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IV
UNIVERSIDAD DEL ZULIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES DIVISIN DE ESTUDIOS PARA GRADUADOS
ESPECIALIZACIN EN CONTADURA MENCIN AUDITORA DEL CONVENIO UCLA /LUZ
ANLISIS DE LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO DE LOS ACTIVOS FIJOS EMPRESARIALES DIARIO LA
VERDAD C.A
AUTOR: LIC. JUAN CARLOS PREZ
TUTOR: ESP. MARIO MANRIQUE BASTIDAS
MARACAIBO, SEPTIEMBRE 2005
V
UNIVERSIDAD DEL ZULIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES
DIVISIN DE ESTUDIOS PARA GRADUADOS ESPECIALIZACIN EN CONTADURA MENCIN
AUDITORA DEL CONVENIO UCLA /LUZ
ANLISIS DE LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO DE LOS ACTIVOS FIJOS EMPRESARIALES DIARIO
LA VERDAD C.A
Trabajo Especial de Grado para optar al
Ttulo de Especializacin en Contadura
Mencin Auditora
Por: JUAN CARLOS PREZ
MARACAIBO, SEPTIEMBRE 2005
VI
ANLISIS DE LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO DE LOS ACTIVOS FIJOS EMPRESARIALES DIARIO LA VERDAD
C.A
Por: JUAN CARLOS PREZ
Trabajo de Grado Aprobado
________________________ _______________________ Prof. Carlos Figueredo Prof. Cristbal Daz C.I. C.I.
______________________ Esp. Mario Bastidas
C.I.
Maracaibo, 30 de Septiembre de 2005.
VII
DEDICATORIA
A Dios y a la Virgen Milagrosa por toda la sabidura que me ha dado para poder
salir adelante en los momentos difciles.
A mis Padres Mara y Francisco por toda su ayuda a lo largo de mi carrera, su
apoyo incondicional y por ser los guas de mis logros.
A mis familiares y amigos; y a todas aquellas personas que contribuyeron con
esta meta.
A mis compaeros de estudio, por su valiosa compaa y solidaridad.
VIII
AGRADECIMIENTO
A Dios y la Virgen Milagrosa por acompaarme en este largo camino.
A la empresa Diario La Verdad S.A; por haberme permitido realizar la Tesis y
haberme orientado en la realizacin de la misma.
A mis Tutores Espec. Mario Bastidas y Prof. Anbal Mjica tanto de Contenido
como metodolgico por haberme ayudado en la realizacin de este trabajo de
investigacin y por tener tanta paciencia al momento de explicarme y aclararme
dudas.
IV
RESUMEN CURRICULAR
DEL TUTOR
V
Esp. MARIO MANRIQUE BASTIDAS MATHEUS. C.I. 4.517.719
RESUMEN CURRICULAR
Licenciado en Contadura Publica Graduado en la Universidad del Zulia en el ao 19991 y Especialista en Gerencia Tributaria en la Universidad Rafael Urdaneta en el ao 2001. Actualmente Socio Presidente de la Firma Tigrera, Bastidas & Asociados. INSCRITO COMO AUDITOR EN LOS SIGUIENTES ORGANISMOS
1. Superintendencia de Cajas, Fondos de Ahorro y Similares. N Reg. 1000.
2. Superintendencia de Cooperativas CP-068. 3. Superintendencia de Seguros N 270. 4. Comisin Nacional de Valores B-804. 5. Superintendencia de Bancos CP-443.
EXPERIENCIA LABORAL
1. Servicios Profesionales prestados a 12 Cajas de Ahorro. 2. Auditoria realizada a 6 Organismos Pblicos. 3. Tutor Empresarial de 18 Bachilleres. 4. CHERING PROUG Analista de Costo (4. Aos). 5. Lago Country Club Auditor General (3 aos).
VI
INDICE GENERAL
p.p. DEDICATORIA.......................................................................................... IV AGRADECIMIENTO................................................................................. V RESUMEN CURRCULO TUTOR Vi INDICE GENERAL.................................................................................... VIII RESUMEN................................................................................................. XI ABSTRCT.................................................................................................. XII Introduccin....................................................................................... 1 CAPTULO
EL PROBLEMA..................................................................... 3 Planteamiento de Problema................................................... 3 Formulacin del Problema...................................................... 7 Sistematizacin del Problema 7 Objetivos de la Investigacin.................................................. 7 Objetivo General................................................................. 7 Objetivos Especficos......................................................... 8 Justificacin de la Investigacin.......................................... 8 Delimitacin de la Investigacin........................................... 9 MARCO TERICO................................................................. 10 Antecedentes de la Investigacin 10 Bases Tericas....................................................................... 14 Control Organizacional...................................................... 14 Generalidades sobre el Control Interno.............................. 16 Importancia de la Ejecucin del Control Interno................. 19 Estndares del Control Interno........................................... 23 Principios de Control Interno.............................................. 24 Control Interno del Activo Fijo............................................ 25 Necesidad de Control de los Activos Fijos Empresariales. 27 Activo Fijo Empresarial....................................................... 28 Caractersticas del Activo Fijo Empresarial........................ 28 Importancia de los Activos Fijos Empresariales................. 29 Incorporacin del Activo Fijo Empresarial.......................... 29 Registro del Activo Fijo Empresarial................................... 30 Desincorporacin del Activo Fijo Empresarial................... 31 Mejoras y Recuperacin del Activo Fijo Empresarial......... 32 Reparacin del Activo Fijo Empresarial............................. 32
VII
Revalorizacin del Activo Fijo Empresarial....................... 32 Depreciacin del Activo Fijo Empresarial.......................... 33 Sistema... 34 Importancia de los Sistemas 35 Caractersticas de los Sistemas. 35 Sistemas para los Activos Fijos. 36 Ciclo de Vida y Desarrollo de los Sistemas. 36 Sistema de Variables.............................................................. 38 MARCO METODOLGICO................................................... 41 Tipo de Investigacin.......................................................... 41 Diseo de Investigacin..................................................... 42 Poblacin y Muestra............................................................... 43 Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos............... 44 Validez y Confiabilidad del Instrumento................................. 44 Tcnica de Anlisis de los Datos........................................... 45 RESULTADOS DE LA INVESATIGACIN...........................
46
Anlisis de los Resultados...................................................... 46 Discusin de los Resultados.................................................. 59 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES........................ 62 SISTEMA CONTROL PARA ACTIVOS EMPRESARIALES. 64 BIBLIOGRAFA...................................................................... 88 ANEXOS................................................................................ 90 A. Diseo del Instrumento..................................................... 91 B. Formato de Validacin....................................................... 95 C. Resumen Currculo Autor 102
VIII
INDICE DE CUADROS Y TABLAS
p.p. CUADRO
Operacionalizacin de la Variable.......................................... 40 Caracterizacin de la Poblacin............................................. 43 TABLA
1 Identificacin y Etiquetado de Activos Fijos........................... 46 2 Actualizacin Listado Activos Fijos........................................ 47 3 Clasificacin Activos Fijos a Etiquetar.................................... 47 4 Codificacin por rea de Ubicacin....................................... 48 5 Codificacin por Rubro........................................................... 48 6 Cdigo Contable..................................................................... 49 7 Confiabilidad Proceso de Etiquetado de Activos Fijos........... 49 8 Capacidad de Personal.......................................................... 49 9 Mtodo de Depreciacin Utilizado.......................................... 50 10 Adaptacin Mtodo al Sistema Contable............................... 50 11 Manejo del Mtodo por Personal............................................ 51 12 Cumplimiento del Mtodo con Objetivos de Inversin........... 51 13 Confiabilidad del Mtodo........................................................ 51 14 Autorizacin de las Compras.................................................. 52 15 Soporte de Compras.............................................................. 52 16 Identificacin de Activos......................................................... 53 17 Identificacin para Control...................................................... 53 18 Registro a Costo de Adquisicin............................................ 54 19 Adecuacin de Registro......................................................... 54 20 Evaluacin de Activos Fijos.................................................... 54 21 Ajustes por Depreciacin........................................................ 55 22 Venta de Activos Depreciados............................................... 55 23 Transferencia de Activos Depreciados................................... 55 24 Desmantelamiento de Activos Depreciados........................... 56 25 Donacin de Activos Depreciados.......................................... 56 26 Autorizacin de Desincorporacin.......................................... 57 27 Retiro de Etiquetas................................................................. 57 28 Envo de Etiquetas a Contabilidad......................................... 57 29 Ajuste de Cuenta por Retiro................................................... 58 30 Ajuste Cuenta de Depreciacin.............................................. 58
IX
Prez, Juan (2005) Anlisis de las Normas y Procedimientos de Control Interno de los Activos Fijos Empresariales Diario La Verdad C.A. Trabajo Especial de Grado para optar al titulo de Especialista en Contadura mencin Auditoria. Del Convenio UCLA/ LUZ ubicadas respectivamente en Barquisimeto, Estado Lara y Maracaibo, Estado Zulia, Venezuela.
