SUCCESS STORY

E N T E R P R I S E I N F O R M A T I O N M A N A G E M E N T

Branche

Gesundheitswesen

Kunde

Roche Diagnostics

ausgangssituation 1998 und herausforderungen

n Verschiedene Systeme ohne zentralen Zugriff auf Dokumente.

n Bestehende Archivlösung nicht ausbaufähig

n Zu viele, papierbasierte Prozesse erfordern lange Such- und Transportzeiten

n Enorme Archivkosten n Einfache und schnelle Bereitstellung

von Personaldatenn Einhaltung der vielfältigen

Compliance Anforderungen

Lösungen:

n OpenText Document Access for SAP® Solutions

n Employee File Management for SAP Solutions

n Vendor Invoice Management for SAP Solutions

geschäftsvorteiLe

n Kostenreduktion dank massiv vereinfachter und automatisierter Prozesse – systemübergreifend

n Einhaltung aller Datenschutzauflagen n Stabile, skalierbare Lösungen mit

hohem Investitionsschutz n Kostenreduktion physisches Archiv n Höhere Mitarbeiterzufriedenheit

«Ausschlaggebend für diese Verände-rung war ein kleineres SAP R/3-Projekt. Dabei wurde uns klar, dass die beste-hende Archiv-Lösung nicht ausreichend war», erläutert Vogel, «Denn schon damals verarbeiteten wir ein beträchtliches Daten-volumen: drei- bis viertausend Dokumente pro Tag.»

grundstein für langjährigen investitionsschutz Evaluiert wurden Lösungen von drei An- bietern; am Ende überzeugte OpenText. Roche Diagnostics entschied sich für IXOS–ARCHIVE for SAP R/3 mit IXOS-DocuLink (heute OpenText Document Access for SAP Solutions, auch vertrieben von SAP unter dem Namen SAP Document Access by OpenText) und startete 1998/1999 mit der Projektumsetzung. Damit legten die IT-Verantwortlichen aus strategischer und prozessorientierter Sicht zugleich den Grundstein, die komplexe und applika- tionsübergreifende Informationslandschaft zu homogenisieren und zu konsolidieren. Die Strategie hat sich ausbezahlt: Die gewählte Lösung war so fortgeschritten, dass sie

Lösungen von opentext verbessern Prozesse und senken Kosten Eine über 13-jährige, investitionsgeschützte und erfolgreiche Reise mit OpenText-Lösungen

zukunftsweisende Architekturwechsel gut überstand und die getätigten Investitionen geschützt waren. Neben der Nähe zu SAP mit ein Grund, warum in der Zwischenzeit mehrere OpenText Lösungen bei Roche Diagnostics erfolgreich im Einsatz sind und rund 7.000 – 10.000 Mitarbeitende verschiedenster Abteilungen in ihren Ar- beitsprozessen unterstützen. Das Kernstück bildet dabei OpenText Document Access for SAP Solutions.

rechtskonforme archivierung und vereinfachte ProzesseDer erste, große Meilenstein erfolgte 2002. «Wir lösten unser altes SAP R/2 durch R/3 ab», so Ulrich Vogel. «Man könnte sagen, dass wir zu diesem Zeitpunkt erst richtig eingestiegen sind. Dabei spielte die Finanzabteilung die treibende Rolle, denn dort entstand das größte Daten-volumen mit dem Anspruch auf rechts-konforme Archivierung. Zudem herrschte ein regelrechter Papiertourismus. Nach einer Bestellung wurden Auftragsbestäti-gungen, Rechnungen etc. in Papierform weitergeleitet, von der Rechnungsprüfung

Dokumente und Informationen außerhalb der SAP-Kernapplikation flächendeckend so zu archivieren und zu verknüpfen, dass sie in der komplexen Systemlandschaft einfach elektronisch verwaltet werden konnten, war das Ziel eines Projektteams um Ulrich Vogel, Diagnostics IT Solution Centre Operations & Back Office - EMEA/LATAM bei Roche.

SUCCESS STORY

www.opentext.com n info.de@opentext.com n +49-(0)89-4629-0Unter online.opentext.com finden Sie weitere Informationen zu dieser und anderen Open Text-Lösungen. Copyright © 2012 Open Text Corporation. Open Text, OpenText und Be Enterprising sind Marken bzw. eingetragene Marken derOpen Text Corporation. Diese Liste ist nicht abschließend. Alle anderen Marken oder eingetragenen Marken sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber. Alle Rechte vorbehalten. Bezugnahme auf bestimmte Organisationen mit Markenname o. Ä.bedeutet oder beinhaltet keine Akzeptanz, Empfehlung oder Bevorzugung von Open Text oder Open Text-Produkten

