Upload
kotaro-minami
View
228
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
konversi energi
Citation preview
21/03/2014
1
PENGENALANMICROSOFT PROJECT
PENGENALANMICROSOFT PROJECT
Oleh : Nurul Ummi
Nurul Ummi, Jurusan Teknik Industri [email protected]
CURICULUM VITAE
Nama : Nurul UmmiTTL : Serang, 17 Agustus 1977TTL : Serang, 17 Agustus 1977Pekerjaan : Dosen Pengajara Jurusan Teknik
Industri UNTIRTAPendidikanS1 : Institut Teknologi IndonesiaS2 : Universitas Indonesia
Pengalaman1. Trainer Pelayanan Prima Fakultas Teknik UNTIRTA 20101. Trainer Pelayanan Prima Fakultas Teknik UNTIRTA 20102. Trainer diklat Aparatur Pim IV 20133. Pengembangan Kapasitas Pranata Pengukuran, Standarisasi,
Pengujian dan Kualiatas Melalui Pembentukan GKM, 20104. Pelatihan TPM, 2010
21/03/2014
2
PENDAHULUAN
Proyek diartikan sebagai suatu kegiatanyang berlangsung dalam jangka waktuyang berlangsung dalam jangka waktutertentu, dengan alokasi sumber dayaterbatas dan dimaksudkan untukmelaksanakan tugas yang telah ditentukan.
PENDAHULUAN
Material
Proyek
Peralatan
Metoda
Modal
Manusia
Manajemen
Pelatihan ini akan membahas konsep dan aplikasi manajemenproyek dengan bantuan aplikasi MS Project untuk optimasidalam manajemen proyek
21/03/2014
3
MANFAAT MICROSOFT PROJECT
Beberapa manfaat MS project dalam pengerjaan suatuproyek, yaitu :proyek, yaitu :
a) Microsoft Project akan membantu Andamengembangkan rencana yang lebih baik.
b) Microsoft Project membuat proyeksi dihitung lebihmudah dan lebih handal.
c) Microsoft Project membantu Anda mendeteksiinkonsistensi dan masalah dalam rencana
d) Microsoft Project akan membantu Andainkonsistensi dan masalah dalam rencana
d) Microsoft Project akan membantu Andamengkomunikasikan rencana kepada orang lain
e) Microsoft Project membantu Anda Melacak kemajuandan mendeteksi potensi kesulitan
Istilah-Istilah dalam Ms Project
Sebelum mempelajari Ms. Project ada beberapa istilah yang akan seringdigunakan, yaitu:
Tasks: sebuah divisi dari semua pekerjaan yang harus diselesaikan Tasks: sebuah divisi dari semua pekerjaan yang harus diselesaikandalam rangka untuk menyempurnakan tujuan proyek.
Duration : Jangka waktu yang diperlukan untk menyelesaikan pekerjaan Predecessor : Hubungan antara satu pekerjaan dengan pekerjaan
lainnya Cost : Biaya Gantt Chart : menggambarkan masing-masing pekerjaan beserta
durasinya serta menunjukkan hubungan antar pekerjaan Baseline : Suatu rencana, baik jadwal maupun biaya yang telah disetujui Baseline : Suatu rencana, baik jadwal maupun biaya yang telah disetujui
dan ditetapkan Scope: suatu proyek merupakan kombinasi dari semua tugas individu
dan tujuan mereka. Resources: berupa orang, peralatan, layanan, atau bahan yang
diperlukan untuk menyelesaikan berbagai tugas.
21/03/2014
4
ToolbarsToolbars
Untuk memunculkan toolbars (menyediakan short cut untukeksekusi perintah) maka dapat dilakukan dengan meng-klik:view toolbars.view toolbars.
View bar : di sebelah kiri adalah scroll-down bar yangstatus tampilan.