RESUMEN
La presente investigacin tiene como objetivo fundamental analizar las normas y procedimientos de control interno que se utilizan para el resguardo de los activos fijos empresariales en el Diario La Verdad, C.A.. En funcin de basar tericamente el estudio propuesto se recurri a autores como Stoner (1996), Ro (2000), Terry (1998), Meyers (1997), Meigs (1996), Kieso (1999), Horngren y Harrinson (1997), entre otros. El tipo de investigacin fue descriptiva, de diseo de campo, no experimental y transaccional, considerando una poblacin constituida por seis (6) sujetos pertenecientes a la estructura laboral de la empresa a los cuales se les suministr un instrumento estructurado por 30 tems. Al instrumento se les dio validez de contenido mediante juicio de expertos. La metodologa para el procedimiento de los datos fue cuantitativa utilizando estadsticas no paramtricas basadas en frecuencias absolutas, y cuyo anlisis e interpretacin se correspondi a tcnicas de estadstica descriptiva. Los resultados evidenciaron serias fallas en el control de los activos fijos, manifestados ello por las debilidades encontradas con relacin a los procedimientos para la identificacin y etiquetado de los activos fijos empresariales, y en los procesos de incorporacin y desincorporacin de los activos fijos empresariales en el Diario La Verdad, C.A . En consecuencia, se dise un sistema de control interno para los activos fijos empresariales.
Palabras claves: activos fijos, control interno, anlisis
X
Prez, Juan (2005) Anlisis de las Normas y Procedimientos de Control Interno de los Activos Fijos Empresariales Diario La Verdad C.A. Trabajo Especial de Grado para optar al titulo de Especialista en Contadura mencin Auditoria. Del Convenio UCLA/ LUZ ubicadas respectivamente en Barquisimeto, Estado Lara y Maracaibo, Estado Zulia, Venezuela.
ABSTRAC Present investigation has like main target to analyze the norms and procedures of internal control that are used for defense of the enterprise fixed assets in the Diario La Verdad C.A... In function to base youorrich the proposed study recursion to authors like Stoner (1996), Ror (2000), Terry (1998), Meyers (1997), Meigs (1996), Kieso (1999), Horngren and Harrinson (1997), among others. The type of investigation was descriptive, of design of field, non-experimental and transactional, considering one population constituted by six (6) subjects pertaining to labor structure of the company to which it provided to them an instrument structured by 30 tems. To the instrument content validity occurred them by means of judgment of experts. Methodology for the procedure of the data she was quantitative using you Characteristics non-parametric cradles in absolute frequencies, and whose analysis and interpretation correspond or to techniques of you Characteristics descriptive. The results demonstrated serious faults in the control of fixed assets, showed it by the weaknesses found with relation to the procedures for identification labeled n and of the enterprise fixed assets, and in the processes of addiction and retirement of the fixed assets enterprise in the Diario La Verdad C.A.. In consequence, design one system of internal control for the enterprise fixed assets. Key words: fixed assets, internal control, analysis
XI
INTRODUCCIN
Las organizaciones en la actualidad se han trazado metas especificas en
cuanto al registro y control interno de sus operaciones contables, para lo cual se
han planteado como estrategias operativas la implantacin de auditorias para
las diferentes operaciones de su estructura financiera.
En este sentido, un control interno consta de los procedimientos, normas,
las herramientas y los registros utilizados por una organizacin para desarrollar
la informacin contable y vincular con esta informacin a quienes corresponden
las tomas de decisiones.
Al respecto, el diseo, estructura y capacidad de los sistemas contables
varan entre una organizacin y otra, aun cuando el propsito bsico del mismo
en estas ser satisfacer las necesidades de la organizacin en cuanto a
informacin contable de la manera ms eficiente posible.
En este orden de ideas, una informacin particularmente importante dentro de
cualquier organizacin refiere a sus activos fijos. En efecto, su clasificacin de activos
implica para las organizaciones que ellos son parte de su patrimonio, el cual debe, en
ltima instancia, reflejarse en el balance general, en consecuencia, reflejar su situacin
econmica-financiera.
En consecuencia, se hace pertinente el control de los activos fijos, por lo
cual Kieso y Weygandt (1999, p.558), establecen que para llevar un control ms
eficaz los gerentes, administradores, auditores, deben llevar a cabo una serie
de actividades, entre las cuales: revisar que cualquier mejora debe ser
capitalizada, asegurarse que la depreciacin sea calculada ajustndose a los
principios contables de general aceptacin, realizar una cuenta control de cada
XII
activo fijo tangible, en el libro mayor, adquirir los activos fijos tangibles
mediante la requisicin acordada por personas autorizadas, entre otras.
En el caso especifico de la organizacin objeto de estudio, Diario La
Verdad, muchos factores afectan la estructura de su actividad contable de
control interno de sus activos fijos, destacndose como indicadores
diagnsticos que dan origen a la presente investigacin entre los ms
significativos las normas y los procedimientos aplicados lo cual constituye una
debilidad relevante para sus operaciones.
En torno a lo expuesto, la presente investigacin centra su objetivo en
analizar las normas y procedimientos de control interno que se utilizan para el
resguardo de los activos fijos empresariales en el Diario La Verdad, C.A., ello
en virtud de presentarse problemas al respecto, puntualizando, posterior a una
auditoria efectuada en el ao 2003, el informe del auditor (dictamen), en el cual
se sealan deficiencias atribuibles a un control inadecuado en lo pertinente al
resguardo de los activos fijos empresariales, atribuibles a un inadecuado control
sobre adiccin y retiro de activos, codificacin contable para los mismos, as
como, la ejecucin inadecuadas de tareas peridicas referidas a la inspeccin y
evaluacin de estos, ello con fines de depreciacin .
En este contexto, se analizan aspectos fundamentales relacionados con el
control interno de los activos fijos, como procedimientos para etiquetado de los
activos fijos, mtodos de depreciacin, procesos de adicin y retiro.
En virtud de lo expuesto, el enfoque sistemtico metodolgico de este
estudio operar de acuerdo a los siguientes procedimientos:
En el capitulo I, se diagnostica el problema objeto de estudio,
planteando objetivos a alcanzar su justificacin y correspondiente delimitacin
del estudio.
XIII
En el capitulo II, se sealan los antecedentes de la investigacin, as
como las bases tericas y la operacionalizacin de variables que sustentaran el
diseo metodolgico .
En el capitulo III, se seala el diseo metodolgico del estudio
especificando el tipo y diseo de la investigacin, poblacin a investigar con
base a tcnicas estadsticas descriptivas y la aplicacin de un cuestionario
como instrumento de recoleccin de los datos.
En el capitulo IV, se analizan e interpretan los datos, permitiendo la
obtencin de los resultados.
En el captulo V se propone el establecimiento de conclusiones y
recomendaciones.
Finalmente, el captulo VI se desarrolla el diseo del Sistema de Control
Interno de los activos fijos empresariales.
XIV
CAPITULO I
EL PROBLEMA
1. Planteamiento del Problema
EI actual dinamismo del entorno empresarial ha generado la imperiosa
necesidad de una vigilancia mas estrecha sobre el funcionamiento y los
controles de las empresas prestadoras de servicios de comunicacin masiva
impresa sin limitarse al control interno de los datos contables, sino a la
bsqueda de los mejores medios para controlar todas las dimensiones del
servicio (fiable, tangible, de responsabilidad, empata y seguridad), logrando un
mejoramiento continuo de procedimientos y planes de la empresa.
Segn Redondo (2000, p. 212) es esta preocupacin la que ha permitido
ampliar los tipos de control interno acorde a las nuevas orientaciones
empresariales, conservando en la practica su concepcin lgica-administrativa;
pero, logrando adaptarse a la realidad y necesidad de las organizaciones,
dejando de lado el mero propsito de examinar y evaluar para prever
desperdicios y deficiencias; por mtodos de gerencia contable en la bsqueda
de operaciones mas eficientes, mejores medios de control interno y
aprovechamiento al mximo de los recursos, lo cual se traduce en las empresas
de servicios, en la aceptacin de un desarrollo proactivo basado en el carcter
intangible en la operacin prestada, ejecutada y/o realizada.
En este sentido, la importancia de tener un buen sistema de control
interno en las organizaciones, se ha incrementado en los ltimos aos, esto
XV
debido a lo prctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al
momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades bsicas
que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado.
Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus
operaciones, conducir a conocer la situacin real de las mismas, es por eso, la
importancia de tener una planificacin que sea capaz de verificar que los
controles se cumplan para darle una mejor visin sobre su gestin.
Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organizacin en todos
los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del
negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y
confiabilidad de los datos contables, as como tambin llevar la eficiencia,
productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesin a las
exigencias ordenadas por la gerencia.
De lo anterior se desprende, que todos los departamentos que
conforman una empresa son importantes, pero, existen dependencias que
siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de afinar su
funcionabilidad dentro de la organizacin para garantizar el fiel cumplimiento de
las polticas de control interno, como una bandera clave para el xito de las
actividades contables y financieras.
