MANAGEMENT SUPPORT SYSTEM

Pengambilan Keputusan Managerial

• Manajemen adalah proses dalam mengatur pemakaian sumber daya yang ada (man, money, material, time, space, dsb) untuk mendapatkan keluaran yang sesuai dengan tujuan organisasi

• Ratio dari masukan dan keluaran menunjukkan produktivitas atau tingkat kesuksesan dari pelaku manajemen – manajer

• Tingkat produktivitas manajer tergantung dari kemampuan manajer mengeksekusi fungsi manajemen, yaitu planning, organizing, directing dan controlling

Pengambilan Keputusan (Dulu)

• Kemahiran yg didapat dari pengalaman yang bertambah

• Banyak aliran/gaya yang bisa digunakan untuk memecahkan masalah bisnis yang sama dengan sukses

• Perlu kreativitas, intuisi, pengalaman, kebijaksanaan – trial & error

• Tidak memakai metode kuantitatif yang sistematis berdasarkan pendekatan ilmiah

Pengambilan keputusan (sekarang)

• Lingkungan manajemen:– Berubah dengan cepat menjadi makin

kompleks dan besar

• Faktor-faktor yang mempengaruhi suatu keputusan makin banyak

• Sulit bergantung pada cara lama (trial & error, dsb)

• Manajer perlu bantuan teknologi komputer

Faktor-faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan

Faktor Perubahan AkibatTeknologi Informasi dan Komputer

MeningkatBanyak Alternatif yang harus dipilih

Kompleksitas Struktur Kompetisi

MeningkatBiaya bila membuat kesalahan meningkat

Pasar Internasional MeningkatKestabilan Politik MenurunKonsumerisme MeningkatKebijaksanaan Pemerintah

Meningkat

Ketidakpastian di masa yang akan datang

Pengambilan Keputusan Manajer

• Aplikasi komputer bergeser dari kegiatan proses transaksi dan monitoring kepada aplikasi analisis solusi permasalahan (problem analysis solution)

• Sistem informasi melayani manajer dalam kegiatan yang sangat penting – pengambilan keputusan (89-keatas, 80 % eksekutif menganggap komputer memegang peran penting)

• Pengembangan ditingkatkan kepada efektivitas pengambilan keputusan manajer, terutama dalam pekerjaan yang kompleks.

Tipe Keputusan• Structured

– Problem yg rutin, berulang dan memiliki pemecahan yang standar berdasarkan analisa kuantitatif

• Unstructured– Problem yang masih kabur dan cukup kompleks

yang tidak ada solusi langsung bisa dipakai

• Semi structured– Sebagian structured dan sebagian unstructured

• Unstuctured & Semi Structured perlu SPK untuk meningkatkan kualitas informasi, memberi beberapa alternatif solusi.

Hubungan keputusan & Tipe Kontrol Manajemen

Phase Pengambilan Keputusan (Simon)

• Intelligence– Pencarian kondisi yang membutuhkan

keputusan (cari informasi, identifikasi objectives)

• Design– Mencari, membangun dan menganalisis

kemungkinan solusi (manipulasi informasi, cari alternatif, beri bobot resiko/benefit pada alternatif)

• Choice– Memilih satu solusi untuk

diimplementasikan (pilih yg paling “baik”, statistik alternatif, jelaskan, terangkan)

Management Science• Memecahkan masalah terstruktur dan

semi terstruktur• Memakai analisa kuantitatif• Terdiri dari beberapa langkah

– Mendefinisikan masalah– Mengklasifikasikan masalah dalam kategori

standard– Membentuk model matematika dari

problem– Menentukan solusi dari model– Memilih dan merekomendasikan model

Management Support System (MSS)

• Menjadi payung dari keluarga teknologi berbantuan komputer yg digunakan untuk membantu manajemen organisasi

• Macamnya:– Transaction Support System (TPS) -- 50an– Management Information System (MIS) – 60an– Office Automation System (OAS) – 70an– Decision Support Systems (DSS) & GDSS –

