MANAJEMEN FARMASI

PROGRAM PROFESI APOTEKER FAKULTAS FARMASI UNPAD

2014

1. Steve Jobs – Applemendirikan Apple 1976, mendapatkan kapitalisasi pasar sebesar 326 milyar Dollar Amerika.

2. Jack Welch – GESelama 20 tahun berhasil membuat GE dari perusahaan manufaktur senilai 14 Milyar Dollar Amerika menjadi perusahaan konglomerat senilai 410 Milyar Dollar Amerika.

3. Bill Gates - Microsoft didirikan pertengahan 1970an

bersama Paul Allen. Perusahaan ini merupakan pemain kunci berpengaruh pada pertumbuhannya untuk menjadi

perusahaan terbesar teknologi di dunia.

3 CEO Terbaik Dunia

MENGAPA APOTEKER HARUS BELAJAR MANAJEMEN?

PERANAPOTEKER

Industri

Distribusi

Klinik/Apotek

FRS

Birokrasi

W-usaha

Masyarakat

Organisasi

Administrasi

Manaje men

Kepemimpinan

APOTEKER BAGIAN DARI MASYARAKAT / ORGANISASI

PENGERTIAN DASAR

• Organization (organisasi) adalah : • Dua orang atau lebih yang bekerjasama dalam cara yang terstruktur

untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran.• Goal (sasaran) adalah: • Tujuan yang diusahakan untuk dicapai oleh suatu organisasi;

organisasi seringkali mempunyai lebih dari satu sasaran; sasaran merupakan elemen dasar dari organisasi.

APOTEKER HARUS MEMILIKI KEMAMPUAN MANAJERIAL...

Pengertian Manajemen• Seni dalam menyelesaikan sesuatu

melalui orang lain (Follet,1997)• Sebuah proses yang dilakukan untuk

mewujudkan tujuan organisasi melalui rangkaian kegiatan berupa perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian orang-orang serta sumber daya organisasi lainnya (Nickels, McHugh and McHugh,1997)

• Seni atau proses dalam menyelesaikan sesuatu yang terkait dengan pencapaian tujuan. (Ernie&Kurniawan, 2005)

Faktor-faktor dalam Pencapaian Tujuan

• Adanya penggunaan sumber daya organisasi, baik sumber daya manusia, maupun faktor-faktor produksi lainnya. Sumber daya tersebut meliputi sumber daya manusia, sumber daya alam, sumber daya keuangan, serta informasi (Griffin,2002)

• Adanya proses yang bertahap dari mulai perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengimplementasian, hingga pengendalian dan pengawasan.

• Adanya seni dalam menyelesaikan pekerjaan.

Sumber Daya Organisasi

• Sumber Daya Manusia• Sumber Daya Informasi• Sumber Daya Fisik• Sumber Daya Keuangan• Sumber Daya Alam• dll

Berbagai Tipe Manajer

• Fist-line (or first level) mangers (manajer yang pertama atau tingkat pertama) adalah: manajer yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan karyawan operasional saja dan tidak membawahkan manajer lain

• Middle Manager (manajer menengah) adalah: manajer yang berada ditengah-tengah dalam hierarkhi organisasi,

• Top Manager (manajer puncak) adalah: manajer yang bertanggungjawab atas seluruh manajemen dari organisasasi; mereka menetapkan kebijakan operasional dan pedoman interaksi organisasi dengan lingkungannya.

Mengapa manajemen dibutuhkan ?

1. Untuk mencapai tujuan organisasi2. Untuk menjaga keseimbangan di antara

tujuan-tujuan yang saling bertentangan3. Untuk mencapai efisiensi dan efektifitas

Apa itu Efisiensi ?

Konsep matematika : Ratio antara output (keluaran) dan input

(masukan)

Output : > Hasil> Produktivitas> Performance

Input : > Tenaga Kerja> Bahan Baku> Uang> Mesin dan Waktu

Adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benarDerajat atau tingkat pengorbanan dari suatu kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuanSeorang Manajer Efisien :Manajer yang bisa mencapai Output lebih tinggi dari input yang digunakanManajer yang dapat meminimumkan biaya penggunaan sumberdaya–sumberdaya untuk mencapai output yang telah ditentukanManajer yang bisa memaksimumkan output dengan jumlah input yang terbatas

Apa itu Efektifitas ?

Peter Drucker mengatakan bahwa: • Efektifitas adalah

melakukan pekerjaan yang benar (doing the right things)

• Efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan benar (doing things right)

Merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkanDerajat atau tingkat pencapaian hasil yang diharapkanManajer yang efektif :Dapat memlilih pekerjaan yang harus dilakukan atau metode/ cara yang tepat untuk mencapai tujuan

Efektif : melakukan pekerjaan yang benar (doing the right things).

