MAKALAH

MENGENAI EXCECUTIVE SUPPORT SYSTEM

Anggota Kelompok:

Erdian Terri Pranata 115060702111008

Novanda Asteria Arlita 125060700111049

Finondang Januarizka 125060700111051

Erna Siti Rochanah 125060700111101

Diar Nuru Dini 125060701111026

KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGIUNIVERSITAS BRAWIJAYA

FAKULTAS TEKNIKJURUSAN TEKNIK INDUSTRI

2014

KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Panyayang, kami

panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat,

hidayah, dan inayah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah

mengenai Executive Support System. Tak lupa kami ucapkan terima kasih kepada Bapak

Dr. Ir. Harry S. Dachlan, MSc. selaku dosen pengampu mata kuliah Sistem Informasi

Manajemen kami.

Adapun laporan Sistem Informasi Manajemen tentang Executive Support System ini

telah kami usahakan semaksimal mungkin dan tentunya dengan bantuan berbagai pihak,

sehingga dapat memperlancar pembuatan laporan ini. Untuk itu kami tidak lupa

menyampaikan bayak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu kami dalam

pembuatan laporan ini.  Namun tidak lepas dari semua itu, kami menyadar sepenuhnya

bahwa ada kekurangan baik dari segi penyusun bahasanya maupun segi lainnya. Oleh

karena itu dengan lapang dada dan tangan terbuka kami membuka selebar-lebarnya bagi

pembaca yang ingin memberi saran dan kritik kepada kami sehingga kami dapat

memperbaiki laporan analisa skripsi ini.

 Akhirnya penyusun mengharapkan semoga dari makalah tentang Executive Support

System ini dapat bermanfaat untuk pembaca dan penyusun.

 

Malang,  Desember 2014 

Penyusun

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dengan berkembangnya teknologi informasi, mengubah manusia dalam

menyelesaikan semua perkerjaannya. Tidak hanya dalam perkerjaannya saja tetapi dalam

segala aspek kehidupan manusia, seperti pada saat pencarian informasi, pengambilan

keputusan, membuat penilaian dan perkiraan untuk perencanaan dan pengendalian atau

analisis pribadi dilakukan dengan mengunakan komputerisasi. Perancangan sistem

informasi memungkinkan pemakai mengakses data dan informasi lingkungan berdasarkan

subsistem fungsional dan menggantikan teknologi atau sistem penyimpanan data-data

konvensional ke dalam bentuk data-data yang dapat disimpan dalam komputer sehingga

meningkatkan efisiensi dalam pencarian data dan perawatan data. Informasi adalah data

yang diolah menjadi bahan yang lebih berguna dan berarti bagi penerimanya.

Dengan informasi sebuah lembaga, dalam hal ini perguruan tinggi dapat

mengetahui tingkat produktivitas, kemajuan, dan aktivitas yang terjadi pada perguruan

tinggi tersebut. Oleh sebab itu dalam perguruan tinggi tersebut diperlukan sebuah sistem

informasi yang dapat mengolah dan merangkum data yang berhubungan dengan akademis

dan kepegawaian. Sistem informasi ini disebut Sistem Informasi Eksekutif (SIE).

Kebutuhan informasi akademis dan kepegawaian akan semakin kompleks. SIE harus

mampu menangani, mengolah dan merangkum data dari database SIA dan SIK. SIE juga

perlu memberikan tingkatan pengguna dalam hal akses terhadap data-data tersebut, tidak

semua dapat mengakses data tertentu dan melakukan perubahan terhadapnya. Sehingga

masing-masing pengguna hanya akan memperoleh hak kuasa terhadap informasi yang

diinginkan.

Sistem informasi manajemen muncul dengan publikasi yang luas pada tahun

1960an. SIM ada yang memandang sebagai sentral, namun pada prakteknya SIM

merupakan perkembangan atau perluasan dari sistem pelaporan untuk manajer tingkat

bawah. Dalam tahun 1970an Sistem penunjang keputusan (DSS) telah memberikan

bantuan untuk tugas pembuatan keputusan spesifik. DSS bisa digunakan oleh personel di

organisasi secara keseluruhan, tapi biasanya hanya digunakan oleh personel di organisasi

secara keseluruhan, tapi biasanya hanya digunakan oleh staff dan manajer menengah dan

bawah.

Karena beberapa alasan dukungan yang diberikan DSS kepada eksekutif hanyalah

sedikit, maka dalam pengembangannya muncullah Sistem Informasi Eksekutif (EIS) atau

Sistem Penunjang Eksekutif (ESS).

Sistem informasi organisasi yang dimaksudkan untuk digunakan oleh eksekutif

perusahaan baru saja berkembang. Permulaan yang terlambat ini disebabkan oleh kegiatan

eksekutif yang tidak terstrukturbaik, dan para spesialis informasi lebih sukar memahami

pemecahan keputusan di tingkat eksekutif daripada di tingkatan managemen yang lebih

bawah. Lambat laun penggunaan komputer bergerak merambat naik dan sekarang

mendapat perhatian eksekutif. Sistem Informasi eksekutif sekarang merupakan salah satu

area komputasi bisnis yang termarak. Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information

System) atau EIS merupakan suatu sistem yang khusus dirancang bagi manager pada

tingkat perencanaan strategis. EIS adalah penyediaan informasi ke manajer senior. Dalam

konteksnya, komputer diasumsikan terlibat dalam memperoleh dan mengatur informasi

(klarifikasi, analisis dan menyediakan alternatif keputusan). Data berbentuk rekaman

dalam jumlah besar tidak cocok digunakan secara langsung. Dapat juga menjadi tidak

berguna akibat terlalu padat, kurang lengkap atau tidak siap diakses. EIS digunakan oleh

satu atau lebih manajer senior.Meskipun aturan dan tanggung jawabnya berbeda, mereka

bekerjasama dalammerumuskan, menjalankan, dan melacak strategi. Mereka tidak peduli

dengan transaksi harian yang detil, tapi peduli dengan gejala tren transakasi atau

permasalahan yang muncul. Manajer senior kadang peduli dengan hubungan antar personal

di lingkungan bisnis. EIS harus mendukung setidaknya sebagian fungsi berikut:

Pemunculan ide

Perencanaan

Analisis

Pengambilan keputusan

Komunikasi

Motivasi

Pengawasan dan pengendalian

EIS juga merupakan suatu sistem berbasis komputer yang melayani kebutuhan

informasi top executive. EIS menyediakan akses yang cepat berupa informasi yang tepat

waktu dan langsung mengakses laporan manajemen. EIS sangat user-friendly, didukung

oleh grafik-grafik, dan menyediakan laporan-laporan dengan kemampuan drill-down.EIS

juga mudah dihubungkan dengan layanan informasi on-line dan elektronik

mail[Turban,1996]. “Executive Information System (EIS) is a highly interactive MIS

system providing managers and executive flexible access toinformation for monitoring

operating result and general business conditions [alter,1996]”. EIS dirancang untuk

membantu eksekutif mencari informasi yang dibutuhkan. Eksekutif dapat memilih format-

format secara grafis dan tabular [Paul Gray,1994]. Mengapa harus EIS. Karena eksekutif

memerlukan informasi baik internal maupun external. Oleh sebab itu EIS lah yang dapat

memenuhi kebutuhan eksekutif ini. Sesuai apa yang disimpulkan oleh Watson, et al[1991]

tentang konsep mengapa diperlukan EIS adalah sebagai berikut sesuai dengan keperluan :

a) Eksternal

meningkatkan persaingan

dengan cepat mengantisipasi perubahan lingkungan

kebutuhan untuk menjadikan lebih proaktif

kebutuhan untuk mengakses database external

meningkatkan regulasi pemerintah

b) Internal

kebutuhan informasi yang tepat

kebutuhan perbagikan komunikasi

kebutuhan mengakses data operasional

kebutuhan meng-update status pada aktifitas yang berbeda

kebutuhan untuk meningkatkan keefektifan

kebutuhan untuk mengenal data historis

kebutuhan untuk mengakses data perusahaan

kebutuhan untuk informasi yang lebih akurat

Seorang eksekutif membutuhkan informasi secara external untuk mengambil

keputusan. Eksekutif perlu memahami situasi yang berkembang di luar organisasi dalam

menentukan langkah-langkah yang akan diambil dalam membuat keputusan. Dalam

perusahaan biasanya komputer dihubungkan dengan mainframe. Komputer ini berfungsi

sebagai executive workstation. Database eksekutif disimpan dalam piranti keras umumnya

disebut harddisk yang berisi data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh

komputer perusahaan. sistem ini memungkinkan juga pemakai menggunakan e-mail dan

mengakses data dan informasilingkungan. Contohnya dengan adanya perubahan peraturan

pemerintah yang berlaku yang mana peraturan sebelumnya masih dilaksanakan dalam

suatu organisasi, tentunya akan memberikan dampak buruk pada organisasi yang

dipimpinnya. Begitu juga dengan informasi internal yang diperoleh dari data manjerial

organisasi, eksekutif sangat membutuhkan dalam menentukan kebijaksanaan. Bagaimana

jadinya seorang eksekutif dalam mengambil keputusan apabila tidak mengetahui keadaan

internal organisasi yang Tugas Tugas Mata Kuliah Mata Kuliah Model dan Sistem

Informasi Model dan Sistem Informasi Model dan Sistem Informasi 12 dipimpinnya.

Misalkan dari data keuangan perusahaantidak memungkinkan adanya penambahan

peralatan yang mestinya dibutuhkan oleh organisasi tersebut yang mana eksekutif harus

meminta data dari bagian manajerial keuangan dalam membuat keputusan.

1.2. Rumusan Masalah

Rumusan Masalah dalam penyusunan makalah ini adalah sebagai berikut :

1. Apa Pengertian System Informasi Eksekutif itu ?

2. Bagaimana Sejarah Sistem Informasi Eksekutif itu ?

3. Apa saja Komponen dalam Sistem Informasi Eksekutif itu ?

4. Apa Konsep Dasar Sistem Informasi Eksekutif itu ?

5. Faktor-Faktor apa saja dalam Penentu Keberhasilan ESS ?

6. Langkah - langkah apa saja yang dilakukan eksekutif untuk meningkatkan sistem

informasi ?

7. Mengapa EIS di butuhkan untuk kebutuhan informasi yang up to date ?

8. Apa saja Kelebihan dan Kekurangan dar Sistem Informasi Eksekutif (SIE) ?

9. Berikan contoh beserta alasan penggunaan SIE pada suatu perusahaan ?

1.4. Manfaat Penulisan

Dalam penyusunan makalah ini, kami tim penulis atau kelompok yang membahas

tentang Sistem Informasi Eksekutif, berharap dalam makalah ini bisa bermanfa’at untuk

jangka panjang maupun jangka pendeknya sebagai informasi yang sangat berharga.

Dalam sistem informasi eksekutif pun dapat diambil banyak manfa’atnya, dengan

memilah – milah atau memilih software sistem informasi eksekutif (SIE).

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian System Informasi Eksekutif

Istilah Eksekutif memang diterangkan secara bebas, Eksekutif sering dikaitkan

dengan perencanaan dan jangka panjang dan berorientasi pada kesejahteraan perusahaan.

Jika tidak ada sistem informasi eksekutif dan hanya ada sistem informasi fungsional,

manajer puncak akan menerima semua informasi dari subsistem - subistem fungsional dan

para eksekutif harus menyarikan dan mensintesiskan data menjadi suatu bentuk yang

berarti bagi mereka. Sistem informasi eksekutif membebaskan eksekutif dari tugas

tersebut. Berikut ini beberapa pandangan tentang apa yang harus dilakukan oleh

Eksekutif :

Menurut Henri Fayol, semua manajer melakukan fungsi-fungsi manajemen yang sama:

merencanakan, mengorganisasikan, menyusun staff, mengarahkan dan mengendalikan.

