TUGAS MATA KULIAH MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA PERENCANAAN SDM
DAN REKRUTMEN DOSEN:BAPAK ABUD SALIM, SE, MM .
DISUSUN OLEH: RATU NUR MUSTIKA FATIMAH RUSLI SHELLA NIM:
2010-01-011 NIM:2010-01-013 NIM:2010-01-015
PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN UNIVERSITAS PROF. DR. MOESTOPO
(BERAGAMA) JAKARTA 2011
PENDAHULUAN Karyawan memiliki peran penting bagi maju mundurnya
suatu perusahan. Suatu perusahaan tanpa didukung oleh karyawan yang
sesuai baik dari segi kualitas, kuantitas, strategi, operasional,
dan fungsional maka perusahaan itu tidak akan mampu mempertahankan
keberadaan, mengembangkan, dan memajukannya di masa mendatang.
Produktivitas suatu perusahaan akan meningkat apabila SDM yang ada
pada perusahaan tersebut merupakan orang-orang yang sudah
direncanakan, disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Mengelola
SDM di era globalisasi bukan merupakan hal yang mudah. Oleh karena
itu, berbagai macam suprastruktur dan infrastruktur perlu disiapkan
untuk mendukung proses terwujudnya SDM yang berkualitas. Perusahaan
yang ingin tetap eksis dan memiliki citra positif di mata
masyarakat tidak akan mengabaikan aspek pengembangan kualitas
SDM-nya. Oleh karena itu peran manajemen sumber daya manusia dalam
organisasi tidak kecil, bahkan sebagai sentral pengelola maupun
penyedia SDM bagi departemen lainnya. Aspek yang ada dalam
pengelolaan sumber daya manusia ini cukup banyak, yaitu mencakup
proses perencanaan, rekrutmen, seleksi, induksi, penilaian,
pengembangan, kompensasi, bargaining, keamanan, kontinuitas dan
informasi. Dalam makalah ini kami mencoba membatasinya pembahasan
masalah pada aspek rekrutmen saja. Dalam hal rekrutmen, masalah
yang sangat mendasar yang dihadapi oleh banyak organisasi, lembaga
atau perusahaan adalah bagaimana menarik para pelamar atau peminat
pekerjaan agar dapat bekerja secara optimal dalam perusahaan,
bahkan lebih dari itu para pekerja nantinya dapat menopang
keberlangsungan organisasi, lembaga atau perusahaan dimana mereka
bekerja bahkan setelah mereka bekerja. Karena kenyataannya
rekrutmen yang banyak dilakukan oleh lembaga, perusahaan dan
organisasi tertentu cenderung hanya pada taraf pendaftaran atau
registration saja. Sehingga kualifikasi pekerja yang diharapkan
tidak berhasil didapatkan. Rekrutmen adalah pintu awal yang
menentukan berhasil tidaknya sebuah organisasi di masa yang akan
datang. Oleh karena itu, semua yang terkait dengan rekrutmen harus
dilakukan dengan terencana dan sedetail mungkin. Dalam makalah ini
akan dibahas beberapa hal mengenai rekrutmen, mulai dari
perencanaan SDM, pengertian sampai dengan kendalakendala yang
terjadi dalam proses rekrutmen. Dengan adanya tulisan ini
diharapkan mampu menambah ilmu dan wawasan sekaligus menjadi wahana
pembelajaran terutama bagi
mahasiswa, dan sebagai dasar pembanding dalam rangka melakukan
penelitian lebih lanjut pada bidang ini, serta bagi pihak yang
memerlukan referensi yang terkait dengan isi makalah ini, baik
sebagai bahan bacaan atau sebagai literatur. PERENCANAAN SDM Pada
presentasi sebelumnya kita telah mempelajari mengenai analisis
jabatan sebagai langkah pertama pada rangkaian prosedur yang harus
dilalui oleh sebuah organisasi untuk dapat menentukan
tugas/tanggung jawab dari posisi yang ada dan karakteristik orang
yang bekerja pada suatu posisi. Hasil dari analisa jabatan sendiri
berupa deskripsi dan spesifikasi pekerjaan yang digunakan untuk
membantu manajemen terutama pada HR department dalam menentukan
jenis orang yang akan direkrut dan dipekerjakan. Perencanaan SDM
adalah perkiraan (forecast) secara sistematik mengenai
kebutuhan/permintaan (demand) dan persediaan (supply) tenaga
kerja di masa depan pada sebuah organisasi/perusahaan. Pengertian
lain menyebutkan bahwa Perencanaan SDM adalah proses menetapkan
strategi untuk memperoleh, memanfaatkan, mengembangkan, dan
mempertahankan bisnis perusahaan. Perencanaan SDM dilihat dari
jangka waktunya terbagi menjadi dua, yakni Perencanaan Jangka
Pendek dan Perencanan Jangka Sedang/Panjang. Perencanaan Jangka
Pendek sendiri merupakan kegiatan untuk mengisi kekosongan tenaga
kerja selama satu tahun mendatang. Sedangkan, Perencanaan Jangka
Sedang/Panjang adalah kegiatan mengestimasi/memprediksi kebutuhan
(demand) tenaga kerja untuk 2 tahun atau lebih di masa mendatang.