Efektifitas menunjukkan kemampuan perusahaan dalam mencapai sasaran (hasil akhir) yg telah ditetapkan secara tepat. Pencapaian hasil akhir yg sesuai dengan target waktu yg telah ditetapkan & ukuran/standar yg berlaku mencerminkan perusahaan telah memperhatikan efektifitas operasionalnya.

Berhasil guna.

Efisien : melakukan pekerjaan dengan benar (doing the things right).

Efisiensi mengacu pd hubungan antara keluaran & masukan (output/input). Menunjukkan kemampuan organisasi dalam menggunakan sumber daya dengan benar & tidak ada pemborosan.

Berdaya guna.

Proses Manajemen (Fungsi Dasar Manajemen)

1. Planning and Decision Making– Menetapkan tujuan organisasi dan menentukan bagaimana cara

terbaik untuk mencapainya– Pemilihan suatu tindakan dari serangkaian alternatif

2. Organizing– Menentukan bagaimana cara mengelompokkan berbagai aktifitas

dan sumber daya

3. Leading – Serangkaian proses yang dilakukan agar anggota organisasi bekerja

bersama demi pencapaian tujuan organisasi

4. Controlling – Pemantauan perkembangan organisasi dalam mencapai tujuannya

Kegiatan dalam Fungsi-fungsi Manajemen

Planning Penentuan Tujuan dan Bagaimana Cara Pencapaian yang terbaik

OrganizingPenentuan Bagaimana Penyusunan Organisasi dan Aktifitas dapat dilakukan

ControllingMonitoring dan Perbaikan Aktifitas yang sedang berjalan agar Tujuan dapat tercapai

LeadingProses Memotivasi Anggota Organisasi agar Planning dapat dijalankan

Menunjukkan Arah Tahapan dari setiap fungsi manajemen

Menunjukkan keterkaitan timbal balik antar fungsi manajemen

Keterangan:

Sumber Daya Organisasi, Tujuan, dan Fungsi-fungsi Manajemen

Planning & decision makingSumber Daya Organisasi

· Sumber Daya Fisik/Alam· Informasi· Sumber Daya Manusia· Modal

Cont

rolli

ng

Leading

Organizing

Fungsi-fungsi Manajemen

Tujuan Organisasi

Efektif

Efisien

EFEKTIF EFISIEN

P O A C

METODEILMIAH

METODESENI

PROSESMANM-1

MANM-2

MANM-3

M-4

M-5

M,I,T

TARGET• SASARAN

• FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

• SUMBER DAYA

7 M (Contoh: Apotek)

• Money, memegang peranan penting sebagai suatu modal untuk memulai suatu usaha. Dengan adanya money dapat memilih lokasi yg ideal, dapat membeli obat2an dalam jumlah besar dengan harga yg lebih murah, dapat mengembangkan usaha apotik di bidang perbekalan kesehatan lainnya.

• Man power, faktor ini adalah yg paling penting, karena bagaimanapun tersedianya faktor lainnya, tetapi apabila si pelaksana tidak dibina, tidak diberi peningkatan pengetahuan/pelayanan termasuk bagaimana caranya berkomunikasi dengan pasien, maka pasien tidak akan mendapatkan pelayanan yang maksimal. Seharusnya yang menjadi MOTTO di apotik adalah : Pembeli adalah raja yang harus dilayani sebaik mungkin. “Resep yang masuk keluarnya harus obat”. Jadi jangan sampai pembeli hanya menanyakan harganya saja, lalu pergi keluar membeli obatnya di tempat lain.

• Machine, maksudnya adalah bangunan apotik beserta alat perlengkapannya seperti lemari es, kipas angin, cash register, TV, dll.

• Material, adalah obat-obatan, alat tulis serta perlengkapan tata usaha, etalase, rak, meja-kursi, dll.

• Method, cara yg digunakan untuk peningkatan pelayanan di apotik. Contoh di bidang personalia di mana cara penggajiannya memenuhi standar tertentu sehingga dapat memotivasi karyawan.

• Market, pasar juga dapat mempengaruhi maju mundurnya apotik. Misalnya sebuah apotik terletak di daerah elite, maka obat2an yg laku di apotik tersebut berbeda dengan obat-obatan yg diperlukan di Perumnas.

• Management.

