Mandantenaktion digital 2015

hmd-software ag, 82346 andechs, abt-gregor-danner-str. 2, 08152 988-0, [email protected], www.hmd-software.com

Die

digitale

Unternehmensverwaltung

Die neue GoBD verändert die

Unternehmensverwaltung total, langersehnt

und zum Vorteil der Unternehmen.

Jetzt geht es los! Eine ganze Branche startet durch. Alles was mit Dokumentenmanagement und

Digitalisierung beschäftigt ist, hat lange auf diesen Moment gewartet. Die neue

GoBD zieht sich durch die gesamte Verwaltung.

Sehr geehrte Damen und Herren,

seit Jahren gehört die Organisation von Steuerkanzleien, deren Man-

danten und Wirtschaftsunternehmen unter Einbindung der gesamten

Dokumentenverwaltung neben dem Arbeitskreislauf

„Mandant < > Berater < > Mandant“

zu den Kernthemen von hmd.

Seit Jahren warten wir fast sehnsüchtig auf den Gesetzgeber, um die

heute gebotenen Organisationsformen der digital basierten Arbeitswei-

sen rechtlich zu legitimieren.

Jetzt, seit Januar 2015, ist es endlich so weit, das digitale Dokument,

die digitalen Aufzeichnungen stehen steuerrechtlich über den Original-

dokumenten. Alle nehmen das zur Kenntnis, niemand denkt darüber

nach, was das wirklich bedeutet.

Überlegen Sie selbst, wie Ihre eigene Kanzlei und die Unternehmens-

verwaltungen in wenigen Jahren aussehen werden. Dort wo heute Ord-

ner und sinnlose, seit 60 Jahren unveränderte Ablagemethoden gelten,

werden in Zukunft schnelle EDV-Programme und Methoden zur Voll-

textsuche ganz einfach und ohne großen Aufwand Auskunft geben

über alles, was diese Systeme gelernt haben. Gelernt von Daten und

Dokumenten, die auf unterschiedlichen Wegen zugeführt wurden.

Sie, liebe Leserin, lieber Leser, gehören möglicherweise zu der Gruppe

unserer Kunden, die immer der Meinung waren, dass ich Jahre voraus

bin, quasi dem Alltag enteilt.

Andere haben aufmerksam zugehört und den Teil der Lösungen imple-

mentiert, die ihnen schon vor Jahren sinnvoll erschienen.

Sei`s drum, das alles zahlt sich heute aus. Wir von hmd sind komplett

fertig mit allen Aufgaben der neuen GoBD, um digital basiert arbeiten

zu können.

Die logische Konsequenz ist unsere neue Organisation der Belegbe-

arbeitung, die Mandant und Berater ganz eng zusammenführt.

Und genau das ist mein Thema…

Sie können da eigentlich nicht mehr warten, eine ganze Branche von Archivierungsunternehmen stürzt sich auf Ihre

Mandanten, um Archivierungslösungen zu vermarkten. Denen ist es egal, wie

mit der lfd. Buchhaltung korrespondiert wird, es geht nur um Archivierung.

Das kann Ihnen eigentlich egal sein, oder?

Ich denke nicht. Die Idee ist so simpel, dass man sie einfach aufgreifen

muss:

Scannen muss der Mandant im Unternehmen auf jeden Fall, wenn er

digitalisieren will. Und das werden früher oder später alle wollen und

müssen.

Wenn er (der Mandant) in ein fremdes Archivierungssystem scannt,

haben Sie rein gar nichts gewonnen. Sie bekommen nach wie vor den

Originalbeleg und buchen wie seit 50 Jahren.

Scannt er in Ihr System, haben Sie mit einem Schlag die Arbeit nach

außen verlagert, ohne das gefürchtete Preisgespräch mit Ihrem Man-

danten führen zu müssen.

Wenn Sie das anders sehen, dann legen Sie diese Broschüre zur

Seite, aber bitte nicht gleich vernichten. Zur gegebenen Zeit kommen

Sie darauf zurück.

