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MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 1
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 2
ORGANISATION DU PROJET L’équipe projet Que doit-on faire vraiment ? Découpage d’un projet La planification La budgétisation Le plan projet La documentation sur le projet
Décider quoi faire
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 3
Début Fin
Besoins Objectifs
Lancement
OrganisationRéalisation
Clôture
Organisation dans le cycle de vie du projet
ORGANISATION DU PROJET
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Les parties prenantes
Les entretiens
Méthodes de découpage
L’équipe
Diagnostic
Évaluation des risques
Charte projet
Le plan projet
Structure de découpage
Données
entrée
Outil et méthode
Données
sortie
Processus d’organisation
ORGANISATION DU PROJET
Méthodes de résolutions de problèmes
Données historiques
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 5
chef de projet
Sponsor
La direction
clients
Equipe projet
Sous-traitants/ Fournisseurs
Responsables fonctionnels
L’équipe projet
ORGANISATION DU PROJET
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 6
Le recrutement de l’équipe nécessite:
Négociation Affectation préalable Disponibilité : plannings des ressources Compatibilité Complémentarité
L’équipe projet
ORGANISATION DU PROJET
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 7
Définition d’une équipe :
Petit nombre de personnes possédant des compétences complémentaires, engagés sur un objectif principal et travaillant de manière interdépendante afin d’atteindre des objectifs de performances spécifiques en utilisant une approche dont elles se considèrent comme mutuellement responsables.
L’équipe projet
ORGANISATION DU PROJET
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ÉQUIPE EFFICACE
Engagement en faveur d’un objectif
Affectation claire des rôles
Participation
Bonne gestion des conflits
L’équipe projet
ORGANISATION DU PROJET
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 9
Une équipe de taille optimale est constituée de 4 à 6 membres avec un maximum de 10 à 12
Augmentation de la taille = diminution de la productivité, diminution de la responsabilité de chacun des membres, diminution de la participation
augmentation des risques de conflits
L’équipe projet
ORGANISATION DU PROJET
ÉQUIPE EFFICACE
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 10
Formation : PB :inclusion et confiance
Dissolution:PB :vide et séparation
Production :Pas de PB majeur
Normalisation :PB: affection et intimité
Opposition :PB: puissance Autorité et
influence
FIN
DEBUT
L’équipe projet
ORGANISATION DU PROJET
Cycle de vie de l’équipe
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 11
Que doit-on faire vraiment ?
Le contenu est défini comme l’ensemble des activités nécessaires pour délivrer le(s) produit(s) ou service(s) du projet
Le terme « contenu » peut se rapporter au
Contenu du résultat du projet (le produit ou le service)
Caractéristiques des livrables attendus par le client
Contenu du projet
Activités associées à l’application du management de projet
ORGANISATION DU PROJET
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 12
LA PHASE D’ ORGANISATION PERMET :
D’effectuer les choix
De déterminer les objectifs intermédiaires
De fixer les actions et dispositifs à mettre en place
De déterminer la(es) méthodologie(s)
ORGANISATION DU PROJET
Que doit-on faire vraiment ?
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 13
Le but est d’élaborer un état écrit du périmètre et du contenu du projet
A quoi doit ressembler la solution ?
Architecture logique
L’ensemble des produits et services
Comment gérer les modifications au contenu du projet
Plan de gestion du contenu
Enoncé du contenu
Gestion du contenu
ORGANISATION DU PROJET
Que doit-on faire vraiment ?
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 14
Il n’est pas suffisant de livrer quelque chose
Vous devez prouver que le résultat satisfait aux exigences
A chaque livrable: un critère de mesure adapté
Il doit être objectif
Dans certains cas, les outils de mesure devront être crées pour les besoins du projet
LES CRITERES DE SUCCES
ORGANISATION DU PROJET
Que doit-on faire vraiment ?
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 15
La gestion des approvisionnements du projet recouvre les processus nécessaires pour acquérir les biens et les services fournis par les entreprises extérieures
Il comprend trois activités
Acheter
Assurer le suivi
Contrôler
LES APPROVISIONNEMENTS DU PROJET
ORGANISATION DU PROJET
Que doit-on faire vraiment ?
