Upload
others
View
6
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Makromikro Grupa – vizija budućnosti uz podršku
kontrolinga
Jasmina Očko Kontroling Kognosko d.o.o.
2
Makromikro grupa d.o.o. rezultat je odluke poduzeća Stublić Impex i Makromikro,
da udruže svoje poslovanje u novoj tvrtki koja će biti jedna od vodećih u segmentu prodaje
informatičkog, te uredskog materijala i papirnate konfekcije
+
=
3
Danas ima razvijenu maloprodajnu mrežu sa 11 poslovnica širom Hrvatske, 2 franšize, i veleprodaju koja djeluje kroz 20 veleprodajnih komercijalista
Distributer je za najpoznatije svjetske brendove kao što su
-Canon -Epson, -Xerox -HP -Samsung, -Lenovo -Brother -Itd…..
4
osnovana je 2015. godine u doba kada su oba poduzeća već imala su dugu tradiciju uspješne poslovne aktivnosti.
Prepoznali su brojne zajedničke mogućnosti i avantura je mogla započeti…
5
Iako je zajednička vizija vlasnika bila vrlo jasna, a komunikacija među njima odlična, izazovi na putu spajanja bili su veliki.
6
Spojene su dvije različite organizacijske strukture sa različitim poslovnim modelima
različitom korporacijskom kulturom i običajima.
7
„Bože, daj mi snage da podnosim stvari koje ne mogu promijeniti.
... daj mi hrabrost da promijenim stvari koje mogu promijeniti.
... daj mi mudrost da razlikujem jedno od drugog.”
MOLITVA SIOUX INDIJANACA
8
Koji je poslovni model kvalitetniji?
Koje je IT rješenje efikasnije? (koje IT rješenje podržava maloprodaju)
Koja je organizacijska shema učinkovitija?
Na brojna pitanja nije bilo jednoznačnog niti jednostavnog odgovora.
Vlasnici su odlučili – vrijeme je za kontroling.
9
VAŽNO! Potrebno je povezati strateške ciljeve sa operativnim aktivnostima:
Snimanje poslovnih aktivnosti svakog radnog mjesta.
U prvom koraku popisuju se sve aktivnosti koje pojedini zaposlenik radi.
U drugom koraku popisane aktivnosti moraju se kvantificirati i povezati sa potrebnim vremenom za izvedbu.
Konačni cilj je
a)Utvrditi koliko vremena se ulaže u pojedinu aktivnost
b)odrediti standarde izvedbe za određenu poslovnu aktivnost
10
Primjer mjerenja aktivnosti u odjelu prodaje:
Prodaja komercijalist kk
aktivnost min min min 1
količina dnevno tjedno mjesečno djelatnik ispravak ukupno minuta
obilazak kupaca 3 45 da 2700
slaganje robe u prodajnom mjestu ne 0
traženje novih kupaca 10 10 da 100
povremena isporuka robe 1 15 da 60
povremeno istraživanje gdje nabaviti robu 10 5 da 200
naplata 1 40 da 800
slanje IOS-a - izvještaja i kupcu 10 2 da 80
izvještaj o iosu 1 20 da 80
prosljeđivanje kupcu knjižnih odobrenja na ovjeru 3 3 da 9
pisanje ponuda 0,77 10 da 0,772 154
unos narudžbi u sustav za izradu faktura 4,4 5 da 4,428 440
pisanje narudžbi za kupca ručno 1 20 da 20
planiranje posjeta kupcima 1 15 da 60
planiranje naplate 1 15 da 15
povrati robe, reklamacije, izrada nesukladnosti ne 0
pisanje tjednih izvještaja o prodaji voditelju 1 15 da 60
provjeravanje da li je roba isporučena - kontakt sa vl. dostavom i skl1 2 da 8
tjedni sastanci veleprodaje 1 60 da 240
mailovi 50 3 3000
9000 89% 8026
11
Proces snimanja poslova i aktivnosti treba iskoristiti i za detektiranje poteškoća u radnim procesima i dogovaranje jedinstvenih protokola.
