Mô-đun 1 - poly.edu.vn · giúp lưu trữ một tập lớn các file và máy chủ cở sở dữ liệu (database server) giúp quản lý thông tin trong một cơ sở dữ

Mô-đun 1Các khái niệm về

công nghệ thông tin và

truyền thông (ICT) 1

31Sao chép không được phép là trái pháp luật

Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 1: Các khái niệm về ICT

1

Mô-đun 1Các khái niệm về công nghệ thông tin

và truyền thông (ICT)Phần 1 Các khái niệm cơ bản 34 1.1 Các loại máy tính 34 1.2 Máy tính cá nhân 34 1.3 Thiết bị cầm tay 35 1.4 Các bộ phận của máy tính để bàn 36 1.5 Các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu năng của máy tính 38

Phần 2 Phần cứng 40 2.1 Định nghĩa 40 2.2 Bộ nhớ và lưu trữ 40 2.3 Các thiết bị đầu vào thông thường 42 2.4 Các thiết bị đầu ra thông thường 44 2.5 Các thiết bị đầu vào/đầu ra 45

Phần 3 Phần mềm 47 3.1 Định nghĩa 47 3.2 Phần mềm hệ điều hành và phần mềm ứng dụng 47 3.3 Tăng khả năng truy cập 48

Phần 4 Mạng thông tin 49 4.1 Các loại mạng 49 4.2 Internet 50 4.3 Intranet và extranet 50 4.4 Kết nối với internet 51 4.5 Truyền dữ liệu 51 4.6 Kết nối internet 52

Phần 5 ICT trong đời sống hàng ngày 54 5.1 Định nghĩa 54 5.2 Dịch vụ internet dành cho khách hàng 54 5.3 Làm việc từ xa 56 5.4 Truyền thông 56 5.5 Xuất bản nội dung trực tuyến 58 5.6 Các khuyến cáo trực tuyến 58

Phần 6 Sức khỏe 60 6.1 Công thái học 60 6.2 Các khuyến cáo 60 6.3 Môi trường 62

Phần 7 Bảo mật 64 7.1 Nhận dạng và xác thực 64 7.2 Bảo mật thông tin 64 7.3 Virus và các phần mềm độc hại khác 65

Mô-đun 1: Các khái niệm về ICTTin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL

32 Sao chép không được phép là trái pháp luật

1

Phần 8 Bản quyền và luật pháp 66 8.1 Bản quyền 66 8.2 Nhận biết phần mềm có bản quyền 66 8.3 Các thỏa thuận người dùng cuối 67 8.4 Phần mềm chia sẻ, miễn phí, công cộng và mã nguồn mở 67 8.5 Luật bảo vệ dữ liệu 68



1

Mục tiêu của Mô-đun 1

Mục tiêu của mô-đun Các khái niệm về công nghệ thông tin và truyền thông (ICT) là giúp người học hiểu các khái niệm cơ bản về ICT ở cấp độ phổ thông và biết những bộ phận khác nhau của máy tính.

Sau khi học xong phần này, người học có thể:

• Hiểu khái niệm phần cứng, nắm được các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu năng của máy tính và các thiết bị ngoại vi.

• Hiểu khái niệm phần mềm, có thể đưa ra các ví dụ về phần mềm ứng dụng và phần mềm hệ điều hành thông dụng.

• Hiểu cách thức sử dụng các mạng thông tin trong công nghệ máy tính và nhận biết những tùy chọn khi kết nối với internet.

• Hiểu khái niệm công nghệ thông tin và truyền thông, có thể đưa ra ví dụ về ứng dụng thực tế của công nghệ thông tin và truyền thông trong cuộc sống hàng ngày.

• Hiểu các vấn đề về sức khỏe, an toàn và môi trường khi sử dụng máy tính. • Nhận thức các vấn đề bảo mật quan trọng khi sử dụng máy tính. • Nhận thức các vấn đề pháp lý quan trọng liên quan đến bản quyền và bảo vệ dữ liệu khi sử dụng

máy tính.



1

Phần 1 Các khái niệm cơ bản

1.1 Các loại máy tính 1.1.1 Máy tính lớnMáy tính lớn (mainframe computer) ngày càng được biết đến với vai trò là các máy chủ doanh nghiệp, khi các tổ chức có quy mô lớn như ngân hàng, tổ chức chính phủ và dây chuyền siêu thị sử dụng chúng để xử lý khối lượng thông tin khổng lồ. Chúng là những máy tính có kích cỡ bằng một căn phòng, hoạt động ở tốc độ cao và có dung lượng lưu trữ rất lớn. Chi phí lắp đặt, vận hành và bảo dưỡng các máy tính này lên đến hàng trăm nghìn euro mỗi năm.

Các máy tính lớn thường được kết nối với nhiều thiết bị đầu cuối (terminal) - gồm màn hình và bàn phím - giống như ta thấy trong ngân hàng. Một số thiết bị đầu cuối được coi là thiết bị “câm” vì không thể tự vận hành - tất cả quá trình xử lý không phải do thiết bị đó mà do máy tính lớn thực hiện. Một số thiết bị đầu cuối khác, mặc dù vẫn phụ thuộc vào máy tính lớn, nhưng có khả năng xử lý nhất định để đáp ứng nhu cầu sử dụng của người dùng, chúng được gọi là thiết bị đầu cuối “thông minh”.

1.1.2 Máy chủ Máy chủ (server) là loại máy tính có thể lưu trữ và tiếp nhận một khối lượng lớn thông tin. Những loại máy chủ khác nhau được dùng để xử lý những loại thông tin khác nhau. Ví dụ, máy chủ web (web server) xử lý thông tin từ các trang web và ứng dụng web, máy chủ file (file server) giúp lưu trữ một tập lớn các file và máy chủ cở sở dữ liệu (database server) giúp quản lý thông tin trong một cơ sở dữ liệu. Ngoài ra, các máy chủ còn được dùng cho việc lưu trữ tài liệu, file và phần mềm thông thường trong một mạng (xem Phần 4.1).

1.2 Máy tính cá nhân (1.1.1.2)

1.2.1 Máy tính để bàn Loại máy tính cá nhân (personal computer) phổ biến nhất là máy tính để bàn (desktop computer), sở dĩ có tên gọi như vậy là vì loại máy này nằm vừa trên một chiếc bàn và khó di chuyển. Mặc dù được sản xuất bởi nhiều hãng khác nhau trên khắp thế giới nhưng các máy tính thuộc loại này đều là máy tính tương thích IBM. Vì thế dù có nhãn hiệu khác nhau nhưng các máy tính đều chạy những chương trình và ứng dụng tương tự như hệ máy tính mà IBM sản xuất (IBM là hãng sản xuất máy tính danh tiếng của Mỹ, sản phẩm của hãng này đã trở thành loại máy chuẩn của ngành kinh doanh máy tính). Máy tính để bàn khác với máy tính Macintosh, vì loại máy này sử dụng một hệ điều hành khác do Apple sản xuất.

Người dùng có thể kết nối (tức thiết lập mạng) cho các máy tính để chia sẻ chương trình và thông tin với người dùng khác. Các tổ chức như trường học, cơ quan chính phủ và doanh nghiệp sử dụng mạng để chia sẻ thông tin và quản lý dữ liệu.

Khi máy tính cá nhân trở thành thiết bị phổ dụng trong các gia đình và cơ quan thì giá thành của chúng cũng hạ từ vài ngàn euro xuống chỉ còn vài trăm euro. Loại máy tính để bàn được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay là máy tính nhỏ. Các máy tính để bàn hiện đại giúp người dùng thực hiện nhiều công việc khác nhau, từ soạn thư tới chỉnh sửa file video và được sử dụng rộng rãi trong giới kinh doanh và học thuật.



1

1.2.2 Máy tính xách tay Máy tính xách tay (laptop computer hay notebook) là loại máy nhỏ mà người dùng có thể dễ dàng mang theo hoặc để trong lòng (như gợi ý từ cái tên laptop của loại máy tính này). Đặc điểm của máy tính xách tay là màn hình và bàn phím nhỏ. Hầu hết các máy xách tay hiện đại có thể được kết nối với màn hình, chuột và bàn phím thông thường, bằng cách này, những nhược điểm khi làm việc với màn hình và bàn phím nhỏ sẽ được khắc phục. Do chi phí sản xuất đắt đỏ nên máy xách tay thường đắt hơn máy để bàn có cùng thông số kỹ thuật. Máy tính xách tay có thể thực hiện các công việc tương tự như máy tính để bàn. Chúng chủ yếu được sử dụng bởi những người không làm việc ở một địa điểm cố định như phóng viên, nhân viên kinh doanh, nhiếp ảnh gia và giảng viên đại học.

1.2.3 Máy tính bảng Máy tính bảng (Tablet PC) là loại máy tính có kích thước bằng trang giấy A4, không có bàn phím và chạy một phiên bản đã được hiệu chỉnh của phần mềm hệ điều hành dành cho máy tính thông thường. Chúng thường được mở thêm chức năng nhận dạng chữ viết tay. Người dùng có thể dùng bút cảm ứng viết trực tiếp lên máy tính bảng. Chức năng chính của loại máy này là để thực hiện các chức năng đơn giản, ghi chép, đọc sách điện tử và truy cập internet không dây (wifi). Chúng được sử dụng chủ yếu bởi các thủ kho, nhà thiết kế đồ họa và nghệ sĩ kỹ thuật số. Ngoài ra, chúng còn có thể được sử dụng bởi những người gặp khó khăn khi sử dụng máy tính để bàn thông thường.

1.3 Thiết bị cầm tay (1.1.1.3)

Thiết bị cầm tay bao gồm các loại máy tính có thể di chuyển dễ dàng và đặt vừa trong lòng bàn tay. Các thiết bị này gồm điện thoại di động, máy tính cầm tay, thiết bị kỹ thuật số hỗ trợ cá nhân (PDA), máy nghe mp3, thiết bị nghe nhạc cầm tay và máy chơi game. Thiết bị cầm tay có thể thực hiện nhiều chức năng của máy tính để bàn hay máy tính xách tay như truy cập internet, gửi và nhận e-mail, nghe nhạc, gọi điện, quản lý nhật ký và sổ danh bạ, chơi game, v.v... Khác biệt của chúng so với máy tính để bàn và máy tính xách tay là chúng không có ổ cứng lớn, màn hình và bàn phím lớn. Thay vào đó, chúng có bộ nhớ nhỏ hơn hoặc có thêm bộ nhớ ngoài và thường dùng công nghệ cảm ứng hoặc có bàn phím nhỏ để người dùng nhập thông tin. Nhìn chung, mục đích của các thiết bị cầm tay là giúp người dùng vừa có thể tự do di chuyển vừa có thể truy cập thông tin và thực hiện hoạt động giao tiếp.

Cùng với các tiến bộ khoa học, thiết bị cầm tay ngày càng hội tụ nhiều tiện ích. Ví dụ như iPhone của Apple vừa là một chiếc điện thoại, lại vừa là máy nghe nhạc, xem video và có trọn bộ ứng dụng tăng hiệu suất như gửi e-mail và truy cập internet.

1.3.1 Thiết bị kỹ thuật số hỗ trợ cá nhânThiết bị kỹ thuật số hỗ trợ cá nhân (Personal Digital Assistant - PDA) là một máy tính có đầy đủ chức năng, nhỏ gọn, nằm vừa vặn trong lòng bàn tay và có một số chức năng giúp người dùng tổ chức thông tin cá nhân. Chúng có thể tải về e-mail, chơi nhạc, quản lý nhật ký và sổ danh bạ, xử lý dữ liệu, giúp người dùng ghi chép thông tin... Các PDA thường có một thiết bị trỏ đi kèm, thiết bị này giống như một chiếc bút nhỏ cho phép người dùng nhập dữ liệu qua menu và các biểu tượng hiển thị trên màn hình. Cùng với sự phát triển của máy tính cầm tay, PDA và điện thoại di động,



1

đường ranh giới phân biệt PDA và điện thoại di động ngày càng mờ đi và chiếc máy tính nhỏ gọn, đa chức năng như chiếc máy tính cá nhân bỏ túi đã xuất hiện trên thị trường.

1.3.2 Điện thoại di động / Điện thoại thông minh (Mobile phone / Smartphones)Đây là dòng điện thoại không cần dây cố định mà vẫn cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi. Chúng cũng sử dụng công nghệ không dây để truy cập internet và cung cấp cho người dùng đầy đủ tùy chọn như giao dịch ngân hàng điện tử, đọc tin tức... Những chiếc điện thoại di động ngày càng trở nên tinh vi hơn. Những mẫu điện thoại cao cấp hơn thường được gọi là điện thoại thông minh (smartphone), có thể chạy những hệ điều hành phức tạp như Symbian hay Windows Mobile và cung cấp các ứng dụng tương tự như máy tính.

1.3.3 Máy tính cầm tay (Palmtop computer) Máy tính cầm tay có kích thước màn hình và bàn phím rất nhỏ; vì vậy, chúng có nhiều điểm hạn chế. Về cơ bản, chúng là thiết bị quản lý thông tin cá nhân (PIM). Vì kích thước nhỏ nên máy tính cầm tay không có ổ đĩa. Thay vào đó, chúng có các khe cắm để kết nối các thiết bị khác để nhận/truyền dữ liệu. Chúng thường được sử dụng kết hợp với máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay. Ở một số máy tính cầm tay, bàn phím được thay thế bằng một bút điện tử và phần mềm nhận dạng chữ viết tay. Máy tính cầm tay có thể thực hiện một số chức năng của máy tính xách tay như xử lý văn bản, gửi e-mail. Các file có thể được truyền từ máy tính cầm tay sang máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay để biên tập chi tiết hoặc lưu trữ.

1.4 Các bộ phận của máy tính để bàn 1.4.1 Các bộ phận chính (1.1.1.4)

Loa

Case

Chuột

Bàn phím

Màn hình



1

• Đơn vị xử lý trung tâm CPU (central processing unit) - còn được gọi là bộ vi xử lý (microprocessor) - là bộ não của máy tính và được đặt trong bo mạch chủ (motherboard).

• Hộp hệ thống (system box) tức case, hay còn gọi là đơn vị cơ sở (base unit) - là nơi lắp bộ nguồn cung cấp điện, ổ cứng và các ổ CD-ROM hay DVD. Các thiết bị này được nối vào bo mạch chủ. Trong bo mạch còn có một hệ thống các vi chíp như CPU và RAM (Random Access Memory) để lưu trữ và xử lý dữ liệu. Các chốt cắm đặc biệt được gọi là cổng được gắn với các card điện tử. Card điện tử được gắn vào các khe của bo mạch chủ. Các thiết bị ngoại vi được kết nối với máy tính qua các cổng. Case có thể có dạng nằm ngang hoặc dạng thẳng đứng - hình tháp (như trong hình vẽ mình họa).

• Ổ cứng là nơi lưu trữ dữ liệu chính trong máy tính. Ổ cứng được dùng để lưu trữ các ứng dụng cho phép máy tính làm việc. Dữ liệu được lấy từ ổ cứng với tốc độ nhanh hơn so với từ các đĩa CD-ROM. Vì ổ cứng không thể dễ dàng lấy ra khỏi case nên nó còn được gọi là bộ lưu trữ cố định.

• Ổ CD-ROM và/hoặc DVD trên case được sử dụng để mở các đĩa CD hay DVD. Các ổ này được sử dụng để đọc các dữ liệu trong đĩa hay viết dữ liệu lên đĩa trắng. Sự khác biệt chính giữa một chiếc đĩa CD và một chiếc đĩa DVD là dung lượng và loại dữ liệu có thể lưu trữ. Đĩa CD thường được dùng để lưu âm thanh và có thể chứa được nội dung nặng 650MB, tương đương với 80 phút phát âm thanh. Đĩa DVD thường được sử dụng để lưu video (âm thanh và hình ảnh) và có thể chứa được nội dung nặng 4.7GB, tương đương với 120 phút phát video. Một số đĩa DVD còn có thể lưu dữ liệu trên cả hai mặt đĩa. Đĩa CD và DVD cũng có thể lưu các dữ liệu khác ngoài audio và video như là các tài liệu và ảnh.

• Cổng USB là một khe cắm đặc biệt cho phép người dùng có thể kết nối một thiết bị bên ngoài với máy tính. USB (Universal Serial Bus) là giao diện chuẩn của rất nhiều thiết bị như máy ảnh kỹ thuật số, máy chơi nhạc mp3, máy in, loa, thẻ nhớ và các ổ cứng ngoài. Cổng USB cũng có thể được dùng để kết nối máy tính với các bộ phận thiết yếu khác như bàn phím hay chuột.

• Bàn phím và chuột cho phép người dùng nhập dữ liệu vào máy tính. • Màn hình là thiết bị hiển thị giống như chiếc màn hình ti vi. Nó hiển thị nhiệm vụ đang được máy tính

thực hiện. • Các bộ phận khác như máy in, máy quét, modem có thể được kết nối thêm với máy tính nếu cần. Chúng

được gọi là các thiết bị ngoại vi. Chi tiết về các thiết bị này sẽ được trình bày trong Phần 2.4.

1.4.2 Cổng (1.1.1.5)

Các cổng phần cứng trên máy tính cung cấp giao diện để truyền thông tin giữa máy tính và các thiết bị khác. Chúng là những bộ nối vật lý cho phép kết nối với các cáp có đầu nối tương ứng.

Dưới đây là các loại cổng phổ biến nhất.

• Cổng nối tiếp (serial port) là một thiết bị đã lỗi thời và đang dần được thay thế bằng những công nghệ ưu việt hơn như USB. Các cổng nối tiếp chỉ có thể gửi và nhận một bit dữ liệu trong một lần truyền.

• Cổng song song (parallel port) ngày càng ít được sử dụng, chúng có thể đồng thời gửi và nhận nhiều bit dữ liệu. Vì chức năng chính của chúng là kết nối máy in với máy tính nên chúng thường được gọi là cổng máy in (printer port).



1

• Cổng mạng (network port) được sử dụng để kết nối máy tính với mạng. Chúng thường có một hay hai điốt phát sáng để chỉ tình trạng kết nối.

• USB (Universal Serial Bus) là cổng thay thế cho các cổng nối tiếp và cổng song song trước đây. Cổng này có một số ưu điểm như:

○ Tốc độ truyền dữ liệu cao hơn. ○ Khả năng kết nối với các thiết bị khác - ví dụ như chuột USB hay bàn

phím USB có thể nối vào cổng USB. ○ Các thiết bị USB nhỏ hơn có thể được nạp điện thông qua cổng USB,

giúp làm giảm số lượng cáp, khe cắm và lỗ cắm điện.

• FireWire giống như cổng USB, thường được sử dụng trong các máy tính của Apple và trong các thiết bị audio/video như máy quay kỹ thuật số. Nó có tốc độ truyền dữ liệu cao hơn USB và không cần máy tính kiểm soát.

1.5 Các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu năng của máy tính (1.1.2.1)

1.5.1 Đơn vị xử lý trung tâm (CPU) (1.1.2.2)

Đơn vị xử lý trung tâm (CPU) là một chíp vi xử lý, bao gồm hàng triệu thành phần điện tử, có nhiệm vụ thể hiện và thực thi các chỉ lệnh, thực hiện các phép tính toán. Cùng với bộ xử lý và các bộ phận khác, tốc độ xung đồng hồ (clock speed), hay tần số hoạt động, có nhiệm vụ xác định tốc độ máy tính thực thi các chỉ lệnh mà nó nhận được. Thông thường, tốc độ xung đồng hồ càng cao thì máy tính càng hoạt động hiệu quả. Tốc độ xung đồng hồ được đo bằng đơn vị mê-ga-héc (MHz) và gi-ga-héc (GHz). Tốc độ xung đồng hồ của các máy tính hiện tại là khoảng 3.2 GHz (một tỷ chu kỳ/giây).

Bộ vi xử lý thường gặp trong các máy tính là Pentium 4, do tập đoàn Intel sản xuất. Ngoài ra, cũng có một số kiểu CPU khác của các nhà sản xuất khác.

1.5.2 Bộ nhớ (dung lượng RAM)Các chương trình trên máy tính được tải từ ổ cứng vào RAM (random access memory). Công việc được tạo ra trên máy cũng được lưu trữ trong RAM cho đến khi được ghi lại. Bất cứ nội dung gì có trong RAM đều có thể sử dụng ngay lập tức. Nhờ thế, máy tính không phải tìm kiếm thông tin trên ổ cứng. Tuy nhiên, RAM chỉ có thể lưu dữ liệu khi máy tính đang hoạt động, mọi thứ trong RAM sẽ biến mất khi máy tính tắt.

Số lượng RAM được lắp trong một máy có ảnh hưởng tới tốc độ hoạt động của máy tính. Phần mềm hệ thống chiếm một phần đáng kể trong dung lượng RAM. Nếu không có đủ dung lượng RAM cần thiết, máy tính sẽ sử dụng một phần trống trong ổ cứng được gọi là bộ nhớ tạm thời hay bộ nhớ ảo. Người dùng sẽ mất nhiều thời gian để truy cập dữ liệu trong bộ nhớ ảo hơn là trong RAM và việc sử dụng bộ nhớ ảo sẽ làm chậm tốc độ vận hành của máy tính.



1

1.5.3 Ổ cứngTốc độ truy cập và lưu thông tin của ổ cứng có ảnh hưởng tới tốc độ chung của máy khi máy đang sử dụng ổ cứng. Nó có quan hệ mật thiết với tốc độ quay của đĩa, thường vào khoảng 5.000 tới 10.000 rpm. Thông thường, tốc độ quay càng cao thì máy tính càng có thể lưu hay truy cập dữ liệu nhanh.

Sự khác biệt về tốc độ giữa ổ cứng và các thiết bị khác được thể hiện rõ ở thực tế thời gian máy tính truy cập dữ liệu từ một đĩa CD-ROM lâu hơn gấp 10 lần so với từ ổ cứng. Tuy nhiên, tốc độ truy cập cũng có thể bị giới hạn bởi dung lượng của thiết bị lưu trữ. Thiết bị càng lưu nhiều thông tin, người dùng càng mất nhiều thời gian định vị và mở chương trình, dữ liệu.

1.5.4 Tốc độ bus (Bus speed) Một yếu tố khác ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động của máy tính là tốc độ truyền dữ liệu từ một bộ phận tới bộ phận khác trong máy. Bus hệ thống truyền dữ liệu theo phương thức tương tự như cách chia sẻ, vận chuyển hành khách và hàng hóa của hệ thống vận tải trong một mạng giao thông. Tốc độ bus được mô tả bằng số “bit” thông tin có thể truyền được trong một đơn vị thời gian. Các tốc độ điển hình là 66, 100, 133 và 400 mê-ga-héc (MHz). 400 MHz tương đương với 400 triệu bit thông tin/giây. Ví dụ như PCI Express có thể chuyển tới 8 Gb/giây.

1.5.5 Bộ xử lý card đồ họa (Graphics Card Processor)Card đồ họa là phần cứng có nhiệm vụ xử lý các hiển thị đồ họa trên màn hình. Card tăng tốc đồ họa là một biến thể đặc biệt của card đồ họa chuẩn, nó có bộ xử lý và bộ nhớ riêng (nghĩa là nó thực hiện công việc ngoài bộ nhớ CPU).

Card tăng tốc đồ họa thường được tối ưu hóa để sản xuất đồ họa 3D sử dụng trong các lĩnh vực như thiết kế có trợ giúp máy tính và thiết kế trò chơi. Khi hệ điều hành trở nên phức tạp, card này sẽ hỗ trợ vẽ thiết kế và cho phép hiển thị sản phẩm trên màn hình thông thường.

1.5.6 Số lượng các ứng dụng được sử dụngSố công việc được thực hiện cùng lúc trong RAM càng nhiều thì số tài nguyên của CPU bị chiếm dụng càng lớn. Số lượng các ứng dụng hoạt động và khối lượng công việc được tiến hành có thể ảnh hưởng tới hoạt động của máy. Số tài nguyên và dung lượng bộ nhớ có thể sử dụng càng ít thì số lượng công việc có thể thực hiện cùng lúc càng ít.



1

Phần 2 Phần cứng

2.1 Định nghĩa (1.1.1.1)

Phần cứng là thành phần vật lý của một máy tính - như là màn hình, case, bàn phím và cáp (các bộ phận đi cùng khi mua máy tính). Từ “phần cứng” ở đây có thể hiểu là một bộ máy tính hoàn chỉnh hoặc chỉ một phần nào đó (như máy in hay máy scan). Phần cứng sẽ không thể thực hiện được hoạt động nếu không có phần mềm.

2.2 Bộ nhớ và lưu trữ2.2.1 Các kiểu bộ nhớ (1.1.3.1)

Bộ nhớ truy cập ngẫu nhiên (RAM) là bộ nhớ làm việc chính của máy tính. RAM được tính bằng megabyte, do vậy một máy tính có thể được nói là có RAM 512MB. Khi máy tính chạy lần đầu, RAM hoàn toàn trống. Phần mềm hệ thống như Windows được tải vào RAM để máy tính có thể thực hiện tất cả các chức năng được yêu cầu. Nếu một chương trình xử lý văn bản được sử dụng để tạo tài liệu, đầu tiên chương trình này sẽ được tải vào RAM và tài liệu được tạo sẽ được lưu trong RAM khi ở chế độ mở. Nếu máy tính tắt trước khi tài liệu được lưu, mọi thứ lưu trữ trong RAM sẽ mất và phải được tạo lại. Có thể gọi RAM là bộ nhớ không bền vững.

Bộ nhớ chỉ đọc (ROM) được lưu trong các chíp nhớ. Dữ liệu được ghi vĩnh viễn vào các chíp nhớ ngay khi ra đời và người dùng thường không thể thay đổi nội dung lưu. Thông tin và các chỉ lệnh trong ROM có trước khi máy tính được bật lên và vẫn ở nguyên đó khi máy tắt. Không giống như RAM, máy tính không thể ghi vào bộ nhớ ROM mà chỉ có thể đọc. Do vậy, bộ nhớ chỉ đọc được gọi là bộ nhớ bền vững. Loại bộ nhớ này thường được dùng để lưu các chỉ lệnh liên quan đến cách khởi động máy. Các thông tin trong ROM được đọc ngay lập tức khi máy tính khởi động. ROM có dung lượng rất nhỏ nếu so sánh với dung lượng của RAM.

2.2.2 Các đơn vị đo trên máy tính (1.1.3.2)

Một máy tính phải có khả năng “nhớ” thông tin mà nó đang xử lý. Thông tin này được “nhớ” bằng cách lưu tạm thời hoặc lưu vĩnh viễn. Tất cả thông tin mà máy tính đã xử lý được điều khiển và lưu theo dạng mã nhị phân (binary code). Kiểu mã này chỉ sử dụng những sê-ri gồm 2 chữ số là 0 và 1. Trong công việc hàng ngày, chúng ta thường sử dụng hệ thống số có 10 chữ số từ 0 tới 9, gọi là hệ thập phân. Dưới đây là cách người dùng và máy tính đếm các số từ 0 tới 9.

Mỗi chữ số đơn 0 hoặc 1 được gọi là một bit. Các bit được nhóm lại với nhau, một nhóm gồm tám bít được gọi là một byte. Bộ nhớ máy tính được đo như sau:

Người dùng: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9Máy tính: 0000 0001 0010 0011 0100 0101 0110 0111 1000 1001

1 Bit 1 Byte 1 Kilobyte (KB)

1 Megabyte (MB)

1 Gigabyte (GB)

1 Terabyte(TB)

Một chữ số đơn 0 hoặc 1

8 bits(ví dụ 8 bit có thể biểu

diễn chữ cái A)

1,024 bytes(1 nghìn)

1,048,576 byte (1 triệu)

1,073,741,824 byte

(1 nghìn triệu)1,099,511,627,

776byte (1 tỷ tỷ)



1

2.2.3 Các phương tiện lưu trữ (1.1.3.3)

Các chương trình đã sử dụng và công việc đã thực hiện trên máy tính phải được lưu lại trước khi máy tắt. Khi máy tính bật ở lần tiếp sau, các tài liệu này có thể được tải vào RAM và công việc tiếp tục được thực hiện. Thiết bị lưu trữ cơ học kiểu này thường được gọi là bộ nhớ thứ cấp. Dưới đây là các ví dụ về bộ nhớ thứ cấp. • Ổ cứng: Có hai kiểu ổ cứng chính là ổ ngoài và ổ trong. Ổ

cứng trong được đặt trong case, gồm một số đĩa kim loại nằm trong một hộp kim loại kín. Dung lượng ổ cứng của máy tính xách tay thường là 160GB tới 250GB, trong khi dung lượng ổ cứng của máy tính để bàn có thể lên đến 500GB hoặc lớn hơn. Người dùng có thể thêm ổ cứng phụ vào trong hoặc ngoài máy. Ổ cứng ngoài nằm tách biệt hẳn với case máy và được nối với máy bằng cáp.

• Đĩa CD (compact disc): Trong khi đĩa cứng là đĩa từ, thì đĩa CD lại là đĩa quang, sử dụng tia laser để đọc thông tin chứa trong đĩa. Loại đĩa này có thể lưu trữ khoảng 650 MB dữ liệu. Đĩa CD - R (đĩa CD có thể ghi) là loại đĩa cho phép ghi dữ liệu một lần và đọc nhiều lần. Đĩa CD-RW (đĩa CD có thể ghi lại) cho phép ghi đè lên dữ liệu có sẵn trong đĩa. Đĩa CD-ROM là đĩa CD đã được ghi sẵn và không thể ghi lại. Các đĩa CD rất thích hợp với việc lưu trữ các file lớn và các chương trình có chứa cả chữ, hình ảnh và âm thanh như các đĩa bách khoa toàn thư, trò chơi tương tác và các chương trình đào tạo.

• Đĩa DVD (digital versatile disc): Đĩa DVD là một hình thức phát triển của đĩa CD với dung lượng lớn, có thể lưu trữ nhiều gigabyte thông tin. Trong khi đĩa CD thông thường chủ yếu được dùng để ghi nhạc thì đĩa DVD được dùng cho nhiều mục đích hơn. Ví dụ, đĩa DVD có thể thay thế cho băng phim vì nó có thể chứa toàn bộ bộ phim với chất lượng hình ảnh rất cao. Giống như đĩa CD-ROM, đĩa DVD chuẩn, như đĩa phim, không thể ghi được, nhưng cũng có rất nhiều dạng thức đĩa DVD có thể ghi như đĩa DVD-R.

• Ổ USB: Ổ USB là một thiết bị lưu trữ nhỏ, tiện dụng, được đặt trong USB. USB có thể chứa từ 1GB tới 32 GB thông tin.

• Lưu trữ file trực tuyến là một phương pháp lưu file trên mạng internet. Hiện nay, có nhiều website cho phép thành viên tải file lên internet, các file này có thể được chia sẻ công khai hoặc chỉ được phép truy cập bởi người sở hữu. Khi file trở thành dữ liệu trực tuyến, nó cũng có thể được tải trở lại máy như khi được lưu trên các thiết bị khác. Lưu trữ trực tuyến thường được sử dụng để chia sẻ file giữa các máy tính với nhau, ví dụ như chia sẻ ảnh kỹ thuật số, video và file nhạc. Các file lớn thường không được lưu trực tuyến, vì người dùng sẽ phải mất rất nhiều thời gian để tải lên và tải xuống.