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 16
Une fois que la structure et le contenu de la solution sont définis, il est nécessaire d’identifier le travail à faire
Base de référence pour
Les estimations
Le système de maîtrise et mesure de performance
L’affectation des responsabilités
Fixation des limites de ce qui sera et ne sera pas réalisé
Base de référence pour la compréhension et la communication avec les parties prenantes
ORGANISATION DU PROJET
Que doit-on faire vraiment ?
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 17
Doit être exhaustif Eléments de configuration matériels ou logiciel, pièces détachées,
outils, équipements de test,…
Doit être identifié avec les parties prenantes concernées
Point critique pour la réussite du projet
Une mauvaise définition du contenu induit des coûts supplémentaires sur le projet, en raison des:
Reprises Dépassements de temps Faible productivité et faible moral
IDENTIFIER LE TRAVAIL
ORGANISATION DU PROJET
Que doit-on faire vraiment ?
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 18
Regroupement des livrables ou activités du projet qui définit la totalité du projet
Construit sur des livrables tangibles Ne pas répéter un élément d’une arborescence dans une
autre partie de l’arbre
Avantages principaux Définit toutes les activités Identifie tout le travail nécessaire Décompose le projet en éléments plus petits Regroupe les activités de manière logique
LA STRUCTURE DE DECOUPAGE (WBS)
Le découpage du projet
ORGANISATION DU PROJET
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 19
WBS ORIENTEES « TACHES » vs « LIVRABLES »
1.0 Projet1.1 Phase1.1.1 Ensemble1.1.1.1 Elément de gestion1.1.1.1.1 Lot de travail
1.0 Projet1.1 Sous-produit ou sous-système1.1.1 Composant1.1.1.1 Elément de gestion1.1.1.1.1 Lot de travail
Le découpage du projet
ORGANISATION DU PROJET
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 20
VALEUR DE LA WBS
Elle identifie le travail et seulement le travail nécessaire
Elle définit ou confirme une compréhension commune du contenu du projet
Elle fournit une structure pour mesurer la réussite du projet
Elle permet d’améliorer la communication entre les parties prenantes du projet
Elle aide à identifier les risques
Le découpage du projet
ORGANISATION DU PROJET
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 21
DEFINITIONS LIEES A LA WBS
Lot de travail Niveau inférieur de la WBS; le plus bas niveau de pilotage
Code WBS Identifiant unique de chaque élément de la WBS
Elément de gestion
Point de contrôle; niveau d’intégration du contenu, budget et du temps; niveau de mesure de la performance
Liste des postes budgétaires
Système d’identification utilisé pour contrôler les coûts de projet par catégories
Jalon Evènement significatif, généralement l’achèvement d’un livrable important
Le découpage du projet
ORGANISATION DU PROJET
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 22
LOT DE TRAVAILLivrable ou ensemble d’activités nécessaires et suffisantes pour la réalisation d’un produit à livrer
Niveau d’affectation des ressources
Niveau permettant la sous-traitance
Niveau de contrôle par le CP
S’appuie sur le Cahier des chargesProjet
Lancement Gestion Objectif 1
Valider les spec
Contractualiser
Développer le POD
Réunion de lancement
Etude préliminaire
Modèle de gestion
Niveau du lot de travail
Le découpage du projet
ORGANISATION DU PROJET
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 23
Sa description (verbe-objet)
Ses données en entrée (ou lien de précédence)
Ses données de sortie ou produit à livrer
Son responsable
Ses utilisateurs
L’effort nécessaire pour le réaliser
Sa durée estimée
Les critères d’achèvement (incluant tout type de livrable approprié)
QUE TROUVE T-ON DANS UN LOT DE TRAVAIL?
