LU ot¡J oa o de oficina... · 2016. 6. 5. · Editorial Susaeta. 2. Moreno, Lorena. Redacción Activa Comercial. Editorial Susaeta. 3. Pazos, Ethel. Acento y Ortografía. Editorial

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ASAMBLEA LEGISLATIVA

DE LA REPUBLICA DE COSTA RICA

MANUAL DE OFICINA

PARA LAS SECRETARIAS

DE LOS DIPUTADOS . ::

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Elaborado por:

Grenz Sileny Calvo CamachoSecretaria Directiva Bilingüe

Con la colaboración deEl Centro para la Democracia y

el auspicio de la AID

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AGRADECIMIENTO

A la Bach. Yanina Ruí2, As¡stente del Centro para la Democracia, por susvaliosas observaciones y colaboración en la elaboración de este documento.

A la MSc. Mayra Solano, D¡rectora del Departamento de Proveeduría, por sututoría.

Al Lic. Olmedo Castro, Director Ejecutivo de la Asamblea Legislativa, por elestímulo y ayuda que me ha brindado.

A Carmen Ma Vargas Marín por sus comentarios y observaciones.

Al Director y personal de El Centro para la Democracia por sus valiososaportes y confianza en mi persona.

A todas aquellas personas que con sus consejos han enriquecido misconocimientos.

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PRESENTACION

Este manual de oficina lo elaboro con et afán de explicar a todas miscolegas, de acuerdo con mis estudios y conocimientos, un resumen de lastécnicas secretar¡ales, las diferentes funciones, algunos de los reglamentos yconsejos profesionales que le ayudarán en la conducción correcta en laAsamblea Legislativa.

El Manualde Oficina es un documento que cada secretaria de diputadodebe tener, con el fin de que le sirva como guía para administrar la oficina, asícomo de consulta a cualquier persona que la sust¡tuya cuando debaausentarse.

Este documento demuestra quediputado en la Asamblea Legislativa demás complejas y difíciles.

la administración de oficina de unCosta Rica es una de las funciones

Debido a la competencia actual por nuestro empleo, insto a lassecretarias a que estud¡en, se capaciten y "se actualicen con las últimastécnicas secretariales.

Con el fin de ampliar conocimientos en administración y elaboración dedocumentos les aconsejo consultar entre otros los siguientes libros:

1. Administración de Documentos. Editorial Susaeta.2. Moreno, Lorena. Redacción Activa Comercial. Editorial Susaeta.3. Pazos, Ethel. Acento y Ortografía. Editorial Euroamericana.

Es importante entender que la secretaria es el eslabón singular en lacadena labora!, ya que ella representa la imagen del diputado y del Parlamento.

Grenz SilenyJulio de 1994

tt cuALTDADES DE LA sEcRETARtA EJEcunvA

t + Aprender a hacerse digna del tftulo, ejecutando. Esto es, vea quelas cosas quesu jefe ordena o que la marcha normal del trabaio exige, sean realmente

t hechas.

-+ Acepte responsabilidad. No tenga miedo de equivocarse de vez en cuando,

I l::"""rT::..0n"rff*rano que esiá d¡spuesta a pasar el precio de sus errores,

t -) Póngase siempre en el lugar de su jefe y actúe tal como le gustarla que actuarasu secretaria.

I --' Aprenda a cumptir su traba¡o estrictamente, aunque nadie le vea. Su mássevero vigilante debe ser su propia conciencia.

t lnterésese y entusiásmese con su empresa, considérela como 'propia" y cuidesus intereses tal como si realmente fueran suyos.

t + No pierda el t¡empo criticando el trabajo de los demás. Ocúpese simplementede que su trabajo sea lo más eficiente posible.

I --' Busque nuevos sistemas para hacer su trabalo con mayor eficiencia y en menortiempo. Sea exigente con usted misma, mucho más que su propia jefe.

I -> Trate de aprender todo lo que te sea posible sobre los diferentes aspectos deltrabajo que se realiza en toda su empresa.

t + No se quede cruzada de brazos cuando haya terminado su trabajo. ofrézcase

t a ayudar a otras personas a hacer el suyo.

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III

CONSEJOS PARA PROGRESAR

Apliquen a su trabajo los siguientes factores para progresar en su empresa:

1. Acrecienten sus conocimientos. Capacftense ustedes mismas.

a. A ustedes les pagan por la aplicación de sus conocimientos y su ingenio.Un empleador está pagando lo que ustedes saben y, más importante aún,lo que ustedes pueden hacer con sus conocimientos;

b. Manténganse al día; lean revistas y libros. La ciencia y la tecnologíaestán progresando continuamente; la competencia de su empresa,también;

c. Asistan a conferencias y cursos. Amplíen su horizonte técn¡co, no seestanquen, no se detengan. Apliquen sus conocimientos.

2. Promuevan la investigación. Estudien la creación de nuevos servicios. Tratende mejorar la calidad de la producción actual.

a. El campo de la investigación apenas si existe en el campo secretarial.Les toca a ustedes investigar sobre nuevos campos de acción para la

empresa para la cual laboran, sobre mejores servicios que los actuales;

b. No acepten los actuales sistemas de ta empresa como ideates. Estudienla manera de hacer las cosas mejor y más económicas hasta donde sea

Posible.

3. Obtengan una conciencia clara del valor económico que representa para laempresa su asistencia técnica, sus investigaciones, los procesos y servicios que

ustedes controlan, inspeccionan y sugieren.

No se gasten seis meses trabajando sobre un sistema que sólo puede ahorrarlea la compañía unos cuantos colones al año.

4. Manténganse ocupadas.

a. Su tiempo vale plata para la empresa y oro para ustedes;

b. Pregúntense ustedes mismas: "¿Estoy contribuyendo al progreso de laempresa y, por lo tanto, a mi avance profesional?";

c. Si las ocupaciones a ustedes asignadas no le emplean todo el tiempo,busquen algo útil para hacer.

5. Terminen lo que comiencen.

a. Todo lo que sea económicamente bueno, debe llevarse hasta suconclusión;

b. Muchas empresas están llenas de cosas 'a medio terminar' que nosirven para nada y sólo han ocasionado gastos en t¡empo y materiales;

c. Para evitar que las investigaciones se abandonen, deben planearsedebidamente.

6. Desde el punto de vista económ¡co personal, tengan presente esta máx¡ma:

'Aquellos que nunca hacen más de lo que se les paga, nunca obtendrán pagopor más de lo que hacen".

(Tomado del libro "¿O.uién es una secretaria?", de Josefina Navarro Brache.)

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INDICE

t. GENERALIDADES

y Protocolo14. Departamento de Secretaría Técnica1 5. Departamento de Servicios Bibliotecarios,

Documentos e lnformación16. Departamento de Servicios Generales17. Departamento de Servicios Médicos18. Departamento de Servicios Parlamentarios19. Departamento de Servicios Técnicos, Estudios

y ReferenciasD. La oficina del Diputado

1. El personal y sus funciones2. Horario

Funciones de la Asamblea 5Atribuciones y principales actividades de los d¡putados 61. Atribuciones y act¡v¡dades 62. Horario 8Organización administrativa 9

1 . El Directorio Legislativo 102. La Dirección Ejecutiva 103. Departamento de Actas 104. Departamento de Archivo, lnvestigación y Trámite 11

5. Departamento de Auditoría lnterna 11

6. Departamento de Comisiones 117. Departamento Financiero 11

8. Departamento de lnformática 129. Departamento Legal 12

10. Departamento de Planeamiento Estratégico yControl Administrat¡vo 12

1 1. Departamento de Proveeduría 1212. Departamento de Recursos Humanos 1213. Departamento de Relaciones Públicas, Prensa

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TRAMITES ADMINISTRATIVOS

A. MobiliarioB. MaterialesC. Papelerfa utilizadaD. CorreoE. Viajes al Exterior

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EOUIPO DISPONIBLE

A. Red de CómputoB. Máquinas Electrónicas y EléctricasC. TélexD. FotocopiadoraE. RetroproyectorF. FacsimilG. TransporteH. Te!éfonos

1. Base de Comunicaciones2. Central Telefónica3. Teléfonos de los Diputados4. Llamadas lnternacionales

ELABORACION DE DOCUMENTOS

A. Modelos de Correspondencia Moderna1. Carta comercial2. Semibloque3. Carta formal4. AMS5. Bloque extremo6. Bloque común7. Carta colgante8. Carta de recomendación9. Constancia

10. Memorando1 1. Carta de varios pliegos12. Carta enumerada13. Telegramas14. Trabajos originales y especiales

a. Proyectosb. Comunicados de prensa

B. Puntuación

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C. Presentación de Cartas para firmarD. SobresE. Doblado y Ensobrado

V. RECEPCION DE DOCUMENTOS

A. Procedim¡entos1. lnspección2. Lectura3. Archivo

VI. ENTORNO LABORAL DE LA SECRETARIA

A. Espacio ffsicoB. Beneficios laborales

VII. REGLAS DE OFICINA

A. Presentación PersonalB. Etiqueta

VIII. CONCLUSION

IX BIBLIOGRAFIA

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I. GENERALIDADES

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A. FUNCIONES DE LA ASAMBLEA

De acuerdo con lo estipulado en ta Constitución PotÍtica de Costa Ricaen su Tltulo lX, Capítulo ll, artfculo 121, algunas de las funciones de losdiputados en la Asamblea Legislativa son:

- Dictar las leyes, reformarlas, derogarlas y darles ¡nterpretac¡ónauténtica, salvo lo dicho en el artfculo referente alTribunal Supremo deElecciones,

- Designar el recinto de sus sesiones, abrir y cerrar éstas, suspenderlasy cont¡nuarlas cuando así lo acordare:

- Nombrar los Magistrados propietarios y suplentes de la Corte Supremade Justicia;

Aprobar o improbar los convenios internacionales, tratados públicos yconcordatos. Los tratados públicos y convenios internacionales queatribuyan o transfieran determinadas competencias a un ordenamientoiurídico comunitario, con el propósito de realizar objetivos regionales ycomunes, requerirán la aprobación de la Asamblea Legislativa, porvotac¡ón no menor de los dos tercios de la total¡dad de sus miembros.No requerirán aprobación legislativa los protocolos de menor rango,derivados de tratados públicos o convenios internacionales aprobadospor la Asamblea, cuando estos instrumentos autor¡cen de modo expresotal derivación.

Dar o no su asent¡m¡ento para el ingreso de tropas extranjeras alterritorio nacional y para la permanencia de naves de guerra en lospuertos y aeródrornos,

Autorizar al Poder Ejecutivo para declarar el estado de defensa nacionaly para concertar la paz,

Suspender por votación no menor de los dos tercios de la total¡dad desus miembros, en caso de evidente necesidad pública, los derechos ygarantías individuales consignados en los artículos 22, 23, 24, 26, 28,29, 30 y 37 de esta Constitución. Esta suspensión podrá ser de todoso de algunos derechos y garantías, para la total¡dad o parte delterritorio, y hasta por treinta días, durante ella y respecto de laspersonas, el Poder Elecutivo sólo podrá ordenar su detención enestablec¡mientos no destinados a reos comunes o decretar suconfinam¡ento en lugares habitados.

Recibir el juramento de ley y conocer de las renuncias de los miembrosde los Supremos Poderes, con excepción de los Ministros de Gobierno,resolver las dudas que ocurran en elcaso de incapacidad ffsica o mentalde quien ejerza !a Presidencia de la República, y declarar si debellamarse al ejercicio del Poder a quien deba sust¡tu¡rlo.

:

Dictar los presupuestos ordinarios y extraordinarios de la República,

Nombrar al Contralor y Subcontralor Generales de la Reprlblica,

Estabtecer los impuestos y contribuciones nacionales y autorizar losmunicipales,

Conceder la ciudadanía honorlfica por servicios notables prestados a laRepública, y decretar honores a !a memoria de las personas cuyasactuac¡ones eminentes las hubieran hecho acreedoras a esasdistinciones,

Nombrar Comisiones en su seno para que investiguen cualquier asuntoque la Asamblea Legislativa les encomiende, y rindan el informecorrespondiente y otras.

B. ATRIBUCIONES Y PRINCIPALES ACTIVIDADES DE LOS DIPUTADOS

1. Atribuciones y actividades

Además de sus funciones como ¡ntegrantes de la Asamblea, losdiputados tienen otras atribuciones que se derivan de su funciónrepresentat¡va y que varían según se trate de fracciones del gobierno o de laoposición. Por ejemplo, los diputados cuya fracción gobierne la AsambleaLegislativa t¡enen la facultad de destinar y d¡str¡bu¡r part¡das específicas delPresupuesto Nacional, que se tramitan en la Comisión Permanente de AsuntosHacendarios.

