Managementul Serviciilor Publice

Realizat de Dobos Mihaela

Specializare Administratie Publica

Anul III

Metode i tehnici specifice

managementului administraiei publiceIn domeniul managementului serviciilor publice apar o palet larg de probleme care necesita utilizarea unor metode si tehnici adecvate.

Metodele in managementul administraiei publice reprezint un ansamblu de modaliti de realizare a obiectivelor instituiilor, specific unui domeniu, un instrument utilizat pentru realizarea acestor obiective, un mod organizat de gndire si aciune pentru obinerea unor efecte economice maxime cu eforturi minime.

n funcie de modul de realizare a obiectivelor n literatura de specialitate s-au identificat trei grupe de metode (fig. 1), i anume:

Metoda de executare

Metoda de organizare si funcionare Metoda de cercetareFigura 1.1. METODE DE EXECUTAREn sistemul serviciilor publice sunt aplicate metode, de executare specifice, aa cum sunt prezentate n fig. 1.a) Metoda constrngerii, aplicata in special in regimurile totalitare fiind un instrument de dominare de ctre o minoritate sociala a majoriti populaiei, lipsita de drepturi si care opune rezistenta tacita executrii unor decizii.

Metoda constrngerii este principala metoda de executare a deciziiloradministrative ale statului totalitar, in general. Totui, aceasta metoda seaplica frecvent si in statele cu regimuri politice democratice, atunci cndapar abateri de la normele si regulile specifice cadrului legislativ ce funcioneaz in instituiile publice, mai ales atunci cnd funcionarii publicinu au pregtirea necesar, nu vor sa aplice anumite decizii sau cnd anumiiceteni nu respecta acest cadru normativ-legislativ.

b) Metoda convingerii este folosita in tarile cu regim democratic undestatul apar si promoveaz interesele cetenilor si acioneaz pentrucreterea bunstrii materiale si spirituale a societii. La aceste state deciziile date de administraia publica trebuie sa fie respectate si executate,de buna voie de funcionarii publici si membrii societii n propriul lorinteres. In cazul neexecutarii acestor decizii se aplica metoda de constrngere si executare silita.

Metoda convingerii presupune un proces de informare continua a cetenilor si funcionarilor publici implicai direct sau indirect in luarea sauexecutarea anumitor decizii, funcionari care sunt interesai de coninutulunor acte administrative. In aplicarea acestei metode un rol primordial revine mass-mediei scrise sau audio-vizuale. c) Metoda cointeresrii este aplicata prin acordarea de recompensemateriale unor funcionari publici care obin, realizri deosebite in domeniul lor de activitate. Aceasta metoda presupune elaborarea unui sistem de indicatori pentru sensibilizarea angajailor din instituiile publice, ca i pentru aplicarea unor mijloace coercitive pentru determinarea unor persoane s respecte deciziile din administraia public, n concordan cu prevederile cadrului normativ legislativ.

2. METODE DE ORGANIZARE I FUNCIONARE

n literatura de specialitate sunt cunoscute cinci metode si/sau instrumente de organizare a activitii instituiilor din administraia publicsi anume: a) Metoda organizrii raionale a activitilor administrative prin care se identifica modul in care trebuie sa se desfoare aceste activiti, conform obiectivelor managementului administraiei publice la orice nivel. Aceastmetod presupune, pe de o parte, conceperea unui plan de activiti orientatctre realizarea obiectivelor sociale si detalierea activitilor care s susinndeplinirea misiunii sociale a fiecrei instituii, iar, pe de alt parte conceperea unor planuri generale de activitate pe ansamblul sistemului administraiei publice si a unor planuri detaliate pentru fiecare instituie publica, in scopul coordonrii ntregii activiti pentru realizarea obiectivelor propuse la nivelul fiecrei instituii componente.b) Metoda edinei consta, in esena, in utilizarea edinei din instituiile publice, la care participa angajaii din sistemul administraiei publice, pentru soluionarea unor probleme decizionale, informaionale, de analiza si de cercetare. In cadrul edinei sunt consultai managerii din instituiile publice si se transmit informaii, sunt adoptate decizii si se primesc informaii asupra modului de ndeplinire a vechilor decizii. Metoda edinei implica parcurgerea a patru etape in cadrul crora trebuie respectat anumite reguli, astfel:

* In etapa de pregtirea edinei este necesar:

nscrierea pe ordinea de zi a maximum trei probleme;

formularea clara a problemelor si a obiectivelor acestora; desemnarea anticipata a persoanelor care organizeaz edina, ntocmirea materialelor necesare care trebuie sa fie prezentate sintetic, sa cuprind informaiile necesare pe care sa le pun la dispoziia celor ce participa la respectiva edina;

invitarea unor persoane implicate in mod direct la problemele puse indiscuie; stabilirea anticipata a locului de desfurare a edinei, inclusiv a persoanelor ce consemneaz discuiile care vor avea loc in cadrul respectivei edine.

