Upload
trinhthien
View
220
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/01/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
Revisi ke - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
MANAGEMENT REPRESENTATIVE
LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN
STAMP / STEMPEL DISIAPKAN DIPERIKSA DISAHKAN
DOCUMENT CONTROL MANAGEMENT
REPRESENTATIVE TOP MANAGER
SAHAT U.M. HUTAGALUNG, SH.MH
JONI, SH.MH
Dr. MARSUDIN NAINGGOLAN, SH.MH
NIP. 196401061996031001 NIP. 19640616 198603 1 005 NIP. 19610717 198803 1 002
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/01/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
Revisi ke - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
MANAGEMENT REPRESENTATIVE
1. TUJUAN:
Untuk menjelaskan wewenang dan tanggungjawab Managemen Representative
dalam sistem managemen mutu Pengadilan Negeri Pekanbaru
2. REFERENSI
1.1 Standar akreditasi penjaminan mutu Peradilan Umum- ICPE, yang berbasis total
quality managemen (TQM)
1.2 Keputusan Mahkamah Agung RI Nomor 026/KMA/SK/II/2012 tentang Standar
Pelayanan Peradilan
3. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup dari prosedur ini adalah pelaksana sistem managemen mutu
Pengadilan Negeri Pekanbaru
4. DEFENISI
Management Representative adalah seseorang yang ditunjuk oleh Top Management
untuk melaksanakan tugas sistem managemen mutu serta menetapkan dan
memelihara sistem managemen mutu
5. PENANGGUNGJAWAB
Management Representative
6. KRITERIA PENCAPAIAN
Tercapainya sistem management mutu yang sesuai dengan prosedur yang telah
ditetapkan
7. ALUR PROSES
7.1Management Representative ditunjuk oleh Top Management berdasarkan SK
7.2 Mengkoordinasikan kegiatan internal audit dan survei kepuasan pengguna
pengadilan
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/01/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
Revisi ke - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
MANAGEMENT REPRESENTATIVE
7.3 Melaksanakan komunikasi internal dengan bukti berupa daftar hadir rapat,
agenda dan notulen rapat
7.4 Melaksanakan rapat tinjauan managemen dengan bukti daftar hadir rapat,
7.5 Melaporkan kinerja sistem management mutu dan upaya-upaya perbaikan
kepada Top Managemen
7.6 Meningkatkan kesadaran terhadap persyaratan pengguna pengadilan
7.7 Membina hubungan dengan pihak eksternal untuk hal-hal yang berkaitan dengan
sistem managemen mutu
7.7.1 Mengusulkan pelatihan-pelatihan yang dibutuhkan oleh pegawai /hakim
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/01/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
Revisi ke - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
MANAGEMENT REPRESENTATIVE
MR ditunjuk oleh TM
berdasarkan SK
MR melaksanakan komunikasi internal
MR melaksanakan rapat tinjauan
managemen
MR melaporkan kinerja SMM dan
upaya-upaya perbaikan kepada TM
MR meningkatkan kesadaran
terhadap persyaratan terhadap
pengguna pengadilan
MR membina hubungan dengan
pihak eksternal untuk hal-hal yang
berkaitan dengan SMM
MR mengusulkan pelatihan-pelatihan
yg diperlukan pegawai/Hakim
Selesai
Mulai
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/02/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
Revisi ke - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PENGENDALIAN DOKUMEN
LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN
STAMP / STEMPEL DISIAPKAN DIPERIKSA DISAHKAN
DOCUMENT CONTROL MANAGEMENT
REPRESENTATIVE TOP MANAGER
SAHAT U.M. HUTAGALUNG, SH.MH
JONI, SH.MH
Dr. MARSUDIN NAINGGOLAN, SH.MH
NIP. 196401061996031001 NIP. 19640616 198603 1 005 NIP. 19610717 198803 1 002
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/02/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
Revisi ke - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PENGENDALIAN DOKUMEN
1. TUJUAN
Untuk menetapkan dan menjaga satu sistem pengendalian, terhadap semua
dokumendan data yang berhubungan dengan mutu agar :
1.1 Diperiksa akan ketetapannya, dan disahkan oleh pihak yang berwenang.
1.2 Tersimpan disemua area, dimana dokumen dan data mudah untuk diperoleh.
2. RUANG LINGKUP
2.1 Ruang lingkup dari prosedur ini adalah Pelaksanaan sistem management mutu
Pengadilan Negeri Pekanbaru
2.2 Penanggung jawab prosedur ini adalah Management Representative.
3.REFERENSI
3.1 Standar akreditasi penjaminan mutu Peradilan Umum – ICPE, yang berbasis Total
Quality Managemen ( TQM )
3.2 Keputusan Mahkamah Agung Nomor : 026/KMA/SK/II/2012 tentang Standar
pelayanan peradilan
4.DEFENISI
4.1 Dokumen : Seluruh media pencatatan aktifitas,yang berkaitan dengan sistem
managemen mutu Pengadilan Negeri Pekanbaru baik yang berbentuk soft copy,
maupun hard copy
4.2 Dokumen internal : Dokumen yang diterbitkan/dibuat oleh fungsi organisasi di
Pengadilan Negeri Pekanbaru
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/02/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
Revisi ke - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PENGENDALIAN DOKUMEN
4.3 Dokumen Eksternal : Dokumen yang diterbitkan oleh organisasi diluar
Pengadilan Negeri Pekanbaru
4.4 Data/Rekaman : Dokumen yang berasal dariaktifitas sistem managemen mutu
Pengadilan Negeri Pekanbaru
5.PROSEDUR
5.1 Managemen Representative sepenuhnya bertanggungjawab, untuk
menetapkan sebuah sistem dokumentasi di Pengadilan Negeri Pekanbaru
Dokumentasi Mutu harus terdiri dari :
a. Kebijakan dan quality objektive ( sasaran mutu )
b. Penjelasan dari ruang lingkup managemen mutu
c. Penjelasan utama dari managemen mutu
d. Dokumen-dokumen, meliputi catatan yang diperlukan oleh akreditasi
penjaminan mutu Peradilan Umum
e. Dokumen-dokumen termasuk catatan-catatan yang ditentukan oleh
orgasinasi, yang harus ada untuk memastikan perencanaan, operasi,
pengendalian yang efektif, dari proses-proses yang berkaitan dengan
managemen.
Dokumen-dokumen yang diperlukan oleh sistem managemen mutu ini harus
dikendalikan.
Managemen harus menetapkan, menerapkan, dan memelihara prosedur untuk :
a. Menyetujui dokumen sebelum diterbitkan
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/02/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
Revisi ke - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PENGENDALIAN DOKUMEN
b. Mengkaji dan mengupdate sesuai kebutuhan dan menetapkan ulang dokumen
c. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terakhir dari dokumen
diidentifikasi
d. Memastikan bahwa versi yang relevan dan dokumen yang berlaku tersedia
pada pengguna
e. Memastikan bahwa dokumen tetap berlaku dan dapat diidentifikasi segera
f. Memastikan bahwa dokumen dari luar (eksternal) yang diperlukan untuk
perencanaan, dan operasional, dari sistem managemen mutu, diidentifikasi, dan
pendistribusiannya dikendalikan, dan mencegah penggunaan yang tidak sesuai,
dari dokumen usang (obsolete) dan menerapkan identifikasi yang sesuai pada
dokumen tersebut, jika disimpan untuk suatu kegunaan
5.2 Dokumentasi sistem managemen mutu
Dokumentasi managemen mutu memiliki identitas sebagai berikut :
5.2.1 Manual mutu
Dokumen manual mutu memiliki identitas sebagai berikut :
a. Logo Pengadilan Negeri Pekanbaru
b. Nama dan alamat Pengadilan Negeri Pekanbaru
c. Nomor dokumen
d. Tanggal pembuatan
e. Tanggal revisi
f. Tanggal efektif
g. Disahkan oleh
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/02/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
Revisi ke - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PENGENDALIAN DOKUMEN
h. Nama dokumen
i. Halaman keberapa dari total halaman
5.2.2 Standar operasinal prosedur (SOP)
Dokumen S O P memiliki susunan sebagai berikut :
a. Logo Pengadilan Negeri Pekanbaru
b. Nama dan alamat Pengadilan Negeri Pekanbaru
c. Nomor dokumen
d. Tanggal pembuatan
e. Tanggal revisi
f. Tanggal efektif
g. Disahkan oleh
h. Nama Dokumen
5.3 Sistem penomoran dokumen sistem managemen mutu
MR memberi nomor dokumen yang terdiri dari 6 bagian:
Penomoran manual mutu, standar pelayanan, dokumen pendukung
W4.U1 (1)/.......(2)/.......(3)/.......(4)/........(5)/..........(6)
Contoh W4.U1/PM-SOP/PID/01/X/2016
Keterangan :
Nomor (1) adalah kode Pengadilan Negeri Pekanbaru terdiri dari empat digit
Nomor (2) adalah jenis dokumen yang terdiri dari :
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/02/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
Revisi ke - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PENGENDALIAN DOKUMEN
PM : Penjaminan Mutu
MM : Manual Mutu