Untuk perencanaan SDM lebih dari 3 tahun (jangka panjang) sendiri
sebenarnya jarang dibuat, karena sulit melakukan prediksi
permintaan SDM yang menghadapi berbagai perubahan lingkungan. SDM
sesuai kebutuhan organisasi/perusahaan sekarang dan pengembangannya
di masa depan, dan menjaganya agar selalu terintegrasi dengan
rencana
Prinsip utama perencanaan SDM adalah menjamin terpenuhinya
kebutuhan tenaga kerja baru, dari sudut jumlah (kuantitas),
keterampilan/keahlian (kualitas), serta ketepatan penempatan dan
waktu mendayagunakannya. Diawali dengan mendayagunakan secara
efektif dan efisien
pekerja yang dimiliki (sumber internal), sebelum merencakan
untuk merekrut SDM dari sumber luar (eksternal).
Terdapat 4 kegiatan terpadu dari perencanaan SDM, yakni: 1.
Kegiatan Penyediaan SDM (Rekrutmen dan Seleksi) 2. Kegiatan
memperkirakan supply dan demand SDM (mutasi, promosi, PHK, pensiun,
dan pengunduran diri). 3. Kegiatan mengembangkan mutu SDM (dengan
diklat, training pengembangan, dan lain sebagainya) 4. Kegiatan
evaluasi kondisi SDM (penilaian evaluasi kerja). Adapun syarat yang
harus dipenuhi sehingga perencanaan SDM dapat dikatakan baik,
ialah: 1. Melalui rencana lebih mempermudah setiap upaya untuk
mencapai tujuan perusahaan. Karena sejak penyusunan hingga
pelaksanaannya perlu melibatkan semua pihak, karena rencana
hanyalah sebagai alat dan bukan tujuan. 2. Penyusunan perencanaan
perlu ditangani oleh ahlinya dengan kemampuan dan pengetahuan yang
memadai. 3. Penyusun perencanaan harus dilaksanakan oleh mereka
yang ahli dan pengalaman dibidangnya.4. Perencanaan yang baik,
adalah hasil kombinasi antara top down and bottom up.
5. Perencanaan yang disusun harus berdasarkan pada data yang
akurat.6. Perencanaan perlu disertai dengan program kerja atau
action plan.
7. Perencanaan perlu secara jelas menggambarkan skala prioritas.
8. Perencanaan disusun dengan cara dan bahasa yang sederhana
sehingga akan memudahkan dalam pelaksanaannya, terutama bagi mereka
yang tidak terlibat dalam penyusunan perencanaan. 9. Perencanaan
yang baik adalah yang fleksibel, sebagai antisipasi atas perubahan,
kebijakan pemerintah dan kondisi yang tidak menentu. 10. Tersedia
celah-celah jika pada suatu saat tertentu terpaksa dilakukan
penyimpangan agar bisnis perusahaan tidak terganggu.
11. Dalam penyusunan hendaknya telah diperhitungkan kemungkinan
faktor- faktor ketidakpastian. 12. Perencanaan dihitung serealistis
mungkin, dengan mengabaikan keinginan-keinginan pihak tertentu. 13.
Perencanaan yang disusun adalah rencana yang mungkin dapat
dilaksanakan (realistis). TUJUAN DAN MANFAAT PERENCANAAN SDM Setiap
perusahaan pasti menghadapi masa depan yang memiliki unsur
ketidakpastian serta keterbatasan sumber daya dan SDM yang
dimiliki. Kondisi ini mengharuskan sumber dana, sumber daya, dan
SDM direncanakan dan digunakan sebaik-baiknya agar memperoleh
manfaat yang maksmimal. Adapun manfaat dari diterapkannya
perencanaan SDM pada suatu perusahaan antara lain: Perusahaan dapat
memanfaatkan SDM yang ada dalam perusahaan secara lebih baik, tidak
hanya dalam rangka pemanfaatan SDM dalam melaksanakan tugas-tugas
saat ini, akan tetapi setidaknya berhubungan dengan empat
kepentingan di masa depan, yakni: promosi karyawan, peningkatan
kemampuan karyawan, relokasi karyawan, dan alih tugas tanpa
perubahan level dalam hirearki perusahaan. Melalui perencanaan SDM
yang matang, efektivitas kerja juga dapat lebih ditingkatkan
apabila SDM yang dimiliki telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Produktivitas dapat lebih ditingkatkan apabila memiliki data
tentang pengetahuan, pekerjaan, serta pelatihan yang telah diikuti
oleh SDM. Hal ini juga akan meningkatkan disiplin kerja yang akan
menghasilkan sesuatu secara lebih profesional demi kepentingan
perusahaan. Perencanaan SDM berkaitan dengan penentuan kebutuhan
tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan
kualifikasinya untuk mengisi berbagai jabatan dan menyelenggarakan
berbagai aktivitas baru kelak. Salah satu segi manajemen SDM yang
dewasa ini dirasakan semakin penting adalah penanganan informasi
ketenagakerjaan. Tersedianya informasi yang cepat dan akurat
semakin penting bagi perusahaan, terutama perusahaan yang memiliki
SDM banyak dengan cabang yang tersebar di berbagai tempat (baik
dalam maupun luar negeri).
Sebagai bahan dasar penelitian untuk kepentingan perencanaan
dalam hal SDM terkait dengan situasi pasar kerja dalam arti: a.
