Hasta aquí, hemos examinado e intentado definir un universo o acervo de conocimientos y documentos que incitan por igual a los bibliotecarios y a los archiveros a elevar al máximo su utilización mediante todos los cauces posibles de información. Hemos visto que, en cierto sentido, el usuario pasa a ser el conteni­do por medio de una interacción, y que los usuarios tienen niveles distintos de ne­cesidades según sus disciplinas, conceptos de valor y funciones en la sociedad. Mientras no recurren a ese acervo de conocimientos y documentos no se puede decir que haya una información en sentido dinámico; a lo largo de los siglos, los conser­vadores han procurado preservar esos recursos y facilitarlos, al mismo tiempo. Pero hay que distinguir entre el acceso intelectual y el hecho de "facilitarlos" física­mente, como hay que distinguir entre ese acceso intelectual y el hecho de que el usuario se sienta plena o parcialmente atendido en sus necesidades. ¿Cuáles son esas necesidades y en qué medida es el conservador, más que el usuario, el respon­sable de satisfacerlas?

3.1.2 En lo tocante a las humanidades y las ciencias sociales, las necesida­des del usuario son esencialmente de carácter humano, y es indispensable abordar el problema del modo más holístico posible. En lo que atañe a nuestros medios de localización, a menudo tenemos que armonizar las peticiones de información con unas pautas de localización concebidas para que resulten aplicables e idóneas con respec­to al mayor número posible de cohortes. Cuando los bibliotecarios del mundo antiguo clasificaron sus colecciones, iniciaron una tradición de ordenamiento de sus recur­sos en una forma que ha persistido hasta nuestros días. Se ha podido adaptar la clasificación al crecimiento de los conocimientos, y en esa medida ha constituido una poderosa respuesta a la demanda de los usuarios, al contribuir a reducir el campo de búsqueda. Pero, inevitablemente, la clasificación ha fragmentado los re­cursos de un modo que resulta cada vez menos aceptable en nuestro mundo interdisci­plinario de aprendizaje y acción. Análogamente, los usuarios propenden a ordenar sus "necesidades" en "listas de compra" fragmentadas, mientras que sus auténticas necesidades sólo pueden determinarse a partir de una mayor comprensión del usuario como persona.

3.1.3 Cabe considerar la satisfacción de las necesidades generales como una jerarquía de medidas encaminadas a la plenitud^), lo cual puede desbordar los lími­tes de una pesquisa sustantiva-. Según Maslow, nuestras necesidades fisiológicas deben ser las primeras que queden satisfechas y, hasta que no lo son, dominan nues­tros pensamientos, como ocurre cuando sentimos constantemente hambre. Vienen des­pués las necesidades relativas a la seguridad, el orden y la eliminación del miedo. Una vez mitigado el miedo, podemos aceptar el amor y el afecto, y reaccionar con una mayor confianza frente a los demás, a la vez que nos sentimos más seguros de no­sotros mismos. Mejora nuestra opinión propia y advertimos un mayor aprecio de los demás para con nuestra persona, lo cual engendra una sensación general de confianza en uno mismo, de fuerza y de idoneidad personal. Esto trae consigo a su vez la ple­na realización personal y una auténtica percepción de lo que somos, en toda nuestra singularidad.

3.1.4 Hemos deformado, al resumirla así, la tesis de Maslow, pero tiene un in­terés directo para nuestro conocimiento y comprensión de los usuarios. El deseo de conocer y de entender, incluso en el caso de quienes tienen que satisfacer todavía sus necesidades básicas, depende de ellas. No sabemos gran cosa en materia de psico-patología cognoscitiva, ya que la sed de saber no suele revestir la forma de una llamada de auxilio neurótica, pero la aplicación de la teoría de las necesidades a nuestro caso podría ser la siguiente:

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3.1.5 La necesidad básica de todos los usuarios poco familiarizados con los centros de archivo no es necesariamente la respuesta a una consulta específica, que puede ser una mera tentativa, sino más bien a preguntas no formuladas como: "¿Es aquí donde pueden contestar mis preguntas?", "¿Cómo he de comunicar en este entorno? "¿Cómo puedo orientarme aquí?" o "¿Qué es lo que se supone que sé ya?" Esencialmen­te , se trata de una necesidad de conocer y de entender el proceso. Una vez satis­fecha esa necesidad, se tendrá una sensación de seguridad gracias a un sistema de localización claro y lógico, por muy simple que pueda ser, con sus catálogos, inven­tarios e índices adecuadamente ordenados. Si el usuario puede sentirse relativamen­te seguro y tranquilo en ese entorno en el cual se elimina la desconfianza (que es de por sí, una forma de miedo) y la atmósfera no es manifiestamente amenazadora, se podrá establecer una relación más personal y empezarán a aflorar las auténticas nece­sidades del investigador. Al quedar saciadas, ya sea mediante el empleo directo de medios de localización o bien con la ayuda del personal, se creará un ambiente de confianza y de seguridad, el personal apreciará al usuario y, en una cierta pequeña medida, habrá progresado la plena realización de cada uno.

3.2 Aspecto subjetivo de la investigación

3.2.1 Una vez más, hay que hacer hincapié, primero, en las necesidades básicas del individuo como persona, más que en la operación de consulta. Tras ello, el acer­vo de conocimientos o documentos dejará de ser una entidad objetiva "científicamen­te" impersonal, y se convertirá en un recurso que no es posible comunicar plenamente al margen del usuario (incluyendo al archivero). En una forma análoga, Maslow dice que la ciencia no es autónoma y no se regula a sí misma, sino que es fundamental­mente una criatura y una creación del científico, derivada de diversas actividades, 1 que se parecen mucho a las de los archiveros y los bibliotecarios, los cuales resuelven también problemas, hacen preguntas, recurren a la intuición, formulan hipótesis,ensayan, comprueban y verifican los resultados, procuran ampliar las generalizaciones,discurren imétodos y técnicas y acopian la historia y los documentos de la profesión.

3.2.2 En suma, "la ciencia es sólo un medio de acceso al conocimiento de la reali­dad natural, social y psicológica"^. A juicio de Patrick Wilson, a pesar del impacto subjetivo del físico, persiste toda una serie de constantes físicas muy precisamen­te determinadas, de leyes y teorías fundamentales que contrastan radicalmente con las ciencias sociales y del comportamiento, debido en gran parte a la complejidad característica de los seres humanos. Los motivos, las normas y los grupos sociales cambian constantemente de un modo que no es posible contar ni medir, y toda clasifi­cación del comportamiento, por ejemplo, en conformista y marginal, desemboca en una visión altamente subjetiva de lo que es normal^).

3.2.3 Wilson sugiere asimismo que puede resultar útil considerar una gran par­te de las investigaciones en ciencias sociales (con la salvedad de la economía) como una especie de historia, en la cual se conciban las ciencias sociales como historia actual, de un modo muy parecido a como cabria concebir la historia como una antropo­logía cultural retrospectiva. Además, muchas investigaciones de ciencias de la tierra tienen carácter descriptivo e histórico lo cual, a su vez, está relacionado con la geografía y, en particular, con la geografía humana. Existe, pues, una fran­ja muy ancha de conocimientos y de investigaciones en curso que son:

1. Incompletos. No hay una finalidad que quepa calificar de historia "definitiva".

2. Poco concluyentes y que necesitan una revisión constante

3. Discutibles, ya que se basan en una interpretación y una elección de perspectivas^).

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3.2.4 Lo que nos ocupa, es, de hecho, una obra de arte que apunta a producir un efecto: el empleo de documentos y otras fuentes del saber para producir una transcripción coherente de la complejidad humana mediante una formulación generali­zada que pueda aprehender y utilizar el lector.

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3.3 Reacción del archivero ante el comportamiento del usuario

3.3.1 Los archiveros necesitan saber muchas más cosas sobre el modo en que los científicos de las disciplinas citadas llevan a cabo sus investigaciones y acrecientan el universo del saber. Necesitamos una ciencia del crecimiento del sa­ber, una ciencia de la información que guarde con el almacenamiento y la localización o recuperación la misma relación que la física con la ingeniería-^ .

3.3.2 Al igual que en el caso de otras ciencias del comportamiento, la de la información es todavía predominantemente histórica, con una vertiente teórica débil y un conjunto de conceptos basados en la experiencia práctica. Esto es particular­mente cierto en el caso de los archivos. Ahora bien, una ciencia de los archivos que formulara preceptos a partir de la interfaz de los medios de las fuentes de in­vestigación con los estudios interdisciplinarios podría incitarnos a crear los efec­tos que necesitamos nosotros y los usuarios, en vez de reaccionar constantemente ante unas causas engendradas por las necesidades específicas de los usuarios. Con ello, habríamos de interesarnos más no sólo por el contenido de los documentos (así es como reaccionamos ante los usuarios) sino también por la utilidad posible de los mismos, como parte integrante de las estrategias de adquisición de originales y de copias e introduciendo elementos críticos a la vez que descriptivos en los medios de localización.

3.3.3 Observamos ya que, con la salvedad de las ciencias físicas más objetivas y específicas, que no nos conciernen en general como archiveros, la franja restante de lo que cabe calificar en general de investigación histórica plantea muchos de los problemas que tienen que resolver todos los humanistas, los cuales han de recu­rrir cada vez más a bibliotecas corporativas y sistemas de bibliotecas para comple­tar sus propias colecciones de materiales^). Del mismo modo que, en una época de dificultades económicas, la política de adquisición de una biblioteca ha de sopesar los pros y los contras de las series, contrapuestas a las monografías, y los mate­riales retrospectivos en comparación con los de actualidad, así también los archive­ros imponen limitaciones a la investigación por conducto de sus archivos, mediante sus normas de evaluación y acopio de manuscritos.

3.3.4 El humanista aprecia la utilidad de hojear, lo cual rebasa los límites de la clasificación y del ordenamiento orgánico y permite que unas nociones vagas e indistintas interactúen con las fuentes. Puede ser necesario operar con varias fuen­tes simultáneamente para evitar las distorsiones lineales y un enfoque estrictamente seriado del tiempo y de la cultura. Weinstraub pregunta también si hay una relación necesaria entre una mayor cantidad de información y un conocimiento significativo. ¿Existirá, pues, el peligro de amasar y localizar más y más sobre menos y menos? Como archiveros, no nos ocupamos de medidas y cantidades exactas, e incluso para los historiadores cuantitativos las series más ricas y más completas de archivos tienen graves limitaciones por la índole y las limitaciones mismas de la información que contienen.

3.3.5 ¿Cómo podremos saber si, pese a todos nuestros esfuerzos, se han satis­fecho las necesidades del investigador? Esto planteará siempre un problema particu­larmente difícil. Las peticiones de materiales no indican necesariamente su idonei­dad, la cual puede estar en proporción inversa al número de elementos buscados.

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3.3.6 La petición inicial de un usuario no puede ser sino una mera conjetura, ya que lo que le hace falta se limita a una descripción del problema existente en ese momento^). Puede derivarse de una cita inexacta o intrascendente. Consta que sólo se recurre a las bibliotecas cuando el éxito parece probable e, incluso en tal caso, puede ocurrir que los bibliotecarios tengan que interpretar las necesidades por medio de conjeturas fragmentarias y un recuerdo imperfecto de "atributos locali-zables". Procede, pues, destacarla utilidad de un sistema que tenga en cuenta las conjeturas. Esos atributos conjeturables son:

a) inherentes, en el artículo o la cita;

b) asignados, como cuando vienen proporcionados por bibliotecarios, encabeza­mientos, categorías de clasificación y términos de catálogo.

El diálogo consiste en una conjetura inicial, perfeccionada gradualmente mediante listas de autores y títulos y "subconjuntos de repudio" lo antes posible ' '.

3.3.7 Los estudios sobre el empleo de las bibliotecas por los investigadores de ciencias humanas han tenido un éxito muy limitado, a pesar de su cuidadosa plani­ficación, y los resultados han solido ser muy hipotéticos, confirmando las impresio­nes adquiridas gracias a la experiencia de los propios bibliotecarios. "Hasta la fecha, la mayoría de las investigaciones han sido de carácter exploratorio o prepa­ratorio"^) . En uno de esos estudios recientes^), menos de da mitad de los universi­tarios de un programa de doctorado participantes habían pedido ayuda y asesoramiento al personal de archivo para sus investigaciones, y sus consultas se habían limitado a hacer preguntas sobre los préstamos entre bibliotecas. En el campo de las ciencias humanas, los materiales de investigación no se quedan anticuados, como lo confirma el análisis de las pautas y los índices de citas. Parece predominar el manejo de monografías sobre el de series^O). Garfield afirma que los especialistas de las ciencias humanas no se basan necesariamente de un modo lógico y directo en la obra de sus predecesores, sino que emprenden rumbos totalmente nuevos. En todo caso, la reinterpretación les devuelve a los textos clásicos de un modo que se observa menos en las investigaciones científicas. Semejante empleo de un gran número de títulos sólo puede corroborarse en general, ya que la modalidad consistente en hojear en las estanterías desborda todos los límites estadísticos.

3.3.8 Se han propuesto otras pautas generalizadas de comportamiento que po­drían convertirse también en la base de estudios relativos a los usuariosll)# gn

las fuentes de información, habría que distinguir claramente entre los sistemas de localización formales y no formales, es decir, entre las bibliotecas y las institu­ciones que no se dedican primordialmente a la información, en contraste con el hecho de reunir de un modo no formal a individuos, en particular por conducto del "colegio invisible"!2), de bibliotecarios y de colegas, que exigen del usuario que revele la amplitud de sus conocimientos (o de su ignorancia) por razones de reciprocidad, pero que pueden lastimar también la opinión que tenga cada uno de sí mismo. Las necesi­dades pueden quedar modificadas por el entorno económico de quienes son ricos o po­bres en información. Los sistemas políticos pueden prohibir incluso ciertas catego­rías de información pura y simplemente.

3.4 Reacción del bibliotecario ante el comportamiento del usuario

3.4.1 Tradicionalmente, los bibliotecarios han procurado ayudar a los usuarios de dos modos!3). El primero consiste en proporcionar un producto final, en forma de una información que necesita el usuario. Esto lleva a lo que se ha calificado de teoría máxima de la labor de referencias, en virtud de la cual se facilita al lector

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todas las citas, monografías y materiales similares necesarios. La segunda da orien­taciones a los lectores por medio de los diversos sistemas de localización, pero esencialmente les deja la plena responsabilidad de encontrar el material necesario.

3.4.2 Esto sume al lector en una especie de perplejidad si la función del bi­bliotecario no resulta clara en algún caso particular. "¿Cuánta ayuda, y de qué tipo, puede darme el bibliotecario?". Durante cierto tiempo, algunas bibliotecas descartaron totalmente la ayuda de ese tipo, mientras que otras insisten ahora en ella, por razones de economía.

3.4.3 La tradición didáctica según la cual los bibliotecarios son educadores tiene sus orígenes en los primeros años del movimiento de las bibliotecas públicas gratuitas. Se acoge de buen grado a quienes desean perfeccionarse personalmente, ellos mismos, al paso que se parte del principio de que los estudiantes han de reci­bir su formación en los centros docentes, con lo que se les acoge mucho menos favo­rablemente. Por ello, muchos no vuelven a la biblioteca al entrar en la vida adulta.

3.4.4 Puede ocurrir también que los archiveros compartan ese mismo criterio subconscientemente y que lamenten a menudo que los profesores de segunda enseñanza y de universidad dejen que sean ellos quienes instruyan y asesoren a los estudian­tes sobre sus proyectos, en proporciones desmedidas. Por ésas y otras razones, más aún que la de un solo estudiante la aparición en los archivos de un grupo de ellos suscita con frecuencia una actitud algo ambivalente.

3.4.5 El hecho de recurrir demasiado a la instrucción plantea el problema de que el usuario no sabe a ciencia cierta si tiene que encontrar las respuestas a partir de direcciones muy generales en cuanto a las fuentes, ni en qué medida el archivero o el bibliotecario son lo suficientemente competentes como para atender descripciones de necesidades y preguntas más detalladas, o incluso si van a acoger amablemente tales preguntas. Por consiguiente, la incapacidad de comunicar puede desembocar en una sensación de indiferencia, percibida por el usuario, lo cual no se neutraliza con manifestaciones ocasionales de defensa del servicio público.