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It Por lo general, unicamente los diputados de gobierno pueden gestionar

donaciones de ministerios e instituciones autónomas, semiautónomas y

¡ privadas para las diferentes comunidades que representan.

Dentro de las solicitudes que más le hace la comunidad a los diputados

I de gobierno y a los de oposición, se encuentran las siguientes:

I a. Becas para estudio:

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Son canalizadas generalmente, por medio de alguna part¡da especlficat *"i,":IT;î:::x,:",n"rix"#i'HllÍ,x',i"T:[?,f i'ñ:#;I llXfl:'"1"ffi:':ffifl?',ff1 i:'l':H::""""'lt'ii:'iTlill;

convenios

I b. lmplementos deportivos:

Generalmente se financian de una partida específica destinada a estos

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I c. Materiales de construcción:

Son gestionados generalmente por medio de alguna partida específica,

t del Ministerio de Obras Públicas o de las Municipalidades.

d. Cartas de Recomendación:

t Se extienden a personas de la comunidad que represent a y aotrosciudadanos ampliamente conocidos por el Diputado.

I e. Solicitudes de nombram¡entos, traslados y otros en diferentes

l instituciones del Estado:

-^- -^r:^ r^, ra¡Son gestionadas por lo general por medio del Oficial Mayor, Ministro o

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I Son solicitadas por organizaciones debidamente ¡nscr¡tas como tales,que cuenten con cédula y personerfa jurldica actualizada. Si la petición

I la hace alguna asociación o comité que no tenga estos atestados, losI recursos se deben canalizar por medio de la Municipalidad, Unión

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Cantonal de Asociaciones de Desarrollo u otros que sf cumplan losrequisitos legales.

g. Audiencias al público:

En la agenda deldiputado, es recomendable llevar un control minuciosode cada audiencia, de cada actividad y reunión. Al inicio de semana sele debe dar al diputado la información de todas las actividades queestán programadas.

Generalmente los diputados también atienden una tarde a la semana enel cantón que representan, por lo común lo hacen el viernes o elsábado.

h. Otros

Se reciben solicitudes de vivienda, pensiones, acueductos, telefoníarural, caminos, asf como de la empresa privada, municipatidades oasociaciones solicitando apoyo a proyectos o leyes que se encuentranen la corriente legislativa.

Giras

Se programan giras a diferentes lugares del país.

Con ta debida coordinación es posible lograr que el diputado concentresu atención en las decisiones finales de cada gest¡ón, sin tener que atendertodos los trámites a seguir, aún cuando siempre debe mantenérsete informado.

2. Horario de los Diputados

Los diputados deben cumplir un horario de acuerdo con el Reglamentolnterno de la Asamblea.

a. sesión de Plenario. De lunes a iueves, de 4:oo p.m. a 7:oo p.m.Además de otros casos en que aprueben sesionar otros días ycon otro horario.

b. Comisiones Legislativas Plenas. Martes y jueves a las 8:45 a.m.y no podrán levantarse antes de las doce horas, satvo que trecediputados aprueben lo contrario. Por igual votación podránsesionar extraordinariamente en días hábiles.

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c. Reunión Ordinaria de Fracción. Los lunes a la 1:3O p.m.. Sepuede convocar en cualquier momento a reunionesextraordinarias.

d. Comisiones Permanentes. Martes y Miércoles, de la 1:3O a 3:45p.m. o extraordinarias cuando convoca el Presidente de larespectiva comisión o cuando lo deciden dos tercios de losmiembros.

e. Comisiones Especiales. Se reúnen los iueves. El Presidente dela Comisión tiene potestad para convocar cualquier otro dfa asesiones ordinarias y extraordinarias.

Toda falta del señor Diputado a estas sesiones deberá ser justificada taly como se indica en el Reglamento de ausencias de los señores diputados.

El Reglamento señala que cuando el diputado no pueda asistir a una omás sesiones del Plenario de la Asamblea Legislativa deberá presentar unasolicitud de licencia al Presidente de la Asamblea Legislativa. Si el diputadono puede asistir a una o más sesiones de Comisiones Legislativas conPotestad Plena o a otras comisiones deberá presentar su solicitud de licenciaal Presidente de la Asamblea Legislativa con el visto bueno del presidente dela respectiva comisión.

Las solicitudes deberán presentarse con el visto bueno del jefe defracción y con antelac¡ón al día de Ia ausencia indicando el motivo de lamisma. El Presidente resolverá dentro de los 15 días hábiles siguientes a lasolicitud.

Cuando el diputado haya faltado a alguna sesión, deberá justificar suausencia por escrito a más tardar dentro de los cinco días hábiles después delregreso y también con el visto bueno del jefe de fracción.

Si se desea información más detallada, puede consultarse el reglamentode ausencias de los señores diputados.

C. ORGANIZACION ADM¡NISTRATIVA

La estructura organizativa de la Asamblea Legislativa se inicia con elDirectorio y las Fracciones Políticas. Luego se ubica la Dirección Ejecutiva ylos distintos departamentos, finalizándose con algunas oficinas y secciones.

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1. El Dirrtorio Legislativo

El Dirrtorio está compuesto por un presidente, un primer secretario yun segundo secretario. También existe un vicepresidente y dos pro-secretarios irc sustituyen a los titulares en sus ausencias

Sus lnciones son legislativas y administrativas. Las funcioneslegislativas c relacionan con el desarrollo de la sesión ptenaria V "l

pro"¿ráde formaclr de !a ley. Segtin el artfculo 25 del Reglamento lnterno lasadministrafus son:

a. Cuidar del orden interior, económico y administrativo de laAsamblea Legislativa.

b. Nombrar a los funcionarios y empleados que se requieran para elbuen funcionamiento de la Asamblea y de la secretarfa, oremoverlos de acuerdo con la ley.

El Dltctorio Legislativo del período 199¿l-19g5 esta constituido por:

Presidente: Dip. Alberto Cañas EscalanteVicepresidente: Dip. Ricardo Garrón FigulsPrimer Secr¡tario: Dip. Juan Luis Jiménez SuccarSegundo Secretario: Dip. Mario Alvarez GonzálezPrimer Prosúretario: Dip. Oscar Ureña UreñaSegunda Prcecretaria: Dip. Maria Luis Ortíz Meseguer

2. La Dincción Ejecutiva

Sus ot{etivos son dirigir, planear, organizar, controlar y coordinar laslabores adn*nistrativas de la Asamblea con el fin de facilitar a los diputadossu labor parbmentaria. Sus fun-cj-ones son acatar y hacer cumplir las órdenesdel Directorio, dirigir, planear, organizar, controlar y coordinar la atención atpúblico.

3. Depar0mento de Actas

Se encarga de la grabación y transcr¡pción de tas actas de las sesionesdel plenario y comisiones tegislativas plenas, dirige el fndice de las actas yalmacena las intervenciones de cada diputado. Traslada al departamento dearchivo de la Asamblea Legislativa las actas originales. lncorpora a la red decómputo las actas en el momento en que está; preparadas.

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4. Departamento de Archivo, lnvestigación y Trámite

Es el responsable de la custodia de los proyectos, leyes y decretostramitados. Sus funciones son asignar el número respectivo a cada proyecto,envfar los proyectos a la lmprenta Nacional para su publicación, hacer lascarátulas y tarjetas de los expedientes y leyes, anotar los dictámenes. Esresponsable del control de los plazos de vencimiento de los proyectosentregados a las comisiones. Se encarga también de coordinar el servicio defotocop¡ado para los diputados y funcionarios administrativos y de custodiary manejar el acervo archivfstico. En este departamento se encuentran losexpedientes originales de las leyes emitidas por la Asamblea, asf comoaquellos que fueron desestimados por alguna causa.

5. Departamento de Auditorla lnterna

Vigila y controla el manejo de bienes y recursos de la lnstitución.Organiza y ejecuta revisiones periódicas de los registros contables, financierosy de bienes. Vela por la correcta aplicación de fondos y el fiel cumplimientodel presupuesto y de las disposiciones existentes en materia de auditorfa.Como departamento depende del Directorio Legislativo, por tanto realizatrabajos especiales encomendados por éste.

6. Departamento de Comisiones

Se encarga del ordenamiento técnico y administrativo de lascomisiones. Evacúa las consultas sobre el trámite de proyectos, mant¡eneactualizada la información de !a actividad de las comisiones, supervisa larevisión de los exped¡entes y confrontac¡ón de informes, evalÚa losexpedientes parc solicitar al Presidente de la Asamblea prórrogas paradeterminado asunto. Es responsable por las traducciones de la AsambleaLegislativa.

7. Departamento Financiero

Asiste a la Dirección Ejecutiva en el manejo de la actividad financierade la Asamblea, por lo que le corresponde planear, elaborar, tramitar, ejecutary controlar el presupuesto de la lnstitución, en coordinación con losdepartamentos correspondientes. Es el responsable del manejo adecuado delos registros contables, financieros y presupuestarios, de la custodia yadministración del fondo general, el fondo de caia chica y el efectivo.

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8. Departamento de lnformática

Es el responsable de desarotlar los sistemas de información a largo,mediano y corto plazo. Ofrece sus servicios en la instalación de equipos decómputo y de impresión de documentos y en la utilización de cadaherramienta (paquetes de computaciónl al servicio del diputado, asf como enel soporte de los bancos de datos disponibles para el diputado, tales comoactas del Plenario y de Comisiones Plenas, dictámenes de proyectos y otros.

9. Departamento Legal

Asesora a los órganos superiores en todas aquellas gest¡onesenmarcadas en aspectos jurfdicos, que competen a la lnstitución, evactla lasconsultas legales del Directorio, Dirección Eiecutiva y otros departamentos.Atiende l¡t¡g¡os en los que el Parlamento f¡gure como actor o demandado ycontesta las acciones planteadas contra la organización.

1O. Departamento de Planeamiento Estratégico y Control Administrat¡vo

ActÚa como agente de cambio para impulsar un a¡uste permanente delas distintas unidades de la Asamblea Legislat¡va, en el logro de una mayoreficiencia en el cumplimiento de sus funciones mediante la apticación detécnicas gerenciales y sistemas administrat¡vos modernos, que permitan a lainstitución la consecución óptima de su misión, objetivos y metas.

11. Departamento de Proveeduría

EfectÚa las compras y contrataciones necesarias para elfuncionamientodel Parlamento, sirve como órgano mediador en las relaciones comerciales delPoder Legislativo y empresas o instituciones que brinden servicios, adjudicalicitaciones de acuerdo con los intereses de la institución, lleva un controlpermanente de los equipos de oficina, útiles y materiales almacenados.

12. Departamento de Recursos Humanos

Su función es ayudar a la Dirección Ejecutiva en trabajos complejos deadministración del personal. Mantiene actualizados los sistemas deadministración en recursos humanos, dirige el reclutamiento y selección delpersonal de las plazas excluidas del Servicio Civil. Aplica sancionesdisciplinarias con base en recomendaciones o resotuciones del DepartamentoLegal y según el Reglamento lnterior de Trabajo y la Ley de Personal de laAsamblea Legislativa. Dirige el programa de adiestramiento, asf como lapreparación de los trámites de personal y otros.

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13. Departamento de Relaciones Públicas, Prensa y Protocolo

lnforma sobre las act¡v¡dades de la Asamblea, at¡ende a losparlamentarios extranjeros e invitados especiales, mantiene actualizada la listade cónsules acreditados, la de misiones internacionales y la de altosfuncionarios del Estado. Prepara y se encarga de las actividades protocolarias,sociales y culturales que se llevan a cabo en la Asamblea y realiza los trámitesde viajes al exterior de diputados o funcionarios en representación de laAsamblea.

14. Departamento de Secretaría Técnica

Coordina eltrabaio de las comisiones con potestad legislativa plena, losletrados de las comisiones plenas y permanentes, la secretarfa del Directorio,Comisión de Redacción y sección de filologfa.

15. Departamento de Servicios Bibliotecarios, Documentos e lnformación

Es responsable por la adquisición, registro y procesamiento técnico delmaterial bibliográfico que ingresa, establece políticas de adquisición, préstamoy devolución de libros y otros mater¡ales, conserva y fomenta los conveniosde préstamo interbibliotecario y de canje, nacionales e internacionales.

