Managementul proiectelor informatice

  • View
    39

  • Download
    5

Embed Size (px)

DESCRIPTION

Managementul proiectelor informatice

Text of Managementul proiectelor informatice

  • Dorin BOCU

    2008 2009

    REPROGRAFIA UNIVERSITII TRANSILVANIA DIN BRAOV

    userRectangle

  • 2

    Obsesia oamenilor pentru bani a generat o sete continu i omniprezent de eficien. Setea de eficien a determinat preocuparea tuturor organizaiilor pentru optimizarea managementului. Preocuparea pentru optimizarea managementului va genera consolidarea obsesiei pentru bani. Aa arat spirala progresului n societatea contemporan. Ce fel de progres? Aceasta este ntrebarea la care ne lipsesc adevratele rspunsuri.

    Autorul

  • 3

    1 DESPRE MANAGEMENTUL PROIECTELOR N GENERE

  • 4

    1.1 CTEVA TENTATIVE DE DEFINIRE A NOIUNII DE PROIECT

    Un proiect este o secven finit de aciuni intercorelate, orientate ctre ndeplinirea unor obiective cu caracter unic i precis, ce se deruleaz ntr-o perioad de timp bine determinat, cu un buget i performane prestabilite. Un proiect este un ansamblu de activiti noi, conjugate, specifice, structurate metodic ce au ca scop realizarea unui obiectiv precizat, ntr-un interval de timp determinat i care implic realizarea unor activiti cu caracter novator. Managementul proiectelor reprezint o administrare a planurilor cu caracter de unicitate, n care activitile au un coeficient ridicat de risc iar problemele manageriale ce trebuie rezolvate au caracter statistic, dinamic sau nedeterminat. Un proiect este un demers specific care permite structurarea n mod metodic i progresiv a unei realiti viitoare. Managementul proiectului este practic aplicarea cunotinelor, experienei, instrumentelor i tehnologiilor specifice managementului n desfurarea activitilor unor proiecte cu scopul de a ndeplini sau chiar depi ateptrile (cerinele neidentificate) i nevoile (cerinele identificate) celor implicai n proiect. Managementul proiectelor reprezint ansamblul de aciuni angajate de o firm care se refer la alegerea unui proiect, conducerea i gestiunea acestuia. n esen, ins, proiectul, indiferent de forma lui, trebuie s rspund la ntrebrile, clasice acum: De ce (motivaia proiectului) ? Ce (scopurile i obiectivele proiectului) ? Cum (strategii, ci de realizare, planuri i aciuni aferente proiectului)? Cine (responsabilitile n cadrul proiectului) ? Cu ce (resurse umane i financiare, sintetizate n bugete-pn la nivelul aciunilor concrete) ? Cnd (termenele de finalizare a diferitelor faze ale proiectelor) ? Cu ce rezultate (produsele i efectele datorate finalizrii proiectelor)? Pentru a sublinia diferena clar dintre un proiect i o operaie curent prezentm tabelele de mai jos. Tabelul 1. Elemente specifice proiectelor, comparativ cu aciunile curente. Elemente proprii proiectelor Elemente proprii operaiilor curente Activitate temporar Decizii cu efect ireversibil Cash-flow negativ Dependen puternic de mediul extern Resurse limitate Echipe temporare O nou cultur

    Activitate permanent Reversibilitate, fluctuant n jurul unor valori medii acceptate Cash-flow pozitiv Resurse suficiente, stabilite din timp Structur organizatoric permanent O cultur reglementat

    Tabelul 2. Ce este i ce nu este un proiect Aciuni ce pot fi considerate proiecte Aciuni ce NU pot fi considerate proiecte Lansarea unui nou produs Introducerea unei noi tehnologii Modificarea structurii unei firme Ptrunderea pe o nou pia Realizarea unui soft Construirea unui drum, pod, ansamblu de locuine Realizarea unui spectacol Atingerea unor obiective sociale Realizarea unei teme de cercetare

    Operaiile curente de nregistrare a unor documente [dar reorganizarea acestei activiti poate fi un proiect] Realizarea unui produs pe o tehnologie stabilit i implementat [evident, nlocuirea tehnologiei este un proiect]

    1.2 O DEFINIIE MAI AMPL A NOIUNII DE PROIECT

    Pentru a defini un proiect, trebuie mai nti s tim exact ce vrem. Dup cum se poate vedea i n paragraful 1.1, principalele elemente ce definesc un proiect se gsesc n rspunsurile la urmtoarele ntrebri:

  • 5

    1. Ce anume trebuie s se fac ? 2. Cum trebuie s se fac ? 3. Pn cnd trebuie s se fac ? 4. Cu ce costuri trebuie s se fac ? 5. Ct de bine trebuie s se fac ? 6. Cine trebuie s fac ?

    O parte din rspunsurile la aceste ntrebri le gsim stabilind: misiunea proiectului, viziunea proiectului, obiectivele i strategia proiectului. Misiunea proiectului const n formularea rspunsului la ntrebarea: ce rezultate trebuie s obinem? De fapt, rspunsul se d n doi pai:

    - Care este problema pe care trebuie s o soluionm? - Identificarea soluiei problemei.