MR : Management Representative
SOP : Standar Operasional Prosedur
Nomor (3) adalah Kode Unit yang terdiri dari :
PID : Pidana
PDT : Perdata
HK : Hukum
TPK : Tipikor
PHI : Hubungan Industrial
PP : Panitera Pengganti
JS : Juru Sita
KP : Kepegawaian & Ortala
KU : Keuangan
UM : Umum
PTIP : Perencanaan, IT dan Pelaporan
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/02/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
Revisi ke - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PENGENDALIAN DOKUMEN
Nomor (4) adalah Nomor Urut Dokumen
Nomor (5) Bulan pembuatan dokumen
Nomor (6) Tahun pembuatan dokumen
MR memberi nomor formulir dokumen yang terdiri dari 6 bagian:
Penomoran manual mutu, standar pelayanan, dokumen pendukung
W4.U1 (1)/.......(2)/.......(3)/.......(4)/........(5)/..........(6)
Contoh W4.U1/PM-FORM/01/PMR-01/X/2016-REV01
Keterangan :
Nomor (1) adalah kode Pengadilan Negeri Pekanbaru terdiri dari empat digit
Nomor (2) adalah jenis dokumen yang terdiri dari :
PM : Penjaminan Mutu
FORM : Formulir Dokumen
Nomor (3) adalah No.Urut Formulir Dokumen yang terdiri dari :
01, 02, 03 dst
Nomor (4) adalah Kode Unit dan No.Urut SOP :
CONTOH : MR-01, PID-01
MR : Management Representative
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/02/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
Revisi ke - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PENGENDALIAN DOKUMEN
PID : Pidana
PDT : Perdata
HK : Hukum
TPK : Tipikor
PHI : Hubungan Industrial
PP : Panitera Pengganti
JS : Juru Sita
KP : Kepegawaian & Ortala
KU : Keuangan
UM : Umum
PTIP : Perencanaan, IT dan Pelaporan
Nomor (5) Bulan pembuatan dokumen
Nomor (6) Tahun pembuatan dokumen
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/02/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
Revisi ke - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PENGENDALIAN DOKUMEN
5.4 Pengesahan
Manual mutu, SOP, disahkan dan direview oleh penanggungjawab, seperti tertera
dibawah ini :
1. Manual mutu
Disahkan oleh : Ketua Pengadilan Negeri Pekanbaru
Diperiksa oleh : Management Representative
2. SOP
Disahkan oleh : Ketua Pengadilan Negeri Pekanbaru
Diperiksa oleh : Management Representative
Untuk form dan check sheet disahkan sesuai dengan prosedur dan SOPyang
terkait, atau sesuai dengan keperluan di Instansi masing-masing
Petugas Pengendali dokumen (DCC) yaitu Management Representative
bertanggung jawab terhadap hal-hal :
- Mengendalikan semua dokumen
- Memastikan semua dokumen yang telah ditetapkan tersimpan, dan disahkan
sesuai dengan prosedur pengendalian dokumen
- Memastikan keterkinian dokumen, dan pendistribusiannya disetiap area
- Menarik semua dokumen yang sudah tidak berlaku lagi
5.5 Status dokumen
a. Dokumen terkendali ( Controlled Document)
Dokumen terkendali didistribusikan dengan cara :
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/02/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
Revisi ke - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PENGENDALIAN DOKUMEN
- Mengisi form distribusi
- Dokumen print asli/ dokumen fotocopy dan memberi cap “ Controlled
Document” warna merah
- Memberi nomor distribusi pada dokumen yang akan didistribusikan
- Mambuat daftar induk dokumen
- Menarik kembali dokumen yang terkendali, dan sudah tidak digunakan,
untuk dimusnahkan, guna mencegah pemakaian yang tidak disengaja
b. Dokumen tidak terkendali (Uncontrolled Document) warna merah
Semua dokumen yang didistribusikan kepada pihak lain, tetapi tidak
digunakan sebagai acuan, atau hanya sebagai informasi, dan sifatnya tidak
dikendalikan, maka dokumen tersebut tidak diberi identitas.
c. Dokumen kadaluarsa
Untuk memudahkan menelusuri isi dokumen, dokumen asli yang sudah tidak
digunakan dikendalikan dengan cara :
- Memberi cap “ Dokumen kadaluarsa “ (Obsolute) dengan warna hitam
- Menyimpan dikelompok dokumen yang sudah tidak digunakan
- Membuat daftar dokumen yang sudak tidak digunakan
- Menyimpan dokumen mutu dengan masa kadaluarsa minimal 2 tahun
dari tanggal pembuatan
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/02/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
Revisi ke - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PENGENDALIAN DOKUMEN
5.6 Pengamanan dokumen diperangkat lunak
Dokumen yang ada diperangkat lunak, diamankan dengan cara yang sesuai agar
terhindar dari perubahan yang tidak disengaja, atau yang tidak diinginkan.
Bila terjadi kerusakan atau kecelakaan, masih ada dokumen yang relevan yang
disimpan secara aman, serta diperbaharui bila perlu
Menentukan penanggungjawab, serta prosedur pengamanan yang digunakan
5.7 Peninjauan ulang dan revisi dokumen
Pimpinan kerja atau personel yang berwenang, bertanggungjawab untuk
mendokumentasikan prosedur yang berpengaruh terhadap mutu, melakukan
peninjauan ulang minimal 1 (satu) kali dalam setahun, atau merevisi apabila
diperlukan, serta menyerahkan kepada Management Representative,untuk
kemudian disahkan dan mendistribusikan ke seluruh Departement.
Departement bertanggungjawab untuk mendistribusikan dan mensosialisasikan
kesemua fungsiatau personil yang relevan. Khusus untuk SOP peninjauan
dilakukan oleh masing-masing bagian.
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/02/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
Revisi ke - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PENGENDALIAN DOKUMEN
FORMULIR DISTRIBUSI DOKUMEN
Judul Dokumen : ..............................................................................
Nomor Dokumen :.................................................................................
Status Revisi : .................................................................................
Tanggal : .................................................................................
Jumlah Halaman : .................................................................................
NOMOR NAMA BAGIAN TANGGAL TANDA
TANGAN/PARAF
Diserahkan oleh :
Kepada Bagian :
W4.U1/PM-FORM/01/MR-02/X/2016
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/02/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
Revisi ke - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PENGENDALIAN DOKUMEN
FORMULIR PERMINTAAN DOKUMEN
Mohon diberikan copy dokumen sebagai berikut :
NOMOR NOMOR DOKUMEN NAMA DOKUMEN STATUS DOKUMEN
UNCONTROLLED
DOCUMENT
UNCOTROLLED
DOCUMENT
UNCONTROLLED
DOCUMENT
Tujuan penggunaan :
Tanggal permintaan :
Disetujui oleh : Pemohon:
………………………. ……………………….
W4.U1/PM-FORM/02/MR-02/X/2016
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/02/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
Revisi ke - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PENGENDALIAN DOKUMEN
FORMULIR PERUBAHAN DOKUMEN
Judul Dokumen :
Nomor Dokumen :
Status Revisi :
Tanggal :
URAIAN PERUBAHAN :
ALASAN PERUBAHAN :
Disetujui oleh : Dibuat oleh :
W4.U1/PM-FORM/03/MR-02/X/2016
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/02/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
Revisi ke - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PENGENDALIAN DOKUMEN
FORMULIR DAFTAR INDUK DOKUMEN SISTEM PENJAMINAN MUTU
NOMOR NOMOR DOKUMEN JUDUL DOKUMEN TANGGAL
PEMBUATAN
KETERANGAN
W4.U1/PM-FORM/04/MR-02/X/2016
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/03/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PENGENDALIAN REKAMAN
LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN
STAMP / STEMPEL DISIAPKAN DIPERIKSA DISAHKAN
DOCUMENT CONTROL MANAGEMENT
REPRESENTATIVE TOP MANAGER
SAHAT U.M. HUTAGALUNG, SH.MH
JONI, SH.MH
Dr. MARSUDIN NAINGGOLAN, SH.MH
NIP. 196401061996031001 NIP. 19640616 198603 1 005 NIP. 19610717 198803 1 002
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/03/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PENGENDALIAN REKAMAN
1. TUJUAN
Sebagai pedoman bagi petugas dalam mengendalikan rekaman sistem manajemen
mutu di Pengadilan Negeri Pekanbaru.
2. REFERENSI
- Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuanpokok
kearsipan
- PP RI Nomor 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip
3. RUANG LINGKUP
3.1 Ruang lingkup dari prosedur ini adalah pelaksana sistem manajemen mutu
PengadilanNegeri Pekanbaru
3.2 Penanggung jawab prosedur ini adalah Management Representative
4. DEFENISI
Pengendalian rekaman adalah suatu kegiatan kepengurusan rekaman mulai dari
pencatatan,penyimpanan, dan pendokumentasian rekaman.