Permintaan pemakai tenaga kerja dilihat dari segi jumlah, jenis,
kualifikasi, dan lokasinya. b. Jumlah pencari kerja beserta bidang
keahlian, keterampilan, latar belakang profesi, tingkat upah atau
gaji dan sebagainya. Pemahaman demikian penting karena bentuk
rencana yang disusun dapat disesuaikan dengan situasi pasar kerja
tersebut, terutama dalam mencari calon-calon potensial untuk
diterima dalam perusahaan.
Sebagai dasar penyusunan program kerja bagi satuan kerja yang
menangani SDM dalam perusahaan. Kebijakan perusahaan di bidang SDM
sendiri meliputi: rekrutmen, seleksi, penempatan, kompensasi,
jaminan hari tua, pemutusan hubungan kerja, jaminan kesehatan, dan
pengisian jabatan kunci dalam perusahaan.
Menjadu acuan dalam menyusun program pengembangan SDM yang
dimiliki perusahaan.
Sedangkan, tujuan dari diterapkannya perencanaan SDM antara
lain: Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan
mengisi suatu posisi/ jabatan dalam perusahaan Untuk menjamin
tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan, sehingga
setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya. Untuk menghindari
terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas
Untuk mempermudah koordinasi , integrasi, dan sinkronisasi (KIS)
sehingga produktivitas kerja meningkat.Untuk menghindari kekurangan
dan kelebihan karyawan. Menjadi pedoman dalam melaksanakan mutasi(
vertikal atau horizontal) dan pensiun karyawan. Menjadi dasar dalam
melakukan penilaian karyawan. Menjadi acuan dalam menyusun program
pengembangan SDM. Menjadi dasar untuk penyusunan program kerja bagi
satuan kerja yang menangani SDM dalam perusahaan, seperti dalam hal
pengadaan karyawan baru.
DEMAND/PERMINTAAN SDM Penyebab utama muculnya permintaan SDM
terbagi menjadi 3, yakni: Eksternal Internal Tenaga Kerja
Berhubungan dengan Berhubungan dengan Berhubungan dengan
pengembangan perusahaan Faktor perundangundangan Teknologi
Kompetitor ekonomi, kondisi organisasi Rencana Strategik Anggaran
Perkiraan produksi dan penjualan Spekulasi Struktur organisasi dan
pekerjaan Terdapat cara-cara memperkirakan kebutuhan/permintaan
tenaga kerja sebuah perusahaan di masa mendatang, dari cara yang
informal hingga formal (cermat dam teliti). Berikut penjelasannya.
TEKNIK PREDIKSI PERMINTAAN SDM Kualitatif Kuantitatif Teknik Lain
berdasarkan Yakni: berdasarkan analisis Yakni: dengan pengalaman,
statistik data kuantitatif menggunakan indikator di data lain masa
luar data SDM, antara lain: dalam Berdasarkan SDM Analisis Bisnis
dan indeks. Analisis Bisnis Baru Perencanaan budget menggunakan
antara desain kondisi tenaga kerja yang dimiliki Pemberhentian
Permohonan berhenti Pemutusan Hubungan Kerja Meninggal dunia
Absen/tidak hadir.
sosial, politik, dan
Yakni: keahlian,
intuisi, dll. Caranya dengan:
Mempelajari kebutuhan lalu, oleh manajer.
staff di tiap departemen bentuk: Proyeksi kecenderungan (Trends
Projection) Ekstrapolasi penggunaan Untuk perusahaan besar,
biasanya diawali dengan melakukan survey untuk mengetahui
kebutuhan
Teknik ini mendasarkan
staff tiap departemen/ Kemudian hasil survey ini didiskusikan
dalam kelompok terbatas dan hasilnya beberapa untuk
diri
pada
tingkat atau masa membuat datang. dari bahwa organisasi
perubahan kecenderungan lalu, akan berangkat untuk
adalah alternative dipilih diskusi Delphi oleh dapat dengan
yakni
proyeksi di masa yang Penggunaan teknik ini pemikiran
kehidupan
manajer puncak. Hasil Teknik dengan keahlian orang manajer),
berfungsi penengah, menyimpulkan berbagai pendapat, dan melaporkan
kesimpulankesimpulan pendapat dari sekelompok dilanjutkan
merupakan suatu yang berulang (kontinum). Rata-rata Eksponen
(Exponential Smoothing) Program Linieritas Programming), termasuk
Teknik Komputer. Hubungan (Linier dll model Simulasi bergerak
Penentu (Moving Average)
menggunakan sekelompok (biasanya yang sebagai
computer dalam bentuk
orang tersebut kepada para ahli. Laporan ini kemudian dikaji
ulang dengan cara melakukan survey para ulang ahli sampai
mencapai
konsensus. Setiap teknik memiliki kelebihan dan kekurangan
masing-masing karena sifatnya memprediksi, sehingga tidak ada yang
paling akurat. Perbedaannya, Perencanaan Kualitatif tidak
menetapkan signifikansi tingkat keakuratan hasil prediksi.
Sedangkan,
Perencanaan Kuantitatif secara terprogram menetapkan tingkat
signifikansi keakuratan hasil prediksi. Di luar metode di atas,
Desleer membagi beberapa metode lain untuk memprediksi kebutuhan
SDM, antara lain:1. Analisa Tren. Metode ini mempelajari variasi
dalam level pekerjaan perusahaan pada
beberapa kurun waktu terakhir untuk memprediksikan kebutuhan di
masa yang akan datang. Analisa tren dapat memberikan perkiraan
awal, tetapi level pekerjaan jarang hanya bergantung pada ukuran
waktu. Faktor lain (seperti perubahan dalam volume penjualan dan
produktivitas) juga mempengaruhi kebutuhan pengisian staff.2.