Con base a lo indicado, en muchas de las empresas de servicios de
comunicacin masiva impresa, como el DIARIO LA VERDAD, C.A., se observa,
debido a una jerarqua administrativa rgida, el vaco en la acentuacin de
proyectos de control interno basados en normas y procedimientos especficos.
Partiendo de dicha realidad esta organizacin de servicios trabaja en funcin del
tiempo de sus operaciones, evitando el retrazar el trabajo y la mala asignacin de sus
recursos, lo que no es claro indicativo de una sana administracin, ya que la formulacin
de sus proyectos siempre implican un valor agregado a sus finanzas tomando en cuenta
los criterios de operacin y mantenimiento de la eficiencia operacional, la cual rara vez
XVI
es controlada de manera interna a menos que se disponga de un criterio gerencial
avanzado para la aplicacin de normas y procedimientos que garanticen la implantacin
de cambios efectivos.
En este lineamiento contable, resulta claro, que dichos cambios se
pueden lograr implementando y adecuando controles internos, los cuales sean
capaces de salvaguardar y preservar los bienes de un departamento o de la
empresa.
Dentro de este orden de ideas, (Catcora, 1996), expresa que el control
interno:
"Es la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza determinar si existe una seguridad razonable de las operaciones reflejadas en los estados financieros. Una debilidad importante del control interno, o un sistema de control interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro del sistema contable". (p. 238)
En esta perspectiva se debe afirmar que un departamento que no
aplique controles internos adecuados, puede correr el riesgo de tener
desviaciones en sus operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no
sern las ms adecuadas para su gestin e incluso podra llevar al mismo a una
crisis operativa, por lo que, se debe asumir una serie de consecuencias que
perjudican los resultados de sus actividades.
Conforme a la revisin de algunos conceptos con relacin al control
interno , se puede decir que estos controles en muchas de las empresas de
servicios de comunicacin masiva impresa, como el DIARIO LA VERDAD, C.A
permiten definir la forma sistemtica de como las empresas han visto la
necesidad de implementar controles administrativos en todos y cada uno de sus
operaciones diarias. Dichos controles se deben establecer con el objeto de
reducir el riesgo de prdidas y en sus defectos prever las mismas.
XVII
Es decir, sea cual sea la aplicacin del control interno que se quiere
implementar para la mejora organizativa, existe la posibilidad del surgimiento de
situaciones inesperadas. Para esto es necesario aplicar un control preventivo,
siendo estos los que se encargaran de ejecutar los controles antes del inicio de
un proceso o gestin administrativa. Adicionalmente, se cuentan con controles
de deteccin de los cuales se ejecutan durante o despus de un proceso, la
eficacia de este tipo de control depender principalmente del intervalo de
tiempo transcurrido entre la ejecucin del proceso y la ejecucin del control.
Para evaluar la eficiencia de cualquier serie de procedimiento de control,
es necesario definir los objetivos a cumplir. Unido a esto, (Poch, 1999, p. 123),
expresa "el control interno aplicado de la gestin tiene por meta la mejora de los
resultados ligados a los objetivos." Esto deduce la importancia que tienen los
controles y en tal sentido, (Leonard, 1999, p. 33), asegura "los controles
internos son en realidad una tarea de comprobacin para estar seguro que todo
se encuentra en orden.".
En este sentido, es bueno resaltar, en el caso especifico, el servicio de
comunicacin masiva impresa DIARIO LA VERDAD, fundado el 19 de Abril de
1998, como una alternativa de informacin destinada a satisfacer las demandas
del mercado zuliano, que si los controles se aplican de una forma ordenada y
organizada, entonces existir una interrelacin positiva entre ellos, esto
conforma a que en la actualidad, posterior a una auditoria efectuada en el ao
2003, el informe del auditor (dictamen) seala deficiencias atribuibles a un
control inadecuado en lo pertinente al resguardo de los activos fijos
empresariales, atribuibles a un inadecuado control sobre adiccin y retiro de
activos, codificacin contable para los mismos, as como, la ejecucin
inadecuada de tareas peridicas referidas a la inspeccin y evaluacin de lo
estos, ello con fines de depreciacin.
Dentro de este contexto diagnostico cabe destacar que el control interno
para los activos fijos, conforme a las debilidades planteadas, no otorga
XVIII
seguridad a las funciones que se cumplen de acuerdo con las expectativas
planeadas, e igualmente imposibilita aplicar correctivos para las fallas que
pudiesen existir con el fin de tomar medidas y as su reiteracin. Imposibilidad la
cual se acrecienta en la medida de no existir en el DIARIO LA VERDAD C.A.
normas y procedimientos bien definidos para el control de los activos fijos
empresariales.
Sin embargo sobre este punto, es importante sealar que, para que un
control interno en empresas de servicios de comunicacin masiva impresa,
como el DIARIO LA VERDAD, C.A, rinda su cometido en lo tendiente al
resguardo de los activos fijos, debe ser: oportuno, claro, sencillo, gil, flexible,
adaptable, eficaz, objetivo y realista. Todo esto tomando en cuenta que la
clasificacin del mismo puede ser preventiva o de deteccin para que sea
originaria, en funcin de que el control interno contable representa el soporte
bajo el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. Un control interno
de los activos fijos es importante por cuanto no se limita nicamente a la
confiabilidad en la manifestacin de las cifras que son reflejadas en los estados
financieros, sino tambin evala el nivel de eficiencia operacional en los
procesos contables y administrativos.
A este respecto, expresan Horngren & Harrison (1997), que
Toda organizacin presenta un alto porcentaje del patrimonio constituido por sus activos, lo cual conduce al optimo funcionamiento de sus operaciones debido a la calidad de sus bienes permanentes de los mismos, de igual manera, los activos fijos tangibles por su naturaleza de bien perdurable en el tiempo permite que la organizacin establezca planes estratgicos de elaboracin de un producto especifico que genera utilidad y permite ampliar el potencial y la fuerza productiva de la empresa (p. 330).
En torno a todo lo expuesto, llevar a cabo un estudio el cual tenga como objetivo
fundamental analizar el control interno de los activos fijos empresariales en el Diario La
Verdad, vendra a permitir conocer la verdadera dinmica de esta variable en este mbito
XIX
empresarial, lo cual pudiese, sus resultados, servir de base para emprender las acciones
pertinentes en funcin de corregir o mejorar aquellos aspectos necesarios de ello.
1.1. Formulacin del Problema.
Establecindose como norte investigativo las empresas de servicios de
comunicacin masiva impresa, se intenta mediante este estudio responder a la
siguiente interrogante:
Cules son las normas y procedimientos de control interno que se utilizan
para el resguardo de los activos fijos empresariales en el DIARIO LA VERDAD,
C.A?.
Sistematizacin del Problema.
De la anterior interrogante, se desprenden a su vez las siguientes, a las
cuales se les debe dar respuesta:
Cmo se desarrollan los procedimientos para la identificacin y etiquetado
de los activos fijos empresariales en el Diario La Verdad?.
El mtodo de depreciacin de los activos fijos empresariales utilizado en el
Diario La Verdad se cumple su funcin adecuadamente?
Cmo se desarrollan los procesos de incorporacin y desincorporacin
(adicin y retiro) de los activos fijos empresariales en el Diario La Verdad, C.A?
2. Objetivos de la Investigacin.
2.1. Objetivo General.
Analizar las normas y procedimientos de control interno que se utilizan para
el resguardo de los activos fijos empresariales en el DIARIO LA VERDAD, C.A.
2.2. Objetivo Especficos.
v Analizar los procedimientos para la identificacin y etiquetado de los activos
fijos empresariales en el Diario La Verdad.
XX
v Evaluar el mtodo de depreciacin de los activos fijos empresariales
utilizado en el Diario La Verdad.
v Examinar los procesos de incorporacin y desincorporacin (adicin y retiro)
de los activos fijos empresariales en el Diario La Verdad, C.A .
3. Justificacin E Importancia del Estudio.
Las empresas de servicios de comunicacin masiva impresa tienden a
orientar su visin en los procesos, organizacionales que les aporten legitimidad,
imagen y posicionamiento, partiendo de los reportes administrativos que surgen
de la productividad de sus empleados y servicios; la cual se traduce en que sus
gerentes olvidan el auditar sus finanzas a largo plazo, lo cual no permite estar
alerta sobre lo cambios internos y externos de la organizacin.
De esta manera se obvia la necesidad de las funciones de control interno
contable que les permite evaluar cnsona y minuciosamente las fortalezas y
debilidades de su activo fijo empresarial, varindolas por el establecimiento de
planes estratgicos que se de a muy largo plazo pueden generar resultados
positivos y negativos. Esta realidad justifica la investigacin en el Diario La
Verdad C.A., pues los activos fijos representan un 70% de sus activos, en
consecuencia, se hace ms que pertinente analizar las normas y
procedimientos de control interno que se utilizan para el resguardo de los
activos fijos empresariales.