3.4.6 La resolución de tales- problemas subraya la necesidad de dar a los usua­rios una instrucción muy completa sobre los recursos y servicios de la biblioteca o del archivo, gracias a la cual tanto el personal como ellos puedan trabajar más estrechamente juntos.

3.4.7 Con tal fin, se ha instado a los bibliotecarios14' a recurrir menos a unos sistemas automatizados activos de localización, que pueden engendrar una fuer­te proporción de citas intrascendentes, y más a su conocimiento personal de las fuentes mejorando para ello los registros bibliográficos e insistiendo más en la descripción del contenido. Por ejemplo, en ciertos casos la analítica podría abar­car los encabezamientos de algunas monografías. ¿Se describen con el grado sufi­ciente de detalle los materiales en los catálogos temáticos? De todas maneras, debe haber siempre un mediador con formación intelectual y conocimientos a la anti­gua usanza, capaz de aquilatar, volver a formular y resolver las consultas mediante tanteos, puesto que la mayoría de las bases de datos se ciñen a la lógica booleana, que permite eliminar y añadir términos pero que no puede aceptar una reformulación. Por ser cada vez más compleja la localización automatizada, se necesitarán urgente­mente mediadores: de este tipo. Shinebourne recomienda también que, para poder eva­luar el punto de vista de un autor, tendría que haber mucha más información en rela­ción con sus afiliaciones, su finalidad y objetivo al crear su obra, la metodología adoptada y el resultado y las conclusiones de todo lo que se haya encontrado, ya sea prescriptivo o bien descriptivo. Semejante actividad sería paralela al interés del archivero por una información básica similar, tal como se detalla en las "notas so­bre el alcance y el contenido" y otras introducciones similares de los inventarios.

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3.5 Los administradores y los archiveros como usuarios

3.5.1 Resulta ya evidente que las bibliotecas y los archivos tienen muchas cosas en común en lo que atañe a las-necesidades de los usuarios, pero existen ade­más ciertos problemas especiales que, en gran medida, se limitan a los archivos.

3.5.2 Se han formulado algunos conceptos y definiciones útiles15^ partiendo del supuesto básico de que los archivos son creados orgánicamente por personas e instituciones en el curso de sus tareas, para sus propios fines, y no primordial-mente para el uso y la información de otros, como en el caso de las obras editadas. Lo que los bibliotecarios llaman a menudo "documentos oficiales", por ejemplo los informes anuales impresos de los departamentos oficiales, son materiales de archivo seleccionados para uso e información inmediatos del público en general por medio de la publicación y, como tales, pasan a ser materiales de biblioteca, si bien con ciertos problemas de localización en común con los documentos originales.

3.5.3 Delmas distingue entre el "compilador/usuario" que busca documentos con fines jurídicos, fiscales y administrativos en general en unos "archivos administra­tivos", los cuales no están al alcance del público, y el "lector/usuario" que busca información en los "archivos históricos". A su juicio, resulta una estéril repeti­ción establecer archivos por separado, y nos recuerda que, de hecho, los ciudadanos privados utilizan ciertas clases de archivos administrativos que han de llevarse reglamentariamente con fines de registro de la propiedad, tasación fiscal, etc. Los archivos administrativos no son utilizados únicamente por los responsables gu­bernamentales y los funcionarios a sus órdenes, sino también por dirigentes de em­presas privadas interesadas por los recursos naturales, por ejemplo. Esos archivos ayudan a menudo a los investigadores, al producir documentos informativos sobre la situación del momento, a los cuales puede tener acceso a veces el público. Tales archivos administrativos están muy descentralizados, y encierran una masa muy varia­da de información sobre la institución matriz, y convendrá recordar a los usuarios la existencia de ese servicio-, que es paraarchivístico en el sentido histórico y que, siempre que sea posible, habrá que relacionar estrechamente con la gestión de documentos y archivos históricos, de modo tal que todas esas actividades se comple­menten mutuamente.

3.5.4 Delmas señala también que los archiveros son usuarios de los archivos cuando los someten a tratamiento o los consultan por cuenta del público, y que el acceso de éste está directamente relacionado con la utilización pública, lo cual parece indicar que los estudios referentes a los usuarios deberían abarcar además las consultas contestadas por correo y por teléfono, a propósito de las cuales ca­bría acopiar mucha información.

3.5.5 Delmas se interesa sobre todo por los usuarios de los documentos insti­tucionales o gubernamentales en todas las fases de su vida; Berner, en cambio, sub­raya ciertas características de los archivos históricos, que comprenden también do­cumentos del sector privado1(5); haciendo una útil distinción entre la "tradición de archivos públicos" (TAP) y la "tradición de manuscritos históricos" (TMH), en su re­lación con los usuarios en los Estados Unidos, pero que puede también tener interés en otros países.

3.5.6 La técnica de tratar residuos fragmentarios de documentos de familia de un pasado remoto (habitualmente en forma de correspondencia) por medio de la catalo­gación y el control en el nivel de cada elemento según los principios de la biblio-tecología TMH contrasta con el tratamiento de los archivos públicos según el órgano u oficina de origen y por el orden original de su creación (TAP). Berner afirma que la ci-asificación por temas recurriendo a la TMH da una ilusión de unidad orgáni­ca que quizá no exista ya. Desde hace algún tiempo, las grandes colecciones de

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documentos privados que abarcan una amplia gama de medios y que son relativamente completas en el sentido archivístico han traído consigo la quiebra del método de tratar cada elemento por separado recurriendo a la TMH. Se estima con razón que esas acumulaciones son orgánicamente de archivo como las de las instituciones pú­blicas, pero incluso en tal caso un ordenamiento demasiado limpio y simétrico puede enmascarar el contexto original de ciertos documentos.

3.5.7 Se tiende, en general, claramente a renunciar a la descripción por ele­mentos (salvo en el caso de los documentos de interés excepcional) y a preparar inventarios de las colecciones manuscritas similares a los preparados para los ar­chivos públicos, siendo el título del legajo el nivel de descripción más bajo.

3.5.8 Esas dos tradiciones, complicadas por el rápido desvío que suscita la TMH y su impacto en los sistemas de localización, plantean problemas a cada usuario de un archivo y suscitan dificultades especiales para los archiveros. La mayoría de los grandes archivos habrán acumulado pues, a lo largo de los años, un conjunto de medios de localización de una calidad, una precisión y una complejidad variables, ordenados algunos de ellos según la TMH y otros según la TAP. Berner señala además que, si existe un catálogo colectivo de personas, lugares y materias, es probable que sea ilógico, idiosincrásico y subjetivo y que carezca de una fuerte disciplina interna. Además, la TMH ha calado en el modo de tratar los manuscritos en AACR II (si bien este aspecto está siendo investigado actualmente), y en una de las princi­pales bases de datos bibliográficos de los Estados Unidos, que contiene también información de archivo, a saber, la OCLC, por no hablar de la NUCMC, que no ha sido autorizada todavía.

3.5.9 Es posible que el enfoque del archivado mediante la TAP, que implica a menudo una gestión de documentos, una fase de prearchivado u otra forma de retención selectiva, esté dando ya una mayor coherencia a los títulos y a la normalización de los nombres propios.

3.5.10 Como los documentos de archivo son rara vez elementos concretos y depen­den de su relación contextual original para la plena comprensión de su contenido, los archiveros de la TAP han recurrido ampliamente al ordenamiento como parte im­portante de la operación descriptiva total y, por medio de él, a aclarar la forma y la pauta de los bloques de información contenidos en los documentos. Salvo cuando el inventario sea muy somero o preliminar, la descripción del contenido no deberá rebasar la descripción física, si bien será mucho más baja que la catalogación elemento por elemento, propia de la TMH. En contraste con ello, la descripción bi­bliográfica de un libro empleando las reglas AACR II se centra en la descripción física y en la identificación de nombres. La descripción se limita a encabezamien­tos aislados a partir de un tesauro como, por ejemplo, los Library of Congress Subject Headings.

3.5.11 La inexistencia de normas constituye un grave obstáculo para la auto­matización y sus ventajas consiguientes para el usuario, que examinaremos más ade­lante. No obstante, los archiveros intentan familiarizarse en general con el conte­nido de las series y colecciones que someten a tratamiento, y es éste un factor po­sitivo y muy constructivo. También quedan al margen de toda norma los índices, que pueden prepararse directamente a partir de los documentos originales, de descripcio­nes de elementos o declaraciones contenidas en los inventarios.

3.5.12 Como hasta la fecha se han adoptado pocas normas, salvo en un cierto número de centros de archivo, los investigadores tienen que recurrir a la mediación personal del archivero, el cual ha de dirigirse a su vez a especialistas y a conoci­mientos específicos de orden superior. Esto no cambiará probablemente nunca, ni si­quiera después de ser aceptadas unas normas, porque los arehivos se ocupan de lo único y de lo específico, por lo menos en el nivel del elemento.

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3.5.13 Podemos advertir ya que el usuario sacará gran provecho del estudio por los bibliotecarios de los métodos de descripción del contenido propio de los archive­ros, y del estudio por los archiveros de los formatos normalizados, la construcción de tesauros, lenguajes de indización y formatos normalizados, a los que han dedicado tanta atención los bibliotecarios y los especialistas de la ciencia de la información. De momento, los archiveros han efectuado pocos estudios sobre las necesidades y el com­portamiento de los usuarios. Al insistir tanto en el ordenamiento, hemos tendido a apartarnos de la construcción textual, que es todavía en gran parte descriptiva de elementos burocráticos, en una reconstrucción de la burocracia sin los burócratas. Esto resulta de gran utilidad, pero quizá se haya insistido demasiado en ello. Sabemos que, en el mejor de los casos, prestamos un servicio que satisface más o menos a nues­tros clientes, pero ello se debe a que, sin un estudio ulterior, no hay modo de que ninguno de nosotros sepamos hasta qué punto podríamos ser mejores.

3.5.14 Los archiveros constituyen el vínculo entre el contenido y la orientación de la procedencia, especialmente cuando el acceso temático se limita al índice de la guía general del archivo,y los investigadores deducen los temas o materiales a partir de los nombres de personas que piensan que están asociados a ellos17'. Los archiveros suponen que los investigadores desean una precisión modesta y una alta tasa de aciertos en unos archivos ordenados en función de la procedencia. ¿Se puede mejorar esa precisión?

3.6 El acceso y el archivero

3.6.1 El servicio más vital que puede prestar el archivero a un investigador es probablemente el acceso a los materiales solicitados. Como este tema ha sido estudia­do hace poco, lúcida y largamente por Sue Holbert en su manual sobre la referencia y el acceso1^), bastará ahora con un resumen. El acceso puede ser de tres tipos:

3.6.1.1 Acceso físico. Está relacionado con la evaluación y la adquisición, dado que el documento que se busca puede haber dejado de existir o no haber sido re­cibido por el archivo. Está también relacionado con el acceso intelectual, puesto que un horario cómodo y una buena sala de trabajo que estimulen la reflexión y la intuición pasan a ser factores importantes, y los servicios de copia pueden consti­tuir el único modo de facilitar el acceso a distancia. Se puede negar el acceso por razones de conservación o porque los materiales no han sido tratados todavía. Conviene recordar que el derecho al acceso físico no significa necesariamente una estricta igualdad de acceso, puesto que un investigador que viva lejos del archivo y que no esté en condiciones de pagar una copia no tendrá acceso en tal sentido. Por esa misma razón, los contribuyentes reciben a veces privilegios especiales en forma de una reducción de los impuestos.

3.6.1.2 Acceso legal. Puede ocurrir que se restrinja el acceso a ciertos mate­riales por motivos de seguridad nacional o de respeto de la vida privada, pero los archiveros deben procurar facilitar al público la mayor masa posible de materiales y conseguir un plazo de años para los demás. En cierto sentido, se puede considerar que los materiales vedados no existen, pero el archivero ha de estar por lo menos en condiciones de revelar su existencia en los archivos. En los archivos universitarios, puede haber prioridad de acceso en favor de los profesores y estudiantes, dedicándose una consideración únicamente secundaria al público en general. Habrá que precisar de antemano tales normas de acceso.

3.6.1.3 Acceso intelectual. Depende de la eficacia de toda la operación de archivado ya que las demoras de tratamiento, la disponibilidad de medios de locali-zación deficientes, unos archiveros incompetentes y unos medios de copia poco efi­caces demorarán o coartarán todos ellos el acceso intelectual. Habrá que procurar muy especialmente no retirar deliberada y sistemáticamente materiales, a no ser que sean objeto de restricciones legales. Si el archivero ha hecho todo lo posible por satisfacer al investigador y puede justificar la falta de acceso alegando retra­sos en las operaciones de tratamiento, habrá que explicar esto al investigador. Todo el mosaico de la información recuperable o localizable en un archivo es en gran medida subjetivo y selectivo, lo cual resulta lógico e inevitable. Quizá sur­ja un problema cuando un investigador haya descubierto una información interesante

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que no conozca el archivero, y aquél podrá razonablemente reivindicar su utilización exclusiva durante cierto tiempo a condición de comunicárselo a éste. En general, los archivos públicos no deben conceder esa exclusividad de utilización.

NOTAS

1) Abraham H. Maslow, Motivation and Personality, 2a. edición, Nueva York, Harper and Row, 1970, 369 págs.

2) Maslow, op. cit., pág. 8

3) Patrick Wilson, Limits to the growth of knowledge: the case of the social and behavioural sciences, Library Quarterly, Vol. 50, 1980, págs. 4-12.

4) Wilson, op. cit., págs. 11-12

5) Wilson, op. cit., pág. 16

6) Karl J. Weintraub, The Humanistic Scholar and the Library, Library Quarterly, Vol. 50, no 1, 1980, págs. 22-39.

7) Don R. Swanson, Libraries and the Growth of Knowledge, Library Quarterly, Vol. 49, 1979, págs. 3-25.

8) Sue Stone, Humanities and Scholars: Information Needs and Uses, Journal of Documentation, Vol. 38, nQ 4, diciembre de 1982, pág. 305.

9) Cynthia Corkill y Margaret Mann, Information Needs in the Humanities : Two Postal Surveys, Centre for Research on User Studies, University of Sheffield, 1978, 158 págs.

10) Eugene Garfield, Retrieval in Arts and Humanities. Library Quarterly, Vol. 50, no 1, 1980, págs. 40-57.

11) Wilson, op. cit.

12) Blaise Cronin, The Invisible College and information transfer: a review, and commentary, with special reference to the social sciences, Journal of Documen­tation, Vol. 38, no 3, 1982, págs. 212-236.

13) Anita R. Schiller, Reference Service: Instruction or Information, Library Quarterly, Vol. 35, no 1, 1965, págs. 52-60.

Véase también Colin Harris, "User Education and User Studies", en L.J. Taylor, comp., British Librarianship and Information Work, Vol. 2, Londres, Library Association, 1983, págs 145-163.

14) J. Shinebourne, User needs, the new technology and traditional approaches to library services, Journal of Information Science, Vol. 2, 1980, págs. 135-140.

15) Bruno Delmas, User Needs and Archive Facilities: a tentative typology and ana­lysis, mimeographed draft, Paris, Unesco, ICA, marzo de 1977, 29 págs.

16) Richard C. Berner, Towards National Archival Priorities: a Suggested Basis for Discussion. American Archivist, Vol. 45., ne 2, 1982, págs. 165-174.

17) Mary Jo Pugh, The Illusion of Omniscience: Subject Access and the Reference Archivist, American Archivist, Vol. 45, no 1, invierno de 1982, págs. 33-44.

18) Sue E. Holbert, Archives and Manuscripts: Reference and Access, Chicago, Society of American Archivist, 1977, 30 págs.

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4. EL PRELUDIO AL SERVICIO: INVENTARIOS PREVIOS, EVALUACIÓN Y ADQUISICIÓN

4.1 Inventarios previos

4.1.1 En una forma u otra, los inventarios previos han sido siempre una parte del trabajo de archivero, un preludio necesario para la evaluación, la adquisición, la clasificación o la descripción, por el afán de percibir la índole y la magnitud de la tarea pendiente. Son un elemento implícito en las fases iniciales de todo nuevo archivo, cuando hay que restablecer con frecuencia la procedencia y el orden. Resultan esenciales para determinar el nivel de descripción subsiguiente, y consti­tuyen el requisito previo para una programación en materia de gestión de documentos.

