MANAGEMENT

KONTROLA

Kontrola jako sekvenční manažerská

funkce

plánování

organizování

výběr a rozmístění pracovníků

vedení lidí

kontrolakontrola

SEKVENČNÍ FUNKCE

rozhodování

realizace, implementace

analyzování řešených problémů

PARALELNÍ FUNKCE

KONTROLAKONTROLA - základní pojmy -

KontrolaKontrola – kritické zhodnocení reality, posouzení zda bylo dosaženo shody reality s plánem

NeshodaNeshoda – nesplnění specifikovaného požadavku; jde o nežádoucí jev, který je třeba napravit

Audit (prověrka)Audit (prověrka) – systematické, nezávislé a dokumentované zkoumání procesů, činností, popř. funkce útvaru z hlediska naplňování stanovených zákonů, standardů, postupů, efektivního využívání zdrojů a žádoucího dosahování stanovených cílů. ControllingControlling – získávání nových poznatků o řízené realitě na základě systematického zachycení informací a jejich vyhodnocování, které je používáno pro manažerské rozhodování, koordinaci či plánování

Vnitřní a vnější kontrola Vnitřní kontrolaVnitřní kontrola

• Běžná (standardní) vnitřní kontrola – součást systému řízení každého vedoucího. Kontrola výstupů i průběhu procesů. Nástroj posilující odpovědnost vedoucího za svěřený útvar.

• Interní audit – prováděný pracovníkem organizace • Controlling – součást vnitropodnikového ekonomického

řízení sledující hospodaření vnitropodnikových útvarů• Automatická kontrola – zpětná vazba řízení

technologických procesů. Výsledky kontroly jsou zaznamenávány a vyhodnocovány v reálném čase. Umožňuje operativní regulační zásahy. Externí kontrolaExterní kontrola

• Kontrola kontrolními orgány vyplývající z:o Smluvních požadavků (soukromoprávní vztahy)o Zákonných požadavků (veřejnoprávní vztahy)

• Externí audit – prováděný externími pracovníky nebo firmami

• Forenzní audit – uplatňují se účetní, finanční a obchodní znalosti a dovednosti s cílem odhalit údajný podvod a vyřešit obchodní a právní spory.

Vnitřní struktura kontrolní činnosti

- obecná deskripce kontrolního procesu - Určení předmětu kontroly

Získání a výběr informací pro kontrolu

Ověření správnosti získaných informací

Hodnocení kontrolovaných procesů

Závěry a návrhy opatření

• „nech být“

• „proveď korigující opatření“

• „přijmi nové řešení“ Zpětná kontrola

Sběr a ověření informací

HodnoceníNech být Nové řešení

Korekce

Revize

KONEC KONEC

KONEC

START

Částečně

NeAno

Ne

Algoritmus kontrolní činnosti

Hodnotící kritéria Srovnání dle standardůSrovnání dle standardů

• Obecné normy chování - BOZP, hygiena, …• Specifické požadavky - přednost je vždy dávána

měřitelným, čili kvantifikovatelným ukazatelůmo Fyzikální veličiny - teploty, tlaky, hmotnosti,

objemy, kusyo Ekonomické veličiny - náklady, výnosy, závazky,

pohledávkyo Kombinované veličiny – N/ks, N/m2

o Neměřitelné veličiny - specifikace barev, kvalita povrchu

Časové srovnáníČasové srovnání - např. meziročně, meziměsíčně, s ohledem na plán, výsledkem jsou např. trendové linie

Konkurenční srovnáníKonkurenční srovnání - oborové, příp. i mezioborové

Správné řídící a provozní praktikySprávné řídící a provozní praktiky - nestanoveny písemně, obecně dané, pravidla pro zpracování technické dokumentace,

NeshodyNeshodaNeshoda – disproporce mezi specifikovaným požadavkem a jeho realizací.Jde o nežádoucí jev,který je nutné korigovat. Faktor snižující produktivitu práce a ohrožující dosahování cílů organizace. Velikost a hranice významnosti neshod (odchylek) je vhodné stanovit předem.Formy neshod a jejich důsledky:Formy neshod a jejich důsledky:

Podvod, zpronevěra, tunelování - finanční ztráta

Nespokojenost zákazníků – pokles podílu na trhu, ztráta image

Reklamace – uplatnění penále, náhrada škody

Vada ve výrobě – znehodnocení materiálu a energií, neužitečné vynaložení lidské práce, neproduktivní zatížení výrobních kapacit, vícenáklady na nápravu nebo likvidaci zmetků apod.

