PELATIHAN PENYUSUNAN SOP PUSKESMASSitti Rohani A.Mapparimeng

TUJUAN PELATIHANMemahami SOP secara analogical Memudahkan kita untuk mengenali definisi dasar SOP

Mampu memosisikan SOP dalam Kerangka Sistim Interaksi antara supra-sistim-subsistim

Mampu menguraikan peran dan manfaat SOP bagi Organisasi Konstruksi perilaku aktor dalam menyusun SOP

Mampu menjelaskan keterkaitan SOP dengan GG Orientasi terhadap pelayanan yang berorientasi pada publik

Dasar HukumPERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA NOMOR PER/21/M.PAN/11/2008 TENTANG PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) ADMINISTRASI PEMERINTAHANPERATURAN MENTERI KESEHATAN NOMOR 1626/MENKES/SK/VIII/2011 TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KESEHATAN

PeristilahanSOPs (Standard Operating Procedures)SPO (Standar Prosedur Operasi)SOB (Standar Operasional Baku)Protap (Prosedur Tetap)

SOP

SOP*

SOPStandard Operating Procedures (SOP), adalah dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis. SOP memuat serangkaian instruksi secara tertulis tentang kegiatan rutin atau berulang-ulang yang dilakukan oleh sebuah organisasi. Untuk itu SOP juga dilengkapi dengan referensi, lampiran, formulir, diagram dan alur kerja (flow chart).

*

Proses Penyusunan SOP*PERENCANAAN(PLAN]PELAKSANAAN(DO]PENGECEKAN(CHECK]PERBAIKAN(ACT]SUSUN SOP BERDASARKAN PROSEDUR YANG SELAMA INI DIGUNAKANIMPLEMENTASIKAN SOP SESUAI DENGAN YANG TELAH DISUSUNPERBAIKI SOP SESUAI DENGAN YANG HASIL EVALUASI

Manfaat SOP bagi Pusksemas1. Pedoman KebijakanSOP disusun berdasarkan kebijakan-kebijakan dalam lingkup Dinas Kesehatan

SOP bentuk praktis dari kebijakan-kebijakan PKM

Kebijakan hanya dapat dilaksanakan dg benar jika didukung dengan SOP

SOP membuat kebijkan PKM menjadi aplikatif dan layak terap dan mencapai manfaat yang optimal2. Pedoman KegiatanPKM dapat mengatur kegiatannya menjadi lebih sederhana (simplifikasi)

SOP berperan mengurangi reworks yang tidak perlu

SOP dapat mengidentifikasi jenis kompetensi petugas yang dibutuhkan

Manfaat SOP bagi Pusksemas3. Pedoman BirokrasiSOP menggambarkan pengaturan wewenang petugas PKM secara adilMenggambarkan titik-titik kontrol pengesahan (validasi) kegiatan

4. Pedoman AdministrasiMetode untuk memastikanbagaimana dokumen, formulir, blanko, dan laporan-laporan digunakan, divalidasi, didistribusi, dan didokumentasikan dalam setiap prosedur yang adaAdministrasi harus melekat pada semua proseduryang ada

Manfaat SOP bagi Pusksemas5. Pedoman Evaluasi KinerjaSOP digunakan untuk pengukuran kinerja PKM yang lebih baikPenyimpangan akan lebih cepat dideteksiMembantu PKM untuk mengurangi terjadinya penggelapan dan penyelewengan dalam kegiatan-kegiatan

6. Pedoman IntegrasiPKM memiliki rangkaian alur kerja yang terpadu satu dengan yang lainnyaMenghindari kegiatan-kegiatan yang bertumpang tindihMenghindari tidak termanfaatkannya laporan-laporan

Identifikasi siapa saja yang menjadi CUSTOMER (baik Eksternal maupun Internal) dari proses-proses yang telah diidentifikasi