• Ổ mạng (network drive) Nếu máy tính nằm trong một mạng, thì khi đó máy tính có thể dùng bộ nhớ truy cập được đặt ở một máy khác. Ví dụ, máy tính chủ của một cơ quan có thể có một vài ổ cứng có dung lượng lớn được chia sẻ và truy cập từ các máy tính khác trong mạng. Người sử dụng có thể tải file lên và xuống từ các khu vực được chia sẻ này qua cáp mạng hoặc qua kết nối mạng không dây.



1

• Các thiết bị kỹ thuật số di động như máy ảnh kỹ thuật số, điện thoại di động và máy chơi game cầm tay thường sử dụng thẻ nhớ di động để lưu trữ. Những loại công nghệ nhớ được sử dụng ở các thẻ nhớ này là bộ nhớ Flash và thẻ Flash. Thẻ nhớ có nhiều định dạng và dung lượng khác nhau, như CompactFlast và SD. Về cơ bản, tất cả các dạng thẻ này đều nhỏ.

Hình bên là thẻ nhớ SD 1GB ở kích thước thật. Dung lượng ghi của thẻ nhớ là từ 128MB tới 16 GB. Nhiều máy tính có tích hợp sẵn bộ đọc thẻ, cho phép máy tính đọc các loại định dạng thẻ khác nhau. Thẻ nhớ hiển thị trên máy tính như một ổ đĩa di động và người dùng có thể copy hoặc gỡ bỏ như bình thường. Thẻ nhớ của máy ảnh kỹ thuật số có thể cắm vào một số máy bán hàng tự động đặc biệt để in ảnh.

Hình minh họa dưới đây cho thấy các ổ khác nhau được thể hiện như thế nào trên màn hình máy tính.

2.3 Các thiết bị đầu vào thông thường (1.1.4.1) Máy tính được lập trình để làm việc với thông tin (dữ liệu) được người dùng nhập vào từ các thiết bị khác nhau. Các thiết bị này được nối vào máy và được gọi là thiết bị ngoại vi. Dưới đây là một số thiết bị đầu vào thông thường. Ngoài những thiết bị này, còn có rất nhiều thiết bị ngoại vi chuyên dụng cho phép nhập thông tin vào máy tính.

2.3.1 Chuột Chuột là một thiết bị đầu vào nhỏ, nằm vừa trong lòng bàn tay. Khi người dùng di chuyển chuột, chuột sẽ truyền thông tin vào máy (con trỏ trên màn hình di chuyển theo).

Một thiết bị chuột điển hình có ba nút. Khi nút chuột được đặt trên một biểu tượng và nhấn, nó có thể kích hoạt một chương trình, chọn một chức năng cụ thể... Bánh xe ở giữa hai nút chuột được sử dụng để lăn khi xem các tài liệu dài. Chuột sử dụng ánh sáng lade phát sáng ở mặt dưới để dẫn con trỏ di chuyển. Chuột thường được nối vào máy tính bằng cáp USB, nhưng hiện nay có một số loại chuột sử dụng sóng radio hoặc công nghệ không dây để giao tiếp với máy tính.

2.3.2 Bàn phímBàn phím có các phím ký tự được sắp xếp cải biến từ bố cục phím của máy đánh chữ. Bàn phím tiêu chuẩn là bàn phím QWERTY (đây là sáu chữ cái đầu tiên của hàng trên cùng của các phím ký tự). Đa phần các bàn phím có một bộ phím số nằm bên phải và các phím chức năng bổ sung được sử dụng để thực hiện các chức năng được lập trình sẵn.



1

2.3.3 Bi xoayBi xoay là loại chuột hoạt động theo nguyên tắc di chuyển lên xuống để quay viên bi trong một hộp nhỏ dưới đáy chuột, nhằm mục đích di chuyển con trỏ trên màn hình. Bi xoay giúp tiết kiệm không gian, do không cần sử dụng bàn di chuột. Các nút nằm ở hai bên của bi xoay có chức năng tương tự như các nút chuột. Chúng thường được dùng trong các ứng dụng như thiết kế có sự trợ giúp của máy tính, bởi vì chúng đưa ra các chỉ dẫn điều khiển cực kỳ chuẩn xác.

2.3.4 Máy quét Máy quét (scanner) là một thiết bị đầu vào quang học. Nó sử dụng các quá trình xử lý cảm ứng ánh sáng để chụp ảnh, hình ảnh sau đó sẽ được chuyển sang mã nhị phân để máy tính xử lý. • Máy quét hình phẳng (Flatbed Scanner) trông giống một máy photocopy nhỏ. Chúng quét các hình

ảnh như đồ họa, ảnh hay chữ và chuyển thành thông tin kỹ thuật số mà máy tính có thể hiểu. Hình ảnh và chữ sau khi quét có thể được xử lý lại bằng các phần mềm chuyên dụng, rồi được in hoặc lưu trữ cho các lần sử dụng sau.

• Máy đọc mã vạch quét mã vạch in trên hàng hóa. Máy tính được lập trình sẵn để nhận dạng các mã khác nhau được thể hiện trên mã vạch và chuyển chúng thành thông tin số, như giá thành.

• Máy quét OCR (nhận dạng ký tự quang học) được máy tính sử dụng để nhận dạng các ký tự in hoặc viết tay. Các máy này sử dụng công nghệ quét ảnh cho phép quét từng ký tự trong văn bản và thường được dùng để xử lý séc, thẻ tín dụng và phân loại thư. Máy nhận dạng ký tự quang học cũng có thể được dùng để quét và chuyển các tài liệu từ dạng văn bản sang dạng lời nói.

Trong các cơ quan văn phòng, máy quét thường có sẵn trong các thiết bị đa chức năng, cho phép thực hiện các chức năng gửi fax và in.

2.3.5 TouchpadTouchpad là một thiết bị cảm ứng (hình vuông, có kích thước từ 2,5cm tới 5cm) có thể thay thế chuột trong máy tính xách tay. Khi đầu ngón tay của người dùng di chuyển trên bề mặt touchpad thì con trỏ trên màn hình cũng di chuyển (giống như cách sử dụng chuột). Touchpad cũng được dùng trong một số bàn phím để dùng thay cho chuột (Xem mô-đun “Trước khi bắt đầu”, Phần 3).

2.3.6 Cần điều khiểnCần điều khiển (joystick) là một cần gạt bằng tay, có thể di chuyển theo các hướng khác nhau để kiểm soát chuyển động trên màn hình. Hầu hết các cần điều khiển đều có một số nút, những nút này được nhấn để thực hiện được các hành động khác nhau. Cần điều khiển thường được sử dụng trong thiết bị mô phỏng bay hay dùng để kiểm soát các máy móc được vận hành bằng máy tính.

2.3.7 Máy ảnh kỹ thuật sốNhững chiếc máy ảnh này số hóa các hình ảnh và lưu chúng vào một thẻ nhớ flash di động. Các hình ảnh sau đó có thể được chuyển vào máy tính để chỉnh sửa và in. Khi được nối với máy tính, hầu hết các máy ảnh kỹ thuật số hiện đại được máy tính coi là thiết bị lưu trữ bên ngoài hoặc một ổ lưu trữ phụ và có thể được sử dụng tương tự như các ổ khác.



1

2.3.8 Micro Ngoài việc cho phép ghi âm thanh vào máy tính, micro (microphone) còn có thể được sử dụng để dùng lệnh nói điều khiển các chức năng của máy tính khi có phần mềm chuyên dụng. Lời nói cũng có thể được mã hóa, chuyển đổi thành văn bản và đưa vào một chương trình xử lý văn bản.

2.3.9 Bút cảm ứngBút cảm ứng (stylus) được sử dụng kèm theo một số PDA và thiết bị cầm tay. Nó là một thiết bị cầm tay được dùng để viết trực tiếp lên màn hình cảm ứng. Các ký tự do bút cảm ứng tạo ra sau đó sẽ được phần mềm nhận dạng chữ viết tay chuyển thành các ký tự giống như được nhập bằng bàn phím.

2.2.10 WebcamWebcam là một máy ảnh kỹ thuật số nhỏ được nối với máy tính, nó có thể chụp ảnh hoặc quay video. Chẳng hạn, webcam có thể được sử dụng trong các hội nghị qua truyền hình hay sử dụng kèm ứng dụng thoại internet.

2.3.11 Máy tính bảngMáy tính bảng có mặt hình chữ nhật phẳng, có khả năng cảm ứng ánh sáng hoặc cảm ứng với các tiếp xúc và một chiếc bút đặc biệt. Khi di chuyển bút trên mặt phẳng, đường đi của bút sẽ được ghi lại và tái tạo trên màn hình.Ví dụ, chúng có thể tạo ra một tác phẩm nghệ thuật mới một cách tự nhiên hơn là dùng chuột.

2.4 Các thiết bị đầu ra thông thường (1.1.4.2)

Thông tin trong máy tính có thể được hiển thị bằng nhiều loại thiết bị ngoại vi khác nhau.

2.4.1 Màn hìnhMàn hình cung cấp giao diện trực quan về hoạt động của máy tính. Nó hiển thị một mô hình đồ họa chuẩn để cung cấp thông tin hình ảnh về các hoạt động đang được tiến hành và những gì xảy ra trên máy.

Dưới đây là một số thuộc tính thường thấy của màn hình hiện đại:• Màn hình sử dụng công nghệ hiển thị phẳng, LCD hoặc plasma.• Kích thước của màn hình được đo theo đường chéo của màn hình (khoảng cách giữa hai góc đối diện).

Các kích thước phổ biến là 17” và 19”. Các loại màn hình kích thước lớn thường được dùng cho công việc thiết kế đồ họa hoặc dựng bố cục toàn trang đòi hỏi phải hiển thị một hoặc nhiều trang trên màn hình. Độ phân giải của màn hình là số điểm (dot) hay số điểm ảnh (pixel) có thể hiển thị trên màn hình. Chuẩn hiển thị thông thường là 640 pixel theo phương ngang màn hình và 480 pixel theo phương thẳng đứng màn hình. Chuẩn này được gọi là độ phân giải VGA. Thế hệ màn hình tiếp theo có chuẩn hiển thị là 800x600 pixel và độ phân giải này được gọi là SVGA (super VGA). Độ phân giải cao hơn là 1024x768 pixel, được gọi là XVGA (extended VGA) hiện nay là độ phân giải chuẩn mặc dù các độ phân giải cao hơn XVGA cũng được sử dụng khá phổ biến. Màn hình có độ phân giải cao sẽ hiển thị tài liệu chuẩn xác hơn màn hình có độ phân giải thấp cùng kích thước, tuy nhiên chữ sẽ hiển thị nhỏ hơn.

• Chất lượng màu sắc được hiển thị trên màn hình phụ thuộc vào cấu tạo của màn hình và mạch điện tử trong máy tính. Thông thường, chất lượng màu sắc được mô tả bởi số lượng màu sắc mà nó có thể hiển thị. Những thế hệ màn hình cũ chỉ có thể hiển thị 4 hoặc 16 màu, nhưng sau đó các phần mềm dần chuyển sang sử dụng chuẩn 256 màu. Ngày nay, màn hình có thể hiển thị hàng ngàn, thậm chí hàng triệu màu sắc để cho chất lượng ảnh tốt hơn.



1

2.4.2 Máy in (printer)Máy in dùng để in các tài liệu trong máy tính ra giấy hoặc các chất liệu khác. Các tài liệu như vậy thường được gọi là bản in (printout) hoặc bản sao cứng (hard copy). Dưới đây là một vài loại máy in phổ biến nhất hiện nay. • Máy in ma trận điểm (dot matrix). Loại máy này sử dụng một đầu in có kim để tạo ra các điểm trên trang

giấy bằng cách gõ các dấu kim lên một băng mực. Số kim và số lần gõ càng lớn thì chất lượng in càng tốt, nhưng tốc độ in sẽ càng chậm. Các bản sao giấy than có thể được tạo bằng các máy in này. Loại máy in này được sử dụng để tạo các bản in nhỏ, như vé hay hóa đơn thanh toán ở siêu thị. Máy in ma trận điểm hiện vẫn được sử dụng rộng rãi kết hợp với các phần mềm kế toán để tạo ra nhiều bản sao của tài liệu.

• Máy in phun (inkjet) thực hiện in bằng cách bắn trực tiếp các tia mực nhỏ vào mặt giấy. Loại máy in này có thể sử dụng các loại mực màu khác nhau để tạo ra những hình ảnh màu chất lượng cao. Hầu hết các máy in phun mực sử dụng mực đen để in chữ. Loại máy in này không đắt nhưng chi phí vận hành lại cao và hộp mực phải được thay thế sau vài trăm bản in. Khi máy in chỉ sử dụng một hộp mực chứa tất cả các màu, toàn bộ hộp mực phải được thay thế khi có một màu hết mực. Một số máy in có sử dụng hộp mực riêng cho từng màu mực khác nhau (thường là 6 hộp), nhưng các hộp mực vẫn phải được thay thế thường xuyên. Để có chất lượng in cao nhất cần có loại giấy in chuyên dụng, điều này làm tăng chi phí in. Máy in phun không thể in trên giấy than bởi vì loại máy in này không có hoạt động gõ cơ học như máy in ma trận điểm. Máy in phun chạy êm nhưng chậm hơn máy in laser.

• Máy in laser có cơ chế hoạt động giống như máy photocopy. Loại máy này sử dụng một chùm tia laser để đặt một điện tích vào chữ hoặc ảnh được in trong trống quay. Khu vực nhiễm điện tích của trống sẽ hút bột mịn màu đen đó và bột được áp vào giấy khi trống quay. Sau đó, giấy được làm nóng để hình ảnh in chặt lên giấy.

Các máy in laser tạo ra hình ảnh có chất lượng cao, nhưng thường chỉ có màu đen hoặc trắng (hoặc xám) do chi phí đắt. Máy in laser màu đắt gấp hai đến ba lần máy in laser đen trắng. Loại máy in này đắt hơn nhiều so với máy in phun mực nhỏ, nhưng nó ổn định và hoạt động tốt hơn. Máy in laser cũng chạy nhanh hơn và có chi phí vận hành thấp hơn máy in phun mực vì hộp màu của loại máy in này có thể tạo ra được gần 5000 trang in. Giống như máy in phun mực, máy in laser cũng không thể in trên giấy than.

2.4.3 Loa Các ứng dụng đa phương tiện tạo ra nhu cầu sử dụng loa trong máy tính và nó là thiết bị chuẩn trong mô hình máy tính hiện đại. Các loa nhỏ thường được tích hợp luôn trong máy, nhưng thông thường người dùng có thể nối máy tính với một bộ loa âm ly lớn hơn, nếu muốn. Màn hình LCD phẳng hiện đại thường được tích hợp sẵn loa ở cạnh bên.

2.4.4 Tai nghe Tai nghe (headphone) là bộ loa cá nhân nhỏ để người dùng đeo vào tai. Các loa vừa khít lỗ tai nên thường được gọi là tai nghe. Tai nghe rất phù hợp khi người dùng không muốn âm thanh quấy rầy người xung quanh, ví dụ như trong lớp học hay trên tàu.

2.5 Các thiết bị đầu vào/đầu ra (1.1.4.3)

Một số thiết bị được xếp vào loại vừa là đầu vào vừa là đầu ra. Những thiết bị này gồm màn hình cảm ứng và các nhạc cụ điện tử.

2.5.1 Màn hình cảm ứngMàn hình cảm ứng cho phép người dùng điều khiển máy tính bằng cách tiếp xúc trực tiếp với màn hình. Nó không cần chuột hay thiết bị nào khác. Loại thiết bị này được sử dụng trong các trạm thông tin công cộng, nơi mà chuột và các thiết bị khác không khả dụng.



1

2.5.2 Nhạc cụ điện tửNhững thiết bị này có thể kết nối với máy tính qua card âm thanh và việc nhập dữ liệu được thực hiện bằng các phần mềm chuyên dụng. Kết quả có thể được chuyển sang đĩa CD hoặc lưu trong ổ cứng máy tính để người dùng có thể nghe hoặc biên tập lại. Các nhạc cụ điện tử điển hình là bộ xếp dãy và bộ tổng hợp.



1

Phần 3 Phần mềm

3.1 Định nghĩa (1.2.1.1)

Thuật ngữ phần mềm được sử dụng để mô tả chung các chương trình được thực thi trên máy tính, ví dụ như phần mềm hệ điều hành và phần mềm ứng dụng.

3.2 Phần mềm hệ điều hành và phần mềm ứng dụng3.2.1 Phần mềm hệ điều hành (1.2.1.2)

Đây là chương trình nắm giữ tất cả các chỉ lệnh làm cho máy hoạt động, bao gồm quá trình khởi động, hiển thị màn hình và sử dụng các ổ để lưu trữ dữ liệu.

Hệ điều hành cũng quản lý các chương trình khác như xử lý văn bản, trò chơi hay duyệt internet. Nó nhận các chỉ lệnh từ những chương trình này, chuyển chúng tới CPU, sắp xếp hiển thị trên màn hình, lấy kết quả từ CPU và truyền tới ổ cứng để lưu trữ hoặc tới máy in để in. Hệ điều hành được lưu vĩnh viễn trong ổ cứng và tự động chạy khi máy tính bật. Nếu không có hệ điều hành, máy tính sẽ giống như một chiếc ô tô không có động cơ.

Các hệ điều hành phổ biến hiện nay là:• Microsoft Windows và các biến thể của nó như Windows Vista và Windows XP, đây là những hệ điều

hành phổ biến nhất trong các máy tính PC tương thích. • Ubuntu và Fedora, dựa trên Linux và chạy trên các máy tính PC tương thích. • MacOS là hệ điều hành chạy trên phần cứng của Apple và Intel.• Symbian là hệ điều hành chạy trên nhiều thiết bị di động như điện thoại thông minh.

3.2.2 Phần mềm ứng dụng (1.2.1.3)

Phần mềm ứng dụng là tất cả các phần mềm khác chạy trong máy tính. Người dùng sử dụng các phần mềm này để thực hiện công việc của họ. Bộ chương trình của Microsoft Office 2007 là một ví dụ về các phần mềm ứng dụng. Bộ ứng dụng này gồm những ứng dụng sau:

Loại phần mềm Tên sản phẩm Chức năng Xử lý văn bản Word Soạn tài liệu, như các báo cáo và thư từ.

Bảng tính Excel Nhập số và thực hiện các hàm toán học.

Cơ sở dữ liệu Access Lưu giữ thông tin như chi tiết về các thành viên của một câu lạc bộ.

Trình chiếu PowerPoint Tạo các slide để trình chiếu trong thuyết trình.

Thư điện tử Outlook Gửi và nhận thư điện tử.

Dưới đây là một số phần mềm ứng dụng phổ biến khác:

Loại phần mềm Tên sản phẩm Chức năng Trình duyệt web Internet Explorer Truy cập internet và xem nội dung các trang web.

Sửa ảnh Picture Manager Quản lý và sửa ảnh kỹ thuật số.

Trò chơi trên máy tính Games for Windows Chơi game trên máy tính, chơi cá nhân hoặc chơi tập thể.



1

Có một số lượng lớn các phần mềm ứng dụng được dùng để phục vụ những nhu cầu khác nhau trong các tổ chức và doanh nghiệp. Ví dụ, hệ thống quản lý nhân sự được dùng để ghi và theo dõi hồ sơ tuyển dụng, quyền hạn, mức lương, nhiệm vụ của từng nhân viên... Hệ thống thông tin quản trị của phòng bán hàng của một công ty sẽ ghi lại hồ sơ về nhu cầu khách hàng, hồ sơ hỗ trợ sản phẩm, các cấp truy cập thông tin trực tuyến, chi tiết liên lạc và các thông tin có liên quan.

Cũng có những ứng dụng như hệ thống quản lý quan hệ khách hàng giúp người dùng quản lý những sự kiện phát sinh, duy trì và cập nhập thông tin về khách hàng. Ngoài ra, còn có những hệ thống quản lý bán hàng qua điện thoại giúp theo dõi thời gian gọi điện và tỷ lệ phản hồi của khách hàng... Các phần mềm kế toán giúp duy trì các báo cáo, tạo báo cáo dòng tiền, bảng cân đối kế toán, chuẩn bị các báo cáo quý, bản liệt kê thuế, các dự toán...

Tại các gia đình, những ứng dụng e-mail, duyệt web, chỉnh sửa ảnh và trò chơi cũng thường xuyên được sử dụng. Các trò chơi cũng là ứng dụng, người dùng có thể chơi một mình hoặc chơi trực tuyến với người chơi khác trên khắp thế giới.

3.2.3 Sự khác nhau giữa phần mềm hệ điều hành và phần mềm ứng dụng (1.2.1.4)

Một hệ điều hành (như Windows) và một ứng dụng (như Word) đều là các ví dụ về phần mềm máy tính. Sự khác nhau giữa hệ điều hành và ứng dụng đó là nếu không có hệ điều hành thì các ứng dụng sẽ vô ích: Hệ điều hành cung cấp môi trường cho các ứng dụng hoạt động trên đó.

3.3 Tăng khả năng truy cập (1.2.1.5)

Khả năng truy cập là khả năng sử dụng dễ dàng các phần cứng hay phần mềm của máy tính. Những khiếm khuyết nhất định của người dùng có thể cản trở họ thao tác một số chức năng của máy tính. Ví dụ, nếu thị lực của người dùng kém, họ có thể gặp khó khăn khi xem các hiển thị trên màn hình. Khi đó, một nhóm các tùy chọn sẽ được đưa ra để tăng khả năng truy cập cho người dùng. Hầu hết các tùy chọn này đều có sẵn trong hệ điều hành của Windows. • Phần mềm nhận dạng giọng nói thay thế bàn phím và chuột, cho phép người dùng nói vào micro. Phần

mềm này có thể chuyển giọng nói thành văn bản, thực hiện các lệnh theo yêu cầu...• Phần mềm đọc màn hình là ứng dụng phần mềm chuyển thông tin trên màn hình thành âm thanh số

hóa cho người dùng có vấn đề về thị giác có thể tiếp cận. Phần mềm đọc màn hình thường được sử dụng để chuyển văn bản thành dạng âm thanh.

• Phần mềm phóng to màn hình là ứng dụng cho phép phóng to nội dung được hiển thị trên màn hình để người dùng có thể quan sát dễ dàng hơn.

• Bàn phím trên màn hình là những bàn phím ảo hiển thị trên màn hình, cho phép người dùng nhập liệu bằng thiết bị trỏ hoặc cần điều khiển.



1

Phần 4 Mạng thông tin

4.1 Các loại mạng 4.1.1 Mạng LAN, WLAN và WAN (1.3.1.1)

Trong mạng cục bộ (local area network - LAN), các máy tính trong một khu vực giới hạn, thường là trong cùng một tòa nhà, được lập mạng, tức kết nối với nhau, qua các dây cáp. Máy tính trong các phòng của một công ty thường được kết nối bằng phương thức này.

Mạng cục bộ không dây (wireless local area network - WLAN) tương tự như mạng LAN nhưng không sử dụng cáp để nối máy tính. Trong một mạng không dây, các máy có thể giao tiếp với nhau bằng cách sử dụng tín hiệu là các sóng radio truyền trong không gian. Loại mạng này cho phép người dùng linh hoạt hơn vì họ có thể di chuyển máy tính tùy thích trong khu vực có sóng, đặc biệt tiện cho các máy tính xách tay. WLAN được sử dụng nhiều trong hộ gia đình hoặc các cơ quan, nơi công cộng, quán cafe...

Trong mạng diện rộng (wide area network - WAN), các máy tính, cũng như mạng máy tính, được kết nối với nhau dù có khoảng cách địa lý tương đối xa.

Mạng WAN vận hành theo cách tương tự như một mạng cục bộ, nhưng có quy mô lớn hơn nhiều. Nhiều tổ chức sử dụng loại mạng này để kết nối văn phòng đại diện ở các nước khác nhau trên khắp thế giới.

Khả năng phủ khắp thế giới được đảm bảo chủ yếu nhờ các giao tiếp qua vệ tinh. Dữ liệu được truyền trên toàn thế giới thông qua công nghệ vệ tinh. Vệ tinh nhận và truyền dữ liệu mà không cần dùng cáp dây đất hay cáp chạy qua biển.

4.1.2 Máy tính khách/chủ (1.3.1.2)

Trong hầu hết các mạng, sẽ có hai kiểu máy tính là máy chủ (server) và máy khách (client). Máy khách là máy mà người dùng ngồi tại đó và tương tác trực tiếp, còn máy chủ chịu trách nhiệm lưu trữ tài liệu, gửi và nhận thông tin từ máy khách. Dữ liệu mà máy chủ lưu có thể sử dụng bởi tất cả các máy khách trong mạng. Ví dụ, trên máy chủ có lưu một file mà người dùng muốn cập nhật. Người dùng có thể tải file đó về, biên tập nó và sau đó gửi lại máy chủ. Khi được đẩy lên máy chủ, file đã cập nhật có thể được dùng bởi bất kỳ máy khách nào trong mạng.

4.1.3 Mạng ngang hàng Mạng ngang hàng (Peer to Peer - P2P) là mạng mà trong đó không có một máy chủ độc lập nào. Thay vào đó, mỗi máy tính trong mạng sẽ là một máy chủ. Có lẽ mạng P2P được biết đến nhiều nhất với việc chia sẻ không hợp pháp các dữ liệu có bản quyền như nhạc hoặc phim ảnh. Bảo mật trong mạng P2P là vấn đề rất đáng quan tâm và nó chỉ lý tưởng khi tất cả người dùng trong mạng biết nhau, ví dụ như mạng máy tính trong hộ gia đình.

Giao tiếp vệ tinh

Máy Chủ

Các máy khách

Các máy khách

Máy chủ



1

4.2 Internet (1.3.1.3)

4.2.1 Internet Internet là mạng máy tính rộng khắp toàn cầu, các máy tính được nối với nhau bằng các mạng viễn thông. Bất kỳ máy tính nào có phần mềm, phần cứng và có kết nối với mạng viễn thông đều có thể truy cập internet. Máy tính của bạn - gần như chắc chắn - là một chiếc máy tính như vậy. Dưới đây là những yêu cầu để một máy tính có thể kết nối quay số với internet. • Máy tính: Bất kỳ máy tính nào cũng có thể kết nối với internet. Ngôn ngữ giao tiếp đặc biệt được sử dụng

trong mạng internet cho phép tất cả các loại máy tính có thể giao tiếp với nhau. • Bộ định tuyến (router): Đây là phần cứng có nhiệm vụ cung cấp điểm truy cập giữa một máy tính cá

nhân với mạng internet. Thông thường, bộ định tuyến sẽ nối mạng internet với cổng điện thoại, kết nối không dây hoặc kết nối vệ tinh. Máy tính có thể kết nối với bộ định tuyến bằng cáp hoặc kết nối không dây.

• Trình duyệt (browser): Đây là các phần mềm, như Netscape Communicator, Microsoft Internet Explorer hoặc Mozilla Firefox cho phép máy tính hiển thị các tín hiệu đến từ mạng internet.

• Tài khoản từ nhà cung cấp dịch vụ internet (ISP): Tài khoản này được cung cấp bởi một công ty viễn thông làm nhiệm vụ kết nối máy tính với mạng internet.

• Đường dây điện thoại tiêu chuẩn hoặc kết nối không dây hoặc kết nối qua vệ tinh.

4.2.2 Sử dụng mạng internet Mạng internet thường được sử dụng phổ biến như một công cụ giao tiếp toàn cầu để gửi e-mail hay tin nhắn, chia sẻ hình ảnh hay video, tham gia các cuộc thảo luận hay viết blog. Mạng internet cũng là nguồn tài liệu tham khảo rất tốt, cho phép người dùng tiếp cận với một khối lượng thông tin khổng lồ thuộc bất kỳ lĩnh vực nào. Bên cạnh đó, hiện nay, mạng internet cũng đang nhanh chóng thay thế các kiểu truyền thông truyền thống như báo chí, radio và TV. Do internet linh hoạt hơn, cho phép tương tác nhiều hơn phương tiện truyền thông truyền thống, nên các nhà xuất bản và quảng cáo có thể tùy chỉnh nội dung cho phù hợp với người dùng.

4.3 Intranet và extranet (1.3.1.4)

4.3.1 IntranetIntranet cho phép giao tiếp và chia sẻ thông tin nội bộ giữa các máy trong một tổ chức. Một website được xây dựng cho nội bộ một công ty trông và hoạt động có vẻ giống các website khác, nhưng thông tin trên đó chỉ có thể được dùng bởi các nhân viên của công ty đó và sẽ có những phần mềm đặc biệt bảo vệ nó khỏi sự truy cập của các đối tượng bên ngoài. Intranet vận hành giống hệt như mạng internet. Intranet cho phép các công ty gửi các thông tin quan trọng, liên quan và mới nhất chỉ cho nhân viên của mình.

4.3.2 ExtranetExtranet là một dạng mở rộng của intranet. Ví dụ, nó cho phép người ngoài truy cập vào một số khu vực của mạng nội bộ. Cụ thể là người dùng bên ngoài có thể truy cập để đặt hàng trực tuyến hoặc truy vấn tài khoản. Thông thường, người dùng chỉ có thể truy cập extranet khi họ có tài khoản hợp pháp gồm tên truy cập (username) và mật khẩu (password). Tên truy cập và mật khẩu sẽ giúp xác định mức độ và những vùng mà người dùng được phép truy cập.



1

4.4 Kết nối với internet4.4.1 Sử dụng mạng điện thoại trong công nghệ máy tínhHệ thống điện thoại được phát triển trong thế kỷ XX được gọi là mạng điện thoại công cộng (public switched telephone network - PSTN) hay mạng dữ liệu công cộng (public switched data network - PSDN). Trước đây, hệ thống này chuyên dùng để truyền âm thanh dưới dạng tín hiệu tương tự qua cáp, nhưng hiện nay nó được dùng để truyền cả dữ liệu.

Cùng với sự phát triển của internet và nhu cầu truyền dữ liệu nhanh, tốc độ truyền dữ liệu qua các mạng viễn thông trở thành một đề tài nghiên cứu quan trọng. Một số hệ thống đã được phát triển và hầu hết chúng đều tập trung vào cách nén dữ liệu. Dưới đây là ba cột mốc phát triển quan trọng. • Mạng kỹ thuật số tích hợp dịch vụ (integrated services digital network - ISDN): Hệ thống mạng này

được thiết kế để truyền các tín hiệu số hóa sử dụng trong máy tính. Thông thường, các tín hiệu này được truyền qua cáp điện thoại. Với công nghệ đặc biệt được lắp đặt ở mỗi đầu đường cáp, tốc độ truyền dữ liệu được cải thiện đáng kể. ISDN có tốc độ truyền nhanh hơn nhiều so với PSDN, dù vậy nó vẫn cung cấp thông tin với tốc độ kém xa tốc độ xử lý của máy tính. Tốc độ truyền thông tin cơ bản bằng đường ISDN là 64 Kbps (kilobits/giây). Tốc độ 128 Kbps cũng có nhưng thường phải tốn thêm chi phí. Các đường ISDN phụ cũng có thể được kết nối để tăng tốc độ truyền. Mạng ISDN cho phép người dùng có thể cùng lúc sử dụng mạng internet và điện thoại.

• Đường thuê bao kỹ thuật số bất đối xứng (asymmetric digital subscriber line - ADSL): Đây là công nghệ truyền dữ liệu tốc độ cao cho phép sử dụng các đường dây điện thoại đã có để truy cập nhanh vào mạng internet. Kết nối này luôn luôn hoạt động, do vậy người dùng không cần quay số để kết nối. Tốc độ truyền dữ liệu có sự khác biệt đáng kể giữa các nhà cung cấp dịch vụ. Tốc độ nhận dữ liệu thường cao hơn tốc độ truyền. Tốc độ điển hình là 2 Mbps để tải về và 512 Mbps cho tải lên.