Djelatnici dobro znaju gdje njihovi procesi nisu dobro sinkronizirani i imaju brojne prijedloge za unapređenja:
„Narudžba od kupca XY uvijek se sastoji od mnogo artikala koji se ponavljaju, a uvijek se unose ručno što traje…”
„Tko treba raditi specificiranje artikala – nabava ili to komercijalisti sami traže na Googlu?”
„Pri unosu matičnih podataka nije obavezan unos dobavljača zbog toga gubimo puno vremena kasnije u prodaji i nabavi…”
Istovremeno:
12
Snimanje poslova i aktivnosti neophodno je za:
- Usklađivanja operativnih poslova sa strateškim ciljevima
- Za izračun cijene koštanja pojedinih aktivnosti (važno za internu alokaciju troškova po PC),
- Za eliminiranje aktivnosti koje ne donose novostvorenu vrijednost,
- Za postavljanje standarda izvedbe pojedinih aktivnosti
- Za dodjeljivanje zadataka djelatnicima, odnosno fer i objektivnu podjelu posla
- Za mjerenje učinkovitosti i ispunjenja operativnih zadataka
13
Primjer količine aktivnosti u odjelu nabava:
14
Uvidom u udio pojedine aktivnosti transparentnost se podiže na značajnu razinu:
Komercijalisti na traženje novih kupaca utroše 6% vremena,
Komercijalisti na upravljanje zalihama troše manje od 1% vremena
Koordinator komercijale 3% vremena bavi se zalihama i 8% vremena marketingom.
Nabava se 2% vremena bavi odabirom dobavljača, a manje od 1% vremena zalihama.
Naplatom se bavi više odjela - komercijalisti se naplatom bave 8% vremena, koordinator naplate 2% vremena, referenti 1%, a računovodstvo 5% svog radnog vremena.
15
1. primjer – ako je jedan od strateških ciljeva pronalaženje i angažiranje novih dobavljača…
količina aktivnosti koju zaposlenici ulažu kako bi pridobili nove dobavljače treba biti adekvatna.
Ukoliko djelatnici u nabavi ne posvećuju dovoljno vremena toj aktivnosti, ostvarenje strateškog cilja dovodi se u pitanje
16
2. primjer – ako je jedan od strateških ciljeva reorganizacija upravljanja zalihama usmjerena na konkretne brendove i dobavljače…
Nabava i prodaja sinkronizirano trebaju djelovati na usklađivanju nabavljenog i prodanog prema strateški ciljanim brendovima i dobavljačima
Ukoliko djelatnici u nabavi i prodaji ne posvećuju dovoljno vremena toj aktivnosti, ostvarenje strateškog cilja dovodi se u pitanje
17
Stublić – naglasak
na veleprodaji
uredskog materijala i
papirnate konfekcije
Brendovi
Makromikro – naglasak na
maloprodaji informatičkih
uređaja i pribora
Brendovi
Organizacija centara odgovornosti
18
Pri spajanju dva poduzeća nastala je nova organizacijska shema:
19
U jednom trenutku sjedinio se 1.veliki broj brendova, 2.puno različitih grupa proizvoda, 3.puno različitih vrsta kupaca, 4.različiti kanali distribucije…
Bilo je prijeko je potrebno razviti novi koncept troškovnog računovodstva koje će sve navedeno povezati dotada i biti podrška menadžerima pri upravljanju.
