Bảo vệ tập tin

- File\Info\Protect Workbook\Encrypt with Password

- File\Save As -> Chọn Tools\General Options để cài đặt mật khẩu khi mở tập tin.

Khoá và bảo vệ ô có chứa công thức

- Chọn toàn bộ bảng tính -> Home\Format\Format Cells\Protection

- Bỏ đánh dấu ở tuỳ chọn Locked, rồi nhấn OK

- Chọn ô cần bảo vệ, nếu chỉ chọn ô có công thức thì -> Home\Find & Select\Formulas

- Mở lại hộp thoại Home\Format\Cells\Format Cells\Protection chọn Locked, và nếu muốn ẩn luôn công

thức (không cho thấy) thì đánh dấu vào tuỳ chọn Hidden, nhấn OK

- Cuối cùng là Protect bảng tính: chọn Home\Cells\Format\Protect Sheet hoặc Review\Protect Sheet

- Trong hộp thoại Protect Sheet, bỏ đánh dấu ở tuỳ chọn Select locked cells, chỉ cho phép Select

unlocked cells (chọn những ô không khoá), và nhập vào một Password, nếu cần thiết.

Bảo vệ cấu trúc bảng tính

- Chọn Review\Protect Workbook

* Structure: bảo vệ cấu trúc bảng tính không cho đổi tên. di chuyển, chèn, xoá, hiện sheet.

* Windows: không cho thay đổi kích thước và vị trí bảng tính mỗi khi được mở ra.

Ẩn sheet

- Right click vào nhãn Sheet cần ẩn, chọn View code:

- Tại Visible: chọn 2 -> ẩn

Cách tạo tên vùng

- Quét khối vùng cần đặt tên (không chọn tiêu đề)-> Formulas\Define Name\Define Name

* Scope: xác định tên dùng cho toàn Workbook hay chỉ một sheet

* Refers to: địa chỉ của vùng

* Nhấn OK để thêm vào

- Nếu muốn xoá hoặc đổi tên thì vào Formulas\Define Name\Name Manager

OR - Chọn khối (không chọn tiêu đề)

- Click chọn Name Box: gõ tên không dấu, không khoảng trắng

- Sau khi đặt tên vùng rồi khống chế -> Data Validation -> List (Nhấn F3 đề hiển thị các tên vùng đã đặt ->

chọn tên vùng -> OK)

Tạo list động

- List động là vùng mà khi thêm bớt xoá sửa thì các đối tượng có tham chiếu list này đến sẽ được cập

nhật theo.

- Quét khối dữ liệu có sẵn hoặc để trỏ tại vùng cần tạo List. Vào Insert\Tables\Table

* Where is the data for your table?: Drag mouse để xác định danh sách có sẵn hoặc click ô nào đó xác

định nơi chứa list.

* My table has header: lấy dòng đầu làm tiêu đề

- Hiệu chỉnh list: chọn vùng list đã tạo -> Design

* Table Name: tên vùng list

* Resize Table: thay đổi địa chỉ vùng list

* Remove Duplicates: loại bỏ các vùng trùng lắp

* Convert to Range: chuyển đổi dữ liệu trong table thành vùng dữ liệu trên sheet

* Table Style Options: các tuỳ chọn thể hiện thông tin

* Table Styles: các dạng trình bày table

- Sau khi tạo list, nên đặt tên để sau này cần tham chiếu đến chỉ sử dụng tên thay vì dùng địa chỉ vùng.

DATA VALIDATION

- Thẻ Setting trong Validation rất quan trọng, phải thiết lập điều kiện trước mới có thể khống chế dữ liệu

nhập trong ô.

- Việc đầu tiên là chọn khối -> Data -> Data Validation

* Chỉ cho phép trong 6 tháng cuối năm 2011

- Khống chế bằng công thức: chọn Custom -> Formular:

=AND(G3>=DATE(2011,7,1),G3<DATE(2011,12,31))

* Yêu cầu nhập 5 ký tự

* Chỉ cho phép nhập danh sách tại mục Ten Hang

CONDITIONAL

- Conditional: Định dạng theo điều kiện

- Chọn khối cần định dạng (không chọn tiêu đề)

- Home\Conditional Formatting\New Rules (nếu tô 1 màu) hoặc Manage Rules (nếu tô nhiều màu)

- Chọn Format only cells that contain: dùng trực tiếp địa chỉ ô

- Chọn Use a formula to determine which cells to format: dùng công thức

- Lưu ý: ô có giá trị tức là ô chỉ chứa số

* Tô màu hồng cho các ô có giá trị >100

- Chọn vùng cần định dạng B3:E11 (không tô tiêu đề)

- Vào Home\Styles\Conditional Formatting\New Rules\Format only cells with -> chọn Cell Value ->

greater than -> 100

- Chọn màu -> OK

* Tô màu hồng cho các ô có ngày <01/5/2011

- Chọn Use a formula to determine which cells to format -> nhập: =C3<=DATE(2011,5,1)

- Chọn màu -> OK

* Tô màu hồng cho các số trùng lặp

- Chọn Use a formula to determine which cells to format -> nhập: =COUNTIF($B$3:$B$9,B3)>1

- Chọn màu -> OK

* Tô màu cách 2 dòng

- Phụ thuộc vào STT: ví dụ 4,7,10,13 chia 3 dư 1.