• Sợi quang học (fibre optics): Đây là lựa chọn ngày càng phổ biến cho những người dùng công nghệ truyền dữ liệu. Công nghệ này cho phép truyền các tín hiệu ánh sáng đã được điều chỉnh dọc theo các sợi quang học với tốc độ 2Gbps. Cáp sợi quang học có thể tải nhiều thông tin hơn nhiều lần so với các hệ thống tín hiệu vô tuyến hay điện từ, bởi vì nó là tín hiệu có tần số cao hơn. Ngoài ra, công nghệ này còn có một ưu điểm nữa là tín hiệu của nó không bị gián đoạn bởi hiện tượng nhiễu điện từ.

4.5 Truyền dữ liệu4.5.1 Upload và download (1.3.2.1)

Tải lên (upload) và tải xuống (download) mô tả sự truyền file dữ liệu giữa các máy tính được kết nối gián tiếp qua mạng internet. Tải lên có nghĩa là truyền dữ liệu đến một máy tính ở xa, tải xuống có nghĩa là truyền dữ liệu từ máy tính ở xa về máy đang dùng.

Các file thường được tải xuống bằng cách nhấn chuột vào các đường liên kết (link) trên các trang web hoặc qua các ứng dụng tải xuống khác như BitTorrent hay FTP (File Transfer Protocol).

Tải lên cũng có thể được tiến hành qua FTP hoặc các trang web, ví dụ như đưa video lên YouTube.

4.5.2 Tốc độ truyền (1.3.2.2)

Tốc độ truyền là số đo lượng dữ liệu trung bình được truyền giữa hai thiết bị truyền dữ liệu trong một giai đoạn thời gian. Thông thường, tốc độ truyền được đo bằng bội số của các bit hoặc byte trong một giây. Trong cách nói thông thường, tốc độ truyền là tốc độ mà máy tính có thể gửi và nhận thông tin qua mạng LAN, WAN hoặc internet.



1

Tốc độ truyền ảnh hưởng đến tốc độ xuất hiện hiển thị của các trang web và tốc độ tải lên cũng như tải xuống. Bảng dưới đây là các ví dụ về tốc độ truyền:

Tốc độ Mô tả Ví dụ

bps Bit/giây 800 bps là tốc độ tối thiểu để truyền file lời nói có thể nhận diện.

Kbps Kilobit (hàng ngàn bit)/giây Một modem 56K có tốc độ tối đa về mặt lý thuyết là 56Kbps

Mbps Megabit (hàng triệu bit)/giâyKết nối internet băng thông rộng ADSL có thể cho phép tải xuống với tốc độ lên tới 8Mbps phụ thuộc vào dịch vụ cung cấp.

Gbps Gigabit (hàng tỷ bit)/giây Bộ nhớ PC2100 SDRAM, một loại RAM được sử dụng trong nhiều máy tính, có tốc độ truyền khoảng 21Gbps.

4.6 Kết nối internet 4.6.1 Kết nối quay số và kết nối băng thông rộng (1.3.2.3 và 1.3.2.5) Các kết nối internet được chia thành hai loại là kết nối quay số (dial-up) và kết nối băng thông rộng (broadband).

Kết nối quay số đòi hỏi máy tính phải quay một số điện thoại đặc biệt để thiết lập kết nối với internet. Các kết nối quay số có tốc độ truyền thấp và được đo theo đơn vị Kbps. Chi phí cho loại kết nối này thay đổi tùy theo tốc độ quay số và thời gian kết nối (tương tự như một cuộc gọi điện thoại).

Kết nối băng thông rộng được dùng để chỉ bất kỳ công nghệ nào có tốc độ truy cập internet cao. Các kết nối băng thông rộng có tốc độ truyền cao và được đo theo đơn vị là Mbps và luôn hoạt động, vì vậy máy tính không cần phải quay số điện thoại để kết nối với internet. Như vậy, người dùng sẽ phải trả một khoản phí cố định, khoản phí này thường được tính gộp trong phí dịch vụ điện thoại. Do bản chất của kết nối băng thông rộng là tốc độ cao và luôn hoạt động, nên nguy cơ máy tính bị tấn công xâm nhập từ các máy tính khác là rất cao. Vì thế, người dùng nên sử dụng các biện pháp bảo mật và biện pháp cảnh báo trước như mật khẩu, tường lửa (firewall) và phần mềm chống virus.

4.6.2 Tùy chọn trong kết nối internet (1.3.2.4)

Một máy tính có thể được kết nối với mạng internet theo nhiều cách khác nhau. Phương pháp được sử dụng có thể phụ thuộc vào sự lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ internet (Internet Service Providers - ISP), chi phí và vị trí địa lý. Ví dụ, người dùng ở khu vực xa xôi hẻo lánh chỉ có thể truy cập gói dịch vụ internet quay số bằng đường điện thoại và buộc phải sử dụng một dịch vụ vệ tinh hay dịch vụ không dây để có được đường truyền internet tốc độ cao.

Dưới đây là các loại kết nối internet phổ biến.

Kết nối quay số• Modem: Kết nối quay số là kiểu kết nối chậm nhất. Kiểu kết nối này sử dụng đường điện thoại tiêu chuẩn,

truyền dữ liệu đi và đến máy tính qua một modem. Modem là thiết bị chuyển đổi tín hiệu trong đường dây điện thoại thành dạng số hóa mà máy tính có thể hiểu và ngược lại. Khi máy tính đang sử dụng đường dây, người dùng sẽ không thể thực hiện hay nhận các cuộc gọi. Tốc độ truyền của modem thường là 56Kbps.

• Mạng kỹ thuật số tích hợp dịch vụ - ISDN (Integrated Services Digital Network): Những kết nối này là một sự cải tiến so với kết nối quay số vì nó là hệ thống truyền kỹ thuật số. Nhiều đường dây có thể được kết hợp lại để tăng tốc độ đường truyền, cho phép người dùng có thể đồng thời gọi điện và truyền dữ liệu. Tốc độ truyền điển hình là 128Kbps.



1

Kết nối băng thông rộng• Mạng internet không dây (Wireless Internet): Kết nối này sử dụng bộ định tuyến (router) để có thể

nhận và phát các tín hiệu qua ăng-ten. Công nghệ này thường được sử dụng cho những nơi không có kết nối dây. Mạng này có tốc độ khá nhanh nhưng có thể bị gián đoạn. Điện thoại di động cũng sử dụng công nghệ không dây để truy cập internet. Mạng không dây của điện thoại di động không giống mạng không dây tại các cơ quan hay các hộ gia đình. Nếu ở cơ quan hay ở nhà thì kết nối internet thực có thể chỉ là ADSL hay một công nghệ nào đó và mạng được chia sẻ trong tòa nhà thông qua một mạng không dây. Tốc độ truyền điển hình của mạng này là 2Mbps.

• Mạng internet kết nối bằng vệ tinh (Satellite Internet): Mạng này cho phép truy cập internet từ những khu vực xa xôi hẻo lánh. Đây là một giải pháp đắt đỏ, có tốc độ truyền thấp. Mạng này cũng giống như mạng không dây, chỉ là một giải pháp tiềm tàng. Điều này có nghĩa là quá trình tải lên hay tải xuống dù đạt tốc độ nhanh nhất sau khi khởi động xong thì thời gian chờ khởi động cũng rất lâu. Do vậy, mạng này không phù hợp cho các ứng dụng như VoIP hay chơi game trực tuyến. Tốc độ truyền điển hình là 500Kbps.

• Mạng internet sử dụng cáp (Cable Internet): Đây là kiểu kết nối internet sử dụng cáp chuyên dụng, có thể là cáp vô tuyến. Kết nối kiểu này có tốc độ cao, nhưng không chuyên, nói cách khác, kết nối này có thể được một số người dùng dùng chung. Tốc độ truyền điển hình là 50Mbps.

• Đường thuê bao kỹ thuật số bất đối xứng ADSL (Asymmetric Digital Subscriber Line): Đây là dịch vụ kết nối tốc độ cao, nó được đặt tên như vậy bởi tốc độ tải xuống nhanh hơn rất nhiều tốc độ tải lên. Tốc độ truyền điển hình là 24Mbps.

• Sợi quang học (Optic Fibre): Sử dụng ánh sáng laser để truyền dữ liệu, công nghệ này có thể đem lại tốc độ truyền lên tới 100Mbps.

• Điện thoại di động (Mobile Phone): Là những chiếc điện thoại không cần dây nối đất mà vẫn có thể thực hiện và nhận cuộc gọi. Chúng cũng sử dụng công nghệ không dây để truy cập internet, truy cập các tiện ích như đọc tin, thực hiện giao dịch điện tử... Đối với dịch vụ ngân hàng điện tử (m-banking), người dùng có thể kiểm tra lịch sử giao dịch, thanh toán hóa đơn và đặt lệnh mua bán... Điện thoại di động ngày càng trở nên tinh vi hơn.



1

Phần 5 ICT trong đời sống hàng ngày

5.1 Định nghĩa (1.4.1.1)

Công nghệ thông tin và truyền thông (ICT) là cụm từ được dùng để mô tả một nhóm các công nghệ thu thập, lưu trữ, sản xuất, thao tác, in, nhận, xử lý, phân tích và truyền tải thông tin. Công nghệ này có trong máy tính, các mạng máy tính, các thiết bị điện tử và các công nghệ truyền thông lớn như truyền thông vệ tinh, ti vi kỹ thuật số... ICT được Liên Hợp Quốc lựa chọn là công cụ tích cực để phục vụ cho sự phát triển kinh tế và xã hội.

5.2 Dịch vụ internet dành cho khách hàng (1.4.1.2)

Khó có thể tìm được một ngành nghề nào không được hưởng lợi từ phát minh máy tính. Công nghệ thông tin và truyền thông đã cho phép các doanh nghiệp, chính phủ và các viện giáo dục thực hiện nhiều hoạt động với độ hiệu quả và tính chính xác cao hơn nhiều so với các cách làm trước đây. Dưới đây là một số ví dụ về sự hỗ trợ của máy tính cho các công việc. • Nhiều doanh nghiệp sử dụng máy tính để quản lý hồ sơ của nhân viên cũng như thực hiện các chức

năng kế toán và thanh toán.• Công ty bảo hiểm sử dụng máy tính để xử lý việc chi trả bảo hiểm. Với cách này, hơn 95% các vụ bồi

thường được giải quyết một cách tự động.• Chính phủ sử dụng máy tính để phân tích thông tin dân số và theo dõi tình hình xã hội.• Bệnh viện sử dụng máy tính để chẩn đoán, kiểm tra và điều trị bệnh nhân. • Trường học sử dụng máy tính để theo dõi các bản đăng ký của sinh viên và bảng điểm.

Các doanh nghiệp, tổ chức chính phủ không chỉ xử lý công việc hiệu quả hơn với công nghệ máy tính, với internet, họ còn có thể cung cấp dịch vụ tốt hơn, tiện lợi hơn và phù hợp cho khách hàng và người dân.

5.2.1 Thương mại điện tử (E-Commerce)Thương mại điện tử là hình thức mua và bán các sản phẩm thông qua một hệ thống điện tử như mạng internet. Nhưng không phải tất cả các hoạt động của thương mại điện tử đều liên quan đến điện tử. Ví dụ, sau khi khách hàng đặt một lệnh mua sản phẩm, sản phẩm của họ sẽ được chuyển đi theo đường bưu điện. Thương mại điện tử được sử dụng trong tất cả các loại hình kinh doanh như kinh doanh thời trang, đồ chơi, máy tính, thiết bị điện tử, vé máy bay, đồ ăn, trang sức, sách và thuốc.

Hầu hết các website thương mại điện tử hoạt động giống như các cửa hàng trên đường phố, trong đó, khách hàng có thể lựa chọn tất cả tiêu chí cho sản phẩm yêu thích như cỡ, nhãn hiệu, sau đó có thể lọc ra những sản phẩm không phù hợp với nhu cầu của mình. Thương mại điện tử là một hình thức kinh doanh hiệu quả, người kinh doanh có thể tạo mối quan hệ mật thiết với khách hàng của họ. Ví dụ, người kinh doanh có thể tạo lịch sử mua hàng cho khách hàng dựa vào các mặt hàng họ mua sắm. Với lịch sử mua hàng, người kinh doanh có thể đưa ra chính sách ưu đãi đặc biệt cho từng đối tượng khách hàng hoặc lôi kéo khách hàng quay trở lại với website bằng cách gửi cho họ các thông tin giảm giá của các mặt hàng khác.

Cũng có các website thương mại khác không giống như trên. Ví dụ như các website bán đấu giá cho phép bất kì người dùng nào sau khi đăng ký tài khoản có thể đấu giá hoặc tham gia đấu giá các sản phẩm trực tuyến. Các dạng thương mại điện tử khác bao gồm website nhạc, video cho phép người dùng download các sản phẩm, báo và các ấn phẩm đã mua.



1

5.2.2 Ngân hàng điện tử (E-Banking) Ngân hàng điện tử cho phép các cơ quan tài chính có thể cung cấp dịch vụ tới khách hàng thông qua mạng internet hoặc các phương tiện điện tử khác, như điện thoại di động (m-banking). Ngân hàng điện tử cho phép khách hàng thực hiện các giao dịch tài chính, gồm chuyển khoản, theo dõi lịch sử giao dịch, thanh toán, đặt vé và nhận thông báo về các giao dịch trên tài khoản qua SMS. Khi công nghệ ngân hàng điện tử càng tiên tiến, các dịch vụ mà ngân hàng có thể cung cấp cho khách hàng của mình càng tinh vi hơn, linh hoạt hơn và tiện lợi hơn. Thương mại điện tử rất linh hoạt và thuận tiện cho khách hàng vì nó giúp họ không phải tới ngân hàng mới thực hiện được các giao dịch. Thương mại điện tử cũng là một cách lý tưởng để bắt kịp các hoạt động tài chính như quyết toán và thực hiện tức thì các lệnh giao dịch. Điều này sẽ giúp cho khách hàng dự trù và kiểm soát các giao dịch tài chính được chính xác hơn.

Để có thể sử dụng hệ thống ngân hàng điện tử, khách hàng phải có tài khoản trong ngân hàng trong một khoảng thời gian xác định trước khi hoàn tất quá trình đăng ký để có thể sử dụng hệ thống. Công nghệ được sử dụng trong ngân hàng điện tử rất an toàn, và đa phần các tổ chức tài chính đều có những bước đi quan trọng để đảm bảo an toàn cho khách hàng. Thậm chí, giao dịch ngân hàng điện tử còn an toàn hơn giao dịch thật tại ngân hàng vì chẳng có gì hữu hình như giấy tờ tài liệu để để lộ thông tin của khách hàng. Tuy nhiên, vấn đề an toàn không thể được đảm bảo hoàn toàn, nó còn phụ thuộc vào việc liệu người dùng có tuân thủ các quy trình bảo mật cần thiết không.

5.2.3 Chính phủ điện tử (E-Government) Đây là một hệ thống điện tử mà nhiều cơ quan công quyền đang sử dụng để cung cấp các dịch vụ cho người dân. Chính phủ điện tử cho phép người dân đăng ký và truy cập các tài liệu công cộng như thông tin dân số, ngân sách chính phủ, luật và hiến pháp... Với chính phủ điện tử, ta có thể tiến hành bất kỳ hoạt động nào liên quan đến chính phủ, như tra cứu bảng liệt kê thuế thu nhập, đăng ký bỏ phiếu, thay đổi thông tin cá nhân, đăng ký nhận phúc lợi xã hội, đổi bằng lái xe và các tiện ích khác.

5.2.4 Đào tạo trực tuyến (E-Learning) (1.4.1.3)

Cụm từ này chỉ hệ thống giáo dục mà các trường học cung cấp cho những người đăng ký. Đào tạo trực tuyến làm lợi cho người dùng nhờ sự linh hoạt bởi vì người học không cần phải đi tới lớp học thật để học. Hiện nay, việc mọi người đăng ký học các khóa trực tuyến do các cơ sở đào tạo ở các nước khác cung cấp tương đối phổ biến.

Đào tạo trực tuyến có hiệu quả về mặt chi phí cho cả người học và các trường học. Nó cho phép các trường học cung cấp tài liệu đa dạng hơn và cho phép học viên có thể truy cập tài liệu dù ở bất kỳ đâu. Nó cho phép người học có thể truy cập dễ dàng và thuận tiện các tài liệu của các bài giảng đa phương tiện hoặc các ứng dụng tương tác mà không cần phải mua sách đắt tiền hay tài liệu hướng dẫn sử dụng. Đào tạo trực tuyến cũng cho phép người học tham gia các khóa học theo thời gian và địa điểm họ mong muốn. Vì vậy, người học có thể tiết kiệm thời gian bởi thời gian làm việc của họ không bị cắt xén. Hơn nữa, họ có thể sắp xếp thời gian cho cả các hoạt động thường ngày khác. Các khóa học trực tuyến mang đến cho người học cơ hội đạt được tấm bằng trong vòng vài năm. Ngoài ra, cũng có những khóa học mang tính chất đào tạo nhưng không cấp bằng để trang bị cho người học những kiến thức cần thiết như dạy vẽ hay dạy chụp ảnh.

Các khóa học trực tuyến chủ yếu diễn ra trên internet, người học có tài khoản với thông tin cá nhân chi tiết để có thể truy cập vào website học tập. Trên các website này, thường có một khu vực để các giáo viên có thể đăng bài giảng và một khu vực cho sinh viên nộp bài tập, hỏi đáp và tham gia thảo luận. Hầu hết các khóa học trực tuyến không sử dụng tài liệu hay giáo trình truyền



1

thống mà chỉ sử dụng sách điện tử, sinh viên có thể in sách ra nếu cần. Tuy nhiên, vẫn có những khóa học cần sử dụng tài liệu giấy. Trong trường hợp đó, đơn vị đào tạo sẽ gửi các tài liệu này qua đường bưu điện cho học viên.

5.3 Làm việc từ xa (1.4.1.4)

Với sự phát triển ngày càng cao của công nghệ viễn thông và các phần mềm bảo mật, hiện nay, ngày càng có nhiều người có thể làm việc ngay tại nhà. Tiện ích này nhanh chóng trở nên phổ biến ở nhiều cơ quan. Dưới đây là một số ưu điểm của hình thức làm việc từ xa.• Một số công việc được thực hiện dễ dàng hơn so với khi được tiến hành trong môi trường ồn ào ở cơ quan.• Các bậc cha mẹ có thể kết hợp kế hoạch làm việc với kế hoạch gia đình.• Nhiều ông chủ cho phép nhân viên làm việc từ xa tự ấn định thời gian làm việc và chấp nhận các kế

hoạch cũng như khung thời gian để hoàn thành công việc. • Việc đi lại giảm hoặc nhân viên không phải đi lại, điều này có nghĩa là nhân viên không phải tốn tiền và

thời gian đi lại. Nhờ thế, họ có nhiều lựa chọn về địa điểm sống hơn.• Các công ty chấp nhận hình thức làm việc từ xa có thể tiết kiệm đáng kể chi phí cho địa điểm, lò sưởi,

chỗ đậu xe và căng tin, v.v...

Tuy nhiên, hình thức này cũng có một số nhược điểm.• Nhân viên ít có cơ hội gặp gỡ, giao lưu và học hỏi các kinh nghiệm liên quan đến công việc. Nhân viên

có thể có cảm giác là người thừa hoặc bị bỏ rơi vì không có nhiều cơ hội tiếp xúc với môi trường của cơ quan.

• Khó tạo ra một văn hóa làm việc theo nhóm. • Nhân viên khó tạo ra ranh giới giữa gia đình, bạn bè và công việc. • Nhiều ngôi nhà hiện nay nhỏ và có ít không gian. Nhân viên làm việc ở nhà cần một khoảng không gian

nhất định, làm việc tại nhà làm thu hẹp không gian sống của gia đình. • Ở một số nơi, người kinh doanh tại nhà hay sử dụng không gian gia đình cho công việc phải trả các

khoản thuế mà địa phương quy định.

5.4 Truyền thông 5.4.1 Thư điện tử (E-mail) (1.4.2.1)

E-mail là một phương thức gửi và nhận thư qua mạng internet. Để truy cập e-mail, máy tính phải được nối mạng internet. E-mail được sử dụng miễn phí, người dùng chỉ cần trả phí internet.

E-mail đã cách mạng hóa giao tiếp giữa các cá nhân, các công ty thương mại và các tổ chức theo những cách sau: • Cho phép giao tiếp nhanh với chi phí thấp trên khắp thế giới. E-mail có thể được gửi tới bất kỳ nơi đâu

trên thế giới với chi phí chỉ bằng một cuộc gọi nội hạt. • Người dùng có thể gửi và nhận thông tin hay tài liệu dưới dạng điện tử, sửa và chuyển chúng tới

người khác. • Người dùng có thể trao đổi với bạn bè dễ dàng và nhanh chóng.• Một e-mail có thể được gửi cùng lúc cho nhiều người. • Hộp inbox trong e-mail là nơi lưu trữ các e-mail đến của người dùng. Người dùng có thể mở ra đọc lại

hay sử dụng bất cứ lúc nào.• E-mail làm tăng tốc độ giao tiếp. Vì thao tác soạn và gửi thư rất nhanh, người dùng chỉ việc đánh máy

một số chữ và nhấn vào nút gửi đi trên màn hình.

5.4.2 Nhắn tin tức thời (Instant Messaging) (1.4.2.2)

Nhắn tin tức thời (IM) cho phép người dùng máy tính nói chuyện (chat) với nhau qua các phần



1

mềm đặc biệt. Tin nhắn được gửi tới người khác ngay lập tức và có phản hồi ngay sau đó. Người dùng cũng có thể truyền file qua ô cửa sổ nhắn tin nhanh. Trong kết nối mạng internet băng thông rộng, người dùng không mất phí sử dụng IM và IM giúp người dùng giao tiếp với nhau dễ dàng và tiện lợi hơn e-mail. IM còn có một số tiện ích khác như là gửi và nhận ảnh, file nhạc, video, truyền và nhận webcam, gọi thoại... Tuy nhiên, những tiện ích này thường không phải lúc nào cũng miễn phí và người dùng có thể phải trả tiền dịch vụ bổ sung.

5.4.3 Đàm thoại qua giao thức internet (Voice over Internet Protocol) (1.4.2.3)

Đàm thoại qua giao thức internet (VoIP) ám chỉ việc sử dụng máy tính có kết nối với internet và một thiết bị kỹ thuật số để truyền tải âm thanh. Ưu điểm của VoIP thường là chi phí thấp. Một công ty có thể có mạng riêng để nối các văn phòng trên khắp thế giới, nếu sử dụng điện thoại thì các chi phí sẽ rất lớn. Ngược lại, nếu nói chuyện qua máy tính thì chi phí sẽ rất rẻ. Người dùng sẽ sử dụng máy tính để bàn thông thường để kết nối trực tiếp vào mạng dữ liệu.

5.4.4 Dịch vụ cung cấp thông tin đơn giản (Really Simple Syndication-RSS) (1.4.2.4)

Khối lượng nội dung khổng lồ trên các website khiến người dùng internet khó bắt kịp với các trang web và các nguồn tài nguyên khác, hình thức giao tiếp qua RSS sẽ được dùng để giải quyết vấn đề này. Hầu hết các trang web hiện nay đều cung cấp một hay nhiều feed cho phép người dùng có thể đăng ký sử dụng. Các mục mới trên các website này sau đó sẽ tự động cập nhật, người dùng không cần chủ động kiểm tra website định kỳ.

5.4.5 Blog (1.4.2.5)

Một web blog, hay còn gọi là blog, là một website chứa một hoặc nhiều thông tin cá nhân xuất hiện cùng với các tin mới nhất ở đầu trang. Trên trang web này, người dùng có thể đưa lên thông tin, bài viết hay nhật ký cá nhân, hoặc cũng có thể dùng nó như một diễn đàn với các trợ giúp và thông tin ở một chủ đề bất kỳ. Trong blog, người dùng có thể tải file dạng văn bản, có thể có cả hình ảnh hoặc một kiểu khác trong nội dung. Để sử dụng blog, người dùng phải đăng ký. Việc đăng ký thường miễn phí, sau đó họ sẽ được cấp một tài khoản và có thể sử dụng blog. Các blog có thể cho mọi người truy cập dưới dạng tự do hoặc hạn chế truy cập. Ngoài ra, hầu hết các blog đều có RSS cho phép người theo dõi có thể cập nhật thông tin. Nhiều công ty sử dụng blog để tạo lập mối quan hệ với khách hàng bằng cách thông qua các bài viết để khách hàng hiểu hơn về công ty. Các công ty cũng sử dụng blog để thông báo cho khách hàng biết về các sản phẩm mới và cách sử dụng các sản phẩm này. Blog không bị giới hạn bởi một chủ đề nào, từ âm nhạc tới nấu ăn, du lịch, thể thao, thời trang… Một số blog nổi tiếng cũng đem lại thu nhập cho những người viết từ việc cho đăng các quảng cáo trên blog của họ.

5.4.6 Podcasts (1.4.2.6)

Thuật ngữ podcast là chữ viết tắt của cụm từ Portable On-Demand Broadcast (phát nội dung theo yêu cầu). Podcast là một sự mở rộng của RSS, nội dung ở đây thường là nhạc hay video, nhưng cũng có thể là bất kỳ dạng file nào. Các nội dung này được góp lại và được bổ sung và download tự động. Trong kịch bản tương tự, người dùng có thể sử dụng các trích đoạn của một chương trình tivi từ các podcast và xem chúng trên PDA.



1

5.4.7 Cộng đồng ảo (Virtual Communities) (1.4.3.1)

Cộng đồng ảo là một nhóm trực tuyến, giao tiếp với nhau qua mạng bằng cách sử dụng các công nghệ phần mềm hơn là gặp mặt trực tiếp theo kiểu truyền thống. Dưới đây là một số ví dụ về cách tương tác của các thành viên trong một cộng đồng ảo. • Mạng xã hội (social network): Các trang mạng xã hội như Facebook và Bebo cực kỳ được ưa chuộng.

Facebook tạo ra các cộng đồng được liên kết với nhau để người dùng có thể tham gia, ví dụ như cộng đồng của một trường học hoặc một vùng lãnh thổ. Bebo mang lại cho người dùng cơ hội để tạo các hồ sơ tùy biến với các thành phần được xây dựng sẵn, như các mô-đun vẽ, các kết quả sẽ được cập nhật cho cả những người dùng khác.

• Diễn đàn trên internet (internet forum): Các diễn đàn này là một cách giao tiếp ôn hòa và có cấu trúc, chúng thường được sử dụng cho các trợ giúp online và cung cấp các hỗ trợ kỹ thuật. Một forum thường bao quát một chủ đề rộng lớn, như yêu cầu sử dụng máy in của nhà sản xuất. Trong một forum sẽ có nhiều chủ đề. Hầu hết các forum đều được kiểm soát nội dung để người quản trị có thể gỡ bỏ nội dung chống đối và không liên quan đến chủ đề. Người dùng thường phải đăng ký bằng e-mail để có thể tham gia diễn đàn.

• Phòng chat (chat room): Đây là các phòng ảo cho phép nhiều người dùng kết nối và trò chuyện với nhau ở cùng một thời điểm, phòng chat có ít quy tắc và ít thân mật hơn các forum. Thường thì một phòng chat sẽ xoay quanh chủ đề rộng hơn.

• Trò chơi trực tuyến trên máy tính (online computer game): Trò chơi trực tuyến có thể có nhiều dạng. Nhiều người dùng các site đánh bạc trực tuyến, ví dụ như chơi poker lấy tiền từ người thua. Các trò chơi trực tuyến có nhiều người chơi (MMO), như Everquest và Second Life, cho phép hàng triệu người chơi trong thế giới ảo. Đối với trường hợp của Second Life, các công ty sản xuất đã bắt đầu giới thiệu chính họ trong các thế giới trò chơi ảo để quảng cáo và tạo ra các sản phẩm và dịch vụ.

5.5 Xuất bản nội dung trực tuyến (1.4.3.2)

Người dùng máy tính có kết nối internet có khả năng xuất bản và chia sẻ trực tuyến các nội dung mà mình sản xuất. Có nhiều website cho phép thành viên có thể tải lên các dữ liệu như clip hình, clip âm thanh, văn bản... để chia sẻ với một cộng đồng hay với một nhóm người. Một số website chỉ cho phép tải lên một số loại nội dung như clip trong khi một số khác lại cho đăng tải nội dung bất kỳ.

Các website chia sẻ nội dung thường hoạt động như những máy chủ có nhiệm vụ làm chủ dữ liệu thay cho người dùng. Điều này có nghĩa là website sẽ lưu trữ nội dung hộ người dùng và đưa nó lên mạng internet. Thông thường, các trang web chỉ đăng tải nội dung của người dùng trên trang riêng. Tuy nhiên, người dùng thường được phép cho hiển thị nội dung trên các trang web khác và chia sẻ nó rộng rãi.

Sự bùng nổ của internet tốc độ cao và các thiết bị video, âm thanh kỹ thuật số đã khiến việc đăng tải trở nên cực kỳ dễ dàng với người dùng. Video có thể được tải lên các site như YouTube, trong khi ảnh có thể được tải lên Flickr.

5.6 Các khuyến cáo trực tuyến (1.4.3.3)

Thành viên của hầu hết các cộng đồng online hầu hết đều là những người thân thiện, nhưng cũng giống như trong thế giới thực, cộng đồng đó cũng có những kẻ dối trá và nguy hiểm. Để giảm thiểu nguy cơ gặp phải tính huống xấu, làm theo những cách sau: • Hạn chế đưa thông tin cá nhân. Sử dụng tên giả và không nên đưa ra chi tiết về địa chỉ, số điện thoại,

tuổi hay giới tính thật. • Tạo tài khoản e-mail từ một dịch vụ miễn phí như Gmail và sử dụng tài khoản này để đăng ký thành viên. • Giám sát trẻ em khi trẻ vào các diễn đàn và phòng chat. • Thông tin được tải lên các trang công cộng sẽ phải tuân thủ pháp luật và các qui định.



1

• Thận trọng với những website đưa ra các phần thưởng hay quà tặng để trao đổi thông tin cá nhân. Có nhiều trang web tổ chức một số cuộc thi hoặc chương trình rút thăm trúng thưởng và người dùng có thể giành chiến thắng đơn giản bằng cách nhập thông tin cá nhân của người dùng. Tuy nhiên, các trang web này sau đó thường sử dụng những thông tin này cho các mục đích tiếp thị trực tuyến.



1

Phần 6 Sức khỏe

6.1 Công thái học (1.4.4.1, 1.4.4.2 và 1.4.4.4)

Công thái học (hay môn khoa học nghiên cứu về lao động - Ergonomics) là khoa học nghiên cứu về sự tương tác giữa người dùng với các thiết bị máy móc. Nội dung chính của nó là giúp con người có thể làm việc với máy móc một cách an toàn và hiệu quả. Tình trạng ốm đau liên quan đến sự căng thẳng có thể là do điều kiện làm việc không phù hợp. Để tránh những tổn hại này và tạo ra một môi trường làm việc tốt, người dùng nên làm theo những khuyến cáo đơn giản về môi trường làm việc với máy tính. Cụ thể như sau:• Phải đảm bảo khu vực làm việc thoải mái và có nhiệt độ phù hợp.