16. Departamento de Servicios Generales

Dirige y supervisa con el Jefe de la Sección de Seguridad y Vigilancia,el sistema de seguridad interna y vigilancia para el resguardo del edificio,diputados, empleados y público en general. Dirige y supervisa, con el Jefe dela Sección de Ujieres, los sistemas de distribución de correspondencia internay externa, la limpieza general del edificio y !a atención de los diputados en lasdiferentes comisiones y en Plenario. Supervisa el funcionamiento de la centraltelefónica y de la Sección de Mantenimiento.

17. Departamento de Servicios Médicos

Es responsable de la atenc¡ón médica y psicosocial de los diputados yfuncionarios de la Asamblea con el propósito de mantener un ambiente taboraladecuado.

18. Departamento de Servicios Parlamentarios

Digita y registra los proyectos de ley, ejerce el control de estos antesde su presentación en la Secretarfa del Directorio, incluyendo, de solicitarlo asfel diputado, la corrección filológica. Realiza el trámite administrativo de los

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decretos legislativos (proyectos ya aprobados en segundo debate), verificandola autenticidad y fidelidad de los textos, asf como la adecuación de su formatopara remitirlos al Poder Ejecutivo para su respect¡va sanción y a la lmprentaNacional para su publicación en el diario oficial. Elabora diferentes análisis einformes sobre la labor legislativa de los distintos perfodos, caracterfsticas dela legislación producida o propuesta y sus efectos sobre los sectoressocioeconómicos del pafs y sobre diferentes campos relacionados con laacción institucional.

19. Departamento de Servicios Técnicos, Estudios y Referencias

Colabora con los diputados y con los demás órganos legislativos en latramitación de proyectos de ley brindando la información técnica que searequerida. Asesora a los órganos legislativos en material de procedim¡entosparlamentar¡os. Realiza estudios y rinde dictámenes sobre proyectos de leyque le remita el Departamento de Archivo. Realiza estudios estr¡ctamentetécnicos sobre asuntos específicos.

D. LA OFICINA DEL DIPUTADO

1. El personal y sus funciones

El personalde la oficina deldiputado está conformado por un asistente,un asesor y una secretaria, eus ejecutan, cada uno de ellos, labores afines asu cargo. En esta sección solamente desarrollaremos el tema de lasresponsabilidades de la secretaria del diputado.

De acuerdo con el Manual de Funciones de la Asamblea Legislativa, laSecretaria de Parlamento 1 debe realiza¡ tas siguientes funciones:

Ejecutar labores variadas y difíciles de secretariado. Recibir, reg¡strar,clasificar, sellar, distribuir y archivar correspondencia. Mecanografiarproyectos de ley, actas de sesiones y otros trabajos de similar complejidad.Mantener actualizados los archivos de la oficina. Atender a los Diputados enla búsqueda de información atinente a sus investigaciones y estudios, visitaroficinas públicas con el mismo propósito. Colaborar en la preparación delistas de audiencias. Atender público y evacuar las consultas relativas a losasuntos propios de la oficina. Confeccionar requisiciones para solicitar Útiles,materiales y equipo para el buen funcionamiento de la oficina. Ejecutar otraslabores propias de! cargo.

A continuación se detallan algunas de la funciones más importantes :

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a. Atención al público

Se debe atender telefón¡ca o personalmente a todo el público quesolicite el servicio. Esto debe hacerse de la forma más cortés y amableposible.

Por lo general, quienes más requieren del servicio de la secretaria sonlos vecinos de la comunidad representada por el diputado, por lo que tanto lasecretaria como los asistentes, deben recibirlos amablemente.

Al laborar en un ambiente polftico se pueden esperar visitas como la delPresidente, Primera Dama, Ministros, Empresarios, lfderes comunales,campesinos, educadores y otros.

La atención que se brinde dirá mucho del jefe, asf como la eficiencia,ya que las personas estudiarán hasta el mfnimo detalle de la oficina, lasplantas, el café, el aseo y otros. Si la oficina está en orden y la atención esbuena se llevan una buena impresión.

Se debe recibir al público, evacuar inquietudes, elaborar cartas y otros,pero no ignorar que quizá el visitante haya viajado durante algunas horas parasolicitar ayuda o quizá sólo para saludar al Diputado por quien votó en laselecciones; ignorando que !o atendería con audiencia y un determinado dfa.En este caso se debe hacer todo lo posible para complacer al visitante.

Cuando algunas personas que vienen del cantón que representa eldiputado necesitan alguna carta; mientras esperan se les puede solicitar losdatos y tenerla lista para cuando se entreviste con el jefe, así se ahorra tiempoa los visitantes y se trabaja con mayor eficiencia.

El diputado desearía atender al público en cuatquier momento, peromuchas veces las obligaciones que tiene se lo impiden, por lo que se debetener una agenda, en la que se asignen unas cuatro horas a la semana paraotorgar audiencias.

No obstante, hay personas que no saben esto, por lo que llegarán talvez en el momento menos apropiado. Si esto ocurre se at¡enden indicándoleslas razones por las cuales el diputado no los puede recibir. Se debe tratar deconse§uir lo que necesiten o pedirle a los asesores que los atiendan. Sinimportar de quién se trate hay que ser naturales y corteses.

Algunos aspectos que se pueden considerar y utilizar como técnicaspara trabajar mejor, son las siguientes:

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Sentir un genuino interés por las personas que visitan la oficina, y eldeseo constante de serles útil.

Reconocer a los visitantes frecuentes y llamarlos por su nombre conrespeto.

3. Hacer que los visitantes se sientan cómodos, invitarlos a sentarse uofrecerles alguna revista que haya disponible o una taza de café.

4. Atender con gentileza a todos los visitantes, inclusive a los que notienen cita previa.

5. Mantenerse serena frente al público diffcil, y siempre mostrarse fina ycortés; nunca perder la paciencia ni la sonrisa.

6. Mantener informado al visitante cuando ocurre una demora, y hacer quela espera sea lo más agradable posible.

7. Fijar un calendario de las entrevistas de su Jefe.

8. Llevar un calendario de citas y visitas.

9. Recordar las citas del diputado con tiempo.

1O. Manejar con rapidez y diplomacia las cancelaciones de las citas.

1 1. Hacer los arreglos necesarios para obtener salones adecuados cuandolas conferencias no se vayan a celebrar en el despacho ejecutivo. Paraesto se debe enviar una nota al Director Ejecutivo, indicando si senecesita café o alguna otra cosa. El Director Ejecutivo una vez que loautor¡za lo remite al Departamento de ProveedurÍa. (Este procedimientoestá establecido en el reglamento de alimentación.l

Existe un horario para que el público pueda ingresar a la AsambteaLegislativa, el cual es de Lunes a Jueves de 8:3o a.m. a 3:3o p.m. y rosViernes de 8:oo a.m. a 3:oo p.m. El ingreso después de esa hora sólo sepermitirá a aquellas personas expresamente autorizadas por algún diputado ocuando se trate de asuntos administrat¡vos que cuenten con la anuencia dela Dirección Ejecutiva.

Existen algunas medidas de seguridad con el fin de ordenar el flujo depersonal y visitantes en los inmuebles de la Asamblea Legislativa y podermantener un meior control de los últimos.

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16

1.

2.

tt Los visitantes ingresarán at primer piso del edificio principal de la

Asamblea "por el puesto que está del lado de la avenida central". A las

t oficinas de los diputados que se encuentran en el costado norte de la planta

t baja se entrará por la puerta oeste. Solamente los funcionarios harán uso dela puerta este. La entrada al segundo y tercer piso se hará por la avenida

I Primera.

i

El público entrará al edificio del Sión, a la Casa Rosaba y a los edificios

f Lams por la avenida primera. Al Castillo Azul, al edificio de la Biblioteca,I Servicios Médicos y Recursos Humanos se ingresará por la;entrada principal.

t Si se desea información más detallada, puede consultarse el Reglamentor lnterno de Seguridad.

I b. tnvestigaciónI

I tomar ?"'i:1":i['%'J*J;'i:"ili,",H::i.rffi:ilJ::'"#;H.:"*"*?r fácilmente por medio de la red de cómputo. Este instrumento nos permite

f localizar una acta, un proyecto, un orden del día y otros documentos sin salir

I d." lp oficina, pero si no está al alcance se debe buscar alguno de lossiguientes datos para lograr el objetivo:

1. Nombre del documento2. Fecha del documento3. Número de expediente4. Número de ley5. Número o fecha de Gaceta6. Número de Decreto7. Número de Presupuesto o fecha

I Lugares en tos que se puede localizar ta información:

t 1. Gacetas: Archivo, Biblioteca.

2. Presupuestos: Biblioteca, Archivo, Comisión de Hacendarios.

t 3. Leyes: Red, Archivo, Biblioteca.

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17

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Proyectos: Red, Archivo, Comisiones, Oficina del Diputadoproponente o en la secretarfa del D¡rector¡o cuando los proyectosestán en Plenario.

Periódicos: Biblioteca, Oficinas de Prensa.

Actas de Plenario y comisiones: Red, Archivo y comisiones.

7. Ordenes del Dfa: Red, Secretarfa del Directorio, Comisiones.;

2. Horario de Trabajo

El horario de los funcionarios de fracción o confianzava¡la, ya que enalgunas ocasiones el diputado puede eximir al funcionario de marcar la tarjetade asistencia o bien escoger entre los siguientes horarios:

1. De lunes a jueves de 8:30 a.m. a 4:3o p.ffi., con una hora comomáximo para almorzar y no más de 15 m¡nutos para un refrigerioa media mañana y en la tarde.

2. De lunes a jueves de 9:OO a.m. a S:OO p.m.

3. De lunes a jueves de 12 M.D. a 7:OO p.m.

4. viernes se laborará jornada continua de g:oo a.m. a 3:oo p.m.con un descanso de 3O minutos entre las 12 y las 12:30 horaspara tomar un refrigerio.

5. Cuando en la Asamblea Legislativa hay receso los horarios songeneralmente de 8:30 a.m. a 2:3O p.m.; de 9:OO a.m. a 3:OOp.m. y de 12 M.D. a 5:OO p.m.

5.

6.

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4.

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II. TRAMITES

ADMINISTRATIVOS

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1.

2.

3.

A. MOBILIARIO

Solicitud

El Diputado solicita el mobiliario y equipo de oficina mediante carta aljefe administrativo de la fracción correspondiente, quien la tramitaráconforme a los procedimientos establecidos.

Reparación

Cuando se daña algún equipo se debe reportar mediante carta omemorando a la Sección de Mantenimiento del Departamento deServicios Generales. S¡ se trata del equipo de cómputo se debereportar al Departamento de lnformática.

Devolución

Si se desea devolver algún mueble se notifica a la JefaturaAdministrativa correspondiente para que el mueble sea eliminado delinventario y se envfe a la Sección de Patrimonio del Departamento deProveeduría, quienes lo recibirán oficialmente. En el formulario dedevolución se debe indicar el número de placa, la marca y descripcióndel equipo.

lnventario Anual

Cada año se entrega un inventario aljefe administrativo de la fracción,en el que se anotan todos los muebles que están marcados con unaplaca, lo que indica que es propiedad de la Asamblea Legislativa. Lasecretaria es la encargada de realizar el inventario de la oficina y a lavez la responsable de todos los bienes.

B. MATERIALES

Todos los materiales y equipo de oficina que se ocupen deben sersolicitados mediante carta o memorando a la Jefatura Administrat¡va de cadaFracción. En esta solicitud se debe detallar la cantidad, la descripción delmaterial y el código de estos materiales.Estos datos se encuentran en la lista de materiales brindada por elDepartamento de Proveedurfa.

4.

20

ttI

La jefatura administrat¡va le dará trám¡te a la solicitud por medio de unformulario de requisición que presentará a la proveedurfa para ret¡rar elmaterial,

Ejemplo de fórmula de requisición:

AMBTEA IEGISIAT¡VASAN JOSE, COSTA RICA SOLICITUD A LA PROVEEDURIA

RTAMENTO SOLICIT FIRMA DEL JEFE SOLICITANTE

ENTREGAOODESCRIPCION

AUTORIZA

OESERVACIONES

ALMACEN

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C. PAPELERIA UTILIZADA

La Asamblea Legislativa posee una gran variedad de papelería pararealiza¡ diferentes trámites internos y externos. La mayorfa de esta papelerladebe ser llenada a máquina, como las mociones para modificar el presupuesto,boletas pa¡a solicitar vacaciones y solicitudes para poner a despachoproyectos de ley y demás asuntos de conocimiento de la Asamblea.

