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MACROPROCESO H. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO DE LA
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CÓRDOBA
PROCESO H01. ADMINISTRAR LA PLANTA DE CARGOS Y DE
PERSONAL DOCENTE Y DIRECTIVO DOCENTE Y ADMINISTRATIVO
DEL SECTOR EDUCATIVO
PROCESO H02. PROVISIÓN DEL PERSONAL E INDUCCIÓN
PROCESO H03. DESARROLLO DE PERSONAL
PROCESO H04. APOYAR A LA ADMINISTRACION DE LA CARRERA
PROCESO H05. MANEJO DEL FONDO PRESTACIONAL
PROCESO H06. ADMINISTRACIÓN DE LA NÓMINA
PROCESO H07. ADMINISTRACIÓN DE LAS HOJAS DE VIDA
PROCESO H01. ADMINISTRAR LA PLANTA DE CARGOS Y DE PERSONAL
DOCENTE Y DIRECTIVO DOCENTE Y ADMINISTRATIVO DEL SECTOR
EDUCATIVO
SUBPROCESOS:
H01.01. Establecer necesidad de planta, distribuir o asignar planta entre EE
o modificar la planta docente, directivo docente y administrativos del sector
educativo
H01.02. Controlar la planta de cargos y de personal docente y directivo
docente y administrativo del sector educativo
H01.03. Administrar las novedades de planta docente, directivo docente y
administrativos del sector educativo
PROCESO H02. PROVISIÓN DEL PERSONAL E INDUCCIÓN
SUBPROCESOS:
H02.01. Vincular a la carrera administrativa y especial docente
H02.03. Provisión temporal de personal
H02.04. Nombramiento de personal
H02.05. Inducción de personal
PROCESO H03. DESARROLLO DE PERSONAL
SUBPROCESOS:
H03.01. Evaluación del desempeño
H03.02. Capacitación
H03.03. Bienestar Laboral
PROCESO H04. APOYAR A LA ADMINISTRACION DE LA CARRERA
SUBPROCESOS:
H04.01. Inscripción y ascenso en escalafón docente
H04.02. Apoyar la Inscripción y actualización del registro público de carrera
administrativa
PROCESO H05. MANEJO DEL FONDO PRESTACIONAL
SUBPROCESO
H05.01. Trámite de las prestaciones sociales y económicas
H05.02. Administración de reclamaciones por salud
H05.03. Afiliación de docentes al FNPSM (Fondo Nacional de Prestaciones
sociales del Magisterio)
H05.04 Prevención de los riesgos laborales del magisterio
H05.05. Funcionamiento del comité regional de prestaciones y salud
H05.06. Seguimiento a incapacidades, remisiones médicas y valoraciones
laborales
PROCESO H06. ADMINISTRACIÓN DE LA NÓMINA
SUBPROCESOS:
H06.01. Administración de novedades
H06.02. Liquidación de prenómina y nómina
H06.03. Generación de reportes
PROCESO H07. ADMINISTRACIÓN DE LAS HOJAS DE VIDA
SUBPROCESOS:
H07.01 Actualización del sistema de información
H07.02 Generación de certificados
PROCESO H01. ADMINISTRAR LA PLANTA DE CARGOS Y DE PERSONAL
DOCENTE Y DIRECTIVO DOCENTE Y ADMINISTRATIVO DEL SECTOR
EDUCATIVO
PROCEDIMIENTOS:
SUBPROCESO:
H01.01. Establecer necesidad de planta, distribuir o asignar planta
entre EE o modificar la planta docente, directivo docente y administrativos
del sector educativo
1. Establecer tipo de requerimiento de planta a realizar
2. Consultar marco legal y revisar la información reportada por los EE para la distribución de planta de cargos.
3. Verificar la información para la distribución de planta de cargos y de personal
4. Consultar el marco legal y revisar la información para la modificación de planta
5. Elaborar estudio financiero de proyección de planta de personal
6. Elaborar estudio técnico de necesidad de planta de personal
7. Verificar la necesidad de planta de personal
8. Enviar Estudio Técnico de Necesidad de planta para revisión del MEN y realizar ajuste del estudio en caso de ser necesario
9. Recibir concepto del MEN
10. Adoptar planta de cargos
11. Elaborar y emitir acto administrativo de distribución de la planta de cargos por E.E
12. Generar informes
H01.02. Controlar la planta de cargos y de personal docente y directivo
docente y administrativo del sector educativo
1. Elaborar el plan anual de acción para el control y seguimiento de la planta 2. Recolectar y revisar la información requerida para el control y el seguimiento 3. Realizar visitas de auditorías de planta docente y directivo en los Establecimientos Educativo
4. Verificar la información levantada en las visitas a los Establecimientos Educativos
5. Generar informe de control y seguimiento a las plantas de cargo y de personal
6. Remitir información
H01.03. Administrar las novedades de planta docente, directivo
docente y administrativos del sector educativo
1. Recibir y verificar documentación según normatividad 2. Clasificar según el tipo de novedad 3. Tramitar novedades según su naturaleza 4. Elaborar oficio de rechazo de trámite 5. Generar acto administrativo de novedad 6. Enviar acto administrativo para revisión 7. Verificar el cubrimiento de vacante 8. Enviar acto administrativo con efectos fiscales con soportes a nómina 9. Generar reporte de novedades tramitadas
PROCESO H02. PROVISIÓN DEL PERSONAL E INDUCCIÓN
PROCEDIMIENTOS:
SUBPROCESO
H02.01. Vincular a la carrera administrativa y especial docente
1. Determinar cargos a proveer
2. Solicitar disponibilidad Presupuestal 3. Publicar Oferta Pública de Cargos Docente – OPEC-DOCENTE 4. Realizar citación a audiencia pública 5. Desarrollar la audiencia H02.03. Provisión temporal de personal
1. Analizar cargo a proveer 2. Determinar vacantes definitivas 3. Determinar vacantes temporales 4. Generar listado de personal para encargo 5. Realizar análisis de competencias y conocimientos 6. Realizar encargos
H02.04. Nombramiento de personal
1. Determinar el tipo de nombramiento
2. Recibir y verificar información
3. Confirmar aceptación del cargo
4. Elaborar acto administrativo de nombramiento en periodo de prueba
5. Enviar acto administrativo de nombramiento a Atención al Ciudadano para
Notificación
6. Realizar posesión del cargo
7. Orientar evaluación del periodo de prueba de acuerdo con los establecido en el decreto 1278 de 2002 y los protocolos aprobados por la CNSC.
8. Realizar revisión de los resultados en periodo de prueba
9. Declarar insubsistencia de nombramiento
10. Elaborar acto administrativo de nombramiento en propiedad
H02.05. Inducción de personal
1. Recibir y revisar información
2. Elaborar cronograma de actividades de inducción
3. Desarrollar inducción y verificar asistencia de funcionarios
4. Verificar el cumplimiento de la inducción
5. Elaborar y firmar certificado de inducción
6. Remitir documentos
PROCESO H03. DESARROLLO DE PERSONAL
PROCEDIMIENTOS:
SUBPROCESO
H03.01. Evaluación del desempeño
1. Recibir los lineamientos de evaluación del periodo de prueba y de la evaluación de desempeño. 2. Generar el listado de docentes y directivos docentes pertenecientes al régimen del Decreto 1278 de 2002 que cumplan con los requisitos para ser evaluados y designación de evaluadores. 3. Definir cronograma de actividades para el proceso de evaluación. 4. Realizar convocatoria y brindar asistencia técnica a los evaluadores.
5. Preparar material de acuerdo a fase de evaluación del desempeño a ejecutar.
6. Concertar objetivos del desempeño.
7. Realizar seguimiento semestral al logro de objetivos.
8. Realizar evaluación y calificación de servicios.
9. Verificar la efectiva y oportuna realización de los pactos y contribuciones individuales de la evaluación por parte de los evaluadores e inicio de las acciones administrativas.
10. Realizar seguimiento y asistencia técnica continua al proceso de evaluación.
11. Revisión de los formatos y protocolos de evaluación
12. Ingresar información en el módulo de evaluación en el Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos.
13. Generar listado de evaluados que superan y no superan la evaluación y confrontar con los resultados de la evaluación del año anterior.
14. Proyectar acto administrativo de retiro del servicio o regreso al cargo de origen.
15. Remitir información sobre resultados de la evaluación a los subprocesos.
H03.02. Capacitación
1. Identificar necesidades de capacitación
2. Establecer directrices de capacitación
3. Elaborar el plan anual de capacitación
4. Revisar y aprobar plan anual de capacitación
5. Desarrollar del plan anual de capacitación
6. Generar el informe semestral de capacitación
7. Realizar seguimiento en Comité de capacitación, bienestar e incentivos.
H03.03. Bienestar Laboral
1. Realizar reunión del comité de capacitación, bienestar e incentivos
2. Socializar la Política Integral de Bienestar Laboral y Seguridad Social
3. Levantar el diagnóstico e identificar las necesidades de cada
Establecimiento Educativo en el marco de la Política Integral de Bienestar Laboral
y Seguridad Social.
4. Elaborar el Plan anual de Bienestar Laboral
5. Recepcionar y aprobar el Plan de Anual de Bienestar Laboral
6. Elaborar la programación y presupuesto del Plan Anual de Bienestar
Laboral
7. Ejecutar y realizar seguimiento al Plan Anual de Bienestar Laboral
8. Evaluar el Plan Anual Bienestar Laboral
PROCESO H04. APOYAR A LA ADMINISTRACION DE LA CARRERA
PROCESOS:
SUBPROCESO
H04.01. Inscripción y ascenso en escalafón docente
1. Determinar el régimen del escalafón al que pertenece el docente 2. Recibir y radicar en el sistema de información SAC, los documentos para inscripción o ascenso en el escalafón 3. Verificar completitud de documentos 4. Devolver solicitud para completar la documentación requerida 5. Verificar Viabilidad de Inscripción o Ascenso 6. Sustanciar Notificación de rechazo de la Solicitud 7. Sustanciar la inscripción o ascenso y elaborar acto administrativo 8. Enviar para Firma del acto administrativo de inscripción o ascenso en el escalafón docente 9. Informar al docente o directivo docente 10. Notificar el acto administrativo 11. Remitir novedad a nómina 12. Archivar el expediente 13. Identificar posibles candidatos regidos por el decreto - ley 1278 a ser reubicados o ascender
14. Enviar información al proceso financiero para estimar recursos presupuestales.
15. Proyectar acto administrativo de convocatoria a la evaluación de competencias de acuerdo con el cronograma definido por el Ministerio de Educación Nacional
16. Divulgar la convocatoria
17. Recibir y publicar lista de aspirantes que superan la prueba entregado por la entidad calificadora de la prueba
H04.02. Apoyar la Inscripción y actualización del registro público de
carrera administrativa
1. Recibir documentos para inscripción y actualización del registro público de
carrera administrativa o carrera docente
2. Verificar viabilidad de inscripción y actualización
3. Comprobar cumplimiento de requisitos
4. Enviar documentos a la Comisión Nacional del Servicio Civil (CNSC)
5. Diligencia el Registro Público de Carrera Docente
PROCESO H05. MANEJO DEL FONDO PRESTACIONAL
PROCEDIMIENTOS:
SUBPROCESO
H05.01. Trámite de las prestaciones sociales y económicas
1. Recibir solicitud
2. Revisar la solicitud, e ingresar al sistema de información único de la
Fiduciaria y adjudicar un NUR (número Único de Radicado)
3. Realizar sustanciación
4. Liquidar la prestación
5. Proyectar acto administrativo de reconocimiento
6. Verificar el cumplimiento del acto administrativo de reconocimiento
7. Enviar documentación a la fiduciaria
8. Recibir de la Fiduciaria el expediente y el concepto
9. Firmar acto administrativo de reconocimiento
10. Asignar número y fecha al acto administrativo
11. Notificar al docente
12. Enviar acto administrativo firmado para trámite de pago
13. Enviar acto administrativo firmado para trámite de pago
H05.02. Administración de reclamaciones por salud
1. Recibir y radicar la reclamación
2. Revisar y trasladar la reclamación
3. Analizar el tipo de reclamación y determinar si se audita
4. Elaborar informe
5. Recibir informe y efectuar seguimiento
H05.03. Afiliación de docentes al FNPSM (Fondo Nacional de
Prestaciones sociales del Magisterio)
1. Realizar afiliación del Docente al FNPSM
2. Afiliar a los beneficiarios del nuevo docente a la IPS
3. Enviar documentación para la afiliación del FOMAG-Fiduciaria.
4. Generar reporte mensual de afiliaciones.
5. Revisar inconsistencias de afiliaciones.
6. Corregir inconsistencias en el Sistema de Información de Gestión de
Recursos Humanos.
7. Enviar corrección de las inconsistencias de afiliaciones.
8. Enviar novedad a nómina.
H05.04 prevención de los riesgos laborales del magisterio
1. Solicitar a la IPS la realización del examen de ingreso
2. Recibir el resultado del examen de ingreso.
3. Enviar resultado del examen médico que no cumple con los requisitos.
4. Ingresar al módulo de bienestar y seguridad social, Salud Ocupacional, el
resultado del perfil de riesgo laboral del docente.
5. Verificar que a toda la planta de personal docente de la ETC haya realizado
el perfil de riesgos laborales por parte de la IPS encargada.
6. Articular con los Directivos Docentes y la IPS la realización de talleres de
intervención del riesgo laboral.
7. Solicitar la realización de los panoramas de riesgo
8. Analizar las observaciones del panorama de riesgos
9. Identificar y analizar situaciones especiales que afectan el clima institucional
y laboral.
10. Realizar seguimiento a los talleres de intervención del riesgo laboral
11. Analizar los indicadores de impacto de los programas de prevención de los
riesgos laborales y coordinar las acciones a seguir según los resultados obtenidos.
H05.05. Funcionamiento del comité regional de prestaciones y salud
1. Seleccionar el representante por parte de los docentes.
2. Recepcionar quejas presentadas por los docentes.
3. Reunir los asuntos administrativos que afectan la prestación del servicio
educativo.
4. Realizar convocatoria mensual a sesión del Comité Regional de
Prestaciones y salud.
5. Elaborar acta de cada sesión.
6. Revisar las tareas y compromisos adquiridos en la sesión anterior
7. Evaluar el funcionamiento del Comité Regional de Prestaciones y Salud.
H05.06. SEGUIMIENTO A INCAPACIDADES, REMISIONES MÉDICAS Y
VALORACIONES LABORALES
1. Determinar tipo de novedad administrativa
2. Ingresar incapacidades.
3. Informar al directivo docente las incapacidades menores o iguales a dos
días.
4. Informar al directivo docente las incapacidades mayores a dos días.
5. Proveer vacantes temporales con horas extras.
6. Proveer vacantes temporales con docente provisional
7. Seleccionar docente de la región.
8. Coordinar provisión de vacante con el mismo docente incapacitado.
9. Realizar trámite de recobro a la entidad Fiduciaria.
10. Analizar casos de incapacidades recurrentes y solicitar valoraciones
médica laborales
11. Analizar casos de incapacidades superiores a 110 días y solicitar valoración
medica
12. Solicitar valoración medico laboral a la IPS.
13. Elaborar y enviar citación al docente que requiere valoración.
14. Realizar seguimiento del cumplimiento de la valoración médica.
15. Recibir los resultados de la valoración médico laboral y tomar las acciones
administrativas.
16. Iniciar tramite de pensión de invalidez.
17. Enviar solicitud a la Fiduciaria para pago de la mesada pensional.
18. Recibir información de las remisiones realizadas.
19. Hacer seguimiento al reintegro del docente al Establecimiento Educativo.
PROCESO H06. ADMINISTRACIÓN DE LA NÓMINA
PROCEDIMIENTOS:
SUBPROCESO
H06.01. Administración de novedades
1. Recibir y clasificar novedades
2. Distribuir novedades
3. Verificar documentación de la novedad
4. Ingresar novedad
5. Verificar novedad
6. Corregir novedad
7. Remitir actos administrativos a la administración de hojas de vida
H06.02. Liquidación de prenómina y nómina
1. Liquidar la prenómina
2. Verificar la prenómina liquidada
3. Revisar y verificar inconsistencias
4. Corregir inconsistencias y errores
5. Liquidar nómina
H06.03. Generación de reportes
1. Imprimir listados y reportes
2. Aprobar listados
3. Generar reportes adicionales y archivar
PROCESO H07. ADMINISTRACIÓN DE LAS HOJAS DE VIDA
SUBPROCESO
H07.01 Actualización del sistema de información
1. Apertura de hojas de vida con soportes
2. Ingreso de novedades a historia laboral
3. Ingresar hoja de vida al sistema de Información
4. Recibir documentos soporte de novedades
5. Verificar la calidad de los datos ingresados al sistema de información
6. Archivar documentos soporte
7. Solicitar información sobre hoja de vida
8. Consultar sistema y dar respuesta a solicitud
H07.02 Generación de certificados
1. Recibir solicitud de certificado
2. Elaborar certificado
3. Verificar certificado
4. Aprobar certificado mediante firma
5. Entregar certificados
MACROPROCESO H. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
PROCESO H01. ADMINISTRAR LA PLANTA DE CARGOS Y DE PERSONAL
DOCENTE Y DIRECTIVO DOCENTE Y ADMINISTRATIVO DEL SECTOR
EDUCATIVO
SUBPROCESO H01.01. ESTABLECER LA NECESIDAD DE PLANTA, DISTRIBUIR O ASIGNAR PLANTA ENTRE EE O MODIFICAR LA PLANTA DE PERSONAL DOCENTE, DIRECTIVO DOCENTE Y ADMINISTRATIVO DEL SECTOR EDUCATIVO.
1. Establecer tipo de requerimiento de planta a realizar:
El Profesional Especializado del área de Talento Humano de la SED Córdoba
responsable del proceso de Administrar la Planta de Personal, determina el tipo de
acción a realizar. Si se trata de redistribución de planta, el subproceso continúa
con la actividad 2 y si se trata de modificación de la planta de personal, sigue con
la actividad 4.
2. Consultar marco legal y revisar la información reportada por los EE para la distribución de planta de cargos.
El Profesional especializado del área de Talento Humano de la SED Córdoba
responsable del proceso de Administrar la Planta de Personal, consulta el marco
legal vigente y revisa la información necesaria para definir la planta de cargos
requerida en los Establecimientos educativos, que como mínimo debe
contemplar la consulta y revisión de:
Ley 715 de diciembre 21 de 2001, por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.
Decreto 3020 de 10 de diciembre de 2002, por el cual se establecen los criterios y procedimientos para organizar las plantas de personal docente y administrativo del servicio educativo estatal que prestan las entidades territoriales y se dictan otras disposiciones, tales como los parámetros normativos para la designación de Rectores, Directores Rurales y Coordinadores.
Igualmente debe verificar la información reportada en el sistema de información
Gestión de Recursos Humano o aquel que haga sus veces, en los
Establecimientos Educativos oficiales de su jurisdicción relacionado con docentes
y directivos docentes, verificando nivel, área de nombramiento y área de
desempeño, contrastándolo con la ubicación real en el EE.
La información de planta en el sistema de información Gestión de Recursos
Humano, a través del módulo de reportes, en donde consultará: Estructura
organizacional, comparativo personal de planta, ocupación personal de planta, tipo
de vinculación, funcionarios por tipo de contratación. Adicionalmente se debe
actualizar o cargar el módulo de Estructura Organizacional en el Sistema de
Información Gestión de Recursos Humanos.