Míra užitečnosti kontrolyNáklady na kontrolní činnost snižují výnosy, ale to samé může Náklady na kontrolní činnost snižují výnosy, ale to samé může způsobit její absencezpůsobit její absence

REALIZACE KONTROLYkontrola je

neproduktivní činnost

NÁKLADYna kontrolní činnost

ABSENCE KONTROLYkontrola je

neproduktivní činnost

RIZIKO ZTRÁTv důsledku nezjištěných

nedostatkůc í l

Efektivita kontrolní činnostiEfektivita kontrolní činnosti

PŘÍNOSYz realizace kontrolní činnost

Systém kontrolní činnosti

Preventivní opatření

Předběžná kontrola

Řízená realita(předmět kontroly)

Konečnákontrola

Průběžná kontrola

Konečná kontrolaKonečná kontrola – kontrola výsledků pouze na konci procesů je neefektivní

Průběžná kontrolaPrůběžná kontrola – představuje efektivnější řešení než konečná kontrola

Předběžná kontrolaPředběžná kontrola – prověření všech faktorů a podmínek ovlivňujících průběh procesu

Preventivní opatřeníPreventivní opatření – vylučují nežádoucí stavy, omezují nutnost kontrolní činnosti, čímž dochází k omezení neproduktivní činnosti – tj. kontroly a tudíž i k vyšší produktivitě firmy

Princip prevence

100odstranění odstranění neřešených neřešených problémůproblémů

10průběžná průběžná nápravanáprava

1prevencprevenc

ee

Princip prevencePrincip prevence – jeden z obecných principů manažerské – jeden z obecných principů manažerské práce. Ppráce. Převzat z managementu kvality. Vychází z principu, že čím dříve se objeví a odstraní nedostatek, tím nižší budou s ním spojené ztráty.

Pravidlo „deseti“Pravidlo „deseti“

Systém kontroly a zpětné vazby

Inspekční funkceInspekční funkce – zjišťuje skutečný stav sledované reality

Účel kontroly

Preventivní funkcePreventivní funkce – působí svou přítomností

Eliminační funkceEliminační funkce – na základě kontroly jsou činěny zásahy zamezující vzniku nežádoucích situací

Vlastnosti kontrolního systému

Funkční kontrolní systém by měl poskytnout odpovědi na otázky:

PročProč kontrolovat? Účel a smysl kontroly

CoCo kontrolovat? Předmět kontroly

KdoKdo kontroluje? Subjekt kontroly

KdyKdy kontrolovat? Periodicita kontroly

JakJak kontrolovat? Způsob a metody kontroly

Vlastnosti kontrolního systému

- předmět kontroly -

Zvýšené úsilí kontrolovat se zaměřuje na:Zvýšené úsilí kontrolovat se zaměřuje na:

Určuje odpověď na otázku „Co má být kontrolováno?“ Nejdražší jsou plošné kontroly. Určení předmětu kontroly

snižuje náklady na kontrolní sytém, dochází k tzv. „diferenciaci kontroly“, tzn., že není nutno kontrolovat všechny činnosti

Regulované elementy – elementy podléhající určitým právním omezením

Nestabilní procesy – procesy u nichž se v minulosti vyskytly neshody a nápravná řešení nabyla účinná

Zvláštní procesy – aktivity, které se následně nedají nebo se dají jen velice nákladně opravit, a proto jim musí být věnována mimořádná pozornost

Nové aktivity – často existuje vyšší potenciální riziko různých nedostatků, např. nový výrobek, nová technologie, nový zaměstnanec, nový druh materiálu atd. 1

Vlastnosti kontrolního systému

- předmět kontroly -

Úplná kontrolaÚplná kontrola – nákladná. Kontrolují se všechny elementy předmětu kontroly

Další hlediska klasifikace předmětu kontroly:

• kvantitativní

• ekonomické

• kvalitativní

• časové aspekty

Neúplná kontrolaNeúplná kontrola• Kontrola náhodná – rozsah prvků určen

náhodně, případně podle uvážení kontrolora

• Kontrola statistická – rozsah prvků i rozhodné kritérium kontroly je dáno předem