Es as, como surge la necesidad para la presente investigacin de
aportar a nivel institucional un estudio prctico para empresas de servicio de
comunicacin impresa que reivindique la labor contable e investigativa que
sobre sus estudiantes se cierne, a nivel cientfico contribuir con el avance de las
ciencias econmicas y sociales como proceso de organizacional y a nivel
socioeconmico, insertando los procesos administrativos contables, normas y
procedimientos de control interno de activos como tcnicas, mtodos y
herramientas para fortalecer la economa empresarial.
XXI
4. Delimitacin de la Investigacin.
EI presente estudio versa sobre control interno de activos fijos
empresariales para las empresas de servicios de comunicacin masiva impresa
siendo su campo de ejecucin el Municipio Maracaibo del Estado Zulia, de
forma especfica las instalaciones de la Organizacin DIARIO LA VERDAD,
C.A, , en un tiempo estimado de realizacin entre Abril de 2005 a Septiembre
de 2005.
XXII
CAPITULO II
MARCO TEORICO
En este capitulo se tratarn los puntos referentes a los antecedentes de
la investigacin, as como unas bases tericas reportadas en varios enfoques
que darn sustentacin a la investigacin que permita construir el sistema de
variable y poder ser operacionalizada.
1. Antecedente de la Investigacin
Haciendo referencia al control interno, se han llevado a cabo varios
trabajos e investigaciones que aunque no todos son relacionados estrictamente
con el control interno, han resultado de gran utilidad para el desarrollo de esta
investigacin.
Dentro de estos se puede mencionar Massih, (2002), en su investigacin
titulada Diseo de un Sistema de Control Interno para el rea de
Comercializacin de las empresas de Ventas y Asesoramiento Tcnico de
Vlvulas para las Industrias realizada en la Universidad Dr. Rafael Belloso
Chacin. Para cumplir con los objetivos el investigador se apoy en los autores
como Gmez (1996), Stoner, Freeman y Gilbert (1996), Burbano (1995), para
dar respuesta al enfoque terico.
El tipo de investigacin se catalogo como descriptiva y aplicada y del tipo
no experimental. La poblacin de esta investigacin es de carcter finita
accesible y objetiva, se constituyo por los gerentes y empleados en el rea de
ventas de la empresa, un total de diecisiete (17) personas, a las cuales se le
aplic un cuestionario estructurado de preguntas abiertas, de mltiples
alternativas y dicotmicas.
XXIII
En cuanto a la validez y confiabilidad del instrumento aplicado se someti
a la evaluacin de cinco ( 5 ) expertos acadmicos, donde cada uno de los
expertos registraron en un formato su opinin, con respecto al diseo,
evaluando su redaccin, pertenencia con los objetivos, variable e indicadores
correspondientes. Los datos obtenidos con las respuestas registradas por la
poblacin, fueron tabulados y analizados a travs de estadstica descriptiva
tales como frecuencias absolutas en cuadros comparativos.
En lneas generales se observo con la ejecucin de este trabajo una
necesidad de establecer lineamientos bsicos que permitan el adecuado control
interno de ventas y de manera de facilitar su oportuno control.
Este trabajo tiene relevancia para la presente investigacin por cuanto
contribuye para la estructuracin de la base terica, as tambin los resultados
de las mismas ofrecieron puntos de vistas que podra estar enfocado los
resultados a ser generado en la investigacin a realizar.
Arcenio, (2002), en su proyecto Diseo de un Sistema de Control Interno
en Empresas del Sector Petrolero, realizado en la Universidad Dr. Rafael
Belloso Chacin. El investigador se apoya en autores como Gmez (1996),
Stoner, Freeman y Gilbert (1996), Burbano (1995), para dar respuesta al
enfoque terico.
La investigacin se constituyo de tipo descriptivo, aplicada y de campo, se
utiliz como instrumento de recoleccin de datos, un cuestionario utilizado para
la recoleccin de datos, la tcnica utilizada fue observacin directa simple con
revisin documental y como instrumento se aplico una entrevista estructurada
con repuestas dicotmicas y abiertas.
La validez del instrumento se acudi al juicio de los expertos profesionales
en el rea de estudio. No se realizo calculo de confiabilidad, debido que el
tamao de la poblacin fue considerado en su totalidad ya que es finita y
accesible.
XXIV
Los resultados arrojaron que existen deficiencias en las comunicaciones
del personal, formatos, procedimientos, controles, ayuda en los sistemas de
informacin, carencia de conocimientos tcnicos y financieros del personal y
falta de consideracin de premisas.
Esta investigacin presenta semejanzas con respecto al estudio que se
realiza, en ambos casos se pretende implementar un control que establezca
mecanismos estratgicos para la implementacin de un control presupuestario
en la industria.
En este orden de ideas otro de los trabajos presentados es el de Lpez,
(2001), en su investigacin titulada Diseo de un Modelo Administrativo para la
Formulacin Ejecucin y Control interno de Gastos de una Empresa
Petroqumica, realizada en la Universidad Dr. Rafael Belloso Chacin.
El investigador se apoyo en el punto de vista de varios autores, entre los
cuales se puede nombrar George T y Slephen F (1986), Koontz & ODonnell
(1987), Burbano, J y Ortiz (1995), Gomez, F. (1989).
Se realiz una investigacin basada en un diseo descriptivo de campo, se
llevo a cabo en el entorno de estudio. Por ser una investigacin no experimental
se utilizo un diseo de investigacin transaccional o transversal descriptivo. La
poblacin esta constituida de manera finita, la muestra conformada por los
empleados pertenecientes a la nmina mayor de la Superintendencia, asciende
a 66 empleados. El muestreo utilizado en esta investigacin fue no
probabilstica intencional.
Se les aplic un cuestionario conformado por preguntas cerradas con
opcin de respuestas dicotmicas y de seleccin mltiple, en cuanto a la validez
y confiabilidad el instrumento fue entregado al tutor, al asesor metodolgico y a
tres expertos en el rea de la gerencia empresarial y con experiencia en manejo
financiero los cuales validaron el mismo.
XXV
Los resultados muestran que el sistema de formulacin ejecucin y control
actual no se ajusta a las exigencias de la organizacin, ni a la actualidad
tecnolgica de los procesos financieros. Se recomend a la empresa hacer los
cambios y adaptaciones pertinentes para el logro de mejores resultados.
El aporte que est dando la investigacin ante referida es lo relacionado a
la necesidad de tener un buen control para la toma de decisiones oportunas, y
para ello solo se consigue teniendo una adecuada supervisin y control en las
desviaciones financieras, las cuales se puede controlar siempre y cuando se
aplique un eficiente control presupuestario; as mismo, la bibliografa utilizada
se emplea como referencia en la base terica.
Prez, (2001), en su trabajo de grado titulado Sistema de Control interno
para los Laboratorios Integrados de Campo de la Gerencia de Automatizacin
para PDVSA, realizada en la Universidad Dr. Rafael Belloso Chacin.
Para cumplir con los objetivos el investigador se apoyo en los autores
como Murdick (1988), Gmez Rondn (1996), Mallo y Merlo (1995), Bustein y
Stosiowski (1994) para dar respuesta al enfoque terico.
El mtodo de investigacin utilizado fue descriptivo, de campo, aplicada y
transaccional. La Tcnica e instrumento de recoleccin de datos utilizada fue la
encuesta, a travs de la aplicacin de un cuestionario de cincuenta (50)
preguntas a la poblacin de estudio la cual fue finita accesible de seis (6)
personas, adems del anlisis de documentos relacionados con las
formulaciones de los presupuestos realizados durante los aos 1999 y 2000,
como tcnica de anlisis de datos se utiliz la estadstica descriptiva, mediante
la distribucin de frecuencia absoluta y relativa.
El instrumento aplicado fue sometido a un proceso de validez a travs del
juicio de los expertos, el cuestionario fue considerado valido en cuanto al nivel
de contenido, pertinencia y coherencia.
XXVI
El diseo del modelo, propiamente dicho cumple con las normativas de
planificacin y control de proyectos analizados a lo largo del presente estudio,
constituyndose en una aproximacin valida y exacta de los recursos asignados
al proyecto. Se recomend la implantacin del Sistema, por medio de lo cual la
empresa obtendr beneficios como el uso de informes detallados que sern la
herramienta ms idnea a la hora de realizar la planificacin y control interno de
los procesos financieros de los Laboratorios Integrados de Campo.
El aporte que est dando la investigacin ante referida es lo relacionado a
las bases tericas utilizadas exclusivamente, en vista que la investigacin que
se esta realizando no se refiere a la formulacin de presupuestos, si no al
Control del mismo.
Los estudios previos antes sealados, conjuntamente con los
procedimientos imperantes en la empresa, se relacionan con el problema
planteado en el proceso de investigacin, por cuanto se requiere de asignacin
de responsabilidades, conocimientos de los procesos y sistemas,
establecimientos de ciertos parmetros y la accin oportuna para el mejor
control de los procesos y elementos financieros.