    De regul, cele dou componente care definesc misiunea proiectului nu sunt de importan egal. Uneori problema se definete simplu, fr ca soluia s fie evident. Exemplu : Dispunem de o sum de bani. Ce putem face cu ea ? Rspunsuri posibile: o pstrm la o banc, o investim n aciuni, demarm o afacere, pstrm banii la saltea, cumprm aur sau obiecte de art. Alteori, problema este dificil de definit, dar o dat definit, rspunsul este uor de gsit. De exemplu : Avem dureri de cap i am vrea s tim de ce? Cauzele pot fi multiple. O rceal, nevoia de ochelari, o alt cauz. Dup ce cauza a fost definit, tratamentul este (aproape) evident. Evident, ntre aceste dou extreme, exist o infinitate de stri intermediare. Viziunea reprezint obiectivele generale crora proiectul i propune s le acorde atenie. Este util s se plece de la urmtoarele puncte:

    - Cine este principalul beneficiar i ce ateapt el de la proiect? - De ce este necesar proiectul? - Care sunt elementele de noutate pe care le aduce proiectul? - Care este poziia fa de principalii concureni?

    Obiectivele constau n elementele concrete dorite n cadrul realizrii proiectului. Obiectivele trebuie s fie :

    - precise; - msurabile; - realizabile, cu un grad de risc rezonabil; - argumentate (prin rapoarte de evaluare a situaiei actuale, recomandri, etc.); - inteligibile n modul de formulare; - coerente ntre ele i cu misiunea proiectului; - limitate n timp (astfel nct i proiectul s se poat realiza ntr-un timp prestabilit); - corelate cu obiectivele globale ale firmei.

    Strategia proiectului se refer la modalitile alese pentru dezvoltarea cu succes a proiectului. De fapt, strategia rspunde la ntrebarea: Cum vom proceda pentru a atinge obiectivele proiectului? Strategia se stabilete pornind de la o serie de elemente, evideniate i structurate n reprezentarea de mai jos.

  • 6

    Analiza mediului extern. Mediul extern are o structur complex, care ar putea fi ilustrat, schematic, astfel:

    Mediul economic global Mediul economic al firmei Ateptrile clienilor Firma Proiectul

    Presupunnd c ateptrile clientului sunt definite, posibilitile de a le satisface sunt, de regul, condiionate de mediul economic specific domeniului n care firma i desfoar activitatea (tehnologii, materii prime i furnizorii acestora, fora de munc, eventualele relaii cu bncile, firmele de asigurri, etc. Acest mediu este, ns, afectat la rndul lui de mediul economic global (economia naional, starea politic intern i internaional). Dac proiectul se deruleaz pe un timp mai lung de cteva luni, este util i un studiu de prognoz privitor la evoluiile pe orizontul de timp considerat.

    Misiune, viziune, obiective

    Analiza mediului extern al propiectului

    Analiza mediului intern al proiectului

    Analiza SWOT Analiza bazei de date a proiectului

    Identificarea i definirea strategiei

    Aplicarea efectiv a strategiei

  • 7

    Analiza mediului intern Un al doilea studiu vizeaz mediul intern al firmei: ateptrile managerilor, ale personalului, cultura firmei, tehnologiile stpnite, starea financiar-contabil a firmei. Un asemenea studiu este complet dac se asociaz unei analize SWOT(Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats)1 . Atunci cnd este luat n considerare, analiza SWOT trebuie s poat rspunde la urmtoarele ntrebri:

    1. Care sunt punctele forte ale proiectului i ale echipei? Cum le putem valorifica? 2. Care sunt punctele slabe ale proiectului i ale echipei? Cum se poate minimiza efectul

    acestora asupra proiectului? 3. Ce oportuniti exist? Cum pot fi ele valorificate la maximum? 4. Care sunt ameninrile (obstacole tehnice, aciuni ale concurenilor, cultura i

    calificarea personalului, schimbri ale mediului extern, etc.). Cum se poate minimiza efectul acestora asupra proiectului?

    Direciile pe care se construiete strategia proiectului pot fi ilustrate de un prim triunghi magic, prezentat mai jos, binecunoscut n literatura de specialitate.

    Figura 1. Direciile pe care se elaboreaz strategia unui proiect

    Noiunea de strategie avea nc din antichitate, o semnificaie destul de exact, ea desemnnd arta generalului care comanda o armat. Profesorul american Peter Drucker, a caracterizat strategia afirmnd c aceasta rspunde la dou ntrebri majore: n ce const afacerea? i Care ar trebui s fie obiectul de activitate al organizaiei? n lucrarea intitulat Strategy and Structure Alfred Chandler definete strategia ca fiind determinarea pe termen lung a scopurilor i obinuinelor unei ntreprinderi, adoptarea direciilor de aciune i alocarea resurselor necesare pentru realizarea obiectivelor. Kenneth Andrews i Igor Ansoff au dat noi valene termenului de strategie impunnd diferenierea procesului de elaborare a unei strategii de strategia n sine, ntruct poate avea capacitatea de a defini nsui obiectivul esenial al unei organizaii n domeniul de activitate. Exist mai multe accepiuni referitoare la noiunea de strategie, dar, n cazul unei organizaii, prin strategie se determin ansamblul obiectivelor majore ale organizaiei pe termen lung i principalele modaliti de realizare, mpreuna cu resursele alocate, n vederea eficientizrii activitii. Concluzionnd, putem defini strategia ca un ansamblu bi