Analisa Rasio, caranya dengan membuat prediksi berdasarkan rasio di
antara (1)
faktor penyebab (seperti volume penjualan) dan jumlah karyawan
yang dibutuhkan (missal, jumlah tenaga penjual).3. Scatter Plot,
yakni gambar penyebar yang memperlihatkan secara grafis
bagaimana
dua variable, seperti ukurtan aktivitas bisnis dan level
penyusunan staff perusahaan berhubungan. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Untuk meningkatkan efisiensi Perencanaan SDM secara keseluruhan di
lingkungan sebuah organisasi/perusahaan, perlu dikembangkan Sistem
Informasi SDM sebagai sumber data yang dapat menunjang Sistem
Informasi Manajemen. Sistem Informasi SDM adalah prosedur
menghimpun, menyimpan, dan memanfaatkan informasi/data mengenai
para pekerja (SDM) untuk mewujudkan dan mengembangkan eksistensi
organisasi/perusahaan secara kompetitif. Data/informasi tersebut
dihimpun dari berbagai sumber seperti: deksripsi dan spesifikasi
pekerjaan,/jabatan, standar pekerjaan, perencanaan SDM, formulir
lamaran, hasil interview dan tes (hasil rekrutmen dan seleksi),
hasil audit SDM, daftar upah/gaji, dan lain sebagainya. REKRUTMEN
Setelah suatu perusahaan mempunyai gambaran tentang hasil analisis
pekerjaan dan rancang pekerjaan yang sesuai dengan kebutuhan dan
tujuan perusahaan, maka tugas departemen
SDM adalah mengisi jabatan dengan SDM yang cocok dan berkualitas
untuk pekerjaan itu. Kualitas SDM suatu perusahaan tergantung pada
kualitas suatu proses rekrutmennya. Rekrutmen adalah serangkaian
kegiatan yang dimulai ketika sebuah perusahaan atau organisasi
memerlukan tenaga kerja dan membuka lowongan sampai mendapat calon
karyawan yang diinginkan/qualified sesuai lowongan jabatan yang
ada. Dengan demikian, tujuan rekrumetmen adalah menerima pelamar
sebanyak-banyaknya sesuai dengan kualifikasi kebutuhan perusahaan
dari berbagai sumber, sehingga memungkinkan akan terjaring calon
karyawan dengan kualitas tertinggi dari yang terbaik. Rekrutmen
merupakan sebuah proses yang kompetitif bagi perusahaan, dimana
mereka harus mampu bersaing unuk mengidentifikasi, menarik, dan
mempekerjakan karyawan yang paling berkualifikasi. Tanpa karyawan
yang berkualifikasi, strategi bisnis sebaik apapun tidak akan
berjalan. Ada beberapa pengertian rekrutmen menurut para ahli,
sebagai berikut:
Henry Simamora (1997:212) dalam buku koleksi digital Universitas
Kristen Petra menyatakan bahwa Rekrutmen (Recruitment) adalah
serangkaian aktivitas mencari dan memikat pelamar kerja dengan
motivasi, kemampuan, keahlian dan pengetahuan yang diperlukan guna
menutupi kekurangan yang diidentifikasi dalam perencanaan
kepegawaian.
Drs. Fautisno Cardoso Gomes (1995:105) menyatakan bahwa
rekruitmen merupakan proses mencari, menemukan dan menarik para
pelamar untuk dipekerjakan dalam dan oleh suatu organisasi.
Menurut Randall S. Schuler dan Susan E. Jackson (1997:227) dalam
Nanang Nuryanta (2008) rekrutmen antara lain meliputi upaya
pencarian sejumlah calon karyawan yang memenuhi syarat dalam jumlah
tertentu sehingga dari mereka perusahaan dapat menyeleksi
orang-orang yang paling tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan yang
ada.
Menurut Noe at. all ( 2000 ) rekrutmen didefinisikan sebagai
pelaksanaan atau aktifitas organisasi awal dengan tujuan untuk
mengidentifikasi dan mencari tenaga kerja yang potensial.
Rekrutmen bukanlah hanya proses searah dari organisasi
(pencarian Tenaga Kerja), tetapi juga dari arah kandidat (pencarian
pekerjaan yang sesuai). Pertemuan 2 arah ini dapat terjadi bila
kondisinya tepat, yaitu bila ada kesesuaian antara usaha perekrutan
yang dilakukan dengan usaha pencarian kerja kandidat. Untuk itu,
ada 3 kondisi lain yang harus terpenuhi, yaitu (1) adanya median
komunikasi, (2) persepsi kandidat bahwa ia sesuai dengan
persyaratan pekerjaan yang ada, dan (3) adanya motivasi kandidat
untuk melamar. Karena pentingnya pertemuan kondisi-kondisi diatas,
perencanaan rekrutmen perlu dipersiapkan dengan matang melalui
spesifikasi yang jelas mengenai jumlah orang yang dibutuhkan dan
kapan mereka dibutuhkan. Jumlah karyawan yang dibutuhkan dapat
dirumuskan dari analisa utilisasi dan prediksi angkatan kerja,
sedangkan kapan mereka dibutuhkan dapat dianalisa dari keseluruhan
angkatan kerja berdasarkan kelompok pekerjaan yang dicari dan data
historis mengenai karyawan baru, promosi, transfer, serta turnover.