5. KRITERIA PENCAPAIAN
Semua rekaman dapat tersimpan dengan baik dan aman
6. ALUR PROSES
6.1 Identifikasi status rekaman
6.2 Rekaman disimpan pada lemari atau rak tempat penyimpan rekaman
6.4 Rekaman tidak sah harus teridentifikasi/dipisahkan
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/03/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PENGENDALIAN REKAMAN
6.5 Masa simpanan rekaman seluruh unit adalah 10 tahun atau lebih, untuk rekaman
tertentu tidak dapat dimusnahkan ( permanen )
7.DIAGRAM ALUR
Rekaman
Identifikasi status rekaman
Buat master list/daftar rekaman
Rekaman disimpan pada lemari atau rak
Rekaman tidak sah harus
teridentifikasi/dipisahkan
di
Masa simpan rekaman semua unit 10 tahun
atau lebih untuk rekaman tertentu tidak bisa
dimusnahkan (permanen)
Selesai
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/04/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PENDISTRIBUSIAN DOKUMEN
LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN
STAMP / STEMPEL DISIAPKAN DIPERIKSA DISAHKAN
DOCUMENT CONTROL MANAGEMENT
REPRESENTATIVE TOP MANAGER
SAHAT U.M. HUTAGALUNG, SH.MH
JONI, SH.MH
Dr. MARSUDIN NAINGGOLAN, SH.MH
NIP. 196401061996031001 NIP. 19640616 198603 1 005 NIP. 19610717 198803 1 002
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/04/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PENDISTRIBUSIAN DOKUMEN
1. TUJUAN
Sebagai pedoman dalam pelaksanaan pendistribusian dokumen dari management
representative melalui Document Control
2. REFERENSI
Standar akreditasi penjaminan mutu peradilan umum- ICPE, yang berbasis Total
Quality Management (TQM)
3. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup dari prosedur ini adalah pelaksana sistem management mutu
4. DEFENISI
Pendistribusian dokumen adalah Proses yang harus dilakukan oleh Management
Representative agar semua dokumen baik kebijakan mutu, manual mutu, sasaran
mutu, standar pelayanan, dan dokumen pendukung diterima oleh setiap bagian atau
melalui document control terkait dengan tepat dan benar
5. PENANGGUNG JAWAB
Management Representative
6. KRITERIA PENCAPAIAN
Semua dokumen dapat terdistribusikan dengan baik
7. ALUR PROSES
7.1 MR memastikan jenis dokumen yang akan didistribusikan
7.2 MR memastikan dokumen yang akan didistribusikan telah terkendali
7.3 MR memastikan arsip dokumen telah dibuat
7.4 MR menentukan bagian atau dimana dokumen akan didistribusikan
7.5 MR mencatat dalam buku pendistribusian dokumen
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/04/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PENDISTRIBUSIAN DOKUMEN
7.6 MR mendistribusikan dokumen melalui document control
8. DIAGRAM ALUR
Mulai
Pastikan jenis dokumen
Pastikan dokumen telah
terkendali
Pastikan arsip dokumen
telah dibuat
Tentukan tujuan
distribusi
Buku penerimaan
dokumen
Selesai
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/04/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PENDISTRIBUSIAN DOKUMEN
FORMULIR PENERIMAAN DOKUMEN
Pada hari ini,…………….. tanggal ……………. bulan …………….. tahun ……….. bertempat di
………………, telah dilaksanakan penyerahan dan penerimaan salinan dokumen,
NOMOR JenisDokumen JudulDokumen
Dari : Manajer Representative
Kepada Document Control
Diserahkan Oleh : Diterima Oleh :
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/04/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PENDISTRIBUSIAN DOKUMEN
W4.U1/PM-FORM/01/MR-04/X/2016
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/05/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP REVISI DOKUMEN
LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN
STAMP / STEMPEL DISIAPKAN DIPERIKSA DISAHKAN
DOCUMENT CONTROL MANAGEMENT
REPRESENTATIVE TOP MANAGER
SAHAT U.M. HUTAGALUNG, SH.MH
JONI, SH.MH
Dr. MARSUDIN NAINGGOLAN, SH.MH
NIP. 196401061996031001 NIP. 19640616 198603 1 005 NIP. 19610717 198803 1 002
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/05/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP REVISI DOKUMEN
1. TUJUAN
Sebagai pedoman bagi setiap unit untuk memperbaiki dokumen apabila ditemukan
adanya kesalahan dalam pembuatan dokumen atau adanya referensi terbaru
2. REFERENSI
Standar akreditasi penjaminan mutu manajemen peradilan umum – ICPE, yang berbasis
Total Quality Management ( TQM )
3. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup dari pada prosedur ini adalah pelaksana sistem manajemen mutu dan
seluruh unit
4. DEFENISI
Revisi dokumen adalah kegiatan dalam melihat, meninjau dan memperbaiki dokumen
yang telah dibuat untuk disesuaikan dangn proses yang berkembang guna peningkatan
quality control dokumen
5. PENANGGUNG JAWAB
5.1 Manager Representative
5.2 Wakil Panitera
6. KRITERIA PENCAPAIAN
Tidak ditemukan dokumen yang kadaluarsa
7. ALUR PROSES
7.1 Wakil Panitera atau setiap unit meninjau ulang dokumen
7.2 Unit mengidentifikasi masalah ( sebab perlu adanya revisi )
7.3 Bila revisi perlu dilakukan maka pemohon mengisi formulir usulan revisi
7.4 MR menerima usulan revisi dokumen
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/05/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP REVISI DOKUMEN
7.5 MR menyerahkan draf usulan revisi melalui Wakil Panitera untuk pengetikan dan
ditanda tangani
7.6 MR menandatangani revisi dokumen dan menyerahkan ke TM untuk disahkan
7.7 TM menandatanganidanmenyerahkankembalike MR
7.8 Dokumen yang sudah disahkan digandakan untuk dibagikan dan menarik dokumen
yang sudah kadaluarsa
7.9 MR mendistribusikandokumendenganmembuatsuratpenarikandokumen
lamadansemuadokumen lama di stampelkadaluarsa
7.10 Dokumen yang asli disimpan sebagai arsip
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/05/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP REVISI DOKUMEN
8. DIAGRAM ALUR
MULAI
Unit meninjau ulang dokumen
Unit mengidentifikasi masalah
Perlu revisi
Pemohon revisi mengisi formulir usulan
revisi
Form revisi
dokumen
Pemohonrevisimengusulkanpada MR MR menerimausulandan MR menyerahkan
draf usulan revisi melalui Wakil Panitera
dan Wakil Sekretaris untuk pengetikan dan
ditanda tangani
MR menandatangani revisi dokumen dan
menyerahkan ke TM untuk disahkan
Dokumen yang sudah disahkan digandakan
untuk dibagikan dan menarik dokumen yang
sudah kadaluarsa
Dokumen yang sudah disahkan digandakan
untuk dibagikan dan menarik dokumen yang
sudah kadaluarsa
TM menandatangani dan menyerahkan kembali
ke MR
MR mendistribusikan dokumen dengan
membuat surat penarikan dokumen lama
dan semua dokumen lama di stampel
kadaluarsa
Dokumen yang asli disimpan sebagai arsip
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/05/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP REVISI DOKUMEN
FORMULIR REVISI DOKUMEN
NOMOR ISI PERUBAHAN TANGGAL MULAI
BERLAKU SEBELUMNYA SEKARANG
W4.U1/PM-FORM/01/MR-05/X/2016
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/06/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP KOMUNIKASI INTERNAL
LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN
STAMP / STEMPEL DISIAPKAN DIPERIKSA DISAHKAN
DOCUMENT CONTROL MANAGEMENT
REPRESENTATIVE TOP MANAGER
SAHAT U.M. HUTAGALUNG, SH.MH
JONI, SH.MH
Dr. MARSUDIN NAINGGOLAN, SH.MH
NIP. 196401061996031001 NIP. 19640616 198603 1 005 NIP. 19610717 198803 1 002
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/06/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP KOMUNIKASI INTERNAL
1. TUJUAN
Sebagai pedoman agar komunikasi internal antara Ketua dengan hakim/pegawai dan
antara pegawai dengan hakim Pengadilan Negeri Pekanbaru bisa berjalan dengan baik
dan lancar sehingga informasi dapat diterima
2. REFERENSI
Standar akreditasi penjaminan mutu management peradilan umum-ICPE, yang berbasis
totalQuality management (TQM)
3. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup prosedur ini berlaku untuk semua unit pada Pengadilan Negeri
Pekanbaru
4. DEFENISI
4.1 Komunikasi adalah sebuah proses penyampaian pesan atau informasi antara dua
pihak atau lebih sehingga pesan atau informasi tersebut bisa diterima dan
dimengerti
4.2 Komunikasi internal adalah proses berbagi informasiatau pesan antara TM
Pengadilan Negeri Pekanbaru dengan pegawai/hakim di intern organisasi , sehingga
didapatkan suatu pengertian yang sama terhadap pesan atau informasi yang
dimaksud agar tercipta hubungan kerja antara TM Pengadilan Negeri Pekanbaru
dengan hakim/pegawai dan antar pegawai/ hakim Pengadilan Negeri Pekanbaru
5. PENANGGUNG JAWAB
Manager Representative
6. KRITERIA PENCAPAIAN
Komunikasi internal Pengadilan Negeri Pekanbaru dapat berjalan dengan baik dan
lancar
Agar timbul rasa pengertian sehingga tujuan organisasi yaitu kepuasan pengguna
pengadilan bisa tercapai
7. ALUR PROSES
7.1 Komunikasi internal
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/06/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP KOMUNIKASI INTERNAL
7.2 TM mengadakan pertemuan rutin bulanan dengan seluruh hakim dan pegawai atau
secara insidentil bila diperlukan
7.3 PaniteradanSekretaris mengadakan pertemuan setiap bulan yang dihadiri oleh unit
masing-maasing
7.4 Setiap pertemuan mengisi daftar hadir
7.5 Setiap pertemuan dibuatkan notulen
8. DIAGRAM ALUR
mulai
Komunikasi internal
Komunikasi internal unit Komunikasi internal panitera