in den jeweiligen Geschäftsbereich zurück zum Sachbearbeiter und wieder in die Finanzabteilung. Und jeder, der das Doku-ment erhielt, machte sich zur Sicher-heit eine Kopie, bevor das Original per Hauspost im Freigabeprozess weiterge-sandt wurde.» Fortan wurde dieser Prozess elektronisch abgebildet und alle in eine Bestellung involvierten Personen konnten die notwendigen Dokumente per Mausklick einsehen. Ganz egal ob es sich um Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen oder Druck-listen im Finanzumfeld handelte - alles wurde automatisch ins Archiv geschoben und stand jederzeit online zur Verfügung. Fazit: Die zeitintensiven, ineffizienten und fehleranfälligen Prozesse konnten mit der neuen OpenText-Lösung auf einen Schlag ausgeschaltet werden. Hinzu kam, dass die Lücken von SAP elegant und nahtlos geschlossen sowie die in der Branche strengen Richtlinien berücksichtigt werden konnten. Auch das teure Papierarchiv, das aus allen Nähten platzte, gehörte der Vergangenheit an. «Mit OpenText-Lösungen haben wir ein in SAP integriertes, hoch skalierbares, zuverlässiges und stabiles System», so Ulrich Vogel. Die positiven Erfahrungen führten dazu, dass die Lösung flächendeckend auch im Produktionsumfeld und der Instandhaltung zum Einsatz kam, wo u.a. Wartungspläne, Wartungsaufträge, Fertigungsaufträge und Produktionsaufträge

– ähnlich dem Prozess im Finanzbereich – eingescannt bzw. beim Ausdruck automatisch archiviert werden.

Zusammenarbeit über geschäftsbereiche und applikationen hinweg verbessertHeute ist OpenText Document Access bei Roche Diagnostics in rund 20 Ländern im Einsatz. Täglich werden über 50.000 Dokumente aus 12 SAP Systemen heraus archiviert. Neben der Dokumentarchi- vierung wird der OpenText Archive Server auch zur Aufbewahrung der ADK Dateien der SAP Datenarchivierung genutzt. Aktuell beträgt das archivierte Datenvolumen

automatisierung und Beschleunigung komplexer ProzesseAlle Inhalte aus betriebswirtschaftlichen Prozessen sind im OpenText Archive Server abgelegt. «Wir haben auch diverse etablierte Lösungen, aus denen wir non-SAP Dokumente erhalten, die wir archivieren und mit den dazugehören-den SAP-Belegen verlinken müssen. Zum Beispiel das Lagersystem, das teilweise extern betrieben wird. Bei der Auslieferung wird für die Paketierung ein Lieferschein gedruckt. Dieser wird elektronisch ins OpenText Archiv gesandt, wo er automa-tisch mit einer richtigen SAP-Belegnum-mer versehen wird. So können Aufträge in unserem Kernsystem abgewickelt, bear-beitet, gedruckt und rechtskonform archi-viert werden. Dahinter stecken komplexe Prozesse, die dank OpenText Document Pipeline automatisiert werden konnten», erklärt Ulrich Vogel. Die jüngste Lösung bei Roche Diagnostics ist OpenText Employee File Management for SAP Solutions, mit der über 35.000 Personalakten digitalisiert wurden. Mitarbeiter der Personalabteilung finden so Personalunterlagen sofort auf und können Anfragen von Mitarbeitern schneller beantworten.

tiefere Kosten, höhere effizienz und Kompetenz Von der Finanzabteilung über die Produktion und Instandhaltung bis hin zum Personal-management: «Mit den OpenText-Lösungen haben wir eine große Kontinuität, Stabilität und Zuverlässigkeit. Auch im Zusammen-spiel mit Compliance, Validierung und in Anbetracht betriebswirtschaftlicher Aspekte, die meist im Vordergrund stehen», erwähnt Ulrich Vogel abschließend. n

„Mit den OpenText-Lösungen haben wir eine große Kontinuität, Stabilität und Zuverlässigkeit. Auch im Zusammenspiel mit Compliance, Validierung und in Anbetracht betriebswirtschaftlicher Aspekte, die meist im Vordergrund stehen“,

Ulrich Vogel, Diagnostics it solUtion centre operations & Back office - eMea/lataM Bei roche.

(12/2012)00392DE

über 9 TeraByte «Das in dieser Lösung integrierte Tool DocuLink erwies uns zusätzlich wertvolle Dienste», ergänzt Ulrich Vogel. «Ein fantastisches Werkzeug zur Zusammenführung von Inhalten und Dokumenten über die Grenzen unserer SAP-Module und Non-SAP-Systeme hinweg. Dies ermöglicht die Zusammen-arbeit über einzelne Geschäftsbereiche und mehrere Applikationen hinweg. Wir können Dokumente aus verschiedensten Quellen in die SAP-Lösung integrieren und unseren Mitarbeitern eine 360°-Sicht für ihren Bereich gewährleisten».