21

It Para todo documento oficialse ut¡l¡za papelcont¡nuo, con membrete de

la Asamblea Legislat¡va. Actualmente las mociones de plenario y comisión

I son elaboradas en computadora, al igual que los memorandos y otros.

r to,.,r*¡olof#:iJ:,:,i"","T:3*tT" L'"';,#?,1i:' más importantes de

tIforr,-=A LEGrsLArtvADTRECCION DE PERSOÍ{AL

tAlJr0RrHCr0il 0t uAcA0l0llt§ ttGlLEs

Torieto No.

f. insr".e o to Asombleo Legislotivo el dío

Disfrutoró sus vocociones legoles (Ley de Personol Asombleo Legislolivo, ortículo

I in.i.o c) del dío

Al dío

I Bo.

Conforme,

Jefe de Sección

Aprobodo Jefoluro de Recursos Humonos

Autorizoción finol:

N9 23s4

Fechot

Cédulo No.

Poro uso exclusivo de lo Oficino dePersonol.

Disfruto de: ..................

Soldo ..........

Período

NOTA:

IB. D¡rector de Deportomenio Dirección Eiecutivo

6-91-500-lOo Trípl.-lmp. N.l.-l 431

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22

F;DLiOTECA ASAMELIA

LF-GiSLATIt,A

ASAMBLEA LEGISLATIVA

Sección de TmnsporiesSOTICITUD SERVTCIO DE TRANSFORTE

soLtclTUD Ne ............

FECHA'

Sección:

Fecho de solido' '..------- Duroción estimodo:Horo de solido,

Destino:

Servicio outorizodo por Firmo del solicitonte Vs Bq Jefe Sección Tronsportes

23

r ASAîBLEA tEGlslATlvAI DEPARTAmENTo DE ARcHlvor

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PONER A DESPACHO

Son José, ----.---- de de 199

I señoresI Secretorios del Directorio

I Presente.

El infroscrito(ol, solicito que se pongo o despocho y continúe su trómite, el proyecto

I cuyo encobezodo es el siguiente: -'-"--

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Atentomente,

I REFERENCIA

t t"" o';":i"#:en el sisuiente trómite:

ü EN 'LENART.

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Firmo del DiPutodo(o)

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DICTAMEN O INFORME

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Ejemplo de Moción de Comisión en computadora:

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ASiAI,IBIT.EA r.EGI s;f.,A:f: I\74

I @MrsroN DE: Asuntos Económicos-

t ASUti[fo: Expediente 11- 357 -

Et DIPUTADO: Antonio Alvarado Soto

t HA'E ra srcur'Nr' MocroN:

I :"r,

que el Artículo 3 deI provecto se modifisue v disa

I "Se declara de dominio público Ia fauna silvestre gue

constituye un reeurso natural renovable que forma parte de1

t patrimonio nacional" -

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firma

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Ejempto de Moción de Comisión:

I No.

ASAM BLEA LEGISLATIVA

COMISION DE

ASUNTO _--

EL DIPUTADO

HACE LA SIGUIENTE MOCION:

I h.e'- r.5o r,o-r.-p. rlat - t 6

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26

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D. CORREO

En la Asamblea Legislativa hay una oficina de Correos, en la cualexisteun apartado postal para cada diputado y para casitodos los departamentos dela institución. La llave del apartado postal es entregada al diputado aliniciarse el perÍodo legislativo y el personal de la oficina es el encargado deret¡rar la correspondencia.

1. Correo lnterno:

Se puede enviar por medio de la red de cómputo. Si en una oficina nose cuenta con este equipo se llevará personalmente o se enviará con un ujier.Cada departamento tiene destacado un mensajero para realizar este t¡po degestiones. Por lo general, las fracciones polfticas sólo cuentan con uno parala jefatura de fracción y uno para Ia jefatura administrativa.

2. Correo Externo:

Si es una carta al exterior, el Diputado debe pagar las estampillascorrespondientes en la oficina del correo.

La Asamblea Legislativa goza de franquicia postal siempre y cuando lacorrespondencia lleve el sello correspondiente, excepto del 1o al 31 dediciembre de cada año, ya que la Oficina de Correo solicita una estampillaespecial para cada sobre que se envíe, destinada al Hospicio de Huérfanos.Nadie es eximido de ese pago.

E. V¡AJES AL EXTERIOR

E! Departamento de Helaciones Púbücas, Prensa y Protocolo de laAsamblea Legislativa es el encargado de tram¡tar los pasaportes diplomáticospara los señofes diputados, sus cónyuges e hijos. Se debe coordinar con estedepartamento la pronta confección del pasaporte diplomático del señordiputado, el cual debe ser renovado por el Ministerio de Relaciones Exter¡orescada año a part¡r de su emisión.

Por lo general los viajes que realizan los diputados son viajes oficiales,por lo que se deben realiza¡ los siguientes trámites con el fin de obtener laautorización del Directorio Legislativo para su viaje:

1. La invitación formal del viaie que le ha sido dada al diputado se entregaa la Comisión de Relaciones lnternacionales, detallando el motivo y lasventa¡as que su asistencia daría a la Asamblea Legislativa.

27

2. Esta Comisión después de estudiar el caso, propone al DirectorioLegislativo los nombres de los diputados que viajarán.

El Directorio aprobará el viaje y la cantidad deviáticos que ta instituciónle reconocerá a cada diputado.

El Departamento Financiero es el encargado de la compra de dólares.

Los boletos, tiquetes de barcos, trenes y otros son tramitados por el

La certificación de pensión alimenticia es indispensable para poder salirde! pafs y aunque en el aeropuerto se puede obtener, es mejor soticitarla enla Oficina de Pensiones de la Corte Suprema de Justicia, donde es entregadaen menos de veinte minutos. Este es un trámite que el Departamento deProtocolo no realiza, por lo que el personal de cada diputado debe hacerlo.

Cuando el diputado regrese al paÍs debe presentar un informe alDirectorio Legislativo y a la Comisión de Relaciones lnternacionales; si es ungrupo de diputados, será el presidente de la comitiva quien elabore estedocumento. Asimismo, el diputado debe firmar una factura y ltenar etformulario de liquidación que serán enviados el Departamento Financiero,adjuntando copia de las dos primeras hojas del pasaporte y las hojas en queMigración y Extran¡ería selló la entrada y la salida del diputado al pafs, juntocon las colillas de los t¡quetes aéreos.

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III. EOUIPO

DISPONIBLE

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A. RED DE COMPUTO

En la Asamblea Legislativa existe un Departamento de lnformáticaque es el encargado de ¡nstalar, asesorar y auxiliar a todo el personal en lorelativo a los sistemas de cómputo que se ut¡l¡cen. Cada oficina cuenta conun equipo de cómputo, conformado por un monitor, un C.P.U., una impresora,un teclado y un ratón (Mouse).

Existe una red de cómputo que enlaza las oficinas de la AsambleaLegislativa, facilitando el acceso a actas, ordenes del dla, proyectos y correoelectrónico. Tiene comunicación directa con cada oficina y los diversosdepartamentos y con la facilidad de obtener cualquiera de los documentos quese encuentran en la red.

Es recomendable mantener una copia de cada documento elaborado endisquete, con el fin de no ocupar espacio del disco duro innecesariamente yde tener un respaldo por si se daña el equipo.

B. MAOUINAS ELECTRICAS Y ETECTBONICAS

Cada oficina cuenta con al menos una máquina de escribir electrónicao eléctrica.

C. TELEX

Cada fracción cuenta con un equipo de telex para su servicio y laAsamblea, con uno general.

El horario de atención es por lo general de lunes a jueves de las 8:3Ohoras a las 16:3O horas y los viernes de las 8 horas a las 15 horas en formaininterrumpida.

D. FOTOCOPIADORA

La Asamblea Legislativa cuenta con fotocopiadoras en el departamentode Archivo, la biblioteca y el departamento de mimeógrafo. A su vez, cadafracción posee su propio equipo.

Para hacer fotocopias se debe entregar al operador el documento conuna boleta debidamente f¡rmada y sellada. El número máximo de fotocopiasa que tiene derecho el diputado o un funcionario dependerá del reglamentointerno de cada fracción para ese efecto.

30

El diputado debe firmar las boletas de fotocopiado, aunque tambiénpuede autorizar a las personas de su oficina para firmarlas.

Si se desea usar el servicio de la fotocopiadora que está instalada en laSección de Mimeógrafo o del Departamento de Archivo se deberá llevar laboleta con el visto bueno del Director Ejecutivo, o de algún miembro delDirectorio cuando la cantidad de fotocopias sea superior a 25.

Ejemplo de boleta:

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IASAMBLEA LEGISTATIVA

COSTA RIQ{DIA:

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MES:

SOLIGITUO PABA M NEPRODUGGIOT IIE DOGUMETTO§ OFICIATEI§

E. RETROPROYECTOR Y DIAPOSITIVAS

Además del servicio de préstamo de libros y referencias, la BibliotecaMonseñor Sanabria tiene al servicio de los diputados y empleados,retroproyectores, diapositivas, casetes de música bailable e instrumental.Además se pueden conseguir periódicos antiguos, recortes de periódico ymuchas otras publicaciones.

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O€PARTAI,€NTO. SE@OI{ O FRACCrc»{ ITftf.O O DESCR|PCrcN DEL DOCLNÉNÍO

IFECHA Y HORA PARA BETIRAR SOIICIÍUD CANTDADO€ PAGIMS IÜ@PIAS PON PAGIM urortcoens

¡JTJSTIFICACrcN E NOICACXCÍ{€S ESPECIILES PARA REPROOT.,CIR ESrE O@UM€ilTO

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F. FACSIMIL

Las Fracciones cuentan con uno o más facslmiles que se encuentrangeneralmente en la oficina del Jefe de Fracción o en la Oficina Administrat¡va.

Cada fracción tiene un reglamento para el uso del facsfmil, pero por logeneral se debe llenar un formulario que debe ser firmado por el diputado.

Si se desea, la Asamblea Legislat¡va ofrece un facsfmil de respaldo,cuyo número es el 233-1656; si se debe enviar un facsfmil al exterior del pafsse debe tener el visto bueno del Director Ejecutivo o de algún miembro delDirectorio.

De igual manera se debe llenar a máquina la siguiente boleta:

EOLETA DE AUTORIZACION PARA USO DEL SERVICIO DE FACSIMIL

SeñorOperador del FacsfmilPRESENTE..

Sírvase remitir el siguiente Fax al No

No Páginas dirigido apor el señor (aly autorizado porEl motivo del facsímil es el siguiente

Nombre, firma y sellode! solicitante

Nombre, firma y sellode autorización

32

G. TRANSPORTE

El Directorio Legislativo en la sesión No 75, artfculo 2, celebrada el 5 denoviembre de 1991 aprobó el reglamento ¡nterno para la utilización de losvehlculos de la Asamblea Legislativa.

Todos los vehfculos de la Asambiea deberán usar la ptaca oficial; los deuso discrecional podrán portar placas part¡culares y estarán al servicio delPresidente de la Asamblea, de los secretarios y del director ejecutivo. Nocuentan con restricciones de ninguna clase, por lo que será responsabilidad dela persona a quien está as¡gnado el uso que le de.

Sin embargo, los vehfculos de uso administrat¡vo, o sea, aquellos"vehículos designados a prestar servicios regulares de transporte en eldesarrollo normal de funciones y actividades de las diferentes dependenciasdel Poder Legislativo", se regularán por las siguientes normas.

1. Los vehículos serán asignados, fuera de horas laborales, por elSecretario del Directorio y en horas laborales, por el D¡rector Ejecutivo.

2. Deberán ser conducidos por el funcionario al que están asignados(chofer).

3. Deberán ser utilizados para realizar gest¡ones oficiales y no personales.

Las solicitudes para ut¡l¡zar los vehículos deben presentarse con unmínimo de dos días de antelación, firmadas por los jefes o subjefes de losdiferentes departamentos o por los señores diputados.

Si se desea información más detallada, puede consultarse el Regtamentolnterno para la utilización de Vehículos de la Asamblea Legislativa.

H. TETEFONOS

1. Base de Comunicaciones

En la Asamblea Legislativa existe una Oficina de Comunicaciones queopera de lunes a viernes de las 7:3o a las 21:30 horas y los sábados ydomingos de las 8 a las 18:oo horas. Los números son el 258-1 444, 23331-62 v 257-3501 extensión 444. Los servicios que brinda la Base deComunicaciones son los siguientes:

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1. Localización de D¡rectores Eiecutivos, Jefes de los DepartamentosOperativos (servicios Generales, Transportes, Proveedurfa, ServiciosMédicos, Sección de Seguridad, etc.)