Prvi korak – kreiranje kontrolerske organizacijske strukture
-Centara odgovornosti (profitnih i troškovnih centara)
-Grupa kupaca, brendova i grupa proizvoda
20
Drugi korak:
Pripremiti IT za višedimenzionalno knjiženje preko 4 dimenzije
21
UPRAVA
Kontroling
Komercijala
Zajedničke službe
Skladište Buzin
Nabava
Veleprodaja
Prodaja
Logistika
IT potrošni materijal
Računalna
oprema hardware
Uredski materijal
Tisak
Ostalo razno
Maloprodaja
Servis
Servis izvan
garantnog roka
Servis u
garantnom roku
Skladište
Megastore
Skladište
Trešnjevka
Skladište Petrinjska
Skladište Dubrava
Tuđi prijevoz
Buzin
Vlastiti prijevoz
Buzin
Opći poslovi
Financije i
računovodstvo
Pravni poslovi
Kadrovski
poslovi
IT
1. dimenzija
Tuđi prijevoz poslovnice
Vlastiti prijevoz
Rijeka
Vlastiti prijevoz
poslovnice
Vlastiti prijevoz
Zadar
Vlastiti prijevoz
Osijek
Vlastiti prijevoz
Split
Skladište
Velika Gorica
Skladište
Rijeka
Skladište Zadar
Skladište Bjelovar
Skladište Metković
Skladište Varaždin
Skladište Šibenik
Skladište
Osijek
Skladište Split
Skladište servisa
Servis prodaja
VP Buzin
VP Trešnjevka
VP Split
VP Dubrava
VP Petrinjska
VP Megastore
VP Rijeka
VP Velika
Gorica
VP Zadar
VP Bjelovar
VP Varaždin
VP Metković
MP Trešnjevka
MP Megastore
MP Petrinjska
MP Split
MP Dubrava
MP Rijeka
MP Velika
Gorica
MP Zadar
MP Bjelovar
MP Varaždin
MP Metković
VP Šibenik
MP Šibenik
VP Osijek
MP Osijek
MP
Maksimirska
VP
Maksimirska
MP Pula
Kontrolerska organizacija centara odgovornosti:
22
Voditelji nabave i prodaje svih segmenata proizvoda i kupaca zajednički kreiraju analitičku podjelu za svaku dimenziju:
Tajna je u komunikaciji!
23
Potrebno je bilo napraviti detaljnu re-organzaciju svih „šifrarnika”, odnosno
kreirati novi način šifriranja preko 12000 kupaca:
24
….novi način šifriranja grupa proizvoda:
Na taj način jednostavno se upravlja sa više od 17500 proizvoda
25
Cilj praćenja kroz sve 4 dimenzije neophodne su informacije o uspjehu i neuspjehu, rastu ili padu, razvoju ili stagnaciji svakog od 4 ključna faktora poslovanja.
OBAVEZNA DIMENZIJA 1: Centar odgovornosti – PC / TC D
IME
NZ
IJA
2:
Ku
pac
DIMENZIJA 3:
Grupa proizvoda
DIMENZIJA 4:
Brend/ dobavljač
26
Povezivanje svih dimenzija sa ulaznim i izlaznim fakturama, te obračunima plaća i amortizacije:
ifa /ufa / obračun
PC / TC KUPAC BREND/VRSTA PROIZVODA
Alokacije indirektnih troškova za troškove koji se ne mogu knjižiti direktno na dimenzije
Izrada 4 iskaza uspjeha - po PC, kupcima, brendovima, grupama proizvoda
Izrada ostalih izvještaja za menadžment
Redoslijed aktivnosti:
27
Primjer 1: Pitanje financijskih/naknadnih odobrenja
Želimo preciznu informaciju o naknadnim odobrenjima koje poduzeće dobiva od dobavljača i koje odobrava svojim kupcima.
Knjiženje odobrenja kao financijske stavke odlazi u povijest….
Svako odobrenje knjiži se na grupu proizvoda, na brend i na kupca.
Alokacije indirektnih troškova:
28
Primjer 2: Vozni park
Vozila imaju GPS – preko tih podataka dobivamo ćemo informaciju o tome što se vozi za kojeg kupca ili poslovnicu.
Ove podatke potrebno je povezati ostalim dokumentima (otpremnica, primka, međuskladišnica, povratnica).
To nam je potrebno kako bi sa svakim prijevozom povezali i količinu robe koja je prevezena.