2

Určuje odpověď na otázku „Kdo má kontrolovat?“

Vlastnosti kontrolního systému- subjekt kontroly -

Vedoucí pracovníciVedoucí pracovníci, „Kdo řídí – také kontroluje“

Jednotliví zaměstnanciJednotliví zaměstnanci, potřeba pracovního klimatu, vytvářející potřebu vlastní kontrolní činnosti

Vnitřní kontrolořiVnitřní kontroloři

• Specialisté zaměstnaní pro kontrolu jako profesi (podnikový kontrolor, pracovník technické kontroly, zaměstnanec útvaru controllingu)

• Pracovníci vyškolení ve vybraných technikách kontroly, provádějící tuto činnost se svou základní profesí (interní auditoři, bezpečnostní technik Externí kontroloři Externí kontroloři pracující pro potřeby

organizace

Vlastnosti kontrolního systému- periodicita -

Určuje odpověď na otázku „Kdy se má Kdy se má kontrolovatkontrolovat“ Termín kontrolyTermín kontroly

• Řádná – plánovaná (pravidelná), existuje plán kontrol

• Mimořádná – operativní (nepravidelná), při aktuálním projevu nežádoucí skutečnosti Četnost kontrolyČetnost kontroly

• Obecně se doporučuje minimálně1x ročně zkontrolovat všechny procesy a útvary. Častější kontrole podléhají rizikové a prioritní aktivity organizace.

S ohledem na vývoj prověřované reality dělíme kontrolu na: PředběžnouPředběžnou – preventivní charakter, prověřuje

způsobilost faktorů (činitelů) pro vznik a správný průběh činností nebo procesů PrůběžnouPrůběžnou – zaměřena na soulad s řídícím záměrem nebo efektivitu činnosti nebo procesu

NáslednouNáslednou – zjišťuje zda bylo dosaženo požadovaných výsledků. Slouží pro jejich potvrzení

Předpoklady vnitřní kontroly

Výchozím předpokladem je profesionální přístupprofesionální přístup pracovníka kontroly odpovídající specifickým požadavkům:

• Základní společenské zásady

• Odborný přístup

• Respekt k prověřovanému jako partnerovi – etika kontroly

Pracovník kontroly musí zvládat techniku techniku kontrolykontroly, při kontrolování zjišťujeme fakta, nepoučujeme a nedoporučujeme

Pracovník kontroly by se měl vyvarovat přijímání unáhlených závěrůunáhlených závěrů a mylných obviněnímylných obvinění

Fáze vnitřní kontroly

Činnost vnitřní kontroly lze rozdělit do třech fází:

Přípravná fázePřípravná fáze• Cílem je vypracovat program kontroly• Při prověřování lze použít dvě

techniky (individuální dotazník, standardní postup)

Realizační fázeRealizační fáze• Úvodní jednání• Prověřování na místě• Závěrečné vyhodnocení

Hodnotící fázeHodnotící fáze• Uzavírá průběh vnitřní kontrolní akce• Je zpracováván kontrolní protokol,

protokol o neshodách a další dokumenty

Efektivní kontrolní systém Kontrola na všech úrovních Neformálnost kontroly („kontrola pro kontrolu“) Ti, co kontrolují musí věřit systému Autorita kontroly (dostatek účinných postihů),

stanovení jednoznačné odpovědnosti Flexibilita Přesnost kontroly, měřitelnost výsledků Včasnost kontroly (preventivní aspekt) Nákladově efektivní Srozumitelnost závěrů Rovnováha mezi objektivitou a subjektivitou Koordinace s plánováním, organizováním a

řízením lidských zdrojů Etika kontrolní činnosti

Tendence rozvoje kontrolní činnosti Využívání nových kvalit počítačově podporovaných

informačních systémů• Spolehlivost sběru, přenosu, uchování, transformace a

využití důležitých údajů (informací) v integrovaných databázových systémech rychlá identifikace kritických odchylek a přiměřená následná reakce.

• Integrační propojení informačních procesů ve třech dimenzích firemního řízení. Vzájemné propojení a rychlá aktivní interakce strategických a operačních kontrolních procesů.

Zvýšení úrovně participace zaměstnanců – vytváření klima samokontroly a motivace ke kvalitě (kroužky jakosti)

Využívání metod porovnání a rychlé reakce – předpokladem je monitorování dobrých i špatných zkušeností z podobných procesů, zhodnocení poznatků jiných pro včasné identifikace kontrolních akcí a jejich provedení. Porovnání se týká jak zkušeností externích, tak vnitropodnikových.