Sid 1

Copernicus Nyheter Version v201502-3

© Exicom AB sid 2(12)

Innehållsförteckning

ALLMÄNT OM NYHETSDOKUMENTATIONEN .......................................................................................... 3

NYHETER WEBB – MODULEN FÖR PROJEKT ............................................................................................. 3

PROJEKTPLANERING ........................................................................................................................................... 3

Behörigheter vid skapa plan ..................................................................................................................... 3

Nya värdetyper, namnbyten, selekteringar och inställningar i

Resursanvänding/Rapportering .............................................................................................................. 4

Vyhantering Statusrapport ....................................................................................................................... 4

PORTFÖLJHANTERING ....................................................................................................................................... 5

Behörigheter Listor ...................................................................................................................................... 5

NYHETER – MODULEN FÖR PROJEKTREDOVISNING .............................................................................. 5

FÖRETAGSUPPGIFTER ........................................................................................................................................ 5

Prissättning av upparbetad kostnad ...................................................................................................... 5

KUNDREGISTER .................................................................................................................................................. 5

Förberedelse för ny funktionalitet .......................................................................................................... 5

MEDARBETARREGISTER ..................................................................................................................................... 6

Inläsning av tariffer ...................................................................................................................................... 6

Mall för Excelfil för att lägga till eller uppdatera prislistor .............................................................. 6

Borttag av tariff ............................................................................................................................................. 8

FAKTURERING .................................................................................................................................................... 8

Fakturering på nivåer .................................................................................................................................. 8

VERKTYG............................................................................................................................................................. 9

Utläsningar till POL ...................................................................................................................................... 9

Saldorekonstruktion PRAT – Projektledarattest ................................................................................. 9

NYHETER – MODULEN FÖR KUNDRESKONTRA ..................................................................................... 10

PÅMINNELSE INKASSOSIGNAL ................................................................................................................................ 10

Rapportbeställning..................................................................................................................................... 10

Parametrar kravhantering .........................................................................................................................11

Mailtext ...........................................................................................................................................................11

NYHETER – MODULEN FÖR REDOVISNING ............................................................................................ 12

REDOVISNING .................................................................................................................................................. 12

Automatisering registervård kostnadsbärare .................................................................................... 12

NYHETER – GENERELLA FÖRÄNDRINGAR ............................................................................................... 12

VYHANTERING ......................................................................................................................................................... 12

© Exicom AB sid 3(12)

Allmänt om nyhetsdokumentationen För denna version gäller följande rekommendationer och krav avseende webläsare och andra stödprogramvaror:

Programvara Rekommenderad version Java 7 u 80 eller 8 u 51

IE Explorer IE 10 eller IE 11

Mozilla Firefox v. 40.0.3

Safari Ej stöd

Progress Open Edge OE 11.3

Tomcat 7.0.47

Nyheter Webb – Modulen för Projekt

Projektplanering

Behörigheter vid skapa plan Vid skapande av ny plan och vid förändringar i rollbesättningen i tillhörande projekt sker automatiska upplägg av behörigheter på planen. De roller som hänsyn tas till är:

Projektledare

Projektägare

Projektadministratör

Kundansvarig

Fakturera om regel fakturerare=Eget val Behörigheter tilldelas enligt följande:

Projektledare, Läs och Skriv

Projektägare, Läs och Skriv

Projektadministratör, Läs och Skriv

Kundansvarig, Läs

Fakturera om regel fakturerare=Eget val, Läs och Skriv Vid ändring av någon av dessa uppgifter sker uppdatering av behörigheter på aktuell plan. Den användare som innehaft en roll som ersätts får ändrad behörighet till endast Läs medan den nytillträdde erhåller behörigheter enligt ovan. Manuell hantering av behörigheter sker på samma sätt som tidigare. Manuellt registrerade poster berör inte av någon form av automatisk hantering. Skulle automatiska uppgifter av någon anledning bli felaktiga finns en knapp för uppdatering av dessa.

© Exicom AB sid 4(12)

Allmän behörighet till samtliga planer, via Egenskapen, Planadministratör, ger fortsatt tillgång till samtliga planer med fulla rättigheter som tidigare.

Nya värdetyper, namnbyten, selekteringar och inställningar i Resursanvänding/Rapportering

Nytt urval, Visa endast ofakturerad rapportering. Visar endast transaktioner som inte deltagit i fakturering.