29
Izvor podataka za izračun prijeđenih kilometara:
30
Primjer 3: Troškovi skladišta
Slaganje robe na police u skladištu i slaganje robe za isporuku zahtijeva detaljno praćenje broja pozicija na narudžbenici i broja komada proizvoda.
Neki brendovi su jednostavni za pakiranje, neki složeniji …
31
BROJ STAVAKA
Ime Prezime Potrošni Uredski Hardware Tisak Ostalo Total Ime Prezime Potrošni Uredski Hardware Tisak Ostalo Total
Darko Ružak 6332 37148 613 375 1040 45508 Darko Ružak 1426 5138 80 75 115 6834
Darko Blažić 15678 19624 4748 170 2039 42259 Darko Blažić 3556 3651 1444 25 413 9089
Jozo Pilić 5255 33999 472 262 763 40751 Jozo Pilić 1220 6186 154 42 155 7757
Ivan Barković 15616 14457 4815 131 1825 36844 Ivan Barković 1442 1635 565 12 161 3815
Vladimir Bujak 6260 28585 479 260 729 36313 Vladimir Bujak 2017 5993 237 55 183 8485
Zoran Škafar 10423 21191 838 353 968 33773 Zoran Škafar 2216 3616 325 43 175 6375
Darko Ružak 13,91% 81,63% 1,35% 0,82% 2,29% 100,00% Darko Ružak 20,87% 75,18% 1,17% 1,10% 1,68% 100,00%
Darko Blažić 37,10% 46,44% 11,24% 0,40% 4,83% 100,00% Darko Blažić 39,12% 40,17% 15,89% 0,28% 4,54% 100,00%
Jozo Pilić 12,90% 83,43% 1,16% 0,64% 1,87% 100,00% Jozo Pilić 15,73% 79,75% 1,99% 0,54% 2,00% 100,00%
Ivan Barković 42,38% 39,24% 13,07% 0,36% 4,95% 100,00% Ivan Barković 37,80% 42,86% 14,81% 0,31% 4,22% 100,00%
Vladimir Bujak 17,24% 78,72% 1,32% 0,72% 2,01% 100,00% Vladimir Bujak 23,77% 70,63% 2,79% 0,65% 2,16% 100,00%
Zoran Škafar 30,86% 62,75% 2,48% 1,05% 2,87% 100,00% Zoran Škafar 34,76% 56,72% 5,10% 0,67% 2,75% 100,00%
Izlaz 2015. Izlaz Siječanj i Veljača 2016.
Potreban je izvještaj o izlazu robe po grupama proizvoda i po načinu isporuke.
Potrebna nam je informacija o broju stavaka i o tome tko je slagao što i za
koga.
32
Uprava Kontroling
Zajedničke službeSkladište
Financije i
računovodstvo
Opći poslovi
Pravni poslovi
Centralno
skladište
Skladište
poslovnica
Skladište pri
poslovnici 1
Skladište pri
poslovnici 2
Komercijala
Veleprodaja u
poslovnicama
Servis
Prodaja
VP poslovnice
1
Nabava
Malopodaja u
poslovnicama
Logstika
Upravljanje
kvalitetom
Kadrovski
poslovi
Računalna
oprema
IT potrošni
materijal
Uredski
materijal i
oprema
VP poslovnice
2
MP poslovnice
1
MP poslovnice
2
MP poslovnice
3
Izvan
garantnog
roka
U garantnom
roku
Vlastiti prijevoz
Tuđi prijevoz
Tisak
Ostalo
Grupa
IT
Skladište
veleprodaje
Buzin
Veleprodaja
BuzinPoslovnice
VP poslovnice
2
Skladište pri
poslovnici 3
U konačnici svi troškovi trebaju biti alocirani na PC
33
Iskaz uspjeha po PC Ovo je temelj za izradu iskaza uspjeha po kupcima, brendovima i grupama proizvoda
.
.
.
.
.
.. . .
.
.
.
.
.
.
.
.
.