Tentu saja kebutuhan karyawan baru harus sesuai dengan time
frame/recruitment pipeline, yaitu jangka waktu sejak resume
diterima sampai karyawan baru mulai bekerja. Selain
pertemuan-pertemuan kondisi diatas, keberhasilan suatu perekrutan
masih dipengaruhi faktor-faktor lain seperti kesesuaian resume yang
diajukan terhadap persyaratan pekerjaan, jumlah undangan yang
diberikan kepada kandidat sesuai jenis posisinya, lokasi geografis
mengakibatkan terbatasnya lowongan dan kandidat yang bersedia, dan
selisih waktu yang diperlukan untuk perekrutan antar level karyawan
baru. Rekrutmen memiliki beberapa prinsip, antara lain: a. Mutu
karyawan yang akan direkrut harus sesuai dengan kebutuhan yang
diperlukan, untuk itu sebelumnya perlu dibuat analisis pekerjaan,
deskripsi pekerjaan, dan spesifikasi pekerjaan.b. Jumlah karyawan
yang diperlukan harus sesuai dengan job yang tersedia. Untuk
mendapatkan hal tersebut perlu dilakukan, peramalan kebutuhan
tenaga kerja dan analisis terhadap kebutuhan tenaga kerja (work
force analysis). c. Biaya yang perlu diminimalkan. d. Perencanaan
dan keputusan-keputusan strategis tentang perekrutan. e.
Fleksibility. f. Pertimbangan-pertimbangan hukum.
Dahulu, paradigma dalam rekrutmen hanya berfokus pemenuhan
masing-masing unit kerja, dengan kriteria kemampuan dalam bekerja.
Kata kuncinya adalah bisa bekerja. Kemudian bergeser tidak saja
mampu bekerja, tapi juga mampu berkinerja. Ternyata dalam
perkembangannya terus bergeser hingga yakni kecocokan dalam semua
aspek tapi masih mampu bertumpu pada kinerja dengan output yang
jelas dan terukur. Pergeseran ini terjadi setelah melihat
persaingan kompetisi yang luar biasa, makin mengglobalnya
perusahaan tanpa melupakan kondisi lokal yang ada, dan adanya
keinginan melakukan rekayasa untuk menduplikasi orang-orang sukses
di bidang pekerjaannya dalam perusahaan sehingga perusahaan menjadi
kumpulan dari orang-orang yang sukses. Berdasarkan pengalaman, para
praktisi melihat kecocokan dalam rekrutmen harus meliputi empat
aspek kecocokan, yakni:
Antara orang dengan posisi pekerjaan (Person Job Fit). Konsep
ini mencocokan antara dua dimensi job profile dan person profile.
Untuk melakukan proses pencocokan maka seorang rekruter harus
mempunyai referensi yang valid tentang job profile terlebih dahulu
sebelum melakukan person profile terhadap para kandidat karyawan
yang ada. Job profile adalah proses job analisis yang menghasilkan
job description dan job specification yang menunjang kondisi
performa perusahaan. minimal memuat tugas (kewajiban), otoritas Job
description sendiri akuntabilitas dan (hak),
(pertanggungjawaban kinerja). Dari job description ini akan
diperoleh sebuah gambaran yang jelas tentang sebuah pekerjaan baik
dari sisi karakteristik pekerjaan (motivation to perform) maupun
syarat requirement-nya (ability to perform) yang disebut job
specification. Job specification minimal memuat spesifikasi umum,
spesifikasi potensi, spesifikasi personality dan spesifikasi
kompetensi yan mengarah kepada spesifikasi kinerja. Spesifikasi
umum berisi usia dan pendidikan. Spesifikasi potensi minimal berisi
IQ dan EQ. Spesifikasi personality berisi tipe-tipe kepribadian dan
karakteristik dari pekerjaan. Spesifikasi kompetensi berisi
dimensi-dimensi yang dibutuhkan untuk mengeksekusi pekerjaan. Dari
Job profile tersebut barulah kemudia seorang rekruter mencari
kandidat yang sesuai dengan melakukan person profile dan
serangkaian test.
Kecocokan orang dengan organisasi (Person-Organization Fit).
Perhatian perusahaan dewasa ini terhadap organisasi sangat inten
sekali, terutama dengan munculnya unit organization merencanakan,
developent dalam struktur Human Resources. Unit serta ini khusus
mengorganisasikan, mengimplementasikan, mengawasi
perkembangan organisasi sedetail mungkin, termasuk di dalamnya
memformulasikan sebuah sistem kedalam proses rekrutmen. Untuk
memahami organisasi secara sederhana, maka prinsip Balance
Scorecard bisa dipakai. Disebutkan bahwa organization capital
terdiri dari culture,leadership, teamwork, dan aligment. Untuk
keperluan rekrutmen, minimal team work dan culture, sedangkan
leadership diperlukan untuk posisi-posisi manajerial. Seorang
rekruter harus mengetahui rencana culture yang akan dibentuk
perusahaan. Apakah berorientasi pada persaingan, inovasi,
pelayanan, efisiensi atau kombinasi. Dengan berpegang teguh pada
culture tersebut, maka rekruter dapat memasukan syarat-syarat
tertentu dalam spesifikasi rekrutmen. Sebagai contoh, perusahaan
yang berorientasi pada pelayanan, maka orangorang yang dipilih
adala orang-orang yang mempunyai karakteristik mampu melayani
dengan prima.