Kolumner har bytt namn för att nå en mer logisk betydelse av dessa: o Fakturerad har bytt namn till Status. o Atteststatus har bytt namn till PLatteststatus. o Attestdatum, har bytt namn till PLattestdatum. o Attesterad av har bytt namn till PLattesterad av.

Ny selektering, T.o.m. transaktionsdatum. Visar endast transaktioner till och med inställt datum. Om uppgiften lämnas tom visas samtliga transaktioner.

Det finns möjlighet att ställa in rättigheter att returnera och/eller spärra transaktioner. Under Verktyg>Underhåll>Sidinställningar>Projektledare>Planering resursanvändning återfinns inställningar för detta. Dessa kan göras generella alt. personliga.

Användare med behörighet till plan kan ändra arbetstyp, utpris och kommentarstext på transaktioner. Möjlighet finns att via inställning hindra eller tillåta detta, förutsatt att transaktionen inte redan är fakturerad. Inställningar finns under Verktyg>Underhåll>Sidinställningar>Projektledare>Planering resursanvändning återfinns inställningar för detta. Dessa kan göras generella alt. personliga.

Vyhantering Statusrapport Det har skett ändringar i Projektplaneringens flik Statusrapport. Administratören kan under Verktyg > Underhåll > Färg och form > Layouter > Statusrapport lägga upp och ändra vyer. Det finns en standardvy upplagd som inte går att editera. Administratören kan lägga till valfritt antal vyer och välja bland fasta kolumner samt alla företagsindividuella prognostyper. Dessa vyer kan projektledaren sedan välja mellan på översiktssidan i fliken Statusrapport. Detta är användbart för företag med många prognostyper och omfattande statusrapportering som vill ge projektledaren möjlighet att följa upp och se planens statusrapportshistorik. Administratören kan t.ex. skapa vyer som enbart visar indikatorer eller värden så att projektledaren enkelt kan få en översikt över planens utveckling.

© Exicom AB sid 5(12)

Portföljhantering

Behörigheter Listor Tidigare har det fungerat så att användare med tillgång till portföljrummet har kunna skapa listor innehållande ett urval av samtliga projektplaner i databasen. Listor har kunna sparas och då blivit tillgängliga för alla användare med tillgång till portföljrummet. Nytt i denna version är att:

Användare med Egenskap Planadministratör och/eller Planläsare kan skapa listor innehållande samtliga tillgängliga projektplaner samt spara dessa som Publika listor. Liksom i plansök finns en knapp, Egna/Alla (Own/All) som används för att antigen söka bland planer där användaren har behörighet alt. alla planer.

Användare utan någon av ovanstående Egenskaper, kan endast skapa listor innehållande projektplaner där denne lägst Läsbehörighet. Användaren kan endast spara privata listor för eget bruk. Rättigheter styrs helt och hållet av uppgifter under Plan>Behörigheter.

Nyheter – Modulen för projektredovisning

Företagsuppgifter

Prissättning av upparbetad kostnad Möjlighet att välja om prissättning av upparbetad kostnad ska ske till kalkylpris eller utpris har tillkommit. Funktionen styrs genom parameter i företagsuppgift PR. Prissättning Nej =Kalkylpris Ja = Utpris

Kundregister

Förberedelse för ny funktionalitet I kundregister har införts några fält och en flik som förberedelse inför ny funktionalitet. I dagsläget gör dessa inget.

I fliken Allmänt har tillkommit fältet Kundlösenord

I fliken xx har tillkommit fältet xx

I registret har till kommit fliken Kundkopplingar.

© Exicom AB sid 6(12)

Medarbetarregister

Inläsning av tariffer Det har tillkommit en ny inläsningsrutin för prislista på medarbetare, i vissa organisationer benämns det som tariffer. Rutinen bygger på inläsning genom dokumenthantering under Mina dokument, på samma sätt som för vissa andra inläsningar. Funktionen för dokumenthantering beskrivs inte här, enbart det specifika formatet för excel som krävs.

Mall för Excelfil för att lägga till eller uppdatera prislistor Exicom kan leverera en färdig mall, men användaren kan även själv bygga upp en sådan. Mallen skall ha följande information som anpassade egenskaper. Lämpligen lagrar du mallar skrivskyddade på något lämpligt ställe och använder mallen för att skapa en specifik inläsning.