80an– Expert Systems (ES) – 90an– Executive Information Systems (EIS) – 90an– Artificial Neural Networks (ANN) -- 91

MSS• TPS : melakukan pengolahan data• MIS : menyediakan informasi yang diperlukan untuk

kepentingan bisnis organisasi• DSS: interactive-computer based system untuk

membantu pengambil keputusan memanfaatkan data dan model untuk memecahkan masalah semi-struktur & tidak terstruktur

• GSS : DSS untuk pengambilan keputusan dalam kelompok

• ES: menggantikan manusia dalam memberi saran• EIS : memberi informasi yg mudah dianalisa dan dilihat

pada segala waktu untuk pimpinan• ANN : memberi informasi tidak semata-mata

berdasarkan data, model, pengetahuan tapi juga dari proses belajar dari pengalaman dan proses mengenali pola-pola yg ada (pattern recognizing)

Hubungan MIS dan DSS

DSS vs MIS

• DSS– Masalah yang ditugaskan– Menyediakan

reprensentasi valid untuk dunia nyata

– Keputusan disediakan dalam waktu singkat

– Evolusi searah dengan pembelajaran pengambil keputusan tentang masalah

– Bisa dikembangkan oleh bukan EDP profesional

• MIS– Ringkasan terstruktur– Model yang dibuat

bisa jadi sudah usang– Model tak tersedia

waktu pengembangan lama

– Aplikasi dikembangkan menggunakan spesifikasi yang diformulasikan selanjutnya

– Oleh EDP profesional

Mengapa Kita mengambil keputusan?

• Mengenai apa, dimana, kapan ?• Kompleksitas suatu keputusan

• Masalah dalam pengambilan keputusan– Informasi tidak cukup, terlampau banyak, tidak

akurat, waktu terlalu sedikit, tidak mampu mendefinisikan masalah, tidak mampu menganalisis masalah

Kompleksitas suatu keputusan Simple Complex

Derajat kepastian Meningkat Menurun

Parameter terkait Meningkat Meningkat

Biaya penambilan keputusan Menurun Meningkat

Biaya bila keputusan salah Menurun Meningkat

Jumlah manusia terlibat Menurun Meningkat

Jumlah manusia terkena Menurun Meningkat

Irreversibility Menurun Meningkat

Mengapa membangun DSS ?

• Mendapatkan Keuntungan DSS– Meningkatkan kualitas keputusan– Meningkatkan produktivitas– Mengurangi waktu dan biaya– Meningkatkan kepuasan konsumen dan karyawan

• Ketidakstabilan ekonomi• Kesulitan dalam melacak berbagai tujuan bisnis• Kompetisi yang meningkat• E-commerce• Sistem yang ada tidak mensupport Decision making• Butuh informasi lebih akurat• Departemen IS terlalu sibuk• dsb

Sistem Pendukung Keputusan (Decision

Support System)

Deskripsi• Kuliah ini membahas teknologi untuk

mengembangkan aplikasi Sistem Pendukung Keputusan (SPK), dimana pengambilan keputusan tidak lagi ditunjang hanya oleh intuisi pimpinan (management) melainkan didukung oleh hasil analisis dari kumpulan data yang ada.

• Topik-topik yang akan dibahas antara lain: konsep, karakteristik, komponen dan arsitektur SPK, Permodelan, perancangan SPK, SPK berkelompok, dan Sistem Informasi Eksekutif.

Perangkat Kuliah• Buku Acuan:Decision Support Systems and Intelligent Systems

Efraim Turban & Jay E. Aronson6th editionPrentice Hall, Upper Saddle River, NJ, 2001

Komputerisasi Pengambilan KeputusanDadan Umar Daihani1th editionElex Media Komputindo, Jakarta, 2001