Kecocokan orang dengan lokasi (Person-Location Fit). Prinsip ini
berlaku seiring dengan makin ekspansifnya perusahaan dan makin
menasional bahkan mengglobalnya perusahaan sehingga penyesuaian
terhadap kondisi lokal setempat sangat diperlukan. Hal ini terkait
dengan perbedaan karakteristik orang-orang di berbagai wilayah di
dunia. Karena itu, seorang rekruter harus tahu dan mengerti
demografi dan lokasi perusahaan dan mampu memformulasikannya dalam
rekrutmen. Mulai dari penduduk, pekerjaan, agama dan budaya yang
dianut, bahkan dalam kasus tertentu sampai cita rasa yang disukai.
Location profile ini bisa didapat melalui BPS setempat atau
melakukan survei sendiri.
Kecocokan orang dengan lingkungan kerja (Person-Work Environment
Fit). Prinsip ini sifatnya tertentu saja, dan hanya pada industri
tertentu seperti perusahaan kimia, untuk posisi yang menuntutt
ketahanan fisik yang tinggi dan mental yang stabil, dan perusahaan
tambang untuk pekerja di lokasi lapangannya.
Selain itu, dalam mengembangkan kebijakan rekrutmen juga perlu
memperhatikan struktur dan fungsi pasar tenaga kerja internal dan
eksternal. Pasar tenaga kerja adalah suatu area geografis dimana
jumlah penawaran dan permintaan tenaga kerja akan menentukan harga
tenaga kerja itu sendiri. Jika permintaan tinggi namun penawaran
terbatas, misalnya pada perusahaan-perusahaan IT saat ini, maka
harga tenaga kerja akan cenderung tinggi. Hal yang sama berlaku
bila yang terjadi adalah sebaliknya. Untuk memudahkan perusahaan
menentukan batas pasar tenaga kerja, dapat digunakan batas
geografis, pendidikan, industri, lisensi/sertifikat (mis : untuk
dokter hewan), dan keanggotaan serikat. Secara garis besar sumber
penerimaan SDM dalam perekrutan terbagi menjadi dua, yakni:
Dari sumber internal perusahaan, dimana SDM yang ditarik adalah
berasal dari perusahaan/lembaga itu sendiri. Dengan cara ini
perusahaan mencari karyawan yang ada di dalam lingkungan sendiri
untuk ditempatkan dalam posisi tertentu. Adapun keuntungannya
antara lain: biayanya relatif lebih rendah, dapat memelihara
loyalitas dan mendorong usaha yang lebih besar antara para karyawan
perusahaan, serta karyawan sudah terbiasa dengan suasana
perusahaan. Perekrtutan dalam perusahaan dapat dilakukan
melalui:-
Penawaran terbuka untuk suatu jabatan (Job Posting
Programs).
Rekrutmen ini
merupakan sistem mencari kerja yang berkemampuan tinggi untuk
mengisi jabatan kosong dengan memberikan kesempatan kepada semua
karyawan yang berminat. Caranya, karyawan yang berminat tersebut
menyampaikan permohonan untu mengikuti seleksi intern.-
Perbantuan kerja (Departing Employees). Rekrutmen ini dapat
dilakukan melalui perbantuan pekerja untuk suatu jabatan dari unit
kerja lain. Kemudian, setelah selang beberapa waktu, apabila
pekerja yang diperbantukan dirasakan adalah calon yang tepat, maka
dapat diangkat untuk mengisi jabatan kosong tersebut.
-
Employee referrals,
yaitu dengan referensi dari karyawan internal dengan
memberikan penghargaan berupa bonus bagi yang mereferensikan
Mempekerjakan kembali karyawan lama. Pilihan ini memiliki pro dan
kontra. Sisi baiknya, mantan karyawan adalah kuantitas yang telah
dikenal (kurang lebih), dan telah mengenal budaya, gaya, dan cara
perusahaan melakukan banyak hal. Di sisi lain, karyawan yang telah
keluar mungkin kembali dengan perilaku yang kurang positif.
Sumber perekrutan eksternal atau dari luar perusahaan. Sumber
perekrutan eksternal terbagi dua, yakni dalam negeri dan luar
negeri. Sumber perekrutan eksternal dalam negeri didapat antara
lain berdasarkan:
-
Walks in dan Write ins (pelamar yang datang dan menulis lamaran
sendiri). Walks-in yaitu seseorang yang datang ke Departemen SDM
untuk mengetahui lowongan pekerjaan apa yang sedang dicari.
Sedangkan, write-ins yaitu pelamar mengisi jawaban pada blanko
pertanyaan yang disediakan perusahaan.
-
Rekomendasi dari karyawan. Pengiklanan (surat kabar, majalah,
televisi, radio, dan lain sebagainya). Agen-agen keamanan tenaga
kerja negara. Melalui cara ini, perekrutan untuk posisi tertentu
cukup efektif, terutama untuk jenis pekerjaan yang memerlukan
keahlian tertentu dan langka.
-
-
Agen-agen penempatan tenaga kerja. Lembaga-lembaga pendidikan
dan pelatihan yang menggunakan tenaga kerja khusus yang
menghasilkan SDM berkualitas dan siap kerja. Departemen Tenaga
Kerja Organisasi profesi/keahlian seperti kumpulan arsitek,
akuntan, pelatih, konsultan, dan profesional lainnya. Tenaga-tenaga
profesional mencari perusahaan. Cara ini dilakukan biasanya hanya
untuk menarik para pelamar yang profesional untuk jabatan-jabatan
eksekutif atau pekerjaan khusus yang memerlukan kemampuan
tinggi.