Decreto 1850 de 2002 por el cual se reglamenta la organización de la jornada escolar y la jornada laboral de directivos docentes y docentes de los establecimientos educativos estatales de educación formal, administrados por los departamentos, distritos y municipios certificados.
3. Verificar la información para la distribución de planta de cargos y de personal
El Profesional especializado del área de Talento Humano de la SED Córdoba
responsable del proceso de Administrar la Planta de Personal de la SED Córdoba
verifica que la información para realizar la distribución de planta de la Secretaría
de Educación del ente territorial esté completa (organización de los
Establecimientos educativos, DUE, matricula por EE con corte oficial debidamente
registrada en SIMAT, estructura organizacional y planta de personal incorporada
en HUMANO), esta información incluye docentes, directivos docentes y
administrativos de los EE de la jurisdicción. Si la información está completa el
Subproceso continua en la actividad 6, de lo contrario se debe realizar la actividad
2.
4. Consultar el marco legal y revisar la información para la modificación de planta
El Profesional especializado del área de Talento Humano de la SED Córdoba
responsable del proceso de Administrar la Planta de Personal de la SED Córdoba
del ET, consulta el marco legal vigente y revisa la información necesaria para
realizar la modificación de planta de cargos de la ET que como mínimo debe
contemplar la consulta y revisión de:
Decreto 1494 de 13 de mayo de 2005, por el cual se reglamentan los procedimientos para realizar modificaciones en las plantas de cargos de personal docente, directivo docente y administrativo financiadas con cargo al sistema general de participaciones SGP.
Ley 909 de 2004, por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa el decreto 785 de 2005, gerencia pública y se dictan otras disposiciones, y sus Decretos Reglamentarios 1227 de 2005 y Decreto Ley 1567 de 1998.
Decreto 1850 de 2002 por el cual se reglamenta la organización de la Jornada escolar y jornada laboral de directivos docentes y docentes de los establecimientos educativos estatales de educación formal, administrados por los departamentos, distritos y municipios certificados y se dictan otras disposiciones.
Decreto 3020 de 2002, por el cual se establecen los criterios y procedimientos para organizar las plantas de personal docente y administrativo del servicio educativo estatal que prestan las entidades territoriales y se dictan otras disposiciones.
Decreto 1278 de 2002 el cual establece el Estatuto de Profesionalización Docente.
Decreto 1647 de 1967 por el cual se establece que ningún funcionario del Estado puede recibir sueldo o remuneración sino por servicios rendidos, debidamente comprobados.
Decreto 785 de 2005 por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación, de funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan por la Ley 909 de 2004.
Guía para la presentación de propuestas de modificación en las plantas de cargos docentes, directivos docentes y administrativos organizada conjuntamente por la Nación y la entidad territorial, financiada con cargo al sistema general de participaciones SGP.
Información de los docentes y directivos docentes reportados por los EE de la jurisdicción cargados en el Sistema de Información Gestión de Recursos Humanos.
Instrucciones para la definición de la nueva estructura de cargos y planta de personal para la SED Córdoba remitida por la entidad territorial.
Información de la variación de la matrícula oficial en los EE oficiales de su jurisdicción, correspondiente al año anterior, o si la modificación de planta se realiza en el segundo semestre del año, la información debe corresponder al primer semestre académico del año en curso, cargada en el SIMAT.
Recursos del Sistema General de Participaciones asignados a educación que permitan demostrar capacidad financiera de la entidad territorial.
Parámetro establecido en el concepto de viabilidad técnica expedido por el MEN.
Naturaleza de los cargos incluidos en la modificación de planta definida.
Estrategia de atención educativa para mejorar el acceso, la permanencia y la calidad educativa en los EE de su jurisdicción.
Vacantes definitivas en los cargos de Supervisores y Directores de Núcleo, para efectos de supresión de tales cargos.
La SED Córdoba debe realizar y ajustar en el sistema de información Gestión de
Recursos Humano, la revisión de la información de planta a través del módulo
Reportes en donde puede consultar: estructura organizacional, comparativo
personal de planta, ocupación personal de planta, funcionarios por tipo de
contratación.
Así mismo la SED Córdoba genera en el Sistema Integrado de matrículas
SIMAT, los respectivos reportes de matrícula efectiva con corte al final del año, o a
mediados de año, según aplique de acuerdo con la temporalidad de la solicitud de
modificación de planta para la SED Córdoba.
5. Elaborar estudio financiero de proyección de planta de personal
El Profesional especializado del área de Talento Humano de la SED Córdoba
responsable del proceso de Administrar la Planta de Personal, elabora el estudio
financiero de proyección de planta de personal con el fin de identificar la viabilidad
económica de la misma. El estudio debe incluir los costos de prestación del
servicio educativo en la jurisdicción, en especial aquellos asociados a personal
docente, directivo docente y administrativo; y anexar certificación del Fondo
Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio donde conste que dichas
obligaciones se encuentran al día o que los acuerdos de pago se están
cumpliendo.
6. Elaborar estudio técnico de necesidad de planta de personal:
El Profesional especializado del área de Talento Humano, responsable del
proceso de Administrar la Planta de Personal de la SED Córdoba, elabora el
estudio técnico de necesidad de planta de personal, que debe incluir los
requerimientos técnicos de personal por EE y sede, aplicando los parámetros de
asignación establecidos por la Nación. Si se trata de personal docente se deben
diligenciar los siguientes formatos definidos por el MEN:
Formato No. 1 Situación propuesta para docentes. Matriz Estudio Técnico MEN
Formato No. 2. Situación propuesta para directivos docentes.
Formato 3: Costo actual y propuesto de la planta de personal docente, directivo
docente y administrativa.
En caso de modificación de planta debe elaborarse el Documento de análisis y
conclusiones del estudio técnico.
Cuando se trate de conversión de centro educativo rural a institución educativos
se deben surtir:
Acto administrativo de conversión
Actualización del DUE
Solicitud de la creación de cargo de rector.
Incorporación del directivo docente como rector cuando cumpla requisitos.
Si se trata de directivos docentes en calidad de coordinadores, disponer de
información de las instituciones con el número de estudiantes matriculados, el
número de sedes por establecimiento educativo relacionando a aquellas que
brindan el servicio educativo en jornada nocturna.
Dichos requerimientos deben ser coherentes con la matrícula por nivel, con los
parámetros técnicos definidos en el Decreto 3020 de 2002, y las particularidades
socioeconómicas de los EE de la jurisdicción de la entidad territorial.
Si el estudio técnico es coherente, el subproceso continúa en la siguiente
actividad; de lo contrario se deben realizar las acciones correctivas acorde con lo
definido en el subproceso N01.02 Acciones Correctivas y Preventivas definido en
la cadena de valor de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba.
7. Verificar la necesidad de planta de personal:
Los miembros del Comité Directivo de la Secretaría de Educación Departamental
de Córdoba, verifican que los estudios técnico y financiero de proyección de planta
de personal de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba elaborados
por el área de Talento humano, estén alineados con los criterios técnicos definidos
por el MEN.
Si los estudios de necesidad de planta están alineados, el subproceso continua,
de lo contrario se solicita al área de talento humano que realice las acciones
correctivas de acuerdo con el subproceso N01.02 Acciones Correctivas y
Preventivas definido en la cadena de valor de las SED Córdoba, y se realiza una
nueva verificación.
8. Enviar Estudio Técnico de Necesidad de planta para revisión del MEN y realizar ajuste del estudio en caso de ser necesario
El Profesional especializado del área de Talento Humano de la SED Córdoba
responsable del proceso de Administrar la Planta de Personal, radica oficialmente
el estudio de necesidad de planta al MEN, debidamente soportado para que sea
viabilizada la modificación de planta propuesta por la entidad territorial.
El Ministerio de Educación Nacional realiza revisión del estudio técnico para que la
entidad territorial realice los ajustes necesarios, es importante anotar que esta
actividad se realiza en constante retroalimentación entre el Ministerio y la
Secretaría de Educación Departamental de Córdoba.
9. Recibir concepto del MEN
La entidad territorial recibe el concepto de viabilidad técnica de modificación de
planta emitido por el MEN.
10. Adoptar planta de cargos
El Profesional especializado del área de Talento Humano de la SED Córdoba
responsable del proceso de Administrar la Planta de Personal, suministra el
insumo para realizar el acto administrativo de modificación de la adopción la planta
de cargos viabilizada por el MEN y debe enviar copia del acto administrativo al
MEN para su conocimiento y fines pertinentes.
11. Elaborar y emitir acto administrativo de distribución de la planta de cargos por E.E
El Profesional especializado del área de Talento Humano de la SED Córdoba
responsable del proceso de Administrar la Planta de Personal, elabora el acto
administrativo distribución de la de planta cargos y de personal por E.E, además
actualiza en el sistema de información Gestión de Recursos Humano la estructura
organizacional de acuerdo con la distribución de la planta de cargos por E.E.
12. Generar informes
El Profesional especializado del área de Talento Humano de la SED Córdoba
responsable del proceso de Administrar la Planta de Personal genera los informes
de la planta de personal docente y directivo docente discriminada por cada
establecimiento educativo y la planta de personal administrativo de los
establecimientos educativos aprobada, los cuales son validados por la Secretaría
de Educación Departamental de Córdoba, para verificar que la planta viabilizada
por el MEN, coincida en su totalidad con la planta existente en los EE y además
que existan recursos para financiarla. Si la información está correcta el
subproceso finaliza y se remite la información al subproceso H01.02 Controlar la
planta de cargos y de personal docente y directivo docente y administrativo del
sector educativo. Si la información presenta inconsistencias, se deben ejecutar las
respectivas correcciones y realizar una nueva verificación.
Adicional a lo anterior, los informes de planta docente y administrativa aprobada,
los perfiles de la planta docente y directivo, el Informe relación alumno/docente, y
el Informe relación alumno/administrativo, son enviados al subproceso D01.04
Elaborar la caracterización y el perfil del sector educativo, con el fin de construir la
respectiva caracterización de la entidad territorial.
SUBPROCESO H01.02. CONTROLAR LA PLANTA DE CARGOS Y DE PERSONAL DOCENTE Y DIRECTIVO DOCENTE Y ADMINISTRATIVO DEL SECTOR EDUCATIVO
1. Elaborar el plan anual de acción para el control y seguimiento de la planta
El Profesional especializado del área de Talento Humano de la SED Córdoba
responsable del proceso de Administrar la Planta de Personal, elabora el plan
anual de acción para el control y seguimiento de la planta teniendo en cuenta el
marco legal y la información de la planta de personal disponible en el Sistema de
Información Gestión de Recursos Humano.
2. Recolectar y revisar la información requerida para el control y el seguimiento
El Profesional especializado de Talento Humano de la SED Córdoba responsable
del proceso de Administrar la Planta de Personal, revisa que la información tanto
legal como relacionada con la planta de personal esté completa. Se recomienda
tener en cuenta, como mínimo, la siguiente información:
a. Concepto técnico de viabilidad de planta emitida por el MEN.
b. Acto Administrativo de adopción o modificación de planta.
c. Acto Administrativo de distribución de planta por Establecimiento Educativo.
d. Estructura de la planta de cargos en el Sistema de información Gestión de Recursos Humano y anexo 3A.
e. Nómina.
f. Directorio de Establecimientos Educativos DUE
g. Resultados de las últimas visitas a los EE, incluyendo los instrumentos levantados en cada uno de ellos con actas y demás informes.
h. Informes de supervisión e inspección y vigilancia.
i. Información de infraestructura por número de aulas.
j. Ultimo estudio técnico de definición de planta de cargos viabilizado por el MEN.
k. Matriz diligenciada de cálculo de necesidades de personal docente según perfil y nivel educativo por Establecimiento Educativo (formato sugerido por el MEN).
l. Distribución de asignación académica por docente.
m. Listado de Docentes y Directivos Docentes y administrativos para retiro forzoso.
Si la información está completa, el subproceso continua, de lo contrario se debe
realizar las acciones correctivas de acuerdo con el subproceso N01.02 Acciones
Correctivas y preventivas definidos en la cadena de valor de la SED Córdoba, y se
realiza una nueva verificación.
3. Realizar visitas de auditorías de planta docente y directivo en los Establecimientos Educativo
Para llevar a cabo esta actividad, se debe organizar el equipo de visitas
conformado por personal de Cobertura, Planeación, Calidad y Talento Humano. El
Profesional especializado del área de Talento Humano de la SED Córdoba
responsable del proceso de Administrar la Planta de Personal, coordina las visitas
por EE según el plan de acción y el plan operativo para el control y seguimiento a
la planta, aplicando los instrumentos diseñados para este fin.
4. Verificar la información levantada en las visitas a los Establecimientos Educativos
El Profesional especializado del área de Talento Humano de la SED Córdoba
responsable del proceso de Administrar la Planta de Personal, verifica la
información levantada en las visitas a los EE, consolida la información a nivel
territorial y realiza el cruce de hojas de vida, nómina y estructura de la planta
definida en el Sistema de información Gestión de Recursos Humano con el fin de
asegurar coherencia.
5. Generar informe de control y seguimiento a las plantas de cargo y de personal
El Profesional especializado de Talento Humano de la SED Córdoba responsable
del proceso de Administrar la Planta de Personal, genera informe de control y
Seguimiento a las plantas de cargo y de personal, el cual debe contener como
mínimo, los siguientes aspectos:
a. Docentes y Directivos docentes para retiro forzoso.
b. Casos de docentes cuyo perfil no corresponde a los requerimientos del PEI del Establecimiento Educativo.
c. Excedentes y faltantes de docentes según perfiles por EE.
d. Situaciones administrativas irregulares o casos pendientes por resolver.
e. Horas Extras no necesarias con la identificación del EE, el área fundamental y del docente que las tiene asignadas.
f. Necesidades de construcción de aulas.
g. Casos de ineficiencia en la organización de grupos de estudiantes por grado, identificando EE, el nivel, grado, grupo y sede.
h. Oportunidades de redistribución de planta de cargos administrativos identificando casos de concentración.
6. Remitir información
El Profesional especializado del área de Talento Humano de la SED Córdoba
responsable del proceso de Administrar la Planta de Personal, de manera
programada y de acuerdo a las políticas de la entidad genera los listados de planta
de personal de la SED Córdoba, los cuales se entregan a los siguientes
subprocesos:
H01.01. Establecer necesidad de planta, distribuir o asignar planta entre EE o modificar la planta docente, directivo docente y administrativos del sector educativo
H01.03. Administrar las novedades de planta docente, directivo docente y
administrativo del sector educativo.
H02.01 vincular a la carrera administrativa y especial docente.
A01.01. Análisis de la información estratégica del sector, reporte de planta de
Personal docente y administrativo aprobada y al funcionario de Administrativa y
Financiera de la SED Córdoba, para que dé su visto bueno y aprobación.
La SED Córdoba genera estos reportes en el sistema de información Gestión de
Recursos Humano, a través del módulo Planta y Personal.
SUBPROCESO H01.03. ADMINISTRAR LAS NOVEDADES DE PLANTA DE PERSONAL DOCENTE, DIRECTIVO DOCENTE Y ADMINISTRATIVO DEL SECTOR EDUCATIVO.
1. Recibir y verificar documentación según normatividad
El Profesional Especializado del Talento Humano de la SED Córdoba responsable
del proceso de Administrar la Planta de Personal de la SED Córdoba, recibe del
área de Atención al Ciudadano, el formato único de solicitud de novedades y sus
documentos soporte, ver anexo instructivo H01.03.F01 Formato único de solicitud
de novedades de personal, y los actos administrativos de las entidades de control
para suspensión o reintegro. Recibe de los procesos:
H01.02. Controlar la planta de cargos y de personal docente y directivo docente y
administrativo del sector educativo, recibe el listado del personal disponible para
traslados.
H02.03. Provisión temporal de personal, recibe el listado de personal en
situaciones administrativas.
H03.01. Evaluación del desempeño, recibe los actos administrativos de
insubsistencia de nombramiento.
F01.03. Realizar control al servicio educativo en establecimientos de EPBM y
ETDH, el formato único de solicitud de novedades para asignación de funciones.
De las entidades competentes, se reciben las órdenes judiciales que generan
reintegros o traslados.
E01.01 Atender, Direccionar y hacer seguimiento a solicitudes. El funcionario de
Atención al ciudadano recibe, folia y radican los documentos de los docentes o
directivos docentes que hacen la solicitud. De acuerdo a esto verifica que la
documentación entregada esté completa según el requerimiento (verificando la
lista de chequeo que se encuentra en el módulo de trámites del aplicativo SAC).
Con estos documentos registrados, el Profesional Especializado del área de
Talento Humano de la SED Córdoba responsable del proceso de Administrar la
Planta de Personal de la SED Córdoba, procede a realizar el estudio basado en la
normatividad específica para cada uno de los casos además de tener en cuenta la
necesidad del servicio para la prestación del servicio educativo de forma eficaz.
2. Clasificar según el tipo de novedad
El Profesional Especializado del área de Talento Humano de la SED Córdoba
responsable del proceso de Administrar la Planta de Personal de la SED Córdoba,
clasifica los documentos según el tipo de novedad y trámite correspondiente de
acuerdo con los requerimientos establecidos para tal efecto.
3. Tramitar novedades según su naturaleza
El Profesional Especializado del área de Talento Humano de la SED Córdoba
responsable del proceso de Administrar la Planta de Personal de la SED Córdoba,
realiza esta actividad de acuerdo con el instructivo de actividad H01.03.A02, que
se anexa; y realiza todo el tramite respectivo en el Sistema de Información Gestión
de Recursos Humanos, de acuerdo a la novedad (ver manual de usuario del
sistema). Si el Profesional Especializado del área de Talento Humano de la SED
Córdoba responsable del proceso de Administrar la Planta de Personal de la SED
Córdoba, aprueba el trámite, el subproceso continúa en la actividad 5; de lo
contrario continúa con la actividad 4.
4. Elaborar oficio de rechazo de trámite
El Profesional Especializado del área de Talento Humano de la SED Córdoba
responsable del proceso de Administrar la Planta de Personal de la SED Córdoba,
Elabora el oficio de rechazo del trámite el cual es dirigido al funcionario solicitante,
explicando claramente los motivos del rechazo, ver anexo instructivo M03.01.F03
Actos administrativos o comunicaciones escritas, el cual lo entrega de ser
necesario, al Líder de Talento Humano de la SED Córdoba, para que lo apruebe
mediante firma. Lo envía al funcionario a través de los medios establecidos para
tal fin en la SED Córdoba, finalizando de esta manera el subproceso.
5. Generar acto administrativo de novedad
El Profesional Especializado del Talento Humano de la SED Córdoba responsable
del proceso de Administrar la Planta de Personal de la SED Córdoba, genera del
Sistema de Información Gestión de Recursos Humanos, el acto administrativo de
acuerdo con la novedad tramitada y adicionalmente elabora la solicitud de revisión
del proyecto de acto administrativo los cuales se entregan al proceso M03.01.
Revisar actos administrativos, para desarrollar todo su trámite, este subproceso
recibe el proyecto de acto administrativo para ajuste o acto administrativo
sancionado.