Localización de las Móviles de la Asamblea.

Atención de Emergencias: Cualquier emergencia que se presente anivel nacional será comunicada a la oficina del diputado. La Base deComunicaciones está enlazada con la Red Nacionalde Emergencia y portanto con acceso prioritario e inmediato con las 4o instituciones deservicio y seguridad del pafs.

Servicios Varios: Mensajes de diputados hacia las oficinas o fuera deellas, información sobre eventos sfsmicos y otros fenómenos conprioridad a los d¡putados representantes de las zonas afectadas.

2. Central Telefónica

La centraltelefónica de la Asamblea Legislativa, consta de 37 troncales,1 5 de entrada y 17 de salida y recibe aproximadamente 1O llamadas porminuto. La atienden dos operadores en la mañana y dos operadores diferentesen la tarde, y el número es el 257-35-01, sirve para llamadas internas ytambién externas marcando el número O. En horas "pico' es muy diflcilobtener línea de salida, por lo que generalmente se ut¡l¡zan los númerosdirectos de cada oficina, excepto que la llamada sea para trasladarla a unaextensión interna.

La secretaria debe coordinar con et diputado el tipo de llamadas, la horay el lugar al que se le pueden trasladar. Para transferir una llamada interna,hay que hacer lo siguiente:

1. Se debe recibir o hacer la llamada por el teléfono interno.

2. Se presiona suave el indicador de tono y se marca el número delteléfono en que se encuentra el diputado.

3. Cuando el diputado conteste se le anuncia la llamada y sepresiona nuevamente el indicador de tono y automáticamentequedan comunicados.

2.

3.

4.

34

Si se llama a un número interno y está ocupado se hace lo siguiente:

a. Se marca el No 53 y de inmediato el número al que se deseallamar.

b. Se cuelga el auricular.

Al hacer esto, en et momento en que se desocupe ta lfnea a ta que sedeseaba llamar, la llamada entrará automáticamente sonando et timbre,aunque de una forma diferente. Al suceder esto se levanta el auricular y seespera que contesten.

Es importante tener la gufa telefón¡ca interna actual¡zada con el fin debrindar información a las personas que la soliciten.

3. Teléfonos de los d¡putados

Los diputados poseen al menos un teléfono directo y un teléfono internoen sus oficinas y un teléfono en cada curul (escritorio que cada uno t¡ene enel salón de sesionesl, del cual hacen y reciben llamadas.

4. Llamadas internacionales

El Directorio Legislativo en Sesión No 1 67, Artículo 21 del l O de agostode 1993, aprobó el Reglamento de Llamadas lnternacionates a cargo de laAsamblea Legislativa.

Solamente los miembros del Directorio o el Director Ejecutivo podránhacer llamadas internacionales. Las llamadas se harán desde la centraltelefónica, en un cubículo especialmente diseñado para eilo y no podránextenderse por más de diez minutos. Si la duración de la llamada excede losdiez minutos, el usuario deberá pagar dicho exceso.

Antes de efectuar la llamada deberá llenarse la boleta de autorizaciónde llamadas internacionales (copia adjunta) y presentársela al operador de lacentral telefónica debidamente autor¡ zada.

El horario para realizar llamadas internacionales es et siguiente:

De lunes a jueves de 8:3O a.m. a 7:OO p.m. ylos viernes de 8:OO a.m. a 3:OO p.m.

Si se desea información más detallada, puede consultarse el Reglamentode Llamadas lnternacionales de la Asamblea Legislativa.

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IV. ELABORACION DE

DOCUMENTOS

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Al elaborar la correspondencia se deben observar algunos lineamientosestablecidos tanto en la Asamblea Legislativa, como en las institucionespúblicas y privadas, los cuales tienen como fin la pronta localización ytramitación de un documento.

1. A cada carta se le debe asignar un número. Este número servirá paradarle trám¡te al documento en las diferentes instituciones y es llamado"número de pieza documental o consecutivo". lniciará de cero cada añoy se escribirá antes o después de !a fecha sin dejar renglones de pormedio y de la siguiente manera: lniciales del titular de la oficina y lacodificación que le corresponde, eiemplo: PPZ'24.

2. De cualquier carta que se haga se deben sacar dos copias, YE que unava a ser archivada en el consecutivo y la otra en el archivo vertical.

3. De ser posible, toda la correspondencia debe hacerse en lacomputadora, archivando cada documento en dos disquetes diferentespara tener uno de ellos como respaldo. Es recomendable etiquetar losd¡squetes de forma similar al archivo vertical.

4. Se le debe poner el sello a la carta y al sobre en un lugar que quedaráa nuestro gusto, dependiendo del estilo utilizado.

5. Si la correspondencia requiere un recibido al entregarla, en la Secciónde Transportes un motociclista la entregará, siempre y cuando no seafuera del área metropolitana. Normalmente para estos fines se ut¡l¡zaun cuaderno de recibo en el que se anota el número de consecut¡vo,fecha, destinatario y se deia un espacio para la firma y sello de lapersona que la recibe en el lugar al que se envíe.

La correspondencia que tlega a la oficina siempre debe ser revisada porel diputado, pero se debe agilizar su lectura señalando el tema y adiuntandoa la vez los antecedentes, si los tiene y la respuesta correspondiente.

Es recomendable tener iniciativa y no esperar que el jefe señale lo quese debe hacer con la correspondencia, por lo tanto se sugiere realizar [r¡s

trámites a la mayor brevedad.

Toda la correspondencia se contesta porque el emisor o remitente debesent¡r que es ¡mportante. Se debe contestar: las invitaciones, solicitudes,cartas personales, revistas, obsequios, memorias anuales y otros.

37

A. MODELOS DE CORRESPONDENCIA MODERNA

Tomando como base elsiguiente esquema se redactarán las cartas y seutilizarán los siguientes estilos modernos de correspondencia, asf como lastécnicas detalladas en hojas anexas.

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CARTA IDEAL

,/ Párrafo de Apertura

^/ tdea del Mensaje Gentral./ Segunda tdea del Mensaje Centrala/ Párrafo de Cierre

1. Carta Comercial:

Sus partes son las siguientes:

Membrete: Ocupa 12 espacios.

Fecha: A dos espacios del membrete, pero si no lo hay, se escribe a 14espacios del borde superior.

Título, nombre. cargo v dirección del destinatario: va a cuatro o 1O espacios,dependiendo del tamaño de la carta. Se deben utilizar un máximo de cincoespacios en esta sección. Nada debe ir en mayúscula sosten¡da, sólo inicial.

Saludo: dos espacios después de la dirección.

Referencia: dos espacios después del saludo, centrado cuando ta carta seasemi bloque o bloque común. Se puede abreviar la palabra. Ejemplo: Ref.:

Cueroo de la carta: dos espacios después de la referencia.

Desoedida: se escribe dos espacios después del contenido.

Firma: cuatro espacios después de la despedida.

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Codificación: Dos espacios después del cargo. Se conforma por las inicialesde la mecanógrafa, nombre bajo el cual está archivado y la fecha.

Anexo. Adjunto o Anejo: Siempre al margen izquierdo, dos espacios despuésde las iniciales de referencia (codificación).

Sistema de Reoroducción: Dos espacios después del adiunto. Siempre almargen izquierdo.

Otros: La carta siempre se hace a espacio sencilto. No puede ir a dobleespacio aunque esta sea pequeña. Se debe hacer de tres párrafos.

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Ejemplo:

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I l2 especios

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4-to especias

I :',"""1""'3:iánchezr Asociación Reserva lndfgenaKékóld¡ (Coclesl

I 2 espacios

Estimada señora:

I 2 espacios

2 espacios

t Gracias por el gent¡l envfo del libro 'Vfas de ext¡nc¡ónA/fas de supervivencia", elaborado porla Asociación Kékóldi.

I Los retatos indfgenas incluidos en este ejemplar son un claro testimonio al pueblo

- costarricense sobre la situación que viven los aborfgenes.

I :*"jg:" por la excelente tabor que ¡eatiza y le deseo éxitos durante 1994.

Atentamente,

17 de mayo, 1994wMM-l06

Referencia: Recibo de libro

I 4 aspacios

t watter Mata Marrn

r 2esoacios ' DiPutado

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IGSC/ACUVARI* 17.52 esoacios

I Anexo: Tarjeta2 espacios

I C: Señor Máximo Kerildin, Reserva lndlgena Kéróldi

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g tP I I r\-".r- A. i^.i. '^ ' . LI- -

2. Semibloque

La fecha, el consecutivo, ta despedida, el firmante y el cargo van delcentro a la derecha de la hoja. Lleva una sangrfa de cinco espacios en cadapárrafo. La Referencia va centrada. Se puede combinar con el estilo formal.

Ejemplo:

O5 de julio, 1994MVS-130

LicenciadaAurora Solís. DirectoraDepartamento BibliotecarioAsamblea Legislativa

Estimada señora:

Referencia: Reforma del Estado

Deseo solicitarle un estudio del material bibliográfico sobre "Reforma delEstado Costarricense", que posea la B¡blioteca Monseñor Sanabria.

La información que me suministre será de gran utilidad en unainvestigación que realizo.

Agradeceré la pronta atención que brinde a esta pet¡c¡ón.

Atentamente,

GSC/BIBLIOTE- 5.7

C: Lic. Luis Arguedas, Director Eiecutivo,

Marfa Vega SalasDiputada

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brbLJt i LLlr ;1.-,1{.:,,,..._.. . LEt

3. Carta Formal

Este estilo de carta se utiliza para env¡ar correspondencia a personas dealta jerarquía como Presidentes, M¡n¡stros, D¡putados y otras personas contítulos nobiliarios. El particular de esta carta es que el destinatario se colocabajando 4 espacios del cargo del firmante (Se elimina en su espac¡o original).Por lo general, se combina con est¡lo semibloque. Se puede combinar con elAMS. Ejemplo:

6 de iulio. 1994NVF-133

Distinguido señor Ministro:

Referencia: Solicitt¡d do Materiales

Le envfo carta del distrito de La Suiza de Turrialba, en la que los vecinos dellugar solicitan ayuda para !a construcc¡ón del edificio municipal y la canchamultiusos-

La Suiza es una comunidad que no ha sido favorecida hasta el momento, conlos programas que desarrolla el actual Gobierno.

Al ser diputado de oposición no cuento con partidas especfficas ni materialespara estos fines, por lo que agradeceré considerar esta solicitud e informarmesus resultados.

Atentamente,

Marcia U¡ueta ThompsonDiputada

lngenieroJorge Vargas ZúñigaMinistroM¡n¡stero de Obras Públicas

GSC/MPTMICOM'6.7

Anexo

42

4. AMS:

Este estilo es ut¡l¡zado para correo nac¡onale internacional. Siempre seescribe bloque extremo, con puntuación abierta, sin saludo, sin las palabras"referencia" y sin despedida. Puede hacerse la carta formal con este estilo.

Ejemplo:

T

IttIttIIT

IItItItII

CENTRO DE ESTUDIOS DEL ISTMO(cEtst

9 de abril, '1994

D.E.-10

SeñorJavier Salas Alfaro, JefeAdministración y CapacitaciónAsamblea Legislativa

OFERTA ACADEMICA

Con placer le inlormo sobre los cursos libres y carreras que puedo ofrecer agrupos de secretarias interesadas en supefarse.

Cursos libres: Mecanograffa, Taquigraffa, Archivo, Auxiliar Contador, lnglésConversacional, Computación DOS 5.0 y Paquetes: WP, Lotus.

Carreras: Contabilidad, Oficinista y Secretariado que en convenio con laUniversidad Panamericana pueden llegar hasta una Maestrfa.

Agradeceré que considere la oferta y me brinde la oportunidad de servirle.

Marlene Ocampo SalasD¡rectora §ecutiva

GSC/CUBCARR'27.7

Adiunto: Folletos

43

IIttT

¡

IT

I,l

ItIItII

5. Bloque Extremo:

Todo al margen izquierdo: fecha, consecutivo, referencia, despedida,firmante y cargo. Este es el'estilo que se utiliza para el AMS. Ejemplo:

T

¡

6'de mayo. 1994AEM-g9

LicenciadoDanilo Chaves. PresidenteCámara de CañerosPérez Zeledóa

Estimado señor:

Referencia: Justificación

Del 8 al 24 de mayo ¡ealizaré un viaje a Europa, con autor¡zación de la JuntaDirectiva y en compañfa de otros miembros de esta organización.