Alle anderen Leserinnen und Leser möchte ich heute auffordern,

mich einmal mehr zu begleiten.

So, wie es mit hmd.ASP (seit 2003) war, als wir mit den online Selbst-

buchern eine grandiose Erfolgsstory aufgezogen haben (Sie und wir).

Christian Heidler berichtet von über 4.800 online Anwendern (Selbstbu-

chern etc.).

Bis auf wenige waren alle damals sehr skeptisch, das will heute

natürlich keiner mehr hören.

Jetzt ist nicht nur die Abgabenordnung geändert, es ist auch der rich-

tige Zeitpunkt, die Zeit ist reif.

Begleiten Sie mich, Ihr Aufwand ist lächerlich im Vergleich zum Nut-

zen.

Ich will eine Lösung, eine Organisation nach außen tragen, die wir

schon lange haben und jetzt um die fehlenden „Endstücke“ komplettiert

haben.

Darum geht es. Bei Ihren Mandanten, nicht bei Ihnen. Sie bekommen weitestgehend kontierte Buchungsbelege, ohne

dass das einer merkt…


Brief, Rechnung,

Beleg

Mail, Mailanhang,

Fax

Scannen

Sichten, Bearbeiten, Verteilen

Buchhaltung Dokumenten

Management

OPOS Zahlung

FIBU

CRM

Unte

rnehm

en (

Ma

ndant)

K

anzle

i

Was daran neu ist?

Das sehen Sie rechts. Ob und wann Sie buchen, ist dem Mandant egal. Er hat

alle Belege/Dokumente in der Volltextsuche und kann sofort, ohne Ihre Mitwir-

kung mahnen, Liquidität planen und bezahlen. Direkt, per Sepa Überweisung,

aus hmd, mit hmd.

Der Mandant kann zahlen, wann er will und nicht, wenn Sie gebucht haben. Er zahlt mit hmd und muss nicht alles noch

mal in ein Bankingprogramm eingeben.


Brief, Rechnung,

Beleg

Mail, Mailanhang,

Fax

Scannen

Sichten, Bearbeiten, Verteilen

Buchhaltung Dokumenten

Management

OPOS Zahlung FIBU

CRM

Alles ist neu!

Und so einfach. Denken Sie an Ihren Personalaufwand. Sie kontrollieren und

korrigieren, aber Sie buchen nicht mehr. Wenigstens so weit es die Massenvor-

fälle betrifft.

Übrigens, Ihre Wettbewerbskanzleien, die mit Datev, Addison, Agenda oder

Simba arbeiten, können das nicht. Definitiv. Aber wir wissen alle, dass die das

irgendwann auch können, wir haben vermutlich 1 Jahr Vorsprung, mehr nicht

(ist ohnehin viel in heutigen Zeitrechnungen).

Kanzlei

Wir, Sie und ich, gehen das jetzt an. Ganz unaufgeregt, ganz konsequent.

Ich lade Sie in ein Hotel ein, das Sie bequem erreichen können.

Das Hotel suche ich nach der Anzahl Rückmeldungen aus, die aus einer

Region kommen. Eine Region ist für mich zum Beispiel:

Hamburg oder Kiel

Münster oder Dortmund

Köln oder Düsseldorf

Hannover oder Kassel

Berlin, Leipzig oder Dresden

Nürnberg oder Würzburg

Stuttgart oder Karlsruhe/Mannheim

Ingolstadt oder München/Andechs

Aber es können auch ganz andere Orte sein, Sie legen das mit Ihrer

Rückantwort fest.

Die maximale Teilnehmerzahl pro Veranstaltung sind 5 Kanzleien.

Es geht darum, dass die Teilnehmer und wir am Tag danach mit den

Aktivitäten beginnen.

Jede Veranstaltung ist an einem Mittwoch, von 13:00 bis 16:30 Uhr.

Überschaubar und zumutbar. Da muss keiner übernachten, da ist jeder am

Abend wieder zu Hause (ich auch).

Jede Veranstaltung wird von mir selbst durchgeführt.