6. Enviar acto administrativo para revisión
El Profesional Especializado del Talento Humano de la SED Córdoba responsable
del proceso de Administrar la Planta de Personal de la SED Córdoba, organiza los
actos administrativos y los envía al proceso M03.01. Revisar actos administrativos,
para que se surta todo el trámite correspondiente. Una vez el acto administrativo
se encuentra notificado, continúa con la siguiente actividad.
7. Verificar el cubrimiento de vacante
El Profesional Especializado del área de Talento Humano de la SED Córdoba
responsable del proceso de Administrar la Planta de Personal de la SED Córdoba,
determina la generación o no de vacante; en caso afirmativo continua con el
proceso H01.02. Controlar la planta de cargos y de personal docente y directivo
docente y administrativo del sector educativo y realiza la actividad 8, en caso de
no cubrimiento continua con la actividad 9.
8. Enviar acto administrativo con efectos fiscales con soportes a nómina
El Profesional Especializado del área de Talento Humano de la SED Córdoba
responsable del proceso de Administrar la Planta de Personal de la SED Córdoba,
envía todos los actos administrativos de novedades de planta de personal con
efectos fiscales al proceso H06.01. Administración de novedades del
macroproceso H06. Administración de la nómina
Para los casos de permutas y traslados, el docente deberá presentar la carta de
inicio de labores en su nueva ubicación con el fin de que su novedad sea
ingresada a nómina. Esta información debe enviarse al proceso N02.01 archivo de
Gestión.
9. Generar reporte de novedades tramitadas
El Profesional Especializado del área de Talento Humano de la SED Córdoba
responsable del proceso de Administrar la Planta de Personal de la SED Córdoba,
genera del Sistema de Información Gestión de Recursos Humanos, reporte
mensual de las novedades tramitadas (ver manual de usuario del sistema,
reportes de novedades FPM 002-003-004), para entregarse al proceso H01.02.
Controlar la planta de cargos y de personal docente y directivo docente y
administrativo del sector educativo, C02.02. Identificar estrategias de acceso y
permanencia, F01.03 Realizar el control al servicio educativo en establecimientos
de EPBM y ETDH, F02.02 Verificar las novedades de los EE de EPBM y ETDH y a
las áreas de la SED Córdoba que lo requieran.
PROCESO H02. PROVISIÓN DEL PERSONAL E INDUCCIÓN
SUBPROCESO
EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H02.01 VINCULAR A LA
CARRERA ADMINISTRATIVA Y ESPECIAL DOCENTE
1. Determinar cargos a proveer
El Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental
de Córdoba responsable de Provisión del Personal e Inducción, teniendo en
cuenta la información suministrada por el proceso H01.02. Controlar la planta de
cargos y de personal docente y directivo docente y administrativo del sector
educativo, determina las vacantes definitivas de cargos administrativos, docentes
y directivos docentes, consultada a través del sistema de información de recursos
Humanos, actividad que debe realizarse conjuntamente con los rectores y
directores rurales de acuerdo con las necesidades del servicio que estos
evidencien. En el caso de la comunidad negra, afrocolombiana, palenquera y
raizal, se deben tener en cuenta los criterios para la determinación de vacantes
contenidos en las Circulares 025 de 2004 y 17 de 2011 expedidas por el Ministerio
de Educación Nacional, además de reportar la información en el formato de
vacantes docentes y directivos docentes para la atención del servicio educativo de
la comunidad negra, afrocolombiana, palenquera y raizal establecido por el
Ministerio de educación Nacional.
Ésta información es validada por el Secretario de Educación Departamental de
Córdoba, teniendo en cuenta:
Cargos de docentes y directivos docentes: Se deben determinar por niveles, ciclos y áreas existentes incluyendo aquellos provistos mediante nombramientos provisionales. Posteriormente, se envía a la Comisión Nacional del Servicio Civil (CNSC) solicitando la provisión de los empleos mediante concurso, y se envía copia al Ministerio de Educación Nacional.
Cargos administrativos: Se envía a la Comisión Nacional del Servicio Civil el manual de funciones, requisitos y perfil de competencias de los empleos a
proveer. Cuando se trata de cargos con recursos propios el Ente Territorial envían las funciones, requisitos y perfil de competencias de los empleos a Talento Humano del Ente Territorial y posterior a ello a la CNSC.
2. Solicitar disponibilidad Presupuestal El Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental
de Córdoba responsable de Provisión del Personal e Inducción, para la
realización del concurso de administrativos elabora la Solicitud de Certificado de
Disponibilidad Presupuestal previa entrega de la información por parte del
Funcionario de Talento Humano con el fin de contar con los recursos financieros
necesarios, ver anexo instructivo J01.02.F02 Solicitud de Disponibilidad
Presupuestal (SDP), y la envía al Subproceso J01.02 Ejecutar presupuesto, para
asegurar la provisión de cargos. Para la realización del concurso docente puede
ser financiado por recursos propios o mediante recursos del SGP, si es con
recursos del SGP las secretarías de educación en desarrollo del artículo noveno
del decreto 3982 del 2006 podrán autorizar a la nación para realizar el descuento y
Trasladar a la CNSC el monto correspondiente o en puede realizar el giro directo a
la CNSC.
3. Publicar Oferta Pública de Cargos Docente – OPEC-DOCENTE El Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental
de Córdobade forma previa a la citación de la audiencia, debe actualizar la oferta
pública de cargos –OPEC-, incluyendo las vacantes generadas durante el período
de concurso. La información debe contener como mínimo el establecimiento
educativo al que está adjudicado el cargo, la zona (rural o urbana) y el número de
sedes, esta actualización será publicada por la CNSC y por la Secretaría de
Educación del Departamento de Córdoba y aplica únicamente para cargos
docentes y directivos docentes.
4. Realizar citación a audiencia pública El Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental
de Córdoba responsable de Provisión del Personal e Inducción, una vez
comunicada la firmeza de las listas de elegibles la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba realiza la citación para la audiencia pública.
En la citación se debe especificar la lista de elegibles y la lista de vacantes de
establecimientos educativos.
5. Desarrollar la audiencia Si media delegación por parte de la CNSC a la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba para que ésta desarrolle la Audiencia Pública, el
profesional de Talento Humano adelanta la audiencia pública para escogencia de
empleo de acuerdo con el protocolo para la realización de la audiencia pública
definido por la Comisión Nacional del Servicio Civil.
EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H02.03. PROVISIÓN
TEMPORAL DE PERSONAL
1. Analizar cargo a proveer El Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental
de Córdoba, responsable del proceso de Selección, de acuerdo con la información
obtenida del subproceso H01.02. Controlar la planta de cargos y de personal
docente y directivo docente y administrativo del sector educativo, establece la
necesidad de cubrimiento de vacantes apoyándose en los informes obtenidos del
Sistema de Información Gestión de Recursos Humanos, revisa el manual de
funciones para identificar el perfil requerido para el cargo en el que se generó la
vacante y las normas legales vigentes para el caso del personal docente.
Determina si el tipo de vacante a proveer si es definitiva o temporal, en el caso de
que la vacante sea temporal continúa en la actividad 3 (Determinar vacantes
temporales), si la vacante es definitiva continua en la siguiente actividad.
2. Determinar vacantes definitivas: El Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental
de Córdoba, responsable del proceso de Selección, de acuerdo con la información
suministrada y el análisis del perfil del cargo requerido, determina:
a. Lista de elegibles vigente aplicable: el profesional de Talento Humano al
Determinar que existe lista de elegibles vigente aplicable para el cargo, ver instructivo H02.03.F02, Lista de elegibles H02.04. Nombramiento de Personal, donde se llevará a cabo el nombramiento en período de prueba, e informa a la CNSC el uso de la lista de elegibles y se termina el proceso.
b. Si no existe lista de elegibles vigente aplicable: en el caso de que no exista lista de elegibles vigente aplicable al cargo vacante, el profesional de Talento Humano solicita autorización a la CNSC para el nombramiento en provisionalidad (cargo docente), ver instructivo M03.01.F03 Acto administrativo o comunicación escrita, y continua de acuerdo con lo definido en el proceso H02.04 Nombramiento de Personal y termina el proceso. En el caso que se trate de encargo (directivo docente), solicita autorización a la CNSC, ver instructivo M03.01.F03 Acto administrativo o comunicación escrita, si la CNSC autoriza continúa en la actividad 4 (Generar listado de personal para encargo).
3. Determinar vacantes temporales: El Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental
de Córdoba, responsable del proceso de Selección, al tratarse de vacantes
temporales determina:
a. Lista de elegibles vigente: el profesional de Talento Humano al determinar que existe lista de elegibles vigente aplicable para el cargo, ver instructivo H02.03.F02. Lista de elegibles realiza el nombramiento en provisionalidad de acuerdo al proceso H02.04. Nombramiento de Personal y finaliza el proceso.
b. En caso que no exista lista de elegibles vigente: en el caso de que no exista lista de elegibles vigente aplicable al cargo vacante, el profesional de Talento Humano hace el nombramiento en provisionalidad (cargo docente) de acuerdo al proceso H02.04. Nombramiento de Personal o inicia procedimiento para encargo (directivo docente) continuando en la siguiente actividad.
4. Generar listado de personal para encargo: El Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental
de Córdoba, responsable del proceso de Selección, en conjunto con la
Coordinación de Planta realizan un estudio de hojas de vida (ver proceso H07.
Administración de las hojas de vida) y generan el listado de personal para
encargo, ver instructivo H02.03.F01 Listado de personal para encargo, el cual se
envía al subproceso H01.03. Administrar las novedades de planta docente,
directivo docente y administrativos del sector educativo, Este reporte se obtiene
del módulo de planta y personal del Sistema de Información Gestión de Recursos
Humanos. De acuerdo con ello determinan quienes dentro de planta de personal
cumplen con los requisitos del cargo, poseen las aptitudes y habilidades para su
desempeño. Si hubiere más de una persona que cumpla, se pasa a la actividad 5,
de lo contrario, se pasa a la actividad 6.
Si no existe personal dentro de la planta que cumpla con los requisitos para ser
encargado, se pasa al proceso H02.04. Nombramiento de Personal, donde se
llevará a cabo el nombramiento provisional, y se da por terminado el proceso.
5. Realizar análisis de competencias y conocimientos: Cuando hubiere más de una persona que cumpla con el requisito para
desempeñar un cargo, el Profesional de Talento Humano de la Secretaría de
Educación Departamental de Córdoba, responsable del proceso de Selección, y
quién coordina la administración de la Planta, realizarán la selección de acuerdo a
la idoneidad por competencias y conocimientos. Los resultados del análisis son
guardados en el archivo de Talento Humano (Informe del resultado de la sección)
y la información del candidato elegido se remite al subproceso H02.04.
Nombramiento de personal.
6. Realizar encargos: El Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental
de Córdoba, responsable del proceso de Selección, informará a la Coordinación
de Planta de las posibilidades de encargo, y ésta proyectará el acto administrativo
por el cual se encarga al funcionario que cumpla con el perfil requerido para
desempeñar el cargo.
EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H02.04. NOMBRAMIENTO DE PERSONAL
1. Determinar el tipo de nombramiento:
El Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental
de Córdoba responsable del proceso de Nombramiento de Personal, determina si
el nombramiento a efectuar es en período de prueba, en propiedad (únicamente
aplica para docentes) o en provisionalidad. Se debe tener en cuenta:
a. Para nombramientos en período de prueba: Estos sólo se efectúan como resultado de figurar en lista de elegibles de un concurso de méritos. Los nombramientos se efectúan de acuerdo a las necesidades del servicio en estricto orden descendente de la lista.
b. Nombramiento en propiedad: Superado el período de prueba el docente (cumplidos los requisitos de ley para ello), es nombrado en propiedad
c. Nombramiento provisional: Cuando no existe lista de legibles vigente para el nivel, ciclo y área, el Profesional de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba responsable del proceso de Nombramiento de Personal, proveerá la vacante mediante nombramiento provisional así:
i. En el caso de los docentes, los nombramientos se harán de conformidad con los criterios exigidos por la ley (perfil, requisitos mínimos para el desempeño docente).
ii. En el caso de los administrativos, el funcionario que se nombre debe cumplir con los requisitos para el cargo especificados en el manual de funciones. En este caso, se debe realizar la solicitud de autorización de nombramiento a la Comisión Nacional del Servicio Civil, a través del formato establecido por esa entidad para tales fines.
2. Recibir y verificar información: El Profesional de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba
responsable del proceso de Nombramiento de Personal, consulta en el Sistema de
Información Gestión de Recursos Humanos los listados de funcionarios elegibles
resultante de los procesos H02.01. Vincular a la carrera administrativa y especial
docente y reporte del candidato elegido previo análisis de competencias del
subproceso H02.03. Provisión temporal de personal, se verifica frente a la
Información de los cargos a proveer en la SED Córdoba y los Establecimientos
Educativos de la entidad territorial. Se realiza la verificación del cumplimiento de
los requisitos de acuerdo con la normatividad vigente para docentes y para
administrativos.
3. Confirmar aceptación del cargo:
El nóminador, remite comunicación al seleccionado para la aceptación de cargo, el
cual debe ser respondido en 10 días hábiles. En caso de aceptación sigue el
nombramiento, de lo contrario vuelve a ejecutar el subproceso H02.03 Provisión
temporal de personal y finaliza el subproceso
4. Elaborar acto administrativo de nombramiento en periodo de prueba:
Contando con la información completa y organizada, el Profesional de la
Secretaría de Educación Departamental de Córdoba responsable del proceso de
Nombramiento de Personal, genera desde el Sistema de Información Gestión de
Recursos Humanos, el acto administrativo y envía la solicitud de revisión de
proyecto de acto administrativo de nombramiento, ver instructivo H02.04.F01,(
Acta de posesión) al subproceso M03.01. Revisar actos administrativos, el cual
puede devolver el proyecto de acto administrativo para ajustes, en cuyo caso se
ajusta y se envía nuevamente; en caso contrario se continúa con la actividad 5.
5. Enviar acto administrativo de nombramiento a Atención al Ciudadano para notificación:
El Profesional de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba
responsable del proceso de Nombramiento de Personal, teniendo en cuenta
factores como son límites tiempo, número de personal nombrado y disponibilidad
de recursos (papelería, tinta, contrato de mensajería, línea telefónica, información
de contacto del personal), envía acto administrativo de nombramiento al
subproceso E.03.01 Notificación perteneciente al macroproceso E. Atención al
ciudadano.
6. Realizar posesión del cargo:
El Profesional de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba
responsable del proceso de Nombramiento de Personal en el caso de que no haya
solicitud de prórroga, remite la solicitud de posesión ante el nóminador dentro de
los 10 días hábiles siguientes al nombramiento. Si hay solicitud de prórroga
verifica que esta no se exceda a 90 días. Una vez posesionado se envía
comunicación del nombramiento al establecimiento educativo (rector) donde el
nuevo funcionario deberá presentarse a iniciar sus labores, de acuerdo el proceso
E01.02 Recibir y enviar comunicación oficial, y envía la copia a los procesos H06.
Administración de Nómina y H07. Administración de las hojas de vida.
Al docente se le envía la comunicación con los requerimientos para la posesión de
acuerdo al instructivo H02.04.F02 Comunicación de nombramiento, y se envía al
proceso E01.02. Recibir y enviar comunicación oficial.
7. Orientar evaluación del periodo de prueba de acuerdo con los establecido en el decreto 1278 de 2002 y los protocolos aprobados por la CNSC.
El Profesional de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba
responsable del proceso de Nombramiento de Personal orienta el proceso de la
evaluación del periodo de prueba que se desarrolla desde las I.E y la Secretaría
de Educación del Departamento de Córdoba de acuerdo a los establecido en el
decreto 1278 de 2002 y los protocolos de la CNSC.
El cargue de la información de las evaluaciones de los directivo docente (rectores
y directores rurales en periodo de prueba) le corresponde a la Secretaría de
Educación Departamental de Córdoba en el sistema de información Gestión de
Recursos Humanos, y el cargue de la evaluación de los docente en periodo de
prueba lo realiza la institución educativa a través del Sistema de información
Gestión de Recursos Humanos con la asesoría de la Secretaría de Educación del
Departamento de Córdoba .
8. Realizar revisión de los resultados en periodo de prueba:
El Profesional de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba
responsable del proceso de Nombramiento de Personal realiza la revisión de los
resultados en periodo de prueba y determina:
Si supera la evaluación realiza la actividad 10.
Si no supera, realiza la siguiente actividad
9. Declarar insubsistencia de nombramiento:
El Profesional de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba
responsable del proceso de Nombramiento de Personal declara la insubsistencia
del nombramiento mediante acto administrativo, el cual es notificado a través del
proceso E.03.01 Notificación y finaliza el subproceso.
10. Elaborar acto administrativo de nombramiento en propiedad:
El Profesional de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba
responsable del proceso de Nombramiento de Personal, genera desde el Sistema
de Información Gestión de Recursos Humanos, el acto administrativo de
nombramiento en propiedad y ordena la inscripción al escalafón, envía la solicitud
de revisión de proyecto de acto administrativo de nombramiento, ver instructivo
H02.04.F01, al subproceso M02.01. Revisar actos administrativos, el cual puede
devolver el proyecto de acto administrativo para ajustes.
EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H02.05 INDUCCIÓN DE PERSONAL
1. Recibir y revisar información:
El Profesional Universitario de la Secretaría de Educación Departamental de
Córdoba responsable del subproceso de Inducción de Personal, consulta en el
Sistema de Información Gestión de Recursos Humanos el informe de Novedades
donde encontrará el personal nombrado, generado en el proceso H02.04.
Nombramiento de personal, que deberá ser convocado a la jornada de inducción.
2. Elaborar cronograma de actividades de inducción:
El Profesional Universitario de la Secretaría de Educación Departamental de
Córdoba responsable del subproceso de Inducción de Personal y en caso que se
requiera junto con el funcionario designado de las dependencias de la Secretaría
de Educación Departamental de Córdoba, Rector o Director, donde se
desempeñará el nuevo funcionario, elaboran el cronograma de inducción, donde
se definen fechas y tiempos requeridos, ver anexo instructivo H02.05.F01
Cronograma de inducción; si es necesario en este punto preparan o ajustan el
material para entregar en la inducción. Dentro del material, la Secretaría de
Educación Departamental de Córdoba debe incluir una Guía General de inducción
en donde se explique la estructura organizacional, la misión, visión, objetivos,
políticas y normas principales de comportamiento de la entidad. La inducción debe
contemplar la ubicación en el puesto de trabajo, el cual lo realiza el jefe inmediato
y debe incluir como mínimo los siguientes puntos: proveer el espacio físico donde
va a quedar ubicado, repasar con el nuevo funcionario los objetivos propuestos
dentro del área y las funciones principales asignadas a la misma, proporcionar los
elementos de trabajo y el seguimiento y evaluación del proceso de inducción.