Perencanaan sangat ditentukan pada tingkat eksekutif, sedangkan fungsi-fungsi lain

oleh tingkat yang lebih rendah.

Peran-peran manajerial Mintzberg, semua manajer melakukan semua peran, tetapi

orientasinya berbeda untuk tiap tingkatan. Salah satu peran keputusan adalah

negotiator. Salah satu contoh, seorang manajer puncak berunding dalam

menggabungkan usaha (merger), dan manajer tingkat bawah/rendah berunding tentang

tanggal penerimaan dengan pemasok.

Agenda dan jaringan Kotter, menurut Prof. John P. Kotter dari Harvard para eksekutif

mengatasi tantangan pekerjaan mengikuti strategi tiga tahap: (a) menetapkan agenda -

tujuan yang harus dicapai perusahaan (panjang, mencegah, dan jangka pendek); (b)

membangun jaringan kerjasama diantara orang-orang yang harus menyelesaikan

agenda tersebut; (c) menetapkan lingkungan norma dan nilai yang tepat sehingga

anggota jaringan dapat bekerja mencapai agenda itu.

Sistem informasi eksekutif juga disebut sebagai sistem pendukung eksekutif.

Sistem ini merupakan sistem informasi yang menyediakan fasilitas yang fleksibel bagi

eksekutif dalam mengakses informasi eksternal dan internal yang berguna untuk

mengindentifikasi masalah. Pemakai yang awam dengan komputer pun tidak sulit

mengoperasikannya karena sistem dilengkapi antarmuka yang sangat memudahkan

pemakai untuk menggunakannya. Sistem Informasi Eksekutif dirancang untuk membantu

eksekutif mencari informasi yang diperlukan pada saat mereka membutuhkannya dan

dalam bentuk apapun yang paling bermanfaat [Pengenalan Sistem Informasi, Raymond

Mcleod, Jr.]. Model dari Sistem Informasi Eksekutif digambarkan pada Gambar 1 Sebagai

implementasinya, pemakai SIE dapat melakukan permintaan informasi, memilih sendiri

format grafik, tampilan informasi yang dikehendaki. Kemampuan drill down yang

tersedia pada sistem ini memungkinkan eksekutif dapat melihat lebih rinci suatu informasi.

Drill down berarti eksekutif dapat memulai dari gambaran sekilas dan kemudian secara

bertahap mengambil informasi yang lebih terinci.

1. Menyediakan akses terhadap seluruh jenis informasi

2. menyediakan keluwesan pelaporan dan menyediakan perangkat untuk menganalisis

informasi

3. Membantu eksekutif mengidentifikasi masalah

Gambar 1 Sistem Informasi Eksekutif Untuk melayani permintaan informasi,

diperlukan suatu sistem yang disebut dengan sistem informasi eksekutif. Tugas SIE adalah

mendokumentasikan seluruh informasi yang ada, sehingga informasi tersebut dapat

dimanfaatkan sebagai basis informasi dan dapat diakses kapan pun dan dimana pun, maka

diputuskan untuk membuat suatu sistem informasi eksekutif berbasis web dengan nama

sistem informasi eksekutif yang diharapkan mempunyai fitur-fitur untuk menangani

permintaan data dari para jajaran. Sistem Informasi Eksekutif merupakan implementasi

Sistem Informasi Organisasi, yang dapat dibagi menjadi subsitem berdasarkan cara

pengelompokan pemakai didalam organisasi [Sistem Informasi Manajemen, Raymond

Mcleod, Jr.]. Struktur ini digambarkan dalam Gambar 2, yang memperlihatkan garis-garis

pemisah, tetapi ini bukanlah pemisahan fisik. Sebagian besar basisdata yang digunakan

oleh suatu subsistem organisasi dapat juga digunakan oleh yang lain.

Informasi dan data lingkungan

Gambar 2. Komposisi Sistem Informasi Organisasi

Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System), atau EIS, untuk

digunakan eksekutif organisasi. Terdapat juga sistem informasi fungsional – satu untuk

tiap area fungsional utama organisasi.

Subsistem fungsional adalah sistem informasi yang disesuaikan bagi kegiatan

dalam area ini, dimana terdapat dua subsistem yaitu sistem informasi akademis dan sistem

informasi kepegawaian yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan pemakai atas

informasi mengenai area-area fungsional, mendapatkan publikasi luas di beberapa area dan

sedikit kurang diarea lain.

Model Sistem Informasi Eksekutif diperlihatkan pada Gambar 3 basis data berisi

data dari SIA (sistem informasi akademis) dan SIK (sistem informasi kepegawaian) yang

digunakan eksekutif untuk mendapatkan informasi dan publikasi yang luas.Perangkat

lunak EIS menggunakan isi basis data untuk menghasilkan tampilan yang telah disusun

sebelumnya yang diturunkan ke workstation eksekutif dan disimpan di database eksekutif.

Eksekutif memasukkan permintaan informasi dan menerima tampilan.

Gambar 3 Model Sistem Informasi Eksekutif

Dalam model sistem informasi eksekutif diatas eksekutif melakukan dialog dengan

perangkat lunak sistem informasi eksekutif dengan memasukkan instruksi kedalam sistem

melalui menu. Pemilihan menu dilakukan dengan mouse. Penggunaan

keyboarddikurangi. Informasi dapat ditampilkan dalam bentuk tabel atau narasi. Istilah

yang berkembang dari kegiatan SIE adalah drill down. Sistem informasi eksekutif

memantau seberapa baik organisai berjalan dalam hal tujuannya dan faktor penentu

keberhasilannya. Eksekutif yang menerima konsep faktor-faktor penentu keberhasilan

menggunakan sistem informasi eksekutif mereka untuk memantau setiap faktor penentu

keberhasilan dalam hal ini adalah instansi pendidikan misalnya kualitas staf pengajar,

materi yang berbobot, fasilitas universitas.