CopOp Den operation som skall göras med filen när den läses in, för denna fil skall värdet vara pmep.upsert CopFtgNr Det företag i Copernicus där prislistorna skall uppdateras. I exemplet ovan är det företag 1000. CopMedNr Den medarbetare som inläsning görs som (kan vara skilt från den som läser upp filen). Medarbetaren skall ha tillräcklig behörighet för registervård. I exemplet ovan, medarbetare 38. CopMedPass Lösenord för medarbetaren. Visas inte i exemplet. Observera att lösenordet skiljer på stora och små bokstäver. I excelfilen är det den första fliken som används. Överst i fliken skall finnas en rad med rubriktexter. Bakom kolumn B till och F ligger en kommentarstext som måste vara exakt det som beskrivs här.

© Exicom AB sid 7(12)

Kolumn B Medarbetare Kommentarstexten skall vara med-nr, se bild. Det skall vara exakt en rad, och inga mellanslag i kommentaren (även om rutan är större)

Kolumn C Arbetstyp I kommentaren skall finnas texten arb-nr Kolumn D Självkostnad I kommentaren skall finnas texten mep-kost Kolumn E Timpris I kommentaren skall finnas texten mep-pris Kolumn F Justering i kr I kommentaren skall finnas texten mep-just

Inläsning av fil Inläsning av filen görs genom dokumenthantering till den katalog du skapat under mina dokument. Lämpligen kan katalogen heta tariffer. Genom menyvalet på katalogen kan du välja att lägga till dokument och därefter välja excelfilen. När filen lästs flyttas den till en underkatalog, antingen i Importerade (om alla rader hanterats) eller Misslyckade om en eller flera rader varit felaktiga. På felaktiga rader visas en kommentarstext som pekar på vilken typ av fel som inträffat. Filen läses rad för rad uppifrån. Om samma kombination av medarbetare/ arbetstyp finns flera gånger så används den sista raden. Medarbetare Id på den medarbetare som skall uppdateras. Medarbetaren måste finnas i det företag som angetts i avancerade egenskaper för excel-filen. Medarbetare skall anges precis som i medarbetarregister, utan extra citat-tecken eller liknande. Arbetstyp Den arbetstyp som skall få ett pris. Tecknet * avser generellt pris, se dokumentation om prissättning. Arbetstypen skall anges precis som i medarbetarregister, utan extra citat-tecken eller liknande. Självkostnad Självkostnad anges som ett decimaltal med decimalkomma, till exempel 123,45. Fältet bör inte lämnas tomt, vid behov ange 0 i stället. Timpris Timpris anges som ett decimaltal med decimalkomma, till exempel 123,45. Fältet bör inte lämnas tomt, vid behov ange 0 i stället.

© Exicom AB sid 8(12)

Justering i kr Justering anges som ett decimaltal med decimalkomma, till exempel 123,45. Fältet bör inte lämnas tomt, vid behov ange 0 i stället.

Borttag av tariff För borttag av tariff används en annan rutin. OpCop skall då anges till pmep.delete. Formatet på excelfilen skall vara:

Fakturering

Fakturering på nivåer En ny faktureringsnivå på projekt har lagts till i Copernicus. Nivån kan väljas för samtliga transaktionstyper i systemet, dvs. tid, inköp, material och aconto. Genom att välja faktureringsnivå Nivåer sker summering per nivå och transaktionstyp. På respektive rad visas nivåns benämning. För transaktioner som saknar nivåer visas ingen benämning på raden. Faktureringsnivå anges i projektregistret under flik Fakturering. Det går även att välja faktureringsnivå i fakturaguiden (steg Val av layout) i Copernicus projektfakturering på webben.

© Exicom AB sid 9(12)

Verktyg

Utläsningar till POL Utläsningar till POL (Nya) har kompletterats att använda ny uppgift för Löneperiod i tabellen Generella perioder. Rättning har också gjorts att generella perioder fungerar, vilket inte var fallet tidigare. Ändringar har gjorts för att möjliggöra automatisering av integrationerna att köras från BPM alternativt fasta körningar. Det gäller följande utläsningar:

o Connector Lön – Schema per månad (Nya POL) o Connector Lön – Saldotid (POL) o Connector Lön – Frånvaro (Nya POL) o Connector Lön – Reseräkning (Nya POL) o Verifikationer - Redovisningstransaktioner (Nya POL) o Verifikationer - Förmånstransaktioner (Nya POL)

Utläsning av schema har korrigerats att om * (stjärnor) inte läggs ut i filen för dagar efter medarbetares avslutsdatum i det fallet medarbetaren har status Avslutad.