3. Desarrollar inducción y verificar asistencia de funcionarios:
El Profesional Universitario de la Secretaría de Educación Departamental de
Córdoba responsable del proceso de Inducción de Personal, en las fechas
establecidas en el cronograma, desarrolla cada una de las actividades según el
cargo para el cual fue nombrado el o los funcionarios y según los lineamientos
establecido en el manual de inducción de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba. De esta manera, a los funcionarios vinculados como
docentes o directivos docentes se les da a conocer la política educativa,
información corporativa, los conceptos relacionados con el plan estratégico de la
SED Córdoba, el rol que cumple el Directivo Docente. A los funcionarios
administrativos, además de la información corporativa, se les informa sobre los
procesos, procedimientos, funciones y responsabilidades que va a desarrollar con
el fin de garantizar la prestación del servicio de una manera eficiente. En caso que
en la inducción se deban tratar temas relacionados con procesos específicos,
serán dictados por los líderes de los macro-procesos. El Profesional Universitario
de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba responsable del
subproceso durante el desarrollo de la inducción deja registro de la asistencia de
los funcionarios a las jornadas de la inducción, ver instructivo H03.03.F03 Control
de asistencia.
4. Verificar el cumplimiento de la inducción:
El Profesional Universitario de la Secretaría de Educación Departamental de
Córdoba responsable del subproceso de Inducción de Personal, verifica que todo
el personal nombrado o que haya cambiado de cargo reciba la inducción
respectiva, si no asiste por primera vez con causa justificada, se convoca a un
segundo proceso. En caso que no asista a la segunda convocatoria, genera oficio
de no asistencia a inducción, ver anexo instructivo M03.01.F03 Actos
administrativos o comunicaciones escritas y reporta la información de acuerdo al
proceso M01. Atender Asuntos Disciplinarios.
5. Elaborar y firmar certificado de inducción:
Una vez finaliza a satisfacción la inducción del personal, el Profesional
Universitario de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba
responsable del subproceso de Inducción de Personal, elabora el certificado de
Inducción, ver anexo instructivo H02.05.F02 Certificado de inducción, el cual se
entrega al proceso H02.04. Nombramiento de personal y se entrega al interesado
a través de los medios establecidos en la SED Córdoba para tal fin. Este
certificado es firmado por el Profesional Universitario de la Secretaría de
Educación Departamental de Córdoba responsable del subproceso de Inducción
de Personal o por el funcionario designado de las dependencias de la SED
Córdoba y por el jefe inmediato del nuevo funcionario en la SED Córdoba o en el
EE.
6. Remitir documentos:
El Profesional Universitario de la Secretaría de Educación Departamental de
Córdoba responsable del proceso de Inducción de Personal, remite copia del
certificado de inducción, así como el oficio de inasistencia a inducción al
subproceso H02.04. Nombramiento de personal, área que después de registrar los
datos, envía los documentos al proceso H.07 Administración de Hojas de Vida,
para el archivo de éstos en las historias laborales.
PROCESO H03. DESARROLLO DE PERSONAL
EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H03.01 EVALUACIÓN
DEL DESEMPEÑO
1. Recibir los lineamientos de evaluación del periodo de prueba y de la evaluación de desempeño.
Los Profesionales de las áreas de Talento Humano y de Calidad Educativa de la
Secretaría de Educación Departamental de Córdoba, responsables del proceso de
evaluación del periodo de prueba y de evaluación de desempeño, reciben los
lineamientos que generan los entes gubernamentales que regulan la evaluación
como son la Comisión Nacional del Servicio Civil y el Ministerio de Educación
Nacional y con base en ella prestan asistencia técnica a los evaluadores en el
Desarrollo del proceso y actualizan los actos administrativos, circulares, formatos y
demás documentación que requiera ser ajustada.
2. Generar el listado de docentes y directivos docentes pertenecientes al régimen del Decreto 1278 de 2002 que cumplan con los requisitos para ser evaluados y designación de evaluadores.
El profesional del área de Talento Humano de la Secretaría de Educación
Departamento de Córdoba responsable del proceso de evaluación, genera el
listado de docentes y directivos docentes que cumplan con los requisitos
establecidos en el artículo 31 del Decreto 1278 de 2002 para ser evaluados en
periodo de prueba; y el listado de docentes y directivos docentes que cumplen con
los parámetros del artículo 32 del citado decreto para la evaluación de
desempeño.
El profesional del área de Talento Humano de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba responsable del proceso de evaluación, genera el acto
administrativo en el cual designa a los evaluadores del personal de rectores y
directores rurales que van a ser objeto de evaluación bien en periodo de prueba o
en evaluación de desempeño. Los actos administrativos generados deberán ser
notificados a los evaluadores designados en los términos de la Ley 1437 de 2011.
El responsable de Talento Humano con el apoyo del área jurídica resolverá los
impedimentos que propongan los evaluadores y las recusaciones que frente a los
evaluadores presenten los evaluados. Los impedimentos y recusaciones
presentados dentro del proceso de evaluación de periodo de prueba se tramitarán
y resolverán conforme a lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 1437 de 2011 y los
impedimentos y recusaciones que se presenten dentro del proceso de evaluación
del desempeño se tramitarán y resolverán según lo dispuesto en el artículo 24 del
Decreto 3782 de 2007 y en lo no contemplado en dicha norma se aplicará lo
consagrado artículo 12 de la Ley 1437 de 2011.
El profesional del área de Talento Humano de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba responsable del proceso de evaluación, en los casos
en que se requiera, deberá generar acto administrativo designando a los
evaluadores de los docentes y directivos docentes, cuando el evaluador natural se
encuentre impedido por cualquier causa para efectuarla.
El profesional del área de Talento Humano de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba responsable del proceso de evaluación, remite al área
de calidad el listado de los docentes y directivos docentes que cumplen con los
requisitos para ser evaluados en periodo de prueba y en evaluación de
desempeño según fuere el caso, junto con los actos administrativos de
designación de los evaluadores debidamente notificados.
Para todo el personal administrativo de la Secretaría de Educación Departamental
de Córdoba y de los Establecimientos educativos que deben ser evaluados: El
Profesional del área de Talento Humano de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba, responsable del proceso de Evaluación del
Desempeño, obtiene los formatos de evaluación que se requieren, de acuerdo con
la naturaleza de las funciones y de las responsabilidades asignadas a los
empleados de carrera y en provisionalidad, y los instructivos para su
diligenciamiento en la página Web del Departamento Administrativo de la Función
Pública www.dafp.gov.co – Evaluación del Desempeño.
3. Definir cronograma de actividades para el proceso de evaluación.
El profesional de Talento Humano elabora cronograma de actividades para que los
administrativos de carrera administrativa en propiedad o provisionalidad sean
evaluados y calificados de acuerdo a lo establecido por la CNSC.
El profesional de Calidad Educativa a partir del listado de docentes y directivos
docentes a evaluar y del listado de evaluadores generado y remitido por Talento
Humano (Actividad 2), elabora cronograma de actividades para la asistencia
técnica, seguimiento al proceso de evaluación y recepción de las evaluaciones,
definiendo tiempos, actividades y resultados esperados en cada una de sus
etapas.
Cuando así lo ordene por escrito el Secretario de Despacho de la SED Córdoba,
se hará una evaluación del desempeño, en caso de recibir la información
debidamente soportada de que el desempeño laboral de un empleado es
deficiente.
4. Realizar convocatoria y brindar asistencia técnica a los evaluadores.
El Profesional del área de Talento Humano de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba, responsable del proceso de Evaluación del
Desempeño, para el personal administrativo brinda la capacitación, en la que
conceptualiza a los evaluadores en la utilización de cada formulario de acuerdo
con las orientaciones dadas por la CNSC.
En cuanto a los formularios de evaluación del desempeño responden a la actual clasificación de los empleos públicos por niveles administrativos en cuatro grupos A, B, C y D, por lo cual deben utilizarse de acuerdo con el nivel del empleado a evaluar. La Evaluación de desempeño, se formalizó en tres fases a cada una de las cuales corresponde un formulario:
I. Fase de Concertación de objetivos, diligenciada en el formulario No.1: Contiene las instrucciones generales, la información básica del cargo, la clase y período de evaluación, la consignación de los objetivos concertados, un espacio para posibles modificaciones y la tabla de evaluación (formulario 1).
II. Fase de seguimiento, diligenciada en el formulario 2: Presenta las instrucciones, un espacio para la valoración del desarrollo de los objetivos, la identificación de las limitaciones, los factores a mejorar o a destacar de acuerdo con las áreas a evaluar y la descripción de cada uno de los factores.
III. Fase de Calificación definitiva del período respectivo, diligenciada en el Formulario N. 3, el cual contiene la información general, los factores de desempeño con sus respectivas definiciones y los niveles de ejecución en una escala continua, un espacio para diligenciar la calificación de servicios y un aparte para describir las áreas de mejoramiento y desarrollo.
Por cada capacitación que desarrolle el funcionario de Talento Humano, diligencia el formato Control de asistencia, ver instructivo H03.03.F03.
El Profesional del área de Calidad Educativa de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba, responsable del proceso de evaluación del periodo de prueba y de la evaluación del desempeño, en la fecha establecida en el cronograma convoca a todos los evaluadores, esto es, a los designados por el área de Talento Humano (actividad 2) y a los rectores y directores rurales de los establecimientos educativos para prestarles asistencia técnica en el desarrollo del proceso de evaluación y orientar su aplicación con un enfoque de mejoramiento continuo y proporcionando los elementos necesarios para comprender el propósito y el desarrollo del proceso de evaluación del periodo de prueba y de evaluación anual de desempeño de docentes y directivos docentes regidos por el Decreto 1278 de 2002 en la estrategia de evaluar para mejorar, en el marco de la calidad de la educación.
Precisar a los evaluadores el marco conceptual y legal; la metodología, la forma de diligenciamiento de los anexos y protocolos establecidos para la evaluación del periodo de prueba (Guías orientadoras del periodo de prueba) y de la evaluación del desempeño (Guía 31) de los docentes y directivos docentes que se rigen por el Decreto 1278 de 2002 conforme a las orientaciones y protocolos adoptados por la Comisión Nacional del Servicio Civil y publicados por el Ministerio de Educación Nacional, no solo para que sepan desarrollar el proceso de evaluación sino para que les repliquen a los evaluados dicha información.
Se hará entrega a los evaluadores de una copia del cronograma de asistencia, seguimiento al proceso de evaluación y recepción de la evaluación, para que con base en él los evaluadores y los evaluados concerté y ajusten su cronograma de evaluación.
De cada taller de asistencia técnica que desarrolle el funcionario de Calidad
Educativa deberá dejar evidencia para ello diligenciará el formato Control de
asistencia, ver instructivo H03.03.F03.
5. Preparar material de acuerdo a fase de evaluación del desempeño a ejecutar.
El Profesional del área de Talento Humano de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba responsable del proceso de Evaluación del
desempeño, funcionarios designados de las dependencias de la SED Córdoba,
rector o director con personal a cargo, como jefe inmediato del funcionario a
evaluar, verifica que fase va a efectuar y busca los formatos respectivos
(diligenciados o sin diligenciar) dependiendo de la etapa o fase a aplicar.
Si la evaluación corresponde a la primera fase sigue a la Actividad 6
De lo contrario se verifica si corresponde a la fase 2, sigue a la actividad 7
Si corresponde a la fase 3 continua con la actividad 8.
El profesional del área de Calidad Educativa de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba, responsable de la Evaluación del desempeño, de
acuerdo a las actividades planificadas prepara la logística con el apoyo de los
otros funcionarios de la SED Córdoba, deben garantizar que todos los
instrumentos, y recursos estén disponibles para la aplicación de la evaluación:
Lugar, medios, formatos, garantizar que el evaluador y el evaluado hayan sido
convocados y recursos de desplazamientos de ser necesarios.
Si la evaluación corresponde a docentes sigue a la actividad 9.
6. Concertar objetivos del desempeño.
El Profesional del área de Talento Humano de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba, responsable del proceso de Evaluación del
Desempeño, realiza reuniones con el nivel directivo, funcionarios designados de
las dependencias de la SED Córdoba y directivos docentes para definir objetivos
de carácter colectivo para cada nivel de cargos, luego de lo cual siguiendo el
instructivo, el funcionario designado de la SED Córdoba, rector o director con
personal a cargo y el funcionario a evaluar acuerdan los objetivos a alcanzar de
acuerdo al nivel donde se encuentre ubicado el servidor, los logros esperados y el
valor porcentual de cada uno de ellos. Además de medir la excelencia teniendo en
cuenta que lo que se ha desarrollado de manera adicional o más allá de lo
concertado en los objetivos.
Se sugiere que los objetivos de la evaluación de desempeño se concreten con al
menos la participación de un servidor de libre nombramiento y remoción.
Después de terminar esta fase pasa a la actividad 12.
7. Realizar seguimiento semestral al logro de objetivos.
La segunda fase o de seguimiento se realiza en la mitad del período. Siguiendo el
instructivo correspondiente a ésta etapa, el funcionario de Personal de la SED
Córdoba, funcionarios designados de las dependencias de las SED Córdoba,
rector o director con personal a cargo determina el grado de avance de los
objetivos y junto al funcionario evaluado toman los correctivos que sean
necesarios para garantizar su cumplimiento. En el desarrollo de esta fase se
detectan las debilidades y fortalezas en el desempeño del funcionario. A esta
valoración no se le asigna puntaje, pero debe tenerse en cuenta para el resultado
de la evaluación final, una vez realizado esto, el subproceso continúa en la
actividad 8.
Después de terminar esta fase pasa a la actividad 12.
8. Realizar evaluación y calificación de servicios.
La fase 3 la ejecuta el funcionario de Personal de la SED Córdoba, funcionarios
designados de las dependencias de la SED Córdoba o rector o director con
personal a cargo, al concluir el periodo de evaluación, determina la calificación de
servicios correspondiente al desempeño del empleado, el logro de resultados y la
adquisición de las nuevas competencias que demande el ejercicio de la función
pública.
La calificación definitiva del desempeño de los empleados de carrera es el resultado de ponderar las evaluaciones semestrales previstas en el artículo 38 de la Ley 909 de 2004.
Las evaluaciones deben realizarse en las frecuencias y momentos establecidos en la reglamentación emitida por la CNSC.
Después de terminar esta fase pasa a la actividad 12.
9. Verificar la efectiva y oportuna realización de los pactos y contribuciones individuales de la evaluación por parte de los evaluadores e inicio de las acciones administrativas.
El Profesional de Calidad Educativa de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba, responsable de la Evaluación del periodo de prueba y
de la evaluación del desempeño verifica en la fecha fijada en el cronograma, que
los evaluadores hayan realizado de manera concertada la etapa de entrevista con
los evaluados y suscrito el acta de acuerdo y registro de evidencias para el caso
de la evaluación del periodo de prueba; y el resumen de competencias,
contribuciones; criterios y evidencias; y apertura del proceso mediante el
diligenciamiento del protocolo correspondiente para el caso de la evaluación del
desempeño y que los mismos cumplan con los parámetros fijados en las
orientaciones y protocolos del Ministerio de Educación Nacional.
Si los acuerdos, contribuciones individuales, evidencias y protocolos no cumplen
con los parámetros fijados en las orientaciones y protocolos del Ministerio de
Educación Nacional o no están articuladas con las metas institucionales y con las
metas educativas que se ha propuesto la entidad territorial, el profesional del área
de calidad educativa de la Secretaría de Educación del departamento de Córdoba
requerirá y dará la asistencia técnica correspondiente a los evaluadores para que
efectúen las correcciones necesarias.
Si el evaluador no cumplió con ésta actividad o no efectuó las correcciones que
sobre las contribuciones, evidencias y protocolos le advirtieron, el área de calidad
deberá dar inicio a las acciones disciplinarias o administrativas a que haya lugar
en contra del evaluador, para lo cual se envía al proceso K01. Autocontrol.
10. Realizar seguimiento y asistencia técnica continua al proceso de evaluación.
El Profesional de Calidad Educativa de la Secretaría de Educación Departamental
de Córdoba, responsable de la evaluación del periodo de prueba y de la
evaluación del desempeño de docentes, teniendo en cuenta que el proceso de
evaluación es de carácter continuo y permanente brindará a lo largo del año o
periodo de evaluación, asistencia técnica permanente a los evaluadores.
En cada etapa de la evaluación del periodo de prueba y de la evaluación del
desempeño el funcionario responsable de calidad buscará acorde con las
actividades planteadas en el cronograma que los procedimientos logren su
finalidad y, para el efecto, removerá de oficio los obstáculos puramente formales,
dilaciones o retardos y saneará las irregularidades procedimentales que se
presenten dentro del proceso de evaluación , en procura del logro de un proceso y
un resultado objetivo y transparente garante del debido proceso y de los derechos
de los evaluados.
11. Revisión de los formatos y protocolos de evaluación
El Profesional de Calidad Educativa de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba, responsable de la evaluación de docentes, en la fecha
establecida en el cronograma, recibe de los evaluadores los protocolos y las
evidencias de los resultados de las evaluaciones del periodo de prueba y de la
evaluación de desempeño; frente a cada una de ellas procede a revisar que los
recursos interpuestos por el evaluado hayan sido presentados, tramitados y
resueltos de fondo y dentro de los términos fijados por la Ley 1437 de 2011 y en el
Decreto 3782 de 2007 (para el caso de la evaluación de desempeño); y que tanto
los resultados de las evaluaciones como los recursos hayan sido notificados al
evaluado acorde con la Ley 1437 de 2011 además verificará que estén aportadas
y suscritas las actas de notificación correspondientes.
Verifica que el evaluado haya desempeñado el cargo durante el tiempo mínimo
establecido en la ley, esto es, para el caso de la evaluación en periodo de prueba
que el evaluado efectivamente haya desempeñado el cargo por lo menos durante
Cuatro (4) meses continuos o discontinuos durante el respectivo año y para el
caso de la evaluación de desempeño que el evaluado haya servido en el
establecimiento educativo por un término superior a tres (3) meses durante el
respectivo año académico.
Constata que los instrumentos, los protocolos, la carpeta de evidencias y demás
documentación pactada y relacionada en el proceso de evaluación estén completa
y debidamente diligenciados acorde con los parámetros e instrucciones fijados en
la normatividad y en las guías correspondientes a cada uno de los mencionados
procesos.
Verifica que la calificación de la evaluación esté fundamentada únicamente en las
evidencias pactadas y recolectadas a lo largo del proceso y que éstas se
encuentren en la carpeta de evidencias.
El Profesional de Calidad Educativa de la Secretaría de Educación Departamental
de Córdoba, responsable de la evaluación de docentes, devuelve a los
evaluadores las evaluaciones que no cumplan con los parámetros e instrucciones
fijados en la normatividad y en las guías correspondientes a cada de los
mencionados procesos de evaluación para que las corrija, aclare o complemente,
brindando por supuesto las orientaciones del caso a los evaluadores y fijando la
fecha para su corrección y entrega.
El Profesional de Calidad Educativa de la Secretaría de Educación Departamental
de Córdoba, responsable de la evaluación de docentes, remite las evaluaciones
previamente revisadas y sus soportes documentales al área de Talento Humano.
12. Ingresar información en el módulo de evaluación en el Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos.
El profesional del área de Talento Humano responsable del proceso de evaluación
recibe las evaluaciones y los soportes ya revisados por el área de calidad
Educativa, para lo cual la ordenan, clasifican por área y cargo en el formato
empleado para ello, ver instructivo H03.01.F01 Reporte Evaluación de Desempeño
E ingresa la información al módulo del Sistema de Información de Gestión de
Recursos Humanos de la entidad.