Mengenal Komponen Ms Project
status tampilan.Gantt table : Lembar Kerja UtamaTitle bar : Judul Jendela Ms ProjectToolbar Standar : Berisi tombol-tombol perintah standar
seperti ; save, open, New dllToolbar Formating : berisi tombol-tombol perintah yangToolbar Formating : berisi tombol-tombol perintah yang
digunakan untuk mengolah data/lembar kerjaGantt Chart : tampilan grafik yang merupakan ilustrasi
durasi waktu pekerjaan sesuai dengan nilai durasi yanganda masukkan dalam lembar kerja gantt table
21/03/2014
5
Tampilan Dalam Microsoft Project
View Bar
Title bar
Gantttable
Toollbarstandart Toolbar
Formating GanttChart
Mengangaktifkan Project Bar
Pengoperasian
21/03/2014
6
Project guide mengelompokkan langkah
Project Guide
Project guide mengelompokkan langkahmenjadi empat kelompok utama yaitu: Tasks Resources Track Report Report
Memulai Project
Langkah 1, Buka Ms Project Langkah 2, Pilih File New
Memulai Project dengan Project Guide
Langkah 2, Pilih File New
21/03/2014
7
Memulai Project dengan Project Guide
Langkah 3, Untuk memulai project pilih Blank Project
Memulai Project dengan Project Guide
21/03/2014
8
Langkah 4 : meng-klik Define the project
Memulai Project dengan Task
Project Information
Langkah 5, Tentukan kapan proyek akandimulai. Lalu klik done.
21/03/2014
9
Langkah 6 : menentukan jam kerja dengan meng-klik Define GeneralWorking Time. Default-nya standard, 24 Hours, night shift pilihsesuai cara kerja yang ada.
Project Working Time
sesuai cara kerja yang ada.
Lanjutkan ke dengan mengklik continue to step 2. Tentukan hari kerja yang sesuai dengan kondisi kerja.
Mengubah Jadwal Kerja Pilih menu Tools Change Working time , sebagai contoh mau merubah hari
sabtu yang biasanya libur menjadi hari kerja pilih tanggal tang mau di rubah
Aktifkan tab work week yang ada dibawah kemudial klik tombol details sehinggatampilannya seperti gbr berikut :tampilannya seperti gbr berikut :
Klik pilihan Set day(s) to thesespecific working times
Masukkan mulai jam kerja padabagian form dan akhir jam kerjapada bagian to
Dalam Change working time Dalam Change working timedapat juga kita buat hari liburkhusus
Klik OK untuk keluar dari dialogChange working time
Continue to step 4
21/03/2014
10
Project Working Time
Pada step 4 dalamworking time, dapatditentukan jumlahjam kerja dalamsehari, seminggudan sebulan
Klik Continue to step55
Klik Save and finish
Langkah 7 : Masukkan daftar aktivitas dengan mengklik List thetask in the project.
Membuat Daftar Aktifitas
21/03/2014
11
Mengelompokkan pekerjaan (Outlining)
Pekerjaan Utama Summary task Pekerjaan rincian Subtask Pekerjaan rincian Subtask Langkah-langkah pengelompokan ini untuk
mempermudah pengontrolan pekerjaanmana yang harus didahulukan
Aktifkan pointer mouse pada pekerjaanyang akan dijadikan rincian kemudian kliktombol indent yang digambarkan sebagaianak panah kanantombol indent yang digambarkan sebagaianak panah kanan
IndentOutdenta
Menampilkan Penomoran pada Outline
Pilih Tools Options Setelah muncul Options, aktifkan menu view Aktifkan/ pilih show Outline Number Aktifkan/ pilih show Outline Number
21/03/2014
12
Hubungan Antar Pekerjaan
Finish to Star (FS) : Suatuhubungan ketergantungan dimana
Ahubungan ketergantungan dimanapekerjaan (B) tidak boleh dimulaisampai pekerjaan (A) selesai
Start to Start (SS) : Suatuhubungan dimana pekerjaan (B)tidak boleh dimulai sebelumpekerjaan (A) dimulai juga
Finish to Finish (FF) : Sutuhubungan dimana pekerjaan (B)
B
A
A
B
Finish to Finish (FF) : Sutuhubungan dimana pekerjaan (B)tidak dapat diselesaikan sampaipekerjaan (A) selesai
: Start to Finish (SF) Suatuhubungan dimana pekerjaan (B)tidak dapat diselesaikan sampaipekerjaan (A) mulai
B
A
B
Membuat Hubungan Pekerjaan padaKolom Predecessor
Ketikkan ID pekerjaanyang menjadiPredecessor padaPredecessor padakolom Predecessorsebelah kananpekerjaan . Misalkanpekerjaan no 8 dimulaisetelah pekerjaan No. 7,ketik angka 7 padakolom predecessorpekerjaan no 8.pekerjaan no 8.