• Phải đảm bảo điều kiện về ánh sáng để giảm hiện tượng đau đầu, đau mắt, đau mỏi dây thần kinh và suy sụp tinh thần.

• Lắp đặt màn chắn sáng phù hợp để giảm lượng ánh sáng vào mắt và đảm bảo chiếu sáng hợp lý, tránh hiện tượng tạo bóng.

• Nghỉ giải lao để thư giãn gân cốt, thư giãn mắt bằng cách nhìn tập trung vào một đối tượng bên ngoài cửa sổ.

• Sử dụng một chiếc ghế có thể dễ dàng điều chỉnh vị trí.

• Phải đảm bảo chuột và bàn phím nằm đúng vị trí.

• Lắp đặt bộ lọc màn hình để tránh hiện tượng căng, mỏi hoặc chói mắt.

• Giữ các dây cáp của máy gọn gàng không cản trở đường đi.

• Phải đảm bảo máy có quạt thông gió.

• Đề phòng lửa và tuân thủ các quy định an toàn.

• Kiểm tra các phích cắm và có những điều chỉnh sửa chữa cần thiết.

Bạn nên tham khảo cơ quan y tế địa phương và cơ quan an toàn để biết những gợi ý cũng như các quy định pháp lý chi tiết.

6.2 Các khuyến cáo (1.4.4.3)

Các hình minh họa ở trang sau là ví dụ về cách bố trí hợp lý không gian làm việc với máy cho người dùng. Xin hãy nhớ rằng những đề xuất ở đây chỉ mang tính chất tham khảo, ngoài ra người dùng nên tìm hiểu những khuyến cáo của các cơ sở y tế tại địa phương. • Ngồi ở vị trí nhìn xuống màn hình, không nhìn lên.• Màn hình đặt trên bàn tạo tầm nhìn tốt hơn là đặt trên case máy và giúp tránh đau mỏi cổ.• Lùi màn hình ra phía sau để tránh đau mỏi mắt. • Tránh đặt màn hình dưới ánh sáng chói của đèn hay từ cửa sổ. • Khép cửa sổ để tránh ánh sáng từ cửa sổ vào màn hình và phản xạ lại mắt. • Đặt hộp đựng tài liệu ở cùng độ cao với màn hình để giảm sự di chuyển của mắt và đầu. • Bàn di chuột phải đảm bảo cho chuột di chuyển êm thuận. • Sử dụng loại ghế có thể điều chỉnh độ cao và có tác dụng thư giãn lưng. • Có thể đặt thêm tấm nghỉ cho chân nếu cần.• Góc tạo giữa đùi và đầu gối phải phù hợp.• Góc khuỷu tay phải nằm trong khoảng từ 90° đến 110°.• Bàn phím và chuột phải ở cùng độ cao. • Sử dụng đèn bàn để cung cấp đủ ánh sáng cần thiết.



1

• Phải đảm bảo cáp điện được lắp an toàn.• Có đủ ổ cắm điện và tránh làm quá tải điện.• Đảm bảo bố trí hệ thống quạt thông gió phù hợp.

Máy tính để bàn

Cánh tay phải tạo góc từ 90° đến 110°.

Lưng phải có chỗ tựa.

Đỉnh của màn hình phải thấp hơn một chút so với mắt.

Sử dụng tấm nghỉ cho chân nếu cần.

Góc khuỷu chân phải lớn hơn 90°.

Máy tính xách tay

Góc cánh tay nằm trong khoảng từ 90° đến 110°.

Lưng phải có chỗ tựa.

Góc khuỷu chân phải lớn hơn 90°.

Đỉnh của màn hình phải ở cùng độ cao

với mắt.



1

6.3 Môi trường 6.3.1 Tái chế (1.4.5.1)

Với việc sử dụng các tài liệu kỹ thuật số ngày càng tăng, nhu cầu về giấy giảm đi. Tuy nhiên, con số giảm đi không đáng kể vì nhu cầu dùng giấy trên thế giới vẫn cao, dẫn đến việc con người buộc phải khai thác rừng nhiều hơn để lấy gỗ. Giải pháp cho vấn đề này là tái chế hoặc dùng giấy được sản xuất từ gỗ trong các khu rừng có quản lý.

Các thiết bị máy tính và máy in thường bị vứt bỏ khi hết hạn sử dụng hoặc trở nên lỗi thời. Xử lý rác không phù hợp sẽ làm tăng lượng rác thải vô cơ. Do vậy, một trong những cách để người dùng bảo vệ môi trường là sử dụng các máy in tái chế và nâng cấp máy tính thay vì thay thế hẳn bằng máy tính mới.

6.3.2 Các tùy chọn tiết kiệm năng lượng (1.4.5.2)

Máy tính tiêu thụ năng lượng điện. Hầu hết các bộ phận, ổ cứng của máy tính được vận hành bằng dòng điện. Điều quan trọng là người dùng hiểu rõ các đặc điểm này và học cách điều chỉnh các cài đặt để giảm thiểu lượng tiêu thụ điện. Logo tiết kiệm điện như hình bên được dán trên các sản phẩm máy tính tiết kiệm điện.

Có thể thiết lập tiết kiệm năng lượng cho các máy sử dụng Windows XP như sau:• Đặt chế độ tự động tắt cho màn hình sau một khoảng thời gian không sử dụng.• Đặt máy hay màn hình ở chế độ ngủ (sleep mode), hay còn gọi là chế độ chờ (standby mode), nghĩa là

khi máy tính không được sử dụng trong một khoảng thời gian ngắn, màn hình sẽ tự tắt. Máy tính không bị tắt nhưng vẫn tiết kiệm được điện. Nhấn phím trên bàn phím hoặc chuột, máy tính sẽ thoát khỏi chế độ ngủ và trở lại hoạt động bình thường.

• Tự động đưa máy tính về chế độ ngủ đông (hibernate mode) khi không sử dụng trong một khoảng thời gian dài (cả đêm). Với cách làm này, máy gần như tắt hoàn toàn.

• Tắt máy (shutting down) khi không cần sử dụng.

6.3.3 Thiết lập năng lượng (1.4.5.2)

Để điều chỉnh các thiết lập năng lượng trong Windows XP nhằm tiết kiệm năng lượng, thực hiện như sau:• Từ nút Start, chọn Settings.• Nhấn Control Panel.

Cửa sổ Control Panel hiện ra.• Trong cửa sổ Control Panel, nhấn Power Options.

CHÚ ÝNgười dùng có thể phải nhấn Performance and Maintenance để truy cập Power Options.



1

Cửa sổ Power Options Properties mở ra.

Có bốn tab trên cửa sổ Power Options Properties, tab Power Schemes tự động mở.

• Trong tab Power Schemes, chọn một chế độ năng lượng (thường là Home/Office Desk).

• Trong Settings for Home/Office Desk power scheme, điều chỉnh các thiết lập thời gian để tắt màn hình (Turn off monitor), tắt ổ cứng (Turn off hard disks) và chế độ chờ (System standby).

• Nhấn Apply để lưu các thiết lập.

• Trong cửa sổ Power Options Properties, nhấn tab Hibernate để thiết lập đặt chế độ ngủ đông.

• Trong phần Hibernate, đánh dấu vào hộp Enable hibernation.• Nhấn Apply để lưu thiết lập.• Nhấn OK để đóng cửa sổ Power Options Properties.



1

Phần 7 Bảo mật

7.1 Nhận dạng và xác thực 7.1.1 Tên người dùng và mật khẩu (Usernames and Passwords) (1.5.1.1)

Khi dữ liệu cá nhân được đưa vào một hệ thống máy tính, người sở hữu máy tính có trách nhiệm bảo mật dữ liệu này. Nghĩa vụ bảo mật được quy định cụ thể trong luật bảo vệ dữ liệu và được quy định chi tiết như trình bày trong Phần 7.2.

Dữ liệu trong bất kỳ tổ chức nào cũng chỉ sẵn dùng cho những người có và cần có quyền truy cập để đảm bảo tính bảo mật của tài liệu được giữ trong cơ sở dữ liệu. Các quyền này được gắn với một hệ thống bảo mật và hệ thống bảo mật được kiểm soát bởi cá nhân có thẩm quyền. Để kiểm soát quyền truy cập, tất cả máy tính hay các mạng phải được cấu hình để người dùng nhập tên truy cập và mật khẩu. Tên truy cập là một nhóm ký tự độc nhất của người dùng. Mật khẩu tương tự như mã pin ATM nhưng được tạo bởi tổ hợp các ký tự.

Hệ thống tên người dùng và mật khẩu sẽ giúp bảo vệ dữ liệu từ các truy cập không hợp pháp. Do ngày càng nhiều máy tính có khả năng truy cập internet nên nhu cầu bảo mật là cần thiết.

7.1.2 Chính sách mật khẩu tốt (1.5.1.2)

Người dùng thường lười sử dụng mật khẩu và tên truy cập, hoặc dùng những từ dễ đoán, ví dụ “password”. Do vậy, việc xâm nhập có thể xảy ra rất dễ dàng đối với các mật khẩu không an toàn. Trong một số hệ thống, các quy tắc bắt buộc như sau về mật khẩu phải được thực hiện.• Không chia sẻ mật khẩu với người khác.• Không sử dụng các từ trong từ điển hoặc các từ dễ đoán như “password”, “letmein” hay “access”.• Thường xuyên thay đổi mật khẩu.• Sử dụng mật khẩu dài, chứa ít nhất 8 ký tự.• Mật khẩu có cả chữ và số và các ký tự không có trong bảng chữ cái. • Sử dụng số thay cho chữ, ví dụ như dùng “B1@ckr0ck” để thay cho “blackrock”.

7.2 Bảo mật thông tin7.2.1 Ngăn cản kẻ trộm dữ liệu (1.5.2.3)

Vấn đề bảo mật ở đây liên quan đến cả bảo mật phần cứng và bảo mật dữ liệu được lưu giữ trong máy tính. Khi máy tính gặp sự cố hoặc tai nạn, người dùng có thể dễ dàng thay thế phần cứng, tuy nhiên dữ liệu có thể bị phá hủy hoặc không thể khôi phục hoàn toàn. Các công ty có thể phải ngừng kinh doanh nếu mất hết dữ liệu.

Điều cần thiết là các tổ chức và các nhân viên phải chủ động bảo vệ các thông tin quan trọng. Do vậy, các tổ chức cần có chính sách bảo mật thông tin của riêng mình. Chính sách này có thể bao gồm các khuyến nghị như:• Quy trình lưu trữ dữ liệu dự phòng.• Nhân viên ý thức được trách nhiệm khi làm việc với các dữ liệu nhạy cảm. • Quy trình báo cáo và giải quyết các tình huống bảo mật.• Sử dụng mật khẩu và tên truy cập.• Sử dụng mật khẩu BIOS nếu có để máy tính không thể khởi động trừ khi mật khẩu được nhập đúng. • Giữ các tài liệu nhạy cảm trong khu vực mã hóa của ổ cứng hoặc các file tài liệu cần có mật khẩu.



1

• Sử dụng dây đeo an toàn để cố định máy vào bàn hay tường. • Giao trách nhiệm bảo mật cho một cá nhân. • Cấm sử dụng tất cả các thiết bị lưu trữ cá nhân, như thẻ nhớ USB, thẻ nhớ máy ảnh tại nơi làm việc.

7.2.2 Lưu trữ dự phòng (1.5.2.1)

Thông tin trong máy được lưu trữ theo kiểu điện tử. Vì lý do này, nên khả năng dữ liệu bị mất do sự cố của máy tính hay do lỗi của con người luôn xảy ra. Để tránh mất toàn bộ dữ liệu, người dùng cần sao chép tất cả các tài liệu quan trọng vào đĩa hay các thiết bị khác. Các bản sao chép này được gọi là dữ liệu sao lưu dự phòng (backup).

Bản sao lưu dự phòng có thể được tạo theo nhiều cách. Các bản sao chép có thể được lưu trong băng (tape), USB, ổ cứng ngoài hay trên các đĩa CD, DVD. Dữ liệu từ các file cũng có thể được in ra và lưu trữ. Các bản dự phòng cần được giữ ở nơi an toàn và chắc chắn, ví dụ két sắt chống cháy hoặc nơi nào đó thật xa.

7.2.3 Tường lửa (Firewalls) (1.5.2.2)

Một máy tính nối mạng internet được nối với hàng tỷ máy khác trên khắp thế giới. Điều này tiềm ẩn nguy cơ máy tính bị các cá nhân hoặc tổ chức tội phạm nguy hiểm truy cập trái phép. Tường lửa hoạt động như một rào cản giữa máy tính cá nhân hoặc mạng máy tính và internet, về cơ bản tường lửa làm cho máy tính trở nên vô hình. Tường lửa có thể tồn tại trong phần cứng, ví dụ như bên trong một bộ định tuyến băng thông rộng hoặc trong phần mềm. Chúng có thể được cấu hình để cung cấp các cảnh báo nếu có xâm nhập.

7.3 Virus và các phần mềm độc hại khác7.3.1 Phần mềm độc hại và virus máy tính (1.5.3.1 và 1.5.3.2)

Virus là một chương trình máy tính được viết với mục đích phá hoại các file trong máy hoặc ăn cắp dữ liệu được lưu trữ trong máy hoặc kiểm soát máy từ xa.

Thuật ngữ “virus” đề cập đến một loại phần mềm cụ thể của phần mềm độc hại, nhưng thuật ngữ này lại thường được dùng không chính xác để mô tả một số loại chương trình khác như trojan, worm và spyware (xem Mô-đun 2).

Phần mềm độc hại có thể làm nhiễm độc máy tính theo nhiều cách, gồm:• File đính kèm trong e-mail bị nhiễm phần mềm độc hại.• Phân phối phần mềm bất hợp pháp trên mạng.• Qua các website có cài cắm phần mềm độc hại.• Qua các kẽ hở bảo mật trong hệ điều hành.

7.3.2 Bảo vệ máy tính chống lại phần mềm độc hại (1.5.3.3)

Phần mềm chống virus được sử dụng để phát hiện và loại bỏ các phần mềm độc hại. Quá trình loại bỏ một file có vấn đề được gọi là khử trùng hoặc làm sạch. Các ứng dụng này thường sử dụng thư viện định nghĩa virus, đó là cơ sở dữ liệu của tất cả các chương trình phần mềm độc hại được biết đến để nhận dạng vấn đề. Virus, trojan và các chương trình không mong muốn khác được tạo ra mỗi ngày, do đó, việc liên tục cập nhật cơ sở dữ liệu cho phần mềm chống virus là rất cần thiết. Các nhà cung cấp phần mềm chống virus duy trì cơ sở dữ liệu trung tâm có nhiệm vụ cập nhật thường xuyên và phần mềm chống virus hiện đại sẽ tự động cập nhật thông qua internet.



1

Phần 8 Bản quyền và luật pháp

8.1 Bản quyền (1.6.1.1)

Bản quyền được định nghĩa là một nhóm các quyền lợi hợp pháp để bảo vệ các phát minh đang được sử dụng, được sản xuất, được vận hành hay được loại bỏ mà không cần sự cho phép của tác giả sáng chế. Tương tự như các quyển sách in, các phần mềm thương mại cũng có bản quyền. Người dùng phải bảo vệ phần mềm và không cho phép người khác sao chép. Người dùng nên mua và đăng ký phần mềm để sử dụng cho riêng mình. • Đĩa chương trình hay ứng dụng chỉ được sao chép cho mục đích khôi phục dữ liệu và phải được giữ an

toàn. Nếu đĩa gốc bị phá hủy, bản sao lưu có thể được sử dụng để cài đặt lại phần mềm. • Việc chia sẻ và mượn đĩa chương trình có thể nằm trong một số quy định của bản quyền.• Việc truyền và sao chép các phần mềm trên mạng chỉ được tiến hành theo luật bản quyền. Các bản

sao cho một người dùng không nên chia sẻ trên mạng. Vấn đề bản quyền được qui định trên hầu hết các mạng.

• Vi phạm bản quyền phần mềm, ví dụ như sao chép, phân phối bán lẻ và sử dụng phần mềm bất hợp pháp là một hình thức phạm tội.

• Luật bản quyền cũng có thể áp dụng cho phần mềm chia sẻ và phần mềm miễn phí (xem Phần 8.4).

Mạng internet cho phép người dùng truy cập vào một thư viện thông tin khổng lồ. Tài liệu được tải xuống từ internet có thể là tài sản một người hoặc một tổ chức khác gửi lên. Dù là dạng in giấy hay dạng file kỹ thuật số thì tất cả văn bản, âm thanh và hình ảnh đều được bảo vệ bởi luật bản quyền và phải được sự đồng ý của người sở hữu.

8.1.1 Đĩa và bản quyền Tài liệu được lưu trong các phương tiện di động như đĩa CD và USB phải được kiểm tra bản quyền trước khi được phân phối. Các phần mềm thương mại được cung cấp trong các phương tiện này cần có sự cam kết của người dùng về bản quyền sử dụng.

8.2 Nhận biết phần mềm có bản quyền (1.6.1.2)

Hầu hết các phần mềm thương mại đều có mã số sản phẩm (product ID number). Mã số độc nhất này xác định loại sản phẩm và phân biệt với các phiên bản khác của cùng loại sản phẩm.

Một số phần mềm thương mại cũng cần mã số kích hoạt (activation key). Mã số kích hoạt thường nhập như một phần của quá trình cài đặt và quá trình này sẽ không tiếp tục nếu người dùng không nhập mã số kích hoạt, mục đích của mã số là để phát hiện ra phần mềm ăn cắp bản quyền. Mã số này đôi khi có thể được kích hoạt trực tuyến.

Khi phần mềm được cài đặt, người dùng có thể tiến hành một quá trình đăng ký để thông báo cho nhà sản xuất phần mềm là bản sao có bản quyền và nó có đủ cở sở để được cập nhật. Mã số sản phẩm hợp lệ cũng sẽ được yêu cầu khi người dùng truy cập các hỗ trợ công nghệ cho phần mềm.



1

Trên thực tế, các nhà phát triển phần mềm cung cấp truy cập dựa trên mã số sản phẩm qua chức năng trợ giúp. Ví dụ như trong các ứng dụng của Microsoft Office, nhấn chuột vào Help trên thanh menu của ứng dụng word và chọn mục About, trong menu thả xuống sẽ hiện ra một cửa sổ chứa mã.

Tất cả các phần mềm được cung cấp theo giấy phép. Ví dụ, hầu hết các phần mềm có mã nguồn mở được cung cấp theo giấy phép GPL hoặc giấy phép công cộng GNU. Các nhà cung cấp chẳng hạn như Microsoft đều có các thỏa thuận trong giấy phép của mình. Có thể xem các thỏa thuận này trong cửa sổ About Microsoft của menu Help.

8.3 Các thỏa thuận người dùng cuối (1.6.1.3)

Khi mua một gói phần mềm, người dùng không trả tiền cho người sở hữu nhưng phải trả cho quyền sử dụng - tức giấy phép - để sử dụng sản phẩm. Việc đọc và hiểu rõ các thỏa thuận cấp phép trên bao bì hoặc trong các tài liệu đi kèm là rất quan trọng. Thông thường các công ty phần mềm hiển thị các thỏa thuận trên màn hình ở một số giai đoạn khi phần mềm đang được cài đặt trên máy tính. Không có vấn đề gì khi xuất hiện các thỏa thuận cấp phép, điều đó là hợp pháp và người dùng phải có nghĩa vụ tuân thủ nếu sử dụng phần mềm.

Hầu hết các bản sao của phần mềm chỉ dành cho một người dùng duy nhất. Điều này có nghĩa là người mua chỉ có thể sử dụng phần mềm trên một máy tính. Người mua có thể mua giấy phép để cài đặt phần mềm cho một số máy tính. Chỉ có một bản sao của phần mềm được cung cấp, nhưng giấy phép có thể cho phép cài đặt nó trên một số máy tính khác. Chi phí mua giấy phép kiểu này thường thấp hơn so với việc mua giấy phép riêng cho từng máy.

8.4 Phần mềm chia sẻ, miễn phí, công cộng và mã nguồn mở (1.6.1.4)

8.4.1 Phần mềm chia sẻ (shareware)Nhiều nhà lập trình máy tính viết các chương trình phần mềm và cung cấp chúng miễn phí, các phần mềm này được gọi là phần mềm chia sẻ. Việc phân phối có thể thực hiện qua mạng internet hay qua đĩa CD đính kèm với các tạp chí. Phần mềm chia sẻ là phần mềm có bản quyền cho phép người dùng sử dụng thử trong một khoảng thời gian trước khi mua sản phẩm. Nếu người dùng muốn tiếp tục sử dụng sản phẩm sau thời gian dùng thử, họ được yêu cầu mua quyền sử dụng từ tác giả. Người dùng sau khi mua quyền sử dụng có thể được nhận thêm các tính năng bổ sung và cập nhật cho phần mềm. Chất lượng của phần mềm chia sẻ khá đa dạng. Một số chương trình, như các phiên bản đầu tiên của chương trình sửa ảnh Paint Shop Pro®, tương đối chuyên nghiệp. Hiện nay, các phiên bản hiện tại của chương trình này không còn là phần mềm chia sẻ nữa.

8.4.2 Phần mềm miễn phí (freeware)Phần mềm miễn phí giống như phần mềm chia sẻ. Nó cũng được phân phối miễn phí, nhưng người dùng không phải trả tiền nếu muốn dùng tiếp sản phẩm. Một số tác giả có thể cần thông tin phản hồi hay sự giúp đỡ nào đó từ phía người dùng. Một số nhà phát triển tự do phân phối các phiên bản đầu tiên của sản phẩm để thu thập phản hồi của người dùng cho quá trình phát triển của chương trình. Các tác giả thường vẫn có tất cả các quyền đối với phần mềm do mình sản xuất



1

theo pháp luật về quyền tác giả. Việc sao chép và phân phối các bản sao của tài liệu này có thể không được phép.

8.4.3 Phần mềm công cộng (public domain software)Phần mềm công cộng là phần mềm không có bản quyền. Người dùng có thể sao chép và chỉnh sửa nó tùy ý.

8.4.4 Phần mềm mã nguồn mở (open source)Tương tự như phần mềm công cộng, phần mềm mã nguồn mở miễn phí và cho phép người dùng có thể chia sẻ, sao chép và chỉnh sửa. Nhưng điểm khác biệt là, phần mềm này có giấy phép, thường là giấy phép GPL hoặc giấy phép công cộng GNU (General Public Licence) (GNU GPL hay chỉ GPL). Các trình duyệt web, cơ sở dữ liệu và hệ điều hành Linux là một số ví dụ về phần mềm mã nguồn mở.

8.5 Luật bảo vệ dữ liệu (1.6.2.1, 1.6.2.2 và 1.6.2.3)

Dữ liệu cá nhân được lưu giữ một cách hợp pháp bởi một số tổ chức và cơ quan. Hồ sơ tài chính chi tiết của cá nhân có thể được giữ bởi một ngân hàng hay tổ chức cho vay tài chính. Những hồ sơ như vậy có thể bao gồm thu nhập hàng tháng, chi tiết thanh toán thế chấp, thời gian hoàn trả khoản vay, các yêu cầu thu chi, đánh giá tín dụng và tiền tiết kiệm và đầu tư. Chính quyền địa phương có thể có chi tiết về những dịch vụ mà một cá nhân được quyền sử dụng bao gồm hồ sơ thuế, giấy phép nuôi chó, xin giấy phép quy hoạch, phản đối và khiếu nại. Một số thông tin kể trên cho phép truy cập công cộng. Hồ sơ nhạy cảm về y tế sẽ được lưu trữ bởi các cơ quan khác nhau, như sở y tế, bệnh viện đa khoa, phòng khám khu vực và các bác sĩ đa khoa.

Trong mỗi trường hợp kể trên, việc quản lý sự truy cập thông tin và sử dụng chúng rất quan trọng. Luật bảo vệ dữ liệu ra đời để đảm bảo các mức độ riêng tư được bảo vệ an toàn và thông tin được sử dụng một cách thích hợp. Ở Cộng hòa Ireland, một Đạo luật bảo vệ dữ liệu đã được thông qua vào ngày 13 tháng 6 năm 1988 và có hiệu lực từ ngày 13 tháng 4 năm 1989. Nó được sửa đổi vào năm 2003.

Sau đây là một đoạn trích trong Đạo luật bảo vệ dữ liệu, năm 1988, của Ireland, bản tóm lược từ Đạo luật bảo vệ dữ liệu.

Đạo luật này trao cho mọi cá nhân, dù ở bất kỳ quốc gia hay nơi cư ngụ nào, quyền thành lập dữ liệu cá nhân và có thể truy cập bất kỳ dữ liệu nào liên quan đến họ và có thể xóa bỏ những dữ liệu không chính xác. Đạo luật này yêu cầu những người quản lý dữ liệu phải đảm bảo dữ liệu họ giữ phải được thu thập một cách công bằng, chính xác và được cập nhật, được lưu giữ cho các mục đích hợp pháp và không được sử dụng trong bất kỳ tình huống nào không phù hợp với các mục đích này. Luật cũng yêu cầu người quản lý dữ liệu và người xử lý dữ liệu bảo vệ dữ liệu và buộc họ phải có trách nhiệm trông nom đặc biệt.

Những điều luật tương tự cũng được các chính phủ khác thông qua. Người dùng nên liên hệ với cơ quan có thẩm quyền của địa phương để biết về những điều luật được áp dụng tại đất nước của mình.

Những người lưu trữ và có quyền truy cập dữ liệu của các cá nhân phải có nghĩa vụ bảo mật dữ liệu. Ở Cộng hòa Ireland, theo Đạo luật bảo vệ dữ liệu năm 1988 và 2003, việc bảo vệ dữ liệu có thể được tóm tắt thành tám điều lệ. Những điều lệ này yêu cầu người lưu trữ và có khả năng truy cập dữ liệu cá nhân phải:



1

1. Nhận và xử lý dữ liệu một cách công bằng: Vào thời điểm thu thập dữ liệu, các cá nhân phải biết được ai đang thu thập dữ liệu, dữ liệu sẽ được sử dụng làm gì, dữ liệu sẽ được công bố tới ai và những phương án sử dụng dữ liệu trong tương lai.

2. Lưu trữ dữ liệu chỉ cho mục đích hợp pháp và rõ ràng: Mục đích của thu thập dữ liệu phải cụ thể, rõ ràng và hợp pháp.

3. Xử lý dữ liệu chỉ cho các mục đích tập hợp dữ liệu ban đầu: Dữ liệu không được phép chuyển cho các tổ chức thứ ba hay sử dụng cho bất kỳ mục đích nào khác ngoài những gì đã được tuyên bố ban đầu.

4. Lưu trữ dữ liệu an toàn và bảo đảm: Người thu thập dữ liệu phải chịu trách nhiệm xác định các giới hạn an toàn phù hợp. Để thực hiện tốt điều này, cần nâng cấp công nghệ bảo mật hay tổ chức chương trình đào tạo cho nhân viên.

5. Lưu trữ dữ liệu chính xác và cập nhật: Dữ liệu phải được kiểm tra định kỳ và được cập nhật bất cứ khi nào cần.

6. Đảm bảo dữ liệu đủ, phù hợp và không thừa: Dữ liệu được thu thập phải đúng với mục đích và không thừa.

7. Lưu trữ dữ liệu cần thiết cho mục đích thu thập: Khi thu thập dữ liệu, phải nắm rõ dữ liệu đã được giữ trong bao lâu và nó được giữ vì lý do gì. Không thể giữ dữ liệu dựa trên cơ sở nó có thể có ích trong tương lai. Khi dữ liệu đã được sử dụng cho mục đích thu thập, nó phải được xóa đi.

8. Bản sao của dữ liệu phải được cung cấp cho cá nhân khi cá nhân có yêu cầu: Khi có yêu cầu, bản sao của dữ liệu, bao gồm một bản mô tả mục đích lưu giữ dữ liệu, một bản mô tả về cá nhân tiếp cận tài liệu, phải được gửi tới cá nhân đó.

Ở hầu hết các quốc gia, luật bảo vệ dữ liệu không chỉ yêu cầu người quản lý dữ liệu có trách nhiệm đặc biệt mà còn đưa ra quyền cho những cá nhân có dữ liệu lưu trữ. Trong đó có một quyền cơ bản nhất là quyền được lấy bản sao dữ liệu cá nhân của mình từ nhà kiểm soát. Để lấy dữ liệu, cá nhân đó phải viết thư hay gửi e-mail và phải trả một khoản phí nhỏ để trả công cho người quản lý.

Một quyền phổ biến khác của cá nhân là quyền được bồi thường từ tòa án về những thiệt hại gây ra cho cá nhân do xử lý sai dữ liệu. Một ví dụ cho quyền này là khi cơ quan tài chính không cập nhật mức độ tín nhiệm của cá nhân và từ chối cho cá nhân đó vay. Trong trường hợp này, cá nhân bị ảnh hưởng có thể kiện cơ quan tài chính chịu trách nhiệm trước tòa án vì các thiệt hại.

Ngoài ra, mỗi quốc gia còn đưa ra các quyền khác cho công dân của mình. Thông tin về quyền của các cá nhân thường được phổ biến rộng rãi trên internet hoặc các cá nhân có thể tham khảo trực tiếp tại các cơ quan có thẩm quyền. Việc hiểu rõ quyền là rất cần thiết, bởi chúng bảo vệ người dùng trước nạn trộm cắp danh tính và các thiệt hại khác do sai lệch trong xử lý dữ liệu gây ra.

Ở nhiều quốc gia, luật bảo vệ dữ liệu có quy định đối với các tổ chức tiếp thị trực tiếp khi những tổ chức này gửi thư, e-mail và gọi điện tới các cá nhân để có được dữ liệu. Trong những trường hợp này, các các nhân có quyền yêu cầu thông tin của họ phải được xóa khỏi bộ thu thập dữ liệu để đảm bảo họ sẽ không nhận được thư hay cuộc gọi nào nữa. Nhưng cũng có một số tình huống mà trong đó quyền này bị giới hạn, ví dụ như một người đang bị xét xử sẽ không thể yêu cầu có dữ liệu từ cảnh sát.

Mô-đun 2

Sử dụng máy tính và

quản lý file 2

Tin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL Mô-đun 2: Sử dụng máy tính và quản lý file

2

Sao chép không được phép là trái pháp luật 73

Mô-đun 2Sử dụng máy tính và quản lý filePhần 1 Bắt đầu 75 1.1 Giới thiệu 75 1.2 Các bước đầu tiên 75 1.3 Sử dụng trợ giúp 78

Phần 2 Desktop 79 2.1 Menu Start 79 2.2 Làm việc với desktop 80 2.3 Sử dụng cửa sổ 82

Phần 3 Thông tin và thiết lập 90 3.1 Thông tin hệ thống 90 3.2 Thay đổi hiển thị desktop 90

Phần 4 Cài đặt và gỡ bỏ ứng dụng 100 4.1 Cài đặt ứng dụng 100 4.2 Gỡ bỏ ứng dụng 101

Phần 5 Quản lý file 102 5.1 Các khái niệm chính 102 5.2 Thiết bị lưu trữ 102 5.3 Các biểu tượng lưu trữ 105 5.4 Tốc độ, chi phí và dung lượng của các phương tiện lưu trữ 105 5.5 Làm việc với các file và thư mục 105 5.6 Làm việc với file 110 5.7 Lưu file 111 5.8 Thay đổi thuộc tính của file 115 5.9 Sắp xếp file 115 5.10 Sao chép, di chuyển file và thư mục 116 5.11 Xóa, khôi phục file và thư mục 121 5.12 Tìm kiếm 122 5.13 Nén file 127

Phần 6 Virus 130 6.1 Virus 130 6.2 Các loại phần mềm phá hoại 130 6.3 Sử dụng phần mềm chống virus 130

Phần 7 Quản lý in 132 7.1 Giới thiệu 132 7.2 Thay đổi máy in mặc định 132 7.3 Cài đặt một máy in mới 133 7.4 In từ một ứng dụng 134 7.5 Quan sát quá trình in 135 7.6 Quản lý công việc in 135 7.7 Chụp ảnh màn hình 136

Mô-đun 2: Sử dụng máy tính và quản lý fileTin học văn phòng quốc tế theo chuẩn ICDL


2

Mục tiêu của Mô-đun 2Mô-đun Sử dụng máy tính và quản lý file yêu cầu người học thể hiện được khả năng vận hành và quản lý máy tính cá nhân.