Dictionnaire de la WBS
Le découpage du projet
ORGANISATION DU PROJET
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 24
EXEMPLE DE DICTIONNAIRE DE LA WBS
Nom du projet ________________________________________________________
N° de LT________________________ Date d’émission______________________
Description du lot de travail :
Responsable : Entrées : Sorties :
Durée : Coût : Liens/Dépendances :
Date de livraison : Critères d’achèvement :
Le découpage du projet
ORGANISATION DU PROJET
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 25
NIVEAU DE REPORTING
Eléments de gestion ou points de contrôle
Niveau de visibilité requise pour le projet
Projet
Lancement Gestion Objectif 1
Valider les spec
Contractualiser
Développer le POD
Réunion de lancement
Etude préliminaire
Modèle de gestion
Eléments de gestion
Le découpage du projet
ORGANISATION DU PROJET
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 26
CONSTRUIRE UNE WBS
Approche descendante par les jalons
• démarrer par l’énoncé du contenu
• dresser la liste des jalons (plan de jalons)
• aller au plan de jalons jusqu’au niveau des activités nécessaires pour les réaliser
Approche ascendante méthode globale
• dresser la liste des actions nécessaires à la réalisation du projet (de manière non structurée)
• regrouper ces activités en lots cohérents
• construire l’arborescence
Le découpage du projet
ORGANISATION DU PROJET
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 27
Jusqu’ou faut-il aller dans la structure de découpage du projet ?
QUEL NIVEAU DE DETAIL?
Niveau de pilotage souhaité par le Chef de Projet
Cas de la sous-traitance Niveau des produits à sous-traiter
Réalisation en interne Durée de réalisation des lots de
travaux équivalente aux fréquences des rapports d’avancement
Niveau de précision désirée pour les estimations de coûts (éléments de gestion)
Le découpage du projet
ORGANISATION DU PROJET
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 28
Les messages clés
La solution proposée est décrite dans l’énoncé du contenu
La WBS est un regroupement des livrables du projet qui organise et définit la totalité du contenu du projet
Une activité qui n’est pas dans la WBS est hors contenu du projet
Chaque lot de travail doit être planifié, budgété, alloué
Niveau de pilotage requis
ORGANISATION DU PROJET
Le découpage du projet
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 29
La planification / Echéanciers
Convertir la WBS en un échéancier réaliste avec
Des tâches ou activités, des dates de début et de fin, des responsabilités
Quels facteurs influencent l’ordonnancement des tâches entre elles (priorités)
Approche politique
Aspects financiers
Evaluation des risques
Notion de ressources
Données d’entrée
PLANIFICATION DU PROJET
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 30
La planification / Echéanciers
Certaines activités ne pourront être démarrées que lorsque certaines conditions seront satisfaites (dépendances obligatoires)
Certaines activités sont conventionnellement réalisées selon un ordre prédéfini (dépendances du « métier »)
PLANIFICATION DU PROJET
CONCEPT DE DEPENDANCE
Activité A Activité B
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 31
La planification / Echéanciers
L’art de la planification est de gérer séparément toutes les activités indépendantes
Les séquences isolées d’activité pourront se rejoindre plus tard
Toutes les dépendances ne peuvent être encore clairement identifiée
Chaque chemin possède un niveau plus ou moins grand de risque de dérapage dans le temps
PLANIFICATION DU PROJET
CONCEPT DE CHEMIN PARALLELES
CHEMIN CRITIQUE
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 32
La planification / Echéanciers
La manière de représenter un échéancier dépend de l’utilisation que l’on veut en faire
Travail de l’équipe et rapports d’avancement
Diagramme des antécédents (PERT)
Rapports de synthèse pour la direction
Diagramme de Gantt (GANTT, GANTT suivi)
Plan de Jalons
PLANIFICATION DU PROJET
COMMENT REPRESENTER UN ECHEANCIER ?