Sistem informasi eksekutif memvisualisasikan perbandingan kinerja yang

dianggarkan dengan kinerja aktual dengan bentuk multimedia yang menampilkan tabel

atau narasi, sehingga eksekutif dapat mendapatkan informasi yang perlu diperhatikan oleh

eksekutif untuk memutuskan suatu tindakan yang diperlukan. Peran utama dari SIE adalah

membuat sintesis, atau menyarikan data dan informasi bervolume besar untuk

meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut pemampatan informasi, dan

menghasilkan suatu gambaran operasi organisasi. Dengan menyatukan komputer ke dalam

sistem informasi mereka, peluang baru akan terbuka bagi pengambilan dan analisis

informasi yang sebelumnya tidak pernah tersedia pada tingkat eksekutif.

Jadi dapat kita simpulkan bahwa Pengertian Sistem Informasi Eksekutif adalah

Merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi Eksekutif mengenai kinerja

keseluruhan perusahaan, informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai

tingkat rincian dan memudahkan serta mendukung keterangan dan pembuatan keputusan

kebutuhan dari eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses terhadap keduanya

internal dan eksternal keterangan relevan untuk bertemu gol strategis dari organisasi. Ini

biasanya dipertimbangkan sebagai satu bentuk dikhususkan dari satu sistem mendukung

keputusan (DSS).

Arus Informasi dalam EIS adalah sebagai berikut :

·

Alasan Penggunaan dan Pengembangan EIS ( Executive Information System ) :

a) Tekanan eksternal, yang berasal dari lingkungan di luar perusahaan dan bisa meliputi

gejolak lingkungan serta persaingan yang meningkat

b) Tekanan internal, yang meliputi adanya kebutuhan akan informasi baru, yang lebih

baik dan lebih tepat waktu, adanya keharusan untuk mengelola organisasi yang

semakin kompleks dan sulit untuk dijalankan serta adanya kebutuhan akan system

pelaporan yang lebih efisien

c) Suatu bagian yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja

keseluruhan perusahaan.

2.2. Sejarah Sistem Informasi Eksekutif

Secara umum, sistem informasi eksekutif dikembangkan seperti mainframe

program berbasis komputer. Tujuannya adalah untuk melindungi sekumpulan data dan

untuk menyediakan kinerja penjualan atau statistik riset pemasaran untuk membuat

keputusan, seperti halnya petugas keuangan, direktur pemasaran, dan petugas eksekutif

pemimpin. Obyektif adalah untuk mengembangkan aplikasi komputer itu akan menyoroti

keterangan untuk memuaskan eksekutif senior kebutuhan. Secara khas, sebuah EIS

menyediakan data hanya perlu untuk mendukung keputusan level eksekutif dari pada data

bagi seluruh perusahaan.Hari ini, aplikasi dari EIS tidak hanya pada hirarki perusahaan,

tetapi juga di komputer pribadi pada satu daerah jaringan lokal.

EIS sekarang seberangi platform perangkat keras komputer dan mengintegrasikan

keterangan menyimpan pada mainframe, mesin komputer pribadi, dan minicomputers.

Sebagai beberapa perusahaan jasa klien mengadopsi sistem informasi perusahaan yang

terakhir, karyawan dapat mempergunakan komputer pribadi mereka untuk memperoleh

akses ke datan perusahaan dan memutuskan data yang adalah relevan untuk pembuatan

keputusan mereka. Perbuatan pengaturan ini semua, pengguna mampu untuk

menyesuaikan akses mereka ke perusahaan sesuai data dan menyediakan keterangan

relevan terhadap keduanya bagian atas dan tingkat yang lebih rendah di perusahaan.

2.3 Komponen Sistem Informasi Eksekutif

Secara umum komponen dari EIS dapat tergolong seperti :

A. Hardware (Perangkat Keras)

Ketika membicarakan tentang perangkat keras untuk satu lingkungan EIS, kita

harus memfokuskan pada perangkat keras yang dibutuhkan pertemuan eksekutif. Eksekutif

harus diletakkan yang pertama dan kebuthan eksekutif harus didefinisikan sebelum

perangkat keras dapat terpilih. Perangkat keras komputer dasar diperlukan untuk suatu EIS

meliputi empat komponen:

Input Device / alat masukan : Alat ini mengijinkan eksekutif untuk memasuki,

verifikasi, dan perbaharui data dengan seketika.

Central Processing Unit : Adalah pusat komponen karena ini dapat mengontrol

komponen mesin komputer yang lain.

File Penyimpanan Data : Eksekutif dapat mempergunakan ini secara terpisah untuk

menyimpan keterangan bisnis, dan bagian ini juga dapat membantu eksekutif mencari

keterangan informasi bisnis historis dengan mudah.

Output Device / alat keluaran : Eksekutif dapat menggunkan alat ini untuk membaca

rekaman visual dan sistem ini memerlukan dukungan dan hardware komputer yang

tidak begitu mahal. Alat ini juga dapat meningkatkan akses dari keterangan EIS untuk

banyak pengguna yang lain dengan suatu perusahaan.

B. Software (Perangkat Lunak)

Memilih perangkat lunak penting untuk mendesain satu EIS yang efektif. Oleh

sebab itu, komponen perangkat lunak dan bagaimana cara mengintegrasikan data ke dalam

suatu sistem sangatlah penting. Perangkat lunak dasar yang diperlukan untuk satu EIS

meliputi empat komponen:

1. Teks yang mendasari perangkat lunak. Bentuk paling umum dari teks dapat di

dokumentasikan.

2. Database : Database heterogen bercokol pada satu jangkauan spesifik Vendor dan

platform komputer membuka akses eksekutif bagi Eksekutif.

3. Dasar grafis : Grafis dapat mengarahkan volume dari teks dan statistik ke dalam

keterangan visual untuk Eksekutif. Jenis grafis yang khas adalah: bagan gugus berkala,

diagram, peta, grafis gerak, bagan urutan, dan perbandingan mengorientasi graf (bagan

balok).