dan sekretaris
TM Mengadakan rapat setiap bulan sekali dihadiri oleh Semua pegawai / hakim
Komunikasi internal panitera
dan sekretaris mengadakan
rapat sebulan sekali dihadiri
oleh semua pegawai dan atau
fungsional tertentu yang
terkait
Semua pegawai/ hakim yang
hadir mengisi daftar hadir
Semua pegawai yang hadir
mengisi daftar hadir
Sekretaris atau petugas lain
mencatat hasil pertemuan
Sekretaris atau petugas lain
mencatat hasil pertemuan
selesai
Daftar hadir
notulen
Daftar hadir
notulen
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/06/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP KOMUNIKASI INTERNAL
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/07/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PEMANTAUAN PROSES
LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN
STAMP / STEMPEL DISIAPKAN DIPERIKSA DISAHKAN
DOCUMENT CONTROL MANAGEMENT
REPRESENTATIVE TOP MANAGER
SAHAT U.M. HUTAGALUNG, SH.MH
JONI, SH.MH
Dr. MARSUDIN NAINGGOLAN, SH.MH
NIP. 196401061996031001 NIP. 19640616 198603 1 005 NIP. 19610717 198803 1 002
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/07/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PEMANTAUAN PROSES
1. TUJUAN
Sebagai pedoman bagi hakim / pegawai dalam mengukur dan memantau proses
pelayanan yang dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
2. REFERENSI
Standar akreditasi penjaminan mutu peradilan umum- ICPE, yang berbasis Total Quality
Management
3. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup prosedur ini adalah semua unit di Pengadilan Negeri Pekanbaru
4. DEFENISI
4.1 Pemantauan adalah suatu kegiatan pengamatan dan penilaian
4.2 SOP adalah kegiatan saling terkait atau berinteraksi dalam pelayanan
5. PENANGGUNG JAWAB
Manager Representative
6. KRITERIA PENCAPAIAN
Standar pelayanan yang dipanatau sesuai dengan SOP yang ditetapkan Pengadilan
Negeri Pekanbaru
7. ALUR PROSES
7.1 MR menentukan waktu pelaksanaan pemantauan dan pengukuran proses pelayanan
setiap 6 bulan
7.2 MR membuat jadwal pemantauan dan pengukuran untuk 1 tahun dengan formulir
jadwal pemantauan dan pengukuran proses pelayanan yang dibagikan ke unit yang
ada di Pengadilan Negeri Pekanbaru
7.3 Panitera dan Sekretaris menentukan paling sedikit 1 standar pelayanan yang akan
dipantau dan diukur
7.4 Panitera danSekretaris menentukan jumlah sampel minimal dengan cara
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/07/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PEMANTAUAN PROSES
N
n = _____________
1 + N (d)2
n : Jumlah sampel
N : Rata-rata penggunaan standar pelayanan dalam satu bulan
d : Tingkat kepercayaan (90%)
7.5 Panitera dan Sekretaris memantau dan mengukur pelaksanaan SOP dengan
menggunakan daftar tilik
7.6 Panitera dan Sekretaris menganalisis hasil pantauan dan pengukuran
7.7 Panitera dan Sekretaris menyerahkan laporan hasil analisis pemantauan dan
pengukuran SOP kepada MR
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/07/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PEMANTAUAN PROSES
8 . DIAGRAM ALUR
MR membuat jadwal pemantauan dan pengukuran untuk 1
tahun dengan formulir jadwal pemantauan dan pengukuran
standar pelayanan dan dibagikan ke unit yang ada di
Pengadilan Negeri Pekanbaru
Mulai
MR menentukan waktu pelaksanaan pemantauan dan
pengukuran proses pelayanan tiap 6 bulan
Form jadwal
pemantauan dan
pengukuran standar
pelayanan
Laporan hasil analisa
pemantauan dan
pengukuran standar
pelayanan
Daftar tilik pelayanan
selesai
Panitera dan Sekretaris menganalisis hasil
pemantauan dan pengukuran
Panitera dan Sekretaris memantau dan mengukur
pelaksanaan standar pelayanan
Panitera dan Sekretaris menentukan jumlah sampel
minimal
Panitera dan Sekretaris menentukan paling sedikit 1 standar
pelayanan yang akan di pantau dan diukur
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/07/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PEMANTAUAN PROSES
FORMULIR JADWAL PERENCANAAN PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN SOP
HARI/TANGGAL STANDAR PELAYANAN YANG DIPANTAU
ANALISIS HASIL PEMANTAUAN
Dilaksanakan oleh :
1. Panitera
2. Sekretaris
W4.U1/PM-FORM/01/MR-07/X/2016
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/08/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP TINJAUAN MANAGEMEN
LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN
STAMP / STEMPEL DISIAPKAN DIPERIKSA DISAHKAN
DOCUMENT CONTROL MANAGEMENT
REPRESENTATIVE TOP MANAGER
SAHAT U.M. HUTAGALUNG, SH.MH
JONI, SH.MH
Dr. MARSUDIN NAINGGOLAN, SH.MH
NIP. 196401061996031001 NIP. 19640616 198603 1 005 NIP. 19610717 198803 1 002
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/08/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP TINJAUAN MANAGEMEN
1. TUJUAN
Sebagai pedoman agar sistem manajemen mutu berjalan efektif
2. FERENSI
2.1 Standar akreditasi penjaminan mutu Peradilan Umum-ICPE, yang berbasis Total
Quality Management
2.2 Keputusan Mahkamah Agung RI No.026/KMA/SK/II/2012 tentang Standar
Pelayanan Peradilan
3. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup prosedur ini mencakup kegiatan pelaksanaan tinjauan manajemen
oleh MR
4. DEFENISI
Tinjauan managemen adalah suatu proses evaluasi terhadap kesesuaian dan
efektifitas pelaksanaan sistem manajemen mutu,dengan cara melakukan
pembahasan secara berkala dengan melibatkan berbagai pihak yang terkait
5. PENANGGUNG JAWAB
Management Representative
6. KRITERIA PENCAPAIAN
Pelaksanaan sistem manajemen mutu dapat dievaluasi secara berkala
7. ALUR PROSES
7.1 Tinjauan manajemen dilakukan satu tahun sekali
7.2 Sebelum pelaksanaan tinjauan manajemen, MR menentukan masalah yang akan
dibahas dan diputuskan oleh TM
7.3 TM dan MR menentukan peserta tinjauan manajemen berdasarkan masalah yang
akan dibahas
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/08/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP TINJAUAN MANAGEMEN
7.4 MR memberitahu secara tertulis kepada peserta
7.5 Agenda tinjauan manajemen berkaitan dengan :
7.5.1 Hasil-hasil audit (eksternal dan internal)
7.5.2 Umpan balik pengguna pengadilan
7.5.3 Sasaran mutu
7.5.4 Hasil analisis kinerja proses
7.5.5 Hasil analisis produk
7.5.6 Status tindakan koreksi dan pencegahan
7.5.7 Hasil tindak lanjut tinjauan managemen terdahulu
7.5.8 Saran / usulan perbaikan dari berbagai pihak
7.5.9 Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem managemen mutu
7.6 Hasil tinajauan managemen berkaitan dengan tindakan :
7.6.1 Peningkatan sistem managemen mutu dan proses
7.6.2 Peningkatan produk terkait pengguna pengadilan
7.6.3 Sumber daya yang diperlukan
7.7 Hasil tinjauan managemen dibuatkan notulen dan salinannya dibagikan kepada
pihak yangterkait
7.8 Hasil tinjauan managemen dipakai sebagai acuan untuk melakukan tindakan
perbaikan
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/08/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP TINJAUAN MANAGEMEN
8. Diagram Alur
mulai
MR Menentukan Masalah
Yang Dibahas
MR Menentukan peserta tinjauan
manajemen berdasarkan masalah
yang akan dibahas
MR mengundang secara tertulis kepada peserta
Agenda tinjauan manajemen berkaitan dengan
1. Hasil audit internal
2. Umpan balik pengguna pengadilan
3. Sasaran mutu
4. Hasil analisis kerja proses
5. Hasil analisis produk
6. Status tindakan koreksi dan pencegahan
7. Hasil tindak lanjut tinjauan manajemen
terdahulu
8. Saran/ usulan perbaikan dari berbagai pihak
9. Perubahan yang dapat mempengaruhi system
manajemenmutu
Hasil tinjauan manajeman berkaitan dengan tindakan 1. Peningkatan system manajeman mutu dan
prosesnya 2. Peningkatan produk terkait kebutuhan pengguna
pengadilan 3. Sumber daya yang diperlukan
Hasil tinjauan manajeman dinotulenkan
dan salinanya dibagikan
kepadapihakterkait
Surat undangan
Notulen
Selesai
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/08/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP TINJAUAN MANAGEMEN
FORMULIR LAPORAN HASIL PERBAIKAN
NO ISI PERUBAHAN TGL MULAI BERLAKU DAHULU SEKARANG
W4.U1/PM-FORM/01/MR-08/X/2016
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/08/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP TINJAUAN MANAGEMEN
DAFTAR HADIR PESERTA
NOMOR NAMA JABATAN PARAF
W4.U1/PM-FORM/02/MR-08/X/2016
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/09/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN
LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN
STAMP / STEMPEL DISIAPKAN DIPERIKSA DISAHKAN
DOCUMENT CONTROL MANAGEMENT
REPRESENTATIVE TOP MANAGER
SAHAT U.M. HUTAGALUNG, SH.MH
JONI, SH.MH
Dr. MARSUDIN NAINGGOLAN, SH.MH
NIP. 196401061996031001 NIP. 19640616 198603 1 005 NIP. 19610717 198803 1 002
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/09/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN
1. TUJUAN
Sebagai pedoman agar sistem management mutu Pengadilan Negeri Pekanbaru
dapat berjalan mulai dari perencanaan, pelaksanaan pelayanan yang bermutu
sampai dengan pengendalian mutu sehingga memperoleh hasil yang bermutu dan
akhirnya kepuasan pengguna pengadilan bisa tercapai
2. REFERENSI
2.1 Standar akreditasi penjaminan mutu Peradilan Umum-ICPE, yang berbasis Total
Quality Management (TQM)