Sau khi học xong mô-đun này, người dùng có thể:

• Sử dụng các tính năng chính của hệ điều hành, gồm điều chỉnh thiết lập cho máy chính và sử dụng các tính năng trợ giúp xây dựng sẵn.

• Thao tác hiệu quả trên desktop và làm việc hiệu quả trong môi trường người sử dụng đồ họa.• Biết các khái niệm chính về quản lý file và có thể tổ chức hiệu quả các file và thư mục để dễ định vị

và tìm kiếm.• Sử dụng các phần mềm tiện ích để nén và giải nén file; sử dụng các phần mềm diệt virus để bảo vệ

máy tính. • Có khả năng sử dụng công cụ in và soạn thảo văn bản có sẵn trong hệ điều hành.


2


Phần 1 Bắt đầu

1.1 Giới thiệu1.1.1 Máy tínhMô-đun này hướng dẫn người sử dụng từ bước đầu tiên của quá trình sử dụng máy tính - làm thế nào để khởi động máy tính. Các kiểu làm việc khác nhau với máy tính, quản lý và thao tác những gì hiển thị trên màn hình sẽ giúp người dùng tự tin và có ý thức điều khiển máy tính.

Mô-đun sẽ cung cấp những kiến thức và kỹ năng thực hiện cần thiết để người dùng có thể làm việc hiệu quả trên hệ hiều hành Microsoft Windows XP.

1.1.2 File và việc lưu trữ fileTài liệu, ảnh… do máy tính tạo ra được gọi là file. Chúng được lưu giữ trong máy tính một cách có tổ chức, có thể được mở ra và hiển thị một cách dễ dàng. Người dùng cũng có thể thực hiện các thao tác như gửi file cho người khác hoặc sao chép sang máy tính khác… Mô-đun này hướng dẫn cách lưu file và giải thích rõ các file này liên quan đến những hồ sơ văn bản lưu trữ trong thế giới thực như thế nào để người dùng có thể tổ chức và sử dụng file hiệu quả.

1.2 Các bước đầu tiên1.2.1 Khởi động máy tính (2.1.1.1)

Hình minh họa dưới đây là một máy tính điển hình. Cả màn hình (monitor) và case máy (base unit) đều cần được cấp điện để hoạt động. Hầu hết thiết bị được nối với máy sẽ lấy điện từ case máy, trừ thiết bị lớn như máy in.

Để bật case máy và màn hình, sử dụng các nút nguồn (power button) trên chúng. Các nút nguồn này đều có đèn màu. Có thể các nút này được bố trí ở những vị trí khác nhau tùy loại máy tính, nhưng nhìn chung, đều có biểu tượng của nút nguồn (như hình bên).



2

Khi máy tính khởi động, chữ và hình ảnh sẽ xuất hiện trong giây lát rồi biến mất ngay sau đó trên màn hình. Không sử dụng chuột hay bàn phím trong lúc này, đề phòng trường hợp trình tự khởi động bị ngắt do lỗi.

Màn hình Welcome như trong hình trên là màn hình mặc định trong Windows XP Home và cả Windows XP Pro khi máy tính thuộc một mạng ngang hàng. Một màn hình khác sẽ xuất hiện khi máy cài Windows XP Pro thuộc mạng của một văn phòng hoặc tổ chức giáo dục, hoặc trong Windows XP Home nếu máy tính không được đặt chế độ sử dụng màn hình Welcome. Trong trường hợp này, màn hình sẽ xuất hiện giống như hình ảnh dưới đây.

Nếu màn hình Welcome hiện ra một danh sách các tên truy cập, người dùng phải chọn một trong các tên truy cập được liệt kê trên màn hình và phải nhập mật khẩu để có thể tiếp tục sử dụng máy.


2


Nếu màn hình Welcome không liệt kê danh sách tên truy cập, người dùng phải nhập cả tên truy cập và mật khẩu. Quá trình này được gọi là đăng nhập (logging in). Desktop của Windows sẽ xuất hiện sau đó và trông như hình minh họa dưới đây. (Desktop sẽ được đề cập chi tiết hơn trong Phần 2 của mô-đun này).

1.2.2 Khởi động lại máy tính (restart) (2.1.1.2)

Để khởi động lại máy tính, thực hiện như sau:• Nhấn vào nút Start ở phần dưới cùng bên trái desktop.• Chọn Turn Off Computer.

• Một cửa sổ sẽ xuất hiện, đưa ra các lựa chọn chi tiết hơn. • Nhấn Restart.

1.2.3 Tắt một ứng dụng bị “treo” (2.1.1.3)

Vấn đề có thể phát sinh làm cho máy tính bị “treo” và không phản ứng với chuột hoặc bàn phím. Trong trường hợp này, cần buộc máy tính kết thúc công việc đang thực hiện.

Để tắt một ứng dụng bị “treo” (non-responding), sử dụng bộ quản lý công việc (Task Manager) như sau:



2

• Chọn đồng thời các phím CTRL, ALT+DEL.Cửa sổ Task Manager mở ra.

• Các ứng dụng hiện đang chạy được liệt kê trong tab Applications. Bất kỳ ứng dụng nào bị treo sẽ có dòng chữ Not Responding trong cột Status.

• Nhấn vào ứng dụng bị treo để chọn nó.• Nhấn End Task để kết thúc ứng dụng này.

1.2.4 Tắt máy (2.1.1.4)

Người dùng nên tắt máy tính khi không sử dụng. Nếu máy tính bị ngắt nguồn điện khi người dùng chưa hoàn tất quá trình tắt ứng dụng, các lỗi có thể phát sinh trong lần bật máy tiếp theo. Bất kỳ công việc nào đang thực hiện mà chưa được lưu trước khi ngắt nguồn điện có thể sẽ bị mất.

Để thực hiện quá trình tắt máy, ta làm tương tự như trong Phần 1.2.2 ở trên, nhưng chọn nút Turn Off thay vì Restart.

1.3 Sử dụng trợ giúp (2.1.1.5)

Để tìm kiếm sự trợ giúp của Windows XP, thực hiện như sau:• Nhấn vào bất kỳ vùng trống nào trên desktop.• Ấn phím F1.

Cửa sổ Help and Support Center sẽ mở ra.• Theo các hướng dẫn trong cửa sổ này để chọn chủ đề hay nhập tên chủ đề vào ô search.


2


Phần 2 Desktop

2.1 Menu StartNút Start được bố trí ở góc trái dưới chân màn hình và nằm trên thanh tác vụ (taskbar).

Nếu người dùng không nhìn thấy thanh tác vụ, có thể lý do là máy tính đã cài đặt chế độ tự động ẩn (auto-hide) thanh này, theo đó thanh tác vụ sẽ tự động ẩn đi khi không được sử dụng. Trong trường hợp này, thanh tác vụ sẽ hiện ra khi con trỏ được di chuyển tới chân màn hình.

Khi nhấn chuột vào nút Start, menu Start hiện ra. Menu này hiển thị hầu hết các ứng dụng trong máy. Người dùng có thể mở một ứng dụng bất kỳ từ menu này.

Phần bên trái menu Start hiển thị các biểu tượng để truy cập web và e-mail, cùng với một danh sách các ứng dụng được sử dụng thường xuyên. Phần bên phải có một danh sách các tài liệu được sử dụng gần đây và các mục menu chuẩn như My Pictures, giúp người dùng mở chúng nhanh hơn. Trên menu Start cũng có các biểu tượng của máy in và các chức năng trợ giúp và tìm kiếm (Windows XP Search and Help).

Mục All Programs trên menu Start sẽ hiển thị một danh sách tất cả hoặc hầu hết các ứng dụng được cài đặt trong máy.

Người dùng hiện thời

Internet và e-mail

Các ứng dụng được sử dụng thường xuyên



2

Một số mục menu có mũi tên nằm bên phải. Nếu người dùng di chuyển con trỏ tới mục này, một menu con (sub-menu) sẽ hiện ra.

Để chọn một mục trong menu, di chuyển con trỏ vào mục đó và nhấn chuột trái.

2.2 Làm việc với desktopHình ảnh đầu tiên hiển thị trên màn hình sau khi đăng nhập vào Windows XP là desktop (màn hình nền). Đó là phông nền để đặt biểu tượng của các ứng dụng mà bạn có thể dùng đến. Nó giống như một chiếc bàn để đặt đồ dùng. Desktop có thể thay đổi tùy theo phiên bản Windows XP, theme desktop được sử dụng và ứng dụng được cài đặt... Tuy nhiên, trên màn hình nền có một số thành phần cơ bản thường thấy ở tất cả các màn hình.

Desktop

Thanh tác vụ

Nút Start

Các biểu tượng

Khay hệ thống

• Biểu tượng (icon) thể hiện cho ứng dụng, tài liệu… Nếu muốn truy cập vào một biểu tượng, nhấn đúp chuột vào biểu tượng đó.

• Nút Start hiển thị một menu cho phép người dùng truy cập tất cả các ứng dụng được cài đặt trong máy và nhiều mục chọn khác.

• Thanh tác vụ (taskbar) hiển thị một nút cho mỗi ứng dụng hay cửa sổ được mở (xem Phần 1.5 của Mô-đun mở đầu).

• Khay hệ thống (system tray) bao gồm các mục (như đồng hồ và các biểu tượng nhỏ thể hiện cho các dịch vụ) xuất hiện tự động và luôn chạy trong mọi lần khởi động Windows. Một ví dụ về dịch vụ là máy quét thời gian thực của một phần mềm diệt virus.

2.2.1 Làm việc với biểu tượng trên desktop (2.1.3.1)

Mỗi biểu tượng trên màn hình thể hiện một ứng dụng, một chức năng, một thư mục hay tài liệu mà người dùng có thể mở và sử dụng được. Bằng cách di chuyển con trỏ tới một biểu tượng trên màn hình và nhấn đúp chuột trái, ứng dụng từ biểu tượng này sẽ được kích hoạt.

Desktop của Windows XP chuẩn có một biểu tượng là Recycle Bin (thùng rác), những biểu tượng khác thường được thêm vào trong quá trình sử dụng máy. Dưới đây là một số thí dụ về các loại biểu tượng thông thường.


2


Biểu tượng ứng dụng, như biểu tượng Microsoft Word, có thể được dùng để mở ứng dụng này.

Biểu tượng thư mục (folder) như My Documents, có thể được nhấn chuột để mở và xem nội dung bên trong.

Biểu tượng tài liệu Team List.docx, được tạo trong Microsoft Word 2007. Nhấn đúp chuột vào biểu tượng sẽ làm khởi động Microsoft Word và hiển thị nội dung của tài liệu.

Biểu tượng ứng dụng này sẽ khởi động trình duyệt web Firefox.

Đây là biểu tượng cho một file phim. Nhấn đúp chuột vào biểu tượng để mở bộ phim này trong một chương trình ứng dụng xem phim.

2.2.2 Chọn và di chuyển biểu tượng (2.1.3.2)

Các biểu tượng nằm trên desktop thường được sắp xếp thành hàng thẳng đứng từ trên xuống và nằm bên trái màn hình, nhưng vị trí của chúng cũng có thể thay đổi tùy theo người dùng.

Để chọn một biểu tượng trên desktop, thực hiện như sau:• Nhấn vào biểu tượng.• Biểu tượng được highlight (sẽ sáng lên) và có bóng sáng xuất hiện xung quanh nó.

Để di chuyển một biểu tượng, thực hiện như sau:• Nhấn chuột trái vào biểu tượng để chọn nó.• Giữ chuột trái, kéo biểu tượng tới vị trí khác trên desktop bằng cách di chuyển chuột.

2.2.3 Sắp xếp biểu tượngNgoài di chuyển từng biểu tượng trên desktop, người dùng cũng có thể sắp xếp chúng theo một kiểu.

Để sắp xếp các biểu tượng, thực hiện như sau:• Nhấn chuột phải vào bất cứ vùng trống nào trên desktop.

Một menu ngữ cảnh xuất hiện.

• Di chuyển con trỏ đến Arrange Icons By.Một menu con xuất hiện.

• Phần đầu của menu con này cho phép sắp xếp các biểu tượng trên desktop theo tên (Name), kích cỡ (Size), loại (Type) hay ngày chỉnh sửa (Modified date).

• Phần giữa trong menu con này có hai mục nhỏ: ○ Tự động sắp xếp (Auto Arrange) để sắp xếp các biểu tượng nằm bên trái từ trên xuống trên desktop.



2

○ Sắp xếp theo lưới (Align to Grid) nghĩa là khi di chuyển một biểu tượng bằng chuột rồi sau đó thả chuột, biểu tượng đó sẽ được bắt vào điểm gần nhất trong một lưới ẩn trên desktop.

2.2.4 Tạo và di chuyển shortcut trên desktop (2.1.3.3)

Việc phải thường xuyên xác định vị trí menu của một ứng dụng sẽ làm cho người dùng thấy mệt mỏi. Để khắc phục điều này, người dùng có thể tạo ra một shortcut trên desktop làm việc, shortcut này giống như một đường đi tắt giúp người dùng mở ngay ứng dụng đó một cách nhanh chóng và dễ dàng. Shortcut trên desktop có thể được xóa đi khi cần.

Tạo shortcut trên desktopĐể tạo một shortcut trên desktop cho ứng dụng vẽ MS Paint, thực hiện như sau:• Nhấn Start.• Chọn All Programs.• Chọn menu con của Accessories.• Di chuyển con trỏ tới mục menu Paint.• Nhấn chuột phải, chọn Send To từ menu con xuất hiện.

Một menu con nữa xuất hiện.

• Nhấn chuột vào mục Desktop (create shortcut).Một shortcut cho ứng dụng Paint sẽ xuất hiện trên desktop.

Xóa shortcut khỏi desktopĐể xóa một shortcut, thực hiện như sau:• Di chuyển con trỏ tới chỗ shortcut rồi nhấn chuột phải.• Trong menu hiện ra, chọn Delete.

Cửa sổ Confirm File Delete mở ra, hỏi người dùng có muốn xóa shortcut đó hay không.• Chọn Yes để xóa shortcut.

Shortcut này sẽ biến mất khỏi desktop.

2.2.5 Sử dụng biểu tượng để mở file, thư mục hoặc ứng dụng (2.1.3.4)

Người dùng có thể sử dụng các biểu tượng trên desktop để chạy một ứng dụng, mở file hoặc thư mục.

Để làm vậy, thực hiện như sau:• Nhấn đúp chuột vào biểu tượng.

File, thư mục hay ứng dụng được mở ra trong một cửa sổ mới. Nếu một file được mở, nó sẽ được mở trong một ứng dụng liên quan.

2.3 Sử dụng cửa sổMọi phần mềm trong máy - như các ứng dụng, tin nhắn, lời nhắc yêu cầu nhập dữ liệu, file, thư mục… - được hiển thị trên màn hình trong một hình chữ nhật được gọi là cửa sổ (window). Các cửa sổ có các đặc điểm thông thường như thanh tiêu đề và các thanh menu.


2


2.3.1 Các thành phần của cửa sổ (2.1.4.1)

Hình minh họa dưới đây là cửa sổ My Computer. Phần chính của cửa sổ này hiển thị một tập hợp các biểu tượng, biểu tượng Shared Documents là một ví dụ. Xung quanh cửa sổ, có các tính năng khác nhau để di chuyển và đặt kích thước cho cửa sổ.

Thanh công cụ

Thanh menuThanh tiêu đề

Thanh địa chỉ

Thanh explorer

Thanh trạng thái

Thanh cuộn

Các nút thu nhỏ/phóng to/đóng

Một đường viền (border) xung quanh để xác định các biên của cửa sổ. Đường viền này có thể được kéo bằng chuột để điều chỉnh kích cỡ của cửa sổ.

Thanh tiêu đề (title bar) hiển thị tên cửa sổ bên trái. Nếu cửa sổ hiển thị các nội dung trong một thư mục, tên của thư mục đó sẽ được hiển thị trên thanh này. Bên phải thanh tiêu đề có ba nút dùng để thay đổi kích thước và đóng cửa sổ. (Xem Phần 2.2.3 của Mô-đun này để có thêm thông tin về các nút).

Thanh Menu (menu bar) gồm các menu ngữ cảnh, làm việc tương tự như menu Start. Một mũi tên cho menu con có thể xuất hiện kế bên các mục menu được chọn, cho phép hiển thị các mức menu chi tiết hơn.

Thanh công cụ (toolbar) hiển thị các nút để tiến hành những nhiệm vụ khác nhau trong cửa sổ hiện tại. Trong hình minh họa ở trên, nếu người dùng nhấn đúp vào thư mục Alan’s Documents, cửa sổ này sẽ thay đổi để hiển thị các nội dung của thư mục con đó. Lúc này, nếu nhấn chuột vào nút Back sẽ hiển thị lại các nội dung của My Computer. Nhấn vào Forward sẽ trở lại Alan’s Documents.

Thanh địa chỉ (Address bar) hiển thị vị trí hiện tại, tức thư mục, đang được mở xem. Trường Address thể hiện vị trí này theo một kiểu ký pháp được gọi là đường dẫn (path). Khi máy tính kết nối với internet, nếu nhập địa chỉ trang web trong trường địa chỉ, trang web sẽ hiển thị.

Thanh Explorer nằm bên trái cửa sổ, có thể được hiển thị theo nhiều dạng khác nhau. Chế độ hiển thị mặc định, như trong hình minh họa đầu tiên của phần này, sẽ hiển thị một loạt ô cửa sổ chứa liên kết nhanh (quick link) tới các ứng dụng và vị trí thường dùng. Ví dụ, khi



2

nhấn chuột vào liên kết dẫn tới thư mục Shared Documents trong phần Other Places, nội dung của thư mục này sẽ được hiển thị ở bên phải cửa sổ. Phần hiển thị bên phải cửa sổ có thể được “cuộn lên” và ẩn đi bằng thanh cuộn hoặc các nút mũi tên ở trên và dưới thanh cuộn.

Để thay đổi hình ảnh của thanh Explorer, thực hiện như sau:• Nhấn vào mục View trên menu của cửa sổ.• Từ menu con thả xuống, chọn Explorer Bar. Một menu con

nữa xuất hiện.• Chọn một lựa chọn trong menu con này.

Có nhiều lựa chọn để thay đổi hiển thị của thanh Explorer.• Search hiển thị file và thư mục Search Wizard. Nó có thể được hiển thị bằng một biểu tượng hoạt hình. • Favorites hiển thị danh sách các địa chỉ yêu thích thường dùng trên mạng internet.• History hiển thị lịch sử truy cập Internet.• Folders là lựa chọn thường xuyên nhất, hiển thị cấu trúc thư mục và file theo kiểu sơ đồ cây.

Một thanh cuộn (như hình minh họa bên phải) xuất hiện khi cửa sổ quá nhỏ, không thể hiển thị tất cả nội dung bên trong. Có thể có thanh cuộn ngang hoặc thanh cuộn dọc, hoặc có thể có cả hai thanh cuộn. Người dùng có thể nhấn vào các mũi tên ở đầu thanh cuộn để di chuyển nội dung lên hoặc xuống, sang phải hoặc sang trái. Nhấn, giữ và kéo chuột trái vào mũi tên của thanh cuộn cũng sẽ cho phép di chuyển nội dung trong cửa sổ. Thanh trượt trong thanh cuộn hiển thị vị trí của các thành phần trong cửa sổ.

Trong hình minh họa bên phải, thanh trượt nằm ở trên đầu để chỉ ra rằng các nội dung nằm trên đầu của cửa sổ được hiển thị. Chiều dài của thanh trượt tương tương với chiều cao của cửa sổ, thể hiện bao nhiêu phần nội dung đang hiển thị. Trong trường hợp này, hầu như tất cả nội dung được nhìn thấy. Các nội dung không hiển thị có thể được coi là “ra khỏi” phần cuối của cửa sổ. Kéo thanh cuộn xuống dưới sẽ hiển thị các phần còn lại.

Ngược lại, thanh trượt ở hình minh họa bên phải cho thấy chỉ một phần nhỏ của nội dung được hiển thị

Một số cửa sổ có thanh trạng thái (status bar) hiển thị tự động ở phần dưới cửa sổ.

Thanh trạng thái


2


Thanh trạng thái thường hiển thị thông tin về các nội dung của cửa sổ, như là có bao nhiêu đối tượng trong cửa sổ, tổng kích cỡ của các đối tượng trong cửa sổ...

Để hiển thị thanh trạng thái trong một cửa sổ cụ thể, thực hiện như sau:• Nhấn chuột vào menu View.• Chọn Status Bar để bật nó lên.

Trong một số cửa sổ, như My Computer, còn có nhiều mục con (sub-pane) ở phần bên trái, bên trong chứa các thông tin hoặc liên kết nhanh đến các phần hoặc công việc. Thí dụ, nếu ta nhấn chuột vào đường liên kết My Documents trong phần Other Places, nội dung của thư mục My Documents sẽ được hiển thị ở phần bên phải của cửa sổ này.

2.3.2 Hiển thị cửa sổCác nội dung chính của cửa sổ có thể được hiển thị theo các kiểu khác nhau tùy theo lựa chọn của người dùng.

Để sắp xếp các biểu tượng trong một cửa sổ, thực hiện như sau:• Nhấn chuột vào menu View để hiển thị danh sách các lựa chọn.



2

Các lựa chọn này là:

• Filmstrip: Nếu Windows XP phát hiện thấy trong thư mục đang xem có chứa các file dạng ảnh ví dụ ảnh từ camera kỹ thuật số, thì tùy chọn này sẽ có sẵn. Nó hiển thị bức ảnh ở cỡ lớn và kiểm soát hướng di chuyển từ ảnh này tới ảnh khác.

• Thumbnails: Tương tự như Filmstrip, nhưng hiển thị hình ảnh với kích cỡ nhỏ hơn.

• Tiles: Dùng để hiển thị các biểu tượng lớn của mỗi mục trong thư mục theo dạng cột, kèm theo chi tiết tóm tắt liên quan đến loại file, như kích thước file.

• Icons: Kiểu hiển thị này tương tự như tiêu đề nhưng chỉ thể hiện biểu tượng và tên theo hàng.

• List: Lựa chọn này làm hiển thị các biểu tượng nhỏ cho mỗi thư mục thành một cột duy nhất.

• Details: Lựa chọn này giống như List nhưng có thêm nhiều cột để hiển thị chi tiết cho mỗi mục.

2.3.3 Thao tác với cửa sổ (2.1.4.2)

Các cửa sổ đang mở có thể được thao tác để phù hợp với yêu cầu làm việc của người dùng. Việc thao tác với cửa sổ rất hữu ích khi người dùng làm việc với hai hay nhiều cửa sổ để có thể di chuyển, thay đổi kích thước và đóng cửa sổ.

Di chuyển cửa sổĐể thay đổi vị trí của một cửa sổ trên desktop, thực hiện như sau:• Đặt đầu con trỏ lên thanh tiêu đề.


2


• Giữ chuột trái và kéo cửa sổ.• Khi thả chuột, cửa sổ sẽ được chuyển tới một vị trí mới.

Chỉnh lại kích thước cửa sổKích thước của một cửa sổ cũng có thể được thay đổi. Nếu có nhiều cửa sổ cùng đồng thời mở ra trên desktop, người dùng cần điều chỉnh lại kích cỡ của các cửa sổ để cửa sổ đang làm việc có kích thước đủ lớn để làm việc, trong khi các cửa sổ khác thì thu nhỏ lại để chỉ một phần nội dung của nó được nhìn thấy.

Để chỉnh sửa lại kích cỡ của cửa sổ, thực hiện như sau:• Di chuyển con trỏ tới vị trí móc chỉnh cỡ (resize handle) nằm ở góc dưới bên

phải cửa sổ. • Khi con trỏ thay đổi thành con trỏ chỉnh cỡ, giữ và kéo chuột theo

phương xiên để thay đổi kích cỡ của cửa sổ.• Khi thả chuột, cửa sổ sẽ có kích cỡ tương ứng tại vị trí thả.

Người dùng cũng có thể chỉ kéo một cạnh của cửa sổ bằng cách làm tương tự như trên.

Móc chỉnh cỡ

Con trỏ chỉnh cỡ

Chỉnh kích cỡ và đóng cửa sổKhi cửa sổ quá bé, không thể hiển thị tất cả nội dung bên trong, nó có thể được kéo rộng ra hết cỡ, tức là chiếm cả diện tích màn hình.• Nhấn chuột vào nút Maximise ở bên phải thanh tiêu đề để phóng to cửa sổ ra toàn màn hình.

Sau khi cửa sổ đã được phóng to hết cỡ, nút Maximise trở thành nút Restore (trở lại kích cỡ cũ).• Nhấn chuột vào Restore để khôi phục lại kích thước cũ.

Phóng to

ĐóngThu nhỏ

Khôi phục

Nếu muốn đưa một cửa sổ tạm thời ra khỏi desktop, người dùng có thể làm giảm kích thước cửa sổ hoặc thu nhỏ. Cửa sổ sẽ biến mất khỏi desktop và một nút đại diện cho nó xuất hiện trên thanh tác vụ.• Nhấn chuột vào nút Minimise để tạm thời đóng cửa sổ lại, biến nó thành một nút trên thanh tác vụ.

Để hiển thị lại cửa sổ đã bị thu nhỏ, thực hiện như sau:• Nhấn chuột vào nút biểu thị trên thanh tác vụ.



2

Để đóng một cửa sổ, thực hiện như sau:• Nhấn chuột vào nút Close X.

CHÚ ÝĐể cùng lúc giảm tối đa kích cỡ của tất cả các cửa sổ, đồng thời nhấn phím Windows và phím ‘D’. Phím Windows nằm bên trái phím dấu cách và có biểu tượng của Windows.

2.3.4 Chuyển đổi giữa các cửa sổ đang mở (2.1.4.3)

Trên desktop máy tính thường có vài cửa sổ mở cùng lúc. Nhưng tại một thời điểm nhất định chỉ có một cửa sổ có thể làm việc với chuột và bàn phím, mặc dù các xử lý có thể tiếp tục diễn ra trong các cửa sổ khác. Ví dụ, người dùng có thể tiết kiệm thời gian bằng cách cho một cửa sổ thực thi quá trình trộn thư và một cửa sổ khác tiến hành sửa chữa văn bản. Cửa sổ đang được sử dụng được gọi là cửa sổ kích hoạt (active window).

Thanh tiêu đề của cửa sổ kích hoạt thường có màu đậm hơn các cửa sổ không kích hoạt.

Thí dụ, cửa sổ Calculator nằm bên phải là cửa sổ không kích hoạt và cửa sổ WordPad là cửa sổ đang hoạt động (kích hoạt).

Nhấn chuột vào một cửa sổ, cửa sổ này sẽ thành cửa sổ hiện tại và hiển thị lên phía trước. Trong hình minh họa bên phải, khi nhấn chuột vào cửa sổ Calculator, cửa sổ này sẽ hiện lên trước và trở thành cửa sổ hiện tại.

Sử dụng thanh tác vụ (taskbar)Thanh tác vụ, nằm ở chân desktop, hiển thị một nút cho mỗi cửa sổ đang mở. Người dùng có thể chọn và kích hoạt một cửa sổ bằng cách nhấn chuột vào nút của nó trên thanh tác vụ.

Khi một cửa sổ được kích hoạt, nút của nó sẽ đậm hơn nút của các cửa sổ không kích hoạt.

Khi nhiều cửa sổ, bất kể là các thư mục hay ứng dụng, được mở ra, sẽ có các nút trên thanh tác vụ. Tuy nhiên, nếu có quá nhiều nút thì thanh tác vụ sẽ không còn chỗ trống để đặt nút. Trong trường hợp này, nút đại diện cho cửa sổ có chung ứng dụng hay cửa sổ chứa nội dung của một thư mục sẽ được nhóm lại với nhau.

Việc nhóm này sẽ diễn ra tự động khi chức năng này được thiết lập (xem phần dưới). Số cửa sổ trong nhóm được chỉ ra trên nút của nhóm đó.

Khi các nút được nhóm, người dùng có thể làm hiển thị một trong các cửa sổ (file) bằng cách sau:• Nhấn chuột phải vào nút của nhóm trên thanh tác vụ.

Một menu xuất hiện liệt kê tất cả các cửa sổ trong nhóm. • Nhấn chuột trái vào cửa sổ cần dùng để hiển thị lại nó.


2


Để đóng tất cả các file trong cùng một nhóm, thực hiện như sau:• Nhấn chuột phải vào nút của nhóm trên thanh tác vụ.

Một menu xuất hiện chứa các lựa chọn.• Nhấn chuột trái vào Close Group.• Tất cả các file trong nhóm sẽ được đóng lại.

Để thiết lập chức năng nhóm file và đảm bảo các file được nhóm với nhau, thực hiện như sau:• Nhấn chuột phải vào nút Start.

Một menu xuất hiện.• Nhấn Properties.

Cửa sổ Taskbar and Start Menu Properties mở ra.• Nhấn chuột vào tab Taskbar, đánh dấu lựa chọn Group

similar taskbar buttons.

Sử dụng bàn phímNgười dùng có thể quay vòng giữa các ứng dụng đang mở bằng các thao tác với bàn phím. • Giữ phím Alt và nhấn phím Tab. • Một cửa sổ mở ra nằm phía trước tất cả các cửa sổ khác, mỗi

cửa sổ có một biểu tượng.

• Vẫn giữ phím Alt, lại nhấn phím Tab, để ý hình chữ nhật lựa chọn sẽ di chuyển tới mỗi biểu tượng. • Khi hình chữ nhật lựa chọn bọc biểu tượng cần chuyển tới, thả đồng thời cả hai phím, cửa sổ cần sẽ

được mở ra.

Nhấn vào Group similar taskbar buttons



2

Phần 3 Thông tin và thiết lập

3.1 Thông tin hệ thống (2.1.2.1)

Để biết thông tin về máy tính, như là dung lượng bộ nhớ, thực hiện như sau:• Nhấn chuột phải vào biểu tượng My Computer trên desktop.• Chọn Properties.

Cửa sổ System Properties mở ra, với tab General được chọn.• Dưới chữ System: có hiển thị phiên bản (version) Windows

XP và cấp của gói dịch vụ (Service Pack)• Dưới chữ Registered To: có hiển thị tên và tên công ty của

người dùng đã đăng ký, cùng với số ID của sản phẩm.• Ở dưới là thông tin về máy tính.

Trong hình minh họa bên phải, cấu hình CPU của máy là AMD Athlon 3000+, tốc độ 2.17GHz và có dung lượng RAM được cài đặt là 512MB.