Cara lain dengan menuProject taskInformation
Kemudian Nama, ID ,task Name , Type (FS,FF. Dll)
21/03/2014
13
Mengenal Lag Time dan Lead Tima
Lag Time : Tenggang waktu antara selesainya satu pekerjaandengan dimulainya pekerjaan yang lain, simbol (+)
Lead Time : Penumpukkan waktu antara selesainya satu pekerjaandengan dimulainya pekerjaan yang lain, simbol (-)dengan dimulainya pekerjaan yang lain, simbol (-)
Mengenal lembar kerja Resourcesheet
Pilih menu View Resouce Sheet Klik ikon Resouce Sheet pada View bar Klik ikon Resouce Sheet pada View bar
21/03/2014
14
Fungsi kolom-kolom dalam resoucesheet
Resouce name : diisi dengan nama-nama resourceatau sumber daya yang nantinya akan digunakanatau sumber daya yang nantinya akan digunakansebagai sumber daya manusia atau sumber dayamaterial. Contohnya tukang kayu, tukang batu,tukang listrik, semen, pasir dll
Type: digunakan untuk memasukkan tipe resourcedengan 2 nilai pilihan, yaitu work, Material & cost.dengan 2 nilai pilihan, yaitu work, Material & cost.Sumber daya manusia dikategorikan Worksedangkan sumber daya material dikategorikanMaterial, untuk biaya masuk dalam tipe Cost
Material Label : diisi dengan satuan resource yangbertipe material, misalnya untuk semen adalah sak,bertipe material, misalnya untuk semen adalah sak,pasir adalah m3
Intials : singkatan dari nama-nama pada kolomresource mislanya kepala tukang batu (KTB)
Group : digunakan untuk mengisi nama kelompokdari sumber daya tersebut. Misalnya pekerjaandari sumber daya tersebut. Misalnya pekerjaanpengecetan diserahkan ke kelompok pengecetanbegitu juga bagian pengerjaan pondasi diserahkanpada group pondasi
21/03/2014
15
Max. Units : menentukan jumlah resource yg digunakan Max. Units : menentukan jumlah resource yg digunakanselama proyek tersebut berlangsung yang ditampilkandalam bentuk %. Units ini hanya diisikan pada pilihanSDM
Std. Rate : harga satuan untuk masing-masing resouce.Untuk resource bertipe work standar satuannya adalahharga/jam secara default, Ms. Project menampilkan($/hr) untuk work dan $ untuk resource material($/hr) untuk work dan $ untuk resource material
Ovt. Rate : tarif lembur untuk tipe work, besarnyadihitung dengan $/hr tanpa membedakan waktunya
Cost/use : diisi khusus untuk resource yg mengerjakanpekerjaan borongan, karena kolom ini khusus untukmengerjakan borongan honornya tidak dihitung per jam
Accrue At : jenis-jenis pembayaran yg dibedakan menjadi::Start : jenis pembayaran yg diberikan saat pekerjaan
akan dimulai, misalnya material yang harus dibelidahulua sebelum digunakan, atau biasanya untukresource yang melakuakan pekerjaan secara boronganEnd : jenis pembayaran yg dilakukan setelah resource
melakukan pekerjaanProrate: jenis pembayaran yg diberikan berdasarkanProrate: jenis pembayaran yg diberikan berdasarkan
presentase pekerjaan yg telah diselesaikan Base Calender : jenis kalender yg digunakan oleh sumber
daya tersebut. (24 hours, night, shift & standard) Code : diisi dengan kode masing2 resource secara bebas
21/03/2014
16
Menyusun Daftar Resource
1. Klik pointer mouse pada kolom Resource Name,masukkan naam resource yang ingin anda masukkan,masukkan naam resource yang ingin anda masukkan,akhiri dengan menekan Enter.