Por lo anterior, le solicito justificar mi ausencia a las sesiones ordinarias yextraord¡naraas durante el citado perfodo.

Agradeceré la atención que brinde a esta petic¡ón.

Atentamente,

Ana Esquivel MartínezTesorora

GSC/JUNTAUT'6.5

C: Señor Federico Arias, Secretario Junta Directiva.

44

6. Bloque Común:

La fecha, despedida, nombre d9 ra compañfa, nombre det firmante ycargo van siempre delcentro hacia la derecha. úieterencia va centrada. Lasotras partes de ra carta van ar margen. puede apricarse ra carta format eneste estilo. Eiemplo:

ItIItT

ItIIIIIItIItT

28 de mayo. 1994BAV-I14

LicenciadaSandra Faltas H., DirectoraDepartamento de Servicios TécnicosMinisterio de HaciendaSan José

Estimada señora:

Ref.: lnvesügación

Agradeceré dejar sin efecto m¡ nota BAV-r.r l der 27 de mayo, pfesentada aese dePartamento. -' vE trrovu' Pr€

Esta decisión se debe a que estaré ausente de ra Asambrea Legisrativa der 31de mayo al 14 de iunio, lo qr" -áá '¡--pedirá

dar seguimiento a estainveStigaCión lvv 'rrs tr'rPriurr'l oar Segulmtgnt'

Al regresar el 14 de junio, estudiaré ra posibiridad de reiterar mi peticíón, peropor el momento le solicito suspender "i ""tu¿¡o.

Atentarnente,

Bernardo Angulo VegaDiputado

GSC/SERVITEC'28.5

45

II 7. Carta Gotgante:

I cada ?:[[,11""ffi',i"',:l[i1e:l"i:"[x1T,:"J","1§;":i#1ff;'",'ff; o"

espacios. Por lo general se ut¡l¡za combinado con el estilo bloque extremo y

I para promocionar algún producto. Ejemplo:

17 de mayo, 1994MVR-40

LicenciadaAna Ouirós BravoPresidenta §ecrrtivalnstituto Mixto de Ayuda Social

Estimada señora:

Beferencia: Resumen

Gracias por el gentil envlo a mi despacho de la "Memoria de Labores de 'l 992y 1993, correspondiente al lnstituto Mixto de Ayuda Social".

Estos resúmenes incluyen valiosa información que será de gran utilidad en mitrabajo parlamentario.

La felicito por la labor que realiza y le deseo éxitos durante t 994.

Atentamente,

Mauricio Vargas RamosDiputado

GSC/ACUAUTON'17.5

46

8. Carta de Recomendación:

Fecha, codificación, firma y cargo se escriben del cent¡/ ala derechade la carta. Las palabras "A Ouien lnterese", van centradayl en mayúsculasostenida. Si hay un destinatario especffico se escribirá en su orden y est¡lonormal. A espacio sencillo.

23 de setiembre, 1994HAS-89

A OUIEN INTERESE

Con agrado recomiendo a la señorita Sara Durán Barrantes, cédula deidentidad 1-560-182 y vecina de pé¡ez Zeledón.

La señorita Durán se caracter¡za por ser seria, trabajadora y de buenascostumbres; capaz de desempeñarse de excetente forma como Cajera o enotro puesto acorde a su capacidad y conocimiento.

La ayuda que brinden a mi recomendada será recompensada con su esfuerzoy dedicación.

Hugo Arce SalasDiputado

GSC/RECOMAO|''t 2.4

47

a\

tIIT

tttIttIIIIT

tT

II

9. Constancia:

Se inicia con la palabra 'Constancia', centrada y en mayúsculasostenida. La cédula se escribe con letras separadas por un guión. En elúltimo párrafo se escribe la fecha también con letras y el motivo de la carta.Ejemplo:

COT{STANC!A

Hago constar que conozco a la señorita Marisol Rodrfguez Abarca, cédula deidentidad uno-quinientos sesenta-c¡ento ochenta y dos.

La señorita Rodrfguez laboró para mi empresa del siete de mayo de milnovecientos ochenta al cuatro de iulio de mil novec¡entos noventa y tres,caracterizándose por ser dinámica y profesional.

Catorce de setiembre de mil novecientos noventa y cuatro, para efectos decertificación de experiencia.

Alexander Erenes BravoD¡putado

GSC/CERTIFEM' 1 4.1 'I

48

1O. Memorando:

sin palabras como: "Memorándum, Fecha, para, Asunto, De".Solamente se escribe el destinatario, el firmante, fecha, consecutivo yasunto, todo con letras maytisculas y a espacio sencitlo. Se escribe en estilobloque extemo y sin sangrfa.

Se cierra con una grapa o cinta adhesiva. En elcuerpo de la carta sólose utiliza mayúscula inicial. Es breve, debe ser de menos de 2 párrafos.Ejemplo:

SeÑon RAUL vARGAs, JEFESECCION TRANSPORTES

PAUI-A MARTINEZ, SECRETARTA (firmatDIPUTADO SEBGTO CASTRO ELTZONDO (se[ol

RETIRO DE DOCUMENTO

7 DE OCTUBRE, 1994scE-3

Le solicito asignar un mensajero para que retire un sobre dirigido al señord¡putado, en la oficina de Licencias del Ministerio de obras públicas yTransportes.

Agradeceré su atenc¡ón y ayuda.

GSC/TRANSFOR'7.10

49

II 11. Carta de varios pliegos:

t ,"n,nf""r:l.i:T#,1XH:":::iii:"1?;'::"rados anteriormente' pero su

I man"rl.r, el estilo bloque extremo y AMS se encabeza de la siguiente

t i'f;,.S!"r Arias

16 de abril, 1994

t BES-34

Para los demás estilos se encabeza¡ála segunda página de la siguiente

I forma:

Lic. Omar Arias 2 16 de abril, 1994

I BES-34

12. Carta enumerada:

t ,^..^r^..:^- ^^.:r^ r^ t^^ aa+a¡!¡-^¡ ^^-^ r^^r .-^-^-^- ^r-^Cualquier estilo de los anteriores, pero donde enumeramos algo se

I debe hacer de la siguiente forma:

1.

I 13. Telegramas:

Cada telegrama lleva número de consecutivo. Se deben sacar dos

t copias para archivar una en el consecutivo y otra en el archivo vertical.

Se elabora un modelo como si se tratara de cualquier otra carta, pero

I cambiando la redacción.

Al igual que las cartas, debe ir con sello y firma del jefe.

t Los telegramas deben ser entregados a la Oficina del Télex de laFracción para su envío.

It50I

2.II

Para un telegrama dirigido a muchas personas se hace la lista dedestinatarios y se elabora un solo texto para todos ellos.

Si se trata de una invitación, el texto debe ser entregado al operadorde! télex con algunos dfas de anticipación. Ejemplo:

14 de junio, 1994TELEX 20-94

SeñorAlbán Martínez y FamiliaLiceo NocturnoCiudad Ouesada, San Carlos

Con profundo pesar me enteré de la irreparable pérdida deun ser tan querido.

Le hago llegar mi mas sent¡da condolencia a usted y a sufamilia, confiando en que Dios les de fuerza y resignaciónen este difícil momento.

Fraternalmente,

Luis Calderón CoronadoDiputado

GSC/TLXPSM * 14.6

IIItIIItIIIIIIIItII

51

IIT

T

IItttItIItIIItI

14. Trabajos Originales y Especiales

Todos los informes, discursos y proyectos, deben ser hechos a dobleespacio, con letra de calidad alta.

En la Asamblea Legislativa hay una gran cant¡dad de informes,estud¡os, exposiciones de motivos, discursos y otros que requieren mucha'atención. Es recomendable hacer estos trabajos en computadora, porquesiempre están sujetos a cambios.

A. Proyectos

De acuerdo con los artículos 1 13, 1 15 y concordantes del Reglamentolnterno de la Asamblea Legislativa, el procedimiento para la presentación deproyectos es el siguiente:

El Departamento de Secretarfa del Directorio o la Dirección Ejecut¡varecibe los proyectos de ley, firmados por los señores Diputados o porel Ministro de Gobierno, acompañados de dieciseis copias a dobleespacio. En esas oficinas se indicará la razón de recibido, en unacopia adicional.

Los proyectos pasarán al Departamento de Archivo para sernumerados y anotados en el libro de comisiones. Este Departamentoenviará una copia de ellos a la lmprenta Nacional para su publicaciónen el Diario Oficial.

Si un señor diputado desea que el proyecto de ley que va a presentarsea revisado filológicamente, podrá solicitar este servicio alDepartamento de Servicios Parlamentarios, el cual una vez efectuadala revisión, se lo devolverá para su ingreso en la corriente legislativa.Preferiblemente se presenta también grabado en un disquete.

A continuación la "Lev":

Tipo de Letra:

Si se usa el programa Word se recomienda el tipo de letra Times New Romany de tamaño 12.

a.

b.

c.

Márgenes:

El márgen izquierdo inicia en O centímetros, el derecho en 15 112centlmetros.

Encabezado:

. PROYECTO DE LEY(Centrado, Maytlscula, Negrita)

(4 espaciosl

NOMBRE DEL PROYECTO DE LEY(Centrado, Mayúscula, Negrita, a espacio sencillo si es

muy largo)

(4 espaciosl

Expediente N" XX.XXX(Negrita, Alineado a la Derecha)

(2 espacios)

ASAMBLEA LEGISLATIVA: (Mayúscula, negrita, dos puntos)

TEXTO DE LA EXPOSICION DE MOTIVOS

A doble espacio, con sangría de 5 espacios en la primera línea.Después del punto y aparte, se inicia con sangría y se dejan sólo dosespacios entre cada párrato.

DECRETA

LA ASAMBLEA LEGISLAT¡VA DE LA REPUBLICA DE COSTA RICA

(4 espaciosl

DECRETA:

(4 espaciosl

ttItIItIIIIIIIItItI

53

tt (Lo anterior se escribe con MAYUSCULA, negrita centrado y después del- DECRETA dos puntos. Si el proyecto es un proyecto de acuerdo en lugar delr decreta irá un acuerda.lI

ARTICULADO DEL PROYECTO

I ARTTCULOS: Van al margen, la, palabra artfculo y el número va conMAYUSCULA, con negrita y después del número un punto y un guión (.-1.

ILuego un tabulador. Las demás líneas también van al margen. No es

t conveniente ingresar tabulac¡ón después de la segunda lfnea.

ARTICULO 1..

tt ARrcuL o 2.-

t tNctsos EN EL ARTtcuLADo DEL pRoyECTo: Et margen izquierdo para tosincisos deberán ir 1 centímetro más adentro que los artículos numerados conI

I letras minúsculas un paréntesis y luego un tabulador.

a)

b)

III c)

I SUBINCISOS: El margen izquierdo para los subincisos deberán ir 2I centímetros más adentro de! artfculo (Margen izquierdo en 1.5) referenciados

por números seguidos de un paréntesis y luego un tabulador.

1)

2t

ttT

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54

3)

EL RIGE: Luego de poner rige, se pone el o los nombres de los d¡putadosque firman, o del nombre del presidente de la Repriblica del ministro delramo.

ARTICULO 6.- Rige

DIPUTADO(El nombre centrado, en escritura norma! y el título

diputado a espacio sencillo, centrado conmayúscula y negrita)

TRANSITORIOS: Los transitorios son disposiciones que tienen un t¡empolímite de vigencia. Estos artlculos siguen las reglas de los artícutos comunessalvo la numeración que en este caso es de números romas (en mayriscula).

TRANSITORIO I.-

TRANSITORIO II..

B. Comunicados de Prensa

un comunicado de prensa es un informe que se presenta a losdiferentes medios de comunicación informando, denunciando o aclarandouna posición asumida por el diputado frente a una situación determinada.Este ¡nforme se envía a los canales de televisión, radios, periódicos o se dejaen la Barra de Prensa de la Asamblea Legislativa, a la cuat ltegan diariamenterepresentantes de la prensa nacional e internacional. También puedencanalizarse a través de las oficinas de prensa de las fracciones.