4.1.2 Han servido, además, para precisar la configuración de los materiales de archivo que han sobrevivido al margen de la institución, como preludio para su mejor conservación y control, o simplemente para proporcionar fuentes adicionales de información al usuario. Los archiveros son desde hace ya mucho tiempo miembros honorarios del "colegio invisible", en el cual los intelectuales juzgan las citas y fuentes de sus colegas que pueden tener utilidad para ellosi'. pe e s e modo com­plementamos nuestro conocimiento de las fuentes en una forma no protocolaria y alea­toria, pero un estudio bien organizado y cuidadosamente planificado sobre un deter­minado tema puede extender nuestro conocimiento a zonas sin explorar todavía. Existe un útil manual sobre el particular^).

4.1.3 Esencialmente, los estudios relativos a los materiales de archivo no apuntan sólo a identificar sino además a mejorar el acceso. Han de señalar a los propietarios el valor de lo que tienen, lo cual puede desembocar, o no, en su adqui­sición por un archivo. Habrá que concebirlos en general en función de su tema: pueden estar relacionados con materiales de investigación especializados en un an­cho campo, o bien el estudio general intensivo de todos los documentos supervivien­tes puede resultar apropiado para una localidad, sobre todo en un marco rural, al estilo de las excavaciones arqueológicas^'.

4.1.4 En todo caso, procede hacer los máximos esfuerzos para publicar la infor­mación obtenida de ese modo, si no se quiere que siga siendo simplemente un medio de localización en la institución de origen y, a ser posible, habrá que vincularla a unos sistemas nacionales de información, automatizados o no. No obstante, se debe recordar siempre que los materiales de archivos existentes en el sector privado e identificados en él están expuestos a la migración, si no se depositan en un archivo reconocido y, si se han ordenado antes del inventario, ese ordenamiento puede quedar gravemente perturbado. Si están siendo investigados, se podrá autorizar el depósito temporal en un archivo.

4.2 Evaluación

4.2.1 Sobre este tema versa ampliamente un reciente manual muy autorizado '. Bastará con decir que la evaluación condena a muerte documentos con una finalidad y una regularidad que invalida absolutamente toda posibilidad de utilización de los mismos por nadie, ahora o en el futuro. Se trata de una operación rigurosamente necesaria, pero convendrá revisar los planes de cuando en cuando, sobre todo si hay verdaderamente probabilidades de que, en un plazo de tiempo razonable, los progresos tecnológicos vayan a permitir reducir el volumen y establecer un control sobre con­juntos tan grandes como los de las declaraciones fiscales y las monografías. El muestreo es un sucedáneo muy deficiente y de valor limitado para los estudios cuan­titativos, por muy necesario que pueda ser hoy '.

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4.2.2 No debemos dar nunca por supuesto que todos los documentos conservados en un archivo tengan un valor permanente. Quizá fuera más apropiado hablar de "va­lor persistente". Pueden existir ciertas categorías de documentos que, después de haber sido evaluados de nuevo, no quepa considerar dignos de ser conservados más tiempo, porque no hubiera habido que adquirirlos nunca o bien por haber sido objeto de todas las investigaciones posibles en su caso. ¿Se puede prever razonablemente que vayan a hacer falta alguna vez en el futuro? ¿Quedará afectado el trabajo de un investigador si han dejado de estar disponibles? ¿Será la ciencia futura más pobre si han sido destruidos? Cualquier fragmento de documento tiene cualidades únicas, útiles quizá para alguien. Pero no podemos conservarlo todo. Los factores de eficacia de utilización y de reevaluación deben formar parte de toda política de retención^).

4.3 Adquisición

4.3.1 Los archiveros son adquisitivos por su misma naturaleza: son los servi­dores de una sociedad adquisitiva, que en el pasado ha centralizado la mayor parte de los documentos y objetos que más apreciaba en grandes depósitos de archivo. Esa centralización era inevitable para dar plena eficacia a la conservación y el cuidado profesionales pero, por muy escrupulosamente que respetaran los archiveros la proce­dencia y el orden original, una buena parte de los materiales quedaba desgajada de su entorno natural. En sus primeros años de vida, los archivos tenían un espacio que había que llenar, vacíos difíciles e inestables cuya existencia tendía a ser un patrón para calibrar el éxito del archivero. A la adquisición iban emparejados la categoría y el prestigio, y un exceso de adquisiciones, superior al espacio disponi­ble, proporcionaba a menudo argumentos para conseguir más espacio. Las atribuciones eran muchas veces vagas y generales, y se tendía, especialmente en los archivos pú­blicos, a acopiar documentos de valor marginal, por pensar que algún día serían va­liosos, en adquirir lo que llegaba más fácilmente, y en acumular un número impresio­nante de metros lineales de documentos en las estanterías. Se conservaban probable­mente por sí mismos muchos documentos, procedentes tanto del sector público como del privado, y se prestaba poca atención a su posible utilización, cuando en realidad el objetivo de toda adquisición tendría que ser el acceso, y no la cantidad, aunque ésta será siempre un factor importante, al igual que la calidad. Más tarde, hemos empezado a regular una y otra mediante la gestión de documentos y unos mandatos bien definidos, concebidos siempre que es posible en cooperación, y no en competencia, con nuestros colegas más próximos.

4.3.2 Queda, no obstante, amplio margen para perfeccionar las cosas, si es que aspiramos a atender mejor al público. A los bibliotecarios les consta plenamen­te este problema,y han sopesado los costos de compra, tratamiento, préstamo y dupli­cación para proporcionar varios niveles de disponibilidad, en su relación con la utilización efectiva y la prevista. Muchos archivos no tienen que hacer grandes consignaciones presupuestarias para sus adquisiciones y, por ello, propenden a pasar por alto el costo de las operaciones subsiguientes que se requieren para ponerlos a la disposición del público. A diferencia de las bibliotecas, no podemos buscar en otra parte materiales idénticos. Ahora bien, ¿deberían tener esas consideraciones financieras un peso mayor en nuestras políticas de adquisición y evaluación? Es muy posible que se pierdan hoy materiales valiosísimos porque hay en nuestras estante­rías muchas cosas de mucho menos valor, con un compromiso implícito de tratarlas pero que tal vez no tengan nunca una verdadera utilidad en materia de investigación. Quizá proceda hacer a este respecto muy rigurosas reevaluaciones, si descubrimos unos materiales que puede valer la pena conservar durante cierto tiempo en un ar­chivo pero que tienen un valor menos que permanente.

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4.3.3 Deberíamos ciertamente incitar a quienes pueden crear y mantener sus propios archivos a hacerlo, como obligación suya para con sus descendientes y para con la sociedad. Pesa siempre sobre nosotros una dura presión económica, que ha de incitarnos a repartir la carga; ha pasado ya probablemente la época de unas adquisiciones mal definidas y que competían intensamente entre sí, y la aparición del principio de las redes y de las bases de datos contrarrestará cada vez más los posibles inconvenientes para los usuarios.

4.3.4 Más adelantado todavía está el concepto de costo social en el sector privado, con arreglo al cual el costo de la creación de la administración en una empresa ha de ser sufragado por el consumidor (de un modo muy parecido a como financia la sociedad los costos sociales de la contaminación industrial) y debe haber una cierta recompensa para el público, en forma de unos archivos disponibles en su de­bido momento. Así es cómo hay que abordar cada vez más el tema de los archivos de las grandes empresas. ¿Por qué se va a negar a quienes han contribuido a crear una empresa eficaz y rentable el derecho a que consten permanentemente en un archi­vo los esfuerzos que han realizado?

4.3.5 La era de los grandes coleccionistas y mecenas, en torno a los cuales surgieron muchos archivos, ha conservado para siempre un fondo muy amplio y valioso, referente a las élites sociales. En parte a consecuencia, y en parte como resulta­do de las tendencias de la historiografía, se ha escrito mucho sobre ellas y se han propuesto muchas interpretaciones de la historia centradas en ellas. Pero sabemos que eso se hizo en gran parte a expensas de una política de adquisiciones más equi­librada, culturalmente representativa y sistemática, que hemos de aplicar ahora, antes de que sea demasiado tarde para poder atender (y estimular) la demanda de los usuarios. Cabe citar a este respecto, como muy claros ejemplos de descuido pasado, la historia de la mujer y de las minorías culturales. Debemos reconocer el valor de los archivos que nos ayudan a explicar las grandes cuestiones de nuestro tiempo, y no debemos deformarlos con indicadores que no sean representativos de nuestra cultura''. Tendemos a cargarnos demasiado con registros burocráticos y a ignorar los frágiles y efímeros materiales de archivo del movimiento ecológico, por ejemplo, que con el tiempo puede introducir en nuestra sociedad unos cambios que apenas pode­mos prever hoy.

4.3.6 ¿Cómo lograr ese tipo de simetría y de alcance, habida cuenta de las limitaciones universales de espacio y de otros recursos? Es muy posible que tenga­mos que reconocer pautas generales de semejanza en el desarrollo de municipios ve­cinos, por ejemplo, y que cada uno pueda especializarse en un aspecto de ese des­arrollo, com^ la vivienda o las relaciones laborales, lo cual daría ciertas venta­jas al investigador. En todo caso, debemos consultar más a nuestros usuarios para conocer sus intereses y necesidades, de tal modo que nuestras decisiones finales en materia de evaluación y adquisición sean lo más documentadas que resulte posible.

NOTAS

1) Véase la nota 11 de la Sección 3.

2) John A. Fleckner, Archives and Manuscripts: Surveys, Chicago, Society of American Archivists, 1977, 28 págs.

3) Hugh A. Taylor, Family History: some new directions and their implications for the archivist, Archivarla, Vol. 11, 1981, págs. 228-231.

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4) Maynard J. Brichford, Archives and Manuscripts: Appraisal and Accessioning, Chicago, Society of American Archivists, 1977, 24 págs.

Véase también C M . Dollar, Appraising Machine Readable Records, American Archivist, Vol. 41, 1978, págs. 423-430.

5) Felix Hull, The use of sampling techniques in the retention of records: a RAMP study with guidelines, Paris, Unesco, 1981, 64 págs.

6) Leonard Rapport, No Grandfather Clause: Re-appraising Accessioned Records, American Archivist, Vol. 44, nQ 2, primavera de 1981, págs. 143-150.

7) Gerald F. Ham, The Archival Edge, American Archivist, Vol. 38, nQ 1, 1975, págs. 5-13.

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5. EL USUARIO EN LA SALA DE TRABAJO: PERFECCIONAMIENTO DE LOS SISTEMAS MANUALES

5.1 El archivo tradicional

5.1.1 En los sistemas de archivos ya establecidos, grandes o pequeños, los archiveros heredan la sala de trabajo de sus predecesores, con sus puntos fuertes y sus puntos débiles. Si esos archivos adquieren a la vez los fondos de las institu­ciones matrices y manuscritos del sector privado, es probable que haya una mezcla de medios de localización creados ad hoc, sin demasiada planificación previa. Re­girán probablemente ciertas reglas sobre el formato y la estructura de los inventa­rios y el tipo de información que deba figurar en un inventario o en el limitado espacio de una ficha de índice o catálogo. Los centros de archivo tienden a engen­drar "estilos" propios, que evolucionan con los años y que proporcionan una cierta coherencia, que la competencia teórica y práctica del personal puede moldear en forma de un instrumento de investigación plenamente eficaz.

5.1.2 Es probable que la máxima coherencia corresponda a los inventarios creados para los documentos públicos o institucionales, ya que se configuran en fun­ción de la oficina u organismo de origen y, cuando procede, según su orden original; además, contienen a menudo información adicional, en forma de breves reseñas adminis­trativas u otros medios para indicar el alcance y el contenido. Ciertas series, o niveles inferiores a ella, pueden haber sido objeto de un tratamiento más detallado hasta el punto de haberse preparado e indizado anuarios, pero este modo de proceder está desapareciendo rápidamente, a causa de la masa creciente de nuevas adquisicio­nes. Los inventarios pueden indizarse por separado o en forma acumulativa, y puede haber una lista de encabezamientos o tesauros para una mayor eficacia de funciona­miento. Como los documentos y expedientes públicos o similares más recientes se conservan y mantienen fundamentalmente para uso del personal de la institución ma­triz y se reciben por un orden y con una configuración concebidos con miras a elevar al máximo su utilización, los puntos de acceso atenderán probablemente mejor las necesidades burocráticas, y no las de investigación de los estudiosos de otros campos.

5.1.3 Las colecciones de manuscritos, en cambio, se han tratado con una mayor flexibilidad, especialmente cuando sólo ha sobrevivido la correspondencia y, en los archivos de universidades y otros centros de enseñanza superior que dan la prioridad a los intereses en materia de investigación de profesores y estudiantes, los mate­riales pueden estar ordenados por orden cronológico o alfabético de los creadores, con una amplia descripción e indización temática, siguiendo la tradición de los anuarios. Pero se reconoce cada vez más la índole archivística de las acumulaciones de grandes familias, por lo cual, al querer preservar las relaciones internas y re­ducir por razones de volumen la catalogación descriptiva, empiezan a surgir muchos de los problemas de localización o recuperación inherentes a los archivos públicos, y los inventarios de tales colecciones se parecen cada vez más a los de estos últimos1'.

5.1.4 Otras formas de medios de localización globales se limitarán probable­mente a una guía general de los fondos del archivo, guías temáticas de categorías como los archivos de empresas o las colecciones étnicas y, si es que existe, la guía nacional publicada, que facilita cierta información sobre los intereses de in­vestigación atendibles en otros centros de archivo o en otras instituciones.

5.1.5 Es probable además, que en otros archivos existan materiales en forma de microfilmes, o algún tipo de servicio de microfilmado y fotocopia.

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5.1.6 Se supone también que habrá acumulaciones de mapas, fotografías, cuadros y estampas o grabados e incluso algunas películas, que se conservarán quizá con los textos, por colecciones, o bien en secciones especiales.

5.1.7 Con arreglo a esa configuración tradicional, se parte del supuesto de que los archiveros son la fuente principal de acceso temático, puesto que solamente ellos conocen, en cualquier tipo de archivo, la idiosincrasia del índice temático. Además, los archiveros propenden a especializarse en ciertos campos de investigación en función de sus antecedentes personales, de sus intereses o de las colecciones que han tratado. Actúan, sobre todo, como vínculo entre la clasificación según la proce­dencia de los documentos públicos y su contenido temático, con el que acaban familia­rizándose al manejarlos año tras año2). Suponen que el público desea una alta tasa de aciertos y una precisión modesta en esos archivos que, con frecuencia, son orde­nados y clasificados en una forma muy sucinta por estudiantes, supervisados por archiveros. También esto limita la descripción, por muy lógica que pueda ser la procedencia. Los inventarios de los archivos públicos deben tener la máxima riqueza informativa posible.

5.1.8 No es sorprendente que los investigadores suelan abordar su tema de es­tudio a través de los nombres de las personas relacionadas con él. Los índices de nombres son mucho más fáciles de elaborar, y los archiveros se llevan consigo su conocimiento de los campos temáticos cuando son ascendidos o destinados a otro ar­chivo, se jubilan o fallecen.

5.2 Posibles perfeccionamientos

5.2.1 Al usuario le resulta muy útil que los sistemas de localización estén lógicamente ordenados y explicados de un modo tal que, en gran parte de sus pesqui­sas, pueda actuar sin recurrir al archivero, se sienta a gusto con el sistema, independientemente de cuál sea su campo de investigación, y tenga la seguridad de que se ha efectuado la labor de actualización con carácter periódico^'. Los índices deben encauzar al investigador hacia unos inventarios en los cuales se pongan de ma­nifiesto características adicionales y posiblemente contextos de interés, hasta llegar a los documentos propiamente dichos. Esencialmente, todos los medios de localización deben tener la máxima interrelación posible, pero sin olvidar que mu­chos índices de épocas anteriores pueden ser autónomos y exigir una tarea de locali­zación por separado.

5.2.2 Hay que insistir una y otra vez en que la introducción de elementos de. datos normalizados en la práctica descriptiva y el empleo disciplinado de encabeza­mientos y la elaboración de tesauros en la indización mejorarán la capacidad del usuario de efectuar operaciones de localización o búsqueda sin tener que depender del archivero, preparándose con ello el camino para una buena automatización.