34
Iskaz uspjeha po PC Ovo je temelj za izradu iskaza uspjeha po kupcima, brendovima i grupama proizvoda
.
.
.
.
.
.. . .
.
.
.
.
.
.
.
.
.
35
Iskaz uspjeha po PC Ovo je temelj za izradu iskaza uspjeha po kupcima, brendovima i grupama proizvoda
.
.
.
.
.
.. . .
.
.
.
.
.
.
.
.
.
36
Iskaz uspjeha po PC Ovo je temelj za izradu iskaza uspjeha po kupcima, brendovima i grupama proizvoda
.
.
.
.
.
.. . .
.
.
.
.
.
.
.
.
.
37
Iskaz uspjeha po PC Ovo je temelj za izradu iskaza uspjeha po kupcima, brendovima i grupama proizvoda
.
.
.
.
.
.. . .
.
.
.
.
.
.
.
.
.
38
Ovo je glavni financijski izvještaj iz kontrolinga iz kojeg slijedi cijeli niz drugih analiza potrebnih prodaji, nabavi i menadžmentu.
Cilj je postići sinergiju između trenutnog operativnog stanja i strateških ciljeva u području daljnjeg razvoja PC, kupaca, brendova i grupa proizvoda.
Iskazi uspjeha prva su linija obrane od neželjenih rezultata i prvi korak usmjeravanja prema dubljim analizama:
- u koje kupce/brendove/grupe proizvoda treba više ulagati, koje napuštati, gdje su snage zarađivanja, a gdje slabosti.
39
Razvoj sustava planiranja i budžetiranja:
Započinje sa planom po centrima odgovornosti - svaki centar odgovorosti ima svoj plan i budžet svih direktnih troškova
Ovo je prilika za
-implementaciju strateških smjernica prema operativom izvođenju
-parametar za mjerenje da li se strateški ciljevi ostvaruju
Ovaj sustav daje čvrste temelje za razvoj planiranja
40
Svi financijski podaci su izmijenjeni i ne odgovaraju stvarnim podacima
Iskaz uspjeha
Makromikro Grupa
Postavke iskaza Ukupno
2016
Plan
2017
Indeks
pl17/re16
Razlika
pl17-re16
Bruto prihodi od prodaje robe 267.293.422 275.506.546 103 8.213.124
Rabat % 7,54% 7,50% 100 -0,04%
Neto prihodi od prodaje robe 247.152.352 254.843.599 103 7.691.248
NV prodane robe 208.818.093 215.444.913 103 6.626.820
RUC 38.334.259 39.398.686 103 1.064.428
RUC % 15,51% 15,46% 100 -0,05%
Prihodi od prodaje usluga 4.201.534 4.021.518 96 -180.016
Ostali prihodi 353.420 354.798 100 1.378
UKUPNI POSLOVNI PRIHODI 251.707.306 259.219.915 103 7.512.610
Doprinos pokriću 1 42.889.213 43.775.002 102 885.790
profitabilnost 1. pokrića 17,04% 16,89% 99 -0,15%
Troškovi rada 21.859.732 22.425.821 103 566.089
% troškova rada 8,68% 8,65% 100 -0,03%
Troškovi marketinga i reprezentacije 1.358.859 1.358.053 100 -806
% troškova marketinga i reprezentacije 0,54% 0,52% 97 -0,02%
Troškovi vozila 1.402.185 1.409.246 101 7.061
% troškova vozila 0,56% 0,54% 98 -0,01%
Opći troškovi 4.988.234 4.977.075 100 -11.159
% općih troškova 1,98% 1,92% 97 -0,06%
UKUPNI POSLOVNI TROŠKOVI 238.427.103 245.615.108 103 7.188.005
% ukupnih poslovnih troškova 94,72% 94,75% 100 0,03%
41
Iskaz uspjeha
Mj. troška: PC-i_ukupno
Postavke iskaza Ukupno
2016
Plan
2017
Indeks
pl17/re16
Razlika
pl17-re16