Proses Output Penerima Manfaat*Penepatan Pelayanan BUMILSOP Ibu HamilIbu Hamil

SOP Bantuan Kinerja*

NoJenisKeterangan1SOP TehnisSOP yang sifatnya tehnis medis kesehatanHanya ahli kesehatan/medis yang mengetahui SOPSesuai dengan pedoman atau rujukanMengikuti flowchartMengikuti pola-pola /format khusus dan matrik khusus2SOP Layanan/alur layanan/non tehnisPuskesmas bersama masyarakat mengidentifikasi prosedur atau jenis pelayanan yang diperoleh berdasarkan SOP Tehnis.Tidak menggunakan kata-kata tehnis medis SOP ini tergambarkan waktu pelayanan, lama pelayanan, pemberi layanan, biaya layananFormat berupa gambar dan alur layanan

Tentukan Titik Tolak Penyusunan SOPApa yang dijadikan dasar untuk penyusunan SOP?Kata Kunci:Pada umumnya SOP disusun bertitik tolak pada Tugas (Pokok) dan Fungsi yang dimiliki oleh organisasi (Satuan /Unit). Meskipun dimulai dari unit yang kecil tetapi SOP yang dibuat dapat memiliki cakupan yang luas. SOP juga bisa disusun dari kegiatan yang berulang pada periode tertentu (harian, mingguan, bulanan, tahunan). Dengan demikian maka kegiatan yang berifat insidentil (tidak berulang kembali, tidak perlu dibuatkan SOP).

*

Format SOP*

Isi SOPIdentitas apa saja yang harus dilengkapi dalam SOP?Kata Kunci:Identitas yang perlu dilengkapi dalam SOP adalah:1.Nama Unit tempat SOP diberlakukan,2.Nomor SOP,3.Tanggal Pembuatan SOP,4.Tanggal Revisi SOP,5.Tanggal efektif berlakunya SOP,6.Dasar hukum SOP,7.Keterkaitan dengan SOP lain,8.Peringatan yang diperlukan,9.Kualifikasi pelaksana SOP,10.Peralatan /Perlengkapan yang diperlukan untuk melaksanakan SOP,11.Pencatatan dan Pendataan yang ada dalam SOP.

*

Cakupan SOPPada tingkatan mana SOP yang akan dibuat?

Kata Kunci:SOP bersifat controllable. SOP memiliki cakupan sesuai dengan tingkatannya.

Tingkatan SOP terdiri dari tingkatan SOP yang paling rendah/mikro (SOP Administratif , SOP Teknis, SOP Fungsional) sampai dengan SOP yang paling tinggi/makro (SOP Lini--Core dan SOP Pendukung--Support).

Tingkatan SOP menentukan jenis aktor (organisasi/ unit organisasi/jabatan) dan tingkatan aktor yang terlibat (aktor tertinggi dan aktor terrendah).

*

Tentukan Nama SOPApa nama SOP yang akan dibuat?

Kata Kunci:SOP memiliki nama (judul). Nama SOP ini mencerminkan batasan kegiatan awal yang ditandai dengan in-put dan batasan akhir kegiatan yang ditandai dengan out-put kegiatan. Dengan demikian maka nama SOP menentukan besaran SOP yang dicirikan dengan jumlah kegiatan dalam SOP.

*

Tentukan KegiatanKegiatan apa saja harus dilakukan guna menghasilkan out-put kegiatan mulai dari awal hingga akhir?

Kata Kunci:Aktivitas merupakan serangkaian kegiatan berurutan mulai awal hingga akhir yang ditandai dengan dicapainya tujuan aktivitas (out-put). Rumus: Siapa mengerjakan Apa.

*

Tentukan Pelaksana KegiatanSiapa aktor (pelaksana) yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan?Kata Kunci:Aktor (pelaksana) adalah orang/jabatan/kelompok orang (tim) /unit organisasi yang aktif secara langsung terlibat dalam pelaksanaan kegiatan.Penulisan aktor pada kolom pelaksana dalam formulir SOP sebaiknya tidak diurutkan sesuai hierarki jabatan (strata) tetapi dimulai dari kemunculannya sesuai dengan urut-urutan kegiatan dari mulai hingga selesai.*

Simbol FlowchartSimbol flowchart apa saja yang dipergunakan untuk melambangkan kegiatan yang ada?