El modelo para un comunicado se puede aplicar at de un discurso,aunque el discurso se acostumbra escribirlo con mayúscula sostenida y aespacio doble. Ejemplo del encabezado de un comunicado de prensa:

T

tttttT

IIIIIItttT

II

55

URGE UNA LEY FORESTAL Y UNANUEVA LEY DE AGUAS

En el marco de la celebración del Dfa de la Tierra que se celebrará el

iueves 22 de abril, deseo hacer público a los costarricenses que el Presidente

de la República no ha tenido voluntad polít¡ca para que durante su gobierno

sean aprobadas leyes urgentes para la protección del medio ambiente...

56

Dirección

Mixta:

Abierta:

B. PUNTUACION

Estándar o corriente: Se usan dos puntos después del saludo yuna coma en la despedida, además del punto al final de cadapárrafo.

Sólo lleva el punto final de cada párrafo y la puntuación propiade la carta.

IIIttIIIIIIIIIItIII

Cerrada: No se utiliza nunca.

C. PRESENTACION DE CARTAS PARA FIRMAR

El sobre primero, con el original bajo la solapa.

Debaio del original, las copias con las correspondientes indicacionesde la persona o departamento a quien se debe entregar.

1.

2.

57

ttIttIttT

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I

1.

D. SOBRES

Confección

Remitente

La dirección del remitente viene generalmente impresa en el extremo superiorizquierdo. S¡ no lo tuviera, escrfbala con espacio simple a cinco espacios del bordeizquierdo, dejando tres espacios del borde superior.

:

Dirección

Se escribirá en un máximo de cinco renglones a espacio sencillo. Si el sobre es No 1Oo sea tamaño oficio, se escribirá la dirección dejando 14 llneas del borde superior,comenzando 5 espacios hacia la izquierda del centro del sobre.

Si el sobre es No 6 o sea pequeño, se dejan 12 líneas del borde superior y se comienzacomo en el caso anterior, 5 espacios antes del centro. Ejemplo:

Otras especificaciones, como el tipo de servicio que se desea (Vfa Aérea, Certificadoy otros) se anotan debajo del lugar correspondiente a la estampilla. Puede ir todo conmayúscula.

2. Estilos

Sobre lnternacional:

Mayúscula sostenida, sin puntuación.

SILENY VARGAS OVIEDOAPARTADO 25O1250 ESCAZUSAN JOSE-COSTA RICAAI{ERICA CENTRAL

II{R. STEVE PERRYLOS ANGELES, CALIFORNTA 4567u. s.A.

Sobre Nacional:

combinación de mayúscula y minúscula. sin puntuación. Ejemplo:

ItIIIT

tIttIItItIIII

Asamblea LegislativaDiputado Hugo León C.Apartado L7LO13 San José

LicenciadoAntonio Alvarado RojasApartado 5O4OOO Alajuela

59

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IT

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1.

2.

. E. DOBTADO Y ENSOBRADO

Se pone la carta sobre el escritorio con la escritura hacia arriba.

Se dobla en.3 partes, cornenzando por la parte inferior. Haga coincidirlos lados antes de marcar el doblez.

Doble la parte superior, haciendo coincidir el borde superior con eldoblez recién marcado.

Agregue dentro de la carta todos los adjuntos.

lntroduzca la carta, colocando primero el borde, tal y como se muestraen las imágenes:

Membrete

3.

4.

5.

60

T

I EltsLlorECA ASAfvtBLEA LEGtsr-ATtVA

tItIIIt v. RECEPCTON DE DOCUMENTOS

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T

T

IItT

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t

La mayorfa de la correspondencia que ingresa a la oficina esdepositada en el correo de la Asamblea Legislativa, dejada en la curul,recibida en la oficina o en las comunidades que representa el diputado.

Si es entregada en la oficina, se debe sellar por detrás al recibirla. El

sello debe decir al menos lo siguiente:

FracciónDiputado:RecibidoFecha:Hora:

Asamblea LegislativaParlamentaria:

por:

A. Procedimientos

Los procedim¡entos aplicables asiguientes:

1. lnspección:

la correspondencia recibida son los

Se pone la fecha de recibido por detrás porque, si se hace por elfrente pierde valor legal para protección de piezas documentales,según lo indica el Archivo Nacional y la Ley Nacional de Archivo No7202 del 24 de octubre, 199O.

2. Lectura:

Se analiza el contenido de la carta y se toma la decisión de:

a. Si es un asunto conocido se puede responder de inmediato ypasar la respuesta para la firma del jefe.

b. Si es una invitación, se revisa la agenda deljefe y se le traslada,indicándole si tiene compromisos adquiridos con anterioridadpara esa fecha.

c. S¡ es una carta personal, se traslada al jefe sin leer sucontenido.

d. Si es una petición acerca de la cual se tiene duda, se consultaal jefe antes de contestarla.

e. Se revisa y si es un asunto para el as¡stente, se saca una copiay se entrega a esa persona para que realice la investigación y laconteste.

f. S¡ es una carta que hay que tramitar o trastadar a otrainstitución gubernamental, se responde y se da a firmar al jefe.

;

3. Archivo

a. Se debe determinar el nombre bajo el cual se va a archivar,indicándolo por detrás.

b. Se determina hora y fecha de archivar. Se puede archivar dos vecespor semana.

c. No se debe perforar la correspondencia. Se archiva cronológicamente.

El sistema de archivo utilizado es el Archivo por Gestión, que ut¡t¡za elsistema de ordenación alfabét¡co o por asuntos, según se desee, además alarchivar dentro de estos sistemas debemos hacerlo cronológicamente tal ycomo se detalla en el manual anexo. El archivo por gest¡ón incluye todasaquellas piezas documentales que están en constante movimiento en unperíodo menor a cinco años.

De cada carta o documento debemos sacar dos copias, una i¡á alArchivo Consecutivo y otra al Archivo Vertical, además de las señaladas enla carta.

De este archivo se debe entregar la documentación más importante aldiputado al finalizar su período.

Para llevar el archivo se deben conocer las reglas de archivo básicas,las cuales son elementales para la localización de los documentos.

Además del archivo de correspondencia, es importante tener en unarchivo vert¡cal documentos como los siguientes:

1. Documentos del Plenario Legislativo: Orden del Día, Mociones, Actasy otros.

2. Comisiones Permanentes, Plenas y Especiales: Orden del Dla,Mociones, Actas, lnformes de Servicios Técnicos y otros.

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63

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II 3. Proyectos de Plenario y Comisiones. Se pueden tener archivados por

el nombre y un fichero con el número de expediente o viceversa.

t Todos los documentos de archivo por gestión también se tienen endisquetes de la computadora, archivados también alfabéticamente y por

r tema.

I A continuación se detattan las gufas de archivo que se recomiendan

r utilizar:I

ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA

I cosrA RrcA, REPUBLTcA DE

I PoDER EJEcurvo

I Agricultura, Ministerio de

f Ciencia y Tecnología, Ministerio deComercio Exterior, Ministerio de

I Cultura, Juventud y Deportes, Ministerio deI Economía y Comercio, Ministerio de

Educación Pública, Ministerio de

I Gobernación y Policía, Ministerio deI Hacienda, Ministerio de

Justicia y Gracia, Ministerio de

I Obras Públicas y Transportes, Ministerio deI Planificación, Ministerio de

Presidencia, Ministerio det ffiH::iEi.[?i3i;ylüñ1:§,:i"

I !3|XH::l§,?;,["ilií::,3i"0"Trabajo, Ministerio de

I Vivienda, Ministerio de

tt

64

IIPODER JUDICIAL

Corte Suprema de Justicialnvestigación Judicial, Organismo de

PODER LEGISLATIVO

Departamento de ActasDepartamento de ArchivoDepartamento de AuditorfaDeparta mento B¡bl¡otecarioDepartamento de Comisiones

Comisiones EspecialesComisiones Permanentes

Agropecuarios, Comisión Permanente deEconómicos, Comisión deHacendarios, Comisión deJurídicos, Comisión deGobierno y Administración, Comisión deSociales, Comisión de

Departamento FinancieroDepartamento de lnformáticaDepartamento LegalDepartamento de Planeamiento Estratégico y Control Administrat¡vo

. Departamento de ProveeduríaDepartamento de Recursos HumanosDepartamento de Relaciones PúblicasDepartamento de Secretaría Técnica

Comisiones Legislativas con Potestad PlenaComislón Legislativa Plena 1

Comisión Legislativa Plena 2Comisión Legislativa Plena 3

Departamento de Servicios GeneralesDepartamento de Servicios MédicosDepartamento de Servicios ParlamentariosDepartamento de Servicios TécnicosDirección EjecutivaSub Dirección EjecutivaDirectorio Legislativo

IIIIIIIIIIItIIIII

65

IItttItT

tIIIT

Fracciones Polfticas Legislativas

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, Fracción

Departamento de AsesoresDepartamento de PrensaDiputados

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, Diputado

Asociaciones de Desarrollo de xxxxxxxxxxxxx

Distritos

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Asociaciones NacionalesCentros EducativosComités de DeportesComunicados de PrensaDiscursosProyectos

Jefatura AdministrativaJefatura de Fracción

ActasOrdenes del Día

t xtTJ,l%cJoNEs AUroNoMAs. sEMrAUroNoMAs y orBos ENrEs

I Acueductos y Alcantarillados, lnstituto deI Aprendizaje, lnstituto Nacional de

Bancario Nacional, S¡stema

I Caja Costarricense de Seguro Social¡ Consejo Nacional de Producción

Costarricense de Electricidad, lnstituto de

I Costarricense de Puertos del Pacffico, lnstituto de

IT

Desarrollo Agrario, lnstituto deFomento y Asesorfa Municipal, lnstituto deJunta de Protección Social de San JoséMixto de Ayuda Social, lnstitutoMunicipalidades

xxxxxxxxxxxxx, Municipalidad dexxxxxxxx, Municipalidad de

Universidades

Costa Rica, Universidad deEstatal a Distancia, UniversidadNacional, Universidad

Vivienda y Urbanismo, lnstituto Nacional de

OTROS ORGANOS DEL ESTADO

ContralorÍa General de la RepúblicaDirección Nacional de Asociaciones de Desarroilo

(DINADECO}Tribunal Supremo de Elecciones

EMBAJADAS

xxxxxxxxxxxxxxxxx, Embajada

ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES

Cámara de lndustrias de Costa RicaCooperativas NacionalesOrganizaciones Ambiental¡stas VariasPartidos Políticos

xxxxxxxxxxxxxxxxxxx, Partido

Comité PolíticoDirectorio Político NacionalDirigenciaJuventudPlenaria

IIIIIIIIIItttIIIIII

67

IT

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tIIt

T

I

PLENARIO Y COMISIONES

I PLENARIO LEGISLATIVOIACTAS

MayoJunioJulioAgostoSetiembreOctubreNoviembreDiciembreEneroFebreroMarzoAbril

MOCIONES

I COMI;::: DEL D A

tIIIttII

COMISIONES ESPECIALES

ActasCorrespondencialnformes de Servicios TécnicosDictámenesMocionesOrden del DíaProyectos

COMISIONES PERMANENTES

Agropecuarios, Comisión de


68

Económicos, Comisión de

. ActasCorrespondencialnformes de Servicios TécnicosDictámenesMocionesOrden del DíaProyectos

Gobierno y Administración, Comisión de


Hacendarios, Comisión de


Jurídicos, Comisión de

ActasCorrespondencialnformes de Servicios TécnicosDictámenesMocionesOrden de! DíaProyectos

T

IIIIIttIIIItIIIttI

69

II Sociales, Comisión de

I áillir""oencialnformes de Servicios Técnicos

I 3,'::Í#::""Orden del Día

I ' tro,ectos

COMISIONES LEGISLATIVAS PLENAS

I co*rsroN LEcrsrATrvA 'LENA '*MERAActas

t CorrespondenciaI lnformes de Servicios Técnicos

Dictámenest x,?"J;l'":,"

t ""-,i:;".":::r.^rvA

PLENA 'EGUNDAActas

t Correspondencialnformes de Servicios Técnicos

t 3,::Í#::"'Orden del Día

t Proyectos

COMISION LEGISLATIVA PLENA TERCERA

I á;:L',r,,dencialnformes de Servicios Técnicos

I 3,::Í#::"'Orden del Día

t Proyectos

PROYECTOS

IIIt

Numéricamente y con un fichero alfabético de referencia.