Saldorekonstruktion PRAT – Projektledarattest Bearbetningen för att rekonstruera saldon för projektledarattest har kompletterats med flera nya selekteringsfält samt setts över generellt för att bearbetningen ska gå snabbare. Observera att en bearbetning inleds alltid med att nollställning av saldon ovanför projekt görs för hela företaget oavsett selektering nedan. Det innebär att om datum selekteras så sker saldering från och med detta datum för hela företaget. Datum Transaktioner som har datum från och med eller senare än angivet datum tas med i salderingen. Observera att saldon ligger på veckonivå och om datum infaller mitt i en vecka sker nollställning av hela veckan. Kund Anges om en viss kunds projekt ska nollställas och salderas från transaktionsnivå. Projekt Anges om vissa projekt ska nollställas och salderas från transaktionsnivå. Kst Anges om ett vissa kostnadsställens projekt ska nollställas och salderas från transaktionsnivå. PL Anges om vissa projektledares projekt ska nollställas och salderas från transaktionsnivå. Projektform Anges om viss projektforms projekt ska nollställas och salderas från transaktionsnivå.

© Exicom AB sid 10(12)

Nyheter – Modulen för Kundreskontra

Påminnelse inkassosignal Innan en faktura går till inkasso skickas ett mail till Projektledare, Projektägare och eller Kundansvarig. En ny rapportbeställning ”Påminnelse Inkasso” finns under Rapportbeställning Kundreskontra.

Rapportbeställning

I rapportbeställningen anges vilka som skall få påminnelsemail. Urval görs i fakturor som har haft status inkassosignal angivet antal dagar. Mail skickas bara en gång per faktura. Det är möjligt att i backoffice lägga upp rapportbeställningen som en fast körning. Rapportbeställningen lägger också till en kreditanteckning på fakturan att mail skickats.

Meddelande Meddelandetext som skall användas för mailet, se nedan om mailtext. Till kundansvarig Ja – mail skickas till kundansvarig. Till projektledare Ja – mail skickas till kundansvarig Till projektägare Ja – mail skickas till projekägare Efter antal dagar Anger antal dagar efter inkassosignal, se nedan, som mailet skall skickas ut.

© Exicom AB sid 11(12)

Parametrar kravhantering Rutinen påminnelsemail använder samma inställning som anger vilken status som skall gälla för påminnelsesignal.

Kravstatus för inkassosignal Anger vilken kravstatus, se tabell Kravkoder, som gäller för att inkassosignal skall gälla och därmed öppna för påminnelsemail.

Mailtext Texten i mailet definieras i tabellen över texter, under Verktyg/ Meddelandehantering (för närvarande inte lyft till web). Meddelande skall ha typ 210, men olika texter kan väljas för olika körningar. Det är möjligt att styra avsändarens mailadress och namn som det visas i mottagarens mail (sätts lämpligen till supportlåda för kundreskontra), ämnesrad, text före och efter listan av fakturor..

© Exicom AB sid 12(12)

Information om respektive faktura är fast och kan inte påverkas. Följande fält visas:

Nr och namn på kund

Fakturanummer

Fakturadatum

Obetalt belopp

Nyheter – Modulen för Redovisning

Redovisning

Automatisering registervård kostnadsbärare Möjlighet finns att automatisera registervård av kostnadsbärare om medarbetarnr är detsamma som kostnadsbärarenr. Det innebär att vid nyupplägg eller ändring av medarbetare i medarbetarregistret sker automatisk uppdatering av kostnadsbärare. Funktionen styrs genom parameter i företagsuppgift PR.

Nyheter – Generella förändringar

Vyhantering Flertalet vyer i webben går nu att administrera under Verktyg > Underhåll > Färg och form > Layouter. En del av vyerna kan administratören även välja om medarbetarna själva ska få anpassa direkt i funktionen eller om det enbart är administratören som ska få göra vyer. Andra vyer är det enbart administratören som kan administrera i Underhåll eller så krävs en egenskap i Medarbetarregistret för att kunna editera direkt i funktionen. De senaste vyerna som är lyfta för att kunna editeras i Underhåll är vyer i Portföljrummet samt Statusrapporten.