-
Asosiasi-asosiasi pekerja Program pelatihan kerja yang
diselenggarakan pihak swasta Pekerja sewaan Open house
perusahaan.
Sedangkan, untuk sumber eksternal dari luar negeri, maka
perekrutan dilakukan dengan cara: Profesional Search Firm
Educatioal Institution Profesional Association Military Operation
Government-Funded and Community Training Program
Dari beberapa sumber rekrutmen yang ada, baik internal maupun
eksternal, perusahaan menemukan data-data bahwa : Kontak informal
digunakan secara luas dan lebih efektif pada semua tingkat
pekerjaan.
Penggunaan jasa ketenagakerjaan umum/agen berkurang seiring
meningkatnya tingkat keahlian yang dibutuhkan. Pasar internal
adalah sumber perekrutan utama, kecuali untuk posisi level bawah.
Perusahaan besar paling sering menggunakan jalur informal dan pasar
internal.
Adapun proses rekrutmen dapat dijelaskan melalui bagan
berikut:Perencanaan SDM Rencana Tindakan yang Ditetapkan Permintaan
Khusus Manajer
Lowongan Pekerjaan yang Teridentifikasi
Informasi analisis Pekerjaan Persyaratan Pekerjaan Komentar
Manajer Metode Rekrutmen
Pelamar yang Memuaskan
Internal
Eksternal
KENDALA DAN TANTANGAN REKRUTMEN Pada prakteknya, suatu proses
rekrutmen pasti akan menghadapi kendala dan tantangan/ Adapun
kendala yang dihadapi dalam proses rekrutmen oleh penyelenggara,
diantaranya: a. Faktor-faktor organisasional yang meliputi
kebijakan promosi dari dalam, yaitu apabila terjadi kekosongan
jabata, maka akan diisi oleh karyawan yang ada didalam, kebijakan
tentang status kepegawaian dan rencana SDM. Dalam merumuskan
kebijakan perusahaan tentang sistem imbalan maka ada empat hal yang
perlu dipertimbangkan yaitu : 1. Kepentingan para anggota
organisasi sesuai dengan kesepakatan 2. Kemampuan perusahaan 3.
Keharusan mentaati peraturan 4. Penyeimbang lokasi
b. Kebiasaan pencari tenaga kerja yang harus mampu bertindak dan
berpikir. c. Kondisi eksternal ( Lingkungan yang harus
diperhitungan) yang meliputi: 1. 2. Tingkat pengangguran Kedudukan
perusahaan pencari tenaga kerja baru vis a vis organisasi lain yang
bergerak dibidang kegiatan yang sama 3. 4. 5. 6. 7. Langka tidaknya
keahlian atau ketrampilan tertentu Proyeksi angkatan kerja pada
umumnya Peraturan perundang- undangan dibidang ketenagakerjaan
Praktik rekrutmen oleh organisasi lain Kendala terakhir yang harus
dipertimbangkan oleh pencari tenagga kerja yaitu tuntutan tugas
yang kelas dikerjakan oleh pekerja baru tersebut.
Sedangkan, hal-hal yang menjadi tantangan dalam rekrutmen,
yaitu: a.b.
Para rekruter menghadapi permasalahan dalam menarik pelamar,
Sumber atau channel transisional perekrutan tidak memadai seperti
yang terjadi pada tahun 1900an
c.
Departemen SDM harus terus menemukan kebutuhan pelanggannya,
manajer operasi yang memiliki pekerjaan harus diisi
ALTERNATIF REKRUTMEN Suatu proses rekrutmen karyawan biasanya
memerlukan biaya yang tinggi, antara lain untuk preproses riset
interview, pembayaran fee agen rekrutmen, dan masalah relokasi
serta pemrosesan karyawan baru. Di samping itu, para karyawan yang
diproses dalam rekrutmen serta dinyatakan lulus seleksi dan
diterima menjadi karyawan, nantinya akan sukat dikeluarkan
(diberhentikan) meskipun mereka hanya memperlihatkan kinerja
marjinal saja.
Oleh karena itu, perusahaan harus mempertimbangkan secara
hati-hati berbagai alternatif sebelum memutuskan rekutmen. Adapun
beberapa alternatif terhadap rekrutmen yakni:a. Overtime (lembur).
Salah satu metode yang paling banyak digunakan untuk
menghadapi fluktuasi jangka pendek dalam volume kerja adalah
melalui penggunaan tenaga kerja overtime atau lembur. Metode ini
dapat menolong baik pemberi kerja maupun para pekerja itu sendiri.
Pemberi kerja dapat menerima manfaat dengan meghindari biaya
rekrutmen, seleksi, dan latihan. Para pekerja itu sendiri mendapat
manfaat dengan menerima pembayaran lebih tinggi.b. Subcontracting.
Ketika terjadi kenaikan permintaan jangka panjang bagi barang-
barang atau jasanya, suatu perusahaan dapat saja tidak melakukan
penambahan karyawan melainkan dengan memilih mengkontrakkan
pekerjaan itu ke pihak lain (subcontracting).c. Temporary
Employees. Biaya total dari karyawan tetap pada umumnya
diperkirakan
30-40% di atas total cost. Ini tidak termasuk biaya rekrutmen.