70

VI, ENTORNO LABORAL

DE LA SECRETARIA

-"/

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I A. Espacio físico

I La Secretaria como Administradora de Oficina, debe cuidar que nohaga falta ningún tipo de material para el buen desempeño de las funciones,

I asimismo, debe contar con el mobiliario mfnimo para realizar las funciones

I placenteramente. Cabe recordar que el rendimiento como eiecutiva dependetambién del entorno laboral, como por eiemplo:

t 1. Posición correcta de la computadora:

I )rr"".¿:";t1:lj:"",e o contisuo a una entrada de !uz, con colores que

t 2. Posición correcta de los teléfonos:IDeben estar del lado izquierdo para tomar el auricular con la mano

t ;::fJ[""., poder escribir los mensaies con la mano derecha o

¡ 3. Posición correcta de! intercomunicador.

4. Posición correcta del escritorio:

I Debe estar de frente a la puerta y cerca de la oficina del jefe.

¡ 5. lluminación, ventitación correcta y otros:

I f"J"r',"":",fl:?f,:'"J '#?"r*;frffi,Ht;fft::ffif:'X'T"l:reportar a la Sección de Mantenimiento del Departamento de Servicios

I Generales para que lo solucionen.

6. Aseo:

I La secretaria debe vigilar que la Sección de Ujieres cumpla con et aseode la oficina correctamente.

t 7. otros:

t La sala de espera, documentos de lectura, sala para café y otrosr aposentos de la oficina deben estar estratégica y lógicamente

ubicados.

I172t

Es importante conocer la ubicación de las oficinas administrativas y delos diputados.

Asfmismo, es recomendable que los datos at¡nentes a ta oficina en laque se trabaja estén al alcance de todos los funcionarios, por lo que sepuede elaborar un esquema como el siguiente y colocarlo en un lugar visible:

Diputado:Cantón queProvincia:oficina:Dirección:Facsfmil:Teléfonos:

representa:

Avenida Central.Apartado:

Hay otros factores que pueden alterar las relaciones humanas en taoficina, por lo que se recomienda tomar en consideración los siguientesconsejos para evitar cualquier inconveniente:

1. Respetar la oficina y hacer que los demás la respeten, ya sea durantelas horas laborales o fuera de ellas. Vigilar que no se convierta en uncentro de chisme, f¡estas y otras actividades.

2. El orden se inicia con el ejemplo de la secretaria. El orden que reflejesu escritorio, archivo y computadora debe ser una muestra para lasdemás personas de lo que debe imperar en la oficina.

3. Solicitar a los compañeros y al público en general que antes de entrara la oficina del diputado se comuniquen primero con la secretaria paraverificar si el diputado puede atenderlos. Esto mismo se aplica cuandoalguien, incluyendo a los asistentes, deseen trasladar alguna llamadaal diputado.

4. Si existe algún problema que atente contra la seguridad del diputado odel personal de la institución, se debe ilamar a la sección deseguridad, quienes ante el llamado der diputado acudirán deinmediato.

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1.

2-

3.

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B. Beneficios para los funcionarios

Entre los beneficios qúe la Asamblea Legislativa brinda a sustrabajadores están:

Coopeasamblea R.L.:

Es una cooperat¡va que tiene más de 25 años de fundada y cuentacon aproximadamente 400 asociados. Esta cooperat¡va es exclusivapara los empleados que laboren en la Asamblea Legislativa. Dentro delos beneficios que tiene la cooperat¡va se encuentran:

a. Club Campestre:

A este lugar tienen acceso todos los asociados de la cooperativa yestá localizado en Ia Garita de Alajuela.

b. Soda:

La soda de la Asamblea es administrada por la cooperat¡va, por lo quelos asociados reciben un descuento en el precio. Para másinformación el teléfono interno de Coopeasamblea es la extensión280.

Asociación Solidarista

Su propósito es el desarrollo económico, social y cultural de losfuncionarios de la Asamblea Legislativa dentro de un ambiente dejusticia y paz social, fomentando la armonía Obrero-Patronal. El

funcionario aporta un 5o/o y el patrono un 8.33o/o, con el fin de tenerun futuro asegurado al pensionarse, aunque sus beneficios podrán serutilizados a corto plazo por medio de préstarnos, programas de socorromutuo, inversión, ret¡ros y otros.

Asociación Deportiva de Funcionarios de la Asamblea Legislativa{ASPOFUNAL}:

Esta asociación coordina la part¡c¡pac¡ón de los empleados endiferentes disciplinas deportivas, tanto para Juegos DeportivosLaborales como para otras actividades.

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74

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4.

5.

6.

7.

8.

9.

Biblioteca Monseñor Sanabria:

Esta biblioteca cuenta con servicio de retroproyectores, casetes,rev¡stas, periódicos y otros a los cuales tienen acceso los empleados ydiputados.

Goncursos lnternos del Servicio Civil:

El empleado que posea los requisitos solicitados puede postularse paralas plazas vacantes que salgan a concurso. Es el Directorio Legislativoel que escoge al final a la persona ganadora dentro de la terna.

Servicio Médico:

El consultorio médico funciona de lunes a jueves de 8:3O a.m. a 4:30p.m. y los viernes de 8:OO a.m. a 3:OO p.m. Cuenta con servicio defarmacia, exámenes cllnicos, incapacidades, cirugias menores,referencias al Hospital Calderón Guardia y otros servicios quebenefician al empleailo legislativo.

Fondo de Mutualidad:

Mediante una cuota de C10o mensuales se le dan c1s.ooO a la familiadel empleado afiliado en caso de que fallezca para cubrir parte delfuneral. Si muere un familiar de primer o segundo grado de! asociado,se le entregan s7.5oo. También se ofrecen algunos nichos hasta porcinco años en el Cementerio Metropolitano, si en un caso emergenciano se tenga un lugar en el cual sepultar al fallecido.

El 1o de diciembre, "Día del Empleado Legislativo":

Por lo general, las celebraciones se ext¡enden a una semana, en la quese programan una serie de actividades culturales y sociales para todoslos funcionarios de la institución. Asimismo, se entreganreconocim¡entos a los empleados que cumplan S, 1O, 15, ZO,25, gOaños de servicio, así como a los funcionarios que se acogieron a tapensión ese año.

Premio al Funcionario Abnegado:

De acuerdo con el Reglamento de Competición, aprobado por etDirectorio Legislativo en su sesión 184 celebrada el 7 de diciembre de1993, para otorgar el premio se tomará en cuenta que los candidatossean empleados nombrados en propiedad de cualquier rango o nivel

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"con más de cinco años de servicio ininterrumpido y que se distinganpor su esfuerzo, dedicación y aportes en el ejercicio de sus labores".Además se tomarán en cuenta factores como "desempeño regular desus funciones, compañerismo, relación con el público externo einterno, colaboración y respeto al patrimonio institucional, principioséticos, disciplina e interés por el trabajo'.

Para ello, los departamentos interesados deberán enviar a la Comisiónde Enlace el nombre del funcionario y explicar las razones por lascuales se le considera merecedor del premio. La comisión de enlacebrindará las recomendaciones al Directorio Legislativo, quién será elencargado de seleccionar al ganador.

S¡ se desea información más detallada, puede consultarse elReglamento de Competición.

El Directorio Legislativo tiene la potestad de brindar MencionesHonoríficas o Pergaminos a otros funcionarios destacados.

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VII. REGLAS DE OFICINA

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3.

Algunas veces el conocimiento y capacidad de una secretar¡a no essuficiente, debido a que no se sabe desarrollar adecuadamente en la oficina.A continuac¡ón se citarán algunas reglas que deberlan aplicarse para un buendesempeño laboral:

1. No perder el tiempo en conversaciones que no sean de trabajo.

2. Hable en voz baja, no grite, no critique a los compañeros de trabajo,pero tampoco permita que la critiquen.

No lleve problemas de la casa a la oficina. Deje todo en la casa, a laoficina va sólo la persona ejecutiva.

No comparta los problemas y penas con los compañeros.

Olvide los "tuteos" con los jefes y superiores, aunque se trate de unant¡guo amigo. Si es un diputado al que se conoce, del que se fuecompañera u otros, se le debe dar la posición que representa y sedebe asumir la posición de subalterno correspondiente. Se le debedirigir como señor..., don..., señora..., doña....

No se peine, no se pinte las uñas ni se maquille en el escritorio.

Toque la puerta siempre antes de entrar, esté quien esté al otro lado

Tenga en el escritorio todas las herramientas de trabajo que ocupe.

Evite excesos de confianza con la esposa e hijos de los jefes.

No se valga de la condición de mujer con el físico. Utilice sus valores.

No deje que la llamen "arnor", 'cariño"usted.

Presentación Personal

ni tampoco lo haga

Otros factores que pueden eventualmente causar inconvenientes a lassecretarias o a los jefes pueden ser una vest¡menta inadecuada.

En el Reglamento lnterior de Trabajo de la Asamblea Legislativa, en elCapítulo X, Artículo 33, inciso ol se est¡pula que 'los funcionarios debenvest¡r correcta y aseadamente, de acuerdo con el cargo que desempeñan".

4.

5.

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Toda secretaria ejecutiva, sin gastar mucho dinero puede contar con unguardarropa mínimo con el cual combinar varias piezas y lucir siempreelegante.

1 vestido negroPañoletas de varios colores1 enagua negra1 enagua beige1 blazer beige1 blazer café claro1 blazer blanco1 blusa marfil1 Saco Príncipe de Gales (Cuadritos blanco y negrolVestidos sastre de dos o una piezaCollaresZapatos y cartera negraZapatos y cartera café

Asímismo, es recomendable que nunca se use abrigo, porque seconsidera que desviste. Solamente si tiene hombreras y es muy elegante.

Algunas prendas que no es recomendable vest¡r para asistir a laborar ala oficina son: pantalones, pantalones de mezclilla, pantalones con estribo,licras, bermudas, faldas pantalón, minifaldas, blusas transparentes y botas.

Etiqueta:

El hombre es siempre el que presenta a la mujer.

Si se trata del Presidente, Obispo, Papa, etc., sin excepción debe serpresentado primero.

3. Cuando llega un empleado nuevo, es la persona más ioven quien lopresenta a los empleados.

Cuando no presenten a una persona o a un nuevo iefe, la persona sepresenta sola, sin ningún temor. Se extiende la mano y se vuelve aver a la persona y se presenta.

Si se llega a una oficina, una entra y se presenta.

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II 6. 'Hola cómo está, qué tal? Muy bien gracias. (Nunca debemos decir,

"Más o menos", 'Enferma", porque eso a nadie le interesa, siempre

I 7. ffi:';' ::::visitantes, er caré nunca se ueva en ra mano, se

t usa el azafate y si es mucha gente se tiene todo listo y se sirve en el

I azafate por el lado izquierdo.

t 8. La loza se coloca en azafate de la siguiente manera:

Pichel grandeServilletas

Taza AzúcarPichel conTazas

leche

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VIII. CONCLUSION

Al finalizar el estudio y el análisis del Manual de Oficina para lasSecretarias de los Diputados, sG debe ser capaz de conocer los detalles¡mportantes en la buena conducción y administración de la oficina.

La Asamblea Legislativa es una institución muy compleja, dondeconstantemente se tramitan diferentes t¡pos de documentos, tales comoproyectos, mociones, correspondencia, requisiciones y otros, razón por lacual la secretaria debe saber cómo elaborarlos y dónde dirigirse a tram¡tarlos.

Por lo anterior, el manual debe orientarlas y ser un instrumento deconsulta para todas las secretar¡as de los diputados del Parlamento. Ellasademás de contar con la información que aqul se suministra, debenactualizarse constantemente en técnicas secretariales, manejo de equipo yotros elementos que son importantes para las secretarias competitivas yeficientes.

La secretaria hoy y siempre, cumplirá un papel trascendental dentrode la oficina porque de ella depende la rápida y buena ejecución de lasfunciones diarias y complejas que realiza.

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IttI IX. BIBLIOGRAFIA

I 1. Asamblea Legistativa. Reolamento lnterior de Trabaio. Gráfica Cabals.A., 1971 .

t 2. Asambtea Legislativa. Reglamento de Llamadas tnternacionales aCargo de la Asamblea Legislativa. Acuerdo de Directorio Legislativo de

I Sesión No 1 67, ArtÍculo 21 del 1O de agosto de 1993.

3. Constitución Política de la República de Costa Rica.

I 4. Asamblea Legislativa. Reglamento de Solicitudes de Licencia de losDiputados. Acuerdo de Directorio Legislativo del 26 de octubre de1 993.

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LU ot¡J oa o de oficina... · 2016. 6. 5. · Editorial Susaeta. 2. Moreno, Lorena. Redacción Activa Comercial. Editorial Susaeta. 3. Pazos, Ethel. Acento y Ortografía. Editorial