The Management Process (cont’d)

OrganizingDetermining how

best to groupactivities and

resources

ControllingMonitoring

and correctingongoing activitiesto facilitate goal

attainment

Planning andDecision Making

Setting the organiza-tion’s goals and

deciding how bestto achieve them

LeadingMotivating membersof the organizationto work in the best

interests of theorganization

Jenis Manajer berdasarkan Tingkatan & Bidang tugas

Mar

ketin

g

Admin

istra

tion

Other

Human

reso

urces

Operat

ions

Finan

ce

Middle managers

Areas of Management

Levels of Management

First-line managers

Top managers

Managerial Skills1. Technical– Keahlian yang diperlukan untuk menyelesaikan atau memahami

jenis kerja tertentu yang dilakasanakan dalam suatu organisasi2. Interpersonal– Kemampuan untuk memahami, memotivasi dan berkomunikasi

dengan individu maupun kelompok3. Conceptual– Kemampuan untuk memahami dan memandang organisasi

sebagai satu kesatuan. Bagaimana semua bagian dlm organisasi bisa berjalan bersama melalui keputusan yang berbasis pada kepentingan keseluruhan organisasi

4. Diagnostic– Keahlian untuk memvisualisasikan jawaban yang paling sesuai

untuk situasi tertentu

Managerial Skills (cont’d)

5. Communication– Kemampuan manajer utk mengirimkan ide dan informasi secara

efektif kpd orang lain dan menerima ide dan informasi dari orang lain

6. Decision-Making– Kemampuan manajer untuk mengenali dan mendefinisikan

masalah dengan benar dan kemudian menentukan satu tindakan yang tepat untuk memecahkan masalah tsb.

7. Time-Management– Keahlian manajer utk memprioritaskan pekerjaan ,

mengendalikan waktu bekerja secara efisien , mendelegasikan pekerjaan secara tepat

Conseptual

Human relations

Teknical

Top Middle Lower

Robert L Katz

Managerial Skills (R Katz)

Pekerjaan Manajerial

• How CEOs spend a typical day.

Unscheduled Scheduled Meetings

59%

Desk Work22%

Meetings10%

Telephone6%

Touring Facilities3%

Fungsi Perencanaan

• proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi.

Kegiatan dalam Fungsi Perencanaan

• Menetapkan tujuan dan target bisnis• Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan

dan target bisnis tersebut• Menentukan sumber-sumber daya yang

diperlukan• Menetapkan standar/indikator keberhasilan

dalam pencapaian tujuan dan target bisnis

Fungsi Pengorganisasian

• proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi

Kegiatan dalam Fungsi Pengorganisasian

• Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan

• Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggungjawab

• Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja

• Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat

BnR-Peng.Manajemen-Chap-01

Fungsi Pengarahan dan Implementasi

• proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggungjawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi.

Kegiatan dalam Fungsi Pengarahan dan Implementasi

• Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan

• Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan

• Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan

Fungsi Pengawasan dan Pengendalian

• proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi.

Kegiatan dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian

• Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan

• Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan

• Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis

Fungsi Operasional dalam Manajemen

• Manajemen Sumber Daya Manusia• Manajemen Pemasaran• Manajemen Operasi/Produksi• Manajemen Keuangan• Manajemen Informasi

Manajemen Sumber Daya Manusia

• Manajemen Sumber Daya Manusia adalah penerapan manajemen berdasarkan fungsinya untuk memperoleh sumber daya manusia yang terbaik bagi bisnis yang kita jalankan dan bagaimana sumber daya manusia yang terbaik tersebut dapat dipelihara dan tetap bekerja bersama kita dengan kualitas pekerjaan yang senantiasa konstan ataupun bertambah

Manajemen Pemasaran

• Manajemen Pemasaran adalah kegiatan manajemen berdasarkan fungsinya yang pada intinya berusaha untuk mengidentifikasi apa sesungguhnya yang dibutuhkan oleh konsumen, dana bagaimana cara pemenuhannya dapat diwujudkan

Manajemen Produksi

• Manajemen Produksi adalah penerapan manajemen berdasarkan fungsinya untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan standar yang ditetapkan berdasarkan keinginan konsumen, dengan teknik produksi yang seefisien mungkin, dari mulai pilihan lokasi produksi hingga produk akhir yang dihasilkan dalam proses produksi

Manajemen Keuangan

• Manajemen Keuangan adalah kegiatan manajemen berdasarkan fungsinya yang pada intinya berusaha untuk memastikan bahwa kegiatan bisnis yang dilakukan mampu mencapai tujuannya secara ekonomis yaitu diukur berdasarkan profit. Tugas manajemen keuangan diantaranya merencanakan dari mana pembiayaan bisnis diperoleh, dan dengan cara bagaimana modal yang telah diperoleh dialokasikan secara tepat dalam kegiatan bisnis yang dijalankan

Manajemen Informasi• Manajemen Informasi adalah kegiatan manajemen

berdasarkan fungsinya yang pada intinya berusaha memastikan bahwa bisnis yang dijalankan tetap mampu untuk terus bertahan dalam jangka panjang. Untuk memastikan itu manajemen informasi bertugas untuk menyediakan seluruh informasi yang terkait dengan kegiatan perusahaan baik informasi internal maupun eksternal, yang dapat mendorong kegiatan bisnis yang dijalankan tetap mampu beradaptasi dengan perubahan yang terjadi di masyarakat