2.2 Keputusan Mahkamah Agung RI 026/KMA/SK/II/2012 tentang standar
management pelayanan peradilan
3. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup dari prosedur ini adalah pelaksana sistem management mutu
Pengadilan Negeri Pekanbaru
4. DEFENISI
Perbaikan berkesinambungan adalah perbaikan secara terus menerus terhadap
efektifitas sistem management mutu sesuai yang dilakukan oleh seluruh
pegawai/hakim dengan tugas dan tanggung jawab serta wewenangnya
5. PENANGGUNG JAWAB
Management Representative
6. KRITERIA PENCAPAIAN
Perbaikan mengacu pada komitmen yang tertuang dalam kebijakan mutu, sasaran
mutu, hasil audit, analisa data survey kepuasan pengguna, tindakan perbaikan dan
pencegahan serta rapat tinjauan management
7. ALUR PROSES
7.1 MR mensosialisasikan sistem management mutu kepada seluruh pegawai/hakim
7.2 Identifikasi masalah mutu
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/09/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN
7.3 Menganalisa masalah dan penyebab masalah
7.4 Membuat rencana penyelesaian masalah dan rencana kegiatan
7.5 Implementasikan rencana kegiatan
7.6 Pengukuran hasil
7.7 Standarisasi hasil capaian
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/09/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN
8. DIAGRAM ALUR
Mempersiapkan
materi
Sosialisasikan
management mutu kpd
pegawai/hakim
Identifikasi masalah mutu
Analisa masalah dan cari
penyebab masalah
Rencana penyelesain
masalah
Implementasi
Pengukuran hasil
Standarisasi hasil capaian
Dokumentasikan semua
hasil
Action
Cek
Do
Plan
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/10/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
Revisi Ke - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PEMUSNAHAN DOKUMEN
LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN
STAMP / STEMPEL DISIAPKAN DIPERIKSA DISAHKAN
DOCUMENT CONTROL MANAGEMENT
REPRESENTATIVE TOP MANAGER
SAHAT U.M. HUTAGALUNG, SH.MH
JONI, SH.MH
Dr. MARSUDIN NAINGGOLAN, SH.MH
NIP. 196401061996031001 NIP. 19640616 198603 1 005 NIP. 19610717 198803 1 002
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/10/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
Revisi Ke - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PEMUSNAHAN DOKUMEN
1. TUJUAN
Sebagai pedoman bagi pelaksana management mutu dalam melakukan pemusnahan
dokumen-dokumen yang sudah habis masa berlakunya /kadaluarsa
2. REFERENSI
Standar akreditasi penjaminan mutu Peradilan Umum-ICPE, yang berbasis Total Quality
Management (TQM)
3. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup dari prosedur ini adalah pelaksanaan sistem management mutu Pengadilan
Negeri Pekanbaru
4. DEFENISI
Pemusnahan dokumen adalah suatu kegiatan menghancurkan dokumen-dokumen yang
sudah habis masa berlakunya atau kadaluarsa dengan disertai bukti berita acara
Pemusnahan dokumen
5. Penanggung jawab
Management Representative
6. KRITERIA PENCAPAIAN
Tidak ditemukan dokumen yang kadaluarsa
7. ALUR PROSES
7.1 Lakukan peninjauam ulang dokumen setiap 1 tahun sekali
7.2 Identifikasi dokumen-dokumen yang akan dimusnahkan
7.2.1 Kebijakan mutu dan manual mutu masa berlakunya selama 1 tahun
7.2.2 Standar pelayanan setiap ada revisi dokumen maka dokumen yang lama segera
dimusnahkan
7.2.3 Dokumen yang dimusnahkan adalah salinan dokumen, sedangkan dokumen asli
tetap disimpan dan distempel kadaluarsa
7.2.4 Buat berita acara pemusnahan dokumen
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/10/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
Revisi Ke - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PEMUSNAHAN DOKUMEN
8. DIAGRAM ALUR
Mulai
Peninjauan dokumen 1 tahun
sekali
Identifikasi dokumen yang
akan dimusnahkan
1.Formulir berita acara
2.Buku pemusnahan dokumen
Buat berita acara pemusnahan
dokumen
Dokumen dimusnahkan
dengan cara dibakar
Selesai
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/10/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
Revisi Ke - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PEMUSNAHAN DOKUMEN
FORMULIR BERITA ACARA PEMUSNAHAN
Pada hari ini ............ tanggal..........bulan ....... tahun ..........., kami yang bertanda tangan
dibawah ini :
Nama :
NIP :
Jabatan :
Telah melakukan pemusnahan dokumen berupa :
Nama dokumen :
Tahun :
Banyaknya :
Mengingat dokumen yang bersangkutan sudah kadaluarsa
Demikian berita acara ini dibuat sebagaimana mestinya.
Yang melaksanakan,
W4.U1/PM-FORM/01/MR-10/X/2016
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/11/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP AUDIT INTERNAL
LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN
STAMP / STEMPEL DISIAPKAN DIPERIKSA DISAHKAN
DOCUMENT CONTROL MANAGEMENT
REPRESENTATIVE TOP MANAGER
SAHAT U.M. HUTAGALUNG, SH.MH
JONI, SH.MH
Dr. MARSUDIN NAINGGOLAN, SH.MH
NIP. 196401061996031001 NIP. 19640616 198603 1 005 NIP. 19610717 198803 1 002
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/11/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP AUDIT INTERNAL
1. TUJUAN
Sebagai pedoman untuk memastikan bahwa sistem manajemen mutu telah
diimplementasikan secara efektif dan hasilnya sesuai dengan yang telah
direncanakan
2. RUANG LINGKUP
Standar Pelayanan ini mencakup kegiatan audit internal oleh MR, Tim Audit Unit.
3. DEFINISI
3.1 Audit adalah mengumpulkan informasi aktual dan signifikan melalui interaksi
secara sistematis, obyektif, dan terdokumentasi, yang berorientasi pada azas
manfaat.
3.2 Audit internal adalah audit yang dilakukan terhadap suatu organisasi oleh auditor
internal yang merupakan karyawan organisasi sendiri untuk kepentingan internal
organisasi.
3.3 Tim audit adalah suatu tim yang terdiri dari beberapa Pegawai/hakim Pengadilan
Negeri Pekanbaru dibentuk untuk mengadakan audit sistem manajemen mutu
yang diterapkan.
3.4 Auditor adalah anggota tim audit
3.5 Audite adalah unit yang diperiksa oleh auditor, termasuk seluruh obyek audit
yang ada didalamnya (dokumen, produk, lingkungan dan personil dll)
3.6 Ketidak sesuaian Mayor adalah pelanggaran bersifat menyeluruh dan konsisten
terhadap persyaratan sistem manajemen mutu dan kebijakan yangtelah
digariskan
3.7 Ketidaksesuaian Minor adalah pelanggaran parsial/insidentil dari persyaratan
sistem manajemen mutu dan kebijakan yang telah digariskan.
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/11/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP AUDIT INTERNAL
3.8 Observasi adalah temuan yang berada diluar sistem yang telah dikembangkan
tetapi perlu diangkat untuk mendapatkan perhatian manajemen dalam upaya
peningkatan persyaratan sistem manajemen mutu yang telah ada.
4. PENANGGUNG JAWAB
Koordinator Tim audit Internal
5. KRITERIA PENCAPAIAN
Audit internal dilaksanakan dan dilakukan secara berkala
6. ALUR PROSES
6.1 Tim audit dibentuk oleh MR dengan persetujuan Top Manajer
6.2 Seluruh anggota tim audit wajib mengikuti pelatihan audit sebelum menjalankan
tugasnya sebagai auditor internal
6.3 MR menentukan frekuensi audit internal minimal setahun 2 (dua) kali
6.4 Koordinator tim audit membuat jadwal audit minimal untuk satu tahun dua kali
menggunakan formulir jadwal audit internal tahunan.
6.5 Tim audit mengedarkan jadwal audit internal menggunakan formulir persiapan
audit internal
6.6 Auditor mempersiapkan audit internal menggunakan formulir persiapan audit
internal
6.7 Koordinator Tim audit memberitahu secara tertulis kepada unit yang akan
diaudit minimal 5 hari sebelum audit dilakukan
6.8 Auditor melaksanakan audit internal sesuai jadwal
6.9 Audit dilaksanakan dengan cara :
1. Telaah dokumen
2. Observasi
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/11/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP AUDIT INTERNAL
3. Meminta penjelasan audit
4. Peragaan audite
5. Cara lain yang dipandang perlu
6.10 Auditor menganalisis temuan dan mengklarifikasikan dalam temuan mayor,
minor dan
observasi
6.11 Seletah temuan dibahas bersama koordinator sekretariat/unit, auditor mencatat
temuan
audit dengan menggunakan formulir ringkasan temuan audit, yang disetujui oleh
auditee:
1. Kesanggupan melaksanakan tindakan koreksi
2. Batas waktu tindakan koreksi
3. Lembar asli disimpan tim audit salinan disimpan unit
6.12 Auditor mengisi formulir laporan ketidaksesuaian laporan
6.13 Laporan hasil perbaikan/tindakan koreksi kepada koordinator unit terkait
dengan surat
pengantar yang ditandatangani ketua tim audit.
6.14 Koordinator sekretariat/unit menjamin pelaksanaan tindakan koreksi
6.15 Setelah tindakan koreksi dilaksanakan, koordinator sekretariat/unit melaporkan
tindakan koreksi dengan mengirim balik formulir laporan hasil perbaikan/tindakan
koreksi kepada ketua tim audit.
6.16 Setelah koordinator melaporkan tindakan koreksi, auditor segera melakukan
verifikasi
6.17 Auditee memberikan umpan balik kepada auditor dengan mengisi angket umpan
balik kepada auditor internal
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/11/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP AUDIT INTERNAL
6.18 Auditor merangkum hasil audit dengan formulir catatan historis temuan audit
yang sudah selesai dan formulir catatan historis yang tidak efektif.