La revisin de antecedentes sirvi como referencia en el estudio del
Control interno financiero para las empresas de publicaciones periodisticas,
puesto que dichas investigaciones presentan similitud con la variable de estudio
y a su vez con relacin a la metodologa utilizada.
En trminos generales todos estos aportes anteriormente expuestos
constituyen una gua de accin para la realizacin del actual estudio, en lo que
se refiere a las bases tericas, situaciones problemticas especificas,
determinacin de los objetivos a cumplir, las conclusiones y las
recomendaciones aportadas que se descifran y orientan la recoleccin de toda
la informacin terica posible para la realizacin de este estudio.
XXVII
A continuacin se presentara la teora que servir de sustento a esta
investigacin.
2. Bases Tericas.
En el contexto metodolgico las bases tericas constituyen un aporte
significativo para una investigacin, ello en funcin de otorgar una base a los
indicadores objeto de estudio, en este sentido se indican la siguiente base
conceptual.
2.1. Control Organizacional
En torno al control organizacional, expresan Stoner y otros (1996, p. 610),
que:
El control es una actividad trivial, que forma parte de la vida cotidiana del ser humano, conscientemente o no. El hombre que gua el automvil cuando se dirige al trabajo, la duea de casa que atiende al silencio de la olla de presin, el alumno a quien se reprende por obtener una nota baja en el colegio, el menor a quien se impide entrar a una pelcula permitir solamente para adultos, estn, todos ellos, ejerciendo funcin de agentes activos o pasivos de una actividad de control.
En este sentido, para Banduras & Ortiz (1996, p. 85) la finalidad bsica del
control es la modificacin del comportamiento de al persona u objeto que se
controla. En el caso del control administrativo, se mira bsicamente al
comportamiento humano. El comportamiento de objetos tales como
computadoras, cohetes teledirigidos, termostatos, etc. pertenece al campo de la
ingeniera.
XXVIII
En funcin de ello, el control es una funcin que se realiza mediante
parmetros que han sido establecido anteriormente al acaecimiento del
fenmeno controlado, es decir, el mecanismo de control es fruto de una
planificacin y, por lo tanto, apunta al futuro. El sistema de control se proyecta
sobre la base de previsiones del futuro y debe ser suficientemente flexible para
permitir adaptaciones y ajustes que se originen en discrepancias entre el
resultado previsto y el ocurrido. Esto significa que el control es una funcin
dinmica, no slo porque admite ajustes, sino tambin por estar presente en
cada actividad humana, renovndose ciclo tras ciclo.
En referencia a lo expuesto, hay casos en que unas mismas situaciones
se repiten durante un perodo relativamente prolongado de tiempo (planes
permanentes), de tal manera que los posibles acaecimientos se conocen con un
razonable grado de certeza. En caso, por ejemplo, de las operaciones
repetitivas, de produccin en masa, donde los parmetros de control, una vez
establecidos, permanecen estables por un perodo: determinado tiempo, solo se
modifican cuando se intenta efectuar cambios en el proceso de produccin, en
el modelo de calidad, en los niveles de las existencias, etc.
En ese caso, Mndez (2000, p. 233) seala que es posible programar el
funcionamiento del sistema de control, es decir, programar el funcionamiento
del sistema de control, es decir, establecer normas para que responda
automticamente a las situaciones que ocurren con frecuencia, informndose
solamente de los sucesos excepcionales.
As mismo, expresa Mndez (2000, p. 233), que:
La planificacin se efecta con un mayor nivel de incertidumbre y naturalmente, sta se refleja tambin en los parmetros de control. en ese caso, el control instituido debe ser altamente dinmico, de modo que acompae a la etapa de ejecucin, de manera permanente y en todas sus fases, proporcionando informacin constante de la situacin real en las diversas variables, para permitir al agente
XXIX
evaluar y decidir en cuanto a la gravedad de los errores y tomar las decisiones necesarias, ello acorde a los tipos de control administrativos existentes y la efectividad de su aplicacin.
No obstante, hay casos, sin embargo, en que una secuencia de
actividades debe realizarse solamente una vez, por lo que no se dispone de
experiencia acumulada que permita identificar con precisin todas las
situaciones futuras posibles. Se encuentran en ese caso los planes ad hoc,
entre los cuales est el proyecto.
2.2. Generalidades sobre el Control Interno.
Para Del Ro (2000, p 11-8) el control interno ha sido definido bajo dos
grandes perspectivas, una perspectiva limitada y una perspectiva amplia. Desde
la perspectiva limitada, el control se concibe como la verificacin a posteriori de
los resultados conseguidos en el seguimiento de los objetivos planteados y el
control de gastos invertido en el proceso realizado por los niveles directivos
donde la estandarizacin en trminos cuantitativos, forma parte central de la
accin de control.
Bajo la perspectiva amplia, el control interno es concebido como una
actividad no slo a nivel directivo, sino de todos los niveles y miembros de la
entidad, orientando a la organizacin hacia el cumplimiento de los objetivos
propuestos bajo mecanismos de medicin cualitativos y cuantitativos. Este
enfoque hace nfasis en los factores sociales y culturales presentes en el
contexto institucional ya que parte del principio que es el propio comportamiento
individual quien define en ltima instancia la eficacia de los mtodos de control
elegidos en la dinmica de gestin.
Todo esto lleva a pensar que el control interno es un mecanismo que
permite corregir desviaciones a travs de indicadores cualitativos y cuantitativos
dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los
XXX
objetivos claves para el xito organizacional, es decir, el control se entiende no
como un proceso netamente tcnico de seguimiento, sino tambin como un
proceso informal donde se evalan factores culturales, organizativos, humanos
y grupales.
El control interno es una etapa primordial en la administracin, pues,
aunque una empresa cuente con magnficos planes, una estructura
organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr
verificar cul es la situacin real de la organizacin si no existe un mecanismo
que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
El concepto de control interno es muy general y puede ser utilizado en el
contexto organizacional para evaluar el desempeo general frente a un plan
estratgico.
A fin de incentivar que cada uno establezca una definicin propia del
concepto se revisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos del
tema:
Henry Farol (citado por Del Ro, 2000, p 11-8): El control interno consiste
en verificar si todo ocurre de conformidad con el PANM adoptado, con
las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como
fin sealar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se
produzcan nuevamente.
Robert B. Bucele (citado por Del Ro, 2000, p 11-8): El proceso de
medir los actuales resultados en relacin con los planes, diagnosticando
la razn de las desviaciones y tomando las medidas correctivas
necesarias.
George R. Terry (1998, p.33) : El proceso para determinar lo que se est
llevando a cabo, valorizacin y, si es necesario, aplicando medidas
correctivas, de manera que la ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo
planeado.
XXXI
Bur K. Scanlan (citado por Del Ro, 2000, p 11-8) : El control interno
tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con
los planes establecidos.
Robert C. Appleby (citado por Del Ro, 2000, p 11-8) : La medicin y
correccin de las realizaciones de los subordinados con el fin de
asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para
alcanzarlos se cumplan econmica y eficazmente.
Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet (citado por Ro,
2000, p 11-8) : Es la regulacin de las actividades, de conformidad con
un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.
Harold Koontz y Ciril ODonell (2001, p.57): Implica la medicin de lo
logrado en relacin con lo estndar y la correccin de las desviaciones,
para asegurar la obtencin de los objetivos de acuerdo con el plan.
Chiavenato (2001, p.345) : El control es una funcin administrativa: es la
fase del proceso administrativo que mide y evala el desempeo y toma
la accin correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un
proceso esencialmente regulador.
En este sentido, para el presente investigador, la palabra control interno
tiene muchas connotaciones y su significado depende de la funcin o del rea
en que se aplique; y esta puede ser entendida:
Como la funcin administrativa que hace parte del proceso administrativo
junto con la planeacin, organizacin y direccin, y lo que la precede.
Como los medios de regulacin utilizados por un individuo o empresa,
como determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en una
empresa para acompaar y avalar su desempeo y orientar las
decisiones. Tambin hay casos en que la palabra control sirve para
disear un sistema automtico que mantenga un grado constante de flujo
o de funcionamiento del sistema total; es el caso del proceso de control
XXXII
de las refineras de petrleo o de industrias qumicas de procesamiento
continuo y automtico: el mecanismo de control detecta cualquier desvo
de los patrones normales, haciendo posible la debida regulacin.
Como la funcin restrictiva de un sistema para mantener a los
participantes dentro de los patrones deseados y evitar cualquier desvo.
Es el caso del control de frecuencia y expediente del personal para evitar
posibles abusos. Hay una imagen popular segn la cual la palabra
control est asociada a un aspecto negativo, principalmente cuando en
las organizaciones y en la sociedad es interpretada en el sentido de
restriccin, coercin, limitacin, direccin, refuerzo, manipulacin e
inhibicin.