* In etapa de deschidere a edinei se impune:

respectarea orei de ncepere si formularea clara a obiectivelor acestei edine;

stabilirea duratei totale de desfurare a edinei (maxim 3 ore), inclusiv a duratei unei luri de cuvnt;

prezentarea cuvntului introductiv in maxim 3-5 minute"'* n etapa de desfurare a edinei trebuie respectate:

prentmpinarea si soluionarea cu tact a eventualelor probleme ce pot aprea pe parcursul derulrii edinei;

intervenia celui ce conduce edina cnd se prelungesc lurile de cuvnt pentru evitarea speculaiilor si a unor probleme colaterale i inutile;

ncadrarea in durata de timp stabilita iniiala pentru edina prin respectarea timpului acordat fiecrui orator;

* In etapa de nchidere a edinei: prezentarea in final de ctre cel care conduce edina a unor concluzii clare si a unor idei noi in maxim 10 minute;

transmiterea in scris a celor mai relevante informaii, precum si a deciziilor luate.

Metoda edinei se aplica in mod deosebit pentru parlament, edinecare au caracter de informare, de analiza si de luare a deciziilor, la care, deobicei, participa si primul ministru si preedintele statului.c) Metoda conducerii eficiente consta dintr-un ansamblu de elementereferitoare la modul de desfurare a unor activiti eficiente de ctre funcionarii si managerii din instituiile publice, care trebuie sa aib calitimorale, capacitate manageriala, cunotine din domeniul economic,sociologic si psihologic. O conducere eficienta implica o buna cunoatere a realitii sociale si a intereselor sociale pentru identificarea si stabilirea obiectivelor instituiilor publice..

Managerii din administraia publica trebuie sa aib aptitudini specifice acestui domeniu, cum ar fi: capacitate de nelegere a omului cu toate problemele cu care se confrunt i pe care i le aduce la cunotin, talent de comunicare si de abordare a diferitelor probleme, rbdare pentru ascultarea tuturor necazurilor si problemelor, talent pedagogic si compatibilitipsihologice cu toi colegii.Metoda conducerii eficiente presupune posedarea de ctre manager a talentului de selectare a funcionarilor publici dup criterii specifice, n funcie de pregtirea de specialitate si manageriala a acestora, capacitatea de comunicare, direct si indirect, att cu efii ierarhici, ct i cu subordonaii.

d) Metoda valorificrii experienei in munca, care are ca surs utilizarea funcionarilor publici cu experiena ndelungata intr-un anumit domeniu al administraiei publice. Folosirea funcionarilor publici cu experiena ndelungata in efectuarea unor activiti, imprima calitate proceselor din domeniul administraiei publice, abilitate in conducere i realizarea sarcinilor ce le revin. Totui, aceasta metoda poate avea i anumite efecte negative datorate rutinei, comoditii, executrii mecanice a unor operaiuni etc. Rutina este de fapt cea care influeneaz cel mai mult pe vechii funcionari publici care au tendina de a deveni autoritari, incapabili la autocritica, nu-si recunosc greelile si ncearc s rezolve orice problem numai aa cum doresc ei, ceea ce duce la decizii incorecte. Pentru eliminarea acestor efecte negative, si mai ales a rutinei, este necesar folosirea experienei lor pentru mbuntirea muncii si introducerea unor noi metode de ndeplinire a sarcinilor care sa-i determine pe respectivii funcionari sa se autodepeasc, sa se adapteze continuu la tot ceea ce este nou.

Folosirea metodei valorificrii experienei nseamn ncurajareafuncionarilor din administraia publica la valorificarea propriului potenial profesional obinut in timp, la dezvoltarea capacitii creative, la cretereacalitii actelor decizionale din acest domeniu.

e) Metoda structurrii eficiente a programului funcionarilor publici a aprut ca urmare a specializrii acestora, deoarece timpul de lucru este de multe ori prelungit peste programul normal de lucru, de multe ori datorita utilizrii necorespunztoare a acestuia. Se tie c in managementul public informaiile au un rol deosebit, si pun anumite probleme legate, pe de o parte, de asigurarea corectitudinii culegerii, iar, pe de alta parte, de valorificarea acestora in fundamentarea deciziilor si implementarea lor in sistemul administraiei publice. Rezolvarea, acestor probleme impune structurarea corecta a programului de lucru, adic asigurarea condiiilor, corespunztoare de desfurare a activitilor la unele locuri de munc necesare executrii respectivelor sarcini. Desfurarea unui program de lucru, corespunztor pentru un funcionar public presupune confort, climat deschis de lucru, dotat cu cele mai moderne metode, echipament, recompense, adecvate etc.