Verifica si todos los evaluados pertenecientes al listado generado en la actividad 2
fueron evaluados e ingresados al módulo de evaluación del Sistema de
Información de Gestión de Recursos Humanos.
Si alguna evaluación no se allegó, requiere al área de calidad, para que la allegue
o explique por qué no se allegó. En los casos en que la evaluación esté
incompleta o presente inconsistencias, la devuelve al área de calidad para que la
corrija, aclare o complemente, hecho lo anterior se sigue la actividad 11.
Posteriormente las remiten al proceso H07.01 Actualización del sistema de
información, para ser ingresada en las respectivas historias laborales.
13. Generar listado de evaluados que superan y no superan la evaluación y confrontar con los resultados de la evaluación del año anterior.
El profesional responsable del área de Talento Humano responsable del proceso
de evaluación, genera listado de los evaluados que obtuvieron calificación superior
a 60% en la evaluación del periodo de prueba y en la evaluación del desempeño.
El profesional responsable del área de Talento Humano responsable del proceso
de evaluación, genera listado de los evaluados que sin justa causa no se
presentaron a la evaluación del periodo de prueba; de los evaluados que no
superaron por obtener calificación inferior a 60% en la evaluación del periodo de
prueba; y de los evaluados que obtuvieron calificación inferior al 60% en la
evaluación del desempeño.
El profesional responsable del área de Talento Humano confronta las
calificaciones de los evaluados que obtuvieron una calificación inferior a 60% en la
evaluación del desempeño con la calificación obtenida en la evaluación del
desempeño del año inmediatamente anterior y genera listado de los evaluados
que durante los dos años consecutivos han obtenido calificación en las dos
evaluaciones de desempeño inferior al 60%.
14. Proyectar acto administrativo de retiro del servicio o regreso al cargo de origen.
El Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental
de Córdoba, responsable del proceso de evaluación a partir del listado de los
evaluados que sin justa causa no se presentaron a la evaluación del periodo de
prueba y de los evaluados que no superaron por obtener calificación inferior a 60%
en la evaluación del periodo de prueba, proyecta en un término no superior a tres
(3) días el acto administrativo de retiro del servicio con fundamento en la causal
contemplada en el literal n) del artículo 63 del Decreto 1278 de 2002 a menos que
se trate de un directivo que proviene de la docencia estatal, caso en el cual será
regresado mediante acto administrativo al cargo de origen en los términos del
último inciso del artículo 31 del Decreto 1278 de 2002.
El Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental
de Córdoba, responsable del proceso de evaluación a partir del listado de los
evaluados que durante los dos años consecutivos han obtenido calificación en las
dos evaluaciones de desempeño inferior al 60%, remitirá el listado de los
evaluados inmersos en esta situación a la Comisión Nacional del Servicio Civil
para que los excluya del escalafón y proyecta en un término no superior a tres (3)
días el acto administrativo de retiro del servicio con fundamento en la causal
contemplada en el literal d) del artículo 63 del Decreto 1278 de 2002 a menos que
se trate de un directivo que proviene de la docencia estatal, caso en el cual será
regresado mediante acto administrativo al cargo de origen en los términos del
inciso segundo del artículo 36 del Decreto 1278 de 2002.
Cuando una funcionaria de carrera en estado de embarazo obtenga evaluación de
servicios no satisfactoria, la declaratoria de insubsistencia de su nombramiento se
producirá dentro de los ocho (8) días calendario siguiente al vencimiento de la
licencia de maternidad tal como lo dispone el numeral 3 del artículo 51 de la Ley
909 de 2004.
El proyecto de acto administrativo se envía al proceso M03.01. Revisar actos
administrativos, con el fin de que se verifique y corrobore el acto administrativo y
sus documentos soportes, en el caso de existir inconsistencia se recibe el
proyecto de acto administrativo para ajuste y se envía ajustado, luego de lo cual
Se recibe el acto administrativo aprobado y firmado para su notificación en los
términos de la Ley 1437 de 2011.
La procedencia de los recursos contra dichos actos administrativos de retiro se
analizará a la luz de lo dispuesto en la Ley 1437 de 2011.
15. Remitir información sobre resultados de la evaluación a los subprocesos.
Los funcionarios de Talento Humano de la SED Córdoba, con la información
obtenida en la ejecución de la Actividad 7, recopilan las debilidades y fortalezas
enmarcadas en el análisis de los factores de desempeño evaluados como son:
Productividad, Conducta laboral y Administración de personal cuando sea el caso.
Esta información es consolidada en el formato Reporte fortalezas y debilidades, ver instructivo H03.01.F02 Reporte de fortalezas y debilidades, la cual es remitida a los subproceso H03.02. Capacitación y H03.03 Bienestar laboral, el cual se constituye en insumo para la programación de jornadas de capacitación y formación en temas específicos, y con la información obtenida en la ejecución de la Actividad 13, genera el reporte del Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos de docentes y directivos docentes el cual es enviado a los subprocesos y a los subprocesos A04.01. Revisión general del SGC, D01.02 Orientar y monitorear la aplicación y uso de la evaluación de docentes y directivos docentes de EE oficiales, D02.01 Gestionar el Plan de Apoyo al Mejoramiento PAM y F01.03. Realizar control al servicio educativo en EPBM y ETDH.
El profesional de Talento Humano remite el listado de los evaluados que
obtuvieron calificación superior a 60% en la evaluación del periodo de prueba al
subproceso H02.04. Nombramiento de personal, donde deberá generarse acto
administrativo de nombramiento definitivo.
EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H03.02 CAPACITACION
1. Identificar necesidades de capacitación
El Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental
de Córdoba, responsable del proceso de capacitación, y los funcionarios
designados de las áreas de la SED Córdoba, con base en el reporte de fortalezas
y debilidades generadas en el subproceso H03.01. Evaluación del desempeño, del
Período y en el análisis de los resultados consolidados de la evaluación del
subproceso D01.02. Análisis y uso de los resultados de evaluación de docentes y
directivos docentes, realizan el estudio de las necesidades de capacitación
verificando los resultados obtenidos por los funcionarios. Identifican las falencias
en competencias técnicas, administración de personal y conducta laboral, ya que
de allí pueden resultar necesidades de capacitación y formación.
Se recibe el plan anual de capacitación en control interno del proceso K01.01.
Desarrollo y mantenimiento de la cultura del autocontrol, del proceso N01.01.
Auditorías internas de calidad, necesidad de capacitación en auditoría y del
subproceso G01.01. Recibir, planear y distribuir requerimientos de información, se
recibe la necesidad de formación y capacitación en el diligenciamiento de
formatos.
A su vez, el Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba, responsable del proceso de capacitación, recopila
información adicional de acuerdo con lo indicado por la Guía Metodológica para el
Plan Institucional de Capacitación, emitido por el Departamento Administrativo de
la Función Pública (DAFP), primera fase: diagnóstico de necesidades, en la cual
se diligencian los formatos anexos de dicha guía, (los formatos son generados por
el DAFP, por lo tanto no son controlados por la SED Córdoba).
Este diagnóstico consiste en identificar las necesidades de capacitación tanto de
la SED Córdoba como de los funcionarios, para cumplir con su misión, para el
desempeño de sus funciones o para el desarrollo de los proyectos en los cuales
participa.
Una vez identificadas las necesidades de formación y capacitación el funcionario
de Talento Humano de la SED Córdoba, diligencia en el formato consolidado
general del diagnóstico de necesidades de capacitación por dependencia, el cual
hace parte de los anexos del Plan de capacitación; emitido por el DAFP y lo remite
al Comité de Capacitación, Bienestar e Incentivos.
2. Establecer directrices de capacitación
El Comité de Capacitación, Bienestar e incentivos se reúnen y analiza las
necesidades de capacitación identificadas.
Identifican temáticas para la realización de cursos de capacitación y formación
comunes para las Secretarías del Ente Territorial y específicas para la Secretaría
de Educación Departamental de Córdoba si es necesario, Se tienen en cuentan
los perfiles de los cargos que van a recibir la capacitación requerida. Así mismo,
generan lineamientos para la elaboración del plan anual de formación y
capacitación según los recursos disponibles estipulados en el plan de acción.
3. Elaborar el plan anual de capacitación
El Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental
de Córdoba, responsable del proceso de capacitación, formula el plan de
capacitación basándose en la normatividad expedida por el Departamento
Administrativo de la Función Pública (DAFP), en concordancia con el Plan
Nacional de Formación y Capacitación, y siguiendo los lineamientos de la Guía
Metodológica para el Plan Institucional de Capacitación, emitida por el DAFP,
señalando en él, los objetivos, estrategias, temáticas, la población objetivo por
niveles jerárquicos y/o cargos, los recursos necesarios para su realización, las
fechas programadas, los responsables y las necesidades de contratar. Dicho plan
se elabora de acuerdo con los recursos disponibles para hacerlo efectivo; lo cual
se revisa en el plan de acción, que viene del proceso A02.05. Definición y
aprobación de planes de acción por área.
El Comité de Capacitación, Bienestar e Incentivos, trata de identificar los
funcionarios al interior de la Secretaría de Educación departamental de Córdoba o
del Ente Territorial que puedan realizar la capacitación de forma interna, en
procura de reducir costos; si esto no es posible; se identifican las empresas y
entidades externas que puedan prestar dicha capacitación.
4. Revisar y aprobar plan anual de capacitación
El Comité de Capacitación, Bienestar e Incentivos, junto con el Secretario de
Despacho de la Secretaría de Educación departamental de Córdoba, revisan el
plan anual de capacitación, si requiere ajustes, se continúa con la actividad 3, en
caso de aprobarse lo firma y se remiten a través de correspondencia al proceso
B01.01. Registro y análisis de viabilidad de programas y proyectos, para seguir los
lineamientos y criterios empleados en el desarrollo de dicho proceso y así ejecutar
los programas establecidos en los planes.
5. Desarrollar del plan anual de capacitación
De acuerdo con el plan de capacitación, mes a mes el Profesional de Talento
Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba, responsable
del proceso de capacitación, divulga las actividades indicando la temática, fechas
y horas programadas, duración y lugar del evento. Las actividades de capacitación
comprenden: charlas, conversatorios, seminarios, conferencias, talleres y cursos,
entre otros. Estas actividades se coordinan con las entidades externas
involucradas dependiendo de la capacitación.
Teniendo en cuenta la programación de la capacitación, se genera el listado de
funcionarios a ser convocados tomando la información de la base de datos
destinada para ese fin.
Utilizando los medios disponibles en la Secretaría de Educación departamental de
Córdoba, el Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación
departamental de Córdoba, responsable del proceso de capacitación, cita a los
funcionarios a las actividades programadas de capacitación. Esta citación se da
mediante circular, ver instructivo M03.01 Acto administrativo o comunicación
escrita, dirigida a las áreas interesadas, bien sea por medio físico o por Intranet.
Durante la realización de la capacitación se deja constancia de la asistencia, ver
instructivo H03.03.F03 Control de Asistencia. Para el caso de los eventos de
capacitación como seminarios, talleres y cursos, se entrega certificado a los
participantes que hayan asistido como mínimo al 80 por ciento de las sesiones y
hayan superado satisfactoriamente la evaluación de los mismos, ya sea esta
impartida internamente o por una entidad externa; y de acuerdo a las políticas del
proceso se otorga constancia de la participación, copia de estas certificaciones
son enviadas al proceso H07.01. Actualización del sistema de información.
Adicionalmente a los asistentes se les hace entrega del material de capacitación
de acuerdo con el tema tratado, en medio físico o magnético para que
posteriormente lo desarrollen y consulten en sus lugares de trabajo.
6. Generar el informe semestral de capacitación
El Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental
de Córdoba, responsable del proceso de capacitación, genera el informe
semestral de Capacitación para ser socializado en el Comité de capacitación
bienestar e incentivos.
7. Realizar seguimiento en Comité de capacitación, bienestar e incentivos.
El Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental
de Córdoba, responsable del proceso de capacitación, junto con el Comité de
capacitación, bienestar e incentivos realiza seguimiento al informe semestral de
capacitación; por último se entrega al proceso K01.01. Desarrollo y mantenimiento
de la cultura del autocontrol.
EXPLICACION DETALLADA DEL SUBPROCESO H03. 03 BIENESTAR LABORAL
1. Realizar reunión del comité de capacitación, bienestar e incentivos El Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental
de Córdoba, convoca al Comité de Capacitación, Bienestar e Incentivos, con el fin
de establecer estrategias y acciones, que garanticen la operacionalización de la
Política Integral de Bienestar Laboral y Seguridad Social en los EE teniendo como
eje central el mejoramiento del clima laboral.
2. Socializar la Política Integral de Bienestar Laboral y Seguridad Social El Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental
de Córdoba, socializa la Política Integral de Bienestar Laboral y Seguridad Social
con los rectores durante el primer encuentro del año, enfatizando que tendrá como
eje central el mejoramiento del clima laboral en los EE, lo cual deberá reflejarse en
las acciones estratégicas que se vayan a realizar.
El rector de cada Establecimiento Educativo, socializa la Política Integral de
Bienestar Laboral y Seguridad Social con docentes, directivos docentes y
administrativos de la Institución Educativa, buscando conjuntamente determinar
las acciones y actividades a desarrollar durante el año lectivo.
3. Levantar el diagnóstico e identificar las necesidades de cada Establecimiento Educativo en el marco de la Política Integral de Bienestar Laboral y Seguridad Social.
El Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental
de Córdoba, responsable del proceso de bienestar, lidera junto con el rector el
levantamiento del diagnóstico de bienestar laboral del Establecimiento Educativo,
a través del cual se identifican las necesidades y oportunidades en los
componentes de seguridad y salud, reconocimiento, esparcimiento, crecimiento y
beneficios (actividades de recreación, cultura, deporte, desvinculación laboral
asistida, capacitación en desarrollo personal, familiar y de pareja, vivienda y
celebraciones especiales entre otras).
El levantamiento del diagnóstico se puede realizar a través de entrevistas,
cuestionarios, encuestas, observación directa, grupos focales, sesiones de
trabajo, talleres, análisis de la información socio demográfica, disponible en el área
de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba y
en las cajas de compensación familiar (evaluación de actividades realizadas,
mediciones del clima laboral, entre otros), de acuerdo con metodología establecida
para cada caso, así mismo se debe tener en cuenta resultados de la evaluación
institucional.
El rector junto con los docentes consolida y prioriza las actividades a desarrollar
en el plan anual.
4. Elaborar el Plan anual de Bienestar Laboral
El Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental
de Córdoba orienta a los rectores de los EE en la elaboración del plan anual de
bienestar laboral, teniendo en cuenta la actividad No. 3, lo cual contribuirá al
Mejoramiento de la calidad de vida laboral de los docentes, directivos docentes y
administrativos.
El rector junto con su equipo de trabajo elabora el plan anual del EE y lo envía al
Profesional de talento humano de la Secretaría de Educación Departamental de
Córdoba.
5. Recepcionar y aprobar el Plan de Anual de Bienestar Laboral
El Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental
de Córdoba, responsable del proceso de bienestar recepciona los planes anuales,
los consolida y registra en el formato H03.03.F01 plan anual de bienestar laboral y
los presenta al Comité de capacitación, bienestar e incentivos para su aprobación.
Si requiere ajustes se continúa con la actividad 4. Una vez el plan ha sido
aprobado continúa con la actividad 6.
6. Elaborar la programación y presupuesto del Plan Anual de Bienestar Laboral
El Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental
de Córdoba registra en el formato H03.02.F02 Programación y presupuesto de
Bienestar Laboral, las actividades contempladas en el plan anual, y se debe dejar
constancia de la asistencia, ver instructivo H03.03.F03 Control de Asistencia, así
mismo realizar una evaluación de satisfacción al final de cada actividad.
7. Ejecutar y realizar seguimiento al Plan Anual de Bienestar Laboral
El Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental
de Córdoba, gestiona la ejecución del Plan anual, realiza seguimiento a la
información enviada por los rectores finalizada las semanas de desarrollo
institucional y lo registra en el formato H03.03.F01 Plan anual de Bienestar
Laboral.
Para lo cual los rectores revisarán en las semanas de desarrollo institucional de
junio y octubre, el avance del plan anual, con el fin de evaluar los logros y hacer
los ajustes que se requieran, en esta etapa se mide el logro de las metas, de las
actividades en el tiempo y se dimensiona el cumplimiento del objetivo.
El Profesional de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental
de Córdoba analiza el resultado de la evaluación, formula los planes de mejora
que permitan corregir fallas encontradas, realizar ajustes y determina la
continuidad de las líneas de acción planteadas en el Plan anual, se envía al
subproceso H07.01. Actualización del sistema de información, por último se otorga
certificación de participación para el caso de actividades que así lo requieran, y se
envía una copia de esta certificación al subproceso H07.02. Generación de
certificados.
PROCESO H04. APOYAR A LA ADMINISTRACION DE LA CARRERA
EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H04.01 INSCRIPCIÓN Y ASCENSO EN ESCALAFÓN DOCENTE
1. Determinar el régimen del escalafón al que pertenece el docente
El Profesional responsable del proceso de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba determina a cual régimen del escalafón pertenece el
docente.
El Decreto 2277 de 1979 régimen especial del Escalafón Nacional Docente, regula las condiciones de ingreso, ejercicio, estabilidad, ascenso y retiro de las personas que desempeñan la profesión docente en los niveles de preescolar, básica (primaria y secundaria) o media y modalidades que integran el Sistema Educativo Nacional (sector oficial y privado) y que fueron vinculados con anterioridad a la expedición de la ley 715 de 2001.
El Decreto 1278 de 2002, Estatuto del Escalafón Docente Oficial, se aplica a quienes se vinculen a partir 19 de junio de 2002 como docentes y directivos docentes al servicio del Estado en los niveles de preescolar, básica (primaria y secundaria) o media.
Si el docente está regido por el Decreto 2277, realiza la actividad 2
Si el docente está regido por el Decreto 1278, y requiere ascenso realiza la
actividad 13, para inscripción continua en la actividad 5.
2. Recibir y radicar en el sistema de información SAC, los documentos para inscripción o ascenso en el escalafón:
El Funcionario de la oficina de Atención al Ciudadano, recibe, folia y radica los
documentos de los docentes o directivos docentes regidos por el decreto 2277 de
1979, que hacen la solicitud e indaga sobre el motivo de dicha solicitud (en caso
ascenso o inscripción para docentes de establecimientos privados únicamente).
De acuerdo con esto verifica que la documentación entregada esté completa
según el requerimiento (verificando la lista de chequeo que se encuentra en el
módulo de trámites del aplicativo SAC), de acuerdo con el proceso E01.01
Atender, Direccionar y hacer seguimiento a solicitudes.
3. Verificar completitud de documentos:
El Profesional responsable del proceso de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba, una vez haya recibido de la Oficina de Atención al
Ciudadano el requerimiento que aplica para los docentes que se rigen con el
decreto 2277 de 1979, revisa la completitud de los documentos que acrediten, el
cumplimiento de los requisitos establecidos en el Decreto 2277 de 1979, Decreto
259 de 1981 y Decreto 709 de 1995 y el formulario del ascenso en el escalafón.
En el caso que el docente o directivo docente no entregue la documentación
requerida de acuerdo a su solicitud, continúa con la actividad 4 y si están
completos continúa en la actividad 5.