3.2 Thay đổi hiển thị desktop (2.1.2.2)

3.2.1 ThemeTheme desktop là một tập biểu tượng, font chữ, màu sắc, âm thanh, hình nền desktop và các yếu tố khác để Windows XP thể hiện desktop theo một chủ đề nào đó. Theme có thể được thay đổi để phù hợp với người dùng và hoàn cảnh sử dụng. Người dùng cũng có thể sử dụng phương thức màu (color scheme) cho một theme để làm nổi hình ảnh của desktop.

Theme mới có thể được tạo ra bằng cách thay đổi các yếu tố của theme mặc định ban đầu. Các theme mới này có thể được lưu lại bằng cách đặt tên mới. Theme mặc định trong Windows XP là Windows XP với phương thức màu mặc định là màu xanh.

Để thay đổi theme hiện tại, thực hiện như sau:• Nhấn chuột phải vào một vùng trống trên desktop.

Một menu thả hiện ra. • Chọn Properties.


2


Cửa sổ Display Properties mở ra với tab Themes được chọn.

Chế độ hiển thị chung của Windows XP được điều chỉnh bởi các lựa chọn trong menu thả Theme. Có hai theme chính là Windows XP mặc định và Windows Classic tương tự như hiển thị trong Windows 2000.

• Chọn Windows Classic từ menu và quan sát các mẫu thay đổi như thế nào.

• Nhấn Apply để chấp nhận các thay đổi. • Kiểu cửa sổ, nút... thay đổi như trong hình minh họa ở dưới.

Vị trí của các mục menu như menu, các nút đóng... không thay đổi.



2

• Mở cửa sổ Display Properties giống như ở trên. • Chọn tab Appearance.

Chú ý rằng tùy chọn Windows and buttons được đặt là Windows Classic Style. Tùy chọn này và các thiết lập khác được đặt tự động khi theme thay đổi.

• Từ menu thả Color Scheme, chọn Marine (High Color). • Nhấn chuột vào Apply.

Không đóng cửa sổ Display Properties.Sự phối màu sẽ được thay đổi.

• Cửa sổ Display Properties vẫn mở, chọn tab Themes.

Chú ý rằng lựa chọn Themes đã thay đổi thành Windows Classic (modified), tạo ra một sự thay đổi về phối màu.

• Theme đã chỉnh sửa này có thể được lưu lại bằng cách nhấn chuột vào Save As.

• Đặt tên cho file theme. Ví dụ: BEC Theme.• Nhấn Save.

Sau khi lưu, theme này sẽ có trong danh sách các theme và người dùng có thể chọn nó khi muốn.

Chọn phương thức màu (color scheme)


2


3.2.2 Thay đổi nền desktopNền (background) là phần hiển thị đằng sau các biểu tượng trên desktop. Nền có thể là một màu đơn giản hoặc một hình ảnh.

Để thay đổi nền desktop, thực hiện như sau:• Nhấn chuột phải vào một vùng trống trên desktop.

Một menu thả xuất hiện. • Chọn Properties.

Cửa sổ Display Properties mở ra.• Chọn tab Desktop.• Để sử dụng một màu làm hình nền, chọn

None trong danh sách hình nền Background.• Chọn một màu trong danh sách Color.• Nhấn Apply.

Một hiển thị xem trước của màu sắc này sẽ hiện ra trên màn hình trong cửa sổ Display Properties.

Để sử dụng hình nền là một bức ảnh, thực hiện như sau:• Mở cửa sổ Display Properties và chọn tab Desktop.• Chọn một hình ảnh từ danh sách Background.• Nhấn Apply.

Trường hợp người dùng muốn đưa hình ảnh chưa có trong danh sách của background làm hình nền, thực hiện như sau:• Nhấn chuột vào nút Browse.

Chọn một màu từ danh sách Color

Chọn None từ danh sách của

Background

Sử dụng nút Browse để tìm

hình ảnh



2

Cửa sổ Browse mở ra.• Tìm hình ảnh bằng cách sử dụng hộp Look in:

Hộp Look in:

• Menu thẻ Position xuất hiện khi một hình nền được lựa chọn, menu này xác định điều gì sẽ xảy ra nếu hình ảnh được chọn nhỏ hơn desktop. Các lựa chọn trong menu này là:

○ Center: Hình ảnh sẽ được đặt ở giữa desktop. Phần còn lại của desktop xung quanh hình ảnh sẽ là màu đã chọn trong menu thẻ Color.

○ Tile: Hình ảnh sẽ được lặp lại thành một mô hình xếp cạnh nhau. ○ Stretch: Hình ảnh sẽ được kéo ra để bằng kích thước desktop.

CHÚ ÝNếu chọn một hình ảnh nhỏ hơn kích cỡ desktop, chọn Zoom trong menu position sẽ làm căng hình ảnh này ra cả màn hình.

3.2.3 Độ phân giải màn hình và chất lượng màu

Độ phân giải màn hìnhHình ảnh hiển thị trên desktop được tạo bởi các cột điểm và hàng điểm rất nhỏ, mỗi điểm có khả năng là một trong số hàng triệu màu sắc. Những điểm này được kiểm soát bởi máy để vẽ ra các hình ảnh trên desktop.

Số điểm nằm ngang kết hợp với số điểm nằm dọc được gọi là độ phân giải (resolution). Các độ phân giải thông thường là 1024 ngang và 768 dọc, hay 1152 ngang và 864 dọc. Độ phân giải càng cao thì số điểm trên desktop càng nhiều và làm cho hình ảnh trên desktop, cửa sổ và biểu tượng hiển thị rõ nét hơn.

Có nhiều lý do để giải thích lý do không thể sử dụng số điểm lớn để thiết lập độ phân giải của màn hình; đó là:• Máy tính sẽ có độ phân giải cao nhất mà nó có thể điều khiển được. • Màn hình có độ phân giải cao nhất mà nó có thể xử lý được.• Kích thước vật lý của màn hình, khoảng cách giữa màn hình và người dùng, tầm nhìn của mắt đều là

những yếu tố có liên quan. Bởi vì khi độ phân giải càng cao thì cửa sổ, biểu tượng và chữ đều trở nên nhỏ hơn.

• Các màn hình phẳng (LCD hoặc plasma) có một độ phân giải tự nhiên. Nếu không đạt được độ phân giải này, màn hình sẽ phải co giãn hình ảnh lên hoặc xuống, kết quả là chất lượng hình ảnh sẽ kém hơn.

Chất lượng màuChất lượng màu, hay độ nét của màu, trong Windows XP quyết định số màu lớn nhất có thể dùng cho mỗi hình ảnh trên màn hình, bao gồm desktop, biểu tượng, cửa sổ... Tất cả các máy tính PC hiện đại đều có thể sử dụng ít nhất 32-bit màu, nghĩa là mỗi điểm trên desktop có thể là một trong 4.294.967.296 màu.


2


Thay đổi chất lượng màu và độ phân giải của màn hìnhĐể thay đổi độ phân giải của màn hình và chất lượng màu, thực hiện như sau:• Nhấn chuột phải vào một vùng trống trên desktop.

• Chọn Properties từ menu ngữ cảnh xuất hiện.

Cửa sổ Display Properties mở ra.• Chọn tab Settings. • Để điều chỉnh độ phân giải, kéo thanh trượt Screen

resolution sang trái hoặc phải. • Nhấn Apply để kiểm tra thiết lập. • Nếu cài đặt này là quá lớn đối với hiển thị của màn hình, màn

hình sẽ trống trơn. Nếu điều này xảy ra, hãy ấn vào phím Esc để khôi phục lại cài đặt gốc.

• Có thể thiết lập chất lượng màu Color quality từ menu thả. Các máy tính thường chỉ sử dụng những thiết lập nhỏ hơn hoặc bằng giá trị lớn nhất (32-bit).

3.2.4 Trình bảo vệ màn hìnhTrình bảo vệ màn hình (Screensaver) tự động biến màn hình thành màu đen hoặc hiển thị một hình ảnh di động khi máy tính không được sử dụng trong một khoảng thời gian. Nó có tác dụng như một cơ chế an toàn. Để tắt màn hình bảo vệ, người dùng phải nhập mật khẩu và lại bắt đầu công việc.

Trình bảo vệ màn hình sẽ xuất hiện khi không có hoạt động nào từ chuột hay bàn phím trong một khoảng thời gian. Khi một trình bảo vệ màn hình được kích hoạt, nhấn bất kỳ phím nào trên bàn phím hoặc di chuyển chuột sẽ làm nó biến mất và hiển thị các nội dung của màn hình trước đó. Windows XP có nhiều trình bảo vệ màn hình.

Để chọn trình bảo vệ màn hình, thực hiện như sau:• Nhấn chuột phải vào một vùng trống trên desktop. • Chọn Properties từ menu ngữ cảnh xuất hiện.

Cửa sổ Display Properties mở ra.

Thanh trượt Screen

resolution

Chọn chất lượng màu sắc



2

• Trong Display Properties, chọn tab Screensaver.

Một trình bảo vệ màn hình có thể được chọn từ menu thả.

Người dùng có thể nhập thời gian chờ trước khi trình bảo vệ màn hình kích hoạt.

Nếu hộp On resume, password protect được đánh dấu, phải nhập mật khẩu để bỏ kích hoạt trình bảo vệ màn hình.

3.2.5 Control PanelHầu hết những thay đổi trong Windows XP, từ việc thêm các ứng dụng mới cho tới việc thay đổi thời gian, đều được thực hiện qua Control Panel.

Để truy cập vào Control Panel, thực hiện như sau:• Nhấn chuột vào nút Start.• Từ menu Start, chọn Control Panel.

Control Panel có thể được hiển thị trong Category View như trong hình minh họa bên phải hay Classic View như hình bên trái. Dòng chữ giả định Classic View đang được sử dụng.

Tùy chọn Switch to...

Control Panel

Chọn một trình bảo vệ màn hình

Chọn thời gian chờ để kích hoạt trình bảo vệ màn hình

Chọn có hay không cần mật khẩu khi bỏ kích hoạt trình bảo vệ màn hình


2


Để thay đổi từ Category View thành Classic View, thực hiện như sau: • Nhấn chuột vào tùy chọn Switch To Classic View phía trên bên trái cửa sổ.

Ngày và giờ (Date and Time)Máy tính có một đồng hồ được hiển thị trên khay hệ thống ở bên phải thanh tác vụ. Trên đồng hồ sẽ hiển thị ngày và giờ. Trong một số trường hợp, việc có đồng hồ rất quan trọng. • Khi tạo hay cập nhật một file, file này sẽ có ngày và giờ đính kèm. Điều này rất hữu ích khi người dùng

muốn tìm kiếm tài liệu theo thời gian. • Ngày và giờ có thể dễ dàng được chèn vào các tài liệu của Office.

Để điều chỉnh ngày và giờ, thực hiện như sau:• Nhấn vào nút Start.• Từ menu Start, chọn Control Panel.• Nhấn đúp vào biểu tượng Date and Time.

Hoặc cách khác, nhấn đúp vào ô thời gian được hiển thị trên khay hệ thống nằm bên phải thanh tác vụ.

Cửa sổ Date and Time Properties mở ra.• Ngày, tháng, năm có thể được cài đặt sử dụng điều khiển ở

bên trái cửa sổ. • Thời gian có thể được điều chỉnh bằng cách nhấn chuột vào

phía dưới đồng hồ và nhập các giá trị mới vào. Hoặc có thể điều chỉnh thời gian bằng cách sử dụng các mũi tên lên, xuống như trong hình minh họa.

• Tab Time Zone cho phép thay đổi múi giờ mà máy tính thiết lập bằng cách chọn một khu vực từ danh sách thả.



2

• Tab Internet Time cho phép Windows XP được cấu hình để tự động cập nhật thời gian đúng theo thời gian từ các đồng hồ nguyên tử kết nối với mạng internet.

Âm lượng (Volume)Máy tính có thể được nối với các loa để phát âm thanh từ clip video, file MP3...

Để điều chỉnh âm lượng từ máy tính, thực hiện như sau:• Nhấn vào nút Start.• Từ menu Start, chọn Control Panel.• Nhấn đúp vào biểu tượng Sounds and Audio Devices.

Hoặc cách khác, nhấn đúp vào biểu tượng loa trên khay hệ thống.

Cửa sổ Volume Control mở ra.• Điều chỉnh âm lượng bằng cách di chuyển thanh trượt trên

cửa sổ này.

3.2.6 Thay đổi bố cục bàn phím (2.1.2.3)

Bố cục bàn phím có thể được thay đổi để phù hợp với ngôn ngữ tạo tài liệu. Mỗi ngôn ngữ có một bố cục bàn phím mặc định, nhưng có những ngôn ngữ có nhiều bố cục. Thậm chí khi công việc được thực hiện chủ yếu bằng một ngôn ngữ, thì những bố cục khác nhau cũng có thể có ích để đánh máy văn bản có dấu...

Để thay đổi ngôn ngữ của bàn phím, thực hiện như sau:• Nhấn vào nút Start.• Từ menu Start, chọn Control Panel.• Nhấn đúp vào biểu tượng Regional and Language Options.


2


Cửa sổ Regional and Languages Options mở ra.• Nhấn vào tab Languages.• Nhấn vào nút Details.

Cửa sổ Text Services and Input Languages mở ra.

Bố cục bàn phím hiện tại được hiển thị theo ngôn ngữ mặc định.

Một bố cục khác có thể được lựa chọn từ danh sách thả.Để thêm một ngôn ngữ mới, thực hiện như sau:• Nhấn chuột vào nút Add trong cửa sổ Text Services and

Input Languages.Cửa sổ Add Input Language mở ra.

• Chọn một ngôn ngữ mới từ danh sách này.• Nhấn OK.

Nút Details

Bố cục bàn phím hiện tại

Nút Add…

CHÚ ÝNgười dùng có thể chuyển giữa các ngôn ngữ bàn phím khác nhau trong những chương trình trên máy.

Giữ Left Alt + Shift để chuyển bàn phím thành dạng US và Alt Gr + Shift để chuyển thành dạng UK. Ngôn ngữ thay đổi được thể hiện trên thanh trạng thái của chương trình đang sử dụng.



2

Phần 4 Cài đặt và gỡ bỏ ứng dụng

4.1 Cài đặt ứng dụng (2.1.2.4)

Ứng dụng có thể được thêm vào hoặc gỡ bỏ khỏi Windows XP. Việc cài thêm một ứng dụng mới được gọi là installing và việc gỡ bỏ một ứng dụng đi được gọi là uninstalling.

Các ứng dụng có trong Windows XP được gọi là các thành phần của Windows (Windows Components) và có thể được cài đặt bằng cách sử dụng Control Panel.

Phần mềm khác không phải là một phần của Windows thường đi cùng với một bộ cài đặt đặc biệt được gọi là setup.exe nằm trong đĩa CD hay từ một phần của download, như hình minh họa bên phải.

CHÚ ÝTrong các mạng văn phòng hay mạng giáo dục, người dùng thường không có quyền cài đặt hay gỡ bỏ các ứng dụng.

Việc cài đặt thường bắt đầu với một wizard - là một nhóm các bước đơn giản mà người dùng cần tuân theo để cài đặt ứng dụng.

Để cài đặt một thành phần Windows bằng cách sử dụng Control Panel, thực hiện như sau:• Nhấn vào nút Start.• Từ menu Start, chọn Control Panel.• Nhấn đúp vào biểu tượng Add or Remove Programs.


2


Cửa sổ Add or Remove Programs mở ra.

Tất cả các ứng dụng đã cài đặt trong máy được liệt kê ở đây.

Để cài đặt một thành phần Windows mới, thực hiện như sau:• Nhấn chuột vào biểu tượng Add/Remove Windows Components bên trái cửa sổ.

• Lúc này, người dùng đánh dấu một mục trong danh sách và nhấn chuột vào nút Next để cài đặt thành phần này.

• Trong trường hợp với Windows XP, wizard có thể yêu cầu CD chứa bộ cài đặt Windows nếu cần sao chép file từ đĩa.

4.2 Gỡ bỏ ứng dụng (2.1.2.4)

Người dùng có thể xóa hoặc gỡ bỏ (uninstall) ứng dụng khi không cần sử dụng.

Để gỡ bỏ một ứng dụng, thực hiện như sau:• Nhấn chuột vào nút Start.• Từ menu Start, chọn Control Panel.• Nhấn đúp vào biểu tượng Add or Remove Programs.

Cửa sổ Add or Remove Programs mở ra.• Xác định ứng dụng cần gỡ bỏ, nhấn chuột để highlight nó lên.

• Nhấn Change/Remove.

Một cửa sổ xác nhận mở ra • Nhấn Yes để gỡ bỏ chương trình này.• Nhấn No để giữ chương trình này.

Đánh dấu hay không đánh dấu các mục này

Nhấn Change/Remove



2

Phần 5 Quản lý file

5.1 Các khái niệm chínhFile là một tập hợp dữ liệu có tổ chức được lưu trong máy tính và có thể được xác định như một thực thể độc lập có kiểu file và kích cỡ. Ví dụ như các tài liệu của Microsft Office, các file nhạc... Các ứng dụng, như Microsoft Word và ngay cả hệ điều hành Windows XP, cũng bao gồm hàng trăm hay hàng nghìn file riêng lẻ.

Thư mục (folder) là một bộ chứa trong đó các file và thư mục khác có thể được chứa theo một kiểu có tổ chức. Tương tự như thư mục cardboard trong một tủ tài liệu văn phòng có thể chứa thư từ, tranh ảnh và các thư mục nhỏ khác. Các file và thư mục trong thư mục không bị giới hạn về số lượng và dung lượng.

5.1.1 Đơn vị đo dung lượng file (2.2.1.3)

Dung lượng file được đo bằng byte và xác định máy tính cần bao nhiêu bộ nhớ để chứa file đó. Byte là một đơn vị đo cơ bản và rất nhỏ. Các đơn vị đo file thông thường là Kilobyte (KB) (một kilobyte xấp xỉ 1.000 byte), hoặc là Megabyte (MB) (một MB xấp xỉ bằng một triệu byte hay xấp xỉ bằng 1.000 KB), hoặc là Gigabyte (GB) (một GB xấp xỉ bằng một tỷ byte hoặc xấp xỉ bằng 1.000 MB). Kích thước file có thể tăng lên vượt xa GB, nhưng không phổ biến và chỉ tồn tại trong các lĩnh vực đặc biệt khi máy tính được dùng để tạo ra các hiệu ứng đặc biệt trong phim.

5.2 Thiết bị lưu trữ (2.2.1.2 và 2.2.1.4)

Tất cả file do người dùng tạo ra (gồm các ứng dụng được cài đặt và cả Windows XP) phải được lưu trữ trong một thiết bị lưu trữ (storage device) để chúng được giữ lại an toàn và không mất khi tắt máy tính.

Có hai loại thiết bị lưu trữ file chính. Các thiết bị này thường được gọi là ổ đĩa (drive). Thí dụ, cho các đĩa DVD vào trong một ổ đĩa DVD, các băng trong một ổ băng...• Thiết bị lưu trữ cố định (Non-Removable Storage Device): Windows XP, ứng dụng và các file do

người dùng tạo ra thường được lưu trữ trong ổ cứng. • Thiết bị lưu trữ di động (Removable Storage Device): Những thiết bị này thường được sử dụng để di

chuyển file từ máy này sang máy khác, cài đặt phần mềm mới, tạo các bản sao dự phòng.

Thông tin trong máy được lưu trữ theo kiểu điện tử. Vì lý do này nên luôn có nguy cơ dữ liệu bị mất do sự cố của máy hoặc do lỗi của con người. Để tránh mất toàn bộ dữ liệu, người dùng nên sao chép tất cả các tài liệu quan trọng vào đĩa hoặc những thiết bị khác. Các bản sao chép này gọi là bản sao dự phòng (backup). Các bản sao dự phòng có thể được tạo theo nhiều cách. Các bản sao chép có thể được lưu trong băng (tape), ổ USB, ổ cứng ngoài hay trên các đĩa CD, DVD. Dữ liệu từ các file cũng có thể được in ra và lưu trữ. Những bản sao này cần được cất giữ ở một nơi an toàn, chẳng hạn như trong tủ chống cháy hoặc tại một địa điểm ở xa.

5.2.1 Ổ đĩa cứng (cố định và di động)Máy tính có một ổ cứng cố định (non-removable hard disk) nằm trong case máy. Dung lượng trung bình của ổ cứng là khoảng 100 GB. Ổ cứng chứa hệ điều hành Windows XP cùng tất cả các ứng dụng đã được cài đặt và file của người dùng.


2


Một ổ cứng có một hoặc vài đĩa (platter) để lưu trữ dữ liệu. Thông tin được đọc và viết bằng một đầu đọc di động lướt nhẹ trên mặt đĩa. Hình minh họa dưới đây là một ổ đĩa cứng điển hình đã bỏ vỏ.

Ổ cứng di động (removable) hoặc ổ cứng ngoài (external) về cơ bản cũng giống như các ổ cứng bên trong case máy, nhưng được đặt trong một vỏ bọc chắc chắn và nối với máy tính qua cổng USB hoặc cổng tương đương. Chúng thường được sử dụng để lưu trữ, di chuyển một lượng lớn dữ liệu giữa các máy tính và để sao lưu dự phòng. Một ổ cứng di động có thể có dung lượng lên đến 1TB (1.024GB).

5.2.2 Ổ USB Ổ USB là một thiết bị lưu trữ thuận tiện, được cắm vào cổng USB tốc độ cao trên case máy.

Ổ USB sử dụng công nghệ flash memory giống như thẻ nhớ của máy ảnh kỹ thuật số và trò chơi điện tử cầm tay và đôi khi được coi như ổ flash. Loại ổ này thường có kích cỡ bằng một chiếc chìa khóa, các USB điển hình có dung lượng ít nhất là 512MB.

5.2.3 Đĩa CD Trong khi ổ cứng là thiết bị từ tính, ổ USB dùng bộ nhớ flash, thì CD sử dụng tia laser để đọc thông tin chứa trong đĩa. Nói cách khác, CD là một dạng lưu trữ quang học. Loại đĩa này có thể lưu giữ khoảng 650 MB tới 700MB dữ liệu. Đĩa CD chủ yếu được dùng để phân phối các dữ liệu có bản quyền như phần mềm thương mại hay âm nhạc, nó là thiết bị chỉ đọc - thông tin không thể xóa hay thêm vào đĩa. Tên gọi chính xác của đĩa CD là CD-ROM.

Dưới đây là hai loại đĩa CD có thể ghi được. Quá trình sao chép thông tin vào đĩa được gọi là burning. • CD-R: là đĩa cho phép ghi dữ liệu trong một lần và đọc nhiều lần.• CD-RW: là đĩa cho phép ghi và đọc nhiều lần.

Đĩa CD được sử dụng với các ổ CD (CD drive). Ổ này có một khay đựng đĩa có thể mở để đưa đĩa vào hoặc lấy đĩa ra. Ngoài ổ CD trên case, còn có các ổ CD ngoài.

5.2.4 Đĩa DVD Đĩa DVD đã hầu như thay thế đĩa CD trong việc lưu trữ quang học và loại bỏ hoàn toàn các loại băng hình trong thế giới giải trí tiêu dùng.

Loại đĩa này trông giống và cũng sử dụng công nghệ tương tự như các đĩa CD, nhưng dung lượng của đĩa DVD là 4.7GB chứ không phải chỉ 700MB như đĩa CD. Đĩa DVD cũng có các loại đĩa hai lớp có thể chứa tới 8GB thông tin. Đây là điểm rất quan trọng trong máy tính vì làm tăng khả năng lưu trữ và phương tiện sao lưu.

Đĩa quay

Đầu đọc di động



2

Trong thế giới giải trí, dung lượng lớn của các đĩa DVD hai lớp là cách duy nhất để phân phối các bộ phim có chất lượng hình ảnh và âm thanh cao. Đĩa DVD cũng được dùng để phân phối các dữ liệu có bản quyền như phần mềm thương mại hay âm nhạc. Nếu đĩa DVD chỉ đọc được và không ghi được thì gọi là đĩa DVD-ROM.

Có nhiều loại đĩa DVD có thể ghi được, chia làm hai nhóm: • DVD-R và DVD+R: Những đĩa này có thể ghi một lần và đọc nhiều lần.• DVD-RW, DVD+RW và DVD-RAM: Những đĩa này có thể ghi và đọc nhiều lần.

Các đĩa DVD được sử dụng với các ổ DVD, giống như ổ CD. Tất cả các ổ DVD đều có thể đọc các đĩa CD.

5.2.5 Ổ mạngNếu máy tính thuộc một mạng máy tính, dữ liệu truy cập có thể nằm trong máy tính khác. Ví dụ, máy chủ mạng của một cơ quan có thể có vài ổ đĩa cứng có dung lượng lớn được chia sẻ và có thể được dùng cho các máy tính khác trong mạng.

Người dùng có thể truyền và lấy file từ các khu vực được chia sẻ này giống như trên ổ cứng của máy mình. Các file này được truyền qua cáp mạng (network cable) hay truyền qua kết nối mạng không dây (wireless network conection).

Trong Windows XP, biểu tượng của một thư mục bình thường trên máy cục bộ trông hơi khác so với biểu tượng của các thư mục thể hiện cho một vị trí mạng.

Thư mục cục bộThư mục mạng

5.2.6 Đĩa DVD mật độ caoĐĩa DVD mật độ cao là thế hệ tiếp theo của đĩa DVD. Giai đoạn đầu, có hai dạng đĩa đối ngược nhau là HD DVD và Blu-Ray, nhưng trong năm 2008, đĩa Blu-Ray trở thành đĩa tiêu chuẩn. HD DVD có thể lưu trữ 30GB dữ liệu, trong khi đĩa Blu-Ray có thể lưu trữ tới 50GB. Các dạng đĩa mật độ cao này sẽ dần dần thay thế các đĩa DVD chuẩn.

5.2.7 Băng từ (Tape)Trong các mạng máy tính, như mạng của công ty thương mại, thường có một hoặc nhiều máy chủ (những máy có nhiệm vụ chuyên biệt là lưu trữ và điều khiển). Dữ liệu quan trọng trong các ổ cứng thường được lưu trữ bằng các hộp băng di động. Những hộp băng từ này thường được lưu trữ ở những nơi an toàn và bí mật để có thể khôi phục khi có thảm họa. Tuy nhiên, kiểu lưu trữ bằng băng từ đang dần biến mất, thay vào đó là các ổ cứng, vì chúng bền hơn, có chi phí thấp hơn và dung lượng lớn hơn.

5.2.8 Lưu trữ file trực tuyến (2.2.1.5)

Sự phát triển của internet băng thông rộng đã cung cấp nhiều kiểu lưu trữ trực tuyến (online storage) khác nhau. Dạng lưu trữ trực tuyến bắt đầu xuất hiện khi các máy tính lần đầu được nối mạng với nhau và ngày càng trở nên đơn giản, ví dụ như Mozy (www.mozy.com) chuyên cung


2


cấp những cách thức đơn giản để lưu trữ trực tuyến. Kiểu lưu trữ này rất có ích khi truyền các file có dung lượng lớn không thể truyền qua e-mail và rất có ích cho mục đích sao lưu bên ngoài.

5.3 Các biểu tượng lưu trữTrong Windows XP, có một số biểu tượng thể hiện cho các kiểu lưu trữ khác nhau. Dưới đây là một số ví dụ.

5.4 Tốc độ, chi phí và dung lượng của các phương tiện lưu trữBảng sau sẽ cho ta biết chi phí và dung lượng tương đối của các phương tiện lưu trữ khác nhau trong năm 2008.

Loại Dung lượng Chi phí €/MB Tốc độ truy cậpỔ cứng 80GB -1TB €0,00024 Lên tới 1.6Gb/giâyBăng (Sony AIT5) 400GB €0,00009 192Mb/giâyỔ USB Lên tới 64GB €0,00943 Lên tới 240Mb/giâyĐĩa DVD Blu-Ray Lên tới 50GB €0,0043 Lên tới 54Mb/giâyĐĩa CD Lên tới 700MB €0,0014 Lên tới 62.4Mb/giây (ở 52x)

5.5 Làm việc với các file và thư mục5.5.1 Windows XP tổ chức các file và thư mục như thế nào (2.2.1.1)

Việc lưu trữ tất cả thư mục trong ổ cứng máy tính theo một kiểu có tổ chức và ngăn nắp và áp dụng cấu trúc này cho tất cả các máy tính sử dụng cùng một hệ điều hành là rất quan trọng. Cấu trúc cơ bản này được gọi là hệ thống file (File System) hay cấu trúc thư mục (Directory Structure).

Thông thường, Windows XP được nhà sản xuất cài đặt trên một ổ cứng trống. Quá trình này tạo ra một bộ các “thư mục hệ thống” chuẩn của Windows XP. Người dùng không thể trực tiếp thay thế nội dung của các thư mục này và không được phép truy cập chúng.

Khi người dùng sử dụng dùng Windows XP, họ sẽ có một thư mục My Documents riêng và một số thư mục khác. Thông thường, người dùng chỉ xem được các dữ liệu của mình trong thư mục người dùng (user folder). Tất cả các thư mục do người dùng tạo ra đều được lưu trữ ở đây.

Tất cả các ổ trong Windows XP, trừ ổ mạng, được tự động đặt tên là một chữ cái. Ổ cứng chính trong Windows XP là ổ C:. Các ổ quang (ổ CD và DVD) thường được đặt là tên D: hoặc E: nhưng điều này có thể thay đổi. Các tên này cũng được dùng cho các ổ di động khi chúng được nối vào máy. Nhưng những tên này sẽ mất đi khi thiết bị được ngắt khỏi các ổ.

Hệ thống file được cấu trúc giống như một cây. Gốc của cây bao gồm các file và thư mục. Những thư mục con đó có thể bao gồm các file và thư mục con khác.

Ổ cứng Ổ di động, như ổ USB Ổ mạngỔ DVD



2

5.5.2 Điều hướng tới ổ, file hoặc thư mục (2.2.2.2 và 2.2.2.3)

Điều hướng qua các thư mục và thư mục con để tìm một vị trí cụ thể là một việc làm phổ biến, đặc biệt là khi mở và lưu file.

Để thăm dò cấu trúc hệ thống file cơ bản trong Windows XP, thực hiện như sau:• Nhấn chuột phải vào biểu tượng My Computer trên desktop. • Chọn Explore từ menu ngữ cảnh.

CHÚ ÝNếu không nhìn thấy biểu tượng My Computer, mở menu Start và xác định vị trí của nó. Sau đó, có thể nhấn chuột phải vào biểu tượng My Computer trên menu Start.

Điều hướng tới ổCửa sổ My Computer mở ra.

• Trong cấu trúc hình cây nằm bên trái, nhấn chuột vào dấu + phía dưới ổ, thí dụ như ổ Local Disk (C:). Nút sẽ mở rộng để thể hiện các nội dung chứa trong ổ C:.

Dấu “–“ bên cạnh các thư mục thể hiện rằng nó đã được mở rộng. Nhấn vào dấu “–“ để thu lại sơ đồ vừa mở rộng.

Dấu “+” bên cạnh các thư mục thể hiện cho khả năng có thể mở rộng thêm của nó.

Điều hướng tới file hoặc thư mụcĐể xem nội dung của một thư mục bên phải cửa sổ, thực hiện như sau:• Trong cấu trúc hình cây, nhấn chuột vào thư mục để highlight.