Tambin para la investigadora hay otras connotaciones para la palabra
control interno:
Comprobar o verificar;
Regular;
Comparar con un patrn;
Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar);
Frenar o impedir.
Evidentemente todas esas definiciones representan concepciones
incompletas del control interno, quizs definidas en un modo subjetivo y de
aplicacin; en definitiva, debe entenderse el control interno como:
Una funcin administrativa, ya que conforma parte del proceso de
administracin, que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad,
proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado est cumpliendo y/o
alcanzando o no los resultados que se esperan, siendo considerados dentro de
estos:.
XXXIII
Relacin con lo planteado: Siempre existe para verificar el logro de los
objetivos que se establecen en la planeacin.
Medicin: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los
resultados.
Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control, es
descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecucin y la
planeacin.
Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y corregir
los errores.
Correccin de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores
de planeacin, organizacin o direccin.
Previsin de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar
errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeacin,
organizacin o direccin.
2.3. Importancia de la Ejecucin del Control Interno
Para Meyers (1997, p. 236) una de las razones ms evidentes de la
importancia del control interno es porque hasta el mejor de los planes se puede
desviar. El control se emplea para:
Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se
corrige para eliminar errores.
Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de
cualquier organizacin. Los mercados cambian, la competencia en todo
el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atencin del
pblico. Surgen materiales y tecnologas nuevas. Se aprueban o
enmiendan reglamentos gubernamentales. La funcin del control sirve a
XXXIV
los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo
ello, porque les ayuda a detectar los cambios que estn afectando los
productos y los servicios de sus organizaciones.
Producir ciclos ms rpidos: Una cosa es reconocer la demanda de los
consumidores para un diseo, calidad, o tiempo de entregas mejorados,
y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la
entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes
de la actualidad no solo esperan velocidad, sino tambin productos y
servicios a su medida.
Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de
obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la
administracin, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos
de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente.
Asimismo, el principal objetivo de una organizacin debera ser "agregar
valor" a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo
comprarn, prefirindolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia,
este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la
medida lograda aplicando procedimientos de control.
Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo: La tendencia
contempornea hacia la administracin participativa tambin aumenta la
necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados
trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad ltima de
la gerencia. Por el contrario, cambia la ndole del proceso de control. Por
tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de
los empleados, sin entorpecer su creatividad o participacin en el trabajo.
Al respecto, Salgueiro (2000, p. 154) expone que se podra decir que la
importancia del control interno se basa en la consecucin de las siguientes
actividades:
XXXV
a) El agente de la planificacin del control interno, representado por los
individuos o grupos encargados de realizar el proceso en todas sus etapas.
Dentro de ciertos limites, la calidad del control es funcin de la capacidad
decisoria, tcnica y poltica de estos individuos o grupos. Una buena
planificacin del control empresarial exige de los responsables del proceso un
conocimiento profundo, no solamente de la metodologa de la planificacin, sino
tambin de los campos que se proponen alcanzar a travs de ese control.
b) El proceso receptor, que es el objeto del control interno, o sea, aquel
que se pretende llevar a la situacin deseada,
c) La previsin, que es el elemento sobre el cual se fundamenta todo el
proceso de control y en cuya rbita actan los dems. El control, en su carcter
de anticipacin del futuro, requiere capacidad de previsin hacia las diversas
opciones y escenarios posibles, de modo que la utilizacin de los recursos se
efecte de manera eficiente. La previsin busca principalmente anticipar, en
cuanto sea posible, el comportamiento de las variables que se encuentran fuera
del control humano, de modo que se puedan crear medios de adaptacin a sus
efectos o dar soluciones de emergencia.
As mismo, busca anticipar el comportamiento de las variables
susceptibles de control interno, a fin de determinar parmetros que permitan
evaluar, en cada momento, el desempeo del sistema.
d) La informacin disponible que, dependiendo de su calidad, de su
cantidad y del horizonte de tiempo sobre el cual se extiende, determina el
mayor o menor poder de accin del agente sobre las variables. Cuanto mayor
sea ese horizonte de tiempo, mayor ser la incertidumbre asociada a la
informacin correspondiente.
e) Los objetivos, que actan como puntos de referencia durante el
desarrollo del proceso. Todas las acciones concebidas durante el proceso de
planificacin deben estar, directa o indirectamente, relacionadas con los
XXXVI
objetivos que han de cumplirse. Los objetivos mal definidos o la falta de
atencin para la contribucin que corresponde a cada una de las acciones para
la consecucin del objetivo son factores que conllevan necesariamente a un
grado de eficiencia inferior al deseado.
f) Los medios, representados por los recursos fsicos, humanos y
financieros disponibles y cuya combinacin debe, obedeciendo a determinados
patrones de eficiencia, conducir al resultado deseado.
g) Los plazos, que definen el perodo dentro del cual debern alcanzarse
los objetivos, representan una restriccin que no puede perderse de vista.
Como en el caso de los objetivos, al fijacin de plazos irreales conduce a una
prdida de eficiencia. Por otro lado, ya que el proceso de planificacin es una
etapa-medio para la consecucin de los objetivos, sufre tambin las
restricciones de plazos establecidos para el todo, la falta de tiempo til para una
planificacin adecuada puede ocasionar serias repercusiones en el desarrollo
posterior de los trabajos.
h) La coordinacin, cuyo propsito es la concatenacin de las acciones,
teniendo en cuenta la conexin entre ellas, las prioridades y los requisitos de
cada una de las mismas en lo que se refiere a la absorcin de recursos fsicos,
financieros y humanos. El grado de coordinacin entre las acciones demuestra
la calidad de la planificacin, pues constituye un factor primordial para la
utilizacin eficiente de los recursos.
i) La eficiencia, que, al igual que los objetivos, debe estar presente en
todas las etapas, constituye uno de los criterios permanentes para la evaluacin
de las ventajas y desventajas de cada accin que ha de prescribirse.
j) La decisin, que corresponde a la formalizacin de la accin que ha de
desencadenarse en cada etapa del proceso continuo que deber llevar a la
consecucin del objetivo deseado. No siempre una decisin est asociada a la
planificacin: Una decisin puede ser tomada y puesta en marcha sin que haya
XXXVII
planificado. El caso inverso, sin embargo, no es verdadero. Para que haya
planificacin es necesaria la existencia de una decisin y, ms an, que esa
decisin se refiera a un suceso futuro. Por lo tanto, en esa decisin se refiere a
un suceso futuro. Por lo tanto, en ese caso, la decisin presenta una
caracterstica muy especial, a saber, que sus consecuencias no se dejarn
sentir inmediatamente, sino en un perodo futuro.
De esa manera, se vuelve imposible una evaluacin inmediata de sus
consecuencias y la adopcin de las providencias que esa evaluacin
recomiende. Cuanto mayor sea el distanciamiento en el tiempo, entre el
momento de la decisin y el momento en que deba concretarse la accin,
mayor ser tambin el grado de incertidumbre involucrado en la decisin. Mayor
ser, por lo tanto, la probabilidad de que una accin difiera del escenario real
para el cual fue prevista.
Es decir, los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que
facilitarn alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificacin y
organizacin para fijar qu debe hacerse y cmo.
Igualmente, el hacer es poner en prctica el cmo se planific y organiz la
consecucin de los objetivos. De ste hacer se desprende una informacin que
proporciona detalles sobre lo que se est realizando, o sea, ella va a esclarecer
cules son los hechos reales. Esta informacin debe ser clara, prctica y
actualizada al evaluar.
As mismo, el evaluar que no es ms que la interpretacin y comparacin de la
informacin obtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar decisiones acerca de
que medidas deben ser necesarias tomar.
Finalmente, la mejora es la puesta en prctica de las medidas que
resolvern las desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.
2.4. Estndares del Control Interno
XXXVIII
Para Gonzlez (1999, p. 489) el control interno es un proceso cclico y
repetitivo. Est compuesto de cuatro elementos que se suceden:
Establecimiento de estndares: Es la primera etapa del control, que
establece los estndares o criterios de evaluacin o comparacin. Un
estndar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluacin
o comparacin de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estndares; los
cuales se presentan a continuacin:
Estndares de cantidad: Como volumen de produccin, cantidad de
existencias, cantidad de materiales primas, nmeros de horas, entre
otros.
Estndares de calidad: Como control interno de materia prima recibida,
control de calidad de produccin, especificaciones del producto, entre
otros.
Estndares de tiempo: Como tiempo estndar para producir un
determinado producto, tiempo medio de existencias de un productos
determinado, entre otros.
Estndares de costos: Como costos de produccin, costos de
administracin, costos de ventas, entre otros.
Evaluacin del desempeo: Es la segunda etapa del control, que tiene
como fin evaluar lo que se est haciendo.
Comparacin del desempeo con el estndar establecido: Es la tercera
etapa del control, que compara el desempeo con lo que fue establecido
como estndar, para verificar si hay desvo o variacin, esto es, algn
error o falla con relacin al desempeo esperado.