5.2.3 Los usuarios deben disponer además de varios niveles de detalle descrip­tivo, en contraste con la antigua dicotomía entre "plenamente tratado" y "parcial­mente tratado". Con tal de que haya un nivel apropiado de control físico, los usua­rios podrán relacionar la muy limitada información referente al alcance y al conte­nido, y constatar que resulta adecuada para sus necesidades. Se ha sugerido^) que incluso la información básica suministrada en un registro de adquisiciones puede ser útil para los usuarios, tanto internamente como en el seno de una red^).

5.2.4 Antes, en los archivos tradicionales ya descritos, los archiveros se sen­tían relativamente satisfechos con los servicios que facilitaban, al igual que los usuarios, pero las limitaciones de los viejos sistemas son cada vez más evidentes.

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5.2.5 En un experimento efectuado en el Institutional Studies Center de la región de Baltimore^), se intentó determinar científicamente si el usuario se sentía más satisfecho, en lo tocante a los documentos localizados relativos a un tema espe­cifico, mediante

1. el "método de procedencia": búsqueda por medio de unos inventarios, en los cuales hay que deducir el tema de la operación reflejada en los docu­mentos, pero el hecho de hojear esos inventarios pone de manifiesto útiles pautas y facetas para la localización. A menudo, se hace un hincapié espe­cial en el subgrupo con arreglo a cinco niveles de descripción7'; o bien

2. el "método de la indización del contenido"": búsqueda por medio de la identifi­cación del contenido que interesa recurriendo a un tesauro, o a cualquier otro modo en que esté organizado el índice temático.

5.2.6 Se organizó el experimento de modo tal que los archiveros determinaron todos los conjuntos interesantes sobre ciertos subtemas que pudieron localizar mer­ced a su amplio conocimiento previo de las colecciones, lo cual constituyó el con­trol. Tras ello, se pidió a los investigadores que buscaran esos temas empleando uno u otro de esos dos métodos.

5.2.7 Los resultados pusieron de manifiesto un grado modesto de localización con ambos métodos, así como un pequeño traslapo de conjuntos de documentos, lo cual parece indicar además que un número muy grande de ellos eluden uno y otro métodos de localización. Esa situación de empate resultó sorprendente porque los índices temá­ticos estaban muy desarrollados y el personal consideraba que los inventarios no eran muy adecuados.

5.2.8 Las conclusiones generales no son en modo alguno definitivas pero parece más eficaz una versión mejorada del "método de la procedencia", y en ambos casos la experiencia del usuario con los dos sistemas es una variable crucial. Todo esto lleva a la conclusión adicional de que los archiveros deben evaluar sus sistemas suponiendo que una gran parte de lo que se conserva en los archivos no se localiza en la medida en que imaginaban los usuarios y ellos, y destaca la necesidad de efec­tuar nuevas investigaciones sobre esas técnicas. El sistema coherente de ordena­miento, descripción e indización de Berner, basado en el subgrupo, merece un examen especial");

5.3 Los "archivos totales"

5.3.1 Los documentos textuales predominan en los fondos de todos los centros de archivo, menos los más especializados, y es perfectamente comprensible que se de­dicara antes relativamente poca atención a los demás medios que, a menudo, se conser­vaban materialmente en sus colecciones de origen. Los mapas, los planos y los dibu­jos de arquitectura fueron probablemente los primeros en ser separados físicamente debido a su formato, muchas veces grande y poco manejable; colecciones enteras de fotografías se salvaron de la destrucción pero permanecieron luego sin tratar duran­te años; se estimaba que los grabados y estampas y los cuadros topográficos tenían ciertas cualidades archivísticas y contenido histórico, que las galerías de arte desdeñaban lógicamente; la película cinematográfica, sumamente desconcertante para los archiveros, compartía el sino de las fotografías o era ignorada pura y simplemente.

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5.3.2 Desde hace algún tiempo, los archiveros buscan esos medios con creciente energía y notables éxitos, pero ello ha creado complicaciones a la vez para los con­servadores y para los usuarios. Al mismo tiempo, ha cambiado la función de los ar­chivos, que abarcan ahora toda la gama de los documentos o registros de valor perma­nente, en lo que ha recibido en el Canadá el nombre de "archivos totales". En un reciente artículo, se destacan los problemas al respecto9', empezando por fijar pa­ra esos archivos totales cuatro objetivos importantes, algunos de los cuales, o to­dos ellos, pueden ser operativos en algún momento:

1. Adquisición de documentos que reflejen todos los aspectos del quehacer social.

2. Adquisición de todo tipo de medios.

3. Intervención en el ciclo vital completo de los documentos, mediante un programa de gestión de documentos.

4. Contribución a la ampliación de las redes, para un intercambio de informa­ción y una planificación estratégica.

Todo ello repercute en el usuario, sobre todo en relación con el punto 2, cuando se crean unidades operativas especiales para administrar los materiales no textua­les, o incluso para introducir una división entre los fondos públicos textuales y los manuscritos procedentes del sector privado.

5.3.3 Si no se ejerce un cuidadoso control intelectual, la separación en fun­ción de los distintos medios puede dislocar la procedencia, con consecuencias irre­mediables. Esto es lo que ocurrió, por ejemplo, al desgajar los mapas de sus series o colecciones de origen. Es indispensable mantener un registro "en papel" de toda la colección, indicando las transferencias que haya podido haber. La política de transferencia tiene que ser además coherente.

5.3.4 Surge un problema más difícil cuando, por ejemplo, se separan fotogra­fías de una colección predominantemente de manuscritos y se ofrecen a la sección fotográfica, la cual piensa que son de mala calidad o de valor desdeñable como docu­mentos fotográficos, a pesar de lo cual es posible que la sección de manuscritos desee conservarlas. Se requiere, pues, una cuidadosa resolución de las distintas políticas sectoriales de adquisición.

5.3.5 El control de las normas reglamentarias de acceso puede ser más difícil de establecer cuando están divididos los documentos o archivos a los que se aplican. Cabe incluso la posibilidad de que sea transferida toda una sección a otro departa­mento, por ejemplo los mapas a una biblioteca o los cuadros a una galería de arte, con lo cual quedarán gravemente perturbados los sistemas de localización.

5.3.6 Es también posible que haya que duplicar los especialistas temáticos de un gran archivo en función de cada medio en vez de ser competentes con respecto a toda la gama de ellos.

5.3.7 Procede abordar de frente todos estos problemas, ya que repercuten direc­tamente en el usuario, al cual, en un plano ideal, habría que atender en una misma sala de trabajo, provista de todos los medios, en la forma que más le interesara. También la mayoría de los archiveros querrán que sus adquisiciones sean clasificadas y descritas en su totalidad, así como llegar a ser una autoridad en relación con esas colecciones.

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5.3.8 Procede reconocer, sin embargo, que los diversos medios exigen sus dis­ciplinas propias para poder ser administrados profesionalmente. Por ejemplo, la conservación, el ordenamiento, la descripción y la interpretación de las fotografías son muy diferentes a los de los mapas o de los textos. Los usuarios tienen que aceptar esto, pero les gustaría estar seguros de que las relaciones entre las dife­rentes secciones son lógicas e implican unas consultas entre archiveros sobre pro­blemas de evaluación, prioridades de adquisición y otros aspectos conexos.

5.3.9 Una solución parcial es el servicio central de referencias, en el cual se dispone de un mismo sitio de copias de los medios de localización para todas las secciones, respaldados por el asesoramiento de archiveros especializados en las re­ferencias. Este sistema resulta claramente inviable en el caso de los catálogos en fichas, que no es posible reproducir fácilmente y cuyas copias en todo caso no pue­den ponerse al día. Quizá fuera posible con un sistema automatizado, empleando un formato normalizado, al menos para un nivel primario de control bibliográfico y re­ferencia, quizás el de la serie u otro comparable. Habría, pues, índices y medios de localización más detallados en las diversas secciones. Se examinará más deteni­damente este tema en la Sección 7 - "La automatización en la sala de trabajo" (págs. 47-50).

5.3.10 Existe el peligro de que, por su entusiasmo y su especialización, las distintas secciones de medios de un archivo aspiren a adquirir materiales que resul­ten más adecuados en otro sitio, por ejemplo en una galería de arte (véase 5.6: "Cuadros, dibujos, estampas y mapas", págs.36-37) y de que, por carecer de idoneidad archivística, tales colecciones provoquen tensiones con sus colegas. La dirección del archivo debe velar porque no ocurra tal cosa, y quienes formen a los futuros archiveros habrán de dar a sus alumnos sólidas bases de apreciación de las dimensio­nes archivísticas de todos los medios.

5.4 Fotografías

5.4.1 Nos estamos dando cuenta cada vez más claramente de que las fotografías no son siempre lo que parecen. No es posible considerarlas nunca en sí mismas, sino que procede verlas siempre en el contexto del fotógrafo y de la tecnología de la cá­mara. Más que ningún otro medio, la fotografía da una ilusión de conocimiento, y sin embargo esa imagen congelada y estrechamente selectiva, instantánea en el tiem­po y en el espacio y que carece a menudo de color y de una definición clara, puede engañar tanto como informar. A pesar de todo ello, la fotografía es una imagen del pasado, con unos elementos descriptivos que rebasan, pero complementan también, la descripción en prosa y narrativalO). Sobre todo, procede identificar el suceso o el momento con otros medios, y entender la finalidad del fotógrafo antes de poder aprehender las pruebas que puede aportar una cámara. La importancia que da Schellenberg al tema de las fotografías y de otros medios pictóricos, por encima de "los orígenes funcionales y de la procedencia", armoniza esencialmente con la tradición literaria de interpretar las imágenes literalmente y no visualmente, y negándoles el contexto que se requiere para una buena comprensión de los textos!1).

5.4.2 Las fotografías carecen de sintaxis y dividen el mundo en marcos de vi­sión abordables, pero no explican nada, ni tampoco lo que ocurre y, en la medida en que nos dan únicamente la superficie de las cosas, pueden encubrir más de lo que revelan. Las funciones operan en el tiempo, y esto sólo puede describirse en prosa y en una película^). En cambio, al capturar momentos precisos con un gran caudal de pormenores las fotografías contribuyen a poner de manifiesto una gestalt, postu­ras y gestos que los archiveros y los usuarios de las mismas han de procurar inter­pretar correctamente. Para poder entender cabalmente las características del suceso, tenemos que saber lo más posible sobre el fotógrafo y su material. Todas las

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fotografías expresan muy literalmente un punto de vista, una intención, y pueden re­tocarse con objeto de realzar esa intención, honradamente o no, según los casos1-*' .

5.4.3 Como dice Susan Sontag, "coleccionar fotografías es coleccionar el mundo", lo cual plantea un notable problema de estrategias de adquisición. Aunque una colec­ción de negativos de un fotógrafo profesional, que puede tener miles de ellas, fi­gure por su orden original y esté cuidadosamente identificada, la masa de informa­ción adicional de las propias imágenes resulta impresionante al intentar clasificar un detalle interesante para el usuario. Esto es particularmente cierto cuando se tiende a estudiar a quienes no forman parte de las élites, a las "familias corrien­tes", las cuales, por medio de su colección personal de instantáneas (si se identi­fican éstas) pueden revelar muchas cosas que, en la era del teléfono, no aparecerán nunca en la correspondencia. Tenemos además toda la información incidental, que en ciertas ocasiones puede ser tan importante para la posteridad como la evolución de la familia que se pone de manifiesto, en una forma parecida a las fotografías que se hacen sucesivamente a intervalos fijos. Los archivos históricos de la fotografía interesan también al archivero fotográfico.

5.4.4 No es, pues, sorprendente que haya sólo normas mínimas o incluso nulas, aplicables al análisis temático, y ello puede deberse en parte a los actuales forma­tos descriptivos, que hacen hincapié en los encabezamientos y en características fí­sicas y que pueden no comprender imágenes en miniatura de los originales. Rara vez existen normas aplicables a los elementos descriptivos, pero se han escrito muchos textos sobre el empleo de los ISBD (NBM), que no comprenden, sin embargo, disposi­tivos de localización!4) __

5.4.5 Los usuarios de fotografías tienen a menudo mucha prisa, y la presión de los editores y de los productores de cine y de televisión, que compiten para obtener imágenes nuevas, constituye una amenaza para los materiales originales por esa misma apresuraciónlS). La confección de copias de referencia en forma de posi­tivos o en fichas de apertura resulta onerosa y tiene que ser selectiva, y puede re­sultar, por supuesto, engañosa, por muy cuidadosamente que se haga la selección. Las copias fotostáticas, que son ya de calidad relativamente buena, ofrecen una so­lución práctica a condición de que no se trate de grandes cantidades. Menos aconse­jables son los conjuntos de "autoindización" de originales y, con frecuencia, de copias mediocres, que siguen abundando en los archivos y cuya tasa de deterioro puede ser muy alta. Procede dar una protección especial a las propias tiradas ori­ginales del fotógrafo, puesto que se reconoce ya hoy su valor, tanto desde el punto de vista de los archivos como desde el fotográfico. Será muy aconsejable disponer de copias de las imágenes más utilizadas e importantes, fácilmente disponibles, ya. que, si bien los fotógrafos suelen saber lo que quieren, se debe respetar a los "hojeadores" quienesquiera que puedan ser. En todo caso, a los usuarios debe cons­tarles la existencia de materiales no revelados, con objeto de que puedan, al menos, conocer la existencia de fuentes posibles con fines de referencia futura ®'.

5.4.6 En general, los historiadores han tardado en recurrir a la fotografía, no ya simplemente como ilustración sino como parte integrante de sus investigacio­nes publicadas, aunque las pruebas fotográficas son ya hoy tan respetables que las admiten los tribunales. Debido a una larga tradición y a una enseñanza centrada en el manejo de los materiales textuales, se requiere un gran esfuerzo de voluntad y de imaginación para abarcar también otros medios, y convendrá tener presente esto. En una excelente exposición (con fotografías) de la experiencia de un historiador en este campo*'' se precisan muy bien muchos de los problemas y decepciones de los investi­gadores. Debido a la inexistencia de sistemas eficaces de localización temática, los archiveros fotográficos necesitan tener muchas cosas presentes en su cabeza, y habrá que explorar con ellos los temas de investigación más quizá de lo que es ha­bitual; muchas veces, los archivos y museos pequeños cuentan con materiales

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excelentes pero carecen de recursos para velar por sus frágiles y tecnológicas carac­terísticas; los archiveros y los historiadores deben percibir la importancia y la calidad de la imagen pensando en su posible publicación; las demoras y dificulta­des en la comparación de copias fotográficas procedentes de un gran número de archi­vos pueden resultar decepcionantes, aunque sean inevitables y hoy en día es preciso retener muchas cosas mentalmente; por último el usuario aprecia siempre la oportu­nidad de manejar fotografías originales cuando es posible.

5.4.7 ¿Deberá dedicarse el archivero fotográfico a la "creación de documentos" como en el caso de la historia oral (muchas veces vinculada ella misma a un documen­to fotográfico)? Ello estará sin duda justificado si se dispone de tiempo y de fondos, en particular cuando se van a demoler edificios o están ocurriendo sucesos excepcionales o para que quede constancia de la diversidad del "aquí y ahora" a intervalos de varios años. Caben, por supuesto, otros muchos criterios, demasiado numerosos para mencionarlos, pero el principio es ciertamente legítimo.

5.5 Película y sonido

5.5.1 Por consistir en una serie de fotos fijas, el cine es fotográfico, pero al ser los sonidos y movimientos secuenciales y episódicos, se asemeja mucho a la técnica narrativa y al libro impreso. Al igual que los libros, las películas (prescindiendo de las domésticas o familiares) están destinadas a ser "publicadas" a través de su distribución. Se trata de un medio muy público, y su interés en re­lación con la investigación radica, como en el caso de las fotos fijas, en lo que dice por su contenido y también en lo que tienen que decirnos sobre la sociedad y, más concretamente, los artistas que las han producido y han participado en ellas. Por consiguiente, el cometido en materia de adquisición de unos archivos cinemato­gráficos en el plano nacional puede ser muy complejo. El "contenido nacional" pue­de abarcar no solamente la localidad y el tema sino también a los intérpretes y la producción; debido a su interés por el cine como forma artística, los usuarios pre­fieren un enfoque amplio de este tema, y a menudo desean disponer también de copias del repertorio clásico internacional. El uso de extractos, contrapuesto a la pro­yección de películas enteras, suele estar reservado a los directores y productores profesionales de cine y de televisión. Los derechos residuales restringen severa­mente el uso del cine y la televisión comercial en los centros docentes o en otras actividades de extensión. Los investigadores pueden ver esos materiales personal­mente, y con tal fin se suele transferir el original a una videocinta. En suma, el funcionamiento de unos archivos cinematográficos puede resultar muy caro si se quiere mantener la calidad y, cuando se intente atender, los criterios aplicables a la adquisición regular de programas de televisión importantes, los costos podrán aumentar aún más.