Tất cả các thư mục con nằm trong thư mục này sẽ hiển thị ở bên phải cửa sổ.

• Nhấn đúp vào một thư mục con nằm bên phải cửa sổ để mở nó. Nhấn đúp vào một biểu tượng file để khởi động ứng dụng liên quan.

Nút (+ hoặc -)

Quan sát dạng hình cây


2


5.5.3 Tạo thư mục và thư mục con (2.2.2.4)

Thư mục là một bộ chứa trong đó lưu trữ các file và thư mục khác. Thông thường, các file thuộc cùng loại hoặc các file liên quan đến một chủ đề nào đó sẽ được xếp vào cùng một thư mục.

Thư mục nên được đặt bằng một cái tên dễ nhận biết, ví dụ Finance hoặc Novel để thể hiện nội dung mà nó chứa đựng. Người dùng nên thực hành tạo thư mục trong thư mục người dùng - các thiết lập bảo mật của Window XP thường không cho phép người dùng tạo thư mục ở các nơi khác.

Tạo thư mụcTrình tự sau sẽ mô tả cách tạo một thư mục được đặt tên là Office trong thư mục My Documents. Nếu không nhìn thấy thư mục My Documents trên desktop, có thể làm nó xuất hiện lại trên desktop bằng cách sau:• Mở menu Start và xác định vị trí mục My Documents.• Nhấn chuột phải vào mục My Documents.• Chọn Show On Desktop từ menu ngữ cảnh.

Để tạo một thư mục, thực hiện như sau:• Trên desktop, nhấn đúp vào thư mục My Documents để mở nó ra.

Một cửa sổ mới xuất hiện, trong đó là các nội dung của thư mục My Documents.• Nhấn chuột phải vào một vùng trống nằm bên phải cửa sổ My Documents.• Chọn New từ menu ngữ cảnh.• Chọn Folder từ menu ngữ cảnh.

Hoặc cách khác, nhấn chuột vào đường liên kết Make a new Folder trên mục File and Folder Tasks.

Nhấn Show on Desktop

Tạo một đường liên kết

Nhấn chuột phải vào vùng chính của cửa sổ

Chọn New từ menu ngữ cảnh

Chọn Folder từ menu ngữ cảnh



2

Một thư mục mới sẽ xuất hiện. Nó tự động được đặt tên là New Folder và cái tên này sẽ được highlight.

Để đặt cho thư mục một cái tên có ý nghĩa, nhập tên mới vào và ấn Enter khi đã kết thúc.

Nếu đánh nhầm tên, xem Phần 5.7.3 để đặt lại tên cho thư mục đó.

Tạo thư mục conĐể tạo thư mục con, thực hiện như sau:• Nhấn đúp vào thư mục mới được tạo ra để mở nó ra.

Trong thư mục đó chưa có gì. • Lặp lại các bước giống như tạo một thư mục mới. • Khi đặt tên cho thư mục con mới tạo, nhập cho nó một cái tên khác với tên của thư mục chính chứa nó.

Tạo thư mục từ bên trong một ứng dụngCó thể tạo ra một thư mục mới từ bên trong một ứng dụng, việc làm này giúp tiết kiệm thời gian. Ví dụ, chúng ta sẽ tạo ra một tài liệu dạng văn bản, rồi lưu nó lại thành một thư mục mới. • Từ menu Start, chọn Accessories rồi chọn WordPad.

Ứng dụng WordPad mở ra.

• Nhập một số từ vào tài liệu vừa xuất hiện.

Để lưu tài liệu này trong một thư mục vẫn chưa được tạo, thực hiện như sau:• Từ menu File, chọn Save As.

Chọn Accessories

Chọn WordPad


2


Cửa sổ Save As mở ra.• Đưa con trỏ đến trường File Name.• Xóa nội dung trong File Name và đánh tên cho file, ví dụ test.rtf

• Nhấn chuột vào biểu tượng New Folder trên thanh công cụ ở phía trên cửa sổ.• Đặt tên cho thư mục mới.• Nhấn đúp vào thư mục mới trong vùng chính của cửa sổ để mở nó ra (thực hiện ngay trên cửa sổ này).• Nhấn Save để lưu tài liệu mới vào một thư mục mới vừa được tạo.• Đóng ứng dụng WordPad lại.

5.5.4 Hiển thị các thuộc tính của thư mục (2.2.2.1)

Trong Windows XP, bất kỳ file hay thư mục nào cũng có thuộc tính (properties), chúng là một nhóm các thông tin mô tả file hoặc mục đó.

Để xem các thuộc tính của một thư mục, thực hiện như sau:• Nhấn chuột phải vào thư mục bất kỳ và chọn Properties từ menu ngữ cảnh.• Cửa sổ Properties mở ra.

Thông tin về thư mục, như là kích thước, tổng số file và thư mục con chứa trong nó được hiển thị.

Bên cạnh đó cũng có các tab chứa những tùy chọn mở rộng khác liên quan đến việc chia sẻ trong mạng.

Số lượng file và thư mục

Biểu tượng để tạo thư mục mới (New folder)

Nhấn SaveĐặt tên cho file



2

5.6 Làm việc với fileTất cả các file phải có tên (filename). Trong Windows XP, độ dài tên file có thể lên tới 256 ký tự bao gồm các chữ, số, dấu cách, dấu chấm câu...

Hầu hết các file đều có phần mở rộng (extention) đi kèm với tên file, phần này gồm một dấu chấm và một số ký tự theo sau. Thí dụ, tên file My Novel.docx có đuôi mở rộng là .docx, để chỉ ra rằng nó được tạo ra bằng cách sử dụng Microsoft Word 2007.

Trong Microsoft Windows, phần mở rộng file thể hiện cho ứng dụng tạo file. Ví dụ tất cả các file Microsoft Word đều có chung đuôi mở rộng (.docx) và có chung một biểu tượng. Khi nhấn đúp vào biểu tượng của file word, Microsoft Windows sẽ mở file đó ra cùng với ứng dụng Mi-crosoft Word.

CHÚ ÝTrong Windows, tên file không phân biệt chữ hoa chữ thường. ‘My Novel.docx’, ‘MY NOVEL.DOCX’... được coi là cùng một file.

5.6.1 Nhận biết các loại file thông thường (2.2.3.1)

Trong Windows XP, các thư mục và file có biểu tượng đặc trưng để người dùng có thể dễ dàng nhận biết. Thí dụ, khi một ứng dụng như Microsoft Office được cài đặt, nó sẽ sở hữu tất cả các file có phần mở rộng nhất định và ra lệnh cho Windows sử dụng các biểu tượng cụ thể khi hiển thị các file của nó.

Nhấn đúp vào một file có biểu tượng Microsoft Word và đuôi .docx sẽ tự động khởi động ứng dụng Microsoft Word và mở file đó ra.

Dưới đây là một số biểu tượng cho các loại file được tạo trong Microsoft Office 2007.

Microsoft Word Microsoft Excel Microsoft PowerPoint

Microsoft Access Microsoft InfoPath Microsoft Publisher

Một số loại file có thể có nhiều định dạng. Ví dụ, các file có chứa dữ liệu hình ảnh có thể ở dạng JPEG hoặc PNG hoặc GIF hoặc BMP. Định dạng mô tả phương thức cấu trúc bit và byte trong file. Trong trường hợp của các file ảnh, JPEG và PNG là những định dạng mới và được sử dụng với mục đích cho phép lưu ảnh lớn trong file nhỏ, mặc dù có thể ảnh hưởng đến chất lượng ảnh. Các máy tính khác nhau có thể được cài đặt các ứng dụng khác nhau để xử lý một số loại file.

Ví dụ, có thể một máy tính chỉ có ứng dụng Microsoft Paint. Trong trường hợp này, biểu tượng cho file ảnh sẽ ở dạng BMP giống như biểu tượng bên phải.

Trong một máy tính khác có cài đặt Adobe PhotoShop, biểu tượng cho file ảnh có thể sẽ trông giống như biểu tượng bên phải.


2


Kiểu file Định dạng Biểu tượngFile ảnh .jpg

(JPEG - Joint Photographics Experts)

.bmp (định dạng ảnh nhị phân)

File âm thanh .mp3 (MPEG Layer 3)

File video .mpeg hoặc mpg (Moving Picture Experts Group).avi (Audio Video Interleaved file)

Các file dạng tài liệu .pdf

File nén .zip (WinZip)

Các file tạm .tmp (temporary file)

5.7 Lưu fileCông việc được tạo ra trên máy bằng một ứng dụng như Microsoft Word cần được lưu vào ổ cứng trong hoặc ổ di động. Việc lưu file cho phép người dùng có thể tiếp tục sử dụng file khi bật máy lần sau. Nếu file không được lưu, nó sẽ không còn tồn tại trong máy sau khi ứng dụng tạo ra nó bị đóng.

Có hai điều cần quyết định khi lưu file, đó là đặt tên file và vị trí lưu file trong máy.

5.7.1 Đặt tên file (2.2.3.5)

Các file và thư mục phải có tên phù hợp với nội dung chứa bên trong. Người dùng có thể dễ dàng và nhanh chóng tạo ra mười file Microsoft Word có tên là myfile1.docx, myfile2.docx... nhưng sau đó, người dùng sẽ không nhớ nổi file nào liên quan đến nội dung gì và để biết nội dung bên trong các file, người dùng sẽ phải mở từng file một.

Khi làm việc theo nhóm, việc đặt tên file sẽ rất quan trọng vì có thể sẽ có nhiều file trùng tên nếu cứ đặt theo một kiểu như trên, do vậy ta cần sử dụng một quy ước đặt tên file. Quy ước này là một tập các quy định xác định chính xác các file phải được đặt tên như thế nào để mọi người tuân theo, đảm bảo duy trì được cấu trúc và sự kiểm soát. Ví dụ, trong một dự án, người dùng có thể quyết định rằng rất cả các file phải có một mã dự án đi kèm theo tên và ngày sửa, như 0234-Green Valley Estate-05-06-08.docx.



2

Làm tương tự khi đặt tên cho các thư mục (phần mở rộng của tên file không áp dụng ở đây). Người dùng có thể đặt tất cả các tài liệu vào trong một thư mục nếu muốn, nhưng họ nên tạo nhiều thư mục con để lưu dự án hay các kiểu tài liệu khác nhau để tiện cho việc tìm kiếm.

5.7.2 Vị trí lưu fileỨng dụng cho phép người dùng tạo file sẽ cung cấp một phương thức để lưu file đó. Quá trình này có thể được bắt đầu khi người dùng chọn menu, hoặc hệ thống tự động yêu cầu lưu file khi kết thúc công việc mà không lưu kết quả.

Khi lưu file lần đầu, một cửa sổ sẽ hiện ra để nhắc người dùng đặt tên file và lựa chọn thư mục để lưu file. Nếu file đã tồn tại và các thay đổi được lưu lại luôn thì tức là file đã có tên. Hầu hết các ứng dụng chạy trong Windows XP đều dùng chung một dạng cửa sổ để yêu cầu thông tin. Cửa sổ nhắc lưu file trông giống như hình minh họa dưới đây.

Hai khu vực phải chú ý là vị trí lưu (Save in) và tên file (File name).

Thư mục được chọn trong trường Save in là nơi file sẽ được lưu lại và các nội dung hiện tại của thư mục đó được thể hiện trong phần chính của cửa sổ. Khi một file mới tạo được lưu lại, thư mục lưu trữ thường mặc định là thư mục My Documents hoặc thư mục con bên trong nó như My Music. Tùy chọn này được thiết lập nhằm giúp người mới bắt đầu dễ dàng làm việc.

Nếu file đã tồn tại từ trước thì cửa sổ này sẽ không hiện ra, nhưng quá trình lưu vẫn được thực hiện để giữ lại những cập nhật mới nhất vừa thực hiện trong file. Trong trường hợp này, vị trí file và tên file không thay đổi.

Để lưu kết quả công việc một cách có tổ chức, có thể tạo thư mục mới để lưu file.

CHÚ ÝLưu tất cả mọi thứ trong thư mục My Documents giống như việc bạn chỉ dùng một ngăn kéo thay vì dùng cả chiếc tủ. Điều này sẽ làm cho việc lưu trữ, tìm kiếm phức tạp hơn. Vì vậy, cần tạo ra các thư mục con để phân loại file trong My Documents.

TRÌNH TỰ THỰC HÀNH (2.2.3.2)Để thực hành đặt tên và lưu file, thực hiện theo trình tự sau. Trong trình tự này, người dùng sẽ tạo ra các thư mục và một file văn bản để lưu vào một trong các thư mục này.

Tạo ra một số thư mục để chứa các file.

Vị trí lưu

Tên file


2


1 Mở thư mục My Documents. 2 Trong ô bên trái của cửa sổ, nhấn chuột vào liên kết Create a new folder.3 Đặt tên cho thư mục mới này là Phong Tai chinh.4 Nhấn đúp vào thư mục Phong Tai chinh để mở nó ra.5 Trong thư mục này, tạo ba thư mục con và đặt tên là Thu, Ngan hang và Cong viec.6 Nhấn đúp vào thư mục Ngan hang để mở nó ra.7 Trong thư mục Ngan hang tạo các thư mục con mới và đặt tên là Ngan hang Quoc gia, Ngan hang

Tai chinh, Ngan hang Tien phong và Ngan hang Ngoai thuong.

Tạo một tài liệu Microsoft Word mới và đặt nó trong thư mục nganhangngoaithuong.8 Trong menu Start, chọn program, chọn menu con Microsoft Office, chọn tiếp Microsoft Word từ menu

thả xuất hiện.

Hoặc cách khác, nhấn đúp vào biểu tượng Microsoft Word trên desktop.

Ứng dụng Microsoft Word sẽ khởi động với một tài liệu trống có tên Document1.

9 Đánh văn bản vào trong trang trống của Microsoft Word.

10 Để lưu tài liệu, nhấn vào nút Office trong Microsoft Word và chọn Save, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S trên bàn phím.

Cửa sổ Save As mở ra, hỏi vị trí lưu file.



211 Khi xác định được đúng thư mục để lưu file, cửa sổ Save As sẽ trông giống như hình minh họa dưới đây.

12 Nhập tên file là Nganhangngoaithuong_thu và nhấn Save.

CHÚ ÝNếu tên file đã tồn tại, một cảnh báo sẽ xuất hiện. Nếu vẫn lưu, file đã tồn tại có thể sẽ bị viết đè lên hoặc thay tên file bằng một tên khác để lưu.

5.7.3 Đổi tên file và thư mục (2.2.3.6)

Có thể đặt tên mới cho file hoặc thư mục miễn là chưa có file hay thư mục nào sử dụng cái tên đó.Để đặt tên mới, thực hiện như sau: • Nhấn chuột phải vào file cần đặt lại tên.• Trong menu ngữ cảnh, chọn Rename.• Phần tên file sẽ được highlight (bôi đậm).

• Nhập tên mới.• Ấn Enter.• Nếu không muốn lưu tên mới, ấn

Escape thay vì Enter. CHÚ ÝViệc đặt lại tên thư mục cũng được tiến hành tương tự theo cách này.

Trong cửa sổ Save As, chọn tới thư mục Ngan hang Ngoai thuong đã được tạo trước đó.

Để chọn được thư mục này, nhấn chuột vào thư mục chứa nó trong cửa sổ Save As. Hoặc có thể sử dụng ba nút phía trên bên phải cửa sổ, đó là:• Back: Quay trở lại thư mục đã xem.• Up: Lên một cấp trong cấu trúc thư mục.• Delete: Xóa các mục đang được chọn trong phần chính của cửa sổ.• New Folder: Tạo một thư mục mới nằm trong thư mục đang được mở.• View: Thay đổi cách xem thư mục (biểu tượng - Icons, chi tiết - Details, danh sách - List...)

Home

Up Delete New Folder

Views


2


5.8 Thay đổi thuộc tính của file (2.2.3.3)

Các file của người dùng thường được lưu trữ trong thư mục My Documents của riêng họ để những người dùng khác không thể truy cập được. Trừ khi người dùng có quyền Power User hoặc Administrator.

CHÚ ÝĐể có thể chỉnh sửa file, bỏ dấu khỏi hộp Read-only.

5.9 Sắp xếp file (2.2.3.4)

Khi xem danh sách file trong cửa sổ, ta có thể sắp xếp chúng theo một kiểu nào đó. Thí dụ, có thể sắp xếp chúng để file có dung lượng lớn nhất xuất hiện đầu tiên rồi theo thứ tự đến các file khác.

Để sắp xếp file theo tên, kích cỡ, kiểu hay ngày chỉnh sửa, thực hiện như sau: • Mở thư mục My Documents.• Thay đổi cửa sổ này thành xem chi tiết (Details) bằng cách nhấn chuột vào menu

View và chọn Details.

Hộp kiểm Read-only

Các file có thể được đặt chế độ read-only, tức chỉ đọc, người dùng chỉ có thể xem chứ không thể thay đổi nội dung của chúng.

Để xem và thay đổi các thuộc tính của file chỉ đọc (read-only), thực hiện như sau:• Nhấn chuột phải vào file. • Chọn Properties từ menu.• Cửa sổ Properties mở ra.

Để chuyển file sang chế độ chỉ đọc, thực hiện như sau:• Đánh dấu vào hộp Read-only.• Nhấn Apply.• Nhấn OK.

Nhấn vào tam giác này để thay đổi hướng phân loại

• Trong chế độ xem Details, nhấn chuột vào cột mong muốn (như cột name, size, type hay date modified) để sắp xếp danh sách này.

Tam giác nhỏ ở đầu cột thể hiện hướng sắp xếp. Việc sắp xếp tên có thể theo thứ tự tăng dần (A-Z) hoặc giảm dần (Z-A).

Trong hình minh họa bên phải, danh sách được sắp xếp theo thứ tự tên tăng dần. Vì thế tên bắt đầu bằng A sẽ được liệt kê trước tiên bắt đầu bằng B.Nhấn chuột vào mũi tên sẽ thay đổi thành kiểu sắp xếp giảm dần.



2

Khi chưa được chọn, mục này không được highlight.

Khi được chọn, nó được highlight.

• Để chọn nhiều mục không nằm cạnh nhau, giữ phím Ctrl và nhấn chuột vào từng mục cần chọn.

• Để chọn một dãy các mục nằm gần nhau, giữ phím Shift, nhấn chuột vào mục đầu tiên và cuối cùng. Tất cả các mục ở giữa sẽ được chọn tự động.

• Để chọn một nhóm các mục gần nhau, nhấn chuột vào vùng trống bất kỳ trên destop gần nhóm cần chọn, sau đó nhấn chuột trái và kéo chuột tạo một hình chữ nhật lựa chọn trùm lấy các mục cần chọn.

• Để chọn nhiều nhóm mục, sử dụng một hình chữ nhật lựa chọn và giữ phím Ctrl sau đó tiếp tục lựa chọn

các nhóm khác.• Để chọn tất cả các thành phần trong cửa sổ kích hoạt, giữ Ctrl và nhấn A.

5.10.2 Sao chép, di chuyển file và thư mục (2.2.4.2 và 2.2.4.3)

Việc sao chép, di chuyển file và thư mục là yêu cầu phổ biến khi sử dụng máy tính, ví dụ như sao chép tài liệu vào ổ USB cho mục đích sao lưu.

Khi một thư mục được sao chép hay được di chuyển, mọi thứ có trong thư mục đó (file và thư mục khác) cũng được sao chép hoặc di chuyển theo. Cần kiểm tra dung lượng các thư mục cần sao chép hoặc di chuyển và kiểm tra dung lượng của nơi sao chép, di chuyển đến để đảm bảo đủ dung lượng để sao chép, di chuyển.• Sao chép file hay thư mục là tạo ra một bản sao (copy) của chúng ở một vị trí mới và vẫn giữ bản gốc

ở vị trí ban đầu. • Di chuyển file hay thư mục là dời chúng khỏi vị trí ban đầu và đưa tới một vị trí mới.

5.10 Sao chép, di chuyển file và thư mục5.10.1 Lựa chọn (2.2.4.1)

Để thực hiện một hành động với file hay thư mục, trước tiên phải chọn nó. Việc chọn này sẽ cho Windows XP biết rằng người dùng có dự định tiến hành một hành động với mục chọn đó. Việc nhấn chuột để chọn sẽ làm cho biểu tượng của file hay thư mục thay đổi màu sắc.

Có thể chọn một hay một nhóm các mục trên desktop hay trong cửa sổ duyệt file. Các thao tác như kéo hay xóa đều tác động tới tất cả mục đã được chọn.

• Để chọn một mục đơn lẻ, nhấn chuột vào mục đó.


2


5.10.3 Sao chép file, thư mục bằng menu và các tổ hợp phím tắt (2.2.4.2 và 2.2.4.3)

Để sao chép file hay thư mục sử dụng menu và tổ hợp phím tắt, thực hiện như sau: • Xác định thư mục cần sao chép và nhấn chuột vào nó để chọn. • Nhấn chuột phải vào mục được chọn và chọn Copy từ

menu thả.Hoặc cách khác, ấn CTRL + C để sao chép file hoặc thư mục.

• Tìm vị trí đích (target location) cần đặt bản sao. • Việc này có thể thực hiện trên cùng cửa sổ (bởi vì khi thực hiện copy, Windows XP nhớ mọi thứ ngay cả

khi chọn một vị trí khác, cửa sổ khác hoặc desktop).• Nhấn chuột phải vào một vùng trống trên vị trí đích.• Chọn Paste.

Hoặc cách khác, ấn CTRL + V để đặt bản sao vào đó.

CHÚ ÝNếu thư mục đặt bản sao vẫn là thư mục chứa bản gốc, Word sẽ tự động tạo ra một tên file mới cho bản sao - bản sao sẽ có chữ Copy of và tên file gốc.

Đó là do hai mục cùng xuất hiện trong một folder nên không thể trùng tên.

5.10.4 Sao chép file, thư mục bằng thao tác kéo và thả Thay vì sử dụng hình thức sao chép và dán, người dùng có thể sao chép các mục bằng cách kéo và thả chúng. Để thực hiện phương pháp này thì cả vị trí chứa tài liệu gốc và vị trí sao chép tới đều phải cùng lúc xuất hiện trên desktop. • Đảm bảo cả hai vị trí này đều có thể nhìn thấy.

Nó có thể là hai cửa sổ hoặc desktop và một cửa sổ... • Trên hình bên phải, có hai cửa sổ mở ra, bản sao sẽ được

lấy từ cửa sổ bên trái (Samples) sang cửa sổ bên phải (Copy Of Samples).



2

• Chọn một hay nhiều mục để sao chép.• Sau khi chọn, ấn và giữ phím CTRL.• Nhấn chuột vào mục được chọn (nếu nhiều hơn một mục,

nhấn vào bất kỳ mục đã chọn nào) và giữ chuột.• Di chuyển mục này sang vị trí cửa sổ bên phải bằng cách kéo

chuột, trong khi đó vẫn giữ phím CTRL.

Chú ý rằng khi con trỏ đã tới cửa sổ đến như hình mình họa bên, con trỏ này sẽ xuất hiện một dấu + để hiển thị rằng bản sao đang tìm chỗ đặt.

• Thả chuột và phím CTRL để đặt các mục sao chép vào vị trí mới.

5.10.5 Sao chép file, thư mục bằng cửa sổ My Computer (2.2.4.2)

Người dùng có thể cần tạo bản sao của một file hay thư mục. Ví dụ, khi người dùng muốn sao chép cả một thư mục để lưu dự phòng. Nếu sao chép một thư mục thì tất cả nội dung trong thư mục đó sẽ được sao chép cùng.

Để sao chép một file/thư mục sử dụng cửa sổ My Computer, thực hiện như sau: • Chọn file hoặc thư mục muốn sao chép và nhấn chuột vào nó.• Sử dụng File and Folder Tasks và chọn Copy this folder (nếu sao

chép thư mục) hoặc Copy this file (nếu sao chép file).

Cửa sổ Copy Items mở ra.

• Chọn thư mục, ổ các thư mục con nơi có chứa các file/thư mục cần sao chép và nhấn Copy. Nếu muốn tạo một thư mục mới để lưu trữ bản sao, nhấn vào nút Make New Folder

Khi một file/thư mục được sao chép tới một vị trí mới thì bản gốc vẫn còn ở vị trí ban đầu. Điều này có nghĩa là sẽ có hai bản file/thư mục giống nhau.

5.10.6 Sao chép file, thư mục bằng cửa sổ Windows Explorer (2.2.4.2)

Ngoài việc sao chép file/thư mục sử dụng My Computer, người dùng cũng có thể sao chép file và thư mục bằng cách sử dụng Explorer. Nếu người dùng sao chép một thư mục, toàn bộ nội dung của thư mục đó và các thư mục con chứa trong nó sẽ được sao chép sang vị trí mới.


2


Để sao chép một file, thư mục bằng Windows Explorer, thực hiện như sau:• Nhấn chuột vào file hay thư mục muốn sao chép.• Nhấn chuột phải vào file hay thư mục đó.

Một menu ngữ cảnh xuất hiện.• Nhấn Copy trong menu.

• Nhấn chuột phải vào ổ, đĩa hay thư mục cần sao chép tài liệu tới và chọn Paste trong menu vừa xuất hiện.

5.10.7 Di chuyển file, thư mục sử dụng menu và các tổ hợp phím tắt Di chuyển file và thư mục bằng phương pháp này tương tự như việc sao chép chúng.

Điểm khác nhau là:• Chọn Cut thay vì Copy trên menu hiện ra, sau khi nhấn chuột

phải vào file/thư mục cần chọn.• Ấn Ctrl + X thay cho Ctrl + C khi sử dụng tổ hợp phím tắt.

5.10.8 Di chuyển file, thư mục dùng thao tác kéo và thả (2.2.4.3)

Tương tự như cách sao chép file bằng phương pháp này ở trên. Điểm khác là phím CTRL không được giữ khi kéo chuột.

Con trỏ cũng sẽ thay đổi và có thêm ký hiệu + để thể hiện rằng file/thư mục đang được di chuyển để tìm vị trí thả.

5.10.9 Di chuyển file, thư mục sử dụng cửa sổ My Computer (2.2.4.3)

Đôi lúc người dùng muốn di chuyển file hoặc thư mục đến một vị trí khác trên máy tính.

Nếu người dùng di chuyển một thư mục thì toàn bộ nội dung của thư mục đó và các thư mục con chứa trong nó cũng được di chuyển tới vị trí mới.

Để di chuyển file/thư mục bằng cửa sổ My Computer, thực hiện như sau:• Nhấn chuột vào file hoặc thư mục muốn di chuyển.• Trong File and Folder Tasks, chọn Move this Folder (nếu

muốn di chuyển thư mục) hoặc Move this file (nếu muốn di chuyển file).

Cửa sổ Move Items mở ra.• Chọn file hoặc thư mục con nơi có file hay thư mục muốn di

chuyển. Nếu muốn tạo thư mục mới để lưu file/thư mục, chọn nút Make New Folder.



2

5.10.10 Di chuyển file, thư mục sử dụng cửa sổ Windows Explorer (2.2.4.3)

Ngoài việc di chuyển file/thư mục bằng My Computer, người dùng cũng có thể di chuyển file và thư mục bằng Explorer. Nếu bạn di chuyển một thư mục, toàn bộ nội dung thư mục và các thư mục con chứa trong nó cũng sẽ được di chuyển đến vị trí mới.

Để di chuyển file/thư mục bằng Windows Explorer, thực hiện như sau:• Nhấn chuột vào file hay thư mục muốn di chuyển.• Nhấn chuột phải vào file/thư mục đó.

Một menu xuất hiện.• Nhấn Cut trong menu.• Nhấn chuột phải vào ổ đĩa hay thư mục mà người dùng muốn di chuyển file/thư mục tới và chọn Paste

từ menu xuất hiện.

TRÌNH TỰ THỰC HÀNHTrình tự này sẽ sao chép một thư mục từ một vị trí này tới vị trí khác.1 Mở thư mục My Documents. 2 Trong trình duyệt file, nhấn đúp vào thư mục con Phong Tai chinh để mở nó ra.3 Mở thư mục con Ngan hang.4 Nhấn chuột phải vào thư mục Ngan hang Ngoai thuong, chọn Copy từ menu xuất hiện.5 Trong cấu trúc cây bên trái cửa sổ trình duyệt file, nhấn chọn thư mục Thu.6 Phần chính của cửa sổ này trống, nhấn chuột phải vào bất kỳ vị trí nào trong đó và chọn Paste từ menu

hiện ra. 7 Thư mục này sẽ được sao chép. 8 Trong cấu trúc cây, nhấn nút back để quay lại thư mục con Ngan hang kiểm tra tài liệu gốc.Thử di chuyển thư mục con Bahamas Bank từ thư mục Bank vào thư mục Business. Nhớ là di chuyển thư mục sử dụng cut thay vì copy.

5.11 Xóa, khôi phục file và thư mục5.11.1 Xóa (2.2.5.1)

Người dùng có thể xóa file hay thư mục khi không cần dùng. Điều này làm tăng dung lượng trống của ổ cứng hoặc giữ các file gọn gàng và cập nhật.Người dùng nên cẩn thận khi xóa, nếu đó là file hoặc thư mục quan trọng. Để an toàn tốt hơn là không xóa vì việc xóa file/folder có thể ảnh hưởng tới hệ điều hành Windows XP.

CHÚ ÝKhông thể gỡ bỏ toàn bộ một ứng dụng như Microsoft Word theo cách giống như các file hay thư mục. Người dùng chỉ có thể gỡ bỏ ứng dụng bằng cách uninstall như đã thảo luận trong Phần 4.2.

Việc xóa các mục không phải là gỡ bỏ chúng hoàn toàn, nó giống như việc di chuyển chúng tới thư mục Recycle Bin (thùng rác). Recycle Bin được thể hiện bằng biểu tượng như hình bên trên desktop.

Thư mục sẽ vẫn còn trong thùng rác và có thể được khôi phục lại từ thùng rác này. Khi nằm trong thùng rác, các mục bị xóa vẫn chiếm một chỗ trong ổ cứng. Khi các mục được xóa khỏi thùng rác thì lúc đó mới bị gỡ bỏ hoàn toàn.


2


CHÚ ÝNgay cả khi Recycle Bin trống, thì có thể các nội dung vẫn chưa hẳn bị gỡ bỏ vĩnh viễn. Recycle Bin ghi lại không gian được sử dụng của các file. Có những phần mềm tiện ích cho phép khôi phục các file này. Những phần mềm này có thể cực kỳ có giá trị trong việc phục hồi các thông tin quan trọng, như các file bị xóa nhầm hoặc hư hại do sự cố máy tính. Tuy nhiên, chúng cũng có thể là nguy cơ bảo mật. Nếu một máy tính cũ được bán hoặc được cho, mặc dù tất cả các file trong ổ cứng đều được xóa bỏ, nhưng bên thứ ba vẫn hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm chuyên dụng khôi phục các nội dung này. Cũng có những phần mềm đặc biệt cho phép viết đè lên không gian của những file đã xóa để đảm bảo những file này đã được xóa vĩnh viễn. Đây là yêu cầu phổ biến với các máy tính được quân đội và chính phủ sử dụng.

Có nhiều cách khác nhau để xóa một hay nhiều mục.• Sử dụng kéo và thả chuột: Một hay nhiều mục có thể được kéo và thả vào Recycle. Chọn các mục này

và kéo tới biểu tượng Recycle rồi thả vào đó. • Sử dụng menu: Để xóa một hay nhiều mục bằng cách sử dụng menu, chọn chúng rồi nhấn chuột phải

và chọn Delete trong menu ngữ cảnh.• Sử dụng bàn phím: Chọn một hay nhiều thư mục muốn xóa

và ấn phím Delete trên bàn phím.Một cửa sổ hiện ra xác nhận việc có xóa hay không.