Untuk menghindari biaya-biaya ini dan untuk mempertahankan
fleksibilitas pada saat pekerjaan bervariasi, banyak perusahaan
menggunakan karyawan sementara yang disediakan oleh perusahaan
lain. Dengan model ini, biaya-biaya rekrutmen, absensi, pergantian
pegawai, dan pemberiaan manfaat kepada karyawan dapat dihindari.d.
Employee Leasing. Melalui pendekatan ini berarti suatu perusahaan
secara formal
memberhentikan beberapa atau sebagian besar karyawannya. Suatu
leasing company kemudian mempekerjakan mereka, biasanya dengan upah
yang sama dan menyewakan (lease) kembali kepada majikan semula yang
telah menjadi client-nya. Leasing company tersebutlah yang menerima
seluruh tanggung jawab sebagai pemberi kerja termasuk administrasi
SDM. Manfaat utama dari employee leasing adalah client bebas dari
administasi sumber daya manusia, termasuk memelihara program
kesejahteraan karyawan. Manfaat leasing juga meluas pada karyawan.
Karena perusahaan leasing menyediakan para pekerja untuk banyak
perusahaan.
REKRUTMEN YANG EFEKTIF Bagi sebuah perusahaan, pelaksanaan
rekrutmen dan seleksi karyawan merupakan tugas yang sangat penting,
krusial dan membutuhkan tanggung jawab yang besar. Hal ini
dikarenakan
kualitas sumber daya manusia yang akan digunakan perusahaan
sangat tergantung dengan bagaimana prosedur rekrutmen dan seleksi
dilaksanakan. Di sisi lain, proses rekrutmen pun membutuhkan biaya
yang besar. Oleh karenanya dibutuhkan perencanaan matang agar
rekrutmen bisa berjalan secara efektif dan efisien. Berikut adalah
beberapa langkah yang dapat diterapkan untuk membuat proses
rekutmen ini mejadi lebih efektif.1. Buatlah analisa jabatan.
Analisalah jabatan yang tersedia tersebut dan buatlah job
description yang sangat detail, sebab hal ini akan memberikan
gambaran yang sempurna akan kualifikasi seperti apa yang harus
dimiliki oleh pelamar. Tentukanlah tugas, kegiatan dan tanggung
jawab.2. Mentukan kualifikasi dari calon karyawan yang dibutuhkan.
Tentukanlah kualifikasi dari
tenaga yang dibutuhkan dengan spesifik sesuai dengan job
descriptionnya dan jangan lakukan kompromi. Pengetahuan, kemampuan,
keterampilan dan karakter yang bagaimana yang harus dimiliki si
pemegang jabatan kelak.3. Cantumkanlah spesifikasi ini pada
lowongan pekerjaan yang dipubikasikan sehingga para
pelamar dapat mempertimbangkannya. 4. Cocokanlah karakteristik
pelamar yang ada baik pengetahuan, keterampilan, pengalaman dan
lain-lain dengan klualifikasi yang dibutuhkan. Kegagalan dalam
mencocokkan halhal tersebut di atas dapat berdampak kepada kinerja
karyawan tidak optimal dan kepuasan kerja sangat rendah, sehingga
tidak jarang hal ini membuat karyawan dan manajemen menjadi
frustrasi. Oleh karena itu pilihlah kandidat yang benar-benar
sesuai dengan kriteria untuk ikut dalam tes tertulis maupun
interview. 5. Lakukanlah test atau interview dengan mengacu kepada
spesifikasi jabatan yang sudah ada serta kualifikasi yang
dibutuhkan. Hal ini akan menentukan siapa yang dapat memenuhi
kriteria yang ada dalam memenuhi jabatan yang tersedia. KESIMPULAN
Dalam menjaga eksistensi suatu organisasi diperlukan proses
rekrutmen yang tepat dan memenuhi syarat. Berjalannya proses
rekrutmen ditentukan oleh faktor dari dalam organisasi dan faktor
dari luar (lingkungan) organisasi. Untuk itu diperlukan perhatian
yang khusus dalam mengelola proses rekrutmen pada suatu organisasi.
Dari mulai perencanaaan sampai dengan saat rekrutmen tersebut
dijalankan.
Pada proses rekrutmen harus disesuaikan antara kemampuan pelamar
kerja dan deskripsi pekerjaan yang ada. Agar nantinya tidak ada
pekerjaan yang ditempati oleh orang yang tidak sesuai dengan
kemampuan dan keterampilannya. Hal ini perlu dilakukan agar
organisasi yang menerima pelamar kerja dapat berjalan dengan baik
dan efektif.
DAFTAR PUSTAKA BUKU DAN JURNAL: Desleer, Gary. Manajemen Sumber
Daya Manusia, Indeks, Jakarta: 2010. Dessler, Gary. Human Resource
Management, An Asian Perpective, Prentice Hall, Jurong, Singapore:
2009. Nawawi, Hadari. Diktat Perkuliahan Program MM STIE-Ibii,
Jakarta: 2001. Rivai, Veithzal. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk
Perusahaan: Dari Teori ke Praktik, Rajawali Press, Jakarta:
2009.
WEBSITE: Sudahkah Anda melakukan Rekrutmen yang Efisien dan
Efektif ?,
www.vibizmanagement.com , Jumat, 28 Januari 2011