5.5.2 El cine está, en cambio, muy bien adaptado a la catalogación mediante AACR II en el nivel de cada elemento, pero, tratándose en particular de noticiarios cinematográficos, puede ser necesario que el investigador llegue hasta el nivel del plano cinematográfico. Se podrían decir muchas cosas a propósito de una "cataloga­ción" completa de las películas ya que, al igual que en el caso de los rollos de pergamino de la Edad Media, resulta muy ardua la localización.

5.5.3 Nos hemos referido hasta ahora al producto terminado, pero para el archi­vero son más importantes la documentación, las "sobras" y otras muchas cosas que aportan pruebas e información sobre la operación. Por todo ello, cabe preguntar si procede considerar un archivo como un centro de investigación en relación con las películas de argumento, los documentales, etc., o bien si ello debe incumbir a una cinemateca como ocurre a menudo, especialmente si se facilita también la distribu­ción como un servicio. Debería haber, por supuesto, una distinción clara entre

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las películas destinadas a la distribución y la copia con fines de conservación per­manente, que podrá ser o no lo que cabría calificar de "original" y que muchas veces no será fácil de identificar ya que las películas pueden existir en varias versiones ligeramente diferentes. Por supuesto, puede haber archivos y bibliotecas en una misma organización, pero se plantea al respecto un problema teórico, que puede cobrar gran­des proporciones con el tiempo. No guardamos un ladrillo con los archivos de una em­presa de fabricación de ladrillos, ni conservamos tampoco siempre un ejemplar de un libro publicado con los manuscritos literarios y la correspondencia de un autor. ¿Por qué habremos de quedarnos con la copia de una película en el archivo, sino procede así la biblioteca? Desde el punto de vista del usuario y del archivero cinematográfi­co, el hecho de establecer una distinción clara simplificaría la labor de localización y de investigación. Pero será preciso estudiar más detenidamente todo este asunto.

5.5.4 Independientemente de que se trate de grabaciones de radio, de "paisajes sonoros" o de alguna forma de "historia oral", el sonido plantea muchos problemas similares en relación con el catálogo y, por ende, para el usuario a efectos de loca­lización, a no ser que exista una transcripción, que será onerosa y llevará mucho tiempo. Se suele estimar hoy en día preferible conservar la cinta original o, por lo menos, una muestra representativa junto con la transcripción. El desarrollo de una versión para los archivos del videodisco, que está siendo estudiada actualmente en los Archivos Públicos del Canadá, ha de facilitar la localización de todos los medios antes citados, a condición de que sea posible establecer normas de descrip­ción y elementos de datos y automatizar el sistema.

5.6 Cuadros, dibujos, estampas y mapas

5.6.1 La iconografía y la cartografía ponen de manifiesto más claramente que ningún otro medio la estrecha relación que existe entre los elementos de con­servación propios del patrimonio. Durante siglos, la estampa y el grabado han dado a generaciones de seres humanos su única experiencia visual común de las obras de arte, de la ciencia y de lugares remotos, y los esquemas en los que se basa­ban completaban lo que se podía leer^). En Occidente, sus imágenes exactamente repetibles prefiguraban la imprenta de tipos móviles con unos años de antelación. El grabado permitía la publicación de mapas y las ilusiones de la proyección. Los acopiaban las bibliotecas, las galerías de arte y los archivos, del mismo modo que acopiaban mapas impresos las bibliotecas y los archivos, y globos terráqueos unas y otras, amén de los museos. ¿Se debía ello a que la imagen une mientras que el texto divide? Ninguno de esos medios son de archivo stricto sensu, pero histórica­mente están muy relacionados con sus homólogos pintados o dibujados a mano, y convie­ne recordar que no se difunden todos los materiales impresos.

5.6.2 Habida cuenta de tales anomalías, puede estar justificado considerar la obra de un artista como esencialmente de comunicación, y estimar que esos registros de comunicación son archivables con el mismo derecho que los mensajes textuales. Encierran desde luego una información muy rica, y parece arbitrario disociar los diarios, los relatos y la correspondencia de las obras de arte del artista. Todos ellos forman un continuo de actividades consignadas. El hecho de que el artista produzca una obra maestra, mientras que la de otro será de calidad anodina, parece carecer de importancia al respecto '. Pero esto no quiere decir que no deban con­servarse las obras de un artista en una galería de arte para que las vea el público, o que no deba estar dispersa por todo el mundo su producción. Se trata simplemen­te de que, en un sentido archivístico y documental, el archivero debe intentar pre­sentar la totalidad de las pruebas al usuario. Lo que se califique de gran valor artístico puede variar con el tiempo, y los archivos pueden tener obras de arte en su sección de pintura como por añadidura. Al mismo tiempo, en las galerías de arte hay cuadros de gran contenido histórico, cuyos detalles no es posible localizar actualmente con fines de investigación.

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5.6.3 En lo tocante a la catalogación, AACR II plantea dificultades muy reales al archivero iconográfico. En un manual reciente, se describe un formato más apropiado2^.

5.6.4 Es urgentemente necesario que haya una mayor documentación sobre esas imágenes visuales en los catálogos en fichas mediante:

1. una copia de la imagen;

2. una referencia descriptiva, basada en los materiales y técnicas utilizados para producir la imagen;

3. una anotación o descripción crítica o evaluativa;

4. una nueva semántica, tomada de la terminología de la teoría del arte, en contraposición a los planes de clasificación de las bibliotecas21).

En los Archivos Públicos del Canadá se emplea una combinación de textos y microfi-chas, cada una de las cuales corresponde a un artista. A juicio"de Estelle Jussim:

"La historia no es una compilación de sucesos singulares para la cual existan registros visuales singulares, sino más bien un fenómeno normativo para la evaluación cuantitativa, en relación con la cual el contenido de un gran núme­ro de documentos visuales puede aportar pruebas visuales"22'.

¿Podrá la profesión de la información aprender a tratar esos conjuntos visuales?

5.6.5 Limítrofes a veces del arte, o bien estrechamente vinculados a croquis y descripciones topográficas, los mapas antiguos, impresos o manuscritos, pueden re­sultar tan valiosos, o tan engañosos, como los grabados y cuadros de su misma época. Más recientemente, la fotografía aérea ha proporcionado una mayor exactitud, y esas fotografías se conservan a menudo en las secciones de cartografía, y los carretes

nil

originales, y no los positivos subsiguientes, constituyen las copias maestras^0'.

5.6.6 Es posible que, muy en breve, el investigador pueda emplear datos esta­dísticos y fácticos brutos, convertidos en forma numérica, que constituirán el "ori­ginal" y que podrán transponerse en cualquier escala o proyección. Ehrenberg insis­te en que "esas características tienen enormes consecuencias para los futuros inves­tigadores, que estarán en condiciones de manejar bloques de datos contemporáneos para crear unos mapas que no existen hoy" mediante toda una serie de métodos de re­produce ion24).

5.6.7 Se está negociando actualmente un formato de ISBD para los mapas. Los archiveros cartográficos podrán emplear una norma que no tengan a su alcance sus co­legas especializados en otros medios.

NOTAS

1) Richard C. Berner, Manuscript Collections and Archives - a Unitary Approach, Library Resources and Technical Services, Vol. 9, 1965, págs. 213-220. (Berner ha escrito varios artículos sobre este tema).

2) Véase la nota 17 de la Sección 3.

3) Lydia Lucas, Efficient Finding Aids: Developing a System of Control of Archives and Manuscripts, American Archivist, Vol. 44, nQ 1, invierno de 1981, págs. 21-26.

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4) David Bearman, Towards National Information Systems for Archives and Manuscripts : Opportunities and Requirements, Chicago, Society of American Archivists, sep­tiembre de 1982, pág. 8.

5) Bearman, op. cit., págs. 14-16.

6) Véase la nota 8 de la Sección 1.

7) O.W. Holmes, Archivai Arrangement: five different operations at five different levels, American Archivist, Vol. 27, 1964, págs. 21-42.

8) Véase una descripción muy reciente en University of Washington Libraries, Manual for Accessioning Arrangement and Description of Manuscripts and Archives, Seattle, 1982, 98 págs.

9) Terry Cook, The Tyranny of the Medium: A Comment on 'Total Archives', Archivarla 9, 1980, págs. 141-150. Véase una respuesta a este artículo en Andrew Birrell, The Tyranny of Tradition, Archivarla 10, 1980, págs. 249-252.

Walter Rundell, Photographs as Historical Evidence: Early Texas Oil, American Archivist, Vol. 41, no 4, 1978, págs. 373-398.

T.R. Schellenberg, The Management of Archives, Nueva York, Columbia University Press, 1965, pág. 325.

Susan Sontag, On Photography, Nueva York, Farrar Straus and Giroux, 1977, 207 págs.

Peter Robertson, More than Meets the Eye, Archivarla 1, ns 2, 1976, págs. 33-44.

David Mattison y Sandra Sherman, Cataloguing Historical Photographs with ISBD (NBM), Archivarla 5, 1978, págs. 101-108.

Richard B. Huyda, Photographs and Archives in Canada, Archivarla 5, 1978, págs. 7-16.

Robert Weinstein y Larry Booth, Collection, Use and Care of Historical Photo­graphs , Nashville, American Association for State and Local History, 1977, 222 págs.

Rundell, op. cit.

William M. Ivins, Prints and Visual Communication, Cambridge, Harvard University Press, 1953, 190 págs.

Hugh A. Taylor, Documentary Art and the Role' of the Archivist, American -Archivist, Vol. 42, nQ 4, 1979, págs. 417-428.

Hugh A. Taylor, The Arrangement and Description of Archival Materials, Munich, K.G. Saur, 1980, págs. 93-113.

Estelle Jussim, The research Uses of Visual Information, Library Trends, Abril de 1977, págs. 763-778.

22) Jussim, op. cit., pág. 765.

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23) Ralph E. Ehrenberg, Archives and Manuscripts: Maps and Architectural Drawings, Chicago, Society of American Archivists, 1982, 64 págs.

24) Puede verse un interesante estudio filosófico del mapa como forma de comunica­ción "gracias a la cual adquiere un significado a partir de su confeccionador y evoca un significado en su usuario", que puede desembocar más tarde en "una teoría general de la cartografía", en Arthur H. Robinson y Barbara Bartz Petchenik, The nature of maps: essays towards understanding maps and mapping, Chicago, University of Chicago Press, 1976, 138 págs.

NOTA ADICIONAL

La siguiente obra sobre la interpretación de las fotografías que entraña una rela­ción personal, llegó a conocimiento del autor una vez terminado de escribir el texto definitivo a máquina. Está relacionada con el párrafo 5.4.3:

Robert U. Akeret, Photoanalysis: how to interpret the hidden psychological meaning of personal and public photographs, Nueva York, Peter H. Wyden, 1973, 250 págs.

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6. LOS ARCHIVOS LEGIBLES EN MAQUINA

6.1 Problemas para el usuario

6.1.1 No cabe considerar los archivos legibles a máquina (ALM) en el contexto de los métodos tradicionales de archivo y de localización manual. En la actualidad se trata del único medio de uso general, para consignar datos o documentos que no puede comunicar directamente a través del ojo o del oído; y sin embargo, debido a las posibilidades que ofrece de cambio y reacción casi instantáneos, se le ha compa­rado metafóricamente con una extensión de nuestro sistema nervioso.

6.1.2 Los ALM presentan a la vez ventajas y problemas para el usuario: pro­blemas porque la metodología tradicional de una exploración casi lineal por conduc­to de un registro característicamente fragmentado en los medios tradicionales, con la ayuda de un índice de fichas, la clasificación y la procedencia, cede el paso a un corpus integrado de datos que exigen unas estrategias de búsqueda, análisis y reco­nocimiento de las pautas totalmente distintas. Las ventajas forman parte del proble­ma en el sentido de que, una vez dominado el empleo de ese medio como fuente de investigación, su capacidad de manipular sus propios datos al servicio del usuario es enorme, si bien no ilimitada.

6.1.3 Las investigaciones históricas, y de ciencias sociales en general, basa­das en el análisis cuantitativo, que tanto deben a la computadora (aunque su origen radique en unos sistemas manuales, extraordinariamente laboriosos, de acopio y tratamiento de datos brutos) está cambiando nuestro modo de percibir el pasado. Interpretamos ahora el tiempo menos como un continuo y más como una influencia que configura constantemente nuestro presente, en una forma muy sutil que no advertimos muchas veces; más que dominarlo, estamos intentando vivir en nuestro entorno regio­nal. Estamos intentando discernir pautas, en vez de imponerlas, y procuramos deses­peradamente no confundir las partes con el todo. Samuel Hays define dos elementos principales:

El primero es el interés por las características estructurales generales de la sociedad y su evolución a largo plazo..., el descontento ante el estrecho campo de visión de segmentos limitados de tiempo y de espacio, y el deseo de que el marco de referencia sea un conjunto de conceptos bien engarzados de cambio so­cial. El otro es el deseo paralelo de incorporar al estudio del pasado todas las facetas de la sociedad..., las no personas y los no sucesos, esto es: no simplemente la masa de individuos como tal masa, sino todas las capas del orden social, de arriba a abajo, como un todo interesan te •*• ' .

6.1.4 Más específicamente, Kenneth Thibodeau pregunta si estamos viviendo una época de cambios profundos o superficiales. Para saberlo necesitaremos:

masas de datos, organizados de un modo coherente y organizado, en primer lugar; en segundo lugar, medidas del cambio que sean objetivas y carentes de toda ambigüedad; en tercer lugar, la capacidad de extraer de los datos la informa­ción que se requiere para poder aplicar las medidas del cambio y efectuar las pruebas consiguientes^).

6.1.5 Las técnicas de investigación cuantitativa y de reconocimiento de pautas nos ayudarán a solventar el problema de que la supervivencia fragmentaria de los do­cumentos de las élites (por no hablar de los demás) deforma nuestra visión:

Lo que se pretende con la investigación cuantitativa no es un conocimiento cabal de la realidad sino una aproximación a la misma cada vez mayor: se trata de lo que, con una metáfora matemática, se ha calificado de acercamiento asintótico a la verdad^).

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6.1.6 Toda investigación social histórica es más sistemática que intuitiva, por lo que el historiador ha perdido "el contacto" mediante su inmersión en los he­chos y, en vez de ello, somete a prueba hipótesis y descripciones históricas, son­deando táctilmente por conducto de la computadora. Ahora bien, el aspecto técnico del juego de los números no debe ocultar la importancia del concepto y del método El predominio de los estudios cuantitativos en la historia política y urbana de los Estados Unidos constituye una respuesta directa a la disponibilidad de archivos apropiados5', en gran parte por medio de la informática, aunque conviene evitar to­da ilusión utópica a propósito de lo que es posible lograr mediante una cuantifica-ción. Al igual que el historiador, el archivero ha aprendido a desconfiar de la computadora.

6.1.7 Las técnicas empleadas tienen gran interés para el archivero porque, en el afán de llegar a una mayor objetividad, los documentos adquieren una función cen­tral y la interpretación del historiador pasa a la periferia. Cada vez resulta más inaceptable hablar de un político o un empresario "típicos" en un campo concréte­las dicotomías y las homogeneidades ("blancos y negros", "el carácter nacional") son ya menos prominentes, como también lo son en los propios archivos, lo cual parece indicar que debemos ser muy cuidadosos en nuestras técnicas de catalogación, y no clasificar una información fuera de su contexto. Se requiere, pues, una rica gama de documentos y descripciones desglobalizadas de todos los niveles de la sociedad.

A lo que se apunta es a encontrar unos datos que sean uniformes en todo un sis­tema y que pongan de manifiesto la diversidad en un cierto número de variables. Tal es lo que ocurre con los datos sobre los ingresos, los bienes, la religión, las minorías étnicas y toda una serie de otras cosas. Pero ello destaca la necesidad de disponer de datos locales, y de tener tales datos en todo el sis­tema, y no simplemente en uno de sus niveles, lo cual contribuye a definir el carácter de los archivos^).