Ich will ganz sicher sein, dass alle mit der gleichen Strategie vorangehen. Das

ist die Grundvoraussetzung, sie garantiert Erfolg.

Ich übergebe Ihnen Musterdaten und Broschüren.

Jeder Teilnehmer erhält 30 Broschüren zum Thema „Digitale

Unternehmensverwaltung“ mit Kanzleilogo und Kanzleiadresse. Diese

Broschüren legen Sie in Ihrer Kanzlei aus, alles Weitere sage ich Ihnen.

Wir, Sie und ich, gehen das jetzt an. Ganz unaufgeregt, ganz konsequent.

Wir teilen uns die Arbeit.

Sie sprechen Ihre Mandanten an, bei jeder anstehenden Besprechung,

spätestens bei der nächsten Abschlussbesprechung.

Wir stehen „Gewehr bei Fuß“, um entweder sofort oder nach Vereinbarung

direkt online zu demonstrieren, was Sie dem Mandanten gerade schmackhaft

gemacht haben.

Nicht irgendwann, bei Gelegenheit, wie man so oft sagt, jetzt. Das setzt

voraus, dass wir bereit sind. Wie das funktioniert, sage ich Ihnen.

Gerne kommen wir zu Ihnen. Einen ganzen Tag.

Zum Beispiel, weil Sie mit uns zu einem oder mehreren Mandanten hinfahren

wollen oder weil einige Mandanten in Ihre Kanzlei kommen. Und, nicht zuletzt,

weil wir eventuell am späten Nachmittag eine Mandantenveranstaltung mit

Banken etc. machen.

Sie selbst, Ihre Kanzlei, muss auf die „neue Verarbeitungswelt“

ausgerichtet werden.

Das mache ich mit Ihnen. Jederzeit und immer online. Sie sollten

topfit in diese Aktion gehen. Mitmachen lohnt sich also auch an

dieser Stelle für Sie.

Übrigens, das mache ich kostenlos, wir wollen eine erfolgreiche

Aktion. Tobias Heinrich

Schritt 1 Wir nehmen uns gemeinsam einen halben Tag Zeit für dieses Thema.

(Mittwoch Nachmittag)

Vorstellung „Digitale Unternehmensverwaltung“ 13:00

Gesamtkonzept

Das ASP Selbstbucher Mandat

Das lokale Selbstbucher Mandat

Das klassische Kanzlei Buchhaltungs-Mandat

Aktionsplan, gemeinsame Maßnahmen 14:00

Ihre Kanzlei

Ihre Homepage

Ihre ASP Mandanten

Alle Mandanten

Ihre Kosten / Ihre Erlöse - das Preiskonzept 15:00

Kosten Kanzlei

Kosten Mandant

Das hmd Bonuskonzept „return on investment“

Ende und Start in die „beleglose Welt“ 16:00

Schritt 2 Wir richten Ihre Kanzlei ein, soweit erforderlich.

ORGA Analyse entweder online oder in Ihrer Kanzlei 2. 1

Alltagsablauf ausrichten auf beleglose Verarbeitung

Abläufe optimieren, Leerlauf muss weg

Einheitliche Beleg- und Dokumentenlogik

Muster-Cockpits für max. 4 Mandantengruppen

Homepage-Präsentation des „Digitalen Unternehmens“ 2. 2

Grafische Präsentation

Ablaufbeschreibung (grafisch)

Film

Mandantenveranstaltungen 2. 3

online

In Ihrer Region

Das Siegel „GoBD ready“ 2. 4

Für Ihre Kanzlei, Ihre Homepage, Ihre Vorlagen

Warum sollen Sie das machen? Wo ist der Nutzen?

Ihr Nutzen?

Warum

Unternehmer

Weil Sie langfristig keine andere Wahl haben. Sie müssen Ihren Aufwand

„rund um das Mandat“ reduzieren, ohne dass Ihre Qualität beeinträchtigt

wird. Dazu gibt es nur wenige „Stellschrauben“.

Eine heißt Kontoauszugsmanager, das machen Sie längst.