2. Setelah mengisi Resource Name, isi semua kolomdalam Resource sesuai dengan fungsi dari masing-masing kolom. Sebagai contoh kolom Type, Intials,Cost/Use, dan bagian lainnya.
3. Gunakan cara yang sama dengan langkah 1 & 2 untuk3. Gunakan cara yang sama dengan langkah 1 & 2 untukmengisikan nama-nama resource berikutnya
4. Lihat tampilan lembar kerja Resource Sheet yangtelah diisi pada gambar di bawah ini :
21/03/2014
17
Mengubah Satuan Harga Resource
1. Pilih menu Tools Options sepertipada gbr berikutpada gbr berikut
2. Aktivkan tabulasi View, lakukanperubahan pada kotak Symbol danganti simbol $ dengan simbol Rp.
3. Selain itu anda juga bisa melakukanperubahan format tampilan tanggalperubahan format tampilan tanggalpada Microsoft Project. Pada bagianData Format, pilih format tanggal yanganda inginkan.
21/03/2014
18
Menugaskan Resource Melalui TaskInformation
Pilih Menu View Gantt Chart Aktifkan pointer pada kolom resource dari baris pekerjaan yang akan ditugaskan Pilih menu project Task Information Aktifkan tab Resourcess, pada Resource name pilih nama resource yang telah disediakan. Masukkan Aktifkan tab Resourcess, pada Resource name pilih nama resource yang telah disediakan. Masukkan
jumlah resource yang diperlukan dengan langsung mengetik atau klik bagian Units
BEKERJA DENGAN TABEL BIAYABEKERJA DENGAN TABEL BIAYA
Microsoft Project memiliki fasilitas perhitungan biayayang digunakan dalam proyek :yang digunakan dalam proyek :
1. Std. Rate cara pembayarannya (Prorate)
2. Ovt. Rate cara pembayarannya (Prorate)
3. Cost/Use dikalikan dengan Duration untuk masing-3. Cost/Use dikalikan dengan Duration untuk masing-masing pekerjaan (task) cara pembayarannya(Start & End)
4. Fixed Cost (Perhitungan yang dilakukan diluarmicrosoft project)
21/03/2014
19
Untuk Resource Cost terdapat 3 jenispembayaran :
1. Start1. Start
2. Prorate
3. End
Sedangkan untuk Fixed Cost hanyamengenal pembayaran dimuka
Mengenal Unsur-unsur Tabel Biaya
Klik ikon View Gantt Chart Setelah aktif pada tampilan gantt chart,
pilih menu View Table Costsehingga tampil lembar kerja sbb :
Setelah lembar kerja terbuka, masukkanbiaya tetap yang telah dihitung diluarmicrosoft project, isikan dalam kolommicrosoft project, isikan dalam kolomFixed Cost
21/03/2014
20
Pada saat memasukan nilai Fixed Cost, perhatikan bahwa nilaiTotal Cost otomatis berubah mengikuti perubahan pada FixedTotal Cost otomatis berubah mengikuti perubahan pada FixedCost
Total Cost merupakan penjumlahan antara Resource Cost danFixed Cost
Baseline merupakan kolom yang berisi jumlah biaya yang adapada total cost, setelah file proyek disimpan sebagai baseline(Anggaran Belanja tetap), pada saat disimpan sebagaianggaran tetap proyek, maka baseline ini nilainya tidakanggaran tetap proyek, maka baseline ini nilainya tidakberubah meskipun terdapat perubahan terhadap durasi ataupemakaian sumber daya. Apabila pada kenyataannya baiaydilapangan ternyata tidak sesuai dengan baseline, perubahanitu hanya berpengaruh pada Total Cost, sedang kolom yanglainnya tetap
21/03/2014
21
Variance : hasil pengurangan antar Totalcost dengan Baseline. Bila hasilcost dengan Baseline. Bila hasilpengurangan (-) berarti pengeluaran proyekdilapangan lebih kecil dari rencana semula
Actual : diisikan secara otomatis olehmicrosoft project
Remaining : biaya sisa yang masihdiperlukan, merupakan pengurangan antaradiperlukan, merupakan pengurangan antaratotal cost dan actual cost. Pada saat proyekselesai dan ternyata nilainya positif (+)maka proyek ini dianggap untung.