6.1.8 Precisamente a ese respecto adquieren gran importancia los elementos de datos uniformes, pero insignificantes por separado, de los archivos locales y centra­les, especialmente en el nivel de la serie de documentos (actividades específicas de ministerios), los expedientes jurídicos y judiciales. Se trata precisamente de unas series que los archiveros estimaban antes muy inabordables, en parte porque no es posible localizarlas temáticamente, en parte debido a su volumen y, por último, también en parte por su insignificancia en relación con cada elemento suelto si se recurre únicamente a técnicas de localización o recuperación manuales. Nos hemos sentido a veces reconfortados con muestras y conjuntos, pero en ninguno de los dos casos ha reconfortado ello a nuestros clientes. La mayoría de nosotros somos lo bastante sensibles como para sentir escrúpulos a propósito de esa destrucción pero, habida cuenta de la escasez de espacio y de una indicación hasta entonces muy limi­tada de que hubiera una demanda de los usuarios, no teníamos otra alternativa. Hasta los archivos tienen que ser relativamente rentables, más exactamente rentables en relación con su utilización. El muestreo no facilita en nada el análisis, por ejemplo al relacionar las declaraciones censales con las fiscales.

6.1.9 Desde un punto de vista cuantitativo, la historia regional es esencial­mente interdisciplinaria y se expresa en múltiples medios, en sentido documental. La índole no lineal y espacial de los estudios urbanos y geográficos se basa en ma­pas y fotografías, incluidas las series cronológicas de mapas topográficos y de fotografías aéreas. Cabe también asociar las modificaciones de las viviendas que ponen de manifiesto las fotografías con la evolución de las fortunas familiares y del modo de vida. "La retórica del geógrafo es la retórica del mapa"7), y el bloque de fotografías proporciona una gestalt difícil de percibir de otro modo.

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6.1.10 Otro fenómeno que debe estudiar el archivero es el hecho de que la vinculación documental constituye una especie de microbiografía^). Del mismo modo que el anticuario nos ha transmitido el amor del documento como elemento digno de ser apreciado por sí mismo, así también el geneálogo ha mantenido viva la idea de que todos nosotros formamos parte de una cadena de seres, de una especie de doble hélice universal pero, mientras que gran parte de la genealogía es una compilación bastante árida de un organigrama familiar con arreglo a una jerarquía fija, la vincu­lación documental es la relación lateral de una misma persona con la información en un cierto número de legajos. El nacimiento, el matrimonio y la muerte de un indivi­duo son un buen ejemplo de vinculación documantal simple por medio de registros apropiados. Cabe añadir a todo esto el domicilio, la religión, el servicio militar y otras muchas cosas, y establecer con ello datos biográficos sobre individuos en grupos significativos, que se correlacionen y cuantifiquen más tarde. Se pueden crear así nuevos bloques enteros de información a partir de fuentes heterogéneas. Ahora bien, independientemente de sus implicaciones para la libertad del individuo, tales bloques tendrían cierto valor para un experto en vinculación documental. Con ese tipo de estudio está emparentado el análisis de cohortes (ciclo vital), que reconstruye la vida subsiguiente de los nacidos en un año dado, por ejemplo. Por supuesto, el muestreo de documentos con fines de retención es el mayor enemigo de la vinculación documental.

6.1.11 Tenemos, por último, la historia comparada, que podría yuxtaponer, por ejemplo, la de las praderas canadienses con la de las estepas de la URSS, o estudiar el problema de la urbanización en el mundo a través de los ficheros que se conservan en Berkeley, en California9'. Al cuajar en la realidad la "aldea mundial", a los archiveros les interesará de cerciorarse que sus sistemas de catalogación y localiza-ción de la información son compatibles en el plano internacional : UNIMARC ha sido concebido específicamente con ese fin. Lo dicho hasta ahora se refiere a algunas de las nuevas tendencias de los estudios históricos. Ha llegado ya el momento de examinar ciertas características generales a propósito de la actual configuración de los documentos supervivientes y de la reacción de los archiveros ante todos esos nuevos problemas.

6.1.12 La computadora pone de manifiesto pautas de comportamiento no conocidas antes^O), puesto que escudriña su memoria en una forma no lineal, de un modo muy pa­recido a como desvela la pantalla de televisión su información al ser barrida. Igualmente significativo es que, eon los archivos legibles en máquina, el historiador y el administrador disponen ya de la misma fuente de información de datos recupera­bles, a condición de conservar la documentación^). Esto contrasta radicalmente con los archivos tradicionales, que pueden resultar familiares para el administrador que los ha creado y reunido, pero ese conocimiento íntimo desaparece al irse él y, cuan­do el historiador llega a tener acceso a ellos, es muy posible que haya de contentar­se con una línea de descripción en un inventario que detalle una fracción del docu­mento original. Gracias a los ALM, la gestión de documentos y la de archivos pasan a ser casi una misma cosa. El pasado deja de ser algo borroso y distante y, en un cierto sentido limitado, está siempre presente. Es posible que, al abaratarse la informática se conserve en forma legible en máquina un mayor número de documentos de valor permanente. Se crearán grandes bases de datos en los campos de la sanidad, la seguridad social, la policía y la justicia, y el archivero tendrá que cerciorarse de que, cuando no tengan carácter incremental, esas bases se desmontan periódicamente antes de su actualización, tomando con ello "instantáneas" del conjunto, análogas a las fotografías que se hacen sucesivamente a intervalos fijos. Semejante modo de proceder tendría una utilidad inmensa para la historia regional pero, en el caso de los Archivos Públicos de Canadá, resulta por el momento una operación cara y experi­mental. Los archiveros y los historiadores tienen que recordar asimismo que los datos estadísticos acopiados con fines administrativos se refieren al presente y al futuro inmediato.

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Esto quiere decir que se hacen pocos registros históricos, y en este caso esta­dísticas históricas, que puedan describir cambios sociales de gran alcance. En el mejor de los casos, pueden corresponder a un cambio social a corto plazo, como los que son necesarios para justificar ante una fundación o una entidad estatal que una inversión ha resultado rentable. A muy pocas de esas organiza­ciones les interesa medir el rendimiento en un plazo de 50 ó 100 años. Al mismo tiempo, los especialistas de las ciencias sociales se sentirán abrumado-ramente obsesionados por el presente... o por el "ahora"; su interés por los datos radica en el análisis de problemas actuales, más que en el cambio social. Cabe imaginar la posibilidad de que se produzcan datos con la finalidad de des­cribir cambios sociales a largo plazo, pero no es eso lo que ocurre. Y, como los documentos históricos se orientan con ello hacia el presente, el propio historiador propende a describir la historia en forma de una secuencia de suce­sos de la situación presente, y no en función de un cambio social. Casi ningún historiador ha podido librarse del peso de las ideas preconcebidas en los datos acopiados ':

6.1.13 Mientras tanto, los historiadores regionales y cuantitativos han asimi­lado ya desde hace tiempo los bancos de datos, y los del campo de las ciencias polí­ticas son cada vez más familiares para los archiveros que se ocupan de ALM. La posi­bilidad de registrar las tierras en bancos de datos ofrece grandes promesas*3), que entrañan, sin embargo, tremendos obstáculos jurídicos, pero que cabría vincular a su vez con la ortografía y la fotografía, para el aprovechamiento de las tierras, y la información relativa a la familia que se obtiene gracias a los censos cuando en­tramos en el campo de la vida privada, protegida rotundamente en ciertos países. Todos los archiveros se interesan mucho por la protección de la intimidad del indi­viduo y la defienden escrupulosamente, a la vez que reconocen el singular caudal de información relativa al individuo histórico, con la que no puede parangonarse ningún tipo de globalización o sustitución nominal.. A la larga, los individuos se sienten o bien orgullosos o bien indiferentes, con respecto al pasado remoto de su familia. Procede conservar de un modo u otro unos documentos singulares del individuo identi­ficado, sistemáticamente acopiados y que tengan un valor sustantivo.

6.1.14 Hasta los datos que amasan los investigadores para su propio uso son demasiado voluminosos para que puedan explotarlos, y nosotros, como archiveros que somos, debemos percibir más cabalmente el contenido y las posibilidades que ofrecen los bancos de datos, como extensión de los archivos y los sistemas de localización de los que somos responsables. Unos archivos de datos especializados engendran a unas personas especializadas. "Es posible, pues, que la finalidad más importante de los archivos de datos no consista en acopiarlos sino en facilitar la investiga­c i ó n " . Por otra parte:

La fusión de datos procedentes de una amplia gama de fuentes crearía de hecho una nueva base de datos adaptada a nuevas técnicas de análisis estadístico, que surgirán paralelamente a la nueva tecnología informática. Aparecerán, además, nuevas estrategias de investigación, ya que las exigencias de esa in­vestigación rebasarán los recursos de un solo estudioso. Semejante investiga­ción histórica del futuro correrá probablemente a cargo de equipos de investi­gadores. En todo caso, la investigación histórica del mañana brindará maravi­llosas oportunidades a los historiadores que tengan imaginación y dotes creado­ras en materia de análisis y manipulación de los datos^S).

6.1.15 También los analistas políticos han observado que los factores ambien­tales históricos que pone de manifiesto el análisis cuantitativo revisten gran im­portancia al medir el impacto de la política en los individuos, en contraste con el hincapié que puede hacerse en las teorías del comportamientolS).

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6.2 Problemas para el archivero

6.2.1 Uno de los problemas más arduos que plantean a los archiveros los ALM es el de su evaluación. ¿Podemos prever los tipos de problemas que surgirán o las teorías que someterán a prueba en el futuro los especialistas de las ciencias socia­les, y crear en consonancia con ello bases de datos, o habremos de conservar simple­mente el mayor número posible de microdatos desglobalizados de los que pueda dispo­nerse razonablemente para unos fines de investigación que no podemos imaginar ahora? Lo más juicioso será probablemente combinar ambas variantes.

6.2.2 Hay también consideraciones cualitativas, en especial con respecto a los ALM, y que podrían aplicarse igualmente a los archivos tradicionales, a propó­sito de los cuestionarios, de su calidad de elaboración y de la riqueza de informa­ción que pueden tener las respuestas. Se debería dar la máxima prioridad a esos conjuntos de datos legibles a máquina (CDLM), los cuales tendrán un valor casi inde­finido para los investigadores (por ejemplo, los datos del censo), pero habrá de pasar quizás algún tiempo antes de que se empleen muchos de ellos, por lo que es muy difícil hacer afirmaciones concluyentes sobre el particular^). Hasta unos do­cumentos ordinarios de ALM pueden tener utilidad, al ser completos, desglobalizados y manipulables. Los investigadores podrían proporcionar tal vez a los archiveros de ALM unas "jerarquías de valor" para los datos de las fuentes: existe el peligro de que un exceso de materiales disponibles resulte contraproducente, especialmente si se recarga demasiado a los sistemas de localización y de referencia y no resul­tan tan eficaces como podrían serlo.

6.2.3 Fishbein señala además que, al igual que en los archivos tradicionales, a los archiveros públicos les interesan decisivamente los antecedentes funcionales de los CDLM, los orígenes de administración y política y los derechos de los indi­viduos. Por supuesto, se estima que el valor de la información para otras formas de investigación es casi tan importante, pero queda por debajo de esas prioridades. En cambio, los archiveros de centros de datos, establecidos primordialmente al ser­vicio de investigadores de universidades y otros centros de enseñanza superior, ha­cen hincapié en el valor informativo, y la estructura de los archivos y la lista de códigos han tendido a satisfacer a los investigadores. Pero los cuantificadores deberían examinar la base administrativa tradicional y el origen de los conjuntos documentales, para poder determinar su verdadero valor, y los archivaros podrían y deberían ayudarles en esa labor.

6.2.4 Con objeto de atender cumplidamente a la administración pública y a los investigadores con ALM en los años venideros, tendrá que haber la máxima comprensión mutua posible entre los organismos oficiales, los directores de servicios de archivo y los propios archiveroslS). Hoy en día, es muy corriente que los archiveros de ALM se pongan de acuerdo directamente con los organismos, por no tener los directo­res de servicios de archivos una experiencia suficiente en materia de ALM. Procede corregir ese desequilibrio, para que el "ciclo vital" de esos registros y archivos siga su curso normal y ni el organismo oficial ni los archivos estén atiborrados de ficheros viejos o prematuros, respectivamente. En particular, habrá que preparar y cumplir estrictamente unas normas de documentación aplicables a los ALM, automatizan­do la imayor cantidad posible de documentos e incorporándolos a los bloques de datos. La División de ALM de los Archivos Públicos del Canadá proporciona a los usuarios que se lo piden copias, resúmenes y análisis de datos y manuales de documentación en microfichas. La catalogación se hace aplicando las reglas de AACR II. El personal está formado por técnicos y por archiveros de datos, con lo que, en contraste con lo que ocurre en el caso de los materiales tradicionales, el medio de registro pasa a ser para el archivero cada vez más etéreo e inexistente. Lo que queda es una pre­sentación de la información que tiene casi todas las ventajas de la página impresa pero no sus inconvenientes^) f como anuncio de lo que será la biblioteca, y los archivos, del futuro.

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6.2.5 No es de sorprender que se requiera tiempo con objeto de conquistar una clientela para ese nuevo servicio. Al cabo de diez años, tan sólo un pequeño porcen­taje de los especialistas canadienses de las ciencias sociales aprovechan los recur­sos de los Archivos Públicos del Canadá, pero ese instrumento balbuciente promete rebasar a todos sus antecesores20'.

NOTAS

1) Samuel P. Hays, The Use of Archives for Historical Statistical Enquiry, Meyer H. Fishbein, comp., The National Archives and Statistical Research, Athens, Ohio Press, 1973, pág. 60.

2) Kennetn Thibodeau, Machine Readable Archives and Future History, Computers and the Humanities, Vol. 20, 1976, pág. 91.

3) W.O. Aydelotte, A.G. Bogue y R.W. Fogel, The Dimensions of Quantitative Research in History, Princeton/ Princeton University Press, 1972, pág. 11.

4) Samuel P. Hays, Historical Social Research: Concept, Method and Technique, Journal of Interdisciplinary History, Vol. 4, 1974, pág. 475.

5) Charles M. Dollar, Documentation of Machine Readable Records and Research: a Historian's View, Prologue, Vol. 3, 1971, pág. 28.

6) Hays, The Use of Archives, pág. 103.

7) Hays, Historical Social Research, pág. 84.

8) E.A. Wrigley, comp., Identifying People in the Past, London, Arnold, 1973, 159 págs.

9) Robert P. Swierenga, Computers and Comparative History, Journal of Inter­disciplinary History, Vol. 5, 1974, pág. 267.

10) J.M. Clubb y H. Allen, Computers and Historical Studies, Journal of American History, Vol. 54, ns 3, 1967, pág. 604.

11) Lionel Bell, The Archival Implications of Machine Readable Records, Archivum, Vol. 26, 1979, págs. 85-92. Véase también M. Roper, The changing face of the file: machine readable records and the archivist, Archives, Vol. 14, 1979-1980, págs. 145-150.

12) Hays, The Use of Archives, pág. 63.

13) Angus C. Hamilton, Problema in Land Registration and in Filing Environmental Data in Eastern Canada, Tha Canadian Surveyor, Vol. 25, 1969, pág. 16.

14) D. Nasatir, Data Archives for the Social Sciences: Purposes, Operations and Problems, Paris, Unesco, 1973, pág. 9.

15) Dollar, op. cit., pág. 28

16) C L . Geda, et al, comp. Archivists and Machine Readable Records, Chicago, Society of American Archivists, 1980, pág. 22.

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17) Meyer Fishbein, "The traditional archivist and the appraisal of machine readable records", en Geda, op. cit., pág. 59.

18) Harold Naugler, "The machine readable archives program of the PAC: the first five years", en Geda, op. cit., pág. 70.

19) Licklider, Libraries of the Future, pág. 4.

20) Véase también un análisis de las consecuencias de la automatización y de los archivos legibles en máquina en una serie de trabajos sobre "Public History: State of the Art 1980", en The Public Historian, Vol. 2, no 1, así como en lo relativo a "The New History: the 1980's and beyond", en Journal of Inter­disciplinary History, Vol. 12, ne 1-2, 1981, en particular los trabajos de Bogue y Herlihy (véanse más detalles al respecto, así como otros estudios de J.M. Clubb, CM. Dollar, R.I. Hofferbert y otros autores, en la Bibliografía).