Die Andere heißt Belege und Dokumente scannen, speichern und immer

zur Verfügung haben. Wer bereits so arbeitet, kann Ihnen berichten, dass

er das niemals mehr aufgeben wird.

Sie scannen aber nicht selbst, Sie verlagern das nach außen. Aber ohne

die Kosten für den Mandanten zu senken. Unsere Aktion sorgt dafür, dass

der Mandant das will und nicht dass Sie ihn auffordern, das ist ein großer

Unterschied.

Weil junge Unternehmer so arbeiten wollen (aber nicht nur junge

Unternehmer). Und weil Sie sonst sehr schwer neue Mandanten

bekommen, jeder will heute auf alles online zugreifen und nicht in Ordnern

wälzen, das war gestern.

Ihr Nutzen

ZUGFeRD Den Namen sollten Sie sich gut merken, das ist kein Schreibfehler,

sondern ein weltweiter Begriff für alle künftigen Datenschnittstellen mit

kompletten Buchungssätzen, Dokumenten, Zahlungsanweisungen etc.

Das ist kein „Firlefanz“, sondern heute schon Alltag. Wir und andere

Softwarehersteller stellen alle Datenströme (Schnittstellen) bereits auf

ZUGFeRD um, davon merken Sie momentan wenig, aber bereits Mitte des

Jahres profitieren Sie von den Möglichkeiten.

…

Aber mitmachen, müssen Sie schon selbst, hintragen können wir Sie nicht.

Aufwand Sie müssen erreichen, dass Ihr Aufwand pro Finanzbuchhaltung bei

gleichem Erlös und Monat auf 1/3 des bisherigen Aufwandes reduziert

wird. Das ist unser Ansatz, dass er funktioniert, beweisen wir

und ganz speziell ich.

Bei den Veranstaltungen werden wir uns in von mir organisierte

Kanzleien einwählen, um zu sehen, wie es dort läuft.

So werden wir die Mandanten organisieren und zwar ohne dass wir die heutigen Abläufe auf den Kopf stellen, wir

lassen die bestehenden Abläufe wie sie sind, nur mit etwas mehr…

ASP Mandant Der bucht ja schon. Das will niemand ändern.

Kleines Unternehmen

Scannen einführen, falls noch nicht geschehen

Volltextsuche einführen

Größeres Unternehmen

hmd.workflow vorstellen

hmd.belegonline vorstellen

hmd.urlaubsmanager vorstellen



ASP Kucke-Liz. Der schaut bis jetzt nur mit unserer Kucke-Lizenz,

möglicherweise ist dieser Mandant reif für den nächsten

Schritt.

Kleines Unternehmen










Selbstbucher Der bucht ja schon. Aber in seiner lokalen EDV Umgebung.

Das will niemand ändern.

Kleines Unternehmen









Wenn der Mandant scannt,

warum dann nicht alles? Auf der vorherigen Seite haben wir uns nur um Buchungsbelege geküm-

mert. Viel mehr Aufwand steckt beim Mandanten in der kompletten Ab-

lage.

Wenn Sie dieses Cockpit sehen, denken Sie immer nur an Ihre Kanzlei. Solche Lösun-

gen gibt es auch in der Wirtschaft, zu immensen Kosten. Wir haben für Ihre Mandanten

eine total preisgünstige Lösung.

Wo immer wir präsentieren, bekommen wir den Zuschlag, weil wir hier ganz offen-

sichtlich den richtigen Weg gehen: überschaubar, einfach zu bedienen und auf die ge-

samte Unternehmensverwaltung ausgerichtet. Das sehen Sie auch in der beliegenden

Broschüre, die an Unternehmer gerichtet ist, zum Beispiel an Ihre Mandanten.

Skeptisch?

Na, dann fragen Sie mal Ihren Kollegen Arno Heddens in Leer oder Ihre Kollegin

Elisabeth Schick-Artmeier in Nürnberg. Ich hätte da noch ein paar…

An dieser Stelle geht es nicht um Mandantenbindung. Es geht um die Tatsache, dass

Sie, der Berater des Mandanten, einen wertvollen Beitrag zu dessen Unternehmensopti-

mierung leisten.