4. Devolver solicitud para completar la documentación requerida:
El Profesional responsable del proceso de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba, proporciona por escrito, a través del reporte solicitud
de información del módulo gestión de educadores del sistema de información
Humano, el cual le informa al docente o directivo docente el motivo por el cual no
se acepta la solicitud, y le indica qué documentos le hacen falta para que ésta sea
aceptada. Se finaliza el subproceso hasta cuando el educador complete la
documentación e inicie nuevamente el trámite.
5. Verificar Viabilidad de Inscripción o Ascenso:
Para el personal regido por el decreto 2277, el Profesional responsable del
proceso de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba, analiza la
información contenida en el formato diligenciado y verifica los documentos
soportes adjuntados a la solicitud de inscripción o ascenso en el escalafón,
igualmente debe revisar la hoja de vida del docente o directivo docente, además
analiza en el Sistema de Información Gestión de Recursos Humanos, la
información requerida para efectos de análisis.
Para inscripción en el escalafón de los docentes y directivos docentes regidos por
el decreto 1278, el profesional responsable verifica el listado de personal
nombrado entregado por el subproceso H02.04. Nombramiento de personal. Y
analiza en el Sistema de Información Gestión de Recursos Humanos, la
información requerida para efectos de análisis.
El Profesional responsable del proceso de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba, analiza la información contenida en la hoja de vida del
docente o directivo docente y verifica si el educador que cuenta con título
profesional distinto a licenciado realizó el programa de pedagogía o el posgrado
en educación establecido en el artículo 12 del decreto 1278 de 2002.
En caso que no cumpla con el requisito se le solicita la acreditación del mismo y
se pasa al numeral 6º.
Para los docentes que cuentan con títulos en educación (normalista superior o
tecnólogo en educación y licenciado) se realiza la inscripción de acuerdo con los
títulos académicos acreditados con anterioridad a la posesión del nombramiento
en propiedad.
Para el ascenso de los educadores vinculados mediante el decreto ley 1278 de
2002 se verifican los requisitos del personal que obtuvieron más del 80% en la
evaluación de competencias y pueden ser candidatos de reubicación salarial
dentro del mismo grado o al ascenso en el escalafón docente.
Si no cumple requisitos continua con la actividad 6, en caso contrario continua con
la actividad 7.
6. Sustanciar Notificación de rechazo de la Solicitud:
El Profesional responsable del proceso de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba, sustancia el rechazo de la solicitud de inscripción en
el escalafón docente o de ascenso, siendo procedente notifica el rechazo del
servicio mediante dicho acto administrativo, ver instructivo M03.01.F03 Actos
administrativos o comunicaciones escritas, siguiendo las actividades
contempladas en el proceso M03.01. Revisar actos administrativos, en los casos
que el acto administrativo presenta inconsistencias se recibe el proyecto de acto
administrativo para ajustes, el cual se ajusta o corrige y envía nuevamente. Con el
visto bueno jurídico se continúa con el proceso.
La notificación de rechazo, se debe notificar la decisión utilizando los medios
establecidos en la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba a través de
correspondencia de acuerdo con lo definido en el proceso E01.02 Recibir y enviar
correspondencia oficial.
7. Sustanciar la inscripción o ascenso y elaborar acto administrativo:
El Profesional responsable del proceso de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba, revisa las solicitudes hechas, en estricto orden de
radicación, y con base en esto verifica que se tengan los documentos soporte y
que estos cumplan los requisitos establecidos en la normatividad aplicable.
El Profesional responsable del proceso de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba, gestiona la información de la solicitud proporcionada
por el docente en el Sistema de Información Gestión de Recursos Humanos (Ver
manual de usuario del sistema, modulo gestión de educadores).
Posteriormente el Profesional responsable del proceso de la Secretaría de
Educación Departamental de Córdoba, proyecta a través del sistema de
información Gestión de Recursos Humanos el acto administrativo, en la cual
aprueba la solicitud hecha, dejando explicita la motivación, ver anexo instructivo
M03.01.F03 Actos administrativos o comunicaciones escritas.
En el caso de ascenso de los docentes y directivos docentes regidos por el
decreto 1278 la expedición de los actos administrativos de reubicación de nivel
salarial o ascenso de grado en el escalafón docente, es necesario tener en cuenta
los siguientes criterios:
No hay movimiento de reubicación y ascenso simultaneo
No es posible realizar salto de un nivel a otro
El movimiento debe corresponder a la aspiración registrada en la inscripción, ya que para cada movimiento se aplicó una prueba especial especifica.
8. Enviar para Firma del acto administrativo de inscripción o ascenso en el escalafón docente:
El Profesional responsable del proceso de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba, envía el acto administrativo al nóminador quien la
firma siguiendo el orden de radicación de las sustanciaciones hechas y aprueba
los actos administrativos.
9. Informar al docente o directivo docente:
Mediante comunicación, El Profesional responsable del proceso de la Secretaría
de Educación Departamental de Córdoba, informa a los docentes o directivos
docentes que tienen acto administrativo de escalafón, para que se notifiquen.
Utilizando los medios establecidos en la SED Córdoba.
10. Notificar el acto administrativo:
El docente o directivo docente se acerca a la oficina de atención al ciudadano,
donde se le entrega el acto administrativo para que firme como constancia de
notificación teniendo en cuenta los lineamientos del proceso E03. Notificación,
Publicación y Comunicación y envía los actos administrativos notificados al
Macroproceso H. Gestión de Talento Humano, de acuerdo con lo definido en el
proceso de E01.02 Recibir y enviar correspondencia oficial.
11. Remitir novedad a nómina:
El Profesional responsable del proceso de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba, envía copia de los actos administrativos y planilla de
Notificación de novedades de ascenso, ver instructivo E03.01.F03. Planilla de
notificación (reporte planilla de notificación del módulo gestión de educadores) a
nómina para que se apruebe la novedad en el sistema de información Gestión de
Recursos Humanos, subproceso H06.01. Administración de novedades.
12. Archivar el expediente: El Profesional responsable del proceso de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba, archiva acto administrativo y se anexan soportes
siguiendo el procedimiento establecido en el proceso N02.01. Archivo de gestión,
para que finalmente se lleve al archivo de la SED Córdoba, de acuerdo al proceso
H07. Actualización de hojas de vida.
13. Identificar posibles candidatos regidos por el decreto - ley 1278 a ser reubicados o ascender:
El profesional responsable del proceso identifica los posibles candidatos a ser
reubicados o ascendidos mediante un análisis de planta de docentes y directivo
docente, que pueden participar en el proceso de evaluación de competencias,
para lo cual deberá verificar quienes de los docentes y directivos docentes
vinculados mediante concurso y bajo la normatividad contenida en el decreto ley
1278 de 2002 cumplen tres (3) años o más en el servicio educativo estatal y
cuentan con las evaluaciones de desempeño superadas (satisfactoria o
sobresaliente).
14. Enviar información al proceso financiero para estimar recursos presupuestales.
El profesional responsable del proceso remite lista de posibles participantes al
proceso Gestión financiera con el fin de establecer los posibles escenarios de
costos y se procede a presupuestar y comprometer los recursos necesarios para
las reubicaciones y los ascensos de los docentes y directivos docentes, así como
los requeridos para el proceso de evaluación de competencias
15. Proyectar acto administrativo de convocatoria a la evaluación de competencias de acuerdo con el cronograma definido por el Ministerio de Educación Nacional
El profesional responsable del proceso debe proyectar acto administrativo de
Convocatoria, atendiendo el cronograma fijado por el Ministerio de Educación
Nacional y verificando si hay delegación de funciones en el Secretaría de
Educación Departamental de Córdoba, o si es competencia del Gobernador o
Alcalde. Quien esté facultado, de acuerdo con los costos proyectados y la
población objetiva a concursar, decidirá si es necesario adelantar el proceso en la
entidad territorial.
16. Divulgar la convocatoria
El profesional responsable del proceso divulga a través de los medios con que
cuenta la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba, la convocatoria
para la evaluación de competencias y orientar a los docentes y directivos docentes
de su jurisdicción para facilitar su participación en el proceso.
17. Recibir y publicar lista de aspirantes que superan la prueba entregado por la entidad calificadora de la prueba
El Profesional Especializado responsable del proceso Talento Humano, recibe del
MEN listado de aspirantes que superan la prueba, en orden descendente de
puntajes, con el fin de publicar los resultados correspondientes y continúa con la
actividad 5.
EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H04.02 APOYAR LA INSCRIPCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA O CARRERA DOCENTE
1. Recibir documentos para inscripción y actualización del registro público de carrera administrativa o carrera docente:
El Profesional responsable del proceso en la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba, recibe la documentación necesaria para la inscripción
y actualización del registro público de carrera administrativa o carrera docente:
Para los casos de personal administrativos recibe la información de la evaluación
del desempeño de los funcionarios en período de prueba de 6 meses y la
Evaluación de desempeño de los funcionarios en carrera administrativa,
Para el caso de los educadores recibe la información de la evaluación del período
de prueba de los educadores del subproceso H03.01. Evaluación del desempeño.
En ambos casos recibe el acto administrativo de nombramiento del subproceso
H02.04. Nombramiento de personal.
2. Verificar viabilidad de inscripción y actualización:
El Profesional responsable del proceso en la SED Córdoba, para los funcionarios
de carrera administrativa evalúa el cumplimiento de los requisitos necesarios
establecidos por la Ley 909 de 2004 para inscripción en carrera y de los resultados
de la evaluación del período de prueba.
Para los docentes evalúa el cumplimiento de los requisitos establecidos por la
Circular 01 de 2011 proferida por la Comisión Nacional del Servicio Civil
(http://www.cnsc.gov.co/index.php/normatividad/circulares/category/240-circulares-
vigentes) para la inscripción en carrera docente y los resultados de la evaluación
del período de prueba
El personal en período de prueba con evaluación del desempeño no satisfactoria,
será declarado insubsistente, se proyecta acto administrativo, el cual se envía
junto con la solicitud de revisión del acto administrativo al proceso M03.01. Revisar
actos administrativos, cuando se requieran ajustes, se realiza la corrección y se
envía nuevamente al proceso.
3. Comprobar cumplimiento de requisitos:
El Profesional responsable de los procesos de la SED Córdoba, revisa la
documentación entregada por el funcionario responsable del proceso H07
Actualización de hojas de vida y establece:
Para el caso de personal administrativo valida el cumplimiento de los requisitos de
conformidad con la Circular 07 de 2012 proferida por la Comisión Nacional del
Servicio Civil (inscripción, actualización o cancelación), y proyecta comunicación
Asignada por el jefe de la unidad de personal dirigida a la CNSC con los
documentos requeridos
(http://www.cnsc.gov.co/DocumentacionCNSC/Registro_Publico_de_Carrera_Adm
inistrativa/CIRCULARES/CIRCULAR%20007%20DE%202012.pdf) de acuerdo a lo
definido en el proceso E01.02. Recibir y enviar correspondencia
Para el caso de educadores, valida el cumplimiento de los requisitos de
conformidad con la Circular 01 de 2011 proferida por la Comisión Nacional del
Servicio Civil, es decir certifica el cumplimiento de los siguientes requisitos: l.
Haber sido seleccionado mediante concurso, 2. Haber sido nombrado en período
de prueba y haberlo aprobado, así como 3. Haber sido inscrito en el escalafón
docente.
Si el personal es administrativo se desarrolla la actividad 4
En caso de ser educadores se realiza la actividad 5
4. Enviar documentos a la Comisión Nacional del Servicio Civil (CNSC):
El Profesional responsable del procesos de la SED Córdoba, folia los documentos
y elabora oficio para la comisión, ver instructivo M03.01.F03 Actos administrativos
o comunicaciones escritas, adjuntando los documentos para la inscripción y
actualización del registro público de carrera administrativa, atendiendo la circular
07 de 2012
5. Diligencia el Registro Público de Carrera Docente
El Profesional Especializado responsable de la talento humano de la SED
Córdoba, de acuerdo con la delegación efectuada por la Comisión Nacional del
Servicio Civil en las entidades territoriales certificadas en educación diligencia el
registro público de carrera docente, y elabora un oficio para la CNSC, ver
instructivo M03.01.F03 Actos administrativos o comunicaciones escritas,
adjuntando la información de los educadores de conformidad con las fechas
establecidas en la Circular 01 de 2010.
http://www.cnsc.gov.co/DocumentacionCNSC/Registro_Publico_de_Carrera_Admi
nistrativa/CIRCULARES/CIRCULAR%20001%20DE%202011.pdf
PROCESO H05. MANEJO DEL FONDO PRESTACIONAL
EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H05.01. TRÁMITE DE
LAS PRESTACIONES SOCIALES Y ECONÓMICAS
1. Recibir solicitud:
La Oficina de Atención al Ciudadano, recibe las solicitudes de reconocimiento de
prestaciones sociales y económicas previamente revisadas, en cuanto a que los
documentos soportes necesarios se encuentren completos, frente al tipo de
solicitud, verificando la lista de chequeo que se encuentra en el módulo de
trámites del aplicativo SAC o Sistema de Información con que cuenta la ETC de
acuerdo a los lineamientos establecidos en el subproceso E01.01 Atender,
direccionar y hacer seguimiento a solicitudes. Esta solicitud debe estar
acompañada de las certificaciones laborales o de salarios y en casos de cesantías
definitivas, se debe anexar paz y salvo expedido por el Ente Territorial, para
adicionarlo a la documentación requerida por el fondo.
Adicionalmente se digitalizara los documentos soporte de la solicitud prestacional
para ser enviado a la Fiduciaria.
2. Revisar la solicitud, e ingresar al sistema de información único de la Fiduciaria y adjudicar un NUR (número Único de Radicado):
El Profesional especializado de Talento Humano, responsable del manejo del
fondo Prestacional de la SED Córdoba, recibe del proceso E01.01 Atender,
Direccionar y hacer seguimiento a solicitudes; la solicitud de reconocimiento de
prestaciones sociales y económicas en los formatos establecidos por la Sociedad
Fiduciaria, revisa y verifica el tipo de solicitud frente a los documentos soportes.
Contando con la información completa ingresa en el sistema de información único
de radicación de la Fiduciaria La Previsora, vía Internet, se registra la información
Contenida en la solicitud y los documentos soportes, el sistema asigna el número
y fecha de radicado nacional (NUR), permitiendo al usuario consultar el estado de
su solicitud a través de medios electrónicos.
3. Realizar sustanciación:
El Profesional especializado de Talento Humano, responsable del manejo del
fondo Prestacional de la SED Córdoba, encargado de la solicitud de
reconocimiento de la prestación social realiza la sustanciación desde el punto de
vista legal, para el cumplimiento de la normatividad que aplica a cada uno de los
casos.
4. Liquidar la prestación:
El Profesional especializado de Talento Humano, responsable del manejo del
fondo Prestacional de la SED Córdoba, con la información entregada e ingresada
en el sistema de información de la sociedad fiduciaria realiza la liquidación
económica de la prestación, teniendo en cuenta la historia salarial y laboral del
docente.
5. Proyectar acto administrativo de reconocimiento:
El funcionario de Talento Humano de la SED Córdoba, elabora el proyecto de acto
administrativo de reconocimiento de la prestación, ver instructivo M03.01.F03,
teniendo en cuenta la información de la sustanciación legal y la liquidación
económica.
6. Verificar el cumplimiento del acto administrativo de reconocimiento:
El Profesional especializado de Talento Humano, responsable del manejo del
fondo Prestacional de la SED Córdoba, revisa la consistencia del proyecto de acto
administrativo de reconocimiento de la prestación, siguiendo las actividades
contempladas en el proceso M03.01. Revisar actos administrativos, para verificar
Que se encuentre dentro del marco legal vigente, como también que cumpla con
todo el trámite y se contemple lo solicitado por el docente, si no cumple con los
requisitos, continúa con la actividad 5, en caso contrario, da el visto bueno al
proyecto de acto administrativo de reconocimiento y continúa con la actividad 7.
7. Enviar documentación a la fiduciaria:
Una vez se cuenta con toda la información, el Profesional especializado de
Talento Humano, responsable del manejo del fondo Prestacional de la SED
Córdoba, completa el expediente de la prestación social solicitada, incluyendo, el
proyecto de acto administrativo de reconocimiento, historia laboral, certificado
salarial y documentos soportes. Se agrupan por tipo de prestación solicitada, se
relacionan y se envían a la fiduciaria a través de correo certificado, de acuerdo a lo
definido en el subproceso E01.02 Recibir y enviar comunicación oficial.
8. Recibir de la Fiduciaria el expediente y el concepto:
El Profesional especializado de Talento Humano, responsable del manejo del
fondo Prestacional de la SED Córdoba, recibe y revisa la hoja de liquidación de la
prestación social enviada por la Fiduciaria, el expediente y el concepto aprobado o
negado dado a través de la hoja de revisión, la cual contiene un número de
identificación y las observaciones pertinentes al acto administrativo,
documentación, correcciones, etc.
En caso de ser negada, se procede a subsanar la inconsistencia internamente o
informándole al funcionario cuando se requiera de su intervención, para que sea
enviado por segunda vez el expediente con las correcciones solicitadas y/o demás
documentos inherentes a la prestación requerida, a través a través de correo
certificado.
9. Firmar acto administrativo de reconocimiento:
Cuando el concepto dado por la Fiduciaria es de Aprobado, el Profesional
especializado de Talento Humano responsable del manejo del Fondo Prestacional
de la SED Córdoba, expide el acto administrativo de reconocimiento de las
Prestaciones sociales, para la firma por parte del Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba.
10. Asignar número y fecha al acto administrativo:
El Profesional especializado de Talento Humano responsable del manejo del
Fondo prestacional de la SED Córdoba, una vez firmada el acto administrativo de
reconocimiento de prestaciones sociales, le asigna un número correspondiente de
acuerdo con el consecutivo interno, además de especificar la fecha y hora al
documento, y se registra en el sistema de información.
11. Notificar al docente: Una vez se ha firmado el acto administrativo de reconocimiento, el Profesional
especializado de Talento Humano responsable del manejo del fondo prestacional
de la SED Córdoba, procede a notificar personalmente al docente de acuerdo con
lo definido en el subproceso E03.01 Notificación. Si el docente aprueba el acto
administrativo de reconocimiento, el proceso continúa con la actividad 12; si el
docente no aprueba el acto administrativo de reconocimiento e interpone recursos,
continúa con el proceso M02.01. Atender peticiones y vuelve a la actividad 3:
Realizar sustanciación”.
12. Enviar acto administrativo firmado para trámite de pago:
El Profesional especializado de Talento Humano responsable del manejo del
fondo prestacional de la SED Córdoba, envía el acto administrativo de
reconocimiento de prestaciones sociales firmado, junto con los soportes, para que
sea incluida en nómina e iniciar el pago en la sociedad Fiduciaria.
Elabora el comunicado de Orden de Pago para la firma del funcionario delegado
para su posterior envío a la fiduprevisora, anexando los documentos solicitados
por la entidad administradora (Fiduprevisora) para que el pago se haga efectivo.
13. Archivar el expediente:
El Profesional especializado de Talento Humano responsable del manejo del
Fondo prestacional, archiva los documentos dejando original del acto
administrativo y se anexan al expediente de prestaciones sociales, siguiendo el
procedimiento establecido en el proceso N02.01. Archivo de gestión, para que
finalmente se lleve al archivo de la SED Córdoba, de acuerdo al proceso H07.