Programul de lucru trebuie structurat att anual cat si trimestrial,lunar si zilnic, astfel nct sa existe un raport optim intre consumul efectiv deenergie pentru realizarea sarcinilor de munca si timpul necesar refaceriiforei de munca (de odihn si recreare). Un raport optim permite prevenireaapariiei oboselii exagerate si premature a personalului din administraia publica. Principalele cauze ale oboselii personalului din administraia publica sunt:( monotonia si lipsa de interes pentru activitatea pe care o face;

* condiiile organizatorice nepotrivite de la locul de munca;

* tensiuni nervoase etc.

Utilizarea unei structurri eficiente a programului de lucru al funcionarului public necesita cunoaterea influentei factorilor care duc la solicitarea fizica si nervoasa a acestora, a mediului in care i desfoar activitatea, a cauzelor o determina starea de oboseala, dar, mai ales, a factorilor psiho-sociali ce determina un anumit comportament managerial. 3. METODE DE CERCETAREDintre metodele de cercetare cunoscute, analiza diagnostic este mai indicata in sistemul managementului administraiei publice. Societatea contemporana se concretizeaz prin schimbri rapide si, de multe ori profunde, care duc la necesitatea adaptrii continue a sistemului administraiei publice la noile cerine a reorganizrii acestuia potrivit noilor condiii. De aceea, efectuarea analizei diagnostic este necesara ori de cate ori apar anumite schimbri in sistemul administraiei publice.

O asemenea metoda impune parcurgerea a patru etape.

documentarea asupra domeniului supus analizei;

interpretarea datelor si informaiilor culese pe baza diagramei cauza-efect;

identificarea si analiza punctelor forte i a celor slabe;

prezentarea propunerilor de mbuntire a activitii.

a) Etapa de documentare asupra domeniului, supus cercetrii, cnd este necesara atunci cnd observarea si culegerea datelor se refera la:

structura instituiei publice respective ca si a relaiilor sale cu organul ierarhic si cu publicul;

componentele sistemului informaional al respectivei instituii publice'inclusiv a circuitelor si fluxurilor informaionale; sistemul decizional adoptat, eficienta acestuia, a metodelor si tehnicilor folosite in procesul decizional;

stilul de conducere si a climatului de munca unde i desfoaractivitatea funcionari: publici. Aceste date sunt supuse unei analizedetaliate pentru verificarea veridicitii lor;b) Etapa de interpretare realist a datelor si informaiilor, a cauzelor care au generat situaii negative sau pozitive n stilul i metodele de munc ale funcionarilor publici.

c) Etapa de identificare si analiza a punctelor forte si punctelor slabe ale activitii din cadrul sistemului administraiei publice, ceea ce presupune analiza pe categorii de informaii si date culese, ca si pe structuri organizatorice, pentru a se releva stilul de conducere (eficient sau ineficient) al funcionarilor publici cu funcii de conducere, inclusiv climatul n care i desfoar activitatea in respectiva instituie.

d) Etapa de formulare a propunerilor de restructurare si perfecionare a activitilor, inclusiv prezentarea lor. Este o etap laborioas si presupune identificarea, in primul rnd, a cauzelor care au determinat anumite probleme critice si dificile, iar in al doilea rnd, a situaiilor pozitive cu efecte benefice asupra activitii instituiei respective.

Analiza diagnostic are ca scop, in primul rnd, diminuarea pana la eliminare a punctelor slabe identificate si, in al doilea rnd, dezvoltarea si perfecionarea punctelor forte, pentru ca in final sa se fac propuneri de redresare, restructurare si/sau perfecionare a activitii.

n finalul analizei trebuie fcute consideraii pertinente asupraacesteia, a eficientei instituiei cercetate, ca si a eficientei analizei (raportulrezultatele obinute - cheltuielile efectuate).

Alte metode:

Brainstormingul (asaltul de idei);

Tabloul de bord Metoda Delphi

Metoda Philiph 66

Metoda scenariilor

Bibliografie :1. Plumb I. , Androniceanu A. , Ablu O. - Managementul serviciilor publice, Ed. ASE, Bucureti, 20032. Manda C.C.-Administraia public local din Romnia, Ed. Lumina lex, 1999

3. Popescu I. Profiroiu A. - Bazele administraiei publice, Ed. Economic, Bucureti, 2003

4. Brezoianu D. tiina administraiei, Universitatea Bucureti, 1991

TIPURI DE METODE

METODE DE EXECUTARE

Metoda constrngerii

Metoda convingerii

Metoda cointeresrii

METODE DE ORGANIZARE I FUNCIONARE

METODE DE CERCETARE

Analiza diagnostic

Simularea analizei

Construirea diagra-mei cauz-efect

Alte metode

Metode de organizare tiini-fic

edina

Conducerea eficient

Valorificarea experienei n munc

Structurarea eficient a pro-gramului funcionarilor publici

Brezoianu D. tiina administraiei, Universitatea Bucureti, 1991, pag. 98.

Brezoianu D. op. cit. pag. 120.

PAGE