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 33
Durée minimale
Latitude entre 2 tâches
Chemin critique
Calendrier de travail
Utilisation des ressources
Ressources
Contraintes
Tâche, durée
PERT
GANTT
La planification / Echéanciers
PLANIFICATION DU PROJET
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 34
Cinq options Demander aux personnes qui feront le travail Obtenir l’avis objectif d’experts Trouver une tâche similaire dans un projet passé Réaliser des tests (si le temps de permet) Emettre votre meilleur jugement
ESTIMATIONS, principes de bases
Estimation globale
Estimation préliminaire
Budget détaillé
+10%
-5%-10%
+25%
-25%
+75%
NIVEAUX DE PRECISION
La budgétisation
PLANIFICATION DU PROJET
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 35
PLANIFICATION DU PROJET
Chaque lot de travail consomme des ressources pour: La conception
La réalisation
La documentation
Le contrôle de la qualité
La mise en œuvre
Les approvisionnements,...
Méthode Calcul des estimations au niveau inférieur de la WBS
Sommer les coûts individuels obtenus
La budgétisation
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 36
La budgétisation
PLANIFICATION DU PROJET
Pour élaborer un budget, les coûts doivent être regroupés dans des catégories pré-définies
Dépenses
Investissements
Main d’œuvre,...
Ceci permet de:
Suivre
Comptabiliser
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 37
La budgétisation
PLANIFICATION DU PROJET
PREVISIONS DES DEPENSES DANS LE TEMPS
Euros
TempsJ F M A M J J A S O N D
Somme des coûts individuels par lots de travail
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 38
Le plan projet
PLANIFICATION DU PROJET
Document contractuel entre le chef de projet, le sponsor et l’équipe projet
Sans oublier le comité de pilotage, s’il existe
Le plan projet est utilisé pour: Laisser une trace écrite des hypothèses
Guider l’exécution du projet
Faciliter la communication entre les parties prenantes
Fixer les revues de projet
Fournir un référentiel pour mesurer l’avancement du projet
Qui doit écrire le plan de projet Chef de projet
Participants clés du projet
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 39
Le plan projet
PLANIFICATION DU PROJET
Recommandations Le plan doit être cohérent et complet
Son niveau de détail correspond à la complexité du projet
Il inclus rôles, responsabilités et responsables
Il décrit le flux de documents et d’informations
Il intègre les procédures de modification
Le plan projet est: Visé par l’équipe projet avant approbation par d’autres parties prenantes
Le cahier de bord du projet
Mis à jour régulièrement
PRINCIPES DE BASE DU PLAN PROJET
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 40
Le plan projet
PLANIFICATION DU PROJET
Les documents de planification sont interdépendants
Un grand effort de planification au départ, sans mise à jour ensuite ne sert à rien
Vérifier la validité du plan avant signature
Faire approuver le plan
DOCUMENTS DU PLAN PROJET
PLAN
WBS
Echéancier
Budget
Contenu
Autres
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 41
Le plan projet
PLANIFICATION DU PROJET
Plan de Management des risques
Résumé des activités de management des risques avant de les intégrer dans le référentiel du projet
Plan de Qualité
Les standards, s’ils existent sont décrits dans le dossiers des spécifications « PRD »
Plan de documentation
Plan de communication
INCLURE LES PLANS DE SOUTIEN
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 42
Le plan projet
PLANIFICATION DU PROJET
PREPARER LE DEPLOIEMENT
Lorsque le produit ou service du projet est finalisé, il doit être mis en œuvre pour être utilisable
La façon de mettre en place la solution du projet (implantation) doit être présentée dans le Plan de projet
Test finaux
Formations des utilisateurs
Documentation
Conversion
Assistance aux utilisateurs
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 43
La documentation du projet
GESTION DU CONTENU
Enoncé du problème
PRD
Projet décidé
Charte ProjetCahier des
charges
Structure de découpage (WBS)
PLAN de PROJET
Management des risques
Management de la Qualité
Gestion des documents
Gestion des approvisionnements
Etc…
Etc…
Etc…
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 44
Les messages clés
PLANIFICATION DU PROJET
Le chef de projet doit avoir confiance dans les estimations (coûts et délais)
Tous les plans sont inclus dans le PLAN de PROJET
Le Plan de projet doit être approuvé avant de démarrer la phase d’exécution
La création du plan de projet n’est pas le Management de projet !
il doit être suivi d’actions...
MAISON DE L’ENTREPRISE / Institut du Management de Projet / Gestion de projet organisation_V2 page 45