Actualización de hojas de vida.
EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H05.02.
ADMINISTRACIÓN DE RECLAMACIONES POR SALUD
1. Recibir y radicar la reclamación: El Profesional Especializado de Talento Humano responsable del manejo del
fondo prestacional de la SED Córdoba, recibe las reclamaciones de los servicios
de salud, de la Oficina de Atención al Ciudadano, oficina que previamente ha
registrado las solicitudes de reclamación en el sistema de información
“seguimiento documental” de Atención al Ciudadano, para su posterior remisión al
área responsable del manejo del fondo prestacional, a través a través de los
medios establecidos en la SED Córdoba, para ello.
2. Revisar y trasladar la reclamación: El Profesional Especializado de Talento humano responsable del manejo del fondo
prestacional de la SED Córdoba, revisa la reclamación y la envía a la Entidad
Prestadora de Salud para que emita una respuesta y registra el trámite dado a la
reclamación en el sistema de información de seguimiento documental en el SAC.
Se debe mantener una copia de las reclamaciones, para llevarlas al Comité
Regional de Prestaciones Sociales, el que está conformado por: Secretario de
Despacho de la SED Córdoba o su delegado, el Profesional Universitario de
Talento Humano de la SED Córdoba, un representante de la asociación sindical
de educadores (docente) y un representante de la asociación de Rectores
(Rector).
Igualmente se debe hacer el seguimiento a quejas de los funcionarios encargados
del área de seguridad social del Magisterio en la ETC, respecto al manejo de
Novedades administrativas relacionadas con Salud.
3. Analizar el tipo de reclamación y determinar si se audita:
El Comité Regional de Prestaciones Sociales analiza el tipo de reclamación. Si
encuentra que el caso amerita auditoría médica, continúa con la actividad 4
“Elaborar informe” y solicita a la Fiduciaria que intervenga a través de la auditoria a
la entidad contratista del servicio de salud. Si la reclamación no amerita una
auditoria médica al servicio de salud prestado, se solicita a la empresa o entidad
contratista del servicio de salud que atienda de forma inmediata la reclamación del
docente.
4. Elaborar informe: El Comité Regional de Prestaciones Sociales elabora un informe de las
reclamaciones recibidas para remitirlo a la fiduciaria, para que esta a su vez
realice una auditoría médica en la entidad contratista prestadora del servicio de
salud.
5. Recibir informe y efectuar seguimiento: El Comité Regional de Prestaciones Sociales recibe el informe presentado por la
auditoría médica de la fiduciaria e inicia el seguimiento a dicho informe, con el fin
de analizar el comportamiento de la empresa o entidad contratista del servicio de
salud (EPS o IPS) y emitir el concepto de revalidación o negación de la
adquisición del servicio con dicha empresa.
EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESOH05.03 AFILIACIÓN DE DOCENTES AL FNPSM
1. Realizar afiliación del Docente al FNPSM
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba encargado de la afiliación de los docentes, inicia
la afiliación del Docente al FNPSM, inmediatamente después de la posesión
del
Docente e ingresa al Sistema de Información de Gestión de recursos Humanos los
documentos requeridos.
Una vez realizada la afiliación del docente, la Fiduciaria reporta la nueva afiliación
a la IPS que presta el servicio de salud a los docentes en la ETC e informa al
docente vía correo electrónico respecto a la red del prestador de servicios de
salud en su región.
2. Afiliar a los beneficiarios del nuevo docente a la IPS.
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba encargado de la afiliación de los docentes, afilia a los
beneficiarios del nuevo docente a la IPS que presta el servicio de salud a los
docentes en la entidad territorial.
3. Enviar documentación para la afiliación del FOMAG-Fiduciaria.
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba encargado de la afiliación de los docentes, realiza el
envío físico a la Dirección de Afiliaciones del FOMAG-Fiduciaria, de los
documentos requeridos (copias del Acta de Posesión, de la cédula de ciudadanía,
del resultado del examen médico de ingreso) para la legalización de la afiliación al
nuevo docente.
Después de esto, la Fiduciaria inicia la historia prestacional del docente incluyendo
todas las copias de los documentos remitidos por la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba, quedando registrada la fecha de posesión como la del
inicio de los efectos fiscales para las prestaciones.
Además la Fiduciaria envía correo electrónico al nuevo docente que se afilia al
FOMAG, informándole sobre su afiliación y la forma de descargar su carnet de
afiliación directamente de la página web del Fondo, www.fomag.gov.co, así como
acceder a toda la información respecto a sus beneficios y derechos como afiliados.
4. Generar reporte mensual de afiliaciones.
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba encargado de realizar las afiliaciones de los docentes
al Fondo de Prestaciones, genera el reporte diariamente de afiliaciones del
Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos y lo remite a la
Dirección de Afiliaciones del FOMAG-Fiduciaria para llevarle un seguimiento a las
mismas.
5. Revisar inconsistencias de afiliaciones.
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba encargado de realizar las afiliaciones de los docentes
al Fondo de Prestaciones, recibe diariamente del funcionario de la Fiduciaria vía
correo electrónico las inconsistencias que se presentan en las afiliaciones.
Si se presentan inconsistencias pasa a la actividad 6.
Si no se presentan inconsistencias pasa a la actividad 8.
6. Corregir inconsistencias en el Sistema de Información de Gestión de
Recursos Humanos.
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba corrige en el Sistema de Información de Gestión de
Recursos Humanos la información remitida por la Fiduciaria en los 2 días
siguientes a su recibo.
7. Enviar corrección de las inconsistencias de afiliaciones.
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba encargado de realizar las afiliaciones de los docentes
al Fondo de Prestaciones, envía al funcionario de la Fiduciaria vía correo
electrónico las correcciones de las inconsistencias que se presentaron en las
afiliaciones.
8. Enviar novedad a nómina.
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba encargado de realizar las afiliaciones envía al
funcionario de nómina la novedad para realizar el descuento correspondiente.
9. Registrar el descuento de la tercera parte del salario establecido para el
docente.
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba encargado de la nómina recibe la novedad y registra el
descuento de la tercera parte del salario establecido para el docente, como cuota
de afiliación al FOMAG, según lo establecido por la Ley 91 de 1989.
EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H05.04 PREVENCIÓN DE LOS RIESGOS LABORALES DEL MAGISTERIO.
1. Solicitar a la IPS la realización del examen de ingreso.
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba encargado de la afiliación de los docentes, solicita a la
IPS encargada de los servicios de salud al Magisterio la realización del examen de
ingreso del docente que aspira ingresar al servicio público estatal, antes de
realizar su posesión.
Por lo tanto, la IPS realiza el Perfil de Riesgo Laboral del docente aspirante a
ingresar al servicio público estatal y remite resultados a la Secretaría de
Educación Departamental de Córdoba.
2. Recibir el resultado del examen de ingreso.
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba encargado de la afiliación de los docentes, recibe el
resultado del examen de ingreso del docente aspirante a ingresar al servicio
público estatal, para generar acto administrativo correspondiente.
Si el resultado del examen médico no cumple pasa a la actividad 3.
Si el resultado del examen médico cumple pasa a la actividad 4.
3. Enviar resultado del examen médico que no cumple con los requisitos.
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba envía al subproceso E03.01. Notificación, para que se
notifique al aspirante del cargo que el resultado del examen no cumple con los
requisitos.
4. Ingresar al módulo de bienestar y seguridad social, Salud Ocupacional, el
resultado del perfil de riesgo laboral del docente.
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba encargado de la afiliación de los docentes, ingresa al
módulo de bienestar y seguridad social, Salud Ocupacional, el resultado del perfil
de riesgo laboral del docente recientemente posesionado, registrando el nivel de
riesgo respecto a las 3 enfermedades laborales de mayor incidencia y a las
acciones de intervención en que deberá participar, según resultados del examen
de ingreso.
5. Verificar que a toda la planta de personal docente de la ETC haya realizado
el perfil de riesgos laborales por parte de la IPS encargada.
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba verifica que a todos los docentes de la planta de
personal docente de la ETC (Entidad Territorial Certificada) se les haya realizado
el perfil de riesgos laborales por parte de la IPS encargada y que el informe
respectivo esté radicado en la historia laboral de cada docente activo.
6. Articular con los Directivos Docentes y la IPS la realización de talleres de
intervención del riesgo laboral.
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación
junto con el Secretario(a) de Educación Departamental de Córdoba articula con
los Directivos Docentes de los establecimientos educativos de su ETC (Entidad
Territorial Certificada) y con la IPS encargada de los servicios de salud al
Magisterio la realización de los talleres de intervención del riesgo laboral y la
asistencia de los docentes en jornadas que no interfieran con la prestación del
servicio educativo en cada establecimiento educativo.
7. Solicitar la realización de los panoramas de riesgo
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba verifica según periodicidad establecida por la IPS
encargada de los servicios de salud al Magisterio realicen los panoramas de
riesgo de los establecimientos educativos, y en forma extraordinaria cuando el
Directivo Docente de la institución identifique la necesidad y lo comunique a la
ETC (Entidad Territorial Certificada).
8. Analizar las observaciones del panorama de riesgos
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba en compañía con el Secretario(a) de Educación
departamental de Córdoba, analiza con la IPS encargada de los servicios de salud
al Magisterio, las observaciones consignadas en los panoramas de riesgo de los
Establecimientos educativos de su ETC (Entidad Territorial Certificada), con el fin
de atender las recomendaciones para prevenir los accidentes laborales en las
instituciones como puestos de trabajo.
9. Identificar y analizar situaciones especiales que afectan el clima institucional
y laboral.
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba en compañía con el Secretario(a) de Educación
departamental de Córdoba, identifica y analiza con los Directivos Docentes
aquellos establecimientos educativos que presentan situaciones especiales que
afectan el clima institucional y laboral, y coordinan con las IPS encargada de los
servicios de salud al Magisterio, las intervenciones preventivas a adelantar en las
instituciones.
10. Realizar seguimiento a los talleres de intervención del riesgo laboral
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba hace seguimiento a la realización y asistencia de los
docentes a los talleres de intervención del riesgo laboral, que son ejecutados por
la IPS encargada de los servicios de salud al Magisterio.
11. Analizar los indicadores de impacto de los programas de prevención de los
riesgos laborales y coordinar las acciones a seguir según los resultados obtenidos.
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba analiza con la IPS encargada de los servicios de salud
al Magisterio y la Fiduciaria, los indicadores que registran el impacto de los
programas de prevención de los riesgos laborales en la salud laboral de los
docentes de la ETC (Entidad Territorial Certificada) y coordinan conjuntamente las
acciones a seguir según los resultados obtenidos.
EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H05.05
FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ REGIONAL DE PRESTACIONES Y SALUD.
1. Seleccionar el representante por parte de los docentes.
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba conjuntamente con el Secretario de Educación
departamental de Córdoba, al iniciar el año lectivo en la reunión con sus directivos
docentes coordina la designación del rector que formará parte del Comité Regional
de Prestaciones y Salud de la ETC (Entidad Territorial Territorial).
2. Recepcionar quejas presentadas por los docentes.
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba recepciona las quejas presentadas por los docentes
sobre los trámites de reconocimiento de prestaciones económicas y la prestación
del servicio de salud, y las presenta en las reuniones semanales de veedores de
salud y auditores médicos para atenderlas, así determinar cuáles deben ser
discutidas en la sesión mensual del Comité Regional de Prestaciones y Salud.
3. Reunir los asuntos administrativos que afectan la prestación del servicio
educativo.
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba reúne mensualmente los asuntos administrativos
relacionados con afiliaciones, trámites y prestación del servicio de salud, que
impactan la prestación del servicio educativo, como son: Incapacidades,
Valoraciones Laborales, Pensiones de Invalidez, y Remisiones.
4. Realizar convocatoria mensual a sesión del Comité Regional de
Prestaciones y salud.
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba junto con el Secretario de Educación departamental de
Córdoba realiza la convocatoria mensual a sesión del Comité Regional de
Prestaciones y Salud, acompañándola de la agenda a seguir y de las funciones
Del Comité Regional descritas en el artículo 8, del Decreto 2831 del 2005. Para
cada sesión, el funcionario encargado en la ETC (Entidad Territorial Certificada)
debe remitir a la Fiduciaria y a los prestadores de salud los temas y casos
especiales a tratar en la sesión del comité y la información que se requiere sea
presentada y discutida.
5. Elaborar acta de cada sesión.
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba, en su calidad de Secretario del Comité, elabora el
acta de cada sesión que contenga los temas de la agenda.
6. Revisar las tareas y compromisos adquiridos en la sesión anterior.
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba, en su calidad de Secretario del Comité, inicia con la
lectura del acta de la reunión anterior la cual contiene las tareas y compromisos
adquiridos.
7. Evaluar el funcionamiento del Comité Regional de Prestaciones y Salud.
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación
Departamental de Córdoba realiza una sesión al final del año lectivo para evaluar
con todos los participantes permanentes el funcionamiento del Comité Regional de
Prestaciones y Salud, y para realizar el informe anual que envía la ETC (Entidad
Territorial Certificada) al Consejo Directivo del FNPSM (Fondo Nacional de
Prestaciones Sociales del Magisterio).
EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H5.06. SEGUIMIENTO A INCAPACIDADES, REMISIONES MÉDICAS Y VALORACIONES LABORALES
1. Determinar tipo de novedad administrativa
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba determinar el tipo de novedad administrativa relacionada con los servicios de salud: Si la novedad es una incapacidad, ejecuta la actividad 2–11. Si la novedad es una valoración laboral, ejecuta la actividad 12-17. Si la novedad es una remisión médica, ejecuta la actividad 18-19.
2. Ingresar incapacidades.
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba, ingresa diariamente al Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos, las novedades de incapacidades médicas de los docentes, otorgadas y enviadas por la IPS encargada de los servicios de salud al Magisterio. Si la incapacidad es menor o igual a dos días pasar actividad 3. Si la incapacidad es mayor de dos días pasar actividad 4.
3. Informar al directivo docente las incapacidades menores o iguales a dos días.
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba, informa al directivo docente del EE (Establecimiento Educativo) donde labora el docente que ha sido incapacitado para que proceda a organizar el servicio educativo con los demás docentes de la institución.
4. Informar al directivo docente las incapacidades mayores a dos días.
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba, informa al directivo docente del EE (Establecimiento Educativo) donde labora el docente que ha sido incapacitado para que proceda a organizar el servicio educativo durante los dos primeros días con los demás docentes de la institución, y coordina la provisión del cargo a partir del tercer día con horas extras o por provisionalidad. Si la vacante a proveer es temporal con horas extras pasar actividad 5.
Si la vacante a proveer es temporal con docente provisional pasar actividad 6.
5. Proveer vacantes temporales con horas extras.
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba, coordina con el directivo docente la provisión del servicio con un docente de la jornada contraria en el mismo EE (Establecimiento Educativo) donde labora el docente que ha sido incapacitado o busca un docente de otro EE, después pasa a la actividad 9.
6. Proveer vacantes temporales con docente provisional
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba, informa al directivo docente del EE donde labora el docente que ha sido incapacitado, que se nombrará un docente de la lista de provisionales y procede a ejecutar inmediatamente el procedimiento de su vinculación. La Secretaría de Educación Departamental de Córdoba debe mantener actualizada esta bolsa de empleo provisional.
7. Seleccionar docente de la región.
Si debido a la ubicación geográfica de la vacante temporal, se dificulta la provisión del cargo con un docente provisional, el funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba coordina con el directivo docente del EE la selección de un docente de la región y proceden a ejecutar inmediatamente el procedimiento de su vinculación provisional vía medios electrónicos.
8. Coordinar provisión de vacante con el mismo docente incapacitado.
Si debido a la ubicación geográfica de la vacante temporal, se imposibilita la provisión del cargo por horas extras o con un docente provisional, el funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba coordina la provisión de la vacante con horas extras ejecutadas por el mismo docente incapacitado, una vez se reintegre al servicio, y en jornada contraria o en días no hábiles.
9. Realizar trámite de recobro a la entidad Fiduciaria.
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba, realiza el trámite de recobro a la entidad Fiduciaria por la incapacidad provista por horas extras o por provisionalidad, según el procedimiento establecido por la entidad fiduciaria, anexando el original de la incapacidad médica otorgada al docente titular y el comprobante de pago del docente encargado de hacer la suplencia. Debe proveerse inmediatamente el cargo vacante temporalmente; sin embargo, con el ánimo de cumplir con la totalidad del tiempo de clase de los estudiantes, el reemplazo puede ejecutarse en cualquier tiempo posterior, dentro del año lectivo.
10. Analizar casos de incapacidades recurrentes y solicitar valoraciones médica laborales el funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba, analiza los casos de incapacidades médicas recurrentes y solicita a la IPS encargada de los servicios de salud al Magisterio, la realización de las valoraciones médico laborales a los docentes que las registran, con el fin de definir la capacidad laboral de los docentes.
11. Analizar casos de incapacidades superiores a 110 días y solicitar valoración medica
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba, hace seguimiento a casos de incapacidades superiores a 110 días para solicitar la valoración médico laboral, y si procede, según el resultado, inicia el trámite de la pensión de invalidez.
12. Solicitar valoración medico laboral a la IPS.
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba, solicita la realización de la valoración médico laboral a la IPS encargada de los servicios de salud al Magisterio.
13. Elaborar y enviar citación al docente que requiere valoración.
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba, elabora y envía la citación en forma escrita al docente que se requiere valorar, según fecha y hora informada por la IPS encargada de los servicios de salud al Magisterio.
14. Realizar seguimiento del cumplimiento de la valoración médica.
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba, hace seguimiento al cumplimiento de la citación al docente para la realización de la valoración médico laboral; si no asiste en una primera citación, solicita nuevamente la cita de valoración; y así hasta una tercera citación, procediendo con las medidas disciplinarias contempladas en la no atención a acciones de obligatorio cumplimiento. Una vez realizada la valoración por el Médico Laboral y, conocido por el docente el resultado de la misma, la IPS prestadora del servicio de salud deberá remitir a la ETC el resultado correspondiente, el mismo día de su realización.
15. Recibir los resultados de la valoración médico laboral y tomar las acciones administrativas.
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba, recibe los resultados de la valoración médico laboral y procede a realizar las acciones administrativas correspondientes, según los resultados obtenidos. Si el médico laboral ha determinado una pérdida de la capacidad laboral que ocasiona el derecho al reconocimiento a una Pensión de Invalidez, la ETC deberá iniciar inmediatamente el procedimiento para el reconocimiento de la pensión de invalidez
16. Iniciar tramite de pensión de invalidez.
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba digitaliza los documentos requeridos y los remite a la entidad fiduciaria para iniciar inmediatamente el trámite de pensión de invalidez, realiza oportuna y prioritariamente cualquier trámite de ajuste que se requiera, expide el acto administrativo de reconocimiento, tramita la firma, notifica del mismo al docente incapacitado laboralmente, y lo remite a la entidad Fiduciaria, de conformidad con el Decreto 2831 de 2005.