Accin correctiva: Es la cuarta y ltima etapa del control que busca
corregir el desempeo para adecuarlo al estndar esperado. La accin
XXXIX
correctiva es siempre una medida de correccin y adecuacin de algn
desvo o variacin con relacin al estndar esperado.
2.5. Principios de Control Interno
Expone Garca (1999, p. 247) que:
A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarle el grado de control interno correspondiente, ello como principio de equidad fundamental. De la misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se estn cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada est siendo debidamente ejercida.
En este sentido, ningn control interno ser vlido si no se fundamenta
en los objetivos, por tanto es imprescindible establecer medidas especificas de
actuacin, o estndares, que sirvan de patrn para la evaluacin de lo
establecido mismas que se determinan con base en los objetivos.
Los estndares permiten la ejecucin de los planes dentro de ciertos
lmites, evitando errores y, consecuentemente, perdidas de tiempo y de dinero.
Cabe destacar que al principio de equidad sealado con anterioridad se le
pueden sumar los siguientes:
De la oportunidad: El control interno, necesita ser oportuno, es decir,
debe aplicarse antes de que se efecte el error, de tal manera que sea
posible tomar medidas correctivas, con anticipacin.
De los objetivos: Se refiere a que el control interno existe en funcin de
los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para
alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningn control ser valido si no
XL
se fundamenta en los objetivos y si, a travs de l, no se revisa el logro
de los mismos.
De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se
presenten en relacin con los planes deben ser analizadas
detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo
originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en futuro. Es
intil detectar desviaciones si no se hace el anlisis de las mismas y si
no se establecen medidas preventivas y correctivas.
De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control interno
debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en
relacin con las ventajas reales que este reporte. Un control slo deber
implantarse si su costo se justifica en los resultados que se esperen de
el; de nada servir establecer un sistema de control si los beneficios
financieros que redita resultan menores que el costo y el tiempo que
implican su implantacin.
De excepcin: El control interno debe aplicarse, preferentemente, a las
actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y
tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratgicas
requieren el control. Este principio se auxilia de mtodos probabilsticos,
estadsticos o aleatorios.
De la funcin controladora: La funcin controladora por ningn motivo
debe comprender a la funcin controladora, ya que pierde efectividad de control
interno. Este principio es bsico, ya que seala que la persona o la funcin que
realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.
2.6. Control Interno del Activo Fijo
Expresa Meigs (1996, p.98), que
XLI
El activo fijo debe controlarse no solamente de manera fsica, sino por medio de una cuenta de control para cada grupo de activo, apoyadas en cuentas auxiliares en el mayor de la planta. El activo fijo debe adquirirse nicamente por medio de requisiciones y autorizaciones apropiadas. El retiro de las partidas de activo fijo debe estar debidamente autorizado, enviando un aviso de retiro al departamento de contabilidad para que haga los asientos adecuados en las cuentas. Numerosas partidas de activo fijo son pequeas, pero individualmente costosas. Debe protegrselas cuidadosamente, contra robo y cotejarlas frecuentemente con los expedientes del inventario de bienes.
En consecuencia, el activo fijo debe adquirirse nicamente con
autorizacin apropiada y por medio de requisiciones. El activo fijo debe estar
controlado materialmente, con base en una cuenta de control para cada grupo,
con los libros auxiliares necesarios.
El retiro y la venta de activo fijo deben estar debidamente autorizados;
antes de hacer los asientos necesarios, debe notificarse al departamento de
contabilidad. Las partidas pequeas de activos fijos, fcilmente transportables,
deben estar bajo el control del menor nmero de personas; y debe asignrseles
lugares especficos, si es posible.
Un adecuado control permitir desarrollar correctamente todas las
actividades de la organizacin, el control de los activos fijos tangibles permitir
presentarlos contra perdidas por siniestros, deterioros y robos.
Segn Gmez (1999, p. G - 5), el auditor debe llevar a cabo todo el
trabajo de investigacin que sea necesario, hasta quedar plenamente
convencido que el control que est ejecutando es el adecuado, hay que revisar
cuidadosamente los siguientes elementos que determinan el valor de los activos
fijos tangibles.
? Valor monetario original de adquisicin.
XLII
? Validez de criterio de clasificacin de los gastos capitalizables y de los
operativos.
? Legitimar de las partidas dadas de baja por ventas, retiros o cualquier
otra causa.
Asimismo, Kieso y Weygandt (1999, p. 558) establece que para llevar
un control ms eficaz los gerentes, administradores o el auditor debe de llevar
acabo las siguientes actividades:
? Evidencia conveniente del derecho de propiedad del activo fijo tangible.
? Revisar que cualquier mejora debe ser capitalizada.
? Asegurarse que la depreciacin sea calculada ajustndose a los
principios contables de general aceptacin.
? Realizar una cuenta control de cada activo fijo tangible, en el libro
mayor.
? Adquirir los activos fijos tangibles mediante la requisicin acordada por
personas autorizadas.
? Al retirar los activos fijos tangibles debe aparecer autorizada por
personas debidamente capacitadas por ellos.
? Los activos fijos tangibles pequeos y fciles de ser sustrados deben
estar a cargo del menor nmero posible de personas y ser guardados en
lugares especficos apropiados.
En aquellas empresas que hubieren adoptado el sistema de control
presupuestado, para la adquisicin, ampliacin y retiro de los activos fijos
tangibles, el trabajo del auditor se simplifica porque as contara con un punto de
comparacin de lo estimado con lo real.
XLIII
2.7. Necesidades de Controles Sobre los Activos Fijos Tangibles
Gmez (1999, p. G - 8), indica que
La principal finalidad del control de los activos fijos tangibles no es la de prevenir fraudes sino la de obtener mxima eficiencia del capital invertido en activos de la planta. Las cantidades invertidas en activos fijos tangibles representan una parte fundamental del total de activos en numerosas empresas industriales. Los gastos de mantenimiento, readaptacin y depreciacin de estos activos constituyen un factor de importancia primordial en el estado de resultados.
Por tanto, la importancia de las grandes cantidades hace que los
controles cuidadosamente diseados sean esenciales para la produccin de
estados financieros confiables. Los errores en la determinacin de las utilidades
sern importantes si los activos son desechados sin que sus costosa sean
eliminados de las cuentas.
Asimismo, las perdidas que inevitablemente surgirn a consecuencia de
mtodos no controlados para la adquisicin, mantenimiento y retiro de activo fijo
tangible, son frecuentemente mayores que los riesgos de fraude en el manejo
de efectivo.
2.8. Activo Fijo Tangible
Kieso y Weygandt (1999, p. 525), sealan que:
Los activos fijos tangibles se podran definir como todos aquellos valores que no forman parte de los activos circulante como pueden ser bienes races, los bienes muebles que no estn destinados para la venta y que se destinen para usarlos en forma permanente o para prestar un servicio a la empresa o al publico en general, o que se
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emplean para la fabricacin de artculos como sucede con la maquinaria.
De ello, estos al mismo tiempo, representan el mayor porcentaje de
capital invertido, permitindole a la organizacin determinar su vida til probable
y revalorizarla en funcin del tiempo.
Segn Kieso y Weygandt (1999, p. 525), los activos fijos tangibles son el
capital fijo empleado en las operaciones de una empresa. No se ha adquirido
con la intencin de revenderlos o normalmente tiene una expectativa de vida de
ms de un ao.
2.9. Caractersticas del Activo Fijo Tangible
Los activos fijos tangibles en trminos general se podran definir como el
capital fijo empleado en la operacin de una empresa, ste no se ha adquirido
con la intencin de revenderlo y normalmente tiene una expectativa de vida de
ms de un ao. Por lo tanto, segn Horngren & Harrison (1997, p. 325) los
activos fijos deben tener las siguientes caractersticas:
? Se adquieren para utilizarlos en las operaciones, no para revenderlos:
nicamente los activos utilizados en las operaciones normales de la
empresa se deben clasificar como activos fijos tangibles.
? Son de larga duracin y por lo general estn sujetos a depreciacin: Los
activos fijos empresariales dan servicio durante cierto nmero de aos. La
inversin de estos equipos se asigna a perodos futuros mediante cargos
peridicos por depreciacin. La excepcin son los terrenos que no se
deprecian salvo cuando tienen lugar a una disminucin de su valor.
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? Poseen sustancia fsica: Estos activos ya nombrados se caracterizan
por su existencia o sustancia fsica y as se distinguen de los activos
intangibles.
2.10. Importancia de los Activos Fijos Tangibles
Expresan Horngren & Harrison (1997, p. 330), que
Toda organizacin presenta un alto porcentaje del patrimonio constituido por sus activos, lo cual conduce al optimo funcionamiento de sus operaciones debido a la calidad de sus bienes permanentes de los mismos, de igual manera, los activos fijos empresariales por su naturaleza de bien perdurable en el tiempo permite que la organizacin establezca planes estratgicos de elaboracin de un producto especifico que genera utilidad y permite ampliar el potencial y la fuerza productiva de la empresa.