- Chọn Use a formula… -> nhập: =MOD(ROW()-ROW($A$3),3)=1

trong đó ROW() là dòng hiện hành, ROW($A$3) là dòng tiêu đề

- Nếu tô màu cách 4 dòng thì chia 5, cách 7 dòng thì chia 8: lấy (dòng hiện hành trừ dòng tiêu đề) chia ch

con số lớn hơn dòng cách là 1.

* Tô màu cho những dòng -> phải tô cả bảng tính, không chọn tiêu đề

- Lưu ý:

+ Tô dòng: KHÔNG tuyệt đối dòng, PHẢI tuyệt đối cột

+ Tô cột: KHÔNG tuyệt đối cột, PHẢI tuyệt đối dòng

- Dùng dấu $ để cố định dòng, cột hoặc ô khi ta di chuyển công thức. Ví dụ:

+ Nếu = $A$1 (Cố định ô) thì di chuyển đi đâu cũng đều có giá trị của A1;

+ Nếu =A$1 (cố định dòng)- thì khi di chuyển theo cột vẫn giữ nguyên giá trị A1

+ Nếu =$A1 (cố định cột) - thì khi di chuyển theo dòng vẫn giữ nguyên giá trị A1

* Tô màu Vàng và Đóng khung cho ô có ký tự đầu là H

=LEFT(A2,1)="h"

* Tô màu Xanh và Đóng khung cho những dòng Tồn kho là "Có"

=$D16="có"

* Tô màu xanh cho những ô trống ( không có dữ liệu)

- Format cells that contain -> Format only cells with -> Blank

* Tô màu xen kẽ: dòng chẵn lẻ, số dư ra 0 và 1 (kết hợp hàm ROW và MOD, tô 2 lần, 1 màu cho dòng

chẵn và 1 màu cho dòng lẻ)

- Chọn Use a formula…, nhập: =MOD(ROW()-ROW($A$3),2)=1 -> chọn màu -> OK

- Chọn Use a formula…, nhập: =MOD(ROW()-ROW($A$3),2)=0 -> chọn màu -> OK

* Tô màu xanh cho ô có số lượng trùng nhau:

- Chọn Use a formula… -> nhập: =COUNTIF($E$4:$E$24,$E4)>1

* Tô màu 5 người có tuổi cao nhất:

* Tô màu 5 người có tuổi thấp nhất:

HÀM SUMIF – COUNTIF

* Tổng Thành Tiền Của Hàng Là Quần Áo Trẻ Em:

=SUMIFS(H3:H22,C3:C22,"Quần áo trẻ em")

* Số Mẫu Tin Có Xuất Xứ Từ Anh Và Nhật:

=COUNTIFS(D3:D22,"Anh")+COUNTIFS(D3:D22,"Nhật")

* Số Mẫu Tin Có Hình Thức Cứu Trợ với xuất xứ là Mỹ

=COUNTIFS(F3:F22,"cứu trợ",D3:D22,"mỹ")

LỌC DỮ LIỆU

- Rút trích bao nhiêu cột thì copy các cột ra trước (tiêu đề cột)

- Chọn khối, bao gồm tiêu đề

- Chọn Data -> Advanced -> List Range (kiểm tra xem vùng chọn có đúng không)

- Criteria Range: vùng điều kiện vừa mới tạo ra ở câu trước

- Ở chỗ Copy to: chọn tiêu đề các cột vừa mới copy lúc nãy

- Muốn trích ra sheet nào thì phải đứng tại sheet đó thực hiện rút trích

- Rút trích dữ liệu có tiêu đế 2 dòng, lưu ý:

1. Các ô trên tiêu đề không được phép trộn lại với nhau (Merge)

2. Tiêu đề không được phép để rỗng

3. Tiêu đề không được phép trùng nhau

- Ô nào trộn thì tắt Merge & Center, tiêu đề 2 dòng thì sửa lại sao cho mỗi dòng đều có chữ rồi tô chọn

bảng dữ liệu. Chú ý tiêu đề 2 dòng chỉ chọn 1 dòng tiêu đề ngay trên dòng dữ liệu.