Bruto prihodi od prodaje robe 267.293.422 275.506.546 103 8.213.124
Rabat 20.141.070 20.662.946 103 521.876
Rabat % 7,54% 7,50% 100 -0,04%
Neto prihodi od prodaje robe 247.152.352 254.843.599 103 7.691.248
NV prodane robe 208.818.093 215.444.913 103 6.626.820
RUC 38.334.259 39.398.686 103 1.064.428
RUC % 15,51% 15,46% 100 -0,05%
Prihodi od prodaje usluga 4.201.534 4.021.518 96 -180.016
Ostali prihodi 353.420 354.798 100 1.378
UKUPNI POSLOVNI PRIHODI 251.707.306 259.219.915 103 7.512.610
Doprinos pokriću 1 42.889.213 43.775.002 102 885.790
profitabilnost 1. pokrića 17,04% 16,89% 99 -0,15%
Troškovi rada 13.249.850 13.823.203 104 573.353
% troškova rada 5,26% 5,33% 101 0,07%
Troškovi marketinga i reprezentacije 1.176.287 1.175.518 100 -769
% troškova marketinga i reprezentacije 0,47% 0,45% 97 -0,01%
Troškovi vozila 261.198 267.955 103 6.756
% troškova vozila 0,10% 0,10% 100 0,00%
Opći troškovi 3.284.530 3.274.519 100 -10.011
% općih troškova 1,30% 1,26% 97 -0,04%
UKUPNI POSLOVNI TROŠKOVI 226.789.958 233.986.108 103 7.196.149
% ukupnih poslovnih troškova 90,10% 90,27% 100 0,16%
42
Iskaz uspjeha
Mj. troška: 121000 VP Buzin
Postavke iskaza Ukupno
2016
Plan
2017
Indeks
pl17/re16
Razlika
pl17-re16
Bruto prihodi od prodaje robe 94.006.716 105.295.057 112 11.288.341
Rabat 7.336.011 8.233.915 112 897.904
Rabat % 7,80% 7,82% 100 0,02%
Neto prihodi od prodaje robe 86.670.705 97.061.142 112 10.390.437
NV prodane robe 73.336.890 82.266.026 112 8.929.136
RUC 13.333.815 14.795.115 111 1.461.301
RUC % 15,38% 15,24% 99 -0,14%
Prihodi od prodaje usluga 2.034.123 1.957.321 96 -76.802
Ostali prihodi 143.398 148.236 103 4.838
UKUPNI POSLOVNI PRIHODI 88.848.226 99.166.699 112 10.318.473
Doprinos pokriću 1 15.511.336 16.900.672 109 1.389.337
profitabilnost 1. pokrića 17,46% 17,04% 98 -0,42%
Troškovi rada 5.273.828 5.843.865 111 570.037
% troškova rada 5,94% 5,89% 99 -0,04%
Troškovi marketinga i reprezentacije 421.994 432.191 102 10.197
% troškova marketinga i reprezentacije 0,47% 0,44% 92 -0,04%
Troškovi vozila 118.120 122.811 104 4.691
% troškova vozila 0,13% 0,12% 93 -0,01%
Opći troškovi 1.531.031 1.532.577 100 1.546
% općih troškova 1,72% 1,55% 90 -0,18%
43
Naredna faza – izrada sustava nagrađivanja koji je u skladu sa planiranim aktivnostima i sa strateškim usmjerenjima
Poduzeće ima sve preduvjete za to:
Jasne informacije iz kontrolinga koje mu omogućavaju trenutni uvid u rezultate poslovanja po PC, kupcima, brendovima, grupama proizvoda
Ima sustav koji može poslužiti za jasnu podjelu poslova i zadataka koji su mjerljivi
Ina platformu za strateško usmjeravanje prema novim nišama koje se samo trebaju uklopiti u protokole praćenja ovog sustava
Makromikro Grupa – vizija budućnosti uz podršku kontrolinga
44
Kontakt
003851 301 36 19
www.kognosko.hr
Zagreb, Počiteljska 7