4. Dasar model : EIS memodelkan data yang mengandung data statistik rutin dan khusus,

keuangan, dan analisa kuantitatif lain.

Contoh dari hardware yang mendukung adalah software yang memiliki skema

client/server dimana software tersebut dapat diakses melalui jaringan local contohnya

sebagai berikut :

Software server database, misalnya ms access, sql server, mysql

Menggunakan bahasa visual programming, contohnya delphi atau visual studio

Graphical user interface

User friendly

C. Pengguna Interface

Sejak EIS menggunakan data dari berbagai macam sumber, baik yang didapat dari

database data internal maupun data yang dikumpulkan dari data external yang dapat berupa

data memo, data analisa, data laporan dan lain lain. Untuk itu diperlukan interface yang

dapat memadukan data-data yang masih relevan dengan data yang digunakan untuk eis.

Contoh interface antara lain adalah report berjadwal, tanya jawab(kuisioner/angket), menu-

driven, bahasa, dan input/output

D. Telekomunikasi

Jaringan yang memadai untuk menunjang proses data yang dapat berupa data text

ataupun data grafik sehingga pertukaran informasi dapat dilakukan dengan sempurna.

Diharapkan kombinasi dari software dan hardware dapat didukung dengan kinerja jaringan

yang memadai

E. Aplikasi

F. Pabrikasi

G. Pemasaran

H. Keuangan

2.4 KarekteristikEIS ( Executive Information System )

Karakteristik EIS meliputi :

a) Dibuat untuk individual executive users

b) Mengekstrak, menyaring (filter) , menyinkat dan melacak data yang penting / critical

data

c) Menyediakan on-line status access ( akses status online), analisa trend dan drill-down

( yaitu memungkinkan pemakai untuk mengakses kerincian atau data pendukung yang

ringkas)

d) Mengakses dan mengintegrasikan data internal dan eksternal yang bersifat luas

e) Bersifat user friendly, untuk menggunakannya hanya dibutuhkan sedikit ketrampilan

tanpa pelatihan

f) Digunakan langsung oleh eksekutif tanpa perantara

g) Menampilan informasi grafik, tabular dan tekstual.

Kemampuan tambahan yang dimiliki oleh EIS antara lain :

a) Memberikan dukungan dalam komunikasi elektronik (missal Email, Computer

Conferencing dan Word Processing)

b) Mempunyai kemampuan analisa data

c) Mempunyai alat pengorganisasian

Keputusan Penerapan EIS ( Executive Information System ). Untuk

menerapkan EIS berbasis komputer, ada 3 pertimbangan yang perlu dilakukan:

1. Perlukah kita mengembangkan EIS? Jika jawabannya tidak, eksekutif cukup

mengandalkan sistem yang ada sekarang. Jika jawabannya ya, maka eksekutif akan

menyusun rencana dan tujuan pengembangan dari system yang ada ( hal ini tergantung

pada masing-masing perusahaan).

2. Aapakah tersedia perangkat lunak produktivitas perorangan siap pakai (prewritten

personal productivity software) yang memenuhi kebutuhan eksekutif? J Jika ada ,

gunakan peralatan lunak tersebut Jika tidak;, maka eksekutif akan melihat seberapa

pentingnya dan apakah akan menambah efisiensi jika dilakukan penambahan perangkat

lunak

3. Perlukah kita membeli perangkat lunak EIS siap pakai? Jika ya, perangkat lunak

tersebut dibeli; jika tidak staf jasa informasi perusahaan menciptakan perangkat lunak

EIS pesanan (custom EIS software) .

Contoh-contoh perangkat lunak EIS siap pakai antara lain :

Contoh Perangkat lunak produktivitas perseorangan siap pakai adalah S/W umum yang

dapat digunakan oleh setiap orang untuk mengembangkan aplikasi mereka sendiri.

Contoh : DBMS, paket spreadsheet elektronik, paket grafik, sistem manajemen proyek.

Perangkat lunak EIS siap pakai: khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan

informasi eksekutif.

Contoh S/W awal EIS yang dirancang untuk mainframe adalah Pilot Executive

Software, Inc. dari Boston dan Comshore, Inc. dari Aum Arbor, Michigan. Sekarang

S/W untuk PC sudah banyak ada.

Trend EIS di Masa Depan

a) Penggunaan EIS pada perusahaan besar menjadi umum.

b) Software EIS dengan harga lebih murah makin dibutuhkan.

c) SIM dan DSS masa depan akan menjadi seperti EIS saat ini.

d) Dibandingkan aplikasi lain lebih banyak usaha yang dilakukan agar user menerima

EIS. Kita akan melihat perangkat lunak SIM dan DSS kelas baru yang berisi banyak

feature EIS, dirancang untuk manajer pada tingkat yang lebih rendah.

e) Eksekutif akan mempertahankan komputer secara perspektif.

2.5 Konsep Dasar Sistem Informasi Eksekutif

Para eksekutif membangun EIS atas dasar konsep-konsep manajemen. Ada 3

konsep yang perlu dibahas, yaitu: faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success

factors), management by exception, dan model mental. Dengan Penjelasan sebagai

berikut :

a. Faktor Penentu Keberhasilan (Critical Success Factor)

Adalah hal-hal (factor) yang menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis

kegiatan organisasi. Factor-faktor ini dalam setiap perusahaaan berbeda-beda tergantung

dari kegiatan yang dilakukan. Tahun 1961 D. Donald Daniel dari McKinsey & Company

menciptakan faktor-faktor keberhasilan. Faktor-faktor ini bervariasi dari satu perusahaan

ke perusahaan lain. Untuk industri kendaraan bermotor, CSF (critical success factors) yang

diyakini adalah model, jaringan dealer yang efisien, dan pengendalian biaya manufaktur

yang efisien. Sebagai contoh misalnya sebagai berikut CSF dari industri asuransi jiwa

adalah pengembangan personil manajemen agen, pengendalian personil administratif, dan

inovasi menciptakan produk-produk asuransi.

b. Management by Exception (MBE)

Perbandingan antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja actual. Sehingga

informasi dapat langsung didapat dan digunakan untuk menyelesaikan setiap permasalahan

seperti perangkat lunak EIS yang dapat mengidentifikasi perkecualian-perkecualian secara

otomatis dan membuatnya diperhatikan oleh eksekutif.

c. Model Mental

d. Peran utama EIS adalah membuat sintesis, atau menyarikan data dan informasi

bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut

pemampatan informasi (information compression) dan menghasilkan suatu gambaran atau

model mental dari operasi perusahaan.