HÀM THỐNG KÊ

- DSUM, DCOUNT…: các cột tô chọn tiêu đề

SẮP XẾP DỮ LIỆU

- Quét khối cả tiêu đề

- Data -> Sort

- Sắp xếp dữ liệu nằm ngang thì chọn khối TRỪ tiêu đề -> Sort Option -> Sort left to right

CÔNG THỨC

* Đếm: =SUM(IF(điều kiện),1,0))

* Tính tổng: =SUM(IF(điều kiện), vùng tính tổng,0))

- Ngoại trừ hàm SUM có con số cuối cùng là 0, những hàm còn lại số cùng là “” thay cho 0

HÀM DATABASE

- Man hinh k01: =AND(A2="k01",B2="Màn hình")

CÔNG THỨC MẢNG

* Che dấu lỗi: chỉnh Format màu nền và màu chữ giống nhau

* Tổng thành tiền:

* Hàm SUM

1. Có bao nhiêu Sinh Viên có Nơi Sinh tại TP.HCM:

=SUM(IF((B3:B26="Sinh viên")*(E3:E26="tp.hcm"),1,0))

2. Có bao nhiêu Sinh Viên có Nơi Sinh tại TP.HCM có Điểm thi >=8

=SUM(IF((B3:B26="Sinh viên")*(E3:E26="tp.hcm")*(F3:F26>=8),1,0))

3. Có bao nhiêu thí sinh có tuổi >=30

=SUM(IF((D3:D26>=30),1,0))

- Ô Mã Thí Sinh: nhập tự do

- Các ô còn lại, dùng VLOOKUP

- Ô Tuổi: =YEAR(TODAY())-YEAR(C3:C90)

6. Cho biết trung bình điểm thi của Sinh viên có nơi sinh tại TP.HCM

=AVERAGE(IF((B3:B90="Sinh viên")*(E3:E90="Tp.HCM"),F3:F90,""))

7. Cho biết trung bình điểm thi của Sinh viên và học sinh

=AVERAGE(IF(((B3:B90="Sinh viên")+(B3:B90="Học sinh")),F3:F90,""))

- Tên hãng:

=INDEX(C13:E13,1,MATCH(LEFT(A3:A8),$C$12:$E$12,0))

=HLOOKUP(LEFT(A3,1),$C$12:$E$13,2,0)

- Phân khối:

=INDEX($H$4:$H$6,MATCH(RIGHT(A3:A8,2)*1,$G$4:$G$6,0),1)

=VLOOKUP(VALUE(RIGHT(A3,2)),$G$4:$H$6,2,0)

- Tên xe:

=INDEX($C$17:$E$19,MATCH(B3:B8,$B$17:$B$19,0),MATCH(C3:C8,$C$16:$E$16,0))

HÀM SUBTOTAL

- Thống kê theo tháng/quận trước rồi Subtotal

- Nếu có 2 điều kiện thì làm SUBTOTAL 2 lần, khi thực hiện thống kê lần 2 thì bỏ chọn Replace current

totals

- Tô màu: =RIGHT($A3,5)=”total”

HÀM CONSOLIDATE

- All references: xoá vùng trong ô này

- Reference: chọn khối vùng dữ liệu (Top, row, left column luôn phải đánh dấu)

Vd: nếu điều kiện theo tên hàng thì khi chọn khối dữ liệu phải bắt đầu chọn từ cột tên hàng trở đi (bao

gồm cả tiêu đề)

- Khi chọn Create link thì phải đứng ở sheet khác, cùng sheet không liên kết được

PIVOTTABLE

- Vùng dữ liệu chọn đúng thì đánh dấu Existing Sheet

- Click phải -> Customize quick access toolbar -> Commands not in the ribbon -> Chọn PivotTable and

Pivot Chart Wizard -> Add

- Click chọn Wizard -> Multiple consolidation ranges -> Next -> chọn I will create the page fields -> Next

- Ở ô Range: chọn từng khối (bao gồm tiêu đề) rồi Add vô, sau đó đặt tên, vd: field one: hk1_2008

- How many page fields…: chọn 1

- Đặt tên xong rồi click chọn lại khối đó ở ô All ranges rồi mới Add tiếp khối khác

- Next -> chọn ô để xuất

THỐNG KÊ BẰNG DATA TABLE

* Thống kê 1 biến

- Số lượng:

=DSUM($A$3:$D$35,C3,$I$4:$I$5)

- Thành tiền:

=DSUM($A$3:$D$35,D3,$I$4:$I$5)

* Thống kê 2 biến

BÀI TẬP ÔN

- Đơn giá:

=VLOOKUP(E3,INDIRECT(C3&"_dg"),2,0)

- Thành tiền:

=G3*H3*IF(AND(OR(D3="Áo Dạ Hội",D3="Áo len"),DAY(F3)<=15),95%,100%)