Por tanto, los activos fijos tangibles pueden ser utilizados como fuente de
financiamiento para proyectos de expansin, lanzamientos de nuevas lneas de
productos y relanzamiento de productos ya existentes, es decir, que tales
activos tienen la funcin de servir de garanta de pagos a terceros, permitiendo
llevar a cabo los planes y proyectos planificados por la empresa. Finalmente
los activos fijos tangibles tienen la capacidad operativa, para que una
organizacin genere utilidades y alcance su existencia en el mercado.
2.11. Incorporacin del Activo Fijo Tangible
Toda incorporacin al activo de la planta se debe capitalizar, porque se
ha creado un nuevo activo. Las normas para la incorporacin de los activos fijos
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tangibles estn determinada por las necesidades objeto de comercializacin,
funcin y planes de cada organizacin.
Segn Kieso y Weygandt (1999, p.517) cualquier empresa al momento
de incorporar un nuevo activo fijo tangible en su registro debe:
? Identificar el nuevo activo fijo tangible.
? Registrar el costo real del activo fijo tangible.
? Datos necesarios sobre ese activo (referencia, cdigo de compras,
proveedor, fecha de compra, entre oros).
El costo histrico es la base que se toma por lo general para valuar los
activos fijos tangibles. El costo histrico se mide por el precio en efectivo, o su
equivalente en efectivo, que se paga para obtener el activo y prepararlo para el
uso al cual se le destina. El precio de compra, los fletes y los costos de
instalacin de un activo productivo se consideran como parte de su costo.
Estos costos se asignan a perodos futuros a travs del proceso de
depreciacin. Cualesquiera costos relacionados con el activo fijo tangible, en los
cuales se incurra despus de su adquisicin, como adiciones, mejoras o
reposiciones, se suman al costo del activo si tienen potencial para servicios
futuros. De oro modo se cargan a gastos en el perodo en el cual se incurre en
ellos.
2.12. Registro del Activo Fijo Tangible
Indican Kieso y Weygandt (1999, p.520), que todas las empresas que
tengan un registro actualizado de dichos activos gozaran de una precisa
informacin de los mismos, como es la cantidad real de los activos fijos y el
costo del mismo, su ubicacin exacta reduciendo as la posibilidad de robo.
Para ello se deben llevar los siguientes registros:
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? Registrar todo tipo de informacin acerca de los activos fijos tangibles ya
existentes.
? Mantener al da los estndares de activos fijos tangibles.
Mantener la contabilidad real de los activos fijos tangibles en conjunto con
sus depreciaciones y revalorizaciones.
? Registrar los datos necesarios sobre los activos fijos tangibles nuevos.
? Controlar todos los registros contables y no contables.
? Contabilizar los precios reales de los activos fijos tangibles nuevos y los
ya existentes.
2.13. Desincorporacin del Activo Fijo Tangible
Expresan Kieso y Weygandt (1999, p.520), que:
Se puede desincorporar voluntariamente los activos fijos tangibles por medio de la venta, el intercambio o el abandono, o disponer de ello a travs de la conversin involuntaria. Independientemente de la fecha en que se haga el retiro, la depreciacin se debe determinar a esa fecha y deben desaparecer todas las cuentas relacionadas con el activo fijo retirado. Idealmente el valor en libros del activo fijo tangible especfico debera ser igual a su valor de retiro; pero por lo general no ocurre as y resulta por tanto una ganancia o una perdida.
Asimismo, Kieso y Weygandt (1999, p.520), indican que entre las
mltiples normas existentes para la desincorporacin de los activos fijos
tangibles tenemos:
? Materiales que son considerados como obsoletos o fuera de moda.
? Maquinarias y equipos cien por ciento (100 %) depreciados o cuyos
gastos por mantenimiento.
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? Vehculos, para el calculo se haya determinado una poltica de vida til
o fecha de reemplazo.
? Chatarras.
? Desperdicios.
? Activos Desmantelados.
? Bienes muebles o inmuebles que desean ser reemplazados por
remodelaciones o mudanzas.
Todos activos retirados tienen destinos diferentes entre los cuales se
encuentran:
? Ventas.
? Donaciones.
? Destrucciones.
2.14. Mejoras y Recuperacin del Activo Fijo Tangible
Segn Kieso y Weygandt (1999, p.522), las mejoras y las reposiciones
son sustituciones de un activo por otro.
Las diferencias entre una mejora y una reposicin es que la mejora se
sustituye con un activo mejor que se usa actualmente, mientras que la
reposicin se sustituye con un activo similar.
2.15. Reparacin del Activo Fijo Tangible
Para Kieso y Weygandt (1999, p.523), las reparaciones son desembolsos
hechos con el fin de conservar los activos de la planta en condiciones de
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operacin. se carga a una cuenta de gastos en el perodo, en el cual se incurre
en ellos, con base en que es el nico perodo beneficiario. Si la reparacin es
muy significativa, son varios los perodos que se beneficiarn y el costo se debe
manejar como una adicin, una mejora o una reposicin, dependiendo del tipo
de reparacin.
2.16. Revalorizacin del Activo Fijo Tangible
Indican Horngren & Harrison (1997, p. 335), que generalmente, las
organizaciones realizan las revalorizaciones del activo fijo tangible al final del
perodo contable o econmico, otras simplemente los aplican cuando es
necesario, es decir, cuando vayan a aplicar los activos como un otorgamiento
de crditos bancarios o cualquier otro tipo de financiamiento para futuras
inversiones en la empresa.
Los activos fijos tangibles de una empresa son revalorizados por
mtodos estndares o regulares de acuerdo al tipo de empresa, actividad y
afines. Las tasas de ndices aplicados en la revalorizacin del activo no
constante para todas las empresas puesto que los procesos de revalorizacin
son unilaterales para cada organizacin.
2.17. Depreciacin del Activo Fijo Tangible
La depreciacin es considerada como un gasto en el cual disminuye el
valor del activo generando este una acumulacin del gasto del activo, el cual
permite obtener la vida til del mismo a la hora de su venta o valorizacin.
De igual manera, segn Horngren & Harrison (1997, p. 851)
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Su asignacin esta justificada como resultado de todos los factores que ocasionan el retiro final del mismo. Estos factores comprenden el desgaste o deterioro natural debido al uso, reemplazo, insuficiencia, obsolescencia, el paso del tiempo y la accin de los elementos. Sin embargo, el cargo por depreciacin peridica no intenta medir ni seguir paralelamente la depreciacin material a medida que ocurre. Si un activo fijo tiene una vida productiva til esperada ms corta que su vida material, el costo debe asignarse distribuyndolo sobre la vida econmica til ms corta esperada.
Existen numerosos mtodos para capturar los cargos por depreciacin, entre
los cuales tenemos:
? Mtodo Directo: Este mtodo carga la depreciacin en cantidades
iguales peridicas distribuidas sobre la vida estimada del activo fijo tangible. La
teora en la que se apoya el mtodo es que la depreciacin es proporcional al
tiempo expirado; el desgaste o deterioro natural debido al uso podr ser o no
proporcionado al tiempo transcurrido.
? Mtodo de las horas de trabajo: Este m6todo considera que una
partida de activo se deprecia cuando se usa y no cuando est en operacin. la
medida en que este concepto es acertado varia de acuerdo con la naturaleza de
la partida de activo.
? Mtodo de la unidad de produccin: Este mtodo es similar al que
apoya en las horas de trabajo, con la sustitucin sencilla de las horas
productivas con las unidades de la produccin. El mtodo se basa en el
supuesto de que la partida de activo se deprecia proporcionalmente con la
produccin.
? Mtodo combinado de vida: Este Mtodo comprende la computacin
del periodo de vida de un grupo de diferentes partidas de activo. Una vez
computada la vida combinada, podr emplearse cualquier mtodo de
depreciacin.
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? Mtodos de saldos decrecientes: Hay tres mtodos de saldo
decreciente, dos de los cuales estn permitidos en las declaraciones para el
pago de impuesto sobre la renta. Estos mtodos dan de baja en libros la
depreciacin en una cantidad alta en el primer ao de vida de una partida de
activo y en una cantidad menor decreciente en cada uno de los aos sucesivos.
Dentro de ste mtodo se encuentran:
? Mtodo de porcentaje.
? Mtodos de saldos dobles decrecientes.
? Mtodos de la suma de dgitos de los aos.
? Mtodo de inters: El mtodo de anualidad y del fondo de amortizacin
para computar la depreciacin emplea el principio del inters compuesto. Casi
todo el mundo a abandonado estos mtodos y normalmente se usan
nicamente cuando las comisiones estatales de servicios pblicos as lo exigen
para fijar tarifas.
2.18. Sistema
El trmino sistema es ampliamente utilizado en diversas situaciones de
negocios y en distintas reas del conocimiento. En el mundo de los negocios, la
palabra sistema generalmente se refiere a todos aquellos elementos y sus
relaciones, los cuales soportan y ayudan a la toma de decisiones pt