Tahun 1973, P.N. Johnson – Lavid menciptakan istilah model mental, yakni

“memungkinkan perorangan untuk membuat penilaian dan perkiraan, untuk memahami

fenomena, untuk memutuskan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengendalikan

pelaksanaannya dan di atas semuanya untuk mengalami kejadian melalui pengganti

(proxy).

2.6. Faktor-Faktor Penentu Keberhasilan Sistem Informasi Eksekutif

Rockart dan Delong mengidentifikasi 8 faktor penentu keberhasilan EIS, yaitu :

1. Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen, Eksekutif tingkat puncak, lebih

baik CEO karena harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS dengan mendorong

penerapannya.

2. Sponsor operasi, kalau sponsor eksekutif sibuk dapat diberikan kepada eksekutif lebih

rendah, misal wakil presiden eksekutif. Sponsor operasi bekerjasama dengan eksekutif

pemakai dan spesialis informasi untuk memastikan pekerjaan itu terlaksana.

3. Staff jasa informasi yang sesuai, tidak saja mengerti teknologi informasi tetapi juga

mengerti cara eksekutif menggunakan sistem itu.

4. Teknologi informasi yang sesuai H/W dan S/W tidak lebih dan tidak kurang.

5. Manajemen data, data harus selalu mutakhir dengan mengidentifikasi tanggal dan jam

dimasukkan dalam sistem. Juga perlu analisis melalui drill-down dengan bertanya

kepada manajer data atau keduanya.

6. Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis, EIS harus berhasilmemecahkan masalah-

masalah spesifik/untuk memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani teknologi informasi.

7. Manajemen atas : Penolakan organisasi. Jika seorang eksekutif menolak EIS, perlu

upaya untuk mendapatkan dukungan. Untuk itu perlu identifikasi masalah tersebut,

kemudian menerapkan EIS dengan prototyping untuk mengatasi masalah tersebut.

8. Manajemen atas penyebaran dan evolusi sistem : Jika manajer tingkat atas mulai

menerima informasi dari EIS, maka manajer tingkat bawah menginginkan informasi

yang sama, karena mereka ingin mengantisipasi masalah dan memecahkannya sebelum

manajer tingkat atas mengangap masalah tersebut tidak terkendali.

2.7 Langkah - langkah eksekutif untuk meningkatkan sistem informasi

Lima langkah untuk pencapaian pengembangan tersebut :

1. Menyimpan inventarisasi dari transakasi informasi yang masuk, yaitu memelihara

record data dan menyimpan ke database, dan dapat dibuat laporan. Studi Jones dan

McLeod mengemukakan bahwa eksekutif biasanya menganggap sumber dan media

tertentu dapat memberikan kontribusi yang lebih banyak dari apa sebenarnya ia

berikan. Dengan bukti sam , sumber dan media yang lain mungkin ia remehkan.

Eksekutif. Dibantu oleh sekretarisnya. Dapat memelihara catatan data yang sama

seperti yang ada pada studi jones dan McLeod. Data yang dicatat tersebut dimasukan

kedalam DBMS. Kemudian meraka dapat membuat laporan yang dapat digunakan

untuk mejawab tujuh pertanyaan yang dikemukakan oleh jones dan McLeod bila

meraka berhubungan dengan system yang dimilikinya

2. Merangsang terjadinya sumber yang bernilai tinggi. Dengan adanya sumber yang

bernilai tinggi maka eksekutif mengkomunikasikan sumber tersebut ke setiap anggota

dengan melakukan konferensi. eksekutif kemudian dapat melakukan cara yang lebih

mudah untuk mengkomunikasikan sumber tersebut. CEO bank memberikan contoh

yang baik mengenai cara melakukan hal ini. Mungkin sebagian besar informasi yang

bernilai tinggi yang ia terima berasal dari komite manajemennya. Agar setiap anggota

merasa mempunyai kesempatan yang sama untuk berpartisipasi, CEO memutuskan

untuk menggunakan meja bundar untuk melakukan konferensi.

3. Mengambil manfaat dari peluang yang ada, ketika informasi datang, eksekutif harus

dapat memperolehnya. Ketika secuil informasi datang, eksekutif harus menangkapnya.

Wakil direktur bidang keuang menjalankan strategi ini dengan menempatkan meja

kerjanya menghadap tembok, sehingga ia membelakangi pintu masuk. Nampaknya hal

ini seperti untuk menghindari informasi, padahal sebenarnya maksudnya

kebalikannya. Seperti yang ia jelaskan, ketika seseorang memasuki kantornya, ia tidak

ingin melakukan percakapan dengan tamu tersebut sambil melihat tumpukan kertas

kerja yang belum selesai dikerjakan. Dengan penempatan mejanya menghadap

tembok. Ia dapat menghadapi tamunya dengan konsentrasi penuh tanpa gangguan

kertas kerja yang belum ia selesaikan.

4. Menyesuaikan sistem dengan kebutuhan perorangan, eksekutif menggunakan gaya

atau cara pengumpulan informasi yang berbeda. Dalam studi jones dan Mcleod,

datanya menunjukan bahwa tiap eksekutif mempunyai gaya atau cara pengumpulan

informasi yang berbeda-beda. Apa yang terbaik bagi eksekutif adalah bila ia tidak

berkerja untuk orang lain. CEO dari perusahaan pengecer mengerjakan apa yg

menjadi perkejaannya sendiri.