• Nhấn Yes để xác nhận việc xóa file.

5.11.2 Khôi phục các mục (2.2.5.2)

Người dùng có thể khôi phục lại các mục đã xóa trong thùng rác.

Để khôi phục một mục, thực hiện như sau:• Nhấn đúp vào biểu tượng Recycle

Bin để xem các nội dung trong nó.

• Chọn một hay nhiều mục muốn khôi phục (restore) từ Recycle Bin. • Nhấn chuột phải vào lựa chọn.• Chọn Restore từ menu ngữ cảnh.

CHÚ ÝMục này sẽ tự động được khôi phục trở lại vị trí trong máy như trước khi bị xóa.



2

5.11.3 Làm sạch thùng rác (2.2.5.3)

Để xóa bỏ hết các thư mục trong thùng rác, mở thùng rác ra và kiểm tra xem có muốn xóa hết không. Ta có thể xóa một phần hay tất cả các mục nằm trong thùng rác.

Xóa từng mụcĐể xóa vĩnh viễn một mục trong thùng rác, thực hiện như sau:• Nhấn đúp vào biểu tượng Recycle Bin để mở thùng rác.• Chọn mục cần xóa.• Nhấn chuột phải vào mục đó.

• Chọn Delete từ menu ngữ cảnh.

Để xóa toàn bộ các mục từ thùng rácĐể xóa vĩnh viễn tất cả các mục trong thùng rác, thực hiện như sau:• Nhấn chuột phải vào biểu tượng Recycle Bin.• Chọn Empty Recycle Bin từ menu ngữ cảnh.

5.12 Tìm kiếm Công cụ hướng dẫn tìm kiếm của Windows (Windows XP Search Companion) cho phép sử dụng các kiểu tìm kiếm file hay thư mục trong máy tính. Công cụ này có sẵn trong menu Start và trên thanh công cụ trong mỗi cửa sổ được mở.

Cửa sổ Search Companion mặc định trông giống như hình minh họa dưới đây.

Để nhân vật hoạt hình không xuất hiện, thực hiện như sau: • Nhấn chuột vào tùy chọn Change Preferences ở phần bên trái.

Một menu sẽ được hiển thị. • Nhấn vào Turn off the animated character.

Tùy chọn Change

preferences


2


Thông thường, Search Companion sẽ hỗ trợ người dùng bằng cách cung cấp tiêu chí tìm kiếm sử dụng các tùy chọn ở bên trái.

Các kết quả, nếu có, sẽ được hiển thị trong phần chính của cửa sổ này khi hoàn thành tìm kiếm hoặc do người sử dụng chủ động dừng tìm kiếm.

Các file được liệt kê có thể được sao chép, xóa, di chuyển... như một file bình thường.

Các file ở phần kết quả tìm kiếm này có thể nằm trong các thư mục khác nhau của máy.

Để mở thư mục có chứa mục đã tìm thấy trong phần tìm kiếm, thực hiện như sau:• Nhấn chuột phải vào file trong danh sách kết quả. • Chọn Open Containing Folder từ menu ngữ cảnh.

5.12.1 Tìm kiếm file, thư mục sử dụng toàn bộ hay một phần tên của nó (2.2.6.1)

Để tìm kiếm một file hay thư mục nào đó, người dùng cần biết ít nhất một phần tên của nó. • Mở Search Companion.

Có vài kiểu lựa chọn tìm kiếm file và thư mục. Các lựa chọn tìm kiếm này có thể được giới hạn là chỉ tìm kiếm file ảnh (Picture), nhạc (Music), video, văn bản (Document) hoặc là tất cả các file và thư mục. Giới hạn tìm kiếm càng hẹp thì việc tìm kiếm càng nhanh.

• Nhấn chuột vào tùy chọn Documents (word processing, spreadsheet...) Cửa sổ Search Criteria mở ra.Nếu biết ngày tạo hay chỉnh sửa file trong lần trước, người dùng có thể cung cấp thông tin này trong các nút lựa chọn.

• Nhập tên hay một phần của tên vào hộp All or part of the document name.• Nhấn vào nút Search để bắt đầu tìm kiếm các thư mục đầu tiên.



2

• Khi tìm kiếm xong trong thư mục đầu tiên, chương trình sẽ tiếp tục tìm kiếm các vùng khác trong máy tính.

Các kết quả tìm kiếm được liệt kê trong phần chính của cửa sổ này.

Nếu đã tìm thấy các mục cần tìm, người dùng có thể dừng quá trình tìm kiếm bằng cách sử dụng nút Stop.

• Khi một quá trình tìm kiếm bị dừng hay được hoàn thành, cửa sổ SearchCompanion sẽ hiển thị một dãy các lựa chọn.

• Chọn một tùy chọn thích hợp từ cửa sổ Search Companion hoặc nhấn Start a new search để thực hiện tiếp một tìm kiếm khác.

• Nếu muốn kết thúc việc sử dụng Search Companion, nhấn chuột vào nút Close X trên thanh công cụ phía trên màn hình.

TRÌNH TỰ THỰC HÀNHTrong trình tự này, Search Companion sẽ được sử dụng để tìm một file đã được sao chép từ một vị trí tới vị trí khác trong máy tính. 1 Mở cửa sổ My Computer. 2 Nhấn chuột vào nút Search trên thanh công cụ.3 Nhấn chuột vào tùy chọn Documents (word processing, spreadsheet...).4 Chọn In the last week để tìm kiếm các file đã được chỉnh sửa trong bảy ngày trước. 5 Nhập chữ ngoai thuong vào trường All or part of the document name.6 Nhấn chuột vào nút Search để bắt đầu tìm kiếm.7 Khi các kết quả tìm kiếm đã được liệt kê, nhấn vào nút Stop để kết thúc tìm kiếm. 8 Nhấn chuột vào tùy chọn Start a new search trong hộp Search Companion.


2


5.12.2 Tìm kiếm nội dung (2.2.6.2)

Một trong những tiêu chí chính được sử dụng tìm kiếm file hay thư mục là nội dung. Thí dụ, khi tìm kiếm tất cả các file liên quan đến ECDL, dù các file có thể mang nhiều tên khác nhau. Trong trường tìm kiếm theo nội dung, các file tìm kiếm được sẽ chính xác hơn là tìm kiếm theo tên file.

• Mở cửa sổ My Computer.• Trên thanh công cụ, nhấn Search để mở Search Companion. • Trong hộp Search Companion, nhấn chuột vào tùy chọn Documents (word

processing, spreadsheet...).• Nhấn chuột vào liên kết Use advanced search options. • Nhập chữ cần tìm kiếm vào hộp A word or phrase in the document.• Chọn tùy chọn khác nếu muốn lọc kết quả trong một phạm vi tìm kiếm.

• Nhấn Search để bắt đầu tìm kiếm.

TRÌNH TỰ THỰC HÀNHTrong trình tự này, hướng dẫn tìm kiếm (Search Companion) sẽ được sử dụng để tìm các tài liệu có chứa một từ cụ thể. 1 Mở cửa sổ My Computer và nhấn chuột vào nút Search trên thanh công cụ.2 Nhấn vào tùy chọn Documents (word processing, spreadsheet...) trong hộp Find Tool. Xóa chữ xuất

hiện trong hộp All or part of the document name, nếu có.3 Nhấn chuột vào liên kết Use advanced search options.4 Trong hộp A word or phrase in the document, nhập chữ hay cụm từ cần tìm kiếm.5 Nhấn Search để bắt đầu tìm kiếm.6 Nhấn Stop vào bất kỳ thời điểm nào để kết thúc tìm kiếm.7 Sau khi hoàn thành, nhấn vào Yes, stop searching trong hộp Find Tool để xác nhận hoàn thành tìm kiếm.8 Đóng cửa sổ My Computer.

5.12.3 Tìm kiếm file theo ngày, loại và kích cỡ (2.2.6.3)

Tìm kiếm theo ngày chỉnh sửa gần đây nhấtKhi tìm kiếm tài liệu, người dùng có thể tìm kiếm theo ngày chỉnh sửa cuối cùng bằng cách sử dụng tùy chọn Last time it was modified trong lựa chọn nâng cao (Advanced Options), như trong hình minh họa bên phải.

Khi tiến hành một tìm kiếm bằng All Files Or Folders, một tiêu chí bổ sung nằm dưới Modified Date sẽ cho phép nhập ngày cần tìm.



2

Tìm kiếm theo ngày tạo file Để tìm kiếm một file hay thư mục theo ngày tạo, thực hiện như sau:• Chọn Created Date từ menu thả nằm dưới Specify dates. • Có thể nhập một hoặc một khoảng thời gian tính theo ngày.

Tìm kiếm theo kích cỡ fileNgười dùng có thể tìm kiếm file theo kích cỡ file. Thí dụ, người sử dụng có thể muốn tìm các file có kích cỡ lớn nhất hay nhỏ nhất tính theo kilobyte (KB).• Mở cửa sổ My Computer.• Nhấn Search.• Trong hộp Search Companion, nhấn chuột vào chọn Documents (word processing, spreadsheet…). • Nhấn chuột vào liên kết Use advanced search options.• Nhấn vào nút What size is it. • Chọn một trong các lựa chọn có sẵn.

Để tìm kiếm một kích cỡ xác định, chọn hộp Specify size (in KB).

• Tiếp tục tìm kiếm như bình thường.

Tìm kiếm theo loại fileNgười dùng có thể xác định loại file tìm kiếm bằng nút More advanced options trong All files and Folder search.• Nhấn chuột vào nút More advanced options.

• Nhấn vào mũi tên thả trong hộp Type of file.

• Cuộn danh sách để chọn kiểu file muốn tìm kiếm.• Tiếp tục tìm kiếm như bình thường.

CHÚ ÝNgười dùng có thể kết hợp các phương pháp khác nhau trong bộ lọc tìm kiếm để có được kết quả nhanh nhất.

5.12.4 Sử dụng các ký tự đại diện trong tìm kiếm (2.2.6.4)

Một ký tự đại diện (wildcard) là một ký tự trên bàn phím - như là một dấu hoa thị (*) hoặc một dấu hỏi (?) - có thể được dùng để đại diện cho một hay nhiều ký tự thực trong tên. Nó là một công cụ hữu ích khi người dùng không thể nhớ nổi chính xác tên file.

Dấu hỏi (?):Dấu ? có thể được sử dụng để thay thế cho một ký tự đơn trong tên. Thí dụ, nếu hot?.docx được nhập vào, các file như Hot1.docx và Hots.docx sẽ được định vị, nhưng bộ tìm kiếm sẽ không tìm được Hotel.docx.

Dấu hoa thị (*):Người dùng có thể sử dụng dấu hoa thị để thay thế cho không hoặc nhiều ký tự. Nếu người dùng


2


Lựa chọn file đã được mở gần đây từ danh sách Recent Documents

Để thay đổi số tài liệu được liệt kê trong Recent Documents, thực hiện như sau:• Chọn nút Office, sau đó chọn Word Options.• Chọn nút Advanced và cuộn tới phần Display.• Nhập số các tài liệu gần đây để hiển thị trong menu của nút Office.

Chỉnh số file được hiển thị

tìm kiếm một file mà trong tên file bắt đầu chữ hot, người dùng có thể đánh chữ hot*. Lựa chọn này sẽ khai báo tất cả các file (Word, Excel, Access…) có tên bắt đầu bằng chữ hot.

Nếu biết file đang tìm là file Word, người dùng có thể thêm đuôi mở rộng của Word (.doc) để thu hẹp diện tìm kiếm. Với từ khóa hot*.doc, người dùng sẽ tìm được tất cả file có tên bắt đầu bằng chữ hot và có đuôi file mở rộng là .doc, như là Hotel.doc và Hotspot.doc.

Để tìm kiếm tất cả các file theo một kiểu file cụ thể, dùng dấu hoa thị * cộng với đuôi file (.doc, .xls, .rtf). Thí dụ, nhập *.doc sẽ cho phép tìm ra tất cả các file Word, nhập *.xls sẽ tìm ra tất cả các file Excel...

5.12.5 Xem các file được sử dụng gần đây (2.2.6.5)

Người dùng có thể truy cập các tài liệu gần đây nhất bằng cách lựa chọn nút Office và sau đó chọn một file từ danh sách Recent Documents.

5.13 Nén file5.13.1 Nén file là gì? (2.3.1.1)

Người dùng có thể giảm kích thước của một số file để chúng chiếm bộ nhớ ít hơn trên máy tính hoặc để gửi chúng qua mạng thuận tiện hơn. Quá trình này gọi là nén file.

Một điều quan trọng cần chú ý là không phải tất cả các file đều được nén như nhau. Các file văn bản có thể được nén tới 90%. Các file được tạo trên ứng dụng Microsoft Office 2007 như file .docx hay các file ảnh như .jpeg hoặc .gif sẽ chỉ nén được một phần rất nhỏ, bởi chúng đã được nén ở bên trong.

Việc đính kèm file có dung lượng lớn trong email gửi cho một người nhận không có kết nối internet nhanh sẽ khiến họ mất nhiều thời gian để tải file về máy. Nếu file này được nén trước khi gửi đi, số byte dữ liệu được gửi đi sẽ giảm, do vậy thời gian tải về máy sẽ ít hơn. Để mở file, người nhận thư cần giải nén (extract) cho file nhận được bằng một chương trình tương ứng.

Dưới đây là ví dụ đơn giản về một kiểu nén. Một file bao gồm các chữ sau: 88888AAA2222222222.



2

Có 18 ký tự và chúng chiếm một phần của bộ nhớ. Một chương trình nén file sẽ tạo ra một phiên bản được nén có chứa nội dung là 8[5]A[3]2[10]. File nén này rõ ràng chiếm bộ nhớ ít hơn - 13 ký tự. Nếu file nén đó được xử lý bằng một chương trình giải nén (extraction), nó sẽ được trở lại dạng ban đầu như khi chưa bị nén. Ví dụ như 2[10] chuyển thành 2222222222.

Có nhiều phương pháp nén file khác nhau, như ZIP, RAR và LHA. Dạng chuẩn cho nén file trong Windows là dạng Zip. Định dạng này là một chuẩn, tương tự như định dạng JPEG cho các file đồ họa. Trong dạng zip, có nhiều phần mềm tiện ích có thể làm việc với các file .zip như ZipGenius và WinZip. Chúng có các tiện ích gồm bộ nén archivers và bộ giải nén compressors. Nói cách khác, người dùng cung cấp danh sách các file hoặc thư mục, nén từng file rồi gộp chúng thành một file nén. Trích xuất nội dung của file này ở một vị trí khác hoặc trên một máy tính khác sẽ cho phép tái tạo tất cả các file và thư mục lưu trữ bên trong nó. Nhờ đó, việc nén file có ích hơn trong việc chuyển file vì nó không chỉ làm giảm tổng kích thước, mà còn có thể gói nhiều file thành một.

Ví dụ về file nén dạng zip là:

Khi file nén được mở, các file và thư mục bị nén bên trong sẽ hiển thị.

Windows XP đã tích hợp khả năng làm việc với các file Zip. Một lợi thế của việc này là Windows được phép xử lý file zip thay vì một tiện ích của bên thứ ba, sau đó file zip có thể làm việc như thư mục bình thường. Nhấn đúp vào một file sẽ mở nội dung của nó trong một cửa sổ thông thường và các nội dung có thể bị tác động như trong bất kỳ cửa sổ khác.

Giáo trình này sẽ sử dụng chức năng chuẩn của Windows XP trong mọi ví dụ.

Phongtaichinh.zip


2


Nếu file có dung lượng lớn, việc nén có thể mất nhiều thời gian. • Trong trường hợp này sẽ xuất hiện cửa sổ hiển thị tiến trình nén. • Tên file được nén là tên của file nén nhưng có đuôi .zip.

5.13.3 Nén thư mục (2.3.1.2)

Một thư mục đơn lẻ có thể được nén giống như một file đơn lẻ. Khi một thư mục được nén, tất cả các file và thư mục con có trong nó đều được nén theo.

5.13.4 Nén nhiều file và thư mụcNgười dùng có thể nén nhiều file và thư mục bằng cách tương tự như nén một file hay thư mục đơn. Xem Phần 5.13.2.

5.13.5 Xem nội dung của file nénNhấn đúp vào file nén, file nén sẽ mở ra trong một cửa sổ bình thường, với giả định máy tính chưa cài tiện ích bên thứ ba hỗ trợ cho việc giải nén như ZipGenius.

5.13.6 Giải nén file và thư mục (2.3.1.3)

Để sử dụng các file trong một file nén, trước tiên phải giải nén file này. Có thể giải nén cho tất cả hoặc một phần nội dung trong file nén.

Để giải nén toàn bộ một file nén, thực hiện như sau:• Sao chép file nén tới vị trí muốn lưu file được giải nén. • Nhấn chuột phải vào file nén rồi chọn Extract Here.

Các nội dung sẽ được giải nén.Nếu có các thư mục bên trong, thì cấu trúc và nội dung của thư mục sẽ được tái tạo lại.

Để giải nén một phần nội dung của file nén, thực hiện như sau:• Nhấn đúp vào file nén để mở nó ra trong một cửa sổ.• Xác định các mục muốn giải nén.• Sao chép và di chuyển các mục này theo cách bình thường.

File zip sẽ tự động được cập nhật.

5.13.2 Nén file (2.3.1.2)

Để nén một file đơn lẻ, thực hiện như sau: • Mở một cửa sổ và xác định file cần nén.• Nhấn chuột phải vào file đó và nhấn Send To trên menu vừa

xuất hiện. • Nhấn chuột vào tùy chọn Compressed (zipped)

Folder trên menu con.



2

Phần 6 Virus

6.1 Virus (2.3.2.1)

Virus là một chương trình máy tính độc hại (malware) được viết với mục đích phá hoại các file trong máy, hoặc ăn cắp dữ liệu được lưu trữ trong máy, hoặc kiểm soát máy tính trái phép từ xa.

Thuật ngữ “virus” chỉ một loại phần mềm cụ thể thuộc nhóm phần mềm độc hại, nhưng thuật ngữ này cũng thường được dùng không chính xác để mô tả một số loại chương trình khác.

Nên cài đặt Antivirus, Antispyware, Firewall và các phần mềm ứng dụng tương tự cho máy tính chạy trên hệ điều hành Microsoft Windows để chặn sự xâm nhập của các loại virus. Các chức năng này đang dần được nhà cung cấp phần mềm tích hợp vào một gói sản phẩm duy nhất.

6.2 Các loại phần mềm phá hoại (2.3.2.1)

6.2.1 VirusVirus bí mật xâm nhập vào các chương trình khác. Khi một chương trình bị nhiễm virus được sử dụng, virus ẩn trong đó sẽ xâm nhập vào bộ nhớ của máy. Sau đó, khi những chương trình khác được sử dụng, virus sẽ tác động vào chúng. Một số loại virus hiện đại còn thay đổi chính bản thân chúng để tránh bị phát hiện. Chúng được gọi là virus bởi vì hoạt động của chúng giống hệt các virus sinh học.

6.2.2 TrojanTrojan horse hay Trojan, hoạt động tương tự như con ngựa huyền thoại trong câu chuyện về thành Troy. Các con trojan hiện đại thường tạo một cửa sau (back door) để cho phép một truy cập trái phép từ xa vào máy tính và file chứa nó nếu được kết nối internet.

Chúng phát tán dựa trên kỹ nghệ xã hội hơn là cơ chế lây lan như virus, ví dụ chúng ẩn trong các file đính kèm thư từ một địa chỉ e-mail quen thuộc.

6.2.3 WormWorm tương tự như Trojan, nhưng lan qua mạng bằng cách lợi dụng các vấn đề về an ninh trong hệ điều hành và thiết bị mạng.

6.3 Sử dụng phần mềm chống virus (2.3.2.2)

Các phần mềm chống virus (Antivirus) giúp người dùng phát hiện và xóa virus.

Bởi vì virus làm thay đổi các file được xác thực bởi hệ điều hành, nên các phần mềm chống virus có thể hoặc không thể xóa các phần bị ảnh hưởng mà không phá hủy nội dung gốc. Nếu phần mềm không thể loại bỏ tình trạng nhiễm virus và file bị nhiễm là file hệ thống, người dùng có thể phải cài đặt lại hệ điều hành.

Các phần mềm chống virus sử dụng thư viện các loại virus làm cơ sở dữ liệu để nhận biết các vấn đề. Nhiều phần mềm chống virus hiện đại thường có một hoặc nhiều chức năng sau. • Bộ quét (resident scanner) được tải vào trong bộ nhớ khi máy tính khởi động và quản lý các file được


2


đọc và viết. Nếu một file bị nhiễm virus, người dùng được cảnh báo hoặc là xóa hoặc di chuyển file tới khu vực cách ly.

• Cách ly (quarantine) là vùng an toàn để lưu các file bị nhiễm. • Một bộ quét theo nhu cầu (on-demand scanner) cho phép tiến hành quét tìm tất cả các file bị nhiễm

trong ổ cứng, người dùng có thể đặt chế độ quét tự động cho máy. • Một bộ quét thư (mail scanner) thường được gắn vào ứng dụng soạn email để quét và diệt virus trong

email khi chúng đến máy tính.

Một ví dụ về phần mềm chống virus dạng ảnh trên Windows XP là Avast!. Dưới đây là hình minh họa cửa sổ bộ quét theo nhu cầu của Avast !.

6.3.1 Cập nhật phần mềm chống virus (2.3.2.3)

Các virus, trojan và các chương trình nguy hại khác được tạo ra hằng ngày, vì vậy việc cập nhật cơ sở dữ liệu cho chương trình chống virus là rất cần thiết. Các nhà cung cấp phần mềm chống virus duy trì một cơ sở dữ liệu trung tâm, được cập nhật thường xuyên và phần mềm chống virus hiện đại sẽ tự động cập nhật qua internet.



2

Phần 7 Quản lý in

7.1 Giới thiệuThông thường, máy tính ở nhà không được kết nối với máy in. Tuy nhiên, trong một mạng văn phòng, nhiều máy in có thể sẵn dùng và được nối với các máy tính. Ví dụ, một văn phòng có thể có một máy in laser đen trắng phục vụ cho nhu cầu in số lượng lớn và một máy in màu phục vụ cho nhu cầu in tài liệu giới hạn, như tài liệu thuyết trình, tài liệu quảng cáo, thư mời hoặc báo cáo.

Trước khi người dùng có thể sử dụng máy in, Windows XP cần hiểu làm thế nào máy tính có thể kết nối và giao tiếp với máy in đó.

Để một máy tính có thể kết nối với một máy in, ta cần cài đặt một phần mềm điều khiển (driver software) phù hợp cho máy tính. Windows XP cũng cần được thông báo để biết máy in được kết nối với máy như thế nào, ví dụ qua cổng USB hoặc qua mạng.

Để xem những máy in đã được cài vào máy, thực hiện như sau:• Từ menu Start, chọn Printers and Faxes.

Cửa sổ Printers and Faxes mở ra.Biểu tượng cho các máy in đã được cài đặt hiển thị trong phần chính của cửa sổ.

Các biểu tượng cho các máy in

đã được cài đặt hiển thị trong

phần chính của cửa sổ

7.2 Thay đổi máy in mặc định (2.4.1.1)

Một máy tính có thể cài đặt nhiều máy in, nhưng chỉ một máy in được coi là máy in mặc định. Máy in mặc định là máy in tự động được sử dụng cho việc in ấn trừ khi máy in khác được chỉ rõ trong cửa sổ in khi in một tài liệu như Microsoft Word.

Máy in mặc định được thể hiện bằng một dấu chọntrong cửa sổ Printers And Faxes.

Để thay đổi máy in mặc định, thực hiện như sau:• Từ menu Start, chọn Printers and Faxes.

Cửa sổ Printers and Faxes mở ra.• Nhấn chuột phải vào máy in định đặt là máy in mặc định.

Một menu ngữ cảnh xuất hiện.• Chọn Set as default printer từ menu này.

Dấu chọn chỉ rõmáy in mặc định


2


7.3 Cài đặt một máy in mới (2.4.1.2)

Khi cài đặt một máy in mới được kết nối trực tiếp với máy tính, máy tính phải nhận dạng được nhà sản xuất và loại máy in, các điểm này rất quan trọng để cài đặt đúng trình điều khiển máy in (driver). Nếu không có trình điều khiển này, máy in có thể không làm việc hoặc có thể tạo ra các sản phẩm chất lượng thấp.

Windows XP có sẵn các trình điều khiển cho nhiều máy in phổ biến từ nhiều nhà sản xuất, thậm chí nó phù hợp với cả các máy in đời cũ. Tuy nhiên, nếu máy in thuộc đời mới thì có thể Windows XP không có sẵn các trình điều khiển này. Trong tình huống này, các tùy chọn như sau:• Kiểm tra các đĩa CD đi kèm với máy in để cài chương trình điều khiển.• Kiểm tra website của nhà sản xuất máy in để có thông tin về trình điều khiển.• Đọc tài liệu và xem có một trình điều khiển chung nào không.• Ví dụ, hầu hết các máy in Hewlett Packard sẽ in bằng cách sử dụng trình điều khiển chung của Hewlett

Packard.• Kiểm tra tài liệu và xem cách giả lập máy in. Một số máy in có thể diễn giải dữ liệu xây dựng cho một loại

máy in, nếu chúng được thiết lập để mô phỏng hoặc giả lập mô hình khác.

Thứ tự sau đây mô tả cách cài đặt trình điều khiển cho một máy in cục bộ kết nối với một trình điều khiển được cung cấp sẵn bởi Windows XP. Việc cài đặt máy in cho mạng máy tính phức tạp hơn và có thể diễn ra tự động hoặc được tiến hành bởi kỹ thuật viên mạng. • Đảm bảo máy in được nối vào máy tính bằng cáp song song, USB, FireWire, kết nối không dây...• Từ menu Start, mở cửa sổ Printers and Faxes.• Nhấn chuột vào Add a printer.

Cài đặt thêm máy in

Cửa sổ Add Printer Wizard sẽ khởi động.• Nhấn Next.



2

Trong trang tiếp theo, tùy chọn Automatically detect and install my Plug and Play printer sẽ được thiết lập. Trừ khi máy in cũ và được kết nối theo kiểu cũ, như cáp song song hay cáp tuần tự, cài đặt này phải được thực hiện giống như trên.Windows XP sẽ tìm kiếm các máy in mới được kết nối và cài đặt trình điều khiển chính xác.

• Nhấn Next cho đến trang cuối cùng của wizard.• Nhấn Finish.

Máy in mới sẽ được liệt kê trong cửa sổ Printer and Faxes.

7.4 In từ một ứng dụngKhi in từ một ứng dụng, một công việc in (print job) được tạo và được đặt trong hàng đợi in (print queue) trong máy in. Hàng đợi in này cho phép nhiều “print job” được sắp xếp, in hoặc xóa đi theo một trật tự nhất định, do đó khi in người dùng không cần đợi người khác in xong rồi mới đặt lệnh in.

Trình điều khiển in (print driver) được sử dụng để dịch công việc thành một dạng mà máy in hiểu, cuối cùng gửi nó tới máy in. Thông báo về quá trình in từ máy in sẽ xuất hiện và biến mất khỏi hàng chờ in sau khi việc in được hoàn tất.

7.4.1 In từ WordPad (2.4.2.1)

Khởi động WordPad từ menu Accessories (mở menu Start, chọn All Programs, sau đó chọn Ac-cessories và cuối cùng chọn Wordpad) và nhập vài chữ vào đó.

Để in, thực hiện như sau:• Nhấn vào nút Office và chọn Print từ menu thả xuống. • Cửa sổ Print mở ra, với máy in mặc định đã được chọn trước. Người dùng có thể chọn một máy in khác

từ danh sách các máy in. Số bản sao chép (number of copies) có thể được thay đổi. Các trang (page), hoặc một dãy các trang in có thể được thay đổi.

• Khi tất cả lựa chọn đã được thiết lập, nhấn Print.

Máy in được sử dụng

Các trang

được in

Số bản sao cần in


2


7.5 Quan sát quá trình in (2.4.2.2)

Người dùng có thể kiểm tra tiến trình của một công việc in khi nó được gửi tới máy in. Việc làm này sẽ giúp người dùng ước lượng chính xác thời gian hoàn thành khi thực hiện in với khối lượng lớn.

Để kiểm tra quá trình in, thực hiện như sau:• In từ một ứng dụng như bình thường.• Mở cửa sổ Printers and Faxes từ biểu tượng này trên thanh tác vụ.

Nhấn đúp vào biểu tượng máy in mà công việc in đã được gửi tới.

Nội dung của hàng chờ in sẽ được hiển thị trong một cửa sổ. Từ đây, người dùng có thể quan sát trạng thái hiện tại, cùng với số trang, kích cỡ và thông tin về chúng.

7.6 Quản lý công việc in (2.4.2.3)

Người dùng cũng có thể quản lý một công việc in sau khi nó được thêm vào danh sách chờ in. Điều này rất có ích khi người dùng muốn xóa một công việc in.

Để quản lý một công việc in, thực hiện như sau:• Nhấn chuột phải vào công việc trong hàng chờ in.

• Chọn một tùy chọn trong menu ngữ cảnh. ○ Pause: Tạm dừng công việc đã chọn, hành động có thể có lợi khi hết giấy in và cần thời gian để cung

cấp thêm giấy. Sau khi có giấy, người dùng có thể tiếp tục cho in. ○ Restart: Khởi động lại việc in công việc này, hành động này có ích khi giấy in bị rách và người dùng

cần in sang tờ khác. ○ Cancel: Dừng công việc in bất kể công việc in được thực hiện hay chưa. Đôi khi các công việc in bị

tắc trong hàng đợi và làm dừng các công việc để in sau, tùy chọn này có ích trong tình huống cần giảm tải cho máy in.

Biểu tượng máy in

Biểu tượng máy in



2

7.7 Chụp ảnh màn hình (2.1.2.5)

Nhiều khi việc chụp hình ảnh màn hình hay một cửa sổ nào đó rồi dán vào một file, như tài liệu Microsoft Word, có thể có ích. Ví dụ, người dùng có thể muốn gửi cho đồng nghiệp mẫu hoàn thành một màn hình cụ thể trong môi trường Windows XP. Khi đó, người dùng có thể thực hiện việc này bằng phím Print Screen trên bàn phím.

Để chụp các nội dung của màn hình hay cửa sổ, thực hiện như sau:• Ấn Alt + Print Screen để chụp các nội dung của cửa sổ

kích hoạt. Hoặc cách khác, ấn nút Print Screen để chụp cả màn hình.

Để dán các nội dung được chụp vào một tài liệu, thực hiện như sau:• Đảm bảo bạn đang làm việc trên tài liệu hay file cần chèn thêm hình vừa chụp vào. • Từ dải chức năng, chọn tab Home.• Nhấn Paste.

Để sửa hình ảnh chụp, dùng một phần mềm sửa ảnh như MS Paint.

Để truy cập Paint, thực hiện như sau:• Nhấn chuột vào menu Start, chọn All Programs.• Nhấn chuột vào tùy chọn Accessories, rồi chọn Paint.• Từ menu Edit, nhấn Paste.• Ảnh màn hình đã chụp sẽ xuất hiện trong cửa sổ Paint.

Nút Print Screen