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7. LA AUTOMATIZACIÓN EN LA SALA DE TRABAJO

7.1 Necesidad de la automatización

7.1.1 Con el transcurso del tiempo, resultan cada vez más evidentes las limi­taciones de los sistemas tradicionales de administración de archivos. Hemos habla­do ya de algunas de ellas (véanse las págs., 29-39). Cabe citar otras varias: di­ficultad de poner al día en forma periódica y exacta la información, tanto para los archiveros como para el público; probabilidad de que no se aproveche la mayoría de los ficheros y otros materiales por no haber una descripción y una indización adecua­das, que las hagan idóneas para los usuarios corrientes y para un público más amplio; dificultad de localizar una información conexa en una amplia gama de fuentes y de medios; tiempo necesario para efectuar las pesquisas cuando hay que resignarse a un grado modesto de precisión y se requiere una fuerte tasa de aciertos, con la es­peranza quizá de que el hecho de hojear elementos marginales vaya a dar resultado. Ahora bien, no es ése el modo de hojear que aprecian los humanistas por su valor creador y constructivo (párrafo 3.4.3). Mientras tanto, también los archiveros tie­nen que dedicar una gran parte de su tiempo a tratar sus materiales, para acabar descubriendo que sus medios de localización extranormales no pueden mezclarse y amalgamarse en beneficio de los investigadores. Se podría ahorrar mucho de ese tiempo si fuera posible compartir una mayor cantidad de información para la identi­ficación de nombres o de encabezamientos (en una burocracia, por ejemplo). Los cos­tos laborales siguen creciendo; si no se recurre mucho más ampliamente a la tecno­logía, los archivos tradicionales pueden convertirse en una poza de recursos -culturales ampliamente desaprovechados.

7.1.2 De un equipo especial (la National Task Force) y de un simposio, de ar­chiveros y de usuarios, respectivamente, que han ensamblado algunas de las ideas más interesantes sobre el particular en América del Norte, se han derivado tres con­tribuciones recientes, en los Estados Unidos*). En gran parte, lo que se dice a continuación se inspira en esas fuentes, y cabe esperar que un público más numeroso saque provecho de todo ello.

7.1.3 La automatización de los archivos no es, por supuesto, un fenómeno nuevo, y diversos experimentos y programas, que se iniciaron ya en el decenio de 1960, han acumulado un buen caudal de conocimientos y de experiencia, más valiosos quizá que los medios de localización engendrados en esos años de material y programas de infor­mática muy primitivos. La mayoría de los productos primerizos se basaban en meras estrategias de selección y fusión, y trajeron consigo unas listas e índices, presen­tados en hojas de salida de computadora, que se parecían mucho a un libro y que tenían sus mismas limitaciones prácticamente. Desde entonces, se han logrado gran­des progresos, en el sentido de unos formatos normalizados, unos campos de longitud variable, una presentación jerarquizada y la aparición de técnicas de indización perfeccionadas, pero, esencialmente, el producto final ha seguido siendo una opera­ción de edición, por muy valiosa que pueda resultar. Entre otros ejemplos bien cono­cidos de los Estados Unidos cabe citar el Directory of Archives and Manuscript Repo­sitories in the United States, de la Comisión Nacional de Documentos y Publicaciones Históricas, y la guía sobre sus fondos, en preparación a partir de una base de datos empleando SPINDEX III, que no es posible consultar en conexión directa.

7.1.4 Es muy aleccionador recordar que la National Information Systems Task Force fue creada por la Society of American Archivists para recomendar cual de los dos sistemas debía pasar a ser el "nacional": NHPRCySPINDEX o el National Union Ca­talogue of Manuscripts Collection, en formato de biblioteca y sin automatizar todavía. La Task Force acabó dándose cuenta de que no se trataba de escoger entre dos sistemas, sino más bien de la necesidad de examinar todas las repercusiones de la automatiza­ción para la profesión, la teoría y la gestión de los archivos, incluido el naciente

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fenómeno de las redes, en las cuales una buena cooperación puede servir para mejorar sensiblemente los sistemas manuales (véase también la Sección 8 - "Las redes" págs. 53-55) .

7.1.5 Resulta evidente la necesidad de compartir la automatización, para que pueda ser eficaz en materia de archivos. La catalogación compartida constituyó la base de la automatización en las bibliotecas, y a partir de ella surgieron muchos servicios y un buen número de especialistas y se consiguieron notables economías de escala. No cabe el paralelo directo con los archivos, en los cuales es más probable que la automatización mejore los servicios en vez de reducir los costos. ¿Cuáles son entonces las ventajas esenciales?

7.2 Beneficios para los investigadores

7.2.1 Los investigadores desean disponer del equivalente automatizado, en ma­teria de archivos, de "el libro más adecuado en cada momento", y McCrank define "los servicios de referencia" diciendo que comprenden los procedimientos normales rela­cionados con los medios de localización tradicionales, más la interrogación en conexión directa y las pesquisas en lotes utilizando una lógica booleana para limi­tar la amplitud de la consulta. La búsqueda mediante resúmenes en texto corriente de los medios de localización, empleando un lenguaje natural como en las pesquisas jurídicas, es también considerada como una operación de "referencia", al igual que la lectura de sustitutos de los documentos originales, presentados en una pantalla y que omiten quizá los nombres personales en el caso de las declaraciones censales, por ejemplo. En ese tipo de entorno, la "investigación" se reducirla al estudio de los propios materiales originales.

7.2.2 Ello ofrece evidentemente enormes ventajas para el investigador, que podrá emplear esas fuentes de referencia gracias al acceso a bases de datos apro­piadas, ya se trate de redes locales que transmitan una información regional o bien de otras dedicadas a temas o estudios especiales. No es probable que haya nunca una sola ingente red o base de datos integrada, pero la compatibilidad por medio de la normalización ha de ser cada vez más factible, a condición de que la obsolescencia del material no plantee un problema. En todo caso, sería posible consultar sucesi­vamente varias bases de datos. Después de haber localizado los documentos necesa­rios , es también posible que los vendedores de bases de datos estén en condiciones de proporcionar una microficha de los mismos, a un precio módico.

7.2.3 Es muy importante tomar exclusivamente en consideración con tal fin los sistemas de gestión de bases de datos generalizados, que son abiertos y pueden acep­tar muy diversos formatos. Se está intentando actualmente conseguir la aprobación de un formato MARC revisado para los manuscritos y los documentos públicos en asocia­ción con AACR II, que evita la necesidad de catalogar cada elemento. SPINDEX es pro­bablemente el bloque de programación más flexible existente hoy en América del Norte, a pesar de que no permite la conexión directa.

7.2.4 Todo esto equivaldría a un "hojeo", controlado en computadora, mediante toda una serie de recursos inimaginables en cualquier otro caso, lo cual podría re­sultar a la larga más eficaz; que los métodos tradicionales de búsqueda en los anaque­les de una biblioteca.

7.2.5 En suma, el investigador podría efectuar un volumen de trabajo creciente en un punto central, una vez más, y evitar los cuantiosos gastos (de tiempo y en viajes) que requiere la creciente descentralización de los recursos, derivada en parte del movimiento en pro del patrimonio.

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7.3 Beneficios para los archiveros

7.3.1 Bearman ha señalado el afán suicida (derivado de nuestra simpatía por los usuarios) que consiste en cooperar más cuando la cooperación redunda en benefi­cio de los investigadores y menos cuando favorece a nuestras instituciones^). Las políticas de adquisición, por ejemplo, siguen compitiendo intensamente entre sí y carecen de todo sentido de planificación regional. Compartimos la información de un modo general sobre las colecciones existentes en nuestras instituciones, pero rara vez nos dedicamos a comprar en cooperación materiales o a normalizar los tér­minos en los índices.

7.3.2 Bearman propone además la interesante tesis de que la información de una ficha de catálogo de biblioteca "de asiento principal" tratada con arreglo a AACR II no se compone de información sobre el contenido sino de datos nominales -como el autor, el editor, etc.- que, una vez normalizados, pueden emplearse una y otra vez. No se han estudiado los intercambios de ese tipo de datos en los archivos, y sin embargo hay elementos similares como, por ejemplo, el empleo y la ortografía corrien­tes de toponímicos y jerarquías burocráticas que cambian constantemente. Semejante enfoque merece ser estudiado más a fondo, y ello puede obligarnos a replantearnos la tesis de que todos los archivos son singulares y, por ende, imposibles de catalo­gar en común. Ello puede ser cierto en relación con cada elemento, pero no referido a las series.

7.3.3 Habida cuenta del modesto porcentaje de materiales tratados plenamente en los centros de archivo de América del Norte, y del pequeño tamaño de dichos cen­tros, todos nosotros hemos tendido a menospreciar la utilidad para el usuario de los asientos de nuestros registros de adquisiciones u otros tipos similares de informa­ción de control que surgen inicialmente, sobre todo en su relación con el acceso y el contenido intelectual, por muy sucinto que pueda ser el asiento. Semejante infor­mación podría ser facilitada a una red (automatizada o no) por unos archivos muy pe­queños, lo cual sería sin duda muy útil a la vez para los archiveros y para los usuarios. Cabría argüir que el registro de adquisiciones de una colección no propor­ciona el grado de control suficiente para permitir la investigación pero, en el caso de masas muy pequeñas, de unos pocos documentos, puede resultar posible,- y muchas colecciones grandes se reciben en buen orden o, al menos, con un orden que permite localizarlas. En todo caso, la existencia de materiales merece ser consignada como preludio a una asistencia con miras a su ulterior tratamiento, si es necesario, y a la planificación de una adquisición en régimen de cooperación.

7.4 Consecuencias para la normalización

7.4.1 Supongamos que un archivo o un grupo de archivos piensen tomar alguna medi­da de automatización. Llegados a este punto, es sin duda ya evidente que debe haber alguna especificación funcional que sirva de modelo, lo cual indicará varias opcio­nes y un riguroso análisis del sistema de gestión de cada archivo (y no simplemente de su sistema de localización o recuperación), puesto que puede haber interesantes subproductos de la automatización, en materia de gestión y de custodia que impliquen, por ejemplo, el movimiento interno de la información y mediante lo1 cual la retroin-formación de los usuarios traiga consigo quizá la adición o modificación de los tér­minos de un índice.

7.4.2 La razón de ser de la automatización es, por supuesto, la necesidad de normalizar, en primer término, los elementos de datos que describen las operaciones efectuadas en un archivo, definiendo el elemento de dato como "la más pequeña unidad concreta de información que se requiere para la actividad con respecto a la cual es definida.- Así, por ejemplo, en una receta de cocina "ingredientes" es un elemento

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de dato"3'. Con tal fin, se ha redactado un diccionario de elementos de datos (Data Element Dictionary, Society of American Archivists, 1982) , que pretende abar­car las operaciones básicas con respecto a cualquier tipo de documento.

7.4.3 Conviene precisar que, independientemente de que se refiera a elementos de datos o a una descripción del contenido (tesauros), la normalización no signifi­ca la sumisión a una tiranía mecánica, sino más bien un lenguaje preciso y una serie de normas, a la vez flexibles y sometidas a principios y directrices. Una descrip­ción exacta en un lenguaje normal puede ser una creación elegante, un arte más que una ciencia.

7.4.4 Por último, es posible que como punto de partida tengamos que "congelar" la mayoría de los medios de localización existentes en su forma manual, y empezar de nuevo utilizando normas aceptadas. Hemos de reconocer que hemos heredado muchas cosas de gran calidad en los sistemas de localización de los archivos tradicionales, y que debemos progresar con cautela, ya que:

Según las teorías más modernas de la cognición, los hombres piensan manipulando y modificando "esquemas". No se llega a un nuevo concepto creando un nuevo esquema ab initio... sino adoptando uno viejo o, en caso necesario ordenan­do varios esquemas retocados en una nueva estructura compleja... Un rumbo posi­ble... es renunciar a los esquemas de escalón superior, esto es, los que están en el nivel del sistema y del subsistema, y en conservar, para su posible alte­ración y reutilización, los esquemas de escalón inferior, es decir, los del nivel de los componentes'*' .

Licklider prevé la desaparición de la biblioteca como sistema y del libro como sub­sistema, a la vez que persistirán todas las características de presentación de la página y los recursos bibliográficos de la biblioteca en "la biblioteca del futuro": cabría decir lo mismo de la "sala de trabajo de un archivo futuro".

7.5 Relaciones con los sistemas de bibliotecas automatizados

7.5.1 Aunque tenemos mucho que aprender de los bibliotecarios a propósito de la dinámica de los sistemas automatizados y, en particular, de las estrategias de búsqueda de resúmenes en texto corriente y de sustitutos de documentos o coleccio­nes, la creación de fichas de catálogo como parte integrante de un programa de catá­logo compartido perderá probablemente importancia. Puede parecer económico someter los métodos de tratamiento de archivos a unos formatos concebidos fundamentalmente para las bibliotecas, pero lo único para lo cual puede servir el asiento de un catá­logo semejante es para indicar medios de localización manual más detallados, no existentes en la base de datos. No obstante, quizá resulte útil en un archivo muy grande en el cual se vaya a crear una primera línea de control bibliográfico para todo el centro y que abarque todos los medios (véase el párrafo 5.3.9). Un equipo especial de los Archivos Públicos del Canadá recomendó que se hicieran nuevos ensa­yos de AACR II, para los que se habían preparado muestras de asientos correspondien­tes a cada uno de los medios. La Biblioteca de los Archivos Públicos y la División de Archivos Legibles en Máquina venían empleando ya AACR II con pleno éxito. En 1977, ese mismo equipo especial propuso también PRECIS como el sistema de indización pro­bablemente más adecuado para atender las necesidades de los Archivos Públicos, pero señalando la necesidad de efectuar amplios ensayos previos, por supuesto.

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7.5.2 Por otra parte,

al estar ya automatizada la mayoría de las funciones básicas de catalogación de libros y series, en el próximo decenio una de las tareas esenciales de auto­matización en la mayoría de las bibliotecas de investigación será la termina­ción del catálogo de consulta en conexión directa, mediante la integración de colecciones especiales, la realización de conversiones retrospectivas y la vinculación de bases de datos analíticos y bibliográficos. Cada una de esas actividades engarza con las necesidades e intereses de los archiveros5^.

En todo caso, todos los formatos y reglas que surgieron para satisfacer las necesi­dades de las bibliotecas y que no se han modificado eficazmente para adaptarlas a las de los archiveros pueden constituir una mala inversión.

7.5.3 Cualesquiera que puedan ser en un futuro inmediato las relaciones entre las bibliotecas y los archivos y nuestra experiencia compartida en materia de auto­matización, la profesión de archivero experimentará grandes cambios a la larga. Al entrar en línea una masa creciente de información de carácter archivístico, es muy posible que la especialización temática en unas estrategias de lócalización dirigi­das a las fuentes primarias y sus sustitutos destruyan la relación simbiótica del archivero con los propios documentos.

7.5.4 No solamente se distanciará de la labor de conservación, tratamiento y gestión de documentos la importancia asignada hoy a la investigación en los archivos, sino que es posible además que surjan incluso unos archiveros de referencias que se parezcan más a los especialistas de la ciencia de la información que a sus colegas dedicados fundamentalmente a adquirir, tratar y cuidar materiales de archivo. Cabe esperar que sigan siendo funciones intercambiables, para impedir que se trocee "el mundo único" del archivero.

7.5.5 Es, en todo caso evidente que, al disponer de tantos recursos informativos, el archivero se convertirá quizás incluso en consultor y especialista de la evolución de los formatos de comunicación con objeto de que se pueda crear el mejor archivo po­sible y mantenerlo en el tiempo, en colaboración con analistas de sistemas y bibliote­carios, especialistas de la ciencia de la información y planificadores políticos, en una era en la cual esas diferenciaciones parecerán tal vez extravagantes y anticua­das, y en una sociedad orientada al servicio de los usuarios en la cual los materia­les de archivo, tal como los conocemos hoy, se habrán convertido en valiosos elemen­tos del patrimonio, en la medida en que hayan sobrevivido a los estragos de la acidez.

NOTAS

1) David Bearman, Towards National Information Systems : Strategies and Frameworks, Chicago, Society of American Archivists, junio de 1982, 27 págs.