5. Memanfaatkan teknologi, memanfaatkan staf pelayan informasi untuk

mengembangkan sistem dalam perusahaan itu sendiri. Minat terhadapat EIS telah

meningkat mulai akhir tahun 1980-an. Banyak perusahaan besar yang telah

mempekerjakan staf pelayanan informasi untuk mengembangkan system dalam

perusahaan itu sendiri. Sekarang ini ada lebih dari 30 perusahaan yang memasuk dan

menawarkan software EIS, hardware, dan pelayanan konsultasi. Kita akan mengakhiri

pembahasan kita kali ini dengan menampilkan pilihan dan beberapa dasar untuk

melakukan implementasi yang baik.

2.8 Alasan EIS di butuhkan untuk kebutuhan informasi yang up to date

Beberapa alasan mengapa EIS yang dibutuhkan untuk mengatasi berbagai macam

kebutuhan akan informasi yang up to date.

a. Eksternal

meningkatan kompetisi

Lingkungan yang dengan cepat berubah

Keharusan untuk selalu proaktif

Kebutuhan untuk mengakses external database

b. Internal

Kebutuhan akan informasi yang up to date

Kebutuhan akan komunikasi

Kebutuhan akan informasi yang lebih akurat

Kebutuhan untuk meningkatkan keefektifan

Tujuan dari Executive Information Sistem adalah menghasilkan target informasi

yang selalu up to date untuk meningkatkan performance dari suatu perusahaan dengan

memberikan perhatian khusus pada tujuan akhir dan prioritasdari perusahaan tersebut.

2.9 Kelebihan dan Kekurangan Sistem Informasi Eksekutif (SIE)

Semua sistem memliki kekurangan dan kelebihan. Akan tetapi, itu semua

tergantung dari penggunaan dan pengguna. SIE pun juga memiliki kekurangan dan

kelebihan sendiri. Pada postingan kali ini, saya membahas tentang Kelebihan dan

Kekurangan Sistem Informasi Eksekutif (SIE). Dimana penjelasan Sistem Informasi

Eksekutif sendiri saya jelaskan pada postingan lain.

Berikut Kelebihan Sistem Informasi Eksekutif (SIE) tersebut:

Mempermudah para eksekutif untuk menggunakan pengalamannya dalam dunia

komputer.

Menyediakan pengiriman tepat waktu dari keterangan rangkuman perusahaan.

Keterangan yang disediakan semakin mudah dimengerti.

Biasanya menawarkan efisiensi untuk membuat keputusan.

Melakukan penyaringan data untuk manajemen.

Meningkatkan pemeriksaan keterangan.

Dapat Mengakses dan memadukan jangkauan data internal dan eksternal yang bersifat

luas.

Sedangkan Kekurangan Sistem Informasi Eksekutif (SIE), yaitu:

Memiliki fungsi yang terbatas, tidak dapat melakukan perhitungan kompleks.

Pada perusahaan kecil mungkin membutuhkan biaya lebih untuk membuat

implementasi.

Karena sistemnya besar, sehingga sulit untuk mengaturnya.

Pembuatannya harus dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi eksekutif senior.

Eksekutif mungkin menghadapi beban terlalu berat untuk membuat keterangannya.

2.9.1 Contoh beserta alasan penggunaan SIE pada suatu perusahaan / Bidang

1. Bidang Jasa ( BANK )

Di Indonesia sudah banyak perusahaan yang telah menggunakan Sistem Informasi

Eksekutif, contohnya yaitu Bank Mandiri

Bank Mandiri yang didirikan pada tanggal 2 Oktober 1998 merupakan bagian dari

program restrukturisasi perbankan yang dilaksanakan oleh pemerintah Indonesia. Empat

bank milik pemerintah yang bergabung menjadi bank Mandiri tersebut adalah Bank Bumi

Daya, Bank Dagang Negara, Bank Ekspor Impor Indonesia dan Bank Pembangunan

Indonesia.

Dari penyatuan empat bank pemerintah yang memiliki core banking system yang

berbeda-beda, data center yang berbeda-beda, serta infrastruktur baik hardware, software

maupun jaringan yang berbeda-beda maka pada awal bank Mandiri \ melakukan evaluasi

atas core banking sistem dari keempat bank legacy. Dan pada akhirnya bank Mandiri

memutuskan untuk mengembangkan SIE nya dengan cara memodifikasi sistem core

banking Bank Exim (BEST) untuk memenuhi kebutuhan standar produk awal bank

Mandiri yang kemudian disebut dengan MASTER (Mandiri Sistem Terpadu).

Berdasar hasil evaluasi atas core banking sistem dari keempat bank legacy tersebut

sistem core banking Bank Eximlah yang dianggap terbaik dari keempat sistem yang ada

pada keempat legacy bank dan yang paling memungkinkan untuk direkomendasikan

sebagai standar sistem paling memungkinkan untuk diimplementasikan sesuai dengan time

frame legal merger.

Sistem core banking bank Exim telah diimplementasikan pada lebih dari 200

cabang, dan terdapat 40 karyawan bank Exim memahami sistem tersebut dengan baik.

MASTER hanya sebuah solusi sementara jangka pendek untuk dapat secepatnya

beroperasi dalam satu platform. MASTER tidak dapat mendukung kebutuhan bisnis dan

visi bank Mandiri untuk masa mendatang karena MASTER dibuat pada pertengahan tahun

1980an untuk keperluan bank dengan segmen korporasi, sedangkan bank Mandiri

menyasar pada segmen yang berbeda denga bank Exim yaitu segmen ritel.

Selain itu, arsitektur sistem MASTER dikembangkan dengan konsep branch-

centric yang tidak dapat mendukung konsep hub and spoke. Disamping itu database yang

dimiliki oleh MASTER ini cukup terbatas dan tidak dapat memenuhi kebutuhan customer

view dan segmentasi nasabah yang diperlukan.