6.19 Koordinator tim audit membuat laporan audit internal dan menyampaikan
kepada MR
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/11/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP AUDIT INTERNAL
7. DIAGRAM ALUR
Tim audit dibentuk oleh MR dengan
persetujuan Top Manajer
Koordinator tim audit
membuat laporan audit
internal dan menyampaikan
kepada MR
Laporan audit
internal
Seluruh anggota tim audit wajib
mengikuti pelatihan audit sebelum
menjalankan tugasnya sebagai auditor
internal
Auditor merangkum hasil audit dengan
formulir catatan historis temuan audit yang
sudah selesai dan formulir catatan historis
yang tidak efektif
Form catatan historis
temuan audit yang sudah
selesai Form catatan audit
yang tidak efektif
MR menentukan frekuensi
audit internal minimal
setahun 2 kali
Auditee memberikan umpan balik
kepada auditor dengan mengisi angket
umpan balik kepada auditor internal
Angket umpan balik
kepada auditor
Form jadwal audit
internal tahunan
Koordinator tim audit membuat jadwal audit,
minimal untuk satu tahun menggunakan
formulir jadwal audit internal tahunan
Setelah koordinator melaporkan
tindakan koreksi, auditor segera
melakukan verifikasi
Tim audit mengedarkan jadwal audit tahunan
dan standar pelayanan audit enam bulan ke
unit yang diaudit dengan tembusan kepada
MR
Setelah tindakan koreksi dilaksanakan,
koordinator sekretariat/unit melaporkan
koreksi dengan mengirim balik formulir
laporan ketidaksesuaian dan formulir laporan
hasil perbaikan/tindakan koreksi kepada
koordinator tim audit
Form laporan ketidak
sesuaian
Form laporan hasil
perbaikan/tindakan koreksi
Auditor mempersiapkan audit
internal menggunakan formulir
persiapan audit internal
Koordinator tim audit memberitahu secara
tertulis kepada unit yang akan diaudit
minimal 5 hari sebelum audit dilakukan
Koordinator Sekretariat/unit
menjamin pelaksanaan tindakan
koreksi
Auditor melaksanakan audit internal
sesuai jadwal
Form persiapan
audit internal
surat
pemberitahuan
audit internal
Tim audit mengirim formulir laporan ketidak
sesuaian dan blanko formulir laporan hasil
perbaikan/tindakan koreksi kepada
koordinator sekretariat/unit terkait dengan
surat pengantar yang ditandatangani
koordinator tim audit
Audit dilaksanakan dengan cara :
Telaah dokumen, observasi, meminta
penjelasan audit, peragaan auditee dan cara
lain yang dipandang perlu
Auditor menganalisis temuan dan
mengklarifikasi dalam temuan mayor,
minor dan observasi
Auditor mengisi formulir laporan
ketidak sesuaian
Setelah temuan dibahas bersama
koordinator sekretariat/unit, auditor
mencatat temuan audit dengan
menggunakan formulir ringkasan
temuan audit yang disetujui oleh audite
Form laporan ketidak
sesuaian
Form laporan hasil
perbaikan/tindakan
koreksi
Form laporan ketidak
sesuaian
Form ringkasan
temuan audit
Surat pengantar
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/11/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP AUDIT INTERNAL
Angket Umpan Balik Kepada Auditor Internal
Auditee :
Unit :
Auditor :
Tanggal :
1. Bagaimana tanggapan saudara tentang cara auditor melakukan audit? a. Baik b. Kurang Baik c. Buruk Alasan, sebutkan ...................................................................................
2. Bagaimana tanggapan saudara tentang hasil temuan auditor? a. Baik b. Kurang Baik c. Buruk Alasan, sebutkan ...................................................................................
3. Bagaimana tanggapan saudara tentang rekomendasi tindakan perbaikan oleh auditor? a. Baik b. Kurang Baik c. Buruk Alasan, sebutkan ...................................................................................
4. Bagaimana tanggapan saudara tentang pelaksanaan audit internal secara keseluruhan? a. Baik b. Kurang Baik c. Buruk Alasan, sebutkan ...................................................................................
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/11/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP AUDIT INTERNAL
8. HISTORIS PERUBAHAN
NO. ISI PERUBAHAN TGL MULAI
BERLAKU DAHULU SEKARANG
W4.U1/PM-FORM/01/MR-11/X/2016
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/11/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP AUDIT INTERNAL
FORMULIR JADWAL PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL
NO. AUDITOR UNIT WAKTU
1. R. HERU KUNTODEWO, SH. MH PERDATA
2. RINALDI TRIANDIKO, SH. MH PIDANA
3. MARTIN GINTING, SH. MH HUKUM
4. DAHLIA PANJAITAN, SH
PHI
5. SORTA RIA NEVA, SH. MH
TIPIKOR
6. ASTRIWATI, SH. MH
UMUM DAN KEUANGAN
7. EDITERIAL, SH. MH PERENCANAAN, TEKNOLOGI
INFORMASI DAN PELAPORAN
8. KHAMOZARO WARUWU, SH. MH KEPEGAWAIAN, ORGANISASI DAN
TATALAKSANA
9. AMIRIN, SH SURVEY KEPUASAN PENGGUNA
10. ZAILANI SYAHIB, SH YURNIDA, SE
WAKIL MANAGEMENT REPRESENTATIVE
11. J O N I, SH., MH
MANAGER REPRESENTATIVE
12. Dr. MARSUDIN NAINGGOLAN, SH. MH
TOP MANAJER
KOORDINATOR AUDITOR INTERNAL
……………………………….....................
W4.U1/PM-FORM/02/MR-11/X/2016
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/11/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP AUDIT INTERNAL
W4.U1/PM-FORM/03/MR-11/X/2016
FORMULIR JADWAL AUDIT INTERNAL TAHUNAN TAHUN : 2016
UNIT YANG AUDIT
J
A
N
FEB MA
R
AP
R
MEI JU
N
J
U
L
A
G
S
SE
P
OK
T
N
O
P
DES
1. KEPANITERAAN PIDANA
2. KEPANITERAAN PERDATA
3. KEPANITERAAN PHI
4. KEPANITERAAN TIPIKOR
5. KEPANITERAAN HUKUM
6. KESEKRETARIATAN KEPEGAWAIAN, ORGANISASI DAN TATALAKSANA
7. KESEKRETARIATAN PERENCANAAN, TEKNOLOGI INFORMASI DAN PELAPORAN
8. KESEKRETARIATAN UMUM DAN KEUANGAN
9. TOP MANAJEMEN
10. MANAGER REPRESENTATIVE
11. WAKIL MANAGEMENT
REPRESENTATIVE
12. KEPUASAAN PENGGUNA
Pekanbaru, ..............................................
KETUA TIM AUDIT
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/11/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP AUDIT INTERNAL
LAPORAN AUDIT INTERNAL
NO AUDITOR UNIT/BAGIAN URAIAN KETIDAKSESUAIAN
BUKTI-BUKTI OBYEKTIF
DASAR PERATURAN
TERKAIT
KATEGORI TEMUAN
WAKTU PENYELESAIAN
KET
1 Top Management
2 Management Representatif
3 Wakil Management Representatif
4 Kepaniteraan Pidana
5 KepaniteraanTipikor
6 Kepaniteraan Perdata
7 Kepaniteraan PHI
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/11/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP AUDIT INTERNAL
8 Kepaniteraan Hukum
9
Sub. Bagian Kepegawaian, Ortala
10 Sub. Bagian UmumdanKeuangan
11 Sub. Bagian Perencanaan, IT danPelaporan
12 Survey KepuasanPengguna
Disiapkan
Koordinator Tim Audit Internal
W4.U1/PM-FORM/04/MR-11/X/2016
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/12/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP IDENTIFIKASI PELAYANAN PERSYARATAN PENGGUNA PENGADILAN
LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN
STAMP / STEMPEL DISIAPKAN DIPERIKSA DISAHKAN
DOCUMENT CONTROL MANAGEMENT
REPRESENTATIVE TOP MANAGER
SAHAT U.M. HUTAGALUNG, SH.MH
JONI, SH.MH
Dr. MARSUDIN NAINGGOLAN, SH.MH
NIP. 196401061996031001 NIP. 19640616 198603 1 005 NIP. 19610717 198803 1 002
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/12/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP IDENTIFIKASI PELAYANAN PERSYARATAN PENGGUNA PENGADILAN
1. TUJUAN
1.1 Untukmengidentifikasisemuapersyaratan yang diinginkanolehPengguna
Pengadilan NegeriPekanbaru.
1.2 Agar pengguna pengadilanmendapatkanpelayanansesuaidenganpersyaratan
yang diinginkan.
2. REFERENSI
Standar akreditasi penjaminan mutu Peradilan Umum- ICPE, yang berbasis Total
Quality Management (TQM)
3. RUANG LINGKUP
Standar Pelayanan ini berlaku untuk Tim Survei, MR, TM, Unit terkait
4. DEFINISI
Identifikasi Persyaratan Pengguna Pengadilan adalah suatu proses kegiatan yang
dilakukan untuk mengidentifikasi semua harapan dari Pengguna Pengadilan untuk
menuju kepuasan dalam memberikan pelayanan yang baik
5. PENANGGUNG JAWAB
Manajemen Representatif
6. KRITERIA PENCAPAIAN
Semua persyaratan yang diinginkan oleh pengguna pengadilan dapat diidentifikasi
dan ditindaklanjuti
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/12/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP IDENTIFIKASI PELAYANAN PERSYARATAN PENGGUNA PENGADILAN
7. ALUR PROSES
7.1 Tim Survei melakukan pengambilan data pada Pengguna Pengadilan
7.2 Tim Survei mengolah data yang berhubungan dengan persyaratan Pengguna
Pengadilan, dan melakukan coding dengan mengelompokkan persyaratan
yang sama/mempunyai kemiripan
7.3 MRmenerima hasil analisa dari Tim survei
7.4 MR, unit terkait menganalisis persyaratan Pengguna Pengadilan yang akan
dilaksanakan dengan hal-hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain:
7.4.1 Mendesak atau tidak
7.4.2 Banyaknya jumlah permintaan
7.4.3 Kemungkinan direalisasi
7.4.4 Perundang-undangan yang berlaku
7.4.5 Kaidah pendidikan yang berlaku
7.5 MR menyerahkan hasil analisis persyaratan Pengguna Pengadilan kepada Top
Manajemen untuk disetujui
7.6 MR mendistribusikan hasil analisis persyaratan Pengguna Pengadilan
7.6.1 Satu lembar untuk disimpan MR
7.6.2 Satu lembar diserahkan ke unit terkait untuk disimpan dan
dilaksanakan
7.6.3 Satu lembar untuk Top Manajemen
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/12/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP IDENTIFIKASI PELAYANAN PERSYARATAN PENGGUNA PENGADILAN
Mulai
Selesai
8. DIAGRAM ALUR
Tim survei mengambil data pengguna pengadilan
Tim survei mengolah data
Hasil olahan data diberikan
kepada MR
MR, unit terkait menganalisis persyaratan Pengguna Pengadilan
MR menyerahkan hasil analisis persyaratan Pengguna Pengadilan
kepada Top Manajemen
MR mendistribusikan hasil analisisa persyaratan Pengguna Pengadilan
Hasil survei
Hasil analisis persyaratan Pengguna Pengadilan
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/13/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
Revisi Ke - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP KOMUNIKASI DENGAN PENGGUNA PENGADILAN
LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN
STAMP / STEMPEL DISIAPKAN DIPERIKSA DISAHKAN
DOCUMENT CONTROL MANAGEMENT
REPRESENTATIVE TOP MANAGER
SAHAT U.M. HUTAGALUNG, SH.MH
JONI, SH.MH
Dr. MARSUDIN NAINGGOLAN, SH.MH
NIP. 196401061996031001 NIP. 19640616 198603 1 005 NIP. 19610717 198803 1 002
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/13/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
Revisi Ke - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP KOMUNIKASI DENGAN PENGGUNA PENGADILAN
1. TUJUAN
Sebagai pedoman agar setiap unit dapat berinteraksi dan berkomunikasi langsung dengan pengguna
pengadilan untuk mendapatkan informasi berupa kritik, saran, dan keluhan sebagai persyaratan
untuk kepuasan pengguna pengadilan terhadap pelayanan setiap unit Pengadilan Negeri Pekanbaru.