David Bearman, Towards National Information Systems : Opportunities and Requirements, Chicago, Society of American Archivists, septiembre de 1982, 39 págs.

L. McCrank, comp. Automating the Archives, American Society for Information Science, White Plains, N.Y., Knowledge Industry Publications Inc., c. 1981, 363 págs.

Véase también, en la Bibliografía, Bartle y Cook, Arad y Olsen, Roper, M. y Cook, M. Archives^ and the Computer.

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2) Bearman, op. cit., septiembre de 1982, pág. 14

3) Bearman, op. cit., junio de 1982, pág. ,12.

4) Licklider, Libraries of the Future, pág. 3

5) Bearman, op. cit., septiembre de 1982, pág. 17

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LAS REDES

8.1 Orígenes

8.1.1 Las nacientes redes de archivos constituyen un fiel reflejo de los pro­fundos cambios sociales que está experimentando la sociedad postindustrial. El centralismo, con sus centros y márgenes claramente identificables que caracterizaban a la era del ferrocarril, y el crecimiento de las aglomeraciones urbanas industria­les, está cediendo el paso a una decadencia de las ciudades, al retorno de la pobla­ción al campo y a una descentralización administrativa creciente. Estamos viviendo una época de fluidas coaliciones ad hoc, grupos de interés, equipos especiales y una gestión matricial, en contraste con las antiguas jerarquías políticas y burocrá­ticas, que todavía subsisten pero que están siendo impugnadas por doquiera. No es sorprendente que, en un momento en el cual la información es ya un producto básico, los archivos, al igual que otras muchas instituciones, actúen o se orienten en el sentido de la creación de redes, las cuales son un paradigma de la automatización y de la propia computadora. Todo lo dicho hasta ahora a propósito"de la relación en­tre el usuario y el archivero parece indicar que no se trata de dilucidar si va a aumentar rápidamente la creación de redes sino cuándo va a producirse, habida cuenta del actual clima económico. No todas las redes están automatizadas de momento, pero procede planificarlas siempre pensando cuando menos en la perspectiva de su auto­matización^ ' .

8.2 Tipos

8.2.1 Por su misma naturaleza, las redes pueden revestir varias formas y estar al servicio de muy diversos fines^). Se basan esencialmente en la cooperación y la colaboración, por cuanto las grandes instituciones de archivo comparten sus recursos informativos con las pequeñas y mejoran sus normas. A su vez, las pequeñas comuni­can sus fondos, de modo tal que los usuarios pueden hacerse una idea precisa de los materiales de archivo disponibles en una región entera para atender sus necesidades. También tiene ventajas administrativas el hecho de compartir los costos de material y otros varios servicios en materia de formación, conservación, etc. (Véase asimis­mo la Sección 7, "La automatización en la sala de trabajo", págs. 47-52).

8.2.2 Cabe resumir cabalmente las características especiales de las redes en la forma siguiente:

1. La institución central puede tomar la iniciativa en relación con casi todas las operaciones de archivado, recurriendo a archivos satélites más pequeños para facilitar información y documentos en el plano local, incluidos los medios locales de tratamiento, pero con una centralización de las operacio­nes de catalogación.

2. Los archivos públicos pueden depositar ciertos documentos públicos locales que puedan haber tratado ya en una institución local reconocida, por ejem­plo una universidad situada en la región más adecuada, o bien puede enco­mendar a esa institución que reciba directamente tales materiales de los ayuntamientos locales, etc. Una red semejante actuaría probablemente como una federación muy flexible.

3. Una red de grandes centros de archivo puede costear los gastos de un coor­dinador local y proporcionar medios importantes, en forma de espacio, fon­dos y tiempo del personal, para la realización de proyectos comunes.

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4. Una red puede hacer más hincapié en unos programas de adquisición basados en la cooperación, y no en la competencia.

5. Se puede autorizar la transferencia física de fondos entre miembros de la red, en beneficio de los usuarios.

6. Un consorcio de instituciones ajenas al mundo de los archivos podría finan­ciar un archivo central, en vez de crear sus propios pequeños archivos.

7. Procede recordar asimismo que las delegaciones de los Archivos Nacionales forman de hecho redes, que están muchas veces estrechamente integradas pero que pueden ser independientes y competir en ciertos aspectos (como en el caso de la política de adquisición de las bibliotecas presidenciales en los Estados Unidos).

8.2.3 Cualquiera que sea el marco operativo, caben asimismo varias posibilida­des preferentes :

1. La documentación local de quienes no pertenecen a las élites mediante la reunión de archivos locales dispersos y voluminosos en una forma descentra­lizada, con la perspectiva ulterior de su automatización.

2. La especialización de los miembros de la red en sectores convenidos de ad­quisición en la región, por ejemplo, en relación con ciertos aspectos de la historia agraria. Al mismo tiempo, todos los miembros pueden adquirir materiales básicos, verbigracia documentos de políticos locales.

8.2.4 Como es lógico, los usuarios y los creadores de materiales se opondrán a que no estén ni plenamente centralizados ni conservados en su punto de creación. Toda red supone un modus vivendi, ya que los originales no pueden estar en dos si­tios a la vez y, para resultar eficaces, será preciso que:

1. Las instituciones de la red no queden recargadas con unos materiales que no estén en condiciones de manejar.

2. Las decisiones de evaluación sean realistas en lo que atañe al espacio y al personal, con objeto de poder amoldarse a un crecimiento más intenso.

3. Los sistemas de información estén normalizados al máximo posible.

4. Las redes no se orienten exclusivamente en función de unos servicios. Tam­bién es importante la conservación de los materiales y la administración económica.

5. Exista un acuerdo por escrito perfectamente claro, y se comprendan perfec­tamente las condiciones de pertenencia a la red.

6. Haya unas contribuciones anuales, a ser posible, una vez tomada la decisión correspondiente. Las redes no pueden mantenerse indefinidamente recurrien­do a subvenciones ocasionales.

7. La red pueda recabar los servicios de especialistas y de generalistas, para el buen funcionamiento de los servicios técnicos.

8. Se aprovechen plenamente los contactos locales básicos y las actividades locales de divulgación, utilizando para ello los recursos de la propia red.

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NOTAS

1) Bearman, op. cit., septiembre de 1982

2) The Midwest Archivist, Vol. 6, no 2, 1982. Este número reproduce varios traba­jos presentados en una conferencia nacional sobre las redes regionales de archi­vos, celebrada en Madison, Wisconsin (Estados Unidos de América) en 1981. La presente sección se ha basado en gran parte en ese número.

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9. MAS ALLA DE LA SALA DE TRABAJO: LOS SERVICIOS DE EXTENSION

9.1 Actitudes

9.1.1 Los archiveros solemos adoptar una actitud ambivalente ante los servi­cios de extensión. Por un lado, nos constan los ricos recursos de exposición e in­citación que custodiamos y la posibilidad de presentar documentos en muy diversas formas, como elementos culturales. Por otro, pensamos con razón que nuestra misión principal consiste en conservar y someter a tratamiento, y en atender las peticiones de información de los investigadores, con muy poco tiempo y dinero que. poder dedi­car a unas actividades que pueden parecer meramente adicionales y facultativas. Por ello, la labor de extensión gira en torno a lo esencial de las tareas ordinarias del archivero, y se soporta con resignación o incluso a regañadientes, sobre todo cuando se consagran a ella demasiadas tardes o fines de semana.

9.1.2 En realidad, esas actividades encajan en una trama inconsútil, siendo cada una de ellas una "extensión" de las demás que corresponden al mandato y la dinámica de la política de archivos. Los servicios de extensión son esencialmente una prolongación del trabajo de referencia ', y las siguientes observaciones se ba­san en ésa y en otras tres fuentes2).

9.2 Definición y alcance

9.2.1 En el trabajo de extensión o de "programas públicos", como suele lla­marse en América del Norte, en vez de responder a una iniciativa del investigador el archivero toma él mismo la iniciativa y ofrece nuevas experiencias y perspecti­vas a diversos tipos de "público" por medio de publicaciones, reuniones de trabajo, y conferencias y exposiciones, que suscitarán quizás una mayor utilización de los archivos y una más intensa atención por los usuarios, como consecuencia de la retro-información critica facilitada a los archiveros.

9.2.2 Con frecuencia, los archiveros dan muestras de grandes dotes latentes para la labor de extensión y, como los programas muy complejos serán la excepción y no ía regla general, nuestra ingeniosa intervención será apreciada por nuestros clientes, que suelen vernos en papeles más tradicionales, y adquiriremos ciertamen­te una muy valiosa experiencia en materia de comunicación.

9.2.3 La mayoría de los archivos se dedican a actividades de extensión sin darse cuenta de ello, puesto que lo son prácticamente todas las relaciones con el público, salvo las "de persona a persona", siendo las más tradicionales las publica­ciones, las charlas y las giras.

9.2.4 Es indispensable identificar exactamente a los usuarios eventuales de todo programa público, y enfocar cuidadosamente éste en consonancia con ello. Las exposiciones deben versar sobre temas bien definidos las reuniones de trabajo de­ben responder a necesidades evidentes; y siempre ser' posible atraer a un nuevo público y a nuevos investigadores, y enriquecer aún m"s a los viejos amigos.

9.2.5 Los archiveros deban procurar no "ir demás; .o lejos". En vez de ello, han de construir su programa gradualmente y, al aument. . a plantilla, salir de los locales del archivo como centro inicial de unas activid". 33 de extensión destinadas a grupos concretos de su localidad, actuando tras ellos -no elemento que faciliten la realización de proyectos que movilicen quizás a toda ai: comunidad, como, por ejemplo, la presentación de archivos étnicos.

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9.2.6 Aunque se tengan las mejores intenciones del mundo, una relación amplia con los centros docentes resulta muchas veces difícil, a no ser que haya en el archivo alguien que disponga de tiempo suficiente para colaborar estrechamente con los maestros y profesores en la localización de unos documentos que armonicen con el plan de estudios^) . Por desgracia, también al personal docente le resulta difí­cil encontrar el tiempo necesario para semejante labor preparatoria, con lo que se desperdician inevitablemente unas oportunidades muy apasionantes.

9.2.7 Con el desarrollo de las redes, la automatización y, eventualmente, la televisión interactiva, se podrá descentralizar una gran parte de las actividades de investigación y colectivas, llevándolas incluso a cabo en el hogar, y para enton­ces una gran parte de lo que llamamos ahora "extensión" habrá pasado a formar part de las operaciones principales de un archivo.

NOTAS

1) Elsie F. Freivogel, Education Programs: Outreach as an Administrative Fonction, American Archivist, Vol. 41, nQ 2, 1978, págs. 147-153.

2) Gail F. Casterline, Archives and Manuscripts: Exhibits, Chicago, Society oc American Archivists, 1980, 70 págs.

Ann Pederson y Gail F. Casterline, Archives and Manuscripts : Public Prograir: , Chicago, Society of American Archivists, 1982, 94 págs.

Hugh A. Taylor, Clio in the Raw: Archival Materials and the Teaching of History, American Archivist, Vol. 35, 1.972, págs. 317-330.

3) Michael Cook, Teaching with Archives, International Journal of Archives, Vol. 1, no 1, 1980, págs. 25-36.

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10. EL USUARIO EN EL FUTURO: FORMACIÓN E INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO

10.1 Formación

10.1.1 Resulta evidente que, aun haciendo hincapié en la función de custodia de la profesión, en virtud de la cual se conservan documentos para la posteridad cualesquiera que puedan ser las necesidades inmediatas, la formación en materia de archivos debe desarrollar al mismo tiempo la capacidad de los archiveros de explotar los inmensos y complejos recursos informativos que encierran sus fondos, relaciona­dos no solamente con el pasado sino también con el cuasipresente.

10.1.2 Los archiveros están empezando también a darse cuenta de que sólo es posible lograr una circulación fluida de los fondos de valor permanente que contie­nen sus instituciones mediante una buena gestión de los mismos, principio éste que debemos entender con toda claridad al colaborar estrechamente con los administrado­res.

10.1.3 En el ínterin, podemos aprender muchas cosas de los bibliotecarios (los cuales pueden también aprender de nosotros) a propósito del modo de apresar y recuperar la información recurriendo a unos procedimientos y modalidades lo suficien­temente flexibles como para abarcar todos los medios de información y comunicación, entre ellos los materiales de biblioteca.

10.1.4 Ha llegado el momento de "armonizar"^) los programas de formación de archiveros, bibliotecarios y documentalistas de modo tal que, cuando sea posible, puedan tener al menos un plan de estudios básico común, antes de especializarse en sus distintas disciplinas. Se ha propuesto asimismo la integración de los estudios históricos y de información^), lo cual mejoraría sensiblemente la cooperación y la comprensión mutua, en beneficio, en particular, de los usuarios, que se interesan fundamentalmente por la información independientemente de su fuente y que, en último término, acogerán con satisfacción la aparición de unos sistemas integrados. Delmas señalaba además que puede y debe lograrse la armonización de los estudios, pero el punto de partida no tiene que ser una cierta profesión ideal, sino los documentos y colecciones de archivo, lo cual es quizás la única concepción práctica. Por su­puesto, esa armonización resultaría mucho más difícil en el caso de los archivos que tengan documentos predominantemente históricos, de una época antigua.

10.1.5 Se ha señalado asimismo que, si mejora la actual situación económica mundial, puede producirse un fuerte aumento de las actividades de archivo, tanto en Europa como en el Tercer Mundo^', a la vez que surja la necesidad de disponer de especialistas de tratamiento de datos, que constituyen un elemento decisivo para la armonización y para la satisfacción de los usuarios. Una nueva generación de archi­veros que avanzara con plena confianza hacia la nueva sociedad de información refor­zaría considerablemente la profesión.

10.1.6 No hace falta detallar ahora los planes de estudio aconsejables ya que Delmas ha concebido ciertos modelos muy interesantes, pero todos los alumnos de archivística sacarían ciertamente gran provecho de lo que él llama la "psicosociolo-gía de la comunicación", tema éste totalmente descuidado por la mayoría de las escue­las y programas de formación.

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10.2 Investigación y desarrollo

10.2.1 Hasta ahora, la profesión de archivero ha estado privada de una ver­tiente de investigación, por cuanto parecemos estar desarrollando un arte más que una ciencia, si bien nuestro modo pragmático y práctico de enfocar los principios básicos es muy encomiable. Ahora bien, para atender mejor a los usuarios y a la propia profesión, conviene dar desde ahora a ciertos archiveros la oportunidad de eximirse de la vida profesional ordinaria, para poder preparar el tipo de estudios detallados sobre experimentos de localización, elaboración de formatos y análisis de las necesidades y del comportamiento de los usuarios, con los que han aprendido tantas cosas los bibliotecarios. Hay que someter a prueba la teoría, y trasladar sus resultados a unos programas de formación de archiveros de nivel universitario y y a otros cursos, en beneficio de toda la profesión.

10.2.2 Un cierto número de institutos de investigación de las principales zonas lingüísticas del mundo podrían satisfacer tal necesidad. "La ciencia de los archivos" debe contar con el respaldo de un acervo de conocimientos que sea algo más que la observación personal, o incluso que una sabiduría colectiva si es que se quiere que tenga realmente pretensiones científicas. La automatización propor­ciona ya los medios necesarios para semejante empresa. Lo único que falta es volun­tad y oportunidades.

10.2.3 Por último, es también preciso enseñar a los usuarios las nuevas meto­dologías y técnicas, adecuadas a sus diversas disciplinas, y se podría hacer en parte esto con la ayuda de archiveros y bibliotecarios, allí donde el investigador entra en la sala de lectura o se acerca al terminal. Más aún que en la actualidad, la labor de investigación se convertirá en una búsqueda común del archivero y del usua­rio, dedicando uno y otro toda su pericia a extraer conocimientos de la información y sabiduría de los conocimientos, en este mundo perturbado.

NOTAS

1) Bruno Delmas, The training of archivists; analysis of the study programmes of different countries and thoughts on the possibilities of harmonization, Paris, Unesco, 1979, 75 págs.

2) L.J. McCrank, Prospects for integrating historical on information studies in archival education, American Archivist, Vol. 42, nQ 4, 1979, págs. 443-455.

3) Michael Cook, The education and training of archivists : status report of archival training programmes and assessment of manpower needs, Paris, Unesco, 1977, págs. 20-21.

Pueden verse otros trabajos de Cook sobre este tema en la bibliografía.

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