Selanjutnya dilakukan benchmarking aplikasi MASTER yang dilakukan di IBM

Center Rochester dan diketahui bahwa MASTER tidak dapat memenuhi kebutuhan bank

Mandiri. Dari sini, pihak manajemen bank Mandiri sepakat untuk mengganti core banking

sistemnya dengan sistem off- the-shelf from the market yang dapat mendukung bisnis dan

visi bank Mandiri, dan tidak mendesain ulang sistem MASTER.

Setelah itu dilakukan penggantian sistem MASTER ke system eMAS (Enterprise

Mandiri Advanced System) yang project pilotnya dilakukan dalam dua tahap. Sistem

eMAS dijalankan senilai US$ 173 juta selama 3 tahun yang mencakup empat inisiatif

utama yaitu:

Memperkaya dan memperbarui delivery channel.

Membangun sistem core banking baru yang terintegrasi.

Membangun MIS didukung teknologi Data Warehouse terkini.

Memperkuat dan memperbarui sistem infrastruktur yang reliable.

didukung oleh anggota tim sebanyak 500 orang, 32 proyek, 18 sistem interfaces

dan 128 sub modul. Pada bank Mandiri, ada beberapa hal yang menjadi perhatian dalam

pengelolaan data, yaitu:

Timeless: data harus tersedia pada watunya untuk mengantisipasi perubahan bisnis

yang cepat.

Usability: data harus sesuai dengan kebutuhan user.

Completeness: data yang lengkap akan dapat memberikan gambaran bisnis yang lebih

baik, sehingga pada saat pemasukan data (data entry), field-field penting telah dibuat

mandatory dan default value.

Correctness: ketepatan data untuk digunakannya parameter table untuk meminimalisir

kesalahan pengetikan (typing error).

Precision: memastikan bahwa data tetap lengkap dan sesuai (tidak ada data yang hilang

atau berubah).

Lack of abiguity: kesamaan persepsi atas data diperlukan untuk menghindari

misinterpretasi.

Untuk mendukung penyediaan data dan informasi yang lengkap, akurat, tepat

waktu dan konsisten maka dibentuk Enterprise Information Architecture yang bersifat

"agile & adaptive" dan comply dengan Basel II.

Saat ini, sebagian besar proses pelaporan telah berjalan secara otomatis, meski

terdapat beberapa yang masih diperlukan adanya intervensi atau pengontrolan dari unit

terkait dalam hal ini eksekutif untuk dilakukan adjustment sesuai keputusan manajemen,

maupun adanya temuan audit internal dan eksternal.

Walaupun demikian, diakui pihak IT bank Mandiri, bahwa masih terasa terdapat

kekurang optimalan waktu pemrosesan pembentukan data menjadi informasi, serta

kurangnya pemahaman terhadap kebutuhan laporan dan data yang tersedia. Untuk itu

diperlukan upaya performance tuning pada database maupun program, termasuk

simplifikasi laporan dan reengineering proses pembentukan laporan.

Pihak bank Mandiri telah melakukan pengantisipasian external shocks dengan

menggunakan Business Intelligence (BI). Saat ini analisiss Business Intelligence sudah

digunakan oleh unit bisnis untuk pengambilan berbagai keputusan strategis, meskipun

sementara ini penggunaannya masih dalam tahap sales dan marketing product.

Tetapi, untuk lebih mengoptimalkan penggunaannya perlu disusun datamart (subset

dari Data warehouse yang berisi data yang lebih spesifik yang bersifat departemental) yang

lebih komprehensif dan peningkatan pemahaman, baik oleh IT maupun user, yaitu pihak

manajemen puncak yang tetkait untuk menghindari adanya kesalahan interpretasi (mis-

interpretation).

Semua sistem Informasi Eksekutif PT. Bank Mandiri dikembangkan oleh Berca

Tim, dengan teknologi yang digunakan adalah :

DB Server: Oracle DB 10g R2 di SunOS

IBM DataStage sebagai Engine ETL

OLAP CUBE (MOLAB): Essbase Oracle

Front End: SAP Excelsius BO dan SAP BO Webi

2. Dalam BIdang Manufaktur

BAB III

PENUTUP

3.1. Kesimpulan

Sistem Informasi Eksekutif (EIS) memiliki peranan yang sangat penting dalam

perkembangan sistem informasi dewasa ini. Sistem Informasi Eksekutif (EIS) merupakan

sistem terkomputerisasi yang memberi eksekutif akses yang mudah ke informasi internal

dan eksternal yang relevan dengan faktor keberhasilan kebutuhannya.

3.2. Saran

Dalam sistem informasi komputerisasi atau elektronik dapat memungkinkan semua

orang untuk bisa mengakses informasi-informasi yang ada, baik informasi yang bersifat

umum maupun yang khusus (rahasia). Dengan demikian maka harus ada sistem pengaman

data yang sangat baik untuk menjaga informasi khusus atau data-data yang bersifat rahasia

tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

http://zafnatpaneyah.blogspot.com/2010/08/pengertian-sistem-informasi

eksekutif.html

http://itconsep.wordpress.com/course-work/makalah-tik-01/

http://zafnatpaneyah.blogspot.com/2010/08/pengertian-sistem-informasi

eksekutif.html

Yuhefizar, ilmukomputer.com

http://skripsi-artikel-makalah.blogspot.com/2010/03/makalah-sistem-

informasi.html

http://irawan8381.blogspot.com/2012/11/makalah-sistem-informasi.html

http://arhami.files.wordpress.com/2011/08/sistem-informasi-eksekutif.pdf

http://giriayoga.com/2011/10/20/perkembangan-sistem-informasi-eksekutif-dan-

penerapannya- di-indonesia/

http://www.scribd.com/doc/52824394/Bab13-Sistem-Informasi-Eksekutif

http://makalahsie01.blogspot.com/2013/09/makalas-sistem-informasi-eksekutif-

sie.html