2. REFERENSI
Standar akreditasi penjaminan mutu Peradilan Umum- ICPE, yang berbasis Total Quality Management
(TQM)
3. RUANG LINGKUP
Standar Pelayananinimencakup semua kegiatan yang berkaitan dengan komunikasi terhadap
pengguna baik itu pengguna eksternal maupun pengguna internal
4. DEFINISI
4.1 Komunikasi adalah sebuah proses menyampaikan pesan atau informasi antara dua pihak atau
lebih sehingga pesan atau informasi tersebut bisa diterima dan dimengerti.
4.2 Komunikasi dengan pengguna pengadilan adalah proses berbagi informasi atau pesan antara
manajemen Pengadilan Negeri Pekanbaru dan pengguna Pengadilan sehingga didapatkan suatu
pengertian yang sama terhadap pesan atau informasi yang dimaksud. Adanya hubungan kerja
antara manajemen Pengadilan Negeri Pekanbaru dengan pengguna Pengadilan untuk
terlaksananya timbal balik antara pegawai/ hakim dan pengguna Pengadilan dalam rangka
mencapai pelayanan dan kepuasan yang maksimal.
5. PENANGGUNG JAWAB
5.1 Koordinator tim survei kepuasan pengguna pengadilan
5.2 Unit Kepaniteraan Hukum
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/13/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
Revisi Ke - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP KOMUNIKASI DENGAN PENGGUNA PENGADILAN
6. KRITERIA PENCAPAIAN
Komunikasi antara manajemen Pengadilan Negeri Negeri Pekanbaru dan pengguna pengadilan
berjalan dengan baik dan lancar agar timbul saling pengertian dan dapat segera ditindaklanjuti
sehingga kepuasan pengguna pengadilan bisa tercapai
7. ALUR PROSES
7.1. Tim survei menentukan metode yang akan dipakai untuk komunikasi dengan pengguna
pengadilan (temu langsung dengan penguna pengadilan)
7.2. Tim survei menyusun jadwal dan waktu pelaksanaan komunikasi dengan pengguna pengadilan
serta menyiapkan kotak saran.
7.3. Tim Survey melaksanakankomunikasipengguna pengadilan tiappertemuansesuaidenganjadwal.
7.4. Tim survey membuka kotak saran setiap bulannya.
7.5. Tim survey mengumpulkandanmencatathasilkomunikasi.
7.6. Tim survey melakukananalisishasilkomunikasidenganpengguna pengadilan.
7.7. Tim survey melaporkanhasilanalisiskomunikasidenganpengguna pengadilankepada MR.
7.8. MR dan Tim Surveimelaporkanhasilkepada Top Management.
7.9. MR, Tim Survei menyusunRencanaTindakLanjutKomunikasidenganpengguna pengadilan.
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/13/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
Revisi Ke - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP KOMUNIKASI DENGAN PENGGUNA PENGADILAN
8. DIAGRAM ALUR
Tim survey menentukan metode yang
akan dipakai untuk komunikasi dengan
pelanggan
Rencana Tindak
Lanjut Komunikasi
dengan pelanggan
Tim survey menyusun jadwal pegawai
dan waktu pelaksanaan komunikasi
dengan pelanggan
pegawai melaksanakan komunikasi
sesuai dengan jadwal
Tim survey mengumpulkan dan
mencatat hasil komunikasi
Tim survey melakukan analisis hasil
komunikasi dengan pelanggan
Tim survey melaporkan hasil analisis
komunikasi dengan pelanggan kepada
MR
MR melaporkan hasil kepada kepala
Bandiklat
Kepala Bandiklat, MR, Tim survey dan
Unit terkait menyusun Rencana Tindak
Lanjut Komunikasi dengan pelanggan
Buku
komunikasi
pelanggan
Laporan hasil
Analisis
Jadwal
komunikasi
pelanggan
MR dantim survey
melaporkanhasilkepada Top
management
Top management
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/13/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
Revisi Ke - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP KOMUNIKASI DENGAN PENGGUNA PENGADILAN
Jadwal Komunikasi dengan pengguna pengadilan
No Kegiatan
Bulan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1
2
Tamu pengguna pengadilan Pembukaan kotak saran
MR
……………………
W4.U1/PM-FORM/01/MR-13/X/2016
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/13/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
Revisi Ke - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP KOMUNIKASI DENGAN PENGGUNA PENGADILAN
HASIL ANALISIS KOMUNIKASI DENGAN PENGGUNA PENGADILAN DAN RENCANA TINDAK LANJUT
Metode : WaktuPelaksanaan:
No Hasil Komunikasi Analisis Rencana Tindak Lanjut Ket
Petugas ( )
W4.U1/PM-FORM/02/MR-13/X/2016
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/14/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PENANGANAN KELUHAN PENGGUNA PENGADILAN
LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN
STAMP / STEMPEL DISIAPKAN DIPERIKSA DISAHKAN
DOCUMENT CONTROL MANAGEMENT
REPRESENTATIVE TOP MANAGER
SAHAT U.M. HUTAGALUNG, SH.MH
JONI, SH.MH
Dr. MARSUDIN NAINGGOLAN, SH.MH
NIP. 196401061996031001 NIP. 19640616 198603 1 005 NIP. 19610717 198803 1 002
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/14/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PENANGANAN KELUHAN PENGGUNA PENGADILAN
1. TUJUAN
Sebagai pedoman untuk menangani semua keluhan pengguna pengadilan baik
pengguna pengadilan eksternal maupun pengguna internal Pengadilan Negeri
Pekanbaru oleh MR, Top Manajemen, Wakil Panitera dan Wakil Sekretaris terkait
agar semua keluhan pengguna pengadilan dapat segera ditindaklanjuti
2. RUANG LINGKUP
Standar pelayanan ini berlaku untuk semua unit di Pengadilan Negeri Pekanbaru
3. DEFINISI
Keluhan pengguna pengadilan adalah upaya untuk menampilkan keluhan pengguna
pengadilan yang berhubungan dengan jenis pelayanan yang diberikan, sekaligus
memberi solusi pemecahannya sehingga menjamin tetap standar pelayanan
4. PENANGGUNG JAWAB
Manajemen Representatif
5. KRITERIA PENCAPAIAN
Semuakeluhan yang disampaikan oleh pengguna pengadilan dapat ditindak lanjuti
dengan cepat ditangani sesuai kemampuan Pengadilan Negeri Pekanbaru
6. ALUR PROSES
4.1 MR memperoleh keluhan pengguna pengadilan dari Buku Bantu Keluhan
pengguna pengadilan.
4.2 MR menganalisa dengan mengelompokkan keluhan berdasar unit beserta saran
dan permasalahannya.
4.3 MR melaporkan hasil analisa keluhan pengguna pengadilan kepada Top
Manajemen.
4.4 Top Manajemen berdiskusi dengan MR, Panitera dan Sekretaris untuk menindak
lanjuti keluhan pengguna pengadilan setiap bulan.
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/14/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PENANGANAN KELUHAN PENGGUNA PENGADILAN
4.5 Wakil Panitera dan Wakil Sekretaris dan TM melakukan rencana tindak lanjut
sesuai dengan keluhan pengguna pengadilan.
7. DIAGRAM ALUR
MR mengumpulkan keluhan
pengguna pengadilan dari
buku keluhan pengguna
pengadilan
MR menganalisa dengan
mengelompokkan keluhan
MR melaporkan analisa kepada Top Manajemen
Top Manajemen mengumpulkan Panitera dan
Sekretaris dan MR untuk menindak lanjuti
Panitera dan Sekretaris melakukan rencana tindak
lanjut
Mulai
Selesai
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/15/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP ANALISIS DATA
LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN
STAMP / STEMPEL DISIAPKAN DIPERIKSA DISAHKAN
DOCUMENT CONTROL MANAGEMENT
REPRESENTATIVE TOP MANAGER
SAHAT U.M. HUTAGALUNG, SH.MH
JONI, SH.MH
Dr. MARSUDIN NAINGGOLAN, SH.MH
NIP. 196401061996031001 NIP. 19640616 198603 1 005 NIP. 19610717 198803 1 002
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/15/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP ANALISIS DATA
1. TUJUAN
Sebagai pedoman bagi pegawai/ hakim agar dapat menganalisis semua data dengan tepat dan
sesuai.