Pengendalian Biaya Proyek
Dalam pelaksanaan proyek andadituntut untuk mampu mengaturdituntut untuk mampu mengaturpengeluaran biaya. Untuk mengetahuidan mengontrol biaya proyek dapatdiperoleh dengan beberapa tampilantabel ataupun grafik.
Untuk melihat tampilan cost pada gantt Untuk melihat tampilan cost pada ganttchart, pilih menu view Table. Costsehingga tampil tabel sbb :
21/03/2014
22
Biaya untuk masing-masing sumber daya yangdigunakan bisa dilihat tampilan resource sheet,selanjutnya pili View table Cost
Tampilan berikut merupakan contoh table untuktampilan biaya masing-masing sumber daya
21/03/2014
23
Biaya untuk masing-masing sumber dayapada setiap task bisa dilihat denganpada setiap task bisa dilihat denganterlebih dahulu mengklik tampilan TaskUsage, kemudian pilih View tableCost
Berikut tampilannya
21/03/2014
24
Biaya untuk setiap task pada sumberdaya tertentu bisa dilihat dengandaya tertentu bisa dilihat denganterlebih dahulu mengklik tampilanresource usage, kemudian klik ViewTable Cost
Berikut tampilannya Berikut tampilannya
21/03/2014
25
Menentukan Target Proyek
Apabila suatu proyek telah disimpan sebagaibaseline maka angka-angka pada field startingbaseline maka angka-angka pada field startingdate & Finishing date akan tersalin sebagibaseline, sebaiknya simpan file terlebih dahuluatas nama baseline sebagai acuan anggaran biayadan schedule proyek
Setelah disimpan sebagai baseline maka semuaperubahan yang dilakukan akan dihitung sebagaiperubahan yang dilakukan akan dihitung sebagaipenyimpangan atau variance, disinila saudaraakan melihat apakah proyek berjalan sesuairencana, atau tidak
21/03/2014
26
Bekerja dengan Baseline
Membuat baseline pada seluruh proyek Tools Tracking Set Baseline Tools Tracking Set Baseline Aktifkan pilihan Entire Project pada bagian For Klik Ok
Penyimpanan baseline untuk Task-tasktertentu
Tools Tracking Set Baseline Tools Tracking Set Baseline Klik Blok task-task yang akan
anda simpan sebagai baseline Pilih Selected task To all Summary task : apabila
hanya summary task yang akandisimpan sebagai baseline
From subtask into selected From subtask into selectedsummary task (s) : subtask jugaakan dismpan sebagai baseline
Ok
21/03/2014
27
Membuat Start Date & Finish date
Tampilkan project pada lembar gantt chart Pilih task yang akan diubah kemudian pilih Pilih task yang akan diubah kemudian pilih
menu tools tarcking Update Task Pilih dan ubah nilai pada tanggal actual
starts dan actual finish OK
Engisikan presntase selesainyapekerjaan
Klik icon Gantt Chart Klik task yang akan di update pilih menu project task information klik
dua kali task yang akan diisi % complete-nya Aktifkan tabulasi General kemudian isikan nilai % Complete pada kotak Aktifkan tabulasi General kemudian isikan nilai % Complete pada kotak
Percent Complete Klik OK
21/03/2014
28
Laporan Proyek
Pilih menu Report Klik tombol Selected Klik tombol Selected Selanjutnya akan tampil cabang dari masing-masing tampilan, pilih
salah satu mislanya Overview Report Klik Overview Report Pilih salah satu cabang yang tersedia klik tombol select Klik Close
21/03/2014
29