Zum Schluss also doch Mandantenbindung…

Was ist die Quintessenz? Unser gemeinsames Bestreben nach dauerhaftem Erfolg, ausgerichtet auf

die Herausforderungen unserer Zeit.

Dafür arbeiten wir.

Ihre Mandanten werden hmd Nutzungslizenzen benötigen, Sie möglicherweise auch.

Das alles hält sich im Rahmen, keine Sorge.

Wir wollen Sie motivieren, an der Aktion teilzunehmen.

Das machen Sie ohnehin nur, wenn Sie überzeugt sind.

Unser Anreiz für Sie ist kein Geld für irgendwelche Ver-

mittlungen, was ggf. steuerlich bedenklich wäre.

Wir bauen ein Bonussystem auf, dessen Ergebnis direkt in

die Fortbildung Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fließt.

Sie können das in Ihrem NetArchiv Zugang, den Sie bei

hmd haben, jederzeit einsehen und abrufen.

Um Ihre Mandanten optimal begleiten zu können, schulen

wir die von Ihnen dafür vorgesehenen Mitarbeiter

ohnehin perfekt, das hat mit dem Bonussystem nichts zu tun.

So profitieren alle.

Bei meinen Hotelveranstaltungen erkläre ich das genauer.

Haben Sie Mandanten, die „ansprechbar“

sind? Jetzt sagen Sie bitte nicht: „meine Mandanten brauchen das nicht“, jeder in

einem Unternehmen muss nach vielen Jahren überdenken, ob er noch

zeitgemäß arbeitet, sonst ist er weg.

Was glauben Sie? Wie viele Mandanten könnten es sein?

Tragen Sie die ersten 10 in die nachstehende Tabelle ein. Dann wissen Sie, dass es

Sinn macht, alleine für diese Mandanten an unserer Aktion teilzunehmen.

M-Nr. Name Anzahl Anzahl Fibu Fibu Fibu

Mitarb. Buchungen ASP lokal Kanzlei

Jahr

Wenn Sie mitmachen, dann starten wir durch. Auf was sollen wir warten? Jeder Mandant, den Sie treffen, sollte die

Hauptbroschüre bekommen, jeder. Dann wissen Sie, wie er zu der Sache

steht, vorher wissen Sie nichts…

Sie erhalten sofort bei

Ihrer Anmeldung 30 Ex-

emplare der nebensteh-

enden Mandantenbro-

schüre mit Ihrem Kanzlei-

logo und Ihrer Adresse.

Die letzte Seite können

Sie mit Informationen zu

Ihrer Kanzlei belegen, wir

wollen ja nicht für hmd

Werbung machen.

Darüber hinaus liefern wir

Ihnen gerne mehr Bro-

schüren zum Selbstkos-

tenpreis.

Ja, da mache(n) ich/wir mit!

Ich/wir komme(n) zu Ihrer Hotelveranstaltung.

Ich/wir wollen die ORGA Analyse (kostenlos), bitte Termin abstimmen.

Bitte stellen Sie mir/uns die vier Muster-Cockpits zur Verfügung.

Bitte checken Sie die Beleg- und Dokumentenabläufe (kostenlos), Termin abstimmen.

Bitte machen Sie mir/uns Vorschläge, wie man das Thema auf unserer Kanzlei-

Homepage einbinden kann. Falls die Einbindung von hmd erfolgt, wird die Zeit berechnet.

1 Ich/wir sind an einer Mandantenveranstaltung (nach der Hotelveranstaltung)

interessiert, bitte rufen Sie an.

1 Ich/wir habe(n) aktuell einen Mandanten, mit dem man sich sofort beschäftigen sollte,

bitte rufen Sie an.

Ihr Ansprechpartner:_____________________________________________________

(Bitte Name und Telefon)

Stempel

An Fax 08152 988-100

An Mail [email protected]

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