2. RUANG LINGKUP
Standar Pelayanan ini berlaku di Pengadilan Negeri Pekanbaru.
3. DEFINISI
Data adalah fakta yang dinyatakan dengan angka atau angka yang menunjukkan nilai objek.
Analisis data adalah proses mengolah data agar bias menjadi informasi sehingga bisa digunakan
untuk menganalisis suatu masalah dan akhirnya bisa dicari pemecahannya.
4. PENANGGUNG JAWAB
Manajemen Representatif.
5. KRITERIA PENCAPAIAN
Semua data yang ada di Pengadilan Negeri Pekanbaru dapat dianalisis.
6. ALUR PROSES
7.1 MR menentukan cara menganalisis data dengan cara statistik sederhana.
7.2 MR, Panitera dan Sekretaris mengumpulkan hasil kegiatan pengumpulan data yang
berhubungan dengan :
1) Pengguna Pengadilan.
2) Sasaran Mutu.
3) Pemantauan dan pengukuran jasa.
7.3 MR, Panitera dan Sekretaris menganalisis data tersebut dengan menggunakan cara Statistik
sederhana.
7.4 MR, Panitera dan Sekretaris membuat hasil analisis data dengan singkat dan mudah
dimengerti.
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/15/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP ANALISIS DATA
7. DIAGRAM ALUR
MR menentukan cara menganalisis data dengan cara
statistik sederhana
MR, Panitera dan Sekretaris menganalisis data tersebut dengan menggunakan cara
Statistik sederhana
MR, Panitera dan Sekretaris mengumpulkan hasil kegiatan
pengumpulan data
MR, Panitera dan Sekretaris membuat hasil analisis data dengan singkat dan
mudah dimengerti
Hasil
pengumpulan data
Selesai
Mulai
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/16/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PENGENDALIAN PELAYANAN YANG TIDAK SESUAI
LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN
STAMP / STEMPEL DISIAPKAN DIPERIKSA DISAHKAN
DOCUMENT CONTROL MANAGEMENT
REPRESENTATIVE TOP MANAGER
SAHAT U.M. HUTAGALUNG, SH.MH
JONI, SH.MH
Dr. MARSUDIN NAINGGOLAN, SH.MH
NIP. 196401061996031001 NIP. 19640616 198603 1 005 NIP. 19610717 198803 1 002
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/16/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PENGENDALIAN PELAYANAN YANG TIDAK SESUAI
1. TUJUAN
Sebagai pedoman bagi pegawai untuk memantau dan mengukur hasil pelayanan
pengguna di Pengadilan Negeri Pekanbaru dan memastikan bahwa semua persyaratan
hasil pelayanan pengguna terpenuhi.
2. RUANG LINGKUP
Standar Pelayanan ini berlaku di semua unit Pengadilan Negeri Pekanbaru
3. DEFINISI
Hasil pelayanan yang tidak sesuai adalah akibat dari pelayanan yang dijalankan tetapi
tidak sesuai dengan yang diharapkan, walau pelayanan sudah sesuai dengan standar
pelayanan yang telah ditetapkan.
4. PENANGGUNG JAWAB
Manajemen Representatif
5. KRITERIA PENCAPAIAN
Semua hasil pelayanan pengguna dapat dipantau dan diukur sesuai dengan standar
pelayanan yang berlaku
6. ALUR PROSES
6.1 Pegawai/ Hakim mencatat hasil/ tanda yang terjadi akibat pelayanan yang tidak
diharapkan.
6.2 Pegawai/ Hakim melakukan penanganan terhadap akibat yang tidak diharapkan
dari pelayanan, sesuai dengan Standar Pelayanan.
6.3 Pegawai / Hakim melaporkan akibat-akibat itu kepada Koordinator unit.
6.4 Koordinator Sekretariatan / unit melaporkan akibat-akibat / masalah itu untuk
dibahas dalam pertemuan komunikasi internal dengan melibatkan semua anggota
kesekretariatan/ unit terkait, Tim Mutu dan MR.
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/16/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PENGENDALIAN PELAYANAN YANG TIDAK SESUAI
6.5 Bila diperlukan, Pegawai/ Hakim melakukan follow up terhadap pelanggan yang
mengalami akibat tersebut.
6.6 Susun rencana tindak lanjut.
6.7 Koordinator Sekretariatan / Unit mendokumentasikan semua catatan yang ada.
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/16/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PENGENDALIAN PELAYANAN YANG TIDAK SESUAI
7 DIAGRAM ALUR
Pegawai mencatat hasil/
tanda yang terjadi akibat
pelayanan yang tidak
diharapkan
Pegawai melakukan
penanganan terhadap
akibat yang tidak
diharapkan dari pelayanan
sesuai dengan prosedur
Kerja atau Instruksi kerja
Pegawai melaporkan
akibat-akibat itu kepada
kordinator Bidang
Koordinator Bidang
melaporkan masalah itu
untuk dibahas dalam
komunikasi internal
Perlu follow
up?Menyusun RTL
Laksanakan follow
Up
Dokumentasi
Semua Catatan
Ya
Tidak
mulai
selesai
Pegawai/Hakim melaporkan akibat-akibat itu kepada koordinator
Sekretariatan/Unit
Koordinator Sekretariatan/Unit
melaporkanmasalah itu untuk dibahas dalam komunikasi
internal
Pegawai/Hakim mencatat hasil/tanda
yang terjadi akibat pelayanan yang
tidak diharapkan
Pegawai/Hakim melakukan penanganan terhadap akibat yang tidak diharapkan dari pelayanan sesuai dengan
standar pelayanan
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/17/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN
LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN
STAMP / STEMPEL DISIAPKAN DIPERIKSA DISAHKAN
DOCUMENT CONTROL MANAGEMENT
REPRESENTATIVE TOP MANAGER
SAHAT U.M. HUTAGALUNG, SH.MH
JONI, SH.MH
Dr. MARSUDIN NAINGGOLAN, SH.MH
NIP. 196401061996031001 NIP. 19640616 198603 1 005 NIP. 19610717 198803 1 002
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/17/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN
1. TUJUAN
Sebagai pedoman bagi Pegawai/ Hakim dalam mencegah terulangnya masalah yang sama dan untuk
meningkatkan kinerja Pengadilan Negeri Pekanbaru secara keseluruhan.
2. RUANG LINGKUP
Standar Pelayanan ini mencakup kegiatan koreksi dan pencegahan terhadap ketidaksesuaian yang terjadi
dalam penerapan system manajemen mutu Pengadilan Negeri Pekanbaru oleh MR, Koordinator
Sekretariatan / Unit dan Pegawai / Hakim Sekretariatan/ Unit.
3. DEFINISI
3.1 Ketidaksesuaian adalah tidak terpenuhinya persyaratan atau kriteria, atau suatu kondisi yang berada
diluar batas toleransi persyaratan yang telah ditetapkan.
3.2 Tindakan koreksi adalah tindakan menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan.
3.3 Tindakan pencegahan adalah tindakan untuk mengidentifikasi masalah yang mungkin muncul dan
mencegah terjadinya masalah tersebut.
4. PENANGGUNG JAWAB
Manajer Representatif.
5. KRITERIA PENCAPAIAN
Semua ketidaksesuaian yang terjadi pada pelaksanaan system manajemen mutu, dilakukan tindakan
koreksi dan pencegahan.
6. ALUR PROSES
6.1 Koordinator Sekretariatan / unit mengidentifikasi ketidaksesuaian yang ditemukan diunitnya termasuk
keluhan pengguna, dengan formulir identifikasi ketidaksesuaian.
6.2 Koordinator sekretariatan / unit membuat rencana tindakan koreksi dan pencegahan menggunakan
formulir rencana tindakan koreksi dan pencegahan dengan persetujuan MR.
6.3 Koordinator sekretariatan / unit dan pegawai / hakim seketariat/ unitnya melaksanakan tindakan koreksi
dan pencegahan.
6.4 Koordinator sekretariatan / unit mencatat hasil tindakan koreksi dan pencegahan dalam formulir laporan
hasil tindakan koreksi dan pencegahan.
6.5 Koordinator sekretariatan/ unit menginformasikan hasil tindakan koreksi dan pencegahan, dengan
mengirim formulir asli laporan hasil tindakan koreksi dan pencegahan kepada MR.
6.6 MR mengadakan verifikasi atas tindakan koreksi dan pencegahan yang telah dilakukan :
1) Bila tidak efektif Kepaniteraan dan Kesekretariatan.
2) MR dan coordinator sekretariatan / unit meninjau ulang tindakan koreksi dan pencegahan
menggunakan formulir tinjauan ulang tindakan koreksi dan pencegahan.
3) Koordinator Pegawai / Hakim sekretariatan/ unitnya melaksanakan tindakan koreksi dan
pencegahan berdasar tinjauan ulang tindakan koreksi dan pencegahan.
PENGADILAN NEGERI PEKANBARU
Jl. Teratai No.85 Telp. (0761) 24953, Fax. (0761) 22573
Website : http://pn-pekanbaru.go.id Email : [email protected]
Nomor : W4.U1/PM-MR/17/X/2016
Tanggal
Pembuatan : 1 Juli 2016
Tanggal Revisi : 20 Oktober 2016
RevisiKe - : 01
Tanggal Efektif : 24 Oktober 2016
Disahkan Oleh : KPN Pekanbaru
SOP PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN
4) Bila efektif, MR menyetujui laporan hasil koreksi dan pencegahan.
6.7 Koordinator menyimpan laporan hasil tindakan korektif dan pencegahan:
1) Lembar asli disimpan koordinator.
2) Salinan disimpan di Panitera dan Sekretaris.
8. DIAGRAM ALUR