Kata Kunci:Simbol flowchart dipergunakan untuk melambangkan jenis kegiatan ber-dasarkan sifat , fungsi dan bentuk. Jenis kegiatan yang berbeda dilambang-kan simbol yang berbeda. Simbol flowchart secara internasional dapat dilihat pada menu program microsoft (ms-word, excel, power point).

*

Contoh: Penggunaan simbol sesuai dengan jenis kegiatanmulai dan mengakhiri kegiatan: kegiatan berupa proses, eksekusi: kegiatan pengambilan keputusan dengan opsi:Simbol lain yang digunakan:konektor dalam halaman sama: konektor ganti halaman:alur proses:

*

Flowchart*TERMINASIMelambangkan dimulainya atau diakhirnya sebuah prosedur. Melambangkan proses mulai dilakukan dan diikuti oleh proses selanjutnya yang dilakukan oleh pelaksana lain.Melambangkan setelah proses terakhir dilakukan oleh seorang pelaksana, maka proses pengakhiran dilakukan oleh pelaksana lain.

*PROSESMelambangkan proses yang dilakukan oleh pelaksanaMelambangkan dua proses berurutan yang dilakukan oleh pelaksana yang samaMelambangkan dua proses berurutan yang dilakukan oleh pelaksana yang berbedaMelambangkan tiga proses berurutan yang dilakukan oleh pelaksana yang berbeda

*KEPUTUSANMelambangkan pengambilan keputusan ya atau tidak yang dilakukan oleh pelaksana, YTMelambangkan proses yang dilakukan pelaksana pertama, kemudian dilanjutkan dengan pengambilan keputusan oleh pelaksana kedua. Jika keputusan Ya, maka proses dilanjutkan oleh pelaksana ketiga, jika tidak proses kembali ke pelaksana pertama.

*KONEKTOR DALAM SATU HALAMAN YANG SAMALambang yang menghubungkan aktivitas satu dengan lainnya dalam halaman berbedaYProses yang dilakukan oleh pelaku pertama, dilanjutkan dengan proses yang dilakukan oleh pelaku selanjutnya, kemudian dilakukan keputusan oleh pelaku ketiga, jika y proses dilanjutkan jika tidak proses kembali ke pelaku pertama. Dalam menghubungkan pelaku ketiga dengan pelaku pertama digunakan lambang konektor bulat karena dalam halaman yang sama.T

*KONEKTOR PERGANTIAN HALAMANLambang yang menghubungkan aktivitas satu dengan lainnya dalam halaman berbedaHalaman sebelumnyaProses yang dilakukan oleh pelaku pertama, dilanjutkan dengan proses yang dilakukan oleh pelaku selanjutnya, tetapi karena tidak dapat dimuat pada halaman yang sama maka digunakan konektor antar halaman untuk melajnutkan proses yang dilakukan oleh pelaku lain pada halaman selanjutnyaHalaman setelahnya

Isi Mutu Baku dan Keterangan

Kelengkapan apa yang diperlukan? Berapa lama waktu diperlukan untuk melakukannya? Apa output (hasil/produk) yang dihasilkan? Penjelasan singkat apa yang perlu ditulis?

*

Isi Mutu Baku dan KeteranganKata Kunci:Kelengkapan adalah bahan-bahan yang diperlukan dalam proses kegiatan.Contoh: surat permohonan, dokumen renstra, data keuangan.Waktu adalah jumlah satuan waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan (menit, jam, hari, bulan, dsb.) Contoh: 10 menit, 2 jam, 1 hari.Output adalah hasil dari suatu kegiatan atau nilai tambah yang dihasilkan. Contoh: draft laporan, disposisi, surat yang telah diparaf.Penjelasan singkat adalah tambahan informasi untuk memperjelas kegiatan. Contoh: Tim terdiri dari Kepala Pusat, Kabagmin, dan Peneliti.Persyaratan yang diperlukan: Surat Permohonan, Data Perusahaan dan Laporan Keuangan Perusahaan dalam 1 tahun.*

Lampiran Contoh SOP

Contoh SOP

Contoh SOP

Contoh SOP

Monitoring SOP*

Simplifikasi; menyederhanakan kegiatan agar tidak mempersulit orang berhubungan dengan kegiatan tsb.**