17. Enviar solicitud a la Fiduciaria para pago de la mesada pensional.
El funcionario de la entidad fiduciaria recibe la solicitud del funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba y procede a efectuar este trámite prioritario, en un término no superior a cinco (5)
días hábiles para su revisión, y una vez recibido el Acto Administrativo que reconoce la Pensión de Invalidez, junto con los soportes requeridos, la entidad Fiduciaria, una vez cumplidos los requisitos establecidos, en un término no superior a 10 (diez) días hábiles deberá realizar el pago de la mesada pensional correspondiente.
18. Recibir información de las remisiones realizadas.
El docente recibe del médico de la IPS encargada de los servicios de salud al Magisterio un certificado de remisión para recibir la prestación de servicios de salud en un municipio diferente a su lugar de trabajo, y lo presenta al directivo docente de su EE para justificar su ausentismo laboral. La IPS prestadora de los servicios de salud al Magisterio comunica al funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba las remisiones entregadas a los docentes para recibir la prestación de servicios de salud en un municipio diferente a su lugar de trabajo, para comunicárselo a los respectivos directivos docentes para justificar los ausentismos laborales. El directivo docente del Establecimiento Educativo informa al funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba la ejecución de la novedad y realiza las acciones requeridas para la continuidad en la prestación del servicio educativo. La IPS encargada de los servicios de salud al Magisterio informa a la Fiduciaria sobre las remisiones realizadas para que se hagan los controles correspondientes relacionados con la oportunidad de las citas médicas a los docentes en los municipios donde fueron enviados para recibir atención de salud.
19. Hacer seguimiento al reintegro del docente al Establecimiento Educativo.
El funcionario responsable de Talento Humano de la Secretaría de Educación Departamental de Córdoba hace seguimiento al reintegro del docente al establecimiento educativo.
PROCESO H06. ADMINISTRACIÓN DE LA NÓMINA
EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H06.01.
ADMINISTRACIÓN DE NOVEDADES
1. Recibir y clasificar novedades:
El Profesional Especializado responsable del proceso de Nómina de la SED
Córdoba, recibe los documentos de los procesos:
INTERNO
H01.03. Administrar las novedades de planta docente, directivo docente y
administrativo del sector educativo. Acto administrativo de novedad de personal
con soportes.
H02.04. Nombramiento de personal, los documentos. Hoja de vida función pública
y documentos soporte, listado de personal nombrado, acta de posesión, acta de
inicio de labores, certificado de inducción.
H03.01. Evaluación del desempeño. Reporte de evaluación del desempeño. Acto
administrativo de insubsistencia nombramiento.
H04.01. Inscripción y ascenso en escalafón docente. Acto administrativo de
ascenso en escalafón con soportes, Acto administrativo de inscripción o
reinscripción en escalafón con soportes.
H04.02. Apoyar la inscripción y actualización del registro público de carrera
administrativa. Registro de inscripción y actualización del registro público en
carrera administrativa.
H03.02. Capacitación y H03.03 Bienestar Laboral. Acto administrativo de
reconocimiento de incentivos.
EXTERNO
E01.01 Atender, Direccionar y hacer seguimiento a solicitudes. Establecimiento
Educativo: el reporte de horas extras, ver anexo instructivo H06.01.F02 Reporte de
horas extras o reportes de días no laborados, recargos, compensatorios,
ausentismo, certificación de inicio de labores por parte del rector y demás
novedades que se generen desde el establecimiento. De las entidades
competentes recibe los embargos y desembargos. De las cooperativas y
entidades bancarias del estado, libranzas. Se verifica que la documentación
entregada esté completa según el requerimiento (verificando la lista de chequeo
que se encuentra en el módulo de trámites del aplicativo SAC-Sistema de
Atención al Ciudadano).
Estas novedades se clasifican según su tipo y diferenciando a personal docente y
administrativo. Las mismas se registran en el formato H06.01.F01. Planilla de
control de novedades y se reciben de acuerdo a las fechas estipuladas en el
Cronograma de nómina.
2. Distribuir novedades:
De acuerdo con esto el Profesional Especializado responsable del proceso de
Nómina de la SED Córdoba, reparte las novedades dentro del personal de nómina
de la dependencia.
3. Verificar documentación de la novedad:
El funcionario de Talento Humano de la SED Córdoba, verifica la novedad de
acuerdo con la normatividad vigente y los documentos soportes necesarios para
su trámite, si no cumple con los requisitos hace un requerimiento al funcionario
para que los complete y continúa con la actividad 1, de lo contrario se continúa
con la actividad 4.
4. Ingresar novedad:
Las novedades son grabadas por el Profesional Especializado responsable del
proceso de Nómina de la SED Córdoba en el Sistema de Información de Gestión
de Recursos Humanos Humano, en el módulo Compensación y Laborales,
teniendo en cuenta los siguientes datos del acto administrativo: cédula, novedad,
fecha de inicio, duración, tipo de documento, número y fecha del documento más
Las observaciones que se consideren pertinentes al grabar la novedad. De
acuerdo con el tipo de novedad se sigue el procedimiento establecido del manual
de usuario y administración del Sistema de Información de Gestión de Recursos
Humanos Humano Versión Web, para el ingreso de novedades.
5. Verificar novedad:
El funcionario de Talento Humano de la SED Córdoba, revisa de manera aleatoria
y por usuario del aplicativo, un grupo de novedades para asegurar la calidad de
las mismas, además de las novedades que hayan presentado inconvenientes
durante su ingreso, confrontando el contenido del acto administrativo contra lo
grabado en el sistema y teniendo en cuenta cédula, tipo de novedad, fecha de
inicio del evento, duración, número y fecha del acto administrativo.
Si la novedad presenta inconsistencias o requiere ajustes se pasa a la actividad 6.
De lo contrario una vez que se finalice el período de ingreso de novedades, se
continúa con el proceso H06.02. Liquidación de prenómina y nómina, luego de lo
cual continúa con la actividad 7.
6. Corregir novedad:
El Profesional Especializado responsable del proceso de Nómina de la SED
Córdoba, debe revisar todas las novedades ingresadas por él en el día o días de
novedades y corregir todas las novedades que presenten inconsistencias.
7. Remitir actos administrativos a la administración de hojas de vida:
Una vez ingresadas y verificadas las novedades en el sistema de nómina, el
funcionario de Nómina de la SED Córdoba, envía las novedades al proceso
H07.01. Actualización del sistema de información para la actualización de la hoja
de vida del interesado.
EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H06.02. LIQUIDACIÓN DE PRENÓMINA Y NÓMINA
1. Liquidar la prenómina:
El Profesional Especializado, responsable del proceso de Nómina de la SED
Córdoba, efectúa la liquidación para validar si la información de las novedades
ingresadas al Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos que
quedaron registradas o no, se utilizan los módulos de Planta y personal y
Compensación y laborales del Sistema de Información de Gestión Recursos
Humanos para realizar estas labores. La liquidación se realiza basada en la
parametrización del sistema de información de acuerdo a la normatividad vigente y
la información entregada por las cajas de compensación, entidades de seguridad
social, entidades financieras y sociedad fiduciaria.
2. Verificar la prenómina liquidada:
El Profesional Especializado, responsable del proceso de Nómina de la SED
Córdoba, revisa y verifica si existen o no inconsistencias o errores en la liquidación
de la prenómina comparando los reportes generados desde el sistema, contra las
novedades registradas en el Formato H01.03.F02 Informe de novedades
tramitadas si existen inconsistencias, pasa a la actividad 3 para determinar el tipo
de inconsistencia. Si no existen inconsistencias pasa a la actividad 5 para
liquidación.
3. Revisar y verificar inconsistencias:
El Profesional Especializado, responsable del proceso de Nómina de la SED
Córdoba, revisa y verifica las inconsistencias o errores en la liquidación de la
prenómina, se verifica si estos errores detectados corresponden a novedades, en
cuyo caso se realiza los ajustes respectivos. Si el error no corresponde a
novedades y se da por otro factor, se busca la causa y se subsana, realizando la
actividad 4. Si no se presentan errores, se continúa con la actividad 5 para hacer
la respectiva liquidación de nómina.
4. Corregir inconsistencias y errores:
El Profesional Especializado, responsable del proceso de Nómina de la SED
Córdoba, y cuando sea necesario el funcionario Administrador del Sistema de
Información de Gestión Recursos Humanos, de Servicios Informáticos de la SED
Córdoba, ajusta y corrige los errores generados en la pre nómina cuando se trata
de algún factor diferente a novedades y se continúa con la actividad 2 para que se
revise nuevamente y quede subsanada la inconsistencia, analizando cada uno de
Los registros de consolidación. En caso de ser necesario se hace un llamado para
obtener soporte a través de la mesa de ayuda del sistema de información.
5. Liquidar nómina:
El Profesional Especializado, responsable del proceso de Nómina de la SED
Córdoba, después de haber subsanado las inconsistencias encontradas en la
liquidación de la prenómina y de haber controlado y revisado los datos ingresados
al sistema, contra los documentos, procede a liquidar la nómina y da la
autorización para la generación de los reportes. La nómina liquidada se envía al
subproceso H06.03. Generación de reportes.
EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H06.03. GENERACIÓN DE REPORTES
1. Imprimir listados y reportes:
Una vez se tiene la nómina liquidada el funcionario de Talento Humano de la SED
Córdoba, imprime los reportes de nómina. Los reportes son los siguientes:
a. Consolidado de Nómina
b. Embargos
c. Libranzas
d. Pagos ARP
e. Pago seguridad social
f. Pago pensiones
g. Pago cesantías
h. Pago cajas de compensación
i. Resolución de pago
j. Archivos planos para dispersión de nómina de acuerdo a los formatos establecidos por las entidades involucradas. (Entidades Financieras, ARP, Cajas de compensación, Fondos, otras Entidades).
2. Aprobar listados:
El Profesional Especializado, responsable del proceso de Nómina de la SED
Córdoba, una vez se tienen impresos los reportes de nómina, son firmados por el
nominador, el Profesional Administrativo y Financiero y Profesional Universitario
de Nómina. Una vez están firmados los reportes se remiten directamente al
proceso J01.02. Ejecutar presupuesto, para continuar con el trámite en la actividad
3, si no se aprueban los listados se devuelve al subproceso H06.02 Liquidación de
prenómina y nómina y finaliza proceso.
3. Generar reportes adicionales y archivar:
El Profesional Especializado responsable de la Nómina en la SED Córdoba,
genera los reportes de la nómina y las novedades de personal que se hayan
producido durante el mes inmediatamente anterior en los formatos establecidos
por la sociedad fiduciaria encargada del manejo de los recursos del Fondo
Nacional de Prestaciones Sociales. Así como los reportes al Fondo Nacional del
Ahorro, a Colfondos y los comprobantes de pago para los docentes y directivos
docentes; una vez firmados por el Secretario de Educación departamental de
Córdoba y por el funcionario de Administrativa y financiera de la SE, los envía
utilizando los medios disponibles en la SED Córdoba. Al finalizar el proceso se
toma la documentación de las novedades y los reportes, cuando se trata de actos
administrativos y reportes se continúa con el subproceso H07.01. Actualización del
sistema de información, para los demás documentos se sigue el procedimiento de
archivo de gestión con el subproceso N01.02 Archivo de Gestión.
PROCESO H07. ADMINISTRACIÓN DE LAS HOJAS DE VIDA
EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H07.01 ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
1. Apertura de hojas de vida con soportes:
El Técnico Administrativo responsable de la administración de las hojas de vida de
la SED Córdoba, recibe los documentos necesarios para abrir la hoja de vida del
nuevo funcionario, los cuales son enviados por el subproceso H06.01.
Administración de novedades: Formato único de hoja de vida de la función pública
con soportes, decreto de nombramiento, acta de posesión, acta de inicio de
labores, constancias de inducción, certificado de no asistencia a inducción y carta
de aceptación del cargo. Este funcionario revisa que la documentación esté
completa y verifica que no presente errores, para abrir una carpeta que debe
identificar con el nombre completo, número de documento de identificación y
número correspondiente de ubicación en el archivo.
2. Ingreso de novedades a historia laboral:
El Técnico Administrativo responsable de la administración de las hojas de vida de
la SED Córdoba, recibe los actos administrativos de insubsistencia, actos
administrativo de ascenso en escalafón con soportes, actos administrativos de
inscripción o reinscripción en escalafón con soportes, registro de inscripción en
carrera administrativa. Del proceso H03.01. Evaluación del desempeño, H03.02.
Capacitación y H03.03 Bienestar Laboral, certificados de capacitación, acto
administrativo de reconocimiento de incentivos, H05.01. Trámite de las
prestaciones sociales y económicas y ubica estos documentos en las historias
laborales respectivas.
3. Ingresar hoja de vida al sistema de Información:
Es responsabilidad de cada una de las dependencias que generan documentos de
novedades, ingresar al Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos,
la información pertinente, para que posteriormente dichos documentos sean
enviados al Profesional Universitario responsable de la administración de las hojas
de vida, para que sean archivados en las hojas de vida correspondientes.
4. Recibir documentos soporte de novedades:
El Técnico Administrativo de Archivo responsable de la administración de las hojas
de vida de la SED Córdoba, cada vez que se genere una novedad cuyo soporte
deba reposar en las hojas de vida de los docentes, directivos docentes y
Administrativos del SGP, o pagados con recursos propios, recibe mediante un
oficio del área correspondiente o del funcionario, los documentos que deben ser
incluidos en las historias laborales respectivas:
H02. Provisión del personal e inducción, H02.05. Inducción de personal. Certificado de inducción, oficio de inasistencia a inducción.
H03. Desarrollo de personal. Certificados de capacitación, acto administrativo de reconocimiento de incentivos, calificación de evaluación del desempeño.
H04.01 Inscripción y ascenso en escalafón docente. Rechazo solicitud, insubsistencia de inscripción.
H05.01 Trámite de las prestaciones sociales y económicas. Acto Administrativo de reconocimiento de prestaciones.
M02.01. Atender peticiones. Copia recurso de reposición para hoja de vida.
H06. Administración de la nómina: Actos administrativos de novedades administrativas (permisos, fallecimiento, renuncia, abandono del cargo, licencias, vacaciones, retiros, reintegros, traslados, encargos, comisiones y permutas), acto administrativo de insubsistencia nombramiento, acto administrativo de ascenso en escalafón con soportes, acto administrativo de inscripción o reinscripción en escalafón con soportes, registro de inscripción en carrera administrativa entre otros.
De la comunidad Educativa. Universidades de Educación Superior. Se reciben la información de títulos y certificaciones.
Áreas de la SED Córdoba. Solicitud de información.
5. Verificar la calidad de los datos ingresados al sistema de información:
El Técnico Administrativo responsable de la administración de hojas de vida de la
SED Córdoba, antes de archivar físicamente los documentos soporte, debe
verificar que los datos ingresados al Sistema de Información de Gestión de
Recursos Humanos, hojas de vida, corresponda a los consignados en los
documentos físicos, datos personales del funcionario, de los beneficiarios,
formación académica, experiencia laboral, actos administrativos (ascensos,
Nombramientos, traslados), fondos a los cuales se encuentra adscrito (pensión,
salud, cesantías, riesgos profesionales), información financiera y cuentas
bancarias para consignación o transferencia electrónica de la nómina, esté
correcta y de no serlo, debe hacer las correcciones pertinentes y se devuelve el
documento mediante oficio al área que lo produjo, para su corrección.
6. Archivar documentos soporte:
El Técnico Administrativo de Archivo responsable de la administración de hojas de
vida de la SED Córdoba, archiva los documentos soporte en la historia laboral de
los docentes, directivos docentes y administrativos en el archivo físico de la
Secretaría de Educación Departamental de Córdoba.
El archivo de las historias laborales, así como de los actos administrativos de
novedades y demás documentos soporte se manejan de acuerdo al subproceso
N02.01. Archivo de gestión.
7. Solicitar información sobre hoja de vida:
Los funcionarios designados de la SED Córdoba, los docentes, directivos
docentes y administrativos pueden solicitar información de las hojas de vida,
mediante oficio, verbalmente o por correo electrónico y solamente a través de la
oficina de Atención al Ciudadano de acuerdo a los lineamientos establecidos en el
proceso E01.01. Atender, direccionar y hacer seguimiento a solicitudes. Si la
solicitud es interna se usa el formato carta u oficio, ver anexo instructivo
M03.01.F03 Actos administrativos o comunicaciones escritas.
8. Consultar sistema y dar respuesta a solicitud:
El Técnico Administrativo responsable de la administración de hojas de vida de la
SED Córdoba, según el tipo de solicitud hecha, consulta el sistema y genera el
reporte respectivo para dar respuesta mediante oficio a la solicitud hecha. En
caso de encontrarse la información solamente en físico, el Técnico Administrativo
responsable de la administración de hojas de vida, procede a revisar los
documentos y a generar el documento que da respuesta a lo solicitado.
Finalmente y en cualquiera de los dos casos, envía la respuesta mediante oficio,
Ver anexo instructivo M03.01.F03 Actos administrativos o comunicaciones
escritas, a la oficina de Atención al Ciudadano para que sea entregada a quien la
solicitó, de acuerdo con lo definido en el proceso E01. Gestionar solicitudes y
Comunicación Oficial.
EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO H07.02 GENERACIÓN DE CERTIFICADOS
1. Recibir solicitud de certificado:
El Auxiliar Administrativo responsable de la administración de las hojas de vida de
la SED Córdoba, recibe:
E01.01 Atender, Direccionar y hacer seguimiento a solicitudes. El funcionario de
Atención al ciudadano SAC, solicita al docente, directivo docente, funcionario del
establecimiento educativo o funcionario de las dependencias de la SED Córdoba,
el recibo de pago y el formato de solicitud de certificados, ver anexo instructivo
H07.02.F01 Solicitud de certificados, en el cual se hace la solicitud respectiva. De
acuerdo a esto verifica que la información entregada esté completa según el
requerimiento (verificando la lista de chequeo que se encuentra en el módulo de
trámites del aplicativo).
2. Elaborar certificado:
El Auxiliar Administrativo responsable de la administración de las hojas de vida de
la SED Córdoba, revisa la solicitud identificando el certificado requerido, y con
base en los datos del solicitante consulta el Sistema de Información de Gestión de
Recursos Humanos Humano y genera el certificado a través del módulo de
reportes (Ver manual de usuario del sistema). Si la información que se requiere se
encuentra en físico, entonces debe ser obtenida de los documentos que reposan
en la hoja de vida para elaborar el documento solicitado.
3. Verificar certificado:
El Auxiliar Administrativo responsable de la administración de las hojas de vida de
la SED Córdoba, verifica que el certificado este correcto, en caso en que lo esté,
continua en la actividad 4, en caso contrario continúa con la actividad 2.
4. Aprobar certificado mediante firma:
El Auxiliar Administrativo responsable de la administración de las hojas de vida de
la SED Córdoba, competente según sus funciones y proceso a cargo, revisa el
certificado y lo remite al líder del Área de Talento Humano para la respectiva firma.
5. Entregar certificados:
El Auxiliar Administrativo responsable de la administración de las hojas de vida de
la SED Córdoba, remite los certificados de historia laboral o salarial para ser
entregados al solicitante utilizando los medios disponibles en la SED Córdoba, de
acuerdo a los lineamientos establecidos en el proceso E01.01 Atender, direccionar
y hacer seguimiento a solicitudes, copia de los mismos se entrega al proceso
H07.01. Actualización del sistema de información.