1. Persiapan untuk mengendalikan majlisuntuk pejabat yang kecil mungkin mudahkerana mempunyai kakitangan yangsedikit tetapi jika kakitangan yang adamencecah bilangan ratusan, bagaimanaharus anda mulakan?

2. Supaya tidak tersasar daripada matlamatdan objektif syarikat, sebelum andamenganjurkan sesuatu majlis, anda harusmembuat kertas kerja dahulu untukkelulusan daripada pihak pengurusan. 3. Namun, sebelum anda membuat kertaskerja, banyak maklumat yang perlu dicaridan anda sepatutnya menubuhkan satujawatankuasa untuk majlis tersebut.Setiap ahli jawatankuasa akan ditugaskanuntuk mengendalikan setiap tugasan yangberlainan. 4. Tajuk Mengandungi maklumat berkenaandengan majlis yang akan diadakan Objektifsecara ringkas Latar belakang projek Bajet majlis secara keseluruhan Bajet dengan memasukkan semuamakluamt mengenai aktiviti yang bakal Itinerari diadakan dan kos setiap perkara secara terperinci. Hal ini boleh Usul/cadanganandadibentangkan dengan memberikan Kesimpulanbeberapa pilihan untuk pihakpengurusan membuat pilihanMenyenaraikan secara terperinciaktiviti, matlamat dan faedahnya 5. Edarkan satu memo dahulu melalui e-mail ataupun edaran di dalam pejabattentang majlis yang bakal diadakan. Maklumkan bahawa nama kakitangandan pasangan yang ingin hadir akandiambil dalam masa terdekat dan semuakakitangan diminta membaca e-mailmasing-masing untuk mengetahuiperkembangan terkini. 6. Dalam masa 2 hari, edarkan e-mail besertaborang jawapan kepada semua kakitangandan beri mereka masa selama semingguuntuk mencetak borang jawapan danmengahantarkannya ke jabatan anda untukdirekodkan Setelah tamat tempoh yang diberikan, kirasemua nama daripada jumlah ini, mudahbagi anda untuk mengetahui saiz sebenarmajlis tersebut. Jika sambutan menggalakkan, sudah pastitempat yang lebih besar diperlukan. 7. Tempat program bergantung kepada bajetyang diberikan oleh pihak pengurusan.Anda mungkin diberitahu bahawa bajetyagn dibenarkan tidak melebihi 5 riburinggit, 10 ribu ringgit dan sebagainya. Langkah pertama yang boleh andalakukan adalah dengan menelefon hotel-hotel, restoran dan dewan yagn ada untukmeminta sebut harga. 8. Lazimnya, sebut harga yagn dihantar akanmengandungi sebut harga untuk makanan yangakan disajikan. Pihak hotel atau restoran pasti akan memberikanbeberapa pilihan dengan harga yang bersesuaianuntuk anda pilih. Buat pilihan yang tepat dengan mengadakanperbincangan dengan semua ahli jawatankuasauntuki memilih menu dan tempat yang sesuai. Jangan beri terlalu banyak pilihan yang boelhmengelirukan pihak pengurusan. Memadai hanyadiberikan 3 pilihan yang paling sesuai. 9. Jumlahaktiviti adalah bergantung kepadabajet yang diluluskan oleh pihakpengurusan. Pilihan aktiviti (kos byk): jemput artisterkenal, kumpulan teater, pelawak ataupersembahan muzikal istimewa. Pilihan aktiviti (kos skt): pertandingankaraoke, cabutan bertuah, permainan dsb. 10. Cenderamata,buah tangan atau door giftmerupakan satu kemestian. Goodie bag : kalendar meja, diari, pen,memo pad dsb 11. Hiasan dewan Bayaran untuk pengacara majlis Hadiah-hadiah 12. Untukmenganjurkan majlis yang banyakmelibatkan kakitangan, sudah tentumemakan belanja yang besar. Kadangkala terdapat kakitangan yangtidak bertanggungjawab memberikannama untuk hadir tetapi pada saat majlistersebut diadakan, batang hidung puntidak nampak. 13. Sebagai pengendali majlis, anda mungkinakan dipersalahkan kerana tidak banyakkakitangan yang hadir tetapi jamuanmakan diadakan mengikut jumlahkakitangan yang telah memberikan namauntuk hadir. Pembaziran telah berlaku di sini danapakah langkah pencegahan yang patutanda ambil untuk memastikan perkara initidak berlaku? 14. Apabilasemua bajet telah siap, secara kasaranda dapat mengira kos untuk setiapkakitangan yang hadir. Katakan kos seorangadalah RM75. Maklumkan kepada semua kakitanganbahawa kedatangan akan diambil semasadoor gift diberikan dan setiap mereka danpasangan akan dikenakan bayaran penuhsebanyak RM75 seorang sekiranya merekagagal untuk hadir. 15. Dengan ini, walaupun kakitangan tidak hadir, pihak pengurusan tidak akan menanggung kerugian. Anda juga dapat menggalakkan semua kakitangan hadir untuk ememriahkan suasana dan mereka pula sudah tentu tidak mahu membayar balik kos majlis tersebut kepada pihak syarikat. 16. Fikirkantema yang menyeronokkan untuk semua kakitangan dan minta kerjasama mereka untuk mengikutinya. 17. Pastikan semua VIP syarikat dijemputuntuk menghadiri majlis tersebut. Berikan notis lebih awal keranakebiasaannya mereka akan sibuk denganurusan lain. Apabila berurusan dengan setiausahamereka, pastikan semua maklumatdiberikan dengan tepat untukmengelakkan sebarang salah faham. 18. Setelahmereka memberikan jawapan sama ada hadir ataupun tidak, kumpulkan semua nama VIP yang akan hadir dan tentukan meja dan tempat duduk masing- masing. 19. Setelahsemua perkara telah diputuskandan anda pasti tiada perubahan lagi,susunkan program majlis tersebut denganterperinci. Pastikan cukup masa diberikan padasetiap acara yang dirancangkan. Tentukan juga interval untuk cabutanbertuah dan orang yang akan membuatcabutan. 20. Semua perkara ini nampak mudah tetapi jika tidak dirancnag lebih awal, akan menyebabkan kekeliruan dan kakalutan pada majlis tersebut. 21. Tempah kad jemputan untuk diedarkankepad semua jemputan. Pastikan nombor cabutan bertuah jugaturut dicetak pad kad untuk memudahkankerja. Namun, ada juga yang gemar memberikannombor cabutan pada masa pendaftaranuntuk memastikan nombor yang dipanggilmempunyai pemiliknya. 22. Walauapapun, pastikan pendaftaran tetamu berjalan dengan lancar dan cukup