• Materi : – http://www.cs.ui.ac.id/kuliah/spk

Rancangan SilabusPekan Materi Keterangan

1 Pengenalan Materi SPK Ch.1 (Materi & Penjelasan Umum)2 Pengambilan Keputusan Ch.2 (Materi & Pembentukan Kel.)3 Management Support System Ch. 2 (Materi)4 Overview of DSS Ch. 3 (Materi)5 Data Management Ch. 4 (Materi & Proposal)6 Modelling & Model Management Ch. 5 (Materi & Undian presentasi)7 Modelling & Model Management Ch. 5 (Materi)8 Constructing DSS Ch. 7 (Materi & Design Model)9 Group DSS Ch. 9 (Materi & Bimbingan)

10 Executive Informaion & Support System Ch. 11 (Materi & Bimbingan)11 Presentasi Proyek Kelompok Demo Program Tertutup12 Presentasi Proyek Kelompok Demo Program Tertutup13 Presentasi Proyek Kelompok Demo Program Tertutup14 Presentasi Proyek Kelompok Demo Program Tertutup

Proyek Kelompok• Dikerjakan dalam 1 kelompok (3-4 orang)• Pengembangan aplikasi DSS di lingkungan Perguruan

Tinggi, Pemerintahan, Industri, Perdagangan, Rumah sakit dll:

• Bahasa Pemrograman bebas• Output:

– Dokumen • Proposal (Minggu ke-5)• Rancangan & Design SPK/pemodelan (Minggu 8 s/d

UTS)• Laporan Akhir (UAS)• Email ke arya@stikom.edu• Presentasi Kelas (Demo program)• Demo Program (Sesuai Undian minggu 6)

– Cat. Seluruh dokumen + installer dikumpulkan dalam

Penilaian

• UTS 30 %• UAS (Demo Program) 40 %• Tugas Proposal 10 %• Tugas Permodelan 20 %• Terlambat dinyatakan Gugur

FORMAT PROPOSAL

I. JUDUL (5 – 15 kata) Memberikan gambaran mengenai proyek yang akan

dikerjakan.II. PENDAHULUAN• Latar Belakang Permasalahan Memuat alasan judul, penekanannya pada pentingnya proyek

ini dikerjakan, Bisa dimulai dari mengungkapkan fakta, Tidak boleh berupa asumsi atau pendapat pribadi yang tidak bisa dipertanggungjawabkan secara ilmiah, dan Harus relevan dengan perumusan masalah.

• Perumusan Masalah Merupakan upaya untuk menyatakan secara tersurat

pertanyaan yang ingin dicari jawabannya. Dapat dituliskan dalam bentuk kalimat tanya, tanpa diakhiri

dengan tanda tanya.• Batasan Masalah Menjelaskan ruang lingkup. Memuat hal-hal yang diperhatikan dan yang tidak diperhatikan

(sebagai pembatas yang diberikan).

Tujuan

Memuat sesuatu yang hendak dicapai dalam proyek.

Harus dapat diukur tingkat keberhasilannya. Boleh memuat lebih dari satu tujuan.

III. DASAR TEORI• Memuat teori yang terkait dengan program aplikasi.• Sedapat-dapatnya bukan sekedar kumpulan definisi• Bisa memuat lebih dari satu teori.

IV. PERMODELAN Memuat Model yang akan digunakan.

V. JADWAL KEGIATAN

Pengambilan Keputusan

Pengantar

• Pembuatan Keputusan merupakan bagian kunci kegiatan:– Eksekutif– Manajer– Karyawan– Setiap manusia dalam kehidupannya

• George P. Huber– Choice Making vs Problem Solving

Tipe-tipe keputusan• Keputusan terprogram (struktur)

– Dibuat menurut kebiasaan, aturan, prosedur; tertulis maupun tidak

– Bersifat rutin, berulang-ulang

• Keputusan tak terprogram (tidak terstruktur)– Mengenai masalah khusus, khas, tidak biasa– Kebijakan yang ada belum menjawab– Mis. Pengalokasian sumber daya

Teknik Keputusan Terprogram

• Tradisional– Kebiasaan– Mengikuti

prosedur baku– Saluran informasi

disusun dengan baik

• Modern– Menggunakan

teknik “operation research”:

• Formula matematika

• Simulasi komputer

– Berdasarkan pengolahan data berbantu komputer

Teknik Keputusan Tak Terprogram

• Tradisional– Kebijakan intuisi

berdasarkan kreativitas

– Coba-coba– Seleksi dan

latihan para pelaksana

• Modern– Teknik

pemecahan masalah yang diterapkan pada :

• Latihan pembuatan keputusan

• Penyusunan program komputer empiris

Proses pembuatan keputusan• Pemahaman dan perumusan masalah

– Identifikasi gejala yang muncul– Cari penyebabnya/masalah utama– Cari bagian-bagian yang perlu dipecahkan– Pergunakan analisis sebab-akibat

• Pengumpulan dan analisis data yang relevan– Menentukan data yang relevan– Mengumpulkan data– Mencari pola dari data yang terkumpul

• Pengembangan alternatif-alternatif– Berdasarkan data, disusun beberapa alternatif– Untuk setiap alternatif susun pro & kontra, konsekuensi,

resiko– Semua alternatif harus feasible

Scope of Decision• Perencanaan & Pengendalian

Operasional :– Dipusatkan pada efektifitas dan efisiensi pelaksanaan tugas-

tugas yg spesifik.– Berpengaruh pada aktivitas yg sedang berlangsung– Contoh: Apa yang sebaiknya diproduksi saat ini?

• Manajemen Pengendalian dan Perencanaan Taktis– Focus on effective utilization of resources– Dipusatkan pada pemanfaatan sumber daya efektif– more longer range planning horizon– Cakupan Perencanaan cakupan lebih panjang – Contoh: Apa yang sebaiknya diproduksi tahun depan?

• Perencanaan Strategis– Kebijakan Dan Gol jangka panjang untuk alokasi sumber daya– Contoh: Apa produksi baru yg harus ditawarkan?

Information Characteristics

Characteristics Operational Managerial Strategic

Accuracy High Low Level of detail Detailed Aggregate Time horizon Present Future Use Frequent Infrequent Source Internal External Scope Narrow Wide Nature Quantitative Qualitative Age Current Current/old

Proses pembuatan keputusan (2)• Evaluasi Alternatif-alternatif

– Nilai efektivitas dari setiap alternatif, tolok ukur• Realistik bila dihubungkan dengan tujuan & sumber daya

organisasi• Seberapa jauh memecahkan masalah

• Pemilihan alternatif terbaik– Berdasarkan alternatif, alternatif terbaik dipilih atau

pilih kompromi dari beberapa alternatif

• Implementasi keputusan– Susun rencana untuk menerapkan keputusan– Disiapkan mekanisme laporan periodik– Bila perlu bangun sistem peringatan dini

• Evaluasi hasil keputusan

Pembuatan keputusan secara kelompok :

Keunggulan• Adanya pengetahuan yang lebih luas• Pencarian alternatif keputusan lebih luas• Adanya kerangka pandangan yang lebar• Resiko keputusan ditanggung kelompok• Karena keputusan kelompok, setiap individu

termotivasi untuk melaksanakan• Dapat terwujudnya kreativitas yang lebih

luas, karena adanya berbagai pandangan

Pembuatan keputusan secara kelompok :

kelemahan• Lempar tanggung jawab mudah terjadi• Memakan waktu dan biaya lebih• Efisiensi pengambilan keputusan

menurun• Keputusan kelompok dapat merupakan

kompromi atau bukan sepenuhnya keputusan kelompok

• Bila ada anggota yang dominan, keputusan bukan mencerminkan keinginan kelompok

Alat bantu Pengambilan keputusan

• Decision Tree• Metode operation research

– Linear programming, queuing theory– Network analysis (ie. CPM)

• Bantuan komputer– Information System, Expert System,

DSS, EIS

Decision Tree

A

B

$100M

$10M

$200M

-$20M

Linear ProgrammingX = jumlah motor yg diproduksiY = jumlah mobil yg diproduksi

Profit = 800X + 1500YBatasan Biaya produksi:1000X + 2000Y <= 200.000Batasan jumlah motor : X >= 50Berapa X & Y agar Profit maksimum ?